Beleidskader Twinningfaciliteit Suriname-Nederland Handleiding en uitgangspunten faciliteit
28 januari 2014
Beleidskader Twinningfaciliteit Suriname-Nederland Handleiding en uitgangspunten faciliteit
Inhoud
Pagina
1. Wat is de Twinningfaciliteit Suriname-Nederland? 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6
Inleiding Doelstellingen Doelgroep Sectoren Financiële middelen Uitvoering
2. Hoe komt u in aanmerking voor een financiële bijdrage? 2.1 2.2 2.3 2.4
Aanvraagprocedure Beoordeling Toekenning Afwijzing
3. Uw projectaanvraag is goedgekeurd, en dan? 3.1 Financiering en controle 3.2 Monitoring
3 3 4 4 6 6 7
8 8 9 12 13
14 14 15
2
1. Wat is de Twinningfaciliteit Suriname-Nederland?
1.1 Inleiding Nederland en Suriname delen een lange geschiedenis. De gezamenlijke historie, taal, cultuur en familiebanden hebben geleid tot een bijzondere relatie tussen beide landen. Bij de onafhankelijkheid van Suriname in 1975 heeft Nederland de zogeheten ‘Verdragsmiddelen’ beschikbaar gesteld om Suriname te helpen in haar ontwikkeling als zelfstandige staat. In 2005 zijn Nederland en Suriname overeengekomen deze ‘brede ontwikkelingssamenwerkingsrelatie’ af te bouwen. Deze traditionele samenwerking, vooral gericht op de samenwerking van overheid tot overheid, heeft plaatsgemaakt voor een nieuwe vorm van samenwerken, namelijk van samenleving tot samenleving; ofwel van maatschappij tot maatschappij. In lijn met deze nieuwe vorm van samenwerking, heeft de toenmalige Nederlandse minister voor Ontwikkelingssamenwerking, Bert Koenders, de eerste Twinningfaciliteit Suriname -Nederland in 2008 in het leven geroepen. Met de Twinningfaciliteit wilde de Nederlandse overheid een bijdrage leveren aan de (verdere) ontwikkeling van het maatschappelijk middenveld in Suriname en wilde het verder vorm geven aan de nieuwe samenwerkingsrelatie; van maatschappij tot maatschappij, zonder (directe) inmenging van de politiek. De uitvoering, het beheer, van de Twinningfaciliteit was daarom overgedragen aan een onafhankelijke organisatie, de Uitvoeringsorganisatie Twinningfaciliteit Suriname-Nederland (UTSN). UTSN is in 2008 gestart met de uitvoering van de eerste Twinningfaciliteit voor een periode van 4 jaar (2008-2012). Deze eerste Twinningfaciliteit heeft ruim 100 maatschappelijke projecten in Suriname gefinancierd. De eerste faciliteit heeft overwegend positieve resultaten opgeleverd. Het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken heeft mede daarom besloten om de Twinningfaciliteit met een tweede termijn te verlengen. Voor de tweede Twinningfaciliteit is een budget beschikbaar van € 6,5 miljoen. Vanuit dit budget kunnen projecten financieel ondersteund worden die voldoen aan bepaalde eisen, een uitleg hiervan vindt u in dit document. Evenals bij de eerste faciliteit heeft het ministerie de uitvoering voor de faciliteit overgedragen aan UTSN. In dit document, het beleidskader, worden de uitgangspunten van de tweede Twinningfaciliteit Suriname-Nederland (2013-2016) uitgelegd. U vindt hierin een beschrijving van de doelstellingen, doelgroep, sectoren, voorwaarden om voor een financiële bijdrage uit deze faciliteit in aanmerking te komen, hoe u een aanvraag kunt indienen en wat u moet weten als uw aanvraag is goedgekeurd. Verdere informatie over de openstelling (loketrondes) van de faciliteit en zijn aanvraagformulieren vindt u op de website www.utsn.nl. De aanvraagformulieren kunt u downloaden via deze website of verkrijgen via het UTSN kantoor in Paramaribo tijdens de opening van het UTSN loket, zie verdere toelichting hierover in paragraaf 2.1. In de aanvraagformulieren vindt u duidelijke instructies over de informatie die u in de aanvraag moet invullen en hoe u de aanvraag moet indienen. Zowel de aanvraagformulieren als dit beleidskader zijn belangrijke documenten om te bestuderen voor iedere aanvrager.
