Beoordeling van de financiële positie en de bedrijfsvoering van het burgerweeshuis
Frans Vreeke September 2008
38086
Beoordeling van de financiële positie en de bedrijfsvoering van het burgerweeshuis
Inhoud
Pagina
1. Managementsamenvatting
1
2. Inleiding
3
2.1 Beleidskader 2.2 Opdrachtformulering We hebben de opdracht als volgt samengevat:
3. Benchmark 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
Inleiding Activiteiten en publieksbereik Financiën – inkomsten & uitgaven Medewerkers Conclusie benchmark
4. De begroting 4.1 4.2 4.3 4.4
Evenwichtigheid Egalisatiereserve van 10%. De criteria van Fiers en Wiendels Continuïteit
3 3 3
5 5 6 8 12 13
14 14 18 19 22
5. Het investeringsplan
23
6. De goedkeurende accountantsverklaring
24
7. Professionalisering
25
7.1 Bedrijfsmiddelen 7.2 Medewerkers 7.3 Bedrijfsvoering
8. Conclusies
38086
25 25 26
27
Bijlage 1 – Geraadpleegde documenten Bijlage 2 – Geïnterviewde personen
38086
1. Managementsamenvatting
Het Burgerweeshuis heeft in haar bedrijfsplan 2007 - 2010 het signaal afgegeven, dat extra subsidie noodzakelijk is om de sterke financiële positie van de jaren daarvoor te herstellen en in stand te houden. Wij delen die mening, maar zijn het niet volledig eens met de analyse van de problemen en de voorgestelde oplossingen. Het Burgerweeshuis kan nog belangrijke stappen zetten op het gebied van professionalsering en daarmee ook haar cultureel ondernemerschap versterken. Het Burgerweeshuis trekt relatief veel bezoekers voor een poppodium buiten de randstad en in een niet-universiteitsstad. Het behaalde in 2006 een positief bedrijfsresultaat met een relatief goot aantal activiteiten. De verhouding tussen subsidie en het aantal activiteiten kan voor de gemeente Deventer gunstig genoemd worden. Het Burgerweeshuis genereert relatief hoge inkomsten met de niet-programma-activiteiten en de horeca. Met deze en ‘overige inkomsten’ werden in 2006 de structurele verliezen op programma-activiteiten ruimschoots gecompenseerd. Hoewel een hoger aantal activiteiten gepaard gaat met hogere personeels- en concertkosten, vertonen de inzet, de output en het resultaat van de medewerkers verhoudingsgewijs geen grote verschillen met de poppodia uit de referentiegroep. In 2007 en 2008 is het financiële plaatje minder positief. Als gevolg van het verdwijnen van de subsidie voor ID –banen zijn de personeelskosten sterk gestegen. Het gebouw en een deel van de bedrijfsmiddelen wordt op dit moment sterk verbeterd. Investeringen in de organisatie blijven hier sterk bij achter. Om een goedkeurende accountantsverklaring te krijgen zullen de horeca en de kassa geautomatiseerd moeten worden en moet de betaalde formatie in ieder geval met een Fte uitgebreid moeten worden. Om een serieus proces van blijvende professionalisering in gang te zetten zal de formatie met nog eens 1 Fte uitgebreid moeten worden en zal de nieuwe directeur in zijn beginperiode professioneel ondersteund moeten worden. Daarnaast zullen voor de huidige medewerkers, betaald en vrijwillig, vorming- en opleidingsplannen opgesteld en uitgevoerd moeten worden. Genoemde extra investeringen kunnen voor een belangrijk deel door de instelling zelf worden opgebracht De resultaten met name in de horeca kunnen ons inziens veel beter. Voor het overige deel zal de gemeente extra middelen ter beschikking moeten stellen. Structureel om een deel van de formatie-uitbreiding en daarmee gepaard gaande blijvende professionalisering te bekostigen. Incidenteel om de automatisering optimaal in te richten en de nieuwe directeur te ondersteunen bij het herinrichten van de organisatie en een gedegen professionaliseringsplan op te stellen. We achten een verhoging van de subsidie met € 90.000 op jaarbasis noodzakelijk om alle noodzakelijke verbeteringen in de bedrijfsvoering te kunnen realiseren. Daarmee zullen ook alle kwantitatieve criteria, waar de balans en de begroting van het Burgerweeshuis aan moeten voldoen, gehaald worden.
38086
1
Voor de educatieve taken van het Burgerweeshuis zullen een gedegen plan en bijbehorende begroting opgesteld moeten worden. De kosten voor de dekking van dit plan zijn niet in dit rapport meegenomen.
38086
2
2. Inleiding
In 2007 heeft Poppodium het Burgerweeshuis een meerjaren-bedrijfsplan opgesteld en dit overhandigd aan de gemeente Deventer. Op vragen van de gemeente over dit plan zijn daar nog twee brieven met aanvullende informatie op gevolgd. Uit deze documenten komt naar voren, dat de instelling met ingang van 2007 met een serieus exploitatietekort kampt. Het Burgerweeshuis zegt dat de exploitatiesubsidie structureel verhoogd moet worden. In concreto vraagt het Burgerweeshuis om een jaarlijkse verhoging van € 190.000 en een eenmalige bijdrage van € 50.000 voor de aanschaf van een kassasysteem. Om deze aanvraag op juiste waarde te schatten wilde de gemeente eerst onafhankelijk extern advies, op basis van een gedegen onderzoek naar de financiële situatie en de bedrijfsvoering van de instelling. Om die reden heeft de gemeente Deventer Bureau Berenschot benaderd. Dit rapport geeft de resultaten van dit onderzoek. Berenschot heeft zich bij de beoordeling van de cijfers gebaseerd op de gegevens zoals deze door de instelling zijn aangereikt. In deze inleiding behandelen we het beleidskader, de exacte vragen aan Berenschot en de aanpak van het onderzoek. 2.1 Beleidskader In de nota “Investeren in Cultuur” van mei 2007 spreekt de gemeente de wens uit te willen investeren in een gezonde bedrijfsvoering van de culturele instellingen. Hiervoor ontwikkelde zij een aantal kaders, zoals het opbouwen van een egalisatiereserve, vierjaarlijkse bedrijfsplannen en toetsingscriteria voor de jaarrekeningen. Een aantal van deze kaders zijn op hun beurt weer gebaseerd op een artikel van Fiers en Wiendels 1 2.2 Opdrachtformulering We hebben de opdracht als volgt samengevat: Onderzoek of het voorliggende bedrijfsplan met genoemde aanvullingen leidt tot een gezonde exploitatie en bedrijfsvoering van het Burgerweeshuis. Om deze opdracht goed uit te voeren, diende in ieder geval helder antwoord gegeven te worden op de volgende concrete vragen: z
Is er sprake van een goed onderbouwde en evenwichtige begroting?
z
Leidt deze begroting tot een egalisatiereserve van 10% van de totale exploitatie op 31 december 2010?
z
Beoordeel in het licht van bovenstaande vraag ook het investeringsplan met de daarbij behorende afschrijvingen, vervangingsinvesteringen en liquiditeitsprognose.
1
Fiers en Wiendels, ‘Grip op welzijnsinstellingen’, in OverheidsMANAGEMENT, 9/2005
38086
3
z
Wordt in de planperiode voldaan aan de door de gemeente gehanteerde kwalitatieve en kwantitatieve criteria van Fiers en Wiendels?
z
Welke maatregelen zijn haalbaar en nodig om tot een goedkeurende accountantsverklaring te komen bij de jaarrekening 2009?
z
Welke mate van professionalisering wordt met het bedrijfsplan bereikt en hoe kan deze eventueel verder worden verhoogd?
Bij de indeling van dit rapport volgen we min of meer bovenstaande vragen. 2.3 Plan van aanpak Het onderzoek kende drie fases: z
Deskresearch: in deze fase onderzochten we alle relevante documenten. Voor een lijst met de belangrijkste stukken verwijzen we naar bijlage 1.
z
Diepteanalyse: na de deskresearch voerden we intensieve gesprekken met de penningmeester van het bestuur van het Burgerweeshuis, de huidige interim-directeur, de accountant en de administrateur. Tevens spraken we met de voormalig directeur van het Burgerweeshuis, thans directeur van Productiehuis Oost-Nederland, en de toekomstige directeur. Voor de namen van deze respondenten verwijzen we naar Bijlage 2. In deze gesprekken werden de eerste uitkomsten van de deskresearch besproken en vragen gesteld op basis van de bestudeerde documenten.
z
Advisering: in de laatste fase stelden we het concept eindrapport op. Dit rapport is ter controle op feitelijke onjuistheden gelijktijdig voorgelegd voor aan bestuur en interim-directie van het Burgerweeshuis en is besproken met de opdrachtgever in de persoon van de heer P. Steerneman. Daarna is het definitieve rapport opgesteld.
