BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM

AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM RAPPORTAGE VAN RESULTATEN naar aanleiding van de certificeringsaudit op 18 JUNI 2008.

OPGESTELD DOOR: Stichting Certificering Openbare Bibliotheken AUDITOR: DRS G. BUIST

INHOUDSOPGAVE

AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN

1

1

INLEIDING

3

2

AANPAK

3

3

RESULTATEN OP HOOFDLIJNEN

4

4

ADVIES M.B.T. CERTIFICERINGSBESLUIT

5

AANBEVELINGEN EN FOLLOW-UP

BIJLAGE 1: BEVINDINGEN PER ONDERDEEL UIT DE CERTIFICERINGSNORM


2

1

INLEIDING

Op basis van overeenstemming tussen de Vereniging Openbare Bibliotheken en de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) over de eisen en procedure met betrekking tot certificering is in juni 2006 het proces van certificering formeel van start gegaan. Het primaire doel van certificering is het toetsen van de kwaliteit van de openbare bibliotheek op basis van minimumeisen teneinde vast te stellen of de organisatie als volwaardig partner kan functioneren in het netwerk van openbare bibliotheken. Daarmee is certificering een voorwaarde om te kunnen (blijven) functioneren in het netwerk van openbare bibliotheken en biedt het minimumgaranties voor landelijk netwerkkwaliteit. Daarnaast is de procedure van certificering erop gericht om de kwaliteit van het netwerk van openbare bibliotheken te ontwikkelen en te verbeteren. Als referentiekader voor certificering worden de eisen uit de Certificeringsnorm voor Openbare Bibliotheken gehanteerd, zoals deze na overleg met VNG op 26 juni 2006 in de ledenvergadering van de Vereniging Openbare Bibliotheken definitief zijn vastgesteld. De certificeringsnorm is beschikbaar via de website van het Certificeringsbureau (www.bibliotheekcertificaat.nl) dat verantwoordelijk is voor de administratieve en logistieke organisatie van het certificeringsproces. In het kader van de landelijke afspraken met betrekking tot certificering heeft op 18 juni een audit plaatsgevonden bij Bibliotheek Naarden-Bussum. In deze rapportage worden de resultaten van deze certificeringsaudit beschreven. Na een korte schets van de gevolgde aanpak (hoofdstuk 2) wordt op basis van de bevindingen uit de audit een samenvatting van de resultaten gegeven (hoofdstuk 3). In hoofdstuk 4 wordt het advies met betrekking tot het certificeringsbesluit toegelicht en beargumenteerd. Hoofdstuk 5 bevat de aanbevelingen naar aanleiding van de resultaten en beschrijft het vervolgtraject.

2

AANPAK

Voorafgaand aan de audit heeft Bibliotheek Naarden-Bussumop verzoek van het Certificeringsbureau documenten aangeleverd die vanuit de certificeringsnorm relevant zijn. Op basis van de toegezonden documentatie heeft de auditor de auditdag voorbereid en hiervoor in afstemming met B ibliotheek Naarden-Bussum een auditprogramma samengesteld. Als onderdeel van dit auditprogramma zijn naast individuele gesprekken met leidinggevende functionarissen op verschillende beleidsterreinen ook groepsgesprekken met medewerkers ingepland. Daarnaast is er tijdens de auditdag gelegenheid geweest voor de auditor om de bibliotheek fysiek te aanschouwen. Aan het einde van de auditdag heeft de auditor op hoofdlijnen zijn beeld vanBibliotheek Naarden-Bussum en de belangrijkste bevindingen ten aanzien van conformiteit met de certificeringsnorm mondeling aan de directeur teruggekoppeld. De audit vond plaats op de hoofdvestiging van de Bibliotheek Naarden-Bussum te Bussum en op de nevenvestiging te Naarden. In Bijlage 1 van deze rapportage zijn op basis van de aangeleverde documentatie en de resultaten tijdens de auditdag de bevindingen per onderdeel uit de certificeringsnorm beschreven.


3

3

RESULTATEN OP HOOFDLIJNEN

In dit hoofdstuk worden de resultaten per onderdeel van de certificeringsnorm op hoofdlijnen gepresenteerd. Voor meer details over bevindingen met betrekking tot specifieke eisen uit de certificeringsnorm wordt verwezen naar Bijlage 1. ALGEMEEN BEELD De Bibliotheek Naarden-Bussum is tot stand gekomen na de fusie van de afzonderlijke bibliotheken in Bussum en Naarden. De Bibliotheek speelt een belangrijke rol in het openbare leven van beide gemeenten. Bedrijfsmatig en klantgericht staat de bibliotheek midden in de samenleving. Er wordt nauw samengewerkt met andere organisaties zoals de VVV, de Volksuniversiteit en cultureel centrum ’t Spant. Met de verspreiding van kennis en cultuur draagt de Bibliotheek Naarden-Bussum bij aan de educatie, zelfontwikkeling, actief burgerschap en ontspanning van de inwoners van beide gemeenten. De Bibliotheek is volop in ontwikkeling. Onlangs is de Bibliotheek nog verbouwd. Innovatie krijgt volop aandacht. Daartoe is een vernieuwingsagenda opgesteld. Uitstraling en enthousiasme van medewerkers en directie worden concreet aan de hand van een expliciete visie, missie en strategie. Zeker na uitvoering van de op stapel staande plannen is de bibliotheek goed uitgerust voor de toekomst.

