Bij deze ontvangt u het definitieve voorstel voor de fusie tussen CVV Avanti en SV V&K

5 februari 2006

Datum: 5 februari 2006

Geachte leden, Bij deze ontvangt u het definitieve voorstel voor de fusie tussen CVV Avanti en SV V&K. In december 2005 is een beknopt fusievoorstel met statuten ter kennisname aan de leden gezonden. Dat formele voorstel was beknopt van aard maar nodig in verband met de openbare tervisielegging. In een gezamenlijke ledenvergadering van 14 december 2005 heeft een ledenraadpleging plaatsgevonden over de statuten van de nieuwe fusievereniging. Daarbij zijn op verzoek van de leden enkele onderdelen aangepast, c.q. toegevoegd. Op 24 december heeft daarna publicatie van het fusievoornemen plaatsgevonden. In het weekend van 14 en 15 januari is een conceptversie van een gedetailleerd fusievoorstel onder de leden verspreid. Op 23 januari vond een voorlichtende vergadering plaats. Op 30 januari vond een gezamenlijk algemene ledenvergadering plaats. Op- en aanmerkingen die de leden tijdens deze bijeenkomsten gemaakt hebben, zijn in het toekomstig huishoudelijk reglement en onderhavig fusievoorstel verwerkt. Inmiddels heeft het college van B&W middels een brief aan de verenigingen (gedateerd 1 februari 2006) te kennen gegeven dat de overeenkomst tussen gemeente en verenigingen zoals uitgewerkt in hoofdstuk 5 van dit fusievoorstel, op korte termijn tot een contract zal worden verwerkt. Op 6 maart 2006 (19.30 uur, kantine Avanti) zal er een gezamenlijke en besluitvormende algemene ledenvergadering plaatsvinden. De leden besluiten dan over het doorgaan van de fusie (met ingang van 1 juni 2006). De statuten en het huishoudelijk reglement van de toekomstige vereniging, alsmede dit fusievoorstel, worden in dit besluit integraal mee beoordeeld.

Namens de besturen,

Hetty Vorselman

Leo Evers

Voorzitter Avanti

Voorzitter V&K

Fusievoorstel

Pagina 1 van 33

5 februari 2006

Fusievoorstel

Pagina 2 van 33

5 februari 2006

Concept Fusievoorstel

Van de besturen van

Christelijke Voetbalvereniging Avanti en

Sportvereniging Vlugheid & Kracht

Sportvereniging Twello Fusievoorstel

Pagina 3 van 33

5 februari 2006

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ...................................................................................................................................................... 4 Samenvatting voorstel .......................................................................................................................................... 5 1. Inleiding.......................................................................................................................................................... 6 1.1 Voorgeschiedenis __________________________________________________________________ 6 1.2 Geschiedenis verenigingen ___________________________________________________________ 6 1.2.1 V&K _________________________________________________________________________ 6 1.2.2 Avanti ________________________________________________________________________ 6 2 Voorstel tot fusie en vaststelling statuten en huishoudelijk reglement ................................................... 8 2.1 Aanleiding ________________________________________________________________________ 8 2.2 Redenen voor de fusie, nadere onderbouwing ____________________________________________ 8 2.3 Fusievoorstel______________________________________________________________________ 9 2.4 Statuten_________________________________________________________________________ 10 2.5 Huishoudelijk reglement ____________________________________________________________ 10 3 Wat wil SV Twello zijn ................................................................................................................................. 11 3.1 Identiteit_________________________________________________________________________ 11 3.2 Sportief Beleid____________________________________________________________________ 12 3.2.1 Voetbal______________________________________________________________________ 12 3.2.2 Gymnastiek __________________________________________________________________ 13 3.2.3 Handbal _____________________________________________________________________ 14 3.2.4 Volleybal ____________________________________________________________________ 15 3.3 Activiteiten_______________________________________________________________________ 15 3.4 Naam, logo en clubkleuren __________________________________________________________ 15 3.5 Lidmaatschap en eretitels ___________________________________________________________ 15 4 De organisatiestructuur .............................................................................................................................. 16 4.1 Inleiding_________________________________________________________________________ 16 4.2 Organogram _____________________________________________________________________ 17 4.3 Organisatie ______________________________________________________________________ 18 4.3.1 De Algemene vergadering (AV) ___________________________________________________ 18 4.3.2 De Kascommissie _____________________________________________________________ 18 4.3.3 Het Algemeen Bestuur __________________________________________________________ 18 4.3.4 Het afdelingsbestuur voetbal (ABV) ________________________________________________ 19 4.3.5 Het afdelingsbestuur gymnastiek (ABG) ____________________________________________ 19 4.3.6 Het afdelingsbestuur zaalsporten (ABZ) ____________________________________________ 20 4.3.7 De Financiële commissie ________________________________________________________ 20 4.3.8 De Commissie sportzaken _______________________________________________________ 21 4.3.9 De Facilitaire commissie ________________________________________________________ 21 4.3.10 De Commissie vrijwilligersbeleid __________________________________________________ 22 4.3.11 De Commissie Marketing, PR & Communicatie _______________________________________ 22 4.3.12 De Secretariaatscommissie ______________________________________________________ 22 4.3.13 De Activiteitencommissie ________________________________________________________ 23 5 Financiën...................................................................................................................................................... 24 5.1 Inleiding_________________________________________________________________________ 24 5.2 Principeovereenkomst______________________________________________________________ 25 5.3 Nadere uitwerking principeovereenkomst _______________________________________________ 26 6 De vereniging als werkgever ...................................................................................................................... 29 7 Vrijwilligerswerk .......................................................................................................................................... 30 7.1 Inleiding_________________________________________________________________________ 30 7.2 Visie op vrijwilligerswerk ____________________________________________________________ 30 7.3 Rechten en plichten van vrijwilligers ___________________________________________________ 30 7.4 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden_________________________________________ 30 7.5 Werving en selectie________________________________________________________________ 30 7.6 Introductie van vrijwilligers, begeleiding en scholing, waardering _____________________________ 31 7.7 Informatie en inspraak______________________________________________________________ 31 7.8 Geschillen- en klachtenregeling ______________________________________________________ 31 7.9 Evaluatie ________________________________________________________________________ 31 8 Communicatie en sponsoring .................................................................................................................... 32 8.1 Communicatie ____________________________________________________________________ 32 8.2 Maar nu op een andere schaal…. _____________________________________________________ 32

Fusievoorstel

Pagina 4 van 33

5 februari 2006

Samenvatting voorstel De besturen van Sportvereniging Vlugheid en Kracht te Twello en Christelijke Voetbalvereniging Avanti te Twello stellen de ledenvergaderingen voor: 1. De beide verenigingen op te heffen en samen te gaan in één nieuwe vereniging, genaamd Sportvereniging Twello, een en ander als voorgesteld in paragraaf 2.3. 2. De statuten voor de nieuwe vereniging vast te stellen zoals opgenomen in bijlage 1. 3. Het huishoudelijk reglement voor de nieuwe vereniging vast te stellen zoals opgenomen in bijlage 2. 4. In te stemmen met de organisatiestructuur zoals opgenomen in hoofdstuk 4 van dit voorstel. 5. In te stemmen met de meerjarenbegroting zoals opgenomen in hoofdstuk 5 en bijlage 3. 6. In te stemmen met de ontwikkeling van een vrijwilligersbeleid conform de hoofdlijnen zoals deze zijn opgenomen in hoofdstuk 6. 7. In te stemmen met de ontwikkeling van een communicatie- en sponsoringbeleid zoals opgenomen in hoofdstuk 7. Bijlagen: 1. Statuten Sportvereniging Twello 2. Huishoudelijk reglement Sportvereniging Twello 3. Begroting

Fusievoorstel

Pagina 5 van 33

5 februari 2006

1. Inleiding 1.1 Voorgeschiedenis Sportvereniging Vlugheid en Kracht te Twello (hierna te noemen V&K) en Christelijke Voetbalvereniging Avanti te Twello (hierna te noemen Avanti) verhuizen in het voorjaar van 2006 naar een nieuw sportcomplex aan de Zuiderlaan in Twello. Zij krijgen daar de beschikking over een accommodatie met zes voetbalvelden, één handbalveld, een sporthal en een turnhal met natuurlijk de bijbehorende kleedkamers, een kantine en verenigingsruimten (bestuurs- en commissiekamers) en een voorkeursrecht voor gebruik van de sporthal en turnhal. Beide verenigingen werken op vele terreinen al nauw samen: het onderhoud van de velden, het gezamenlijk ophalen van oud papier, een gezamenlijke afdeling voor jeugdvoetbal (voetballend onder de naam FC Twello) en sinds 2004 ook een gezamenlijke afdeling voor futsal (eveneens spelend onder de naam FC Twello). Door de ledenvergaderingen van de beide verenigingen is gevraagd de mogelijke samenwerkingsvormen te onderzoeken en in de vergadering van 8 december 2004 is ingestemd met de verdere uitwerking van het fusievoornemen. In december 2005 is een fusievoorstel met statuten ter kennisname aan de leden gezonden. Dat formele voorstel was beknopt van aard maar nodig in verband met de openbare tervisielegging. In gezamenlijke ledenvergadering van 14 december 2005 heeft een ledenraadpleging plaatsgevonden over de statuten van de nieuwe fusievereniging. Daarbij zijn op verzoek van de leden enkele onderdelen aangepast, c.q. toegevoegd. Op 24 december heeft daarna publicatie van het fusievoornemen plaatsgevonden. Binnen de wettelijke termijn zijn geen bezwaren ingediend. De verenigingen kunnen nu besluiten te fuseren. Aan de leden is toegezegd een uitgewerkt fusievoorstel te zullen opstellen, waarin ook uitgebreid de organisatie van de nieuwe vereniging en de financiën aan bod zullen komen, mede in relatie tot het nieuwe sportcomplex aan de Zuiderlaan.

1.2 Geschiedenis verenigingen 1.2.1

V&K

V&K is de oudste sportvereniging van Twello. Zij werd opgericht op 24 februari 1925 als atletiekvereniging. Al snel werden naast de afdeling atletiek ook de afdelingen voetbal en gymnastiek opgericht. Ook werd in de jaren voor de Tweede Wereldoorlog de wandelsport beoefend. Tijdens deze oorlog werd ook een afdeling handbal opgericht, die in de jaren ‘50 grote nationale successen kende. Naderhand werd een (recreatieve) afdeling volleybal in het leven geroepen. Ook werd tafeltennis nog een tijd bij V&K beoefend. Momenteel is V&K een begrip binnen het nationale turnen. V&K is een vrij grote omnivereniging met ca. 1000 leden. Het algemeen bestuur van de club voert een beleid dat er op gericht is de sportieve prestaties zinvol en plezierig te combineren met de recreatieve beleving. Hierdoor is er een echte familievereniging ontstaan, waarbinnen het gehele gezin sport kan beoefenen. Naast het beoefenen van sport is V&K een ontmoetingsplaats voor alle leden. Regelmatig worden er activiteiten georganiseerd waar iedereen aan mee kan doen. Vrijwilligers zijn de kurk waarop de vereniging drijft. Wel is er gekozen voor een stuk semi-professionalisering om de continuïteit en kwaliteit van de vereniging op langere termijn te kunnen verzekeren.

