Specifieke Voorwaarden Deelname Auto Importeurs De bepalingen waaronder aan AutoRAI 2013 (hierna te noemen: het Evenement) kan worden deelgenomen door auto-importeurs, zijn vastgelegd in de Specifieke Voorwaarden (met inbegrip van later te verzenden Aanvullende Specifieke Voorwaarden) alsmede in de Algemene Voorwaarden Deelname Evenement (hierna te noemen: Algemene Voorwaarden). Organisatie Het Evenement wordt georganiseerd door Amsterdam RAI B.V. (hierna en in de Algemene Voorwaarden te noemen: ‘de Organisatoren’). Het correspondentieadres is: Amsterdam RAI – Projectteam AutoRAI 2013 Postbus 77777, 1070 MS AMSTERDAM T: 020 - 549 12 12, F: 020 - 549 18 89 E:
[email protected], W: www.autorai.nl Tentoonstellingscomité Het Tentoonstellingscomité bestaat uit vertegenwoordigers van de Organisatoren en uitgenodigde leden. Het Tentoonstellingscomité behoudt zich het recht voor producten te beoordelen en te weigeren welke niet in overeenstemming zijn met het Expositieprogramma zoals hieronder beschreven. In geval van twijfel is het raadzaam om advies van de Organisatoren in te winnen vóór de inschrijving. Het Tentoonstellingscomité behoudt te allen tijden het recht tot herziening van de aanvaarding van de producten. Beoordelingscommissie De Beoordelingscommissie bestaat uit vertegenwoordigers van RAI Vereniging en de Organisatoren. Plaats en tijdstip Het Evenement wordt gehouden in de hallen van het Amsterdam RAI Convention Centre (hierna te noemen: Convention Centre) aan het Europaplein te Amsterdam van dinsdag 2 april t/m zondag 14 april 2013. Openingstijden Het Evenement is voor bezoekers geopend: Dinsdag 2 april Persochtend: Vakmiddag: Opening: Exclusive Preview: Publieksdagen Weekdagen: 3, 4, 5 en 8 t/m 12 april Weekenddagen: 6,7, 13 en 14 april
08.00-14.00 14.00-18.00 19.00-20.00 20.00-24.00
uur uur uur uur
11.00-22.00 uur 10.00-17.00 uur
Voor deelnemers is het Convention Centre dagelijks geopend van 2 uur vóór openingstijd tot 2 uur na sluitingstijd van het Evenement. Opbouw Voor het opbouwen en inrichten van stands, alsmede het binnenbrengen van goederen is het Convention Centre beschikbaar van zaterdag 23 maart t/m vrijdag 29 maart 2013 van 08.00-22.00 uur en zaterdag 30 maart t/m maandag 1 april 2013 van 08.00-17.00 uur (Let op: Pasen valt op 31 maart en 1 april). Deelnemers die gebruik maken van het Blocks Concept© krijgen persoonlijk bericht over het tijdstip voor het inrichten van hun stand en het binnenbrengen van goederen. Standoplevering is maandag 1 april 2013 om 17.00 uur. Afbouw Het verwijderen van goederen, alsmede het demonteren van de stands, dient te geschieden op zondag 14 april 2013 van 18.30 – 22.00 uur en maandag 15 t/m donderdag 18 april van 08.00 – 22.00 uur. Deelnemers die gebruik maken van het Blocks Concept©, dienen hun stand op zondag 14 april 2013 van 18.30 – 22.00 uur en op maandag 15 april 2013 van 08.00-17.00 uur te ontruimen. Alle deelnemers dienen hun waardevolle spullen van hun stand te verwijderen op zondag 14 april 2013 van 18.30 – 22.00 uur. Toegang & Parkeren Bestellingen van uitnodigingskaarten voor de publieksdagen, kaarten voor de Vakmiddag, kaarten voor de Exclusive Preview alsmede parkeerkaarten kunnen de deelnemers tegen betaling doen in de Webshop (Amsterdam RAI Exhibitor Services). Prijsstelling van bovenstaande kaarten wordt in een later stadium gecommuniceerd. Expositieprogramma Op het Evenement kunnen uitsluitend goederen en diensten worden tentoongesteld, welke naar het inzicht Pagina 5 van 14 Paraaf: AutoRAI 2013 Inschrijvingsformulier auto importeurs
