Beleidsplan 2013-2016 SHE Bedrocks
1. Inleiding De huidige omstandigheden binnen onze vereniging maken het noodzakelijk om verschillende beleidsterreinen in kaart te brengen. Reden hiervan is vooral gelegen in het feit dat de vereniging momenteel sterk groeit en daardoor in een andere ontwikkelingsfase beland. De nadruk in dit nieuwe beleidsplan zal liggen in verbetering op het technische vlak van zowel honkbal als softbal – met nadruk op het verder ontwikkelen van onze jeugd. Daarnaast zal de vereniging moeten professionaliseren en zich organisatorisch ontwikkelen. Het uiteindelijke doel is om voor zowel honk- als softbal een stabiele situatie te bereiken op een acceptabel niveau. 2. Vertrekpunt en visie Bedrocks stelt zich tot doel de honk- en softbalsport te beoefenen in verenigingsverband. De vereniging is lid van de Koninklijke Nederlandse Base en Softbalbond (K.N.B.S.B.). In competitieverband worden wedstrijden gespeeld tegen andere verenigingen die lid zijn van de K.N.B.S.B. Tevens zal aan toernooien worden deelgenomen. Een tweede doelstelling is dat de vereniging aan haar leden ontspanning en vrije tijdsbesteding wil bieden met het honk- en softbalspel Om deze doelstellingen te bereiken zijn binnen de vereniging diverse commissies actief. Sportverenigingen hebben altijd een belangrijk onderdeel van onze maatschappij gevormd. Recente ontwikkelingen zorgen ervoor dat hun aandeel nog belangrijker kan worden. Trends als individualisering, commercialisering, globalisering en de multiculturalismering houden onze samenleving voortdurend in beweging. Een slimme en moderne vereniging speelt hierop in en pakt de kansen die er liggen. Bedrocks kijkt naar de gevolgen van deze ontwikkelingen – zowel in de vorm van kansen als van bedreigingen – en zorgt ervoor dat ze zichzelf een rol toebedeelt die een bijdrage levert aan haar toekomst. Deze visie wordt vervolgens vertaald naar het verenigingsaanbod, de maatschappelijke rol van de vereniging, de gewenste voorzieningen, het netwerk en de organisatie, de financiën en de promotie van de vereniging. Met deze kapstok van zes pijlers dwingen we onszelf om marktgericht te gaan denken. We kijken naar buiten. “ Maar voor alles geldt: roepen is soms makkelijker dan uitvoeren. Er zal een veranderingsproces in gang gezet moeten worden – en dat heeft tijd nodig. Maar er is niets op tegen om klein te beginnen en stap voor stap uit te groeien tot een moderne en maatschappelijk betrokken vereniging. 3. Samenvatting doelstellingen 2015 Eind seizoen 2015 moeten de volgende doelstellingen binnen beleidsterreinen zijn gerealiseerd. financieel: - financieel gezond blijven structuur en organisatie: - de vereniging is goed georganiseerd en heeft een breed aanbod van vrijwilligers. - jeugd doorloopt een traject van beeball tot honkbal/softbal - goed inzicht en begeleiding in ontwikkeling van spelers communicatie: Extern: - de vereniging is in de regio bekend en bereikt regelmatig diverse media. Intern: - leden weten wat speelt binnen de club, weten wanneer ze moeten spelen en wat er van ze wordt verwacht. - er is een open cultuur over alle onderwerpen. aantal leden en niveaus - heren 1 speelt 2de klasse honkbal en handhaaft zich in - alle jeugdcategorieën hebben 2 teams.
