Beleidsplan Avanti-Turnivo Discussienota
“FEEL BETTER” Versie 1.2 - 2010
Redactie o.l.v. Ronald van Kouteren en René Collier
Inhoudsopgave Inleiding 1. Visie en missie 2. Doelstelling en ambities 3. Organisatie 4. Sporttechnisch beleid 5. Overige activiteiten 6. Communicatie en PR 7. Financieel beleid 8. Conclusie
3 4 4 5 5 7 7 7 8
Bijlagen
9
2
Inleiding Avanti-Turnivo (AT) is in 2005 ontstaan door de fusie van het Bladelse Avanti en het Reuselse Turnivo, twee verenigingen die meespeelden in de subtop van het Nederlandse damesturnen. De fusie werd voornamelijk ingegeven door: • • •
de technische samenwerking die al meerdere jaren van kracht was de bestuurlijke en financiële situatie van Turnivo de realisatie van een specifieke trainingsaccomodatie in het Rabo Sporthuis
De afgelopen jaren zijn erop gericht geweest de fusie in goede banen te leiden en de nieuwe vereniging structureel financieel gezond te krijgen. De samenleving waarin sportverenigingen actief zijn verandert snel. Het sportbeleid vanuit Den Haag, NOC-NSF, KNGU en de gemeenten is de laatste jaren aan veranderingen onderhevig. Om Avanti-Turnivo klaar te maken voor de toekomst heeft het bestuur besloten om een meerjarenbeleid te ontwikkelen. Het bestuur heeft hiertoe een aanzet gegeven door het samenstellen van een sterkte-zwakte analyse, aangevuld met kansen en bedreigingen. Onder begeleiding van de districtsconsulent van de KNGU is, samen met de Raad van Advies en de Technische Commissie van de club, een brainstormsessie gehouden. De uitkomst hiervan vormt de basis voor dit plan.
Het beleidsplan heeft tot doel inzichtelijk te maken in welke richting de sportvereniging zich de komende tijd wil ontwikkelen. Dit plan is een eerste aanzet om een en ander te verwoorden. Het zal moeten uitgroeien tot een volwaardig strategiedocument. Hiermee wordt al aangegeven dat dit plan dynamisch is. Constante alertheid op de actualiteit en de doelstellingen van de vereniging zal leidraad moeten zijn om dit plan wanneer nodig aan te passen en op de ledenvergadering ter discussie te stellen. Uit het langere-termijn beleidsplan zal ieder jaar een concreet Jaarwerkplan worden afgeleid met concrete acties Dit plan bevat 6 hoofdthema’s: - Visie en missie - Organisatie - Het sporttechnische beleid - Het beleid t.a.v. overige activiteiten - Communicatie en PR - Het financiële beleid Deze thema’s worden elk in een apart hoofdstuk belicht. Achter in dit plan treft u als bijlage aan: een sterkte-zwakte analyse en de omschrijving van diverse bestuursfuncties.
3
1. Visie en missie Visie Avanti-Turnivo realiseert zich dat de samenleving overtuigd is van het belang van een gezonde levenswijze. Daarin speelt 'gezond bewegen' een rol, naast bijv. voeding en ontspanning. Missie Avanti-Turnivo wil een gevarieerd en betaalbaar aanbod doen van opties voor gezond bewegen. Daarnaast wil onze vereniging het in De Kempen aanwezige jonge turntalent helpen ontwikkelen. Ons aanbod geldt voor alle leeftijden en alle niveaus. De activiteiten die we aanbieden liggen in lijn zijn met de disciplines die aangeboden worden door de KNGU. Andere disciplines dan turnen en gymnastiek in de strikte zin benaderen we projectmatig, bijv. als clinics. Realisatie In de realisatie van onze visie en missie streven we naar een professionele benadering en een kwalitatief verantwoord sportaanbod, want dat is wat onze leden verwachten. In die zin zou je kunnen spreken van ‘klanten’ i.p.v. ‘leden’. Professionalisme en kwaliteit worden bepaald door een aantal concrete factoren zoals de inhoud van de oefenstof, de beschikbaarheid van technisch kader en de beschikbaarheid en kwaliteit van de accommodatie. Inmiddels is gerealiseerd dat de oefenstof op papier staat en dat er in alle kernen met dezelfde doorlopende leerlijn wordt gewerkt. Om continuïteit te kunnen bieden m.b.t. kwalitatief goed technisch kader zullen we niet ontkomen aan een professionalisering op dit vlak. Dit brengt wel een verhoging van de personeelskosten met zich mee. De CAO ‘Werken in de Sport’ vormt de leidraad voor de beloning van het technisch kader. De realisatie van turnspecifieke accommodaties in de kernen waar we actief zijn is van groot belang voor de continuïteit van de vereniging.
