Beleidsplan
StuRa Studentenvereniging Amersfoort Aap, Noot, Feest! & Amersfoort Studentenstad 6 mei 2011 Irene van den Hoogenband & Wouter van Schagen
Voorwoord Dit is het beleidsplan van het bestuur van de StuRa Studentenvereniging Amersfoort voor de aankomende 5 jaar. De StuRa is de studentenvereniging voor studenten van de Hogeschool Utrecht, locatie Amersfoort. Het beleidsplan dient als handleiding voor het dagelijks bestuur van de studentenvereniging. Daarnaast geeft het de commissies, leden en andere geïnteresseerden een duidelijk beeld van de huidige situatie van de vereniging en de doelen voor de komende vijf jaar. Eerst zal kort de huidige situatie van de StuRa geschetst worden. Daarna zullen de doelgroepen van de studentenvereniging kort toegelicht worden. Vervolgens zullen de verenigingsdoelen genoemd worden met hierop volgend een gedetailleerde uitwerking. Tot slot zullen de zeven verschillende bestuursfuncties besproken worden met de hieraan gerelateerde taken.
1. Situatieschets Sinds 1985 was de StuRa actief binnen Hogeschool Domstad in Utrecht. In 2011 verhuist de StuRa door een fusie naar Amersfoort, de HU Amersfoort. Hier is de StuRa Studentenvereniging Amersfoort, de nieuwe verfrissende studentenvereniging in Amersfoort. In Utrecht had je in 1985 (en nog steeds) een hoop studentenverenigingen waarbij je lid moest zijn, mocht je willen deelnemen aan hun activiteiten. Hierdoor voelde je je als geen-lid nogal buitengesloten. Dat vond de StuRa maar niks, iedereen mag meedoen van ons. Samen met Hogeschool Domstad bedachten we de volgende filosofie. De StuRa is een vereniging met actieve leden die zich de Raadsleden mogen noemen. Deze raadsleden organiseren de activiteiten. Iedereen mag meedoen en zo is iedereen dus eigenlijk een beetje lid. Zo zijn onze activiteiten voor iedereen toegankelijk en gedragen door de opleidingen. Deelname aan de activiteiten vraagt soms een kleine bijdrage, zoals bijvoorbeeld een feest. De afgelopen tijd heeft de StuRa zich ontwikkeld tot een professioneel opgezette studentenvereniging, die contacten onderhoudt met studenten, docenten, medewerkers van de HU Amersfoort, maar ook extern met de gemeente Amersfoort.
2. Doelgroepen Onze activiteiten zijn voor iedereen toegankelijk, mits zij student zijn aan de HU of lid van de StuRa.
2.1. Leden 2.1.1. Raadsleden Deze groep studenten organiseren de activiteiten voor de StuRa. Raadsleden zijn natuurlijke personen, die studeren of gestudeerd hebben aan de HU-Amersfoort. Zij tekenen hun lidmaatschap voor minimaal een jaar en zorgen dat ze minimaal 20 % afwezig zijn bij vergaderingen of overleg met gekozen commissies. Hierbij maken ze deel uit van de Raad, want ook actieve leden zouden kunnen worden genoemd. 2.1.2. Supportleden Leden van de vereniging zijn natuurlijke personen, die als lid van de vereniging zijn aangenomen overeenkomstig de daartoe bij het Huishoudelijk Reglement vast te stellen regelen. Ook die studeren of gestudeerd hebben aan de HU-Amersfoort of Hogeschool Domstad en hiermee aangeven lid te zijn en op de hoogte willen worden gehouden van de StuRa-activiteiten.
2.1.3. Ereleden Ereleden zijn natuurlijke personen, die studeren of gestudeerd hebben aan de HU-Amersfoort en zich op bijzondere wijze hebben onderscheiden en als zodanig door de algemene vergadering zijn benoemd, op voordracht van het bestuur of van één of meer leden.
