Bestuursrapportage 2011. 2
Toonaangevend in belastingen "een aantal stappen verder
Opstelier Datum Verefe
Bram van Bilsen 22-11-2011 Berap 2011-2 (def tbv ws).doc
Lococensus-Tricijn Gemeenschappelijk Belastingkantoor
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave Voorwoord Leeswijzer 1 Organisatie 1.1 Missie, visie en strategie 1.2 Strategie en beleid 1.3 Personeelsmanagement 1.4 Procesmanagement 1.5 Management van middelen 2 Resultaat 2.1 Medewerkers 2.2 Opdrachtgevers 2.3 Maatschappij 2.4 Bestuur en financiers 3 Leren - verbeteren - vernieuwen Bijlage A Lijst met gebruikte afkortingen Bijlage B Voortgang heffing en inning ten behoeve van de individuele waterschappen
2
2 3 4 5 5 5 8 8 10 12 12 13 15 16 17 18 18 19 19
Voorwoord Voor u ligt de bestuursrapportage 2011-2 van het GBLT. Deze tweede bestuursrapportage verslaat de periode van 1 april 2011 tot en met 31 augustus 2011. De bestuursrapportage is een tussentijdse rapportage van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur. De rapportage gaat over de realisatie van de plannen uit de begroting van de GBLTorganisatie en de realisatie op de heffing en inning van de belastingen ten behoeve van de opdrachtgevers. Bij deze rapportage wordt daarom voor elk waterschap afzonderlijk een bijlage toegevoegd met de voor dat waterschap van belang zijnde gegevens over de heffing en de inning van de belastingaanslagen. In de bestuursrapportage zelf wordt een cumulatief overzicht over de stand van zaken met betrekking tot de heffing en inning van de belastingaanslagen ten behoeve van de deelnemers gegeven. In de afgelopen periode hebben veel gebeurtenissen plaatsgevonden en zijn vele beslissingen genomen die passen in de dynamiek van een groeiende organisatie. Zo zijn er vele contacten gelegd met organisaties waarmee in de toekomst mogelijk samen kan worden gewerkt, is fase 2 van de ontwikkeling van de interne organisatie onder de naam GBLT NeXt in gang gezet, een nieuwe belastingapplicatie aangekocht en is er een nieuwe telefooncentrale aangeschaft waarmee op de beide locaties kan worden gewerkt. Deze bestuursrapportage staat op 14 november 2011 ter vaststelling door het algemeen bestuur geagendeerd. Daarna kan deze bestuursrapportage dienen om de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling te informeren over de bedrijfsvoering binnen het GBLT en de ten behoeve van de deelnemers geleverde prestaties. De bestuursrapportage is zowel beleidsinhoudelijk als financieel van karakter.
Zwolle/Harderwijk, 24 oktober 2011 Namens het dagelijks bestuur, De directeur,
De voorzitter,
B.S.C. Groeneveld
mw. J.M.P. Moons
3
Leeswijzer De bestuursrapportage is opgebouwd vanuit de elementen van het INK managementmodel. In dit model zijn, daar waar mogelijk, elementen gebruikt uit het model van Investors in People (liP). Hieronder is het gehanteerde managementmodel schematisch weergegeven.
Ric hten Missie/visie
Inrichten Procesmanagement
Verachten Prestatiernanagement
Medewerkers
Ondernemingsresulteten
LeliteriC4aik.
(bestuurfflnanclets)
Maatsehapplj
` 1, •ut
Organisatie
Resultaat
Leren, verbeteren en vemieuwen ben
hten Informatiemanagement
act
Her(in)richten Verbetermanagernent
Achtereenvolgens kent de rapportage de volgende hoofdstukken: 1. Organisatie In dit onderdeel komen de onderwerpen "Leiderschap" en "Strategie en beleid" aan de orde. Ook worden de in het INK managementmodel genoemde managementaspecten besproken. 2. Resultaat Onder deze noemer wordt verslag gedaan over prestaties van de organisatie ten behoeve van de medewerkers, de opdrachtgevers, de maatschappij en het bestuur. 3. Leren, verbeteren en vernieuwen
4
1 Organisatie In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de wijze waarop de organisatie koers houdt en wordt gemnspireerd tot voortdurende verbetering. De bestaansredenen voor de organisatie (missie) zijn gedefinieerd en de visie daarop is ontwikkeld die de unieke kracht van de organisatie schetst. De strategie die daarbij met het oog op de toekomstige ontwikkelingen zal worden gevolgd, wordt voortdurend met de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling afgestemd. Directie en afdelingsmanagers stemmen de interne organisatie van hun afdelingen hierop af en zijn zichtbaar bij de rnissie, de visie en de strategie betrokken.
1.1 Missie, visie en strategie De missie, de visie en strategie zijn voor de organ isatie als volgt vastgesteld. Missie
Wij heffen en innen belastingen en geven uitvoering aan de wet WOZ voor lokale overheden, tegen zo laag mogelijke kosten.
Visie
Lococensus-Tricijn: Toonaangevend in Belastingen. Toonaangevend betekent voor ons: • Richtinggevend, onderscheidend, origineel en wij tonen lef, trots en passie. • Wij hebben een goede prijs/kwaliteitverhouding in onze primaire taken, producten en diensten; • Wij zijn continu op zoek zijn naar inhoudelijke verbetering en vernieuwing van (werk-) processen; • Wij zijn klantgericht; • Wij optimaliseren de schaalvoordelen van de organisatie door samenwerking met andere overheden; • Wij zijn een lerende organisatie waarbij medewerkers kansen krijgen om zich te ontwikkelen in het kader van persoonlijke en organ isatorische groei.
Strategie Onze hoofddoelstellingen en strategie tot 2015 zijn: 1. 2. 3.
Onze processen zijn zodanig ingericht dat wij maximaal heffen, optimaal innen en de wet WOZ uitvoeren tegen minimale kosten (Operational Excellence). De contacten met de burgers zijn daarbij betrouwbaar en respectvol. Wij hebben samenwerkingsovereenkomsten met minimaal 8 gemeenten en/of met andere overheden/samenwerkingsverbanden, waarvan een 100.000+ gemeente.
1.2 Strategie en beleid 1.2.1 Interne ontwikkelingen Strategisc he groei
In de strategie van de organisatie ligt besloten dat tussen het ontstaan van het GBLT op 1 januari van dit jaar en 2015 de samenwerking op het gebied van belastingen wordt uitgebreid met 8 andere partners, waaronder een gemeente met meer dan 100.000 inwoners.
Gemeenten Dronten, Leusden en Nilkerk In het kader van de samenwerking per 1 januari 2013 met de gemeenten Dronten, Leusden en Nijkerk is in februari van dit jaar een projectorganisatie ingericht. Deze bestaat uit een stuurgroep, die verantwoording aflegt aan de besturen van de betrokken organ isaties, een projectgroep en een vijftal werkgroepen. De werkgroepen zijn inmiddels met de aan hen toegewezen thema's aan de slag.