van de Organisatoren in overeenstemming zijn met het doel van het Evenement om het publiek een zo gevarieerd mogelijk overzicht te bieden van het actuele aanbod in binnen- en buitenland van producten en diensten op het gebied van personenauto’s, namelijk: a. personenauto’s volgens de categorie M1 van EU-richtlijn 70/156/EEG, niet zijnde ambulances, lijkauto’s en kampeerauto’s; b. onderdelen en toebehoren van eerdergenoemde categorie van personenauto’s; c. inzendingen, die met de industrie of handel van de onder a. en b. genoemde goederen, of met het deelnemen aan het verkeer met de onder a. genoemde voertuigen in verband staan; d. niet toegelaten zijn gebruikte dan wel ‘rebuilt’-goederen alsmede inzendingen die met de handel in c.q. het gebruik van dergelijke goederen verband houden. Eén en ander ter beoordeling van het Tentoonstellingscomité. Deelnemers Deelnemers kunnen zijn fabrikanten, importeurs, dan wel officiële vertegenwoordigers voor Nederland van de in het Expositieprogramma beschreven producten en diensten. Inschrijvingen van ondernemingen die geen lid zijn van RAI Vereniging, maar uit hoofde van het door hen uitgeoefend bedrijf in aanmerking komen voor lidmaatschap van RAI Vereniging, worden in beginsel niet aanvaard. Eén en ander ter beoordeling van de Organisatoren. De Organisatoren behouden zich te allen tijde het recht voor deelnemers te weigeren, zonder daarover verantwoording te hoeven afleggen. Demonstraties Speciale activiteiten op stands, zoals bijvoorbeeld productpresentaties, optredens en shows, kunnen uitsluitend worden toegestaan indien hiertoe schriftelijk, uiterlijk 30 dagen vóór aanvang van de eerste opbouwdag, toestemming is gevraagd aan en schriftelijk is verkregen van de Organisatoren. Aan het verlenen van toestemming wordt onder andere de voorwaarde verbonden dat de activiteit zodanig gesitueerd moet zijn dat de geïnteresseerde bezoekers niet in het gangpad moeten (gaan) staan. Inschrijvingskosten De inschrijvingskosten bedragen € 495,00 excl. BTW. Dit bedrag wordt in rekening gebracht in aanvulling op de standhuur. Bij eventuele annulering wordt dit inschrijvingsgeld niet gerestitueerd (met uitzondering van annuleringen vóór 1 oktober 2012 door deelnemers die lid zijn van RAI Vereniging die zich vóór 15 juli 2012 hebben ingeschreven zoals omschreven in rubriek “Annulering” van deze voorwaarden). Voor het overige gelden de bepalingen over ‘Annulering’ in de Algemene Voorwaarden. Bij deze inschrijvingskosten zit inbegrepen: toegang tot de Online Exhibitor Portal, de mogelijkheid tot het presenteren van persdocumentatie in de perskamer, de mogelijkheid tot gebruik van verschillende aanbiedingen van preferred suppliers en opname in de deelnemerslijsten voor de media, op de website en op de officiële AutoRAI 2013 plattegrond. Standhuur en standgrootte De standhuur per vierkante meter vloeroppervlakte, onbebouwd, bedoeld in Artikel 7 van de Algemene Voorwaarden, bedraagt € 95,00 per m² (excl. BTW en excl. (Casco) standbouw) voor leden van RAI Vereniging. De standhuur voor niet-leden van RAI Vereniging bedraagt € 125,00 per m² (excl. BTW en excl. (Casco) standbouw). Voor deelnemers die inschrijven voor het Evenement vóór 15 juli 2012, geldt een vroegboek tarief van € 85,00 per m² (excl. BTW en excl. (Casco) standbouw) voor leden van RAI Vereniging. Het vroegboek tarief voor standhuur voor niet-leden van RAI Vereniging bedraagt € 115,00 per m² (excl. BTW en excl. (Casco) standbouw). Het aantal af te nemen vierkante meters standruimte is voor elke deelnemer gebonden aan een maximum. De maximaal af te nemen vierkante meters per deelnemer zijn gebaseerd op het gemiddelde aantal aan de deelnemer toegewezen vierkante meters standruimte van de edities AutoRAI 2007 en AutoRAI 2009. Indien een partij in één van deze vorige edities niet heeft deelgenomen, dan wordt de enige inschrijving als gemiddelde gezien. Voor partijen die aan beide van deze vorige edities niet hebben deelgenomen, wordt door de Organisatoren in overleg met de deelnemer de maximale standgrootte voor AutoRAI 2013 bepaald. Concept cars / (Wereld)primeurs Definitie concept car: een concept car is een studiemodel, dat niet gebaseerd is op een productiemodel, waarvan slechts enkele stuks bestaan en dat niet/nog niet te koop is. Per getoonde concept car ontvangt de deelnemer een korting van 40 m² standhuur op zijn totaal aantal toegewezen m². Deze korting zal worden verrekend in de 2e voorschotnota. Mocht na het verzenden van de 2e voorschotnota het aantal getoonde concept cars nog wijzigen dan zal dit kortingsverschil na het Evenement verrekend worden Definitie wereldprimeur: een nieuw of vernieuwd model, dat nog niet geïntroduceerd is op de internationale markt. De auto is echter wel productieklaar en (binnenkort) te bestellen. Per getoonde wereldprimeur ontvangt de deelnemer een korting van 40 m² standhuur op zijn totaal aantal toegewezen m². Deze korting zal worden verrekend in de 2e voorschotnota. Mocht na het verzenden van de 2e Pagina 6 van 14 Paraaf: AutoRAI 2013 Inschrijvingsformulier auto importeurs