2.2. Externe contacten 2.2.1. Organisaties/bedrijven De organisaties waar de StuRa Studentenvereniging Amersfoort contact mee onderhoudt bevinden zich zowel in de profit als in de non-profit sector. De StuRa Studentenvereniging Amersfoort heeft diverse partners en sponsoren in haar bestand staan. Het is van belang goed met deze contacten om te gaan en deze warm te houden. 2.2.2. Instanties binnen de HU De StuRa Studentenvereniging Amersfoort heeft veel contact met diverse afdelingen binnen de HU. Hieronder vallen de directie van de HUA, opleidingsmanagers van de opleidingen in Amersfoort, directeur Studentenzaken van de HUA en het AIO, Amersfoorts Interzuilaire Opleidingscommissie. 2.2.3. Verenigingen Er zijn diverse verenigingen verbonden aan de Hogeschool Utrecht. Amersfoort kent ook de studentenvereniging Conventus Comus, verder hebben wij contact met de Cabo Bianci, studievereniging in Utrecht. 2.2.4. Gemeente De StuRa Studentenvereniging Amersfoort heeft regelmatig contact met de gemeente Amersfoort om het plan “Amersfoort Studentenstad” te begeleiden en promoten.
3. Verenigingsdoelen Het bestuur van de StuRa Studentenvereniging Amersfoort heeft gezamenlijk een aantal doelen opgesteld, die de kern vormen van het beleid van de studentenvereniging. De volgende doelen vormen de leidraad van het beleid: Hoofddoelen - Uitstraling - Continuiteit - Studentenbehartiging - Samenwerking Raadsleden - Sfeer - Goede planning - Communicatie In de volgende opsomming hebben wij onze overige doelen voor de komende vijf jaar genoteerd.
• • •
• • •
•
• • •
• • •
•
• •
De StuRa wil een overkoepelende studentenvereniging worden die activiteiten organiseert voor alle studenten van de HUA. De StuRa wil geen vereniging worden waarvoor studenten contributie moeten betalen in de vorm van geld. De StuRa wil in aanmerking komen voor de financiele bronnen die op de HU geldt en wil de besteding van dit geld verantwoorden aan het directie van de HUA en om activiteiten te realiseren. Los hiervan kan de StuRa gevraagd worden om andere activiteiten of diensten te organiseren, soms met extra financiering van de opdrachtgever. De StuRa wil een beurs aanvragen voor de bestuursleden en commissiehoofden die de StuRa heeft, mits er wordt voldaan aan de voorwaarden die hierbij horen. De StuRa heeft een vertegenwoordiger en verantwoordelijke binnen de HUA, dit is Ramses de Groot, directeur HU Amersfoort. De Stura wil een samenwerking aan te gaan met culturele instellingen, zodat wij cultuur overdragen aan de studenten en van de locatie kunnen gebruik maken voor onze activiteiten. De StuRa wil kijken of het mogelijk is bij elk festival in Amersfoort een onderdeel te organiseren gericht op studenten in Amersfoort en dit onder de studenten te promoten. Dit in overleg met de gemeente Amersfoort. De StuRa wilt zichzelf laten zien tijdens open dagen op de HUA en wil hierbij de HUA ondersteunen met behoud van eigen identiteit, bijvoorbeeld in de vorm van een kraampje. De StuRa wil actief gaan zoeken naar samenwerkingen en sponsoren binnen Amersfoort. Ook zal hierbij samengewerkt gaan worden met horeca. De StuRa wil frequent in overleg gaan met het directie van de HUA en Bureau Studentenvoorzieningen Utrecht zodat er kan worden meegedacht over studentenvoorzieningen in Amersfoort. Dit omdat we de belangen van de studenten willen behartigen op de HUA. Ook moet dit worden gezien als evaluatie van de afgelopen tijd en kijk op de komende tijd en activiteiten. De Stura heeft als doelstelling om minstens een keer per jaar een goed doel te steunen door middel van een activiteit. De StuRa wil activiteiten organiseren die passen binnen de activiteitenkalender van de PR & Communicatie-afdeling van de HUA, contactpersoon is Edwin Rooseboom. De StuRa wil de studenten van de HUA kennis laten maken met Amersfoort en de HUA laten zien in de stad. Hierbij willen wij het studentenleven in Amersfoort op de kaart zetten. Als StuRa willen wij ons verdiepen in de intenties en plannen van gemeente Amersfoort als het gaat om “Amersfoort Studentenstad” en de huisvesting van studenten in Amersfoort en dit weer over dragen aan de studenten van de HUA. Dit is in het belang voor samenwerking en relevante stakeholders. De StuRa heeft als doel om studenten regelmatig op de hoogte te brengen van de activiteiten via de mail, onze site (www.destura.nl) en prikborden. De StuRa wil zijn bijdrage leveren aan de Amersfoort Introductiedagen, hierover in overleg gaan, waarin wij onze eigen identiteit en activiteiten kunnen laten zien en behouden.
