Besluit houdende het uitschrijven van een algemene offerteaanvraag voor de vernieuwing van het pc-park van de administratie

BIJLAGE Besluit houdende het uitschrijven van een algemene offerteaanvraag voor de vernieuwing van het pc-park van de administratie

BIJZONDER BESTEK BETREFFENDE: DE LEVERING VAN PERSONAL COMPUTERS VOOR DE ADMINISTRATIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE TE BRUSSEL VGC/AZ 2006.01

1

DEEL A

ADMINISTRATIEVE, REGLEMENTAIRE EN CONTRACTUELE BEPALINGEN

AFDELING A1 : ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN A.1.1 Definities

Het systeem wordt gedefinieerd als een geheel van afzonderlijke machines, inclusief de vereiste software en communicatiesystemen die onderling verbonden zijn met stroomvoorzienings- en/of verbindingskabels en die bedoeld zijn om als een geïntegreerd geheel te werken. De term “dienst” staat voor de intellectuele- en arbeidsprestaties, de communicatie, het resultaat van de productcombinatie of de functionaliteit. De term “levering” staat voor producten zoals hardware, software, onderdelen en andere elementen die voor de opdracht bedoeld zijn, zoals de plaatsings- en installatieactiviteiten. De term “hardware” is een algemene term, die ofwel voor een afzonderlijke machine staat ofwel voor een systeem zoals hierboven beschreven. De term “programmatuur” of “software” is een algemene term die zowel de systeemsoftware als de applicatiesoftware omvat. De term “systeemsoftware” omvat de middelen die door de leverancier gekozen worden voor de ontwikkeling van de applicatiesoftware of om de hardware te doen werken (zoals operating system, utilities, compiler, editor, monitor, debugger, etc...). De term “applicatiesoftware” staat voor de verzameling van programma’s die, bouwend op de geselecteerde systeemsoftware, zorgen voor de functies zoals beschreven in de functionele en technische specificaties. De responstijd bij een eenvoudige query aan een interne databank is de tijd die verstrijkt tussen het tijdstip waarop een query van een gebruiker op het lokale netwerk vertrekt en het tijdstip waarop die gebruiker het antwoord ontvangt. De responstijd mag niet meer dan 2 seconden bedragen.

2

De responstijd bij een eenvoudige query aan een externe databank is de tijd die verstrijkt tussen het tijdstip waarop een query van een gebruiker op het lokale netwerk vertrekt en het tijdstip waarop die gebruiker het antwoord ontvangt, verminderd met de responstijd van de externe databank. Dit saldo mag niet meer dan 2 seconden bedragen. De term “functie” staat voor het resultaat van de software en de infrastructuur. Voor de uitvoering van onderhavig bestek staan de vereiste functies beschreven in de specificaties. A.1.2 Aanbestedende overheid en Leidend Ambtenaar

De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) Sainctelettesquare 17 B 1000 Brussel 02.208.02.11 De leidend ambtenaar van de opdracht is Wilfried Van Gucht, diensthoofd in de directie Financiën en Algemene Zaken. Mandaat van de leidend ambtenaar 1. De leidend ambtenaar is bevoegd om alle richtlijnen te geven die moeten leiden tot de goede uitvoering van het contract, dat eventueel uit dit bijzonder bestek voortvloeit. 2. In geen geval is de leidend ambtenaar bevoegd om de voorwaarden en de inventarissen van het contract, dat eventueel uit dit bijzonder bestek voortvloeit, te wijzigen, zelfs wanneer de financiële impact nul of negatief is. 3. Elke belofte, wijziging of akkoord dat afwijkt van de voorwaarden van het bijzonder bestek en dat door de aanbestedende overheid niet betekend wordt binnen een termijn van dertig dagen, dient door beide partijen als ongeldig beschouwd te worden.

Inlichtingen over deze opdracht per e-mail : [email protected]

A.1.3 Informatie

De geïnteresseerden worden verzocht hun eventuele vragen door te sturen op het volgende e-mailadres: [email protected] , ten laatste tien dagen vóór het plaatsvinden van de opening van de offertes. Elk ander communicatiemiddel is uitgesloten. De antwoorden zullen tevens bezorgd worden aan alle aanvragers van het lastenboek.

3

Berichten en terechtwijzingen De berichten en terechtwijzingen, bekendgemaakt in het Bulletin van de Aanbestedingen evenals de toegezonden antwoorden op vragen, die betrekking hebben op de opdrachten in het algemeen of enkel op onderhavige opdracht, maken integraal deel uit van de contractuele bepalingen. De inschrijver is derhalve geacht hiervan kennis te hebben genomen en er mee rekening te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte. A.1.4 Voorwerp van de opdracht

Overeenkomstig de voorwaarden van onderhavig bestek verbindt de aannemer zich tegenover de aanbestedende overheid tot de levering van personal computers voor de behoefte van de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest volgens de technische specificaties beschreven in dit lastenboek. De vestigingsplaatsen van de administratie bevinden zich op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Het betreft hier 5 administratiehuizen. De opdracht van de offerteaanvraag gebeurt als leasing zonder optie van aankoop. De duur is vastgelegd op vier jaar.

A.1.5 Loten

Onderhavige opdracht omvat één lot. A.1.6 Bepalingen betreffende de uitvoering van de opdracht

De opdracht valt onder de algemene reglementering betreffende de overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten. Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen opgenomen in de hierna volgende wetteksten en reglementen te kennen en te aanvaarden: De wet van 24.12.1993 (B.S. 22.01.1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Het koninklijk besluit van 08.01.1996 (B.S. van 26.01.1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Het koninklijk besluit van 26.09.1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsoverdrachten en van de concessies voor openbare werken. De opdracht is eveneens onderworpen aan de voorschriften van onderhavig bijzonder bestek.

4

Bij tegenspraak tussen genoemde documenten, geldt de volgende rangorde: 1. De Wet van 24.12.1993; het K.B. van 08.01.1996; het K.B. van 26.09.1996. 2. Onderhavig bijzonder bestek. Opmerking Onderhavige opdracht is onderworpen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de wetgeving op de overheidsopdrachten en van onderhavig bijzonder bestek. Alle andere bepalingen, onder meer de algemene verkoopvoorwaarden van de inschrijvers, zullen als ongeldig beschouwd worden. A.1.7 Normen en reglementen

De leverancier waarborgt dat de producten op het ogenblik van installatie in overeenstemming zijn met de gehomologeerde of geregistreerde Belgische en Europese normen en de reglementen inzake arbeidsbescherming, beveiliging en radioontstoring. Meer bepaald moet het materiaal in overeenstemming zijn met de vereisten inzake preventiebeleid zoals voorgeschreven in art. 54quater van het A.R.A.B. (K.B. van 20 juni 1975). Zijn eveneens van toepassing op onderhavige opdracht: alle gehomologeerde of geregistreerde NBN- en EN-normen, uitgegeven door het Belgisch Instituut voor Normalisatie, in zoverre zij gepubliceerd waren twee maanden vóór de voorgeschreven datum voor het indienen van de offerte. De leveringen moeten in alle opzichten voldoen aan de technische specificaties zoals voorgeschreven door onderhavig bestek en door de Europese normen, de Europese technische keuringen en de gemeenschappelijke technische specificaties. De technische specificaties zijn alle technische voorschriften vermeld in onderhavig bestek, die een omschrijving geven van de vereiste kenmerken van een product, een levering en aan de hand waarvan een levering objectief bepaald kan worden zodat zij voldoet aan het gebruik waartoe zij door de aanbestedende overheid bestemd is. In alle gevallen moeten de leveringen in alle opzichten voldoen aan de regels van goed vakmanschap, en moeten zij hoogkwalitatief zijn en gebruikervriendelijk. Alle datatransmissieapparatuur moet erkend zijn door het BIPT (Belgisch Instituut voor Postdiensten en Telecommunicatie). Voorts moeten de Europese normen inzake elektromagnetische straling (EN 55022 Klasse A en B) nageleefd worden. Indien de fabricage van de producten voldoet aan de ISO-kwaliteitsnorm, zal dit als een bijkomende waarborg beschouwd worden. Gebeurlijk dient het desbetreffende attest voorgelegd te worden.

