Besturen met passie Inspratie voor de moderne bestuurder
ondernemen doe je samen
Bel je organisatiecoach! Besturen met passie is een uitgave van de organisatiecoaches van LTO Noord. De organisatiecoaches willen jou en je bestuur ondersteunen als het gaat om de proceskant van jouw bestuurswerk. Dus geen belangenbehartiging op zich, maar hulp zodat jij je werk goed kunt doen. Denk aan advies, procesbegeleiding, training en coaching. Door dit boekje raak je ongetwijfeld geïnspireerd. Als je ergens mee aan de slag wilt, neem dan contact op met je organisatiecoach:
Jasper Guldemond Drenthe en Gelderland T: 06 - 12 97 03 67 E:
[email protected] Peter van der Hoeven Flevoland, Friesland en Noord Holland T: 06 - 13 91 80 74 E:
[email protected] Willy Kempen Utrecht en Zuid-Holland T: 06 - 51 34 12 49 E:
[email protected] Annet Murre Groningen en Overijssel T: 06 - 10 98 35 63 E:
[email protected]
Inhoudsopgave 1. Voorwoord 2. De vitale afdeling Inleiding 2.1 Missie 2.2 Visie 2.3 Jaarplan Succesverhalen 2.4 Nieuwe bestuurders werven 2.5 Functioneringsgesprekken 2.6 Fusie 2.7 Voordelen van een ambitieuze missie 2.8 Assertiviteit, bestuurders op de bok! 2.9 Blijven ontwikkelen (coaching en training) 2.10 Over de grens van de afdeling kijken 3
Moderne belangenbehartiging Inleiding 3.1 Klassiek versus modern
Succesverhalen 3.2 Assertieve belangenbehartiging 3.3 Netwerken 3.4 Omgaan met kennis
4
Leden werven… en houden! Inleiding 4.1 PR 4.2 Direct contact 4.3 Werven Succesverhalen 4.4 Bezoekjes op de dam 4.5 Ledenavonden; opkomst niet bepalend voor succes! 4.6 Sociale activiteiten die binden 4.7 Ambassadeurschap van de leden 4.8 Huiskamerbijeenkomsten 4.9 Studiegroepen 4.10 Bellen
5 6
6 6 7 8 9 10 11 12 12 13 14 15 16 16 17 18 19 19 19 20 21 22 23 24 25 26
Besturen met passie
2
3
1. Voorwoord Jij als afdelingsbestuurder bent een bevlogen en betrokken lid dat zich maximaal inzet om de belangen van de agrarische sector te behartigen. Dat doe je naast jouw drukke bestaan als ondernemer. Daar ben ik ongelofelijk trots op en dankbaar voor. De afdelingsbesturen zijn voor de vereniging van levensbelang. Zij staan het dichtst bij onze leden. En een goed bestuur is de basis voor een actieve afdeling met betrokken leden.
Als bestuurder ben je onderhandelaar, visionair, verbinder, regisseur, verkoper van de organisatie en van argumenten, netwerker en portefeuillehouder. En ik weet uit ervaring dat dat niet altijd makkelijk is. Daarom hebben wij in dit boekje allerlei tips en adviezen verzameld. Grotendeels bij jouw medebestuurders. Want van ervaringen van iemand die hetzelfde werk deed of doet, leer je het meest. Ik hoop dat je er inspiratie uit haalt om met passie te blijven besturen.
Wanneer je nog wat extra hulp kan gebruiken, kijk dan eens naar het trainingsaanbod van onze organisatiecoaches op onze site, www.ltonoord.nl/content/organisatiecoaches.
Siem Jan Schenk, voorzitter LTO Noord
Besturen met passie
5
2. De vitale afdeling Inleiding: missie, visie en jaarplan Een afdeling is een complex geheel. Daarmee vertellen we niks nieuws. Het bevat diverse typen ondernemers, diverse typen bedrijven, diverse typen belangen en ga zo maar door. En dat in een omgeving die constant, en steeds sneller, verandert. Hoe houd je dan een afdeling vitaal? Tja. Om te beginnen is een goed houvast noodzakelijk. Stel jezelf de vraag: ‘is mijn bestuur een bestuur dat precies weet wat het wil? Dat zich niet laat leiden door anderen of door omstandigheden?’ Zo ja, dan hoef je niet verder te lezen. Maar als je het idee hebt dat het niet zo duidelijk is wat je bestuur wilt; dat er geen duidelijke focus is; en dat het zich wel laat leiden door anderen en door de actualiteit; dan is het een goed idee om juist wel verder te lezen. Want zonder houvast is een bestuur een ongeleide organisatie en is de vitaliteit ver te zoeken. In die organisatie kan het gebeuren dat bestuurders tegen elkaar worden uitgespeeld, en dat verschillende bestuurders elkaar ongewild tegenwerken. Om dat te voorkomen moet je weten wat je wilt. Waar wil je jezelf als bestuur voor inzetten? Een duidelijke missie, een visie en goede jaarplannen bieden dat houvast. Je bestuursleden gaan doelgericht aan de slag, raken enthousiast en versterken elkaars inzet. Oftewel: je hebt een vitaal afdelingsbestuur!
6
2.1 Missie
2.2 Visie
De missie van een bestuur is de reden van bestaan. Het geeft antwoord op de vraag: waarom bestaan wij eigenlijk als bestuur? Het is verstandig om deze vraag als geheel bestuur te beantwoorden. Dat houdt de richting scherp. Als voorbeeld volgt hier de missie van LTO Noord als gehele vereniging: ‘LTO Noord is de agrarische ondernemersorganisatie voor alle sectoren in de negen provincies boven de Maas, die een sterke economische en maatschappelijke positie bevordert van haar leden.’ Deze missie geeft een duidelijk kader. Alleen zegt het nog niet veel over wat je precies wilt bereiken. Daarvoor formuleer je jouw visie.