•
• • • • • •
De StuRa wil een eigen huisvesting en opslagruimte binnen het gebouw van de HUA om hier ook voor studenten te ontmoeten en een plek te creeeren om bijeen te komen. De StuRa wil frequent gebruik maken van de bar beneden in de HUA, bedoeld voor borrels. Voorkeur is de dinsdagmiddag/avond. Hiervoor wordt een bar-commissie aangesteld waarbij borrels moeten worden georganiseerd met uitnodigingen naar de doelgroepen. Dit kan een van onze inkomsten worden, maar hier moeten over worden overlegd. De StuRa wil vanuit het emailadres
[email protected] opereren. De StuRa houdt contact met de AIO, Amersfoorts Interzuilaire Opleidingscommissie en beheert hier de post Feest-OC. De StuRa zal, als dat wordt gevraagd, de PABO Amersfoort willen ondersteunen in het behoud van de identiteit door middel van een commissie. De StuRa zou het fijn vinden als er van elke afdeling een contactpersoon is, waar wij contact mee kunnen opnemen bij het organiseren. Het bestuur zou graag een keer een cursus willen volgen als het gaat om de professionalisering van de StuRa. Dit kan binnen de HU of daar buiten. Docenten kunnen hulp bij ons vragen bij het organiseren of alleen bij activiteiten buiten de lessen om.
4. Uitwerking doelen 4.1.1. Uitstraling De StuRa Studentenvereniging Amersfoort wil zich profileren als een professionele studentenvereniging. Hierbij hoort ook een professionele uitstraling. Het is van belang dat de professionaliteit in alles doorgevoerd wordt. Zo is het van belang dat de website overzichtelijk en up-to-date is. Verder zullen alle brieven die via de mail verstuurd worden als PDF bestand verstuurd worden, met hierin het logo. Er wordt door het bestuur een standaard opzet ontwikkeld. Ook is het van belang dat iedereen vanuit de StuRa Studentenvereniging Amersfoort op dezelfde manier naar bedrijven communiceert, door hetzelfde briefpapier, lettertype, duidelijke informatiebrieven en folders. Tijdens onze activiteiten is het verplicht voor de Raadsleden om hun StuRa-polo aan te hebben. Verder zullen wij de kleuren paars en groen gebruiken als huiskleuren. 4.1.2. Continuïteit De contactpersoon vanuit het bestuur is de voorzitter in samenwerking met de secretaris. Omdat dit er een hoop zijn zullen een aantal van deze contacten overgebracht worden bij de commissie PR. Het is van belang dat de kennis die in een verenigingsjaar opgedaan wordt niet verloren gaat. Daarom zullen de commissies en ook het bestuur een plan van aanpak opstellen, met hierin de belangrijkste informatie. Hierbij zal gebruik gemaakt worden van de informatie die we al hebben. Daarnaast moeten nieuwe contacten optimaal benut worden. Na de eerste kennismaking zullen de contacten geëvalueerd worden door de commissie PR en het bestuur. 4.1.3. Studentenbehartiging De StuRa Studentenvereniging Amersfoort zit bij het AIO onder de noemer Feest-OC, hierbij brengen wij de stem van de student naar voren als het gaat om activiteiten en ideeen naast hun studie. De StuRa-lounge zal een ontmoetingsplek worden waar studenten ons hun ideeen kunnen
vertellen. De behoeften van studenten brengen wij weer naar de verantwoordelijke hiervoor of naar het overleg met de AIO. 4.1.4. Samenwerking commissies Er zijn meerdere commissies binnen de StuRa Studentenvereniging Amersfoort. Tijdens de algemene vergadering zullen de commissies elkaar op de hoogte brengen van hun voortgang en waar nodig om hulp vragen bij andere commissies. 