3
1.2 Doelstellingen De Twinningfaciliteit kan alleen projecten financieren die passen bij de hieronder genoemde doelstellingen. Daarnaast gelden eisen ten aanzien van de doelgroep (zie paragraaf 1.3), sector (zie paragraaf 1.4) en een aantal specifieke (overige) drempel- en beoordelingscriteria (zie paragraaf 2.2). De centrale doelstellingen van de tweede Twinningfaciliteit zijn: “de versterking van institutionele capaciteiten in Suriname en de bevordering van de sociale banden tussen Nederland en Suriname, door het faciliteren van contacten tussen Surinaamse en Nederlandse maatschappelijke organisaties in de vorm van kennisuitwisseling en samenwerking. Door deze contacten worden instituties ondersteund en capaciteitsopbouw van het maatschappelijk middenveld (in Suriname) versterkt”. In de praktijk komt het neer op de volgende doelstellingen:
Maatschappelijke organisaties in Suriname en Nederland in staat stellen om activiteiten uit te voeren ten behoeve van de versterking van wederzijdse organisaties. Deze activiteiten zijn verder gericht op kennisontwikkeling en de ontwikkeling van verschillende doelgroepen.
De versterking van maatschappelijke organisaties in beide landen op basis van gelijkwaardigheid, wederkerigheid en (langdurig) partnerschap om concrete en praktische behoeften te ledigen van doelgroepen.
Kennisontwikkeling en capaciteitsopbouw middels samenwerking tussen partners uit beide landen om duurzame verbeteringen neer te leggen in de sectoren Onderwijs en Opleiding, Zorg en Welzijn en Taal en Cultuur.
1.3 Doelgroep De doelgroep voor een financiële bijdrage uit de Twinningfaciliteit zijn duurzame samenwerkingsverbanden van tenminste één Surinaamse en één Nederlandse maatschappelijke organisatie (er mogen ook meer dan twee projectpartners deelnemen aan het samenwerkingsverband). Deze organisaties moeten behoren tot de non-profit sector. De Surinaamse lokale overheid en parastatale organisaties behoren ook tot de doelgroep. Voorbeelden zijn: NGOs, stichtingen, onderwijsinstellingen, zorginstellingen, verenigingen, vakbonden, beroeps- en netwerkorganisaties, kerkgenootschappen, dorpsbesturen en lokale organisaties. Enkel de hierboven beschreven organisaties komen voor een financiële bijdrage in aanmerking. Wanneer één of meerder deelnemers in uw samenwerkingsverband niet voldoet aan de bovenstaande eisen, komt u niet voor een financiële bijdrage in aanmerking.
4
Indien uw organisatie en/of samenwerkingsverband valt in één van de onderstaande categorieën, komt u niet in aanmerking voor een financiële bijdrage uit de Twinningfaciliteit.
1
Tijdelijke – niet duurzame – samenwerkingsverbanden tussen (maatschappelijke) organisaties; Nederlandse overheidsorganisaties (Rijk, provinciën en gemeenten); Surinaamse overheidsorganisaties op centraal niveau; Individuele personen; Organisaties die via hun project proselitisme1 (mede) beogen; Organisaties met een commercieel oogmerk; “Zuster” of “moeder-dochter” organisaties (zijnde één en dezelfde organisatie met een vestiging in Nederland en in Suriname) en samenwerkingsverbanden, waarbij tussen een Nederlandse en Surinaamse partner anderszins een eigendoms - of bestuursrelatie in de ruimste zin is.