5
De totale kosten van het project worden eenmalig geraamd op E 360.000,--, waarvan de helft voor rekening komt van het GBLT. Naar aanleiding van de eerste bestuursrapportage van dit jaar (BERAP 2011-1) is een project budget beschikbaar gesteld van E 180.000,--. De samenwerking binnen het project met de diverse actoren verloopt voorspoedig. De uitvoering verloopt zowel operationeel, als financieel conform planning. De verwachting is dat de gestelde doelen met deze integratie per 1 januari 2013 voor het GBLT en de gemeenten behaald gaan worden. Gemeente ZwoHe Het GBLT (voorheen Lococensus) en de gemeente Zwolle hebben in 2009 een quick scan laten uitvoeren naar de mogelijkheden van samenwerking op het gebied van belastingheffing, belastinginning voor beide organisatie en het uitvoeren van taken in het kader van de Wet waardering onroerende zaken ten behoeve van de gemeente Zwolle. De algemene conclusie was dat er positieve indicaties zijn om samen te werken. De besluitvorming bij de gemeente Zwolle bevindt zich in een eindstadium. Doorontwikkelinq organisatie binnen het primaire proces In de afgelopen maanden hebben directie en MT uitgangspunten en kaders vastgesteld voor de doorontwikkeling van het GBLT naar 2015 en verdere jaren. Om de realisatie hiervan vorm te geven is een project gestart onder de naam GBLT NeXt. Uitqanqspunten en kaders voor GBLT NeXt; 1. Wij werken fysiek (overwegend) vanuit éen locatie. 2. Vorm en inhoud van de organisatie worden volgens de principes van lean management bepaald door: - efficientie en kwaliteit van processen; - het denken in termen van toegevoegde waarde 3. De organisatie kent een platte structuur met korte communicatielijnen; 4. Focus op de klantorientatie. Om deze optimaal te kunnen benutten/ dan wel in te zetten, worden zowel de contacten als de rechtstreekse werkzaamheden t.b.v. de burger/bedrijf in beginsel in een organisatorische eenheid ondergebracht (l e lijn) en specialistische taken (bv. omwille van de techniek of kennis) worden in de 2e lijn georganiseerd. 5. Wij benutten waar mogelijk Het Nieuwe Werken in het werkgebied. Verandertraject Om de doorontwikkeling van de organisatie te kunnen realiseren, is gekozen voor een aparte veranderorganisatie naast de staande organisatie, mede om zorg te dragen voor stabiliteit in de uitvoering van de core-business. Na een aanbesteding is de firma Rijnconsult als partner gekozen om GBLT te begeleiden bij de vormgeving. Er is inmiddels een veranderteam samengesteld, bestaande uit leidinggevenden en medewerkers, aangestuurd en begeleid door een projectleider van Rijnconsult. Eind september is het team van start gegaan met de opdracht. Deze luidt (verkort): stel een concreet transitieplan op, waarmee de organische transitie naar een eigentijdse, efficiente en kwalitatief hoogwaardige frontoffice-backoffice-organisatie in de periode september 2011-maart 2012 kan worden gerealiseerd, zodat de nieuwe setting vanaf januari 2013 operationeel is. In het transitieplan is rekening gehouden met de gestelde uitgangspunten en kaders. De medewerkers worden bij de uitwerking zoveel mogelijk betrokken. Klantenteams Als eerste stap naar de beoogde nieuwe organisatie worden per 1 november op beide locaties klantenteams ingericht. In het derde kwartaal zijn de voorbereidingen hiertoe getroffen. Voor de dienstverlening aan burgers betekent dit o.a. dat de telefonische openingstijden op beide locaties per 1 januari van 9.00 tot 17.00 uur zullen zijn. Om professioneel te kunnen werken zal aan "kanaalsturing" worden gedaan: burgers zullen zoveel mogelijk naar de efficientere en goedkopere digitale kanalen worden verwezen (internet en e-loket-functies).
0900- belastingtelefoonnummer(s) Het invoeren van een gratis belastingtelefoonnummer werkt deze ontwikkeling tegen en is tegelijk duur, zowel in telefoniekosten, als in afhandelingskosten. Daarom wordt niet hiervoor gekozen. Tegelijkertijd wil de organisatie niet verdienen aan een belastingnummer. Daarom zullen per 1 januari 2012 de belastingtelefoonnummers van Lococensus en Tricijn voor belastingbetalers bereikbaar zijn
6
tegen lokaal tenet Hier was in de begroting 2012 in voorzien waardoor dit niet leidt tot een begrotingswijziging in Berap I 2012. Huisvestingsvisie
In de planning was opgenomen dat voor 1 juli 2011 een modulair opgebouwde huisvestingsvisie zou worden ontwikkeld, waarbinnen een aantal varianten zouden zijn opgenomen, zodat ontwikkelingen binnen het primaire proces snel gevolgd zouden kunnen worden. In afwachting van de planvorming ten aanzien van de doorontwikkeling van de organisatie en in lijn met de afspraken met de medewerkers zijn op beide locaties de huurovereenkomsten verlengd tot uiterlijk 1 januari 2015. In 2013 zal begonnen worden met het formuleren van de huisvestingsvisie op een locatie per 1 januari 2015. leTvisie
Onder meer onder invloed van de vele ontwikkelingen binnen de organisatie die op het vlak van ICT momenteel plaatsvinden is besloten meer tijd te nemen voor de lenge termijn ICT visie. In de tweede helft van 2011 zullen in samenwerking met een externe partij de onderzoeksvragen zijn geformuleerd. In de eerste helft van 2012 kan de visie tot stand worden gebracht waarna in de tweede helft van 2012 de lenge termijn visie bestuurlijk kan worden vastgesteld. Belastingapplicatie
Het project TAX-i ligt op het moment van schrijven van deze bestuursrapportage stil. Intern is gezocht naar alternatieve oplossingen. Deze zoektocht heeft op 28 maart jl. geleid tot het besluit van het algemeen bestuur van het GBLT om zelfstandig een Europese aanbestedingsprocedure te starten ten behoeve van een geIntegreerde belastingapplicatie voor zowel gemeenten als waterschappen. De Europese aanbestedingsprocedure is inmiddels afgerond en de opdracht is aan Centric gegund. De eerste implementatieactiviteiten zijn in augustus gestart en lopen door tot het voorjaar van 2013. Op 1 januari 2013 is een stabiel en functionerend belastingpakket in gebruik, dat naast de waterschapsbelastingen ook de gemeentelijke belastingen op een geintegreerde wijze uitvoert.
1.2.2 Externe ontwikkelingeli Meeliftaanslagen
In maart van dit jaar heeft het bestuur het voorstel stoppen meeliften met Vitens per 1 januari 2012 geaccordeerd Om dit te realiseren is er een project gestart. Doelstelling van het project is: • Het per 1 januari 2012 heffen en innen van aanslagen zuiveringsheffing, verontreinigingsheffing en watersysteemheffing ingezetenen voor de locaties Harderwijk en Zwolle middels IBS • Het gebruik van automatische incasso voor deze aanslagen. • De aanslagen op te nemen in Mijn Loket ten behoeve van verzoek- en bezwaarprocedures. • Het op het juiste aantal brengen van de benodigde bezetting binnen GBLT. • Het op een efficiente wijze koppelen van de waterbankgegevens. • Het raadpleegbaar en muteerbaar houden van de aanslaginformatie welke nu in SAP is opgeslagen
De Tweede Kamer heeft een wetsvoorstel aangenomen waarin aan decentrale overheden de mogelijkheid wordt geboden om eigen regels vast te stellen met betrekking tot de wijze waarop het vermogen in aanmerking wordt genomen bij de kwijtschelding. Van de mogelijkheid om in ruimere mate kwijtschelding te verlenen, kan pas gebruik worden gemaakt nadat daarvoor door de Minister van Financien nadere regels daarvoor zijn vastgesteld en gepubliceerd. Ult contacten tussen de Unie van Waterschappen, de VNG en de bij de regelgeving betrokken ministeries is gebleken dat deze nadere regels op dit moment nog steeds onderwerp van overleg zijn tussen de verschillende ministeries. Er kon tot op heden nog geen uitspraak worden gedaan over het moment waarop de regels nu worden verwacht, noch over de inhoud van deze regels. De Unie van waterschappen zal de waterschappen en de daaraan gelieerde belastingorganisaties op de hoogte houden van de ontwikkelingen.
7
Daarnaast werd verwacht dat de minister in diezelfde nadere regels zou bepalen dat ook aan bepaalde ondernemers kwijtschelding kan worden verleend van belastingen die geen relatie hebben met de onderneming. Anders dan waarvan tot nu toe werd uitgegaan, is (in oktober) gebleken dat over het verlenen van kwijtschelding aan kleine ondernemers peen regels zullen worden opgenomen in de hiervoor beschreven nadere regels. Waterschappen en gemeenten kunnen, indien gewenst, kwijtschelding aan kleine ondernemers verlenen. De Unie van Waterschappen heeft geconstateerd dat het feit dat er geen nadere regels voor kleine ondernemers worden vastgesteld, niet betekent dat er geen relatie is tussen de regeling voor kleine ondernemers en de nadere regels over de verruiming van de vermogensnormen. Zolang immers niet bekend is hoe de verruimde vermogensnormen exact komen te luiden, kan kwijtschelding aan de kleine ondernemers praktisch niet goed worden geregeld. Het vermogen speelt namelijk bij eventuele kwijtschelding aan ondernemers een rol. Dit vormt een praktisch knelpunt waarmee lokale overheden rekening moeten houden bij een eventuele wijziging van het kwijtscheldingsbeleid. De Unie van Waterschappen onderzoekt de mogelijkheden die er zijn om op de komende besluiten adequaat te reageren. Zolang geen duidelijkheid bestaat over de nadere regelgeving zullen door het GBLT geen voorstellen tot wijziging van het huidige kwijtscheldingsbeleid aan de waterschappen worden gedaan. De consequentie hiervan is, is dat het huidig gevoerde kwijtscheldingsbeleid in 2012 wordt gecontinueerd.