2. Doelstellingen en ambities Een van onze belangrijke doelen is de groei te realiseren van ons aantal leden. We zijn weliswaar een ‘non-profit’ organisatie, maar we moeten een groter aantal leden hebben om financieel gezond te zijn en het lidmaatschap betaalbaar te houden. Op grond van de demografische gegevens bevinden zich in het verzorgingsgebied van Avanti-Turnivo 500 tot 600 potentiële jeugdleden. Indien we in staat zijn de naamsbekendheid en de missie van Avanti-Turnivo in de gemeenten verder uit te breiden, zullen die potentiële leden makkelijker de weg vinden naar onze vereniging. De beoogde groei veronderstelt een investering in middelen en mensen Inderdaad, een belangrijke voorwaarde om onze aantrekkingskracht te vergroten is het optimaliseren van de infrastructuur. We hebben onze ambities op dit gebied per kern geformuleerd. De bijhorende acties staan in het Jaarwerkplan. Een voorwaarde om de beoogde groei op te vangen is, om door een positief en sportief beeld van de vereniging naar buiten te brengen, meer mensen te interesseren voor een functie 4
binnen de vereniging. Welke functies dit zijn, komt aan bod in één van de bijlagen. Als we een professionele(re) organisatie willen zijn, moeten we kunnen rekenen op een groter aantal enthousiaste medewerkers op allerlei niveaus. De investering in mensen en middelen moet in eerste instantie gedekt worden door de contributie van de leden. Maar het verwerven van additionele inkomsten is noodzakelijk. Extra activiteiten, subsidies en sponsoring zijn onontbeerlijk.
3. Organisatie Binnen Avanti-Turnivo zijn momenteel de volgende soorten “vrijwilligers” actief - Bestuursleden - Trainers en assistenten - Ereleden met de functie van adviseur - Verantwoordelijke voor de ledenadministratie - Leden van de jeugd- en activiteitencommissie - Occasionele vrijwilligers die activiteiten helpen ondersteunen (bijv. wedstrijden) Voor de meeste functies zijn taakomschrijvingen gemaakt en hun relatie is expliciet gemaakt in een organisatieschema. Een specifieke doelstelling is om de vele taken en verantwoordelijkheden binnen AvantiTurnivo te verdelen over meer mensen. Een vereniging bestaat immers in de eerste plaats uit al haar leden. Die kunnen allemaal een rol spelen in het bedenken en uitvoeren van doelstellingen en activiteiten. We streven er in het bijzonder naar om meer ouders te betrekken bij de gang van zaken van onze vereniging. Door middel van draaiboeken van activiteiten kunnen taken uit handen worden gegeven aan ouders. Commissies kunnen zich dan beperken tot het coördineren van deze activiteiten. Ook zien we ouders graag als “trekkers” van interessante projecten. Om deze mensen gemotiveerd te houden is een vrijwilligersbeleid opgesteld dat erop gericht is dat alle vrijwilligers hun werk goed en met voldoening (blijven) doen. Beleid is dan het vaststellen van wat we op welke wijze en binnen welke termijn met vrijwilligers willen bereiken.
4. Sporttechnisch beleid Het sporttechnische beleid wordt bepaald door afgevaardigden uit het kader van de verschillende disciplines van gymnastiek en turnen binnen Avanti-Turnivo. Het uitgangspunt van het beleid is gericht op de volgende speerpunten: 1. Plezier bij het leveren van prestaties 2. Streven naar meer professionele krachten 3. Verantwoord presteren met een opleiding- en leerplan. 4. Selecteren en talentontwikkeling. 4.1. Plezier Zowel bij jongeren als bij senioren kan plezier worden beschouwd als een belangrijk motief voor sportdeelname. Deelnemers die goede sporttechnische vaardigheden en eigenschappen bezitten, beleven in de regel meer plezier aan sportdeelname en leven gezonder. Daarom zijn de trainingen er (ook) op gericht het prestatieniveau te verhogen.