4.2.1. Sfeer Gezelligheid en plezier kan er alleen zijn als er een goede sfeer hangt in de vereniging. Het is de taak van het bestuur om dit goed in de gaten te houden. Om goed samen te kunnen werken is het met name van belang dat de sfeer binnen de verschillende commissies goed is. De commissie StuRa-belangen organiseert om de zoveel tijd eigen activiteiten voor de raadsleden. De sfeer binnen de vereniging wordt soms gedrukt doordat er onenigheid ontstaat over wie er voorrang heeft om mee te mogen op activiteiten waar een limiet aan zit, hierbij wordt er gekeken naar de inzet bij de activiteit. Het doel wordt gesteld dat commissies hier van te voren een duidelijke afspraak over maken. Deze moet tegelijk met de promotie naar buiten gebracht worden. Ook wordt er aandacht besteed aan de verdeling van de commissies. Iedereen moet gelijke kansen krijgen om deel te nemen aan commissies. Elke commissie heeft echter een ideale en maximale omvang in verband met de hoeveelheid werk en de coördineerbaarheid. Wanneer er te veel aanmeldingen voor een commissie zijn, wordt door de coördinator tijdens de eerste vergadering de mogelijkheid om te wisselen besproken. Alleen in geval van een dergelijke overschrijding van het maximale aantal dat problemen onvermijdbaar zijn, zal overgegaan worden tot een loting. Dit wordt echter te allen tijde voorkomen. 4.2.2. Goede planning Het plezier wat beleefd wordt aan de activiteiten zal toenemen wanneer er meer HU Amersfoort studenten aanwezig zijn. Het is van belang dat er op tijd gepromoot wordt voor een activiteit. Promotie zal in overleg gaan met de PR commissie. Daarnaast is het van belang dat er niet te veel activiteiten in dezelfde week georganiseerd worden. Promotie via SLB-lessen werkt ook goed. 4.3.2. Communicatie Raadsledenlijst Op de website is te zien wie er in de Raad zitten en wat hun taak is binnen de StuRa. Ledenmail Het bestuur wil professionaliteit uitstralen naar de leden door de ledenmail te vernieuwen. Deze zal op een geheel nieuwe manier opgezet worden met hierin header met het logo van de vereniging. De ledenmail zal eenmaal in de twee weken verstuurd worden. Hierin zullen kort de activiteiten voor de komende weken toegelicht worden en mogelijk andere interessante informatie zal via de ledenmail verspreid worden. Website De website hebben we vernieuwd. Het is het doel om de website zo goed mogelijk up to date te houden door op tijd de activiteiten te promoten en de foto’s van activiteiten direct na afloop te plaatsen.
5. Bestuurstaken In dit onderdeel worden de algemene taken van de bestuursleden besproken. Hierna zal specifiek worden ingegaan op de algemene en coördinerende taken van de commissieleden.
5.1. Commissiegerelateerde taken Iedere commissie draagt de verantwoordelijkheid over het inlichten van het bestuur. Dit is het hoofd van de commissie. Het hoofd is tevens verantwoordelijk voor de samenstelling van de commissie en de verdeling van de taken. Het hoofd zal de eerste vergadering inventariseren hoeveel deelnemers zich aangemeld hebben voor de commissie. Bij te veel aanmeldingen zal in overleg gezocht worden naar een alternatief. Alleen in extreme gevallen zal er geloot worden, dit wordt echter te allen tijde vermeden. Na afloop van elke activiteit zal dit geëvalueerd worden tijdens de algemene vergadering. Het is de taak van de betreffende coördinator om ervoor te zorgen dat de belangrijkste punten op papier staan. Zo zullen bezoekersaantallen, reacties en verloop van de activiteiten kort weergegeven worden. Deze evaluaties zullen doorgegeven worden aan het bestuur en de commissies in het volgende jaar en kunnen als leidraad dienen voor nieuwe activiteiten.
6. Voorzitter De voorzitter geeft leiding aan het dagelijks bestuur van de StuRa Studentenvereniging Amersfoort en ziet erop toe dat het beleid naar beste invulling uitgevoerd wordt. De functie omvat de volgende taken: − Algemeen Beleid en dagelijks bestuur − Vertegenwoordigen de StuRa Studentenvereniging Amersfoort − Contactpersoon opleidingscommissie (AIO) − Controle urenverantwoording raadsleden − Contact met directie.