Het project heeft als doel om een geloofs- of levensovertuiging te verspreiden.
5
1.4 Sectoren De Twinningfaciliteit 2013-2016 is bestemd voor projecten in de volgende drie sectoren:
De bovenstaande opsomming is niet uitputtend en bedoeld om uw handvaten te geven voor het type project en organisatie wat in aanmerking zou kunnen komen voor een financiële bijdrage uit de Twinningfaciliteit. Echter, projecten die geen betrekking hebben op (één van) de voorgaande sectoren, komen niet in aanmerking voor financiering.
1.5 Financiële middelen De Twinningfaciliteit heeft voor de periode 2013-2016 een budget van maximaal € 6,5 miljoen beschikbaar voor het financieren van projecten. Iedere aanvraag voor een financiële bijdrage uit de Twinningfaciliteit moet voldoen aan de eisen voor een klein of een groot project, zie onderstaande tabel. De financiële bijdrage uit de Twinningfaciliteit is maximaal 85% of 95% van de totale projectkosten (zie ook onderstaande tabel). U dient het resterende bedrag, de eigen bijdrage, zelf in te brengen (zie ook paragraaf 3.1).
6
Minimaal Maximaal gevraagde gevraagde financiële bijdrage financiële bijdrage Klein project
(maximale duur 24 maanden)
Minimale eigen bijdrage
€ 10.000
€ 40.000
95% van de totale 5% projectkosten
€ 40.000
€ 200.000
85% van de totale 15% projectkosten
(maximale duur 12 maanden) Groot project
Maximale financiële bijdrage
1.6 Uitvoering De Uitvoeringsorganisatie Twinningfaciliteit Suriname – Nederland (UTSN) beheert namens het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken de financiële middelen van de Twinningfaciliteit en zorgt voor de openstelling van de indieningsrondes (loketrondes), de beoordeling van aanvragen, de toekenningen van de financiële bijdragen en de monitoring van de gefinancierde twinningprojecten. De uitvoering van de Twinningfaciliteit is door het ministerie in handen gelegd van het Nederlandse adviesbureau Berenschot. Berenschot beheert de faciliteit samen met haar Surinaamse partner Nikos, een instituut voor kaderontwikkeling en onderzoek in Suriname. Berenschot en Nikos hebben hiertoe de Uitvoeringsorganisatie Twinningfaciliteit Suriname – Nederland opgericht. UTSN is verantwoordelijk voor het rechtmatig en doelmatig beheren van de aan de Twinningfaciliteit ter beschikking gestelde financiële middelen.