LEIDERSCHAP, BELEID EN STRATEGIE Bij de Bibliotheek Naarden-Bussum is sprake van een doordachte missie en visie ten aanzien van het bibliotheekwerk. De richtlijnen voor openbare bibliotheken blijken hier duidelijk te leven. Een vernieuwingsagenda is uitgewerkt dmv diverse vernieuwingsplannen. Er is sprake van op de lokale context afgestemd beleid op het terrein van personeel, collecties, spreiding van voorzieningen, innovatie, onderhoud/inrichting van vestigingen, doelgroepen en andere samenwerkingspartners. Het meerjarenbeleidsplan is afgeleid van missie en visie en wordt vertaald in werkplannen. De werkplannen zijn SMART geformuleerd. Daarnaast is de bibliotheek Naarden-Bussum een actieve partner in het netwerk van openbare bibliotheken en draagt hiertoe onder meer bij door haar participatie in Al@din en zoek&boek. Op het gebied van kwaliteitszorg is geen INK-bepaling uitgevoerd. In de dagelijkse werkpraktijk blijkt kwaliteitszorg wel voldoende te leven. De plan-do-check-act cyclus wordt daarbij gehanteerd

MANAGEMENT VAN MEDEWERKERS Het personeelbeleid krijgt voldoende aandacht en is afgeleid van missie, visie en strategie. Er zijn functiebeschrijvingen van alle aanwezige functies en medewerkers worden op verzoek bijgeschoold. Een opleidingsplan ontbreekt. Op het gebied van deskundigheidsbevordering wordt nog niet voldaan aan de eis om 3 % van de brutoloonsom te besteden aan opleiding en ontwikkeling

MANAGEMENT VAN MIDDELEN Uit schriftelijke en mondelinge bronnen blijkt dat de Bibliotheek Naarden-Bussum haar dienstverlening op basis van interactie met diverse lokale samenwerkingspartners afstemt op de lokale situatie. Er is sprake van formeel spreidingsbeleid en als onderdeel daarvan is de samenhang duidelijk tussen de soort en hoeveelheid vestigingen en hun specifieke dienstverleningsniveau’s . De beide vestigingen van de bibliotheek Naarden-Bussum voldoen aan de eisen mbt openingstijden. Vanuit alle vestigingen is er via de website toegang tot het dienstverleningsniveau van de bibliotheek. Op het gebied van collectiebeleid is er nog geen sprake van cijfermatig uitgewerkte collectiedoelstellingen en –profielen. Hiervoor bestaan wel plannen. Op het gebied van specifieke voorzieningen heeft de Bibliotheek Naarden- Bussum een actief doelgroepenbeleid met regelmatige activiteiten voor scholieren,


4

jongeren en senioren. In beide vestigingen zijn hiervoor voorzieningen beschikbaar. Op alle werkplekken is er de mogelijkheid van tekstverwerking en internetgebruik. Hoewel er aandacht is voor de toegankelijkheid van digitale voorzieningen, is er nog geen formele erkenning volgens de Richtlijn Drempels weg. De nieuwe website zal daaraan wel voldoen. Het innovatiebeleid is afgestemd op missie, visie en lokale context. Dit beleid is zichtbaar in een vernieuwingsagenda. De eis om minimaal 5 % van de totale exploitatie te besteden aan innovatie wordt gehaald.

MANAGEMENT VAN PROCESSEN Er is sprake van activiteitsplannen waarin taken en activiteiten zijn vastgelegd. De Bibliotheek Naarden-Bussum beschikt over zowel een schriftelijke gedragscode als over een schriftelijk vastgelegde klachtenregeling. Collectievorming vindt nu nog niet plaats met vastgelegde collectieprofielen. Hiertoe bestaan wel plannen. Momenteel wordt 9 % van de collectie jaarlijks vervangen. In 2009 zal dat 12 % zijn. Door middel van folders en via de website zijn tarieven en gebruiksvoorwaarden voor klanten beschikbaar. Jeugd tot 18 jaar heeft helaas geen contributievrijdom. Vanuit alle vestigingen worden gebruikers in de gelegenheid gesteld om materialen te lenen en te raadplegen. Op het gebied van informatievoorzieningen is er een protocol voor de de afhandeling van vragen. Voor Al@din is de aard en de hoeveelheid van werkzaamheden aantoonbaar aan de hand van onderliggende contracten.

TEVREDENHEID VAN KLANTEN EN PARTNERS De Bibliotheek Naarden –Bussum heeft voor beide vestigingen een klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd op basi van het door de VOB ontwikkelde standaardonderzoek. Op basis van het uitgevoerde onderzoek is een stappenplan met verbeteracties geformuleerd. De tevredenheid van relevante partners wordt onderzocht. Benchmarking met landelijke cijfers heeft nog niet plaats gevonden omdat landelijke benchmarkingsgegevens nog niet beschikbaar zijn gesteld.