- kader is op voldoende niveau (kwalitatief / kwantitatief) - meisjes honkbal/softbal heeft een volwaardige positie - softbal zal aandacht behoeven om te groeien, zowel bij dames, recreanten, en eventueel heren softbal. - Beeball is van belang voor de toekomst van de vereniging accommodatie - uitstekende accommodatie sociaal en maatschappelijk - de vereniging neemt haar maatschappelijke verantwoordelijkheid - de vereniging is gezellig, sportief en open Deze beleidsterreinen, doelen en hoe we ze bereiken is hierna verder uitgewerkt
4. Financiële situatie. Status: De vereniging is momenteel financieel gezond. De contributie is voldoende voor de basisvoorzieningen. Onze kantine zorgt voor voldoende aanvullende inkomsten om in de huidige behoefte te voorzien maar zal moeten worden uitgebreid of gerenoveerd om ook in de toekomst voldoende ruimte te bieden. Voor uitbreiding is niet zondermeer financiële ruimte. . Echter de inkomsten uit sponsoring blijven achter en de kosten voor veldhuur, materiaal en materieel nemen toe zodat er wel actie nodig is om een gezonde situatie te handhaven, en toekomstige wensen te kunnen vervullen. Ook reiskosten nemen toe. Het binnen halen van sponsoren staat nu op laag pitje. Het is een taak erbij voor het bestuur dat het al druk heeft. Doel: 1 Onze financiële administratie is transparant en controleerbaar. 2 De belangrijkste bronnen van inkomsten blijven contributie en kantine omzet. Jaarlijks zal worden bezien of de bedragen die aan de leden worden berekend moeten worden aangepast en met welk percentage. Aanpassingen in de contributie kunnen jaarlijks aan de leden worden voorgelegd ter goedkeuring op de Algemene Ledenvergadering. Verhoging van de barprijzen zal worden bepaald door een bestuursbesluit. Inkomsten uit bord- en advertentie sponsoren zullen worden gebruikt voor speciale projecten en activiteiten. Deze inkomsten willen we aanzienlijk verhogen. Het uiteindelijke streven blijft gericht op een duurzame, gezonde financiële positie, waarbij de volgende punten van belang blijven: voldoende liquiditeiten om onze betalingsverplichtingen na te blijven komen. realiseren van een reservering van € 10.000,-- voor calamiteiten en grote aankopen realiseren van een reservering van € 10.000,-- voor uitbreiding van de kantine Hoe: 1 Om de financiële administratie transparant en controleerbaar te krijgen gaan we advies in winnen bij deskundigen. 2 Om de inkomsten van sponsoring aanzienlijk te verhogen moet de organisatie hieromtrent veranderen. - aanstellen sponsorcoördinator en sponsorcommissie - in kaart brengen huidige sponsor situatie - inventariseren kansen en mogelijkheden (o.a. social media ) - actief benaderen sponsoren als primaire activiteit 5. structuur en organisatie van de vereniging. Status: Er is een (in)formele cultuur en structuur bestaande uit een dagelijks bestuur en technisch kader. Daarnaast zijn er ad-hoc commissie voor toernooien en klussen. De functie zijn informeel
omschreven en het huishoudelijk reglement is verouderd. De vrijwilligerstaken worden regelmatig niet of onvoldoende uitgevoerd. Het niet op komen dagen door allerlei oorzaken is een bron van ergernis bij veel leden. Opleidingen worden ad-hoc opgepakt. Doel: Er is een duidelijke structuur ,bestaande uit organogram met functiebeschrijvingen, iedereen weet wat van hem of haar wordt verwacht als hij/zij lid wordt van de vereniging. Hoe: De functies en taken zijn beschreven Het bestuur vergadert regelmatig, ongeveer 10 keer per jaar, daarnaast vergadert het dagelijks bestuur (bestaande uit voorzitter – penningmeester – secretaris) zo vaak als nodig. Alle regelmatige voorkomende taken zijn beschreven , de organisatie van taken is belegd bij functionarissen of commissies. Om onevenredige belasting te voorkomen worden complexe taken bij voorkeur verdeeld over een commissie. Het gaat dan om taken op het gebied van : communicatie, technisch kader, opleidingen, financiën, materieel en materiaal, bardiensten, scheidsrechters, scoren etc etc. Nieuwe en bestaande leden onderschrijven bewust het uitgangspunt dat de vereniging bestaat uit leden, door leden voor leden. Dit is een voorwaarde om lid te mogen zijn. 6. communicatie Er is binnen de vereniging momenteel geen duidelijke lijn in interne communicatie. Veel communicatie vindt informeel of per e-mail plaats. De nieuwsbrief verschijnt onregelmatig en de website verdient een update. Externe communicatie naar media verloopt goed maar kan meer structuur krijgen. Doel Interne en externe communicatie verbeteren om de doelstelling te bereiken Hoe: Voor interne communicatie willen we diverse kanalen benutten op gestructureerde wijze Sociale media zoals facebook en twitter worden gebruikt E-mail en nieuwsbrieven, nieuwsbrieven komen zo nodig, maar