5

Verkoop van de documenten. De documenten waarvan sprake in dit bestek, kunnen aangeschaft worden op de volgende adressen: 1. Het Belgisch Staatsblad, Leuvensestraat 40-42 te 1000 Brussel: de wetten en besluiten betreffende de overheids- en andere opdrachten, zoals hierboven opgesomd. 2. Het Belgisch Instituut voor Normalisatie, Brabançonnelaan 29, te 1000 Brussel; de NBNen EN-normen. A.1.8 Afwijking op de algemene regels van de openbare opdracht

Er is geen afwijking voorzien. A.1.9 Aard van de opdracht

De opdracht moet beschouwd worden als een opdracht voor leveringen tegen een globale prijs. A.1.10 Aanbestedingswijze

Algemene offerteaanvraag. In toepassing van artikel 18 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, kan de aanbestedende overheid verzaken aan aanbesteding van de opdracht of de procedure op een andere manier herstarten. A.1.11 Basisofferte en varianten

De basisofferte bestaat uit een forfaitaire prijs voor het geheel van informaticamateriaal en software daarbij inbegrepen het onderhoud, zoals beschreven in deel B van onderhavig bestek. Vrije varianten voorgesteld door de inschrijvers, zijn verboden.

6

A.1.12 Prijs en duur van de opdracht

De opdracht is een opdracht met vaste, forfaitaire prijs. De prijzen dienen in de offerte vermeld te worden in Euro, alle kosten en uitgaven inbegrepen (o.a. inclusief de recupeltaks), en exclusief de BTW. De inschrijver vermeldt in zijn offerte voor elk component het toepasselijke BTW-percentage. Door te reageren op dit bijzonder bestek, verbindt de inschrijver zich ertoe, om gedurende de volledige duur van de opdracht, de aanbestedende overheid te laten genieten van elke prijsdaling van het informaticamateriaal en de programmatuur die het voorwerp uitmaken van deze opdracht. Wanneer het definitieve product in dit lastenboek, of het product dat voorgesteld wordt door de inschrijver vervangen wordt door een nieuw product, verbindt de inschrijver zich in zijn offerte ertoe om : • de aanbestedende overheid onmiddellijk op de hoogte brengen; • de technische documenten eveneens onmiddellijk aan de aanbestedende overheid te bezorgen; • het initiële product te vervangen door het nieuwe product; • de aanbestedende overheid geniet voor het nieuwe product van de meest voordelige prijsvoorwaarden die een klant van de inschrijver in de overheidssector geniet, zonder dat deze minder voordelig mogen zijn dan de initiële prijzen van de opdracht. Zonder afbreuk te doen aan de clausule tot herziening van de prijzen, ingeval van vervanging van een product door een nieuw product ingevolge het stoppen van de productie of de verdeling ervan, handhaaft de opdrachtnemer de prijsvoorwaarden met betrekking tot het onderhoud en de helpdesk. Indien het nieuwe vervangende product minder duur blijkt te zijn dan het initiële product inzake onderhoud en op het niveau van de helpdesk, dan laat de opdrachtnemer de aanbestedende overheid genieten van deze nieuwe voorwaarden. De opdracht wordt gesloten vanaf 1 januari 2007, voor een periode vier jaar. Men moet men de mogelijkheid voorzien om op het einde van de termijn van vier jaar een verlenging toe te staan, onder dezelfde voorwaarden en zonder meerprijs, voor een duur van maximaal drie maanden

7

Aan het einde van de huurtermijn is er geen stilzwijgende verlenging van het contract. Tevens verbindt de leverancier zich er toe het gehuurde materiaal terug te nemen. De prijs van de verwijdering en alle daarmee gepaard gaande kosten zijn in de prijs van de offerte inbegrepen.

A.1.13 Vorm en inhoud van de offertes

De offertes moeten opgesteld zijn overeenkomstig de bepalingen van de artikels 89 tot 102 van het K.B. van 08.01.1996 betreffende de overheidsopdrachten voor werken en leveringen en diensten. Zij moeten opgesteld zijn volgens het model zoals opgegeven in deel C van onderhavig bestek of elk ander conform gecertificeerd model. Indien toch andere documenten gebruikt worden, moet de inschrijver voor elk document de conformiteit met het offerteformulier bij het bijzonder bestek staven (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). Elke offerte die niet beantwoordt aan dit formaat, kan worden uitgesloten. De inschrijver voorziet een origineel en één kopie op papier, en een exemplaar in elektronische vorm (cd-rom die bv. een of meer bestanden in MS Excel en MS Word of PDF bevat)). In het exemplaar in elektronische vorm zullen de prijstabellen gepresenteerd worden in een apart bestand volgens bijgevoegd model, naast het bestand met de technische offerte. Elke offerte en haar bijlagen moeten ondertekend zijn door de inschrijver of zijn gevolmachtigde, zoniet wordt de offerte onregelmatig geacht. Alle doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of verbeteringen, zowel in de offerte als in haar bijlagen, moeten worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Bij gebrek hieraan wordt de offerte als onregelmatig beschouwd. In geval van afwijkingen tussen de papieren en de elektronische versie, wordt het originele exemplaar van de papieren versie als geldig beschouwd. De inschrijver zal zorg dragen de elektronische drager te scannen op virussen om te vermijden dat de computerinfrastructuur van de Vlaamse Gemeenschapscommissie wordt besmet. Hij zal in zijn offerte vermelden: het gebruikte programma voor de virusscan (en de versie ervan) en de waarborg dat de drager werd gecontroleerd en virusvrij werd bevonden. Bijzondere aandacht moet worden besteed aan de heldere en duidelijke voorstelling van de gevraagde inlichtingen. De kwaliteit van de presentatie en de leesbaarheid van de offerte spelen mee in de uiteindelijke beoordeling ervan. Elke offerte zal een volledig antwoord bevatten op de vragen van het technische gedeelte.

8

Bij elke offerte moet een proefstuk (pc) gevoegd worden. De aanbestedende overheid vestigt de aandacht van de inschrijvers op het feit, dat op straffe van nietigheid van de offerte, de beschreven proefstukken bij de offertes moeten gevoegd worden. Deze proefstukken dienen volledig in het bezit te zijn van de aanbestedende overheid ten laatste bij het begin van de openingszitting van de offertes. Het bezorgen van deze proefstukken na deze termijn brengt de nietigheid mee van de offerte.

Onverminderd de bepalingen van Titel VI, Hoofdstuk 1, Afdeling IV, artikel 102 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, dient de offerte gesteld te zijn in het Nederlands. Evenwel mogen de technische bijlagen in het Engels verstrekt worden, indien blijkt dat deze niet in het Nederlands bestaan. Technische, administratieve en commerciële contacten gebeuren uitsluitend in het Nederlands. A.1.14 Indiening en opening van de offertes

De offertes moeten ingediend worden in 2 exemplaren, volgens de modaliteiten voorgeschreven door art. 103 tot 105 van het K.B. van 08.01.1996 betreffende de overheidsopdrachten, bij het de Administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Dienst Algemene Zaken, Sainctelettesquare 17, 1000 Brussel. De offerte dient in het bezit te zijn van de ambtenaar belast met de opening, uiterlijk bij de aanvang van de vergadering, die vastgelegd is op 4 september 2006 om 11 u. De offerte wordt in een verzegelde omslag geschoven, waarop vermeld staan, de datum van de opening van de offertes en de referentie van het bijzonder bestek. Bij verzending met de post via aangetekende of gewone zending, wordt deze verzegelde omslag in een tweede gesloten omslag geschoven, met als vermelding het adres zoals aangegeven in het bijzonder bestek en het woord «offerte». De inschrijver aanvaardt de volledige verantwoordelijkheid voor de wijze van verzending en ontvangst van zijn offerte binnen de gestelde termijn. Elke offerte die buiten deze termijn wordt aangeboden, wordt uitgesloten. Indien een dergelijke laattijdige offerte evenwel aangetekend en uiterlijk vier kalenderdagen voor de uiterste datum werd verzonden, kan de aanbestedende overheid deze offerte toch nog in overweging nemen voor zover haar beslissing nog niet werd bekendgemaakt.

