BESTEK. Beheerspakket voor onroerende goederen van de Patrimoniumdiensten

BESTEK Beheerspakket voor onroerende goederen van de Patrimoniumdiensten

Datum van de zitting voor de opening van de offertes: 10 september 2009 om 10.00 uur Indiening van de offertes uitsluitend bij de: Stafdienst ICT Cel Overheidsopdrachten Koning Albert II-laan 33 bus 95 Gebouw C - 5e verdieping 1030 BRUSSEL

Bestek Beheerspakket onroerende goederen -1-

Inhoudstafel Inhoudstafel................................................................................................................................................2 DEEL A: Administratieve en contractuele bepalingen van de opdracht....................................................5 1.1 Identificatie van de opdracht..............................................................................................................5 1.1.1 Aanbestedende overheid............................................................................................................5 1.1.2 Controle en toezicht op de uitvoering van de opdracht..............................................................5 1.1.3 Context en doel van opdracht.....................................................................................................5 1.1.4 Onverenigbaarheden..................................................................................................................7 1.1.5 Procedure en aard van de opdracht...........................................................................................7 1.1.6 Procedure voor latere onderhandelingen...................................................................................7 1.1.7 Duur van het contract..................................................................................................................7 1.1.8 Opzegging...................................................................................................................................7 1.1.9 Tijdelijke verenigingen................................................................................................................8 1.2 Aanvraag van informatie....................................................................................................................8 1.3 Indiening en opening van de offertes................................................................................................8 1.3.1 Indienen van offertes..................................................................................................................8 1.3.1.1 Offerte verstuurd via elektronische middelen.......................................................................9 1.3.1.2 Offerte die niet elektronisch wordt ingediend.......................................................................9 1.3.1.3 Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte......................................................9 1.3.2 Opening van offertes.................................................................................................................10 1.4 Beschrijving van te presteren diensten...........................................................................................10 1.5 Beschikkingen die de opdracht bepalen..........................................................................................10 1.5.1 Wetgeving.................................................................................................................................10 1.5.2 Documenten betreffende de opdracht......................................................................................10 1.5.2.1 De documenten van de inschrijver.....................................................................................11 1.5.2.2 Andere documenten...........................................................................................................11 1.6 Vormgeving van offertes..................................................................................................................11 1.6.1 Algemeen..................................................................................................................................11 1.6.2 Geldigheidsduur van de offerte.................................................................................................12 1.6.3 Varianten...................................................................................................................................12 1.6.4 Inhoud van de offerte................................................................................................................12 1.6.5 Gevolmachtigden......................................................................................................................12 1.6.6 Bij de offerte te voegen technische documenten......................................................................13 1.7 Prijs..................................................................................................................................................13 1.7.1 Algemene informatie rond prijs.................................................................................................13 1.7.2 Prijsherziening...........................................................................................................................13 1.7.3 Clausule van meest begunstigde klant.....................................................................................14 1.8 Selectiecriteria, regelmatigheid van de offertes, gunningscriteria en demonstratie........................14 1.8.1 Selectiecriteria...........................................................................................................................14 1.8.1.1 Criteria van uitsluiting.........................................................................................................14 1.8.1.2 Selectiecriteria betreffende de financiële draagkracht van de inschrijver..........................16 1.8.1.3 Selectiecriteria betreffende de technische capaciteiten van de inschrijver.......................16 1.8.2 Regelmatigheid van de offertes................................................................................................16 1.8.3 Gunningscriteria........................................................................................................................17 1.8.3.1 Lijst van gunningscriteria....................................................................................................17 1.8.3.2 Het criterium « Prijs ».........................................................................................................17 1.8.3.3 Eindscore............................................................................................................................17 2 DEEL B: Bepalingen met betrekking tot de uitvoering van de opdracht................................................18 2.1 Kennisgeving...................................................................................................................................18 2.2 Borgstelling......................................................................................................................................18 2.3 Aansprakelijkheid van de dienstverlener.........................................................................................19 2.4 Opleveringen...................................................................................................................................19 2.4.1 Leveringen en installatie...........................................................................................................19 2.4.2 Technische specificaties...........................................................................................................20 2.4.3 Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en diensten.........................................20 2.4.4 Controlewerkzaamheden..........................................................................................................20 2.4.5 Gedeeltelijke en globale voorlopige opleveringen....................................................................21 2.4.6 Definitieve opleveringen............................................................................................................21 2.4.7 Opleveringskosten....................................................................................................................21 2.4.8 Opleveringsmodaliteiten...........................................................................................................22 2.5 Uitvoering van de diensten..............................................................................................................22 Bestek Beheerspakket onroerende goederen -2-

2.5.1 Termijnen en clausules.............................................................................................................22 2.5.2 Plaats waar de diensten moeten worden gepresteerd en formaliteiten...................................22 2.5.2.1 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en uurregeling.................................22 2.5.2.2 Technische middelen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld..........23 2.5.2.3 Te respecteren normen en standaarden in het kader van onderhavige opdracht.............23 2.5.2.4 Beoordeling van de uitgevoerde diensten..........................................................................23 2.6 Onderaannemers.............................................................................................................................24 2.7 Personeel van de inschrijver...........................................................................................................26 2.8 Organisatie van opleidingen............................................................................................................27 2.9 Documentatie...................................................................................................................................27 2.10 Taken van de medewerkers van de FOD Financiën.....................................................................28 2.11 Planning.........................................................................................................................................28 2.12 Opvolging van de uitvoering van de opdracht...............................................................................28 2.12.1 Ingezette middelen..................................................................................................................28 2.12.2 Stuurgroep..............................................................................................................................28 2.12.3 Kick-off meeting......................................................................................................................28 2.12.4 Wekelijkse projectteamvergadering........................................................................................29 2.12.5 Maandelijkse opvolgingsvergadering......................................................................................29 2.12.6 Rapportering...........................................................................................................................29 2.13 Facturatie en betaling van de leveringen/diensten........................................................................29 2.14 Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener........................................................................29 2.15 Eigendom.......................................................................................................................................31 2.16 Publiciteit – Referenties.................................................................................................................31 2.17 Leverbaarheid van het voorgestelde systeem...............................................................................31 2.18 Technologische evolutie................................................................................................................31 2.19 Overdraagbaarheid en continuïteit................................................................................................32 2.20 Verweermiddelen van de FOD Financiën – Geschillen................................................................32 3 DEEL C: Beschrijving van de opdracht..................................................................................................34 3.1 Inhoud van de opdracht...................................................................................................................34 3.2 Beschrijving van de technische oplossing.......................................................................................35 3.2.1 Algemene vereisten en softwareoplossing...............................................................................35 3.2.2 Gedetailleerde functionele vereisten........................................................................................36 3.2.2.1 Openen van een dossier....................................................................................................36 3.2.2.2 Voorbereiding beheer.........................................................................................................36 3.2.2.3 Diverse beheerstaken........................................................................................................36 3.2.2.3.1 Algemene werkwijze....................................................................................................36 3.2.2.3.2 Planning van de beheerstaken....................................................................................36 3.2.2.3.3 Opvolging financiële stromen......................................................................................37 3.2.2.4 Opdracht geven tot vervreemding......................................................................................37 3.2.2.5 Uitvoeren post-beheerstaken.............................................................................................37 3.2.3 Rapportage...............................................................................................................................37 3.2.4 Functionele logica toegangsbeheer..........................................................................................38 3.2.5 Gebruiksvriendelijkheid.............................................................................................................38 3.2.6 Connectie met andere systemen en import/export...................................................................38 3.2.7 Migratie van bestaande data.....................................................................................................38 3.3 Technische aspecten en de bestaande omgeving..........................................................................38 3.3.1 Inachtneming van de bestaande ICT-fundamenten.................................................................39 3.3.1.1 Algemeen...........................................................................................................................39 3.3.1.2 Hardwareomgeving............................................................................................................39 3.3.1.3 Standaardontwikkelingstools..............................................................................................40 3.3.1.4 Identity management..........................................................................................................40 3.3.2 Specifieke ontwikkelingen.........................................................................................................40 3.3.3 Specifieke parameterinstellingen..............................................................................................40 3.3.4 Helpdesk support......................................................................................................................40 3.3.5 Prestaties..................................................................................................................................41 3.3.6 Vereisten inzake integratie met bestaande standaarden.........................................................41 3.3.7 Connectors – interfacing – uitwisseling van gegevens.............................................................41 3.3.8 Clientstation..............................................................................................................................42 3.3.9 Externe gebruikers....................................................................................................................42 3.3.10 Openheid en inachtneming van de open standaarden...........................................................42 3.3.11 Gebruik van “open source”-software......................................................................................42 3.3.12 Specifiek aandachtspunt: internationalisering van de software..............................................43 3.4 Licenties...........................................................................................................................................43 Bestek Beheerspakket onroerende goederen -3-

3.5 Fasering...........................................................................................................................................44 3.5.1 Algemeen..................................................................................................................................44 3.5.2 Beslissing Go / No Go...............................................................................................................45 3.6 Beheer van het project en methodologie.........................................................................................45 3.6.1 Het personeel............................................................................................................................45 3.6.2 Het project.................................................................................................................................46 3.6.3 De analyses..............................................................................................................................46 3.7 Overdracht van kennis.....................................................................................................................46 3.7.1 Opleiding...................................................................................................................................46 3.7.2 Documentatie............................................................................................................................47 3.8 Upgrades en onderhoud..................................................................................................................47 3.8.1 Garantie en Onderhoudscontract.............................................................................................47 3.8.2 Upgrades van de software........................................................................................................47 3.8.3 Maintenance..............................................................................................................................48 3.8.3.1 Omkadering - servicedesk..................................................................................................48 3.8.3.2 Programma’s voor maintenance en opties........................................................................48 3.8.3.3 Preventieve maintenance...................................................................................................48 3.8.3.4 Oplossing van technische problemen en corrigerende maintenance................................48 3.8.3.4.1 Technische ondersteuning per telefoon......................................................................48 3.8.3.4.2 Depannering................................................................................................................48 3.8.3.4.3 Onlinehulp en technische documentatie.....................................................................49 3.9 Service level agreement (SLA)........................................................................................................49 3.9.1 SLA-niveaus..............................................................................................................................49 (1) SLA’s voor de inproductiestelling .........................................................................................49 (2) SLA’s voor de garantie- en maintenanceperiode..................................................................49 (3) SLA voor de diensten............................................................................................................50 (4) SLA inzake de beschikbaarheid en de performantie van de toepassing..............................50 3.9.2 Sancties....................................................................................................................................50 3.9.3 Prioriteitsniveaus van de SLA...................................................................................................50 3.9.4 De voorgestelde SLA moet volgende onderdelen behandelen................................................51 3.9.5 Opmerkingen.............................................................................................................................51 3.10 Aanvullende bijstand.....................................................................................................................51 4 Deel D: Administratieve bijlagen............................................................................................................52 4.1 Bijlage A: Offerteformulier...............................................................................................................52 1.1 Administratieve aspecten................................................................................................................52 1.1.1 Voorwerp van de indiening...........................................................................................................52 1.1.2 Identificatie van de inschrijver......................................................................................................52 1.1.3 Geldigheidsduur van de inschrijving.............................................................................................53 4.2 Bijlage B: Modellen van prijstabellen...............................................................................................55 4.3 Bijlage C: Model van vraag en antwoord ........................................................................................56 4.4 Bijlage D: Model van formulier voor voorstelling van referenties....................................................57 4.5 Bijlage E: Model van cv van aan project toegewezen medewerkers..............................................58 4.6 Bijlage F: ICT fundamenten, FUP, projectbeheer...........................................................................60 4.6.1 ICT Fundamenten.....................................................................................................................60 4.6.2 Projectbeheer............................................................................................................................60 4.7 BIJLAGE G : Verklaring van vertrouwelijkheid................................................................................64 4.8 BIJLAGE H : Bestaande analyse.....................................................................................................65


DEEL A: Administratieve en contractuele bepalingen van de opdracht 1.1 Identificatie van de opdracht 1.1.1 Aanbestedende overheid Opdrachtgever: de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Minister van Financiën, Wetstraat 12, 1000 BRUSSEL

1.1.2 Controle en toezicht op de uitvoering van de opdracht Leidende dienst van de aanbestedende overheid

FOD Financiën Stafdienst ICT Albert II-laan 33 bus 95 1030 Brussel

Leidinggevende ambtenaar:

Louis Collet, directeur Stafdienst ICT

Contactpersoon

Peter Neirinck Tel: 0257/6.35.23 Fax : 0257 /6.18.01 E-mail : [email protected] Yves Boussier Tel: 050/33.17.50 Fax: 050/34.50.07 E-mail: [email protected]

Bijkomende inlichtingen betreffende de procedure kunnen worden bekomen bij Nathalie Orban, tel 0257/643 12, Fax 0257/96801, [email protected]. De leidinggevende dienst in de zin van de artikelen 1 en 2 van de Algemene aannemingsvoorwaarden is de aanbestedende overheid. Uitsluitend de leidende dienst is bevoegd om de opdracht te superviseren en te controleren.

1.1.3 Context en doel van opdracht Een van de taken van de patrimoniumdiensten, het voormalige kadaster, binnen de FOD Financiën is het beheer van onroerende goederen die op verschillende manieren aan de Staat zijn toegewezen: - Erfloze nalatenschappen - Verbeurdverklaringen - … De bedoeling is dat deze goederen ten gelde worden gemaakt. Zolang dit echter niet gebeurd is dienen ze beheerd te worden: - Onderhoud - Eventueel innen van huurinkomsten - Betaling van toepasselijke verzekeringen en belastingen - … Het betreft op dit moment ongeveer 150 onroerende goederen in heel België, maar dit aantal kan sterk veranderen. Daarnaast beheert de dienst SHAPE ongeveer 500 onroerende goederen, die ook binnen de eisen van dit bestek vallen.


Naast de goederen in beheer zijn er ook nog een veel groter aantal goederen in concessie (ongeveer 4000, maar sterk variabel). Van deze goederen is de Belgische Staat niet de eigenaar, maar (een deel van) de opbrengsten komen haar wel toe. Ook deze zijn in scope van de huidige opdracht. Onderhavige opdracht heeft betrekking op: De ontwikkeling van een systeem ter ondersteuning van het beheer van onroerende goederen in het bezit van de Staat. Georganiseerd in een aantal cellen (3 tot 5, verspreid over heel België) zal het beheer van onroerende goederen gebeuren door specialisten ter zake. De gevraagde oplossing moet minimaal aan volgende noden een antwoord leveren: 1. Een oplossing bieden voor het gebrek aan tracabiliteit dat vandaag de grootste probleemstelling vormt voor de Patrimoniumdiensten. Dit wil zeggen dat de status van een onroerend goed, en een overzicht van alle beheersacties die er tot op vandaag gebeurd zijn, opgevraagd moeten kunnen worden. 2. Een essentieel onderdeel van de tracabiliteit is een afdoende functionaliteit om documenten in het systeem te beheren. Documenten die bij een dossier horen, dienen elektronisch aan een dossier verbonden te worden. Deze zijn altijd elektronisch beschikbaar. 3. Een ondersteuning bieden bij het beheer van onroerende goederen in het bezit van de Staat. Verschillende acties moeten hierbij genomen worden, en deze moeten ondersteund worden door een systeem. 4. Ondersteuning van de boekhoudkundige acties die gebeuren tijdens het beheer van onroerende goederen. Elke uitgave of ontvangst moet gekoppeld kunnen worden aan een actie in een beheersdossier. Al naargelang de actie waarop deze transactie betrekking heeft zal een specifieke transactiecode gebruikt worden. 5. De toegang tot de databank moet gecentraliseerd kunnen worden, zodat een eenvoudige gegevensuitwisseling mogelijk is tussen de verschillende beheerscellen. 6. De mogelijkheid moet bestaan om toegang tot de databank te geven aan partijen buiten de beheerscellen, meerbepaald de diensten van de FOD Financiën die verantwoordelijk zijn voor de vervreemding van onroerende goederen, en de realisatie van roerende goederen. 7. De mogelijkheid moet bestaan om te rapporteren over de data die in de databank bestaat. Het gaat hier over de eenvoudige rapportering van basisgegevens (financieel, management rapportering,…), zonder dat hier complexe berekeningen op moeten gebeuren. 8. De mogelijkheid om gegevens uit te wisselen met andere systemen van de FOD Financiën is een pluspunt. Het is daarentegen NIET de bedoeling om een integratie met deze tools te voorzien. Er dient opgemerkt te worden dat deze lijst niet exhaustief is, en dat deze nog kan aangevuld worden in functie van de analyse die bijgevoegd is in dit bestek. Na de gunning zal een bestaand systeem, gebaseerd op een Acces-database, dat uitsluitend door de dienst SHAPE gebruikt wordt, toegankelijk gemaakt worden voor de dienstverlener, zodat deze nog beter zicht krijgt op de manier van werken. Het nieuwe systeem zal dit systeem vervangen, en dient de bestaande gegevens op te kunnen nemen. Deze opdracht behelst tevens meerdere aspecten: • Vooreerst dient er een voorstudie te gebeuren om de noden en de voorgestelde oplossing te detailleren. • De effectieve implementatie van het systeem, en het mogelijk koppelen en/of integreren van het systeem met andere bestaande systemen binnen de FOD Financiën. • Verder dient de nodige aandacht geschonken te worden aan projectbeheer, opleiding en onderhoud van het systeem in de brede zin van het woord. Deze opdracht heeft daarentegen geen betrekking op: • De vervreemding van de goederen (verkoop) dient NIET voorzien te worden in de voorgestelde oplossing. • Een mobiele toegang tot het beheerspakket is geen vereiste. • Het voorzien van de nodige hardware is niet gewenst.


1.1.4 Onverenigbaarheden De inschrijver wordt verzocht om kennis te nemen van de volgende beschikkingen : Art. 78 - § 1 – Moet worden uitgesloten, de vraag tot deelname of de offerte die werd ingediend voor een openbare aanbesteding van werken, leveringen of diensten, door elke persoon die werd belast met het onderzoeken, het uittesten, het bestuderen of het ontwikkelen van deze werken, leveringen of diensten, indien deze persoon ingevolge deze prestaties geniet van een voordeel dat van aard is om de normale concurrentievoorwaarden te vervalsen. Alvorens om deze reden het verzoek om deelname of de offerte van deze persoon uit te sluiten, nodigt de aanbestedende overheid deze laatste evenwel via een aangetekend schrijven uit om schriftelijk de relevante bewijsstukken te leveren waarmee zou kunnen worden aangetoond dat de persoon in kwestie niet geniet van een dergelijk voordeel. Deze formaliteit is niet verplicht, indien deze bewijsstukken werden gevoegd bij de vraag tot deelname of de offerte. De inschrijvers worden uitgenodigd om in hun offerte de nodige bewijsstukken te voorzien waarmee kan worden vastgesteld dat ze niet hebben genoten van een voordeel dat van aard is om de normale concurrentievoorwaarden te vervalsen. Zo worden alle ondernemingen die hebben deelgenomen aan de voorstudies of aan de implementeringen van de Coperfin-projecten uitgenodigd om bij hun offertes de nodige bewijsstukken te voegen waarmee kan worden vastgesteld dat ze niet hebben genoten van een voordeel dat van aard is om de normale concurrentievoorwaarden te vervalsen.

1.1.5 Procedure en aard van de opdracht De gekozen procedure is die van de algemene offerteaanvraag. In toepassing van artikel 18 van de wet kan de aanbestedende overheid ofwel verzaken aan het gunnen van de opdracht, ofwel de procedure overdoen, zo nodig volgens een andere methode. Het gaat om een opdracht van diensten. Het gaat om een opdracht volgens prijslijst (K.B. 8 januari 1996, art. 86) in overeenstemming met de voorwaarden van onderhavig bestek. De inschrijver zal echter wel in zijn offerte de details van de componenten vermelden volgens het bijgevoegd model (prijstabel).

1.1.6 Procedure voor latere onderhandelingen In overeenstemming met het artikel 17, § 2, 2°, b van de wet van 24 december 1993 betreffende overheidsopdrachten, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om middels een procedure voor onderhandeling zonder publiciteit gedurende een periode van maximaal drie jaar na het afsluiten van onderhavig contract, aan de dienstverlener een opdracht van nieuwe diensten toe te wijzen die bestaan uit een herhaling van diensten die gelijkaardig zijn aan de diensten die in onderhavig bestek staan beschreven.

1.1.7 Duur van het contract De opdracht heeft een looptijd van vijf jaar die een aanvang neemt op de datum van de kick off van het project. De periode van vijf jaar kan unilateraal door de aanbestedende overheid met twee keer één jaar worden verlengd onder dezelfde voorwaarden en volgens dezelfde modaliteiten als het basiscontract.

1.1.8 Opzegging Onder voorbehoud van eventuele maatregelen van ambtswege, kan de opdracht op elk moment met volle recht door de aanbestedende overheid worden opgezegd middels een opzeggingstermijn van 90 kalenderdagen, te betekenen via een aangetekend schrijven. Bestek Beheerspakket onroerende goederen -7-

Er wordt op gewezen dat er tijdens het verloop van het project een aantal GO/NO GO beslissingen zijn ingebouwd, die eveneens aanleiding kunnen geven aan het stopzetten van de opdracht, maar zonder opzeggingstermijn. Er wordt verwezen naar § 3.5.2 voor meer detail.

1.1.9 Tijdelijke verenigingen De indiening van een offerte vanwege een tijdelijke vereniging is toegestaan. Het offerteformulier in bijlage A van het bestek wordt ingevuld en ondertekend door alle leden van de tijdelijke vereniging of door één of meerdere leden die volgens de regels zijn gemachtigd om alle leden van de tijdelijke vereniging te vertegenwoordigen (het bewijs van die volmacht moet in dat geval worden voorgelegd). Elk lid van de tijdelijke vereniging moet voldoen aan de criteria van uitsluiting verder in voorliggend document beschreven. De evaluatie van de economische, financiële en technische capaciteit geschiedt voor de tijdelijke vereniging en niet voor elk van de leden afzonderlijk. Elk lid van de tijdelijke vereniging wordt hoofdelijk verantwoordelijk gehouden voor alle verplichtingen die resulteren uit deze opdracht.