1.3 Personeelsmanagement Hierna wordt de stand van zaken geschetst van de wijze waarop de organisatie vanuit de missie en visie, de kennis, kwaliteiten en energie van de medewerkers maximaal benut en hen inspireert en in de gelegenheid stelt tot het maximaal ontwikkelen en benutten van hun competenties. Ontwikkehnd bedriifsbureau
De ontwikkeling van het bedrijfsbureau bevindt zich thans in de eindfase. De functies en de daarvoor benodigde competenties zijn beschreven en het traject van vaststelling daarvan is in gang gezet.
1.4 Procesmanagemen1 In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de wijze waarop het GBLT vanuit de strategie en het beleid de processen identificeert, ontwerpt, beheerst en - waar nodig - verbetert of vernieuwt. De effectiviteit van de primaire processen is voor interne en externe klanten is een belangrijke graadmeter voor het succes van de organisatie. !‘[6.1 Uvvatlii{ ,t[ Jeu0:.7L)
Eliwq
Naar aanleiding van een uitspraak in beroep door het Gerechtshof heeft het GBLT de eerste dwangsom ter hoogte van € 1.260,— moeten uitkeren voor een niet tijdig afgehandeld bezwaarschrift tegen de watersysteemheffing 2010. In de bezwaarprocedure is de termijn van 14 dagen voor het nog tijdig afhandelen van het bezwaar na ontvangst van de ingebrekestelling, opgeschort voor de op verzoek van de belastingplichtige te houden hoorzitting. In de beroepsprocedure heeft de rechter echter beslist dat deze opschorting wettelijk niet mogelijk is. Het GBLT heeft daardoor het besluit niet tijdig genomen en daardoor werd de dwangsom verschuldigd. In 2011 zijn tot nog toe vier ingebrekestellingen ontvangen. De bezwaarschriften zijn vervolgens binnen de gestelde terrnijn van 14 dagen afgehandeld. Er zijn geen dwangsommen meer uitgekeerd. Naar verwachting zal het GBLT in de laatste maanden van 2011 geen dwangsom(men) verschuldigd zijn. Afhandeling van de klachten
De visie van het GBLT is om toonaangevend in belastingen te zijn. Een van de hoofddoelstellingen is om in de contacten naar de burger betrouwbaar en respectvol te handelen. Om die reden is ook een klachtenregeling opgezet, waarin is afgesproken dat de klachten periodiek worden geevalueerd, zodat de dienstverlening kan worden verbeterd. Per 1 juli is er formeel een klachtcoOrdinator werkzaam voor beide locaties. Tot en met eind augustus 2011 werden in totaal 20 klachten ontvangen. In dna gevallen betrof het zogenaamde bejegeningsklachten. In totaliteit werden 12 klachten, waaronder de drie
8
bejegeningsklachten, (gedeeltelijk) gegrond verklaard. Ultimo augustus waren nog 2 klachten in behandeling. Uit de klachten die tot juli 2011 zijn beoordeeld twee aanbevelingen naar voren gekomen die worden uitgewerkt en gaimplementeerd in het werkproces. Dit zijn het trainen van de medewerkers die de telefoontjes afhandelen en het prominenter op de website (van de locatie Zwolle) plaatsen van een vragenformulier. Hier is al actie op ondernomen door de vorming van de klantenteams waarbinnen bij de training veel aandacht aan dit aspect zal worden gegegeven. Bij de ontwikkeling van de nieuwe website(s) is daarnaast veel aandacht voor de belastingbetaler en de wijze waarop deze zijn vragen aan het GBLT kan stellen. Bezwaren natuur
De afhandeling van de natuurbezwaren is medio februari 2011 gestart. Bij een aantal grate terreinbeheerders is het verzoek neergelegd tot nadere motivering van de ingediende bezwaarschriften. Bij de particulieren blijkt dat vaak nadere informatie van belastingplichtige of het waterschap noodzakelijk is, dan wel controles van de situatie ter plekke. Er worden, in tegenstelling tot eerdere berichten, op landelijk niveau proefprocedures gevoerd. In afwachting van de uitkomsten van deze procedures ligt de afhandeling van de natuurbezwaren stil. Op dit moment zijn er een aantal particulieren die de proefprocedures niet willen afwachten en aan de rechter hebben verzocht hun beroep inhoudelijk te behandelen. De uitkomsten van de proefprocedures en de procedures die een aantal particulieren gestart zijn, zijn niet te voorspellen. Opstellen adviezen voor verordeninoei-
Er is een start gemaakt met het opstellen adviezen aan de waterschappen over de nieuw op te stellen belastingverordeningen. In de SLA is afgesproken dat deze adviezen uiterlijk 15 september 2011 aan de deelnemers zullen worden verstrekt. Helaas kon deze afspraak niet worden nagekomen en de genoemde datum is niet gehaald. De oorzaak is een belangrijke verandering door de veranderde wijze van inning van de zuiveringsheffing en watersysteemheffing ingezetenen in verband met het stoppen met het meeliften op de nota's van waterbedrijf Vitens. Bij het opmaken van de SLA was 'het stoppen met meeliften bij Vitens' nog niet gepland. Het gaat hierbij om een eenmalige gebeurtenis. De komende jaren worden deze adviezen tijdig aan de deelnemers verstrekt. De conceptvoorstellen zijn inmiddels begin oktober verzonden. verwerkind kwqtscheLdi
iV ,
Met ingang van 2010 moeten belastingplichtigen in het gebied van waterschap Regge en Dinkel die in aanmerking willen komen voor kwijtschelding, dit rechtstreeks aanvragen bij Lococensus. Dit in tegenstelling tot 2009, waar werd meegelift met gemeenten. Deze procedurele wijziging heeft tot gevolg gehad dat in 2010 slechts een kleine deel van de geraamde kwijtscheldingen zijn toegekend. Het dagelijks bestuur van het waterschap heeft daarom aan het GBLT (Lococensus) verzocht aan diegenen die in 2009 kwijtschelding ontvingen een brief te sturen waarin zij worden gewezen op de gewijzigde procedure. Deze brieven, waarin de betrokkenen bovendien met nadruk is gewezen op de mogelijkheid om voor het belastingjaar 2010 kwijtschelding te vragen, zijn verzonden Het bestuur van Lococensus heeft besloten de extra te maken kosten voor dit project te financieren uit het positieve resultaat van 2010 (€ 214.053,--). De inschatting is dat wanneer het project is afgerond aan extra inhuur voor de beoordeling van deze kwijtscheldingsverzoeken een bedrag van ongeveer € 115.000,-- zal zijn uitgegeven. De geraamde kosten ( € 10.000,--) voor het verwerken van de extra uitspraken in de belastingpakketten, zijn tot nu toe binnen de eigen formatie opgevangen. Dat betekent dat bij de afronding van het project (vermoedelijk eind 2011) ongeveer € 99.000,-- zal worden uitgekeerd aan de waterschappen die voorheen Lococensus vormden.
9
1.5 Management van middelen Exploitatierekening 2011
Met betrekking tot de uitputting van de begroting 2011 is de stand van zaken ultimo augustus 2011 als volgt. rekening 2010 geconsolideerd
Beceragen in C x 1.000
1. Rente en afschrijving 2. Personeelslasten 3. Goederen en diensten 4. Bijdragen aan derden 5. Toevoegingen voorzieningen/onvoorzien
begroting 2011 (na wijziging)
realisatie 2011 t/m aug 2011
prognose 2011 einde jaar
1.426 8.911 14.457 0 0
1.631 8.931 13.415 0 480
1.034 5.553 10.859 0 0
1.620 8.818 13.341
Totaal
24.794 33 11 22.891 0 3.515 0
24.457 66 0 21.676 0 2.715 0
17.446 42 24 16.343 0 2.005 0
24.209 72 29 21.726 0 3.465
Totaal
26.450
24.457
18.414
25.292
1.656
0
1. Financiele baten 2. Personeelsbaten 3. Goederen en diensten aan derden 4. Bijdragen van derden 5. Waterschapsbelastingen 6. Interne verrekeningen
Resultaat
430
1.083 * *
**In deze cijfers is nog geen rekening gehouden met de afkoopsom die aan Vitens moet worden betaald ad € 453.000,-- in verband met het tussentijds beeindigen van het meeliftcontract met ingang van 1 januari 2012. Voor deze kosten zal bij het opstellen van de jaarrekening 2011 een voorziening worden getroffen, waardoor het resultaat € 453.000 lager zal uitvallen. Hieronder wordt een toelichting gegeven op de afwijkingen van € 20.000,-- of meer. Om de leesbaarheid te bevorderen zijn de bedragen afgerond. In de onderstaande tabellen worden de volgende afkortingen gebruikt: US = incidenteel/structureel V/N = voordeel/nadeel
Lasten Omschrijving
I/S
V/N
Personeelslasten Doordat de vacatureruimte bij het bedrijfsbureau niet volledig is opgevuld ontstaat een voordeel van ongeveer € 69.500,--.