9

De offertes zullen in openbare zitting geopend worden volgens de modaliteiten van art. 106-107 van het K.B. van 08.01.1996 op de genoemde datum en uur, op het volgende adres: Vlaamse Gemeenschapscommissie, Administratiehuis Sainctelette, Sainctelettesquare 17, 1000 Brussel, 5de verdieping. Overeenkomstig art. 106, laatste alinea van het genoemde K.B. van 08.01.1996, zullen de prijzen niet bekend worden gemaakt. A.1.15 Geldigheidsduur van de inschrijvingen

De inschrijvers dienen zich voor hun offerte borg te stellen gedurende 60 dagen vanaf de dag na de opening van de offertes. A.1.16 Administratieve documenten vanwege de inschrijver

Onverminderd alle andere door de wet en de besluiten voorgeschreven documenten en de andere documenten en inlichtingen die door het bestek gevraagd worden, dient de inschrijver bij zijn offerte een gelijkvormig attest van de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid voor het voorlaatste kwartaal voorafgaand aan de datum van de opening van de offertes, te voegen. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor alle nuttige morele of financiële inlichtingen in te winnen betreffende de inschrijver.

A.1.17 Keuze van de leverancier

De keuze van de leverancier zal in drie fasen gebeuren: 1. kwalitatieve selectie van de firma’s, op basis van de artikels, 110, 42 tot en met 47 van het genoemde K.B. van 08.01.1996: •

de inschrijver moet de nodige certificaten, attesten en/of verklaringen voorleggen om te bewijzen dat hij zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen genoemd in art. 43 en 43 bis van het genoemde K.B. van 08.01.1996. Kan dus van deelneming aan de opdracht uitgesloten worden, de inschrijver die niet voldoet aan de voorschriften van artikel 43.5 en 43.6 van het genoemde K.B. van 8 januari 1996. De inschrijver is verplicht de volgende documenten bij zijn offerte te voegen: a) het RSZ-attest (voor Belgische ondernemingen) of de attesten vermeld in artikel 90, § 3 van het K.B. van 8 januari betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (voor buitenlandse ondernemingen); 10

b) een attest afgeleverd door een bevoegde overheidsinstelling waaruit blijkt dat de inschrijver voldaan heeft aan zijn verplichtingen betreffende de betaling van de BTW en van zijn belastingen volgens de wettelijke bepalingen van het land van herkomst. •

de financiële en economische draagkracht van de inschrijver (art. 44 van het genoemde K.B. van 08.01.1996) is bewezen door een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet met betrekking tot de producten die het voorwerp van de opdracht uitmaken, die de onderneming de jongste drie boekjaren geboekt heeft; de balansen en jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren.

•

de technische draagkracht van de inschrijver (art. 45 van het genoemde K.B. van 08.01.1996) is bewezen door: * de lijst van de belangrijkste leveringen van de producten die het voorwerp uitmaken van de opdracht, en die tijdens de jongste drie jaar uitgevoerd werden: datum, bedrag en bestemmelingen; * een omschrijving van de technische uitrusting, van de middelen die de inschrijver inzet om zich van de kwaliteit te verzekeren en de studie- en onderzoeksmiddelen van de onderneming; * een opgave van de technici of de al dan niet in de onderneming geïntegreerde diensten, en meer in het bijzonder diegene die belast zijn met de kwaliteitscontrole, het onderhoud en de herstelling van de producten die het voorwerp uitmaken van de opdracht;

•

2.

3.

de certificaten opgesteld door als bevoegd erkende officiële instituten of diensten die zich inlaten met kwaliteitscontrole, waaruit de conformiteit van de welomschreven producten blijkt door verwijzing naar bepaalde specificaties of normen.

Controle van de overeenstemming van de offerte met de specificaties van dit bestek, waarbij nagegaan wordt dat alle rubrieken van het offertemodel wel degelijk ingevuld zijn. Alleen de conforme offertes zullen in aanmerking genomen worden. Keuze van de voordeligste, regelmatige offerte.

11

Onderstaande criteria zijn gerangschikt in afnemende volgorde van belang: • • • • • • •

de technische waarde de prijs de vergelijkende testen de technische ondersteuning (hotline) de kalender en uitvoeringstermijnen 5 %; de logistieke waarde de waarborg

35 %; 30 %; 10 %; 10%; 5 %; 5 %.

A.1.18 Kennisgeving van de opdracht

De inschrijver aan wie de opdracht toegekend wordt, wordt middels een ter post aangetekende brief op de hoogte gebracht van de goedkeuring van zijn offerte. Deze kennisgeving dient in overeenstemming te zijn met de bepalingen vermeld in de art. 177 tot en met 119 van het genoemde K.B. van 08.01.1996. Volgens de modaliteiten van art. 51 van het genoemde K.B. van 08.01.1996 zal elke inschrijver waarvan de offerte niet geselecteerd werd, hiervan op de hoogte gebracht worden. Binnen een termijn van 15 dagen te rekenen vanaf de ontvangst van een schriftelijke vraag, zal de aanbestedende overheid: 1. aan elke niet-geselecteerde inschrijver, de redenen voor zijn niet-selectie meedelen; 2.

aan elke inschrijver waarvan de offerte als onregelmatig beoordeeld werd, de redenen voor zijn uitsluiting meedelen;

3.

aan elke inschrijver waarvan de offerte niet geselecteerd werd, de gemotiveerde beslissing tot gunning van de opdracht, meedelen.

12

AFDELING A2 : REGLEMENTAIRE EN CONTRACTUELE BEPALINGEN A.2.1 Verplichtingen van partijen

1. Partijen verbinden zich ertoe alle verplichtingen die gelden voor de opdracht en beschreven staan in artikel A.1.6 en A.1.7, na te leven. De leverancier is verantwoordelijk voor de keuze van de producten die hij voorstelt om de beoogde resultaten te behalen, zoals die beschreven staan in de functionele en technische vereisten (deel B) en verbindt zich ertoe alle aangegane verbintenissen en alle waarborgen die hij gegeven heeft in zijn offerte alsook in elk door hem ondertekend document, na te leven. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe de producten te gebruiken overeenkomstig de specificaties zoals door de leverancier verstrekt. 2. Betwistingen betreffende de verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen aangaande de opdracht, kunnen in gemeenschappelijk overleg geregeld worden. Indien partijen het niet eens raken en voordat zij hun rechten voor de rechtbank laten gelden, kunnen zij overeenkomen een beroep te doen op één of meer door partijen aanvaarde deskundigen. Deze deskundigen moeten hun besluiten bij beide partijen neerleggen binnen de dertig dagen na hun aanstelling. Deze interventie sluit het nemen van ambtshalve maatregelen niet uit. In laatste instantie zijn alleen de rechtbanken van Brussel bevoegd. A.2.2 Termijnen en kennisgevingen

Voor de uitvoering van onderhavige opdracht en behoudens andersluidende overeenkomst, begint elke termijn te lopen de dag volgend op de dag waarop het feit zich voordeed, dat als startpunt van deze termijn dient. Wanneer de kennisgeving van een beslissing of een mededeling een termijn moet doen aanvangen, wordt het document betekend middels een ter post aangetekende brief. In dat geval wordt het aanvangspunt van de termijn vastgelegd op de eerste werkdag na de dag van de afgifte in de post. Wanneer de termijn vastgelegd is in dagen, moet deze, behoudens andersluidende overeenkomst, begrepen worden als zijnde in kalenderdagen, en verstrijkt hij bij het einde van de laatste dag van de periode in kwestie. Wanneer de termijn vastgelegd is in maanden, wordt hij gerekend van de zoveelste tot de zoveelste; indien er geen zoveelste dag is in de maand waarin de termijn verstrijkt, dan verstrijkt de termijn bij het einde van de laatste dag van deze maand. Wanneer de laatste dag van een termijn een zaterdag, een zondag of een feestdag is, wordt de termijn verlengd tot de eerstvolgende werkdag.

13

A.2.3 Borgtocht

A.2.3.1 Bedrag van de borgtocht De borgtocht staat borg voor de verplichtingen van de leverancier tot de opdracht volledig is uitgevoerd. Hij is vastgelegd op 5 percent van het oorspronkelijke bedrag van de opdracht. Het aldus verkregen bedrag wordt naar boven afgerond op tien euro.

A.2.3.2 Aard van de borgtocht Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen terzake kan de borgtocht gesteld worden hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling of een algemene borgtochtstelling, hetzij door een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).