voorschotnota het aantal getoonde wereldprimeurs nog wijzigen dan zal dit kortingsverschil na het Evenement verrekend worden. Standbouw De in de rubriek Standhuur vermelde bedragen zijn excl. standbouw. Standbouw Casco De kosten van standbouw Casco bedragen € 73,00 per m² (excl. BTW en excl. standhuur). Inhoud Casco: • Verhoogde vloerconstructie (5 cm hoog) exclusief bedekking maar inclusief randafwerking, montage & demontage. • Basistrussconstructie inclusief verlichting, motortakels, bekabeling, montage & demontage. • Belichting auto’s; o gemiddeld 8 lampen per auto; o per wereldprimeur/concept car 4 extra lampen of het plaatsen van een introductiekit zonder verlichtingsbeperkingen. • Hoofdelektra-aansluiting inclusief verbruik (aansluiting ten behoeve van belichting auto’s en stand en voor maximaal acht wandcontactdozen) en continue stroom inclusief verbruik (ten behoeve van verlichting auto’s en bijvoorbeeld koelkast). Niet inbegrepen zijn: wandcontactdozen, bekabeling en converters. De hoeveelheid KW wordt bepaald op basis van standgrootte. Als het elektraverbruik is gerelateerd aan items anders dan hierboven vermeld, zullen deze kosten in rekening worden gebracht. • Halverduistering Het is niet toegestaan om zonder schriftelijke toestemming van de Organisatoren eigen en/of aangepaste standbouw binnen het standbouw Cascopakket toe te passen waarbij de uitgangspunten van het standbouw Cascopakket worden aangetast. Blocks Concept© Als aanvulling op het standbouw Cascopakket kunnen de deelnemers gebruik maken van het Blocks Concept© à € 155,00 per m² (excl. BTW en excl. standhuur). Inhoud Blocks Concept©: • Tapijt • 1 Balie • 3 Communicatiewanden (incl. 1 graphic per wand) • Elektra (3KW), wcd’s & bekabeling • Back office (keuken / berging / kantoor / lounge) afhankelijk van standgrootte • Beprint achterdoek incl. afwerking • Meubilair (keuze uit assortiment) • Montage, demontage en transporten; • Één keer standontwerp Blocks Concept© (zie verder onder rubriek “Procedure standbouw”); • Grafisch design, projectmanagement en DTP. Per deelnemer zijn het definitieve aantal bovengenoemde elementen en de combinaties hiervan afhankelijk van de afgenomen standgrootte en worden nader bepaald tijdens het intakegesprek met de Organisatoren. Zie verder onder het rubriek “Procedure standbouw”. Het is niet toegestaan om zonder schriftelijke toestemming van de Organisatoren eigen en/of aangepaste standbouw toe te passen binnen het Blocks Concept© waarbij de uitgangspunten van het Blocks Concept© worden aangetast. Alle eigendomsrechten in relatie tot het Blocks Concept© en de Blocks Concept© materialen berusten bij Amsterdam RAI. De deelnemers zullen de intellectuele eigendomsrechten van Amsterdam RAI volledig respecteren. Indien een deelnemer voor andere activiteiten dan de AutoRAI 2013 gebruik wil maken van de ontwikkelde Blocks Concept © stand materialen dan bestaat daarvoor in beginsel de mogelijkheid, op voorwaarde dat partijen daarover duidelijk schriftelijk afspraak hebben gemaakt. Met dien verstande dat toestemming vanuit Amsterdam RAI nooit gegeven zal worden voor gebruikmaking van de Blocks Concept© stand materialen bij andere (internationale) automotive beurzen. De deelnemer heeft de mogelijkheid om zijn Blocks Concept© standbouw uit te breiden met: • eigen losse elementen ten behoeve van de standinrichting en/of • een bestelling te plaatsen voor één of meerdere elementen van onderstaande Menukaart. In alle gevallen geldt dat de uitgangspunten van het Casco en het Blocks Concept© gerespecteerd dienen te worden, een en ander ter beoordeling van de Organisatoren.
