B.IV TEKNIK PENYUSUNAN RENCANA STRATEJIK DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA

B.IV

TEKNIK PENYUSUNAN RENCANA STRATEJIK DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA

DEPARTEMEN AGAMA RI SEKRETARIAT JENDERAL BIRO ORGANISASI DAN TATALAKSANA TAHUN 2007

KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Allah SWT Tuhan Yang Maha Esa, atas petunjuk dan rahmatNya buku Teknik Penyusunan Rencana Stratejik di lingkungan Departemen Agama dapat diselesaikan dan diterbitkan. Buku ini disusun dan diterbitkan sebagai realisasi kegiatan Biro Organisasi dan Tatalaksana Tahun 2007 dan dimaksudkan agar seluruh pejabat di lingkungan Departemen Agama mengerti dan memahami tentang perencanaan stratejik. Sangat disadari bahwa buku ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu kritik dan saran sangat diharapkan untuk perbaikan. Ucapan terima kasih dan penghargaan yang tulus disampaikan kepada semua pihak atas upaya dan jerih payahnya yang telah mencurahkan tenaga dan pikiran sehingga buku ini dapat disusun dan diterbitkan. Semoga buku ini dapat bermanfaat bagi seluruh pejabat di lingkungan Departemen Agama.

Jakarta, Februari 2007 Kepala Biro Organisasi dan Tatalaksana

H. Muhammad Irfan NIP. 150157009

C:\Fjr\KMA\06\RS\Ver Zai

i

DAFTAR ISI

Halaman KATA PENGANTAR .............................................................................................

i

DAFTAR ISI ...........................................................................................................

ii

BAB I

BAB II

BAB III

PENDAHULUAN A. Latar Belakang ...............................................................................

1

B. Dasar Hukum .................................................................................

4

C. Tujuan ............................................................................................

4

D. Pengertian ......................................................................................

5

E. Siapa yang harus menyusun Rencana Strateji ...............................

5

F. Waktu Penyusunan ........................................................................

5

G. Langkah-langkah Penyusunan Rencana Stratejik ..........................

5

TEKNIK PENYUSUNAN RENCANA STRATEJIK A. Visi Organisasi ...............................................................................

7

B. Misi Organisasi .............................................................................

10

C. Tujuan Organisasi ..........................................................................

12

D. Sasaran ...........................................................................................

14

E. Kebijaksanaan ................................................................................

17

F. Program ..........................................................................................

18

G. Kegiatan ........................................................................................

19

H. Faktor-Faktor Kunci Keberhasilan ................................................

20

PENUTUP .............................................................................................

25

LAMPIRAN


ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Perencanaan stratejik merupakan proses secara sistematis yang berkelanjutan dari pembuatan keputusan yang beresiko, dengan memanfaatkan sebanyak-banyaknya pengetahuan antisipatif, mengorganisasi secara sistematis usaha-usaha melaksanakan keputusan tersebut dan mengukur hasilnya melalui umpan balik yang terorganisasi dan sistematis. Dalam sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah yang merupakan instrumen pertanggungjawaban, perencanaan stratejik merupakan langkah awal untuk melakukan pengukuran kinerja instansi pemerintah. Perencanaan stratejik instansi pemerintah merupakan integrasi antara keahlian sumber daya manusia dan sumber daya lain agar mampu menjawab tuntutan perkembangan lingkungan stratejik, nasional dan global serta tetap berada dalam tatanan sistem manajemen nasional. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas programnya, serta agar mampu eksis dan unggul dalam persaingan yang semakin ketat dalam lingkungan yang berubah sangat cepat seperti dewasa ini, maka suatu instansi pemerintah harus terus menerus melakukan perubahan kearah perbaikan. Perubahan tersebut harus disusun dalam suatu tahapan yang konsisten dan berkelanjutan, sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas dan kinerja yang berorientasi kepada pencapaian hasil. Suatu pernyataan stratejik menggambarkan bagaimana setiap isu stratejik akan dipecahkan. Suatu strateji mencakup sejumlah langkah atau taktik yang dirancang untuk mencapai setiap strateji yang dicanangkan termasuk pemberian tanggungjawab, jadwal dan sumber-sumber daya. Strateji merupakan komitmen organisasi secara keseluruhan terhadap kelompok nilai-nilai, filosofi-filosofi operasional dan prioritas-prioritas. Perwujudan suatu strateji dari suatu organisasi membentuk suatu Rencana Induk yang komprehensif yang menyatakan bagaimana organisasi akan mencapai misi dan tujuannya. Strateji tersebut memaksimalkan keunggulan kompetitif dan meminimalkan kelemahan kompetitif. Perencanaan stratejik merupakan kebutuhan nyata untuk mengatasi persoalan yang dihadapi dalam milenium ketiga ini. Perencanaan stratejik merupakan serangkaian rencana tindakan dan kegiatan mendasar yang dibuat oleh pimpinan puncak untuk diimplementasikan oleh seluruh jajaran suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

Pengembangan strateji dan implementasinya yang efektif adalah penting untuk kelangsungan hidup organisasi. Pimpinan organisasi harus memastikan bahwa strateji yang dilakukannya sesuatu untuk organisasinya dan sesuai dengan waktunya. Banyak terdapat contoh organisasi (Sempati Air, Uni Soviet dan lain-lain) yang semula besar dan kuat tetapi kemudian tidak mampu menjawab tantangan jaman. Organisasi demikian tidak mampu mengembangkan strateji-strateji pada saat yang tepat dan tidak mampu menjalankan strateji secara efektif. Apa yang ingin dicapai oleh organisasi untuk keberhasilan dapat tetap tidak berubah selama bertahun-tahun. Tetapi bagaimana organisasi tersebut mencapai apa yang diinginkan dapat berubah setiap saat. Strateji bisa berubah sebagai hasil usaha para manajer yang terus menerus mencoba memperbaiki proses dan hasil. Organisasi harus mengenali dan menghadapi secara efektif perubahan lingkungan yang terjadi terus menerus. Untuk kepentingan buku ini, maka selanjutnya akan dibahas unsur-unsur perencanaan stratejis sesuai dengan Inpres Nomor 7 tahun 1999 dan Pedoman Penyusunan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Inpres Nomor 7 Tahun 1999 menyebutkan perencanaan stratejik merupakan suatu proses yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai selama kurun waktu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahun dengan memperhitungkan potensi, peluang dan kendala yang ada atau mungkin timbul. Rencana Stratejik mengandung visi, misi, tujuan, sasaran, cara mencapai tujuan dan sasaran yang meliputi kebijaksanaan, program dan kegiatan yang realistis dengan mengantisipasi perkembangan masa depan. Dalam merumuskan dan mempersiapkan perencanaan stratejik, organisasi harus : 1. Menentukan visi, misi, tujuan dan sasaran yang akan dicapai. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa perencanaan stratejik merupakan keputusan mendasar yang dinyatakan secara garis besar sebagai acuan operasional kegiatan organisasi terutama dalam pencapaian tujuan akhir organisasi. 2. Mengenali lingkungan dimana organisasi mengimplementasikan interaksinya, terutama suasana pelayanan yang wajib diselenggarakan oleh organisasi kepada masyarakat. 3. Melakukan berbagai analisis yang bermanfaat dalam memposisikan organisasi dalam percaturan memperebutkan kepercayaan pelanggan. 4. Mempersipakan semua faktor penunjang yang diperlukan terutama dalam mencapai keberhasilan operasional organisasi. 5. Menciptakan sistem umpan balik untuk mengetahui efektivitas pencapaian implementasi perencanaan stratejik.