7
2. Hoe komt u in aanmerking voor een financiële bijdrage?
2.1 Aanvraagprocedure Het totaal voor de Twinningfaciliteit beschikbare budget wordt verdeeld in drie rondes. Per ronde wordt door UTSN gedurende een aantal weken een loket geopend, zie www.utsn.nl voor actuele informatie hierover. In die periode kunnen samenwerkingspartners aanvragen voor projectfinanciering indienen voor een klein of groot project (zie paragraaf 1.5). Aanvragers dienen hiertoe gebruik te maken van een verplicht aanvraagformulier, dat op de website www.utsn.nl is gepubliceerd of welke via het UTSN kantoor in Paramaribo is te verkrijgen. De aanvraagprocedure is verdeeld in twee fasen. De eerste fase bestaat uit het indienen van een zogenaamd projectprofiel. Hierin geven de aanvragers aan in hoeverre het project en de partners voldoen aan de drempelcriteria en wordt een korte beschrijving van het project gegeven. Aanvragers van projectprofielen die voldoen aan de drempelcriteria en in deze fase voldoende scoren, worden door UTSN uitgenodigd voor de tweede fase: het indienen van een volledige aanvraag. Dit is een meer (gedetailleerd) uitgewerkt projectvoorstel. De betreffende geselecteerde aanvragers ontvangen hiervoor van UTSN een aanvraagformulier. Dit aanvraagformulier wordt niet op de website beschikbaar gesteld. Aanvragers van projectprofielen die onvoldoende scoren worden hiervan op de hoogte gesteld. Zij kunnen dus geen volledige aanvraag indienen. De totale procedure van aanvraag tot toekenning is schematisch als volgt uit te drukken:
8
2.2 Beoordeling Alle ontvangen aanvragen worden aan de hand van dezelfde criteria op uniforme wijze beoordeeld. Hierdoor kunnen de verschillende aanvragen onderling vergeleken en gerangschikt worden. e
Beoordelingscriteria 1 fase (projectprofielen) Uw projectprofiel wordt getoetst aan de hand van zogenaamde drempelcriteria en (inhoudelijke) beoordelingscriteria. Het is mogelijk dat uw projectprofiel wel voldoet aan de drempelcriteria en inhoudelijk goed scoort, maar u niet wordt uitgenodigd voor het indienen van een volledige aanvraag. Dit heeft te maken met het per ronde beschikbare budget en de kwaliteit en/of doelstelling van de overige ontvangen projectprofielen; projectprofielen die voldoen aan de drempelcriteria worden inhoudelijk beoordeeld en gerangschikt. Drempelcriteria Uw projectprofiel wordt beoordeeld aan de hand van de onderstaande drempelcriteria. Voldoet uw project niet aan één of meerdere van deze criteria, dan wordt de aanvraag niet verder beoordeeld en ontvangt u een afwijzing. Uw aanvraag moet dus aan alle genoemde drempelcriteria voldoen. Drempel 1: a) Er is een samenwerkingsverband van ten minste één Nederlandse en één Surinaamse nonprofit organisatie, op het terrein van het maatschappelijk middenveld; b) en alle partners behoren tot de non-profit sector Drempel 2: Het projectvoorstel voldoet aan de criteria voor een klein of groot project
De eisen voor een klein project zijn: gevraagde bijdrage minimaal € 10.000 en tot maximaal € 40.000, looptijd maximaal 1 jaar De eisen voor een groot project zijn: gevraagde bijdrage hoger dan € 40.000 en maximaal € 200.000, looptijd maximaal 2 jaar
Drempel 3: Het projectvoorstel draagt bij aan de versterking van institutionele capaciteiten in Suriname en de bevordering van de sociale banden tussen Nederland en Suriname door middel van kennisuitwisseling en samenwerking Drempel 4: Het voorstel past binnen ten minste één van de sectoren: a) Onderwijs en opleiding b) Zorg en welzijn c) Taal en cultuur Drempel 5: Er wordt geen bijdrage gevraagd voor commerciële dienstverlening of commerciële activiteiten
9
Drempel 6: Het projectvoorstel betreft geen initiatieven die proselitisme (mede) beogen Drempel 7: Er wordt op het niveau van het samenwerkingsverband a) b)
een eigen bijdrage van ten minste 5% geleverd voor een klein project of ten minste 15% voor een groot project; en deze eigen bijdrage is niet afkomstig van middelen van BZ en wordt gedekt uit eigen middelen of bijdragen van derden
en de gevraagde financiering bedraagt maximaal 95% voor een klein project en maximaal 85% voor een groot project Drempel 8: Het aanvraagformulier is door elke afzonderlijke organisatie in het samenwerkingsverband ondertekend door een geautoriseerd persoon (mogen gescande handtekeningen zijn)
Daarnaast wordt uw projectprofiel beoordeeld aan de hand van een aantal inhoudelijke criteria: Criterium 1: Context project: het project past binnen de sector en voorziet in een bestaande behoefte. Criterium 2 : Consistentie tussen doelstellingen, resultaten en activiteiten. Criterium 3 : Draagvlak: de mate waarin het project door partners gezamenlijk is ontwikkeld en aansluit bij de sectorontwikkelingen Criterium 4 : Beleidsrelevantie: de mate waarin het project bijdraagt aan de doelstellingen van de Twinningfaciliteit Criterium 5 : Samenwerkingsverband: de mate van aanwezigheid van voor het project relevante kennis en ervaring in het samenwerkingsverband, de rolverdeling binnen het samenwerkingsverband, de meerwaarde voor het project voor elke partner in het samenwerkingsverband en de wijze waarop duurzaamheid van het samenwerkingsverband is gewaarborgd. Criterium 6 : Duurzaamheid project: de mate waarin de lange termijn effecten voor de Surinaamse partner en de sector zijn gewaarborgd.
