Chapter 6
Cost benefit analysis Dosen: Arrianto Mukti Wibowo, M.Sc. Sumber: “Effective Measurment & management of IT Costs & Benefits”, Dan Remenyi, et.al., Butterworth-Heinemann, Oxford, 1995
Berbagai biaya (cost) 1. Direct cost software dan hardware yang dibeli atau disewa 2. Biaya telekomunikasi 3. Support & maintenance (baik in-house ataupun vendor) 4. Barang habis pakai: disket, tinta, toner, dsb. 5. Aksesori: furniture komputer, uninteruptible power supply, kabel 6. Biaya akses hardware dan software (kalau ada) 7. Biaya untuk perencanaan sistem informasi 8. Gaji, ongkos rekrutmen dan ongkos training pegawai sistem informasi 9. Biaya training untuk pengguna sistem 10. Waktu yang dipergunakan oleh pengguna sistem (pegawai lain) untuk turut membantu membangun sistem informasi 11. Waktu yang dipergunakan oleh pengguna sistem (pegawai lain) untuk belajar menggunakan sistem informasi 12. Modifikasi ruangan / facility untuk sistem baru 13. Biaya saat transisi: rewrite software, setup system, migrasi data, dsb. 14. Biaya instalasi sistem 15. Insentif kepada user agar mau menggunakan sistem baru (benar-benar terjadi…!) 16. Biaya asuransi 17. Biaya backup 18. Biaya pembuatan dokumentasi & perbaikannya (kalau ada) 19. Biaya upgrade software & hardware 20. Biaya akibat lambatnya implementasi 21. Biaya muncul akibat perencanaan yang buruk 22. Cost of failure jika ternyata sistem tidak dapat bekerja sebagaimana semestinya 23. Tidak bersedianya user (pemakai) untuk menggunakan sistem yang baru Hard cost: cukup kelihatan bahwa biaya tersebut bisa dikaitkan pada investasi IT. Misalnya: - pembelian hardware & software - biaya konsultan - biaya staf IT - modifikasi fasilitas/ruangan Soft cost: dapat diperdebatkan apakah bisa dikaitkan ke investasi IT atau tidak. Misalnya: - learning time dari pegawai lain sebagai pengguna
1
Dari waktu ke waktu, ternyata soft cost makin meningkat!
Cost benefit analysis Yakni: proses membandingkan biaya untuk implementasi sistem informasi dengan keuntungan yang didapatkan perusahaan dari sistem informasi itu. Agar mudah dilihat perbedaannya, bisa dengan selisih jika tidak menggunakan sistem informasi yang baru itu (marginal). Perhatikan bahwa bukan saja benefit yang sulit diestimasikan, tetapi cost juga. Karena itu, cost harus benar-benar diperhatikan juga. Di bawah ini dijelaskan berbagai cara yang penting.
Cost Displacement Ada biaya yang berkurang. Biasanya terjadi pada proses yang sifatnya sekedar mengotomatisasikan, bukan yang sifatnya value-added. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam teknik cost displacement: 1. Daftarkan jenis pekerjaan (proses bisnis) yang akan terpengaruh oleh sistem baru 2. Daftarkan pegawai yang pekerjaannya akan berubah 3. Daftarkan para manager yang akan terpengaruh 4. Daftarkan pera pegawai yang tidak akan lagi dibutuhkan saat sistem yang baru telah beroperasi 5. Rencanakan pengalihan tugas pegawai 6. Daftarkan fasilitas/ruangan kantor yang terkurangi akibat pengurangan staf 7. Lihat apakah divisi lain memerlukan ruangan kantor 8. Lihat mengenai rencana penyewaan kantor di masa depan, apakah perlu pengurangan…? 9. Jadual & pengukuran
2
Figure 6.2, Using IT to automate clerical jobs Investment cost PC, LAN Aplikasi Instalasi Total
$185 $98 $32 $315
Monthly on-going cost Staffing, plus support Maintenance Umum Amortiasasion Total
$9 $20 $8 $8 $45
Monthly benefits Reduction of clerical salary Reduction of supervisor salary Reduction in other staff cost Office space released Other office espense saved Total