Visie: heldere blik op de gewenste toekomst. Het geeft antwoord op de vraag: ‘Hoe wil je dat jouw werkgebied er over X jaar uitziet.’ Dat is een heel brede vraag. Toch kun je niet in het wilde weg gaan dagdromen om de vraag te beantwoorden. Je hebt tenslotte al een missie geformuleerd. Die geeft het kader voor de brainstorm over de toekomst. Een duidelijke visie geeft niet alleen houvast voor het eigen bestuur. Het geeft ook houvast voor andere partijen. Ze weten wat ze aan je hebben. Daardoor is het met een duidelijke visie makkelijker om samen te werken met andere partijen.
Besturen met passie
Om de visie te realiseren ga je activiteiten ontplooien. Die activiteiten geef je weer in je jaarplan.
2.3 Jaarplan Je visie is nog een dagdroom. Dat hoeft het niet te blijven. Je kunt je als bestuur gaan inzetten om dat schitterende droombeeld te bereiken. Daarvoor moet je het grote eindbeeld opknippen in haalbare tussenstappen. Dat doe je door duidelijke tussendoelen te formuleren. Per jaar
maak je een planning van welke activiteiten je dat jaar wilt uitvoeren om de doelen te bereiken. Dat is je jaarplan. Wil je aan de slag met je missie visie en jaarplan? Neem contact op met je organisatiecoach. Die heeft uitgebreide informatie en handige formats die je helpen. En als je dat wilt, kan de organisatiecoach het traject, of delen daarvan, begeleiden.
Besturen met passie
7
Gerard Langebeeke
2.5 Functioneringsgesprekken
Succesverhalen 2.4 Nieuwe bestuurders werven De afdeling Noordoostpolder heeft zich ten doel gesteld een aantal nieuwe bestuursleden te vinden. Gerard Langebeeke, voorzitter van de afdeling Noordoostpolder: “Om goed te kunnen besturen heb je een bepaalde passie nodig. Om bestuursleden te werven moet je helder hebben wat je doet, welke doelen je als afdeling voor ogen hebt en welke resultaten je wilt bereiken. Je moet je ook kunnen en durven onderscheiden, want we zijn niet de enige partij die naast de agrarische ondernemer wil staan. Daarom proberen we minder versnipperd te werken, maar meer te focussen en die projecten vervolgens ook heel goed doen. Mijn tip aan andere bestuurders die ook nieuwe bestuurs-
leden zoeken is: probeer eerst de passie in de afdeling te brengen door met elkaar scherp te krijgen waar je voor staat en wat je wilt bereiken. Ga daarna heel gericht potentiele bestuursleden benaderen via een goed voorbereid en persoonlijk gesprek. Ik heb gemerkt als je de zoekvraag naar nieuwe bestuursleden breed uitzet, dus aan iedereen stuurt, er weinig respons komt. Daarom kiezen wij voor een veel gerichtere aanpak. Dat geldt ook voor hoe we met vraagstukken uit ons werkgebied omgaan. We steken vooral energie in de problematieken die lokaal spelen en waarbij de kans groot is dat andere groeperingen achter ons zullen gaan staan.”
Afdeling De Hoeksche Waard heeft positieve ervaringen met het voeren van functioneringsgesprekken. Basjan Niemansverdriet, voorzitter afdeling De Hoeksche Waard: “Eigenlijk waren het meer ambitiegesprekken. Deze gesprekken heb ik met alle bestuursleden gevoerd. Elk gesprek duurde ongeveer 45 minuten tot 1 uur. Ik had mij voorbereid door vooraf een aantal richtingen te bedenken hoe het gesprek zou kunnen verlopen en heb vragen die ik wilde stellen op papier gezet. Deze vragen kregen alle bestuursleden vooraf toegestuurd, zodat iedereen zich kon voorbereiden op het gesprek. Toen ik ongeveer een jaar voorzitter was, wilde ik graag weten of iedereen met mijn manier van besturen en vergaderen overweg kon. Dat was de aanleiding dat ik deze ambitiegesprekken wilde voeren. Verder was ik benieuwd of er problemen of andere zaken onder de bestuursleden leefden. Ik heb deze gesprekken vooraf aangekondigd in een bestuursvergadering door de vraag neer te leggen of men hier aan mee wilde werken. Die bereidheid was er. Het verschilde van: ‘als jij dat wil doen we het’ tot ‘ja goed, graag’. Het werd niet als bedreigend ervaren, niemand vond het een probleem, hoewel de ene er wel iets enthousiaster over was dan de ander. Dankzij het voeren van deze gesprekken heb ik een beter inzicht gekregen hoe iedereen in het bestuur staat. Ook zijn er bij verschillende bestuursleden zaken naar voren gekomen waardoor ze nu beter functioneren. Ook gaf iemand een persoonlijk probleem aan, waar we nu rekening mee houden. Vooraf hebben we duidelijk gezegd dat de gesprekken vertrouwelijk zijn en dat we er ook zo mee omgaan. Ook is een aantal veranderingen doorgevoerd waardoor het bestuur dichter bij elkaar gekomen is. Als er over vier jaar een aantal nieuwe bestuursleden bij is gekomen, wil ik deze gesprekken opnieuw voeren. Ook om na te gaan of een ieder nog goed in zijn of haar vel zit, bestuurlijk en persoonlijk gezien. Basjan Niemansverdriet
8
Besturen met passie
Henk Rougoor
2.6 Fusie Henk Rougoor, voorzitter van afdeling Oude IJsselstreek: “Iedere afdeling behartigt zijn gemeentelijke belangen en organiseert zelf ledenavonden. De krimp in de agrarische sector was dusdanig groot dat we samen met drie andere afdelingen besloten meer met elkaar samen te werken. Samen met drie andere LTO Noord-afdelingen werken we inmiddels al een aantal jaren samen binnen de federatie Oost-Achterhoek. Om genoeg bezoekers te krijgen op ledenavonden, maar ook om voldoende bestuursleden te
10
Besturen met passie