Bedrag (x € 1.000)
113
Daarnaast wordt organisatiebreed minder personeel van derden ingehuurd uit het daarvoor centraal gepositioneerde budget, waardoor een voordeel ontstaat van circa € 40.500,--. Goederen en diensten Dit relatief kleine voordeel ontstaat doordat op een aantal (kleinere) kostensoorten, zoals bijvoorbeeld print- en dupliceerkosten, minder geld wordt uitgegeven. Daar staat tegenover dat op andere kostensoorten meer geld wordt uitgegeven. Het uiteindelijke resultaat valt echter positief uit.
10
V
74
Toevoeging voorzieningen/onvoorzien In de eerste bestuursrapportage van dit jaar werd een bedrag van € 212.000,-- ten laste gebracht van deze in de begroting opgenomen kostenpost.
I
V
50
I
V
29
Goederen en diensten aan derden Deze additionele opbrengst ontstaat doordat in de begroting geen bedrag was opgevoerd voor telecommunicatieopbrengsten, terwijI door het gebruik van het 0900 nummer wel inkomsten ontstaan.
I
V
50
Waterschapsbelastingen De opbrengst van dwanginvorderingskosten was ten tijde van het opstellen van de begroting moeilijk in te schatten. Deze onzekerheid ontstond onder andere door de intensivering van de invorderprocedure(s) met name voor de locatie Harderwijk. De inschatting is nu dat de opbrengsten circa € 750.000,-- hoger zijn dan begroot.
I
V
750
De kosten die moeten worden gemaakt voor het project afhaken van het meeliften op de waternota van Vitens ad € 135.000,-worden eveneens ten laste van de post onvoorzien gebracht, net als de kosten ad € 80.000,-- die het traject van organisatieverandering met zich brengt.
Baten -
0010tirififirig . _
•
f US'
•
■
Personeelsbaten De extra personeelsbaten ten bedrage van € 29.000,-- ontstaan door de UWV verstrekte Wazo-uitkeringen (Wet arbeid en zorg) voor een drietal medewerkers die zwangerschaps- en bevallingsverlof hebben opgenomen. In de begroting was daarmee geen rekening gehouden.
I
Telefooncentrale Een openbare aanbesteding heeft geleid tot het aanschaffen van een nieuwe telefooncentrale met bijbehorende toestellen en software waardoor op beide locaties met eenduidige apparatuur en software kan worden gecommuniceerd. De wens hiervoor is ingegeven door de noodzakelijke verbetering van de verwerking van de belastingtelefoon en het komen tot één omgeving voor beide locaties. Hierdoor wordt het telefoonverkeer tussen beide locaties kosteloos. De investering wordt deels gefinancierd uit het reguliere budget en voor € 100.000,-- uit het budget dat oorspronkelijk gereserveerd was voor de migratie digitale aangifte in 2011 voor de vestiging Harderwijk. Dit budget wordt in 2011 niet aangesproken in verband met de vervanging van het belastingpakket waardoor de migratie digitale nota naar een later tijdstip is verschoven.
11
2 Resultaat 2.1 Medewerkers GO
Het Georganiseerd Overleg (GO) is een overleg tussen werkgever en werknemers. In 2010 zijn afspraken gemaakt over het Sociaal Plan fase 1, dat bedoeld was voor de overgang naar de nieuwe organ isatie per 1 januari 2011. Toen is afgesproken om een Sociaal Statuut op te stellen voor de komende organ isatieveranderingen, zoals de inrichting van het Bedrijfsbureau en de ontwikkeling van het primaire proces. De bemensing van het Bedrijfsbureau wordt de 2e helft van 2011 actueel. De OR heeft recent een positief advies uitgebracht over de inrichting van het Bedrijfsbureau en heeft daarbij bedongen met de verdere uitwerking van het inrichtingsplan te wachten, totdat er een gedegen Sociaal Statuut en een definitief functieboek zijn vastgesteld. De opdracht om het functieboek te schrijven is onlangs verstrekt aan een externe deskundige. Het is dus belangrijk om in de tweede helft van 2011 een vastgesteld Sociaal Statuut te hebben dat gebruikt kan worden bij de bemensing van het bedrijfsbureau. In het GO van 29 juni jl. is afgesproken een splitsing aan te brengen in een sociaal plan voor de plaatsing bij het bedrijfsbureau en een Sociaal Statuut dat bedoeld is voor de toekomstige veranderingen in de organisatie die pas in de loop van 2012 worden gerealiseerd.
De medewerkers van het team heffingtechnologie (Harderwijk) lopen tijdens het uitvoeren van hun werkzaamheden risico's met betrekking tot veiligheid, gezondheid en welzijn. In de jaren 2008 t/m 2010 zijn, naar aanleiding van een in december 2007 uitgevoerde risico-inventarisatie en evaluatie, diverse maatregelen ondernomen om de risico's zoveel mogelijk te beperken. Gedurende het jaar 2011 wordt hier, door een actief arbo-beleid, een doorlopend vervolg aan gegeven. Formatie en bezetting
De organisatie kende in de rapportageperiode de navolgende formatie en bezetting.
Formatie in fte Bezetting in fte Bezettings%
WAWA Beant-07-4 k-391thitla1 RW4 NNW: 132,5 125,7 94,9
132,5 126,6 95,5
132,5 126,7 95,6
132,5 128,0 96,6
132,5 128,0 96,6
Binnen het GBLT zijn 144 medewerkers in vaste en tijdelijke dienst werkzaam. De leeftijdsopbouw van de medewerkers is als volgt. leeftijdsopbouw medewerkers 18 16 14 12 g 10
Mannen
8 6 4 20 20-25 26-30 31-35 36-40 41-45 46-50 51-55 56-60 60-65 leeftijd
12
Ziekteverzuim Het ziekteverzuimpercentage leverde in de rapportageperiode het volgende beeld op.
illerlaiNch MMUS MMUS tiMITIMO rariganiiM.
Norm ziekteverzuimpercentage Ziekteverzuim percentage t/m 14 dagen Ziekteverzuim percentage > 14 dag en maar < 366 dagen Ziekteverzuim percentage t/m > 365 dagen Ziekteverzuim percentage totaa I Ziekteverzuim percentage cum ulatief
5,0
5,0
2,6 1,6 0,7 4,9 4,8
2,2 1,6 0,8 4,6
5,0 2,0 0,7 0,5 3,2 4,5
4,8
5,0 2,1 1,1 0,5 3,7
5,0 1,0 1,7 0,5 3,2
4,4
4,2
Het ziekteverzuimpercentage is in de rapportageperiode beneden de begrote norm van 5% gebleven. Ondermeer door het beleid dat bij ziekte er altijd persoonlijk contact tussen leidinggevende en medewerker plaatsvindt.
2.2 Opdrachtgevers Discrepantieonderzoeken
Door de waterschappen Vallei en Eem, Veluwe en Zuiderzeeland worden in 2011 toenemende mate discrepantieonderzoeken uitgevoerd. Bij de uitvoering van deze discrepantieonderzoeken worden ook medewerkers van de locatie Harderwijk (team Heffingstechnologie) betrokken. Door de toename van het aantal onderzoeken en de wijze waarop de onderzoeken worden uitgevoerd is het aantal door het GBLT te leveren uren voor die onderzoeken sterk toegenomen. De werkzaamheden worden binnen de reguliere bedrijfsvoering van het GBLT opgevangen. Met betrekking tot discrepantieonderzoeken worden veel gegevens uitgewisseld tussen de locatie Harderwijk en de waterschappen. Om te borgen dat de waterschappen kunnen beschikken over adequate en reproduceerbare gegevens is een projectgroep opgericht die de opdracht heeft gekregen om hierover eenduidige afspraken te maken. Tevens legt de projectgroep de verschillende activiteiten en bijbehorende verantwoordelijkheden van de partijen vast, waarbij zowel de opdrachtgever rol als de opdrachtnemer rol wordt geexpliciteerd en er geen miscommunicatie mogelijk is ten aanzien van de wederzijdse verwachtingen. Belastingheffing
Onderstaand de stand van zaken met betrekking tot de aanslagoplegging over het belastingjaar 2011 ten behoeve van de acht deeinemende waterschappen weergegeven.
MairaMaitY40'‘itailatlitEE4.21,A.lillIrd: i LaTi_FritrtErialtrirliaMEMSIN•4"44 7' Bedragen in Ex 1.000 Jaarrekening 2010"
.