1.2 Aanvraag van informatie Er wordt geen infosessie voorzien. Er zal uitsluitend worden geantwoord op schriftelijke vragen die uiterlijk op 28 juli 2009 werden ingediend via het document in bijlage C. Deze vragen mogen uitsluitend via e-mail worden ingediend, in een spreadsheet bestand als bijlage, op het adres [email protected]. De vragen en antwoorden zullen ten laatste op 5 augustus 2009 op www.minfin.fgov.be, rubriek « Overheidsopdrachten » gezet worden. Alle vragen moeten verplicht de nodige referenties naar het bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bijvoorbeeld Deel A, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bestek te vermelden (de paginering kan verschillen naargelang de taal). Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. opmerken in het bestek, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten vóór de infosessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn bestekken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kandidatuur wordt uitgesloten of dat haar kansen worden verminderd door bepaalde specificaties uit het bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de infosessie. Zo nodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden.

1.3 Indiening en opening van de offertes 1.3.1 Indienen van offertes De offertes worden vóór de opening van de offertes, ofwel elektronisch ingediend via de e-tendering applicatie (zie hieronder voor meer informatie), ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt Bestek Beheerspakket onroerende goederen -8-

aanbevolen) opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard.

1.3.1.1 Offerte verstuurd via elektronische middelen De elektronische offertes kunnen verstuurd worden via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze offerte in te dienen. Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen per opdracht. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. De inschrijver kan zijn offerte gedeeltelijk onder de vorm van papier en gedeeltelijk elektronisch versturen, waarbij beide delen één offerte vormen. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. (Artikel 81 quinquies van het KB van 8 januari 1996). Indien nodig worden de gevraagde attesten gescand om ze bij de offerte te voegen. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website : http://www.publicprocurement.be Of via de e-procurement helpdesk op het nummer : +32 (0)2 790 52 58

1.3.1.2 Offerte die niet elektronisch wordt ingediend De offertes die niet elektronisch worden ingediend, worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: •

het voorwerp van het bestek: “Beheerspakket voor onroerende goederen van de Patrimoniumdiensten”

•

de datum en het uur van de opening van de offertes. 10 september 2009 om 10 u.

Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: •

het woord «offerte» in de linkerbovenhoek;

•

het adres van de bestemmeling:

1.3.1.3 Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 105 van het KB van 8 januari 1996. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996 of op papier. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn.


De intrekking kan ook per telegram, telex of telefax worden medegedeeld voor zover: 1° zij bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent, 2° en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, afgegeven bij de post ten laatste de dag die aan de zitting voor het openen van de offertes voorafgaat. Deze voorwaarde is niet van toepassing indien elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996 worden gebruikt. Opmerking : Om technische en organisatorische redenen verkiest de aanbestedende overheid dat offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte.

1.3.2 Opening van offertes De openbare zitting waarin de offertes op papier en de elektronische offertes worden geopend zal plaatsvinden op 10 september 2009 om 10 uur op het volgende adres: FOD Financiën North Galaxy, Koning Albert II-laan 33 1030 Brussel Toren C, 5e verdieping, zaal Mandarin

1.4 Beschrijving van te presteren diensten De leveringen/diensten zullen geschieden in overeenstemming met de technische specificaties van de delen B, C en D (= bijlagen) van het bestek.

1.5 Beschikkingen die de opdracht bepalen 1.5.1 Wetgeving -

-

De wet van 24 december 1993 met betrekking tot overheidsopdrachten en bepaalde contracten voor de aanneming van werken, leveringen en diensten (B.S. van 22 januari 1994). Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, en betreffende concessies voor openbare werken (B.S. van 26 januari 1996). Het koninklijk besluit van 26 september 1996 dat de algemene uitvoeringsregels vastlegt voor overheidsopdrachten en voor concessies voor openbare werken en bijlage: Algemene Aannemingsvoorwaarden betreffende overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, en betreffende concessies voor openbare werken (B.S. van 18 oktober 1996). Alle wijzigingen in voornoemde wetteksten en besluiten, die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes.

1.5.2 Documenten betreffende de opdracht -

Dit bestek. De berichten inzake de opdracht en de berichten van wijziging, aangekondigd of gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie, die in het algemeen betrekking hebben op overheidsopdrachten, en de berichten van wijziging betreffende de onderhavige opdracht, worden verzonden per individueel aangetekend schrijven of per fax. Deze berichten maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte.

Bestek Beheerspakket onroerende goederen - 10 -

-

De aangebrachte verduidelijkingen naar aanleiding van de infosessie (gestelde vragen en door de aanbestedende overheid verstrekte antwoorden). Deze verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte.

1.5.2.1 De documenten van de inschrijver -

De offerte van de inschrijver. De verduidelijkingen en verbintenissen die door de FOD Financiën worden aanvaard en die als aanvulling op de offerte gelden (met dezelfde referentie) naar aanleiding van vragen en verzoeken om opheldering.

1.5.2.2 Andere documenten De volgende documenten vormen een onontbeerlijke bron van informatie voor een goed inzicht in de opdracht. • •

ICT fundamenten, FUP en projectbeheer: zie bijlage F van dit bestek. De analyses en procesbeschrijving bijgevoegd in bijlage H

1.6 Vormgeving van offertes 1.6.1 Algemeen De inschrijver is gehouden tot het gebruik van het offerteformulier in bijlage van dit bestek. Indien evenwel andere formulieren worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de overeenstemming te bekrachtigen met het offerteformulier dat bij het bestek is gevoegd (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte en de bijlagen bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of het Frans. De inschrijver moet aangeven welke taal er moet worden gebruikt voor de interpretatie van het contract, met name het Nederlands of het Frans. Met de indiening van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn eigen algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meer bijlagen van zijn offerte. Indien er gekozen wordt voor de procedure van § 1.3.1.2 (offerte die niet electronisch wordt ingediend) moet de offerte worden opgemaakt op papier in drie exemplaren (waarvan één origineel en twee kopieën). Elke offerte en haar bijlagen moeten worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde; zo niet wordt de offerte als zijnde onregelmatig verklaard. De inschrijver zal tevens drie exemplaren van zijn offerte overhandigen in elektronische vorm (cd-rom of diskette). In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie, zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd. Voor beide indieningvormen (zowel electronisch als niet electronisch) geldt verder dat voor de exemplaren in elektronische vorm dat de prijstabellen zullen worden voorgesteld in een apart elektronisch bestand, naast het bestand met de technische offerte. De inschrijver moet de elektronische bestanden controleren op virussen om te vermijden dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën door virussen wordt besmet. Hij dient in zijn offerte de naam en de versie van de voor de viruscontrole gebruikte software te vermelden en te garanderen dat de bestanden zijn gecontroleerd en geen virussen bevatten. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of verbeteringen, zowel in de offerte als in haar bijlagen, moeten door de inschrijver of zijn gevolmachtigde worden ondertekend (en niet enkel geparafeerd); zo niet wordt de offerte als onregelmatig beschouwd. De inschrijvers zijn gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van het bestek. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake één van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte.


1.6.2 Geldigheidsduur van de offerte De inschrijvers zijn door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag die volgt op de datum van de opening van de offertes.

1.6.3 Varianten Elke inschrijver kan slechts één enkele offerte indienen; varianten zijn niet toegelaten.

1.6.4 Inhoud van de offerte De offerte van de inschrijver zal verplicht voorgesteld worden in volgende vier delen : Deel 1 – Administratief gedeelte A. Offerteformulier (bijlage A bij dit bestek) B. Volmachten van de mandatarissen C. Informatie betreffende de onderaannemers Deel 2 – Financieel gedeelte Het prijsvoorstel: de kosten detailleren en samenvatten volgens de prijstabelopgenomen in bijlage B van dit bestek). Deel 3 – Technisch voorstel Deel 4 – Bijlagen Bijlage 1:

Curriculum Vitae (model: bijlage E bij dit bestek)

Bijlage 2: Referenties van recent uitgevoerde projecten zowel in de privéals in de openbare sector (model: bijlage D bij dit bestek) Bijlage 3:

Vertrouwelijkheidsclausule (model: bijlage G bij dit bestek)

Bijlage 4:

Andere bijlagen die de inschrijver nuttig acht om bij te voegen

Elk voorstel van de inschrijver dat niet de door de aanbestedende overheid opgelegde structuur volgt, zal als onregelmatig worden beschouwd. Het technisch voorstel mag geen enkele administratieve indicatie en/of prijsaanduiding bevatten. Met welke administratieve indicatie of prijsaanduiding dan ook die voorkomt in een ander gedeelte dan deel 1, wordt geen rekening gehouden. De structuur van het technisch voorstel moet de structuur volgen van het deel C van het bestek. De inschrijver zal een continue en ononderbroken nummering voorzien voor alle pagina’s van zijn offerte en de bijlagen. Elke pagina moet worden geparafeerd. Betreffende de elektronische versie wordt gevraagd van het aantal aangeboden files tot een minimum te herleiden. Zo kunnen bv. afzonderlijke files gegroepeerd worden tot grotere documenten. Het is tevens belangrijk dat de elektronische versie een duidelijke volgorde van de files aangeeft, zodat de structuur van de offerte duidelijk blijft.

1.6.5 Gevolmachtigden Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden, moet vermelden in naam van welke entiteit de gevolmachtigden handelen. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent, of een kopie van dergelijke akte. Ze kunnen eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bewuste mandaten werden gepubliceerd.


1.6.6 Bij de offerte te voegen technische documenten De documenten van technische inslag die bij de offerte worden gevoegd, kunnen worden opgemaakt in het Engels indien er geen vertaling van zou bestaan in de taal van de offerte.

1.7 Prijs 1.7.1 Algemene informatie rond prijs Alle in het offerteformulier vermelde prijzen moeten verplicht worden uitgedrukt in EURO. De opdracht is een opdracht volgens prijslijst. De aantallen in de modellen van de prijslijst (met uitzondering van de “fixed price” elementen) zijn veronderstelde aantallen. De inschrijver zal in zijn offerte de prijzen specificeren van alle onderdelen van de offerte. Daartoe zal hij de prijslijst invullen die in bijlage B van het bestek wordt voorzien. De prijzen worden vermeld met alle kosten inbegrepen maar zonder BTW. De offerte zal het tarief en het bedrag van de BTW afzonderlijk vermelden voor elk onderdeel van de offerte en voor de totaalprijs. De inschrijver wordt verondersteld in zijn eenheidsprijzen alle mogelijke kosten te hebben voorzien aangaande de bewuste diensten, met uitzondering van de BTW. Het gebruik van het model in bijlage B is verplicht. Met prijzen die op een andere plaats worden vermeld, zal geen rekening worden gehouden.

1.7.2 Prijsherziening 1. Voor de leveringen wordt geen prijsherziening toegestaan. 2. Voor de diensten is de herziening van de prijzen mogelijk. 3. De regels voor de prijsherziening zijn: a. de prijzen kunnen éénmaal per jaar herzien worden b. de dienstverlener vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, t.a.v. Stafdienst B&B – boekhoudcel ICT, Koning Albert II-laan 33 bus 785, 1030 Brussel 4. de prijsherziening gaat in op: c. de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht als de dienstverlener de aanvraag tot herziening heeft verzonden vóór de jaardag. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag gepresteerd zijn d. de 1e dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekende schrijven als de dienstverlener één of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na voormelde 1e dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de dienstverlener moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prestaties die na de eerstvolgende jaardag zullen gepresteerd worden) 5. de prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule:

⎞ ⎛ S P = P0 × ⎜⎜ 0,8 × + 0.2 ⎟⎟ S0 ⎠ ⎝ waarbij: P= herziene prijs P0= initiële prijs S0= loonindex AGORIA (alleen voor Belgische dienstverleners, buitenlandse dienstverleners moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, voor contracten vanaf 11/07/1981, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S= zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be Bestek Beheerspakket onroerende goederen - 13 -

6. de prijzen van de diensten die worden bijbesteld, kunnen worden herzien. De herziening volgt de bovenstaande regels 7. De Aanbestedende Overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. De herziening volgt de bovenstaande regels, waarbij het aangetekende schrijven uitgaat van de Aanbestedende Overheid

1.7.3 Clausule van meest begunstigde klant De inschrijver (en dus ook de dienstverlener na de gunning van de opdracht) verbinden zich er tegenover de FOD Financiën toe om op elk moment de prijsvoorwaarden van hun meest begunstigde klant in België te bieden, en dit voor alle prestaties, producten en diensten die ze aan de FOD Financiën zullen leveren in het kader van onderhavige opdracht.

1.8 Selectiecriteria, regelmatigheid van de offertes, gunningscriteria en demonstratie 1.8.1 Selectiecriteria De inschrijvers worden beoordeeld op basis van de hierna vermelde selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die hebben voldaan aan de selectiecriteria worden in overweging genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes met de gunningscriteria, die zijn hernomen in § 1.8.3.1 van het bestek, in de mate dat deze offertes regelmatig werden bevonden op administratief en technisch vlak.

1.8.1.1 Criteria van uitsluiting Eerste criterium van uitsluiting. §.1.

De Belgische inschrijver die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969, die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet, moet vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes in regel zijn met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid. Is in regel met de toepassing van onderhavig artikel, de inschrijver die volgens de stand van zaken uiterlijk aan de vooravond van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft overgemaakt tot en met de aangiften betreffende het voorlaatste trimester dat is verstreken ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en 2° die voor de bewuste aangiften geen achterstallige bijdragen voor een bedrag van meer dan 2.500 EURO is verschuldigd, tenzij hij voor de bewuste schulden betalingstermijnen heeft verkregen die hij strikt respecteert. Maar ook al ligt het achterstallige bedrag aan bijdragen hoger dan 2.500 EURO, toch zal de inschrijver als zijnde in regel worden beschouwd, indien hij vóór de beslissing om de opdracht toe te wijzen, kan aantonen dat hij op de dag waarop het attest zijn situatie vaststelt, tegenover een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en § 2, 1° tot 8° en 10° van de wet, of tegenover een publieke onderneming in de zin van artikel 26 van dezelfde wet, één of meer gegarandeerde, invorderbare schuldvorderingen bezit die vrij zijn van elke verbintenis tegenover derden, en dit voor een bedrag dat minstens gelijk is, op 2.500 EURO na, aan het bedrag waarvoor hij te laat is met de betaling van zijn bijdragen.

Voor de Belgische ondernemingen die personeel in dienst hebben dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet, is de inschrijver niet langer verplicht bij zijn offerte een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid te voegen. Deze informatie kan rechtstreeks worden opgevraagd door de aanbestedende overheid via het elektronische loket. De inschrijver zal in zijn offerte het KBO nummer vermelden. Bestek Beheerspakket onroerende goederen - 14 -

§ 2.

§.3.

De buitenlandse inschrijver moet volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid voorleggen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1°

een attest, afgeleverd door de bevoegde overheid, dat bevestigt dat hij volgens de stand van zaken uiterlijk aan de vooravond van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes, op de bewuste datum in regel is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Wanneer een dergelijk document niet wordt afgeleverd in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring, door de geïnteresseerde partij afgelegd voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde professionele instelling van het bewuste land;

2°

een attest in overeenstemming met 1°, indien hij personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet.

De aanbestedende overheid kan zich in eender welk stadium van de procedure informeren, via alle middelen die ze nuttig acht, over de situatie van elke inschrijver inzake de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid.

Tweede criterium van uitsluiting. De inschrijver mag zich niet bevinden in één van de volgende situaties: 1°

zich bevinden in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of zich bevinden in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een gelijkaardige procedure die in de nationale wetgeving en reglementeringen voorkomt;

2°

een verklaring van faillissement hebben ingediend, een vereffeningsprocedure hebben opgestart of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd of een gelijkaardige procedure hebben lopen die voorkomt in de nationale wetgeving en reglementering.

De inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) dat hij niet failliet werd verklaard, afgeleverd door de griffie van de bevoegde handelsrechtbank. Voor de buitenlandse inschrijver moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling in het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op zijn woord van eer verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit. Derde criterium van uitsluiting. De inschrijver moet in orde zijn voor wat betreft zijn verplichtingen inzake de directe belastingen en de BTW. De Belgische inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest 276C2 (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie der Directe Belastingen, en een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie van de BTW, waaronder hij valt, dat hij in orde is inzake zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administraties. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte één of meer recente attesten (maximaal zes maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) die afkomstig zijn van de bevoegde administratie(s) van zijn land, betreffende de inning van de directe belastingen en de BTW (of van taksen die in zijn land de BTW vervangen), met de vermelding dat hij in orde is voor wat betreft zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administratie(s). Indien dit attest of deze attesten niet worden afgeleverd in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op zijn woord van eer toevoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit van zijn land.


1.8.1.2 Selectiecriteria betreffende de financiële draagkracht van de inschrijver De inschrijver zal bij zijn offerte een verklaring voegen betreffende de omzet met betrekking tot het voorwerp van onderhavige opdracht gedurende de drie laatste boekjaren.

1.8.1.3 Selectiecriteria betreffende de technische capaciteiten van de inschrijver Eerste criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver moet de realisatie van ten minste één gelijkaardig project aantonen, uitgevoerd in de afgelopen drie jaar, en dit voor een groep van een vergelijkbaar aantal interne gebruikers (projecten die zijn uitgevoerd binnen het bedrijf van de inschrijver of binnen het bedrijf/de bedrijven van de onderaannemer(s), zijn in dit verband uitgesloten). Hiertoe voorziet hij in een lijst van de belangrijkste opdrachten, door de inschrijver uitgevoerd in de loop van de drie laatste jaren, alsook van de analoge projecten die hij in dezelfde periode heeft gerealiseerd, naast de openbare en privé-instanties voor wie ze waren bestemd. Indien het om diensten aan publieke overheden gaat, wordt het bewijs geleverd door certificaten die zijn uitgeschreven of ondertekend door de bevoegde overheid. Indien het om diensten aan privépersonen gaat, worden de prestaties door de betrokkenen gecertificeerd; bij gebrek daaraan kan de inschrijver zijn prestaties zelf voor uitgevoerd verklaren. De inschrijver zal per referentie ook de datum, het totaalbedrag van de opdracht en de gegevens van een contactpersoon binnen de betrokken onderneming of organisatie vermelden. Het gebruik van het model in bijlage D is vereist voor de presentatie van de referenties. Tweede criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver zal de ISO- en andere certificaten in zijn bezit vermelden. De aanbestedende overheid wenst dat de inschrijver in het bezit is van een ISO-certificaat van het type 9000 (9001 of 9002) of gelijkwaardig. De aanbestedende overheid wenst dat alle onderaannemers eveneens een ISOcertificaat van het type 9000 (9001 of 9002)of gelijkwaardig zouden bezitten voor de activiteiten die aan hen worden uitbesteed. Derde criterium betreffende de technische capaciteit van de inschrijver. De inschrijver zal melding maken van elk beroep op onderaanneming, met aanduiding van het gedeelte van de opdracht dat zal worden uitbesteed, naast de naam van de onderaannemers in kwestie.

1.8.2 Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, in overeenstemming met de artikelen 89 en volgende van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en met de beschikkingen in dit bestek. De onregelmatig bevonden offertes worden uitgesloten. Elk voorstel zal worden onderzocht om te verzekeren dat het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat er aan een bepaalde behoefte niet wordt beantwoord, zal de offerte als zijnde onregelmatig worden beschouwd. De in de offerte van de inschrijver voorgestelde oplossing moet voldoen aan de technische behoeften die kunnen worden teruggevonden in dit bestek. Elk financieel of prijsvoorstel dat niet volledig is, dat contradicties of significante onjuistheden bevat of dat de eisen inzake de voorstelling van de kostprijs zoals die worden geformuleerd in dit bestek, niet respecteert, kan onregelmatig worden bevonden. Enkel regelmatig bevonden offertes worden in overweging genomen voor een toetsing aan de gunningscriteria.


1.8.3 Gunningscriteria Voor de keuze van de meest interessante offerte vanuit een economisch standpunt, zullen de regelmatig bevonden offertes van de geselecteerde inschrijvers worden getoetst aan een reeks gunningscriteria. Deze criteria worden onderling afgewogen met het oog op het bekomen van een eindklassering.

1.8.3.1 Lijst van gunningscriteria De inschrijver zal bij zijn offerte alle nuttige inlichtingen voegen voor de beoordeling van zijn offerte in het licht van de gunningscriteria, zoals hieronder gedetailleerd. De enige gunningscriteria om de regelmatig bevonden offertes te onderscheiden, zijn de volgende: 1 Prijs 2 Technische oplossing (§3.2, 3.3 en 3.4) functionaliteiten 30 integratie tussen deze functionaliteiten en architectuur 5 evolutiviteit van de oplossing 5 3 Projectbeheer, analyse, overdracht v kennis (§ 3.5, 3.6.2, 3.6.3 & 3.7) 4 Personeel (3.6.1 en 3.10) 6 SLA, garantie en onderhoud (§ 3.8 en 3.9) 7 Duidelijkheid van de offerte

40 40

5 10 2,5 2,5

Volgende offertes komen niet in aanmerking voor de gunning van de opdracht: • •

De offertes die geen 60 % van de punten behalen voor de som van de punten met uitzondering van het prijscriterium (36/60) De offertes die geen 60 % van de punten behalen op het criterium 2 (24/40)

1.8.3.2 Het criterium « Prijs » Het criterium « Prijs » zal als volgt worden afgewogen:

⎛ Pr P = Pmax × ⎜ min ⎜ Pr ⎝ offerte

⎞ ⎟ ⎟ ⎠

waarbij: • • • •

Prmin Profferte P Pmax

= laagste prijs, van de regelmatig bevonden offertes = prijs van de offerte = punten toegekend aan het criterium « Prijs » = maximale weging van het criterium « Prijs »

1.8.3.3 Eindscore De waarderingscijfers voor de bovenvermelde gunningscriteria, met inbegrip van de prijs, zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt.