e
Beoordelingscriteria 2 fase (volledige projectvoorstellen) Ook de volledige aanvragen (alleen door te leveren door diegenen die daartoe worden uitgenodigd) worden getoetst aan de hand van een aantal beoordelingscriteria. Toekenning van financiering van deze aanvragen vindt plaats op basis van een rangschikking; de beste aanvragen komen in aanmerking voor financiering. Of uw volledige aanvraag voor financiering in aanmerking komt, hangt
10
dus af van de kwaliteit van de volledige aanvraag, de kwaliteit van de overige volledige aanvragen en het beschikbare budget. Vollledige voorstellen worden beoordeeld aan enerzijds een aantal met de organisatie(s) van het samenwerkingsverband samenhangende criteria (organisatie criteria) en anderzijds een aantal projectinhoudelijke criteria. Organisatiecriteria (volledige voorstellen) Criterium 1 : Track record over de afgelopen drie jaar tonen aan dat de samenwerkingspartners relevante ervaring hebben met de uitvoering van vergelijkbare projecten, in staat zijn om planmatig te werken en in staat zijn om beoogde doelen te halen en activiteiten uit te voeren Criterium 2 : Planning, monitoring en evaluatie (PM&E): De samenwerkingspartners passen een adequate systematiek toe voor de planning, monitoring en evaluatie, zowel op project- als op organisatieniveau en zijn in staat de informatie hieruit te gebruiken De wijze waarop de partners de PM&E uitvoeren past bij de omvang van de organisaties Criterium 3 : Kwaliteitsmanagement: De samenwerkingspartners hebben een systematisch aanpak om kwaliteit binnen de organisaties te garanderen De systematische aanpak voor kwaliteitsmanagement past bij de omvang van de organisaties Criterium 4 : Doelmatigheid: De samenwerkingspartners hebben adequate procedures en systemen operationeel om de inkomsten te begroten en uitgaven te beheren (financieel management) De procedures en organisatiestructuren passen bij de omvang van de organisaties Criterium 5 : Duurzaam samenwerkingsverband: Het samenwerkingsverband is logisch samengesteld, capabel en duurzaam De Nederlandse en Surinaamse partners hebben allen een (strategisch) belang bij dit project (wederkerigheid), beschikken over relevante ervaring en kennis van de sector (thematische overeenkomst) en hebben ieder meerwaarde in het samenwerkingsverband. Het samenwerkingsverband heeft voldoende capaciteit om de beoogde doelstellingen te halen. De samenwerkingspartners beogen een langdurige samenwerking
Projectinhoudelijke criteria (volledige voorstellen) Criterium 6 : Contextanalyse: Het voorstel is gebaseerd op een grondige en relevante probleemanalyse, waaruit de kennis van de aanvragers in de sector en de behoefte c.q. noodzaak uit de sector duidelijk blijkt De doelgroep (begunstigden) en overige betrokken partijen (stakeholders) van het project zijn betrokken geweest bij het vormgeven van het projectvoorstel.
