BELEIDSPLAN PERSONEEL SCHOOLJAAR 2015 - 2016
INHOUDSOPGAVE
PERSONEELSBEHEER
PROFESSIONALISERING
• Personeelsorganisatie (blz 3)
• Aanvangsbegeleiding (blz 9)
• Evaluatiesysteem (blz 5)
• Deskundigheidsbevordering (blz 13)
1
INITIATIEVEN DIE DE INSTELLING NEEMT OM HAAR PERSONEEL AAN TE WERVEN, IN TE ZETTEN, TE COACHEN EN TE EVALUEREN IN HUN FUNCTIONEREN
2
DE MANIER WAAROP DE INSTELLING HAAR PERSONEEL AANWERFT EN INZET
• ALGEMEEN We kiezen ervoor om elke sollicitant zoveel mogelijk kansen te geven. Daarom dient elke vacature van het Stedelijk Onderwijs ook gepubliceerd te worden via onze jobsite www.stedelijkonderwijs.be/vacatures. Ook als het gaat om jobs die dringend ingevuld moeten worden. Sollicitanten kunnen ook via een eigen profiel aanduiden of ze telkens geïnformeerd willen worden over vacatures. Op die manier willen we een klantvriendelijk en transparant vacaturebeleid voeren.
Toegang: De jobsite van het Stedelijk Onderwijs bestaat uit 2 elementen: een frontportaal voor sollicitanten en een back-office voor beheerders en recruiters. De toegang naar de portalen is als volgt: Frontportaal: www.stedelijkonderwijs.be/vacatures (vroeger http://www.werkmethettalentvanmorgen.be) Backportaal: http://www.werkmethettalentvanmorgen.be/admin.php
3
• SOLLICITEREN In dit profiel vult de sollicitant zijn of haar contactgegevens in. Vervolgens krijgt de sollicitant per e-mail een wachtwoord om zich aan te melden. Eens aangemeld, kan de sollicitant op vacatures solliciteren en zijn profiel verfijnen. Zo kan de sollicitant ook spontaan solliciteren. Dan wordt hij of zij per e-mail verwittigd over elke vacature die bij zijn of haar interesses past. We vragen voortaan voor elke vacature om een motivatiebrief opladen. Het Stedelijk Onderwijs voert een beleid waarbij élke sollicitatie digitaal gepubliceerd wordt. • INFORMELE WEG Via de tweewekelijkse divisievergadering (of via email) kan ook bij de collega-directeurs geïnformeerd worden naar geschikte kandidaten voor een job. Wel moet deze kandidaat via de geijkte weg solliciteren (www.werkenmethettalentvanmorgen.be ) • SOLLICITATIE/AANWERVING Hoe komen we tot de juiste persoon: • Boventallige collega’s met diensanciënniteit hebben steeds voorrang! • Wanneer het bovenstaande niet van toepassing is gebruiken we onderstaande werkwijze: o Via de studiegebiedcoördinator, de mentor-coach en enkele leden uit de vakgroep stellen we een ‘profiel’ op (via een rubriekdendocument, bestaande uit: kerncompetenties die we als belangrijk beschouwen en waar we tijdens het gesprek naar willen peilen + personeelskenmerken zoals sekse, leeftijd,…). o Dit document wordt per sollicitant ingevuld met codes (++ , + , O, - , - -). Na de sollicitatieronde hebben we per sollicitant een kwadrant met een totaaloverzicht. o Daarnaast maken we tijdens het sollicitatiegesprek ook gebruik van onze schooleigen toolbox (zie ook ‘aanvangsbegeleiding). Deze online tool (http://goo.gl/forms/xXfm3jJsX7) geeft ons de nodige informatie om het sollicitatiegesprek erna voldoende inhoud te geven. Eenmaal aangeworven = onze schooleigen aanpak vind je bij ‘aanvangsbegeleiding’. • CONTROLE Via de website http://www.ond.vlaanderen.be/bekwaamheidsbewijzen/ controleren we of de kandidaat over de correcte bekwaamheidsbewijzen beschikt. Het divisiesecretariaat ‘personeel’ speelt hier als extra waakhond
4
DE MANIER WAAROP DE INSTELLING HET FUNCTIONEREN VAN HAAR PERSONEEL BEOORDEELT, OPVOLGT EN BEGELEIDT.