Pagina 7 van 14 Paraaf: AutoRAI 2013 Inschrijvingsformulier auto importeurs
Inhoud Menukaart: • LCD/Plasma TV • LED wall/projectie De volgende restricties zijn van toepassing: o Stands ≤ 750 m²: LED wall/projectie toegestaan tot een oppervlakte van 20 m² (alle formaten mogelijk, mits de totaal toegestane oppervlakte niet overschreden wordt). o Stands > 750 m²: LED wall/projectie toegestaan tot een oppervlakte van 30 m² (alle formaten mogelijk, mits de totaal toegestane oppervlakte niet overschreden wordt). o LED walls/projecties mogen nooit in conflict zijn met omringende stands en/of standbouwvoorschriften. Een en ander ter beoordeling van de organisatie. • Geluid / Muziek op stand • Draaiplateau • Gobo/logo projectie • Aangepaste kleur van verlichting • Lightbox met verwisselbare prints • Afgespannen plafond (zwart/wit doek) • Upgrade vloerbekleding (vb. laminaat) • Verschillende kleurvlakken in de vloer • Uitbreiding van graphics/prints • Upgrading meubilair • Hekwerk • Groendecoratie • Internet • Lead Generation De Menukaart bestaat uit tailor made items. De Menukaart items zijn primair voor partijen die deelnemen aan het Blocks Concept©, echter deelnemers met vrije bouw kunnen deze items ook bestellen. De bovengenoemde begrenzingen gelden voor alle deelnemers aan AutoRAI 2013. Eigen standbouw Deelnemers, die geen gebruik maken van het Blocks Concept©, dienen ervoor zorg te dragen dat de stand aan de standvoorschriften AutoRAI 2013 voldoet. Deze standvoorschriften worden door de Organisatoren aan elke deelnemer toegestuurd middels de Aanvullende Specifieke Voorwaarden Deelname AutoRAI 2013. Extra aandacht verdienen de volgende voorschriften: • Etagebouw is niet toegestaan; • Elke deelnemer is gehouden aan de eerder genoemde maximale standgrootte; • Deelnemers waarvan het gemiddelde aantal toegewezen vierkante meters standruimte van de edities AutoRAI 2007 en AutoRAI 2009 550 m² of meer bedraagt, zijn verplicht het hieronder vastgesteld allin Cateringpakket af te nemen. Dit alles zoals besproken in de rubriek “Standhuur en standgrootte”. • Voor deelnemers waarvan het gemiddelde aantal toegewezen vierkante meters standruimte van de edities AutoRAI 2007 en AutoRAI 2009 minder dan 550 m² bedraagt, is het afnemen van het all-in Cateringpakket facultatief. Dit alles zoals besproken in de rubriek “Standhuur en standgrootte”. • Voorschriften met betrekking tot LED walls/projecties: o Stands ≤ 750 m²: LED wall/projectie toegestaan tot een oppervlakte van 20 m² (alle formaten mogelijk, mits de totaal toegestane oppervlakte niet overschreden wordt). o Stands > 750 m²: LED wall/projectie toegestaan tot een oppervlakte van 30 m² (alle formaten mogelijk, mits de totaal toegestane oppervlakte niet overschreden wordt). o LED walls/projecties mogen nooit in conflict zijn met omringende stands en/of standbouwvoorschriften. Een en ander ter beoordeling van de organisatie. Procedure standbouw Op basis van ingeschreven m² zullen de Organisatoren een standindeling maken van AutoRAI 2013. Er wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de wensen van de deelnemers m.b.t. het aantal m² en de voorkeur voor standafmetingen en -locatie. De Organisatoren kunnen echter niet garanderen dat aan alle wensen voldaan zal worden. Alle deelnemers aan het Evenement dienen vóór 1 januari 2013 een standontwerp inclusief verlichtingsplan op te stellen en dit ter goedkeuring voor te leggen aan de Organisatoren. Goedkeuring geschiedt schriftelijk door de organisatoren in samenspraak met de Beoordelingscommissie. De Organisatoren doen een dringend beroep aan alle deelnemers om zeer kritisch te blijven ten aanzien van de te maken kosten van standbouw. Na inschrijving volgt voor elke deelnemer een intakegesprek met de Organisatoren. De inhoud van dit gesprek hangt af van de afgenomen standbouwpakketten. Deelnemers met volledige vrije bouw Deze deelnemers dienen hun standontwerp inclusief verlichtingsplan vóór 1 januari 2013 ter goedkeuring aan de Organisatoren toe te zenden. Goedkeuring geschiedt schriftelijk door de de Organisatoren. Deelnemers standbouw Casco met vrije bouw In het intakegesprek worden alle zaken besproken ten behoeve van de integratie van de eigen bouw in combinatie met het standbouw casco dat door de Organisatoren geplaatst zal worden. Deze deelnemers Pagina 8 van 14 Paraaf: AutoRAI 2013 Inschrijvingsformulier auto importeurs