38086
4
3. Benchmark
3.1 Inleiding Om de hoofdvragen van dit onderzoek te kunnen beantwoorden is het interessant om de belangrijkste kengetallen van het Burgerweeshuis te vergelijken met diezelfde cijfers van een aantal vergelijkbare poppodia in Nederland. Vergelijken op basis van statistische gegevens heeft zijn beperkingen, maar geeft wel diepte aan de prestaties van het Burgerweeshuis. De benchmark voerden we uit met behulp van het Poppodium Analyse Systeem (verder: PAS) van de Vereniging Nederlandse Poppodia en –Festivals (verder: VNPF). We vergeleken in PAS de cijfers van 2006, de meest recente gegevens op dit moment 2 . De resultaten van het Burgerweeshuis zetten we af tegen de prestaties van een selectie van zeven andere poppodia in Nederland. Deze selectie noemen we ‘de referentiegroep’ van de benchmark en bestaat in dit onderzoek uit zeven poppodia, die qua publiekscapaciteit, programmering en vestigingsgemeente de grootste overeenkomsten vertonen met het Burgerweeshuis. De referentiegroep is in tabel 1 weergegeven. Tabel 1:
Referentiegroep Bibelot
Dordrecht
Boerderij
Zoetermeer
Gigant
Apeldoorn
Hedon
Zwolle
De Kelder
Amersfoort
P3
Purmerend
Perron 55
Venlo
De bovenstaande podia zijn ook middelgrote podia met een maximale publiekscapaciteit in de grote zaal rond de 500 bezoekers . De vestigingsgemeenten van deze zeven podia zijn eveneens op een aantal punten vergelijkbaar met Deventer. Het zijn middelgrote gemeenten, die met uitzondering van Zoetermeer, buiten de Randstad liggen. De podia in deze referentiegroep liggen ook bijna allemaal op meer dan een halfuur reizen van een groot poppodium. Daarnaast is bij de samenstelling van de referentiegroep rekening gehouden met het feit, dat geen van de podia gevestigd is in een gemeente met een universiteit. Studenten zijn een belangrijke doelgroep voor poppodia. Poppodia in universiteitssteden hebben daarmee een bevoorrechte positie.
2
De PAS gegevens 2007 worden in november 2008 verwacht
38086
5
3.2 Activiteiten en publieksbereik In vergelijking tot de poppodia in de referentiegroep organiseert het Burgerweeshuis op jaarbasis 39% meer activiteiten. Opvallend hierbij is het hoge aandeel van zogenaamde niet-programmaactiviteiten. Dit zijn alle activiteiten, die geen onderdeel vormen van het programma en waar geen inhoudelijke keuze van de organisatie aan ten grondslag ligt (VNPF). Voorbeelden van dergelijke activiteiten zijn feesten, congressen en vergaderingen. Bij het Burgerweeshuis gaat het om de activiteiten die onder het kopje ‘Verhuur en Gastheerschap’ worden genoemd. Anders dan doorgaans bij andere poppodia het geval is, gaat het bij het Burgerweeshuis bij verhuur om een methode. Deze activiteiten moeten namelijk voldoen aan de volgende criteria: z
gericht op jongeren
z
gericht op een voor het Burgerweeshuis nieuwe en interessante doelgroep.
Tabel 2: Totaal aantal activiteiten per categorie
Burgerweeshuis
Referentie groep
(Pop)concerten
99
66
Dansavonden
38
38
Overige muziek
5
9
Totaal Muziekactiviteiten
142
113
Programma-activiteiten niet-muziek
142
147
Totaal Programma-activiteiten
284
259
Niet-programma-activiteiten
119
30
Totaal activiteiten
403
290
Het hoge aantal activiteiten heeft tot direct gevolg, dat het publieksbereik van het Burgerweeshuis beduidend hoger is dan bij de referentiegroep. Dit geldt zowel voor de programma-activiteiten als voor de niet-programma-activiteiten. Het totaal aantal bezoekers over 2006 lag bij het Burgerweeshuis zelfs 85% hoger, zoals te zien is in tabel 3. Tabel 3: TOTAAL AANTAL BEZOEKERS
GEMIDDELD AANTAL BEZOEKERS
Burgerweeshuis
Referentie groep
Burgerweeshuis
Referentie groep
(Pop)concerten
15.510
13.797
157
210
Dansavonden
11.031
7.765
290
202
Overige muziek
1.807
1.112
361
130
Muziekactiviteiten
28.348
22.675
200
201
Programma-activiteiten niet-muziek
17.191
4.113
121
28
Programma-activiteiten
45.539
26.788
160
103
38086
6
TOTAAL AANTAL BEZOEKERS
GEMIDDELD AANTAL BEZOEKERS
Burgerweeshuis
Referentie groep
Burgerweeshuis
Referentie groep
Niet-programmaactiviteiten
9.894
3.131
83
103
Totaal activiteiten
55.433
29.919
138
103
Omdat het totale aantal activiteiten erg hoog is bij het Burgerweeshuis, is in de bovenstaande tabel ook het gemiddeld aantal bezoekers weergegeven. Hieruit blijkt dat er hoge gemiddelde bezoekersaantallen worden gerealiseerd met dansavonden, overige muziekavonden en de programma-activiteiten niet-muziek, waarvan met name de laatste categorie uitzonderlijk veel bezoekers trekt in vergelijking met andere podia. Hoewel popconcerten in absolute zin de belangrijkste muziekactiviteit van het Burgerweeshuis zijn, is het gemiddelde bezoekersaantal wat lager dan bij de andere poppodia. Dit wordt niet veroorzaakt door bijvoorbeeld een lagere publiekscapaciteit bij de andere podia, waardoor men eerder de zaal vol heeft. Gemiddeld hebben de concertzalen in de referentiegroep een publiekscapaciteit van 584 bezoekers tegenover een publiekscapaciteit van 500 bezoekers bij het Burgerweeshuis. Burgerweeshuis heeft een minder populaire en meer ambitieuze popconcert programmering. Daarnaast zijn in deze categorie ook alle ‘kleine’ en gratis concerten in café meegeteld. In vergelijking met de landelijke gemiddelden van alle podia, kan geconcludeerd worden dat het Burgerweeshuis een beduidend hoger publieksbereik heeft dan de andere podia. Dit wordt veroorzaakt door een groter aantal georganiseerde activiteiten en door een relatief hoge bezettingsgraad bij de meeste activiteiten. Het Burgerweeshuis weinig zeer slecht bezochte avonden. De eigen, gecorrigeerde, cijfers van het Burgerweeshuis over 2006 en 2007 zien er als volgt uit. Tabel 4 geeft het aantal activiteiten en het totale bezoek in enig jaar. Tabel 5 geeft het gemiddeld aantal bezoekers per categorie. Tabel 4: 2006
2007
Activiteit
Bezoek
Activiteit
Bezoek
Concerten zaal
55
14.917
56
16.181
Concerten café
48
4320
51
4.590
Dance
42
11.031
43
12.777
38086
7
Tabel 5: 2006
2007
Gemiddeld bezoek
Gemiddeld bezoek
Concerten zaal
271
289
Concerten café
90
90
Dance
263
297
De opkomst bij de café concerten wordt jaarlijks geschat. Opvallend is de stijging van de gemiddelde bezetting in 2007. Daarnaast laat tabel 5 zien dat volgens deze opgave ook de gemiddelde bezetting per concert hoger is dan die bij de referentiegroep. 3.3 Financiën – inkomsten & uitgaven 3.3.1 Inkomsten Het Burgerweeshuis boekte in 2006 een positief resultaat van € 33.000. De podia uit de referentiegroep hebben in hetzelfde jaar een gemiddeld verlies geleden van € 51.000. Daarnaast valt op dat het Burgerweeshuis een veel hogere omzet heeft dan de overige podia. Tabel 6:
Totaalcijfers financieel*
Burgerweeshuis
Referentie groep
Totale inkomsten (* €1.000)
1.175
813
Totale uitgaven (* €1.000)
1.143
864
Totale resultaat (* €1.000)
33
-51
* de bedragen komen uit PAS 2006 en wijken enigszins af van officiële jaarcijfers
De verdeling van de inkomsten en uitgaven van het Burgerweeshuis vertoont een aantal opvallende verschillen met de poppodia uit de referentiegroep, zie figuur 1 hieronder. Aan de inkomstenkant zijn het voornamelijk de posten ‘ontvangen subsidie’ en ‘overige inkomsten’ die in het oog springen.