2

Setiap instansi pemerintah diharapkan dapat mengembangkan langkah-langkah stratejik untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat sehingga terwujud suatu pelayanan yang prima. Selanjutnya melalui penyusunan suatu laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah, pihak-pihak yang berkepentingan akan mengetahui keberhasilan atau kegagalan instansi yang bersangkutan dalam memberikan pelayanannya kepada masyarakat. Perencanaan stratejik sangat bermanfaat dan diperlukan untuk beberapa alasan : 1. Diperlukan untuk merencanakan perubahan dalam lingkungan yang semakin kompleks. Berbagai perkembangan yang sangat cepat dalam era informasi mengakibatkan meningkatnya kebutuhan pelayanan masyarakat yang lebih prima, semakin menipisnya sumber daya, serta semakin beragamnya tuntutan pelayanan yang harus disediakan. Hal inilah yang mendorong organisasi untuk melakukan perubahan mendasar. Dengan dicanangkannya perencanaan stratejik, organisasi dapat menyiapkan perubahan secara proaktif yang bukan hanya sekedar bereaksi terhadap perubahan yang terjadi. 2. Diperlukan untuk pengelolaan keberhasilan. Perencanaan stratejik akan menuntun diagnosa organisasi terhadap pencapaian hasil yang diinginkan secara obyektif. Dengan perencanaan stratejik, organisasi dapat membangun stratejinya sebagai bagian penting organisasi yang berorientasi hasil. Kapabilitas dan sumber daya difokuskan secara optimal untuk mencapai hasil yang diinginkan. 3. Berorientasi pada masa depan. Perencanaan stratejik memungkinkan organisasi untuk memberikan komitmen pada aktivitas dan kegiatan dimasa mendatang. Perencanaan stratejik memerlukan pengumpulan informasi secara menyeluruh untuk kemudian menyiapkan analisis atas berbagai alternatif dan implikasi yang dapat diarahkan pada masa mendatang. 4. Adaptif. Fleksibilitas merupakan suatu kriteria yang sangat penting dalam perencanaan stratejik walaupun pendekatan yang digunakan adalah pendekatan jangka panjang. Penyesuaian terhadap perkembangan yang muncul dapat dilakukan untuk memanfaatkan peluang yang ada. Capaian terhadap indikator kinerja dan mengukur kemajuan capaian hasil tetap menjadi fokus utama dalam perencanaan stratejik. 5. Pelayanan prima. Dalam era globalisasi ini, pelayanan kepada masyarakat merupakan hal yang utama untuk diperhatikan. Disamping, dalam era keterbukaan masyarakat menuntut instansi pemerintah dan aparat untuk memberikan pelayanan yang prima. Kepuasan pelanggan merupakan faktor penentu keberhasilan bagi setiap organisasi untuk dapat diterima oleh masyarakat. Oleh karena itu pemahaman terhadap siapa pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan sangat diperlukan. Untuk itu polapola pelayanan yang perlu diselenggarakan harus disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.


3

6. Meningkatkan komunikasi. Implementasi perencanaan stratejik akan dapat memfasilitasi komunikasi dan partisipasi, mengakomodasi perbedaan kepentingan dan nilai, mendorong proses pengambilan keputusan yang teratur serta keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. Dalam implementasi perencanaan stratejik, organisasi dapat meningkatkan komunikasi baik vertikal maupun horizontal antar unit kerja; 7. Menjamin efektivitas penggunaan sumber-sumber organisasi. Beberapa sumber dapat dipergunakan melalui pengalokasian secara fokus pada prioritas-prioritas kunci; 8. Meningkatkan produktivitas, Peningkatan efektivitas dan efisiensi dapat meningkatkan produktivitas organisasi. B. Dasar Hukum 1. Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 62 Tahun 2005; 2. Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; 3. Keputusan Menteri Agama Nomor 373 Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi dan Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kota (disempurnakan); 4. Peraturan Menteri Agama Nomor 17 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Evaluasi Laporan Akuntabilitas Kinerja Satuan Organisasi/Kerja di Lingkungan Departemen Agama; 5. Peraturan Menteri Agama Nomor 3 Tahun 2006 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. Peraturan Menteri Agama Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Satuan Organisasi/Kerja di Lingkungan Departemen Agama; 7. Instruksi Menteri Agama Nomor 2 Tahun 2006 tentang Pelaksanaan Peraturan Menteri Agama Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Satuan Organisasi/Kerja di Lingkungan Departemen Agama. C. Tujuan Agar seluruh pejabat mengerti dan memahami tentang Perencanaan Stratejik.


4

D. Pengertian Rencana Stratejik adalah suatu proses perencanaan yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai selama kurun waktu 1 (satu) sampai 5 (lima) tahun, yang disusun secara sistematis dan berkesinambungan dengan memperhitungkan potensi, peluang, dan kendala yang ada atau yang mungkin timbul. Rencana Stratejik satuan organisasi/kerja, yang setidaknya memuat visi, misi, tujuan, sasaran, indikator sasaran, strateji (kebijakan dan program) serta ukuran keberhasilan dan kegagalan dalam pelaksanaannya. E. Siapa yang harus menyusun Rencana Stratejik Yang bertanggungjawab dalam Penyusunan Rencana Stratejik adalah satuan organisasi/kerja yang tugas dan fungsinya melaksanakan perencanaan, dan bahannya berdasarkan usulan unit organisasi/kerja yang akan melaksanakan program/kegiatan yang disusun. F. Waktu Penyusunan Karena Rencana Stratejik berlaku untuk lima tahun kedepan maka sebelum berlakunya rencana stratejik yang dibuat atau sebelum habis berlakunya rencana stratejik yang akan diganti harus sudah dibuat rencana stratejik yang baru. G. Langkah-Langkah Penyusunan Rencana Stratejik 1. Langkah pertama membentuk Tim Kerja; 2. Langkah kedua mengumpulkan dan mempelajari kebijakan antara lain : a. Kebijaksanaan Nasional - ditetapkan oleh Majlis Permusyawaratan Rakyat (MPR); b. Kebijaksanaan Umum - ditetapkan oleh Presiden berupa Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden dan Inpres; c. Kebijaksanaan Pelaksanaan - ditetapkan oleh Menteri berupa Peraturan, Keputusan, Instruksi, Surat Edaran; d. Kebijaksanaan Teknis - ditetapkan oleh Pejabat Eselon I berupa Peraturan Keputusan, Instruksi, Surat Edaran; e. Peraturan-Peraturan Daerah, Surat Keputusan Gubernur/KDH dan kebijakan pimpinan unit organisasi/kerja masing-masing. Kesemuanya yang relevan dan terkait dengan Rencana Stratejik yang disusun. 3. Langkah ketiga menentukan dan melakukan analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Apportunities dan Threats) atau analisis KEKEPAN (Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Ancaman) serta menentukan faktor-faktor kunci keberhasilan; 4. Langkah keempat mengumpulkan data baik data Internal maupun Eksternal; C:\Fjr\KMA\06\RS\Ver Zai

5

5. Langkah kelima menentukan Visi diawali dengan menginventarisasi rumusan tugas satuan organisasi/kerja; 6. Langkah keenam menentukan Misi diawali dengan menginventarisasi rumusan fungsi satuan organisasi/kerja; 7. Langkah ketujuh dalam satu misi disusun atau ditentukan beberapa tujuan; 8. Langkah kedelapan dalam satu tujuan disusun atau ditentukan beberapa sasaran prioritas; 9. Langkah kesembilan dalam satu sasaran dibuat indikator sasaran (outputs, outcomes); 10. Langkah beikutnya menentukan cara mencapai tujuan dan sasaran yang dijabarkan dalam bentuk kebijakan dan program dengan memilih program yang tepat dan prioritas sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing unit organisasi/kerja. Rencana Stratejik yang telah ditetapkan jika diperlukan setiap saat dapat diubah.