1.2.2

Avanti

Avanti is als voetbalclub opgericht op 17 november 1960. Avanti maakte daarbij als afdeling voetbal deel uit van de Christelijke Sportvereniging Avanti die als gymnastiekvereniging al bestond vanaf 1946. Zij heeft daarmee ook een geschiedenis als omnivereniging. De afdeling gymnastiek is na verloop van tijd opgeheven. De aanleiding voor het oprichten van een afdeling voetbal was de viering van de koninginnedagen in de vijftiger- en zestiger jaren. De koninginnedagen hadden altijd als vast onderdeel het schoolvoetbal, waar gestreden werd door de openbare school, de rooms-katholieke jongensschool en de christelijke school. De eerste twee teams bestonden uit leden van respectievelijk V&K en Voorwaarts. De jongens Fusievoorstel

Pagina 6 van 33

5 februari 2006

van de christelijke school aan de H.W. Iordensweg waren merendeels geen lid van een voetbalclub, reden tot oprichting van de christelijke voetbalvereniging. Tot 1977 heeft Avanti gevoetbald op een terrein aan de H.W. Iordensweg, waar nu het gemeentehuis staat. Daarna heeft de vereniging zijn plek gevonden op de locatie Achter ’t Holthuis. Avanti kan gekenschetst worden als een gezellige familievereniging, die voor haar leden verschillende activiteiten organiseert. De leuze “Avanti, méér dan voetbal” moge hiervan getuigen.

Fusievoorstel

Pagina 7 van 33

5 februari 2006

2 Voorstel tot fusie en vaststelling statuten en huishoudelijk reglement 2.1 Aanleiding Avanti en V&K werken al vele jaren samen op verschillende gebieden: het onderhoud van de velden, oud papier, jeugdvoetbal, waarbij onder de naam FC Twello gezamenlijk wordt deelgenomen aan de competitie, en sinds kort ook futsal. Duidelijk is dat voor zover het gaat om het jeugdvoetbal, de samenwerking blijvend zal zijn. De verenigingen slagen er afzonderlijk niet in een voldoende aantal teams over de gehele linie in te zetten. Directe aanleiding voor de fusie is de verhuizing naar een gezamenlijk sportcomplex aan de Zuiderlaan, dat weliswaar voor twee verenigingen is ontworpen maar dat uitgaat van gezamenlijk gebruik van de velden (met name een keus van de gemeente) en gezamenlijk gebruik van de kantine (vooral een keus van de verenigingen). Een gezamenlijke exploitatie van in ieder geval velden en verenigingsruimten ligt, alleen al om redenen van efficiency, voor de hand.

2.2 Redenen voor de fusie, nadere onderbouwing Er zijn verschillende redenen voor een fusie te noemen. Hieronder de belangrijkste. De nieuwe vereniging beschikt over een groter potentieel aan vrijwilligers De beide verenigingen mogen zich nu elk afzonderlijk verheugen in een groot aantal vrijwilligers dat belangeloos allerlei zaken voor de vereniging doet. Maar het blijkt ook moeilijker te worden voor allerlei activiteiten vrijwilligers te vinden. Door samenwerking kan hetzelfde aantal vrijwilligers voor meer leden meer activiteiten organiseren. Winst door samenwerking in plaats van concurrentie Als de verenigingen zich zelfstandig op het nieuwe sportcomplex zouden vestigen zou erg veel tijd gemoeid zijn met afstemmingsoverleg binnen alle geledingen, waarbij concurrentie mogelijk ook uitmondend in meningsverschillen en conflicten, veel tijd zou vergen. Wanneer de verenigingen fuseren kan meer tijd besteed worden aan bijvoorbeeld besturen of het organiseren van activiteiten voor de leden. Ook bijvoorbeeld problemen met de verdeling van de velden of gebruik van de sporthal kunnen zo tot een minimum beperkt worden. Samenwerking geeft daarbij in het algemeen een positieve stimulans aan het verenigingsleven, in tegenstelling tot onderlinge strijd die een negatieve sfeer kweekt. De samenwerking bij de jeugd maakt samenwerking bij senioren eigenlijk noodzakelijk Het gezamenlijke jeugdvoetbal is blijvend, zo is al aangegeven. Een gefuseerde vereniging biedt jongeren die overgaan naar de senioren meer keuzemogelijkheden. Eén vereniging is belangrijk voor het clubgevoel Al aangegeven is dat wij willen dat sporters zich thuis voelen in hun club. Dat geldt voor beide verenigingen, maar dat geldt ook voor de jeugd die nu onder de naam FC Twello voetbalt. En aan dat clubgevoel komt toch een beetje een einde als de jongeren bij de overgang naar de senioren elk huns weegs gaan naar twee verschillende verenigingen. Gezamenlijke inkoop biedt voordelen Een gefuseerde vereniging is een sterkere speler op de markt. Bij inkoop voor bijvoorbeeld de kantine zullen aanmerkelijke kortingen verkregen kunnen worden. Een gezamenlijke ledenadministratie biedt efficiencyvoordelen Het is duidelijk dat het onderhouden van twee administraties meer rompslomp met zich meebrengt dat het onderhouden van één administratie. De uitstraling naar buiten wordt beter Als we ons als één vereniging presenteren verbetert de uitstraling naar buiten. En dat zal ongetwijfeld een positief effect hebben op de ledenaantallen, omdat de vereniging als aantrekkelijk ervaren wordt.

Fusievoorstel

Pagina 8 van 33

5 februari 2006

Sponsors krijgen met één vereniging te maken Het is duidelijk dat het nieuwe sportcomplex uitstekende mogelijkheden biedt voor sponsoring. De verenigingen hebben belang bij een eenduidige benadering van de sponsors, omdat een dergelijke benadering het meeste rendement zal opleveren. Geen problemen met verdeling van de kantine-inkomsten In de nieuwe situatie zullen sporters van beide verenigingen gebruik maken van de kantine. Een verdeelsleutel voor de inkomsten is natuurlijk denkbaar maar zal eerder tot uiteenlopende problemen leiden. Het risico wordt groter als bestuurders van de twee verenigingen minder oog hebben voor samenwerking. Bij één omnivereniging is plaats voor meerdere sporten Eén omnivereniging kan een belangrijke plaats innemen in de Twellose samenleving. Een grote vereniging kan beter dan een kleine een diversiteit aan sporten aanbieden aan de bevolking en daarmee voldoen aan de vraag.

2.3 Fusievoorstel De ondergetekenden: L.H.M.Evers, J.T.Kamphuis, D.A. van Amerongen, T.W. Nijhof en J.A.Rasing, samen het voltallige bestuur van de Sportvereniging Vlugheid en Kracht, gevestigd te Twello, handelsregisternummer 40101700, hierna te noemen: "de verdwijnende vereniging A", en J.H. Vorselman-Pas, J.H. van ’t Zand, E.R. Taroenodikromo, S. te Wechel, J.E.M. Bloemers, W.G. de Greeff-de Jonge en H. Vos, samen het voltallige bestuur van de Christelijke voetbalvereniging “Avanti”, gevestigd te Twello, handelsregisternummer 40101785, hierna te noemen: "de verdwijnende vereniging B", verklaren vooraf: - Bovengenoemde verenigingen hebben het voornemen te fuseren in de zin van Titel 7 Boek 2 Burgerlijk Wetboek, en wel zodanig dat de ter gelegenheid van de fusie op te richten Sportvereniging Twello, te vestigen te Twello, hierna te noemen: de verkrijgende vereniging, het gehele vermogen van de verdwijnende verenigingen onder algemene titel verkrijgt en waarbij de verdwijnende verenigingen ophouden te bestaan. - Geen van beide verenigingen heeft een raad van toezicht. - Geen van de te fuseren verenigingen is ontbonden, in staat van faillissement verklaard of heeft surséance van betaling aangevraagd. - Beide verenigingen hebben volledige rechtsbevoegdheid. De besturen van de te fuseren verenigingen doen bij deze het navolgende voorstel tot fusie: 1. De verdwijnende verenigingen zullen fuseren in de zin van Titel 7 Boek 2 Burgerlijk Wetboek, waarbij de nieuw op te richten verkrijgende vereniging de gehele vermogens van de verdwijnende verenigingen onder algemene titel verkrijgt en waardoor de verdwijnende verenigingen ophouden te bestaan. 2. De statuten van de verkrijgende vereniging zullen luiden als aangegeven in de aan dit voorstel gehechte bijlage 1. De hiervoor bedoelde bijlage maakt onderdeel uit van dit voorstel tot fusie. 3. Er zijn geen (rechts)personen die anders dan als lid bijzondere rechten, als bedoeld in artikel 2:320 juncto artikel 2:312 lid 2, sub c Burgerlijk Wetboek, jegens de verdwijnende verenigingen hebben, zodat geen rechten of vergoedingen, als bedoeld in deze wetsartikelen, behoeven te worden toegekend. 4. Aan geen van de bestuurders en/of enige bij de fusie betrokken derde, zal enig voordeel in verband met de fusie worden toegekend. 5. Het bestuur van de verkrijgende vereniging zal na de fusie als volgt zijn samengesteld: <nog nader in te vullen> 6. De financiële gegevens van de verdwijnende verenigingen zullen in de jaarrekening van de verkrijgende vereniging worden verantwoord met ingang van 1 juni 2006. 7. In verband met de overgang van het lidmaatschap van de verdwijnende verenigingen worden geen maatregelen genomen aangezien alle leden van de verdwijnende verenigingen lid worden van de verkrijgende vereniging. 8. De werkzaamheden van de verdwijnende verenigingen zullen door de verkrijgende vereniging op dezelfde voet worden voortgezet. 9. In de statuten van de te fuseren verenigingen zijn geen bepalingen opgenomen omtrent goedkeuring van het besluit tot fusie, als bedoeld in artikel 2:312 lid 2 sub i Burgerlijk Wetboek. Fusievoorstel

Pagina 9 van 33

5 februari 2006

De fusie heeft voor wat betreft de werkzaamheden van de te fuseren verenigingen geen gevolgen. Vanuit juridisch oogpunt heeft de fusie tot gevolg dat de verdwijnende verenigingen ophouden te bestaan en dat hun vermogen onder algemene titel wordt verkregen door de verkrijgende vereniging. Vanuit economisch oogpunt heeft de fusie geen gevolgen. Vanuit sociaal oogpunt heeft de fusie geen gevolgen, omdat alle werknemers van de verdwijnende verenigingen van rechtswege in dienst komen van de verkrijgende vereniging, met behoud van alle door hen verkregen rechten.

2.4 Statuten Op 14 december 2005 heeft een ledenraadpleging plaatsgevonden over de statuten van de nieuwe vereniging. Na enkele aanpassingen hebben de leden van zowel Avanti als V&K in grote meerderheid aangegeven in te kunnen stemmen met de statuten in het geval hen een fusievoorstel zou bereiken. De besturen van V&K en Avanti stellen daarom voor de statuten voor de nieuwe verkrijgende vereniging vast te stellen conform het voorstel in bijlage 1.