A.2.3.3 Borgtochtstelling en bewijs van borgtochtstelling De leverancier moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1/ wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas; 2/ wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas of van de gelijkaardige openbare instelling, in handen van de Rijkskassier bij de zetel van de Nationale Bank te Brussel; 3/ wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging door een daartoe erkende instelling van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas; 4/ wanneer het een waarborg betreft, door de bestemmingsakte van de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming.

14

Dit bewijs wordt geleverd door overlegging aan de aanbestedende overheid van, hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een gelijkaardige openbare instelling vermeld in het bestek, hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming, hetzij het depositoattest van de Rijkskassier, hetzij de originele akte van solidaire borg geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een gelijkaardige openbare instelling vermeld in het bestek, hetzij het origineel van de bestemmingsakte opgesteld door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg toekent. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bijzonder bestek, alsmede de naam, voornaam en volledig adres van de leverancier en eventueel deze van de derde die voor rekening van de leverancier het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval.

A.2.3.4 Aanpassing van de borgsom Wanneer de borgtocht door om het even welke reden niet meer aangepast is, met name als gevolg van de ambtshalve afhoudingen door de aanbestedende overheid, bijkomende prestaties of door de aanbestedende overheid besloten wijzigingen, welke het oorspronkelijke bedrag van de opdracht zonder belasting over de toegevoegde waarde met meer dan 20 percent doen af- of toenemen, dient de waarborg te worden aangevuld ten belope van het vroegere bedrag of te worden aangepast. Wanneer de borgtocht niet meer integraal is gesteld en de leverancier nalaat het ontbrekende aan te vullen, kan de aanbestedende overheid van de te betalen bedragen een som, gelijk aan het ontbrekende afhouden en deze aanwenden om de borgtocht terug te stellen.

A.2.3.5 Verzuim van borgtochtstelling 1. Wanneer de leverancier, binnen de dertig kalenderdagen, vermeld in punt A.2.3.3., het bewijs niet overlegt dat de borgtocht werd gesteld, kan de aanbestedende overheid hetzij zonder meer de opdracht verbreken, hetzij de andere maatregelen van ambtswege toepassen. Deze sancties kunnen slechts worden toegepast voor zover de aanbestedende overheid de leverancier per aangetekende brief in gebreke stelt en hem een laatste termijn verleent om het bewijs van de borgtocht te leveren. Die termijn mag niet korter zijn dan vijftien kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag na de afgifte bij de post van de aangetekende brief. In elk geval sluit de verbreking van de opdracht op deze basis de toepassing van straffen of boeten wegens laattijdige uitvoering uit, en mag zij niet leiden tot enige schadevergoeding aan de leverancier.

15

2. Wanneer de aanbestedende overheid geen gebruik maakt van dit recht, geeft het laattijdig voorleggen van het bewijs van borgtochtstelling van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding tot het toepassen per kalenderdag vertraging, waarbij de postdatum geldt als bewijs, van een straf van 0,02 percent van de oorspronkelijke aannemingsom, met een maximum van 2 percent van de oorspronkelijke aannemingssom. Wanneer de leverancier, na ingebrekestelling via een per post aangetekend schrijven, het bewijs van de borgtochtstelling niet kan voorleggen binnen een laatste termijn van vijftien dagen vanaf de verzendingsdatum van het aangetekend schrijven, houdt de aanbestedende overheid deze van ambtswege van de op de beschouwde opdracht verschuldigde bedragen af; in dit geval wordt de straf forfaitair op 2 percent van het bedrag van de oorspronkelijke aannemingsom vastgesteld.

A.2.3.6 Rechten van de aanbestedende overheid op de borgtocht Bij vertraging wegens laattijdige uitvoering of bij gehele of gedeeltelijke niet-uitvoering van de opdracht, zelfs bij ontbinding of verbreking ervan, houdt de aanbestedende overheid van ambtswege de sommen die haar toekomen van de borgtocht af.

A.2.3.7 Vrijgave van de borgtocht 1. De borgtocht wordt per helft vrijgegeven: de ene helft na de voorlopige oplevering van de gehele opdracht, de andere helft na de definitieve oplevering, na aftrek van de sommen die de leverancier eventueel aan de aanbestedende overheid verschuldigd is. 2. In alle gevallen stuurt de leverancier het verzoek om totale of gedeeltelijke vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid. In de mate dat de borgtocht kan worden vrijgegeven verleent de aanbestedende overheid, binnen de vijftien kalenderdagen na de dag waarop het verzoek wordt ontvangen, handlichting aan de Deposito- en Consignatiekas. A.2.4 Vertegenwoordigers van de leverancier

Voor de uitvoering van de opdrachten die hen in het kader van onderhavige opdracht toegekend worden, dienen de vertegenwoordigers van de leverancier erkend te worden door de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid heeft het recht om, per aangetekende brief, de onmiddellijke vervanging te eisen van een vertegenwoordiger van de leverancier indien zij oordeelt dat diens kwalificaties niet overeenstemmen met de vereisten van het bijzonder bestek. Indien aan deze voorwaarde niet voldaan zou worden, kan de leverancier een boete van 2.500 euro opgelegd worden per dag vertraging, vanaf de achtste dag vertraging.

16

A.2.5 Veiligheid en vertrouwelijkheid

De leverancier, zijn vertegenwoordigers en zijn eventuele onderleveranciers verbinden zich er toe om strikte geheimhouding te garanderen betreffende de plannen en alle documenten met betrekking tot de fysieke en de logistieke veiligheid van de gebouwen waartoe ze inzage kregen bij de uitvoering van deze opdracht. A.2.6 Octrooien, auteursrechten en licenties

De leverancier bevestigt dat de producten, naar zijn weten, geen inbreuk vormen op octrooien, auteursrechten of licenties die aan derden toebehoren en die het gebruik ervan uitsluiten of beperken. Alle desbetreffende rechten worden gedragen door de leverancier. Na toewijzing van de opdracht, dient de leverancier de aanbestedende overheid te verdedigen tegen elk aantijging als zouden de producten een inbreuk vormen op octrooien of auteursrechten in België. Hij verbindt zich ertoe voor de aanbestedende overheid het recht bekomen om de producten te blijven gebruiken, ofwel de producten op eigen kosten te wijzigen of te vervangen waardoor de inbreuk ophoudt, zonder daardoor de fundamentele specificaties van de producten te wijzigen. De leverancier zal, zonder beperking met betrekking tot het bedrag, elke betaling van schadevergoeding en intresten, kosten of uitgaven die eruit zouden voortvloeien en die ten laste van de aanbestedende overheid gelegd zouden worden in een rechtszaak gebaseerd op een dergelijke aantijging, voor zijn rekening nemen, in zoverre de leverancier de controle heeft over de verdediging alsook over de onderhandelingen met het oog op een minnelijke schikking. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe de leverancier onmiddellijk op de hoogte te brengen indien haar een dergelijke aantijging aangerekend wordt. A.2.7 Reclame

De leverancier verbindt zich ertoe van deze opdracht geen melding te maken in zijn reclame, tenzij met voorafgaande instemming vanwege de aanbestedende overheid. Hij mag de opdracht wel als referentie vernoemen.

17

A.2.8 Facturatie en betaling

De facturatie zal gebeuren na de voorlopige oplevering en na de ondertekening van het proces-verbaal van oplevering door de aanbestedende overheid (cfr. A.2.14). De betalingen gebeuren overeenkomstig de bepalingen van art. 15 van de bijlage bij het genoemde K.B. van 26.09.1996. De wijze van facturatie en het facturatie-adres worden vastgelegd in gemeenschappelijk overleg tussen de inschrijver en de aanbestedende overheid. A.2.9 Onderaannemingscontracten

Voor de praktische uitvoering van de opdracht mag de aannemer onderaannemingscontracten sluiten met derden. De aannemer dient de aanbestedende overheid vooraf een lijst van de onderaannemers voor te leggen. Deze lijst moet door de aanbestedende overheid goedgekeurd worden. Daarna zullen afwijkingen alleen toegestaan worden mits het akkoord van beide partijen. Dergelijke verbintenissen worden alleen door de aannemer gedragen. De aanbestedende overheid is contractueel alleen met de aannemer verbonden. De inzet van onderaannemers en/of tijdelijke of definitieve verenigingen stelt de aannemer noch geheel noch gedeeltelijk vrij van de algemene of specifieke bepalingen van dit bestek. A.2.10 Aansprakelijkheid van de aannemer

Wat de contractuele aansprakelijkheid en de aansprakelijkheid uit onrechtmatige daad betreft, is de Belgische wetgeving van toepassing. Deze aansprakelijkheid mag door geen enkele contractuele bepaling beperkt worden. Deze bepaling heeft voorrang op elke eventuele tegenstrijdige bepaling in het contract. A.2.11 Leveringen en formaliteiten

A.2.11.1 Leveringsdatum De leverancier vermeldt de leveringsdatum in zijn offerte, eventueel uitgedrukt in tijd te rekenen vanaf de gunningsdatum. Elke wijziging van de bestelling vanwege de aanbestedende overheid kan leiden tot de vaststelling van een nieuwe leveringsdatum, die in gemeenschappelijk overleg overeengekomen wordt. Partijen kunnen in gemeenschappelijk overleg overeenkomen om de geplande leveringsdatum te wijzigen.