houden en het werk professioneel en effectief te doen. De vier afdelingen hebben ongeveer dezelfde structuur, draaien alle vier goed en zijn gelijkwaardig aan elkaar. We hebben toen een voorzitter gekozen, per afdeling een bestuurslid benoemd en gezamenlijk een federatie opgericht. We gingen vervolgens gezamenlijk activiteiten gestructureerd oppakken. Zoals zes keer per jaar een nieuwsbrief uitgeven, twee keer per jaar een ledenbijeenkomst organiseren, et cetera. We hebben inmiddels besloten om te fuseren en zijn nu druk aan het bouwen met de nieuwe afdeling. Punt van zorg was dat we niet te ver van de leden af willen komen te staan en ook de contacten plaatselijk goed willen onderhouden. Daar hebben we in de verschillende jaarvergaderingen en tijdens andere bijeenkomsten over gediscussieerd. Uitkomst is dat we voor de vier gemeenten een commissie hebben ingericht om de afstand tot de leden kort te houden. Zij organiseren regelmatig bijeenkomsten over de plaatselijke (politieke) problemen, zoals bestemmingsplannen, natuurplannen, verkeerszaken. Dankzij de opschaling en door zaken anders te organiseren, krijgen we hopelijk meer financiële middelen beschikbaar. Inmiddels kunnen we bestuursleden nu een goede vergoeding geven voor hun inzet en in de toekomst misschien zelfs externe adviseurs in huren voor bepaalde klussen waarmee we de slagkracht vergroten. Mijn tips aan andere bestuurders die er over na denken om op te schalen? Richt niet eerst een federatie als tussenvorm op, maar organiseer een paar activiteiten samen, waarbij een gezamenlijke nieuwsbrief een hele goed is. Doe dat bijvoorbeeld 1 jaar lang en hak dan de knoop door of je gaat fuseren of niet. Ik heb gemerkt dat je niet afwachtend moet zijn, maar zelf aan de bel moet trekken als je zaken anders georganiseerd wilt hebben. Ga op zoek naar bestuurders die net als jij ook de drive en ambitie hebben om te professionaliseren en die samen verder willen komen.”
2.7 Voordelen van een ambitieuze missie “Het formuleren van een ambitieuze visie heeft ons geholpen bij het voorwoorden van het nut en de noodzaak van onze provincie ten behoeve van het jaarplan.” Dat stelt Dirk Siert Schoonman, voorzitter van LTO Noord provincie Gelderland. “De aanleiding om ons als provinciaal bestuur te buigen over het formuleren van een toekomstvisie was tweeërlei. Enerzijds wilden we scherp hebben waar we voor staan en waar we draagvlak voor hebben van onze leden. Niet vanuit noodzaak, maar vanuit de ambities die we hebben. Anderzijds was de Provincie Gelderland bezig met een omgevingsvisie. Dat was voor ons bij uitstek het moment om input te leveren. Daarvoor moet je goed weten wat we als belangenbehartiger willen bereiken. Waarom het een ambitieuze visie te noemen is? We laten duidelijk zien wat het economisch belang van de agrarische
Dirk Siert Schoonman
sector is, wat het aan werkgelegenheid met zich mee brengt en hoe boeren en tuinders bijdragen aan de leefbaarheid van het platteland. Doordat we in onze toekomstvisie ook de uitdagingen in de sectoren benoemen en onderkennen, werd bij anderen een aantal angsten weggenomen. Met als resultaat dat de Provincie en gemeenten bereid waren mee te denken, in plaats van dat ze zaken proberen tegen te houden door middel van regelgeving. Daarom vind ik het van belang dat je vooraf een ambitieuze visie kunt voorleggen, zodat niet achteraf in een bestemmingsplan van een gemeente allerlei beperkingen staan voor de sector. Ik kom liever pro-actief voor onze belangen op dan dat we achteraf in de verdediging moeten. Mijn tip aan andere bestuurders is dat je de uitdagingen van de sectoren niet uit de weg moet gaan, maar deze juist moet benoemen en daar een goed verhaal bij moet hebben.”
2.9 Blijven?ontwikkelen (coaching en training) Klaas de Lange, voorzitter afdeling Steenwijkerland: “Als gepassioneerd agrarisch ondernemer heb ik vanuit verantwoordelijkheidsgevoel bestuurderstaken op me genomen, zonder dat ik daarin geschoold ben. Omdat ik van serieuze zaken de belangen behartig, wilde ik mijzelf graag verder ontwikkelen en zekerder voelen in mijn rol als voorzitter. Daarom heb ik een aantal cursussen gevolgd uit het trainingsaanbod van de organisatiecoaches. Onder andere op het gebied van communicatie, onderhandelen. Daarnaast heb ik een voorzitterstraining gedaan. Dankzij deze trainingen kreeg ik tools aangereikt om de spreekwoordelijke puntjes op de i te zetten. Ik vind het belangrijk om als belangenbehartiger richting gemeente en overheid een goede gesprekspartner te zijn. Je moet je professioneel kunnen opstellen en je goed kunnen uiten. Want ik heb gemerkt dat het vaak belangrijker is hoe je iets zegt dan wat je zegt. Het gaat niet alleen om inhoud, maar ook dat je je kunt inleven in de standpunten van anderen en daarbij de juiste toon hebt. Ik heb jarenlang in het bestuur gezeten van onze kerk, de school en een zuivelcoöperatie. Ik vind het leuk om me breder te oriënteren dan de landbouw en vind het belangrijk om de mening van mensen buiten de sector te kennen. Mijn tip aan andere bestuurders is om goed te luisteren naar de standpunten van anderen. Natuurlijk zijn er mensen die veel meer bedreven zijn in het lobbyen, maar dat weerhoudt mij er niet van dat ik ook mijn verantwoordelijkheid wil nemen. Hoewel ik niet gepokt en gemazeld ben, probeer ik me wel te onderleggen om die taak goed uit te voeren. Uiteindelijk voel ik me verantwoordelijk voor veel arbeidsplaatsen die de agrarische sector oplevert.”