6

BAB II TEKNIK PENYUSUNAN RENCANA STRATEJIK

Perumusan perencanaan stratejik mengikuti pola yang merupakan tahapan-tahapan kegiatan yang paling kualitatif sampai dengan yang paling teknis, kuantitatif dan sangat rinci. Model perencanaan stratejik sebagaimana telah disebutkan dalam bab pendahuluan dapat dijelaskan sebagai berikut : A. Visi Organisasi 1. Pengertian Umum Perubahan paradigma dalam kegiatan pemerintahan diperlukan agar senantiasa dapat mengakomodasikan kebutuhan perubahan dalam masyarakat dan memungkinkan administrasi publik menata kembali masyarakat. Hal tersebut memerlukan suatu kerangka pemikiran upaya yang terstruktur untuk memberdayakan fungsi publik agar lebih sesuai dengan tuntutan perkembangan ekonomi, politik dan budaya. Perubahan paradigma dapat mendorong tercapainya kepemerintahan yang baik, memperbaiki kinerja sektor publik dan mengobati praktek administrasi yang tidak sehat. Semakin besarnya tantangan sebagai konsekuensi logis dari era globalisasi dan liberalisasi perdagangan dunia memberi makna peningkatan persaingan dan tuntutan masyarakat akan pelayanan yang prima. Instansi pemerintah harus secara terus menerus melakukan perubahan kearah perbaikan agar dapat tetap berarti keberadaannya dan agar dapat unggul dalam persaingan yang semakin ketat dalam lingkungan yang berubah secara cepat. Penetapan visi, sebagai bagian dari perencanaan stratejik, merupakan suatu langkah penting dalam perjalanan suatu organisasi. Visi tidak hanya penting pada waktu mulai berkarya, tetapi juga pada kehidupan organisasi ini selanjutnya. Kehidupan organisasi sangat dipengaruhi oleh perubahan lingkungan internal dan eksternal. Oleh karenanya, visi organisasi juga harus menyesuaikan dengan perubahan tersebut dan jika memang perlu, visi dapat diubah dan disempurnakan. Pemimpin yang sukses mengatakan bahwa visi adalah suatu pedoman dan pendorong organisasi untuk mencapai tujuannya. Pemimpin yang efektif mempunyai visi, agenda, dan berorientasi hasil. Mereka selalu memperbaharui atau menyesuaikan visinya agar dapat diwujudkan dan diinginkan, mengkomunikasikannya kepada semua anggota dan berusaha memperoleh dukungan partisipasi semua pihak untuk terwujudnya visi.


7

2. Tujuan Penetapan Visi Pada hakekatnya membentuk visi organisasi adalah menggali gambaran bersama mengenai masa depan, berupa komitmen murni tanpa adanya rasa terpaksa. Visi adalah mental model masa depan, dengan demikian visi harus menjadi milik bersama dan diyakini oleh seluruh anggota organisasi. Di dalam konteks kehidupan bernegara, visi memainkan peran yang menentukan dalam dinamika perubahan lingkungan sehingga pemerintah pada umumnya dan instansi pemerintah pada khususnya dapat bergerak maju menuju masa depan yang lebih baik. Visi yang tepat bagi masa depan suatu instansi pemerintah akan mampu menjadi akselerator kegiatan instansi tersebut, termasuk perancangan rencana stratejik secara keseluruhan, pengelolaan sumber daya, pengembangan indikator kinerja, cara pengukuran kinerja, evaluasi pengukuran kinerja, yang akan diintegrasikan menjadi sinergi yang diperlukan oleh instansi tersebut. Bagi suatu organisasi, tujuan penetapan visi adalah : a. Mencerminkan apa yang ingin dicapai sebuah organisasi; b. Memberikan arah dan fokus strateji yang jelas; c. Menjadi perekat dan menyatukan berbagai gagasan stratejik; d. Memiliki orientasi terhadap masa depan; e. Menumbuhkan komitmen seluruh jajaran dalam lingkungan organisasi; f. Menjamin kesinambungan kepemimpinan organisasi. Untuk menghasilkan visi yang baik, dimulai dengan perumusan visi yang jelas dan mampu : a. Menarik komitmen dan menggerakkan anggota organisasi; b. Memberikan makna bagi kehidupan anggota organisasi; c. Membentuk suatu standar keunggulan; d. Menjembatani keadaan sekarang dan keadaan masa depan. 3. Proses Penetapan Visi Organisasi yang bermaksud untuk membentuk visi bersama, perlu secara terus menerus mengajak anggotanya untuk mengembangkan visi individu mereka. Ketiadaan visi individu cenderung menghasilkan hanya sekedar “persetujuan” terhadap visi orang lain. Hasilnya adalah kepatuhan, dan bukan komitmen. Bagian terbesar dari kita berada dalam keadaan “kepatuhan”. Anggota yang taat berjalan bersama suatu visi, mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka, mereka mendukung visi sesuai dengan konteksnya, namun mereka tidak menjadi anggota sebenarnya. C:\Fjr\KMA\06\RS\Ver Zai

8

Sama seperti visi individu yang merupakan gambaran atau ciri khas yang dibawa oleh seseorang dalam dirinya, begitu juga visi bersama, merupakan gambran yang dibawa oleh orang-orang dalam suatu organisasi. Visi bersama muncul dari visi individu, sehingga muncul enerji dan komitmen dari anggota organisasi. Visi bersama berakar dari visi individu, yang kemudian terbentuk berdasarkan adanya aspirasi bersama. Visi bersama pada umumnya bersifat eksentrik. Visi tersebut memberi fokus kepada pencapaian sesuatu dan membandingkan dengan pihak luar, seperti misalnya pesaing organisasi tersebut (dalam arti positif). Proses pembentukan visi merupakan refleksi keadaan dari organisasi tersebut. Visi bukan merupakan jawaban dari suatu masalah, tetapi lebih kepada sarana pemecahan masalah sehari-hari yang dihadapi organisasi. Suatu visi yang tidak konsisten dengan nilai-nilai yang mendasari kehidupan sehari-hari, tidak hanya akan gagal untuk membandingkan antusiasme, tetapi di lain pihak dapat menimbulkan sinisme. Harus ada keinginan untuk melihat kejelekan dari visi kita. Visi adalah cara pandang jauh kedepan kemana instansi pemerintah harus dibawa agar dapat eksis, antisipatif dan inovatif. Visi adalah suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan yang diinginkan oleh instansi pemerintah. Rumusan visi yang demikian seharusnya mencakup : a. Tujuan terluas dan terumum, termasuk semuanya yang berarti memperjelas arah yang akan dicapai organisasi; b. Gambaran aspirasi dimasa depan; c. Inspirasi untuk mendapatkan yang terbaik; d. Pencapaian pada hasil; e. Komunikasi pernyataan visi dan persuasif pimpinan. Walaupun sebenarnya visi merupakan suatu impian, visi harus memenuhi kriteria dan persyaratan sebagai berikut : a. Dapat dibayangkan oleh seluruh jajaran organisasi; b. Memiliki nilai yang memang diinginkan oleh anggota organisasi; c. Memungkinkan untuk dicapai; d. Terfokus pada permasalahan utama instansi agar dapat beroperasi secara 3E; e. Berwawasan jangka panjang dan tidak mengabaikan perkembangan zaman; f. Dapat dikomunikasikan dan dimengerti oleh seluruh jajaran organisasi.


