Bloemendaal Een vitale e-gemeente Informatiebeleid

Bloemendaal Een vitale e-gemeente Informatiebeleid 2009-2012

Versie 0.6 Februari 2010 JHU/CSS Corsa 2009023482

1

Inhoudsopgave

1 2

3

4

5

6

7

Management samenvatting...............................................................................................3 Waarom dit informatiebeleidsplan?..................................................................................5 2.1 ICT beleid in voorafgaande jaren en anno 2009........................................................5 2.2 Eerst ‘richten’ dan ‘inrichten’ ....................................................................................5 Huidige situatie ..................................................................................................................7 3.1 Werkwijze en inhoud van de inventarisatie ..............................................................7 3.2 Specifieke bedrijfsfuncties en de ICT .........................................................................7 3.3 Stand van zaken Bloemendaal in relatie tot de landelijke ontwikkelingen...............8 3.4 De I&A functie............................................................................................................8 Externe ontwikkelingen en trends...................................................................................10 4.1 Landelijke initiatieven en kaders en de Verklaring..................................................10 4.2 Technologische ontwikkelingen...............................................................................11 Visie op Bloemendaal 2009-2012 ....................................................................................13 5.1 Visie en richten van ontwikkeling organisatie en ICT ..............................................13 5.2 Beleidsmatige ambities en organisatieontwikkeling ...............................................13 5.3 Speerpunten informatisering gemeente Bloemendaal ...........................................15 5.4 Conclusies ten aanzien van prioriteiten voor de periode 2009-2012 .....................19 Inrichting informatievoorziening (architectuur) 2009-2012 ...........................................21 6.1 Informatievoorziening medio 2009 .........................................................................21 6.2 Van standalone pakketten naar een architectuur gebaseerd op informatievoorzieningsservices ...........................................................................................22 6.2.1 Architectuur .....................................................................................................22 6.3 De architectuur van de informatievoorziening 2009-2010 ....................................24 6.4 De architectuur van de informatievoorziening in 2011-2012 .................................25 6.5 De technische infrastructuur en de organisatie ......................................................26 6.5.1 Ontwikkeling technische infrastructuur ..........................................................26 6.5.2 Ontwikkeling van de I&A functie .....................................................................26 6.6 Tot besluit ................................................................................................................27 Aanpak ontwikkeling........................................................................................................28 7.1 Ontwikkelen in samenhang .....................................................................................28 7.2 De aanpak ................................................................................................................28 7.3 De organisatie van het uitvoeringsprogramma.......................................................29 7.3.1 Projectenoverzicht- planning...........................................................................30 7.3.2 Financiën ..........................................................................................................31

2

1 Management samenvatting “Automatisering komt nooit af” is een verzuchting die wel eens wordt geslaakt. De informatie en communicatietechnologie (ICT) schept ook een zo grote variëteit aan nieuwe mogelijkheden dat er altijd wel op meerdere fronten werk aan de winkel is. Toch is de moderne samenleving niet meer denkbaar zonder ICT. Het gaat er daarbij om als organisatie zo slim mogelijk met deze ontwikkeling om te gaan. Vooral het optimaal benutten van de mogelijkheden moet, gelet op de (bestuurlijke) doelstellingen, goed in de gaten worden gehouden; voor de dienstverlening en voor goede en efficiënte taakuitvoering. Zonder beleidsmatige aanpak ontwikkelt de informatisering zich ad hoc met een kans op wildgroei, verkeerde prioriteitstelling en onrendabele investeringen. Door een goed beleid is het mogelijk de ontwikkeling in banen te leiden en de interne capaciteit en financiële middelen optimaal in te zetten, afgestemd op beleidsmatige prioriteiten en organisatieontwikkeling. Bovendien zijn door de rijksoverheid afspraken gemaakt met de gemeenten (via de VNG) om een ambitieuze lijst van projecten uit te voeren en ook daarom is een adequate planning essentieel. Deze afspraken zijn bekend als het Nationaal uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid (NUP), dat in december 2008 is vastgesteld. Dit NUP bepaalt in belangrijke mate de agenda voor de komende jaren, maar daarnaast zijn er ook nog specifieke ontwikkelingen binnen de gemeente Bloemendaal waar actie op moet worden ondernomen. Inhoudelijk kernpunt is om grip te houden op de vele ontwikkelingen en op de juiste momenten de juiste dingen te doen. In veel gevallen is het niet zozeer de vraag of een bepaalde ontwikkeling wel moet worden doorgevoerd, maar is de vraag eerder: wat is het goede moment en hoe gaan we het aanpakken. Omdat een goede opzet van de informatiehuishouding en goed gebruik van ICT daarbij een kritieke succesfactor is in dit verband, dient er beleid op de wat hier verder ‘informatisering’ wordt genoemd te worden ontwikkeld en vastgesteld. In het voorliggend plan is hieraan uitwerking gegeven voor de periode 2009-2012. In voorliggend plan wordt voor deze periode uitgewerkt welke initiatieven, met welk doel zullen worden uitgevoerd om de gemeente Bloemendaal vitaal te houden. Daarbij zijn vier organisatiebrede speerpunten onderkend: 1. Op orde brengen en houden van administraties van basisgegevens over personen en gebouwen en zorgen voor het slim gebruik ervan door de hele organisatie; 2. Bijdragen aan de verbetering van de dienstverlening door uitbreiding van de mogelijkheden van het digitale kanaal en ontsluiting van kennis en informatie binnen een klantcontactcentrum; 3. Bijdragen aan de verbetering van sturing, planning en beheersing waardoor op efficiënte wijze de verschillende overzichten met informatie die nodig zijn voor sturing, planning en beheersing kunnen worden samengesteld, maar ook de onderliggende administratie goed gestructureerd en modern is opgezet. 4. Vormgeven en ondersteunen met de juiste middelen van zaakgericht werken. Klantgericht en efficiënt werken en in control zijn voor wat betreft de onder handen werkzaamheden vergt een consequente en organisatiebreed gedragen werkwijze waarin de te behandelen ‘zaak’ centraal staat. De ICT dient deze ‘standaard’ werkwijze goed te ondersteunen. 3

Ook op de diverse specifieke werkterreinen van de gemeente vinden ontwikkelingen plaats waarbij ICT van belang is. Deze specifieke ontwikkelingen zijn vormen een vijfde aandachtsgebied. Goed gebruik van de mogelijkheden van ICT is afhankelijk van een adequate technische infrastructuur en een goede georganiseerde ICT functie. De huidige infrastructuur moet worden aangepast en dat geldt ook voor de organisatie van de ICT-functie. Ook dit krijgt aandacht in dit beleidsplan. Voor elk van de speerpunten en voor de infrastructuur zijn projecten gedefinieerd (in totaal 30). Deze zijn summier uitgewerkt in de bijlage: Het uitvoeringsprogramma. Alvorens projecten werkelijk starten dienen er overeenkomstig de methodiek van projectmatig werken, nadere projectdefinities te worden opgesteld. In het plan wordt ook stil gestaan bij de wijze waarop de informatievoorziening zal gaan worden ingericht. Werkprocessen, administraties en de daarbij behorende systemen zijn steeds meer met elkaar verbonden in ketens; dat vereist dat er niet meer naar afzonderlijke applicaties kan worden gekeken, maar dat we het geheel moeten overzien. Men kan in deze de vergelijking maken met de rol van ruimtelijke planning in relatie tot afzonderlijke bouwprojecten. De uitvoering van veel projecten die tot een samenhangend geheel moeten leiden vraagt om een adequate besturing op programma-niveau; ook daarop wordt in dit plan ingegaan. Voor wat betreft de kosten; deze zijn zo goed mogelijk geraamd naar de huidige inzichten. Voor een aantal initiatieven zijn al middelen in de begroting gereserveerd. Dat geldt lang niet voor alle initiatieven. Bij de behandeling van begroting(en) (jaarlijks en bij de tussenrapportages)zal de financiering van de projecten aan de orde moeten komen. Het voorliggende plan is ambitieus, maar de afgelopen periode heeft laten zien dat de gemeentelijke organisatie in staat is aan een dergelijke vernieuwing vorm te geven. Mits iedereen er in gelooft en er zijn schouders onder zet is uitvoering van dit plan dan ook zeker mogelijk.

4

2

Waarom dit informatiebeleidsplan?

De informatievoorziening en de daarbij toegepaste ICT (automatisering) zijn van cruciaal belang voor de prestaties van de gemeente Bloemendaal. Zonder adequaat opgezette informatievoorziening en de juiste ICT kan Bloemendaal haar ambities niet waarmaken. Tevens wordt de gemeente geconfronteerd met ontwikkelingen die binnen de gehele overheid spelen en die zich richten op de realisatie van de elektronische overheid. Daarom is het van belang hiervoor een beleid te ontwikkelen dat aan de ontwikkeling van de informatievoorziening en ICT in onderlinge samenhang richting geeft. Direct daarop aansluitend wordt dit beleid uitgewerkt in een goed gestructureerde inrichting. De daartoe uit te voeren projecten worden vervolgens benoemd in een uitvoeringsprogramma inclusief raming van inzet, kosten en een planning. Deze werkwijze past bij de wens van de gemeente Bloemendaal een planmatige werkwijze te hanteren bij beheer en uitvoering van de informatievoorziening.

2.1

ICT beleid in voorafgaande jaren en anno 2009

De werkwijze voor de ontwikkeling van de informatievoorziening in de afgelopen jaren werd gekenmerkt door een pragmatische insteek, waarbij stukje bij beetje vernieuwingen werden geïntroduceerd op verschillende terreinen. In 2007 is hierin een kentering gekomen. Zo is er een uitvoeringsprogramma vastgoedinformatievoorziening ontwikkeld, waarbij voor de verschillende ontwikkelingen op dat terrein een samenhangende aanpak is gedefinieerd. Tevens is, in samenhang met het fusieproject Bloemendaal Bennebroek een projectenplan voor alle uit te voeren informatiseringprojecten opgesteld. Enkele projecten daarvan zijn nog in uitvoering. Deze werkwijze was toereikend voor de afgelopen periode, maar de steeds grotere onderlinge samenhang van de verschillende componenten en de onmisbare rol die ICT speelt bij de dienstverlening en de uitvoering van gemeentelijke taken is een meer samenhangende aanpak noodzakelijk. Om niet te verdwalen in algemene vergezichten is er daarom voor gekozen voor de periode 2009 - 2012 een helder ICT beleidskader te formuleren. In de volgende paragraaf wordt de opzet van dit beleidskader en van dit document kort beschreven.