2 DEEL B: Bepalingen met betrekking tot de uitvoering van de opdracht 2.1 Kennisgeving Overeenkomstig artikel 21 bis van de Wet van 24 december 1993 informeert de aanbestedende overheid de niet geselecteerde kandidaten en de inschrijvers van wie de offerte als onregelmatig werd beschouwd of niet werd uitgekozen, zo gauw mogelijk nadat over hen een beslissing werd genomen. Wanneer de overheidsopdracht het geraamde bedrag bereikt, zoals bepaald door de Koning, voor de Europese bekendmaking bij de aanvang van de procedure, deelt de aanbestedende overheid bij een ter post aangetekende brief mee :

1° aan elke niet geselecteerde kandidaat of inschrijver, de redenen van zijn niet-selectie; 2° 3°

aan elke inschrijver van wie de offerte als onregelmatig werd beschouwd, de redenen van de verwerping; aan elke inschrijver van wie de offerte niet werd uitgekozen, de gemotiveerde gunningsbeslissing van de opdracht.

De aanbestedende overheid kent de inschrijvers een termijn toe van vijftien dagen vanaf de dag die volgt op de in het tweede lid bepaalde datum van verzending per telefax of via elektronische middelen. De inschrijvers kunnen binnen deze termijn een schorsingsberoep instellen bij een rechtscollege, wat uitsluitend mag gebeuren in het kader van, al naargelang, een procedure in kort geding voor de justitiële rechter of, voor de Raad van State, via een procedure wegens uiterst dringende noodzakelijkheid. Indien de aanbestedende overheid binnen de toegestane termijn geen schriftelijke kennisgeving in die zin ontvangt op het door haar vermelde adres, mag de procedure worden verdergezet. Bepaalde gegevens mogen evenwel niet worden medegedeeld indien de openbaarmaking ervan de toepassing van een wet zou belemmeren, in strijd zou zijn met het openbaar belang, nadelig zou zijn voor de rechtmatige commerciële belangen van overheidsbedrijven of particuliere ondernemingen of de eerlijke mededinging tussen de ondernemingen zou kunnen schaden.

2.2 Borgstelling De borgstelling is bepaald op 5 % van het totaalbedrag, exclusief BTW, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt naar boven afgerond tot het tiental in euro. De borgsom kan worden samengesteld in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire beschikkingen, hetzij in klinkende munt, hetzij in staatsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgstelling. De borgsom kan eveneens worden samengesteld door middel van een garantie die wordt toegekend door een kredietinstelling, die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 betreffende het statuut van en de controle op kredietinstellingen, of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle op verzekeringsondernemingen, en die is erkend voor sectie 15 (borg). De dienstverlener moet binnen dertig kalenderdagen, volgend op de dag van de afsluiting van het contract, het bewijs aanleveren van de samenstelling van de borgsom door hemzelf of door een derde, en dit op één van de volgende manieren: 1° wanneer het gaat om een borg in speciën, middels de overschrijving van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (postchequerekening nr. 679-2004099-79, IBAN: BE58 6792 0040 9979, BIC: PCHQ BEBB) of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult als die van de voornoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;


2° wanneer het gaat om een borg in staatsfondsen, via een deposito van de borg in handen van de kassier van de Staat in de zetel van de Nationale Bank in Brussel of in één van de provinciale agentschappen ervan, voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas, of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer het gaat om een collectieve borgstelling, via een deposito door een onderneming die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borgstelling bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer het gaat om een garantie, via de akte van verbintenis van de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming. Deze bewijsstukken worden, al naargelang het geval, aan de aanbestedende overheid geleverd via: 1° hetzij het ontvangstbewijs van het deposito van de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° hetzij een bericht van debet, overhandigd door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming; 3° hetzij het bewijs van deposito, afgeleverd door de kassier van de Staat of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° hetzij het origineel van de akte van solidaire borgstelling, goedgekeurd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° hetzij het origineel van de akte van verbintenis, opgesteld door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die de garantie verstrekt. Deze documenten, ondertekend door de depositogever, tonen aan ten gunste van wie de borgstelling is gevormd, en verduidelijken de precieze aanwending ervan middels een beknopte aanduiding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie aan het bestek, alsook de naam, de voornaam en het volledige adres van de dienstverlener en eventueel van de derde die het deposito heeft verricht voor zijn rekening, met de vermelding “geldschieter” of “gevolmachtigde”, al naargelang het geval. Indien het bewijs van de borg niet werd geleverd binnen de gestelde termijn, zal er een boete worden toegepast. De afwezigheid van een borgstelling kan leiden tot de verbreking van het contract. De termijn van dertig kalenderdagen die eerder werd vermeld, wordt opgeschort tijdens de sluiting van de onderneming van de dienstverlener tijdens de jaarlijkse betaalde vakantieperiode en op compensatiedagen die wettelijk zijn voorzien of die verplicht werden gesteld in een collectieve arbeidsovereenkomst. Het bewijs voor de samenstelling van de borgsom moet worden verzonden naar het adres dat zal worden opgegeven in het bericht van gunning van de opdracht. De borgsom zal in één keer worden vrijgemaakt na de definitieve oplevering en dit op uitdrukkelijk verzoek van de dienstverlener.

2.3 Aansprakelijkheid van de dienstverlener De dienstverlener aanvaardt de volledige verantwoordelijkheid voor fouten en gebreken die zich zouden voordoen in de geleverde diensten, in het bijzonder in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere stukken die door hem in de loop van de uitvoering van de opdracht worden ingediend. De dienstverlener staat overigens tegenover de aanbestedende overheid garant voor alle schadevergoedingen en interesten die door derden worden geclaimd omwille van een vertraging in de uitvoering van de diensten of omwille van een gebrekkige uitvoering door de presteerder van de diensten.

2.4 Opleveringen 2.4.1 Leveringen en installatie De dienstverlener moet aan de FOD Financiën alle noodzakelijke inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de controle van de voorbereiding en de uitvoering van de leveringen. Bestek Beheerspakket onroerende goederen - 19 -

Er kan geen enkele levering geschieden zonder dat de geadresseerde dienst minstens vier werkdagen vóór de datum van verzending van de goederen of van installatie van de software schriftelijk op de hoogte werd gebracht, behoudens tegenbericht van de aanbestedende overheid. De uitrusting (software) zal door de dienstverlener worden geleverd en geïnstalleerd in overeenstemming met een gedetailleerde kalender die in gezamenlijk overleg te bepalen is na de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De lokalen voor de installatie zullen door de FOD Financiën worden klaargemaakt in overeenstemming met de voorschriften die staan beschreven in de offerte die door de dienstverlener wordt overhandigd.

2.4.2 Technische specificaties De leveringen en diensten moeten in alle opzichten overeenstemmen met de plannen, documenten en thema’s die van toepassing zijn op deze opdracht. Zelfs bij gebrek aan een contractuele technische specificatie moeten de leveringen en diensten voldoen aan alle vereisten en regels van een goede uitvoering.

2.4.3 Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en diensten De FOD Financiën heeft het recht om een permanente bewaking te handhaven van de werken die worden verzorgd door het team dat betrokken is bij de uitvoering van de opdracht. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de FOD Financiën alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van die supervisietaken. De plannen, specificaties, dossiers, enz., die in het kader van deze opdracht worden opgesteld door het personeel van de dienstverleners met inbegrip van de normen die zullen worden gehanteerd, dienen door de FOD Financiën te worden goedgekeurd vóór de uitvoering. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 kalenderdagen om deze documenten goed te keuren of opmerkingen te formuleren. Indien er opmerkingen zijn, moeten de betrokken documenten voldoende worden gecorrigeerd vóór de uitvoering, zonder dat deze verbeteringen een herziening van de geplande uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij de opmerkingen het gevolg zouden zijn van een nieuwe eis vanwege de FOD Financiën. Elke overschrijding van de geplande termijn voor de aanvaarding van een document leidt, op verzoek van de betrokken dienstverlener, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn. Het feit dat een vertraging kan worden toegeschreven aan de FOD Financiën, ontslaat de dienstverlener niet van de verplichting om toe te zien op een beperking van de gevolgen van die vertraging. De dienstverlener kan zich niet beroepen op het feit dat deze controle wordt uitgevoerd, met de bedoeling zich te onttrekken aan zijn verantwoordelijkheid wanneer de werken worden geweigerd omwille van bepaalde gebreken van welke aard ook en wanneer daaruit een verlenging van de uitvoeringstermijn voortvloeit.

2.4.4 Controlewerkzaamheden De FOD Financiën zal overgaan tot een volledige controle van de constitutieve voorzieningen binnen elk van de realisatiefases zoals die werden bepaald in de kalender voor de realisatie van het project, en dit binnen 30 dagen volgend op de bekendmaking door de aannemer van hun voltooiing. De controles hebben betrekking op de geschiktheid en de goede werking van de uitrustingen. De controle van de geschiktheid heeft tot doel vast te stellen of de uitrustingen beantwoorden aan de hoeveelheden en de specificaties die door de FOD Financiën werden opgelegd. De controle van de goede werking heeft tot doel vast te stellen of de installaties een goede werking kunnen garanderen onder normale bedrijfsomstandigheden (met andere woorden, of de installaties voldoen op het vlak van de vooraf bepaalde diensten). De controlewerkzaamheden omvatten met name: • • •

het vaststellen dat de leveringen en de bijbehorende diensten wel degelijk werden uitgevoerd; het nagaan of alle functievoorzieningen operationeel zijn en of alle parameters daarbij werden ingesteld; het controleren van de capaciteiten op het vlak van prestatievermogen, veiligheid, stevigheid, belasting, …;


• •

het eventueel installeren van testtools om de eerder vermelde controlewerkzaamheden te kunnen uitvoeren; het controleren van de levering van de documentatie.

De controlewerkzaamheden worden als succesvol beschouwd wanneer de uitrustingen binnen de gestelde termijnen blijken te voldoen aan de hiertoe voorziene testen. Deze testen en het tijdsschema ervan worden in gezamenlijk overleg bepaald. Indien tijdens de controlewerkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk wordt tegemoetgekomen aan het prestatievermogen en/of de functiemogelijkheden die in het bestek worden gevraagd en/of die in de offerte en in eventuele aanvullende documenten worden aangekondigd, verbindt de aannemer zich ertoe om voor eigen rekening de nodige verbeteringen of wijzigingen aan te brengen, of om het geheel of een gedeelte van de softwarevoorzieningen te vervangen door de levering van een conforme voorziening, en dit binnen 30 kalenderdagen volgend op de datum van het proces-verbaal dat de vaststelling doet van de onmogelijkheid om de voorlopige oplevering af te kondigen. Na die termijn behoudt de FOD Financiën zich het recht voor om de boetes voor vertraging toe te passen. In deze veronderstelling moeten alle opleveringstesten opnieuw worden uitgevoerd, nadat de aannemer de nodige wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft doorgevoerd. Indien de controlewerkzaamheden niet succesvol blijken te zijn binnen de vooropgestelde termijnen, kan de FOD Financiën: •

•

ofwel de ambtshalve opgelegde maatregelen toepassen die voorzien worden in artikel 66 van het algemeen bestek, als bijlage voorzien bij het K.B. van 26 september 1996, dat de algemene regels bepaalt voor de uitvoering van overheidsopdrachten en voor concessies van openbare werken; ofwel bijzondere schikkingen treffen met de aannemer.

2.4.5 Gedeeltelijke en globale voorlopige opleveringen Na afloop van de met succes verrichte controlewerkzaamheden zal de FOD Financiën een procesverbaal opstellen van voorlopige oplevering van de uitrustingen die in de bewuste fase aan bod komen. Het proces-verbaal van voorlopige oplevering zal door beide partijen worden ondertekend. In het geval dat de diensten die het voorwerp van de opdracht uitmaken, bestaan uit louter intellectuele prestaties, zoals studies, analyses, consultancy-verslagen, enz., wordt de voorlopige oplevering beschouwd als de definitieve oplevering. Een gedeeltelijke voorlopige oplevering kan plaatsvinden na het afwerken van elke fase zoals beschreven in § 3.6. De globale voorlopige oplevering, als vertrekpunt voor de garantietermijn, zal plaatsvinden na het voltooien van de realisatie die het voorwerp uitmaakt van onderhavige opdracht.

2.4.6 Definitieve opleveringen De definitieve oplevering zal worden afgekondigd op verzoek van de dienstverlener na het verstrijken van de garantieperiode en minstens één jaar na de voorlopige oplevering, voor zover de FOD Financiën tijdens deze periode geen klachten heeft geformuleerd aangaande de goede werking. In dit laatste geval zal de definitieve oplevering worden uitgesteld tot het moment waarop het systeem op correcte wijze zal hebben gefunctioneerd gedurende een ononderbroken periode van één jaar. De definitieve oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de aannemer en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf het verzoek van de aannemer, om het proces-verbaal van aanvaarding op te stellen dat de toestemming voor de oplevering verleent.

2.4.7 Opleveringskosten De reis- en verblijfskosten van de vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid zijn voor rekening van de dienstverlener.


De praktische organisatie van de heen- en terugreis en het verblijf zal worden geregeld in samenspraak tussen de inschrijver en de aanbestedende overheid op het moment van het verzoek tot oplevering.

2.4.8 Opleveringsmodaliteiten De diensten zullen nauwlettend worden opgevolgd in de loop van hun uitvoering en dit door één of meer vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze vertegenwoordiger(s) zal aan de dienstverlener worden meegedeeld op het moment dat de uitvoering van de diensten een aanvang neemt.

2.5 Uitvoering van de diensten 2.5.1 Termijnen en clausules De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn van 5 jaar, te rekenen vanaf de datum van de kick-off van het project. De sluitingsdagen van de onderneming ingevolge de jaarlijkse vakantie kunnen niet ingeroepen worden om deze termijn te verlengen. Deze termijn kan worden verlengd in gezamenlijk overleg tussen de aannemer en de aanbestedende overheid na een eenvoudige beslissing van het Stuurcomité. De bestelbon is geadresseerd aan de uitvoerder van de diensten, en dit ofwel via een aangetekend schrijven, ofwel per fax, ofwel via elk ander medium waarmee de verzendingsdatum absoluut zeker kan worden vastgesteld. De correspondentie naar aanleiding van de bestelbon (en van de uitvoering van de diensten) volgt dezelfde regels als die voor de verzending van de bestelbon, telkens een partij zichzelf een bewijs van haar interventie wenst te bezorgen. Zo de bestelbon na afloop van de termijn van twee werkdagen wordt ontvangen, kan de leveringstermijn worden verlengd pro rata van de vertraging, die werd vastgesteld voor de ontvangst van de bestelbon, en dit na een schriftelijk en gerechtvaardigd verzoek vanwege de dienstverlener. Indien de bestellende dienst na een onderzoek van het schriftelijke verzoek van de dienstverlener meent dat dit laatste geheel of gedeeltelijk is gegrond, zal hij schriftelijk meedelen welke verlenging van de termijn er wordt aanvaard. In het geval van een duidelijk niet correct of niet volledig opgemaakte bestelbon die elke uitvoering van de bestelling onmogelijk maakt, zal de dienstverlener de besteller hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen zodat er een oplossing wordt gevonden om een normale uitvoering van de bestelling mogelijk te maken. Indien nodig vraagt de dienstverlener om een verlenging van de uitvoeringstermijn van de diensten onder dezelfde voorwaarden als die voorzien in het geval van een laattijdige ontvangst van de bestelbon. In elk geval zijn klachten aangaande de bestelbon niet meer ontvankelijk indien ze niet werden ingediend binnen 15 kalenderdagen (*) te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de dag waarop de dienstverlener de bestelbon heeft ontvangen. (*) Minimale termijn, gemotiveerd in het bestek voor specifieke opdrachten (vb.: rekening houdend met de uitvoeringstermijnen voor de diensten die zijn vastgelegd in het bestek, zijn de klachten niet meer ontvankelijk).

2.5.2 Plaats waar de diensten moeten worden gepresteerd en formaliteiten 2.5.2.1 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en uurregeling De uitvoering van de opdracht zal voornamelijk plaatsvinden in Brussel, in de gebouwen van de FOD Financiën. Indien er gedurende bepaalde periodes op andere locaties zou moeten worden gewerkt, worden de verplaatsingskosten in principe niet terugbetaald door de FOD Financiën. Een deel van de opdracht kan ook worden gepresteerd in de lokalen van de aannemer, indien deze werkzaamheden niet elders kunnen worden gepresteerd of indien de FOD Financiën daar een specifiek voordeel uit haalt.


Met het oog op een optimale samenwerking met de personeelsleden van de FOD Financiën, moet het personeel van de dienstverlener dat prestaties verzorgt binnen de gebouwen van de FOD Financiën, zoveel mogelijk hetzelfde werkschema aanhouden als de collega’s van Financiën. Onder normale kantooruren worden verstaan alle werkdagen van maandag tot vrijdag, van 07u30 tot 18u00, volgens de variabele uurregeling die bij de FOD Financiën van kracht is. De data van 2 november, 15 november en 26 december worden net als de eerste werkdag van het jaar door de FOD Financiën beschouwd als feestdagen. Er worden ook verplichte "bruggen" voorzien die elk jaar zullen worden meegedeeld.

2.5.2.2 Technische middelen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld De dienstverlener stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter beschikking met het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). Er geldt dat de FOD Financiën aan de personeelsleden van de dienstverlener tijdens hun opdracht maximaal twee kantoorplaatsen tegelijk ter beschikking stelt van het type « shared desk », zonder kasten. Het personeel van de dienstverlener krijgt een beperkte toegang tot het netwerk van de FOD Financiën, naast een e-mailadres. De FOD Financiën beschikt niet over parkeerplaatsen voor zijn leveranciers. De FOD Financiën zal geen enkele aanpassing verrichten aan de werkposten van de personeelsleden van de dienstverlener met het oog op hun goede werking binnen de infrastructuur van de FOD. De dienstverlener kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD via de toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur, behalve voor wat rechtstreeks is gekoppeld aan de ontwikkeling van de betrokken toepassing. De dienstverlener is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de bewuste werkposten tegen virussen en voor het beheer van de posten. Hij zal prioritair gebruik maken van de tools, die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld. In het geval dat er andere softwareprogramma’s zouden moeten worden gebruikt in het kader van het project, zal dat gebruik, na aanvaarding door het Stuurcomité, onder de verantwoordelijkheid van de dienstverlener vallen en zal de kostprijs van dat gebruik vervat liggen in de prijs van de diensten. De maintenance van de door de dienstverlener in het kader van het project voorziene software moet uitbreidbaar zijn voor een periode van 10 jaar. Het personeel van de dienstverlener moet de interne procedures en de reglementen betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de aanbestedende overheid. Als bepaalde gebreken in de logistieke ondersteuning de dienstverlening in het gedrang zouden brengen, moet er een beroep worden gedaan op de arbitragemogelijkheden die beschreven staan in § 2.20 vooraleer men zijn toevlucht neemt tot een rechtsgeding.

2.5.2.3 Te respecteren normen en standaarden in het kader van onderhavige opdracht De realisatieteams die door de dienstverlener aan de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld, zullen de methodes en de standaarden toepassen die door de FOD Financiën worden gespecificeerd of die met zijn akkoord worden gekozen (zie bijlage F). Deze standaarden hebben minimaal betrekking op: • • • • • •

technische standaarden voor software; de methode van projectbeheer (analyse, strategisch plan, verslag over vordering, kwaliteitscontrole, enz.); het verzorgen van de documentatie; de regels voor de programmering (opmaak, codestructuren, commentaren, afspraken inzake naamgeving, ontwikkelingsstandaarden conform ICT-fundamenten, inbegrepen Open Standaarden, enz.); de beheersregels, ingesteld door de beheersdiensten van de besturingsomgevingen; de procedures voor de kwaliteitsgarantie.

2.5.2.4 Beoordeling van de uitgevoerde diensten Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormale zaken worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk worden gemeld aan de dienstverlener via een fax of een e-mail, die vervolgens zal worden bevestigd


door een aangetekend schrijven. De dienstverlener is gehouden de niet conform uitgevoerde diensten opnieuw uit te voeren. Op het moment waarop de diensten zullen zijn uitgevoerd, zal men overgaan tot de beoordeling van de kwaliteit en de conformiteit van de uitgevoerde diensten. Er zal een proces-verbaal van deze beoordeling worden opgemaakt, waarvan het origineel zal worden overhandigd aan de dienstverlener. De diensten die niet correct of conform werden uitgevoerd, zullen moeten worden overgedaan.

2.6 Onderaannemers Voor de praktische uitvoering van de opdracht kan de dienstverlener contracten van onderaanneming met derden afsluiten. Het is wenselijk dat de onderaannemers beschikken over een ISO-certificatie van het type 9000 voor de activiteit die aan hen wordt uitbesteed. De dienstverlener zal vooraf een lijst van onderaannemers ter goedkeuring voorleggen aan de aanbestedende overheid. Afwijkingen kunnen nadien slechts middels het akkoord van beide partijen worden aanvaard. Het feit dat de dienstverlener het geheel of een gedeelte van zijn verbintenissen aan derden toevertrouwt, ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid tegenover de FOD Financiën. Deze erkent geen enkele contractuele band met de derden in kwestie. De hoofdcontractant of hoofddienstverlener zal de volledige verantwoordelijkheid op zich nemen inzake de voorziening van alle benodigde producten en diensten in het kader van dit contract. Elk beroep op onderaannemers moet specifiek geïdentificeerd zijn in de offerte van de inschrijver en de inschrijver zal de aard van de contractuele verbintenis met alle onderaannemers beschrijven. De naam en het adres van de onderaannemers moeten in het voorstel worden vermeld, samen met een verklaring aangaande de elementen die door de onderaannemers zullen worden voorzien. De dienstverlener zal verantwoordelijk zijn voor het vervullen van alle voorwaarden en specificaties van dit bestek. Indien er op een gegeven moment wijzigingen optreden in de onderaanneming, zal de dienstverlener de FOD Financiën schriftelijk verwittigen vooraleer de wijzigingen door te voeren. Het beroep op onderaannemers ontslaat de dienstverlener niet van zijn verantwoordelijkheden inzake het leveren van de prestaties in het kader van het contract. Deze onderaannemers moeten overigens voldoen aan onderstaande selectiecriteria: Eerste criterium van uitsluiting. §.1.