Bert de Groot
2.8 Assertiviteit, bestuurders op de bok! Bert de Groot, voorzitter afdeling Woerden: “Als afdeling Woerden vechten we ervoor om de proefboerderij Zegveld open te houden. We hebben veel inzet gepleegd om het kennis en innovatiecentrum voor het westelijke veenweide gebied te laten voortbestaan. De onderzoeksboerderij heeft voor ons meerwaarde vanwege de onderzoeken en innovaties op het gebied van onderwaterdrainage, de waterkwaliteit, de relatie stad en platteland en het fokken van speciale veerassen voor het veenweidegebied en de grondsoort veen. Een proefboerderij hebben is niet de corebusiness van een belangenbehartiger. Maar LTO Noord is wel de aanjager geweest, omdat het initiatief ons zeer aan het hart gaat. We hebben publiciteit gezocht om boeren en investeerders te vinden die de boerderij van Wageningen UR willen overnemen. Met als resultaat dat een groep ondernemers, waaronder agrariërs, nu volop bezig zijn om de proefboerderij met een goede financiële onderbouwing te kopen.
12
Besturen met passie
Klaas de Lange
Henk Wollerich
10 Over de grens van de afdeling kijken Henk Wollerich, afdeling Kanaalstreek: “Wij werken samen met twee andere afdelingen. Reden daarvoor is dat we het belangrijk vinden dat wanneer je bijvoorbeeld een inleider van allure hebt, er voldoende belangstellenden in de zaal zitten. Want zo’n inleider komt soms van ver weg en met een enkele afdeling loop je de kans dat er maar 15 mensen in de zaal zitten. Dat is mij veel te weinig. Zoals ik al zei, de zaalvulling, maar ook ruimtelijke ordeningsvraagstukken. Zoals nu, de provincie is bezig met de voorbereiding voor het verbreden van een snelweg, daar moet men gronden voor verwerven, zowel in het gebied van de afd Kanaalstreek, als Oude Veenkoloniën , daar is naast mij ook de voorzitter van deze club bij betrokken, dat doen we gezamenlijk. Dat bevalt goed, omdat wij elkaar vertrouwen. Samenwerking is belangrijk, omdat de belangenbehartiging niet ophoudt bij de grens van jouw afdeling. Als je gezamenlijk optrekt, is er gelijkgestemdheid. In dit soort trajecten is dat belangrijk, omdat je anders tegen elkaar wordt uitgespeeld. Mijn tip is: zorg dat je elkaar goed kent en vertrouwd, zodat er geen drempels zijn voor toenadering. Je bent elkaar bitter nodig in bepaalde situaties.”
Klassiek
Modern
3 Moderne belangenbehartiging
Je inventariseert zelf bij alle betrokkenen wat de wensen zijn en je komt zelf met een plan. Er zijn inmiddels voorbeelden van LTO Noord-besturen waarbij hun voorstel
praktisch volledig is overgenomen door de overheid. Wat heb je hiervoor nodig als afdelingsbestuur? Voornamelijk een specifieke grondhouding.
We zetten de klassieke tegenover de moderne belangenbehartiging:
14
Besturen met passie
Zenden en monoloog Hiërarchie en macht Blik op eigen sector Bestaande netwerken (ons kent ons) Sterk inhoudelijk Vooringenomen standpunten Ingraven en verborgen agenda’s Eendimensionale benadering
Modern
Proactief
Sommige bestuurders zullen van de volgende constatering even schrikken: de tijd van de verdedigende belangenbehartiging is voorbij. Het is niet meer voldoende om aan te geven wat je niet wilt. Als je iets niet wilt, ben je door de partijen die het wel willen veel te makkelijk opzij te schuiven. De traditionele partners van de agrarische sector, zoals het CDA, zijn niet meer sterk genoeg om zo’n beweging te keren. Moderne belangenbehartiging begint dan ook met wat je wel wilt. Met een duidelijk visie voor
de toekomst. Daarmee bindt je partijen aan je die gemeenschappelijke belangen herkennen. Een praktisch voorbeeld is de gang van zaken rond een bestemmingsplan buitengebied. De klassieke gang van zaken was dat de overheid een voorstel doet voor een invulling van dit plan. Diverse belangenorganisaties geven aan wat ze er niet goed aan vinden en uiteindelijk trekt de overheid haar eigen plan. In de moderne belangenbehartiging ben je de overheid een stap voor.
3.1 Klassiek
Verdedigend
Inleiding: klassiek versus modern
Echt luisteren en dialoog Verbinden en gelijkwaardigheid Oren en ogen open in de samenleving Nieuwe netwerken Meer procesmatig Kijken naar wederzijdse belangen Transparantie en heldere argumentatie Meerdere invalshoeken voor complexe vraagstukken
Je organisatiecoach kan jou en jouw bestuur ondersteunen met advies en gesprekstrainingen.