DOELGERICHT - ONDERSTEUNING • PEPSO Uitgangspunt is en blijft het PEPSO ‘Functioneringsbegeleiding binnen het Stedelijk onderwijs (intradesk – Proces – Personeel) Samengevat komt het er op neer dat we een vierjarige cyclus volgen/doorlopen: PLANNEN functiebeschrijving
evaluatiegesprek
planningsgesprek/taak afspraken
CONTROLEREN
ORGANISEREN
functioneringsgesprek
HANDELEN
functioneringsgesprek
De uitleg bij de verschillende stappen, en die dus ook gevolgd wordt, vind je terug in het ‘PEPSO’
* Bij aanwerving krijgt elke collega een ‘basis-functiebeschrijving’
5
•
KLASBEZOEKEN/EVALUATIE: Ø Als middel om de functiebeschrijving op basis van de behoeften te personaliseren Ø Als moment tussen functioneringsgesprek en evaluatiegesprek Ø Als evaluatiemiddel op einde vierjarige cyclus Ø Multi-inzetbaar
Aanpak: werken met het evaluatiesjabloon/kijkwijzer: o Bij aanvang van het schooljaar of bij aanwerving: o Kijkwijzer (criteria waarnaar de lesbijwoner kijkt) wordt verzonden via een Smartschoolbericht, alsook het PEPSO o Beide bovenstaande documenten zijn ook te raadplegen via intradeskproces-personeel o Indien mogelijk worden de collega’s wekelijks op de hoogte gebracht van de komende lesbezoeken van die week. Deze worden gemeld via de wekelijkse elektronische agenda van de directeur via Smartschool. o Na de lesbijwoning wordt een afspraak gemaakt (indien mogelijk binnen de week) om de les te bespreken, indien nodig een POP op te stellen. Belangrijk is dat hier het gesprek in de mate van het mogelijke vooral door de betrokken collega wordt gevoerd = verantwoordelijkheidszin. o Afhankelijk vanwaar we ons bevinden in de cyclus/het traject koppelen we hier een functioneringsgesprek aan vast. o POP, persoonlijk ontwikkelingsplan: samen met directie wordt bekeken hoe de werkpunten geremedieerd kunnen worden. Voorbeelden: interne en externe nascholing, peer-to-peer, inzet van de mentor-coach, contacteren begeleidingsdienst,… . De gemaakte afspraken zijn SMART geformuleerd en worden ondertekend door zowel collega als directie. o Via een 2de, 3de,…klasbezoek worden de evaluatiesjablonen naast elkaar gelegd. Op deze manier wordt gekeken of aan de kwaliteit wordt/werd gewerkt. Steeds indachtig dat ‘de perfectie’ niet bestaat!! o Evaluatiesjabloon: vanuit divisie secundair onderwijs (zowel beleidscellen onderwijs als HR zijn hierin betrokken, alsook goedgekeurd via vakbond) DOELTREFFEND Doeltreffendheid 1
6
VERDERE ONTWIKKELING Voor schooljaar ’13-’14 waren klasbezoeken, functiebeschrijvingen en functioneringsgesprekken eerder uitzondering dan regel! In bovenstaande grafiek is te zien dat de laatste twee schooljaren een grote inhaalbeweging werd gemaakt. Bedoeling is om de actuele manier van werken te behouden en de ambitie is dan ook dat tijdens schooljaar ’15-’16 het totale personeelsbestand in de cyclus vervat zit. Extra ondersteunende maatregelen zijn hier niet voor nodig. Waar we wel meer aandacht aan willen geven is het ‘elkaar helpen en ondersteunen’; vooral tijdens het opstellen van de POP willen we andere collega’s, vertrouwenspersonen mee betrekken in het proces. Extra voordeel is dat we hierdoor ook werken aan een meer dynamische vakgroepwerking. Voor disfunctionerende personeelsleden willen we op een HR-correcte manier de cyclus laten verlopen. Maar ipv te wachten op een negatieve evaluatie willen we vooral op voorhand op zoek gaan naar andere oplossingen: ander vak, andere studierichting, overtuigingsgesprekken voeren ivm het niet-functioneren. Dit alles ifv het welzijn van de betrokken collega en het verder werken aan de kwaliteitszorg op school Wanneer attitudeproblemen die leiden tot disfunctioneren in de organisatie en die vanuit de collega niet wenselijk ontvangen worden om te remediëren of de basiscompetenties ontbreken en deze moeilijk aan te scherpen zijn: overgaan tot een negatieve evaluatie! Dit ifv de collega in kwestie alsook de organisatie met haar leerlingen en mede-collega’s. Dit laatste natuurlijk nadat de correct geschreven route hiernaartoe (zie PEPSO) werd bewandeld. Ons motto hierin is vooral: zeer helder-correct en transparant communiceren en, ondanks opgebouwd vertrouwen, werken met correcte verslaggeving.
7
INITIATIEVEN DIE DE INSTELLING NEEMT OM DE KENNIS EN VAARDIGHEDEN VAN HAAR PERSONEESLEDEN TE VERBETEREN EN VERDER TE ONTWIKKELEN
8
DE MANIER WAAROP DE INSTELLING NIEUWE PERSONEESLEDEN INFORMEERT EN ONDERSTEUNT.