De Belgische onderaannemer die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969, die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet, moet vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes bij zijn offerte een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid voegen of voorleggen aan de aanbestedende overheid waaruit blijkt dat hij in regel is met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid. Is in regel met de toepassing van onderhavig artikel, de onderaannemer die volgens de stand van zaken uiterlijk aan de vooravond van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft overgemaakt tot en met de aangiften betreffende het voorlaatste trimester dat is verstreken ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en 2° die voor de bewuste aangiften geen achterstallige bijdragen voor een bedrag van meer dan 2500 EURO is verschuldigd, tenzij hij voor de bewuste schulden betalingstermijnen heeft verkregen die hij strikt respecteert. Maar ook al ligt het achterstallige bedrag aan bijdragen hoger dan 2.500 EURO, toch zal de onderaannemer als zijnde in regel worden beschouwd, indien hij vóór de beslissing om de opdracht toe te wijzen, kan aantonen dat hij op de dag waarop het attest zijn situatie vaststelt, tegenover een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en § 2, 1° tot 8° en 10° van


de wet, of tegenover een publieke onderneming in de zin van artikel 26 van dezelfde wet, één of meer gegarandeerde, invorderbare schuldvorderingen bezit die vrij zijn van elke verbintenis tegenover derden, en dit voor een bedrag dat minstens gelijk is, op 2.500 EURO na, aan het bedrag waarvoor hij te laat is met de betaling van zijn bijdragen. Voor de Belgische ondernemingen die personeel in dienst hebben dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet, is de inschrijver niet langer verplicht bij zijn offerte een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid te voegen. Deze informatie kan rechtstreeks worden opgevraagd door de aanbestedende overheid via het elektronische loket. De onderaannemer zal in zijn offerte het volledige inschrijvingsnummer bij de KBO vermelden. § 2.

§.3.

De buitenlandse onderaannemer moet volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid voorleggen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1°

een attest, afgeleverd door de bevoegde overheid, dat bevestigt dat hij volgens de stand van zaken uiterlijk aan de vooravond van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes, op de bewuste datum in regel is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Wanneer een dergelijk document niet wordt afgeleverd in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring, door de geïnteresseerde partij afgelegd voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde professionele instelling van het bewuste land;

2°

een attest in overeenstemming met § 1, indien hij personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet.

De aanbestedende overheid kan zich in eender welk stadium van de procedure informeren, via alle middelen die ze nuttig acht, over de situatie van elke inschrijver inzake de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid.

Tweede criterium van uitsluiting. De onderaannemer mag zich niet bevinden in één van de volgende situaties: 1°

zich bevinden in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of zich bevinden in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een gelijkaardige procedure die in de nationale wetgeving en reglementeringen voorkomt;

2°

een verklaring van faillissement hebben ingediend, een vereffeningsprocedure hebben opgestart of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd of een gelijkaardige procedure hebben lopen die voorkomt in de nationale wetgeving en reglementering.

De onderaannemer voegt bij zijn offerte een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) dat hij niet failliet werd verklaard, afgeleverd door de griffie van de bevoegde handelsrechtbank. Voor de buitenlandse inschrijver moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling in het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op zijn woord van eer verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit. Derde criterium van uitsluiting. De onderaannemer moet in orde zijn voor wat betreft zijn verplichtingen inzake de directe belastingen en de BTW. De Belgische onderaannemer voegt bij zijn offerte een recent attest 276C2 (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie der Directe Belastingen, en een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de


opening van de offertes) van de Administratie van de BTW, waaronder hij valt, dat hij in orde is inzake zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administraties. De buitenlandse onderaannemer voegt bij zijn offerte één of meer recente attesten (maximaal zes maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) die afkomstig zijn van de bevoegde administratie(s) van zijn land, betreffende de inning van de directe belastingen en de BTW (of van taksen die in zijn land de BTW vervangen), met de vermelding dat hij in orde is voor wat betreft zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administratie(s). Indien dit attest of deze attesten niet worden afgeleverd in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op zijn woord van eer toevoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit van zijn land.

2.7 Personeel van de inschrijver Voor deze opdracht zal de inschrijver een contactpersoon aanduiden die de inschrijver zal vertegenwoordigen in zijn contacten met de FOD Financiën. Het personeel van de inschrijver dat zal worden ingezet om de opdracht te realiseren, moet: • over de nodige ervaring beschikken in het kader van de voorgestelde oplossing of vergelijkbare oplossingen; • in staat zijn om alle noodzakelijke teksten, verslagen, samenvattingen, enz. te begrijpen die worden gebruikt of geproduceerd door beide partijen in het kader van onderhavige opdracht, en dit zowel in het Nederlands als in het Frans; over voldoende mondelinge en schriftelijke kennis beschikken om te kunnen communiceren in het Nederlands of in het Frans, en indien mogelijk door elkaar in beide talen; • de projectverantwoordelijke moet in staat zijn om mondeling zowel in het Frans als in het Nederlands te communiceren. De dienst voor assistentie en technische ondersteuning moet bovendien vlot kunnen communiceren in beide talen. Het personeel van de dienstverlener moet voldoen aan alle wettelijke beschikkingen die in België van kracht zijn inzake immigratie en werkvergunningen. De dienstverlener zal tegenover de FOD Financiën instaan voor alle schade in het algemeen die de FOD Financiën zou kunnen ondervinden ten gevolge van het niet respecteren door de dienstverlener of zijn personeelsleden van de wettelijke bepalingen terzake. De dienstverlener moet beschikken over voldoende personeelsleden die de nodige en juiste kennis bezitten voor de uitvoering van de taken. De betrokken personeelsleden moeten eveneens beschikken over voldoende kennis inzake de tools die in het kader van het project worden gebruikt. De dienstverleners moeten in staat zijn om te beantwoorden aan alle behoeften die onmiddellijk resulteren uit de gunning van de opdracht. Het projectteam dat door de dienstverlener ter beschikking wordt gesteld, moet voldoende zijn met het oog op een voortreffelijke uitvoering van de opdrachten die hen worden toevertrouwd. De FOD Financiën moet akkoord gaan met de samenstelling van het team dat in het kader van het project wordt voorgesteld. De personeelsleden die worden ingezet voor de uitvoering van de opdracht, moeten dezelfde zijn als diegenen die in de offerte worden voorgesteld. Desgevallend zal het personeel dat ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering, van een evenwaardig niveau zijn. De dienstverlener garandeert voor de volle duur van het contract de stabiliteit van de personen die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht. In de loop van de uitvoering zal de dienstverlener geen wijzigingen aanbrengen in de samenstelling van het projectteam zonder voorafgaandelijke toelating vanwege de FOD Financiën. De FOD Financiën kan de onmiddellijke vervanging eisen van één of meer personen van het projectteam van de dienstverlener indien hij meent dat hun kwalificaties of hun prestaties de goede uitvoering van de opdracht in het gedrang brengen. De verandering dient plaats te vinden binnen 10 (tien) werkdagen na het verzoek vanwege de FOD Financiën en dient kostenloos te geschieden. De inschrijvers moeten bij hun offerte het curriculum vitae voegen van de personen die voor de uitvoering van deze opdracht zijn aangeduid, en een leidinggevende of onderwijzende functie vervullen Bestek Beheerspakket onroerende goederen - 26 -

alsook het personeel dat geregeld in contact zal komen met de ambtenaren van de FOD Financiën (projectleider, analisten, coördinatoren, lesgevers e.d., zie ook hst 4.5 “Cv’s”). De inlichtingen die in dit kader worden verkregen, zullen in alle vertrouwelijkheid door de FOD Financiën behandeld worden en zullen in geen enkel geval aan derden worden doorgegeven. Het te gebruiken model voor het curriculum vitae wordt als bijlage E bijgevoegd (cv-formulier voor aan het project toegewezen medewerkers) bij het bestek.

2.8 Organisatie van opleidingen De dienstverlener moet de opleidingsactiviteiten voorzien in het Nederlands en in het Frans. Uitzonderlijk kan ook het Engels worden gebruikt voor bepaalde specifieke opleidingen, op uitdrukkelijke voorwaarde dat de FOD Financiën hiertoe voorafgaandelijk zijn toestemming geeft. De medewerkers, belast met de opleidingsactiviteiten, moeten: -

over de nodige ervaring beschikken inzake de opleiding die ze verzorgen; een PERFECTE beheersing vertonen van de taal waarin de cursus wordt gegeven; over de essentiële pedagogische kwaliteiten beschikken om de kennis op gestructureerde en systematische wijze over te brengen op de cursusdeelnemers; afdoend gebruik kunnen maken van de pedagogische middelen en zich er op de juiste momenten van kunnen bedienen; rekening houden met de opmerkingen van de aanbestedende overheid voor wat betreft de inhoud en de presentatie van de opleiding.

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om via telefoon, fax of e-mail, gevolgd door een bevestiging via aangetekend schrijven, de onmiddellijke vervanging te eisen van één of meerdere docenten die niet zouden voldoen aan de vereiste kwalificaties, en dit door docenten die minimaal over evenwaardige capaciteiten beschikken als de in de offerte vermelde kwalificaties. De opleidingsactiviteiten vinden plaats in de gebouwen van de dienstverlener, of lokalen voorgesteld door de dienstverlener buiten de eigen gebouwen, in de Brusselse regio. Het is duidelijk dat de dienstverlener ook zorgt voor de invulling van de nodige vereisten en middelen. Al naargelang de omstandigheden zal de FOD Financiën echter autonoom een beslissing kunnen nemen over de locatie van de opleidingen binnen de eigen gebouwen. De inschrijver maakt in dit geval duidelijk kenbaar welke de technische middelen en vereisten zijn voor de respectievelijke opleidingen (bijv. aantal pc’s). In afwijking van bovenstaande zal de opleiding voor de servicedesk sowieso in de gebouwen van de FOD Financiën doorgaan. Aan elke deelnemer zullen cursusnota’s worden verstrekt, die in de taal van de deelnemer zijn opgesteld. Van deze eis kan niet worden afgeweken zonder voorafgaandelijke verwittiging en toestemming van de FOD Financiën. De dienstverlener dient aan de deelnemers dranken ter beschikking te stellen en neemt de organisatie en de voorziening van een lunch voor elke deelnemer op zich voor de volle duur van de opleidingssessie. De diesntverlener moet al het cursusmateriaal bezorgen in een elektronisch formaat dat compatibel is met de standaarden op het gebied van e-learning. (SCORM 1.2 of hoger)

2.9 Documentatie De dienstverlener zal de FOD Financiën alle technische documentatie verschaffen die noodzakelijk is voor het gebruik en beheer van het systeem, hetzij in het Frans en in het Nederlands, hetzij in het Engels, en dit in functie van de taal waarin de documentatie beschikbaar is. De documentatie zal meer bepaald technische handleidingen omvatten, die de eigenschappen en de regels voor gebruik van de hardware en de software die deel uitmaken van het project, beschrijven, naast een gedetailleerde beschrijving van het integrale systeem met verduidelijkingen over de verschillende subsystemen en de bijbehorende verbindingen. De offerte zal preciseren op welk type van drager de documentatie wordt aangeleverd (papier, cd-rom, …), naast de standaardhoeveelheden en de voorwaarden om extra exemplaren te bestellen.


De diesntverlener is verplicht om alle eigenschappen met betrekking tot het gebruik van de geleverde uitrustingen te verstrekken op eenvoudig verzoek van de FOD Financiën.

2.10 Taken van de medewerkers van de FOD Financiën De medewerkers van de FOD Financiën nemen deel aan de projecten voor wat betreft: • • • • • •

de definitie van de inhoud van elk project; de participatie in de keuze van oplossingen: architectuur, enz.; het valideren van documenten voor de realisatie: specificatiedossiers, realisatiedossiers, aanvaardingsdossier, testdossier, gebruikershandleidingen, handleidingen voor maintenance, enz.; de relatieve kwaliteitscontroles, onder meer controle van overeenstemming van documentatie met realisatie, van respect voor normen inzake documentatie en programmering, enz.; de verplichte deelname aan testen voor technische en functionele oplevering, of het nu gaat om functioneringstesten, om integratietesten of om testen inzake de algemene werking; de logistieke ondersteuning van de realisatieteams, voor wat betreft het ter beschikking stellen van de noodzakelijke technische middelen met het oog op de realisatie, al naargelang wat er in gezamenlijk overleg werd bepaald.

De realisatie zal stap na stap van zeer nabij worden opgevolgd door medewerkers van de FOD Financiën, die, met de nodige hulp van de dienstverlener, zullen worden belast met het definiëren van de normen en standaarden op het vlak van architectuur, implementeringsregels, werkprocedures, documentatie, programmering, enz. Ze dienen er ook op toe te zien dat de normen strikt worden nageleefd, zodat kan worden gegarandeerd dat de geïmplementeerde oplossingen nadien integraal en zonder specifieke problemen kunnen worden overgenomen door de FOD Financiën.

2.11 Planning De inschrijver voegt bij zijn offerte een uitvoeringskalender die rekening houdt met de maximale duur van het contract. Deze kalender zal worden gepresenteerd in de vorm van GANTT-tabellen.

2.12 Opvolging van de uitvoering van de opdracht 2.12.1 Ingezette middelen De inschrijvers zullen de nodige uitleg verschaffen over de middelen (personeel, methodes, hardware, software) die ze zullen inzetten om het projectbeheer te verzekeren.

2.12.2 Stuurgroep De stuurgroep omvat enerzijds de projectverantwoordelijke bij de dienstverlener, vergezeld van de diverse betrokken personen, al naargelang de staat van vooruitgang van het project, en anderzijds de projectverantwoordelijke(n) van de FOD Financiën. De stuurgroep heeft een brede bevoegdheid: hij behandelt alle contractuele, administratieve en technische aspecten van de uitvoering van de opdracht (levering, opleveringen, garantie, respecteren van de SLA, vooruitgang van het project, kwaliteit van de uitvoeringen, enz.). De stuurgroep is gemachtigd om wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke offerte te aanvaarden, zonder evenwel de oorspronkelijke prijs te overschrijden. Hij fungeert als zetel voor de verslaggeving.

2.12.3 Kick-off meeting Binnen een periode van maximaal een kalendermaand, gerekend vanaf de gunning van de opdracht, zullen de dienstverlener en de FOD Financiën verplicht een eerste stuurgroepvergadering houden, kickoff meeting genoemd. In deze eerste vergadering kunnen de samenstellingen en de vakkennis van de respectievelijke teams worden voorgesteld, de agenda voor de rapporteringsvergadering en de vergaderingen van de Bestek Beheerspakket onroerende goederen - 28 -

stuurgroep worden vastgelegd, de planning voor de realisatie van de opdracht worden bepaald, de principes van de SLA worden uitgelegd, enz.

2.12.4 Wekelijkse projectteamvergadering Wekelijks zullen de projectleiders vergaderen en een verslag opstellen rond de projectstatus. Dit verslag wordt verspreid naar een aantal belangrijke betrokkenen (te bepalen bij aanvang van de implementatie).

2.12.5 Maandelijkse opvolgingsvergadering De sponsor of zijn afgevaardigde, de projectverantwoordelijken van de FOD Financiën en de dienstverlener en eventuele andere belanghebbenden zullen in een maandelijkse opvolgingsvergadering de projectstatus overlopen en de maandelijkse stuurgroep voorbereiden.

2.12.6 Rapportering Periodiek, zijnde maandelijks, volgens een kalender die in gezamenlijk overleg wordt bepaald tijdens de kick-off vergadering, zal de dienstverlener een compleet verslag opmaken voor de stuurgroep over de vooruitgang van het project (status van elke realisatiefase) en over eventuele problemen met voorgestelde oplossingen.

2.13 Facturatie en betaling van de leveringen/diensten De dienstverlener stuurt zijn facturen (in drie exemplaren) naar het volgende adres: FOD Financiën Stafdienst budget en beheerscontrole Boekhouding ICT Koning Albert II-laan 33 bus 785 1030 BRUSSEL De betalingen zullen worden uitgevoerd na de uitvoering en de aanvaarding van de prestaties van de diensten, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van de factuur (facturen), vergezeld van het proces-verbaal van de gedeeltelijke voorlopige oplevering dat daarop van toepassing is. De betaling zal geschieden binnen een termijn van 50 kalenderdagen, te rekenen vanaf de ontvangst van de factuur. De interesten voor laattijdige betaling zullen worden bepaald volgens artikel 15, § 4 van het Algemene Bestek. De eerste facturatie gebeurt na de eerste voorlopige oplevering, waarbij al het op dat moment geleverde kan gefactureerd worden. Een 2e facturatie kan gebeuren na de globale voorlopige oplevering, ook hier wordt op dat moment al het geleverde gefactureerd. Opleidingen en eventuele bijkomende bestellingen na de voorlopige oplevering worden gefactureerd na levering. Bijkomende bijstand worden na levering en op maandelijkse basis gefactureerd. De factuur moet worden opgemaakt in EURO. Opmerking: in de prijslijst wordt de prijs per maand gevraagd voor het leveren van het onderhoud op basis van het onderhoudscontract, de facturatie van het onderhoud gebeurt echter na elke verlopen periode van drie maand, evenals op het einde van de opdracht.

2.14 Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener Alle resultaten en verslagen die door de dienstverlener worden geproduceerd tijdens de uitvoering van deze opdracht, vormen de eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet worden gepubliceerd of gecommuniceerd aan derden, tenzij na de schriftelijke toelating vanwege de aanbestedende overheid. Bestek Beheerspakket onroerende goederen - 29 -

De uitvoerder van de diensten en zijn medewerkers zijn gebonden aan een zwijgplicht betreffende de informatie waarvan ze bij de uitvoering van deze opdracht kennis zullen nemen. Deze informatie kan in geen geval worden gecommuniceerd aan derden zonder de schriftelijke toelating van de aanbestedende overheid. De dienstverlener mag deze opdracht evenwel als referentie vermelden. Alle inlichtingen waarvan de personeelsleden van de dienstverlener kennis zullen nemen in het kader van de opdracht, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan ze deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De informatie in kwestie: • •

•

kan worden vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier, film, magneetband, schijf, diskette, geïntegreerde montage, enz.; kan mondeling aan de dienstverlener worden verstrekt, via een demonstratie en/of via overdracht van een informatiedrager met de gewenste informatie; de informatie kan ook aan de dienstverlener ter kennis worden gebracht ter gelegenheid van de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem in het kader van onderhavige opdracht door de FOD Financiën wordt toevertrouwd; kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk bestaan uit studies, handleidingen, ontwerpplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma’s, uitvoerbare codes, berekeningen, enz.

De dienstverlener verbindt zich tot geheimhouding, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, van alle vertrouwelijke gegevens, van welke aard ook, die hem zullen worden meegedeeld of waarvan hij in de loop van zijn opdracht kennis zal nemen. De dienstverlener garandeert dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe geen vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de dienstverlener zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht zijn betrokken, enkel de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken in het kader van onderhavige opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën: • • • •

waarvan de dienstverlener op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor het eerst door de FOD Financiën werd meegedeeld; die, op het moment dat ze bekend was bij de FOD Financiën, reeds openbaar was; die, nadat ze bekend was bij de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt op een andere wijze dan door toedoen van de dienstverlener; of die de dienstverlener van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de dienstverlener.

De dienstverlener verbindt zich ertoe: • •

om het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet te kopiëren, indien deze zich bevindt op een drager die hem door de FOD Financiën ter beschikking werd gesteld; om anderzijds het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die hem door de FOD Financiën werden opgelegd en voor zover dit noodzakelijk is.

Alle informatie die door de FOD Financiën aan de dienstverlener ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën, die aan de dienstverlener door de FOD Financiën wordt toevertrouwd, blijven de integrale eigendom van de FOD Financiën, zoals ook elke informatiedrager waarop de dienstverlener informatie van de FOD Financiën heeft gekopieerd of vastgelegd, de integrale eigendom is van de FOD Financiën. De FOD Financiën behoudt op elk moment het recht om de dienstverlener te verzoeken om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de dienstverlener de informatie van de FOD Bestek Beheerspakket onroerende goederen - 30 -

Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De dienstverlener verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De dienstverlener verbindt zich ertoe om na afloop van de uitvoering van de opdracht zonder verwijl aan de FOD Financiën alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie van de FOD Financiën bevatten en die aan de dienstverlener ter beschikking werden gesteld met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers nog niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft de eigendom van de FOD Financiën. Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën aan de dienstverlener geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op patenten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De dienstverlener verbindt zich ertoe om zich te onthouden van alle industriële toepassingen van de informatie van de FOD Financiën en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem door de FOD Financiën werd toevertrouwd in het kader van onderhavige opdracht. De dienstverlener is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet respecteren door de dienstverlener zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd krachtens onderhavig artikel.

2.15 Eigendom De studies, architecturen en ontwikkelingen die eventueel in het kader van deze opdracht tot stand worden gebracht door de personeelsleden van de dienstverlener, en de documentatie die daarbij hoort, en in het algemeen elk document dat rechtstreeks of onrechtstreeks tijdens de uitvoering van onderhavige opdracht werd opgemaakt door de personeelsleden van de dienstverlener, alsook de daarmee verbonden intellectuele eigendomsrechten, worden, naarmate ze tot stand komen, de eigendom van de FOD Financiën. Het is aan de personeelsleden van de dienstverlener verboden om documenten, die aan de FOD Financiën toebehoren, met zich mee te nemen, behalve wanneer dit noodzakelijk zou zijn voor de uitvoering van hun taken. Dit is met name het geval voor wat betreft de verplaatsingen tussen de verschillende vestigingen van de FOD Financiën.

2.16 Publiciteit – Referenties Door de dienstverlener noch door zijn onderaannemers mag geen enkele mededeling, persbericht, informatief onderzoeksrapport en/of gelijkaardige publieke mededeling betreffende het project worden gepubliceerd zonder de voorafgaandelijke schriftelijke toelating van een bevoegde vertegenwoordiger van de FOD Financiën.

