Specifieke Voorwaarden Deelname De bepalingen waaronder aan Fleet Expo 2013 (hierna te noemen: het Evenement) kan worden deelgenomen, zijn vastgelegd in de Specifieke Voorwaarden (met inbegrip van later te verzenden Aanvullende Specifieke Voorwaarden) alsmede in de Algemene Voorwaarden Deelname Evenement (hierna te noemen: Algemene Voorwaarden). Organisatie Het Evenement wordt georganiseerd door Amsterdam RAI B.V. (hierna en in de Algemene Voorwaarden te noemen: ‘de Organisatoren’). Het correspondentieadres is: Amsterdam RAI – Projectteam Fleet Expo 2013 Postbus 77777, 1070 MS AMSTERDAM T: 020 - 549 12 12, F: 020 - 549 18 89 E:
[email protected] , W: www.fleet-expo.nl De Organisatoren behouden zich het recht voor producten te beoordelen en te weigeren welke niet in overeenstemming zijn met het Expositieprogramma zoals hieronder beschreven. In geval van twijfel is het raadzaam om advies van de Organisatoren in te winnen vóór de inschrijving. De Organisatoren behouden te allen tijden het recht tot herziening van de aanvaarding van de producten. Beoordelingscommissie De Beoordelingscommissie bestaat uit Organisatoren vanuit Amsterdam RAI en beursmanager Roelant Groen. Plaats en tijdstip Het Evenement wordt gehouden in het Amsterdam RAI Convention Centre (hierna te noemen: Convention Centre) aan het Europaplein te Amsterdam op donderdag 4 april 2013. Openingstijden Fleet Expo is op donderdag 4 april 2013 voor bezoekers geopend van 9.30- 17.30 uur Voor de deelnemers is Fleet Expo geopend van 2 uur vóór openingstijd tot 2 uur na sluitingstijd van het Evenement. Voorlopig beursprogramma: 9.30 – 10.30 uur Vanaf 9.30 uur is beursvloer geopend 10.30 – 12.00 uur Congres 12.00 – 14.00 uur Lunch op beursvloer 12.30 – 12.40 uur Uitreiking Fleet Innovatie Prijs 17.30 uur Einde Fleet Expo 2013 Opbouw Voor het opbouwen en inrichten van stands, alsmede het binnenbrengen van goederen is de hal beschikbaar op 2 april van 08.00 - 22.00 uur en 3 april van 8.00 – 17.00 uur. Standoplevering is woensdag 3 april om 17.00 uur. Afbouw Het verwijderen van goederen evenals het demonteren van de stand dient te geschieden op donderdag 4 april 2013 tussen 17.30 – 24.00 uur.Om 24.00 uur dient de hal leeg te worden opgeleverd. Toegang & Parkeren Bestellingen van extra deelnemersbadges (gratis) , extra uitnodigingskaarten (gratis) kunt u doen via de formulieren in het Exhibitor Management Portal. Parkeerkaarten kunnen worden besteld in de Webshop (Amsterdam RAI Exhibitor Services).
Pagina 1 van 5
Expositieprogramma Op de expositie kunnen uitsluitend goederen en diensten worden tentoongesteld, die naar het inzicht van de organisatoren in overeenstemming zijn met het doel van de expositie om het publiek een zo gevarieerd mogelijk overzicht te bieden van het actuele aanbod in binnen- en buitenland van producten en diensten op het gebied van: a. Importeurs van personenauto's en lichte bedrijfswagens b. Lease – en verzekeringsmaatschappijen c. Leveranciers van intichting & toebehoren van personenauto’s en lichte bedrijfswagens d. Schadeherstelbedrijven en ROB aanbieders e. Leveranciers van track&trace navigatiesystemen f. Bedrijven gespecialiseerd in automatisering en ICT oplossingen g. Aanbieders van consultancy en trainingen op het gebied van mobiliteit h. Leveranciers van accessoires en onderdelen i. Leveranciers van brandstog en tankcards j. Autoverhuurbedrijven k. Aanbieders van groene mobiliteitsoplossingen l. Onafhankelijke wagenparkbeheerders Bij gevallen van twijfel beslissen de Organisatoren. Eenmalige kosten deelnamepakket Eenmalige kosten deelnamepakket bedragen €495,00 excl. BTW. Dit bedrag wordt in rekening gebracht in aanvulling op de standhuur. Bij eventuele annulering wordt dit inschrijvingsgeld niet gerestitueerd. Voor het overige gelden de