TEVREDENHEID VAN MEDEWERKERS De Bibliotheek Naarden-Bussum houdt minimaal eens in de vier jaar een enquête onder het personeel. Niet alle aspecten van het VOB onderzoek worden hierbij onderzocht. Benchmarking met landelijke cijfers heeft nog niet plaats gevonden, omdat landelijke gegevens nog niet beschikbaar zijn gesteld

TEVREDENHEID VAN BESTUUR EN FINANCIERS De Bibliotheek Naarden-Bussum heeft de resultaatafspraken met de subsidiegevers vastgelegd en stelt periodiek gegevens beschikbaar over de realisatie ervan. Het is aantoonbaar dat de Bibliotheek Naarden-Bussum deze resultaten en plannen voor verbeteracties ter kennis brengt aan de subsidiegevers. Daarnaast voldoet de Bibliotheek Naarden-Bussum aan de eisen mbt de financiele verantwoording en toont dit aan dmv een accountantsverklaring. De positie van de Bibliotheek Naarden-Bussum als partner op het terrein van cultuur, educatie en sociale cohesie is herkenbaar geformuleerd


5

4 ADVIES M.B.T CERTIFICERINGSBESLUIT. Op basis van de auditbevindingen uit Bijlage 1 heeft de auditor de voorliggende auditrapportage opgesteld. Naar aanleiding hiervan brengt de auditor het volgende bindende advies uit aan het bestuur van de Stichting Certificering Openbare Bibliotheken. Gezien het aantal en de aard van de geconstateerde afwijkingen van de certificeringsnorm adviseert de auditor om de Bibliotheek Naarden-Bussum het certificaat te verlenen.

5. AANBEVELINGEN TER VERBETERING Hoewel Bibliotheek Naarden-Bussum op de meeste onderdelen uit de certificeringsnorm voldoet aan de gestelde eisen, wordt aanbevolen om richting volgende certificeringsnorm in ieder geval te werken aan de bevindingen met het predikaat”niet-conform(NC)”en “niet conform maar voldoende (NCV) uit Bijlage 1. Daarnaast doet de auditor uw bibliotheekorganisatie nog de volgende aanbevelingen ter verbetering: - Het verdient aanbeveling om 3 % van de brutoloonsom te besteden aan opleiding en ontwikkeling. - Ook verdient het aanbeveling om daartoe een scholingsplan op te stellen. - Verder raden wij u aan om met schriftelijke collectieprofielen te gaan werken. - Ook raden wij u aan om in de toekomst bij medewerkerstevredenheidsonderzoek gebruik te gaan maken van het daartoe door de VOB ontwikkelde Vragenformulier. - Tenslotte raden wij u aan om te streven naar contributievrijdom voor jongeren onder de 18 jaar Bij een volgende audit zal met name naar de voortgang van deze verbeterpunten gekeken worden.


6

BIJLAGE 1: BEVINDINGEN PER ONDERDEEL UIT DE CERTIFICERINGSNORM In deze bijlage worden per onderdeel uit de certificeringsnorm de bevindingen van de auditor beschreven. Voor iedere eis uit de certificeringsnorm wordt aangegeven wat de bevinding is en welke bewijsvoering de auditor daarvoor heeft gezien. Aan iedere bevinding wordt een oordeel gehangen, te weten: Conform (C) Dit betekent dat de bibliotheek voldoet aan de eis uit de certificeringsnorm. Niet-conform maar voldoende (NCV) Dit betekent dat de bibliotheek formeel (nog) niet voldoet aan de eis uit de certificeringsnorm, maar wel als voldoende wordt beoordeeld. Het predikaat ‘voldoende’ wordt in dit verband alleen gegeven indien: o de bibliotheek blijk geeft van gefundeerde gedachtevorming met betrekking tot de betreffende eis o de bibliotheek aantoont dat dit binnen de bibliotheek breed bekend is en gedragen wordt o de bibliotheek aantoont dat de uitwerking/implementatie van de betreffende eis binnen 6 maanden plaats zal vinden. Niet-conform (NC) Dit betekent dat de bibliotheek niet voldoet aan de eis uit de certificeringsnorm.


7

1

LEIDERSCHAP, STRATEGIE EN BELEID

Normeis 1. Werkt de bibliotheek vanuit een schriftelijk vastgelegde misse, visie en strategie (MVS))?

Bewijs Beleidsplan 2005-2008 Concept beleidsplan 2009-2012

Bevinding(en) Oordeel De bibliotheek werkt vanuit een schriftelijke C missie, visie en strategie Er is een meerjarenbeleidsplan

C

3. Is er een koppeling tussen MVS en MJP?

MJP 2004-2008 Concept MJP 2009-2012 MJP

Er is een koppeling tussen MVS en MJP

C

4. Sluit het MJP aan op relevante maatschappelijke ontwikkelingen en politieke keuzen?

MJP 2005-2008 Concept MJP 2009-2012

Het MJP sluit aan op relevante maatschappelijke C ontwikkelingen

5. Is er een actuele vernieuwingsagenda?

Diverse documenten Interview MJP 2004-2008 Concept MJP 2009-2012

Er is een actuele vernieuwingsagenda

7. Wordt het MJP jaarlijks vertaald in een operationeel beleidsplan?

Jaarplannen 2005tm 2008

Het MJP wordt jaarlijks operationeel beleidsplan

8. Zijn op basis van het MJP SMART doelstellingen geformuleerd?

MJP 2004-2008

Op basis van het MJP zijn SMART doelstellingen Geformuleerd

2. Is er een meerjarenbeleidsplan (MJP)?

6. Is de huidige en gewenste positie tov de Richtlijn geëxpliciteerd?

C

De huidige en gewenste positie tov de richtlijn is C geëxpliciteerd vertaald

in

C

9. Heeft de bibliotheek personeelsbeleid als onderdeel MJP 2009-2012 van het operationeel beleidsplan (of dmv Diverse verslagen MT-overleg verwijzing)? Organogram

