BELSŐ AUDIT FÓKUSZAI - ÚJ MÓDSZER A FOLYAMATOK FELÜGYELETÉRE Bognárné Laposa Ilona Tompa Lászlóné DEMIN XI. Minőségügyi napok 2011.06.02-03.
ELŐZMÉNY
Első tanúsítás 1995. ÖQS Ausztria ISO:9001 Tanúsító váltás: 2010. SGS Hungária Kft. ISO:9001, MEES Minőségirányítás szervezeti változása MIR vezető váltás - Új struktúra - MEES beépülése a folyamatokba - SGS Audit észrevételei/eredményei - Belső auditok hatékonyságának növelése -
SZERVEZETI ÁBRA Minőségirányítási igazgató Dr. Kecskés Gábor
Koordinátor
MIR Irodavezető
Bognárné Laposa Ilona
Tompa Lászlóné
adminisztrátorok
MÜT
Vezető auditor Bognárné Laposa Ilona
Auditorok
*MÜT = Minőségügyi Tanács
Fejl. team vez. koord.
OTT
Dr. Wrana Győző
Fejlesztési team vezetők
*OMF = Osztályos Minőségirányítási Felelősök
*OTT = Orvosi Tanácsadó Testület
OMF
ELŐZŐ MÓDSZER
ÚJ MÓDSZER
AUDIT ELŐKÉSZÍTÉSE
Előző: program megküldése írásban (félévente kétszer 1 hét audit idő) Új: éves ütemterv (havi négy osztály – fókuszok meghatározása/szakértők bevonása, telefonos egyeztetés az osztályvezetővel az audit tervezett időpontjáról – reggeli osztályos megbeszélésen ismertetése az eljárásnak, Minőségügyi Igazgató és Vezető Auditor részvételével)
AUDITOROK FELKÉSZÍTÉSE
Auditorok értekezlete: a felülvizsgált területekhez illesztett és kapcsolható MEES Standardok és folyamatok értelmezése Kérdéslisták előkészítése, auditorok és szakemberek egyeztetése a fókuszokról illetve részleteiről, hangsúlyokról, folyamatok kapcsolódási pontjairól
„FÓKUSZ AUDIT”
Kiemelt folyamatokra helyezett hangsúly Auditorok részvétele egy helyszínen (2 helyett 10-15 fő) Speciális szakmai területek képviselőinek bevonása:
Vezető gyógytornász – gyógytorna folyamat Népegészségügyi ellenőr – higiéniai folyamat Intézeti főgyógyszerész - gyógyszerelés Műszergazdálkodási osztályvezető – eszközök felügyelete Transzfúziós bizottság vezetője – transzfúziós tevékenység Intézeti Oktatásszervező – oktatások, betegoktatások, továbbképzések Informatikai Osztályvezető – MedWorks dokumentációs rendszer
Vizsgálati fókuszok megjelölése (2011):
Betegellátás folyamata, osztály/ambulanciák működése Gyógyszerelés folyamata/gyógyszertárolás Betegdokumentáció Kompetenciák Betegtájékoztatás Gyógytorna Osztályos munkaszervezés Laborvizsgálatok Transzfúzió folyamata Halott ellátás Higiéne Osztályos műszerek
AUDIT LEBONYOLÍTÁSA
Előző: 2 auditor, 2 órában helyszínen - fókuszban a vezetői interjú és helyszíni szemle Új: Audit lebonyolítása a munkafolyamatok időpontjára koncentrálva pl.
osztály átadás 5 óra 45 perc, betegfelvétel 8-10 óra között, gyógyszerelés 8 óra, kompetenciák 14-15 óra, gyógytorna 11 óra, stb.
Alkalmazott módszerek:
Személyes interjúk (orvos, ápoló, stb.) Alkalmazott dokumentációk vizsgálata Munkafolyamatok megfigyelése Beteg interjú Beavatkozás megtekintése Helyszíni szemle Kapcsolódási pontok elemzése
AUDIT JELENTÉS
Előző: az auditorok összefoglalója, értékelése, eltérések jegyzéke, javítási határidők meghatározásával, esetenként erősségek megjelölése Új: tematikus felépítés mellett kontroll a vezető auditor részéről, szükség esetén egyeztetés és megbeszélés a feltárt eltérésekről, kapcsolódásokról, súlyozásokról
AUDIT JELENTÉS ELŐZŐ FORMÁJA
AUDIT JELENTÉS ÚJ FORMÁJA
AUDIT ZÁRÁSA Előző: audit jelentés megküldése írásban az osztályvezetőnek (kommunikáció lehetősége?) Új: osztályértekezleten prezentáció a minőségirányítási igazgató és vezető auditor részvételével, konzultáció
jelentés és összefoglaló, erősségek, fejlesztendő területek ismertetése
ÚJ MÓDSZER ELŐNYE
Eltérések értelmezése, kérdezés lehetősége a vitatható megállapításokról Lehetőség a MEES elemeinek magyarázatára Folyamat szemlélet erősítése „oktatás” „AHA” érzés élménye munkatársaknak Információ „első kézből” Javítási határidők közös egyeztetése A folyamat résztvevői saját felelősségének megértése, „ötletbörze” Nyitott kommunikáció lehetősége
EREDMÉNYEK
A folyamatok vizsgálata több szinten történik, több szakmai oldalról megközelítve. A feltárt hiányosságok/fejlesztendő területek felszínre kerülése. Auditori készségek fejlődése, ismereteik gyarapodása - az intézeti folyamatok kapcsolódásainak megismerése. Az interjúkba bevont munkatársak minőségszemléletének erősítése, „AHA” érzés.
