Notitie Externe Sponsoring
Beleid Externe Sponsoring GGD Rotterdam-Rijnmond Inleiding Sponsoring is één van de instrumenten die door de GGD Rotterdam-Rijnmond wordt gehanteerd om de realisatie van de communicatiedoelstellingen te ondersteunen. Hierbij is een geïntegreerde benadering een voorwaarde om de beschikbare financiële middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Sponsoring kan – mits met een duidelijk beleid –: • • • • • •
Een uitstekend middel zijn om de positionering van de organisatie te ondersteunen en het sociale gezicht van het bedrijf te laten zien; Initiatieven gericht op volksgezondheid en informatievoorziening steunen en verbeteren; Verschillende doelgroepen van de GGD op het vlak van voorlichting en gezondheid beter bedienen; Een substantiële (positieve) bijdrage leveren aan de beeldvorming van Rotterdam op het gebied van volksgezondheid; Een belangrijke bijdrage leveren aan de realisatie van GGD projecten; Een goed instrument zijn voor relatiebeheer.
Sponsoring van evenementen is een uitstekend middel voor een juiste beeldvorming van de GGD bij het publiek. Daarom is het aan te raden om sponsoractiviteiten, mits goed geregisseerd, te behouden en eventueel uit te breiden. Hiervoor heeft de sectie Communicatie met deze notitie het beleid voor externe sponsoring geformuleerd.
Definitie Er is een onderscheid tussen enerzijds het subsidiebeleid en anderzijds het donatie- en sponsorbeleid. Subsidie: Directe betaling die niet restitueerbaar en niet-commercieel is en die door een instelling wordt verricht aan een vereniging, stichting of organisatie om de implementatie te ondersteunen aan een project dat deel uitmaakt van een politieke strategie. Sponsoring: Bij sponsoring is er sprake van een zakelijke overeenkomst met een vereniging, stichting of organisatie over een financiële bijdrage die is gekoppeld aan een tegenprestatie die de commerciële dan wel publicitaire doelen van een bedrijf ondersteunt. Donatie: Hiervan is sprake wanneer een vereniging, stichting of organisatie ondersteund wordt door middel van een schenking, zonder dat daarvoor tegenprestaties worden verlangd.
Pagina 1 van 6
Notitie Externe Sponsoring
Uitgangspunten • • •
•
De GGD Rotterdam-RIjnmond is een overheidsorganisatie die werkt met publieke middelen. Subsidiebeleid valt buiten het bestek van deze notitie Het beleid voor beoordeling en toekenning van sponsorgelden is: bij donatie: altijd nee bij sponsoring: nee, tenzij… Tenzij… geldt alleen, wanneer het een zakelijke overeenkomst betreft met wederzijdse voordelen.
In principe geldt dat er uitsluitend wordt gesponsord, wanneer het om een éénmalige bijdrage gaat en de begroting van het evenement met dit geld sluitend kan worden gemaakt. Structurele bijdragen dienen bij de bevoegde instanties te worden ondergebracht. Hierbij hanteert de GGD de volgende criteria: •
• • • • •
De GGD is een gemeentelijke dienst, die werkt met publieke middelen. Sponsoring dient dan ook in het publiek belang te zijn. Doelgroepsegmentatie is hierbij mogelijk: het dient in het belang te zijn van één of meer doelgroepen van de GGD; Sponsoring door de GGD dient in het belang te zijn van de stad Rotterdam en/of de regio Rijnmond en dient waar mogelijk aan te sluiten bij de collegeprioriteiten; Sponsoring door de GGD dient verenigbaar te zijn met de taken en doelstellingen van de GGD en dient aan te sluiten bij haar maatschappelijke betrokkenheid; De idealen en/of doelstellingen van de aanvrager zijn niet tegenstrijdig met de maatschappelijke belangen van de GGD; De bijdrage (sponsoring) van de GGD staat in evenredige verhouding tot de overige sponsoren en/of het budget van de aanvrager; Er dient sprake te zijn van een tegenprestatie van de gesponsorde partij.