$42 $8 $4 $2 $1 $57
Improvement per mo
$12
Annual net benefits
$144
ROI Payback
46% 2.1
Figure 6.4, Using IT to automate clerical jobs: 3 years Investment cost PC, LAN Aplikasi Instalasi Total Monthly on-going cost Staffing, plus support Maintenance Umum Amortiasasion Total
$185 $98 $32 $315 Year 1 $9 $20 $8 $8 $45
Year 2 10 22 9 9 $50
Year 3 $11 $24 $10 $10 $55
Monthly benefits Reduction of clerical salary Reduction of supervisor salary Reduction in other staff cost Office space released Other office espense saved Total
$42 $8 $4 $2 $1 $57
46 9 4 2 1 $62
51 10 5 2 1 $69
Improvement per mo
$12
$12
$14
Annual net benefits
$144
$144
$168
ROI Payback
46% 2.1
46%
53%
Cost of capital
20%
Discounted annual net benefit Cumulative benefit Discounted payback
$120 $120 3
$107 $227
$96 $323
3
Cost Avoidance Mirip dengan cost displacement, dan juga sama-sama kurang berarti dibandingkan sistem yang memberikan “nilai tambah”, artinya hanya relevan dalam otomatisasi sistem informasi. Langkah-langkah yang dilakukan: 1. Membuat prediksi mengenai kebutuhan staf dan sumber daya di masa depan 2. Daftarkan jenis pekerjaan apa yang terkait dengan staf dan sumber daya itu. 3. Daftarkan jenis pekerjaan apa yang bisa tidak diperlukan lagi di masa depan dengan adanya sistem informasi yang baru. 4. Jadual & pengukuran Figute 6.6, Using IT to avoid additional costs Investment cost PC, LAN Aplikasi Instalasi Total
432 187 220 839
Monthly on-going cost Staffing, plus support Maintenance Umum Amortiasasion Total
34 65 12 23 134
Monthly benefits Clerical staff not req Management staff not req Accomodations not req Other cost avoided Total
120 7 15 3 145
Improvement per mo
11
Annual net benefits
132
ROI Payback
16% 6.3
4
Decision Analysis Berusaha mengevaluasi keuntungan berdasarkan: better decision berdasarakan better information, dan better performance berdasarkan better decision. Information Decisions Actions Results Aktifitas lebih terkoordinasi, terkontrol dan terpantau diharapkan akan memberikan hasil yang lebih baik. Sebagai contoh, jika kita mendapatkan informasi mengenai pola pembelian customer kita, mungkin kita bisa mem-BPR-kan proses di gudang, sehingga dapat mereduksi inventori. Demikian pula jika kita tahu pola pembayaran tagihan oleh pelanggan, maka kita mungkin bisa merancang sistem penagihan baru yang lebih tepat (misalnya autodebet), sehingga pembayaran bisa lebih cepat. Langkah-langkah yang harus dilakukan: 1. Alasan-alasan mengapa aplikasi komputer akan memberikan keuntungan 2. Penjelasan bagaimana keuntungan ini dapat direalisasikan 3. Rincian kinerja saat ini (relatif terhadap keuntungan yang mungkin didapatkan) 4. Perbedaan situasi dengan adanya aplikasi baru 5. Jadual dan pengukuran Figure 6.9, The decision analysis approach: Using IT to improve performance through more information Investment cost PC, LAN Aplikasi Instalasi Total
876 89 23 988
Monthly on-going cost Staffing, plus support Maintenance Umum Amortiasasion Total
5 88 11 27 131
Monthly benefits Reduction in bad debts Interest earnt by faster receipts Reduction in obsolete inventories Increased sales due to better availability Total
14 8 43 111 176
Improvement per mo
45
Annual net benefits
540
ROI Payback
55% 1.8 year
5