18

A.2.11.2 Leveringsplaats De machines alsook de desbetreffende documentatie en handleidingen, moeten kosteloos en in perfecte staat afgeleverd worden op de adressen vermeld op elke bestelbon. A.2.11.3 Aankondiging van de leveringen Geen enkele levering mag plaatsvinden zonder dat de informaticadienst van de aanbestedende overheid, minstens vier dagen vóór de leveringsdatum, bij voorkeur schriftelijk op de hoogte gebracht wordt. A.2.11.4 Leveringsformaliteiten De verzendingsberichten worden tegelijk met de levering en de plaatsing voorgelegd aan de bestemmeling, die ze voor ontvangst ondertekent. Voor iedere levering maakt de leverancier een lijst op, met het oog op de voorlopige opleveringen. Deze lijst bevat verplicht de vermeldingen zoals opgesomd door artikel 55, § 2 van de bijlage bij het K.B. van 26 september tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsoverdrachten en van de concessies voor openbare werken. De factuur wordt in 2 exemplaren overgemaakt aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Dienst Financiën, Lombardstraat 41, 1000 Brussel, nadat de bestelling in haar geheel uitgevoerd werd. Het verzendingsbericht vermeldt: - Naam en adres van de bestemmeling; - Nr. van de bestelbon; - Leveringsdatum; - Hoeveelheid en aard van de geleverde artikelen; - De serienummers van alle geleverde elementen. Het moet door de bestemmeling ondertekend en van de stempel van de dienst voorzien worden. Naast de gegevens vereist voor het verzendingsbericht, doet de factuur voorts opgave van: - Het facturatieadres; - De eenheidsprijzen en de totalen; - De volgende formules: a) Echt en onvergolden verklaard voor de som van ................................., euro (voluit geschreven) b) De originele handtekening of het nummer van certificaatverlening.

19

A.2.11.5. Aanpassingen aan de technologische evolutie Rekening houdend met de tijd die kan verstrijken tussen de opstelling van de inschrijving en het ogenblik van uitvoering van de opdracht, dient de leverancier een product te leveren dat het best voldoet aan de stand van de technologische vooruitgang op het ogenblik van de uitvoering. Dit product moet evenwel voldoen aan de bepalingen van onderhavig bestek, kwalitatief minstens evenwaardig zijn aan de in de inschrijving voorgestelde oplossing, en compatibel zijn met de bestaande hardware en software.

A.2.11.6 Aansprakelijkheid van de leverancier Bij de levering en de ingebruikneming moet de leverancier de machines, de toestellen en/of het materieel zo beschermen en verpakken dat zij in perfecte staat op de bestemmingsplaats aankomen. De verklaring van ontvangst die door de dienst van bestemming aangebracht wordt op het verzendingsbericht, slaat alleen op het aantal te leveren machines, toestellen en/of materieel en maakt melding van de eventuele zichtbare schade. De eventuele schade die bij de levering veroorzaakt wordt, dient zo snel mogelijk door de leverancier en op diens kosten hersteld te worden.

A.2.11.7 Verpakkingen De verpakkingen teruggenomen moeten teruggenomen worden door de leverancier.

A.2.11.8 Leveringstermijnen 1/ De leveringstermijnen worden hetzij in kalenderdagen, -weken of -maanden bepaald of van datum tot datum, hetzij in werkdagen. Indien de termijn in werkdagen is gesteld, worden als zodanig niet beschouwd: a) de zaterdagen, zondagen en wettelijke feestdagen; b) de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen bepaald in een besluit of in een bij koninklijk besluit algemeen bindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst. Indien de termijnen in kalenderdagen, -weken of -maanden zijn vastgesteld, worden zij opgeschort tijdens de sluiting van de onderneming van de leverancier voor de jaarlijkse vakanties. Indien de leveringstermijn één van de criteria uitmaakt voor de gunning van de opdracht, worden echter alle dagen zonder onderscheid in de termijn gerekend.

20

2/ De leveringstermijnen vangen aan ofwel op de dag volgend op de datum van kennisgeving van het sluiten van de overeenkomst, ofwel op de dag van de bestelling, al naar het geval. De datum van de afgifte bij de post van de aangetekende brief, van het telegram of de datum van het verzenden van de telex of de telefax geldt als bewijs, met dien verstande dat het telegram, de telex of de telefax zonder verwijl bij ter post aangetekende brief moet worden bevestigd binnen de 5 dagen.

A.2.11.9 Laattijdige levering Voor de opdracht in kwestie zijn de bepalingen van art. 66 van het genoemde K.B. van 26.09.1996 betreffende de boeten, van toepassing. Het louter verstrijken van de vooropgestelde leveringstermijn stelt de leverancier in gebreke. De boeten worden berekend naar rata van 0,07 % per kalenderdag vertraging, met een maximum van 5 % van de waarde van de producten waarvan de levering met dezelfde vertraging is uitgevoerd. Worden verwaarloosd, de boeten wegens laattijdige levering waarvan het bedrag minder dan 55 euro bedraagt. Bij laattijdige of onvolmaakte uitvoering kan de aanbestedende overheid overgaan tot een gedeeltelijke oplevering. A.2.12 Controleverrichtingen

1.

De geschiktheidscontrole is bedoeld om vast te stellen dat de producten voldoen aan de hoeveelheden en aan de specificaties zoals opgelegd door het bestek, en de eigenschappen vertonen zoals door de leverancier in zijn offerte aangekondigd. De controle van de regelmatige werking is bedoeld om vast te stellen dat de producten in staat zijn een regelmatige dienst te verzekeren onder normale exploitatieomstandigheden.

2.

De geschiktheidscontrole zal als geslaagd beschouwd worden wanneer de producten binnen de gestelde termijn voldaan hebben aan de functionele criteria zoals voorgeschreven door het bestek.

21

De producten die niet voldoen aan de specificaties worden geweigerd. De geweigerde producten moeten onmiddellijk worden vervangen en, volgens de richtlijnen van de aanbestedende overheid worden verwijderd. Bij verwijdering van de producten moet dit gebeuren binnen een periode van vijftien dagen. Indien deze termijn is verstreken wordt de aanbestedende overheid ontheven van alle verantwoordelijkheden aangaande de producten. Zij kunnen worden teruggezonden naar en op kosten van de leverancier. De aanbestedende overheid kan een uiterste datum vastleggen voor terugname van geweigerde producten. Zij kan slechts gebruik maken van dit recht als minstens dertig dagen zijn verstreken tussen de datum van berichtgeving aan de leverancier. Voor elke kalenderdag verstreken na de vastgelegde uiterste datum van terugname kan een boete worden opgelegd conform aan artikel 20, § 4 van het K.B. van 26/09/1996. In het geval dat tijdens de controle van een levering wordt vastgesteld dat minstens 10% van de hoeveelheid van de producten niet overeenkomt met de vastgelegde specificaties kan de aanbestedende overheid de gehele levering of het niet conforme gedeelte van de levering weigeren. In het geval de hoeveelheid niet-conforme producten minder is dan 10% van de levering zal de aanbestedende overheid overgaan tot het uitsorteren en aanvaarden van de conforme producten. De kosten voor het uitsorteren zijn in ieder geval ten laste van de leverancier. 3. De controle wordt uitgevoerd door de aanbestedende overheid of door ieder ander door de aanbestedende overheid voor deze activiteit gemandateerd persoon.