De bibliotheek heeft onderdeel van het MJP

10. Heeft de bibliotheek collectiebeleid als onderdeel van het operationeel beleidsplan (of dmv verwijzing)?

Beleidsplan 2009-2012 Notitie omwerken collectieonderdelen

De bibliotheek heeft collectiebeleid als onderdeel C van het operationeel beleidsplan

11. Heeft de bibliotheek spreidingsbeleid als onderdeel van het operationeel beleidsplan (of dmv verwijzing)?

Beleidsplan 2009-2012 (concept)

De bibliotheek heeft spreidingsbeleid onderdeel van het operationeel beliedsplan

als C

12. Heeft de bibliotheek innovatiebeleid als onderdeel van het operationeel beleidsplan (of dmv verwijzing)?


De bibliotheek heeft innovatiebeleid onderdeel van het operationeel beleidsplan

als C

13. Heeft de bibliotheek beleid mbt onderhoud en inrichting van vestigingen als onderdeel van het


De bibliotheek heeft beleid mbt onderhoud en C inrichting van vestigingen


personeelsbeleid

een C

als C

8

Normeis operationeel beleidsplan (of dmv verwijzing)? 14. Is er beleid vastgesteld tav relevante doelgroepen? 15. Is er beleid vastgesteld tav samenwerkingspartners binnen de lokale context? 16. Ontwikkelt de bibliotheek op basis van dit beleid activiteiten in een netwerk met lokale samenwerkingspartners?

Bewijs

Oordeel


Er is beleid tav relevante doelgroepen met name C Tav scholieren Beleidsplan 2009-2012(concept) Er is beleid vastgesteld tav C Afspraken met VVV, Volksuniversiteit, samenwerkingspartners binnen de lokale context Kinderopvang, ’t Spant, en het Filmhuis Beleidsplan 2009-2012 (concept) De bibliotheek ontwikkelt op basis van dit beleid C Activiteiten in een netwerk van lokale samenwerkingspartners

17. Levert de bibliotheek een actieve bijdrage in het netwerk van openbare bibliotheken?

Interviews

18. Voert de bibliotheek afspraken uit zoals in de algemene ledenvergadering van VOB vastgesteld?

Interviews

19. Worden de principes van kwaliteitszorg toegepast (Plan-Do-Check-Act)?

Bevinding(en)

De bibliotheek levert een actieve bijdrage in de C vorm van onder meer zoek& boek, al@din en Makkelijk lezen plein De bibliotheek conformeert zich aan het VOB- C beleid

Interview

De principes van kwaliteitszorg worden toegepast C

20. Wordt het INK-managementmodel gebruikt? (voorkeur, niet verplicht)

Interview

Het INK-model wordt niet gebruikt

21. Is kwaliteitszorg onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering?

Interviews

Kwaliteitszorg is een onderdeel van de dagelijkse C bedrijfsvoering


NCV

9

2.1

MANAGEMENT VAN MEDEWERKERS - PERSONEELSBELEID

Normeis 22. Is er schriftelijk vastgelegd personeelsbeleid?

Bewijs Beleidsplan 2009-2012 (concept) Verslagen MT Notitie aanpassing organisatie

Bevinding(en) Er is schriftelijk vastgelegd personeelsbeleid

Oordeel C

23. Is het personeelsbeleid afgestemd op de MVS?


Het personeelsbeleid is afgestemd op de MVS

C

24. Is als onderdeel van het personeelsbeleid beleid vastgesteld (evt dmv verwijzing) tav taakinhoud en deskundigheid?

Functieomschrijvingen

Er is beleid vastgesteld tav taakinhoud en C deskundigheid

25. Is als onderdeel van het personeelsbeleid beleid vastgesteld (evt dmv verwijzing) tav deskundigheidsbevordering?

Interview

Mensen kunnen de opleidingen volgen, Die noodzakelijk zijn.

NCV

26. Is als onderdeel van het personeelsbeleid beleid vastgesteld (evt dmv verwijzing) tav mobiliteit (tijdelijke of periodieke wisseling of verbreding van functie en taken)?

Interview

ER is geen mobiliteitsbeleid vastgesteld.

NC

27. Is er beleid tav vrijwilligers geformuleerd?

Interview

Er is beleid tav vrijwilligers geformuleerd. Deze doen alleen additionele werkzaamheden

C

28. Inzet van vrijwilligers leidt niet tot verdringing van betaalde formatie

Interview

Inzet van vrijwilligers leidt niet tot verdringing Van betaalde formatie.

C


10

2.2

MANAGEMENT VAN MEDEWERKERS – TAAKINHOUD EN DESKUNDIGHEID

Normeis 29. Zijn er functieprofielen beschikbaar? 30. Zijn de medewerkers gekwalificeerd op basis van eisen met betrekking tot voor de functie relevante beroepsopleiding, kennis en vaardigheden?