11
Criterium 7 : Consistentie doelstelling, resultaten en activiteiten: De doelstelling, resultaten en activiteiten zijn logisch, helder geformuleerd en passen in de context De doelstelling van het voorstel sluit aan bij de probleemanalyse. De beoogde resultaten van het project zijn zoveel mogelijk SMART 2 geformuleerd. De beoogde resultaten dragen bij aan de te behalen doelstellingen. De voorgestelde activiteiten dragen bij aan het behalen van de beoogde resultaten. Het voorstel noemt duidelijke, relevante, meetbare en realistische voortgangsindicatoren waarmee de voortgang bewaakt kan worden Criterium 8 : Beleidsrelevantie: Het voorstel draagt bij aan de doelstellingen van de Twinningfaciliteit 2013-2016 Het voorstel draagt bij aan: a) versterking van de institutionele capaciteiten van Suriname b)
en bevordert de sociale banden tussen Nederland en Suriname
Er is sprake van samenwerking en kennisuitwisseling Criterium 9 : Draagvlak: Het voorstel is gezamenlijk door de samenwerkingspartners ontwikkeld en sluit aan bij andere initiatieven in de sector Twinning is het juiste instrument om het gedefinieerde probleem te adresseren Criterium 10 : Begroting: De begroting sluit aan bij de voorgestelde activiteiten en de getuigt van een sobere en kostenbewuste uitvoering van de activiteiten De eigen bijdrage is aannemelijk Criterium 11 : Risico’s en monitoring: De aanvragers hebben een gedegen risicoanalyse uitgevoerd en hebben een passende methode voor projectmonitoring en -aanpassing De aanvragers presenteren een adequate procedure van de wijze waarop het financieel beheer van een mogelijke financiële bijdrage uit de Twinningfaciliteit wordt uitgevoerd Criterium 12 : Duurzaamheid van de activiteiten: Het project leidt tot langdurige effecten in de sector Het project levert positieve lange termijn effecten op voor de Surinaamse partner(s), de Surinaamse sector en het Surinaamse maatschappelijk middenveld. De projectresultaten worden ingebed en de opgezette activiteiten kunnen, na beëindiging van de UTSN-financiering, worden voortgezet
2.3 Toekenning Indien uw volledige aanvraag positief is beoordeeld en voldoende scoort om in aanmerking te komen voor financiering vanuit de Twinningfaciliteit, ontvangt u van UTSN een voorlopige
2
Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
12
toekenning van financiering. Deze voorlopige toekenning moet dan nog omgezet worden in een definitieve toekenning van financiering. U ontvangt hiervoor van UTSN een uitnodiging voor een startgesprek. Tijdens dit gesprek wordt uw project besproken, worden eventuele vragen voorgelegd en worden er afspraken gemaakt over o.a. de planning en financiering van uw project. Dit kan ertoe leiden dat onderdelen van uw projectvoorstel of begroting worden gewijzigd. Wanneer deze afspraken voor alle partijen akkoord zijn, ontvangt u een financieringsovereenkomst en daarmee definitieve toekenning van financiering vanuit de Twinningfaciliteit. Maatschappelijke organisaties mogen in meer dan één samenwerkingsverband participeren, maar uit de aard van de wenselijke verdeling van de beschikbare middelen en de wenselijke spreiding van de uitgaven van de middelen vloeit voort dat het aantal bijdragen dat een organisatie als twinningpartner kan verkrijgen gemaximeerd is op twee bijdragen per organisatie per tenderronde. Dit is ongeacht het samenwerkingsverband waarin de partner deelneemt en de rol die hij daarin heeft (penvoerder of partner) en de inhoud van het projectvoorstel.
2.4 Afwijzing Indien uw projectprofiel of uw volledige aanvraag onvoldoende scoort (ten opzichte van de overige aanvragen), ontvangt u een afwijzingsbrief. Dit besluit is definitief: u kunt geen bezwaar of beroep tegen dit besluit aantekenen.