DOELGERICHT - ONDERSTEUNING Vanuit de divisie, meerbepaald de beleidscel HR en de schooloverstijgende werkgroep Mentoraat, werd een visietekst omtrent aanvangsbegeleiding opgesteld. Deze werd op het Stedelijk Lyceum Lakbors verder schoolintern afgewerkt. Deze visietekst is terug te vinden via intradesk – personeel – professionalisering Bij aanwerving van een personeelslid doorlopen we de cyclus op volgende bladzijde:
9
1 2 3 4 5 6 7 8
• Aanwerving • Schoolinterne aanpak/Toolbox • Onderteken basis-FB
• Administratie • Rooster, sleutels, ...
• Mentor-coach • Een 1ste verkennend gesprek (welzijn) • Schoolreglement, brochure • Rechten en plichten (cfr. FB) • Rondleiding + kennismaking met vakwerkgroep(en) • Afspraak 1ste lesbijwoning + uitleg verdere traject aanvangsbegeleiding
• Smartschool/ PC's • Accounts • Ondersteuning (instructiefilmpjes/face to face); afhankelijk van de noden
• Na 1ste week: terugkoppeling directie (welzijn-noden-hoe ondersteunen-ondersteuners zoeken) • Na 3de week: idem
• Echte aanvangsbegeleidingscyclus tussen personeelslid-mentor • Overleg tussen directie en mentor-coach
• 1ste lesbijwoning door directie met nagesprek (POP) • 2de lesbijwoning, dienstdoend als (soort) evaluatie (afhankelijk van de situatie)
• Aanwerving - niet-aanwerving • Of einde tijdelijke opdracht • Eindgesprek met tevredenheidsenquete • Resultaten enquete worden jaarlijks (mei) besproken met alle participanten
10
DOELTREFFEND Om het rendement, de opbrengst, de doeltreffendheid van onze aanvangsbegeleiding te meten werkt onze mentor-coach met een KPI (kritische prestatie-indicator). Voor het schooljaar ’15-’16 ligt de gestelde target op 80% tevredenheid. Deze indicator wordt verkregen aan de hand van een enquête met waarden per vraag. Zoals hierboven reeds gesteld: deze resultaten (KPI) worden besproken in de periode mei. De mentor-coach treedt hier op als eigenaar van deze KPI en maakt een vergaderverzoek met haar medewerkers (directie, smartschoolbeheerder, ictcoordinator, TAC-TA, vakgroepverantwoordelijke) GRAFIEK KPI ONTWIKKELING Een school is een dynamisch gegeven, dus niet altijd is iedereen ter plekke wanneer een aanvangsbegeleiding opgestart wordt. We wensen dan ook toekomstgericht een checklist op te maken per aangeworven collega zodat we via het ‘aanvinkprincipe’ geen stappen vergeten zetten; zodat iedere participant weet wat van hem of haar verwacht wordt. Dit dient mee ondersteund te worden door de te nemen acties van de betrokken personen in dit proces mee op te nemen in hun respectievelijke gepersonaliseerde functiebeschrijvingen. Tijdens sollicitatiegesprekken wensen we een toolbox en rubriekendocument te ontwerpen met als doel: de meest juiste persoon voor de vacante job vinden! • Rubriekdocument: een document met die onderwerpen die aan bod moeten komen tijdens een sollicitatiegesprek (ervaringen met…., gebruik van bepaalde didactische principes, bepaalde vakgerichte vaardigheden en competenties: deze dienen vorm te krijgen tijdens een voorafgaand vakwerkgroepoverleg => betrokkenheid personeel in aanwerving). Andere onderwerpen die bepaald dienen te worden: welk profiel, welke leeftijdscategorie, ervaring als noodzakelijkheid,… • Toolbox: vanuit de cel HR werd een online bevraging gedaan over de waarden en normen die het Stedelijk onderwijs als belangrijk vindt. Een bevraging over duizenden personeelsleden! De waarden die boven kwamen drijven willen we via een aantrekkelijke werkvorm, tijdens het gesprek, aanbieden om op deze manier ze enerzijds aan te snijden, anderzijds te peilen of de sollicitant ze al dan niet bezit. Daarnaast bezit deze tool ook vragen omtrent meer vakinhoudelijke onderwerpen (peilen naar competentiegericht onderwijs, leerbegeleiding,…)
11
We wensen het aangeworven personeelslid nog veel vlugger te betrekken in de vakwerkgroep en met andere cellen zoals de leerlingenbegeleiding, het secretariaat. Enerzijds omwille van het welzijnsverhogend effect (zich thuis voelen), anderzijds om zo vlug mogelijk op een correcte manier te functioneren naar de kwaliteitseisen van de vakwerkgroep en de school (manier van evalueren, klasregels, in grote lijnen de ‘manier’ van lesgeven,…). De gedane input naar dit personeelslid dient ook tijdens de feedbackmomenten van de verschillende cellen met de directie besproken te worden = vinger aan de pols, vlug kunnen reageren/anticiperen, versterkend werken,… De mentor/coach is verplicht om de schooloverstijgende werkgroep mentoraat bij te wonen en hier actief in te participeren. Het hieruit voortvloeiende verslag wordt na de bijeenkomt besproken met de directie. Van hieruit kunnen opmerkingen te nemen acties,…ontstaan. Hiernaast wordt op basis van de gesprekken met de directeur een POP opgesteld ifv het functioneren van de mentor-coach. Veelal trachten we de hiaten weg te werken via: - een nascholingsaanbod op maat van de behoefte - versterkt worden via mentor-coaches uit andere scholen (collegiale visitaties,…)
12
DE MANIER WAAROP DE BEROEPSBEKWAAMHEID VAN HAAR PERSONEEL OP PEIL HOUDT EN VERSTERKT.