38086
8
Figuur 1 Verdeling van de totale inkomsten 50% 40% 30%
Burgerweeshuis
20%
Referentiegroep
10% 0% Recette
Verhuur
Dienstverlening
Bruto omzet horeca
Subsidie
Advertenties
BW
16%
3%
0%
30%
28%
0%
4%
18%
RG
20%
4%
1%
26%
46%
1%
1%
1%
Subsidie loonkosten
Overige inkomsten
De hoogte van de subsidie bij verschillende poppodia laat zich enigszins moeilijk vergelijken. Het bedrag hangt namelijk sterk af van de taken en verantwoordelijkheden, die het podium door de gemeente krijgt opgedragen; aantallen concerten of activiteiten, publieksbereik, culturele ambitie en educatie kunnen belangrijke invloed hebben op de hoogte van de subsidie. Een andere post die direct verband houdt met de subsidie is de huursom van het gebouw. Dit is meestal gemeente eigendom. Een laatste voorbeeld van een onderwerp, dat de hoogte van het subsidiebedrag beïnvloedt, is educatie. Ook op dit vlak zijn verschillen per poppodium. Van de totale inkomsten van het Burgerweeshuis is 28% exploitatiesubsidie. Bij andere poppodia ligt dit percentage aanzienlijk hoger. Subsidie vormt bij de referentiegroep bijna de helft van alle inkomsten. In absolute getallen ontving het Burgerweeshuis in 2006 € 329.000 subsidie tegen € 374.000 bij de referentiegroep. Het Burgerweeshuis slaagt er erg goed in om naast het subsidiebedrag op andere wijzen inkomsten te genereren. In totaal ontvangt het Burgerweeshuis € 7,12 subsidie per bezoeker per programmaactiviteit. De overige poppodia uit deze benchmark ‘besteden’ bijna het dubbele, namelijk € 14,01 per bezoeker per programma-activiteit. Ook de vergelijking subsidiebedrag per activiteit levert opmerkelijke resultaten. Bij het Burgerweeshuis wordt gemiddeld per programma-activiteit € 1.154 besteed, bij de referentiegroep € 1.444. Als we alle activiteiten vergelijken, wordt duidelijk dat het Burgerweeshuis gemiddeld € 816 subsidie per activiteit bijlegt; de referentiegroep € 1.289.
38086
9
Naast de horecaomzet, die iets hoger is in vergelijking tot de referentiegroep, valt vooral de inkomstenpost ‘overige inkomsten’ op. Onder deze post vallen subsidies, die niet afkomstig zijn van overheid en fondsen, inkomensoverdrachten en bijdragen, financiële baten, bijzondere baten en overige inkomsten (VNPF). Hoewel deze inkomsten voor andere podia te verwaarlozen zijn, weet het Burgerweeshuis bijna een vijfde deel van haar begroting te verkrijgen uit deze overige inkomsten. Tenslotte blijkt uit de vergelijking van de totale inkomsten, dat de ontvangen recette uit ticketverkopen lager is bij het Burgerweeshuis dan bij de podia uit de referentiegroep. In vergelijking met het landelijke gemiddelde van alle VNPF podia is dit verschil nog groter. Het lage gemiddelde percentage recette bij het Burgerweeshuis is opvallend, omdat het podium wel hoge bezoekersaantallen weet te realiseren en omdat de entreeprijzen vergelijkbaar zijn met die van andere podia. Ook hier wordt het beeld waarschijnlijk vertekend door de gratis popconcerten in het café. 3.3.2 Uitgaven De uitgaven van het Burgerweeshuis worden vooral gedomineerd door de personeelskosten en de directe concertkosten, die samen 68% van de totale uitgaven vormen. Beide kostenposten vormen bij de referentiegroep maar 51% van de totale uitgaven. Dit beeld is een direct gevolg van het hogere aantal activiteiten, dat het Burgerweeshuis organiseert. De huisvestingskosten liggen bij het Burgerweeshuis lager dan bij de overige poppodia. Zo bedragen de huurlasten maar 3% van de totale uitgaven en lijkt weinig geld besteed te worden aan investeringen, onderhoud en afschrijvingen. We gebruiken het woord ‘lijkt’. In hoofdstuk 4 gaan we hier dieper op in. Tenslotte lijken de publiciteitskosten met 1% van de totale uitgaven laag. Navraag leerde dat het Burgerweeshuis de publiciteitskosten voor specifieke activiteiten op directe concertkosten boekt. Omgerekend zouden de publiciteitskosten van het Burgerweeshuis dan tussen de 4 en 5% uitkomen. In tabel 7 zijn de hierboven genoemde uitgaven nog eens naast elkaar gezet. Tabel 7: Verdeling van de totale uitgaven (100%)
Burgerweeshuis
Referentie groep
Personeelslasten (excl. horeca)
34%
26%
Directe concertkosten
34%
25%
Kosten horeca inkoop
14%
8%
Kosten horeca personeel
0%
3%
Publiciteitskosten
1%
6%
Organisatiekosten
5%
4%
Huurlasten
3%
7%
Huisvestingskosten (GWL etc.)
4%
3%
Investeringen,onderhoud en afschrijving gebouw en inventaris
2%
7%
38086
10
Financiële lasten
0%
6%
Overige kosten
3%
4%
3.3.3 Financiën – programma activiteiten t.o.v. alle activiteiten Zoals hierboven beschreven, zijn de totale directe concertkosten bij het Burgerweeshuis hoger dan bij de referentiegroep. Tabel 8 laat zien dat de directe kosten per programma-activiteit eveneens hoger zijn. Voor een deel ligt de verklaring in de publiciteitskosten. Zoals gezegd worden de directe PR kosten bij de activiteitkosten geboekt. Daarnaast zijn de inkomsten per betaalde activiteit feitelijk veel hoger, als we deze zouden corrigeren voor de gratis concerten in het café, zoals we dat in paragraaf 3.3.1. opmerkten. In totaal liggen de kosten per programma-activiteit gemiddeld 61% hoger dan bij de referentiegroep. Aangezien de directe inkomsten per programma-activiteit wel nagenoeg gelijk zijn, resulteert dit in een gemiddeld tekort van € 680 per programma-activiteit. De programmering van het Burgerweeshuis is ambitieus. Tabel 8: Financiële kengetallen per programma-activiteit
Burgerweeshuis
Referentie groep
Directe inkomsten per programma-activiteit (euro)
674
673
Directe kosten per programma-activiteit (euro)
1.354
842
Direct resultaat per programma-activiteit (euro)
-680
-168
Subsidie per programma-activiteit (euro)
1.141
1.448
Aantal acts/groepen per programma-activiteit
1,7
1,6
Bovenstaande tabel bevestigt ook het eerder geschetste beeld, dat het Burgerweeshuis per programma-activiteit minder subsidie besteedt. Dit wordt mede veroorzaakt door het hoger aantal programma-activiteiten. Het Burgerweeshuis organiseert, zoals gezegd, meer activiteiten per euro overheidssubsidie. Hoewel duidelijk is dat het Burgerweeshuis per programma-activiteit een hoger tekort heeft dan de overige podia, is het totale bedrijfsresultaat positief. Dit is vooral een gevolg van het feit, dat het Burgerweeshuis de verliezen van de programma-activiteiten compenseert met de positieve resultaten van de niet-programma-activiteiten. Wanneer de gemiddelden over alle activiteiten worden berekend blijkt een positief resultaat van € 81 per activiteit, zoals te zien is in tabel 9. Tabel 9: Financiële kengetallen per activiteit (alle activiteiten)
Eigen
Selectie
Totale inkomsten per activiteit (euro)
2.917
2.807
Totale uitgaven per activiteit (euro)
2.835
2.983
Totale resultaat per activiteit (euro)
81
-176
38086
11