Begroting 2011
Stand per 31-mrt-11
Stand per 31-aug-11
'
Prognose 31-dec-11
zuiveringsheffing woonruimten zuiveringsheffing bedrijfsruimten totaal zuiveringsheffing
162.452,1 65.412,8 227.864,9
168.723,3 64.316,0 233.039,3
164.917,8 64.536,0 229.453,7
166.488,3 63.594,1 230.082,4
166.449,0 65.135,0 231.584,0
verontreinigingsheffing woonruimten verontreinigingsheffing bedrijfsruimten watersysteemheffi ng ingezetenen watersysteemheffing gebouwd/ongebouwd/natuur totaal watersysteemheffing
478,4 496,4 66.931,0 157.715,4 225.621,2
544,2 476,5 69.623,9 159.692,0 230.336,7
514,2 474,5 69.495,5 17.659,3 88.143,6_
510,0 512,6 69.704,2 159.340,2 230.066,9
516,1 458,2 69.607,7 159.760,8 230.342,7
totaal belastingopbrengsten
453.486,11
463.376,01
460.149,4
461.926,7
L
1
317.597,3
I
Het resultaat is nu ruim € 6,6 mln. hoger dan het resultaat over 2010. Met nog 4 kalendermaanden te gaan loopt de realisatie circa € 3,2 min. achter op de begrotingen van de waterschappen. De verschillen worden voornamelijk veroorzaakt door hogere begrotingscijfers met betrekking tot de zuiveringsheffing dan tot nog toe is gepresteerd. De oorzaken daarvan zijn, per waterschap, divers en worden toegelicht in de bijlagen per waterschap.
13
Bij waterschap Regge en Dinkel is een groot meetbedrijf failliet gegaan waardoor in circa 3.300 Ve ofwel € 150.000,-- minder in de aanslagregeling wordt betrokken. Waterschap Rijn en IJssel heeft in de begroting 8.300 Ve (ruim € 335.000,--) extra in de begroting opgenomen in verband met een vermoedelijke capaciteitvergroting van een meetbedrijf in het verzorgingsgebied. Dit heeft echter nog niet geleid tot het daadwerkelijk effectueren van die verwachting door middel van een (nadere) voorlopige aanslag. Of de verwachtte capaciteitsvergroting nog gaat optreden is niet bekend. Voor waterschap Vallei en Eem heeft het verwachtte effect van lopende discrepantieonderzoeken nog niet geleid tot hogere belastingopbrengsten. Hierdoor werd voor dit waterschap ongeveer 12.500 Ve (ongeveer € 600.000,--) minder opgelegd dan verwacht. De prognose van de te realiseren belastingopbrengst ultimo 2011 komt weliswaar € 8,44 mln. hoger uit dan het realisatiecijfer 2010, maar blijft € 1,45 mln. onder de door de waterschappen vastgestelde begroting. De verschillen die tussen begroting en realisatie zijn opgetreden, worden in de per waterschap bijgevoegde bijlage (B) voor dat betreffende waterschap verklaard. In het onderstaande overzicht worden de gerealiseerde prestaties met betrekking tot de heffing over de voorgaande belastingjaren weergegeven.
Bedragen in € x 1.000
zuiveringsheffing woonruimten zuiveringsheffing bedrijfsruimten totaal zuiveringsheffing verontreinigingsheffing woonruirnten verontreinigingsheffing bedrijfsruimten watersysteemheffing ingezetenen watersysteemheffing gebouwd/ongebouwd/natuur totaal watersysteemheffing totaal belastingopbrengsten
Raming/ bijstel ling oude jaren
Prognose belastingjaar 2010
Totale prognose oude jaren
Stand per 31-aug-11
Prognose 31-dec-11
88,0 706,7 794,7
40,0 1.399,0 1.439,0
128,0 2.105,7 2.233,7
502,8 -413.3 89,6
502,8 696,8 1.199,6
0,0 0,0 0,0 47,3 47,3
0,0 0,0 0,0 968,5 968,5
0,0 0,0 0,0 1.015,8 1.015,8
55,3 135,6
55,3 135,6
842,0
I
I
2.407,5
I I
_ 3.249,5 I I
-
82,1
-
661,2 770,0 859,6
82 1
1.079,0 1.187,8
I I
2.387,4
De verschillen tussen prognose en realisatie zijn ook hier per waterschap verschillend. De uiteindelijk over de voorgaande belastingjaren te realiseren opbrengst komt ruim € 850.000,-- lager uit den bij het opstellen van de jaarrekening werd verwacht. De zuiveringsheffing laat voor de woonruimten een duidelijke plus zien, terwijl voor de bedrijfsruimten een duidelijke min waarneembaar is. De plus wordt onder meer veroorzaakt door het effect van een uitgevoerde controle ten aanzien van zogenaamde niet actieve objecten in het voormalig Lococensus gebied. De min wordt onder meer veroorzaakt doordat een hoge verwachting bij één van de waterschappen uiteindelijk heeft geresulteerd in een negatief resultaat. Hierdoor ontstaat voor dat waterschap alleen al een minder opbrengst van € 700.000,--. De verschillen die aan het eind van het jaar optreden bij de watersysteemheffing zijn, gerekend over 8 waterschappen, te verwaarlozen. De verschillen die tussen prognose bij de jaarrekening en de realisatie zijn opgetreden, worden in de per waterschap bijgevoegde bijlage (B) voor dat betreffende waterschap verklaard.
14
2.3 Maatschappij Hierna is een overzicht opgenomen van de voor het onderdeel "maatschappij" in de begroting 2011 vastgestelde resultaatvelden, indicatoren en normen: De verantwoording is in de volgende kleuren vermeld.
Haalbaar/gehaald Niet gehaald/ niet meer haalbaar
No • niet • estart/doorlo • end/no • niet meetbaar Goede telefonlsche bereikbaarheid Goede
< 20 seconden >= 80% beantwoord
informatievoorziening
Servicelevel telefoon Voor iedere bulkrun staat actuele informatie op de homepage
Correcte bejegening
Aantal bejegeningsklachten
Juiste en volledige aanslag
Percentage onbestelbaar retour Percentage gegronde bezwaar en beroepschriften evens Percentage gegronde bezwaar en beroepschriften overig)
nulmetin
Percenta e verzoekschriften (excl. kwijtschelding)
< 1,0%
Belasting betaler
Uitgevoerde controles op volledigheid en juistheid
Tijdige afhandeling
< 0,5%
100%
Verzendin a aansla en conform roductieplannin
Conform plannin
Tijdige afhandeling aanvragen van 3 naar 1 VE
Wettelijke termiln
Tijdige athandeling bezwaarschriften
Wettelijke termijn
Resultaten uitgevoerd KTO Beleidsregels, verordeningen en aankondigingen gepubliceerd Voor iedere bulkrun staat actuele informatie op de homepage Resultaten uitgevoerde KTO terugkoppelen via de website
Maatschappij Controle jaarrekening door accountant
Betrouwbare organisatie
< 0,2%
Conform jaarplan
Trdige afhandeling van de invordering
Transparante organisatie
0
Percentage uitgevoerde afvalwateronderzoeken
Tijdige afhandeling van klachten
Vragen naar de tevredenheki
100%
< 6 weken Openstaand bedrag 6 maanden na laatste vervaldag < 0,5% Nulmetin, in 2011
Wettelrke norm 100% binnen 2 maanden na uitvoerin Goedkeurende verklaring inclusief verklaring rechtmatigheid
Uitgevoerde controles op volledigheid en juistheid
Conform interne controleplan
Aantal gemeenten waarmee een SWO of DVO is
Conform strategie
Aantal gegronde klachten via de Nationale Ombudsman
0
Toelichtinq op de niet qehaalde/niet meer haalbaar qeachte prestatie-indicatoren • In de rapportageperiode komt het servicelevel telefonie op de locatie Harderwijk uit op gemiddeld 76,6% . Dit is 3,4% lager dan de norm. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door een aantal forse storingen in de telefooncentrale op de locatie Harderwijk. In 62% van de open ingstijden werd het servicelevel wel gehaald. • Het servicelevel op de locatie Zwolle komt uit op gemiddeld 73%. Dat is 7% lager dan de norm. Het servicelevel werd hier in 35% van de openingstijden wel gehaald. Het verschil in servicelevel met de locatie Harderwijk ontstaat onder meer omdat wordt gewerkt met twee verschillende telefooncentrales, met andere openingstijden en andere manieren van het registreren van het servicelevel. Op de locatie Zwolle wordt bijvoorbeeld in tegenstelling tot de locatie Harderwijk, het complete aanbod van telefoonverkeer meegerekend. Dit heeft automatisch een lager servicelevel tot gevolg. Met het in gebruik nemen van de nieuwe telefooncentrale en het ontstaan van de klantenteams zullen deze verschillen verdwijnen en kan de performance tussen beide locaties vergeleken worden.