Een vrijwillige financiële bijdrage voor congressen, symposia, tentoonstellingen e.d. wordt door de GGD als sponsoring beschouwd. Een verplichte financiële bijdrage is geen vorm van sponsoring. De verantwoordelijke clustermanager of sectieleider beslist in dat geval over deelname binnen de gestelde richtlijnen.
Routing De sectie Communicatie is verantwoordelijk voor de afhandeling van alle sponsoraanvragen van de GGD Rotterdam-Rijnmond. Daarom is het noodzakelijk dat alle aanvragen voor sponsoring via een één-ingangsprincipe worden behandeld, zodat een volledig overzicht kan worden bijgehouden van de sponsoring door de GGD. Wanneer alle aanvragen voor sponsoring bij de sectie Communicatie worden gemeld, kan er een nauwkeurige boekhouding van alle bijdragen door de GGD Rotterdam-Rijnmond aan derden worden gevoerd. De Sectie Communicatie heeft hiervoor een intakeformulier ontwikkeld. (zie bijlage I) Het formulier wordt beschikbaar gesteld op het GGD Intranet. Ingevulde aanvraagformulieren kunnen na ondertekening verzonden worden aan sectie Communicatie. Deze dienen binnen twee weken na ontvangst van het sponsorverzoek bij sectie Communicatie binnen te zijn voor een snelle en correcte afhandeling en advies.
Pagina 2 van 6
Notitie Externe Sponsoring
Toetsingscriteria en Intakeformulier Het hoge aantal sponsoraanvragen vereist heldere toetsingscriteria (zie pagina 2). Het door sectie Communicatie ontwikkelde intakeformulier geldt tevens als toetsingsformulier voor bovenstaande uitgangspunten. Mits de aanvraag voor sponsoring wordt gemeld bij de sectie Communicatie en de toetsingscriteria worden toegepast, mogen clustermanagers aanvragen voor sponsoring honoreren tot een bedrag van € 500 (bijvoorbeeld voor mondhygiëne bij cluster Jeugd). Alle aanvragen voor sponsoring boven dit bedrag dienen – voorzien van een advies van de sectie Communicatie - te worden voorgelegd aan de directie van de GGD Rotterdam-Rijnmond. De directeur neemt hierin het besluit. (zie bijlage II voor de workflow). Niet clusterspecifieke sponsoraanvragen tot een bedrag van € 500 worden ter besluitvorming voorgelegd aan de directie met een advies van de sectie Communicatie. Vaste sponsorcontracten De GGD Rotterdam-Rijnmond heeft enkele vaste sponsorcontracten, zoals het inenten van het eerste voetbalteam van Feyenoord. Incidentele Sponsoring Jaarlijks bereiken de GGD Rotterdam-Rijnmond vele verzoeken om financiële ondersteuning. Hiervoor is geen bedrag in de begroting opgenomen. De sectie Communicatie wil hiervoor een vast bedrag ad € 25.000,- in de begroting opnemen. De sectie Communicatie beziet de aanvragen en adviseert de directie van de GGD. De directie van de GGD Rotterdam-Rijnmond beslist boven een bedrag van € 500,- over al dan niet toewijzing van de sponsoring.
Tegenprestaties De GGD Rotterdam-Rijnmond verlangt bij sponsoring altijd een tegenprestatie voor de financiële bijdrage. Dit kan door middel van het in de publiciteit brengen van de naam en/of logo van de GGD, het beschikbaar stellen van ruimte voor de ontvangst van zakelijke relaties of b.v. advertenties, spandoeken, vlaggen, (reclame)borden, etc. De tegenprestatie moet op het sponsorformulier worden aangegeven. Na afloop van een gesponsord evenement controleert de sectie Communicatie of de sponsorafspraken op een juiste manier zijn nagekomen. Doordat de sponsoring in het verleden door diverse clusters van de GGD werd geregeld, werden deze tegenprestaties niet of nauwelijks verleend. Wanneer sponsoring centraal geregisseerd wordt door de sectie Communicatie is er tevens directe controle op het nakomen van tegenprestaties.