3.3.4 Financiën – conclusie In vergelijking tot de referentiegroep had het Burgerweeshuis in 2006 een gezond bedrijfsresultaat, waarbij het podium in verhouding minder afhankelijk was van subsidies. Belangrijke inkomstenbronnen zijn subsidie, horeca, overige inkomsten en in mindere mate de recette. Dit laatste is opvallend, omdat de recette inkomsten bij andere podia relatief hoger zijn. Uiteindelijk realiseert het Burgerweeshuis gemiddeld een positief resultaat per activiteit, door de organisatie van een groot aantal niet-programma-activiteiten. De uitgaven worden gedomineerd door concertkosten en personeelslasten, terwijl er in vergelijking met de referentiegroep minder wordt uitgegeven aan huisvesting en publiciteit. De concertkosten in relatie tot de recette zijn een serieus punt van aandacht voor het Burgerweeshuis. 3.4 Medewerkers In totaal telde het personeelsbestand van het Burgerweeshuis in 2006 volgens de opgave in PAS 21,2 Fte waarvan 10,4 Fte op vrijwillige basis, 2 Fte gesubsidieerd en 7,6 Fte op de loonlijst 3 . Het totale aantal Fte ligt daarmee 40,4% boven het gemiddelde van de referentiegroep. Dit percentage komt overeen met de 39% meer activiteiten die het Burgerweeshuis op jaarbasis organiseert. De verhouding tussen het aantal betaalde krachten en het aantal vrijwilligers vertoont daarbij grote overeenkomsten met de referentiegroep. De helft van het aantal Fte bij de poppodia in de referentiegroep wordt ingevuld door vrijwilligers. Tabel 10: Aantal Fte (financieel)
Burgerweeshuis
Referentie Groep
Totaal aantal Fte
21,2
15,1
Aantal Fte op loonlijst
7,6
5,9
Aantal Fte gesubsidieerd personeel
2
1
Aantal Fte vrijwilligers
10,4
7,7
Aantal Fte ingehuurd of ingeleend werk
1,2
0,5
Percentage Fte op loonlijst
36%
39%
Percentage Fte gesubsidieerd personeel
9%
7%
Percentage Fte vrijwilligers
49%
51%
Percentage Fte ingehuurd of ingeleend werk
6%
3%
Gemiddelde loonkosten per Fte loonlijst
39.852
33.612
De personeelslasten zijn 34% van de totale uitgaven van het Burgerweeshuis. Dit percentage ligt rond het landelijke gemiddelde van 32% bij alle VNPF podia. In vergelijking tot de referentiegroep ligt het percentage 8% hoger. Dit wordt enerzijds veroorzaakt door de inzet van meer Fte en anderzijds door de gemiddelde loonkosten, die bij het Burgerweeshuis per Fte € 6.240 hoger zijn. Deze hogere kosten per Fte laten zich verklaren door het feit dat het Burgerweeshuis volledig de
3
In 2008 is het aantal totaal aantal betaalde Fte, op de loonlijst en ingehuurd, 8,45.
38086
12
CAO Welzijn volgt. Er is nog geen CAO voor de poppodia. Deze wordt in de loop van volgend jaar verwacht. Veel podia hebben eigen voorwaarden of volgens slechts een deel van de CAO Welzijn; zij betalen dan bijvoorbeeld niet de onregelmatigheidstoeslag, die hierin is geregeld. Wanneer we het resultaat per betaalde medewerker nader bepalen komen we tot de verdeelstaat in tabel 11. Tabel 11: Betaalde medewerkers, output en resultaat
Burgerweeshuis
Referentie Groep
Totaal aantal Fte betaalde medewerkers
10,8
7,4
Totale inkomsten (* € 1.000)
1.175
813
Inkomsten per betaalde Fte (* € 1.000)
109
110
Totaal aantal activiteiten
403
290
Aantal activiteiten per betaalde medewerker
37
39
3.5 Conclusie benchmark Het Burgerweeshuis trok in 2006 relatief veel bezoekers voor een poppodium buiten de randstad en in een niet-universiteitsstad. Het behaalde een positief bedrijfsresultaat met een relatief goot aantal activiteiten. De verhouding tussen subsidie en het aantal activiteiten kan voor de gemeente Deventer gunstig genoemd worden. Het Burgerweeshuis genereert relatief hoge inkomsten met de niet-programma-activiteiten en de horeca. Met deze en ‘overige inkomsten’ worden de structurele verliezen op programma-activiteiten ruimschoots gecompenseerd. Hoewel een hoger aantal activiteiten gepaard gaat met hogere personeels- en concertkosten, vertonen de inzet, de output en het resultaat van de medewerkers verhoudingsgewijs geen grote verschillen met de poppodia uit de referentiegroep.
38086
13
4. De begroting
4.1 Evenwichtigheid De vraag naar de evenwichtigheid van de begroting interpreteren we als volgt: •
Is de begroting sluitend of vertoont deze een redelijk ‘overschot’?
•
Is de verhouding tussen de inkomsten onderling, tussen de kosten onderling en die tussen inkomsten en kosten in balans?
Om subjectiviteit bij het beantwoorden van de vraag zoveel mogelijk uit te sluiten baseren we ons in belangrijke mate op de cijfers uit de benchmarkgegevens van het vorige hoofdstuk. Het Burgerweeshuis heeft drie begrotingen afgegeven. De eerste in het bedrijfsplan 2007-2010. De tweede in de ‘Aanvulling bedrijfsplan 2007 -2010’. Beide beslaan de jaren 2007 – 2011. De derde begroting dateert van 26 oktober 2007 en beslaat alleen het jaar 2008. Deze laatste begroting wordt vergeleken met de realisatie 2007 en 2006. We gebruikten deze begroting, omdat bestuur en directie bij de gemeente Deventer hebben aangeven de cijfers uit het aanvullende bedrijfsplan niet realistisch of haalbaar te achten. Voor een goede beoordeling zetten we de begroting 2008 (van 26 oktober 2007), naast de realisatie 2007. Daarnaast plaatsen we een herziene begroting 2008 op basis van onze beoordeling. Daaronder geven we per regel onze motivatie om af te wijken van de Burgerweeshuisbegroting. Tabel 12: Begroting 2008 Burgerweeshuis
Realisatie 2007
Begroting 2008 Berenschot *
Inkomsten: Subsidie gemeente Deventer
34%
333.150
39%
333.150
35%
326.624 90.000
9%
Horeca
199.506
21%
193.000
24%
225.000
24%
Verhuren
24.103
3%
20.400
3%
26.000
3%
Recettes
247.436
25%
143.050
18%
220.000
23%
Personeel doorbelast
22.210
2%
Extra subsidie
Huisvesting doorbelast 6.442
0%
1%
5.800
1%
6.000
1%
4%
14.600
2%
15.000
2%
Projecten
38.317
(vervolg)
Realisatie 2007
Sponsoring
33.015
3%
22.400
3%
26.000
3%
Podiumsubsidies
20.891
2%
16.300
2%
15.000
2%
Subsidie ID-banen
19.922
2%
Subsidie Do It 2 Afname reserve
38086
34.538
Begroting 2008 Berenschot *
Begroting 2008 Burgerweeshuis
4%
4% 32.000
4%
20.600
3%
14
Begroting 2008 Burgerweeshuis
Realisatie 2007 Totaal bruto omzet
973.004
100% 801.300
Personeel
386.325
39%
Begroting 2008 Berenschot * 100%
956.150
100%
40%
315.200
33%
Personeel nieuw
70.800
7%
Professionalisering. V&O
15.000
2%
315.200
Huisvesting
74.552
8%
76.500
10%
76.500
8%
Organisatie
56.459
6%
51.000
7%
51.000
5%
6.500
1%
13.000
1%
18.000
2%
292.350
31%
Extra acc. kosten voor goedkeurende verklaring Afschrijvingen
12.819
1%
34.600
4%
Afschrijving kassasysteem Activiteiten
366.205
37%
Do It 2
222.000
28%
30.000
4% 0
Vrijwilligers
37.860
4%
30.600
4%
35.000
4%
Publiciteit
14.136
1%
15.300
2%
20.300
2%
Techniek
12.122
1%
6.100
1%
7.500
1%
Voorzieningen
25.203
3%
20.000
2%
15.000
2%
20.000
2%
956.150
100%
Opbouw reserve Totaal kosten
985.681
100% 801.300
Rentebaten
3.694
0%
Vrijval fiches
8.983
1%
Totaal bijzondere baten
12.677
Totaal resultaat
0
100%
* We noemen deze begroting Berenschot begroting 2008. Het is een begroting die bij ongewijzigd beleid in principe voor meerdere jaren toepasbaar is, gecorrigeerd voor de inflatie
Meest opvallend in de tabel zijn de soms stevige afwijkingen in de door het Burgerweeshuis bijgestelde begroting ten opzichte van de realisatie 2007. Dit is aan de inkomstenkant het sterkst bij de recettes, de projecten en de sponsoring. Ondanks de afname van de reserve in de begroting BWH 2008 dalen de totale inkomsten in deze begroting met ruim € 170.000 ten opzichte van de realisatie 2007. Aan de kostenkant dalen met name de personeelskosten als gevolg van het verdwijnen van 2 IDbanen. Verder worden de activiteitenkosten € 144.000 lager ingeschat. In de Berenschot begroting zijn een aantal sterk afwijkende aannames ten opzichte van de realisatie 2007 en de begroting BWH 2008. Hieronder motiveren we per regel onze aanpassingen.