Besturen met passie
15
Succesverhalen 3.2 Assertieve belangenbehartiging Coby van Boheemen, afdeling Rijn-en Vlietlanden: “In onze regio vechten we al jaren tegen de ganzenoverlast. Vorig jaar organiseerden we een informatieavond over ganzen voor onze leden en diverse andere betrokken partijen. We discussieerden over stellingen en ondertussen maakte een kok heerlijke hapjes van de gans klaar en serveerde dit. Het idee daarachter was dat je met elk hapje een deel Coby van Boheemen
van de oplossing presenteerde. Resultaat van deze informatieavond was dat we meer begrip kregen bij partijen, waaronder Partij van de Dieren. Wij zijn niet tegen ganzen, maar we willen een oplossing, bijvoorbeeld één legsel in plaats van twee of drie en dat stuit tegen bezwaren. Terreinbeherende instanties, zoals Natuurmonumenten, laten de toegang niet toe. Daarom is het zo belangrijk om met elkaar in gesprek te gaan en zo te discussiëren over elkaars standpunten. Wederzijds begrip is het startpunt om ergens te komen. Dankzij de publiciteit die de ganzenoverlast heeft gekregen, waar onze avond wellicht ook aan heeft bijgedragen, mogen ganzen nu weer geconsumeerd worden. Mijn tip aan andere bestuurders die graag een discussie willen aanzwengelen over een bepaald thema is: zet alle verschillende meningen bij elkaar. Laat voor- en tegenstanders met elkaar in gesprek gaan. Als je dat doet onder het genot van een hapje en een drankje maak je het minder beladen.”
Gerjan Blikker een breed netwerk te hebben. Daarin investeren we als afdeling en kijken we breder dan de bestaande kaders en stappen we over de traditionele barrières. Je moet bijvoorbeeld wel voor je mening op durven te komen, ook al spreek je daarmee de mening van bijvoorbeeld een lokale politieke partij tegen. Als belangrijkste uitdaging zie ik dat er meer vernieuwing moet komen. Daarvoor moet er meer aansluiting gezocht worden met de jongeren.
ledenbijeenkomst. Op die manier borg je ook dat vragen goed beantwoord worden. Als voorzitter moet je uiteraard ook aan je eigen inhoudelijk kennis blijven werken, maar ook een spin in het web zijn. Het komt bijvoorbeeld weleens voor dat ik als woordvoerder optreed en iemand anders inhoudsdeskundig is. Dan speel ik inhoudelijke vragen door. Maar weet ik wel de mening of het standpunt van onze achterban te verkondigen. Bijvoorbeeld over onderwerpen als Natura 2000. De combinatie van iemand met een helicopterview samen te laten werken met iemand met detailkennis is sterk. Dankzij het volgen van zowel een intervisie- als een voorzitterscursus bij een van de organisatiecoaches, heb ik geleerd om te kijken wat de belangen van anderen zijn. En met dat in mijn achterhoofd kan ik het gesprek op gang brengen. Mijn tip aan andere bestuurders: wees actief in het (mede-)organiseren van activiteiten voor leden. Dat kunnen zowel inhoudelijk bijeenkomsten rondom een bepaald thema zijn als sociale activiteiten zoals een fietstocht of familiedag. Of een combinatie van beide. Tine Welman Betrek ook nieuwe bestuursleden bij het organiseren van activiteiten.”
3.3 Netwerken Gerjan Blikker is aan de slag gegaan met het verbinden van netwerken uit de landbouw met die van burgers en politiek. Daarbij heeft hij zich gericht op de niet- traditionele partners van de landbouw, zoals Groen Links, Partij van de Dieren en PvdA. “Ik heb ervaren dat het onderhouden van een breed netwerk belangrijk is. Traditioneel zijn onze banden met CDA prima. Als LTO Noord-afdeling Fivelingo hebben we afgelopen periode kleine, maar waardevolle stappen gemaakt in het verbreden van ons netwerk. Dankzij gesprekken met de wethouder en linkse lokale politieke partijen zoals Groen Links, PvdD en PvdA kregen we een open discussie waarin ruimte ontstond om te luisteren naar en inzicht te krijgen in elkaars standpunten. Ook over gepolariseerde landelijke thema’s. Ik vind het belangrijk om
16
Besturen met passie
3.4 Omgaan met kennis Tine Welman, voorzitter van afdeling Losser: “Ik heb gemerkt dat ik niet alles inhoudelijk hoef te weten over onderwerpen om toch de belangen te kunnen behartigen van de leden. Ik weet bijvoorbeeld niet het fijne van melkprijzen en mestwetgeving. Dan activeer ik mijn medebestuurders. Binnen onze afdeling hebben we mensen die veel kennis hebben over verschillende thema’s. Ik weet wie waarover veel weet en het werkt voor iedereen motiverend dat we gebruik maken van elkaars kennis en kwaliteiten. Mijn rol is vooral delegeren: wie kan ik waar het beste voor in zetten. Bijvoorbeeld om iets te verwoorden tijdens een vergadering met de gemeente of tijdens een
Tine Welman
4 Leden werven… en houden! Inleiding: PR, direct contact en werven Ben je tevreden met het aantal leden in jouw werkgebied? Weet je zeker dat jouw achterban zich voldoende verbonden voelt met de organisatie? Mooi! Veel succes met het vasthouden van dit resultaat. Toch zijn lang niet alle bestuurders tevreden over het aantal leden en de verbondenheid van hun achterban. Hier kun je wat aan doen! Het belangrijkste is dat je de afstand tussen organisatie en de niet-leden en de leden zo klein mogelijk maakt. Om te beginnen kun je aandacht geven aan je public relations (PR). Daardoor kun je jouw achterban én de niet-leden informeren over wat je doet.