bepalingen over ‘Annulering’ in de Algemene Voorwaarden. Bij deze inschrijvingskosten zit inbegrepen: toegang tot de Online Exhibitor Portal, de mogelijkheid tot het presenteren van persdocumentatie in de perskamer, 100 uitnodigingskaarten voor uw relaties, de mogelijkheid tot gebruik van verschillende aanbiedingen van preferred suppliers en opname in de deelnemerslijsten voor de media, op de website en op de officiële Fleet Expo 2013 plattegrond. Standmogelijkheden De organisatie raadt de deelnemers van Fleet Expo aan om deel te nemen met uniforme standbouw of importeurs standbouw. Standhuur De standhuur per vierkante meter vloeroppervlakte bedraagt €113,00 per m² (excl. BTW ). Uniforme standbouw Uniforme standbouw bestaat uit: • Houten Wanden • Bedrijfsnaam vermelding • Wandverlichting (1 spot per 4 m²) • 1 x 2KW elektra-aansluiting met wandcontactdoos • Electraverbruik tijdens de beurs • Tapijt • Statafel en twee krukken Tarief: € 80,00 per m2 (minimale standgrootte is 12m2) Impressie uniforme standbouw Auto Importeurs stand De basis van deze stand is opgebouwd uit de onderdelen van Uniforme Standbouw (zie boven) aangevuld met: • Verhoogde vloer voorzien van tapijt • Balie met bedrijfslogo • Communicatie totem met logo • Visual op achterwand (2,5 x 3 meter) • Basis elektravoorziening per voertuig • 4 lampen per voertuig Tarief: € 105,00 per m2 (minimale standgrootte is 40m2)
Impressie Auto importeursstand
Pagina 2 van 5
Netwerktafel op starterspaviljoen In dit pakket zit inbegrepen: • Netwerktafel met twee barkrukken • Een display (A4) met uw bedrijfsnaam • Deelnemersbadges • Uw logo in de beurscatalogus De netwerktafels zijn exclusief voor exposanten die nog niet eerder hebben deelgenomen aan Fleet Expo. Tarief: € 1500,00 per tafel Procedure standbouw Op basis van de ingeschreven m² zullen de Organisatoren een standindeling maken van Fleet Expo 2013. Er wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de wensen van de deelnemers m.b.t. het aantal m² en de voorkeur voor standafmetingen en -locatie. De Organisatoren kunnen echter niet garanderen dat aan alle wensen voldaan zal worden. Annulering De Organisatoren behouden zich te allen tijde het recht voor wegens bijzondere omstandigheden, alsmede indien de organisatie van het Evenement daartoe noopt, de in de Specifieke Voorwaarden vermelde data en tijden van het Evenement te wijzigen, de ten behoeve van de deelnemer vastgestelde standruimte, standtype en/of standplaats te wijzigen, het concept van het Evenement te wijzigen, dan wel het Evenement geen doorgang te doen vinden, zonder dat in die gevallen de deelnemer aanspraak kan doen gelden op vergoeding van enigerlei schade. De hiervoor bedoelde wijzigingen van het Evenement geven de deelnemer niet het recht om zijn deelname aan het Evenement eenzijdig te annuleren of beëindigen. Uitsluitend in geval van zeer uitzonderlijke omstandigheden die de deelnemer (dan wel zijn onderneming) betreffen is het de deelnemer toegestaan om zijn deelname aan het Evenement te beëindigen. De deelnemer is in dat geval wél de annuleringsvergoeding verschuldigd zoals omschreven in artikel 3.1 van de Algemene Voorwaarden. Betalingstermijnen Overeenkomstig het gestelde in deze Specifieke Voorwaarden en in artikel 7 van de Algemene Voorwaarden worden de inschrijvingskosten direct na de bevestiging van inschrijving gefactureerd. De betaling van de deelnemingskosten dient te geschieden in twee termijnen en wel: 1. 1e voorschotfactuur van 25% over het totaal aantal vierkante meters waarvoor is ingeschreven inclusief de eventuele kosten voor de afgenomen Standaard uniforme standbouw. 2. 