Beleidsnota 2013 De externe werking: Doelstelling 1 Maximaal inspelen op de ondersteuning van zelfredzaamheid en zelfstandigheid in de thuiszorg en in de ouderenzorg door het bieden van zorg op maat en zorgcontinuïteit. A. Thuiszorgvoorzieningen Dienst voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg Welzijnszorg Kempen heeft een beroep gedaan op de firma Möbius om op basis van gesprekken met alle partners een voorstel op te maken voor het toekomstig organisatiemodel van de Regionale Dienst Gezinszorg. Vanaf 2014 zal de huidige dienst Gezinszorg van het OCMW volledig overgeheveld worden naar Welzijnszorg Kempen. Het bevoegd begeleidend personeel zal vanuit Welzijnszorg Kempen aangesteld worden. Hierdoor dient in 2013 de invulling van het takenpakket van de coördinator thuiszorg herbekeken te worden. De coördinator zal het eerste aanspreekpunt blijven voor mensen die beroep willen doen op thuiszorgdiensten. - Met de komst van het LDC, het DVC, de realisatie van het nieuwe WZC en CVK, de verhuis van de thuiszorgdiensten en de medewerker huisbezoekenteam, zal een volgende stap de goede afstemming /uitbouw van een thuiszorgloket zijn. Alle betrokken partners zullen aanvullend werken en hun werking zo goed mogelijk op elkaar afstemmen. Hierbij zullen ze ondersteund worden door een ‘team’ van administratieve medewerkers. Assist klusdienst - Deze samenwerking blijft behouden en zal geëvalueerd worden. Poetsdienst - De poetsdienst in zijn huidige samenstelling ( 8.6 FT eq. ) is vrij klein om vlot in te spelen op afwezigheden. Binnen deze dienst is gemiddeld ook een hoog aantal afwezigheden. Hierdoor kan niet telkens de geplande dienstverlening geboden worden. In 2013 zal na een grondige evaluatie bekeken worden welke richting men wil/kan uitgaan met deze dienst, welk de behoefte is bij het doelpubliek. Vragen zoals : is het OCMW aanvullend op de andere poetsdiensten in de regio? Is het opportuun om te groeien zodat er ruimte is om afwezigheden op te vangen? Is een overstap naar werken met dienstencheques een optie, wat met de maximumfactuur die komende is? Dienst maaltijden aan huis - Op 28 november 2011 werd de omschakeling van de bedeling warme maaltijden aan huis naar koelverse maaltijden gerealiseerd. Deze omschakeling heeft in 2012 toch heel wat opvolging gevraagd tussen keuken, administratie thuiszorg en de klant. Eind 2012 kan men stellen dat de dienst maaltijden aan huis terug goed functioneert. In 2013 zal de
1
-
-
werkgroep de goede werking en klantentevredenheid blijven bewaken en bijsturen waar nodig. In 2013 wordt de keuken (zowel dienstverlening maaltijden aan huis als maaltijdgebeuren in huis) opnieuw aanbesteed. Hierbij zal aandacht gaan naar een soepel bestelsysteem en efficiënte administratieve verwerking. Ook het financiële luik wordt opnieuw bekeken: bv. onderzoek prijsherziening ifv het inkomen, nood gelijkschakeling prijzen maaltijden in het LDC en maaltijden aan huis, enz…
Handicar en Minder Mobielen Centrale (MMC): - Er wordt onderzocht om de dispatching van de MMC in handen van vrijwilligers te brengen. De dienstencentrumleider is hier trekker. - De regels voor het gebruik van Handicar en MMC zijn in 2012 verstrengd (inkomensgrens wordt strikt bewaakt, niet-inwoners van Hoogstraten komen niet meer in aanmerking, gebruikers moeten enkele dagen vooraf reserveren, enz. ) om het tekort aan vrijwilligers op te vangen en om aan de toekomstige vraag van het DVC tegemoet te komen. Er wordt van nabij opgevolgd hoe dit evolueert. Als er te veel mensen uit de boot vallen, wordt er een oplossing gezocht (bv. actief vrijwilligerskader uitbouwen, aanvulling met professionelen, vraagstelling onderzoeken of de inkomensgrens zo strikt dient bewaakt te worden, aankoop tweede Handicar, enz…). - Bij indienen van mogelijke nieuwe projecten steeds rekening houden met het aspect van vervoer/ bereikbaarheid in onze landelijke gemeente. Het lokaal dienstencentrum (LDC) - Goede samenwerking nastreven tussen het LDC en alle mogelijke partners en organisaties (ouderenverenigingen, vormingsinstanties, thuiszorgloket, keuken, enz…). - Een goed draaiende vrijwilligerswerking verder uitbouwen en in stand houden. - Uitbreiding en integratie digid@k in het LDC bewerkstelligen. Begeleiding van de leeromgeving in de Mouterij, Melkerij, Bibliotheek en in het LDC wordt verder opgenomen door een medewerker van het OCMW ( budget 2013). Vanaf 2013 ook aanbieden van Digid@klessen in het LDC. - In samenwerking met het bestuur afspraken met de vzw Klooster Meer vastleggen en concretiseren van de plannen LDC op de site. - Antennepost in Meerle uittekenen zodat ook hier lokaal tegemoet kan gekomen worden aan het ondersteunen van de zelfredzaamheid en van het aspect langer thuis wonen. - In samenspraak met de gemeente verdere ondersteuning blijven bieden aan de mantelzorgers door onder meer het aanbieden van infonamiddagen. Samenwerkingsinitiatief Eerstelijnsgezondheidszorg (SEL). - Vanuit de dienst gezinszorg, het wzc en de sociale dienst het engagement blijven aangaan om samen met andere zorgaanbieders de dienst- en zorgverlening rond de patiënt zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen, afspraken te maken en deel te nemen aan gezamenlijke vorming.