A.2.13 Integratieplicht

De inschrijver moet een offerte indienen compatibel met de hardware en software omgeving, beschreven in deel B. Alleen de leverancier draagt de verantwoordelijkheid betreffende de integratie van het hardware-materiaal en de software in de bestande informatica-omgeving zoals beschreven in deel B.

22

A.2.14 Voorlopige oplevering – Definitieve oplevering - Waarborg

1. Na afloop van de controleverrichtingen zal de aanbestedende overheid de leverancier haar beslissing betekenen betreffende de voorlopige oplevering van de producten. Indien alle elementen van de producten de controleverrichtingen doorstaan hebben, zal de voorlopige oplevering afgekondigd worden binnen de dertig dagen volgend op de datum waarop deze verrichtingen voltooid werden. Is dat niet zo, dan zal de voorlopige oplevering krachtens de bepalingen van onderhavig artikel beperkt kunnen worden tot de elementen die door de aanbestedende overheid aanvaard werden. 2. Indien, om redenen toe te schrijven aan de leverancier, de controleverrichtingen niet voor alle elementen van het systeem met succes uitgevoerd konden worden vóór het verstrijken van een periode van 15 dagen na het begin van deze controle, zal de aanbestedende overheid één en/of meer van de volgende maatregelen toepassen: a. een einde maken aan het recht van de leverancier tot het installeren van een deel of alle elementen die niet aan de controleverrichtingen voldaan hebben alsook van de elementen die door het ontbreken van de elementen in kwestie, om technische en economische redenen niet gebruikt zouden kunnen worden, en van de leverancier een schadevergoeding eisen gelijk aan 10% van de aannemingsprijs van het deel in kwestie. b. een einde maken aan het recht van de leverancier tot het installeren van enig ander element dat deel uitmaakt van een latere fase en dat door het ontbreken van de elementen in kwestie, om technische en economische redenen niet gebruikt zou kunnen worden. c. met de leverancier bijzondere schikkingen overeenkomen. 3. De waarborgperiode wordt bepaald in Deel B in functie van de aard van de producten. Tijdens deze periode moet de leverancier de producten binnen de gesteld termijn vervangen en herstellen. Gedurende de waarborgperiode zoals beschreven in Deel B, zijn het onderhoud, de herstellingen en de vervangingen gratis. De waarborg dekt zowel de onderdelen, het uurloon als de verplaatsing. De inschrijver voorziet in de offerte een afdoende en specifieke regeling voor herhaalde defecten aan éénzelfde onderdeel van éénzelfde of meerdere toestellen. 4. Van de oplevering wordt een proces-verbaal opgemaakt, waarin de aanbestedende overheid bevestigt dat de producten de proeven goed doorstaan hebben en dat zij in de praktijk voldoen aan de vereisten van het bestek.

23

A.2.15 Onderhoudsbepalingen

1. Voorwerp van het contract Het onderhoudscontract slaat op de leveringen die het voorwerp uitmaken van onderhavig bijzonder bestek. 2. Inhoud 2.1. De onderhoudswerkzaamheden omvatten een preventief onderhoud, de herstellingen en een actief onderhoud om de optimale werking van de producten in stand te houden, te herstellen of te verbeteren. 2.2. De onderhoudswerkzaamheden moeten in de offerte beschreven worden en moeten minstens omvatten: * voor de apparatuur, de communicatie en de beveiliging: -

preventief onderhoud

-

elke bijstelling, herstelling, integratie, reorganisatie of vervanging die nodig is of leidt tot een verbetering van de diensten;

-

telefonische bijstand.

* voor alle leveringen -

onderhoud van alle leveringen

-

defectdiagnose

Zijn niet inbegrepen: -

de accessoires;

-

de kosten voor het verhelpen van pannes en het uitvoeren van herstellingen, die aan externe oorzaken te wijten zijn, b.v. verkeerde bediening, verkeerde behandeling en abnormaal gebruik van de producten, wijzigingen die niet door de leverancier aangebracht werden

-

de verplaatsings- of transportkosten, in zoverre zij geen verband houden met de onderhoudswerkzaamheden zoals hierboven beschreven.

24

DEEL B /

TECHNISCHE SPECIFICATIES

25

SECTIE B.1: BESCHRIJVING VAN DE BENODIGDE APPARATUUR EN PROGRAMMATUUR

B.1.1. Inleiding

In deel B zal de minimale beschrijving van het materiaal en de software zijn aangegeven voor dewelke een offerte wordt gevraagd teneinde een prijslijst op te stellen.

B.1.2. Op straffe van nietigheid na te komen verplichting

De aanbestedende overheid vestigt uitdrukkelijk de aandacht van de inschrijvers op het feit, dat op straffe van nietigheid van de offerte, de proefstukken bij de offerte gevoegd moeten worden. Deze proefstukken dienen in het bezit te zijn van de aanbestedende overheid ten laatste bij de openingszitting van de offertes. Het bezorgen van deze proefstukken na deze deze termijn brengt de nietigheid mee van de offerte. Het ter beschikking stellen van een proefstuk is verplicht. De geleverde proefstukken worden full omnium verzekerd door de inschrijvers. B.1.3. Opmerkingen

- De Recupelbelasting mag niet afzonderlijk aangerekend worden . - Het BTW-tarief zal voor alle materiaal en software aangegeven worden. - Deze algemene offerteaanvraag is samengesteld één lot. - De proefstukken zullen geleverd worden bij de informaticadienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Sainctelettesquare 17, B-1000 Brussel (gedurende de kantooruren). -

Levering en oplevering :

26

De leveringsadressen zijn de volgende : Sainctelettesquare 17, 1000 Brussel Leopold II-laan 178, 1080 Molenbeek Lombardstraat 41, 1000 Brussel (3de, 4de en 5de verdieping) Technologiestraat 1 te 1082 Sint-Agatha-Berchem Rogierlaan 214, 1030 Schaarbeek

B.1.4. Beschrijving van de werkposten

De gevraagde hoeveelheid voor deze opdracht is 250 pc's (werkposten). Â De werkpost zal een computer zijn bestaande uit minimaal volgende configuratie : Small Desktop : Operating system

Microsoft Windows XP Professional SP2

Processor

Intel Pentium D 3,0 GHz Processor 930 of gelijkwaardig

Memory

512 MB uitbreidbaar tot 1Gb

Floppy Drive

1.44 MB Floppy drive

Hard Drive

80 GB Serial ATA

Optical Drive

DVD/cd-rw combo

Mouse

USB optical scroll mouse

Keyboard

PS/2 keyboard (azerty)

Network Adapter

Gigabit Ethernet

Audio

Microphone, stereo in, stereo out

Graphics Controller

64MB equivalent

Dimensions (HxBxD)

Max 11cm x 40 cm x 44 cm

27

Monitor

17 inch TFT resolution 1280x1024

 Beschrijving van de te leveren softwares -

Windows XP Professional SP2 Symantec Norton-Antivirus (Corporate Edition) met updates gedurende 4 jaar

B.1.5.. Verplichte regels voor de apparatuur en programmatuur

Alle materialen en hun afwerking dienen te beantwoorden aan volgende kenmerken : -

nieuw van hoge kwaliteit van een bekend merk en fabrikant standaard op de markt ruim beproefd en verspreid

Alle componenten mogen slechts minimaal te vervuilen en de veiligheidsnormen toepasbaar krachtens de algemeen van kracht zijnde wetgeving en reglementen. Bijvoorbeeld, zij dienen conform te zijn met de Europese richtlijnen en de van kracht zijnde internationale EEG-standaarden, inzake spanning (e.g. 93/68/EEG) en inzake EMC-bescherming (richtlijn EMC 89/336/EEC, ETSI-EMC standaarden).

B.1.6. Algemene voorschriften

B.1.6.1.

Bescherming tegen diverse risico’s

ƒ

Preciseren van de chemische risico’s die het gebruik, het afbreken, of de verbranding van een component kunnen veroorzaken. Geen enkele intoxicatie, vergiftiging mogen voortspruiten uit de verbranding van een component.