2.2

Eerst ‘richten’ dan ‘inrichten’

Als eerste onderdeel van een beleidskader is het van belang de richting waarin de informatievoorziening zich verder moet ontwikkelen in termen van ambities en uitgangspunten uit te werken. Vervolgens wordt een daarbij passende inrichting (architectuur) en ontwikkelaanpak beschreven. In beide uitwerkingen wordt stil gestaan bij de huidige situatie (het vertrekpunt) en bij externe ontwikkelingen en trends. Figuur 1 geeft een overzicht van de aspecten die hierbij aan de orde komen.

5

Figuur 1 Van richten naar inrichten

Uitwerking vindt plaats in de volgende hoofdstukken: • In hoofdstuk 3 wordt een overzicht gegeven van de huidige situatie: de context waarbinnen de informatievoorziening functioneert en de belangrijkste kenmerken vanuit gebruiksperspectief. • In hoofdstuk 4 worden de belangrijkste externe ontwikkelingen en trends uitgewerkt. • Hoofdstuk 5 geeft de visie op de gewenste ontwikkeling van de informatievoorziening en waarmee het onderdeel ‘richten’ wordt afgerond. • In hoofdstuk 6 wordt in drie paragrafen een overzicht gegeven van de huidige situatie, de ontwikkelingen en trends en de opzet en het ontwikkelpad van de informatievoorziening in Bloemendaal. • In hoofdstuk 7 worden de aanpak en de organisatorische randvoorwaarden uitgewerkt. Hiermee is het onderdeel ‘inrichten’ afgerond. • Het Uitvoeringsprogramma Informatisering 2009-2012 is in een afzonderlijk document opgenomen.

6

3 3.1

Huidige situatie Werkwijze en inhoud van de inventarisatie

Om de huidige situatie in kaart te brengen zijn diverse documenten zoals de afdelingsplannen geraadpleegd en is binnen de organisatie een groot aantal interviews gehouden. Hierbij zijn de volgende aspecten geïnventariseerd: 1. Kenmerken en ontwikkelingen algemeen gemeentelijk beleid; 2. Kenmerken en ontwikkelingen in de gemeentelijke organisatie en de bedrijfsvoering; 3. Specifieke aspecten in de huidige informatievoorziening ; 4. De wijze waarop nu invulling wordt gegeven aan landelijke ontwikkelingen met betrekking tot de elektronische overheid; 5. De wijze waarop de huidige ICT en de voor informatisering en ICT verantwoordelijke afdelingen functioneren. De bij deze inventarisatie verkregen informatie in verband met de kenmerken en de ontwikkeling van het gemeentelijk beleid wordt betrokken bij de ontwikkeling van de visie op informatisering. Dit geldt ook voor de visie op de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. In dit hoofdstuk worden van bovengenoemde vijf punten de laatste drie punten besproken. De eerste twee punten komen in de volgende hoofdstukken aan de orde.

3.2

Specifieke bedrijfsfuncties en de ICT

De gemeente Bloemendaal verleent een groot scala aan diensten en vervult daartoe een diversiteit van taken uit in de vorm van verschillende processen. Deze processen kunnen in verschillende typen worden onderscheiden. Voor elk type proces is geïnventariseerd wat in de gemeente Bloemendaal de stand van zaken is met name ten aanzien van de informatievoorziening. Het overall beeld van de informatievoorziening is als volgt samen te vatten: • Er worden goede vorderingen gemaakt met de inrichting van de basisregistraties; maar het invoeren van het (verplicht) gebruik en het organiseren van het beheer vraagt nog veel aandacht. • Het ontwikkelde dienstverleningsconcept vormt een belangrijk kader, ook voor de ontwikkeling van de benodigde informatievoorziening. Tegelijkertijd is er met de nieuwe website en door organisatorische maatregelen een goede basis gelegd om op verder te bouwen. • De informatievoorziening in verband met sturing, planning en beheersing is gebrekkig: inzicht verkrijgen in financiële informatie, productie en prestatiegegevens, rapportages (dashboard), projectenbeheer is door gebrekkige middelen beperkt en het maken van rapportages is zeer tijdrovend; maar ook geldt dat de systematiek die de behoefte aan informatie specificeert nog in ontwikkeling is. • De documentaire informatievoorziening kent een ambitieuze opzet mede door de verregaande standaardisering. Over de verdere ontwikkeling van de inrichting documentaire informatievoorziening bestaat echter veel onduidelijkheid: wat is het precies en wat valt er onder deze noemer, in hoeverre kan en moet het huidige Corsa de exclusieve documentbeheeromgeving zijn en wat is de impact van digitale dienstverlening; • De beschikbare ICT middelen voor de uitvoering van het huidige takenpakket op het huidige dienstverlenings- en kwaliteitsniveau zijn, uitzonderingen daargelaten, toereikend. Deze zijn van redelijk tot goede kwaliteit en de ICT functioneert in het algemeen naar behoren. In een 7

•

3.3

aantal situaties is er zelfs sprake van onderbenutting van de beschikbare middelen omdat men de benodigde aanpassing in de werkwijze niet heeft uitgewerkt en ingevoerd; Informatiebeveiliging en continuïteit zijn steeds belangrijker gelet op de afhankelijkheid van ICT van de dienstverlening en het functioneren van de gemeentelijke organisatie; er is een beleidskader vastgesteld, maar de uitwerking in een concrete gedocumenteerde werkwijze laat nog op zich wachten.

Stand van zaken Bloemendaal in relatie tot de landelijke ontwikkelingen

De ontwikkelingen op landelijk niveau zijn steeds meer bepalend voor de ontwikkelingen binnen de gemeente. Gelukkig is er daarbij sprake van een positieve ontwikkeling in die zin dat steeds meer samenhang ontstaat tussen de landelijke initiatieven en dat er veel aandacht is voor op de gemeente toegesneden documentatie. Op 1 december 2008 hebben de rijksoverheid, provincies, gemeenten en waterschappen een verklaring ondertekend inzake het Nationaal Uitvoeringsprogramma betere dienstverlening en eoverheid (NUP). Dit ”NUP” omvat de afspraken tussen de vier overheden, rijk, provincies, gemeenten en waterschappen, over de ontwikkeling, implementatie, aansluiting, beheer en gebruik van de basisvoorzieningen, mede met het oog op de realisatie van een zestal “voorbeeldprojecten”. Het betreft hier de vaststelling van een limitatieve lijst met basisvoorzieningen die tezamen de basisinfrastructuur voor de realisatie van de e-overheid vormt. Negentien voorzieningen vormen de basisinfrastructuur. Er zijn 5 categorieën: E-toegang, Eauthenticatie, Nummers, Basisregistraties en E-informatieuitwisseling. De zes voorbeeldprojecten richten zich op belangrijke maatschappelijke speerpunten, waar door digitalisering een duidelijke prestatieverbetering kan worden bereikt, Het betreft: Omgevingsloket, Digitaal klantdossier (DKD), Dienstenloket, WMO/Regelhulp, verwijsindex Risicojongeren (VIR), één loket voor verzuim en vroegtijdig schoolverlaten (VSV) Bij de uitwerking van de gemeentelijke plannen voor de periode 2009-2012 zal in dit document gerefereerd worden aan het NUP. Maar er zijn daarnaast ook andere lokale én landelijke ontwikkelingen die van belang zijn. Voor wat betreft de huidige situatie geldt dat Bloemendaal de afgelopen jaren al de nodige vorderingen heeft gemaakt in de realisatie van de vijf NUP basisinfrastructuur componenten. In samenhang met de activiteiten rondom de fusie met Bennebroek is een uitvoeringsagenda Informatisering en ICT opgesteld en zijn diverse projecten opgestart. Over de voortgang is regelmatig verslag gedaan aan College en Raadscommissie. De daarin opgenomen (A,B, C) projecten sluiten aan bij de NUP opzet. Anders gezegd Bloemendaal kan –vanuit NUP perspectief- op de ingeslagen weg voortgaan, maar gelet op wat er –alleen al gegeven de NUP ambities- nog voor ons ligt, zal dit wel extra inspanning vergen en is een actieve, initiërende en stimulerende inzet van bestuur en management benodigd om werkelijk resultaat te boeken. Dit plan geeft hiervoor het kader.

3.4

De I&A functie

De geboden service en ondersteuning Over de service van de I&A afdeling is men over het algemeen tevreden. Ook de –beleidsmatige en coördinerende- ondersteuning zoals die nu door het bedrijfsbureau wordt ingevuld wordt positief 8

ervaren. Wel is er behoefte aan meer en kwalitatief betere ondersteuning. Een meer sturende centrale rol waarbij duidelijke keuzes gemaakt worden is nodig. Rol afdelingen en management Vanuit het team automatisering wordt naar voren gebracht dat bij afdelingen en het management een overall beeld ontbreekt over informatisering. Er wordt weinig planmatig en dus ad-hoc aandacht aan besteed. Daarom voelt men zich vaak overspoeld met allerlei verzoeken en wensen, hetgeen belastend is voor de medewerkers en de samenhang en kwaliteit niet ten goede komt. Veel van de gesprekken en een analyse van de afdelingsplannen bevestigen dit beeld: informatisering is geen thema dat systematisch aandacht krijgt op het niveau van het afdelingsmanagement. Besturing en budgettering De situatie is voor wat betreft besturing en budgettering van de informatievoorziening en ICT niet anders dan de algemene situatie op dit punt; er wordt momenteel gewerkt aan verbetering. Er is geen volledig inzicht in de budgetten en kosten voor informatisering en ICT. Wel worden de budgetten voor de ontwikkelingen die in gang zijn gezet vanaf 2007, centraal beheerd door het Bedrijfsbureau. Applicatiebeheer en gegevensbeheer Applicatiebeheer is informeel en decentraal opgezet. Vaak is de functie niet expliciet toegewezen. Er is ad hoc en bilateraal contact tussen applicatiebeheerders met het team automatisering; er is geen applicatiebeheeroverleg. Hoewel applicatiebeheer een kritische functie is, is de continuïteit niet goed geborgd. De functie die de kwaliteit van de basisgegevens en van het beheer daarvan borgt is ingevuld voor wat betreft GBA, Wkpb en DIV. Zo is er een goede score bij de GBA audit behaald. Voor geoinformatie en BAG is een bedrijfsplan voor het beheer van deze gegeven door GBKZ voorgelegd aan de directie. De overall gegevensregie en de taken in verband met gegevensdistributie en koppelingen moeten nog expliciet worden belegd en ingevuld. Tot zover het overzicht van de situatie van de informatievoorziening op dit moment. In de volgende hoofdstukken kijken we naar de toekomst. In hoofdstuk 4 komen de algemene trends aan de orde, in hoofdstuk 5 zoomen we in op Bloemendaal en de speerpunten van het informatiebeleid. In hoofdstuk 6 en 7 wordt dit verder uitgewerkt voor wat betreft de inrichting en de aanpak.