Impact or Time-Release Analysis Waktu yang berhasil dihemat, dipergunakan untuk melakukan pekerjaan lain / tambahan. Langkah-langkah yang dapat dilakukan: 1. Alasan-alasan mengapa aplikasi komputer akan memberikan keuntungan 2. Penjelasan bagaimana keuntungan ini dapat direalisasikan 3. Rincian kinerja saat ini (relatif terhadap keuntungan yang mungkin didapatkan) 4. Perbedaan situasi dengan adanya aplikasi baru 5. Perkirakan pekerjaan apa yang dapat ditingkatkan volume aktifitasnya Figure 6.11, Impact / time-release analysis approach, Using IT to improve salesman productivity Investment cost for 5 system PC, cellular modem & peripherals Aplikasi Instalasi Total Monthly on-going cost Staffing, plus support Komunikasi Maintenance Umum Amortiasasion Total Monthly benefits Avg num of sales calls / day Avg val of sales / call Reduction avg sales call 35 to 15 min Reduction time for daily form filling 60 to 10 min Total time release
$30.0 $23.0 $75.0 $128.0
$4.0 $6.0 $3.0 $2.0 $12.0 $27.0
6 $1.5 20 min 50 min 170 min
Avg travel time req between sales calls Therefor it provides opportunity for Resulting additional revenue Net profit (%) per sales calls Daily benefit from 5 systems Monthly benefit from 5 systems Monthly benefit
25 min 3 more calls / day $4.5 7.5% $1.7 $33.8 $6.7
Annual net benefit
$81.0
ROI
63%
6
Nominal Break Even Analysis Cara ini mengharuskan para pengambil keputusan untuk menentukan secara subjektif berapa sebenarnya nilai dari intangible benefit. Hal ini disebabkan karena memang relatif lebih sulit menghitung nilai uang intangible benefit dibandingkan tangible benefit. Figure 6.13, The Nominal Break Even Analysis Approach, Using IT to improve office worker’s productivity Investment cost for 5 system PC, cellular modem & peripherals Aplikasi Instalasi Total Monthly on-going cost Staffing, plus support Komunikasi Maintenance Umum Amortiasasion Total
$205 $45 $59 $309
$5 $2 $3 $1 $4 $15
Monthly benefits Improvement in secretarial efficiency Figure work improvements Better presentation of proposals and reports Better communications through e-mail Better administration with database Total
$4 $5 $4 $3 $2 18
Monthly benefit
$3
Annual net benefit ROI
$36.0 12%
7
Analisis Pasca Implementasi Harus dilakukan ex-post audit untuk mengetahui apakah keuntungan memang benar-benar didapatkan dari investasi TI tersebut! Figure 6.15. Ex-post cost benefit analysis, Using IT to automate clerical jobs Budget
Actual
Varian
$185 $98 $32 $315
$196 $120 $38 $354
$11 $22 $6 $39
Monthly on-going cost Staffing, plus support Maintenance Umum Amortiasasion Total
$9 $20 $8 $8 $45
$6 $18 $9 $9 $42
-$3 -$2 $1 $1 -$3
Monthly benefits Reduction of clerical salary Reduction of supervisor salary Reduction in other staff cost Office space released Other office espense saved Total
$42 $8 $4 $2 $1 $57
$40 $9 $5 $2 $1 $57
-$2 $1 $1 $0 $0 $0
Improvement per mo
$12
$15
$3
Annual net benefits
$144
$180
$36
ROI
46%
51%
5%
Investment cost PC, LAN Aplikasi Instalasi Total
8
Evaluasi intangible asset Ada 2 cara untuk mengevaluasinya: 1. Negosiasi benefit Misalnya untuk sebuah laporan strategik, manager yang membutuhkan laporan itu ditanya secara berulang: mau bayar $10? ya. $10.000? tidak. $5005 = (10+10.000)/2? tidak, dan seterusnya… 2. Imputation Diperkirakan berapa sebenarnya nilai dari keuntungan intangible, dengan cara menghitung “berapa sebenarnya hal itu bernilai jika ingin untung”. Figure 6.16, Analysis of intangible benefits, Using IT to improve selection fo appropriate consulants Investment costs Hardware Software Costs Total
15 8 6 29
Monthly on-going costs Staffing Maintenance General Amortisation Total
1 0.2 0.2 0.1 1.5