4.1 PR Veel besturen laten veel PR-kansen liggen. Een persbericht is voldoende om weer eens in de krant genoemd te worden. Een voordeel hiervan is dat je meer mensen bereikt dan je directe achterban. Je hebt niet veel meer nodig dan een aanleiding. Zo’n aanleiding kan variëren van een plastic-inzamelingactie tot het organiseren van een inspraakavond over de eigen visie. Er is veel meer nieuws dan mensen vaak denken. Voor je directe achterban kun je ook denken aan andere media zoals een nieuwsbrief en sociale media. Je organisatiecoach heeft advies en handleidingen voor het schrijven van persberichten en nieuwsbrieven en omgaan met sociale media.
4.2 Direct contact Houd de afstand tot leden en niet-leden klein. Over het algemeen worden ledenavonden steeds minder goed bezocht. Dat betekent echter niet dat de leden geen belangstelling hebben voor de organisatie. Ze hebben alleen geen zin om naar de ledenavond te komen. In dit boekje lees je over de ervaringen van afdeling Veluwerand. Zij organiseerden bijeenkomsten voor kleine groepen, dicht
bij huis. Dat was een groot succes. Een ander voorbeeld is het bellen van je achterban. Veel bestuurders zien daar tegenop. Dat is onterecht. De ervaring leert dat het telefonisch contact zeer wordt gewaardeerd door de leden; je hebt even écht contact met je bestuurder. Je organisatiecoach kan ondersteunen met telefoontrainingen en handvatten voor het structureren van het gesprek.
4.3 Werven Elk bestuur dat actief aan ledenwerving doet, doet dat op zijn eigen manier. Dat is maar goed ook, want geen enkel werkgebied en geen enkel bestuur is hetzelfde. Er is echter een belangrijke gemene deler. Dat is De Dienst die je levert; de collectieve belangenbehartiging. En dat is wel een lastige, want die dienst levert LTO Noord voor de gehele agrarische sector. Of je nou lid bent of niet, jouw belangen worden door LTO Noord behartigd. Daardoor is, kort door de bocht, het enige wat je te koop hebt; solidariteit! Jij maakt het mogelijk dat de niet-leden verantwoordelijkheid nemen voor het feit dat zij gebruik maken van een dienst die al wordt geleverd. En dat betekent: lid worden! Een veel gehoord argument om geen lid te worden is de
Besturen met passie
19
hoogte van de contributie. En laten we er niet omheen draaien; die is ook pittig. Maar stel je nou eens voor dat íedereen lid zou zijn. Wat zou dat voor effect op de contributie hebben? In elke ledenwerfcampagne probeer je de afstand tussen de organisatie en de niet-leden te verkleinen. Probeer in contact te komen met de niet-leden. En, heel belangrijk, ga in gesprek. Ga niet de discussie aan. Niet proberen je gelijk te halen, maar onderzoeken waar de gezamenlijke belangen zitten. Dat maakt dat niet-leden zich al snel verbonden voelen met de organisatie. En daar gaat hun verantwoordelijkheidsgevoel richting die organisatie van groeien... Je organisatiecoach wil samen met de afdeling marketing graag bijdragen aan je ledenwerfactie. Veel succes!
Succesverhalen 4.4 Bezoekjes op de dam ‘Laat zien wat je doet, ook richting de niet-leden’; dat is volgens Albert Dankelman, voorzitter van LTO Noord afdeling Ommen belangrijk als het gaat om ledenbehoud en het werven van niet-leden. “Telkens als ik in de buurt was, ging ik even bij iemand aan om een praatje te maken. Deze bezoekjes hadden niet altijd effect, ik weet inmiddels dat je soms een lange adem moet hebben.” De redenen waarom mensen geen lid willen worden, zijn heel divers. “Ik zeg daarom dan ook tegen niet-leden dat je het niet altijd overal mee eens kunt zijn. Het gaat soms niet over het individu, maar om het grotere geheel.” Albert vindt dat leden het gevoel moeten hebben dat ze voorrang hebben ten opzichte
20
Besturen met passie
Albert Dankelman
van niet-leden. “We nemen onze niet-leden ook niet mee in de belangenbehartiging, zover we kunnen. Laatst waren we met vijf man in overleg bij de gemeente. Toen daarna een van onze leden tijdens een huwelijksreceptie naast een niet-lid zat, vroeg deze waarom hij niet gevraagd was mee te gaan.” Een goed contact met de politiek vindt Albert heel belangrijk. Daar investeert hij ook in. “Je moet je overal laten zien en dat kost veel tijd. Buiten de vergaderingen om, kost me dat zo’n 500 uur per jaar, gemiddeld 1 uur per dag. Ik probeer de vragen die ik krijg van leden, maar ook van bijvoorbeeld de gemeente, ook direct dezelfde dag te beantwoorden. Wat ik plezierig vind, is dat we een actieve wethouder hebben, die
de naam van LTO Noord ook noemt en betrekt in de plannenmakerij.” De jaarlijkse nieuwsbrief waarin de behaalde resultaten worden gecommuniceerd en waarin de portefeuillehouders vertellen wat ze hebben gedaan, geeft Albert ook af bij de niet-leden. “Er zelf continu achteraan blijven gaan, dat is denk ik het belangrijkste om succes te oogsten. Maar ik kijk mensen er niet op aan als ze geen lid worden. Even goede vrienden. Ik wil niet dat mensen mij ontlopen.” Verder gaat hij langs bij boeren die stoppen met hun werkzaamheden. “Ik bedank ze dat ze altijd lid zijn geweest. Daar aandacht voor hebben wordt gewaardeerd, merk ik.” Tot slot probeert Albert goed te communiceren met heb bestuur en de leden binnen de afdeling. “Ik wil ze betrekken en heb daarom leden ook eens gevraagd wat ze vinden van wat we doen. Daarmee liep ik natuurlijk het risico veel ‘bagger’ over me heen te halen, maar het is ook een kans om pijnpunten weg te nemen. Ik vind het belangrijk open te zijn naar je leden toe. In mijn voorwoord van onze afdelingsnieuwsbrief sluit ik daarom ook altijd af met de vraag of ze willen doorgeven als ze iets missen in de belangenbehartiging of ze suggesties hebben voor verbetering en of dat ze willen doorgeven als ze iemand kennen die geen lid is.”