2
B. Ouderenzorg
Dagverzorgingscentrum (DVC): - Met een beperkte werkgroep de werking, organisatie en administratie van het DVC van dichtbij opvolgen en bijsturen waar nodig. - Mogelijkheden onderzoeken om in het dagverzorgingsgedeelte de service van een nachthotel aan te bieden. - Samenwerking met het thuiszorgloket om de gepaste oplossing te zoeken binnen het gamma dienstverlening gaande van thuiszorg tot en met thuisvervangende zorg.
Centrum voor kortverblijf (CVK) - Vanuit het WZC opvolging van werking, organisatie en administratie van het CVK. - Blijvende aandacht om deze vorm van thuiszorgondersteunende dienstverlening bekendheid te geven. Serviceflats/assistentiewoningen De Wingerd - De Wingerd is in het najaar 2012 volledig in orde gezet voor nieuwe bewoning (klus- en schilderwerken, bijkomende installatie van elektrische toestellen, badkamervloeren vernieuwen, enz…). - Werkgroep, bijgestaan door een externe partner, treft in najaar 2012 nodige maatregelen om uitgifte van obligatielening te kunnen realiseren, waarbij vanaf begin 2013 in nieuwe bewoning voorzien wordt. - Voor serviceflats De Linde zal een prijsaanpassingsdossier opgemaakt en ingediend worden. Bejaardenwoningen (BW), herbestemming OLV van VII weeën ( masterplan OCMW-site) - In functie van het resultaat van het bestek dat uitgeschreven is najaar 2012 “studieopdracht en de begeleiding van het masterplan voor de herbestemming OLV van VII Weeën en de bejaardenwoningen- Jaak Aertslaan”, samen met de externe partner de inhoud verder opnemen. Met een werkgroep dit gehele traject opvolgen en bewaken. Woonzorgcentrum - Met de realisatie van gans de nieuwbouw, kinderziektes opvolgen en blijvend oog voor innovatieve of efficiëntieverhogende zaken. - Technisch: opvolgen van (gesofisticeerde) toegepaste technieken en opmaak overzicht instandhoudingwerken. - Correcte opvolging van gans het financiële luik: o Inkomsten: ligdagprijs, tussenkomsten van de mutualiteiten, tussenkomsten in het kader van tewerkstellingsmaatregelen, derde luik, arbeidsduurvermindering, bovennormpersoneel , bewonersbezetting, enz… o Uitgave: leveranciers met onder andere het Hospital Logistic-verhaal, personeelskost gekoppeld aan personeelsinzet, enz…
3
-
-
-
-
-
-
Gerichte informatieverspreiding / positieve beeldvorming aan inwoners van Hoogstraten over alle mogelijke aspecten die het WZC aanbelangt en dit via regelmatige publicaties in lokale magazines en via de website. Nog een klein stuk omgevingsaanleg afwerken met daarbij opname integratie bewegingstoestellen & aanwezige kunstwerken op de site en aandacht voor rustige, veilige en geborgen zithoeken. Aanleg gedeelde parking opvolgen ( zie zwembaddossier gemeente). Renovatie dossier kapel opmaken en uitvoeren. Goede opvolging van de personeelsbezetting ifv de zorgzwaarte en de bezettingsgraad rekening houdend met het concept van kleinschalig wonen. Nagaan hoe de zorgzwaarte nog beter (realistisch) kan gemeten worden. Bij de uittekening van de ganse organisatie is het vertrekpunt een uniforme werking in de vier woonblokken – blijvende aandacht hiervoor! Invoeren werken met elektronisch zorgdossier. Vergroten van deskundigheid en motivatie bij medewerkers door o.m. aandacht voor gerichte bijscholingen, uitschrijven taakinvullingen (bv. voor medewerkers van de nacht & voor verpleegkundigen), verder uitbouwen en ondersteunen van referentiepersonen en werkgroepjes voor verschillende domeinen/deelaspecten in de organisatie, enz… Welzijn en welbevinden van medewerkers bevorderen door in het jaaractieplan 2013 van GidPBW de opvolging en nazorg van veranderingsprocessen op te nemen. Zorg op maat- gedachte voor ogen houden door onder meer het aanbieden van aangepaste activiteiten specifiek gericht op bepaalde doelgroepen, een duidelijke dagstructuur aanbieden. Voor bewoners met dwaalgedrag is een op maat uitgewerkte beveiliging voorzien. Uitgebreide tevredenheidmeting doen voor personeel, bewoners, familie en vrijwilligers in najaar 2013 en dit op systematische manier om de zoveel jaar herhalen.