9

B. Misi Organisasi 1. Pengertian Umum Pimpinan organisasi harus memastikan agar visi masa depan sesuai dan selaras dengan perubahan yang harus dilakukan, sehingga organisasi akan efektif dan efisien dalam pencapaian misi. Misi dan visi akan mendorong alokasi sumber daya di seluruh unsur organisasi, sehingga kedua ungkapan tersebut harus selaras dengan tugas. Untuk mewujudkan visi yang telah ditetapkan, setiap instansi pemerintah harus mempunyai misi yang jelas. Misi merupakan pernyataan yang menetapkan tujuan instansi pemerintah dan sasaran yang ingin dicapai. Pernyataan misi membawa organisasi kepada suatu fokus. Misi menjelaskan mengapa organisasi itu ada, apa yang dilakukannya dan bagaimana melakukannya. Dalam konteks organisasi swasta, suatu pernyataan misi yang tersusun baik, menetapkan tujuan yang unik dan mendasar, yang membuat suatu usaha berbeda dengan usaha sejenis lainnya dan menunjukkan cakupan dari kegiatan usaha dari segi produk yang ditawarkan dan pasar yang dilayani. Dalam konteks organisasi publik, proses perumusan misi instansi pemerintah harus juga memperhatikan masukan pihakpihak yang berkepentingan dan memberikan peluang untuk penyesuaian sesuai dengan tuntutan lingkungan. Misi adalah sesuatu yang harus dilaksanakan oleh instansi pemerintah agar tujuan organisasi dapat terlaksana dan berhasil dengan baik. Dengan pernyataan misi tersebut, diharapkan seluruh pegawai dan pihak yang berkepentingan dapat mengenal instansi pemerintah dan mengetahui peran dan program-programnya serta hasil yang akan diperoleh dimasa mendatang. Proses pengembangan misi organisasi pemerintah pada umumnya memerlukan banyak input, sehubungan dengan banyaknya pihak yang berkepentingan dalam organisasi pemerintah. Pernyataan misi yang jelas, akan memberikan arahan jangka panjang dan stabilitas dalam manajemen dan kepemimpinan organisasi pemerintah. 2. Tujuan Perumusan Misi Misi dari sikap organisasi adalah tonggak dari perencanaan stratejiknya. Sejalan dengan pembentukan tujuan umum dan sasaran umum organisasi, harus diikuti dengan pembentukan tujuan yang terukur, obyektif dan spesifik. Hal ini merupakan sesuatu yang mendasar walaupun sangat sulit dicapai dalam birokrasi pemerintah yang begitu luas.


10

Suatu pernyataan misi secara ekplisit menyatakan apa yang harus dicapai oleh suatu organisasi pemerintah dan kegiatan spesifik apa yang harus dilaksanakan dalam pencapaian hal tersebut. Misi sebagai pernyataan cita-cita merupakan landasan kerja yang harus diikuti dan seharusnya mendukung keseluruhan misi organisasi. 3. Proses Perumusan Misi Pendefinisian misi harus dilakukan dengan mencoba mendapatkan informasi yang sebanyak-banyaknya tentang apa yang akan dicapai organisasi. Untuk itu perumusan misi dilakukan dengan : a. Melibatkan pihak-pihak yang berkepentingan yang mencakup para pegawai, masyarakat yang akan dilayani, mitra kerja, akademisi dan birokrasi; b. Menilai lingkungan yang sangat berguna untuk menentukan apakah misi organisasi tidak bertentangan secara internal dan eksternal dengan kebijakan pemerintah dan kesepakatan antar negara; c. Menyelaraskan kegiatan, proses utama dan sumber daya untuk memungkinkan instansi melaksanakan kegiatannya secara lebih baik dan dengan biaya yang lebih sedikit. Misi merupakan pernyataan tentang tujuan organisasi yang diwujudkan dalam produk dan pelayanan, kebutuhan yang dapat ditanggulangi kelompok masyarakat, nilai yang diperoleh serta aspirasi dan cita-cita dimasa mendatang. Dari batasan tersebut ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam merumuskan misi suatu organisasi. a. Produk atau pelayanan apa yang dihasilkan dan untuk ditawarkan; b. Apakah produk atau pelayanan tersebut memang dibutuhkan masyarakat; c. Sasaran publik mana yang akan dilayani; d. Kualitas produk atau pelayanan yang ditawarkan harus memiliki daya saing; e. Aspirasi apa yang diinginkan dimasa mendatang utamanya yang berhubungan dengan manfaat dan keuntungan masyarakat dengan produk atau pelayanan tersebut. Misi sebaiknya dirumuskan oleh suatu kelompok orang yang dibentuk khusus untuk melakukan hal tersebut. Pengkajian secara mendasar perlu dilakukan antara lain dengan mempertimbangkan tugas pokok dan fungsi organisasi, pelanggan dan pihakpihak yang berkepentingan dan permasalahan yang harus ditangani. Langkah-langkah perumusan misi dimaksud dapat ditempuh sebagai berikut :


11

a. Seorang ditetapkan untuk menghimpun hasrat aspirasi dan keinginan yang dihadapi organisasi. Kesan atau masukan tersebut bisa datang dari luar organisasi; b. Kelompok terdiri dari semua unsur yang terkait dengan organisasi seperti partai politik, kelompok profesi, media massa dan lain-lain; c. Setelah dilakukan pengkajian mengenai pihak terkait, tiap anggota mengisi formulir misi dengan rumusan masing-masing. Kemudian diikuti dengan diskusi kelompok tentang misi yang ditulis masing-masing anggota sehingga menghasilkan rumusan bersama yang jelas; d. Hasil rumusan misi kemudian dikembalikan kepada tiap anggota kelompok untuk diperdebatkan. C. Tujuan Organisasi 1. Arti dan Makna Tujuan Organisasi Tujuan merupakan penjabaran atau implementasi dari pernyataan misi. Tujuan adalah hasil akhir yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahun. Tujuan organisasi harus konsisten dengan tugas dan fungsinya, secara kolektif, tujuan organisasi menggambarkan arah stratejik organisasi dan perbaikan-perbaikan yang ingin diciptakan sesuai tugas dan fungsi organisasi. Tujuan organisasi mempertajam fokus pelaksanaan misi lembaga. Tujuan organisasi meletakkan kerangka prioritas untuk memfokuskan arah semua program dan aktivitas lembaga dalam melaksanakan misi lembaga. Tujuan organisasi mewakili tujuan umum seluruh unit organisasi di Lingkungan organisasi. Tujuan lembaga menggambarkan isu-isu stratejik yang merupakan keprihatinan yang ingin diatasi oleh seluruh unsur organisasi lembaga. Oleh karena itu pelaksanaannya akan mendorong sinerji antar unit organisasi. Tujuan tidak harus dinyatakan dalam bentuk kuantitatif, akan tetapi harus dapat menunjukkan suatu kondisi yang ingin dicapai dimasa mendatang. Tujuan akan mengarahkan perumusan sasaran, kebijaksanaan, program dan kegiatan dalam rangka merealisasikan misi. Sebab itu, tujuan harus dapat menyediakan dasar yang kuat untuk menetapkan indikator kinerja. Dari uraian diatas, penyusunan tujuan organisasi setidaknya memenuhi kriteria berikut : a. Tujuan harus sesuai undang-undang yang berlaku, sejalan dengan kebijaksanaan pemerintah dan menjelaskan visi dan misi organisasi; b. Tujuan yang tercapai merupakan pelaksanaan atau menyumbang pelaksanaan misi lembaga;