2e voorschotfactuur van 100% (minus 25% van de 1e voorschotfactuur) binnen 21 dagen na datering van de 2e voorschotfactuur (deze facturen worden vanaf 60 dagen vóór het Evenement verstuurd). NB.De betaling van de factuur voor de inschrijvingskosten dient te geschieden binnen 21 dagen na datering van de inschrijvingskostenfactuur. Vanaf 60 dagen vóór het Evenement worden geen voorschotfacturen meer verzonden. Bij inschrijving minder dan 60 dagen vóór de eerste opbouwdag van het Evenement dient het verschuldigde bedrag gelijktijdig met de inschrijving, en in alle gevallen ten laatste 4 dagen vóór de eerste opbouwdag volledig te zijn voldaan. Alle verschuldigde bedragen worden vermeerderd met BTW. Media Solutions Amsterdam RAI heeft een groot assortiment met Media Solutions om uw deelname voor en tijdens beurs te optimaliseren. Per beurs en per doelstelling zullen specifieke Media pakketten samengesteld worden. Hiernaast kunnen de items ook los afgenomen worden uit de volgende drie productgroepen: - Online Solutions (bijvoorbeeld buttons op de site, advertorials in nieuwsbrieven, eigen partnermailing) - Narrowcasting Solutions in het Amsterdam RAI gebouw (bijvoorbeeld 10, 20 en 30 sec commercials) - In-en Outdoor Media Solutions (bijvoorbeeld billboards, banieren, promopoints) Een overzicht van de Media Solutions kunt u t.z.t op de website www.fleet-expo.nl terugvinden. Tevens zullen wij u d.m.v. een exposantennieuwsbrief hiervan op de hoogte stellen. Voor meer informatie over Media Solutions kunt u persoonlijk contact opnemen met: Nynke de Ruiter, Manager Partnerships & Media Solutions, tel 020-5493106, e-mail
[email protected] Betalingscondities en Annuleringsvoorwaarden (Media Solutions): De kosten met betrekking tot Media Solutions zijn in 1 termijn (van 100%) verschuldigd. De facturen worden vanaf 182 dagen vóór de eerste opbouwdag van het Evenement verzonden. Genoemde prijzen zijn exclusief BTW. Betaling dient binnen 21 dagen na datering van de factuur op de rekening van Amsterdam RAI te zijn bijgeschreven. Bij annulering van bestelde Media Solutions zijn onderstaande annuleringsvoorwaarden van kracht: • 50% bij annulering minder dan 182 dagen maar meer dan 62 dagen vóór de eerste opbouwdag van het Evenement; • 100% bij annulering vanaf 62 dagen voor de eerste opbouwdag van het Evenement. Vergunningen Deelnemers die gebruik maken van tribune- en/of podiabouw (vanaf 60 cms) dienen minimaal 6 weken voor aanvang opbouw een vergunning aan te vragen. De aanvraagformulieren voor deze vergunningen vindt u in de Webshop van Amsterdam RAI waarvoor u t.z.t. de benodigde inlogcodes ontvangt. Mocht u vragen hebben over vergunningen, kunt u contact opnemen met: Amsterdam RAI, Vergunningendesk, @:
[email protected], T: 020 - 549 18 50. Etagebouw is niet mogelijk.
Pagina 3 van 5
Terugbetaling BTW Door EU-belastingregels kunnen inschrijvingen zonder BTW-nummer niet verwerkt worden. Indien een deelnemer geen BTW-nummer heeft dan dient de deelnemer een kopie van de belastingautoriteit uit het land van herkomst bij te sluiten met daarop de verklaring dat de deelnemer een belastingplichtige ondernemer is in het land van herkomst. De verschuldigde BTW dient steeds aan de Organisatoren te worden voldaan. Het Nederlandse Ministerie van Financiën heeft bepaald dat buitenlandse exposanten onder bepaalde voorwaarden terugstorting van BTW kunnen verkrijgen, betaald over in Nederland geleverde goederen en diensten. Meer informatie kunt u vinden op www.vatalliance.co.uk/rai. Op alle overeenkomsten en op overeenkomsten welke daarvan het uitvloeisel zijn, is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen zullen worden beslecht door de bevoegde Nederlandse rechter. Geschillen Indien u een klacht heeft, wordt u verzocht deze onverwijld en nooit later dan 30 dagen na de laatste beursdag in te dienen. Nadien worden deze niet meer in behandeling genomen.
Pagina 4 van 5
Algemene Voorwaarden
Pagina 5 van 5