2.17 Leverbaarheid van het voorgestelde systeem De eventuele apparatuur, de systeemsoftware (behalve de specifieke onderdelen die worden ontwikkeld in de loop van het project) en de voorgestelde applicatieprogramma's moeten officiëel commercieel beschikbaar en leverbaar zijn bij het indienen van de offerte. Hun eventuele onderhoud moet eveneens beschikbaar zijn (het kan dus niet gaan over β-versies van de software, pre-releases, enz. …).

2.18 Technologische evolutie Indien er zich vóór het verstrijken van de leveringstermijn een meer geavanceerde technologische evolutie zou voordoen op het gebied van software (software, plug-ins, enz.), hetzij inzake prestatievermogen, hetzij inzake functiemogelijkheden, is de dienstverlener verplicht om de aanbestedende overheid hiervan op de hoogte te brengen en een dergelijke vervanging voor te stellen. Dit gebeurt zonder dat de prijs hierdoor hoger uitvalt voor de FOD Financiën. Het staat de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden.


2.19 Overdraagbaarheid en continuïteit Indien de dienstverlener of een van zijn onderaannemers in gebreke blijft (stopzetting van activiteiten of verbreking van het contract) zal de dienstverlener een vertrouwde derde partij of de FOD Financiën alle informatie geven die nodig is om het contract over te dragen zodat de FOD alle handelingen kan uitvoeren die nodig zijn voor de goede werking of de evolutie van de oplossing of deze door een derde partij kan laten uitvoeren. Aan het einde van het contract, ongeacht of dit afloopt of verbroken wordt, zal de dienstverlener te goeder trouw zijn medewerking verlenen aan de FOD Financiën, zodat de FOD Financiën of een derde partij de prestaties die in het kader van dit contract worden uitgevoerd zonder problemen kan voortzetten. De dienstverlener verbindt zich ertoe vanaf het begin van de overdraagbaarheidstransactie alle nodige elementen voor de productie van de informatica en alle documenten die toebehoren aan de FOD Financiën terug te bezorgen aan de FOD Financiën. De methoden en de procedures die tijdens de prestaties worden ingevoerd zijn eigendom van de FOD Financiën. Daarom zal de dienstverlener, bij verbreking of niet-vernieuwing, aan de FOD Financiën een overgangsplan voorleggen dat uitvoerig de bepalingen en voorwaarden weergeeft in verband met de taken die dienen te gebeuren om de informatie te verstrekken die nodig is om de overgang te garanderen, met daarbij een tijdschema van die taken. De dienstverlener verbindt zich ertoe om dit overgangsplan te laten opstellen door medewerkers die deel uitmaken van het team dat met dit contract belast is, zonder meerkosten voor de FOD Financiën. Alle eventuele hardware en software behoort bij het beëindigen van het contract toe aan de FOD Financiën. De FOD heeft altijd de mogelijkheid om de dienstverlener te vragen haar hardware en software die zich bij de FOD Financiën bevindt, terug te nemen. De dienstverlener wordt belast met alle handelingen in verband met de overdraagbaarheid. Deze omvatten o.m.: • • • •

de terbeschikkingstelling van alle procedures nodig voor het beheer van het geleverde systeem; de terbeschikkingstelling van synthesedocumenten, balansen, verslagen van vergaderingen, die het follow-updossier van deze zaak vormen; de opleiding en informatie van de vertegenwoordigers van de nieuwe leverancier; gegevensoverdracht.

De inschrijver beschrijft minstens hoe hij bovenstaande elementen zal aanpakken, en kan deze naar eigen wens uitbreiden met extra informatie.

2.20 Verweermiddelen van de FOD Financiën – Geschillen De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn die welke zijn voorzien in de artikelen 20 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden (in bijlage van het koninklijk besluit van 26 september 1996). De opdracht moet worden uitgewerkt, opgevat en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de operatie. De geschillen inzake de verplichtingen die resulteren uit de beschikkingen die de opdracht bepalen, moeten in overleg worden geregeld. •

De partijen moeten proberen, vooraleer hun toevlucht te nemen tot andere middelen, de zaak in der minne te regelen. Daartoe zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing.


•

Bij gebrek aan een akkoord en alvorens een rechtszaak aan te spannen, zullen de partijen proberen om een compromis te vinden middels onderhandelingen die worden aangevat zodra is gebleken dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in § 1.1.2 van deel A in aanwezigheid van de personen die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Behoudens andere afspraken zullen de onderhandelingen de duur van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste aangetekende brief, niet mogen overschrijden.

Alle geschillen aangaande de uitvoering van deze opdracht zullen exclusief worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval verantwoordelijk voor schade, toegebracht aan personen of goederen, die het rechtstreekse of onrechtstreekse gevolg is van de activiteiten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De uitvoerder van de diensten stelt zich garant tegenover de aanbestedende overheid voor alle claims van schadevergoedingen en interesten die door derden tegenover haar in dit kader worden geuit.


3 DEEL C: Beschrijving van de opdracht 3.1 Inhoud van de opdracht Een van de taken van de patrimoniumdiensten, het voormalige kadaster, binnen de FOD Financiën is het beheer van onroerende goederen die op verschillende manieren aan de Staat zijn toegewezen: - Erfloze nalatenschappen - Verbeurdverklaringen - … De bedoeling is dat deze goederen ten gelde worden gemaakt. Zolang dit echter niet gebeurd is dienen ze beheerd te worden: - Onderhoud - Eventueel innen van huurinkomsten - Betaling van toepasselijke verzekeringen en belastingen - … Het betreft op dit moment ongeveer 150 onroerende goederen in heel België, maar dit aantal kan sterk veranderen. Daarnaast beheert de dienst SHAPE ongeveer 500 onroerende goederen, die ook binnen de eisen van dit bestek vallen. Naast de goederen in beheer zijn er ook nog een veel groter aantal goederen in concessie (ongeveer 4000, maar sterk variabel). Van deze goederen is de Belgische Staat niet de eigenaar, maar (een deel van) de opbrengsten komen haar wel toe. Ook deze zijn in scope van de huidige opdracht. Onderhavige opdracht heeft betrekking op: De ontwikkeling van een systeem ter ondersteuning van het beheer van onroerende goederen in het bezit van de Staat. Georganiseerd in een aantal cellen (3 tot 5, verspreid over heel België) zal het beheer van onroerende goederen gebeuren door specialisten ter zake. De gevraagde oplossing moet minimaal aan volgende noden een antwoord leveren: 1. Een oplossing bieden voor het gebrek aan tracabiliteit dat vandaag de grootste probleemstelling vormt voor de Patrimoniumdiensten. Dit wil zeggen dat de status van een onroerend goed, en een overzicht van alle beheersacties die er tot op vandaag gebeurd zijn, opgevraagd moeten kunnen worden. 2. Een essentieel onderdeel van de tracabiliteit is een afdoende functionaliteit om documenten in het systeem te beheren. Documenten die bij een dossier horen, dienen elektronisch aan een dossier verbonden te worden. Deze zijn altijd elektronisch beschikbaar. 3. Een ondersteuning bieden bij het beheer van onroerende goederen in het bezit van de Staat. Verschillende acties moeten hierbij genomen worden, en deze moeten ondersteund worden door een systeem. 4. Ondersteuning van de boekhoudkundige acties die gebeuren tijdens het beheer van onroerende goederen. Elke uitgave of ontvangst moet gekoppeld kunnen worden aan een actie in een beheersdossier. Al naargelang de actie waarop deze transactie betrekking heeft zal een specifieke transactiecode gebruikt worden. 5. De toegang tot de databank moet gecentraliseerd kunnen worden, zodat een eenvoudige gegevensuitwisseling mogelijk is tussen de verschillende beheerscellen. 6. De mogelijkheid moet bestaan om toegang tot de databank te geven aan partijen buiten de beheerscellen, meerbepaald de diensten van de FOD Financiën die verantwoordelijk zijn voor de vervreemding van onroerende goederen, en de realisatie van roerende goederen. 7. De mogelijkheid moet bestaan om te rapporteren over de data die in de databank bestaat. Het gaat hier over de eenvoudige rapportering van basisgegevens (financieel, management rapportering,…), zonder dat hier complexe berekeningen op moeten gebeuren. 8. De mogelijkheid om gegevens uit te wisselen met andere systemen van de FOD Financiën is een pluspunt. Het is daarentegen NIET de bedoeling om een integratie met deze tools te voorzien. Bestek Beheerspakket onroerende goederen - 34 -

Er dient opgemerkt te worden dat deze lijst niet exhaustief is, en dat deze nog kan aangevuld worden in functie van de analyse die bijgevoegd is in dit bestek. Na de gunning zal een bestaand systeem, gebaseerd op een Acces-database, dat uitsluitend door de dienst SHAPE gebruikt wordt, toegankelijk gemaakt worden voor de dienstverlener, zodat deze nog beter zicht krijgt op de manier van werken. Het nieuwe systeem zal dit systeem vervangen, en dient de bestaande gegevens op te kunnen nemen. Deze opdracht behelst tevens meerdere aspecten: • Vooreerst dient er een voorstudie te gebeuren om de noden en de voorgestelde oplossing te detailleren. • De effectieve implementatie van het systeem, en het mogelijk koppelen en/of integreren van het systeem met andere bestaande systemen binnen de FOD Financiën. • Verder dient de nodige aandacht geschonken te worden aan projectbeheer, opleiding en onderhoud van het systeem in de brede zin van het woord. Deze opdracht heeft daarentegen geen betrekking op: • De vervreemding van de goederen (verkoop) dient NIET voorzien te worden in de voorgestelde oplossing. • Een mobiele toegang tot het beheerspakket is geen vereiste. • Het voorzien van de nodige hardware is niet gewenst.

3.2 Beschrijving van de technische oplossing Het staat de inschrijver vrij om bij de beschrijving van de technische oplossing elementen aan te halen in zijn offerte waarvan hij ze nodig of nuttig acht om die in te werken in de offerte om tot een coherent(er) geheel te komen of waarvan hij denkt dat ze onontbeerlijk zijn voor een beter begrip van de offerte.

3.2.1 Algemene vereisten en softwareoplossing De inschrijver levert in zijn offerte een oplossing aan die tegemoet komt aan de vereisten zoals die uit de bestaande analyse (zie bijlage H) kunnen geïdentificeerd worden, dit wordt in de offerte uitvoerig beschreven. De inschrijver moet incalculeren dat er op het niveau van procedures nog aanpassingen kunnen gebeuren, onder andere (maar niet alleen) ten gevolge van de door de dienstverlener uitgevoerde verfijning en verdieping van de analyses. Tevens moet de inschrijver er zich van bewust zijn dat de in bijlage opgenomen tabellen met vereiste velden niet exhaustief is, en dus nog kan veranderen. Dit mag geen meerprijs tot gevolg hebben. Indien bij de uitwerking van het systeem blijkt dat verandering aan de in bijlage beschreven procesbeschrijving een voordeel kunnen opleveren, van welke aard dan ook, dan is de FOD Financiën bereid van dit samen met de dienstverlener te bekijken, maar ze houdt zich het recht voor van dit voorstel al dan niet te aanvaarden. Het is duidelijk dat dergelijke activiteit, die op voorstel van de dienstverlener gelanceerd wordt, geen additionele kost mag veroorzaken. Voor alle software en componenten die zullen worden geïmplementeerd, moet de inschrijver in zijn offerte een technische beschrijving geven van de voorgestelde oplossing. In die beschrijving moeten de technische aspecten met betrekking tot de architectuur en de implementatie aan bod komen, alsook de interfaces tussen de verschillende systemen die hij in de loop van het project moet integreren. Het is belangrijk dat er in de offerte omstandig aangetoond wordt dat de oplossing ook flexibel genoeg is opgebouwd, hier wordt onder andere gedacht aan het eenvoudig kunnen aanpassen en bijvoegen van activiteiten, velden, enzovoort. Het systeem dient een volwaardig systeem te zijn. In geval van een modulair systeem, geeft de inschrijver aan welke modules er verder bestaan, naast degene die nodig zijn om de gewenste functionaliteiten af te dekken. Het is duidelijk dat de opsomming van deze extra modules zuiver informatief is. De offerte moet duidelijk het onderscheid weergeven tussen de aangeboden en de extra modules, die niet worden aangeboden. T.a.v. het op te leveren systeem geeft de inschrijver in zijn offerte aan op welke manier deze kunnen ingevoegd worden in het bestaande systeem, dit behelst niet enkel de activering, maar ook al het noodzakelijk uit te voeren werk (van analyse tot implementatie). Bestek Beheerspakket onroerende goederen - 35 -

3.2.2 Gedetailleerde functionele vereisten Zoals vermeld zijn in bijlage de processen opgenomen die het systeem moet ondersteunen. In deze paragraaf worden, proces per proces, verdere details gegeven naar de eisen.

3.2.2.1 Openen van een dossier Bij het openen van een dossier en het voorbereiden voor het beheer, worden stelselmatig een aantal kenmerken aan het goed gegeven. Belangrijk om op te merken is dat er mogelijk een zekere hiërarchie kan zijn in de beschrijving van de goederen. Een site kan bijvoorbeeld meerdere kavels bevatten, die ieder één of meerdere gebouwen bevatten. Van deze gebouwen zijn het type gegevens en kenmerken dat bijgehouden wordt afhankelijk van het type gebouw. Een lijst van gebouwtypes wordt niet meegegeven aangezien deze toch niet exhaustief zou zijn; Idem voor de kenmerken per gebouw(type). Eerder wordt het aan de dienstverlener gevraagd welke flexibiliteit gegeven kan worden in het opstellen van deze kenmerken. Dit zou wel altijd slechts door een sleutelgebruiker op voorhand gebeuren (dus niet door een gebruiker tijdens de ingave!) De velden zijn mogelijk in een URL-formaat. Dit kan bijvoorbeeld een link leggen naar de huidige of toekomstige GIS-software waar een plaatsbepaling van het goed kan gebeuren. Het dossiernummer wordt gegeven door het systeem. Dit is een gestructureerd nummer.

3.2.2.2 Voorbereiding beheer Tijdens de voorbereiding van het beheer dienen een aantal acties te gebeuren om bijkomende gegevens te verzamelen. Deze acties zijn afhankelijk van het type vastgoed (bijvoorbeeld men moet geen bodemattest vragen wanneer het een appartement betreft). In het systeem dient een checklist te worden bijgehouden van de acties die nodig zijn, alsook de status, verantwoordelijke, en datum waarop ze vervolledigd zijn. Voor ieder van deze acties kunnen één of meerdere documenten verzameld worden. Het is gewenst dat deze in het systeem opgeslagen kunnen worden, zodat dit de unieke bron vormt van alle gegevens betreffende het onroerend goed.

3.2.2.3 Diverse beheerstaken Voor het beheer van het goed zijn diverse acties nodig. Algemeen kan gesteld worden dat deze beheerstaken kunnen wijzigen in de tijd. Er kunnen taken bijkomen, en er kunnen taken naar andere diensten overgedragen worden, of in een ander tool opgevolgd worden. Als dusdanig is het belangrijk dat de software over de nodige flexibiliteit beschikt opdat de sleutelgebruiker zelfstandig een beheersactiviteit kan toevoegen. 3.2.2.3.1

Algemene werkwijze

Als een nieuwe beheerstaak geïnitieerd wordt, moet het softwarepakket een vooraf bepaalde checklist presenteren van activiteiten die moeten gebeuren in het kader van de beheerstaak. Telkens wanneer een activiteit is afgerond moet de status aangepast en de datum van voltooiing genoteerd kunnen worden. 3.2.2.3.2

Planning van de beheerstaken

Een echte planning wordt niet gevraagd (toewijzen van een taak voor een bepaalde dag aan een bepaalde persoon), maar het moet wel mogelijk zijn om bij te houden tegen wanneer een taak moet afgerond zijn (uiterste datum van de actie). Bepaalde taken zijn recurent (bijvoorbeeld inspecties). Voor deze taken is het wenselijk dat een frequentie ingesteld kan worden, en dat deze automatisch gegenereerd kunnen worden.


3.2.2.3.3

Opvolging financiële stromen

Voor ieder van de taken kunnen er kosten (onderhoud, betaling taksen en last, …) of opbrengsten zijn (huur, …). Hoewel er niet verwacht wordt dat de aangeboden software een volledig boekhoudpakket omvat, is het toch nodig dat er per dossier en per type van ontvangst of uitgave, een transparante en sluitende financiële rapportage geleverd kan worden. De uitgaven en ontvangsten kunnen eventueel gestaafd worden met bijhorende (scans van) referentiestukken die mee opgeladen zijn in het systeem. Er is momenteel geen nood aan integratie met een boekhoudpakket, maar in de toekomst zal dit wél het geval zijn. De nodige openheid om dit mogelijk te maken moet dus wél aangetoond worden.

3.2.2.4 Opdracht geven tot vervreemding Evenals voor sommige beheerstaken moet het mogelijk zijn om een modelbrief door het systeem te laten genereren door middel van een sjabloon waarin een aantal velden worden overgenomen uit het dossier.

3.2.2.5 Uitvoeren post-beheerstaken Een dossier moet voorlopig afgesloten kunnen worden. Dit wil zeggen dat het duidelijk is dat een goed geen eigendom meer is van de Belgische Staat, maar dat er nog wel bepaalde lasten betaald moeten worden (bijvoorbeeld na uitspraak van een vonnis, …) of dat er nog bepaalde inkomsten voor kunnen zijn (achterstallige huur, …) Bepaalde beheersactiviteiten mogen niet meer mogelijk zijn op deze goederen (inspecties, onderhoud, …) Na de voorgeschreven periode van twee jaar na voorlopige afsluiting, stelt het systeem een lijst voor van goederen die definitief afgesloten kunnen worden. Er zijn twee mogelijkheden: 1. Het goed wordt definitief afgesloten, alle gegevens worden gearchiveerd, en zijn voortaan enkel nog raadpleegbaar 2. De definitieve afsluiting wordt door de beheerder nog met een te bepalen periode uitgesteld. Tijdens deze periode blijft de status ongewijzigd op ‘voorlopig afgesloten’, en na deze periode wordt de vraag terug gesteld. Het voorstel mag gegeven worden middels een rapport dat door een beheerder gemaakt wordt.

3.2.3 Rapportage Naast een aantal standaard rapporten wordt verwacht dat de gebruikers zelf ad-hoc rapporten kunnen samenstellen en deze vervolgens kunnen bewaren. Een indicatieve lijst van rapporten is hieronder opgenomen om de inschrijver een idee te geven van wat mogelijk gevraagd kan worden. -

-

Samenvatting van het vastgoed: een rapport wordt afgedrukt waarin alle kenmerken van het vastgoed zijn opgenomen. Bijzondere aandacht wordt gegeven aan de foto’s die mogelijk gelinkt zijn aan het goed. Deze worden in een uniforme grootte afgedrukt (orientatie altijd landscape, 2 foto’s per blad) Totaaloverzicht van de financiële stromen per type uitgave of ontvangst Lijst van alle vastgoed met een bepaalde status Overzicht van alle te ondernemen acties binnen een bepaalde regio, van een bepaalde categorie Totaal aantal vierkante meter grond in beheer Totaal aantal vierkante meter bebouwde oppervlakte van een bepaald type …

In deze rapportage moet een drill-down mogelijk zijn: van de financiële stromen van het totale grondgebied, naar het grondgebied van een regionaal kantoor, naar de stromen van één bepaald type vastgoed. Natuurlijk kan de drill-down in eender welke dimensie. Rapportering dient beschikbaar te zijn in verschillende formaten (doc, xls, csv, pdf, xml, …).


3.2.4 Functionele logica toegangsbeheer De toegangsrechten zijn per regionale cel geregeld – dit wil zeggen dat de medewerkers van een cel zicht hebben op het vastgoed dat door de eigen wel beheerd wordt. Er zullen enkele sleutelgebruikers zijn die toegang hebben tot alle gegevens.

3.2.5 Gebruiksvriendelijkheid De offerte moet opgesteld worden met de nodige aandacht voor de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Zo moet het o.a. voor de gebruiker mogelijk zijn om zelf query’s in het systeem te definiëren (mits inachtname van veiligheidsaspecten).

3.2.6 Connectie met andere systemen en import/export Het geleverde systeem moet vlot kunnen communiceren met o.a. de producten binnen het Microsoft Office pakket en open source equivalenten. De inschrijver geeft tevens aan welke andere mogelijkheden er bestaan binnen bestaande desktop applicaties. Daarnaast moet het systeem niet enkel in staat zijn van documenten en andere files op te slaan, maar moet er tevens kunnen verwezen worden naar files die extern aan het systeem zijn opgeslagen. Het systeem dient niet over ingebouwde software te beschikken om bepaalde formaten te lezen. Hiervoor kan de respectievelijke applicatie geopend worden. (bijvoorbeeld een .doc wordt in Word geopend) De inschrijver duidt tevens aan met welke andere pakketten (bv. ERP, boekhoudpakketten, …) het systeem informatie kan uitwisselen. Een korte beschrijving volstaat gezien de FOD Financiën binnen het voorliggend bestek geen integratie met dergelijke pakketten voorziet. Tevens moet een oplossing aangeboden worden die kan interageren met bestaande interne applicaties. Voor meer informatie wordt verwezen naar § 3.3.7.

3.2.7 Migratie van bestaande data De gebouwen van Shape worden momenteel al opgevolgd in een databank uit eigen ontwikkeling. Volgende zaken moeten uit deze databank in het nieuwe systeem komen: - Gegevens van de gebouwen - Historiek van financiële transacties - Historiek van beheerstaken op het onroerend goed Er wordt gekozen om de bestanden uit te wisselen door flatfiles, tenzij de dienstverlener na analyse een techniek kan voorstellen die efficiënter is. Van de dienstverlener wordt verwacht dat hij het formaat van deze flatfiles definieert (kolomvolgorde, dataformaten, …) opdat hij ze zou kunnen inlezen. De aanbestedende overheid neemt de verantwoordelijkheid op zich om de gegevens uit het huidige systeem te halen. Het opladen van de gegevens, alsook de controle op integriteit, volledigheid en correctheid, van de opgeladen gegevens valt onder de verantwoordelijkheid van de dienstverlener in het kader van de opdracht.