informatie bij elkaar te halen. Ze gaven aan de afdelingsbijeenkomsten alleen bij te wonen als er echt een bijzonder thema of specifieke informatie gepresenteerd wordt. Bijvoorbeeld als de gemeente zelf een nieuw bestemmingsplan komt toelichten. Door de afname van de interesse voor ledenbijeenkomsten, stonden we voor een nieuwe uitdaging om toch goed contact te blijven houden met leden. Daarom hebben we mailadressen opgevraagd om leden via een nieuwsbrief te blijven informeren over actuele ontwikkelingen en successen die we boeken. Mijn tip aan andere bestuurders: als bestuurder moet je jezelf blijven en niet willen doen zoals een ander het doet.
4.5 Ledenavonden; opkomst is niet bepalend voor het succes! Dat de opkomst bij een ledenavond niet bepalend is voor de mate waarin een afdeling succesvol is, bleek volgens Peter van Omme van LTO Noord afdeling Ede/Wageningen uit een belactie onder hun leden. “Bij veel afdelingen leeft deze aanname, terwijl uit deze belronde bleek dat onze leden veel waardering hebben voor wat de afdeling bereikt. Uit de telefoongesprekken bleek dat ledenbijeenkomsten, met name door de wat jongere leden, niet meer zo belangrijk worden gevonden. De jongere generatie bewandelt andere wegen om de voor hen relevante
Peter van Omme
22
4.6 Sociale activiteiten die binden
4.7 Ambassadeurschap van de leden
Samen met het Gronings Agrarisch Jongeren Kontakt organiseerde LTO Noord Groningen op provinciaal niveau een ledenbijeenkomst over het belang van communicatie bij bedrijfsovername. “Omdat voor iedereen binnen het gezin de rollen veranderen na een bedrijfsovername en het dan juist heel moeilijk blijkt om gevoelens te kunnen uiten”, aldus Alma den Hertog, lid PB Groningen en trekker van het project ‘provincie van de Toekomst’. “Over belasting- of technische zaken zijn deskundigen genoeg te vinden, maar om het juist te hebben over het communicatieve aspect van een bedrijfsovername, bleek een schot in de roos. Misverstanden in families en problemen rondom bedrijfsovername blijken meestal te zijn ontstaan door onvoldoende communicatie onderling. Meer dan 100 opvolgers, broers, zussen, schoonzussen, vaders, moeders en ooms gingen deze avond, onder leiding van procesbegeleiders, in zeven workshops met elkaar in gesprek. Ze wisselden met elkaar ervaringen uit. ‘Ik vind het moeilijk om mijn bedrijf los te laten. Hoe doe ik dat op een goede manier? Mijn vader wil alles bij het oude houden. Hoe krijg ik hem in beweging? We gaan met zijn tweeën overnemen. Hoe pakken we dat aan in de communicatie, rollen en taken?’ Talloze vragen passeerden de revue, waarop niet direct een antwoord te geven is, maar waar wel de problemen over communicatie benoemd werden. 115 mensen in gesprek betekent immers 115 mensen met eigen deskundigheid en invalshoeken aan tafel. Na deze workshops gingen de gesprekken verder bij de borrel en klonk overal de vraag om een vervolg. Dat dit onderwerp erg leeft, bleek uit de evaluatie. Ook andere afdelingen willen bijeenkomsten organiseren over dit onderwerp. Mijn tip voor hen is: zorg op zo’n avond dat men zich voldoende veilig voelt om open te discussiëren. We zijn eerst plenaire gestart en daarna gingen we in workshops verder. We zorgden er voor dat niemand vanuit één gezin bij elkaar kwam te zitten.
Afdeling Westland heeft positieve ervaringen met het inzetten van leden als ambassadeur voor LTO Noord Glaskracht. “In principe is natuurlijk ieder lid een ambassadeur voor de organisatie”, aldus Jos van der Knaap, voorzitter van afdeling Westland. “Maar wij hebben als afdeling er voor gekozen om ook relatiebeheerders te benoemen die minimaal eenmaal per 2 jaar leden bezoeken. Deze relatiebeheerders opereren tussen leden onderling, de beleidsmedewerkers in Blijswijk en het afdelingsbestuur. Ze zijn niet alleen de ogen en oren voor het bestuur. Ze opereren ook namens het bestuur en werken binnen de kaders die het bestuur van te voren heeft vastgesteld. Deze intermediairsrol verlicht de lastendruk op het afdelingsbestuur. Waarom we hier voor gekozen hebben? We hebben gemerkt dat onze leden niet zitten te wachten op een prietpraatje, maar willen inhoudelijk over zaken discussiëren die hun bedrijf voort helpen. Bijvoorbeeld over onderwerpen als ruimtelijke ordening, water of emissie. Mijn tip aan andere bestuurders die een boost willen geven aan relatiebeheer is: breng samen met de ledenadministratie goed ik kaart waar je leden zitten, zorg dat de relatiebeheerder weet wat het dossier is van elk lid, wat de achtergrond en de bijzonderheden van het bedrijf zijn. Alleen dan kun je op professioneel niveau met een ondernemer meedenken en toegevoegde waarde bieden. Ik vind het belangrijk dat we keer op keer bewijzen waarom het lidmaatschap, inclusief de daaraan gekoppelde financiële verplichting, meerwaarde heeft. Het lidmaatschap bij een belangenorganisatie is geen vanzelfsprekendheid meer. Daarom hecht ik er aan dat we waarmaken wat we beloven. Be good and tell it, zeg ik wel eens. Het is mooi als leden vervolgens tegen niet-leden zeggen: dit is ook iets voor jou.”