2.5 Huishoudelijk reglement Het huishoudelijk reglement bevat nadere regels die ervoor moeten zorgen dat de belangrijkste zaken binnen de vereniging op een ordentelijke wijze verlopen. Natuurlijk kan zo’n reglement zeer uitgebreid gemaakt worden. Daar is niet voor gekozen. De besturen van Avanti en V&K stellen voor in te stemmen met het in bijlage 2 opgenomen Huishoudelijk reglement Sportvereniging Twello.

Fusievoorstel

Pagina 10 van 33

5 februari 2006

3 Wat wil SV Twello zijn SV Twello is een omnivereniging en wil breedtesport aanbieden op amateurniveau. Zij wil de condities verschaffen waaronder leden optimaal kunnen sporten, hetzij prestatief, hetzij recreatief. SV Twello staat open voor een breed publiek, zonder onderscheid in godsdienst, levensovertuiging, ras, geslacht, politieke gezindheid of welke grondslag dan ook, zij het tegen een achtergrond van een maatschappelijk, sociaal verantwoord normbesef. SV Twello hecht eraan dat leden naast hun sportieve ontwikkeling, zich ook persoonlijk en binnen de sociale context van de vereniging kunnen ontplooien. SV Twello staat in principe open voor het bedrijven van aanvullende sporten, mits de beoefening van deze sporten in praktische zin haalbaar en inpasbaar is. SV Twello wil graag over haar verenigingsgrenzen heen kijken en staat open voor nieuwe (maatschappelijke) ontwikkelingen in combinatie met sport. Op dit moment worden bij de verenigingen de volgende sporten bedreven: - Prestatief en recreatief zaterdagvoetbal - Prestatief en recreatief zondagvoetbal - Damesvoetbal - Jeugdvoetbal - G-voetbal - Futsal - Turnen - Ritmische gymnastiek - Aerobics/Steps - Peuter- en kleutergym - Sportfit - Jazzdans - Springen - Volleybal - Handbal.

3.1 Identiteit V&K en Avanti worden momenteel grotendeels gedragen en gerund door vrijwilligers. Dat deze vrijwilligers zich zoveel moeite voor de verenigingen getroosten, is te herleiden naar het clubgevoel van de leden. Leden voelen zich thuis bij hun verenigingen. Het thuisgevoel heeft te maken met samen doen, samen opgroeien en samen ouder worden met club en clubgenoten. Het is verankerd in de herinneringen van de leden en zichtbaar in de tradities van de verenigingen. SV Twello wil op deze weg voortgaan. Het is verleidelijk een uiterst efficiënte en professionele organisatie aan de Zuiderlaan in te richten en de sporter als een klant te beschouwen die zijn of haar sport even komt consumeren. Dat is niet wat ons voor ogen staat. Het clubgevoel dient voort te leven en verder gestalte te krijgen. Graag werken we met vrijwilligers, leden die betrokken zijn. Sport is belangrijk. Sportieve prestaties kunnen een belangrijk doel zijn. Maar je ergens thuis voelen, onder vrienden zijn, lief en leed met elkaar kunnen delen, zijn minstens van gelijk belang. Daarom zal SV Twello trachten de goede tradities en gewoonten van beide verenigingen te borgen in haar identiteit. Dit is al voor een deel gerealiseerd. In het Interim dagelijks bestuur en Interim voetbalbestuur worden nu al gewoonten en tradities van beide verenigingen meegenomen. Ook de beide activiteitencommissies stemmen hun activiteiten op elkaar af. Sommige activiteiten worden al gezamenlijk opgezet. Het ophalen van oud papier delen we al een tijd met elkaar. Bij de jeugd heeft FC Twello al bewezen dat we moeiteloos samen kunnen werken. Het komt al voor dat vader bij Avanti voetbalt, moeder bij V&K handbalt, zoonlief bij FC Twello speelt, en dochterlief bij V&K turnt. Straks zitten we allemaal bij elkaar aan de Zuiderlaan.

Fusievoorstel

Pagina 11 van 33

5 februari 2006

Kortom, bij SV Twello kan iedereen zijn en haar plek vinden om te sporten. Competitie, vriendschap, sociale erkenning, gezond bewegen en een leuke vrijwilligersbaan, deze sportvereniging biedt het allemaal!

3.2 Sportief Beleid 3.2.1

Voetbal

Stand van zaken Beide verenigingen kennen een roemruchte historie in het voetbal en naast vele onvergetelijke successen kennen de verenigingen ook de andere kant van de medaille. Momenteel immers spelen zij in de onderste regionen van het voetbal. De ambities om aan die situatie een einde te maken, zijn er echter wel degelijk. Voetballers begrijpen elkaar altijd, of ze nu op zaterdag of op zondag hun wedstrijden spelen. De emotie, de beleving, de drang om wedstrijden of competities winnend af te sluiten, de typerende droge en soms ruwe humor, de gezelligheid in de kantine na training of wedstrijd, het “balletje met” en het biertje: al deze ingrediënten maken voetballers tot één grote en herkenbare familie. Momenteel kent de afdeling de volgende teams: - 5 teams senioren zaterdag - 5 teams senioren zondag - 1 team dames zaterdag - 1 team dames zondag - 11 teams futsal - 4 teams junioren voetbal - 11 teams pupillenvoetbal - 1 team “jeugd onder de 23” - 1 team G-Voetbal Bestuurlijk In de aanloop naar de verhuizing naar het nieuwe sportcomplex aan de Zuiderlaan en tegen de achtergrond van de fusiebesprekingen tussen beide verenigingen, hebben beide voetbalbesturen er voor gekozen om nog uitsluitend gezamenlijk op te treden. Naar het oordeel van dit “Interim Voetbal Bestuur” (IVB) heeft de afgelopen korte periode al duidelijk gemaakt dat een samenvoeging van beide verenigingen de voorbode lijkt van een geweldig mooie vereniging in termen van gezelligheid, saamhorigheid en mogelijkheden. Het “klikt” tussen die bestuurders en allicht hebben zij dan ook hoge verwachtingen van de samenwerking. Het IVB is op weg naar de volgende bestuursstructuur: - Voorzitter - Secretaris - Penningmeester - Technische Zaken zaterdag - Technische Zaken zondag - Jeugd - Zaal - PR & Materiaal De afdeling voetbal zal maandelijks vergaderen en éénmaal per jaar de voetballeden raadplegen door middel van een afdelingsvergadering. Het bestuur van de afdeling streeft naar een hoge mate van eigen bestuurlijke verantwoordelijkheid voor zichzelf, maar ook voor de verschillende afdelingen die onder haar ressorteren. Dit alles in het licht van de typische voetbaleigenschap om beslissingen zo dicht mogelijk bij de sporter te doen plaatsvinden. Veel voetballers die hun activiteit op het veld hebben beëindigd, willen graag betrokken blijven bij “hun” club en doen graag mee in commissies. Behalve de voorzittersfunctie, heeft vrijwel elke bestuursfunctie gelukkig dan ook beschikking over zo’n commissie. Het IVB streeft naar de volgende commissies: - Commissie Secretarieel (inclusief wedstrijdsecretarissen zaterdag, zondag en jeugd) - Technische commissie zaterdag - Technische commissie zondag - Jeugdcommissie - Zaalcommissie Fusievoorstel

Pagina 12 van 33

5 februari 2006

-

Commissie PR & Materiaal Andere ontwikkelingen (b.v. kaarten, toernooien e.d.) kunnen om een aanpassing vragen.

De “voormannen of -vrouwen” van deze commissies maken veelal deel uit van het afdelingsbestuur voetbal. De “terreincommissie” ontbreekt, maar deze valt tengevolge van de omnistructuur onder de verantwoordelijkheid van het bestuurslid “facilitaire zaken” van het Algemeen Bestuur. Het zal echter duidelijk zijn dat het voetbalbestuur daarop forse invloed heeft. Ambitieniveau Zoals uit de voorgaande alinea kan blijken is de afdeling in praktische zin gescheiden in twee “subafdelingen” n.l. de zaterdag en de zondag afdeling. Gelet op de omgevingsvariabelen ligt het voor de hand de zaterdagambities enigszins hoger te stellen dan die van de zondagafdeling: e

Zaterdag: De afdeling zaterdagvoetbal wil zich uiteindelijk nestelen op een gemiddeld 2 Klasse niveau, zonder geweld te doen aan recreatieve ambities; e Zondag: De afdeling zondagvoetbal herkent zich goed in een hoog 4 Klasse niveau op de middellange termijn, eveneens zonder geweld te doen aan recreatieve ambities; Jeugd :Deze afdeling is de “hofleverancier” van het seniorenvoetbal en daar zetten we dan ook hoog in. Echter wel in de juiste balans tussen de argumenten “beleving”, “recreatief”, “sportief” en “teamwork.” Voetbal is immers een teamsport waarbinnen een zeker evenwicht gevonden moet worden tussen individuele ambities en het belang van het team. De bindende factor is “discipline.” Om die goede mix te kunnen bewerkstelligen is een hoogwaardig begeleidingsteam nodig en de ervaringen van voorloper FC Twello bevestigen dat beginsel. “Wie de jeugd heeft, heeft de toekomst.” We streven naar ca. 300 jeugdleden. Zaal: Een goed gestructureerde afdeling futsal moet in staat worden geacht binnen enkele seizoenen e minimaal twee teams in de 1 klasse te laten spelen. Futsal moet o.a. door de aantrekkingskracht van de prachtige accommodatie in staat zijn meer leden te werven en een duidelijk herkenbare positieve rol gaan vervullen binnen de omnivereniging. Deze afdeling zal verder groeien, zeker nu een eigen hal ter beschikking is gekomen. Het ligt dan ook voor de hand deze afdeling verder te stroomlijnen en te professionaliseren in bestuurlijk opzicht. e Dames: Het dient opgemerkt te worden dat hier op behoorlijk niveau wordt gevoetbald (V&K: 2 klasse KNVB!). De afdeling wil groeien in dit onderdeel. In de jeugdcommissie zal worden gezocht naar mogelijkheden om op pupillen en juniorenniveau specifieker aandacht te hebben voor meisjes en een ruimere voeding aan het damessenioren voetbal. De nieuwe locatie zal naar verwachting per definitie aantrekkelijker zijn voor damesvoetbal vanwege de modernere faciliteiten. Algemeen: De afdeling voetbal kiest nadrukkelijk voor samenwerken en het zoeken van verdere synergie door de fusie. Meest van alles wil de afdeling herkenbaar zijn door haar innerlijk en menselijk niveau. Vanuit een respectvolle benadering van tegenstanders, kader, collega-bestuurders en medesporters. De begrippen “orde” en “netheid” wil zij voorrang geven tot elke prijs, opdat de leden zich herkennen in het nieuwe vanuit hun beider historie. Pas dan is volledig recht gedaan aan alle ambities, verlangens en dromen van de oprichters van beide fuserende verenigingen. De besturen geloven kortom dat de situatie van een gefuseerde vereniging aan de Zuiderlaan een uitstekende uitgangspositie geeft om de ambitie waar te maken. Kwaliteit en investeren zijn hierbij sleutelbegrippen. Durven te investeren in de jeugd. Zorgen voor een gediplomeerd kader. Het kan niet anders dat dit een aantrekkende werking zal hebben op de jeugd van Twello. Het nieuwe sportcomplex en een betere en veiliger bereikbaarheid zijn factoren die dit proces zeker zullen ondersteunen.