toch met enige regelmaat uit gedurende het speelseizoen. Nieuwsbrieven en nieuwsflitsen zijn de officiële informatiekanalen van de vereniging. Deze worden verstuurd per e-mail. Digitale communicatie levert ook privacy problemen op. De vereniging houdt rekening met geldende privacy regels. De website vormt een essentieel medium voor communicatie in de vereniging, hier is alles te vinden over het reilen en zeilen van de Bedrocks. Zowel voor leden als geïnteresseerden van buiten de vereniging. Aanplakbord, hangt in de kantine en dient ter ondersteuning van de website. Alle belangrijke informatie is op de website te vinden. Alle (kader)leden dragen de clubcultuur uit en staan achter door de leden genomen besluiten. Nieuwe leden worden goed geïnformeerd over onze clubcultuur en weten wat van hen of hun ouders wordt verwacht. Bestaande leden zullen zich met aanvaarding van dit beleidsplan uitspreken over het voorgaande en daarmee onderschrijven. Hoe: Voor externe communicatie Hiervoor is een persoon of commissie aangewezen om contacten met media te onderhouden en actief te voorzien van persinformatie over de vereniging. Daarnaast kan het bestuur externe mediacontacten onderhouden. Dit wordt in een mediacode uitgewerkt. 7. aantal leden en niveaus De vereniging is de afgelopen jaren gegroeid. De doelstelling over het aantal leden zoals omschreven lijkt daarom goed haalbaar. Hoe demagogische ontwikkelingen de vereniging zullen
raken is niet te voorspellen. Het beperkte aanbod hoger en universitair onderwijs veroorzaakt wel een dip in die leeftijdscategorie. Het heren 1 team speelt op dit moment (2013) weer 2-de klasse. De jeugdteams spelen 2de of 3de klasse evenals het nieuw opgericht meisjesteam. Dit meisjesteam doet het erg goed. Er zijn deelnemers aan talententeams van de bond. Het kader moet zich kwalitatief en kwantitatief ontwikkelen om de doelstelling mogelijk te maken. Er is continue aanwas van nieuwe leden. Beeball heeft al een behoorlijke positie in de vereniging maar mist verankering en continuïteit. De vereniging is nu nog niet klaar voor alle ons gestelde ambities. Doel Aantal leden en niveaus - ledenbestand in 2015 minimaal 170 leden. - heren 1 speelt 2de klasse honkbal en handhaaft zich - alle jeugdcategorieën hebben 2 teams. - meisjeshonkbal/softbal heeft een volwaardige positie - Beeball is van belang voor de toekomst van de vereniging Hoe Door promo’s en clinics wordt gestreefd naar aanwas van leden maar zal gezien het aantal leden gericht worden ingezet op softbal en jeugd . Met het technisch kader zal een plan van aanpak worden opgesteld hoe deze doelen kunnen worden bereikt binnen de gestelde termijn. Door het aanstellen van een coördinator opleidingen wordt het niveau van huidig en aankomend technisch kader vergroot door betere toegang tot opleidingen. Er wordt waarde gehecht aan het feit dat de teams worden geleid door voldoende gekwalificeerde trainers en coaches. Beeball heeft weliswaar een behoorlijke positie maar is smal georganiseerd zodat verbreding naar diverse kaderleden en ouders nodig is. Bovendien moet het clinicteam bekend zijn met regels van Beeball en de achterliggende doelen. Hier werken we een plan van aanpak voor uit. De overgang van Beeballspeler tot honkbal- of softbalspeler is aansluitend. In ieder fase van ontwikkeling van een individuele speler worden de juiste dingen aangeleerd en ontwikkeld. Om de gestelde ambities waar te maken is versterking van financiële middelen, technisch kader en accommodaties van groot belang. Stapsgewijs zullen we ons ontwikkelen. 8. accommodatie De vereniging beschikt over een honkbalveld en een softbalveld. Het softbalveld is, hoewel aan de kleine kant, kwalitatief in goede conditie. De dugouts verdienen daar een opknapbeurt maar zijn functioneel in orde. Het honkbalveld is niet op het gewenst niveau, het infield is niet vlak (voorjaar 2012) en de dugouts zijn verouderd en functioneel (bij regen) niet te gebruiken. De kleedkamers zijn beperkt maar in praktijk voldoende , de natte ruimte zijn juist gerenoveerd. De kantine is aan de kleine kant t.o.v. het aantal gebruikers maar is schitterend gelegen t.o.v. het speelveld. Doel De Bedrocks streeft naar een accommodatie inclusief gebouwen die voldoet aan alle eisen van de K.N.B.S.B. om op alle niveaus en in alle leeftijdsgroepen de honk- en softbalsport te beoefenen. Hoe Daarvoor is nodig dat de velden en de dugouts in een goede staat van onderhoud verkeren. Het infield van het honkbalveld zal gerenoveerd moeten worden. De aanpassing van de werpheuvel enige jaren geleden is niet goed uitgevoerd. Er worden nieuwe , grotere dugouts gebouwd. De dugouts van het softbalveld worden indien zich daar kansen voor aandienen vergroot en gemoderniseerd maar dit heeft geen prioriteit.
