Beleidsverklaring Corporate Responsability ABIS N.V. ABIS Training & Consulting - ABIS NV - levert hoogtechnologische informaticadiensten aan grote en middelgrote ondernemingen. Deze diensten bieden we aan onder de vorm van opleiding en consulting. 1. Algemeen. ABIS gelooft in bedrijfsethiek en maatschappelijk verantwoord ondernemen; ethisch ondernemen is voor ons een uitgemaakte zaak. In ons optreden streven wij voortdurend naar meer integriteit, milieubewustzijn en respect voor anderen. Wij geven impliciet invulling aan (inter)nationale regels en normen inzake mensen- en arbeidsrechten, milieubescherming, ethische bedrijfsvoering en eerlijk zakendoen. Het is ons beleid om al onze activiteiten op een eerlijke en ethische manier te verrichten; met oog en respect voor alle betrokken stakeholders: medewerkers, klanten en leveranciers, aandeelhouders en de maatschappelijke context en omgeving waarbinnen we actief zijn. a. Toepassingsgebied. Dit beleid is van toepassing op al onze medewerkers op alle functieniveaus, inbegrepen de leden van de Raad van Bestuur, senior managers, instructeurs en interne consultants, account managers, alsook al het overige personeel (zowel permanente werknemers, interim werknemers of werknemers voor een bepaalde duur). Dit beleid wordt eveneens toegepast op alle derde consultants, aannemers, of elke andere persoon die een dienst aan ABIS levert. ABIS streeft ernaar ook al haar leveranciers én haar klanten van dit beleid op de hoogte te brengen, en moedigt hen aan dit beleid te ondersteunen en te onderschrijven. b. Wetgeving. ABIS onderschrijft alle wetten, regels en voorschriften, in alle landen waarin het actief is, zowel naar de letter als naar de geest. Wij bevestigen het fundamentele beginsel van goed ondernemen dat de lokale wetten en gebruiken nageleefd dienen te worden. ABIS houdt ook rekening met het evoluerend normbesef van de maatschappij; een besef dat de doorgaans vooruitloopt op formele wetgeving. c. Melding. Werknemers worden aangemoedigd om zo vroeg mogelijk elke zaak of elk vermoeden van inbreuken op voorliggende beleidsverklaring te melden. Werknemers zullen geen schade ondervinden als gevolg van het melden van oprechte vermoedens, zelfs als deze later ten onrechte blijken te zijn. d. Opvolging. De doelmatigheid van het beleid ‘Corporate Responsability’ wordt regelmatig herzien door de Raad van Bestuur. De afgevaardigd bestuurder brengt éénmaal per jaar intern verslag uit bij de Raad van Bestuur over het resultaat van de interne controlesystemen. e. Met zin voor realiteit. ABIS is zich bewust van het feit dat gegeven de aard van haar dienstverlening, en vooral haar omvang, zij slechts in beperkte mate impact heeft op haar omgeving. Toch vinden we het belangrijk de basiselementen van een verantwoord beleid van modern ondernemen uit te werken. ABIS onderschrijft de richtlijnen maatschappelijk verantwoord ondernemen van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO), en de ILO (International Labour Organisation).