Doelstelling 2 De opvang en begeleiding van asielzoekers/allochtonen -
-
-
-
Het Lokaal Opvang Initiatief (LOI) is in 2012 met 8 plaatsen uitgebreid . In 2013 zal er een (tijdelijke?) uitbreiding met minimum 1 plaats zijn gezien de gezinsuitbreiding van een echtpaar dat in het LOI gehuisvest is. Project samen inburgeren is in 2012 opgestart en zal in 2013-2014 verder gezet worden. Het LOI kan beroep doen op verschillende vrijwilligers, enerzijds vrijwilligers die nieuwe asielzoekers wegwijs maken in Hoogstraten en anderzijds vrijwilligers die inkopen doen voor het LOI. Blijvende aandacht om deze groep vrijwilligers goed te ondersteunen. Mogelijkheden uitbreiding LOI opvolgen wanneer opportuniteiten zich aanbieden . De woning H. Bloedlaan 248 wordt in 2013 gerenoveerd, deels tot doorgangswoning en deels tot LOI-appartement. Het patrimonium, inclusief de LOI-woningen, in kaart brengen en bekijken of verschuivingen/ renovaties zich opdringen ifv bv. efficiënt gebruik van de aangeboden woonst. Het Praatpunt is inmiddels een jaar geleden opgestart.
4
-
In het kader van een onthaalbeleid en begeleiding van allochtone nieuwkomers in het inburgeringsproces, blijft een goede samenwerking met en doorverwijzing naar diverse organisaties zoals het Huis van het Nederlands en het Onthaalbureau noodzakelijk.
Doelstelling 3 Lokale sociale werkgelegenheid bevorderen -
-
-
-
Er worden steeds meer mensen tewerkgesteld via artikel 60 § 7 zowel op het OCMW als via socio-economie intiatieven. De arbeidstrajectbegeleidster heeft meer tijd gekregen en zal voortaan nog meer ondersteund worden door collega’s om de tewerkstellingen op te starten en te begeleiden. Via het lokale werkgelegenheidsforum verzorgingsgebied Hoogstraten-Merksplas – Rijkevorsel streeft men naar een geïntegreerde lokale aanpak van de arbeidsmarkt- en werkgelegenheidsproblematiek, afgestemd op de noden en behoeften van de lokale werkzoekenden, werknemers, bedrijven…. Actieve deelname vanuit het OCMW blijft belangrijk. Samen met de gemeente zullen indien mogelijk projecten opgestart worden in de sociale economie. Er zijn reeds twee ideeën voor project: een postbedelingsproject en een project waarin de was van gemeente en OCMW wordt verwerkt. Vanuit de sociale dienst van het OCMW zal er een project worden opgestart voor mensen met een (equivalent) leefloon die nog niet klaar zijn voor een tewerkstelling. Men wil voor deze mensen een voortraject uitstippelen waarin zij de nodige ervaring/attitudes kunnen aanleren. Bedoeling is om de stap naar het werkveld te verkleinen.