Bewijs Functieomschrijvingen Interview

31. Hebben medewerkers belast met inlichtingenwerk Interview de beroepsopleiding op minimaal MBO-niveau? 32. Beschikken medewerkers van de front-office over Interview vaardigheden in de omgang met relevante doelgroepen, zoals kinderen, jongeren, ouderen

2.3

Bevinding(en) Er zijn functieomschrijvingen tot 2007 In 2008/2009 worden deze vernieuwd De medewerkers zijn voldoende gekwalificeerd Voor hun functies

Oordeel C C

Medewerkers belast met inlichtingenwerk C hebben een beroepsopleiding op minimaal MBO-niveau Medewerkers van de front-office beschikken C over vaardigheden in de omgang met relevante doelgroepen

MANAGEMENT VAN MEDEWERKERS – DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING

Normeis 33. Wordt minimaal 3% van de brutoloonsom besteed aan opleiding en ontwikkeling (inclusief kapitalisering van de tijd)?

Bewijs Begroting

Bevinding(en) Oordeel 1 % van de brutoloonsom wordt aan opleiding NC en ontwikkeling besteed

34. Zijn er plannen mbt opleiding en ontwikkeling?

Interview

ER zijn geen opleidingsplannen. Wel kan men noodzakelijke cursussen volgen


NCV

11

3.1

MANAGEMENT VAN MIDDELEN - DIENSTVERLENINGSNIVEAU

Normeis 35. Is het dienstverleningsniveau vastgesteld en afgestemd op de lokale context?

Bewijs Foldermapje Website

Bevinding(en) Oordeel Het dienstverleningsniveau is vastgesteld op de C lokale context

36. Is het spreidingsbeleid vastgesteld en afgestemd op de lokale context?

Beleidsplan

Het spreidingsbeleid is vastgesteld afgestemd op de lokale context

en C

37. Zijn de openingstijden vastgesteld en afgestemd op de lokale context?

Foldermapje Beleidsplan

De openingstijden zijn vastgesteld afgestemd op de lokale context

en C

38. Is de wijze van communicatie over producten en Interview diensten vastgesteld en afgestemd op de lokale Observatie context?

De wijze van communicatie over produkten en C diensten is vastgesteld en afgestemd op de lokale context

39. Is er schriftelijk vastgelegd spreidingsbeleid?


Er is schriftelijk vastgelegd spreidingsbeleid

40. Is er als onderdeel van het spreidingsbeleid vaststelling en argumentatie tav soort en hoeveelheid vestigingen en servicepunten? 41. Is er als onderdeel van het spreidingsbeleid vaststelling en argumentatie tav specifieke dienstverleningsniveaus van vestigingen en servicepunten? 42. Is er als onderdeel van het spreidingsbeleid vaststelling en argumentatie tav de onderlinge samenhang van vestigingen en servicepunten? 43. Is er (virtuele) toegang tot de dienstverleningsniveaus vanuit alle vestigingen en servicepunten

Beleidsplan 2005-2008 Beleidsplan 2009-2012 (concept)

Er is vaststelling en argumentatie tav soort en C hoeveelheid vestigingen en servicepunten


Er is vaststelling en argumentatie tav specifieke C Dienstverleningsniveaus van vestigingen en servicepunten


Er is vaststelling en onderlinge samenhang servicepunten Er is (virtuele) dienstverleningsniveau’s en servicepunten

Interview Observatie

C

argumentatie tav de C van vestigingen en toegang tot de C vanuit alle vestigingen

44. Zijn de openingstijden van de vestigingen relevant?

Klanttevredenheidsonderzoek Foldermapje 45. Bedragen de openingstijden minimaal 15 uur per Foldermapje week per vestiging?

De openingstijden van de vestigingen zijn C relevant De vestigingen zijn minimaal 15 uur per week C geopend

46. Zijn de openingstijden relevant?

NVT er zijn geen servicepunten

NVT

NVT er zijn geen servicepunten

NVT

van

de

servicepunten NVT

47. Bedragen de openingstijden minimaal 4 uur per week per servicepunt?

NVT


12

3.2

MANAGEMENT VAN MIDDELEN - COLLECTIEBELEID

Normeis 48. Is er schriftelijk vastgelegd collectiebeleid?

Bevinding(en) Er is schriftelijk vastgelegd collectiebeleid

Oordeel C

49. Is het collectiebeleid afgestemd op MVS?:

Bewijs Beleidsplan 2009-2012 (concept) Notitie omwerken collectieonderdelen Beleidsplan 2009-2012

Het collectiebeleid is afgestemd op MVS

C

50. Is het collectiebeleid afgestemd op de bevolkingssamenstelling?

Beleidsplan Notitie omwerken collectieonderdelen

Het collectiebeleid is bevolkingssamenstelling

51. Is het collectiebeleid afgestemd op de collectie in de lokale en/of provinciale regio?

Regionaal beleidsplan Gooi & Vechtstreek

Het collectiebeleid is afgestemd op de regio

52. Heeft over het collectiebeleid afstemming met Boekenlijst Volksuniversiteit relevante partners in het netwerk plaatsgevonden? Interview 53. Is er (virtuele) toegang tot grafische, audiovisuele en Observatie digitale informatiebronnen voor gebruikers in alle vestigingen en servicepunten? 54. Participeert de bibliotheek in Bibliotheek.nl op basis Interview. van specifieke afspraken over aard en hoeveelheid Documenten Al@din van werkzaamheden?