Als de groei van vereniging doorzet zal moeten worden gekeken of uitbreiding van de velden noodzakelijk en mogelijk is. Vooralsnog is de inschatting dat dit bij een ledental van 170 niet nodig is. Het vergt wel een goede organisatie met de wedstrijden en de trainingen. Met name als onderhoud aan velden het gebruik tijdelijk niet mogelijk is. De kantine vergt binnen nu en 5 jaar, bij groeiend ledental een grondige renovatie en uitbreiding. Het onderhoud van de gebouwen en velden vereist veel zorg en geld. Op dit laatste kan worden bespaard door veel in eigen beheer te doen. Het uitbreiden van de kantine is alleen mogelijk door veel zelf te doen, geld te lenen dan wel te sparen en/of subsidie en sponsorgelden te verkrijgen. Hiervoor moet een plan worden opgesteld en een bouwcommissie worden ingesteld. In overleg met rugby en hockey zal worden gekeken hoe we de accommodatie samen kunnen verbeteren, bijvoorbeeld door een dekkend WIFI-netwerk, inbraak- en cameratoezicht, parkeerbeleid, een gezamenlijke toegangspoort, opstelruimte afvalcontainer etc. Ook zal de EHBO voorziening en opleiding van vrijwilligers moeten worden verbeterd. Hiervoor zal de komende jaren het beleid moeten verder worden uitgewerkt. 9. sociale activiteiten / clubcultuur De Bedrock is een gezellige en sociaal maatschappelijk betrokken vereniging. Dit is in 2013 nogmaals bevestigd door verkiezing als sportvereniging van het jaar 2012 in de gemeente Emmen. Doel - de vereniging neemt haar maatschappelijke verantwoordelijkheid - de vereniging is gezellig, sportief en open Hoe Iedereen is welkom bij de Bedrocks ongeacht achtergrond of maatschappelijke status. We verwachten echter wel dat leden in en buiten het veld op respectvolle wijze met elkaar omgaan. In het veld staan prestaties niet altijd bovenaan maar is plezier in het spel van groot belang. Buiten het veld benaderen we tegenstanders als liefhebbers van de dezelfde sport. Om een aantal zaken ontrent gedrag vast te leggen, is in het huishoudelijk reglement een aantal zaken vastgelegd. We organiseren daarom naast toernooien,feestavonden op onze velden en in onze kantine om de onderlinge band te versterken en plezier aan het spel te beleven. We leggen in dit verband ook contact met onze buren, de rugbyclub en de hockeyclub. Als onverhoopt er toch omgangsvormen worden gebruikt die niet passend zijn zullen we elkaar daar op aanspreken. Daarvoor stellen we een klachtenfunctionaris aan in een ledenvergadering. In het huishoudelijk reglement hebben we sanctionerende bepalingen opgenomen. Om misbruik van jongeren te voorkomen zullen we daarnaast voor nieuwe trainers en coaches van jeugdteam een verklaring omtrent gedrag (VOG) vragen. De vereniging vergoed de kosten. In 2013 wordt eenmalig een inhaalslag gedaan. We richten ons ook op activiteiten buiten de vereniging als dat onze vereniging mede ondersteunt of versterkt. Het gaat dan om Retropop, Woemi’s, Emmen on Ice, clinics en dergelijke. Voor de kantine is bepaling opgenomen in ons huishoudelijk reglement, gericht op verantwoord alcoholgebruik en voorkomen oneerlijke concurrentie met horeca. Onze kantine beschikt over goede vergunningen en leidinggevenden en barvrijwilligers zijn goed opgeleid/geïnstrueerd. Verdere samenwerking met hockey- en rugbyclub zal moeten worden geïntensiveerd.
Bijlages
Organogram Nu en toekomst
Actiematrix 19-03-1013 Besproken in het bestuur, in de algemene ledenvergadering 19-08-2013 Vastgesteld in de bestuurvergadering 20-11-2013 Aangepast in beleidsplanoverleg.