Doelstelling 4 Sociale huisvesting coördineren en optimaliseren -
-
-
-
Het project CRAcht , opgestart ism CGG de Meander om verslavingsproblematieken in de buurtwerking Mouterijstraat & Melkerij te benaderen vanuit een buurtgerichte aanpak, wordt geëvalueerd, mogelijks geheroriënteerd. In het Bijzonder Comité Mouterijstraat was beslist om in samenspraak met de Katholieke Hogeschool Kempen een conceptnota op te maken voor gans de Mouterijstraat. Omdat de kostprijs die de KHK vroeg te hoog lag, is dit punt niet uitgevoerd in 2012. In 2013 stopt de subsidiëring in het kader van Domus Flandriaproject. Samen met het BCM dient de toekomstvisie verder uitgewerkt en geconcretiseerd te worden. In 2012 is men gestart met volkstuintjes, is er een miniwasserette geïnstalleerd en is men begonnen met een bebloemingsactie in de lente. Deze activiteiten wil men verderzetten in 2013. Het buurtwerk zal hierbij verder actief ondersteund worden door de coördinator beleidsdomein dienstverlening. Renovatie doorgangswoningen. De doorgangswoning Heilig Bloedlaan 248 zal in 2013 gerenoveerd worden. Hier staat een renovatiesubsidie van 56.250 euro tegenover. Het wordt een gemengd dossier in die zin dat het gelijkvloerse gedeelte omgebouwd zal
5
-
-
-
-
-
worden tot een appartement voor opvang van LOI’ers. In 2012 heeft het OCMW ingetekend op een nieuwe projectoproep en heeft ze toekenning van subsidies gekregen voor het renoveren van de eengezinswoning Vrijheid 24 welke ook in 2013 gerenoveerd zal worden. De doorgangswoningen worden in kaart gebracht en er wordt bekeken of er verschuivingen/uitbreidingen/renovaties aangewezen zijn. Toetreding tot SVK wordt bekeken Het OCMW organiseert samen met Rotaract en ‘t Verzetje een Sinterklaasfeest voor cliënten en bewoners van Mouterij en Melkerij. Dit vindt vanaf 2013 plaats in het LDC wat leuk is voor de gebruikers van het LDC als voor de bewoners van het WZC. Het OCMW organiseert samen met Rotaract en ’t Verzetje de dag van de buren in 1 van de sociale woonwijken in Hoogstraten. In 2011 en 2012 was dat de Venhoef. In 2013 zal dit waarschijnlijk de wijk Donkakker zijn. Het OCMW organiseert samen met ’t Verzetje, De Toevlucht en VTI-Spijker een kerstfeest voor kansarmen en eenzamen. Wegens een enorme uitbreiding van het kerstfeest (van 75 in 2011 naar 140 in 2012 naar max. 175 in 2013) worden er meerdere partners gezocht in 2013. De sociale dienst neemt in 2013 het initiatief tot het jaarlijks organiseren van het leef-jein spel voor lagere scholen dat bij de acties van de communicatiecampagne tegen armoede in 2011 voor de eerste keer gespeeld is. Het OCMW organiseert de Goed Gevoelstoel. In 2012 is deze voor de eerste keer georganiseerd voor bewoners van de Mouterij. In 2013 zal de Goed Gevoelstoel georganiseerd worden voor cliënten van de sociale dienst.
Doelstelling 5 Begeleidende maatregelen uitwerken en integreren -
-
Op het vlak van preventieve gezondheidszorg samenwerking verder zetten met diverse partners o.m. via het Welzijnsoverleg, het overleg Opvoedingsondersteuning (lokaal en subregionaal), het overleg Integrale Jeugdhulp, de Gezondheidsraad en het Jongeren Advies Centrum. In het kader van het lokaal sociaal beleidsplan (LSB-plan): Stuurgroep LSB: afspraak dat de stuurgroep om de acht weken samenkomt om de opvolging en uitvoering van het lokaal sociaal beleid in Hoogstraten aan te sturen en op te volgen. Verder werken rond de inhoudelijke invulling van de te realiseren loketfunctie thuiszorg. De coördinator lokaal sociaal beleid werkt verder via clusters om de vooropgestelde doelstellingen en acties te realiseren. Projectoproepen: De coördinator blijft vinger aan de pols houden voor projectoproepen waarbij OCMW en gemeente baat hebben. Ontwikkeling van een gemeentelijke beleidsvisie op vlak van wonen. Kempens woonplatform: woonplannen worden in 2013 bondig geëvalueerd, eind 2013 zal dan in elke gemeente een geactualiseerde woonbeleidsvisie met bijhorend actieplan
6
voor de periode 2014-2016 ter goedkeuring aan de gemeente en ocmw raad worden voorgelegd.