dienen hun standontwerp inclusief verlichtingsplan vóór 1 januari 2013 ter goedkeuring aan de Organisatoren toe te zenden. Goedkeuring geschiedt schriftelijk door de de Organisatoren. Deelnemers standbouw Casco met Blocks Concept© De Organisatoren verzorgen het volledige standontwerp en realiseren deze aan de hand van het intakegesprek. In dit intakegesprek zullen de doelstellingen van deelname en plan van eisen van de betreffende deelnemer besproken worden. Vervolgens wordt er in een aantal stappen gewerkt naar een definitief goedgekeurd standontwerp, wat onder meer bestaat uit een bouwtekening, een technische tekening, een rendering en een kostenoverzicht. All-in Catering pakket Deelnemers waarvan het maximaal aantal toegewezen vierkante meters standruimte 550 m² of meer bedraagt, zijn verplicht het hieronder vastgesteld all-in Cateringpakket af te nemen. Voor deelnemers waarvan het maximaal aantal toegewezen vierkante meters standruimte minder dan 550 m² bedraagt, is het afnemen van het all-in Cateringpakket facultatief. Dit alles zoals besproken in de rubriek “Standhuur en standgrootte”. Het all-in Catering pakket is af te nemen voor € 42,50 per m² (excl. BTW). Het gemiddeld aantal standbemanningsleden per dag is gebaseerd op de berekening dat er dagelijks gemiddeld 0,035 standbemanningsleden per m² op de stand aanwezig zijn. De totale cateringverzorging per standbemanningslid bestaat uit: • Standhoudersrestaurant: o Weekdagen: 1 standhouderskaart voor diner: keuze uit 3 per dag wisselende menu’s en een drankje o Weekenddagen: 1 standhouderskaart voor lunch: broodjes, warme snack en een drankje • Standpakketten: o Ochtend: fris, koffie (en koek tijdens de weekenddagen) o Middag: alcoholische dranken en koude snacks o Tijdens de Persochtend: broodjeslunch op de stand o Tijdens de Exclusive Preview: prosecco en luxe hapjes Definitieve aantallen zullen van food en beverage zullen in een later stadium bevestigd worden. Het All-in Cateringpakket op de stand is inclusief één buffettafel, één koelkast, één koffiemachine, één waterkoker en één waterkoeler. Het vastgestelde aantal standhouderskaarten ten behoeve van lunch/diner in het standhoudersrestaurant wordt per dag uitgegeven. Het is niet mogelijk deze standhouderskaarten in te wisselen tegen standhouderskaarten ten behoeve van een andere dag of tegen geld. Extra standhouderskaarten voor lunch/diner in het standhoudersrestaurant zijn bij te bestellen via de Webshop (Amsterdam RAI Exhibitor Services). Buiten het geboden standpakket en het standhoudersdiner kan de deelnemer voorafgaand aan het Evenement op eigen rekening cateringitems bijbestellen via een Catering menukaart. Tijdens het Evenement kan de deelnemer voor eigen rekening cateringitems bijbestellen via een Last minute kaart, een beperkte menukaart voor extra bestellingen op last minute basis. Van de Menukaart en Last Minute kaart kan niet worden afgeweken. Eventueel overgebleven catering uit het standpakket zal niet worden gecrediteerd. De volledige All-in Cateringpakketvoorschriften, inclusief een specifieke beschrijving van de inhoud van het pakket, de inhoud van de verschillende menukaarten en de banquetingmogelijkheden worden u op een later tijdstip door de Organisatoren toegestuurd. Annulering In afwijking van artikel 3 van de Algemene Voorwaarden kunnen uitsluitend auto importeurs die lid zijn van RAI Vereniging en die zich vóór 