Besturen met passie
Alma den Hertog Verder hebben we geëxperimenteerd een nieuwe wervingsmethode. Speciaal voor die dag is een video gemaakt en op You-Tube gezet waarin jonge boeren uit noordGroningen vertellen over hun eigen ervaring. Om genodigden warm te maken voor deze avond konden zij vooraf een aantal fragmenten bekijken uit de video.”
Jos van der Knaap
4.8 Huiskamerbijeenkomsten Fije Visscher, voorzitter afdeling Veluwerand, organiseerde informele bijeenkomsten met leden en aspirant leden. “In het kader van ledenwerving organiseerden we op een aantal maandagavonden huiskamerbijeenkomsten. Voor ons was het doel hiervan om op informele wijze te proberen het bestaande ‘wij-zij gevoel’ te doorbreken met aspirant leden. Misschien is de naam huiskamerbijeenkomst een wat stoffige naam, maar de bijeenkomsten verliepen perfect. Het droeg bij aan het wegnemen van drempels en creëerde wederzijds begrip.” Na een voorstelrondje werd geïnventariseerd welke onderwerpen voor de aspirant leden actueel zijn. “Daardoor konden we goed inspelen op wat er bij hen leeft en kwam de rol van LTO Noord op diverse landelijke en regionale onderwerpen en thema’s aan de orde. Ik heb gemerkt dat het belangrijk is dat je transparant bent, bijvoorbeeld in procedures met de gemeente. Daardoor ontstond er meer wederzijds begrip. Ik verwacht dat we de helft van de aspirant leden binnen krijgen als nieuw lid.” “Mijn tips aan andere bestuurders die een soortgelijke actie willen opzetten zijn, hoewel het veel tijd kost, nodig aspiranten persoonlijk uit, houd het laagdrempelig met een hapje en een drankje en betrek je leden bij dit soort acties. En ik zou het liever een stamtafelgesprek noemen waaraan een thema is gekoppeld dan dat je spreekt over een huiskamerbijeenkomst.”
Fije Visscher
24
Besturen met passie
Theo Kemp
4.9 Studiegroepen “Als afdeling hebben wij positieve ervaringen met het opzetten van een projectgroep rond een bepaald thema”, vertelt Theo Kemp, voorzitter afdeling Bodegraven e.o. “Met behulp van een projectgroep rond Natura 2000 hebben we succesvolle resultaten geboekt.” De centrale vraag aan de projectgroep was wat kunnen agrariërs zelf voor de Natura 2000 richtlijn aan minder stikstof productie doen. Met als doel de Veenmosrietlanden te beschermen. “Samen met belanghebbenden en belangenvertegenwoordigers hebben we onder leiding van een onafhankelijke voorzitter, die was aangesteld door de provincie, met elkaar om tafel gezeten. We hebben gekeken naar de kenmerken van
stikstof, waar het neerkomt, wat de bronnen zijn, welke oplossingen en methoden er zijn om stikstof bij de grond te houden en niet te laten vervluchten. Er werd niet alleen gekeken naar het waardeoordeel van ecologen, maar werd ook stilgestaan bij het feit dat de stikstofuitstoot de laatste twintig jaar behoorlijk naar beneden is gegaan. Door op deze manier ervaringen te delen en samen te werken met de gemeente, het waterschap en de provincie, konden wij als belangenbehartiger voor de agrarische sector in gezamenlijkheid op zoek naar de beste oplossing. Onder andere op het gebied van vergunningverlening. Mijn tip aan andere bestuurders is: zorg dat je breed geïnformeerd raakt vanuit verschillende invalshoeken.”
Besturen met passie
25
4.10 Bellen In het traject voorafgaand aan de fusie van afdeling Salland wilde het bestuur de leden zo nauw mogelijk betrekken bij het samengaan van de drie afdelingen. Daarom namen ze het initiatief tot een belronde langs alle 800 leden. Volgens vicevoorzitter Jan Hein Nikkels werd het persoonlijke telefoontje erg gewaardeerd. Bovendien leverde het nuttige informatie op voor het bestuur. “Je hoort over de dagelijkse problemen op het bedrijf en waar we ons als LTO Noord sterk voor moeten maken. Met alle informatie uit de telefoongesprekken legden we het fundament voor de fusie.”
Jan Hein Nikkels
26
Besturen met passie
LTO Noord T 088 – 888 66 66 F 088 – 888 66 60 E
[email protected] I www.ltonoord.nl LTO Noord Informatiecentrum T 088 – 888 66 44 F 088 – 888 66 40
Hoofdkantoor LTO Noord Zwolle Zwartewaterallee 14 8031 DX Zwolle Postbus 240 8000 AE Zwolle Regiokantoren Morra 2 9204 KH Drachten Postbus 186 9200 AD Drachten Fonteinlaan 5 2012 JG Haarlem Postbus 649 2003 RP Haarlem
ondernemen doe je samen