12

c. Tujuan merupakan jawaban dari prioritas atau permasalahan yang teridentifikasi dalam kajian lingkungan internal/eksternal serta dapat dikembangkan untuk menjawab isu-isu stratejik; d. Tujuan tidak akan mengalami perubahan yang bermakna, kecuali bila terjadi suatu perubahan yang sangat mendasar atau apabila hasil yang diinginkan dalam mengatasi isu stratejik tertentu telah tercapai; e. Tujuan pada umumnya mencakup jangka waktu yang relatif panjang, lebih dari dua tahun. Pertimbangkan, apabila ada tujuan organisasi yang dapat dicapai dalam waktu kurang dari 3 (tiga) tahun maka tujuan itu mungkin lebih merupakan sasaran; f. Tujuan menjawab kesenjangan antara tingkat pelayanan pada saat kini dengan tingkat pelayanan yang ingin dicapai; g. Tujuan menggambarkan hasil-hasil yang ingin dicapai organisasi; h. Tujuan menunjukkan secara jelas arah lembaga dan program-programnya, namun tidak spesifik menentukan kejadian dan strateji pelaksanaannya. Sasaran akan menjelaskan hal-hal tersebut; i. Tujuan harus menantang, akan tetapi realistis dan dapat dicapai. Disamping kriteria diatas, tujuan memiliki karakteristik seperti : a. Bersifat idealistik yang berarti mengandung nilai-nilai keluhuran dan keinginan kuat untuk menjadi baik dan berhasil; b. Jangkauan waktu yang jauh kedepan dengan kriteria 5 (lima) tahun atau lebih sebagaimana ditentukan oleh organisasi; c. Dan bersifat abstrak dalam artian hampir-hampir tidak tergambar dalam angkaangka. Dengan karakteristik tersebut upaya pencapaian tujuan akhirnya berlangsung secara terus menerus. Keberhasilan perumusan tujuan sangat dipengaruhi beberapa kriteria berikut : a. Akseptabilitas, yang berarti tujuan dapat diterima oleh berbagai pihak dalam organisasi; b. Fleksibilitas, yakni mudah untuk disesuaikan dengan perubahan yang begitu cepat; c. Dapat diukur, yang berarti tujuan agar dapat dinyatakan secara jelas dan nyata; d. Motivator, sebagai pendorong bagi kriteria yang memuaskan yang berarti tujuan cukup menantang namun masih dalam batasan untuk dapat dicapai; e. Kesesuaian dengan rumusan visi dan misi organisasi; f. Mudah dipahami.


13

Disamping kriteria tersebut, perumusan tujuan juga harus mengikuti proses sebagai berikut : a. Persiapan; b. Peninjauan data lingkungan internal da eksternal; c. Memadukan umpan balik customer dan stakeholders; d. Menganalisis kesenjangan pelayanan; e. Menentukan arah untuk mencapai keberhasilan yang diinginkan; f. Penyempurnaan; g. Memilih tujuan yang akan dimasukkan dalam dokumen perencanaan stratejik. D. Sasaran 1. Arti dan Makna Sasaran Sasaran adalah penjabaran dari tujuan, yaitu sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh instansi pemerintah dalam jangka waktu tahunan, semesteran, triwulan atau bulanan. Sasaran diusahakan dalam bentuk kuantitatif sehingga dapat diukur. Sasaran harus menggambarkan hal yang ingin dicapai melalui tindakantindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan. Sasaran memberikan fokus pada penyusunan kegiatan sehingga bersifat spesifik, terinci, dapat diukur dan dapat dicapai. Sasaran organisasi merupakan bagian integral dalam proses perencanaan stratejik instansi pemerintah. Fokus utama penentuan sasaran adalah tindakan dan alokasi sumber daya organisasi dalam kegiatan atau operasional organisasi. Keberhasilan pencapaian berbagai sasaran organisasi sangat penting ditinjau untuk : a. Lebih menjamin suksesnya pelaksanaan rencana jangka panjang yang sifatnya menyeluruh yang berarti menyangkut keseluruhan instansi berikut satuan kerjanya; b. Meletakkan dasar yang kuat untuk mengendalikan dan memantau kinerja organisasi; c. Sebagai alat untuk memicu agar semua bagian organisasi sadar akan kemungkinan timbulnya permasalahan, karena adanya bidang-bidang kegiatan. Agar sasaran ini dapat efektif maka sasaran harus bersifat atau memiliki kriteria berikut : a. Spesifik, sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strateji dan kegiatan yang spesifik pula;


14

b. Dapat dinilai dan terukur, sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akuntabilitas harus ditanamkan kedalam proses perencanaan. Oleh karenanya metodologi untuk mengukur pencapaian sasaran harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan; c. Menantang namun dapat dicapai, apabila sasaran harus dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak; d. Berorientasi pada hasil, sasaran harus menspesifikasikan hasil yang ingin dicapai, contoh : menyediakan asistensi teknis bagi 50 industri kulit yang berorientasi ekspor; e. Dan dapat dicapai dalam waktu satu tahun atau berlaku pada masa sekarang. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuatnya sesuai dengan batas-batas tahun fiskal. Sasaran operasional tahunan ialah pernyataan tentang hal-hal yang diharapkan oleh setiap unit organisasi dalam perannya terhadap pencapaian visi dan misi organisasi yang telah ditetapkan. Agar benar-benar mampu memberikan peranan positif bagi keberhasilan organisasi secara keseluruhan, penetapan sasaran tahunan perlu memperhatikan : a. Ciri-ciri sasaran tahunan terutama yang berkaitan dengan tujuan; b. Konsistensi dalam sasaran tahunan yang tercermin pada adanya tolok ukur dan skala prioritas yang jelas serta dinyatakan secara terfokus; c. Berbagai manfaat yang dapat dipetik karena adanya sasaran tahunan.