3.2.2

Gymnastiek

De afdeling gymnastiek telt ongeveer 375 leden die zich prestatief en recreatief bezig houden met turnen, springen, jazzdans, ritmische gymnastiek, aerobics/steps, sportfit, peuter- en kleutergym. De afdeling beschikt over een enthousiast technisch kader dat over het algemeen pedagogisch, methodisch en didactisch geschoold is. De afdeling gymnastiek heeft recentelijk haar eigen organisatie tegen het licht gehouden en is tot de volgende analyse gekomen:

Fusievoorstel

Pagina 13 van 33

5 februari 2006

Sterkte Continuïteit kader Gestructureerde organisatie Gestructureerde communicatie Nieuwe accommodatie Gezond financieel klimaat Kansen Eigen accommodatie Kwaliteit accommodatie Steunpunttrainingen gaan geven

Minder sterk Het vastleggen van afspraken en regels en daardoor het minder goed nakomen hiervan Kwetsbaarheid bij vervanging lesgevers, soms te veel geconcentreerd bij een persoon Onevenwichtige verdeling taken Flexibiliteit in uren van je vaste sportaanbod Bedreigingen Taakverdeling binnen het bestuur Communicatie gaat nu goed, opletten dat de vereniging bij dit onderwerp alert blijft Stilstand is achteruitgang; niet op je lauweren rusten nu er een nieuwe hal is

Betrekken andere verenigingen binnen gemeente bij bezetting turnhal Voedingsgebied vergroot door kwaliteit hal PR voeren op nieuwe hal

Op basis van bovenstaande constateringen heeft de afdeling voor de volgende aandachtspunten in haar beleid voor 2005 – 2009 gekozen: Kaderbeleid - Het waarborgen van de continuïteit en kwaliteit binnen de vereniging ten aanzien van het technisch kader. - Het waarborgen van de continuïteit en kwaliteit van het bestuurlijk kader. - Vastleggen en nakomen van gemaakte afspraken, dus: het bijwonen van vergaderingen, afspraken die hier uit voortvloeien vastleggen, zodat men hier later op kan worden aangesproken. Communicatie beleid - Verbeteren en/of optimaliseren van de interne communicatie met ieder jaar een evaluatiemoment. - Verbeteren en/of optimaliseren van de externe communicatie met ieder jaar een evaluatiemoment. - Samenwerkingsverband opstarten met alle verenigingen van de Gemeente Voorst. - Aansluiting vinden op vrijwilligersbeleid van de omnivereniging. - Afdeling profileren bij (nieuwe) omnivereniging. Technisch beleid - Minder kwetsbaar zijn bij vervanging lesgevers, minder concentreren van één afdeling bij één persoon. - Op een hoger niveau gaan turnen, ritmische gymnastiek (RG), jazz en springen (nationaal). Clubgevoel - Versterken van het clubgevoel, waardoor men graag bij de omnivereniging wil horen. Accommodatiebeleid - Binnen 3 jaar: maximale bezetting van de nieuwe turnhal/fitnessruimte realiseren. PR-beleid - Binnen 4 jaar: meer leden, vooral t/m 7 jaar, uitbreiden naar 100 leden, totaal uitbreiden naar 500 leden. - Binnen 4 jaar: recreatie zoveel als mogelijk uitbreiden (breedtesport). - Binnen 2 jaar: 1 groep jongens turnen op recreatief niveau (LOS) opstarten in de leeftijd t/m 12 jaar. - Optimaliseren van sponsoring tijdens evenementen. - Instellen van een jeugdcommissie. - Opzetten van steunpunttrainingscentrum voor de KNGU (regio Gelderland).

3.2.3

Handbal

De afdeling handbal bestaat op dit moment uit 20 actieve handbaldames, die de laatste 3 jaar boven in de competitie meedraaien. Op de woensdagavond wordt er 1,5 uur getraind en in de weekenden worden er wedstrijden gespeeld in de competitie van het Nederlands Handbal Verbond (NHV). Fusievoorstel

Pagina 14 van 33

5 februari 2006

Naast het handballen zetten de dames zich actief in voor de vereniging. Zo wordt er met veel plezier op de vrijdagavonden bardienst gedraaid bij het klaverjassen. De afdeling is volledig zelfonderhoudend, d.w.z. dat scheidsrechters, trainer en de coach uit eigen gelederen worden geworven. Kortom: elke dame (maar ook heer) heeft een taak en deze wordt met verve vervuld. Een clubje om trots op te zijn.

3.2.4

Volleybal

De afdeling volleybal speelt op dit moment alleen op recreatief niveau op dinsdagavond. Een gemengd team speelt mee in competitieverband bij de NeVoBo. Op dit moment is Avanti Volleybal formeel geen onderdeel van CVV Avanti en daarom formeel ook geen fusiepartner in het huidige traject. Momenteel wordt onderzocht of de leden van Avanti Volleybal zich op (in)formele wijze kunnen en willen aansluiten. In totaal gaat het om ongeveer 40 volleyballers. Mogelijk zullen dan meer teams in de competitie mee gaan spelen. De afdeling volleybal heeft op korte termijn de ambitie uitgesproken om van de dinsdagavond een echte volleybalavond te maken in de sporthal aan de Zuiderlaan. Dat kan ook omdat in de sporthal de wedstrijdfaciliteiten aanwezig zijn die voor deze sport een absolute ‘must’ zijn. Het is dan ook weer interessant om trainers en ander technisch kader aan te trekken om deze sport een nieuwe impuls te geven. Overigens zijn er al gesprekken gaande met andere recreantenteams uit de gemeente Voorst, die graag willen “meedoen” op de dinsdagavond. Op langere termijn wordt gedacht om mogelijkheden te bieden voor “vrije inloop”: d.w.z. mensen (nietleden) kunnen zich via internet aanmelden om een avondje lekker mee te volleyballen.

3.3 Activiteiten Naast de vele sportieve activiteiten (trainingen, wedstrijden, toernooien) vinden het hele jaar door ook andere activiteiten plaats. Denk bijvoorbeeld aan de immer goed bezochte vaste kaartavonden, de diverse feestavonden, de sinterklaasviering, de bingo, het zwemmen met de jeugd, eieren zoeken met Pasen, de nieuwjaarsloop of de ‘dankjewel’ avonden voor de vrijwilligers. En dit nog los van de activiteiten en uitjes die de diverse sportafdelingen en/of teams voor eigen leden organiseren!

3.4 Naam, logo en clubkleuren De besturen stellen voor de nieuwe vereniging de naam Sportvereniging Twello (SV Twello) te noemen. In de reeds besproken statuten is deze naam ook opgenomen. Ten aanzien van de clubkleuren worden op dit moment een aantal alternatieve mogelijkheden uitgewerkt. Deze alternatieven zullen tijdens de algemene ledenvergadering van 6 maart getoond worden. Vervolgens zal nog tijdens deze ledenvergadering over de toekomstige clubkleuren gestemd worden. De besturen stellen voor om het logo van FC Twello over te nemen. In het logo zijn naast de clubkleuren ook de beginletters van Avanti en V&K terug te vinden.

3.5 Lidmaatschap en eretitels Leden nemen de opgebouwde duur van het lidmaatschap van de oude verenigingen mee naar SV Twello. Onderscheidingen wegens langdurig lidmaatschap blijven eveneens behouden. Binnen SV Twello behouden de leden derhalve de aan hen door de algemene vergaderingen van Avanti en V&K toegekende eretitels en privileges. Ereleden en leden van verdienste betalen geen contributie.

Fusievoorstel

Pagina 15 van 33

5 februari 2006

4 De organisatiestructuur 4.1 Inleiding De nieuwe vereniging kent veel geledingen: een groot aantal bestuurs- en commissieleden en andere vrijwilligers. Een dergelijke organisatie vereist een heldere structuur. Uitgangspunt is dat de besluitvorming zo laag mogelijk in de organisatie plaatsvindt. De algemene vergadering stelt op voorstel van het algemeen bestuur de budgetten vast voor de afdelingen. Het algemeen bestuur besluit op hoofdlijnen en de afdelingsbesturen zijn binnen de toegekende budgetten verantwoordelijk voor het beleid en de dagelijkse leiding van de afdeling. Ter wille van de continuïteit zullen de besturen van de beide verdwijnende verenigingen goed vertegenwoordigd zijn in het nieuwe algemeen bestuur, de afdelingsbesturen en de commissies. In de nieuwe organisatie zijn de volgende bestuursorganen te onderscheiden: - de algemene vergadering; - een algemeen bestuur; - drie afdelingsvergaderingen: voetbal, gymnastiek en zaalsporten (handbal en volleybal); - drie afdelingsbesturen: voetbal, gymnastiek en zaalsporten (handbal en volleybal). De vereniging kent, naast de algemene vergadering, die bijgewoond kan worden door alle leden of hun wettelijke vertegenwoordigers, ook afdelingsvergaderingen waar de leden van de afdeling waartoe zij behoren toegelaten zijn. Algemeen bestuur, afdelingsbestuur gymnastiek en afdelingsbestuur voetbal hebben ook een dagelijks bestuur. In paragraaf 4.2 zijn de organogrammen opgenomen, waarmee de nieuwe organisatie overzichtelijk wordt weergegeven. In paragraaf 4.3 wordt een nadere toelichting gegeven met de samenstelling en de taken van de verschillende bestuursgeledingen, maar ook van de belangrijkste commissies.

Fusievoorstel

Pagina 16 van 33

5 februari 2006

4.2 Organogram Onderstaand volgt eerst een organogram voor de algemene vergadering en het algemeen bestuur, daaropvolgend het organogram voor de 3 afdelingsbesturen.

Fusievoorstel

Pagina 17 van 33

5 februari 2006

4.3 Organisatie 4.3.1

De Algemene vergadering (AV)

Samenstelling - Toegelaten tot de AV zijn alle leden van de vereniging. - Ieder lid ouder dan 16 jaar heeft één stem en jeugdleden jonger dan 16 jaar kunnen zich laten vertegenwoordigen door een van de ouders (c.q. voogd). - De vergadering kan zich laten adviseren door deskundigen. - Tenzij anders vermeld, worden toehoorders toegelaten. Taakomschrijving - Toetsen en vaststellen van het bestuursbeleid alsmede het uitoefenen van de bevoegdheden die krachtens de statuten en reglementen aan de algemene ledenvergadering zijn voorbehouden. - De AV bepaalt het aantal bestuursleden en kiest het algemeen bestuur (AB). - De AV kiest de leden voor de kascommissie. - De AV verleent goedkeuring aan het algemeen bestuur voor diverse onderwerpen. Zie hiervoor de statuten van SV Twello - De AV wordt minimaal één keer per jaar bijeen geroepen. - De AV stelt de begroting en jaarrekening op verenigingsniveau vast. - De agenda wordt minimaal twee weken van tevoren bekend gemaakt.