38086
15
Extra subsidie gemeente Deventer: in onze begroting gaan we uit van een noodzakelijke verhoging van de huidige exploitatiesubsidie met € 90.000 op jaarbasis. Hiermee zou de totale exploitatiesubsidie voor het Burgerweeshuis in enig jaar € 423.150 worden. Dit is 44% van de totale inkomsten. Daarmee zou de subsidie van het Burgerweeshuis nog steeds een lager percentage zijn van de totale inkomsten, dan bij de referentiegroep uit hoofdstuk 3. Het gemiddelde percentage bij de deze groep bedroeg 46% in 2006 Horeca: op deze regel wordt het resultaat van de horeca weergegeven (=verkoop minus inkoop). De marge op de horeca was bij het Burgerweeshuis in 2006 en 2007 respectievelijk 54,7% en 54,8%. Gecorrigeerd voor de drankjes van artiesten en medewerkers zou dit percentage naar boven bijgesteld moeten worden en wel naar 60%. Ook deze 60% vinden wij nog laag, vooral voor een podium, dat een groot deel van zijn drankjes met munten laat betalen; alleen in het café kan ook met euro’s betaald worden. De grote podia realiseren marges van 75 tot 80%, soms nog hoger. Een podium als het Burgerweeshuis zou minimaal 70% moeten kunnen realiseren. Dit percentage kan zeker geen probleem zijn als het Burgerweeshuis de horeca automatiseert; zoveel mogelijk soorten drank op automatische tapsystemen, die op hun beurt gekoppeld zijn aan het kassasysteem. Diverse podia hebben een dergelijke installatie aangeschaft. Bij al deze podia schoot de omzet en de marge omhoog en konden de systemen binnen betrekkelijk korte tijd, anderhalf tot twee jaar, terugverdiend worden. Wij verwachten, dat het resultaat bij het Burgerweeshuis, door een dergelijke ingreep minimaal met € 25.000 verbetert ten opzichte van 2007. Om deze marge te realiseren is dus een investering in het kassasysteem noodzakelijk. In het investeringsplan is al rekening gehouden met deze uitgave. Hij is geschat op € 50.000. Dit is een schatting van het Burgerweeshuis, die wij niet hebben kunnen staven. Het bedrag lijkt ons te laag. In ieder geval betekent een geautomatiseerd systeem, dat ook de controlemogelijkheden op de omzet enorm verhoogd worden. In het licht van de goedkeurende accountants verklaring is dit daarmee ook een noodzakelijke investering. Verhuren: op dit bedrag hebben we een inflatiecorrectie van 2% toegepast ten opzichte van de realisatie 2007. Recettes: het Burgerweeshuis heeft in haar bedrijfsplan een berekening gemaakt van de recettes. Wij hebben de recettes uit de jaarcijfers van 2006 en 2007 als basis genomen, respectievelijk € 191.429 en € 247.436. De recette van 2007 is weliswaar positief beïnvloed door een eenmalige ‘klapper’ met Solomon Burke in de Schouwburg. Een dergelijk uitzondering kan zich ook jaarlijks en misschien ook wel eens twee keer per jaar voordoen. Onze prognose voor 2008 van € 220.000 vinden we daarom niet onredelijk. Doorbelasting loonkosten: in 2007 bedroeg deze post nog € 22.210. Dit ging om werkzaamheden voor het Productiehuis ON. Nu zij eigen huisvesting hebben zijn ook de werkzaamheden vanuit het Burgerweeshuis gestopt. Projecten: het Burgerweeshuis is pessimistisch over deze post in de komende jaren. Daarom hebben wij het bedrag ook naar beneden bijgesteld. In de realisatie 2007 zijn in deze post de inkomsten van Do It 2 opgenomen.
38086
16
Sponsoring: de door het Burgerweeshuis geschatte bedrag van € 22.400 steekt schril af bij de gerealiseerde € 33.015 in 2007. Wij hebben het bedrag bijgesteld naar € 26.000. Op deze plek moet opgemerkt worden dat het contract met de huidige bierbrouwer niet erg voordelig is voor het Burgerweeshuis. Als dit contract over drie jaar afloopt moeten beduidend betere voorwaarden bedongen kunnen worden. Podiumsubsidies: Ook hier hebben we in navolging van het Burgerweeshuis het bedrag ten opzichte van de realisatie 2007 omlaag bijgesteld. De veranderde subsidiesystematiek in Den Haag speelt hierbij een rol. Do It 2: Dit project is een aflopende zaak. Daarom hebben we de inkomsten en de uitgaven uit onze begroting gelaten. Afname reserve: In onze begroting hoeft de reserve niet af te nemen, maar neemt deze jaarlijks met € 20.000 toe. Personeelskosten: Hier hebben we de personeelskosten van het Burgerweeshuis overgenomen: € 315.200. Deze post is zoveel lager dan in 2007 door het verdwijnen van ID banen en het wegvallen van de werkzaamheden voor Productiehuis ON. Personeel nieuw: de vraag van het Burgerweeshuis om twee Fte extra specifiek voor het verkrijgen van de goedkeurende accountantsverklaring onderschrijven we niet. Met behulp van het geautomatiseerde systeem lijkt ons een Fte voldoende. Dit kunnen uiteraard ook twee parttimers zijn. Nog een Fte extra achten wij wel noodzakelijk voor de versterking van de organisatie en verdere professionalisering. Deze extra inzet moet dan ook daadwerkelijk met dit doel ingezet worden. In hoofdstuk 7 gaan we hier verder op in. Met deze uitbreiding in Fte kan geen stevige inzet voor educatie gegarandeerd worden. Afhankelijk van een concreet educatieplan zal bepaald moeten worden, wat de extra personele inzet hier voor moet zijn en hoe deze gefinancierd wordt. Voor beide Fte is het belangrijk op te merken, dat het niet om twee fulltime functionarissen gaat, waarbij de een de taak ‘controle’ en de ander de taak ‘professionalisering’ krijgt. Er moeten middelen zijn om twee maal 36 uur extra inzet te betalen. Deze inzet kan over meer dan twee extra parttime functionarissen verdeeld worden. Minstens zo belangrijk is de notie, dat deze kwantitatieve extra inzet bij een aantal medewerkers ruimte creëert voor controle en bij alle medewerkers voor professionalisering. Professionalisering, vorming en opleiding: Op deze post boeken wij 15.000 euro op jaarbasis. Om de bedrijfsvoering te verbeteren is het noodzakelijk te investeren in vorming en opleiding van de medewerkers, betaald en vrijwillig. Daarnaast kan het noodzakelijk zijn om voor bepaalde projecten externe expertise in te huren. Als voorbeeld noemen we de coaching van de nieuwe directeur. Huisvesting: geen bijzonderheden. We gaan er van uit dat deze kosten gelijk blijven, afgezien van de inflatiecorrectie. Organisatie: deze post hebben we overgenomen uit de begroting van het Burgerweeshuis.