5
We moeten daarom: - Optimale individuele uitdaging bieden (alles in verhouding tot de mogelijkheden van de deelnemers) - Educatief en planmatig te werk gaan. - Uitgaan van kleine doelen met gemakkelijk uit te voeren bewegingsvaardigheden. - Wedstrijdelementen opnemen, gericht op het meedoen aan competities (voor het meten van prestaties). Onze meest gekwalificeerde turnsters kunnen lid worden van de selectie. Voor deze groep geldt de slagzin “prestaties met plezier”. Ze moeten intensief trainen om zo ver mogelijk door te kunnen stromen in het knock-out systeem van de landelijke competities (m.n. halve finale en finales)
4.2. Professionele krachten. Ons streven is naar meer professionele krachten die de basis leggen van alle trainingen op turn- en gymnastiekgebied. Om kostentechnische redenen moet dit kader echter ook voortdurend worden aangevuld met trainers en assistenten met een betaling die binnen de vrijwilligersvergoeding valt. Daarom is een continu opleiding- en stageplan noodzakelijk waarmee mensen van “eigen kweek” het tot trainer of assistent brengen. We streven naar optimaal overleg tussen technisch kader en bestuurlijk kader. De ideale oplossing hiervoor is om een technisch coördinator aan te stellen als één van de bestuursleden. 4.3. Selecteren en talentontwikkeling. Net zoals er mensen met een taalknobbel bestaan, zijn er ook mensen met een specifiek bewegingsgevoel. Door “talent” tijdig te signaleren en te selecteren geeft Avanti-Turnivo haar leden de mogelijkheid het talent verder te laten ontwikkelen. De selecties bestaan uit 3e, 2e en 1e divisie turnsters. Hoe hoger het niveau, hoe meer trainingsuren er nodig zijn. De nadruk van het kader ligt op het trainen van turnsters in de ontwikkelingsfase. In deze fase zijn de turnsters het meest geschikt om - en in staat bewegingstechnieken te automatiseren en te optimaliseren. Vanaf de start van de puberteit ligt de nadruk op het behouden van de techniek en in het langzaam uitbreiden van de technieken die de turnster beheerst. Waarbij gestreefd wordt naar een optimum per selectieturnster. Een aandachtspunt is hoe we kunnen inspelen op het beleid van de KNGU om steeds meer wedstrijden aan te bieden voor turnsters op een lager niveau (b,v 4e, 5e, 6e en lagere divisies). De realisatie van turnspecifieke trainingsaccommodaties in de verschillende kernen spelen hierin een belangrijke rol. We streven naar een continue doorstroming van recreatiesport naar wedstrijdsport en bieden een optimaal aantal trainingsuren per selectieturnster. In alle kernen waarin Avanti-Turnivo actief is, wordt gebruik gemaakt van dezelfde oefenstof met dezelfde doorlopende leerlijn. Hiermee wordt verzekerd dat alle leden met dezelfde turntechnieken opgroeien en daardoor ook kunnen doorstromen. Hierbij is de aanpak, de filosofie van Klimenko het uitgangspunt.
6
5. Het beleid t.a.v. overige activiteiten AT wil meer bieden dan alleen sportactiviteiten. De vereniging moet een bindende factor zijn tussen de bewoners van de gemeenten, maar ook tussen de disciplines onderling. Het beleid is erop gericht Avanti-Turnivo een familieaangelegenheid te laten zijn. Daarom worden er ook andere activiteiten georganiseerd door de activiteitencommissie en jeugdcommissie. We streven naar twee interne activiteiten per leeftijdscategorie per jaar, aangevuld met jaarlijks een externe activiteit zoals zomerkamp of survival. Het programma is jaarlijks aan wijzigingen onderhevig. De minst gewaardeerde activiteit wordt meestal vervangen door een nieuwe.