Elke sponsoractiviteit wordt schriftelijk vastgelegd in een sponsorovereenkomst. *****************************
Pagina 3 van 6
Notitie Externe Sponsoring
BIJLAGE I
SPONSORAANVRAAGFORMULIER
Intake- & beoordelingsformulier sponsoraanvraag
Aanvrager sponsoring
Organisatie Contactpersoon
Telefoon
Behandelaar
In behandeling bij Afdeling
Telefoon
Datum van binnenkomst aanvraag
Advies, toetsing en besluit aanvraag
Welke van de onderstaande vier situaties geldt voor de aanvraag? □ Niet clusterspecifiek & aanvraag <= € 500 □ Niet clusterspecifiek & aanvraag > € 500 □ Clusterspecifiek & aanvraag <= € 500 □ Clusterspecifiek & aanvraag > € 500 Betreffend cluster:
Activiteit
Omschrijving van te sponsoren activiteit Te sponsoren onderdeel
Doelstelling activiteit Overige sponsoren / meewerkende partijen Bestaande / bekende vergelijkbare initiatieven / evenementen
Gevraagde betrokkenheid GGD
□ Financieel voor □ Facilitair middels:
€
□ Deskundigheid Van Afdeling
Telefoon
Aantal uren:
Tegenprestatie*
De volgende tegenprestaties worden geboden:
* indien er geen sprake is van een tegenprestatie, betreft het een verzoek om donatie. Deze worden niet gehonoreerd.
Pagina 4 van 6
Notitie Externe Sponsoring
Advies en besluit
Bij onderstaand advies zijn de volgende criteria gehanteerd: Criteria □ Het belang voor 1 of meer doelgroepen van de GGD □ Het belang voor de stad Rotterdam, de regio Rijnmond en/of collegeprioriteiten van de gemeenten □ Verenigbaar met de taken, doelstellingen en de maatschappelijke betrokkenheid van de GGD □ Idealen en/of doelstellingen van de aanvrager zijn niet in tegenstrijd met het belang van de GGD □ Er is een evenredige verhouding met het totale sponsorbudget □ Er wordt een tegenprestatie geleverd (zie onder)
Toelichting
Advies:
Besluit: Afwijzing Toekenning Ter hoogte van:
□ □
Ten laste van budget:
Tegenprestatie: Door GGD verlangde tegenprestaties:
□ □ □ □ □ □
Invloed op programma Adoptie deelprogramma Stand GGD plaatsen Rol GGD-directie bij (openings)activiteit Vermelding logo op / in Gratis advertentie in drukwerken
Nazorg
□ □ □ □ □
GGD / Gemeentevlaggen uithangen Aantal uitnodigingen opening Aantal vrijkaartjes Hospitality Anders nl:
□ Toekenningsbrief (NB sponsorovereenkomst dient schriftelijk opgesteld te worden!) □ Afwijzingsbrief Verzonden/afgeleverd op: Naar (bedrijf) Contactpersoon Adres
Controle tegenprestaties □ Aantal bewijsexemplaren drukwerken ontvangen op □ Materialen terugontvangen op □ Overige opmerkingen
datum: datum:
Evaluatie
Opmerkingen
Datum
Naam en handtekening
Pagina 5 van 6
Notitie Externe Sponsoring
BIJLAGE II WORKFLOW SPONSORAANVRAAG
(Rechtstreeks of via cluster)
Sponsoraanvraag
Communicatie
Clusterspecifiek ?
JA
NEE
Hoogte aanvraag?
Hoogte aanvraag?
< € 500
> € 500
< € 500
> € 500
Toetsing cluster
Toetsing & advies comm. en cluster
Toetsing & advies comm.
Toetsing & advies comm.
Besluit Directie
Afwijzing/ toekenning door clust.
Afwijzing/ toekenning door comm.
Besluit Directie
Afwijzing/ toekenning door comm.
Afwijzing/ toekenning door comm.
Pagina 6 van 6
