Bijlage P: Draaiboek ontmoetingsavond ouders
planning
actie
aanbevelingen
min. 3 mnd. van tevoren bekend maken
Datum plannen voor de ouderavond
Belangrijk om een moment te kiezen dat iedereen aanwezig kan zijn.
Aandachtspunten uitnodingsbrief
In de brief vermelden: deelname aan de avond is vrijblijvend; zijn er dieetwensen?; duidelijke omschrijving locatie; zie voorbeeldbrief vorig jaar.
opmerkingen m.b.t. organisatie door Emma Thuis team
Dinsdag is een drukke dag, maar bijna iedereen is aanwezig of kan aanwezig zijn; rekening houden met de planning van de kinderherdenking; deze is in mei en november; rekening houden met de herfstvakantie (oktober) Uitnodigingen: wie nodigen we uit? Ouders van kinderen die in het laatste jaar overleden Er is geen onderscheid gemaakt tussen de groep oncologie zijn; Spreek goed af welke groep hier onder vallen (is en de groep algemene pediatrie, gescheiden ouders vormen mede afhankelijk wanneer we gaan versturen en een aandachtspunt: afhankelijk van het contact tussen wanneer we de overzichtslijst maken). ouders; contact ETt met beide ouders; Locatie: waar houden we de avond? De avond organiseren wij in de patiënten lounge van het locatie G2 -214 (patiënten lounge) is goed bevallen; ziekenhuis. Een informele ruimte die wel in het of deze nogmaals kan is afhankelijk van de grootte van de ziekenhuis is, maar qua sfeer wel de intimiteit bied die groep (de ruimte kan niet erg veel meer deelnemers aan). deze avond vraagt. Max. 40 personen Contact leggen met Irene Cabri, m.n. afstemming datum aandachtspunt: indien niet in locatie G2-214 dan moeten we sponsoring, andere ruimte etc. organiseren; tijdig andere locatie zoeken i.v.m. beschikbaarheid.
Bepalen van de inhoud van de avond: *Leiding *Ontvangst bij binnenkomst
Per onderdeel iemand verantwoordelijk maken; 1 persoon heeft de algehele leiding denk ook aan tijdbewaking van de diverse onderdelen. Een van de medewerkers ontvangt de ouders die binnenkomen.
Concreet draaiboek met namen voor de avond maken
1
*Muziek
Beslissing: wel of geen muziek; soort muziek.
*Verhaal vertellen
Voor het inhoudelijke programma hebben wij gekozen Welk verhaal? Zijn er nieuwe verhalen? voor de methode van de ‘the story telling basket’. In de Wie vertelt het verhaal? uitnodiging vooraf worden ouders gevraagd een Opstelling: let op dat de tafel met het buffet vrij blijft. voorwerp mee te nemen wat iets verteld over hun overleden kind. Medewerkers wordt gevraagd iets mee te nemen dat een persoonlijk verhaal over hun algemene zorg verteld. Niet specifiek kind gebonden.
*Inleidend toespraakje; uitleg wat men kan verwachten
*Eten - buffet
*Kringgesprek
De opening van de avond kan middels een verhaal, gedicht of muziekstuk. Het doel hierbij is om ouders welkom te heten, hun te laten voelen dat de teamleden graag deze avond voor hen willen zorgen.
Gezamenlijk wordt de maaltijd genuttigd welke door de teamleden verzorgt is. Hierbij is er ruimte voor ontmoeting en gesprek onderling. Wij hebben ervoor gekozen om de maaltijd middels een koud buffet aan te bieden omdat dat het meest praktische is voor onze organisatie.
Voorstellen in laatste overleg: harp (Netteke) of zang, uittesten qua akoestiek en mogelijkheden.
Gaan we weer zelf cateren? Werd zeer gewaardeerd en gaf aanleiding tot aanknopen van gesprekjes Zo ja: zie hieronder zo niet; sponsor zoeken; budget opstellen; cateraar zoeken (verder uitwerken) denk aan: momentje stilte voor de maaltijd
Ouders en teamleden zitten in een kring en in het Wie leidt het gesprek in en wie is gespreksleider? midden staat een mand met daar tal van diverse Ondersteunende hulpmiddelen, zoals bijv. storytelling voorwerpen in. Voorwerpen die aanleiding kunnen zijn basket of ?? om iets over een kind te vertellen: schilderkwasten, knuffelbeesten, kookgerei, stripfiguren, dieren, bloemen etc.. De ervaring leert dat alle ouders een voorwerp hebben meegenomen. Mocht dit echter niet zo zijn dan is de ‘the story telling basket’ een hulpmiddel om het gesprek op gang te krijgen.