38086
17
Goedkeurende accountantsverklaring: Hier hebben we het bedrag opgenomen zoals dat door accountantskantoor Nijhof is aangegeven. Afschrijvingen: Dit bedrag hebben we gerelateerd aan de afschrijvingen van 2007. Afschrijving kassasysteem: hier hebben we een bedrag van € 18.000 opgenomen. In theorie zou voor dit bedrag bij een afschrijvingstermijn van vijf jaar dus een systeem van € 90.000 aangeschaft kunnen worden. € 50.000 is reeds in de investeringsbegroting opgenomen. Het aanvullende bedrag zou extra gesubsidieerd of geleend moeten worden. Activiteiten: Met dit bedrag houden we rekening met de realisatie 2007 en de afnemende projectinkomsten. Do It 2: dit project is een aflopende zaak. Daarom hebben we de inkomsten en de uitgaven uit onze begroting gelaten. Vrijwilligers: dit bedrag hebben we meer opgetrokken naar het niveau van de realisatie 2007. Publiciteit: in zijn algemeenheid lijkt dit bedrag aan de lage kant. Zoals eerder opgemerkt zijn ook PR kosten in de post “Activiteiten” opgenomen. Desalniettemin hebben we het verstandig geacht deze post met € 5.000 te verhogen. Techniek: dit bedrag hebben we licht verhoogd ten opzichte van de begroting van het Burgerweeshuis. Voorzieningen en opbouw reserve: beide posten hebben we opgenomen. Samen voor € 15.000 hoger dan de begroting van het Burgerweeshuis. In de volgende paragraaf gaan we hier uitgebreider op in. 4.2 Egalisatiereserve van 10%. In zijn algemeenheid merken we het volgende op met betrekking tot de egalisatiereserve. Een stichting is belastingplichtig voor de Vennootschapsbelasting als men met behulp van arbeid en kapitaal winst wil behalen, waarbij het feitelijk resultaat van belang is en niet de doelstelling in de statuten. Een stichting is niet belastingplichtig voor de Vennootschapsbelasting als de werkzaamheden een algemeen doel nastreven én er voornamelijk met vrijwilligers wordt gewerkt én de winst in enig jaar niet hoger is dan € 7.500 en in de daaraan voorafgaande jaren niet boven de € 37.500 uitkwam. Volgens de subsidiegever is de egalisatiereserve primair bedoeld om schommelingen in inkomsten en uitgaven op te vangen zodat de subsidie ontvanger zich niet bij het minste of geringste tot de subsidiegever hoeft te wenden. Volgens de belastingdienst is de egalisatiereserve bedoeld voor kosten die eens in de zoveel jaar moeten worden gemaakt voor periodiek onderhoud van de bedrijfsmiddelen (bijvoorbeeld het bedrijfspand), hetgeen vaak met hoge kosten gepaard gaat. Deze reserve kan ook aangelegd worden voor toekomstige uitgaven, zoals bijvoorbeeld milieuverontreiniging. Deze reserve mag niet gevormd worden voor jaarlijks terugkerende uitgaven of de aanschaf van bedrijfsmiddelen.
38086
18
Het is dus belangrijk om de egalisatiereserve te oormerken zodat het niet als ondernemersvermogen gezien wordt en dus als opgebouwde winst geclassificeerd zou kunnen worden. Op basis van de jaarcijfers 2007 en de begrotingen van het Burgerweeshuis 2008 -2010 en de Berenschot begroting 2008, die we afgezien van de inflatiecorrectie kopiëren voor de jaren 2009 en 2010, komen we tot onderstaande rekensom. Tabel 13: Egalisatiereserve
Volgens begroting
Volgens begroting
BHW
Berenschot
Stand
31-dec-07
32.360
32.360
Dotatie
2008
6.500
20.000
Dotatie
2009
7.850
20.000
Dotatie
2010
5.350
20.000
Stand
31-dec-10
52.060
92.360
De door Berenschot geprognosticeerde begroting leidt in 2010 bij een omzet van € 956.150 nagenoeg tot een reserve van 10%. 4.3 De criteria van Fiers en Wiendels 4.3.1 Kwantitatief Bij de beoordeling van de kengetallen baseren we ons op de jaarcijfers 2007 en de balanspositie op 31 december 2007 in het bijzonder. Het is dus een momentopname. Vlottende activa Liquide middelen 152.720
152.720
Debiteuren
20.635
20.635
Omzetbelasting
23.100
23.100
Voorraden
13.914
Overig
38086
----------
------------
210.369
196.455
41.008
41.008
-----------
-----------
251.377
237.463
19
Kort vreemd vermogen Lening Grolsch
8.141
Crediteuren
29.804
Loonbelasting e.d.
15.159
Overige
125.776 ----------178.880
Current ratio: Dit kengetal geeft aan of de onderneming kan voldoen aan haar officiële verplichtingen en geeft daarmee inzicht in de liquiditeit. Een current ratio van 1 is minimaal vereist , een current ratio van 2 kan gezond genoemd worden. Als we de verhouding tussen vlottende activa en kort vreemd vermogen voorzichtig berekenen, delen we het totaal van het kort vreemd vermogen op de vlottende activa zonder de overige vorderingen; als we het minder voorzichtig doen nemen we ook de overige vlottende activa mee in de berekening. 210.369 : 178.800 =
1,18
of 237.463 : 178.800 =
1,41
Quick ratio; deze ratio bepaald de liquide situatie zonder opoffering van de voorraden; ook hiervoor geldt 1 is minimaal en 2 is gezond. 196.455 : 178.880 =
1,10
237.463 : 178.880 =
1,33
Netto werkkapitaal of financiële ruimte: hiermee bepalen we de liquiditeit van de onderneming in een absoluut getal door het kort vreemd vermogen af te trekken van de vlottende activa. We nemen dit bedrag over het jaarverslag. 251.377 – 178.880
38086
=
72.497
20
Solvabiliteit Voor het berekenen van de solvabiliteit maken we de volgende opstelling: Egalisatiereserve
32.360
Voorzieningen
55.010 -----------
Totaal
87.370
Totale activa
274.581 ======
lening Grolsch
16.472
crediteuren
29.804
loonbelasting e.d.
15.159
overige
125.776 -----------187.211 =======
De solvabiliteit bepaalt of de onderneming kan voldoen aan alle verplichtingen en de verschaffers van vreemd vermogen schadeloos kan stellen. Er zijn twee methodes om de solvabiliteit te bepalen; Methode 1: verhouding tussen het eigen vermogen en de totale activa. Het eigen vermogen moet minimaal 25 tot 50% zijn. 87.370 : 274.581 =
32%
Methode 2: de verhouding tussen totale activa en het vreemde vermogen. Hoe hoger het getal hoe hoger de buffer om verliezen op te vangen en dus ook hoe hoger de solvabiliteit. 274.581 : 187.211 =
1,47
Continuïteit op lange termijn: met een egalisatiereserve van 10% op 1 januari 2011 is de continuïteit op lang termijn voldoende gewaarborgd.
38086
21
Behalve deze financiële kengetallen is ook de flexibiliteit een criterium. Hierbij gaat het om de verhoudingen tussen vast en tijdelijk personeel. Bij het Burgerweeshuis speelt dit geen rol. Het aantal betaalde krachten staat in geen verhouding tot het aantal vrijwilligers. De arbeidsrelatie met vrijwilligers is zeer flexibel. Resumerend kunnen we stellen dat de kwantitatieve criteria, waar de balans en de begroting van het Burgerweeshuis aan moeten voldoen, gehaald worden. Hierbij hebben we wel rekening gehouden met de extra subsidie van € 90.000 op jaarbasis. 4.3.2 Kwalitatief Organisatie van de financiële functie: minimaal een controller of controlerende directeur Accountantskantoor Nijhof deed onderzoek naar de voorwaarden om tot een goedkeurende accountantsverklaring te komen. De controle moet beter en bepaalde functies moeten beter gescheiden worden. We onderschrijven die conclusies. De controle van het kasgeld uit horeca en kaartverkoop kunnen aanmerkelijk verbeterd worden door de aanschaf van geautomatiseerde systemen en de toevoeging van een Fte aan de personele bezetting. De controle op de juistheid van facturen en de autorisatie van betalingen is in principe geregeld, maar moet strakker gehandhaafd worden. Door de wisselingen van directeur in de afgelopen twee jaar was de administrateur min of meer verplicht om zelf betalingen goed te keuren. De nieuwe directeur zal dit deel van het werk volledig naar zich toe moeten trekken. Met het oog op de goedkeurende accountantsverklaring zal ook de controlerende rol van de accountant in de toekomst zwaarder worden. In hoofdstuk 6 gaan we uitgebreider op dit laatste onderwerp in. Management- en bestuursrapportages: De administrateur stelt maandelijks financiële overzichten samen van kosten en baten in de afgelopen maand en geeft daarbij het cumulatieve resultaat van het lopende jaar. Deze overzichten worden ook maandelijks aan de directie en het bestuur gegeven, die daarmee in staat zijn nauwgezet controle uit te oefenen op het ‘reilen en zeilen’ van de instelling 4.4 Continuïteit Zoals in de vorige paragrafen uiteen is gezet zijn er geen directe risico’s voor de continuïteit van het Burgerweeshuis.