DOELGERICHT - ONDERSTEUNING ‘Levenslang leren’ ‘Inspelen op veranderende omstandigheden in schoolsetting als maatschappij, hetzij op niveau leerling, wetgeving, logistiek, materialen, profilering school,…’ ‘De lat telkens een beetje hoger’ Vanuit onderstaande grafische voorstelling tonen we aan hoe het nascholingsplan tot stand komt (intradesk – personeel – professionalisering) Het bestand nascholingsplan, te vinden op intradesk, bestaat uit de niveaus: Ondersteunend personeel - klasniveau – vakwerkgroep – schoolmissie – middenkader – directie. Deze gekoppeld aan de doelstellingen die we als prioriteit aanzien (zie hieronder) Dit gekoppeld aan een prioriteit (1-2-3), een aanpak naar verdere implementering (PDCA)– kostenplaatje (indien gekend) + verwijzenig naar de evaluatiefiche (die terug te vinden is op intradesk). Door de uitdagingen waar we voor staan (zie Missie) kiezen we de komende jaren vooral voor: • het versterken van het lerarenteam. • Het versterken van de leerlingenbegeleiding • SMART en concreet werken rond ons talenbeleid • Leerloopbaanbegeleiding met focus op leerling ‘zelf’ • Competentiegericht onderwijs (met bijhorend eigen cursusmateriaal) • Omgaan met moeilijk klaspubliek, weerbaar worden Ons nascholingsplan krijgt gehalte door: • de Missie die we als school nastreven en hoe we die bereiken • Input via lesbijwoningen en functioneringsgesprekken • Feedbackgesprekken vakwerkgroepen + jaarlijkse vraag naar hun behoeften (zie jaarkalender) • Vaststellingen door directie • Vaststellingen door leerlingenbegeleiders • Doorlichtingen (vakinhoudelijk – welzijn)
13
14
DOELTREFFEND Goedkeuring op de Lyceumraad; gevolg door een presentatie ervan tijdens een personeelsvergadering (+handtekening) => hierdoor algemene bekendheid onder het voltallige personeel Doorstroom van informatie: • Tijdens personeelsvergaderingen • Tijdens vakgroepvergaderingen (zichtbaar in verslag en dus zichtbaar tijdens feedbackgesprek met directie en voorzitter vakwerkgroep) • Alle documentatie wordt bewaard op Smartschool, map van de vakwerkgroep. Ook de evaluatiefiche en het attest van deelname is daar terug te vinden. • De gevolgde nascholingen worden besproken tijdens de functioneringsgesprekken • Een aanvraag tot nascholing dient steeds gemotiveerd (aanvraagdocument) te gebeuren en wordt op voorhand besproken in de vakwerkgroep – directie kijkt op zijn beurt na of deze past in het nascholingsplan. • Op organisatorisch vlak volgt het personeelslid de te volgen weg ivm de nascholing (aanvraagdocument, financiële documenten, zorgen voor communicatie naar secretariaat, vervangingsopdrachten voorzien) ONTWIKKELING • Het ontwikkelingen van een nascholingssjabloon in Excel zal de basis vormen. • Vraag naar een behoefte-analyse per vakwerkgroep + jaarlijks agenderen in jaarkalender • Behoefte-analyse vanuit directie/lyceumraad en dit met de Missie in gedachte • Onmiddellijke vaststellingen (directie of anderen) noteren in nascholingsplan en betrokken collega (‘s) hiervan op de hoogte stellen + bespreken naar aanpak (PDCA) • Het nascholingsplan jaarlijks laten goedkeuren door de lyceumraad en personeelsvergadering • Evaluatiefiche nascholing up-to-date brengen
15