2. Mens en Maatschappij. Mens. Tegenover haar medewerkers voert ABIS een gelijke-kansenbeleid en wijst zij elke vorm van discriminatie (op basis van bijvoorbeeld ras, kleur, geslacht, nationaliteit, godsdienst, etnische afkomst of andere onderscheidende kenmerken) resoluut af. Aanwerving, promotie en beloning gebeuren op basis van intrinsieke kwaliteiten zoals kennis en kunde, ontwikkelingspotentieel, toegevoegde waarde, verantwoordelijkheden en inzet. ABIS wil met haar medewerkers een duurzame arbeidsrelatie opbouwen, op basis van wederzijds respect en loyauteit. ABIS streeft naar een gezond evenwicht tussen de professionele inzet en de persoonlijke ontplooiing van haar medewerkers in de ruime zin van het woord. Om dit te realiseren: • biedt ABIS een concurrerend beloningspakket dat de geleverde prestaties en de bijdrage tot de bedrijfsresultaten op een faire wijze vergoedt - inclusief variabele verloning. We streven er naar deze beloning naar invulling toe waar mogelijk te laten aansluiten op de wensen van haar medewerkers; • streeft ABIS naar een evenwichtige verhouding tussen werk en privé-leven en neemt zij hiervoor de nodige initiatieven op het vlak van arbeidstijdregelingen, mobiliteit en sociale voorzieningen. Als zorgzaam werkgever sluit ABIS voor haar medewerkers (bijkomende) verzekeringen af en houdt terdege rekening met de medewerker ook wanneer er zich probleemsituaties voordoen; • zorgt ABIS voor een loopbaanbegeleiding en opleidingsinitiatieven voor haar medewerkers, binnen de grenzen van haar mogelijkheden; • biedt ABIS haar medewerkers een aantrekkelijke, gezonde en veilige arbeidsomgeving met de nodige voorzieningen om op een efficiënte wijze hun werk uit te voeren. ABIS respecteert en onderschrijft ten volle de Universele Verklaring voor de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties; ABIS respecteert en onderschrijft de universele normen met betrekking tot arbeid die zijn uitgewerkt in verdragen van de internationale arbeidsorganisatie van de Verenigde Naties, en van de International Labour Organization (ILO). ABIS respecteert alle lokale wet -en regelgeving (met inbegrip van collectieve arbeidsvoorwaarden) op het terrein van vergoedingen en verloningen, werkuren, ziekteverlof, ...; en verlangt van haar partners en onderaannemers hetzelfde. ABIS neemt geen mensen in dienst onder de minimale leeftijd die geldt volgens de nationale wetgeving; Kinderen onder de leeftijd van 16 jaar werken niet voor ABIS. ABIS maakt geen gebruik van gedwongen arbeid, slavenarbeid, onvrijwillige strafarbeid, en/of andere vormen van onvrijwillige arbeid, zowel naar eigen bedrijfsvoering als in de keten. Maatschappij. ABIS is zich bewust van de maatschappelijke rol die een bedrijf heeft binnen de samenleving - en de verantwoordelijkheden hiermee gepaard. Waar mogelijk neemt ABIS dan ook de nodige initiatieven om mee te werken aan de welvaart en het welzijn van haar omgeving.
3. Mens en Milieu. ABIS is er zich van bewust dat het gegeven haar dienstverlening en omvang slechts een beperkte directe invloed heeft op het milieu; maar beseft ook dat een rationeel gebruik van natuurlijke hulpbronnen de belasting van het milieu vermindert, en dus tot eenieders verantwoordelijkheid behoort. ABIS draagt er zorg voor dat de hulpmiddelen die het gebruikt zo milieuvriendelijk en rationeel mogelijk zijn; en leeft de betreffende milieuwetgeving ten volle na. ABIS moedigt bij haar personeel en leveranciers éénzelfde houding aan. Specifieke uitwerking - toepassingsgebieden: a. Energie ABIS streeft er naar zijn algemeen energieverbruik te verminderen; en zoekt daarbij naar een realistisch evenwicht tussen energie-efficiëntie en comfort van haar medewerkers. Bedrijfspanden gehuurd door ABIS worden vooraf getoetst op milieu-efficiëntie (certificaten). ABIS kiest uitdrukkelijk voor een optimale klimaatcontrole in de door haar gehuurde vertrekken en panden. b. Waterverbruik Het verbruik van water wordt waar mogelijk beperkt. c. Dienstverplaatsingen - CO2 uitstoot. ABIS poogt haar globale mobiliteitsbelasting waar mogelijk te beperken. · Voor het woon-werkverkeer bevorderen we openbaar vervoer en fietsgebruik; onze vestigingsplaatsen zijn optimaal gelegen in de nabijheid van openbaar vervoer (trein, tram, bus). · Zowel voor binnenlandse als buitenlandse dienstverplaatsingen wordt gezocht naar een evenwicht tussen tijdsefficiëntie en cliëntgerichtheid. Het gebruik van openbaar vervoer wordt aangemoedigd. d. Papierverbruik ABIS besteedt aandacht aan het gebruik van papierzuinige procedures en apparatuur - ‘paperless office’ - bijvoorbeeld naar facturatie toe. Het gebruik van papier gemaakt op basis van op duurzame wijze geproduceerde houtvezels wordt aangemoedigd. ABIS stelt haar klanten steeds voor cursusboeken en hand-outs in elektronische vorm ter beschikking te stellen. e. Afval ABIS poogt de milieu-invloed van afval te beperken door de inzameling van afvalstoffen te optimaliseren (bv. gescheiden afvalophaling als dat wordt ondersteund door de plaatselijke openbare ophaaldiensten) met het oog op een maximale recyclagegraad en een minimale afvoer naar stortplaatsen. Voor specifieke types afval eigen aan haar dienstverlening heeft ABIS afspraken met derden voor ophaal en verwerking: lege cartridges van toners en printers, computer apparatuur, ...