9

4

Externe ontwikkelingen en trends

De ontwikkeling van de informatievoorziening in de gemeente wordt sterk beïnvloed door de ontwikkelingen binnen de overheid en de publieke sector. Ook de ontwikkelingen op technologisch terrein zijn van grote betekenis omdat zich nieuwe mogelijkheden aandienen die de gemeente tal van kansen biedt haar doelstellingen te bereiken. In dit hoofdstuk geven we een overzicht van de belangrijkste ontwikkelingen op beide fronten

4.1

Landelijke initiatieven en kaders en de Verklaring

In de afgelopen zeven jaar (2002-2009) heeft zich binnen de overheid een revolutie voorgedaan voor wat betreft de informatievoorziening en ICT; dit betreft de volgende zaken: • Er is op landelijk niveau concreet invulling gegeven aan beleid voor wat is gaan heten de elektronische overheid; •

Op enkele terreinen is wetgeving ontwikkeld met betrekking tot onderdelen van de informatievoorziening die van fundamenteel belang zijn (denk aan basisregistraties, omgevingsvergunning);

•

Er zijn een groot aantal overheidsprogramma’s gestart gericht op de invoering van nieuwe toepassingen in dit verband.

In 2006 is de Verklaring 'Betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid' door het rijk, de gemeenten (VNG), de provincies en de waterschappen in 2006 ondertekend. Op 1 december 2008 is een nieuwe verklaring opgesteld door deze overheden inzake het Nationaal Uitvoeringsprogramma betere dienstverlening en e-overheid (NUP) (zie paragraaf 3.3). In deze verklaringen delen de overheden een aantal uitgangspunten en ambities ten aanzien van de elektronische overheid en maken ze afspraken over te bereiken doelen, de rolverdeling en de aanpak. Voor de gemeente Bloemendaal is deze verklaring ook een belangrijk kader om bij het formuleren van het gemeentelijk informatiebeleid te betrekken. De ontwikkeling waarop de verklaring inzet leidt tot een overheid die de volgende kenmerken heeft: • De overheid is transparant •

Er is sprake van eenmalige gegevensverstrekking

•

Informatie wordt overheidsbreed gedeeld en gebruikt

•

Administratieve lasten worden verminderd

•

De overheid kan via meerdere kanalen benaderd worden

•

Gemeenten worden in staat gesteld de poort tot de gehele overheid te zijn

Het NUP richt zich daarbij op een infrastructuur van basisvoorzieningen die voor een dergelijke overheid nodig zijn. Tevens benoemt het NUP voorbeeldprojecten waarbij digitalisering en het gebruik van de infrastructuur direct bijdraagt aan het bereiken van maatschappelijke doelen. Deze afspraak, op sommige punten ondersteund door wetgeving, bepaalt in belangrijke mate de agenda van de overheidsinformatievoorziening inclusief die van de gemeente. Naast het NUP zijn er nog enkele, veelal sectoraal ingevulde initiatieven die digitale dienstverlening, betere gegevens en met name ketensamenwerking agenderen en initiëren en vaak verplicht opleggen. Voorbeelden zijn: de Wet ruimtelijke ordening (Wro) met veel afspraken en regels over ruimtelijke informatie, de Wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Netten (WION), het Elektronisch Kind Dossier (EKD) binnen de jeugdgezondheidszorg; maar ook de modernisering van het GBA. Belangrijke ontwikkelingen voor burgers, bedrijven en gemeenten die echter geen onderdeel uitmaken van de NUP afspraken. 10

NUP en deze initiatieven, die direct of indirect ook consequenties hebben voor Bloemendaal, moeten leiden tot een overheid ( en een gemeente) die: ü ü ü ü ü

Klantgericht is en inzichtelijk Niet naar de bekende weg vraagt Zich niet voor de gek laat houden Weet waar ze het over heeft Haar zaken op orde heeft en niet meer uitgeeft dan nodig

Het landelijk uitgezette beleid streeft doelen na die heel herkenbaar zijn vanuit gemeentelijk perspectief. Het is dan ook het streven om het eigen beleid van de gemeente Bloemendaal dat in het volgende hoofdstuk wordt uitgewerkt, hierop herkenbaar te laten aansluiten.

4.2

Technologische ontwikkelingen

De ontwikkeling van de technologie is een andere belangrijke externe factor waarmee bij de ontwikkeling van de visie op de informatievoorziening van de gemeente Bloemendaal rekening moet worden gehouden. De technologische innovaties op dit gebied gaan razendsnel en scheppen totaal nieuwe mogelijkheden om werk en dienstverlening anders in te richten. Kenmerkende ontwikkelingen betreffen: • Datacommunicatie (ook veilig) is technisch geen bottleneck meer en vormt ook financieel nauwelijks meer een drempel. Dit heeft tot gevolg dat ICT plaatsonafhankelijk kan worden ingezet: administratieve toepassingen kunnen via internet beschikbaar worden gesteld, thuiswerken, mobiel werken, dienstverlening bij de cliënt, het op afstand beheren van ICT is allemaal mogelijk. Hedendaagse datacommunicatie maakt het ook mogelijk verschillende geautomatiseerde administraties binnen en tussen organisaties naadloos te laten samenwerken. Gemeenschappelijk gegevensgebruik wordt zo technisch eenvoudig te realiseren. • Door toegenomen rekenkracht en schaalverkleining worden geluid, kaarten en beelden (ook video) steeds breder toegepast; bij communicatie en educatie, maar ook bij zakelijke processen. Ook mobiel werken (denk aan smartphones en draagbare handheld computers) wordt steeds toegankelijker. • Om te kunnen waarborgen dat ook in grotere werkverbanden zoals ketens gebruik kan worden gemaakt van betrouwbare informatiesystemen wordt steeds meer nadruk op de ontwikkeling van soepel en flexibel samenwerkende modulaire ICT toepassingen (‘services’) gelegd. Deze services moeten voldoen aan eisen van (open) standaarden, opdat de onderlinge uitwisseling is gewaarborgd. • De ontwikkeling van open-source software is een zakelijke en geen technische innovatie. Open source software, waarbij de broncode vrij beschikbaar is, biedt in sommige situaties financiële voordelen ten opzichte van onder licentie geleverde software. Gemeenten zijn overigens gehouden om bij aanschaf van programmatuur serieus aandacht te besteden aan open source alternatieven; een keuze voor een licentie-oplossing van een specifieke leverancier, moet worden onderbouwd. Het inlossen van de beloften die uit deze ontwikkelingen spreken heeft nog heel wat voeten in aarde en kost de nodige tijd en geld, alleen al door de enorme complexiteit die gepaard gaat met het aanpassen van de nu in gebruik zijnde ICT. Een relevante trend die in dit verband ook genoemd moet worden is het denken en werken vanuit ‘architectuur’. Deze benadering, bekend vanuit de bouwkunde, heeft de belofte in zich om de enorme complexiteit van de informatievoorziening meer doorzichtig en beheersbaar te maken. Door de overheid, maar ook door leveranciers wordt gestaag gewerkt aan referentiearchitecturen 11

waarmee een basisontwerp voor de inrichting van de informatievoorziening wordt gegeven. Bekende namen zijn NORA (betreffende de gehele overheid) en GEMMA (betreffende de gemeente). Daarbij worden tevens afspraken gemaakt over de hiervoor genoemde standaarden die met name de onderlinge samenwerking van de talloze systemen moeten waarborgen. Het programma Nederland open in Verbinding (NOiV) richt zich met name op de standaardisatie die noodzakelijk is voor samenwerken in dienstverlening binnen de publieke sector. Daarbij worden open (dus niet leverancier-specifieke) standaarden als uitgangspunt genomen. Voor gemeenten geldt dat –tenzij men kan uitleggen geen andere keus te hebben- er gekozen moet worden voor open standaarden. Deze algemene ontwikkelingen worden betrokken bij de verdere uitwerking van het gemeentelijk informatiebeleid.