Monthly benefits Senior management time Clerical time Better proposals? Better consulting work? Total Firm's cost of capital Annual spending
1 0.5 3.0
36
4.5 25% 47 Year 0 -29
Year 1
Year 1
-18 54 Cashflow Discount factor Discounted cashflow
-29 1 -29
36 0.80 29
0
9
Transformate Analysis Hal ini paling susah dilakukan karena berkaitan dengan masalah keunggulan kompetitif, market share dan new product development (yang sebenarnya membuat market baru). Beberapa kata-kata penting misalnya, “kalau kita tidak pakai teknologi informasi, maka kita mustahil menang dalam berbisnis”, menunjukkan betapa pentingnya peranan TI dalam bisnis, sehingga kadang-kadang proposal investasinya lebih banyak “kata-kata” ketimbang “angka”. Figure 6.18, A cost benefit analysis for a transformate proposal Investment costs Hardware Software Costs Total
1987 765 411 3163
Monthly on-going costs Staffing Maintenance General Amortisation Total
340 172 38 645 1195
Annual benefits Sales Cost of sale Net profit Tax Other benefits After tax profit Firm's cost of capital Tax rate
Investment Annual costs Annual benefits Annual cashflow Discount factor Discounted cashflow
Year 0
Year 1 997 1444 -447 0 645 198
Year 2 2998 1945 1053 347 670 1376
Year 3 3421 2050 1371 452 788 1707
Year 4 6675 2864 3811 1258 915 3468
Total
Year 1
Year 2
Year 3
Year 4
Total
-1195 198 -997 0.8 -798
-1195 1376 181 0.64 116
-1195 1707 512 0.512 262
-1195 3468 2273 0.4096 931
511
25% 33% Year 0 -3163
-3163
10
Ex-Post Investment Evaluation Berdasarkan data-data dari akunting, kita bisa lihat keuntungan apa saja yang didapatkan dengan adanya investasi TI. Figure 6.19, Cost avoidance ex-post evaluation, Using IT to Improve clerical throughput Situation before computerisation Invoice throughput per month No. of clerkcs No. of supervisors Office space cost Monthly computer cost Salary: clerk Salary: supervisor
35700 11 1 1000 1950 750 950
Total cost of the function Cost per invoice
12150 0.34
Situation after computerisation Invoice throughput per month No. of clerkcs No. of supervisors Office space cost Monthly computer cost Salary: clerk Salary: supervisor
55500 12 1 1000 2950 850 1100
Total cost of the function Cost per invoice Cost saving
15250 0.27 0.07
Total savings from the system Increase in throughput Savings per invoice Savings / mo Annual savings
19800 0.07 3639 43664
11
Stochastic Calculation Berkaitan dengan masalah ketidakpastian dan resiko. Kita harus bisa mengidentifikasi resiko-resiko apa saja yang mungkin mempengaruhi investasi. Bisa dilakukan dengan cara (bisa dipergunakan secara komplementer): - group brainstorming - expert judgement - assumption analysis: melakukan kritik mendalam terhadap asumsi-asumsi angka-angka yang diletakkan dalam budget investasi Variabilitas dari setiap faktor kemudian dicatat. Setelah itu, dapat dibuat risk analysis input form Input details IT Investment IT cost 1 IT cost 2 IT benefit 1 IT benefit 2 IT benefit 3 Interest rate
Maximum 90000 5000 3000 15000 70000 40000 15%
Minimum 120000 7000 5000 10000 60000 35000 20%
Hasilnya adalah NPV, IRR dan payback period maximum dan minumum!
12
Pertanyaan pamungkas “Apakah benefit yang didapatkan dari valuasi TI benar-benar layak dilakukan?” Bagi yang menjawab tidak: “IT adalah komponen vital dari perusahaan, tanpa IT, perusahaan tidak akan berjalan nomal!”. Jadi IT tidak perlu dihitung dengan cost benefit analysis. Bagi yang menjawab ya: “Investasi IT tetap merupakan pengeluaran yang besar, sehingga harus juga ada justifikasi finansial”.
13