4. Ethiek van het Zakendoen ABIS voert een beleid van nultolerantie wat betreft omkoperij en corruptie en streeft ernaar op een professionele, eerlijke en integere manier te handelen in al onze activiteiten. We streven er naar om effectieve systemen in te voeren en op te leggen in al onze bedrijfsprocessen om omkoperij te bestrijden. a. Steekpenningen. Een steekpenning is een financieel of ander voordeel aangeboden of gegeven: - aan iemand om hen over te halen of hen te belonen om hun werk op een ongepaste manier uit te voeren, of; - aan welke ambtenaar dan ook, met de bedoeling om de ambtenaar te beïnvloeden in het uitvoeren van zijn/ haar taken. ABIS en haar medewerkers zullen onder geen enkel beding steekpenningen verstrekken aan welke partij dan ook, ten einde een commercieel, contractueel, reglementair of persoonlijk voordeel voor ABIS of haar partners te bekomen. ABIS en haar medewerkers aanvaarden onder geen enkel beding steekpenningen van klanten, leveranciers, politici, adviseurs en vertegenwoordigers van overheid, privé-personen of bedrijf, teneinde een voorkeursbehandeling te krijgen. b. Relatiegeschenken en representatiekosten. Onze visie met betrekking tot ethisch ondernemen sluit niet uit dat giften of geschenken aan onze klanten en leveranciers mogelijk zijn, echter beperkt onder de vorm van: - normaal en passende gastvrijheid (eg. uitnodiging voor lunch) - het geven van een geschenk ter gelegenheid van een specifieke gebeurtenis (eg. nieuwjaar) ABIS biedt nooit relatiegeschenken en vermaak aan met de bedoeling een persoon over te halen ongepast te handelen of een ambtenaar te beïnvloeden in de uitvoering van zijn taken. c. Faciliterende betalingen en smeergeld. ABIS geeft, en ontvangt, nooit faciliterende betalingen of smeergeld van welk type ook. Faciliterende betalingen betreffen meestal kleine, niet-officiële betalingen voor het verkrijgen of versnellen van een routinetaak van een ambtenaar. Smeergeld betreft meestal betalingen voor het verkrijgen van een zakelijke gunst of een zakelijk voordeel. Alle werknemers moeten elke activiteit vermijden die ertoe kan leiden dat een faciliterende betaling of smeergeld zal worden gegeven of ontvangen door ABIS. d. Schenkingen. ABIS geeft geen schenkingen van welke soort ook aan politieke partijen. ABIS geeft geen schenkingen aan liefdadigheidsorganisaties met het doel hiermee een commercieel voordeel te bereiken. e. Boekhouding. ABIS beschikt over een boekhouding en uitgebreide administratieve systemen, alsook over de nodige interne controles, die de zakelijke redenen van elke betaling aan een derde partij onderbouwen. Alle onkosten wat betreft vermaak, relatiegeschenken of representatiekosten gemaakt voor een derde partij dienen vooraf te worden goedgekeurd, en dienen te worden ingediend in overeenstemming met ons beleid voor onkosten. De specifieke reden voor de uitgave dient nauwkeurig te worden omschreven. Alle rekeningen, facturen, en andere documenten wat betreft de betrekkingen met derde partijen zoals klanten, leveranciers en zakelijke contacten moeten nauwkeurig en uitputtend worden opgesteld en up-to-date gehouden. Er mogen geen rekeningen buiten de boekhouding om worden gehouden om ongepaste betalingen te faciliteren of te verbergen.
f. Geheimhoudingsclausule en Insider Information. Alle informatie door medewerkers van ABIS bekomen bij het uitvoeren van de hun toegewezen activiteiten wordt vertrouwelijk behandeld, en enkel aangewend binnen de context van de uitvoering van deze activiteiten. Deze informatie wordt onder geen enkel beding ter beschikking gesteld aan derden. De bekomen informatie wordt op geen enkel moment aangewend rechtstreeks of onrechtstreeks voor het bekomen van persoonlijke voordelen. g. Privacy wetgeving. ABIS leeft de geldende privacy wetgeving strikt na. Alle persoonlijke en andere informatie bekomen van de klant binnen het kader van de normale uitvoering van aan ons toegewezen taken wordt strikt confidentieel behandeld. 18 mei 2016
De Raad van Bestuur