6.1. Algemene taken 6.1.1. Algemeen beleid en dagelijks bestuur Een belangrijke taak van de voorzitter is uitvoeren van het algemeen beleid, dat samengesteld is door het gehele bestuur, en de deelname aan het dagelijks bestuur. Om hiervoor te zorgen zal de voorzitter de agenda van de bestuursvergaderingen opstellen (in samenwerking met de secretaris) en de vergaderingen voorzitten. Het is hierbij van belang dat de voorzitter er zorg voor draagt dat bestuursbesluiten uitgevoerd worden en de gewenste doelen bereikt worden. De voorzitter zal, waar nodig, haar medebestuursgenoten adviseren. Ook is het de taak van de voorzitter om taken die niet onder te verdelen zijn naar andere bestuursleden of commissies op zich te nemen. De voorzitter stelt hier als belangrijkste doel om een gezellige en professionele samenwerking tussen de verschillende bestuursleden en met de rest van de raadsleden te stimuleren. Naast het dagelijks beleid is het ook de taak van de voorzitter om (in samenwerking met de secretaris) de agenda op te stellen van de Algemene Leden Vergadering, deze vergadering voor te zitten en de notulen te ondertekenen. De voorzitter houdt in de gaten of de Raadsleden voldoen aan hun taken en verplichtingen. 6.1.2. Vertegenwoordiging de StuRa Studentenvereniging Amersfoort De voorzitter is het aanspreekpunt van de StuRa Studentenvereniging Amersfoort. Het is belangrijk om een positief, professioneel en enthousiast beeld uit te dragen ten aanzien van de StuRa. De vertegenwoordiging van de vereniging vindt op allerlei momenten en situaties plaats; officiële gelegenheden als borrels en activiteiten van andere studieverenigingen, voorlichtingsdagen, verenigingsactiviteiten en bij de introductie van het nieuwe collegejaar. Het streven is om al deze activiteiten zoveel mogelijk bij te wonen, evenals verenigingsactiviteiten
georganiseerd door de commissies van de StuRa, mits de situatie het toelaat. 6.1.3. Contactpersoon opleidingscommissie (AIO) De AIO is het orgaan dat de belangen behartigt van studenten HU Amersfoort op het gebied van de opleiding. Studenten kunnen bij dit orgaan hun mening uiten over de opleiding. De voorzitter van de StuRa onderhoudt het contact met de AIO. De kwaliteit van de activtiteiten naast de studie is in het belang van de StuRa en daarom is het belangrijk om de samenwerking met dit orgaan te onderhouden. Het is belangrijk te kijken wat de AIO en de StuRa voor elkaar kunnen betekenen, zij staan namelijk beiden voor de belangen van de studenten van de HU Amersfoort.
7. Secretaris De secretaris draagt zorg voor alle administratieve zaken binnen het bestuur en de StuRa Studentenvereniging Amersfoort. De functie omvat de volgende taken: Algemene ledenadministratie Notuleren Inkomende en uitgaande post en e-mail Ledenmail/website
7.1. Algemene taken 7.1.1. Algemene ledenadministratie Een studentenvereniging kan niet goed functioneren wanneer de administratie niet op orde is. Eén van de taken die de secretaris vervult, is dan ook het bijhouden van de algemene administratie van de studentenvereniging. Hierbij behoort het registreren van nieuwe leden, het uitschrijven van oude leden en het doorvoeren van mutaties in het ledenbestand. 7.1.2. Notuleren Iedere bestuursvergadering en Algemene Leden Vergadering wordt door de secretaris genotuleerd. Tevens zorgt de secretaris voor een nette en correcte uitwerking van de notulen. De notulen van de bestuursvergaderingen worden in een map bewaard en zijn voor leden beschikbaar. De bestuursleden krijgen de notulen zo snel mogelijk gemaild. De notulen van de ALV zullen op de StuRa Lounge liggen ter inzage. 7.1.3. Inkomende en uitgaande post en e-mail Het zorgen voor de inkomende en uitgaande post en e-mail behoort ook tot de functie van secretaris. Daarnaast moet de secretaris de inkomende post zo correct mogelijk te verwerken. Alles wat verstuurd moet worden valt onder de verantwoordelijkheid van de secretaris. Samenwerking met de andere bestuursleden is hierbij een vereiste. 7.1.4. Ledenmail / website Alle supportleden van de StuRa krijgen maandelijks een ledenmail van de secretaris. Hierin worden activiteiten vermeld die van belang zijn voor de leden. De website is tevens een middel om de leden op de hoogte te houden van alle activiteiten, maar zal een aparte taak zijn binnen de StuRa.