6. Communicatie en PR Mensen nemen beslissingen op emotionele gronden. Die worden dan in tweede instantie gerationaliseerd. Om hier beter op in te spelen en om Avanti-Turnivo beter en makkelijker te positioneren in de maatschappij en in onze competities, hebben we ervoor gekozen om een waarde toe te voegen aan onze club. Net als bij merken hebben we geïnventariseerd wat een relevante eindwaarde is voor de club. Dit is ‘goed in je vel zitten’. Door ons sportaanbod leveren we duidelijk een bijdrage aan dit gevoel. ‘Jezelf beter voelen’ door lid te zijn van Avanti-Turnivo is dan ook het gevoel dat we zullen promoten in onze communicatie. Ook voor onze selecties is dit te benutten. Door een gezonde dosis zelfvertrouwen kun je als competitieve turnster jezelf beter voelen dan de concurrentie. Dit abstracte gevoel kunnen we door middel van communicatie versterken. Om te beginnen kunnen we de campagne ‘Feel Better’ starten. Deze zal uitgevoerd worden met middelen zoals: - De e-mail nieuwsbrief: voor actuele onderwerpen - De website: voor basisgegevens over onze vereniging en actuele informatie en het publiceren van foto’s. - Lokale pers: om ons sportaanbod en de resultaten van de wedstrijden te communiceren. - Scholen: voor het bereiken van een groot deel van onze doelgroep. - Mond-aan- mond reclame: door vaak de publiciteit te zoeken en aantrekkelijke trainingen te geven, streven wij naar positieve mond-aan-mond reclame. - Magazine: we onderzoeken de mogelijkheid om de activiteit van de club tweemaal per jaar te communiceren in een magazinevorm.
7. Financieel beleid Als vereniging streven we naar een structureel gezonde financiële positie. We hebben hierbij geen winstoogmerk, maar ons doel is wel om een klein overschot te hebben op onze exploitatie, om op die manier zelf te kunnen investeren in ‘bedrijfsmiddelen’ en om de professionalisering te kunnen bekostigen. Waar nodig en gewenst zullen we een beroep doen op mogelijke financiële middelen van de betreffende gemeentes of van sponsors, maar dit is niet onze primaire insteek. Als vereniging kennen we onze eigen verantwoordelijkheid hierin: we streven ernaar onze primaire inkomsten en uitgaven in evenwicht te houden zonder afhankelijkheid van derden. Daarvoor organiseren we met onze vrijwilligers en dus in eigen beheer diverse activiteiten die extra inkomsten genereren. Dit neemt niet weg dat sponsoring de komende jaren meer aandacht 7
moet krijgen. Op dit moment halen we te weinig middelen uit sponsoring. Het streven is om ongeveer 10% van de exploitatie te halen uit sponsoring.
8. Conclusie Door haar aanbod van “gezond bewegen” is Avanti-Turnivo een Kempische sportvereniging die voorziet in een maatschappelijke behoefte. Avanti-Turnivo steunt volledig op de inzet van al zijn leden, niet alleen door hun contributie, maar ook door hun enthousiasme om diverse functies te vervullen. Al is Avanti-Turnivo een vereniging van vrijwilligers, het wil de realisatie van zijn doelen op een professionele manier aanpakken. Dat uit zich vooral in een streven naar kwaliteit op het vlak van mensen en middelen. Inhoudelijk wil Avanti-Turnivo een gevarieerd aanbod leveren van opties voor gezonde lichaamsbeweging. Turnen en gymnastiek staan daarbij centraal en worden op jaarbasis georganiseerd. Andere takken van sport worden meestal als korter lopende ‘clinics’ aangeboden. AT streeft in alles naar een goed evenwicht tussen enerzijds uitdaging en innovatie, anderzijds stabiliteit en continuïteit.