15

Meskipun telah ditentukan sasaran tahunan dengan jelas dan terdapat keterkaitan yang nyata dengan tujuan 5 (lima) tahunan, akan tetapi instansi pemerintah masih sulit mengimplementasikannya untuk meraih visi dan misi organisasi. Tujuan dan sasaran merupakan apa dan kapan sesuatu akan dicapai. Namun demikian langkah instansi pemerintah tidak hanya sampai pada tahapan tersebut saja, akan tetapi perlu ditentukan mengenai bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Cara mencapai tujuan dan sasaran merupakan strateji instansi pemerintah untuk merealisasikan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Cara mencapai tujuan dan sasaran merupakan faktor terpenting dalam proses perencana stratejik. Cara mencapai tujuan dan sasaran atau strateji merupakan rencana yang menyeluruh dan terpadu mengenai upaya-upaya organisasi yang meliputi penetapan kebijaksanaan, program operasional dan kegiatan atau aktivitas dengan memperhatikan sumber daya organisasi serta keadaan lingkungan yang dihadapi. strateji hendaknya telah membahas mengenai masalah yang diperkirakan akan timbul diwaktu yang akan datang yang mungkin dapat berubah-rubah. Selain merupakan upaya untuk antisipasi keadaan yang akan datang, strateji akan memberikan arah dan dorongan kegiatan operasi pada para pelaksana kegiatan instansi. Dengan demikian strateji akan dapat memberikan kesatuan pandang dalam melaksanakan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Pemilihan strateji adalah proses pembuatan keputusan untuk memilih alternatif terbaik dalam upaya pencapaian tujuan dan sasaran dengan cara yang paling baik. Sesuatu hal yang harus diperhatikan ialah bahwa strateji memperhitungkan juga lingkungan organisasi secara keseluruhan yang akan mempengaruhi implementasi strateji. Kesalahan penetapan strateji akan membawa dampak tidak dapat dilaksanakannya strateji tersebut. strateji ini akan memperjelas makna dan hakikat suatu rencana strateji khususnya sasaran tahunan dengan identifikasi rincian yang sifat spesifik tentang bagaimana para pimpinan harus mengelolanya. Dengan kata lain strateji merupakan terjemahan pemikiran kepada tindakan yang diarahkan pada penyelenggaraan operasional sehari-hari dari seluruh komponen dan unsur organisasi. Dengan demikian tidak ada pilihan lain bagi pimpinan organisasi kecuali mengembangkan berbagai strateji dengan memberikan prioritas pada hal-hal penting yang akan terkait dengan ukuran kinerja organisasi. Agar strateji dapat diterapkan dengan baik, perlu diminta komitmen pimpinan puncak terutama dalam menentukan kebijaksanaan organisasi. Kebijaksanaan, program operasional dan kegiatan atau aktivitas organisasi tetap mengacu pada visi, misi, tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Strateji yang disusun dengan seksama tetap saja tidak mengurangi beberapa kelemahan yang dikandungnya. Kelemahan yang terkait dengan strateji ini meliputi : 1. Strateji didasarkan pada prediksi, tetapi organisasi sulit menyusun prediksi yang sangat kompleks dan berubah-ubah. Untuk itu diperlukan teknis probabilitas yang lebih akurat dalam memprediksi apa yang akan terjadi dimasa depan;


16

2. Dedikasi yang berlebihan terhadap strateji yang telah ditetapkan dapat mengakibatkan hilangnya kesempatan yang ada. Perlu disadari bahwa strateji harus bersifat fleksibel dalam menghadapi lingkungan yang kompleks dan cepat berubah. Strateji yang semula telah ditetapkan mungkin tidak cocok dengan kondisi yang ada sebagai akibat arus perubahan; 3. Strateji yang disusun harus merupakan satu kesatuan komprehensif yang terpadu. Sayangnya hal ini sulit untuk dipenuhi karena adanya konflik antara tujuan dan sasaran korporat dengan tujuan dan sasaran di visi atau bagian-bagian dalam organisasi. Juga dapat timbul konflik antara tujuan dan sasaran di visi yang satu dengan di visi lainnya. Dalam hal ini perlu konsep keseimbangan alokasi sumber daya organisasi dan eliminasi konflik antara di visi organisasi; 4. Kesulitan menyusun pola-pola kebijaksanaan, program operasional dan kegiatan organisasi. Dalam hal ini diperlukan pertimbangan pimpinan organisasi. E. Kebijaksanaan Strateji menentukan garis besar atau dasar-dasar pokok pedoman pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi memerlukan persepsi dan tekanan khusus dalam bentuk kebijaksanaan. Kebijaksanaan adalah pedoman pelaksanaan tindakan-tindakan tertentu. Seringkali stratejinya dinyatakan dalam ukuran-ukuran umum tang interpretasinya dapat berbeda-beda. Pemilihan kebijaksanaan secara hati-hati dapat mempertajam arti strateji dan menjadi pedoman bagi keputusan-keputusan dalam suatu arah yang mendukung strateji. Kebijaksanaan yang dimaksud dalam cara mencapai tujuan dan sasaran harus disusun oleh organisasi dengan berdasarkan pandangan dari pimpinan puncak organisasi. Pimpinan puncak beserta pimpinan lainnya menetapkan kebijaksanaan untuk korporat. Kebijaksanaan merupakan kumpulan keputusan-keputusan yang : 1. Menentukan secara teliti tentang bagaimana strateji akan dilaksanakan atau dengan kata lain kebijaksanaan merupakan pedoman pelaksanaan tindakan atau kegiatan tertentu; 2. Mengatur suatu mekanisme tindakan lanjutan untuk pelaksanaan pencapaian tujuan dan sasaran; 3. Menciptakan kebijaksanaan mengarahkan pada kondisi-kondisi dimana setiap pejabat dan pelaksana di organisasi mengetahui tentang apakah mereka memperoleh dukungan untuk bekerja dan mengimplementasikan keputusan;


17

Elemen penting dalam menyiapkan kebijaksanaan adalah kemampuan untuk menjabarkan strateji kedalam kebijaksanaan-kebijaksanaan yang cocok, dapat dilaksanakan dan tidak hanya baik secara teoritis. Bagi para pejabat menengah mereka tidak hanya memutuskan perubahan strateji tetapi yang lebih penting ialah bagaimana strateji baru tersebut dapat dilaksanakan, kapan dilaksanakan, dan bagaimana dilaksanakannya secara efisien dan efektif. Kebijaksanaan apa saja yang harus dibuat secara formal dalam organisasi tentu saja bervariasi dengan besarnya dan komplesitasnya instansi pemerintah tersebut. Pada instansi pemerintah yang relatif kecil atau menengah mungkin cukup jika mempunyai kebijaksanaan untuk setiap aspek penting organisasi, misalnya kebijaksanaan keuangan, kebijaksanaan pelayanan dan lain-lain. Meskipun jumlah kebijaksanaan yang akan disusun pada setiap instansi pemerintah berbeda, akan tetapi kebijaksanaan minimal yang harus dikembangkan adalah kebijakan yang menjadi pedoman bagi instansi pemerintah dalam melaksanakan kegiatan dan program organisasi. F. Program 1. Pengertian Umum Program kerja operasional pada dasarnya merupakan upaya untuk implementasi strateji organisasi. Program kerja operasional merupakan proses penentuan jumlah dan jenis sumber daya yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan suatu rencana. Program operasional merupakan penjabaran rinci tentang langkah-langkah yang diambil untuk menjabarkan kebijaksanaan. Penjabaran program operasional harus memiliki tingkat kerincian yang sesuai dengan kebutuhan sebagaimana diuraikan dalam kebijaksanaan. Suatu instansi pemerintah yang melaksanakan perencanaan stratejik akan mengadakan program kerja operasional pada fungsi-fungsinya. Program kerja operasional dapat bersifat jangka panjang dan menengah yaitu memiliki tenggang waktu antara 3 (tiga) sampai dengan 5 (lima) tahun atau bersifat tahunan saja. Penyusunan program kerja operasional jangka menengah didasarkan atas visi, misi, tujuan dan sasaran serta kebijaksanaan yang telah ditetapkan sebagai pedoman organisasi. Program kerja operasional tidak terlepas dari kebijaksanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Program kerja operasional meliputi program kerja untuk mengimplementasikan sasaran sebagaimana yang dimaksudkan oleh kebijakan organisasi. Untuk suatu bidang atau unit kerja, maka program kerja operasional didasarkan atas perumusan visi, misi, tujuan, sasaran dan kebijaksanaan yang ada hubungannya dengan segala aspek fungsi bidang atau unit kerja yang bersangkutan. C:\Fjr\KMA\06\RS\Ver Zai