8. Penningmeester De penningmeester van de StuRa Studentenvereniging Amersfoort is verantwoordelijk voor al het geldverkeer binnen de StuRa Studentenvereniging Amersfoort.
− − − − − −
De functie omvat de volgende taken: Het bijhouden van de financiële administratie Het opstellen van een begroting en het financiële jaarverslag Boekhouding openstellen voor jaarlijkse kascontrole Toezicht houden op de financiën van de vereniging Beheerder StuRa-belangen
8.1. Algemene taken Het bijhouden van de financiële administratie Eén van de hoofdtaken van de penningmeester is het tijdig en nauwkeurig afhandelen van de financiële administratie van de StuRa Studentenvereniging Amersfoort. Dit houdt onder andere in: Het afhandelen en controleren van declaraties, voorschotten en betalingen die uit de activiteiten binnen de StuRa voortvloeien Het beheren van contant geld Het verwerken en controleren van het zakelijke bankverkeer Innen van contributie en donateurgelden Uiteraard vallen ook alle andere zaken die betrekking hebben op de financiële administratie en hierboven niet genoemd zijn tot de functie van penningmeester. 8.1.2. Het opstellen van een begroting en het financiële jaarverslag De begroting zal in het begin van het bestuursjaar door de penningmeester opgesteld worden, met hulp van de oud-penningmeester en het nieuwe bestuur. Bij het opstellen zal gekeken worden naar aspecten die vorig jaar goed en slecht zijn gegaan en naar de doelstellingen die het bestuur zich heeft gesteld. Ook het financiële jaarverslag zal door de penningmeester worden opgesteld, evenals een eindrealisatie. Ook dient de penningmeester eventuele consequenties die aan de orde komen in deze realisaties te verwerken zodat dit optimaal kan worden doorgegeven aan de volgende penningmeester. 8.1.4. Boekhouding openstellen voor jaarlijkse kascontrole De kas zal door twee onafhankelijke StuRa ledne gecontroleerd worden. Deze leden worden op de bestuurswissel bekend. De penningmeester dient de Kascontrole Commissie alle benodigde informatie te verschaffen en de administratie te verantwoorden. Pas bij goedkeuring door de Kascontrole Commissie kan de realisatie op de ALV gepresenteerd en goedgekeurd worden. 8.1.5. Toezicht houden op de financiën van de vereniging De penningmeester zal er op toezien dat de begroting wordt nageleefd, met als doel tekorten en overschotten tot een minimum te beperken. Ook het coördineren en assisteren van penningmeesters van de verschillende commissies valt onder dit toezicht. Het is belangrijk dat deze penningmeesters op de hoogte zijn van hun beschikbare middelen en dat ze altijd bij de penningmeester terecht kunnen voor advies en hulp. Door middel van goede samenwerking moet dit worden bereikt zodat problemen vroegtijdig gesignaleerd kunnen worden. Daarnaast draagt de penningmeester zorg voor de hoeveelheid cash in de kluis. Bij een te hoog bedrag in de kas dient het geld op de bank gestort te worden.
9. Overige bestuursleden
De StuRa Studentenvereniging Amersfoort kent naast het Dagelijks Bestuur ook nog de volgende bestuurstaken: - Vice-voorzitter, vervangt de voorzitter wanneer nodig, heeft regelmatig contact met de voorzitter over het beleid en is voor de rest algemeen bestuurslid. - Hoofd PR, algemeen bestuurslid met de taak PR en Communicatie naar externen. - Hoofd Feest, algemeen bestuurslid met de taak feesten te organiseren en coordineren. - Contactpersoon Feest-OC, algemeen bestuurslid en afvaardiging naar AIO.