12

5 5.1

Visie op Bloemendaal 2009-2012 Visie en richten van ontwikkeling organisatie en ICT

De gemeente Bloemendaal is anno 2009 al in hoge mate afhankelijk van de informatievoorziening en ICT. Deze is voorwaardenscheppend en soms zelfs bepalend voor de prestaties, de klantgerichtheid en de effectiviteit van de gemeente. De informatievoorziening schept kansen, maar kan ook belemmerend zijn indien zij niet adequaat is opgezet. In dit plan worden de lijnen uitgezet waarlangs de informatievoorziening zich de komende jaren moet ontwikkelen. Die ontwikkeling moet gericht zijn op de zelfde strategische doelen die de gemeentelijke organisatie nastreeft. Alvorens de meer specifieke doelen voor de informatievoorziening en ICT te benoemen worden de organisatiedoelen benoemd.

organisatie

Informatie voorziening

Figuur 2 Organisatie en informatievoorziening: onlosmakelijk verbonden

5.2

Beleidsmatige ambities en organisatieontwikkeling

De gemeente Bloemendaal neemt, net als andere gemeenten een specifieke plaats in binnen de totale overheid. De gemeente vervult daarin niet volledig zelfstandig een aantal taken, maar maakt onderdeel uit van een netwerk van organisaties die in verschillende (keten)samenwerkingsverbanden een scala van overheidsdiensten leveren. Dit betekent dat er zeer veel externe afhankelijkheden zijn die zijn vastgelegd in regelgeving, afspraken of voorzieningen en waarvan men zich goed rekenschap moet geven bij het uitzetten van de koers voor de verdere ontwikkeling. Op landelijk niveau wordt als kenmerk voor de positie en rol van gemeenten vaak de nadruk gelegd op de gemeente als de toegangspoort tot de gehele overheid. Dit is door de VNG commissie Jorritsma in een advies uitgewerkt en is ook een uitgangspunt in de eerder genoemde verklaringen. Gemeenten staan het dichtst bij burgers, bedrijven en instellingen. Dit maakt het voor burgers logisch om gemeenten als eerste aanspreekpunt te gebruiken. De burger staat dus centraal in deze ambitie. Gemeenten moeten de komende 10 jaar zo goed worden in dienstverlening dat het vanzelfsprekend wordt om front office taken van de overheid bij gemeenten te beleggen. Daarnaast blijft natuurlijk gelden dat de gemeente een groot aantal taken heeft en houdt met betrekking tot de ontwikkeling en beheer van de openbare ruimte, bouwen, wonen en milieu, werk en inkomen, welzijn en maatschappelijke zorg, onderwijs voor zover het het gemeentelijk grondgebied en de daar gevestigde bedrijven en personen betreft. Maar ook op deze terreinen zijn er vaak strakke wettelijke kaders en zijn er tal van complexe samenwerkingsarrangementen. Het gemeentebestuur van Bloemendaal heeft in het Collegeprogramma 2009-2014 (Bloemendaal: duurzaam en vitaal, samen voor kwaliteit d.d. 19 mei 2009) vier speerpunten benoemd en deze 13

verder uitgewerkt. De ontwikkeling van de informatievoorziening kan aan twee speerpunten direct of indirect een bijdrage leveren. 1. Duurzaamheid 1.1. Informatisering kan direct bijdragen aan efficiënt en effectief omgaan met onze bronnen, middelen en mogelijkheden, maatschappelijk voorbeeldgedrag en voorkomen van maatschappelijke verspilling 1.2. Goed opgezette ICT verbruikt minder energie 2. Dienstverlening 2.1. De website biedt vele mogelijkheden om de toegang tot gemeentelijke dienstverlening te verbeteren op elke tijdstip en zonder bezoek aan het gemeentehuis 2.2. Goede gegevens en correcte informatie leidt tot beter onderbouwde besluiten en minder bezwaren 2.3. Digitale media geven nieuwe mogelijkheden om betrokkenheid bij beleidsvorming in te vullen: informatie en opinies kunnen eenvoudig gedeeld worden door grote groepen betrokkenen. Het college stelt (pag 5) dat Bloemendaal aansluit bij landelijke verplichtingen en ontwikkelingen zoals het Antwoord-concept, de Wet algemene bepaling omgevingsrecht (WABO; ook wel Omgevingsvergunning) en het hiervoor al besproken NUP . Ook bij in het Collegeprogramma genoemde meer uitgewerkte bestuurlijke voornemens biedt informatisering en ICT mogelijkheden: 3. Openbare orde en veiligheid 3.1. Informatie speelt een sleutelrol bij toezicht en handhaving en bij brandbestrijding en preventie; met name door de basisregistraties, digitale kaarten en luchtfoto’s ontstaan hier nieuwe mogelijkheden. 4. Inrichting en onderhoud openbare ruimte 4.1. Inzicht in de inrichting en de kwaliteit van de openbare ruimte is sterk afhankelijk van goed informatie en het beheren van de verkregen gegevens. 4.2. Toepassing van ICT bij het reguleren van verkeer en parkeren (m.n bij de kust) wordt expliciet genoemd (pag 8) 5. Onderwijs en jeugdzaken 5.1. Vroegtijdig signaleren van jeugdproblematiek en de samenwerking zoals die vorm krijgt in het Centrum voor Jeugd en gezin zoals dat wordt vermeld in het collegeprogramma (pag 11) sluit aan bij twee voorbeeldprojecten van het NUP (verwijsindex risicojongeren (VIR) en één loket voor verzuim en vroegtijdig schoolverlaten (VSV)) 6. Maatschappelijke dienstverlening en economische zaken 6.1. De activiteiten in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) zijn uitbesteed aan het IASZ; het landelijk voorbeeldproject (WMO/Regelhulp) kan direct bijdragen aan de (op pag 14) vermelde intensivering van de voorlichting over de WMO en het persoonsgebonden budget. 7. Volksgezondheid en milieu 7.1. ICT apparatuur gebruikt veel stroom en veroorzaakt daarmee CO2 uitstoot; bij vernieuwing van apparatuur dient hiermee rekening te worden gehouden. Tevens kan het gedrag van medewerkers beïnvloed worden voor wat betreft uitschakelen van apparatuur. 14

8. Ruimte en wonen 8.1. De nieuw te ontwikkelen structuurvisie en de nieuwe bestemmingsplannen zullen allemaal moeten voldoen aan de digitaliseringseisen die er op grond van de nieuwe wet aan gesteld worden 9. Organisatieontwikkeling 9.1. Hetgeen onder Dienstverlening op pag 20 wordt vermeld sluit prima aan bij de beleidsdoelen van het NUP; het webkanaal –dat steeds verder zal worden ontwikkeld- is hierbij een middel om bezoek aan het gemeentehuis waar mogelijk overbodig te maken. 9.2. Structurele verbetering van de planning- en controlcyclus (pag 21) stelt eisen aan de ICT middelen en de inrichting van de informatievoorziening. 9.3. Dit hier voorliggend plan geeft uitvoering aan de bestuurlijke wens om richting te geven aan de ontwikkeling van de informatievoorziening en de ICT middelen in onderlinge samenhang (pag 21). Uit deze hoofdlijnen spreekt een duidelijke ambitie waarbij Bloemendaal een gemeente wil zijn die voor haar dienstverlening en voor de realisatie van de overige beleidsdoelen op slimme wijze gebruik wil maken van de digitale mogelijkheden en daartoe ook haar bijdrage wil leveren in het realiseren van de benodigde informatie-infrastructuur in de publieke sector. Aanvullend wil de gemeente in het kader van de uitvoering van het informatiebeleidsplan actief inzetten op verkenning van samenwerking: primair in de regio Kennemerland-Zuid en secundair binnen de grotere regio.

5.3

Speerpunten informatisering gemeente Bloemendaal

Tegen de achtergrond van de ontwikkelingen geschetst in de vorige paragrafen dient de visie op informatievoorziening en ICT van de gemeente Bloemendaal vorm te krijgen. Op grond van hetgeen hiervoor is besproken en tevens rekening houdend met de uitkomsten van de inventarisatie zijn er voor de informatievoorziening vijf themagebieden te onderscheiden: 1. Basisregistraties: belangrijk aandachtsgebied in gehele planperiode. Naast de GBA en BAG waaraan nu wordt gewerkt komen er nog diverse basisregistraties bij. Het verplicht gebruik is van groot belang voor goede dienstverlening en effectief werken. De realisatie brengt ook veel werk mee. Er komen ook nieuwe taken op het gebied van gegevensbeheer en van integraal ontsluiten van onderling gerelateerde basisgegevens. Deze moeten nog voor belangrijke delen worden ingevuld; 2. Gelet op de bestuurlijke ambities uitgewerkt in het Dienstverleningsconcept is dienstverlening een speerpunt met veel impact voor informatievoorziening: een goed functionerend webkanaal en bundeling van servicetaken vereist integratie van de informatievoorziening. Hierbij is aandacht nodig voor de samenhang van de omgevingsvergunning en het DVC. De vorming van regionale omgevingsdiensten speelt daarbij een rol. Ook de ontwikkeling van de digitale balie van Belastingen (GBKZ) is in dit verband van belang, evenals de dienstverlening inzake Werk en inkomen en de WMO via IAZ. Deze werkvelden zijn organisatorisch ondergebracht in gemeentelijke samenwerkingsverbanden en dat leidt tot een specifieke afstemmingsproblematiek. 3. Verbetering Sturing, planning en beheersing is een speerpunt voor bestuur én management met forse impact op informatievoorziening: betere financiële informatie, frequente productie- en prestatiemeting, overzichtelijke rapportages (dashboard) en projectenbeheer vragen om een goede inhoudelijke opzet maar ook om de juiste ICT middelen. De beperkingen van het huidige verouderde financiële systeem speelt daarbij ook een rol. Ondersteuning en faciliteiten in verband met procesbeschrijvingen is algemene wens. 15

4. Zaakgericht werken en in dat verband de verdere inrichting van de documentaire informatievoorziening moet worden uitgewerkt. In de digitale wereld krijgt het document een andere betekenis en nemen data een centrale plaats in. Traditioneel zijn veel dienstverlenings- en andere werkprocessen georganiseerd op een wijze waarbij documenten en dossiers een centrale plek innemen. Door digitalisering verandert de werkwijze echter in zaaksgewijs werken. Een zaak is een aanvraag van een burger, een verzoek van het bestuur of een ambtelijk signaal of initiatief. Voor de gemeente Bloemendaal moet worden uitgewerkt wat deze ontwikkeling betekent en tot welke aanpassingen in de inrichting van informatievoorziening dit moet leiden. Denk daarbij aan Corsa en diverse taakspecifieke systemen (voor vergunningen en belastingen), maar natuurlijk ook aan de dienstverlening via internet en een KCC. Ook de wijze waarop de toegankelijkheid van data op lange termijn moet worden gewaarborgd verdient in dit kader extra aandacht. 5. Diverse primaire functies kennen belangrijke eigen specifieke ontwikkelingen van de informatievoorziening • Burgerzaken: de modernisering GBA wordt op een door de rijksoverheid bepaalde wijze doorgezet; dit is nauw verwant aan de ontwikkeling van GBA als basisregistratie; • Jeugdbeleid: beleid inzake risicojongeren, vroegtijdig schoolverlaten, Centrum voor jeugd en gezin wordt voor Bloemendaal uitgevoerd in een samenwerkingsverband. De betreffende organisatie voert ook de activiteiten uit op het gebied van de informatievoorziening; • Procesverbetering subsidieverlening; • Procesverbetering handhaving (BOA’s, relatie met Bouwen en wonen, gemeentewerken); • Digitalisering in verband met de Wet ruimtelijke ordening; • Verdere uitbouw van de bestanden met gegevens over het beheer van de openbare ruimte en de ondergrondse infrastructuur; • Belastingen: verbetering werkwijze waardebepaling.