3.3 Technische aspecten en de bestaande omgeving Bij de opstelling van zijn offerte moet de inschrijver rekening houden met de in dit punt vermelde technische aspecten. Indien van die technische aspecten wordt afgeweken dient dit expliciet vermeld te worden. Dit kan na onderzoek van de offertes leiden tot uitsluiting van de offerte wegens technische niet-conformiteit.


3.3.1 Inachtneming van de bestaande ICT-fundamenten 3.3.1.1 Algemeen De FOD Financiën wil de licenties die ze in het verleden al heeft aangekocht optimaal benutten en geen twee keer betalen voor vergelijkbare functionaliteiten. Daarom geeft de aanbestedende overheid duidelijk de voorkeur aan de toepassing van de ICT-standaarden die al verscheidene jaren in gebruik zijn. Deze standaarden zijn opgenomen in bijlage F. Indien de inschrijver echter door één of meerdere van die standaarden niet in staat is zijn diensten en/of oplossingen voor te stellen, wordt hij verzocht een alternatief voor te stellen en dat op gedetailleerde wijze te verantwoorden (bijvoorbeeld inzake onderliggende databank, ontwikkelomgeving, …). Hij moet tevens zijn keuze om de bestaande ICT-standaarden niet te gebruiken uitvoerig met redenen omkleden en de gevolgen van die keuze voor de software- en hardwarearchitectuur, de prestaties en het onderhoud beschrijven, alsook de verwachte meerwaarde van zijn keuze. De FOD Financiën behoudt zich het recht voor om die aanvullende tools al dan niet te aanvaarden. De voorgestelde alternatieve oplossing moet evenwel compatibel blijven met alle andere ICT-fundamenten. De inschrijver moet erop toezien dat zijn keuzes een zo groot mogelijke openheid bieden (inachtneming van de open standaarden, eventuele vrijgave van de code) en op een zo open mogelijke wijze aansluiten bij de standaarden van de FOD Financiën en die zo goed mogelijk aanvullen. De inschrijver wordt erop gewezen dat hij eveneens het volgende moet leveren en in zijn prijs incalculeren (dit mag geen aanleiding geven tot enige meerprijs): •

• •

de nodige licenties voor de alternatieve software die wordt gekozen in plaats van de ICTstandaarden, met inbegrip van de bijbehorende tools (databases, enz.); Bijkomende licenties voor dit soort software zullen ook in de toekomst, indien het aantal gebruikers zou toenemen, zonder meerkost ter beschikking gesteld worden. De aanbestedende overheid is enkel gehouden aan het betalen van de licentieprijs op het pakket dat onderwerp uitmaakt van deze opdracht de bijbehorende diensten, die precies dezelfde moeten zijn als die welke worden verleend in het kader van de bestaande ICT-standaarden, en dit gedurende de hele looptijd van onderhavig project; de nodige deskundigheid voor de installatie, de parameterinstelling en het onderhoud gedurende de hele looptijd van onderhavig project. Er wordt o.a. ook gevraagd dat tijdens installatie een backup and recovery procedure wordt doorlopen samen met het personeel van de ICT Stafdienst.

De FOD Financiën behoudt zich het recht voor om die alternatieven al dan niet op te nemen in de lijst van zijn ICT-fundamenten

3.3.1.2 Hardwareomgeving De inschrijver moet in zijn offerte een voorstel opnemen voor de hardwarearchitectuur. De voorkeur gaat uit om te werken op de VMWare omgeving die momenteel al bestaat binnen de FOD, en gebruik te maken van haar SAN infrastructuur voor opslag en backup van gegevens. Het voorstel moet in ieder geval alle elementen bevatten die nodig zijn voor het bepalen van de te implementeren componenten, of de karakteristieken bevatten waaraan de virtuele servers moeten voldoen. Rekening houdend met de omvang, de prestaties en de SLA zoals beschreven in onderhavig bestek, moet de inschrijver servers voorstellen die krachtig genoeg zijn voor de verschillende componenten. Voor elke soort machine moet hij het aantal vermelden, het CPU-type en het vereiste geheugen. Er wordt herinnerd dat de levering van hardware of van een bijbehorend besturingssysteem geen deel uitmaakt van onderhavig bestek. De inschrijver voorziet bij de uitwerking van zijn voorstel van de hardwarearchitectuur dat de ICT standaarden gerespecteerd worden zoals deze gedefinëerd zijn in bijlage F.


3.3.1.3 Standaardontwikkelingstools Indien bepaalde ontwikkelingen nodig zijn, wordt de inschrijver verzocht de bestaande standaardontwikkelingstools te gebruiken. Hij dient zich tevens te houden aan de van kracht zijnde standaardmethodologieën voor analyse, ontwikkelingssupport en projectbeheer.

3.3.1.4 Identity management Er wordt ook specifiek de aandacht getrokken op de paragraaf “Identity Management” van de ICT standaarden, waar tijdens de uitvoering van het project rekening mee moet gehouden worden. De inschrijver wordt gevraagd van zich hiermee conform te stellen, zodat de vereisten voor Identity management in het systeem kunnen en zullen opgenomen worden. Verdere nuttige informatie zal verstrekt worden na gunning van de opdracht. Gesteld kan worden dat de FOD Financiën er belang aan hecht dat het systeem de gebruikers kan identificeren gebruik makende van LDAP aangezien dit toelaat om de administratie te beperken.

3.3.2 Specifieke ontwikkelingen De specifieke ontwikkelingen die mogelijk nodig kunnen zijn om te voldoen aan de vooropgestelde behoeften, moeten het voorwerp uitmaken van een forfaitaire prijsbepaling. Samen met de offerte moet er een beschrijving van de ontwikkeling worden voorzien. Om latere updateproblemen met nieuwe versies te vermijden, verbindt de inschrijver zich ertoe al deze ontwikkelingen te ondersteunen in het kader van het onderhoud voor alle toekomstige versies. Het is duidelijk dat de FOD Financiën specifieke ontwikkelingen tot een absoluut minimum wenst te herleiden. Dienaangaande zal de inschrijver voor niet essentiële ontwikkelingen binnen het gevraagde er van uitgaan dat deze ook effectief niet noodzakelijk zijn en dus niet dienen aangeboden te worden.

3.3.3 Specifieke parameterinstellingen Voor alle specifieke parameterinstellingen zal de inschrijver verduidelijken of deze enkel door hemzelf kunnen worden gerealiseerd, dan wel of de FOD Financiën dit in volstrekte autonomie zelf kan doen indien hij daartoe een aangepaste opleiding heeft gekregen. (zie bijlage F)

3.3.4 Helpdesk support De FOD Financiën heeft een Servicedesk ter beschikking gesteld aan alle eindgebruikers: deze neemt de verwerking van alle soorten oproepen op zich. De dienstverlener zal een helpdesk installeren die de functie van tweedelijns helpdesk zal vervullen voor het opvangen van problemen die gerelateerd zijn aan het niet of fout functioneren van in plaats gestelde applicatie die onder verantwoordelijkheid valt van de dienstverlener. Naar deze helpdesk worden alle oproepen die de Servicedesk niet “remote” kan oplossen en/of beantwoorden doorgestuurd. Deze helpdesk betreft een helpdesk, in eerste instantie bereikbaar voor de Servicedesk van de FOD Financiën, die instaat voor alle mogelijke interventies op de te onderhouden software. De door de inschrijver voorgestelde diensten zullen worden ingevoerd met naleving van de ITILmethodologie die binnen de FOD Financiën gehanteerd wordt. Dit betekent dat o.a. beheer van incidents, problems, changes enz. … conform de geldende werkwijze binnen de FOD Financiën dient te gebeuren. Hierbij staat de eerste lijn zal in voor het maken van het onderscheid tussen infrastructuurincidenten en applicatieve incidenten. De communicatie tussen de eerste lijn en de 2e lijn wordt beschreven door de inschrijver, en moet o.a. toelaten aan de eerste lijn om de gebruiker in contact te brengen met de 2e lijn, indien de eerste lijn vermoedt dat het gesignaleerde incident aanleiding zal geven tot een interventie ter plaatse, of een


communicatie tussen 2e lijn en gebruiker. De inschrijver geeft in zijn offerte weer hoe hij zijn taak ITILconform zal uitvoeren, en op welke manier hij de nodige kennis zal verwerven om zich in te schakelen in de bestaande processen. Het doorsturen van de oproepen tussen de Service Desk van de FOD Financiën en de tweedelijns helpdesk die door de dienstverlener wordt ingericht zal gebeuren via ten minste de volgende middelen: 1. Via telefoon, e-mail ter beschikking van de operatoren van de Service Desk van de FOD Financiën. 2. Automatisch of halfautomatisch door de tool van de FOD Financiën (HP OpenView) te koppelen aan de tool die de servicemanager gebruikt voor het beheer en de follow-up van de oproepen. De inschrijver zal in zijn offerte uitleggen welke middelen hij ondersteunt. Hij zal in het bijzonder uitleggen: a. De middelen waarover de FOD Financiën zal beschikken om op elk ogenblik de status van de open oproepen te controleren. b. De middelen waarover de FOD Financiën zal beschikken om de naleving van de SLA te controleren. c. De wijze waarop hij eventueel voorstelt de twee tools (FOD Financiën en inschrijver) te synchroniseren. d. De rapporten die hij ter beschikking zal stellen van de FOD Financiën voor de follow-up van de servicekwaliteit. e. Eventueel de manier om sommige functiestoornissen op afstand op te lossen. De inschrijver zal deze dienst toelichten en daarbij rekening houden met alle in dit punt uitgelegde elementen en hij zal andere diensten leveren als hij dit nodig acht. De dienstverlener zal de nodige informatie doorgeven aan de CMDB (configuration management database), en volgt hiervoor de procedures opgelegd door de FOD financiën. Deze procedures worden bekend gemaakt na gunning, en kunnen in de loop van opdracht onderhevig zijn aan veranderingen. De FOD Financiën wenst er de inschrijvers attent op te maken dat ze de bewaking van de integriteit van de CMDB zeer belangrijk acht, en wenst dan ook dat de inschrijvers hier in hun offerte duidelijk laten blijken dat ze hier maatregelen voorstellen om de integriteit te bewaken. De tijden waarbinnen de helpdesk bereikbaar is en de oplossingen geboden worden, liggen steeds tussen 8u00 en 18u00.

3.3.5 Prestaties Het systeem moet op werkdagen van 7u00 tot 19u00 beschikbaar zijn zonder significante prestatieverslechtering.

3.3.6 Vereisten inzake integratie met bestaande standaarden In onderstaande wordt, in uitbreiding van hetgeen reeds neergeschreven is in de inleiding van dit deel, nogmaals de aandacht getrokken op de vereisten inzake integratie met bestaande standaarden. Verdere informatie over onderstaande, maar indien nodig ook over de overige standaarden, zal aan de dienstverlener verstrekt worden na gunning.

3.3.7 Connectors – interfacing – uitwisseling van gegevens Het is duidelijk dat dit systeem zal interageren met een aantal andere systemen, waarvan mogelijk sommige nog in de toekomst zullen gedefinieerd worden. De inschrijver geeft in de offerte aan hoe medewerkers van de ICT-stafdienst in de toekomst interfaces kunnen opbouwen met nu nog niet gekende applicaties. De inschrijver beschrijft bijgevolg ook welke de vereisten zijn waaraan moet tegemoetgekomen worden opdat een systeem connecteerbaar is. De inschrijvers moeten er zich van bewust zijn dat het hier gaat over het punctueel overbrengen van gegevens, en niet over een continu updaten van grote hoeveelheden gegevens. De inschrijvers worden dan ook verzocht van een eenvoudig en vlot aanpasbaar systeem te voorzien, eerder dan een technologisch sterk geavanceerde oplossing. Bestek Beheerspakket onroerende goederen - 41 -

3.3.8 Clientstation De FOD Financiën hecht bijzondere waarde aan de onafhankelijkheid van zijn oplossingen ten opzichte van de clientstations. De inschrijver moet er dan ook voor zorgen dat de verbinding, de installatie van componenten en de integratie met het clientstation zo weinig mogelijk impact hebben, dit bijvoorbeeld door het aanbieden van een webgebaseerde oplossing. Eveneens moet de inschrijver, binnen de ICT standaarden, voor de onafhankelijkheid in termen van software zorgen. Bij wijze van voorbeeld: de eventuele installaties moeten gebeuren in het kader van het SMS-project (System Management System, voor software-installatiebeheer op afstand). De bijbehorende diensten moeten via onderhavige opdracht worden verleend. In principe zijn alle werkstations gebaseerd op PC-technologie.

3.3.9 Externe gebruikers Onder ‘externe gebruikers’ worden personen verstaan die wel werken binnen de FOD Financiën, maar niet binnen de cel onroerende goederen. Als dusdanig zijn deze als gebruiker gekend in de LDAP en de identity and access management systemen. Deze gebruikers moeten ad-hoc bepaald gegevens uit het systeem kunnen consulteren. Dit kan door rechtstreeks leestoegang te geven tot het systeem, maar bijvoorbeeld ook door de mogelijkheid te geven om ad-hoc via een vooraf gedefinieerd rapport bepaalde gegevens op te vragen van een dossier. In ieder geval blijven bepaalde andere gegevens (zoals bijvoorbeeld de financiële transacties) verborgen voor deze gebruikers. Dit soort bevragingen gebeurt door een groter aantal personen (ongeveer 30, maar dit kan ad-hoc wisselen) en is zeer occassioneel (maximaal en zeer uitzonderlijk 5 bevragingen tegelijk). Aan de dienstverlener wordt een oplossing gevraagd die zo (kost-)efficiënt mogelijk is om dit te realiseren. (zie ook § 3.4 )

3.3.10 Openheid en inachtneming van de open standaarden De FOD Financiën zal er in het bijzonder op toezien dat de voorgestelde oplossingen voldoen aan de open standaarden, met name wat de communicatie tussen systemen betreft, de interoperabiliteit, enz. (gebruik van SOA, naleving van de XML-normen, openheid van de oplossing, voorrang aan open standaarden boven bedrijfseigen standaarden e.d.). De inschrijver moet zorgen voor de openheid en flexibiliteit van zijn systeem, met name wat de voorgestelde interfaces betreft, maar indien van toepassing ook voor compatibiliteit met onze standaard ICT browsers, zodat rekening kan worden gehouden met de mogelijkheden van Web 2.0 en AJAX en zo goed mogelijk kan worden ingespeeld op de ontwikkelingen op het gebied van webtechnologie. De inschrijver beschrijft dit in zijn offerte. De inschrijver moet zich tevens houden aan de nota van FedICT betreffende “Richtlijnen en aanbevelingen voor het gebruik van open standaarden en/of open specificaties bij de federale overheidsbesturen”, beschikbaar op de website van de FOD Financiën: http://minfin.fgov.be/portail1/nl/ict/pdf/OpenstandaardenNL_FEDICT.pdf.

3.3.11 Gebruik van “open source”-software De inschrijver moet aangeven onder welke licentie de software wordt verdeeld. Die licentie moet de vrijheid bieden om de code te wijzigen, al dan niet in samenwerking met de leverancier of één van zijn partners. De inschrijver moet ook aangeven of er aanvullende modules beschikbaar zijn onder andere licenties. De inschrijver moet tevens de organisatie beschrijven die is opgezet voor het beheer van de evoluties. Hij moet het gemiddeld aantal ontwikkelaars opgeven die de laatste twee jaren hebben meegewerkt aan de ontwikkeling van de kern van het product, en de Europese website vermelden die bestemd is voor de gebruikers ervan.


De inschrijver moet informatie verstrekken over de aanwezigheid van de community van het/de voorgestelde product(en) in Europa en meer bepaald in België.

3.3.12 Specifiek aandachtspunt: internationalisering van de software Dit punt is erg belangrijk en leidt tot eliminatie van elke software die deze meervoudige toegang niet zou kunnen aanbieden.

De software moet verplicht minstens in drie talen (Nederlands, Frans, Duits) tegelijkertijd toegankelijk zijn. De beide operationele talen zijn het Nederlands en het Frans. De keuze van de gebruikstaal moet geschieden bij de login door de gebruiker. De toegangstaal heeft betrekking op: • • •

de formuleringen binnen de maskers en formulieren, de lijsten voor de keuze van de invoer, de opslag van de informatie die afkomstig is van de lijsten in de database.

Elke registratie die wordt verricht vanuit een waardenlijst, moet kunnen geschieden in de taal van de login van de gebruiker. Deze informatie moet door een andere gebruiker kunnen worden gelezen tijdens een raadpleging of een wijziging in zijn eigen taal, indien deze laatste verschillend is. De inschrijver zal moeten preciseren welke methode er wordt gehanteerd in zijn software en hoe de vraag naar meertaligheid voor dit project wordt opgelost. Er moet tevens een interne of externe tool bij de software worden voorgesteld voor de realisatie van de vertalingen en de updates van de software. Deze tool zal voor de beheerders van nut blijken met het oog op de ontwikkeling, de wijziging en de verrijking van hun lijsten en de toevoeging van nieuwe lijsten. Verder zijn volgende vereisten van kracht: •

Het moet mogelijk zijn om snel van één taal naar een andere taal over te schakelen in de gebruikersinterface.

•

De overgang tussen de verschillende talen moet transparant zijn voor de gebruiker.

•

Normaal is de taal van de interface degene opgegeven in het profiel van de gebruiker.

•

Een zoekopdracht in een bepaalde taal moet documenten in een andere taal kunnen tonen indien ze niet beschikbaar zijn in de taal van de zoekopdracht. De gebruiker moet kunnen zien of het document al dan niet in verschillende talen beschikbaar is. Een gebruiker moet in staat zijn om pregedefinieerde documenten (bv. een factuur) op te stellen in zijn eigen taal, terwijl die in zijn totaliteit geproduceerd wordt in de andere taal.

• •

Het tegemoet komen aan dezelfde vereisten voor de Duitse taal is niet verplicht.

3.4 Licenties De offerte kan enkel licenties voorstellen voor systeembeheerders, interne en externe gebruikers. Pas na afloop van de garantieperiode kan het onderhoud van de software aangerekend worden, niettemin dienden vanaf het begin van het project, tot bij de afloop van de garantieperiode dezelfde diensten als in de onderhoudsperiode kosteloos voorzien te worden. •

De licenties voor systeembeheerders worden (conform met de prijslijst) per stuk aangeboden. De systeembeheerderslicenties zijn verplicht van het type “concurrent”. Deze licenties omvatten alle mogelijke verschillende beheersfuncties (bv. administrator, developper, … ). De beheerslicenties moeten toelaten dat beheerders kunnen overgaan van één functie naar een andere, zonder enige implicatie op het gebruik van de licenties of de prijs. De inschrijver beschrijft de verschillende


•

•

mogelijke functies. Er zullen initieel 3 licenties aangekocht worden, tijdens het verloop van het project is het mogelijk dat dit aantal nog met enkele eenheden verhoogd wordt. Het is mogelijk dat er binnen de interne gebruikersgroepen verschillende rollen kunnen aangereikt worden aan een gebruiker. Dit kan geen aanleiding geven tot een prijsstructuur die hiermee rekening houdt. De gebruikerslicenties moeten toelaten dat gebruikers kunnen overgaan van één rol naar een andere, zonder enige implicatie op het gebruik van de licenties of de prijs. De inschrijver beschrijft de verschillende mogelijke rollen. De licenties zijn verplicht van het type “concurrent”. Initieel zullen er 10 licenties aangekocht worden. De mogelijkheid wordt opengelaten om ook voor de externe gebruikers licenties aan te bieden. Hier wordt geschat dat er initieel 5 licenties nodig zijn, die tijdens het verloop van het project met enkele eenheden tot tientallen kunnen groeien. De licenties zijn verplicht van het type “concurrent”.

Er kan geen sprake van zijn dat de FOD Financiën een nominatieve lijst bijhoudt van de gebruikers waarvoor hij een licentie bezit. Volgende licenties worden voorzien door de FOD Financiën: Operating systeem en onderliggend databasebeheerssysteem, voor zover deze zijn opgenomen in de bijgevoegde ICT standaarden. Voor meer informatie binnen deze context wordt verwezen naar § 3.3.1.1.

3.5 Fasering 3.5.1 Algemeen De dienstverlener stelt een projectverantwoordelijke aan die belast is met de installatie van de tools, procedures en structuren die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening. Deze projectleider is de enige gesprekspartner van de FOD Financiën tijdens de gehele duur van het contract, voor alle technische, juridische, administratieve en commerciële aspecten. Er worden frequent coördinatievergaderingen georganiseerd volgens de bepalingen van § 2.12. De volgende punten worden in de loop van die vergaderingen besproken: 1. Voorstelling van de rapporten die door de servicemanager werden opgesteld om de kwaliteit van de geleverde dienst en de naleving van de SLA te controleren. 2. Onderzoek van alle tekortkomingen in verband met de SLA en toelichting van de redenen hiervoor. 3. Algemene vooruitgang van het project. 4. Eventuele voorstellen tot verbetering. 5. Mogelijke andere punten (zowel op voorstel van de dienstverlener als van de FOD Financiën). De dienstverlening wordt in de volgende fases ingedeeld: voorbereidende fase, proeffase, bedrijfsfase, overdrachtsfase. De inschrijver bevestigt bij middel van een voorgestelde planning dat deze termijn niet overschreden wordt.

