Belastingdienst. Verwerkingen van persoons gegevens door de Belastingdienst en de FIOD

Belastingdienst

Verwerkingen van persoonsgegevens door de Belastingdienst en de FIOD

Verwerkingen van persoonsgegevens door de Belastingdienst en de FIOD

Datum eerste melding: 30 augustus 2002 Datum actualisatie melding: 30 augustus 2013

Inleiding Op grond van artikel 27 Wet bescherming persoonsgegevens (hierna: Wbp) moeten verwerkingen van persoonsgegevens worden gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens of bij de functionaris voor de gegevensbescherming (hierna: Fg). Het ministerie van Financiën heeft sinds het begin van 2013 mevrouw A.C.M. Stuijt benoemd in deze functie. Met dit formulier worden deze verwerkingen van persoonsgegevens gemeld bij de Fg van het ministerie van Financiën, mevrouw A.C.M. Stuijt. Voor de goede orde wordt hierbij opgemerkt, dat deze melding voor de FIOD uitsluitend de verwerkingen op basis van de Wbp betreft en niet verwerkingen op grond van de Wet Politiegegevens (hierna: Wpg).

Verantwoordelijke en contactpersoon De melding geschiedt door de verantwoordelijke: De minister van Financiën, Namens deze de Directeur-generaal van de Belastingdienst (DG) Korte Voorhout 7, 2511 CW Den Haag Postbus 20201, 2500 EE Den Haag. Als contactpersoon voor de meldingen treedt op: De Algemeen Directeur Belastingdienst/Belastingen, Namens deze de Directeur Vaktechniek, Korte Voorhout 7, 2511 CW Den Haag Postbus 20201, 2500 EE Den Haag.

Toelichting meldingen De processen van de Belastingdienst zijn op te vatten als herkenbare ketens van taken en werkzaamheden die leiden tot producten en diensten. Bij al deze processen worden persoonsgegevens verwerkt. Deze verwerkingen van persoonsgegevens worden gemeld, zoals voorgeschreven in artikel 28 Wbp. Ingevolge het vrijstellingsbesluit kunnen verwerkingen van persoonsgegevens worden vrijgesteld van de verplichte melding in het kader van artikel 27 Wbp. Deze van melding vrijgestelde verwerkingen van persoonsgegevens worden in een separaat register bijgehouden door de Fg.

Belastingdienst | Verwerkingen van persoonsgegevens door de Belastingdienst en de FIOD

2

A

Primaire processen van de Belastingdienst

A.1 Belastingdienst en Douane Verwerkingen van persoonsgegevens ten behoeve van: A.1.1 de Belastingdienst, in de processen: Toezicht, Dienstverlening en Massale processen; A.1.2 de Douane in de processen: Klantmanagement, Aangiftebehandeling, Fysiek Toezicht, Risicobeheersing en Algemene dienstverlening. A.2 FIOD Verwerkingen van persoonsgegevens ten behoeve van: A.2.1 de processen van de FIOD, voor zover ze vallen onder het regime van de Wbp en niet onder dat van de Wpg. A.3 Toeslagen Verwerkingen van persoonsgegevens ten behoeve van: A.3.1 Toeslagen, in de processen: Toezicht, Dienstverlening en Massale processen in het kader van het toekennen, het uitbetalen en het terugvorderen van tegemoetkomingen (huurtoeslag, zorgtoeslag, kinderopvangtoeslag en kindgebonden budget). A.4 A.4.1 A.4.2

Internationaal Verwerkingen van persoonsgegevens ten behoeve van: de Belastingdienst in het proces internationale bijstandverlening bij de heffing van belastingen (WIB); de Douane in het proces Wederzijdse bijstand (WZB).

B Besturende en ondersteunende processen, waarvoor geen vrijstelling van het regime van de Wbp geldt B.1 B.2 B.3

Verwerkingen van persoonsgegevens ten behoeve van: de Insidersregeling Financiën 2006 en de Insidersregeling Belastingdienst 2008; de monitoring van de samenstelling van het personeelsbestand; de monitoring van de bereikbaarheid, de facilitering en de competenties van medewerkers van de Belastingdienst.


3

A.1 Melding van verwerkingen van persoonsgegevens ten behoeve van:

– –

De Belastingdienst, in de processen: Toezicht, Dienstverlening en Massale processen; De Douane, in de processen: Klantmanagement, Aangiftebehandeling, Fysiek Toezicht, Risicobeheersing en Algemene dienstverlening