Hieronder worden voor elk van deze vijf themagebieden de lopende (externe) ontwikkelingen, doelen en de te bereiken resultaten beschreven. Tevens wordt benoemd wat het motief is waarom de specifieke acties op het betreffende aandachtsgebied noodzakelijk zijn. Het betreft een of meer van de volgende motiveringen: •

Het betreft een wettelijke verplichting waaraan de gemeente moet voldoen

•

Het betreft een bijdrage aan bestuurlijke doelen uit het collegeprogramma

•

Het is geen wettelijke verplichting maar maakt onderdeel uit van het NUP

•

Het betreft een kostenbesparing

•

Het betreft de optimalisatie van werkprocessen en daarmee een verhoging van de kwaliteit en de effectiviteit van de organisatie

16

Toelichting per speerpunt:

•

• • • •

•

•

•

•

•

1. Thema: Basisregistraties Lopende ontwikkeling o intern BAG oplevering: september 2009 Geoinformatiebeheer (GIB): voorstel ontwikkeld, invoering gestart GBA als basisregistratie: in opstartfase o landelijk Diverse basisregistraties worden verplicht in periode 20102015 Uitwerking van samenhang tot een stelsel Landelijke voorzieningen ivm aanleveren en terugmelden opgenomen in NUP: basisregistraties Relatie met NUP Beheren GBA en BAG, gaan gebruiken van alle Doelen en gemeentelijke basisregistraties resultaten BAG: september 2009, GBA: jan 2010, overigen: 2012 e.v. Externe mijlpalen Wettelijk verplicht, van belang voor goede digitale Motivering belang dienstverlening, kostenbesparend en kwaliteitsverhogend

2. Thema: Dienstverlening Lopende ontwikkeling o intern Werkgroep DVC heeft uitvoeringsplan 2009/12 opgesteld; Website wordt verder ontwikkeld (incl. landelijke eisen: webrichtlijnen, samenwerkende catalogi, Antwoord voor bedrijven; mijnoverheid.nl) Project Omgevingsvergunning (WABO): in uitvoering o landelijk programma’s: Overheid heeft Antwoord en Antwoord voor bedrijven en Dienstenrichtlijn; opzet van landelijke en Europese voorzieningen Omgevingsvergunning: ingangsdatum 1 jan 2010 NUP e-toegang, e-autenticatie en voorbeeldproject Relatie met NUP Omgevingsvergunning is NUP voorbeeldproject (omgevingsloket) Volwaardig webkanaal dat aangesloten is op landelijke Doelen en gemeentelijke ‘infrastructuur’ en elektronische transacties mogelijk resultaten maakt. Nieuwe sites moeten per 1/12/08 voldoen aan Externe mijlpalen webrichtlijnen, alle overheidssites per 1/1/2011; Dienstenwet geeft verplichting per 28/12/2008; Mijn overheid.nl: aansluiten uiterlijk eind 2010 NUP en bestuurlijke prioriteit Motivering belang

17

•

• •

• •

•

• •

• •

3. Thema Sturing, Planning en Beheersing Lopende ontwikkeling o intern Project Sturing, Planning en Beheersing is gestart; In afdelingsplan FFZ is opgenomen dat dit jaar met voorbereiding vervanging financieel pakket wordt begonnen o landelijk diverse benchmarks beschikbaar geen Relatie met NUP De juiste ICT middelen op een goede manier Doelen en gemeentelijke geïmplementeerd en beheerd, zodat gewenste sturing, resultaten planning en beheersing en procesontwerp en beheer mogelijk worden geen Externe mijlpalen bestuurlijke prioriteit Motivering belang

4. Thema Zaakgewijs werken/Documentaire informatievoorziening Lopende ontwikkeling o intern gebruik en beheer CORSA wordt geoptimaliseerd Onderzoek naar: uitbreiding met verwante modules (document intensieve processen) en/of koppeling met taakspecifieke applicaties o landelijk Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (2002), WABO, GBA geen onderdeel NUP; wel randvoorwaarde Relatie met NUP geïntegreerde opzet voor de behandeling, beheer, Doelen en gemeentelijke archivering en raadpleging van documenten, dossiers en resultaten zaken die voldoet aan wettelijk eisen, aan eisen vanuit dienstverlening en aan eisen vanuit taakspecifieke toepassingen; geen Externe mijlpalen randvoorwaardelijk voor bestuurlijke doelen t.a.v. Motivering belang dienstverlening; leidt tot verbetering van werkprocessen

18

5. Thema: Functiespecifieke ontwikkelingen

In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de functiespecifieke ontwikkelingen waarbij aanpassing en verbetering van de informatievoorziening een rol speelt. Stand van zaken

Relatie met NUP geen

Burgerzaken/ modernisering GBA

wacht op landelijke keuzes

Jeugdbeleid

acties in regionaal verband

VIR en VSV in NUP

Procesverbetering subsidies

vooronderzoek uitgevoerd

geen

Procesverbetering handhaving Wet ruimtelijke ordening

notitie integraal handhaven

geen

Applicatie aangeschaft

geen

Gegevens beheer openbare ruimte

Applicaties beschikbaar inclusief data WION toepassing geselecteerd Vooronderzoek gestart

geen

Belastingen WOZ

5.4

geen

Beoogd resultaat burgerzakensysteem dat past in overheidsarchitectuur betere gegevens over specifieke jongeren efficiënter werken; meer inzicht in proces intensiever handhaven met slimme middelen Aanpassen aan digitale werkwijze die Wro vereist

Externe mijlpaal niet bekend

Motivering belang wettelijk

VSV: sept 09 VIR: jan 2010 geen

doel in collegeprogramma NUP

geen

verhoging kwaliteit en effectiviteit

verhoging kwaliteit en effectiviteit

vanaf 1/1/10 nieuwe plannen digitaal Completer digitaal WION bestand inclusief per 1 jan geometrie 2010

Wetgeving

efficiënter werken

verhoging kwaliteit en effectiviteit

geen

Wion=wetgeving, verder verhoging kwaliteit, effectiviteit

Conclusies ten aanzien van prioriteiten voor de periode 20092012

In dit hoofdstuk is in het licht van de algemene bestuurlijke en organisatiedoelstellingen een uitwerking gegeven van de vijf centrale thema’s waarop de ontwikkeling van de informatievoorziening tot en met 2012 zich met name zal richten. Daarbij is aangegeven dat op elk thema zich ontwikkelingen aandienen waarbij sprake is van een verdere uitbouw of vernieuwing van de bestaande informatievoorziening. 19

Het is daarom simpelweg niet mogelijk alle aandacht alleen op één of twee thema’s te richten en de andere geen aandacht te geven. Er kunnen echter wel keuzes gemaakt worden ten aanzien van de snelheid en intensiteit van de ontwikkeling. Een dergelijke afweging kan leiden tot een bepaalde fasering, waarbij in verschillende jaren verschillende ontwikkelingen de nadruk krijgen. Bij de vijf centrale thema’s is er ook sprake van onderlinge afhankelijkheid. Dat geldt met name voor de thema’s dienstverlening, basisregistraties en documentaire informatievoorziening. Geavanceerde vormen van digitale dienstverlening zijn lastiger te realiseren als de basisregistraties nog niet gereed zijn en er onduidelijkheid is over de positie en invulling van de documentaire informatievoorziening. Er wordt dan ook gekozen voor de insteek om in eerste instantie in kleine stappen relatief beperkte verbeteringen in de digitale dienstverlening door te voeren en vervolgens in 2011 het volledig digitaal afhandelen van transacties te realiseren. De jaren 2009 en 2010 zijn dan vooral gericht op het scheppen van voorwaarden voor deze vorm van digitale dienstverlening: het gaan gebruiken van de basisregistraties en het ontwikkelen van het zaakgericht werken. De informatievoorziening ten behoeve van sturing, planning en beheersing zal in 2011 beschikbaar moeten zijn en in 2009/2010 ontwikkeld moeten worden. Daarbij staat met name de selectie van een nieuw financieel informatiesysteem centraal. In de hele planperiode zal er uitvoering moeten worden gegeven aan diverse functiespecifieke verbeteringen van de informatievoorziening. Deze fasering is geïllustreerd in onderstaand schema. Dit schema laat zien dat gedurende de hele planperiode aan alle thema’s wordt gewerkt. De intensiteit is echter wisselend, zoals hiervoor toegelicht.

Zaakgericht werken

Figuur 3 Speerpunten ontwikkeling informatievoorziening en intensiteit

Tegen de achtergrond van deze prioriteitstelling uitgezet in de tijd wordt in het volgende hoofdstuk uitgewerkt welke ontwikkeling de informatievoorziening voor wat betreft de inrichting zal moeten doormaken om dit scenario te kunnen realiseren. Daarbij zal ook aan de orde komen dat de technische infrastructuur (hardware, datacommunicatie) van de gemeente zich verder moet ontwikkelen evenals de I&A functie (team automatisering, programmamanagement, gegevens- en applicatiebeheer) om deze ontwikkeling mogelijk te maken. 20

6

6.1

Inrichting informatievoorziening (architectuur) 20092012 Informatievoorziening medio 2009

In Figuur 4 Overzicht applicaties wordt een schets gegeven van de huidige informatievoorziening van de gemeente Bloemendaal. Het is een overzicht van de belangrijkste applicaties en de gegevensuitwisseling met externe partijen. De huidige inrichting kenmerkt zich door een aantal deelconfiguraties met verschillend karakter: Applicaties die onderling direct gegevens over personen en adressen uitwisselen: dit betreft applicaties voor werkprocessen waarbij de persoon onderwerp van aandacht is: GBA, SOZA, WMO, Belastingen. Deze applicaties zijn van Pink Roccade (geel) en van Gouw IT (rood; belastingen). Applicaties in verband met gebouwen en openbare ruimten (Vicrea en DCCT; roze) Diverse losstaande applicaties voor allerlei werkprocessen in verband met facilitaire functies. Deze zijn van verschillende leveranciers (blauw)

Figuur 4 Overzicht applicaties medio 2009

Ook zijn er diverse systemen t.b.v. het elektronische loket (TYPO3-groen). De felgele elementen zijn de applicaties in verband met gegevensuitwisseling en het onderhouden van koppelvlakken met externe partijen. Momenteel is hierbij nog sprake van een groot aantal één op één koppelvlakken, de eerste stappen zijn gezet om tot een meer geïntegreerde invulling te komen.