18

Agar program operasional dapat dilaksanakan secara realistis, maka diperlukan upaya-upaya : a. Penentuan pimpinan mengenai sejauhmana tingkat keterkaitan (atau hubungan) antara visi, misi, tujuan, sasaran dan kebijaksanaan dengan program kerja. Pimpinan harus mengupayakan suatu keterkaitan yang menimbulkan keseimbangan antara program-program yang bersangkutan; b. Koordinasi atas program kerja tidak perlu secara menyeluruh, akan tetapi cukup dilakukan terhadap program kerja yang memang penting saja, hal ini dilakukan untuk mengurangi kebebasan dan motivasi pegawai; c. Program kerja operasional hendaknya cukup sederhana; d. Setiap pimpinan unit memberikan kontribusinya dengan mengajukan program kerja operasional dari masing-masing unit; e. Harus diperhatikan agar jangan sampai suatu program kerja hanya merupakan suatu ekstrapolasi keadaan yang lampau akan tetapi yang lebih penting adalah yang berkaitan dengan masa kini dan masa yang akan datang. f. Program kerja dibuat dengan memperhatikan prioritas tinggi dan berdampak dalam pencapaian visi, misi, tujuan dan sasaran instansi pemerintah. G. Kegiatan Sesuai dengan Surat Keputusan Lembaga Administrasi Negara Nomor 239/IX/6/8/2003 tentang Perbaikan Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, bahwa pada Rencana Stratejik hanya disajikan batas program saja dan kegiatan baru disusun pada waktu membuat Rencana Kinerja Tahunan, namun demikian untuk membedakan dengan program maka kegiatan ikut dibahas pada Rencana Stratejik tersebut. 1. Pengertian Umum Tujuan dan sasaran yang merupakan bagian dari perencanaan stratejik merupakan upaya untuk peningkatan organisasi. Pencapaian kinerja dapat diukur dengan baik apabila terdapat satuan pengukuran yang memadai. Untuk itu tentunya diperlukan suatu program aksi yang dapat menunjang organisasi dalam menilai kinerjanya. Aktivitas atau kegiatan instansi pemerintah merupakan penjabaran dari program kerja operasional yang telah dibuat oleh organisasi tersebut. Aktivitas atau kegiatan ini berdimensi waktu tidak lebih dari 1 (satu) tahun. Kegiatan yang disusun secara tahunan ini menjadi bahan untuk mengevaluasi dan memperbaiki program kerja operasional instansi pemerintah yang berdimensi 5 (lima) tahun. Aktivitas adalah kegiatan organisasi yang merupakan penjabaran kebijaksanaan sebagai arah dari pencapaian tujuan dan sasaran yang memberikan kontribusi bagi pencapaian visi dan misi organisasi.


19

Perhatian utama dari suatu aktivitas akan terlihat pada tugas pokok dan fungsi, program kerja yang menjadi isu nasional, aktivitas dominan dan vital bagi pencapaian visi dan misi instansi, sesuai peran pemerintah. Uraian tentang aktivitas organisasi ini mencerminkan ruang lingkup kegiatan instansi pemerintah yang digunakan sebagai bahan yang dituangkan dalam LAKIP. Aktivitas merupakan segala sesuatu yang harus dilakukan oleh instansi pemerintah dalam merealisasikan program kerja operasionalnya. Aktivitas merupakan cerminan dari strateji konkrit organisasi untuk mengimplementasikan dengan sebaikbaiknya dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran. Aktivitas menjadi jantung kehidupan keseharian organisasi dan menjadikan organisasi tersebut tetap hidup. Tanpa penentuan aktivitas yang jelas akan mengakibatkan banyak tenaga yang tidak terpakai. Rencana kegiatan terdiri dari pilihan-pilihan instansi pemerintah untuk melaksanakan metode, proses, keterampilan, peralatan dan sistem kerja dalam rangka mengimplementasikan program kerja operasional yang telah dibuat sebelumnya. Kegiatan yang disusun tetap memperhatikan lingkungan yang ada di organisasi baik lingkungan internal maupun eksternal. Dengan demikian aktivitas yang dipilih oleh organisasi untuk dilaksanakan dalam rangka peningkatan kinerja organisasi. Dalam menyusun kegiatan hendaknya memperhatikan kriteria sebagai berikut : a. Specifik (spesifik) : kegiatan harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan cara pencapaiannya. Kegiatan harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas; b. Measurable (terukur) : kegiatan harus terukur dan dapat dipastikan waktu dan tingkat pencapaiannya; c. Aggressive but attainable (agresif tetapi tujuan dan dicapai) : kegiatan harus dijadikan standar keberhasilan dalam satu tahun sehingga harus cukup menantang namun masih dalam ruang tingkat keberhasilannya; d. Result oriented (hasil yang ingin dicapai) : kegiatan harus menspesifikasikan hasil yang ingin dicapai dalam periode 1 (satu) tahun; e. Time – bound (batas waktu) : kegiatan harus dapat direalisasikan dalam waktu yang relatif pendek mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan, yang pasti tidak lebih dari 1 (satu) tahun. Penyusunan Rencana Stratejik menggunakan alat bantu berupa formulir Rencana Stratejik (RS) sebagaimana contoh terlampir. H. Faktor-Faktor Kunci Keberhasilan 1. Pengertian Umum Informasi yang dikembangkan dari unsur perencanaan stratejik sebelumnya harus dievaluasi dan dianalisis untuk menetapkan tindakan apa yang akan diambil. Misi suatu organisasi adalah pengarah utama dari tindakan organisasi tersebut. Visi dan misi harus mengarahkan faktor-faktor kunci keberhasilan, tujuan dan sasaran C:\Fjr\KMA\06\RS\Ver Zai

20

dalam mempertimbangkan apa yang harus dilaksanakan dan kapan akan dilaksanakan. Nilai-nilai dari organisasi, asumsi dan analisis dari lingkungan internal dan eksternal seharusnya membantu dalam menetapkan bagaimana tindakan harus diambil. Faktor-faktor kunci keberhasilan adalah topik atau bidang yang berkaitan secara luas dengan misi, dan untuk mengarhkan perumusan tujuan organisasi. Faktor-faktor kunci keberhasilan merupakan hal yang sangat kritikal bagi eksistensi organisasi. Faktor-faktor kunci keberhasilan memungkinkan manajemen untuk mengembangkan suaatu rencana stratejik yang lebih mudah untuk mengkomunikasikan dan menerapkannya. Faktor-faktor kunci keberhasilan direkomendasikan karena memberikan fokus sekaligus. 2. Tujuan Penetapan Faktor-faktor Kunci Keberhasilan Faktor-faktor kunci keberhasilan berfungsi untuk lebih memfokuskan strateji organisasi dalam rangka pencapaian tujuan dan misi organisasi secara efektif dan efisien. Uraian tentang faktor-faktor kunci keberhasilan ini dapat dimulai dengan melakukan identifikasi indikator atau ukuran yang dapat menunjukkan tingkat pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Faktor-faktor kunci tersebut antara lain berupa potensi, peluang, kekuatan, tantangan, kendala dan kelemahan yang dihadapi termasuk sumber daya, dana, sarana dan prasarana serta peraturan perundangundangan dan kebijaksanaan yang digunakan instansi pemerintah dalam kegiatankegiatannya. 3. Proses Penetapan Faktor-faktor Kunci Keberhasilan Faktor-faktor kunci keberhasilan adalah unsur-unsur dari suatu organisasi yang menentukan keberhasilan atau kegagalan strateji organisasi tersebut. Penelitian menunjukkan bahwa organisasi yang memiliki kekuatan dalam faktor-faktor kunci keberhasilannya cenderung memiliki kinerja yang prima. Faktor-faktor kunci keberhasilan berbeda diantara organisasi. Faktor-faktor kunci keberhasilan merupakan hasil pengembangan informasi yang diperoleh dari unsur perencanaan stratejik sebelumnya. Analisis lingkungan internal dan eksternal yang dilakukan menjadi metoda analisis SWOT (Strengths/kekuatan, Weaknesses/kelemahan, Opportunities/peluang, and Threats/tantangan), yang pada dasarnya dapat dikelompokkan kedalam (empat) kelompok strateji, yaitu : a. Strateji mengoptimalkan kekuatan untuk memanfaatkan peluang; b. Strateji menggunakan kekuatan untuk mencegah dan mengatasi ancaman; c. Strateji mengurangi kelemahan untuk memanfaatkan peluang; dan d. Strateji mengurangi kelemahan untuk mencegah dan mengatasi ancaman.