4.3.2

De Kascommissie

Samenstelling - De kascommissie bestaat uit twee leden, die geen deel mogen uitmaken van het algemeen bestuur of een afdelingbestuur. - De leden worden benoemd door de AV voor de duur van twee jaar en treden volgens een op te maken rooster af. Zij zijn slechts éénmaal herbenoembaar. - Eén van de leden fungeert als voorzitter. Taakomschrijving - Onderzoeken van de jaarrekening en de verantwoording daarvan aan het bestuur. - De kascommissie doet verslag van dit onderzoek aan de AV. - Na afloop van het boekjaar en vóór de ledenvergadering komen de leden bij elkaar om de bescheiden van de algemeen penningmeester te controleren en af te spreken op welke wijze het verslag voor de jaarvergadering wordt opgesteld. - De kascommissie doet verslag aan de Algemene vergadering. Goedkeuring door de AV van het jaarverslag en van de rekening en verantwoording strekt het algemeen bestuur tot décharge (ontheffing van aansprakelijkheid voor het gevoerde financiële beleid) voor alle handelingen, voorzover die uit de jaarstukken blijken.

4.3.3

Het Algemeen Bestuur

Samenstelling Het algemeen bestuur bestaat op grond van de statuten uit tenminste vijf meerderjarige personen. Gekozen is voor de volgende samenstelling: voorzitter, secretaris, penningmeester, coördinator marketing, coördinator PR en communicatie, coördinator facilitaire zaken, coördinator

Fusievoorstel

Pagina 18 van 33

5 februari 2006

vrijwilligersbeleid en coördinator sportzaken. Het algemeen bestuur kent een dagelijks bestuur, bestaande uit voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en penningmeester. Taakomschrijving - Het Algemeen Bestuur bepaalt het algemeen bestuursbeleid. Ieder lid kan hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld, tenzij hij/zij tevoren afstand heeft genomen van het te voeren beleid of aantoonbaar kan maken niet aansprakelijk te zijn. - Het AB is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taken van de diverse commissies, die door het AB zijn ingesteld. - Het AB legt verantwoording af in de AV van het door haar gevoerde bestuur. - Het AB roept de AV bijeen (minimaal 1x per jaar). - Het AB stelt de agenda vast voor de AV. - Het AB maakt een jaarverslag. - Mandaat ten behoeve van met name uitvoerende, dagelijkse zaken aan het DB wordt door het AB vastgesteld.

4.3.4

Het afdelingsbestuur voetbal (ABV)

Samenstelling Het voetbalbestuur bestaat uit: voorzitter, secretaris, penningmeester, coördinator technische zaken, coördinator PR en materiaal, coördinator jeugd, coördinator futsal. Voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijks bestuur van de afdeling (DBV). De coördinatoren vertegenwoordigen alle aandachtsvelden van de afdeling, te weten: - Pupillenvoetbal - Juniorenvoetbal - Damesvoetbal - Prestatief senioren, zaterdag en zondag - Recreatief senioren, zaterdag en zondag - G-voetbal - Futsal - Scheidsrechters - Public relations, website, clubblad, etc. - Materialen - Vrijwilligerszaken - Technische zaken Taakomschrijving - Het bestuur van de afdeling voetbal bepaalt het voetbalbeleid in al zijn verschijningsvormen en draagt zorg voor de uitvoering ervan. - Het ABV is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taken van de diverse commissies, die door het ABV zijn benoemd. - Het ABV legt verantwoording af in de algemene ledenvergadering van de afdeling van het door haar gevoerde bestuur en aan het AB. - Het ABV roept de afdelingsvergadering voetbal bijeen (minimaal 1x per jaar). - Het ABV stelt de agenda vast voor de afdelingsvergadering. - Het ABV (secretaris en penningmeester) maakt een jaarverslag. - De leden van het ABV verdelen de taken onderling, voorzover zij niet in functie zijn benoemd. - Mandaat ten behoeve van met name uitvoerende, dagelijkse zaken aan het DBV wordt door het afdelingsbestuur voetbal bepaald. Het DBV regelt in ieder geval de dagelijkse gang van zaken en coördineert het werk van de coördinatoren en de algemene zaken. Het DBV rondt de contractbesprekingen met de betaalde trainers af, nadat de coördinator technische zaken de besprekingen heeft gevoerd.

4.3.5

Het afdelingsbestuur gymnastiek (ABG)

Samenstelling Het afdelingsbestuur gymnastiek bestaat uit 10 personen te weten: voorzitter, secretaris, penningmeester, coördinator PR, coördinator Ledenadministratie, coördinator RG, coördinator Jazz, coördinator ICT/Website, coördinator Turnen en TZ , coördinator zalenhuur/accommodatie. Het dagelijks bestuur wordt gevormd door voorzitter, secretaris en penningmeester. Taakomschrijving Fusievoorstel

Pagina 19 van 33

5 februari 2006

-

Het bestuur van de afdeling gymnastiek bepaalt het gymnastiekbeleid in al zijn verschijningsvormen en draagt zorg voor de uitvoering ervan. Het ABG is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taken van de diverse commissies, die door het ABG zijn benoemd. Het ABG legt verantwoording af in de afdelingsvergadering van het door haar gevoerde bestuur en aan het AB. Het ABG roept de afdelingsvergadering gymnastiek bijeen (minimaal 1x per jaar). Het ABG stelt de agenda vast voor de afdelingsvergadering. Het ABG (secretaris en penningmeester) maakt een jaarverslag. De leden van het ABG verdelen de taken onderling, voorzover zij niet in functie zijn benoemd. Mandaat ten behoeve van met name uitvoerende, dagelijkse zaken aan het DBG wordt door het afdelingsbestuur gymnastiek bepaald. Het DBG regelt in ieder geval de dagelijkse gang van zaken en coördineert het werk van de coördinatoren en de algemene zaken. Het DBG rondt de contractbesprekingen met de betaalde trainers af, nadat de coördinator technische zaken de besprekingen heeft gevoerd.

4.3.6

Het afdelingsbestuur zaalsporten (ABZ)

Samenstelling Het afdelingsbestuur zaalsporten bestaat uit vier leden te weten: voorzitter, secretaris, penningmeester, coördinator sportzaken. Het afdelingsbestuur zaalsporten kent geen DB. Merk op: futsal valt onder het afdelingsbestuur voetbal. Taakomschrijving - Het ABZ is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taken van de diverse commissies, die door het ABZ zijn benoemd. - Het ABZ legt verantwoording af in de afdelingsvergadering van het door haar gevoerde bestuur en aan het AB. - Het ABZ roept de afdelingsvergadering bijeen (minimaal 1x per jaar). - Het ABZ stelt de agenda vast voor de afdelingsvergadering zaalsporten. - Het ABZ maakt een jaarverslag. - De leden van het ABZ verdelen de taken onderling, voorzover zij niet in functie zijn benoemd.

4.3.7

De Financiële commissie

Samenstelling

De penningmeester van het algemeen bestuur vormt samen met de overige penningmeesters de Financiële commissie en voert het financiële beleid uit. Taakomschrijving - Opstellen van de jaarlijkse begroting, jaarrekening en meerjarenramingen. - Opstellen van kwartaalrapportages. - Beheren en actueel houden van verzekeringsportefeuille. De ledenadministratie en de boekhouding zullen op één plaats bijgehouden worden. Uit deze administraties worden de gegevens aangeleverd aan de penningmeesters, coördinatoren, wedstrijdsecretariaat en overige belanghebbenden. Om een compleet beeld te krijgen is de Kascommissie hier ook bij gezet. Zij maakt vanwege haar noodzakelijk onafhankelijke status geen deel uit van de Financiële commissie. De Financiële commissie bepaalt zelf met welke frequentie zij bijeenkomt.

Fusievoorstel

Pagina 20 van 33

5 februari 2006

4.3.8

De Commissie sportzaken

Samenstelling

Het lid sportzaken van het AB vormt samen met de afdelingsvoorzitters de Commissie sportzaken. Taakomschrijving - Uitvoeren van het (technisch) algemeen sportbeleid. - Zorgdragen voor eenduidig medisch sportbeleid t.b.v alle sporters. - Zorgdragen voor eenduidig gebruik, inventarisatie, controle en aanschaf sport- en spelmaterialen en kleding. - Bewaken van het juiste gebruik van de clubkleuren t.a.v. sportkleding bij alle takken van sport. - Optimaal gebruik maken en uitwisselen van de aanwezige (technische) kennis en ervaring op gebied van de diverse sporten. - Inventarisatie, registratie en bijhouden van de sportopleidingen die aanwezig zijn en gevolgd worden waardoor uitwisseling mogelijk wordt tussen de trainers bij de diverse takken van sport. - Is ondersteunend aan de diverse sportafdelingen waardoor optimalisatie van sportprestaties mogelijk wordt. - Uitwisseling van aanwezig trainersmateriaal (cartotheken). - Opzetten van een verenigingsbrede gedragscode.

4.3.9

De Facilitaire commissie

Samenstelling

Het lid facilitair van het AB vormt samen met de coördinatoren kantinebeheer, terreinbeheer en gebouwenbeheer de facilitaire commissie. Taakomschrijving Coördinator Kantinebeheer (*) Bemensing bar

Inkoop en voorraadbeheer

Coördinator terreinbeheer Onderhoud voetbalvelden, handbalveld, parkeerplaatsen en groenvoorziening Onderhoud materieel sportvelden

Interne verenigingsactiviteiten

Onderhoud werkplaats/machines

Drank-en horecavergunning en overige wetgeving

Coördinator gebouwenbeheer Schoonmaak kleedkamers

Schoonmaak kantine en overige ruimten Onderhoud/reparaties verenigingsruimtes Regelgeving, vergunningen

(*) Deze functie wordt professioneel ingevuld. Om te beginnen op ½ FTE basis, groeiend evenredig met de stijging van de kantineomzet. NB: voorgaande opsommingen hebben betrekking op taken. Het betreft niet noodzakelijk personen.

Fusievoorstel

Pagina 21 van 33

5 februari 2006

4.3.10 De Commissie vrijwilligersbeleid Samenstelling

Het lid vrijwilligersbeleid van het AB vormt samen met de voorzitters van de afdelingsbesturen en het lid AB Facilitair de commissie vrijwilligersbeleid. Taakomschrijving - Het opstellen van de rechten en plichten van de vrijwilligers; - Het vastleggen van functiebeschrijvingen t.b.v. alle vrijwilligers; - De introductie, wervingen en selectie van vrijwilligers; - De begeleiding en scholing van vrijwilligers; - Het waarderingsbeleid; - De materiële voorzieningen; - Opstellen van de geschillen- en klachtenregeling; - De evaluatie van het vrijwilligersbeleid.