38086
22
5. Het investeringsplan
In dit hoofdstuk bespreken we separaat het investeringsplan. Op basis van de ons ter beschikking gestelde documenten kunnen we de volgende opstelling maken. Tabel 13: VERBOUWING
Begroting
Gerealiseerd
Onderhanden
Verschil
Geluidwerende muur
2006
10.000
10.688
-688
Café
2006
17.500
16.115
1.385
Vloer en verf
2006
7.500
7.975
-475
Airconditioning
2006
15.000
15.775
-775
Brandmeldinstallatie I
2006
10.000
8.133
1.867
Zalen en kantoren
2006
15.000
12.379
2.621
Washok
2007
10.000
8.309
1.691
Brandmeldinstallatie II 2007
0
3.758
-3.758
310.000
179.644
Kleedkamers
2007
171.756
-41.400
Keuken
2008
25.000
20.000
5.000
Dimmers
2008
40.000
40.000
0
Geluidsinstallatie
2008
60.000
60.000
0
Automatisering
2008
50.000
50.000
0
Tuin
2009
40.000
30.000
10.000
371.756
-24.532
TOTAAL INVESTERING
610.000
262.776
Voor de dekking van deze plannen verwijzen we naar tabel 14. Zoals in de tabel gelezen kan worden, zullen de investeringen naar verwachting bijna € 25.000 hoger worden. Voor dit bedrag is nog geen andere dekking dan verhoging van de eigen bijdrage van het Burgerweeshuis. Op zich is dit een reële mogelijkheid. Wel herhalen we op deze plek dat nog niet duidelijk is of de € 50.000 voor automatisering toereikend is voor de voorgestelde aanschaf van apparatuur. Er zijn namelijk nog geen concrete offertes aangevraagd. Tabel 14 DEKKING Eigen middelen BWH
oorspronkelijke begroting
Gerealiseerd en betaald
Onderhanden
Verschil
110.000 106.813
27.719
-24.532
Provincie
250.000
125.000
125.000
0
Gemeente
250.000
0
250.000
0
TOTAAL
610.000
231.813
402.719
-24.532
38086
23
6. De goedkeurende accountantsverklaring
Over de goedkeurende accountantsverklaring herhalen we de belangrijkste opmerkingen in de vorige hoofdstukken. Om deze te verkrijgen zal ons inziens eerst geïnvesteerd moeten worden in de juiste apparatuur voor de horeca en de kaartverkoop. In overleg met de accountant zullen de bestaande kasprocedures ‘afgestoft’ moeten worden en door de inzet van extra medewerkers (1 Fte in totaal) zullen deze procedures perfect moeten worden uitgevoerd. Hierbij hoort ook een gescheiden voorraadbeheer. De nieuwe directeur zal met de administrateur de noodzakelijke functiescheiding moeten realiseren en handhaven. In het rapport van Nijhof wordt uitvoerig uiteengezet hoe de primaire functies op de administratie - beschikken, uitvoeren, registreren en controleren - gescheiden moeten worden. Wij sluiten ons volledig bij de in het rapport genoemde adviezen aan. Wij plaatsen slechts twee kanttekeningen. We delen niet de zorg om de ‘kwaliteit’ van vrijwilligers. We denken dat vrijwilligers in principe dezelfde verantwoordelijkheden aan kunnen als betaalde medewerkers. Wanneer dit niet het geval zou zijn, is er ons inziens iets mis met het vrijwilligersbeleid van de instelling. Dat kan zijn op het gebied van werving en selectie, opleiding, maar ook in de aansturing en controle. De tweede kanttekening plaatsen we bij de vermeende noodzaak voor twee extra Fte. Extra controle geeft extra werk, maar we geloven niet dat dit extra werk 72 uur per week zou moeten zijn. 36 uur en dus 1 Fte lijkt ons voldoende. Het probleem en dus ook de oplossing zit volgens ons meer in de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden over betaalde en niet-betaalde medewerkers.
38086
24
7. Professionalisering
Bij professionalisering onderscheiden we drie terreinen of aandachtsgebieden. In onderstaande paragrafen bespreken we deze. 7.1 Bedrijfsmiddelen Onder de bedrijfsmiddelen verstaan we het gebouw, de apparatuur en de inventaris. Voorzover we in deze quick scan hebben kunnen vaststellen zal het gebouw na de gedane investeringen weer klaar zijn voor het komende decennia en misschien ook daarna. Wat de apparatuur betreft is er allereerst de programma-apparatuur, zoals licht en geluid. Deze apparatuur wordt met de gaande investeringsronde eveneens verder uitgebreid en verbeterd. Daarnaast reserveert het Burgerweeshuis jaarlijks een redelijk bedrag voor vervanging en onderhoud. We gaan er daarom van uit dat de licht- en geluidsapparatuur op een voldoende niveau komen en ook op dat niveau gehouden kunnen worden. Naast de programma-apparatuur is er de horeca- en kassa-apparatuur. Barapparatuur, zoals taps en koelkasten, worden in samenwerking met de brouwerij op een voldoende niveau gehouden. Dit geldt niet voor de automatisering van bar en ook kassa. Hiervoor is een bedrag van € 50.000 begroot. Het bedrag lijkt ons aan de lage kant. Concrete offertes zullen hierover meer duidelijkheid moeten verschaffen. Duidelijk is dat op dit gebied een sterke professionaliseringsslag gemaakt kan worden. De laatste belangrijke groep apparatuur is de kantoorapparatuur. In het onderhavige onderzoek hebben wij hier geen aandacht aan besteed. We gaan er van uit dat deze apparatuur op niveau is en op niveau gehouden wordt. De nieuwe bar en kassa automatisering zullen nieuwe software met zich meebrengen voor de afdeling administratie. Als deze nieuwe software te hoge eisen stelt aan de huidige hardware op kantoor, zal verbetering op dat gebied in de totale begroting voor horecaen kaartverkoopautomatisering meegenomen moeten worden. 7.2 Medewerkers Bij professionalisering van de medewerkers gaat het om de verhouding betaalde en vrijwillige krachten. De voor de hand liggende gedachte is: hoe meer betaalde krachten, hoe meer professionals, hoe meer de organisatie geprofessionaliseerd is. Deze gedachtegang is ons iets te kort door de bocht. Het blijkt dat onder vrijwilligers bij poppodia soms zeer hooggekwalificeerde krachten zijn, die graag bereid zijn hun kennis en ervaring in te zetten voor het podium. Daarnaast wordt de kwaliteit van het werk van vrijwilligers in hoge mate bepaald door opleiding en aansturing. De bezetting als zodanig is kwantitatief weliswaar in overeenstemming met de bezetting bij de referentiegroep. Toch beoordelen wij deze als laag. De organisatie als geheel is kwetsbaar. Bij ziekte of uitval kan moeilijk vervanging georganiseerd worden. Voor vorming en opleiding zijn nu nog geen budgetten gereserveerd. Er bestaan bij het Burgerweeshuis daarom ook geen Vorming en
38086
25
Opleidingsplannen voor de medewerkers. In het kader van verdere professionalisering is dit een belangrijk punt van aandacht. In volgende paragraaf zetten we dit verder uiteen. 7.3 Bedrijfsvoering Professionalisering in de bedrijfsvoering betekent beter de vragen uit de omgeving, maar ook uit de eigen organisatie, kennen en daar vervolgens beter op antwoorden. Hiervoor is gestructureerde informatieverzameling noodzakelijk. Een kort onderzoek als het onderhavige is te beperkt om een volledig beeld te schetsen van de mate van professionalisering van het Burgerweeshuis. Waar staat de organisatie nu, hoe lossen we problemen op, wat bereiken we, hoe kunnen we onze arbeidsprocessen verbeteren? Op basis van een goede nulmeting op een groot aantal beleidsterreinen, of aandachtsgebieden, moeten targets voor volgend jaar geformuleerd worden en beleid opgesteld worden om deze te bereiken. Jaarlijks worden de effecten gemeten, de afwijkingen ten opzichte van de targets verklaard en nieuwe targets voor het jaar erna bepaald. Zo moet de professionalisering een continu proces worden in de organisatie. Er bestaat op dit moment g4een professionaliseringsindex voor poppodia. De VNPF laat met hulp van het VSB Fonds onderzoek doen om een degelijk instrument te ontwikkelen. De resultaten van dit onderzoek zullen in 2009 het licht zien. Het professionaliseringsproces als zodanig vergt serieuze tijd en aandacht. Bij het Burgerweeshuis ontbreekt die capaciteit. De huidige ploeg heeft de handen vol aan de dagelijkse praktijk en is uitsluitend een uitvoeringsorganisatie. Het voorgelegde bedrijfsplan getuigt van deze geringe capaciteit om tot gedegen beleidsontwikkeling te komen. Hierdoor worden kansen gemist, voor de organisatie, maar ook voor het publiek en de gemeente Deventer. Meer capaciteit zal ook tot een hoger niveau van cultureel ondernemen leiden. In die zin is uitbreiding van de capaciteit een belangrijke investering in het podium, maar ook in de popcultuur in de gemeente Deventer. Het bestuur heeft gekozen voor een jonge en nog weinig ervaren nieuwe directeur. Gedegen coaching in de eerste maanden na zijn aanstelling zullen zich uitbetalen in de kwaliteit van het proces van professionalisering en in de noodzakelijke resultaatsverbetering op de belangrijkste beleidsterreinen. Samen met een ervaren professional kan de organisatie verbeterd worden, kunnen lange termijn plannen ontwikkeld worden en de belangrijkste bedrijfsprocessen (opnieuw) ingericht worden.