15
Het GBLT stelt zich ten doel de belastingbetaler op een correcte wijze tegemoet te treden. Het aantal (deels) gegronde bejegeningsklachten is 3 en dus boven de norm.
2.4 Bestuur en financiers Het GBLT heeft als doelstelling zorg te dragen voor een efficiente en effectieve heffing en invordering van belastingen,waarvan de deelnemers elk voor hun verzorgingsgebied, belastingverordeningen en de kwijtscheldingsregels hebben vastgesteld. Het is de arnbitie van het GBLT om de belastingopbrengsten te maximaliseren. Tussen de waterschappen als opdrachtgever en het GBLT als opdrachtnemer zijn in een Servicelevel Agreement (SLA) afspraken gemaakt over de wijze van dienstverlening. Daarnaast heeft het GBLT voor het jaar 2011 een aantal prestatie-indicatoren vastgesteld waarover periodiek (in de bestuursrapportages en de jaarrekening) zal worden gerapporteerd. Hierna is een overzicht opgenomen van de vastgestelde resultaatvelden, indicatoren en normen van het GBLT. De verantwoording is in kleur vermeld. Haalbaar/gehaald Niet (meer) haalbaar Nog niet gestart/doorlopend/nog niet meetbaar Uitgevoerde controles op volledigheid en juistheid van de bestanden
Dienstverlenend
100%
Aantal rnetingen en controles bij bedrijven
Conform planning
Verzendinq aanslaqen conform productieplanning
Conform planning
Tijdige rapportages (bestuursrapportage en PI
rapportage)
Conform P&C cyclus
Beleidsregels, verordeningen en aankondigingen
gepubliceerd
conform wettelijke norm
Processen vastgelegd in en uitgevoerd conform
procesbeschrijvingen
100% Jaarlijkse positiebepaling &
Bedrijfszeker
INK model wordt ingezet als sturingmodel Aantal gemeenten waarmee een SWO of DVO is
Efficient
< 0,2%
Percentage gegronde bezwaar en beroepschriften
< 0,5% Wettelijke termijn
Tijdige afhandeling bezwaarschriften
Wettelijke termijn
Tijdige afhandeling van klachten
Deelname aan verbetergroepen Gemiddeld percentage perceptiekosten voor de deelnemers
Mogelijkheden tot (loopbaan) ontwikkeling
Conform jaarplan
4,90 % Nulmeting in 2011
Uitgevoerde MTO
Nulmeting in 2011
Aantal uitgevoerde PVB gesprekken per medewerker
Conform planning
Realisatie uitputting opleidingsbudget
> 90% en < 100%
Deelnanne aan verbetergroepen
Vragen naar de tevredenheid
< 6 weken Openstaand bedrag 6 maanden na laatste vervaldag < 0,5%
Uitgevoerde KTO
Aanfal inteme verplaatsingen / promoties
Mate van betrokkenheid en zeggenschap
< 1,0%
Tijdige afhandeling verzoeken
Tijdige afhandeling van de invordering
Toekomstgericht
Conform strategie
Percentage onbestelbaar retour
Percentage verzoekschriften (excl. kwijtschelding)
Bestuur en financiers
verbetering
Frequentie werkoverleg
nulmeting Conform jaarplan
Min imaal maandelijks
Functionerende OR
min 6x per jaar overleg met directie
Functionerende OR
Wettelijke norm art. 24 overleg
Resultaten uitgevoerd MTO
16
Nulmeting in 2011
3 Leren verbeteren INK als sturingsinstrument Een belangrijk kenmerk van het GBLT is, dat het een platte en transparante organisatie is, waar de sturing op de processen plaatsvindt via korte (communicatie) lijnen. In dit gegeven schuilt ook de kracht van onze organisatie. De organisatie is er een waar openheid, transparantie en het elkaar aanspreken op gedrag en prestaties leidende beginselen zijn, of moeten worden. Dit geldt zowel in de relatie met de opdrachtgevers, de belastingbetalers, als binnen de organisatie zelf. Voor het GBLT is gekozen om de organisatie door middel van het INK managementmodel, aangevuld met elementen uit het liP model, aan te sturen. Op 11 mei 2011 heeft de eerste INK positiebepaling binnen het GBLT plaatsgevonden. Samen met andere onderzoeken, waaronder een onderzoek naar werkdruk en werkstress, heeft dit geleid een verbeterplan 2011-2012 waarin drie centrale thema's voor verbetering zijn genoemd, namelijk: 1. Leg de nadruk op het investeren in mensen; 2. Blijf de organ isatie ontwikkelen en opbouwen; 3. Communiceer breed en doorlopend over de ontwikkelingen.
17
Bijlage A Lijst met gebruikte afkortingen CPB DVO HwH IBS INK-model I/S PI KPI KSF MT SBF SLA TAX-i V/N WSHG WS H I WSHN WSHO VVVOB WVOW ZHB ZHW
Centraal planbureau dienstverleningsovereenkornst het waterschapshuis Integraal BelastingSysteem managementmodel ontwikkeld door het Instistuut Nederlandse Kwaliteit incidenteel/structureel Prestatie-indicator Kritische prestatie-indicator Kritische succesfactor managementteam Succes bepalende facor Service level agreement nieuwe belastingaplicatie onder supervisie van het HwH voordeel/nadeel watersysteemheffing gebouwd watersysteemheffing ingezetenen watersysteernheffing natuur watersysteemheffing ongebouwd verontreinigingsheffing bedrUfsruimten verontreinigingsheffing woonruirnten zuiveringsheffing bedrijfsruimten zuiveringsheffing woonruimten
werkgroep TIK
Toonaangevend in klantcontact
18
Bijiage B Voortgang heffing en inning ten behoeve van de individuele waterschappen De voor uw waterschap bedoelde voortgangsrapportage separaat toegevoegd. Deze rapportage wordt met ingang van de rapportagemaand oktober maandelijks aan uw waterschap verstrekt en zal voortaan (in die zin) geen onderdeel meer uitmaken van de bestuursrapportage.