13
3. Uw projectaanvraag is goedgekeurd, en dan?
Alle aanvragers die een definitieve toekenning hebben gekregen, worden door UTSN zowel financieel als inhoudelijk gevolgd (gemonitord). Aan ieder project wordt een UTSN monitoringsadviseur toegewezen. Indien u voor uw projectaanvraag een definitieve toekenning hebt ontvangen, wordt u hierover bij de start van uw project uitgebreid geïnformeerd. Hieronder vindt u alvast een korte toelichting hierop. 3.1 Financiering en controle Uw financiële bijdrage uit de Twinningfaciliteit is gemaximeerd op een vast bedrag. Daarnaast vragen wij van u een eigen bijdrage. De hoogte van de bijdrage uit de Twinningfaciliteit wordt bepaald op basis van de begroting van de kosten die nodig zijn voor de uitvoering van uw project. In het van de website (www.UTSN.nl) te downloaden document ‘’Instructie projectbegroting’’ wordt toegelicht hoe uw begroting moet worden opgebouwd. U geeft in uw begroting blijk van een sobere, kostenbewuste uitvoering van de activiteiten waarvoor de bijdrage is bestemd. De financiële bijdrage moet binnen de overeengekomen projectperiode worden besteed. Uw monitoringsadviseur houdt deze voortgang in de gaten. Uw eigen bijdrage kunt u in geld of natura inbrengen. Hoe u de eigen bijdrage wilt gaan financieren, heeft u aangegeven in de begroting van uw project. Tijdens de uitvoering van uw project, dient u aan te tonen dat u deze eigen bijdrage ook daadwerkelijk inbrengt. 3.1.1 Methoden van uitbetaling Bij de financiële afhandeling van de toegekende projectaanvragen heeft UTSN ervoor gekozen om niet te werken met het toekennen van voorschotten aan de projectpartners. In plaats daarvan vindt de uitbetaling van kosten voor een UTSN project op de volgende manieren plaats: 1) via declaraties van door de projectpartners gemaakte (en betaalde) kosten of 2) via directe betaling aan leveranciers door UTSN (facturen) Ad 1) Declaraties In dit geval financieren de samenwerkingspartners zelf de gemaakte kosten voor en declareren zij deze bij UTSN. UTSN controleert de ingediende declaraties (incl bonnen en betaalbewijzen) en betaalt deze uit. Ad 2) Direct betaling (facturen) In dit geval betaalt UTSN direct de kosten voor de aankoop van goederen en/of diensten (bijvoorbeeld de aankoop van computers of het inkopen van een training). De factuur van de leverancier van goederen en/of diensten wordt door de samenwerkingspartners rechtstreeks
14
ingediend bij UTSN. UTSN controleert de factuur en betaalt deze. Het samenwerkingsverband hoeft deze kosten dus niet zelf voor te financieren.
3.1.2 Accountantscontrole Het voorgaande betekent dat UTSN in hoofdzaak, met uitzondering van de eigen bijdrage, de financiële administratie van uw project voert. De accountantscontrole vindt dan ook bij UTSN plaats. Wij raden u wel aan om daarnaast een eigen financiële administratie te voeren en hiervoor iemand aan te wijzen binnen uw samenwerkingsverband.
3.2 Monitoring Uw monitoringsadviseur houdt ook de inhoudelijke voortgang van uw project in de gaten. Hij/zij onderhoudt hierover regelmatig contact met u. Dit kan zijn via e-mail of telefonisch, door middel van een persoonlijk gesprek of een veldbezoek. U wordt gevraagd uw monitoringsadviseur regelmatig in te lichten over de inhoudelijke voortgang van uw project, onder andere door het indienen van voortgangs- en eindrapportages. Bij vertraging of (grote) wijzigingen van uw project, neemt u contact op met uw adviseur. Hij/zij kan u adviseren over de (mogelijke) consequenties voor uw financiële bijdrage uit de Twinningfaciliteit en/of, voor zover mogelijk, inhoudelijk advies geven.
15