De voorbereidende fase is de fase waarin het systeem wordt geïmplementeerd zonder dat het systeem al functioneert. Voor deze fase worden maximaal 3 maanden voorzien. Deze fase start op datum van de kick off. Deze termijn kan verlengd worden mits akkoord van de FOD Financiën. De inschrijver licht in zijn offerte de gehele voorbereidende fase toe evenals de manier waarop hij de diensten zal verlenen. Deze fase omvat minstens volgende onderdelen: • Analyse van het bestaande en functionele en technische behoefteanalyse (op basis van de reeds bestaande en in dit bestek meegeleverde informatie) • Voorstellen tot verbetering • Installatie • Inbedding van het systeem in de servicedeskomgeving die volgens ITIL principes functioneert • Voorbereiding van en/of uitvoer van de nodige testen Het staat de inschrijver vrij deze lijst verder uit te breiden en te detailleren. De inschrijver zal reeds een installatieplan op hoog niveau voorstellen. De dienstverlener zal een gedetailleerd installatieplan opstellen tijdens deze fase. De aanmaak en het onderhoud van het plan zijn de verantwoordelijkheid van de dienstverlener, het installatieplan moet voorzien in het volgende:


1. de termijnen voor het installeren van de applicatie; 2. het niveau van deelname zowel van personeel van de inschrijver als van personeel van de FOD Financiën in elk stadium van het project; 3. de eindresultaten (deliverables); De proeffase heeft tot doel na te gaan of het systeem degelijk functioneert. Deze fase zal maximaal 3 maanden duren. In deze fase wordt bijgevolg voorzien dat tekortkomingen opgelost worden en dat mogelijke functionele aanpassingen worden gedaan. Tijdens deze fase zal het systeem al in gebruik genomen worden. De inschrijver licht toe hoe hij deze fase ziet. De inschrijver zal zijn benadering om het systeem te testen beschrijven. Hij zal een testplan voorleggen aan de FOD Financiën. Een testsysteem (dat zal instaan voor het goed functioneren van het systeem en voor een correcte behandeling van de data) zal door de inschrijver voorgesteld en gedocumenteerd worden. De efficiëntietesten bij het gebruik van de applicatie zullen uitgevoerd worden met specifieke gebruikersgroepen voor elke applicatie. Dit moet ook uitgevoerd en gedocumenteerd worden door de dienstverlener. Testaspecten kunnen zowel in de voorbereidende als de testfase uitgevoerd worden. De inschrijver legt in zijn offerte uit hoe het aspect “testen” binnen deze fases benaderd wordt. Het doel van de bedrijfsfase is instaan voor de “day to day” tot aan het einde van het contract. De inschrijver licht toe hoe hij deze fase ziet. Voor zowel de proeffase als de bedrijfsfase moet de FOD Financiën over “helpdesk support” kunnen beschikken (zie ook § 3.3.4). De modaliteiten worden duidelijk beschreven in de offerte. De fases worden tevens afgedekt door een Service Level Agreement (SLA). In de overdrachtsfase wordt het beheer van het contract beëindigd door alle kennis over te dragen volgens de overdrachtsclausules van dit bestek. De inschrijver licht toe hoe hij deze fase ziet. De FOD Financiën is zeer gevoelig voor dit deel. Voor elk van deze fases neemt de inschrijver de volgende concepten op: • Het risicobeheer voor elke fase. • Het kwaliteitsverzekeringsplan voor elke fase. • De opleidingen die voor elke fase moeten worden verstrekt. • Het communicatieplan voor elke fase, om deze dienst te promoten. • De rapportering voor elke fase. • De deliverables voor elke fase.

3.5.2 Beslissing Go / No Go Na de voorbereidende fase en ook na de proeffase wordt door de FOD Financiën bekeken of men het opportuun acht om verder te gaan met het project, men bouwt m.a.w. na deze fases een expliciete beslissing “Go / No Go” in. In geval van een beslissing “No Go”, waardoor het project de facto beëindigd wordt, kan dit op geen enkele wijze aanleiding geven tot enigerlei vorm van schadevergoeding. Het is evident dat de afgehandelde fases betaald worden indien deze naar voldoening werden afgerond. Verder gelden onverminderd de bepalingen van § 1.1.8.

3.6 Beheer van het project en methodologie Er wordt hiervoor tevens verwezen naar deel B van onderhavig bestek.

3.6.1 Het personeel De inschrijver wordt er op gewezen dat voor de projectleider en alle leidinggevend en onderwijzend personeel alsook het personeel dat geregeld in contact zal komen met de ambtenaren van de FOD Financiën (vb: analisten) gevraagd wordt een nominatieve cv bij te voegen volgens het model in bijlage E. Er wordt tevens een overzicht gegeven van de functie en verantwoordelijkheden die elke persoon, waarvan de cv wordt voorgesteld, draagt.


3.6.2 Het project De inschrijver stelt zich conform de vereiste ICT standaard “Prince 2” inzake projectbeheer. Coherent met deze methodologie worden de verschillende projectfases, de activiteiten en de taken beschreven, evenals de belangrijkste eindresultaten (deliverables) die gerelateerd zijn aan verschillende fases van het project. Er wordt in de offerte uitgelegd hoe het risicobeheer, de planning met betrekking tot de fases en releases worden afgehandeld, evenals de RFC’s (Request for change). De inschrijver moet zijn structuur en zijn capaciteiten inzake organisatie van professionele diensten beschrijven, met name de aangeboden diensten, het geografische bereik, de niveaus en de kwaliteiten van het personeel. De inschrijver wordt uitgenodigd om een projectplan voor te stellen waarin de belangrijkste taken om dit project te realiseren, opgesomd worden. Dit plan moet de taken, de duur en het aantal betrokken personen weergeven. Het dient eveneens details te verschaffen over de vereiste medewerking van personeel van de FOD Financiën. De dienstverlener dient een gedetailleerd projectplan (master plan) voor te stellen na gunning van het contract. Hij zal verantwoordelijk zijn om dit projectplan up-to-date te houden tijdens de duur van het project. Elke wijziging aan het projectplan moet goedgekeurd worden door de FOD Financiën. In de offerte wordt reeds een overzicht gegeven van wat dit projectplan zal omvatten. Er wordt reeds een opdeling in activiteiten en fases voorgesteld.

3.6.3 De analyses De inschrijver geeft in zijn offerte weer hoe hij analyse en ontwikkeling zal aanpakken, hierbij wordt de link naar de gestelde ICT-standaarden specifiek voor dit gebied gelegd.

3.7 Overdracht van kennis 3.7.1 Opleiding Voor elk van de gevraagde opleidingen dient een opleiding voorgesteld te worden zowel in het Frans als in het Nederlands (Duits is niet gevraagd). Er dienen op 4 niveaus opleiding voorzien te worden: •

• • • •

Gebruikers: er wordt een e-learningmodule voorgesteld zodat de gebruiker en de moderator van een werkomgeving na deze webgebaseerde opleiding zich kunnen oriënteren en gebruikmaken van de omgeving. Deze module is conform de standaarden “SCORM”, versie 1.2 of hoger. Gebruikers: Er zijn een tiental gebruikers in twee taalgroepen die een opleiding moeten krijgen waardoor ze zelfstandig met het pakket moeten kunnen werken. Applicatieverantwoordelijke: Binnen de groep gebruikers wordt een verantwoordelijke aangesteld (“super user”) voor het configureren van schermen en velden in de software. Deze persoon, alsook een backup van deze, dienen hiervoor opgeleid te worden. Systeembeheerder: de inschrijver stelt een gezamenlijke opleiding voor beheerders en ontwikkelaars van het systeem voor. Deze opleiding wordt voorzien in groepen van 5 personen. Service desk (opmerking: de servicedesk werkt ITIL compliant): hier wordt verwacht dat de inschrijver een korte opleiding voorstelt, twee maal in het Nederlands, twee maal in het Frans, voor groepen van maximaal 10 personen. Deze opleiding dient zo opgesteld te zijn dat de aanwezige leden van de servicedesk een voldoende inzicht in de verkrijgen van de applicatie om hun functie uit te voeren, alsook de nodige bagage verkrijgen om de kennis over te dragen aan hun medewerkers (train-the-trainer).

Voor de bovenstaande opleidingen geeft de inschrijver de doelstellingen, inhoud en vormgeving van de opleiding weer. De modaliteiten zoals voorzien in deel B (§ 2.8) onverminderd van kracht. Bestek Beheerspakket onroerende goederen - 46 -

Daarenboven wordt in onderstaande pilootprojecten verwacht dat er een coaching wordt uitgewerkt, zowel naar gebruikers als naar de beheerders toe. Dit betekent dat er, door een samenwerking op te zetten tussen het personeel van de dienstverlener en het personeel van de FOD Financiën, een overdracht van kennis ontstaat, zodat bij het beëindigen van deze pilootprojecten de medewerkers het systeem adequaat kunnen uitbaten. De inschrijver geeft in de offerte zijn aanpak aan.

3.7.2 Documentatie De FOD Financiën moet een complete documentatie ontvangen van de voorgestelde oplossing. Zij moet betrekking hebben op alle onderdelen. Deze documentatie moet elektronisch ter beschikking worden gesteld, maar moet in de mate van het mogelijke eveneens op papier ter beschikking worden gesteld. Zij moet worden geleverd in het Frans en het Nederlands. Engels is eveneens toegelaten voor de documentatie die voor de systeembeheerder bestemd is. Er wordt gevraagd aan de leverancier om een gedetailleerd werkschema en de nodige documentatie op te leveren om aan medewerkers van de FOD Financiën de mogelijkheid te geven zelf minor en major upgrades uit te voeren. Alle documentatie moet gratis bijgewerkt worden in het kader van het onderhoud. Bovendien wordt een beschrijving gevraagd van de wijze waarop deze bijwerkingen zullen moeten geschieden. De offerte moet dusdanig opgesteld worden dat het duidelijk is welke documentatie en handleidingen er geleverd worden voor de verschillende gebruikers en beheerders. De FOD Financiën mag de handleidingen kopiëren om intern te verspreiden.

3.8 Upgrades en onderhoud 3.8.1 Garantie en Onderhoudscontract Na het verstrijken van de garantieperiode van 1 jaar, startend bij het begin van de in productie neming, moeten de voorzieningen die in de vorige sectie zijn vermeld, worden gedekt door een onderhoudscontract. De inschrijver moet de nodige informatie over de inhoud en modaliteiten van dit onderhoud voorzien. Tijdens de garantieperiode is er reeds helpdesksupport aanwezig (volgens de modaliteiten beschreven in § 3.3.4). Dit laatste geeft geen aanleiding tot een meerprijs. Er kan dus tijdens de garantieperiode geen sprake zijn van een te betalen onderhoudscontract.

3.8.2 Upgrades van de software De inschrijver zal een gedetailleerde uitleg voorleggen van de manier waarop de upgrades zullen gebeuren wanneer het product geïntegreerd en gepersonaliseerd zal zijn om aan de gestelde behoeften te voldoen. De inschrijver zal een voorstel tot upgrade moeten doen bij elke evolutie van het systeem, maar de FOD Financiën behoudt zich het recht om deze upgrade te aanvaarden of te weigeren. Upgrades omvatten de “minor changes” bv. de overgang van een release versie 3.1 naar 3.2, de “major changes” bv. overgang van release versie 5 naar versie 7. Het onderhoud bevat tevens de veranderingen onder commerciële naam (“marketing”) van het product, en het bijvoegen van niet door de FOD Financiën gevraagde en/of gebruikte functionaliteiten. De upgrade naar nieuwe versies gedurende de looptijd van het project moet begrepen zijn in de jaarlijkse maintenanceprijs en moet rekening houden met de evolutie van de standaarden. De inschrijver zal een beschrijving voorleggen van de implementatie van de software-upgrades voor het voorgestelde systeem, rekening houdend met de beperkingen van de applicatie of van de planning.


3.8.3 Maintenance De inschrijver zal de manier beschrijven waarop hij de maintenance (preventief, correctief, adaptatief, evolutief, enz. …) wil organiseren, met inbegrip van de geografische ondersteuning en de technische hulp voor het materiaal en de software. Ook dient de deskundigheid van de inschrijver om hulp te bieden in verschillende talen beschreven te worden. De maintenance van het systeem zal voorzien worden voor de totale duur van het project . De maintenance zal pas van start gaan na het verlopen van de garantieperiode.

3.8.3.1 Omkadering - servicedesk De maintenance zal verlopen via de servicedesk (zie ook § 3.3.4)

3.8.3.2 Programma’s voor maintenance en opties De inschrijver zal de technische maintenance voor het materiaal en de software beschrijven. Deze kunnen het volgende bevatten: de telefoon, onlinehelp, e-mail, website, enz. De inschrijver moet aanduiden of de ondersteuning ook slaat op een gratis oproepnummer. De inschrijver zal de plannen voor de maintenance of de beschikbare opties en de niveaus van ondersteuning beschrijven. Dit plan bevat de uren waarop de ondersteuning beschikbaar is, de garanties qua antwoordtijd, enz.

3.8.3.3 Preventieve maintenance Dit zal zich afspelen tijdens de kantooruren. Voorts zal de aanbesteder de FOD Financiën minstens vier werkdagen vóór de vooropgestelde datum op de hoogte brengen van de interventie en zal niet starten met de interventie vooraleer ze duidelijke goedkeuring gekregen hebben van de FOD Financiën. Deze maintenance is gratis tijdens de garantieperiode.

3.8.3.4 Oplossing van technische problemen en corrigerende maintenance 3.8.3.4.1

Technische ondersteuning per telefoon

De inschrijver zal minstens gratis technische hulp verstrekken per telefoon voor wat betreft het materiaal en de software en dit tijdens de openingsuren van de FOD Financiën (werkdagen van 7u30 tot 18u, met uitsluiting van de wettelijke feestdagen). Deze ondersteuning zal beschikbaar zijn tijdens en na de implementatie. Deze helpdesk moet voorzien worden in het kader van de garantie, en daarna moet ze ingebouwd worden bij de maintenance. 3.8.3.4.2

Depannering

De inschrijver zal een antwoord sturen binnen de vier uur (met een aanzet tot de oplossing) voor de problemen die het gebruik van de software door de FOD Financiën beïnvloeden (zie SLA). Dit geldt voor de incidenten van prioriteit 1 (blokkerend) en 2 (onderbrekend). Het normale werkritme moet terug verzekerd kunnen worden maximum binnen de 24 uur na de rapportering van de anomalie voor de incidenten van prioriteit 1 en 2. Deze termijn kan verkort of verlengd worden, bijvoorbeeld voor de incidenten van prioriteit 3 en 4, in functie van de anomalie. De depannering bestaat er enerzijds in om de panne of het mankement te lokaliseren met beschrijving van de oorzaak – de gebruikers zullen daarvoor de fouten zo duidelijk mogelijk omschrijven: omgeving, omstandigheden, eventuele herhaling, plaats van voorkomen, enz – en anderzijds om de correcties uit te voeren die zich opdringen (bv. verbetering van de software en/of ontwikkelingen of installatie van een nieuwe versie/gecorrigeerde release). Indien de correctie langer kan duren, zal de aanbesteder in de mate van het mogelijke een oplossing voorstellen die de panne of het mankement kan omzeilen. Elke opgestarte interventie moet zonder onderbreking tot op het einde volbracht kunnen worden. Bestek Beheerspakket onroerende goederen - 48 -

3.8.3.4.3

Onlinehulp en technische documentatie

De onlineondersteuning en de technische documentatie zullen beschikbaar zijn voor het technisch personeel van de FOD Financiën.

3.9 Service level agreement (SLA) Vanaf de datum van de uitspraak van de voorlopige oplevering tot bij verstrijken van de periode voor maintenance, verbindt de dienstverlener zich ertoe het door de SLA’s vastgestelde dienstverleningsniveau te respecteren voor de systemen.

3.9.1 SLA-niveaus Er moeten verschillende niveaus van de SLA’s worden voorzien, afhankelijk van de fases volgens welke de modules van de opdracht tijdens de uitvoering van het project worden verwezenlijkt. De FOD Financiën wenst vier SLA-niveaus te definiëren, aangepast aan deze verschillende fases: a) b) c) d)

SLA’s betreffende de inproductiestelling van de releases SLA’s betreffende de garantieperiode en maintenanceperiode SLA’s betreffende de beschikbaarheid en de performantie van het systeem SLA’s betreffende de diensten die door het ter beschikking gestelde personeel worden verleend

De FOD Financiën vraagt aan de inschrijvers een SLA voor te stellen met betrekking tot de beschikbaarheid en de performantie en een SLA met betrekking tot de maintenance. Deze SLA’s zullen op gedetailleerde wijze de beschikbaarheids-, performantie- en maintenancequota beschrijven waarvan zij de naleving, op straffe van sancties, zullen naleven.

(1) SLA’s voor de inproductiestelling Tijdens de inproductiestelling van de verschillende modules van de applicatie en de verschillende pilootprojecten zal de FOD deze valideren (deliverables en componenten) door ze te toetsen aan de doelstellingen die bij het begin van het project tijdens de analysefases werden gedefinieerd en geconsolideerd. De inschrijver moet een validatiemethode voorstellen om die samenhang met de gedefinieerde doelstellingen te verzekeren, in termen van de functionaliteiten die beschikbaar moeten zijn, de prestaties die moeten worden geleverd, de gegevens die moeten worden behandeld, enz. en de resultaten die tijdens de roll-outfases worden bereikt. Er moeten correctieve maatregelen worden voorgesteld in geval van discrepanties tussen de doelstellingen en de resultaten, met opnieuw een toepassing van de SLA die de inschrijver voor dit soort situaties moet voorstellen. Deze sancties moeten complementair zijn met de sancties die voor de realisatiefasen van de modules zijn vastgelegd. Van belang is verder dat in deze SLA ook omscheven wordt hoe er omgegaan wordt met gestelde deadlines: met name aan overschrijdingen van deadlines voor het in productie stellen van de verschillende modules wordt door de FOD Financiën veel belang gehecht. (2) SLA’s voor de garantie- en maintenanceperiode 1 Vanaf de datum van in productiestelling tot het einde van de opdracht ziet de dienstverlener erop toe dat het dienstverleningsniveau zoals dat in de SLA’s is gedefinieerd, wordt gerespecteerd. Deze SLA zal onder meer betrekking hebben op: • de betrouwbaarheid of een weergave van de gemiddelde tijd tussen pannes; • beschikbaarheid van het personeel van de inschrijver; • de prestaties (waaronder de maximumresponssnelheid (in 90 % van de gevallen) voor raadpleging, updates) met een precieze beschrijving van de omgeving voor de prestatiemetingen; • veiligheid en integriteit van de gegevens;


• •

maintenance en bijstand: maximale interventietermijn ingeval van panne, waarborg van de beschikbaarheid van de toepassing; de maximale termijn voor herstelling en/of oplossing van het (de) proble(e)m(en).

Het staat de inschrijver vrij deze lijst volgens eigen inzicht al dan niet uit te breiden.

(3) SLA voor de diensten De inschrijver wordt uitgenodigd om in zijn offerte de maatregelen te beschrijven die hij zal treffen om de kwaliteit en het dienstverleningsniveau te waarborgen, alsook de kwaliteit van de ontwikkeling, van de follow-up van de begeleiding van het project, van de follow-up en de naleving van de planningen, van de deliverables, enz.

(4) SLA inzake de beschikbaarheid en de performantie van de toepassing Deze SLA zal onder meer betrekking hebben op: • de performantie van de toepassing (beschikbaarheid van het systeem, antwoordtijd voor welbepaalde functionaliteiten zoals transactionele zoekacties, raadpleging en bijwerking); • de garantie dat de totale onbeschikbaarheid van het systeem niet meer zal bedragen dan; o 15 uren per jaar (99,50 % beschikbaarheid) voor de kritieke systemen; o 30 uren per jaar (99,00 % beschikbaarheid) voor de andere systemen. Opmerking: deze aantallen zijn gebaseerd op de beschikbaarheidvereiste zoals beschreven in § 3.3.5 .

3.9.2 Sancties Als een bepaald element van de SLA niet wordt nageleefd, wordt dit met een boete bestraft. Het is geenszins de bedoeling van de FOD om de kosten door middel van boetes te drukken, maar om de dienstverlener aan te sporen alle afspraken te eerbiedigen zodat de gebruikers niet de dupe worden. 2 De boetes voor het niet-naleven van een element van de SLA moeten door de inschrijver worden voorgesteld, uitgedrukt in een percentage van het voorgestelde bedrag voor de tenuitvoerlegging van de verschillende modules.

3.9.3 Prioriteitsniveaus van de SLA De FOD Financiën heeft vijf prioritaire niveaus erkend: • Prioriteit 1 (incident dat wordt beschouwd als blokkerend): betekent dat een gedeelte van het systeem niet werkt en een aanzienlijke stagnatie van het systeem veroorzaakt. Het incident moet onmiddellijk worden aangepakt. • Prioriteit 2 (incident dat wordt beschouwd als hinderlijk): het incident veroorzaakt een vertraging bij de gebruikers en moet worden aangepakt na de oplossing van een incident uit categorie 1. • Prioriteit 3 (incident dat wordt beschouwd als vervelend): het incident heeft geen relevante gevolgen voor de productie en de gebruikers, maar het is niettemin niet in overeenstemming met de afgesproken functiemogelijkheden. Het incident moet worden aangepakt na de oplossing van de incidenten uit categorie 2. • Prioriteit 4 (incident dat wordt beschouwd als cosmetisch): vermeende incidenten die niet worden gerangschikt in de categorieën 1 tot 3 maar die een vraag tot aanpassing van een bestaande functievoorziening betreffen. • Prioriteit 5 (incident dat wordt beschouwd als niet storend): het incident heeft geen gevolgen voor de productie. Voor de prioriteiten 1 en 2 moet de dienstverlener een begin van een oplossing aanbrengen binnen 4 uren. Zo moet de gebruiker kunnen werken op het systeem binnen een termijn die de termijn van 4 uren niet mag overschrijden. Het geheel normale werkritme moet binnen maximaal 24 uren kunnen worden verzekerd. Voor de incidenten met prioriteit 3: het begin van de oplossing moet worden voorzien binnen 72 uren.


Voor de incidenten met prioriteit 4 moet de dienstverlener een begin van een oplossing voorzien binnen 5 werkdagen. Maar de inschrijver kan ook een SLA voorstellen voor aspecten die hij relevant acht. De inschrijver zal in zijn offerte het serviceniveau bepalen dat moet worden bereikt voor elk van de bovenstaande punten, naast de tools en de periodes voor de meting.