19
Voortgangsrapportage Heffing en Inning
Waterschap Zuiderzeeland
augustus 2011
Inhoudsopgave lnhoudsopgave Voorwoord 1. Belastingheffing 2. Belastinginning 3. Kwijtschelding en oninbaar 4. Bijlage Belasfingopbrengst 2011 in euros
-2-3-4-7-9- 10 - 10 -
Voorwoord Hierbij treft u een rapportage aan over de stand van zaken met betrekking tot de belastingheffing en inning per ultimo september 2011 aan. In deze maandelijkse rapportage wordt door het GBLT verantwoording afgelegd over het proces dat ten behoeve van uw waterschap wordt uitgevoerd. Daarnaast zullen, indien noodzakelijk, bijgestelde prognoses per ultimo december 2011 worden gegeven. Er wordt verslag gedaan over de volgende procesonderdelen: 1. Belastingheffing • Lopend belastingjaar • Oude belastingjaren • Bezwaarschriften 2. Belastinginning • Debiteurenpositie • Blokkade invordering 3. Kwijtschelding en oninbaar De in deze rapportage genoemde bedragen (en eenheden) hoeven niet noodzakelijkerwijs synchroon te lopen met de maandelijkse financi6le rapportages die zijn bedoeld om de financiele boekhouding van uw waterschap te voeden. Dit heeft onder meer te maken met de tijdstippen waarop bepaalde rapportages worden gegenereerd. Het streven is er overigens wel op gericht in de toekomst beide rapportages op elkaar te laten aansluiten. lk vertrouw er op dat ik u met deze rapportage voldoende heb ingelicht. Hoogachtend,
B.S.C. Groeneveld
1. Belastingheffinp Belastingjaar 2011 Onderstaand overzicht geeft de stand van zaken weer met betrekking tot de aanslagoplegging over het belastingjaar 2011 ten behoeve van uw waterschap. Gekozen is om te rapporteren over eenheden. Deze zijn over de belastingjaren beter vergelijkbaar, waardoor trends makkelijker zijn te ontdekken. De eenheden zijn gegeven in duizendtallen. De kolom jaarrekening 2010 geeft de eenheden die per 31 december 2010 waren gerealiseerd, inclusief de raming nog op te leggen. r
Eenhedenx1.0oo
Jaarrekening 2010
Begroting 2011
Stand per per 31-aug-11
Prog nose per 31-dec-11
zuiveri ngs heffing
vervuilingseenheden woonruimten vervuilingseenheden bedrijfsruimten
364,6 117,0
362,0 117,0
370,6 113,4
370,0 119,0
6,1 8,1 148,5 40.597.946,3 104,8 27,4
6,0 5,0 149,8 39.500.000,0 106,0 27,0
5,9 7,9 151,9 39.818 909,0 103,0 27,3
6,0 7,0 151,5 39.500.000,0 106,0 27,0
waters ysteemheffing
vervuilingseenheden woonruimten vervuilingseenheden bedrijfsruimten eenheden ingezetenen WOZ waarde gebouwd ha ongebouwd ha natuurten-einen
Zuiveringsheffing woonruimten De zuiveringsheffing woonruimte vertoont een positief verschil ten opzichte van de begroting 2011 van het waterschap. Mede gelet op de realisatie van 2010 is de begroting van het waterschap Zuiderzeeland voor 2011 te laag vastgesteld. Daarnaast is de controle op de volledigheid van de woonruimten in het gebied van waterschap Zuiderzeeland een speerpunt voor het GBLT in lopende jaar. Daar waar woonruimten ten onrechte niet in de belastingheffing zijn betrokken, worden alsnog aanslagen opgelegd, hetgeen een hogere opbrengst tot gevolg heeft. Per 31 augustus 2011 werden meer meerpersoonshuishoudens (3Ve) aangeslagen dan aanvankelijk werd verwacht. Voor de eenpersoonshuishoudens geldt het tegenovergestelde. Op grond van het vorenstaande wordt een hogere opbrengst gerealiseerd dan begroot. Het is belangrijk om deze gegevens mee te nemen in de bepaling van de kerngegevens en begroting 2012. Hiertoe worden medio september gesprekken gevoerd met uw waterschap. Het verschil in het aantal 's tussen de begroting en de realisatie zal naar verwachting kleiner worden door de verminderingen die in de loop van het jaar nog zullen worden doorgevoerd. Zuiveringsheffing bedrijfsruimten Het aantal Ve voor de zuiveringsheffing bedrijven is 3.600 Ve lager dan is begroot. Voor de zuiveringsheffing bedrijven is het een normaal beeld dat in het lopende belastingjaar het begrootte aantal Ve nog niet is gerealiseerd. Dit heeft te maken met het systeem van aanslagoplegging. De aanslagen worden in het belastingjaar voorlopig opgelegd en aan de hand van de beoordeling van de aangiften in het volgend jaar definitief gemaakt. In geval van het belastingjaar 2011 dus in 2012. Op basis van de realisatie 2009 en 2010 wordt op dit moment voor 2011 een realisatie van 119.000 Ve verwacht. Dat zijn 2.000 Ve meer dan de begroting 2011. Verontreinigingsheffing woon- en bedrijfsruimten 2011 In de begroting van waterschap Zuiderzeeland is 11.000 Ve begroot voor de verontreinigingsheffing. Hierbij is geen splitsing gemaakt tussen woningen en bedrijven. De splitsing in het bovenstaande overzicht is voor, wat betreft de begroting, door het GBLT ingeschat. Per 31 augustus zijn alle, bij het GBLT bekende woon- en bedrijfsruimtes in de heffing betrokken.
Watersysteemheffing ingezetenen De stijging van het aantal ingezetenen wordt mede veroorzaakt door de controle op de volledigheid van het woningbestand. Het verschil (1,1%) in het aantal eenheden tussen de begroting en de realisatie zal naar verwachting kleiner worden door de verminderingen die in de loop van het jaar nog zullen worden doorgevoerd. Watersysteemheffing De vier geplande jaarruns zijn conform de planning opgelegd. De realisatie van de WOZ waarde per 31 augustus 2011 is 39.818.909.000,- Per einde jaar wordt een opbrengstmutatie verwacht van minder dan 1% daarom wordt de prognose per 31 december gesteld op het bedrag van de begroting, te weten E 39.500.000,--. Ongebouwd natuurterreinen In verband met ingediende bezwaarschriften is de verwachting, dat de realisatie lager zal zijn dan is begroot. Oude belastinqjaren In de hieronder weergegeven tabel wordt de stand van zaken aangegeven met betrekking tot de realisatie van de aanslagoplegging van voorgaande belastingjaren, waarvan de raming bij de jaarrekening 2010 tot stand kwam. In het geval van de opbrengst in 2011 over oude belastingjaren is gekozen om te rapporteren in duizenden euro's. 'Efolattih-gopiengSte-n, oucki'lleilWitigrapi
zuived ngs hefting zuiveringsheffing woonruimten zuiveringsheffing bedrufsniimten subtotsal waters ysteem heffin g verontreinigingsheffing woonruimten verontreinigingsheffing bedrijfsruimten watersysteemheffing ingezetenen watersysteemheffing gebouwd/ongebouwd/natuur subtotaal totaa I belastingopbrengsten
-
Prognose belastingjaar 2009
P;ognose belastingjaar 2010
0,0 340,0 340,0
0,0 231,0 231,0
0,0 571,0 671,0
.83.0 383,0 300,0
571,0 488,0
0 00 00
Bedragemn Ex 1.000
0,0 0,0 0,0 325,0 325,0
0,0 0,0 0,0 325,0 325,0
-1.0 123,0 - 44 0 64,0 142,0
-1 0 123,0 - 44 ,0 325,0 403,0
442,0
891,0
340,0
I I
556,0
"rota le prognose
I I
896,0
Stand per 31-aug-11
1 I
Prognose 31 -dec-11
-83.0
Zuiveringsheffing huishoudens Het negatieve bedrag is ontstaan door het feit dat in het gerealiseerde bedrag per 31-08-2011 de kwijtscheldingen en verminderingen zijn verwerkt. Zuiveringsheffing bedrijven De aanslagen van het belastingjaar 2008 en 2009 zijn nagenoeg volledig opgelegd. Naar verwachting zullen de opbrengsten voor de navolgende belastingjaren hoger uitkomen dan begroot is (in Zeewolde hebben zich enkele voedingsmiddelenindustrieen gevestigd op het nieuw ontwikkelde industrieterrein). De aangiften over belastingjaar 2010 worden in de loop van het heffingsjaar 2011 volgende jaren) definitief vastgesteld, waardoor nog een verschuiving richting de begroting kan plaatsvinden. Op grond van de huidige stand van zaken kan wordt verwacht dat voor de oude' jaren in totaliteit voor 571.000,-- wordt gerealiseerd. Verontreinigingsheffing woon- en bedrijfsruimten 2011 Per 31 augustus zijn alle, bij het GBLT bekende woon- en bedrijfsruimtes in de heffing betrokken.
Watersysteemheffing (ingezetenen) Door de problemen met de jaarrun 2011 Vitens in december 2010, is na een onderzoek geconstateerd, dat bij het draaien van de jaarrun 2011 ook aanslagen watersysteemheffing ingezetenen voor het jaar 2010, op afgesloten objecten zijn aangemaakt. Omdat deze aanslagen ten onrechte zijn opgelegd werden deze gecorrigeerd. Tevens zijn in het gerealiseerde bedrag "per 31-082011 de kwijtscheldingen en verminderingen verwerkt. Watersysteemheffing Met de datum van 31 augustus 2011 is er voor oude jaren € 64.000 gerealiseerd. De verwachting is dat uiteindelijk voor € 325.000,-- zal worden gerealiseerd. Overzicht bezwaarschriften Onderstaande tabel geeft inzicht over voortgang van de verwerking van de ingediende bezwaarschriften. 1
Bezwaarschnften ZH/VH/I0 woonruimten 2011 Bezwaarschriften ZHNH/I0 woonruimten 2010 en ouder Bezwaarschriften ZHNH bedriffsruimten 2011 Bezwaarschriften ZHNH bedriffsruimten 2010 en ouder Bezwaarschriften watersysteemheffing 2011 incL tarief Bezwaarschriften watersysteemheffing 2010 en ouder Bezwaarschriften natuur (alle jaren) Bezwaarschaften tegen de invorderingskosten Eindtotaal
Ki; a. 1
n
66 66
604 2 173 64 83 31 19 169 1.145
,
588 2 167 59 61 27 1 166 1.071
Er moeten nog 11,5% van de ontvangen bezwaarschriften worden beantwoord. Behandeling zal naar verwachting binnen de wettelijke termijnen plaatsvinden. Natuur bezwaren Tot op heden werden in totaliteit 19 zogenaamde natuurbezwaren ontvangen. In 1 geval kon tot afhandeling worden gekomen, waardoor thans nog een voorraad aanwezig is van 18 stuks. In tegenstelling tot eerdere berichten worden op landelijk niveau toch proefprocedures gevoerd. In afwachting van de uitkomsten van die procedures ligt de afhandeling van deze bezwaarschriften stil. Aantal aanvragen 3 Ve — 1 Ve Naar aanleiding van de aanslagen zuiveringsheffing/verontreinigingsheffing woonruimten zijn 551 aanvragen ingediend. Alle aanvragen zijn binnen de gestelde termijn van 8 weken afgehandeld.