4.3.11 De Commissie Marketing, PR & Communicatie Samenstelling

De commissie Marketing, PR en Communicatie wordt gevormd door het lid AB Marketing, de coördinator sponsoring en de coördinator PR & communicatie. Taakomschrijving Coördinator Sponsoring Contracten Onderhoud en werving sponsoren Administratie, facturering en inning Onderhoud en werving donateurs

Coördinator PR & Communicatie Interne communicatie Externe communicatie IT Website Clubblad Infoboekje voor (nieuwe) leden Perscontacten

4.3.12 De Secretariaatscommissie Samenstelling Deze commissie bestaat uit: - Secretaris algemeen bestuur die als voorzitter optreedt; - Secretarissen en wedstrijdsecretarissen van de afdelingsbesturen. Taakomschrijving Zij vormen samen het secretariaat en dragen zorgen voor de afgesproken huisstijl, een geïntegreerd jaarverslag t.b.v. de Algemene Vergadering, (digitaal) archiveren van stukken op één plaats, notuleren van vergaderingen en aanleveren van relevante informatie voor het clubblad en de website.

Fusievoorstel

Pagina 22 van 33

5 februari 2006

4.3.13 De Activiteitencommissie Samenstelling De commissie wordt ingesteld door het algemeen bestuur. De omvang en invulling wordt nader bepaald door het algemeen bestuur. Taakomschrijving - Draagt zorg voor de nodige ontspanningsactiviteiten waardoor men elkaar eens in een informele sfeer ontmoet. De te organiseren activiteiten dienen als “smeerolie” tussen alle leden waardoor het ‘clubgevoel’ verstevigd wordt. - Is verantwoordelijk voor haar eigen budget en verantwoordt dit aan de penningmeester algemeen. - Stelt een jaarprogramma van activiteiten op voor de gehele vereniging. - Draagt zorg voor draaiboeken. - Overlegt met aanverwante commissies zoals de commissie facilitair en PR & Communicatie.

Fusievoorstel

Pagina 23 van 33

5 februari 2006

5 Financiën 5.1 Inleiding Huidige situatie Op dit moment is er een principeovereenkomst t.a.v. de exploitatie van het sportcomplex aan de Zuiderlaan, tussen het college B&W en de besturen van de verenigingen. Omdat de besturen niet wensten dat de inhoud van dit voorstel via de wandelgangen de leden van de beide verenigingen zou bereiken, is het college van B&W en de gemeenteraad verzocht betreffende informatie tijdelijk in vertrouwen te behandelen. B&W en gemeenteraad hebben hiermee ingestemd. Een en ander betekent dat de besturen de kans krijgen hun leden middels dit voorstel en een voorlichtingsavond op 23 januari in te lichten. Op 25 januari zal de inhoud van dit voorstel in een openbare raadsvergadering aan de orde komen. Op voorhand is niet zeker dat de gemeenteraad de standpunten van B&W zal overnemen. Dit betekent dat het navolgende in die context gelezen dient te worden. Historie Zuiderlaan Het is goed om nog even de historie van onze gang naar de Zuiderlaan terug te halen. Een samenvatting van de belangrijkste hier relevante momenten: In 1998 wordt door Twijnstra Gudde in overleg met de gemeente en de verenigingen Avanti en V&K het basisprogramma opgesteld. Gelijktijdig met het basisprogramma is ook een intentieovereenkomst tussen gemeente en verenigingen aan de raad voorgelegd. Deze intentieovereenkomst kent onder andere de volgende passages: ……….De verenigingen verklaren dat: 1. “zij de schadeloosstellingen voor de onroerende eigendommen op het huidige Achter ’t Holthuis zullen inbrengen in het nieuw aan te leggen sportpark.” ……...De gemeente verklaart dat: “zij (de gemeente) zal zorgdragen dat: 2. de lasten voor de verenigingen bij een met het huidige niveau vergelijkbaar voorzieningenniveau niet zullen toenemen en dat 3. over de meerwaarde van voorzieningen nadere afspraken gemaakt zullen worden, waarbij 4. de verenigingen in principe bereid zijn een evenredig deel daarin bij te dragen”. Raad en ledenvergaderingen gaan in 1998 akkoord met het basisprogramma en de intentieovereenkomst. In 2003 wordt het basisprogramma uit 1998 nog eens getoetst en het blijkt dat de beoogde hal niet zal voldoen voor het turnen. Dit leidt uiteindelijk tot een aanpassing van het basisprogramma met een turnhal (extra investering: € 1,3 miljoen). De gemeenteraad heeft twijfels over de exploitatie. Met 11 tegen 8 wordt een amendement van PvdA/D66/GL aangenomen. In dit amendement wordt voorgesteld in te stemmen met het bijgestelde basisprogramma onder de volgende voorwaarden: e 1. Sporthal en turnhal worden met uitzondering van de gronden, met ingang van het 3 exploitatiejaar voor € 1 overgedragen aan een nog in te stellen beheersstichting “Zuiderlaan”; 2. zodat de exploitatie van sporthal en turnhal volledig in handen is van een geprivatiseerde instelling; 3. waarbij de gemeente vanaf het moment van overdracht niet meer bijdraagt in de exploitatie van sporthal en turnhal In de tussenliggende periode (1998 – 2004) gaat alle aandacht uit naar het behalen van de gewenste bestemmingen aan Achter ´t Holthuis en aan de Zuiderlaan. Begin 2005 wordt aan het bureau Deloitte een advies gevraagd inzake de fiscale aspecten die aan de orde zijn bij een overdracht (voor een symbolisch bedrag) van de accommodatie aan een stichting. In mei 2005 wordt door Deloitte ingegaan op aanvullende vragen. Deze spitsen zich toe op de belaste exploitatie, de risico’s (financieel, juridisch en fiscaal als ook de waarborgen van de continuïteit in geval van faillissement) en de te nemen maatregelen om de risico’s voor zowel de gemeente, de verenigingen en de stichting i.o. tot een minimum te beperken. Deloitte adviseert gemeente het complex op commerciële wijze te (laten) exploiteren. Op deze wijze kan gemeente de BTW over de Fusievoorstel

Pagina 24 van 33

5 februari 2006

bouwkosten volledig als voorbelasting in aftrek brengen. Het gaat hierbij om een bedrag van ca. 1,2 miljoen euro. Gelijktijdig geeft de gemeente, op verzoek van de verenigingen en de stichting i/o, het bureau De VriesHaselhoff (DVH) opdracht te onderzoeken wat de gevolgen van een dergelijke commerciële exploitatie zouden zijn voor de begrotingen van de exploitant (is de stichting i/o) en de gemeente. DVH onderzoekt ook een reëel groeiscenario t.a.v. de bezettingsgraad van de beide hallen en de effecten op de begrotingen. In augustus wordt de concepteindrapportage aangeleverd. Na inzage in de rapportage van Deloitte en de tussenrapportage van DVH, reageren de verenigingen (eind september 2005) dat ook zij vanuit hun perspectief van maatschappelijke verantwoordelijkheid gevoelig zijn voor de € 1,2 miljoen aan baten die door de gemeenschap van de gemeente Voorst verkregen kunnen worden. Wel betreuren verenigingen dat het advies van DVH zo lang op zich heeft moeten laten wachten. De verenigingen zijn voorts van oordeel dat zij, gelet op de voorgeschiedenis, de partij zijn die met de gemeente de afspraken maakt over de exploitatie van het complex Zuiderlaan. In een overleg tussen gemeente en verenigingen wordt geconstateerd dat DVH weinig aandacht heeft geschonken aan de uitwerking van e.e.a. op de begrotingen van de verenigingen. Verenigingen en gemeente besluiten in een gezamenlijke exercitie deze begrotingen verder uit te werken. Dat gebeurt in de maanden november en december 2005. In december 2005 trekt de stichting i/o zich terug. Zij voelt zichzelf te lang buiten het onderhandelingsproces geplaatst. Tijdens het gezamenlijk (gemeente en verenigingen) doorrekenen van de begrotingen tekent zich een oplossing af die door beide partijen als haalbaar wordt geacht en die recht doet aan de oorspronkelijke intentieovereenkomst, de geest van het amendement van 2003 en de adviezen van Deloitte en DVH.

5.2 Principeovereenkomst Er is een principeovereenkomst tussen het college van B&W en de verenigingsbesturen. Overigens zal de gemeenteraad goedkeuring moeten geven aan in ieder geval de financiële aspecten van de overeenkomst. Op hoofdlijnen zijn de besturen het volgende overeengekomen: 1. Het eigendom van het gehele complex ligt gedurende de eerst drie volle exploitatiejaren bij de gemeente. 2. De verenigingen Avanti en V&K hebben het eerste gebruiksrecht (recht van eerste huurder). 3. De gemeente draagt bij in het exploitatietekort van de verenigingen gedurende de eerste drie volle exploitatiejaren. e 4. De verenigingen hebben de optie om na het 3 volle exploitatieseizoen het eigendom van de kantine c.a. te verwerven. 5. Om te voldoen aan condities waaronder terugvordering van BTW mogelijk is, dient voor het eigendom van de kantine een reële commerciële prijs betaald te worden. 6. De reeds getaxeerde waarde van de huidige verenigingseigendommen wordt bij verkoop door de gemeente, in mindering gebracht op de te taxeren waarde voor de kantine (inclusief magazijn, keuken, spoelkeuken en toiletten) aan de Zuiderlaan. In dat geval voldoet de transactie aan de voorwaarden als gesteld in de intentieovereenkomst uit 1998, punten (1), (3) en (4). 7. De overdracht van het eigendom van de kantine is geconditioneerd. Het zal moeten blijken dat verenigingen in staat zijn een gunstige exploitatie van de horeca te realiseren. Ook zullen voorwaarden worden opgenomen die het gebruik van de kantine t.b.v. het sportcomplex veiligstellen in geval de verenigingen geen gebruik meer van het complex wensen of, om financiële redenen, niet kunnen maken. 8. De verenigingen huren derhalve de eerste drie en een half jaar alle faciliteiten (inclusief kantine) van de gemeente en worden, overeenkomstig punt 3, financieel gecompenseerd voor corresponderende tekorten. 9. Verenigingen exploiteren de kantine in elk geval gedurende de tijdstippen dat de accommodatie geopend is. De inkomsten van de kantine zijn derhalve voor rekening van de vereniging. 10. T.a.v. de tariefstelling voor huur van de zalen (sporthal/turnhal en overig te huren ruimtes) worden de adviezen van het rapport van DVH gevolgd. Hiermee wordt tevens voldaan aan punt (2) van de intentieovereenkomst uit 1998. 11. De verenigingsmanager van de verenigingen krijgt een rol in de optimalisatie van de exploitatie.