8
Bijlagen 1. SWOT – analyse (o.a. gebaseerd op brainstorm o.l.v. Pieter ten Wolde van de KNGU) Belangrijkste “sterke” kanten (geclusterd, maar zonder prioriteit): • • • • • •
Goede reputatie, ook landelijk en bij KNGU Goede prestaties (van selectie) in competities Goede kwaliteit van technisch kader; homogene en consequente aanpak van trainingen (bij selecties; aantrekkelijke accommodatie (in Reusel) Goed functionerende jeugd- en activiteitencommissie; goede clubsfeer (o.a. interactie op website. activiteiten); ruime basis van vrijwilligers Gedreven voorzitter; goede sfeer in bestuur, met zakelijke aanpak Geen concurrentie
Belangrijkste “zwakke” kanten (geclusterd, maar zonder prioriteit) • • • • •
Onvoldoende communicatie met stakeholders (ouders, recreanten, sponsors,…); te weinig management info; te weinig betrokkendheid van ouders Te weinig sponsors en subsidies; te klein netwerk in regio Geen expliciete technische visie; geen formeel contact tussen bestuur en TC (geen turn-technisch bestuurslid); geen expliciete lange-termijn visie (beleidsplan) Te klein aanbod voor jongens; weinig senioren; voo recreanten teveel gym, te weinig turnen Zeer klein bestuur; teveel concentratie van kennis en ervaring bij Ronald en Corrie
Belangrijkste “kansen” (geclusterd, maar zonder prioriteit) • • • • •
Aansluiting met maatschappelijke trend rond “gezond bewegen”; hulp bij realiseren van sportieve ambities en behoeften van GGD en Kempische gemeenten; samenwerking met kinderopvang (BSO) en Brede Scholen Mogelijkheden tot verdere expansie in de regio (Bergeijk?); samenwerking met Variant Professionalisering van de organisatie (bijv. functieprofielen); combinatiefunctionaris inschakelen Aanbod verruimen voor nieuwe doelgroepen: “jongere oudere”, KBO, overgewicht, motorclub Nieuwe producten ontwikkelen (als cursus of clinic): bijv. dansen
Belangrijkste “bedreigingen” (geclusterd, maar zonder prioriteit) • • • •
Gebrek aan voldoende technisch kader (vooral voor recreanten), juryleden Gebrek aan financiële reserves; grote schommeling (zelfs daling) in ledenaantal; nauwelijks groei in bestaande kernen Afhankelijk van derden voor accommodatie; onvoldoende niveau in Eersel, Baldel en Hilvarenbeek Concurrerend aanbod (door sportscholen) op gebied van aerobics, streetdance; te grote diversiteit in aanbod
9
• •
Te grote afhankelijkheid van kennis en inzet van voorzitter en van zeer kleine kern van hoofdtrainers Onvoldoende continuïteit bij nieuwe groepen; onzekere continuïteit bij (hoofd)trainers
De daarop volgende sessie “brain writing” voegde niet veel nieuws toe. De conclusie komt ruwweg overeen met de consequenties van de SWOT: behoud en versterk de positieve kanten, verbeter de zwakke punten, maak gebruik van de kansen, etc. In termen van prioritering is tijdens de brainstorm de volgende aanzet gemaakt op basis van criteria aantrekkelijk v.s niet aantrekkelijk voor Avanti-Turnivo en moelijk v.s. makkelijk te realiseren:
1. Niet aantrekkelijk en makkelijk te realiseren heeft geen zin 2. Aantrekkelijk en eenvoudig, dus doel voor korte termijn: • Meer leden werven (b.v. door BSO) • Blijven innoveren • Professionaliseren van recreantenafdeling 3. Aantrekkelijk maar moeilijk, dus doel voor langere termijn • Werven bestuurlijk- en technisch kader • Verbeteren van betrokkenheid bij de club (trainers, ouders, leden) • Verbetering van accommodaties • Eenheid trainers selectie en recreanten optimaliseren • Samenwerking gemeente en onderwijs opstarten en intensiveren • Onderling samenwerking verbeteren • Werken aan kaderbehoud • Professioneel kader 4. Niet aantrekkelijk en makkelijk – maar wel nodig… • Avanti BV • Contributieverhoging • Sponsorwerving • Ouders van selectieleden bij de vereniging betrekken • Opleiden kader
10
2. Taakomschrijvingen van bestuursleden Voorzitter Hoofdtaak: in- en externe representatie van de vereniging o Vormt samen met de secretaris en penningmeester het dagelijkse bestuur o Is samen met het dagelijkse bestuur gerechtigd tot het nemen van beslissingen o Bewaakt de positie van de vereniging in haar omgeving en de beeldvorming ten aanzien van de vereniging o Geeft aan wat de richting is van de gezamenlijke activiteiten en bewaakt de onderlinge samenhang o Zit vergaderingen van bestuur, trainers en leden voor o Maakt samen met de secretaris de agenda voor deze vergaderingen o Houdt feeling met de commissies