21

Deze schets laat zien dat de gemeente Bloemendaal redelijk aan het begin staat van een proces van steeds verdere onderlinge samenwerking van systemen. Zo zijn de front office applicaties onderling wel gekoppeld, maar nog niet aangesloten op de interne systemen. Ook is er nog sprake van een groot scala van bilaterale koppelingen met externe partijen. De basisvoorzieningen voor verdergaande integratie zijn voor een deel aanwezig maar er zal nog het nodige moeten gebeuren om tot een meer uniforme en overzichtelijke opzet te komen die met name noodzakelijk is in verband met het verplicht gebruik van de basisgegevens uit basisregistraties. In de volgende paragraaf geven wij eerst een overzicht van ontwikkelingen en trends in de inrichting van de informatievoorziening.

6.2

Van standalone pakketten naar een architectuur gebaseerd op informatievoorzieningsservices

6.2.1 Architectuur Een goed opgezette informatievoorziening is opgebouwd uit diverse onderling samenhangende componenten die als het ware een ‘bouwwerk’ vormen. Daarom wordt ook wel de term ‘architectuur’ gebruikt voor het ontwerp van een samenhangende informatievoorziening. In dit hoofdstuk wordt stil gestaan bij de ontwikkeling van de gemeentelijke ‘informatiearchitectuur’.

6.2.1.1 Steeds meer koppelingen: het netwerk is de computer Tot in de jaren ’90 van de vorige eeuw bestond het overgrote deel van de ICT uit stand alone toepassingen: voor elke taak was er een afzonderlijk pakket met op die taak toegesneden functies en eigen databases met gegevens. In de loop van de tijd werden deze pakketten gekoppeld, dat wil zeggen de gegevens werden van de ene toepassing naar de andere overgeheveld. Deze koppelingen en gegevensuitwisselingen zijn steeds geavanceerder geworden waardoor directe updates van gegevens vanuit andere systemen mogelijk werd. Dit geldt ook voor de gemeente Bloemendaal waar momenteel als persoon- en adresgegevens via het systeem BRS direct tussen enkele applicaties worden uitgewisseld. De applicaties zijn verder nog als vroeger en hebben ieder hun eigen functies. Dit heeft voordelen: de functies kunnen immers goed worden toegesneden op de specifieke behoefte. Maar het werkt niet goed als bijvoorbeeld burgers of medewerkers met meerdere applicaties te maken krijgen om hun werkzaamheden uit te voeren. Zij moeten zich dan telkens de eigenaardigheden van de verschillende toepassingen eigen maken. Tevens is het zo dat er taken zijn binnen de organisatie die voor de hele organisatie uniform moeten worden uitgevoerd. Denk daarbij aan managementrapporten, documentbeheer en archivering etc. etc. Een heel duidelijk voorbeeld is de dienstverlening via één (digitaal) loket: dat is niet realiseerbaar als dat voor elke dienst of product op een eigen manier zou worden ingevuld.

6.2.1.2 Services als bouwstenen Daarom worden er binnen de ICT steeds meer generieke toepassingen geïntroduceerd die veelal in combinatie met specifieke toepassingen zorgen voor de uitvoering van de betreffende taak. De generieke toepassing verzorgt een bepaalde functie die gebruikt kan worden bij diverse processen. Men spreekt in dit verband ook wel van ‘Services’ en een informatievoorziening die is opgebouwd met behulp van ‘services’ heet dan een ‘Service Oriented Architecture’ (SOA).

22

In Figuur 5 wordt schematisch weergegeven wat het verschil is tussen de oude/huidige situatie en de Business Business Process Process

Business Business Process Process

Business Business Process Process

Business Business Process Process

Service 1

Service 2

Service 1

Service 2

Service 1

Service 2

Service 1

Service 2

Service 4

Service 3

Service 5

Service 3

Service 6

Service 3

Service 7

Service 3

SOA Business Business Process Process

Business Business Process Process

Business Business Process Process

Business Business Process Process

Orchestration

Service 1

Service 2

Service 3

Service 4

Service 5

Service 6

Service 7

Figuur 5 Traditionele opzet van informatiesystemen en een SOA architectuur

rondom services opgebouwde situatie. In de huidige situatie komt bij elk bedrijfsproces eenzelfde type service in een andere vorm terug. (b.v. Service nr 2: een invoerscherm voor burgers wordt apart ontwikkeld voor de omgevingsvergunning, voor een aanvraag van een uittreksel GBA etc.). Bij SOA roept elk bedrijfsproces dat dat nodig heeft een (standaard) service (b.v. nr 2, een e-formulier service) aan. Omdat verschillende services verschillende processen moeten bedienen is er wel een functie nodig om alles in goede banen te leiden, dit is de zogenaamde ‘orchestration’ of ‘broker’. Ook binnen de wereld van de overheidsinformatievoorziening heeft men veel aandacht voor deze ontwikkeling. In de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur (NORA) vormt deze invulling zelfs het uitgangspunt. Leveranciers voor de gemeentemarkt kondigen aan naar deze inrichtingsvorm te gaan migreren. Alle organisaties en ook gemeenten hebben te maken met het feit dat sommige bedrijfsprocessen nu werken met uitgebreide en complexe systemen (denk aan WOZ, heffingen, SOZA, financiële applicatie). Deze dure systemen voldoen vaak nog prima, zodat met vervanging door op SOA gebaseerde oplossingen geen haast wordt gemaakt en dit nog wel 6-8 jaar op zich kan laten wachten. Gedurende een groot aantal jaren zullen organisaties daarom met gemengde ‘architecturen’ moeten werken, hetgeen overigens heel goed werkbaar kan zijn. In het vervolg van dit hoofdstuk zullen we een schets geven hoe de informatievoorziening van de gemeente Bloemendaal zich mede in dit licht kan ontwikkelen. In het kader van dit beleidsplan wordt dit beperkt tot een schets op hoofdlijnen. Het is van belang dat de gemeente Bloemendaal dit verder uitwerkt mede aan de hand van de referentiearchitecturen die momenteel worden ontwikkeld, zoals de EGEM referentiearchitectuur GEMMA. Zie hiervoor http://www.egem-iteams.nl/proces-en-informatiearchitectuur. Een dergelijke uitwerking is na vaststelling dan ook het uitgangspunt en een toetsingskader voor nieuwe ontwikkelingen en investeringen. Dit betekent niet dat in de periode 2009-2012 sprake is van een migratie naar een SOA-architectuur, maar wel dat dit als wenkend perspectief wordt gezien.

23

6.3

De architectuur van de informatievoorziening 2009-2010

In het vorige hoofdstuk zijn in hoofdlijnen de thema’s uitgewerkt waaraan de komende jaren de organisatie van de gemeente Bloemendaal zal moeten werken om te voldoen aan de verschillende interne en externe doelstellingen. Deze thema’s geven al aan dat er sprake is van een groeiende samenhang tussen de verschillende onderdelen van de organisatie en de door deze onderdelen uitgevoerde werkprocessen. Drie elementen spelen een rol als we spreken over de inrichting van de informatievoorziening: • de functies die de informatievoorziening vervult (voorbeelden van functies: informatieontsluiting via kaarten, mogelijkheid bieden om elektronische formulieren in te vullen, tekstverwerken); •

de gegevens en groepen van gegevens die van belang zijn voor de gemeentelijke processen (gegevens over personen, over gebouwen maar ook over documenten);

•

de applicaties, de software die bepaalde functies en de gegevensverwerking uitvoeren.

Bij de opzet van de informatievoorziening moet helderheid zijn over de door de organisatie voor haar werkzaamheden benodigde functies en gegevens. Het geheel van applicaties en databases moet zodanig zijn opgezet dat wordt voldaan aan de in dat verband gestelde eisen. De technische infrastructuur (netwerken, servers en andere technische componenten) komt in paragraaf 6.5 aan de orde evenals de organisatie van de ICT functie. Rekening houdend met de situatie medio 2009 en de in de vorige hoofdstukken geformuleerde prioriteitstelling ligt de nadruk in 2009 en 2010 op de basisregistraties, de documentaire informatievoorziening en op de Sturing, planning en beheersing. De architectuur zal dan ook wijzigingen ondergaan: Het verplichte gebruik van gegevens uit de BAG en de GBA zal een aanpassing van de systemen die de uitwisseling verzorgen en van koppelvlakken vergen. De kern van deze uitwisselings-architectuur wordt gevormd door de toepassing Gegevensmakelaar van Pink Roccade en het Geodatawarehouse van Vicrea. Diverse pakketten zullen hierop moeten worden aangesloten en voor incidenteel gebruik zal een raadpleegfunctie beschikbaar moeten komen. Basisregistraties zijn ook landelijk gekoppeld via de Overheidsservicebus (OSB) en bijbehorende voorzieningen. Ook deze koppelingen moeten worden gerealiseerd. De ontwikkeling van de informatievoorziening voor sturing, planning en beheersing heeft direct te maken met de (noodzakelijke ) vervanging van het financiële pakket FMS. De nieuw te realiseren opzet zal het mogelijk moeten maken om de diverse sturingsvragen te kunnen beantwoorden. Daarbij moeten financiële en niet-financiële gegevens in samenhang kunnen worden gepresenteerd. Naast het financiële pakket zal er een breed in te zetten rapportagetool nodig zijn om dit te kunnen realiseren. Voor wat betreft de documentaire informatievoorziening en de overgang naar zaakgewijs werken is een nadere studie naar de opzet van de architectuur nodig. Naar verwachting kan op de huidige applicatie worden doorgebouwd. Wel zullen er veel koppelingen moeten worden gerealiseerd en zal ook de interne inrichting op punten moeten worden aangepast. In 2011 zal er een oplossing moeten worden opgeleverd voor integrale afhandeling van digitale aanvragen. Daartoe is een koppeling van de front office met de back office noodzakelijk. Eerder al zullen er koppelingen tussen front office en landelijke voorzieningen (portals, catalogi) moeten worden gerealiseerd. 24