ƒ

Verhinderen van de eventuele risico’s die gepaard gaan met de manipulatie of werking van de geïnstalleerde uitrusting.

28

B.1.6.2.

Veiligheid bij de werking van de apparaten

Er mag geen schade optreden : ƒ Als een voeding leeg is. ƒ Bij een overbelasting van het netwerk. ƒ In geval van ontkoppeling of onderbreking van aansluitingskabels tijdens de werking van de installatie.

SECTIE B.2 : ALGEMENE OFFERTE-AANVRAAG

B.2.1. Het voorwerp van onderhavige opdracht

De basisofferte bestaat uit : ƒ Het materiaal, de levering en de installatie van de informatica-apparatuur en de bijbehorende programmatuur. ƒ De georganiseerde implementatie van de uitrusting en het operationeel maken ervan in samenwerking met de hiervoor aangeduide personen. ƒ Zoals vermeld in B.1.1, gaat het over 250 pc's, "Full Omnium". "Full Omnium" betekent dat de onderdelen, uurloon en verplaatsing gratis zijn. ƒ De interventietijd moet minder zijn dan acht uur te rekenen van het moment van de telefonische melding van het probleem, waarbij de oplossing van het probleem wordt gegarandeerd binnen de acht uur na het aanvaarden van de opdracht door de leverancier. ƒ De interventies moeten gebeuren tijdens de kantooruren, te weten tussen 9u en 17u. ƒ De offerte voor de leasing van het materiaal gaat uit van een periode van vier jaar.

Voor de correcte uitvoering van het project wijst de leverancier een verantwoordelijke toe die steeds bereikbaar is tijdens de normale werkuren. De inschrijver preciseert bovendien het aantal personen (technici, helpdesk, beheerder,...) dat wordt toegewezen voor de uitvoering van de opdracht alsook de organisatie en de rol van elkeen.

B.2.2. Implementatieplan

29

B.2.2.1. Algemene principes -

Levering van alle uitrusting direct aansluitbaar op het netwerk.

-

Een master wordt door de Vlaamse Gemeenschapscommissie gemaakt op een demotoestel in samenspraak met de leverancier. De master wordt op een aantal toestellen getest en na kwaliteitscontrole en overleg goedgekeurd door beide partijen. Na dat akkoord wordt de master door de leverancier op de overige toestellen gekopieerd.

-

Mogelijkheid voorzien om het pc-park uit te breiden met een aantal eenheden.

-

De Vlaamse Gemeenschapscommissie neemt het correcte beheer van het netwerk op zich en is dus volledig verantwoordelijk voor elk werkingsgebrek. M.a.w. de VGC levert de actieve eindcomponenten en stopcontacten (RJ45) voor de toegangspunten.

-

Het welslagen van de implementatie veronderstelt een perfecte symbiose tussen 2 ploegen. -

De ploeg van de leverancier

-

Staat in voor de levering van het bestelde materiaal - Staat in voor de verwijdering en afvoer van alle verpakking van het geleverde materiaal. - Staat in voor de aansluiting op het netwerk van de pc's op de gespecificeerde plaatsen.

-

De ploeg van de Vlaamse Gemeenschapscommissie

-

die vooraf alle installatieparameters definieert op basis van een individuele fiche per werkpost die de ploeg van de leverancier begeleidt naar de correcte lokalisatie voor de installatie van de nieuwe uitrusting die bijstand levert of het werk van de leverancier controleert (netwerkparameters, etikettering) die mede het ontvangstbewijs opstelt en voor akkoord verklaart die de eerste manipulaties van de gebruikers op de nieuwe uitrusting coördineert en uitlegt. die het proces-verbaal van voorlopige oplevering opstelt op basis van alle ontvangstbewijzen in onderling akkoord opgesteld.

-

B.2.2.2. Voorbereidende fasen -

uitvoeringsplanning 30

-

-

haalbaarheid- conformiteitstest van de bestelling -

-

Afgesproken en definitieve synthese van de te realiseren installatie Gedetailleerd vastleggen van de te bedekken posten, de bestaande toestand, ... Leveren en ontvangen van zowel de leverancier als de VGC van alle nodige informatie voor het concretiseren van een realistisch tempo.

Controle door de VGC van het gezamenlijke werk met de leverancier voor de correcte werking van de toekomstige werkpost Afstemmen van alle werkomstandigheden t.o.v. de potentiële werkelijke gebruikers. Het geven van het groen licht voor het vervolg van de implementatie

voorbereiding van de leverancier -

Voorbereiding van de werkposten.

B.2.2.3.Realisatie – uitvoering van de « roll out » -

Levering van de apparatuur -

transport en installatie van de apparatuur samenwerking tussen de ploeg van de leverancier en de VGC raming van de gemiddelde tijd die de leverancier nodig heeft voor de uitvoering van zijn taken .

De installatie gebeurt in december 2006. -

kwaliteitscontrole -

-

Gebruikstest van de nieuwe apparatuur Inventoriëren van de gebreken en defecten die zowel de leverancier als de VGC heeft vastgesteld. Samen vervolledigen van het leveringsformulier

voorlopige oplevering -

Na het einde van de installatie Eens de consolidatie van alle leveringsdocumenten is gedaan met intussentijd verhelpen daar waar mogelijk.

31

-

definitieve oplevering -

1 jaar na de laatste voorlopige oplevering

B.2.2.4. Datum van levering en voorlopige oplevering voor de implementatie in VGC In verwijzing naar de voorschriften in het implementatieplan, de uitvoeringsplanningsfase legt de exacte begin en einddatum vast van de implementatie, alsook het dagelijkse ritme volgens een formeel akkoord tussen de leverancier en aanbestedende overheid, na voorafgaande kennisgeving van de implementatie en volgens de doelen en punctuele modaliteiten (plaats van implementatie, rotatie van de leverings- en afhalingsronden, de beschikbaarheid van de ploegen).

32

SECTIE B.3 : WAARBORG B.3.1. Kwaliteitseis

Het materieel en de software moeten vrij zijn van alle fouten te wijten aan slechte fabricage of defecte materialen en moeten overeenstemmen met de functies, specificaties en karakteristieken die in het bijzonder lastenkohier vermeld staan. Zij moeten nieuw zijn. B.3.2. Waarborgperiode

Alle hardwarecomponenten zijn minstens gewaarborgd zoals gespecifieerd in deel B.2.1. Iedere ruimere waarborg moet uitdrukkelijk vermeld worden. Tijdens de waarborgperiode zijn alle onderhouds- en herstellingskosten, alle kosten voor defecten en storingen voor rekening van de leverancier. Dit betreft zowel de kosten voor het vervangen van onderdelen, de personeelskosten en de verplaatsingskosten. De herstellingen dienen te gebeuren volgens de interventiemodaliteiten zoals beschreven in punt B.3.3. Indien de leverancier vóór het verstrijken van de waarborgperiode niet alle herstellingen onder waarborg doorgevoerd heeft, zal de waarborgperiode verlengd worden tot een controle de uitvoering van die herstellingen geconstateerd heeft.

B.3.3. Interventiemodaliteiten

Van zodra defecten of storingen zich voordoen, is de opdrachtgevende overheid verplicht om de leverancier de aard en de omvang hiervan te melden De leverancier of zijn aangestelde is verplicht om ter plaatse te komen binnen de acht werkuren na de aanvraag tot interventie. Indien het defect de hardware of de software tijdelijk of definitief, volledig of deels onbruikbaar maakt, dient de inschrijver binnen de acht werkuren te voorzien in de vervanging, waardoor het door de opdracht voorgeschreven prestatieniveau hersteld wordt.

33

Indien de inschrijver niet onverwijld overgaat tot de herstelling van het systeem, mag de opdrachtgevende overheid het systeem door een derde laten herstellen, op risico's en kosten van de inschrijver. De inschrijver voorziet in de offerte een afdoende en specifieke regeling voor herhaalde defecten aan éénzelfde onderdeel van éénzelfde of meerdere toestellen.