21

Faktor-faktor kunci keberhasilan adalah beberapa hal yang harus berjalan baik jika ingin meyakinkan keberhasilan suatu organisasi. Setiap faktor cenderung menjadi faktor stratejik bagi organisasi. Faktor-faktor kunci keberhasilan seharusnya memenuhi kriteria : a. Penting untuk pencapaian keseluruhan tujuan dan sasaran organisasi; b. Dapat diukur dan dikendalikan oleh organisasi; c. Sebaiknya tidak terlalu banyak, karena tidak semua merupakan kunci; d. Dinyatakan sebagai sesuatu yang harus dilaksanakan; e. Dapat diterapkan di berbagai organisasi sejenis dengan tujuan dan strateji yang sama; f. Bersifat hirarki, beberapa faktor berlaku untuk keseluruhan organisasi namun beberapa faktor lain hanya berfokus kepada satu fungsi tertentu. Hasil penelitian menunjukkan bahwa organisasi dengan manajemen yang baik seringkali hanya memiliki sedikit tujuan pengendalian yang formal. Organisasi tersebut justru memberi fokus kepada pengukuran faktor-faktor kunci keberhasilan, yaitu beberapa faktor yang keberhasilannya mempengaruhi keberhasilan organisasi secara keseluruhan. Harus diingat bahwa faktor-faktor kunci keberhasilan, berlainan dengan tujuan, tidak bersifat spesifik dan tidak harus dapat diukur.


22

BAB III PENUTUP

Perencanaan Stratejik bermanfaat bagi para pimpinan organisasi karena dapat menentukan arah dan tujuan organisasi yang lebih efektif dan efisien karena dapat menentukan secara pasti sarana dan prasarana, biaya, peralatan, waktu serta sumber daya manusia yang diperlukan guna mencapai tujuan dan sasaran jangka panjang tersebut (Perencanaan Stratejik). Setelah adanya perrencanaan stratejik diperlukan rencana kinerja tahunan, sehingga akan lebih teratah hasil yang ingin dicapai dari tahun ke tahun sehingga tujuan jangka panjang tersebut secara efisien dan dapat dihindari pemborosan walaupun memperhatikan prinsip pragmatis, fleksibel, skala prioritas dan berkelangsungan yang berarti jika sesuatu dimulai maka terus dilaksanakan sampai selesai. Untuk membantu dan memudahkan penyusunan Rencana Stratejik terlampir telah disajikan contoh alur berpikir penyusunan Rencana Stratejik. Mengingat keterbatasan waktu dan sebagainya maka pada misi pertama meningkatkan kualitas Bimas Islam, Kristen, Katolik, Hindu, dan Budha, baru dibuat satu contoh tujuan yang berhubungan dengan kualitas Bimas Islam, pada satu tujuan tersebut baru dibuat dua contoh sasaran. Pada misi kedua meningkatkan kualitas penyelenggaraan haji baru mampu dibuat satu tujuan dan dua sasaran. Pada misi ketiga meningkatkan kualitas kelembagaan agama Islam hanya dibuat satu tujuan dan satu sasaran. Selanjutnya misi yang lain belum dibuat contohnya. Seharusnya menurut ketentuan satu misi dibuat beberapa tujuan, dalam satu tujuan dibuat beberapa sasaran, dan seterusnya.


23

Contoh alur berpikir penyusunan Rencana Stratejik Rencana Stratejik Tahun 2000 s/d 2004 Instansi Visi Misi

: Departemen Agama : Menjadikan nilai-nilai agama sebagai landasan moral, spiritual dalam kehidupan masyarakat, berbangsa dan bernegara. : 1. Meningkatkan Kualitas Bimas Islam, Kristen, Katolik, Hindu dan Budha; 2. Meningkatkan Kualitas Penyelenggaraan Haji; 3. Meningkatkan Kualitas Kelembagaan Agama Islam; 4. Meningkatkan Kualitas Litbang dan Diklat Keagamaan; 5. Meningkatkan Kualitas Pengawasan Fungsional. Sasaran

Cara Mencapai Tujuan dan Sasaran

Tujuan

Ket

1

Uraian

Indikator

Kebijakan

Program

2

3

4

5

1.1. Meningkatnya 1.1.1. Meningkatnya kualitas Kualitas SDM URAIS. Bimas Islam. 1.1.2. Meningkatnya kualitas sarana dan prasarana URAIS. 1.1.2. dst

Menyiapkan tenaga Peningkatan yang berkualitas. kualitas SDM. Menyiapkan sarana Peningkatan dan prasarana kualitas sarana dan prasarana.

1.1.3. dst

2.1. Meningkatnya 2.1.1. Meningkatnya kualitas Kualitas SDM Penyelenggar penyelenggaraan haji. aan Haji.


Outputs : Tersedianya tenaga profesional. Outcomes : Kualitas SDM meningkat Outputs : Tersedianya sarana dan prasarana. Outcomes : Kualitas pelayanan meningkat

Outputs : Tersedianya petugas Merekrut calon Peningkatan profesional. petugas yang tepat. kualitas SDM Outcomes : Kualitas SDM meningkat.

24

6

Sasaran

Cara Mencapai Tujuan dan Sasaran

Tujuan 1

Ket Uraian

Indikator

Kebijakan

Program

2

3

4

5

2.1.2. Meningkatnya kualitas/ kuantitas sarana & prasarana 2.1.3. dst

Outputs : Tersedianya petugas. Merekrut calon Peningkatan Outcomes : Kualitas/kuantitas petugas yang tepat. kualitas sarana sarana/prasarana meningkat. dan prasarana.

3.1. Meningkatnya 3.1. Meningkatnya kualitas Kualitas & tenaga pendidik. Kuantitas SDM Pendidikan.

Outputs : Tersedianya tenaga pendidik Menyiapkan tenaga Peningkatan profesional. pendidik yang kualitas/kuantit Outcomes : Kualitas tenaga pendidik tepat. as SDM. meningkat.

2.1.2. dst


25

6

B.IV TEKNIK PENYUSUNAN RENCANA STRATEJIK DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA

Recommend Documents