6.4 De architectuur van de informatievoorziening in 2011-2012 In deze periode zal een belangrijke aanpassing in de architectuur plaatsvinden vanwege de digitale transacties via internet en de ontwikkeling van een KCC. De informatievoorziening zal daarvoor verder geïntegreerd moeten worden in lijn met de GEMMA architectuur. Voor kleine en middelgrote gemeenten zoals Bloemendaal geldt dat mogelijkheden om op deze ontwikkelingen in te spelen in belangrijke mate bepaald worden door het aanbod van de leveranciers van programmatuur. Bloemendaal maakt momenteel al gebruik van verschillende leveranciers en heeft daarmee een relatief onafhankelijke positie. Wel is en blijft extra aandacht nodig voor de gewenste integratie en daarom moet veel waarde worden gehecht aan de eis van het voldoen aan open standaarden. Ook is een meer uitgewerkte architectuur nodig om beter te kunnen borgen dat bepaalde oplossingen passen in het Bloemendaalse totaalplaatje. Wel geldt dat de gemeente gehouden is aan richtlijnen die binnen de bestuurlijke afspraken over het NUP gemaakt zijn over open standaarden en opens source: er wordt gebruik gemaakt van open standaarden voor communicatie met andere overheden, burgers en bedrijven, tenzij dit niet kan en dit kan worden aangetoond. Ook zijn software aanbestedingen leveranciersneutraal en worden open source oplossingen niet bij voorbaat uitgesloten. In de bijlage staat een kort overzicht van het architectuurmodel zoals dat door EGEM is ontwikkeld. Dit vormt ook voor de gemeente Bloemendaal een prima kader. Omdat de betreffende schema’s niet zonder een uitgebreide toelichting begrepen kunnen worden zijn ze minder geschikt voor een beleidsplan en daarom in de bijlage opgenomen. Het is van belang vast te stellen dat ook voor de gemeente Bloemendaal geldt dat de hoofdstructuur zich zal conformeren aan dit referentiemodel. De informatievoorziening zal in 2012 voor grote delen opgebouwd zijn uit een aantal groepen toepassingen die met elkaar de uitvoering van alle werkprocessen ondersteunen: § Toepassingen in verband met interactie met klanten (via web, telefonie, balie, mobiele services etc.). §

Toepassingen benodigd bij de uitvoering van primaire taken zoals: beleidsontwikkeling en uitvoering, toetsen aanvragen, zorg, beheer, waardebepaling, heffing, inning en handhaving.

§

Toepassingen voor ondersteunende taken: facilitair beheer, HRM, financieel administratief.

§

Toepassingen voor besturing: selectie en bewerking van data en presentatie.

§

Toepassingen voor het verwerven, beheren en beschikbaar stellen van data en documenten: databases, GIS functies.

§

Een functie die zorgt dat de samenwerking tussen alle services inclusief externe (landelijke) services goed verloopt: berichtenservices, services die voortgang bewaken en signaleren en autorisatieservices.

Sommige services zal de gemeente in eigen beheer hebben, in een aantal gevallen zal gebruik worden gemaakt van landelijke services (zoals nu al van DigiD) of services van derden. Van belang is dat er sprake is van een goed samenwerkend geheel.

25

6.5

De technische infrastructuur en de organisatie

In de vorige hoofdstukken en paragrafen is vooral stil gestaan bij de wijze waarop informatievoorziening een rol moet spelen bij het beter doen functioneren van de organisatie en de dienstverlening. Ook is in termen van architectuur toegelicht hoe het samenstel van applicaties zou moeten worden ingericht (het applicatielandschap). Maar om alles echt te laten werken is er ook een technische infrastructuur nodig: werkplekapparatuur, servers, datacommunicatievoorzieningen en technische software om dit alles te doen werken. Tevens is er een organisatie van de I&A functie: medewerkers van het team automatisering, maar ook andere medewerkers en externe service verleners vervullen belangrijke taken om de informatievoorziening ‘up and running’ te houden en waar nodig te moderniseren.

6.5.1 Ontwikkeling technische infrastructuur In 2007 en 2008 is gewerkt aan een ontwerp voor een verbeterde opzet van de ICT infrastructuur. In 2009 is gestart met de aanbesteding van een deel daarvan. Kernbegrip is ‘virtualisatie’: deze technologie maakt het mogelijk om met minder hardware een zeer compleet, veilig en goed presterende server en werkplek omgeving aan te bieden. Zonder virtualisatie zou voor dezelfde prestaties een veel grotere investering in hardware met een groter energieverbruik en meer beheerinspanning nodig zijn. De overstap naar deze technologie is voorzien in twee fasen: in 2009 worden de servers ‘gevirtualiseerd’ en wordt tevens gezorgd voor een verbetering van de opslag en van de garanties op continuïteit. In de periode 2010-2011 worden ook de werkplekken aangepast. Software wordt vanuit een centraal punt toegankelijk gemaakt via eenvoudige (kleinere en zuinigere) apparatuur op de werkplek. Een belangrijk aandachtspunt is de beveiliging. De uitgangspunten zoals bestuurlijk vastgesteld in het beveiligingsstatuut worden in acht genomen bij de ontwerpen en de inrichting van de nieuwe infrastructuur. Voor wat betreft de datacommunicatie is een upgrade van de aansluiting op landelijke netwerken voorzien; dit om te kunnen blijven voldoen aan de stijgende vraag naar datacommunicatie. Gedurende deze planperiode zal ook aandacht worden gegeven aan de perspectieven op langere termijn. Zeker in relatie met nieuwe huisvesting moeten er toekomstvaste keuzes worden gemaakt. Daarbij dient intergemeentelijke samenwerking, de mogelijkheden om gebruik te maken van externe faciliteiten (datacentra) en andere ontwikkelingen in ogenschouw te worden genomen.

6.5.2 Ontwikkeling van de I&A functie De verdere professionalisering van de I&A functie is van groot belang voor een goede informatievoorziening. Daarbij kan onderscheid gemaakt worden tussen de op technologie en basisvoorzieningen gerichte activiteiten en de adviseren en begeleiding voor wat betreft applicaties en gegevens. De technologie diensten zijn meer specialistisch en betreffen vooral de algemene infrastructuur. Deze kunnen ook gemakkelijker in een samenwerkingsverband worden ondergebracht of door derden worden uitgevoerd. De advisering en begeleiding voor wat betreft applicaties en gegevens is direct verbonden met de werkuitvoering van de gemeentelijke afdelingen. Hier is behalve inhoudelijke expertise t.a.v. applicaties en gegevens ook duidelijk behoefte aan competenties op het gebied van advisering, herontwerp van werkprocessen, projectmatig werken etc. Tegelijkertijd brengen de ontwikkelingen mee dat er veel meer aandacht nodig is voor gemeenschappelijk gegevensgebruik en daarmee samenhangend het beheer van basisgegevens en de inrichting en het beheer van gegevensdistributie en gebruik van basisgegevens. Ook dit heeft organisatorische consequenties. Eén van de in het uitvoeringsprogramma op te nemen projecten betreft dan ook een nadere analyse van de sterke en verbeterpunten van de organisatie van de huidige I&A functie en het opstellen van een professionaliseringsplan. 26

6.6

Tot besluit

In dit hoofdstuk hebben we een doorkijk gegeven naar 2012. Op dit moment is op hoofdlijnen wel duidelijk welke onderdelen verder moeten worden ontwikkeld en ingericht. In het vorige hoofdstuk is aangegeven welke fasering en prioriteitsstelling voor de verschillende jaren geldt. Ook is duidelijk dat een servicegerichte architectuur veel voordelen biedt. Nog niet duidelijk is met welke technologie en pakketten dit gaat worden gerealiseerd. Hiernaar zal bij de invulling van het betreffende onderdeel onderzoek gedaan moeten worden. Daarbij is het van veel belang dat op basis van een verder uit te werken architectuur gebaseerd op referentiearchitecturen helder is aan welke standaarden oplossingen moeten voldoen om in de uiteindelijk te realiseren opzet te passen. In de hoofdstukken 5 en 6 is het ontwikkelpad van de informatievoorziening in relatie tot de organisatieontwikkeling (hoofdstuk 5) en voor wat betreft de opzet van de inrichting uitgewerkt (hoofdstuk 6). In hoofdstuk 7 wordt geschetst welke aanpak nodig is, zowel organisatorisch als methodisch om dit succesvol in de praktijk uit te voeren. Het uitvoeringsprogramma is in een apart document bijgevoegd.

27

7

Aanpak ontwikkeling

7.1

Ontwikkelen in samenhang

De ontwikkeling van de ICT binnen de gemeente Bloemendaal is tot nog toe vooral gericht op het automatiseren ten behoeve van de uitvoering van specifieke gemeentelijke taken. Daarbij is er wel steeds meer sprake van koppelingen tussen systemen, zodat gegevens kunnen worden uitgewisseld. Maar zoals hiervoor aangegeven zijn er nog steeds veel losse systemen die niet of nauwelijks samenwerken met andere systemen. De hierbij gevolgde werkwijze was dan ook met name gericht op samen met afzonderlijke afdelingen realiseren van ICT implementaties en daarnaast het onderhouden van de infrastructuur van technische voorzieningen. De nieuwe aanpak richt zich niet meer primair op de afzonderlijke onderdelen en (automatiserings) wensen, maar vooral op het geheel. Een geheel dat bestaat uit bouwstenen die zo zijn gemaakt dat ze precies passen in het totale bouwwerk. Deze bouwstenen, hiervoor ‘services’ genoemd, kunnen organisatiebrede door iedereen te gebruiken services betreffen, maar kunnen ook specifiek zijn voor specialistische taken. De generieke bouwstenen zullen echter een steeds grotere rol gaan spelen. Dit betekent dat er een stevige regie nodig is en een integrale aanpak waarbij op basis van een duidelijke grondplaat wordt gewerkt.