afgestemd

op

de C

C

Over het collectiebeleid heeft afstemming met C relevante partners in het netwerk plaats gevonden Er is (virtuele) toegang tot grafische, C audiovisuele en digitale informatiebronnen voor gebruikers in alle vestigingen Bibliotheek participeert in bibliotheek .nl Op basis van specifieke afspraken

C

13

3.3

MANAGEMENT VAN MIDDELEN – SPECIFIEKE VOORZIENINGEN

Normeis 55. Ontvangt de bibliotheek relevante doelgroepen mbt de culturele en educatieve functie? 56. Beschikt de bibliotheek over specifieke voorzieningen voor de ontvangst van groepen?

Bewijs Jaarplannen 2005-2008

Bevinding(en) De bibliotheek ontvangt relevante doelgroepen Zoals scholieren en senioren

Interview Observatie

De bibliotheek beschikt over specifieke C voorzieningen voor de ontvangst van groepen Zoals een computerruimte en lesruimten De bibliotheek voldoet niet aan de regels volgens NC Het ITS-symbool

57. Voldoet de toegang voor invaliden aan regels zoals Interview gesteld ten behoeve van het certificaat Observatie ‘Internationaal Toegankelijkheids Symbool (ITS)’.

Oordeel C

58. Zijn er werkplekken voor gebruikers met de Interview mogelijkheid van tekstverwerking en Observatie internetgebruik?

Er zijn werkplekken met de mogelijkheid van C tekstverwerking en internetgebruik

59. Voldoen de digitale voorzieningen aan accessibility- Interview regels zoals volgens de Richtlijn Drempels weg?

De nieuwe website zal voldoen aan de NCV accessibilityregels volgens de Richtlijn Drempels weg


14

3.4

MANAGEMENT VAN MIDDELEN – INNOVATIE

Normeis 60. Is er schriftelijk vastgelegd innovatiebeleid?

Bewijs Beleidsplan 2005-2008 Beleidsplan 2009-2012(concept) Beleidsplan 2005-2008 Beleidsplan 2009-2012 (concept) Beleidsplannen

Bevinding(en) Er is schriftelijk vastgelegd innovatiebeleid

Oordeel C

Het innovatiebeleid is afgestemd op de MVS

C

Beleidsplannen Interview

Het innovatiebeleid is afgestemd op de lokale C context

64. Is innovatie is aantoonbaar gericht op een of Beleidsplannen meerdere van onderstaande aspecten: Interview a. Vernieuwing en verbetering van de vijf kernfuncties b. Vernieuwing en verbetering van bedrijfsvoering c. Vernieuwing en verbetering in het kader van kwaliteitszorg en tevredenheidsonderzoek bij klanten en medewerkers

De innovatie is aantoonbaar gericht op de drie C genoemde aspecten

65. Wordt minimaal 5% van de exploitatie besteed aan Begroting innovatie (inclusief kapitalisering van tijd)? Interview

Minimaal 5 % van de exploitatie wordt besteed C aan innovatie

66. Is dit aantoonbaar aan de hand van projectplannen Beleidsplannen en daaraan gekoppelde toedeling van budgetten en Verslagen MT tijd? Interview

Dit is aantoonbaar projectplannen

61. Is het innovatiebeleid afgestemd op MVS? 62. Is het innovatiebeleid afgestemd op de vernieuwingsagenda? 63. Is het innovatiebeleid afgestemd op de lokale context?


Het innovatiebeleid vernieuwingsagenda

is

afgestemd

aan

de

op

hand

de C

van C

15

4.1

MANAGEMENT VAN PROCESSEN – ALGEMEEN

Normeis 67. Zijn taken en activiteiten vastgelegd in werkplannen?

Bewijs Jaarplannen 2005-2008

Bevinding(en) Taken en activiteiten werkplannen

68. Wordt de dienstverlening in een servicepunt aangestuurd vanuit een vestiging?

NVT

NVT Er zijn geen servicepunten

NVT

69. Is er een schriftelijk vastgelegde gedragscode?

Medewerkerssite

Er is een schriftelijk vastgelegde gedragscode

C

70. Is er een schriftelijk vastgelegde klachtenregeling?

Foldermapje Website : idee of klacht

Er is een klachenregeling


zijn

schriftelijk

vastgelegd

Oordeel in C

vastgelegde C

16

4.2

MANAGEMENT VAN PROCESSEN – COLLECTIEVORMING

Normeis 71. Vindt collectievorming plaats met behulp van een vastgelegd collectieprofiel?

Bewijs Beleidsplan 2009-2012(concept) Interview

Bevinding(en) Oordeel Collectievorming vindt nu nog niet plaats met NCV collectieprofielen. Hiertoe bestaan wel concrete plannen De collectieprofielen worden straks afgestemd NCV op de MVS

72. Is het collectieprofiel afgestemd op MVS?

Beleidsplan 2009-2012

73. Is het collectieprofiel afgestemd op de bevolkingssamenstelling?

Beleidsplan 2009-2012 Interview

De collectieprofielen worden straks afgestemd NCV op de bevolkingssamenstelling

74. Is het collectieprofiel afgestemd op de collectie van andere bibliotheken in de lokale en/of provinciale regio, zodanig dat gezamenlijk een totale collectie aangeboden wordt?