Secretaris Hoofdtaak: verwerking van informatiestromen en bijhouden van het ledenbestand o Vormt samen met de voorzitter en penningmeester het dagelijkse bestuur o Is samen met het dagelijkse bestuur gerechtigd tot het nemen van beslissingen o Bewaakt de positie van de vereniging in haar omgeving en de beeldvorming ten aanzien van de vereniging o Neemt deel aan vergaderingen van bestuur, trainers en leden o Maakt samen met de voorzitter de agenda voor deze vergaderingen en verstuurt de uitnodigingen o Stelt de actielijst samen en bewaakt samen met de voorzitter de voortgang van de openstaande actiepunten o Onderhoudt (samen met de voorzitter) externe contacten van de vereniging o Regelt de huur van gymzaal en bijbehorende huisvestingproblematiek o Ontvangt de post en het e-mail verkeer en verspreid deze (indien nodig) o Archiveert alle stukken Penningmeester Hoofdtaak: financiële administratie, begroting en budgetbewaking o Vormt samen met de voorzitter en secretaris het dagelijks bestuur o Is samen met het dagelijkse bestuur gerechtigd tot het nemen van beslissingen o Bewaakt de positie van de vereniging in haar omgeving en de beeldvorming ten aanzien van de vereniging o Neemt deel aan vergaderingen van bestuur, trainers en leden o Doet voorstellen om tot het financiële beleid te komen o Stelt jaarlijks de begroting op en controleert deze o Houdt de boekhouding bij en voert betaling uit
11
o o o o o o o
Beoordeelt de financiële situatie en maakt het financiële jaarverslag Beheert de kas en de saldi op bank of girorekening Beoordeelt ad hoc aanvragen voor financiële middelen en declaraties van vrijwilligers Beheert de verzekeringsportefeuille Verzorgt de ledenadministratie of stuurt de ledenadministratie aan Regelt subsidie aanvragen Int de contributie, sponsorbijdragen en advertentie-opbrengsten
Verantwoordelijke voor public relations & communicatie Hoofdtaak: publiciteit geven aan de vereniging en haar activiteiten o Is verantwoordelijk voor communicatiebeleid o Verzorgt de publicaties zoals artikelen in de h-a-h bladen, de e-mail nieuwsbrief, de site en andere media.. o Stimuleert leden, vrijwilligers, bestuur, technische staf en overige betrokkenen voor het aanleveren van kopij o Ziet toe op ontwikkeling en onderhoud van de website o Communiceert geplande en uitgevoerde activiteiten en gebeurtenissen met de media o Coördineert de ontwikkeling en productie van promotiemateriaal o Verzorgt i.s.m. technische bestuursleden inzet van leden t.b.v. demonstraties o Bewaakt uniforme wijze van communiceren richting externe partijen o Neemt deel aan vergaderingen van bestuur, trainers en leden
Sponsorcoördinator Hoofdtaak: werving van sponsors t.b.v. activiteiten van de vereniging o Is verantwoordelijk voor sponsorbeleid o Communiceert met bestaande sponsors en behartigt hun belangen binnen de vereniging o Zet zich in om sponsors te werven voor verenigingsactiviteiten (evenementen) en voor lange termijn
Vrijwilligerscoördinator Hoofdtaak: werving van vrijwilligers t.b.v. activiteiten van de vereniging o Is verantwoordelijk voor vrijwilligersbeleid o Maakt i.s.m. de activiteitencommissie een voorstel voor de jaarplanning van de verenigingsactiviteiten en houdt daarbij rekening met de activiteiten van andere verenigingen en stichtingen in de kernen o Inventariseert op basis van de jaarplanning de behoefte aan inzet van vrijwilligers o Beheert i.s.m. de ledenadministratie de vrijwilligersportefeuille
12
o Werft tijdig vrijwilligers voor de activiteiten onder de (ouders en verzorgers van) de leden o Houdt feeling met de vrijwilligers en zet zich in voor de positie van de vrijwilliger o Neemt maatregelen om vrijwilligers te motiveren en stimuleren om zich voor de vereniging in te zetten o Verzorgt zonodig attenties voor bewezen diensten Activiteitencommissie o o o o
Houdt zich bezig met het organiseren van evenementen Is verantwoordelijk voor de bewaking van het budget Is aanwezig bij het evenement Houdt contact met het bestuur via de vrijwilligerscoördinator
13