16 0 6 5 22 4 18 69 140
2. Belastinginning Debiteurenpositie Onderstaande tabel geeft de debiteurenpositie weer van de belastingaanslagen die door middel van het eigen belastingsysteem (IBS) worden
laatste vervaldag
watersysteemheffing gebouwd/ongebouwd/natuur aantal bedrag
< 6 maanden > 6 < 12 maanden > 12 < 24 maanden > 24 maanden
75.701 904 445 288 77.338
zuiveringsheffing verontreinigingsheffing watersysteemheffing ing. aantal bedrag
zuiveringsheffing verontreinigingsheffing bedrfifsruimten aantal bedrag.
_
17.072.965 782.490 363.240 161.643 18.380.338
91.164 294 2.722 2.338 96.518
10.732.502 18.799 407.087 343.497 11.501.885
2.194 80 115 103 2.492
1.671.900 48.794 92.320 54.244 1.867.258
Het totale openstaande saldo per ultimo augustus 2011 bedroeg € 31.749.481,--. Dit is € 234.309,-meer dan het saldo aan het eind van de vorige rapportageperiode Voor de veel van deze aanslagen is de laatste vervaldag kort geleden gepasseerd. Inmiddels is voor die aanslagen het invorderingstraject gestart. Het openstaand saldo van aanslagen waarvan de laatste vervaldag meer dan 6 maanden geleden lag is € 2.272.114,--. Dit is 7,2% van het totaal openstaande bedrag. Er wordt gestreefd naar een zo snel mogelijke inning van de aanslagen. De in de SLA geven indicator is dat het openstaand bedrag 6 maanden na de laatste vervaldag van de aanslag 0,5% van het opgelegd bedrag mag zijn. Per einde van de rapportage was het openstaand bedrag voor de W3 waterschappen (> 6 maanden na de laatste vervaldag) 0,33% van het netto opgelegde bedrag. Blokkade invorderinq
In het belastingsysteem worden ingegeven met als doel enerzijds de invordering tijdelijk te blokkeren omdat, bijvoorbeeld nog uitzoekacties moeten plaatsvinden, maar anderzijds om een bepaalde invorderingsprocedure te markeren, waarbij het ongewenst is geautomatiseerde invorderingsacties te laten plaatsvinden (bijvoorbeeld tijdens de ten uitvoerlegging van een dwangbevel). Onderstaand treft u een overzicht aan met stopcodes waarvoor de invordering tijdelijk is geblokkeerd. Deze stopcodes worden op basis van ouderdom (ouder dan 6 maanden) periodiek gecontroleerd en in voorkomende gevallen vrijgegeven. aantallen blokkade i.v.m. bezwaar
88
129
226
313
117
116
blokkade i.v.m. onbestelbaar retour overige blokkades
67 108
128 1.028
201 1.853
233 2.290
297 2.320
254 1.858
totaal
263
1.285
2.280
2.836
2.734
2.228
bedracten
blokkade i.v.m. bezwaar blokkade i.v.m. onbestelbaar retour overige blokkales totaal
stand
stand
31-dec
30-apr
'Wand
494.308
540.240
456.997 49.695
465.394 225.763
ill -mel 716.718 486.178 389.026
1.001.000
1.231.397
1.591.922
stand 30-Jun 908.003
stand 311u1
491.651 477.529
561.456 557.518 618.250
1.877.183
1.737.224
stand 31-auguta 563.393 537.997 538.689 1.640.080
Het bedrag waarvoor de invordering werd geblokkeerd, is voor uw waterschap relatief hoog. Dit wordt voor ongeveer een derde veroorzaakt door verleend uitstel van betaling voor ingediende en nog niet verwerkte bezwaarschriften en beroepschriften tegen de diverse heffingen. Nog eens een derde wordt veroorzaakt door onbestelbaar retour gekomen aanslagbiljetten, waarvan de juiste adressen nog moeten worden achterhaald. De overige blokkades maken ook ongeveer een derde deel uit van het totaal geblokkeerde bedrag, In de overige blokkades zitten de nog te behandelen verzoeken om kwijtschelding die 43% uitmaken van het in die groep geblokkeerde bedrag.
-7-
Het gaat hierbij om ruim 1.200 blokkades (65% van de overige blokkades) voor een bedrag van ongeveer € 235.000,--. In de blokkades in verband met ingediende bezwaarschriften zijn twee grote aanslagen besloten in verband met de zogenaamde natuurbezwaren. Beide aanslagen vertegenwoordigen een waarde van ruim € 279.000,--. Dat is bijna de helft van het geblokkeerde bedrag. Hierin ligt een risico ten aanzien van opbrengst besloten. Al naar gelang de hoogte van eventuele honorering van de bezwaren, zal de opbrengst verminderen. Indien de aanslagen in stand blijven wordt het risico ten aanzien van het onbetaald blijven van deze aanslagen laag ingeschat. De absolute piek van geblokkeerde aanslagen lag in juni en begint nu langzaam terug te lopen.
3. Kwijtschelding en oninbaar Kwiitschelding Onderstaande tabel geeft de gerealiseerde eenheden kwijtschelding weer in relatie tot de begroting. in eenheden
zuiveringsheffing watersysteemheffing ingezetenen
begroting beljaar 2011
24.000 10.000
realisatie bel.jaar 2011 t/rn 31/08/2011
15.868 7.341
Prognose kwijtschelding 2011
''
19.000 8.500
Gelet op de realisatie tot op 31 augustus 2011, de nog te verwerken werkvoorraad kwijtscheldingsverzoeken en de relatie met de over voorgaande belastingjaren nog verleende kwijtscheldingen, is het aantal in de begroting 2011 opgenomen eenheden kwijtschelding te optimistisch. De prognose kwijtschelding dient in neerwaartse zin te worden bijgesteld. De vermoedelijke uitkomst voor de zuiveringsheffing zal liggen om en nabij de 19.000 eenheden en de uitkomst voor de watersysteemheffing ingezetenen zal uitkomen op ongeveer 8.500. Oninbaar In de rapportageperiode werden nog geen aanslagen oninbaar verklaard door het dagelijks bestuur van het GBLT. Een eerste oninbaar verklaring van aanslagen heeft dit jaar tot een totaalbedrag van € 744.792,24 plaatsgevonden op 1 september 2011. Uw waterschap is daarover, voorafgaand aan de vergadering van het dagelijks bestuur, geInformeerd door toezending van het bestuursvoorstel.
4. Bijlage Belastingopbrengst 2011 in euro's Onderstaand overzicht geeft de financiele opbrengst van de waterschapsbelastingen over het belastingjaar 2011 weer. Per rapportagedatum is de opbrengst ruim € 560.000,-- hoger dan begroot. Aan het eind van het jaar zal dit bedrag zijn opgelopen tot een bedrag van ruim € 850.000,--. Finandiefe7601ifividitliiiiitihbliii -2- 1'-Euro x 1.000
Jaarrekening 2010
Begroting 2011
Stand per per 31-aug-11
Prognose per 31-dec-11
zuiverinqsheffing
vervuilingseenheden woonruim ten vervuilingseenheden bedrijfsruimten totaal zuiveringsheffing
21.558,8 6.918,2 28.477,0
21.890,1 7.075,0 28.965,1
22.410,2 6.857,3 29.267,5
22.373,9 7.195,9 29.569,8
vervuilingseenheden woonruim ten vervuilingseenheden bedrijfsruimten eenheden ingezetenen WOZ waarde gebouwd ha ongebouwd ha natuurterreinen totaa I waters ysteemheffing
360,7 479,0 10.815,3 22.004,1 9.066,2 220,6 42.945,8
362,8 302,4 11.014,8 21.962,0 8.676,1 205,5 42.523,5
356,8 477,7 11.169,2 22.139,3 8.430,6 207,8 42.781,3
362,8 423,3 11.139,8 21.962,0 8.676,1 205,5 42.769,5
totale belastingopbrengst
71.422,8
71.488,7
72.048,8
72.339,3
watersysteemheffing
Voor een verklaring van de verschillen wordt verwezen naar hoofdstuk 1.