Het collectieprofiel wordt straks afgestemd op NCV de collectie van andere bibliotheken

75. Is het collectieprofiel gebaseerd op marktonderzoek Klantentevredenheidsonderzoek waarbij voor alle informatiebronnen indicatoren zijn Interview geformuleerd?

Het collectieprofiel wordt straks afgestemd op Marktonderzoek

NCV

76. Wordt het collectieprofiel jaarlijks geëvalueerd en bijgesteld?

Het collectieprofiel wordt straks jaarlijks Geevalueerd en bijgesteld

NCV


77. Wordt de fysieke collectie jaarlijks gemiddeld met Interview minimaal 10% vervangen? 78. Is het vervangingspercentage per collectieonderdeel gespecificeerd in het collectieprofiel?

Interview


9 % van de fysieke collectie wordt NCV momenteel vervangen. Dat wordt binnenkort 12% Het vervangingspercentage per NC collectieonderdeel is niet gespecificeerd in het collectieprofiel

17

4.3

MANAGEMENT VAN PROCESSEN – UITLEEN

Normeis 79. Zijn de tarieven en gebruikersvoorwaarden voortdurend beschikbaar voor klanten en andere belanghebbenden?

Bewijs Foldermapje Website

Bevinding(en) Oordeel De tarieven en gebruikersvoorwaarden zijn C voortdurend beschikbaar voor klanten en andere belanghebbenden

80. Is er afstemming in de regio m.b.t. uitleentermijn?

Regionaal beleidsplan Gooi & Vechtstreek

81. Is er afstemming in de regio m.b.t. het aantal te lenen media?

Regionaal Beleidsplan Gooi & Vechtstreek

Er is afstemming in de regio mbt de C uitleentermijn Er is afstemming in de regio mbt het aantal te C lenen media

82. Is er afstemming in de regio m.b.t. de prijsstelling?

Regionaal Beleidsplan Gooi & Vechtstreek

Er is afstemming in de regio mbt de prijsstelling

C

83. Geldt voor jeugd tot 18 jaar contributievrijdom?

Foldermapje

Jeugd tot 18 jaar heeft geen contributievrijdom

NC

84. Ligt bij afwijking van deze regel een gemeentelijk besluit ten grondslag?

Interview

Hieraan ligt een gemeentelijk besluit ten C grondslag

85. Bedraagt bij afwijking van deze regel de contributie voor jeugd maximaal 50% van de contributie voor personen die 18 jaar of ouder zijn?

Foldermapje

Jeugd betaalt meer dan 50 % van de contributie NC Voor personen die 18 jaar of ouder zijn

86. Is er mogelijkheid tot uitlening en raadpleging van Interview elders aanwezige collectie? Observatie

4.4

Er is mogelijkheid tot uitlening eb raadpleging C van elders aanwezige collectie

MANAGEMENT VAN PROCESSEN – INFORMATIEDIENSTVERLENING

Normeis 87. Hanteert de bibliotheek een schriftelijk vastgelegd protocol voor de afhandeling van vragen, waarin in ieder geval de doorverwijzing naar een back-office geregeld wordt?

Bewijs Protocol van vraagafhandeling

88. Participeert de bibliotheek in Al@din op basis van Documenten Al@din specifieke afspraken over aard en hoeveelheid van werkzaamheden


Bevinding(en) Oordeel De bibliotheek hanteert een schriftelijk C vastgelegd protocol van vraagafhandeling

De bibliotheek participeert in Al@din

C

18

5

TEVREDENHEID VAN KLANTEN EN PARTNERS

Normeis 89. Voert de bibliotheek minimaal eens per vier jaar een onderzoek uit naar de tevredenheid van relevante klantgroepen?

Bewijs KTO Interview

Bevinding(en) Oordeel De bibliotheek voert minimaal eens per vier C jaar een KTO uit

90. Maakt de bibliotheek hierbij gebruik van het door de KTO VOB hiertoe ontwikkelde standaardonderzoek, ter Interview verkrijging van en ter vergelijking met landelijke kengetallen? (voorkeur, niet verplicht)

De bibliotheek maakt daarbij gebruik van het C door de VOB ontwikkelde standaardonderzoek

91. Is het onderzoek gericht op aspecten m.b.t. KTO dienstverlening? Interview

Dit onderzoek is gericht op aspecten mbt C dienstverlening

92. Is het onderzoek gericht op aspecten m.b.t. KTO producten? Interview

Dit onderzoek is gericht op aspecten mbt C produkten

93. Is het onderzoek gericht op aspecten m.b.t. KTO locatie/accommodatie? Interview

Dit onderzoek is gericht op aspecten mbt C locatie/accommodatie

94. Is het onderzoek gericht op aspecten m.b.t. lokaal KTO relevante componenten? Interview

Dit onderzoek is gericht op aspecten mbt C lokaal relevante componenten

95. Vergelijkt de bibliotheek de uitkomsten van het gebruikersonderzoek met landelijke gegevens?

Deze normeis is tijdens de certificertingstermijn niet van toepassing

96. Vergelijkt de bibliotheek de uitkomsten van het gebruikersonderzoek met lokaal relevante gegevens?

Interview

97. Stelt de bibliotheek verbeterplannen op met Deze normeis is tijdens de betrekking tot de terreinen waar de uitkomsten meer certificeringstermijn niet van toepassing dan 5% onder het gemiddelde scoren? 98. Onderzoekt de bibliotheek in hoeverre relevante partners tevreden zijn over de mate waarin zij haar verplichtingen nakomt?