Fusievoorstel

Pagina 25 van 33

5 februari 2006

12. De uitgangspunten voor de exploitatie/beheer zijn: - De kosten groot onderhoud van het complex liggen de komende 15 jaar bij de gemeente. - OZB gebruikersdeel en eigenaarsdeel van de kleedkamers en gebruikersdeel velden worden gesubsidieerd en komen voor rekening van de gemeente. Het vorenstaande is conform afronding deelproject Verzelfstandiging Sport (raadsbesluit 22-12- 2003). - De momenteel geldende berekeningswijze van de subsidie voor het ‘klein onderhoud’ van de velden is ook van toepassing op de Zuiderlaan. - De gemeente realiseert zich dat op dit moment (fusie, verhuizing, onderhandeling met de gemeente en operationele zaken) een zware aanslag op de vrijwilligersbijdrage van de verenigingen wordt gevraagd. De gemeente draagt daarom bij (financieel en mankracht), waar nodig, om een vlotte verhuizing van het Holthuis naar de Zuiderlaan te realiseren. 13. In de aanloopfase (eerste drie volle exploitatiejaren) zal onderzocht worden in hoeverre er van gemeente- en verenigingszijde behoefte is om een stichting in het leven te roepen. Tevens zal onderzocht worden welke rollen een dergelijke stichting zou kunnen vervullen. 14. Verenigingen en gemeente komen overeen dat de verenigingen transparant aan de gemeente zullen rapporteren over hun financiële situatie. Deze componenten van het principevoorstel zijn eind december en begin januari door de medewerkers van de gemeente en verenigingen nader uitgewerkt (zie volgende paragraaf). Dit geheel dient nog instemming te krijgen van de verenigingsleden (ledenvergadering van 30 januari) en de gemeenteraad (25 januari).

5.3 Nadere uitwerking principeovereenkomst In de laatste weken van december 2005 hebben besturen intensief overleg gevoerd met gemeente. De verenigingsbesturen en het college van B&W kunnen zich vinden in de volgende exploitatieopzet. Algemeen - Het sportcomplex is eigendom van de gemeente. - De vereniging huurt velden, zalen, kleedkamers, kantine en overige verenigingsruimtes van de gemeente. - De vereniging heeft het eerste gebruiksrecht. - De gemeente dekt de eerste drie jaar, binnen condities, de exploitatietekorten van de vereniging. - De thans te sluiten overeenkomst zal een geldigheid hebben van 3 volle exploitatiejaren. Na het derde volle exploitatiejaar zal er opnieuw een overeenkomst met de gemeente worden gesloten. - Indien de vereniging voldoet aan de gestelde condities kan zij na het derde (volle) exploitatiejaar besluiten de kantine alsmede enige verenigingsruimtes (het aantal is nog nader met de gemeente overeen te komen) aan te kopen. Hierbij geldt dat de waarde van het huidige verenigingsbezit op de aankoopsom in mindering gebracht mag worden. - De vereniging zal ernaar streven de bezettingsgraad van de hallen te optimaliseren. Deze taak komt bij de verenigingsmanager te liggen. - Beide partijen zijn het eens dat er binnen deze constructie ruimte is voor een stichting. De komende tijd zal wenselijkheid, vorm en rol van een dergelijke stichting nader onderzocht worden. Inkomsten Afgesproken is ten aanzien van de contributies het volgende beleid tot te passen: - Bij overgang naar de Zuiderlaan gaan de vereniging tegen gelijkblijvende contributie over. - Jaarlijks zal er een trendmatige verhoging worden doorgevoerd. - In het seizoen 2007/2008 zal een verhoging van 5% worden toegepast. - In het seizoen 2009/2010 zullen de contributies voor de gymnastiek met gemiddeld € 15 per lid verhoogd worden. - De verenigingen mogen van dit contributieregime afwijken zolang het resultaat minimaal gelijk is aan het resultaat na doorvoering van de vorige drie bepalingen. Ten aanzien van de horeca zal het volgende (prijs)beleid worden toegepast: - Alle kantine-inkomsten zijn voor de vereniging, ook bij externe activiteiten. - Voor een optimale exploitatie van de horeca zal een professionele medewerker worden. aangesteld. Om te beginnen parttime (50%) en in aanstelling evenredig groeiend met de toename van de horecaomzet. Deze medewerker is vooral ondersteunend aan de vrijwilligersorganisatie; hij/zij houdt zich bezig met zaken als organisatie, inkoop, horecavergunning, BTW, brandpreventie, dalurenbezetting, verdere wet- en regelgeving, etc. Fusievoorstel

Pagina 26 van 33

5 februari 2006

-

-

-

De verenigingsmanager zal proberen de bezetting van de hallen verder uit te breiden door verhuur aan derden. De huuropbrengsten zijn voor de gemeente, de extra horeca-inkomsten zijn voor de vereniging. Nota bene: de verenigingsmanager mag derde partijen aanbrengen; de huurcontracten worden met de gemeente gesloten. Bij de raming van de bezettingsgraad van de hallen is uitgegaan van het ‘groeimodel’ van DVH. Dit houdt een groei in van:
In 2006/2007 met 0%
In 2007/2008 met 19%
In 2008/2009 met 16%
In 2009/2010 met 0%
In 2010/2011 met 0%. Bij de overgang naar de Zuiderlaan blijven de horecaprijzen op het huidige niveau. Met ingang van het seizoen 2005/2006 zullen de prijzen (naast een trendverhoging) tot en met het seizoen 2010/2011, jaarlijks met 5% stijgen. Waar mogelijk, zullen aan derde partijen commerciële horecaprijzen worden doorberekend. Om de exploitatie na het derde volle exploitatiejaar sluitend te krijgen zal de horecaomzet fors moeten stijgen ten opzichte van het huidige niveau. Na correctie voor de doorgevoerde prijsstijgingen en trend, betekent dit een groei van:
In 2006/2007 met 7%
In 2007/2008 met 20%
In 2008/2009 met 8%
In 2009/2010 met 0%
In 2010/2011 met 0%.

Buitenschoolse opvang: - Deze activiteiten vinden plaats in de kantine. Deze inkomsten zijn derhalve voor de vereniging. - Er wordt vanuit gegaan dat de meerwaarde van de nieuwe locatie in de nieuwe overeenkomst met Kidsgear tot uiting zal komen. Sponsoren: - Over de inkomsten van de reclame-uitingen in de hallen zijn de volgende afspraken gemaakt:
De gemeente ontvangt een basisvergoeding van EUR 136,=/jaar (is geïndexeerd bedrag) voor de vaste borden. De rest van de inkomsten op de vaste borden is voor de vereniging
Sponsorinkomsten voor specifieke incidentele sportevenementen zijn voor de vereniging
Inkomsten uit naamsponsoring op de hallen en binnenkleedkamers worden 50/50 gedeeld tussen vereniging en gemeente
Inkomsten uit naamsponsoring van de buitenkleedkamers is voor de vereniging - Alle overige sponsorinkomsten zijn voor de vereniging. Onderhuur van verenigingsruimtes: - De verenigingen denken ongeveer 10% van de ruimtes niet nodig te hebben. Het gaat effectief om 2 ruimtes. Deze kunnen onderverhuurd worden. Subsidies: - De huidige subsidie op het onderhoud van de velden wordt gecontinueerd. Verhuur velden aan derden: - Deze inkomsten zijn voor de verenigingen Uitgaven - Alle kostenposten van de huidige situatie verhuizen mee naar de nieuwe situatie aan de Zuiderlaan. - Extra kosten ten opzichte van de huidige zijn:
½ FTE horecamedewerker
Na 2006 vervalt de subsidie op de verenigingsmanager. Deze kosten zijn dan geheel voor rekening van de vereniging.
Verhoging zaalhuur naar het huidige niveau van Jachtlust. Dat betekent overigens wel dat het om zwaar gesubsidieerde tarieven gaat.
Huur van kantine en verenigingsruimten. Deze huur wordt echter weer door de gemeente gesubsidieerd. Als de verenigingen besluiten na het derde volledige exploitatiejaar tot aankoop

Fusievoorstel

Pagina 27 van 33

5 februari 2006

van kantine en verenigingsruimtes over te gaan, dan vervallen deze kosten. Zo niet, dan bestaat de optie dat de subsidie zal door lopen.
Afschrijving inventaris kantine en verenigingsruimten (hoger dan nu). e
Jaarlijkse lasten van de aanschaf nieuwe (of 2 hands) grasmaaier (hoger dan nu). Inspanningen - Schoonhouden van kantine, verenigingsruimten en voetbalkleedkamers dient door vrijwilligers te geschieden. Deze situatie is dezelfde als nu. - De verantwoordelijkheid voor het onderhoud van de velden ligt bij de verenigingen. - Voor het beheer van de hallen stelt de gemeente minimaal 1 FTE medewerker ter beschikking. Mogelijk wordt dit beheer nog uitgebreid, afhankelijk van de zaalbezetting. Dekking exploitatietekort Het exploitatieresultaat voor de verenigingen is naar het huidige model: Seizoen Resultaat Vereniging Na dekking van de tekorten -

-

-

-

2006/2007

2007/2008

2008/2009

2009/2010

2010/2011

-102.000

-85.000

-65.000

-50.000

-41.000

0

0

0

0

9.000

De Gemeente verplicht zich de tekorten t/m het seizoen 2008/2009 te dekken. e Indien na het 3 volle exploitatiejaar niet tot aankoop van de kantine en enkele verenigingsruimten zou worden overgegaan, dan zou één van de mogelijke uitkomsten kunnen zijn dat gemeente (budgetneutraal) alleen de huurkosten compenseert. In dat geval zouden met de huidige e e begrotingsaannames de resultaten op het 4 en 5 volle exploitatiejaar respectievelijk nul en € 9000 zijn. Indien wel tot aankoop van de kantine en verenigingsruimten wordt overgegaan, dient zich een e nieuwe situatie aan die in het 3 volle exploitatiejaar beoordeeld zal moeten worden. Hierbij spelen de dan geldende taxatiewaarde, de verkoopbeperkende voorwaarden die de gemeente zal stellen en de rentelasten een belangrijke rol. De door gemeente verstrekte dekking op de tekorten in de eerste 3 volle exploitatiejaren, betreft een minimaal gegarandeerd bedrag. Indien de tekorten door extra inkomsten of minder uitgaven geringer zijn dan begroot, dan zijn deze inkomsten voor de vereniging. Tot een 15% slechtere exploitatie wordt door de gemeente zonder ingrijpen gecompenseerd. Indien de resultaten meer dan 15% slechter zijn dan begroot, dan verplicht de vereniging zich in overleg met gemeente, tot het nemen van adequate maatregelen. Dit extra tekort dient onmiddellijk zichtbaar te zijn gecompenseerd in de begroting van het opvolgende jaar Indien vereniging zich aan dit overleg onttrekt, of niet tot de overeengekomen maatregelen. overgaat, kan dit voor gemeente aanleiding zijn de subsidie op de tekorten in te trekken.

Fusievoorstel

Pagina 28 van 33

5 februari 2006

6 De vereniging als werkgever De volgende uitgangspunten en keuzes bepalen de positie van de werknemers binnen de nieuwe vereniging: - Het professionele kader moet voldoen aan de profielen zoals beschreven in de functiebeschrijvingen. Op dit moment zijn er 15 personen op een arbeidsovereenkomst in dienst van de sportverenigingen. Het betreft diverse trainers, verenigingsmanager, sportleider, terreinbeheerder. In de nabije toekomst zal daar een horecamedewerker aan toegevoegd worden. - Alle werknemers van de verdwijnende verenigingen zullen met behoud van alle rechten in dienst komen van de nieuwe vereniging. - Daar waar wenselijk, wordt een vrijwilligersvergoeding verstrekt op basis van een vrijwilligersovereenkomst. - De salarissen en/of vergoedingen worden uitbetaald conform de afspraken in de arbeidsovereenkomsten of vrijwilligersovereenkomsten. - In die gevallen, waarin er bewust gekozen is voor het aangaan van een formeel dienstverband en het afsluiten van een arbeidsovereenkomst, geldt dat de vereniging zich als een goed werkgever zal opstellen. Dit betekent onder meer, dat zij zal zorgen voor het tijdig afdragen van de sociale lasten en verzekeringspremies, het voeren van periodieke functioneringsgesprekken, het verstrekken van salarisspecificaties, etc.