7.2

De aanpak

Om de hiervoor geschetste ontwikkeling in de praktijk te brengen is een daarop toegespitste aanpak nodig. Een aanpak die er tevens rekening mee houdt dat veranderingen vaak organisatiebrede aspecten betreffen. Ook gaat de ontwikkeling van de informatievoorziening steeds hand in hand met organisatieverandering. Er zijn in hoofdstuk 5 vijf thema’s benoemd die centraal staan in de ontwikkeling van de informatievoorziening. Er is echter een direct verband met de verbetering van de werkwijze van de organisatie. Daarom kan er ook voor gekozen worden de activiteiten en projecten met betrekking tot informatievoorziening als onderdeel van een programma gericht op verbetering van het functioneren van de organisatie-functie te zien. Met andere woorden er zijn activiteiten en projecten waarbij het primaat niet ligt bij informatisering (denk aan Dienstverlening en aan Sturing, planning en beheersing, Zaakgericht werken/DIV) en activiteiten waarbij dit wel het geval is (b.v. basisregistraties). In principe gelden de volgende regels voor de sturing: § De directie is opdrachtgever voor alle thema’s en daarbij behorende projecten. §

Voor de organisatiebrede thema’s wordt een opdrachtnemer aangewezen die desgewenst één of meer projectleider(s) aanstelt.

§

Lijnmanagers zijn opdrachtnemers voor functiespecifieke thema’s

§

De informatiseringfunctie (programmamanager en de senior beleidsadviseur automatisering) vervult in opdracht van de directie de rol van adviseur zowel van de directie als van opdrachtnemers en voert tevens de ‘control’ uit. Uitzondering daargelaten voeren zij geen projectleiding. De informatiseringfunctie zorgt ook voor de infrastructuur ten behoeve van de applicaties en services; voor de betreffende projecten kan zij wel de projectleiding invullen .

De centrale positie van de informatiseringsfunctie brengt met zich mee dat deze functie over specifieke competenties moet beschikken. De betrokkenen moeten in staat zijn het management te ondersteunen in de rol van opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarbij moet de informatiseringsfunctie ook zorgen voor de introductie van instrumenten die ondersteunend zijn aan het realiseren van de doelstellingen, waaronder procesverbetering, gegevensbeheer, architectuur en 28

projectmatig werken. Tevens moet zij ervoor zorgen dat de technische infrastructuur voldoende stabiel en up-to-date is, zodat aan de functionele eisen kan worden voldaan.

7.3

De organisatie van het uitvoeringsprogramma

Het uitvoeringsprogramma, dat bij dit plan hoort, bevat alle ICT gerelateerde projecten die voortkomen uit de vastgestelde thema’s. Het programma bestrijkt de periode 2009-2012 met daarin alle benoemde projecten per jaar. Elk jaar en per project zullen in verband met het concreet toewijzen van middelen en opdrachtverlening drie stappen moeten worden doorlopen; hierbij wordt aangesloten bij het projectmatig werken zoals dat momenteel wordt ontwikkeld: Stap1 is de budgettering. In deze fase worden de budgetten voorgedragen voor de begroting van het komende uitvoeringjaar. In deze fase wordt een tweetal zaken onderzocht. Allereerst wordt onderzocht of de projecten in de komende jaarschijf nog actueel zijn. Wijzigingen in wet en regelgeving maar ook technische of functionele ontwikkelingen kunnen ervoor zorgen dat een project moet worden aangepast, in tijd moet worden verplaatst of zelfs dient te vervallen. Ook kunnen dezelfde ontwikkelingen ervoor zorgen dat een nieuw project noodzakelijk is. Daarnaast moet worden nagegaan of de projectbegroting nog valide is. Ook hier kunnen ontwikkelingen er voor zorgen dat wijzigingen optreden in de inzet van middelen die nodig zijn om het project te kunnen realiseren. Stap 2 is de voorbereiding en initiatie van het afzonderlijke project. Dit is de stap waarin, voor de start van het project, een projectplan wordt opgesteld. Bij complexe projecten kan zelfs mogelijk hieraan vooraf een startnotitie worden opgesteld. Aan het eind van deze stap vindt vaststelling plaats van het projectplan door de opdrachtgever, zodat inzichtelijk is welke projectresultaten in welke periode en met welke middelen door de opdrachtnemer gaan worden gerealiseerd. Stap 3 is de uitvoering. In deze stap vindt de daadwerkelijke uitvoer van het project plaats. Opdrachtgever, opdrachtnemer en projectleider hebben allen hetzelfde beeld van de te realiseren projectresultaten, planning en middelen en door middel van voortgangsrapportages en afstemmingsmomenten wordt de beheersing van uitvoering en oplevering verkregen. De rol van de informatiseringfunctie voor wat betreft beleid is in deze fasen te relateren aan de verantwoordelijkheden zoals in de vorige paragraaf zijn beschreven. Allereerst als informatieadviseur van de organisatie, in het bijzonder voor opdrachtnemer, opdrachtgever en voor de projectleider. Een tweede verantwoordelijkheid betreft het opstellen van nieuw informatiebeleid en nieuwe plannen, het evalueren en bijstellen van bestaand beleid en van bestaande plannen. Als laatste het uitvoeren van de ‘control’ taak ten aanzien van de gemeentelijke informatievoorziening. In deze rol heeft de informatiefunctie een belangrijk taak in de beheersing van de informatieprocessen en het behalen van de doelstellingen op dit gebied. Het bewaken van de 3 processtappen (budgetfase, voorbereiding en initiatiefase, uitvoeringsfase), het afstemmen van de processen en projecten en een eenduidige rapportage vormen hierbij belangrijke onderdelen. Daarnaast heeft de informatiseringsfunctie nog een belangrijke inhoudelijke rol bij de uitvoering van de verschillende projecten: bijdragen aan het opstellen van programma’s van eisen en de selectie van de meest geschikte oplossing en bij het testen en in gebruik nemen van nieuwe voorzieningen. De zorg voor het up and running houden van de toepassingen en systemen en het verlenen van ondersteuning aan gebruikers (de beheertaak) is natuurlijk ook cruciaal. Zowel het team automatisering als de afdelingen (management en applicatiebeheer) hebben hierin een belangrijke taak.

29

7.3.1 Projectenoverzicht- planning In een afzonderlijk document zijn de projecten die moeten worden uitgevoerd nader toegelicht. In onderstaande tabel daarvan een overzicht. Dit maakt tevens de planning van verschillende projecten inzichtelijk. Dit beeld sluit aan bij de eerder beschreven verdeling van de werkzaamheden over de komende jaren. Uitvoering in

BR1 BR2 BR3 BR4 BR5 BR6 BR7 BR8 BR9

Naam Basisregistraties BAG GBA als basisregistratie Modernisering GBA Aansluiten NHR Basisregistratie Topografie Basisregistratie Grootschalige Topografie Herinrichting gegevensdistributie Aansluiten op GOB, OSB en TMF Inrichten gegevensregie en -beheer

DV1 DV2 DV3

Dienstverlening Informatievoorziening Klantcontact centrum Bloemendaal fase 1 Informatievoorziening Klantcontact centrum Bloemendaal fase 2 Omgevingsvergunning (WABO)

SPB1 SPB2

Sturing, planning en beheersing Programma van eisen informatievoorziening sturing, planning en beheersing Programma van eisen financiële administratie, aanbesteding en implementatie programmatuur

Zaakgericht werken/DIV ZW/DIV1 Visie, ontwerp en programma van eisen zaakgericht werken en DIV ZW/DIV2 Ontwerp en invoering aanpassingen voor zaakgericht werken in systemen

BTS1 BTS2 BTS3 BTS4 BTS5 BTS6 BTS7 BTS8 BTS9 BTS10 INF1 INF2 INF3 INF4

Beleidsterrein specifiek Ontwikkeling Jeugdbeleid Procesverbetering Subsidieverlening Procesverbetering Handhaving Digitalisering ivm Wet Ruimtelijke Ordening Opzet beheer gegevensbestanden openbare ruimte Wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Netwerken (WION) Basisregistratie WOZ Digitaal loket (zorgloket) in kader WMO Ontwikkelen digitale balie GBKZ Ontwikkelen dienstverlening Werk en Inkomen ICT infrastructuur Servervirtualisatie en opslag Herinrichting werkplek ICT Upgrade kantoorsoftware Ontwikkeling ICT functie

2009 2010 2011 2012 X X

X X X X X

X

X X X

X

X

X

X

X X

X

X

X

X

X

X X

X X X X X X X X pm

X

pm

X X X X

X

Opvallend aan deze planning is dat de meeste projecten starten in de periode 2010-2011. In 2012 zijn de activiteiten vooral gericht op het afronden van implementaties en verbeteren van het gebruik. Gelet op de hoeveelheid werk de komende jaren is een strakke programmatische regie en projectmatige uitvoering een vereiste. De Raad zal vier maal per jaar een voortgangsrapportage op speerpuntniveau ontvangen.

30

7.3.2 Financiën Voor wat betreft de kosten geldt dat het in dit stadium alleen mogelijk is indicatieve ramingen te maken die nog te weinig onderbouwd zijn. Het is niet zinvol deze ramingen te gebruiken voor bestuurlijke besluitvorming. Daarom heeft dit plan geen uitgebreide financiële paragraaf. Van belang is dat voor de projecten 2009 (in het overzicht van paragraaf 7.3.1.) en enkele projecten 2010 er dekking is binnen de huidige ICT kredieten. Voor de overige projecten geldt dat daarvoor nog geen dekking is geregeld. Dit zal bij de behandeling(en) van de begroting(en) 2010, 2011 en 2012 aan de orde komen. Op grond van de dan beschikbare inzichten kan dan ook een meer betrouwbare raming worden gegeven. Dit plan is richtinggevend en kaderstellend, maar aanvullende besluitvorming over de financiering is noodzakelijk en komt bij de begrotingsbehandeling aan de orde.

31