Interview


eerste NVT

NVT

De bibliotheek vergelijkt de uitkomsten van C het gebruikersonderzoek met lokaal relevante gegevens eerste NVT

NVT

De bibliotheek onderzoekt in hoeverre C relevante partners tevreden zijn over de mate waarin zij haar verplichtingen nakomt

19

6

TEVREDENHEID VAN MEDEWERKERS

Normeis 99. Voert de bibliotheek mimimaal eens per vier jaar een onderzoek uit naar de tevredenheid van haar medewerkers?

Bewijs

Bevinding(en)

Oordeel

Formulier personeelsenquete Interview

De bibliotheek voert een maal in de vier Jaar een onderzoek uit naar de tevredenheid Van haar medewerkers

C

100. Maakt de bibliotheek hierbij gebruik van het door de Interview VOB hiertoe ontwikkelde standaardonderzoek, ter Formulier verkrijging van en ter vergelijking met landelijke kengetallen? (voorkeur, niet verplicht)

De bibliotheek maakt hierbij nog geen gebruik NC Van het hiertoe door de VOB ontwikkeld standaardonderzoek

101. Is het onderzoek gericht op aspecten m.b.t. Interview benutting capaciteiten, opleidingsen Formulier ontwikkelingsmogelijkheden?

Dit onderzoek is mede gericht op opleidings C en ontwikkelingsmogelijkheden

102. Is het onderzoek gericht op aspecten m.b.t. Interview communicatie met de leiding en tussen/binnen Formulier afdelingen?

Dit onderzoek is niet gericht op aspecten mbt NC communicatie met de leiding en tussen/binnen afdelingen

103. Is het onderzoek gericht op aspecten m.b.t. Interview waardering van de werkomstandigheden? Formulier

Het onderzoek is niet gericht op aspecten mbt NC waardering van de werkomstandigheden

104. Is het onderzoek gericht op aspecten m.b.t. lokaal Interview relevante componenten? Formulier

Het onderzoek is wel gericht op aspecten mbt C lokaal relevante componenten

105. Vergelijkt de bibliotheek de uitkomsten van het Deze normeis is tijdens de medewerkerstevredenheidsonderzoek met certificeringstermijn niet van toepassing landelijke gegevens?

eerste NVT

NVT

106. Stelt de bibliotheek verbeterplannen op met Deze normeis is tijdens de betrekking tot de terreinen waar de uitkomsten meer certificeringstermijn niet van toepassing dan 5% onder het gemiddelde scoren?

eerste NVT

NVT


20

7

TEVREDENHEID VAN BESTUUR EN FINANCIERS

Normeis 107. Heeft de bibliotheek op basis van overeenstemming met bestuur en subsidiegever meetbaar vastgelegd welke resultaten gerealiseerd dienen te worden?

Bewijs Goedkeuring Beleidsplan Vergadering Gemeenschappelijke Raad

Bevinding(en) Oordeel De bibliotheek heeft meetbaar vastgelegd C welke resultaten gerealiseerd dienen te worden

108. Verschaft de bibliotheek periodiek gegevens met betrekking tot de realisatie van afgesproken resultaten?

Interview Jaarverslagen

DE bibliotheek verschaft periodiek gegevens Mbt de realisatie van afgesproken resultaten

109. Verschaft de bibliotheek periodiek gegevens met betrekking tot andere relevante kengetallen?

Interview

De bibliotheek verschaft periodiek gegevens C mbt andere relevante kerngetallen

110. Zijn hierover afspraken gemaakt met bestuur en subsidiegever?

Interview

Hierover zijn afspraken gemaakt met bestuur C en subsidiegever

111. Worden de resultaten van klanttevredenheidsonderzoek ter kennis gebracht van bestuur en subsidiegever?

Interview

De resultaten van het KTO worden ter kennis Gebracht van bestuur en subsidiegever

C

112. Worden deze resultaten vergezeld van plannen voor Interview verbeteracties?

Deze resultaten worden plannen voor verbeteracties

113. Voldoet de bibliotheek aan geldende wetgeving en branchespecifieke afspraken met betrekking tot financiële verantwoording?

DE bibliotheek voldoet aan geldende C wetgeving mbt financiele verantwoording

Jaarrekening 2007

114. Is de positie van de bibliotheek als gemeentelijk Programmabegroting 2008 Naarden en Bussum partner op het terrein van cultuur, educatie en 2008 sociale cohesie herkenbaar gedefinieerd?


vergezeld

C

van C

De positie van de bibliotheek als gemeentelijk C partner op het terrein van cultuur en educatie Is herkenbaar gedefinieerd

21

BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM

Recommend Documents