De interne werking van het OCMW bevorderen door organisatie, communicatie en samenwerking. Doelstelling 1 Transformatie van de personeelsdienst: niet meer louter een administratieve dienst die gericht is op personeelsbeheer, maar een dienst die personeelsbeleid ontwikkelt en implementeert Met de invulling van de nieuwe functie diensthoofd Personeel en Organisatie ( P&O) evolueren naar een dienst P&O die ondersteuning biedt aan de andere diensten. Deze dienst biedt expertise aan inzake personeelszaken en administratieve vereenvoudiging. De diensthoofden betrekken bij het uitstippelen en implementeren van een coherent personeelsbeleid. Doelstelling 2 Streven naar de meest optimale organisatiestructuur waarbij de juiste persoon op de juiste plaats werkt: een goede afstemming tussen de capaciteiten van de werknemer en de eisen van de job. Competentiemanagement invoeren! Organisatiestructuur en organogram meer gedetailleerd uitwerken. Duidelijkheid in hiërarchie creëren o.m. eerste en tweede evaluator aanduiden. Functieprofielen aanpassen en aanvullen met competenties. Aanwervings- en selectiebeleid afstemmen op het verwerven van de nodige competenties. Een evaluatiesysteem uitschrijven, waarbij niet de nadruk valt op het beoordelen van een medewerker, maar wel op een juiste screening van de beschikbare en niet-beschikbare competenties met het oog op het verder ontwikkelen van de medewerker naar de juiste competenties toe. De opstart van een huisbezoekenteam was een schot in de roos. In 2013 dient onderzoek te gebeuren naar mogelijke uitbreiding van deze dienst om alle 70 plussers te kunnen bereiken. Tevens onderzoek naar opstarten van een huisbezoekenteam voor jonge gezinnen en dit ism Kind en Gezin. Aanwerving administratieve medewerker om de administratieve pool te vervoegen. Hiervoor herschrijven van personeelsformatie. Doelstelling 3 Verhogen betrokkenheid medewerkers in het algemeen en inzake beleidsvoorbereiding Betrokkenheid van medewerkers trachten te verhogen door hen zo goed mogelijk en tijdig te informeren. Gelet op de groeiende organisatie, de bestaande overlegmomenten en communicatiekanalen onder de loep nemen op efficiënt tijdsgebruik en effectief bereik van juiste medewerkers. Zo medewerkers motiveren om mee te ‘bouwen’ aan het welzijn van de organisatie.
7
De rechtspositieregeling is opgesteld, medewerkers hebben een samenvatting hiervan ontvangen en kunnen de gehele versie inkijken. Aanvullend dient het arbeidsreglement definitief opgesteld te worden zodat er duidelijkheid is rond allerlei praktische zaken. Het personeelsblad ‘Informa’ bestaat reeds enkele jaren. Dit kanaal verder benutten om medewerkers te informeren. Gezien de wijziging of accentverschuiving van functie-inhoud van de stafmedewerkers ( o.m. doordat nieuwbouw gerealiseerd is) opstart werkgroep beleidsvoorbereiding vanaf najaar 2012. Met een werkgroep gans de implementatie van de beleids-en beheerscyclus van OCMW ‘s tegen 01.01.2014 goed voorbereiden. Informele ontmoetingen blijvend ondersteunen. - De personeelsvereniging organiseerde in oktober een geslaagde sportdag met aandacht voor gemixte groepen zodat personeel elkaar beter leert kennen. Ook in 2013 zullen activiteiten georganiseerd worden waarbij het doel blijft om op een ontspannen en informele wijze medewerkers bij elkaar te brengen en zo het groepsgebeuren te versterken . - Voor beleidsmedewerkers organiseren van een moment rond teambuilding.
Doelstelling 4 Een (h)echt team maken van de administratieve medewerkers. Met de fysieke realisatie van een centraal onthaal in de nieuwbouw en in het adm. gebouw aandacht voor verder uitwerken van een efficiënte, klantgerichte dienstverlening naar de burger toe. Dit wil men realiseren door een deskundige en klantvriendelijke onthaalmedewerkers en een goed uitgebouwde back-office. Aansturing van deze onthaal- en admin. medewerkers gebeurt door het nieuwe diensthoofd. Zij zorgt ervoor dat het team op mekaar afgestemd wordt door regelmatig overleg, door taken in kaart te brengen en procedures uit te schrijven zodat continuïteit in dienstverlening gewaarborgd is. Doelstelling 5 Optimalisatie van de structuur in het informaticasysteem Na de verhuis naar de nieuwbouw is er nood aan een herschikking van de gebruikers in groepen (organisation units). De machtigingen op documenten en mappen hangt hiermee samen. Het netwerk is serieus uitgebreid in de loop der jaren. Voor de veiligheid van het informaticasysteem is het onontbeerlijk om duidelijke regels en richtlijnen op te stellen voor de gebruikers. Het opmaken van een intern reglement voor computer- en internetgebruik voor personeelsleden is hierbij noodzakelijk.
8