38086
26
8. Conclusies
Op de vraag of het bedrijfsplan met de latere aanvullingen leidt tot een gezonde exploitatie en bedrijfsvoering van het Burgerweeshuis moet het antwoord negatief zijn. Ook de gevraagde extra exploitatiesubsidie van € 190.000 en de incidentele subsidie van € 50.000 zal dit niet zonder meer veranderen. Als we puur naar de cijfers kijken doet het Burgerweeshuis het goed in vergelijking met zeven soortgelijke poppodia. De subsidie wordt goed besteed. Per euro subsidie worden meer activiteiten georganiseerd en wordt ook meer publiek bereikt dan bij de andere podia. Het Burgerweeshuis voldoet ook aan de belangrijkste kwantitatieve criteria, zoals genoemd door Fiers en Wiendels. Daarnaast wordt in de huidige periode stevig geïnvesteerd in het pand en de bedrijfsmiddelen. Deze investeringen zijn naar verwachting hoger dan begroot, maar de extra kosten kunnen door het Burgerweeshuis zelf gefinancierd worden. Deze kwaliteitsverbetering zal de fysieke kwaliteit van het poppodium versterken. De exploitatiebegroting van het Burgerweeshuis voor het jaar 2008 is behoudend. Een belangrijk deel van de inkomsten wordt lager0 ingeschat in vergelijking met de realisatie van het jaar 2007. Daarnaast zijn vooral de horeca-inkomsten te laag, gelet op de marge die in 2006 en 2007 is behaald. Deze marge moet en kan veel hoger. Een stevige investering in de horeca-automatisering kan de marge sterk doen stijgen. Dezelfde investering zal ook een belangrijke stap zijn op weg naar een goedgekeurde accountantsverklaring. Voor die accountantsverklaring zal ook de personeelsbezetting uitgebreid en versterkt moeten worden. Niet per se met de gevraagde 2 Fte. We denken dat naast de horeca-automatisering een Fte volstaat om de controle op de vloer en in het magazijn goed uit te voeren. Tussen directeur en administrateur zal een striktere functiescheiding ingesteld en gehandhaafd moeten worden, waarmee de goedkeurende accountantsverklaring een feit kan worden. Deze stappen verbeteren de verdiencapaciteit van het Burgerweeshuis, maar maken de begroting nog niet sluitend en evenwichtig. De personeelsbezetting is bij de meeste poppodia in Nederland te klein en steekt schril af bij de meeste schouwburgen. Het Burgerweeshuis maakt geen uitzondering op die regel. Zoals gezegd presteert het huidige team goed in vergelijking met andere podia, maar tegelijkertijd is de organisatie kwetsbaar. Met veel vrijwillige medewerkers worden de belangrijkste taken uitgevoerd, maar de capaciteit, kwantitatief en kwalitatief, ontbreekt om afstand te nemen van de waan van de dag om zo verder vooruit te kunnen kijken. Het huidige niveau van professionalisering is niet hoog en kan en moet veel beter. Hiervoor is uitbreiding van de personeelsbezetting met een Fte een belangrijke voorwaarde. In combinatie met de juiste investeringen in bedrijfsmiddelen, medewerkers en bedrijfsvoering kan het vermogen tot cultureel ondernemen aanzienlijk versterkt worden. Het resultaat van deze inspanning zal zich vertalen in hogere tevredenheid bij het publiek, de stakeholders en de eigen medewerkers. Daarnaast zal ook het financiële resultaat aanzienlijk verbeteren, waardoor programma en bedrijfsvoering blijvend verbeterd kunnen worden.
38086
27
Wij hebben een alternatieve begroting opgesteld die rekening houdt met bovengenoemde voorstellen. Deze prognose leidt ook tot een egalisatiereserve van 10% van de totale exploitatie op 31 december 2010. Om alle maatregelen die in dit rapport genoemd zijn te kunnen realiseren is verhoging van de jaarlijkse exploitatiesubsidie met € 90.000 een noodzaak.
38086
28
Bijlage 1 Geraadpleegde documenten
38086
Geraadpleegde documenten
z
Het Burgerweeshuis, Bedrijfsplan 2007-2010
z
Aanvulling Bedrijfsplan 2007-2010, januari 2008
z
Brief van Burgerweeshuis aan College van B&W, dd. 29 februari 2008
z
Rapport inzake de Jaarrekening 2007, van Nijhof Groep, dd. 1 april 2008
z
Inhoudelijke jaarrapportage Burgerweeshuis 2007, Mike Iking mei 2008
z
Brief van Burgerweeshuis aan College dd. 29 februari 2008 met betrekking tot subsidie bouw kleedkamers een dergelijke
z
Brief van Burgerweeshuis aan College dd. 18 april 2008 over eenmalige subsidie aanvraag verbouwing/investering
z
Algemene Subsidieverordening Deventer, raadsbesluit dd. 24 januari 2007
z
Notitie van de heer Steerneman aan Antoine Croné en Thom Schipper, naar aanleiding van het bedrijfsplan, dd. 24 oktober 2007 (“de 10 punten-notitie’)
z
Brief Nijhof Groep aan bestuur Burgerweeshuis, dd. 26 april 2007 over onderzoek accountantsverklaring
z
Faxbericht van Nijhof Groep aan Burgerweeshuis dd. 21 januari 2008 over accountantsverklaring
z
Brief Gemeente Deventer aan Burgerweeshuis, dd. 5 juli 2006 over Procedure budgetsubsidies 2007
z
Brief Gemeente Deventer aan Burgerweeshuis, dd. 19 december 2006 over Subsidieverlening 2007
z
Nota 19623, ‘Passie voor Centen’ , Gemeente Deventer - WCO/MB, oktober 2003
z
Beoordelingsformulier ‘verantwoording budgetsubsidies voor culturele instellingen’ ingevuld voor het burgerweeshuis 2006 en besproken met de directie op 30 augustus 2007
z
Nota voor B&W over ‘Bedrijfsvoering en financiële positie culturele instellingen’, dd. 17 maart 2006
z
Raadsvoorstel ‘Bedrijfsvoering en financiële positie culturele instellingen’, behandeld in de raadsvergadering van 3 mei 2006.
z
Fiers en Wiendels, ‘Grip op welzijnsinstellingen’, in OverheidsMANAGEMENT,
z
Naast genoemde documenten maakten we gebruik van kengetallen uit het Podium Administratie Systeem (PAS) van de Vereniging van Nederlandse Poppodia en –Festivals (VNPF) en bij Berenschot beschikbare informatie over de sector.
38086
1
Bijlage 2 Geïnterviewde personen
38086
Geïnterviewde personen
z
De heer P. Steerneman
Programmaonderdeelmanager Kunst & Cultuur
z
Mevrouw E. Willemsen
Penningmeester bestuur Burgerweeshuis
z
De heer M. Iking
Interim-directeur Burgerweeshuis
z
Dhr. J.J. Thien
RA - accountant van de Nijhof Groep
z
Mevrouw K. Moltman
Administrateur Burgerweeshuis
38086
1