2
*Regenboog
*Eten - toetjesbuffet *Afronding /afsluitend toespraakje *Lichtjes uitdelen en afscheid nemen
*Na afloop
Ouders worden uitgenodigd iets over hun kind te delen met de aanwezigen. De gespreksleider zal proberen de verhalen waar mogelijk op belevingsniveau aan te sturen. Hierin kunnen ouders het meeste herkenning en erkenning vinden.
De avond wordt beëindigd met een dessert buffet, wat weer ruimte geeft om op een informele wijze elkaar te ontmoeten. Om het eind van de avond te markeren kiezen wij voor het voordragen van een gedicht. Welke ook aan ouders mee naar huis wordt gegeven.
Kaartjes maken en ophangen: als escape mocht het kringgesprek minder vlot verlopen; benodigdheden moeten aanwezig zijn; er moet ruimte voor zijn: konden we vorig jaar de regenboog ophangen? Anders iets anders verzinnen waaraan we de kaartjes kunnen ophangen..
Take-home message? Kaartje met gedichtje?
De namen van de overleden kinderen zijn aanwezig op Lichtjes iets meer verzorgen dan afgelopen keer. glazen lichtjes die in het midden van de ruimte op een presentatieschaal worden neergezet. Elk overleden kind heeft een eigen glas met zijn/haar naam erop, welke aan het eind van de avond aan ouders mee naar huis wordt gegeven. Ouders worden in de weken na de ouderontmoetingsavond nog één maal door de casemanager na gebeld hoe deze avond voor hen is geweest.
3
Algemene punten:
aanbevelingen
Sponsoring
Voorbeeld
Informatie over de avond van te voren doorgeven aan Catering
Aankleding
opmerkingen m.b.t. organisatie door Emma Thuis team In de evaluatie is besproken dat we sponsoring zouden onderzoeken; Roparun blijkt geen optie, sponsoren niet activiteiten voor de ouders en/of brussen als kind al overleden is.
Zowel binnen team als binnen het ziekenhuis medewerkers informeren.
In de evaluatie is besproken te onderzoeken hoe de opzet in Gent is. Eigen teamleden op tijd informeren (via GTO en infomail) afdelingen van het EKZ; via Keek op de week? portiers via
[email protected]; Van tevoren de teamleden informeren en vragen iets te maken (spontaan of intekenlijst) Hoeveelheid: beter afstemmen, vorige keer erg veel over. Denk aan algemene inkoop van: brood, kruidenboter, kaasstengels, tapanades drank (rode, witte wijn; sinaasappelsap, spa etc.) Als de groep te groot wordt of op een andere locatie voorbereiding ter plekke niet mogelijk is, dan moeten we eventueel een cateraar zoeken. In G2-214 is al e.e.a. aanwezig: kopjes, glazen, soepkoppen (?) borden (?) afwasmachine. Bloemen (kunnen later meegegeven worden aan de vrijwilliger).
Tafelkleden, servetten, kleed voor achter de regenboog. Wijnglazen?
Bestek, bordjes, schaaltjes, slacouverts, broodmessen, soeplepel, snijplanken, boordmandjes, taartscheppen, schalen.
Borden, bestek, soepkommen hebben we de vorige keer via Services/Floormanagement geregeld.
4
Kaarsjes. Extra's
Aanwezigheid team Badges en naamkaartjes Menukaartjes
Beamer/laptop
Thema's/aandachtspunten die in de evaluatie besproken zijn en mogelijke aandachtspunten voor de organisatie van komende avond.
Mooi wandkleed voor achter de regenboog; kaartjes, pennen, diverse versieringen voor op de kaartjes. Elektrisch kookplaatje voor de soep: zelf regelen. Warmhoudkast via Albron.
Koel zetten gedurende de dag: overleg met Services/Floormanagement (Steve, Rob).
Na afloop: voldoende bakjes en sealingzakjes voor restanten. Aanwezigheid van teamleden is gekoppeld aan het aanwezig zijn van ouders, die ze kennen; 1 à 2 eigen mensen voor de "bediening". Badges kopen of organiseren voor medewerkers een kaartje maken met naam en functie ouders hebben vorige keer zelf hun naam op het kaartje geschreven; kaartjes en pennen aanwezig bij binnenkomst. Als gerechten bekend zijn, kaartjes maken per gerecht. Indien nodig.
Doen we iets en zo ja wat doen we met de brusjes (vorig jaar niets voor gedaan); In evaluatiebijeenkomst is besloten: avond voor ouders waarvan het kind in het afgelopen jaar overleden is (zelfde concept als afgelopen jaar). Alternatief is: voor alle ouders van overleden kinderen. Consequentie daarvan is dat het programma anders moet zijn dan het jaar ervoor.
5