15 juli 2012 hebben ingeschreven, kosteloos annuleren tot 1 oktober 2012, indien geen budgetallocatie vanuit het hoofdkantoor heeft plaatsgevonden. Deze annulering is alleen legitiem indien tijdig schriftelijk, aangetekend verzonden, ingediend en ondersteund met relevante correspondentie vanuit het hoofdkantoor. De Organisatoren behouden zich te allen tijde het recht voor wegens bijzondere omstandigheden, alsmede indien de organisatie van het Evenement daartoe noopt, de in de Specifieke Voorwaarden vermelde data en tijden van het Evenement te wijzigen, de ten behoeve van de deelnemer vastgestelde standruimte, standtype en/of standplaats te wijzigen, het concept van het Evenement te wijzigen, dan wel het Evenement geen doorgang te doen vinden, zonder dat in die gevallen de deelnemer aanspraak kan doen gelden op vergoeding van enigerlei schade. De hiervoor bedoelde wijzigingen van het Evenement geven de deelnemer niet het recht om zijn deelname aan het Evenement eenzijdig te annuleren of beëindigen. Uitsluitend in geval van zeer uitzonderlijke omstandigheden die de deelnemer (dan wel zijn onderneming) betreffen is het de deelnemer toegestaan om zijn deelname aan het Evenement te beëindigen. De deelnemer is in dat geval wél de annuleringsvergoeding verschuldigd zoals omschreven in artikel 3.1 van de Algemene Voorwaarden. Pagina 9 van 14 Paraaf: AutoRAI 2013 Inschrijvingsformulier auto importeurs
Betalingstermijnen Overeenkomstig het gestelde in deze Specifieke Voorwaarden en in artikel 7 van de Algemene Voorwaarden worden de inschrijvingskosten direct na de bevestiging van inschrijving gefactureerd. De betaling van de deelnemingskosten dient te geschieden in twee termijnen en wel: 1. 1e voorschotfactuur van 25% over het totaal aantal vierkante meters waarvoor is ingeschreven inclusief de eventuele kosten voor het afgenomen standbouw Casco, het Blocks Concept© en het All-in Cateringpakket, binnen 21 dagen na datering van de voorschotfactuur. 2. 2e voorschotfactuur van 100% (minus 25% van de 1e voorschotfactuur) binnen 21 dagen na datering van de 2e voorschotfactuur (deze facturen worden vanaf 60 dagen vóór het Evenement verstuurd). NB.De betaling van de factuur voor de inschrijvingskosten dient te geschieden binnen 21 dagen na datering van de inschrijvingskostenfactuur. Vanaf 60 dagen vóór het Evenement worden geen voorschotfacturen meer verzonden. Bij inschrijving minder dan 60 dagen vóór de eerste opbouwdag van het Evenement dient het verschuldigde bedrag gelijktijdig met de inschrijving, en in alle gevallen ten laatste 4 dagen vóór de eerste opbouwdag volledig te zijn voldaan. Alle verschuldigde bedragen worden vermeerderd met BTW. Media Solutions Deelnemers kunnen gebruik maken van diverse Media Solutions om voor en tijdens het Evenement de beursdeelname nog beter onder de aandacht te brengen. Deelnemers hebben de mogelijkheid zelf hun pakket samen te stellen uit de volgende drie productgroepen: Online Solutions, Narrowcasting Solutions in het Amsterdam RAI gebouw en In-en Outdoor Media Solutions. Meer informatie over Media Solutions is op te vragen bij: Nynke de Ruiter, Manager Partnerships & Media Solutions, T: 020-5493106, E:
[email protected] Betalingscondities en Annuleringsvoorwaarden (Media Solutions). De kosten met betrekking tot Media Solutions zijn in 1 termijn (van 100%) verschuldigd. De facturen worden vanaf 182 dagen vóór de eerste opbouwdag van het Evenement verzonden. Genoemde prijzen zijn exclusief BTW. Betaling dient binnen 21 dagen na datering van de factuur op de rekening van Amsterdam RAI te zijn bijgeschreven. Bij annulering van bestelde Media Solutions zijn onderstaande annuleringsvoorwaarden van kracht: • 50% bij annulering minder dan 182 dagen maar meer dan 62 dagen vóór de eerste opbouwdag van het Evenement; • 100% bij annulering vanaf 62 dagen voor de eerste opbouwdag van het Evenement. Vergunningen Deelnemers die gebruik maken van podiumbouw (dat wil zeggen verhogingen > 50 cm) dienen minimaal 6 weken vóór aanvang opbouw een vergunning (in 3-voud) aan te vragen. De contactgegevens voor de aanvraag van deze vergunningen zijn: Amsterdam RAI B.V. T.a.v. Vergunningendesk Postbus 77777 1070 MS AMSTERDAM T: 020 - 549 18 70 E:
[email protected] Daarnaast dient u schriftelijk toestemming te verkrijgen van de afdeling Duty Management van Amsterdam RAI (zie hoofdstuk Standbouw van de 'Uitvoeringsvoorschriften'). Geschillen Indien u een klacht heeft, wordt u verzocht deze onverwijld en nooit later dan 30 dagen na de laatste beursdag in te dienen. Nadien worden deze niet meer in behandeling genomen.
Pagina 10 van 14 Paraaf: AutoRAI 2013 Inschrijvingsformulier auto importeurs
Algemene Voorwaarden
Pagina 11 van 14 Paraaf: AutoRAI 2013 Inschrijvingsformulier auto importeurs
AANVULLENDE SPECIFIEKE VOORWAARDEN Onderstaande Aanvullende Specifieke Voorwaarden, verder te noemen Standvoorschriften, zijn een aanvulling op de Specifieke Voorwaarden Deelname AutoRAI 2013 en gelden dan ook voor elke deelnemer aan dit evenement. STANDBOUWVOORSCHRIFTEN AUTORAI 2013: HELDER, EENDUIDIG, OVERZICHTELIJK De AutoRAI beursorganisatie beoogt door middel van het vaststellen en handhaven van deze standbouwvoorschriften heldere en handhaafbare regels te formuleren die alle exposanten in staat stellen om een optimale en onderscheidende beurspresentatie te realiseren. Daarnaast wil de organisatie een open en overzichtelijke beurs realiseren en de uitstraling van de totale beurspresentatie bewaken. Onderstaande richtlijnen zijn voorlopig en zullen ten tijde van de standtoewijzing definitief gemaakt worden. Deze Standbouwvoorschriften zijn een aanvulling op de Specifieke Voorwaarden Deelname AutoRAI 2013. Leest u deze informatie goed door; dat voorkomt teleurstellingen. Algemeen Etagebouw: Het is op AutoRAI 2013 niet toegestaan om etagebouw toe te passen. Maximale standgrootte: Deelnemers zijnde auto-importeurs zijn gehouden aan de voor hun vastgestelde maximaal af te nemen standgrootte en de daaraan verbonden deelnemersvoorwaarden. Trushoogte/verlichting: De trushoogte/verlichting dient te worden gehangen op 7,5m vanaf de halvloer tot aan de onderzijde van de trus Maximale standbouwhoogte: De maximale standbouwhoogte bedraagt 6,5 meter. LED wall/projectie: De volgende restricties zijn van toepassing: • Stands 750 m²: LED wall/projectie toegestaan tot een oppervlakte van 20 m² (alle formaten mogelijk, mits de totaal toegestane oppervlakte niet overschreden wordt). • Stands > 750 m²: LED wall/projectie toegestaan tot een oppervlakte van 30 m² (alle formaten mogelijk, mits de totaal toegestane oppervlakte niet overschreden wordt). • LED walls/projecties mogen nooit in conflict zijn met omringende stands en/of standbouwvoorschriften. Een en ander ter beoordeling van de organisatie. Verlichting & trussing: Voor alle deelnemers gelden de volgende aanvullende regels wat betreft verlichting en trussing: • Het maximaal aantal lampen dat kan worden gebruikt om voertuigen uit te lichten is 8 stuks. • De sfeerlampen in de stand (type en aantal) zijn door de deelnemer vrij te bepalen. Bij een disproportioneel aantal lampen in de lounge zal de organisatie hierin een bindend advies geven. Hangende elementen aan truss: • Hangende elementen aan de truss welke hangen binnen 4 meter vanaf het gang pad, mogen niet verder dan 1 meter onder de truss uitkomen. • Hangende elementen aan de truss welke hangen binnen 10 meter vanaf het gangpad, mogen niet verder dan 4 meter onder de truss uitkomen. Hal 1: -
Tot Tot Tot Tot
4 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. 2 m vanaf het buitenpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. 2 m vanaf de tussenpaden mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. 10 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 4m.