3.9.4 De voorgestelde SLA moet volgende onderdelen behandelen Opmerking: verder te verfijnen tijdens de uitvoering van het project. Voor elk van de SLA’s: -

Objectief van de SLA Scope Startdatum en voorwaarden voor wijziging Rollen en verantwoordelijkheden - FOD Financiën - Dienstverlener Aangeboden diensten Procedure voor klachtenbehandeling - Van FOD Financiën naar dienstverlener - Van dienstverlener naar FOD Financiën Rapportering Overleg Contactinformatie SLA-normen en boetes (met inbegrip van meting, normering)

Voor “garantie en maintenance” en “beschikbaarheid en performantie” dient verder uitgewerkt te worden: -

Processen en procedures - Incident management - Problem management - Change management - Configuration management

-

3.9.5 Opmerkingen • •

Waar toepasbaar worden de SLA’s verplicht gemeten per periode van 3 maand. De FOD Financiën kan, als hij dat wenst, de metingen van de SLA laten controleren en uitvoeren, op eigen kosten, door een onafhankelijk studiebureau.

3.10 Aanvullende bijstand De inschrijver moet een voorstel doen voor maximum 50 dagen aanvullende bijstand per jaar voor de gehele duur van het contract. De FOD kan naar behoefte een beroep doen op halve of hele dagen bijstand die worden gefactureerd naarmate ze worden aangewend. De bijstand moet een prijslijst omvatten die per dag gedetailleerd is. Deze bijstand wordt voorzien voor uitbreidingen, analysetaken en, in het algemeen, voor alles wat noodzakelijk wordt geacht in het kader van de voorgestelde oplossing, maar wel pas na het beëindigen van de proeffase. De inschrijver kan altijd andere diensten aanbieden en zal dit in zijn offerte vermelden. De inschrijver zal deze dienst toelichten, en daarbij rekening houden met alle in dit punt uitgelegde elementen.


4 Deel D: Administratieve bijlagen 4.1 Bijlage A: Offerteformulier 1.1

ADMINISTRATIEVE ASPECTEN

1.1.1

Voorwerp van de indiening

Bestek: ……. Voorwerp van de opdracht: …… 1.1.2

Identificatie van de inschrijver

Ondernemingen • • •

Firmanaam of benaming: Juridische vorm: Nationaliteit:

Sociale zetel Straat: Nr.: Bus: Plaats: Postcode: Land: Telefoonnummer: Faxnummer: Btw-nummer: Nummer en plaats van inschrijving in het Handelsregister: Contactpersoon (-personen) en telefoonnummer(s):

en voor dewelke de heer/mevrouw (*)

(naam) (functie)

gedomicilieerd op het adres: (straat) (postcode en gemeente) (land) optredend als inschrijver of gevolmachtigde, hierna ondertekent en zich verbindt tot de uitvoering in overeenstemming met de clausules en de voorwaarden van het bestek « Beheerspakket voor onroerende goederen van de Patrimoniumdiensten » van de leveringen en de services die hiervoor werden gedetailleerd en die het ENIGE LOT vormen van dit document, dit tegen betaling van de volgende forfaitaire eenheidsprijs:

BESTEK Beheerspakket voor onroerende goederen van de Patrimoniumdiensten VOOR DE FOD FINANCIËN

a) forfaitaire eenheidsprijs, zonder btw


[ in letters en in cijfers in EURO ] waarbij de btw moet worden gevoegd, zijnde een bedrag van:

[ in letters en in cijfers in EURO ] wat resulteert in een forfaitaire eenheidsprijs, btw inbegrepen, van:

[ in letters en in cijfers in EURO ]

In het geval van een goedkeuring van onderhavige offerte zal de borgstelling worden gevormd volgens de voorwaarden en termijnen, zoals beschreven in dit bestek. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde bedragen betalen via overschrijving of storting op het rekeningnummer:

Voor de interpretatie van het contract wordt als taal

Nederlands/Frans (*)

gekozen.

Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht dient naar het volgende adres te worden verzonden:

Contactpersoon: Telefoon: Fax: E-mail: Postadres: Bij deze aanvaard ik/aanvaard ik niet (schrappen wat niet past) het gebruik van elektronische communicatiemiddelen (e-mail) voor de correspondentie met de aanbestedende overheid in het kader van onderhavige opdracht.

1.1.3

Geldigheidsduur van de inschrijving

Onderhavige inschrijving blijft geldig tot: ……………………………………. (minimaal 240 dagen) Ik machtig de aanbestedende overheid om via het elektronische loket informatie in te winnen over mijn situatie op het vlak van de RSZ. Ik machtig de RSZ overigens om alle nuttige informatie over mijn situatie in verband met onderhavige opdracht op eenvoudig verzoek mee te delen aan de aanbestedende overheid. Ik machtig voor onderhavige offerte het bovengenoemde organisme om rechtstreeks aan de aanbestedende overheid, en op eenvoudige aanvraag vanwege deze laatste, alle inlichtingen te verstrekken betreffende mijn situatie op het vlak van bijdragen. NB:

De buitenlandse inschrijvers moeten bij hun offerte een gelijkaardig attest voegen, afgeleverd door de officiële instantie van hun land die bevoegd is op het vlak van de sociale zekerheid van de werknemers. Wanneer een dergelijk document niet wordt afgeleverd in het betrokken land,


kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring, door de betrokken inschrijver afgelegd voor een gerechtelijke of openbare instantie, een notaris of een bevoegde professionele organisatie van het bewuste land.

Bovendien machtig ik de aanbestedende overheid om alle nuttige informatie (bijv. van financiële aard) over mijn onderneming in te winnen bij andere instanties. Op straffe van absolute nietigverklaring moet de inschrijver met de hand de volgende verklaring afleggen, met name dat zijn inschrijving werd opgesteld in overeenstemming met het m odelformulier van het bestek:

Ik ondergetekende, … (naam ondertekenaar) verklaar te hebben gecontroleerd dat alle gegevens volledig in overeenstemming zijn met de door de aanbestedende overheid op het indieningsformulier en in de inventaris voorziene vermeldingen, en ik aanvaard er de volledige verantwoordelijkheid over. Door het feit van deze offerte aanvaard ik expliciet alle voorwaarden van dit bestek en verzaak ik aan alle andere beschikkingen zoals mijn eigen verkoopvoorwaarden. Ik machtig de aanbestedende overheid om via het elektronische loket informatie in te winnen over mijn situatie op het vlak van de RSZ. Ik machtig de RSZ overigens om alle nuttige informatie over mijn situatie in verband met onderhavige opdracht op eenvoudig verzoek mee te delen aan de aanbestedende overheid. Overigens verbind ik mij op mijn roerende en onroerende goederen om in overeenstemming met de bepalingen van dit bestek de prestaties uit te voeren die gedetailleerd worden opgesomd in de prijstabellen die bij onderhavige inschrijving zijn gevoegd, en dit in overeenstemming met de tarieven die erin worden vermeld.

Gedaan:

te

op

2006.

De inschrijver of de gevolmachtigde: (naam) (functie) (handtekening)

Het ontbreken van een geldige handtekening leidt tot de nietigverklaring van de offerte.


4.2 Bijlage B: Modellen van prijstabellen De voorstelling van de in de offerte vermelde prijzen moet op straffe van nietigverklaring worden ingedeeld volgens de onderstaande tabellen. Deze prijstabellen moeten worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Met prijzen die op een andere plaats worden vermeld, wordt geen rekening gehouden. In geval van afwijkingen tussen onderhavige inventaris en een gedetailleerde inventaris van de inschrijver, zullen uitsluitend de prijzen van de inventaris, die in bijlage van dit bestek worden voorzien, in aanmerking worden genomen.

prijstabel

Omschrijving

Opmerking

Licentie beheerder / administrator (concurrent) Onderhoudscontract Licentie beheerder/administrator

prijs per licentie

3

prijs per licentie en per maand (1)

126 1

prijs per licentie bij aankoop van 10 licenties prijs per licentie en per maand (1)

10

prijs per licentie

5

Onderhoud viewerlicenties (”externen”)

prijs per licentie en per maand (1)

210

Voorbereidende fase

1

Onderhoudscontract

prijs voor afwerking van de fase (fixed price) prijs voor afwerking van de fase (fixed price) per maand (1)

42

basisopleiding

per sessie (2)

2

opleiding systeembeheerder Opleiding servicedesk max 50 dagen per jaar (3)

per sessie (2) per sessie (2) Prijs per mandag

1 2 200

Software Onderhoud gebruikerslicenties (intern) Viewerlicenties (”externen”) concurrent

Opleiding Bijkomende bijstand

Vermoedelijke aantallen

prijs per licentie Gebruikerslicenties (intern) concurrent

Diensten

unitaire prijs (excl. BTW)

Proeffase

Totaal (excl. BTW)

Totaal (incl BTW)

420

1

TOTAAL (1) Er wordt gerekend met 42 maanden onderhoud in het vijfjarig contract. De eerste zes maanden zijn gerekend als implementatietijd. Na voorlopige oplevering begint 12 maanden garantie, waarna 42 maanden betaald onderhoud aanvangt. (2) Een sessie betreft maw de totaalprijs om één groep op te leiden, het kan dus geenszins een prijs per persoon of per tijdseenheid zijn (3) 4 jaar waarin deze bijstand gebruikt kan worden na de initiële implementatie

Plaats: Naam: Datum: Handtekening:


4.3 Bijlage C: Model van vraag en antwoord Opmerking: Indien de vraag niet aan een paragraaf kan gekoppeld worden, wordt in de eerste kolom “algemeen” vermeld. paragraaf paginanr. taal

Vragen – Questions


4.4 Bijlage D: Model van formulier voor voorstelling van referenties NB: Het gebruik van dit formulier is op straffe van nietigheid verplicht. 1. Naam van het project 2. Naam onderneming

van

4. Naam van contactpersoon

de

3. Bedrijfssector

een

5. Contactgegevens

6. Toepassingsgebied van de ontwikkeling of het project 8. Aanvangsdatum (fase per fase) 10. Budget (EUR) A. Hardware

7. Beoogde doelstellingen

9. Einddatum

B. Software

C. Services

Naam B. Aandeel in opdracht C. Vakkennis 11. Lijst en korte A. beschrijving van rol en onderneming(en) aandeel van eventuele onderaannemers 12. Complexiteit Aantal gebruikers, aantal IT-systemen zonder pc’s (aantal mainframes, mini’s en servers)

13. Lijst en korte A. Hardware beschrijving van de bronsystemen 14. Lijst en korte A. Hardware beschrijving van de systemen voor de realisatie van het project 15. Projectbeheer Tool/methode

B. Software

C. Ontwikkelingsomgeving

B. Software

C. Ontwikkelingsomgeving

16. Lijst van aan project Profiel 1 toegewezen profielen; (TOTAAL) aantal personen en mandagen voor integrale project

Profiel 2

Profiel 3

Profiel 4

Profiel 5

…


4.5 Bijlage E: Model van cv van aan project toegewezen medewerkers NB : het gebruik van dit model is verplicht. De inschrijver moet bij het invullen van de CV’s erop toezien dat de namen van de personen voluit worden geschreven en ook de behaalde diploma’s en onderwijsinstellingen waar deze behaald werden, duidelijk moeten worden beschreven. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe deze gegevens met uiterste discretie te zullen behandelen en ze enkel te gebruiken voor het beoordelen van de offerte. De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor om CV’s, die niet op deze manier werden ingevuld als onvoldoende te beschouwen, en bijgevolg niet in rekening te nemen bij de evaluatie van de offerte. Indien de vermelde diploma’s niet in overeenstemming zijn met de behaalde diploma’s, houdt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte uit te sluiten.

Naam : Functie in onderhavig project : Beschrijving van de relevantie van de voorgestelde persoon binnen deze opdracht: (De inschrijver dient hierbij in zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel zijn nut zal hebben bij deze opdracht. Indien dit niet kan worden aangetoond zal het profiel minder of niet worden in rekening genomen bij de evaluatie van de offerte.) Opleidingen : Humaniora of gelijkwaardig : diploma behaald op …. Niet universitair hoger onderwijs : •Titel : •Diploma behaald op …. Universitair hoger onderwijs : •Titel : Diploma behaald op …. Andere : Professionele ervaring : Bij de inschrijver : •Huidige functie : •Sinds : •Voorgaande functie : •Van…………… tot ……………. •Betrokken bij volgende projecten, vermeld in bijlage 3 : •Betrokken bij andere grote projecten (naam, klant en vervulde functie)

Bij maximaal 3 andere bedrijven : - Functie : - Van …………….. tot ………………….. Technische vaardigheden : - Hardware : - Software : o Besturingssystemen : o Databases : o Programmeertalen : o Kantoortoepassingen : Bestek Beheerspakket onroerende goederen - 58 -

o Andere (specifiek) : Andere vaardigheden : - Op het vlak van management : - Op het vlak van consultancy : - Talenkennis : o Frans : begrijpend - actief - passief o Nederlands : begrijpend - actief - passief o Engels : begrijpend - actief – passief


4.6 Bijlage F: ICT fundamenten, FUP, projectbeheer 4.6.1 ICT Fundamenten Zie http://www.minfin.fgov.be/portail1/nl/ict/ict.htm#fundamenten Of http://www.minfin.fgov.be/portail1/fr/ict/ict.htm#fondements

4.6.2 Projectbeheer Te respecteren normen en standaarden in het kader van onderhavige opdracht De realisatieteams die door de dienstverlener aan de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld, zullen de methodes en de standaarden toepassen die door de FOD Financiën worden gespecificeerd of die met zijn akkoord worden gekozen (zie hierboven). Deze standaarden hebben minimaal betrekking op: • De methode voor projectbeheer, waaronder minimaal wordt verstaan: o het naleven van het standaard binnen de FOD Financiën van toepassing zijnde projectbeheersmodel, dat is gebaseerd op Prince2; o de opmaak van een Project Initiation Document (PID) o de opmaak van een gedetailleerd projectplan, omvattende o.a. een deugdelijke en volledige PBS (Product Breakdown Structure), een volledige WBS (Work Breakdown Structure) met als resultaat een gedetailleerde en realistische planning en een omvattende risicoanalyse o het aanleveren van periodieke rapporteringen (in de vorm en op de wijze zoals bepaald door de FOD Financiën) • technische standaarden voor software; • de regels voor de programmering (opmaak, codestructuren, commentaren, afspraken inzake naamgeving, ontwikkelingsstandaarden conform ICT-fundamenten, inbegrepen Open Standaarden, enz.); • het verzorgen van de documentatie; • de beheersregels, ingesteld door de beheersdiensten van de besturingsomgevingen; • de procedures voor de kwaliteitsgarantie. Projectmatig werken De FOD Financiën hanteert een eigen aangepaste methodologie inzake projectmatig werken, gebaseerd op Prince2. De inschrijver zal zich richten naar deze werkwijze en de modaliteiten ervan respecteren. We omschrijven hierna kort de belangrijkste aspecten. • P.I.D. De inschrijver voegt bij zijn offerte een voorstel van P.I.D., waarbinnen minimaal de volgende elementen zijn opgenomen: o Achtergrond van het project o

Definiëring van het project

o

Project toleranties

o

Project controls

o

Project Quality plan


•

Projectplan

De inschrijver voegt bij zijn offerte een voorstel van projectplan, waarbinnen minimaal de volgende elementen zijn opgenomen: o Omschrijving van het project o

PBS, Product Breakdown Structure

o

Product kwaliteitscriteria

o

WBS, Work Breakdown Structure

o

Uitvoeringskalender (planning met aanduiding van fasering en milestones), a priori voorgesteld in een GANTT-tabel met vermelding van de diverse taken, hun duur en de betrokken personen

o

Projectstructuur met (nominatieve) aanduiding van de medewerkers van de inschrijver en voorkomend de rolomschrijving van de medewerkers van de FOD Financiën noodzakelijk bij de uitvoering van het project

o

Benodigde middelen, gespecificeerd per fase (financieel, personeel, andere)

o

Risicoanalyse (en definitie van beheersmaatregelen)

o

Kwaliteitsbeheer

Na de toewijzing van het project zal door de inschrijver een volledig en gedetailleerd P.I.D. en projectplan worden uitgewerkt en voorgelegd aan de projectbeheersstructuur van de FOD Financiën. De opmaak van de definitieve en gedetailleerde P.I.D. en projectplan maken deel uit van de eerste fase van het project. Een formele goedkeuring van voormelde P.I.D. en projectplan door de Projectboard (Stuurgroep) van het project is noodzakelijk alvorens de volgende fase kan worden aangevat. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver om deze P.I.D. up-to-date te houden tijdens de duur van het project. Elke wijziging aan het projectplan moet formeel worden goedgekeurd door de Projectboard (Stuurgroep) van het project. •

Opvolging van de uitvoering van het contract

Met betrekking tot de opvolging van uitvoering vermelden we enerzijds de governance structuren, de periodieke rapportering, het wijzigingsbeheer en de (tussentijdse) aanvaarding van producten: o Governance structuren Alle projecten worden aangestuurd en beheerd binnen de projectbeheerstructuren van de FOD Financiën. Deze worden binnen onderstaand schema gesitueerd:


Ieder project wordt binnen de FOD Financiën geleid door de Projectleider. Deze wordt aangesteld door de Sponsor, in samenspraak met de projectboard (Stuurgroep). De inschrijver zal een eigen projectcoördinator aanduiden. Deze draagt samen met de Projectleider de volle verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het project. De Projectboard (Stuurgroep) heeft een ruime bevoegdheid: zij waakt over de scope en de doelstellingen van het project, keurt het initiële P.I.D. (en projectplan) en alle wijzigingen ervan goed, bewaakt de voortgang van het project, bevestigt de aanvaarding van deliverables (deelopleveringen), spreekt zich uit over alle betwistingen en/of problemen die door de Projectleider worden geagendeerd. Verder behandelt ze alle contractuele, administratieve en technische aspecten m.b.t. de uitvoering van de opdracht (garantie, respecteren van de SLA, kwaliteit van de uitvoeringen, enz.). De inschrijver zal een senior-manager afvaardigen binnen voormelde Projectboard (Stuurgroep). o Periodieke rapportering De inschrijver en de door hem aangestelde projectcoördinator zullen de Projectleider alle informatie ter beschikking stellen die noodzakelijk is om zicht te houden op het reële verloop van de werkzaamheden uit hoofde van de inschrijver en de situatie t.o.v. de vooropgestelde planning. Deze rapportering t.a.v. de Projectleider gebeurt op wekelijkse basis aan de hand van een status die is weergegeven op de Gantt Chart van het project en aangevuld met een korte schriftelijke toelichting m.b.t. headlines en eventuele problemen, inclusief hun remediëring. Alle details m.b.t. de wijze waarop deze rapportering dient te gebeuren zal bij de aanvang van het project worden meegedeeld. Alle inhoudelijke aspecten (planning, risico’s, kwaliteit, oplevering, resources, …) zullen vooreerst besproken worden binnen het Projectteam. Wanneer de Projectleider het noodzakelijk acht zullen problemen ter bespreking en deliberatie worden voorgelegd aan de Projectboard (Stuurgroep). De Projectleider rapporteert maandelijks over de voortgang van het project ten overstaan van de Projectboard (Stuurgroep). Voorkomend kan de Projectleider de externe projectcoördinator uitnodigen op de vergadering van de Projectboard (Stuurgroep) ter ondersteuning om bepaalde aspecten meer in detail toe te lichten. o Het wijzigingsbeheer Iedere wijziging (de scope, de vooropgestelde resultaten/producten, de planning, de budgetten, …) binnen het project moeten deel uitmaken van een wijzigingsaanvraag waarbinnen de reden tot wijziging en de impact ervan omstandig worden beschreven. De Projectboard (Stuurgroep) beslist over de gegrondheid en de opportuniteit van de voorgestelde wijziging. Zij kan zich hiertoe laten bijstaan door de (operationele) PMO en/of een (externe) expert ter zake. Bestek Beheerspakket onroerende goederen - 62 -

De formele goedkeuring van de Projectboard (Stuurgroep) is noodzakelijk alvorens de vooropgestelde wijzigingen ten uitvoer te brengen. In voorkomend geval zal de inschrijver instaan voor de actualisering van de P.I.D. o Aanvaarding van producten en/of diensten De oplevering van tussentijdse of definitieve resultaten zal gebeuren op basis van een standaard proces. Hierbij is het belangrijk dat de inschrijver de aanbestedende overheid tijdig schriftelijk informeert (i.e. minstens vijf werkdagen voor de datum van verzending van de goederen of van de installatie van de software). Alle leveringen of diensten moeten in alle opzichten overeenstemmen met de plannen, documenten en thema’s die van toepassing zijn. De FOD Financiën zal overgaan tot een volledige controle van de resultaten (producten en/of diensten) met betrekking tot de geschiktheid, de conformiteit en de goede werking en dit binnen de 30 dagen volgend op de bekendmaking door de inschrijver van de beschikbaarheid er van. We verwijzen naar de specifieke clausules van voorliggend bestek waarbinnen de richtlijnen dienaangaande worden omschreven. Na afloop van de met succes verrichte controlewerkzaamheden en de goedkeuring er van door de Projectboard (Stuurgroep) zal de FOD Financiën een proces-verbaal opstellen van voorlopige oplevering van de resultaten (producten en/of diensten) die in de bewuste fase aan bod komen.


4.7 BIJLAGE G : Verklaring van vertrouwelijkheid Ik, ondergetekende (naam, voornaam, functie) ……………………….. werkzaam voor rekening van de firma (naam en adres)……………………. garandeer de vertrouwelijkheid van de gegevens die worden ontvangen en verwerkt in het kader van de opdracht betreffende de opdracht “Beheerspakket onroerende goederen voor de partimoniumdiensten” voor rekening van de FOD Financiën. Ik verbind me ertoe deze gegevens : -

niet te gebruiken, noch de resultaten van de verwerking van de bewuste gegevens, behalve voor zover deze strikt noodzakelijk zijn voor de realisatie van het voorwerp van de opdracht,

-

niet te verspreiden noch te kopiëren,

-

niet te bewaren na de datum van ……….

Naam en Functie:

Handtekening en datum:


4.8 BIJLAGE H : Bestaande analyse Zie bijgevoegde File


BESTEK. Beheerspakket voor onroerende goederen van de Patrimoniumdiensten

Recommend Documents