34

SECTIE B.4 : TOEWIJZING VAN DE OPDRACHT

B.4.1. Synthese van de criteria voor het toewijzen van de opdracht (gunningscriteria)

De criteria die gelden voor het toewijzen van de opdracht zullen als volgt gewogen worden: Technische waarde van de offerte:

35 %

Prijs van de offerte:

30 %

Vergelijkende testen :

10%

Technische ondersteuning (hot line) :

10 %

Logistieke waarde :

5%

Uitvoeringsplanning en –termijn :

5%

Waarborg :

5%

.B.4.2. Detail van de criteria voor het toewijzen van de opdracht

De criteria die gelden voor het toewijzen van de opdracht zullen als volgt gewogen worden:

1. Technische waarde van de offerte −

Capaciteit, prestaties en vermogen van de componenten

−

Geschiktheid van de softwareconfiguratie in het licht van de vereisten van de opdracht Geschiktheid van het ontwerp van de componenten in het licht van de vereisten van de opdracht Ergonomie en afwerking

− −

35%

2. Gedetailleerd bedrag van de offerte

30%

35

- Bevattende het geheel van de componenten, met name Ö Ö Ö Ö

PC x geraamde hoeveelheid Software x geraamde hoeveelheid Implementatie per fase : transport, werkuren, … Andere diverse kosten

- De uitdrukkelijke verbintenis vanwege de inschrijver om de opdrachtgevende overheid elke prijsverlaging van de hardware- en softwareproducten die zich tijdens de duur van de opdracht voordoet alsook de geboden kortingen, door te rekenen.

- toegepaste vergelijkingsformule : (1-((x-min)/min)) * 35 waarbij

x = prijs van de onderzochte offerte

min = prijs van de laagste offerte

3. Vergelijkende testen −

10%

Vergelijking in laboratorium, referenties en testen

4. Technische ondersteuning −

Interventietermijn voor de verschillende componenten

−

Modaliteiten voor het aanvragen van interventies

10%

5. Logistieke waarde van de offerte −

5%

De waarde van het plan voor het coördineren van alle betrokkenen bij het project

6. Planning en uitvoeringstermijn

5%

−

De gedetailleerde uitvoeringsplanning (levering, installatie en diverse bijstanden - hulp voor installatie) 7. Waarborg −

Inhoud van de waarborg

36

5%

DEEL C

VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE

37

C.1. Opmerking

De offerte dient op straffe van nietigheid, in overeenstemming te zijn met onderstaand model of elk ander document, conform gecertificeerd, en moet door de inschrijver of diens afgevaardigde ondertekend zijn. Minstens de de prijstabel dient verplichtend afgeleverd te worden op een CD-ROM volgens het model opgenomen in de Excel-tabellen in bijlage. Alle schrappingen, overschrijvingen en aanvullende of wijzigende opgaven, zowel in de offerte als in de bijlagen, die van aard zijn dat zij de essentiële voorwaarden van de overeenkomst kunnen beïnvloeden, dienen eveneens door de inschrijver of diens afgevaardigde ondertekend te zijn.

38

39

C.2. Offertemodel

In te vullen door de inschrijvers: De onderneming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (firmanaam of benaming, vorm, nationaliteit en adres van de maatschappelijke zetel) vertegenwoordigd door ondergetekende . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (naam, voornaam en functie) verbindt zich ertoe, op zijn roerende en onroerende goederen, de prestaties die het voorwerp van dit bestek uitmaken, te verstrekken met inachtneming van de bepalingen en voorwaarden van het bestek VGC/AZ2006.01, tegen betaling van de prijzen (bedragen exclusief BTW) van de posten vermeld in onderstaand model van prijzenopmaak. bevestigt dat hij gecontroleerd heeft dat zijn offerte volledig in overeenstemming is met alle opgaven zoals opgesomd in het bijzonder bestek VGC/AZ2006.01 en neemt hiervoor de volledige verantwoordelijkheid op. verklaart dat alle opgaven die strijdig zijn met het door de aanbestedende overheid voorgeschreven model, ongeldig geacht worden. De inschrijver erkent door het indienen van onderhavige offerte, dat hij zich schikt naar alle administratieve, juridische en technische bepalingen van het bijzonder bestek. De inschrijver verklaart alle verplichtingen zoals die voortvloeien uit de wetgeving op de overheidsopdrachten alsook de bijzondere bepalingen van het bijzonder bestek VGC/AZ2006.01, begrepen te hebben. De opdracht is aan deze bepalingen onderworpen met uitsluiting van enige andere bepaling, in het bijzonder de algemene verkoopvoorwaarden uitgevaardigd door de inschrijver. (door de inschrijver in te vullen, te dateren en te ondertekenen en bij zijn offerte te voegen).

40

MODEL VAN DE PRIJZENOPMAAK + AANVULLENDE INLICHTINGEN (door de leverancier in te vullen, te dateren en te ondertekenen en bij zijn offerte te voegen). N.B.: De opmaak van de posten kan door de inschrijvers aangepast worden naargelang de specifieke componenten die zij voorstellen, op voorwaarde dat de aanbestedende overheid de te betalen prijs ondubbelzinnig en voor elk geval kan aflezen.

a) Prijzen bij aankoop en huur (trimestriële bijdrage, etc) voor een periode van vier jaar De leverancier is verplicht de bijgevoegde Excel tabellen in de prijsofferte in te sluiten.

Beschrijving van de posten

Prijs per eenheid

(kostprijselementen)

in euro(*)

hoeveel heid

Totaal

(in cijfers) Totaal post 1 Totaal post 2 Totaal post N TOTALE NETTO PRIJS EXCL. BTW

41

(*) De opgegeven prijs moet globaal zijn (dit wil zeggen alle kosten en lasten inbegrepen) en exclusief BTW.

Leveringsadres: -

Hoofdstedelijke Openbare Bibliotheek, Muntplein 6A,

B 1000 Brussel

b) Aanvullende inlichtingen Te verstrekken indien nog niet beschreven in de prijzentabel. 1. Technische inlichtingen Op te stellen volgens de specificaties. -… -… -… 2. Referenties voor het voorgestelde product 3. Waarborgtermijn 4. Leveringstermijn 5. Herstellingen en reparaties Indien hij ze kan verstrekken, dient de inschrijver de kostprijs op te geven voor herstelling en reparatie van de voorgestelde producten, hetzij in zijn lokalen, hetzij in de lokalen aangeduid door het Vlaamse Gemeenschapscommissie, beperkt tot het territorium van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest

42

6. Prijzen van de accessoires, uitbreidingen en onderdelen Op te stellen volgens de specificaties. -… -… -… 7. Beveiligingssystemen Op te stellen volgens de specificaties. -… -… -…

43

C.3 Te verstrekken inlichtingen: 1. R.S.Z.-inschrijving(en) nr(s).: ................................................................................................. 2. B.T.W.-nr(s). (alleen in België): ................................................................................................. 3. Rekeningnummer voor de betalingen. 4. De geschikte certificaten, attesten en/of verklaringen, die geëist worden overeenkomstig art. 43 van het genoemde K.B. van 08.01.1996 (cf. punt A.1.14.1 paragraaf 1). 5. Informatie over de financiële en economische draagkracht, die geëist wordt overeenkomstig art. 44 van het genoemde K.B. van 08.01.1996 (cf. punt A.1.14.1 paragraaf 2). 6. Informatie over de technische draagkracht van de inschrijver, die geëist wordt overeenkomstig art. 45 van het genoemde K.B. van 08.01.1996 (cf. punt A.1.14.1 paragraaf 3). De betalingen dienen uitgevoerd te worden op rekening nr. . . . . . . . . . . . . . . van ondergetekende;

of: De aanbestedende overheid kwijt zich op gegronde wijze van zijn schuld door het storten van de verschuldigde som op rekening nr. . . . . . . . . . . . . . . . van (bank of particulier): . . . . . . . . . . . . . . . . . Opgemaakt te . . . . . . . . . . . . . . . . . , op . . . . . . . . . . . . 19. . . DE INSCHRIJVER (1)

44

(1) Betreffende de offertes ingediend door een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid, zie art. 93 van het koninklijk besluit van 08.01.1996. Voor de offertes ingediend door de mandatarissen, zie art. 94 van het koninklijk besluit van 08.01.1996.

Gezien om gevoegd te worden bij het collegebesluit nr. 06/258 van 15 juni 2006 houdende het uitschrijven van een algemene offerteaanvraag voor de vernieuwing van het pc-park van de administratie. De Collegeleden,

Brigitte GROUWELS

Pascal SMET

Guy VANHENGEL

45