Hal 2 en 3: Pagina 12 van 14 Paraaf: AutoRAI 2013 Inschrijvingsformulier auto importeurs
Linkerzijde (zijde Europafoyer): Tot 4 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. Tot 2 m vanaf de tussenpaden mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. Tot 10 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 4m. Rechterzijde (zijde Hal 1): Tot 2 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. Tot 2 m vanaf de tussenpaden mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. Tot 8 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 4m. Hal 4 en 5: Rechterzijde (zijde Wielingenstraat): Tot 4 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. Tot 2 m vanaf de tussenpaden mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. Tot 10 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 4m. Linkerzijde (zijde Hal 1): Tot 2 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. Tot 2 m vanaf de tussenpaden mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. Tot 8 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 4m. Hal 6: Tot 2 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. De trushoogte/verlichting mag niet hoger dan 4,5m vanaf de halvloer tot aan de onderzijde van de trus. De maximale hoogte van de hal is 5,20m. In de Verbindingshal heeft u rekening te houden met steunpilaren in de hoek, vanaf de grond reik een spin van steunpilaren het plafond. Hal 7: •
Hal 8: •
Hal 9: • •
Tot 4 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. Tot 2 m vanaf de tussenpaden mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. Tot 10 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 4m. In de hal staan meerdere pilaren met een omvang van 1,2 x 1,2m. Op 2,70m hoogte reikt een spin van steunpilaren naar het plafond.
Tot 4 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. Tot 2 m vanaf de tussenpaden mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. Tot 15 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 4m. Voor de stand in de opening van de entree gelden andere richtlijnen (vraag hiernaar bij het team of Duty manager)
Tot 4 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. Tot 2 m vanaf de tussenpaden mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. Tot 15 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 4m. Voor de stand in de opening van de entree gelden andere richtlijnen (vraag hiernaar bij het team of Duty manager) Bij de doorgang naar hal 10 zijn metalen strips van 15 cm aangebracht op de muur i.v.m. de schuifdeur.
Hal 10: Tot 4 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. Tot 2 m vanaf de tussenpaden mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. Tot 15 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 4m. • Voor de stand in de opening van de entree gelden andere richtlijnen (vraag hiernaar bij het team of Duty manager) • Bij de doorgang naar hal 9 zijn metalen strips van 15 cm aangebracht op de muur i.v.m. de schuifdeur. Hal 11: Binnenring: Tot 2 m vanaf de rooilijn mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. De trushoogte/verlichting mag niet hoger dan 8 m vanaf de halvloer tot aan de onderzijde van de trus. • Gedeelde stand kunnen wanden plaatsen in overleg. Buitenring: Tot 3 m vanaf de gangpaden mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. Tot 2 m vanaf de tussenpaden mag er niet hoger gebouwd worden dan 1,5 m. Tot 6 m vanaf het middengangpad mag er niet hoger gebouwd worden dan 4m. Pagina 13 van 14 Paraaf: AutoRAI 2013 Inschrijvingsformulier auto importeurs
U wordt verzocht uw standontwerp vóór 1 januari 2013 te sturen naar de Productiondesk van Amsterdam RAI. Bij voorkeur per e-mail:
[email protected] Of anders per post of fax naar: Amsterdam RAI Afdeling Productiondesk Postbus 77777 1070 MS Amsterdam
Pagina 14 van 14 Paraaf: AutoRAI 2013 Inschrijvingsformulier auto importeurs