NEHÉZSÉGEK Az auditorok felkészülése időigényes Az osztályok leterhelése a nagyszámú auditor megjelenéssel (időnként torlódás). Az audit napok számának és az audit lebonyolítási idejének növekedése. Audittal kapcsolatos dokumentációs anyag növekedése, feldolgozása.
ÜTEMTERV 2011. januártól májusig
AUDITOROK VÉLEMÉNYE AZ ÚJ MÓDSZER ALKALMAZÁSÁRÓL 1. Hatékonyabbnak érezte-e az új módszert? Igen: 17 fő, Nem: 0 fő Vélemény: „Sokkal több személlyel tudtunk beszélni, egy-egy témát több oldalról is megvilágítottunk.” „Adott terület működésére jobban rá lehetett látni, új információkat is kaptam.”
2. Ön szerint az audit az osztály fontos folyamatait érintette? Igen: 17 fő, Nem: 0 fő Vélemény: „Igen, sőt túlzottan is!”
3. Sikerült-e feltárni a legfontosabb fejlesztendő területeket? Igen: 16 fő, Nem: 1 fő Vélemények: „Kérdés, hogy a feltárt hiányosságok orvoslása is megtörténik-e?” „Nem minden esetben érzik, hogy a fejlesztési javaslat megvalósítható is lesz.” „Az osztályoktól néha fantasztikus javaslatot kapunk.”
4. Sikerült-e feltárni az erősségeket? Igen: 16 fő, Nem: 1 fő Vélemény: „nem mindig sikerült megbeszélni az adott témát a kompetens személlyel.” „Fontos lenne, hogy motiválni tudjuk a munkatársakat.” 5. El tudta Ön fogadtatni az osztály munkatársaival az eltéréseket, javítást, fejlesztést igénylő problémákat? Igen: 14 fő, Nem: 1 fő, Részben: 2 fő Vélemény: „a munkatársak további MEES oktatása javasolt a folyamatok összefüggéseiről, az eltérések és javítások lehetőségének felismerése, megértése érdekében”
6. Nagyobb felkészültséget igényelt Öntől az új audit módszer alkalmazása? Igen: 13 fő, Nem: 3 fő, Részben: 1 fő Vélemény: „a saját munka elvégzése mellett a fókusz audit nagyon megterhelő” „Fontos, hogy amit kérdezek, arra tudjam a teljeskörű választ.” „Nagyon alapos MEES -Standard és osztályos protokoll ismeretet igényel.”
Osztályok elégedettsége 1.
„Mélyebb, áttekinthetőbb audit, jobban bevonta a dolgozókat is, nem volt „papírízű”, bár kicsit megterhelőbb volt, hogy egyszerre több auditor végzett felülvizsgálatot az osztályon.” „Átfogóbb, jobban tükrözte a folyamatot, de zavaró volt, hogy egy időben többen kérdezték a munkatársakat.” „Megterhelő volt, hogy egyszerre zúdult az audit az osztályra, nagyobb koncentráltságot igényelt a munkatársaktól, lassította a munkavégzést.”
Osztályok elégedettsége 2.
„Sokkal hatékonyabb módszer, több mindent alaposabban felül tudtak vizsgálni az osztályon, viszont nincs akkora személyzet, hogy mindenkinek egyszerre rendelkezésére álljanak.” „Az osztály minden dolgozója jobbnak, hatékonyabbnak érezte, azonban az egy időben érkező több auditor csoport megterhelő volt az osztályos munka mellett.” „A munkatársak jobban figyeltek a tevékenységükre, jó lenne rendszeresen és gyakrabban ilyen audit.”
Osztályok elégedettsége 3.
„Minden munkakört érintett, mindenki rá volt kényszerítve, hogy részt vegyen az auditon vizsgálati alanyként. Fejlesztőleg hatott, az auditorok jobban megismerték így az osztályt, látták hogy milyen sokrétű a tevékenységünk.”
TOVÁBBI CÉLOK
Audit dokumentációjának egyszerűsítése, egységesítése
MEES- Standardok szerinti értelmezése és összekapcsolása az ISO Szabvány kritériumaival.
A feltárt hiányosságokra és eltérésekre hatékony intézkedések – intézeti szintű eltérések külön kezelése és menedzselése. A munkatársak minőségszemléletének további erősítése és együttműködésre ösztönzése az auditorokkal. Auditorok megbecsülése.
Köszönöm megtisztelő figyelmüket!
„Ne maradjunk le, mielőtt elindultunk volna” (régi kínai mondás)