Fusievoorstel

Pagina 29 van 33

5 februari 2006

7 Vrijwilligerswerk 7.1 Inleiding Het vrijwilligerswerk binnen de vereniging wordt in beginsel onverplicht en onbetaald georganiseerd. Onverplicht wil zeggen dat de vrijwilligers zelf kiezen om aan bepaalde activiteiten deel te nemen. Dit betekent echter niet dat het vrijblijvend is. Wederzijdse afspraken zullen in de toekomst in een vrijwilligersovereenkomst worden vastgelegd. Onbetaald wil zeggen dat er geen materiële beloning of betaling tegenover het werk staat. Gemaakte onkosten worden natuurlijk wel vergoed. Globaal zal het vrijwilligersbeleid worden vormgegeven als hierna weergegeven. Een nadere uitwerking vindt plaats voor 1 juli 2007.

7.2 Visie op vrijwilligerswerk De vereniging is een omnivereniging met ca. 1300 leden. Het reilen en zeilen van de vereniging blijft voor het grootste deel afhankelijk van de inzet van vrijwilligers. Gekozen wordt voor een zekere mate van professionalisering om de continuïteit en kwaliteit van de vereniging op langere termijn te kunnen waarborgen. Vrijwilligers zijn betrokken mensen. Vrijwilligers geven tijd, gebruiken daarvoor persoonlijke vaardigheden, zetten hun kwaliteiten in en doen dat op grond van persoonlijke interesse. De vrijwilliger wil gewaardeerd worden en niet het gevoel krijgen dat alles op zijn schouders terechtkomt en dat er alleen maar meer gevraagd wordt. Vrijwilligers krijgen een kader mee waarbinnen zij hun werk doen. Dat maakt duidelijk wat er van hen verlangd wordt en het maakt hen mogelijk om redelijk autonoom te werk te gaan. Alhoewel vrijwilligerswerk niet vrijblijvend is, maken vrijwilligers ook voortdurend de afweging of het past in hun tijdsbesteding.

7.3 Rechten en plichten van vrijwilligers De rechten van vrijwilligers zullen nader worden geformuleerd. Daarbij wordt rekening gehouden met de volgende zaken: - We houden rekening met de kwaliteiten en wensen van vrijwilligers. - Er is (bege-)leiding. - Er zijn voldoende werkruimtes en faciliteiten voor het uitvoeren van de toegewezen taak. - Er is een heldere organisatie en taakomschrijving. - De vrijwilligers krijgen een vergoeding voor de kosten die zij maken voor het werk. - Er is een dekkende wettelijke aansprakelijkheidsverzekering tijdens het werk voor schade of letsel aan derden en een verzekering voor het risico van ongeval van de vrijwilliger zelf. Ook de plichten zullen worden omschreven. Daarbij zijn in ieder geval de volgende zaken van belang: - Zij verbinden zich voor een vooraf overeengekomen aantal uren en periode. - Zij melden zich tijdig af bij verhindering en (indien vooraf afgesproken) zorgen zij voor vervanging - Zij nemen deel aan overleg over de taken. - Zij nemen de verantwoordelijkheid voor hun taken en houden zich aan de gemaakte afspraken - Zij vertegenwoordigen de vereniging op correcte wijze. - Zij accepteren (bege)leiding. - Zij zijn bereid tot werken in teamverband.

7.4 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Het maken van afspraken over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van vrijwilligers (en beroepskrachten) is van belang voor duidelijkheid in de organisatie en een goede samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Ook voor de organisatie wordt inzichtelijk welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden er zijn, welke uitgevoerd worden en welke niet.

7.5 Werving en selectie Bij werving en selectie van vrijwilligers gaat het er om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen. De bereidheid om actief te worden als vrijwilliger neemt misschien niet af maar organisaties moeten wel (veel) meer moeite doen om vrijwilligers aan te trekken. Bij werving is ook belangrijk geworden om uit te gaan van de wensen van de vrijwilliger en niet de werkzaamheden. Om te kunnen beschikken Fusievoorstel

Pagina 30 van 33

5 februari 2006

over een goed vrijwilligersbestand is een wervingsbeleid voor de sportvereniging noodzakelijk. Kenmerken van een dergelijk beleid kunnen zijn: - Bereidheid rekening te willen houden met wensen van vrijwilligers; - Centrale coördinatie en adequaat wervingsmateriaal; - Meer aandacht voor de opbrengstkant voor vrijwilligers; - De motieven en behoeften van de vrijwilliger zijn meer het vertrekpunt; - Opstellen van functiebeschrijvingen.

7.6 Introductie van vrijwilligers, begeleiding en scholing, waardering Doel van een introductie en inwerkperiode is een nadere kennismaking van de vrijwilliger(s) met het werk, andere medewerkers en met de organisatie in het geheel. Bij een goede introductie gaat het om kennismaking met de organisatie, het werk en de medewerkers. Het doel van de introductieperiode is dat de vrijwilliger ontdekt hoe hij het best tot zijn recht kan komen. Voor de organisatie is het belangrijk dat de vrijwilliger zo snel mogelijk op de overeengekomen taak inzetbaar is en optimaal kan functioneren. De directe begeleider is verantwoordelijk voor de introductie van de nieuwe vrijwilliger bij een afdeling en/of commissie. Hij maakt de vrijwilliger wegwijs, geeft taakinhoudelijke begeleiding en fungeert als praatpaal. De introductieperiode wordt afgesloten met een evaluatiegesprek. Dit gesprek wordt gevoerd met in ieder geval de directe begeleider. Ter afsluiting van de proefperiode wordt een samenwerkingsovereenkomst door vrijwilliger en organisatie getekend. Mocht de samenwerking niet naar tevredenheid verlopen en is na bijstelling van afspraken het eindresultaat niet naar wens, dan wordt op correcte wijze afscheid van elkaar genomen. Naast persoonlijke begeleiding is het van belang dat er voor “nieuwkomers” een introductiepakket over de organisatie beschikbaar is. Goede begeleiding van vrijwilligers is nodig om hen te stimuleren, te ondersteunen, te overleggen en zonodig aan te spreken op taken, die (niet) gedaan worden. Ook biedt het de mogelijkheid om met de vrijwilliger te praten over persoonlijk ideeën en wensen voor de toekomst. De scholing of deskundigheidsbevordering moet passen bij het type organisatie, het soort vrijwilligers, het werk wat gedaan wordt en de omgeving waarin de organisatie functioneert. Daarbij komen in ieder geval de volgende zaken aan de orde: - Wie is verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilligers? - Hoe verloopt de inhoudelijke aansturing? - Welke deskundigheden zijn vereist voor het werken als vrijwilliger in de organisatie? Tegenover het doen van vrijwilligerswerk staat geen salaris. Vrijwilligers moeten het vooral hebben van leuk werk, prettige werkomstandigheden, goede sfeer en waardering voor hun inzet. Vaak gaat het om kleine dingen: een positieve houding, attent zijn, zorgvuldig communiceren en laten merken dat de inzet van vrijwilligers gewaardeerd wordt.

7.7 Informatie en inspraak Interne communicatie en inspraak bevordert de betrokkenheid van de vrijwilligers bij de organisatie en levert de organisatie informatie op over de ideeën, wensen en behoeften van de vrijwilligers. Naast de algemene informatievoorziening biedt de organisatie vrijwilligers inspraak/medezeggenschap op zaken die hun werk, de werkvoorwaarden en de positie van vrijwilligers in het algemeen aangaan.

7.8 Geschillen- en klachtenregeling Bij spanningen, klachten en conflicten tussen vrijwilligers onderling of tussen vrijwilligers en beroepskrachten kan een geschillenregeling uitkomst bieden.

7.9 Evaluatie Vrijwilligersbeleid maken is één; achterhalen of dit beleid daadwerkelijk uitgevoerd wordt en of de gewenste doelstelling gerealiseerd worden, is twee. Het leren van de praktijk leidt tot een continu proces van beleidsvorming.

Fusievoorstel

Pagina 31 van 33

5 februari 2006

8 Communicatie en sponsoring 8.1 Communicatie Communicatie, werving en sponsoring zijn begrippen die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Externe communicatie is hét middel om potentiële leden en potentiële ‘derde gebruikers’ van het sportcomplex te benaderen. Goede externe communicatie profileert de vereniging en het sportcomplex. Een duidelijk zichtbaar profiel in dorp, regio en verdere omstreken maakt het aantrekkelijk voor sponsoren om een verbintenis met de vereniging aan te gaan. Goede interne communicatie is tevens van levensbelang. Iedereen moet het gevoel hebben op de hoogte te zijn. Een goede interne communicatie draagt bij tot begrip en motivatie van leden en vrijwilligers. Tevreden leden en vrijwilligers zorgen voor een positief imago van de vereniging.

8.2 Maar nu op een andere schaal…. We zullen aan de Zuiderlaan, en eigenlijk al eerder, op een andere schaalgrootte over communicatie moeten nadenken. Het sportcomplex, met de beide hallen, 6 hoogwaardige sportvelden, een handbalveld en een voortreffelijk geoutilleerde horecavoorziening, bieden mogelijkheden die onvergelijkbaar zijn met de oude situatie. Die mogelijkheden dienen we maximaal te benutten! Dit betekent dat we de organisatie rond de commissie ‘Marketing, PR & Communicatie’ op een haast professionele wijze zullen moeten gaan inrichten. Dat kan goed omdat we ons verzekerd weten van de professionele bijdrage van de verenigingsmanager die als een van haar hoofdtaken heeft om de exploitatieopbrengst van het sportcomplex te maximaliseren. Maar het vraagt ook om een optimale bijdrage van leden en vrijwilligers. We zullen in de nabije toekomst veel aandacht schenken aan dit deel van de vereniging. Op deze plaats hoeven we niet in te gaan op de diverse communicatiemiddelen. Presentatiegids, website, reclamefolders, acties, publicaties e.d. of sponsormogelijkheden als: reclameborden, kledingsponsoring, ‘pakketsponsoring’, ‘Club van Honderd’, omroepreclame, zaalsponsoring, kleedkamersponsoring, etc., liggen voor de hand. Graag laten we het over aan de creativiteit van de commissie ‘Marketing, PR & Communicatie’ om hier wat moois van te maken.

Fusievoorstel

Pagina 32 van 33

5 februari 2006

Twello, 12 januari 2006 L.H.M.Evers

J.H. Vorselman-Pas

J.T.Kamphuis

J.H. van ’t Zand

D.A. van Amerongen

E.R. Taroenodikromo

T.W. Nijhof

S.H. te Wechel

J.A.Rasing

J.E.M. Bloemers

W.G. de Greeff-de Jonge

H. Vos

Fusievoorstel

Pagina 33 van 33