Het doel of de doeleinden van de verwerking Het doel van de verwerking van persoonsgegevens door de Belastingdienst en de Douane is te kunnen beschikken over gegevens, die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van aan de Belastingdienst en de Douane bij wet opgedragen taken en opgelegde verplichtingen, dan wel noodzakelijk zijn voor de vervulling van een publiekrechtelijke taak door een ander bestuursorgaan. De Belastingdienst en de Douane verrichten opgedragen taken op de volgende gebieden: – De heffing van, de inning van en het toezicht op Rijksbelastingen evenals de rechten bij invoer en uitvoer; – De heffing van, de inning van en het toezicht op Premies volksverzekeringen en werknemers verzekeringen; – Het toezicht op de naleving van de douaneregelgeving en, in voorkomend geval, van de andere bepalingen die op goederen onder douanetoezicht van toepassing zijn; – Het toezicht op de naleving van (Europese en nationale) regelgeving op economisch, gezondheids-, milieu- en veiligheidsterrein, economische ordening en financiële integriteit; – De opsporing van (douane)delicten, zowel fiscale als niet-fiscale. Meer in het bijzonder gespecificeerd naar de diverse procedures bij de uitvoering van deze toegekende taken: – Het verzenden van informatie aan betrokkenen (de adressering van belastingbescheiden); – Het intern beheer; – Het verwerken van gegevens ten behoeve van het genereren van statistische informatie; – Het verwerken van controlegegevens ten behoeve van de bestuurlijke procesgang van alle hiervoor genoemde taken; – Het verwerken van persoonsgegevens in het kader van een bepaald thema ten behoeve van het genereren van controlestrategieën bij de uitvoering van alle hiervoor genoemde taken; – Het verwerken van gegevens ten behoeve van informatie-uitwisseling met de EU-lidstaten op basis van communautaire regelgeving en met de landen, waarmee Belastingverdragen zijn afgesloten, elk conform de daarin overeengekomen voorwaarden.

Een beschrijving van de categorieën van betrokkenen De verwerkingen van persoonsgegevens bevatten gegevens over de volgende categorieën van natuurlijke personen: – Personen, die in Nederland woonachtig zijn en die in de heffing en/of inning van belastingen en/of andere heffingen, zoals hiervoor genoemd, zijn betrokken; – Personen, die in Nederland woonachtig zijn en die niet in de heffing en/of inning van belastingen en/ of andere heffingen, zoals hiervoor genoemd, zijn betrokken, maar waarvan een verwerking van persoonsgegevens kan leiden tot het betrekken in die heffing en/of inning en/of andere heffingen; – Personen hierboven genoemd, die sinds circa 1989 in Nederland woonachtig zijn geweest; – Personen, die buiten Nederland woonachtig zijn, voor zover zij op enigerlei wijze in de heffing en/ of inning van belastingen en/of andere heffingen, zoals hiervoor genoemd, door de Nederlandse Belastingdienst zijn betrokken; – Personen aan wie een bedrag ten onrechte is uitbetaald; – Personen, die vanuit hun beroep of functie en in opdracht van of namens hiervoor genoemde personen, bijstand of advies verlenen in het bestuurlijke verkeer tussen de Belastingdienst en de hiervoor genoemde personen of organisaties; – Personen, die onderworpen zijn aan het toezicht op de naleving van douaneregelgeving en de wetgeving op economische, gezondheids-, milieu- en veiligheidsterrein, economische ordening en financiële integriteit, voor zover dit toezicht op de Belastingdienst, de Douane en andere organisaties rust;


4

– Personen met een, uit hoofde van hun functie, directe of indirecte zakelijke relatie met de Belastingdienst en/of de Douane; – Personen, die de Europese Gemeenschap binnenkomen of verlaten met liquide middelen ten bedrage van € 10.000 of meer, in de zin van artikel 2, lid 2 van de Verordening (EG) nr. 1889/2005 van het Europees Parlement en de Raad van 26 oktober 2005, betreffende de controle van liquide middelen, die de Gemeenschap binnenkomen of verlaten.

Een beschrijving van gegevens over bovengenoemde betrokkenen Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan: Identificatienummers – Burgerservicenummer / persoonsnummer (hierna: BSN); – Het zogeheten a-nummer van de Gemeentelijke basisadministratie (hierna: GBA) of ander (in- of extern) identificatienummer; – Sociaal-Fiscaalnummer / FI-nummer; – KvK-nummer met vestigingnummer (voorheen subnummer); – Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden (RSIN). (Wanneer een bedrijf voorheen een Fiscaal(FI)nummer had, dan wordt dit automatisch door de KvK omgezet naar het nieuwe RSIN-nummer); – BTW-nummer / BTW-identificatienummer / Omzetbelastingnummer / ID-nummer / MwSt-ID-nummer / VAT-ID-nummer (dit nummer bestaat uit een landscode NL, RSIN / Fiscaal-nummer of BSN/Sofinummer en een toevoeging van 3 posities (B01 t/m. B99); – Loonheffingennummer; – Fiscaalnummer inzake assurantiebelasting; – EORI-nummer (Economic Operators Registration and Identification nummer, het zgn. douanenummer voor bedrijven); – Nummers voor belastingconsulenten om de aangiftes van cliënten gespreid te kunnen doen (Beconnummers). Persoonlijke gegevens – Naam, met voorletters (voornaam of -namen), en bijbehorende voor- en tussenvoegsels; – Titulatuur; – Geboortedatum; – Geboorteplaats; – Overlijdensdatum; – Geslacht; – De nationaliteit (maximaal 2 nationaliteiten); – Soort identiteitsbewijs, nummer, datum, plaats en land van afgifte; – De verblijfstitel / statusgegevens; – De burgerlijke staat / leefvorm; – Het naamgebruik; – Ingangsdatum en Vervaldatum bij persoonsgegevens; – De eventuele persoonsrelatie met (een) andere geregistreerde(n) en de aard van de relatie, voor zover het gaat om een huwelijks-/geregistreerd partnerschaprelatie, samenwoonrelatie, ouder-kind-relatie, fiscaal vertegenwoordigerrelatie, firmant/maat/deelnemer van de relatie, oprichter van de relatie, eigenaar van de relatie, bestuurder van de relatie, commissaris van de relatie, zaakwaarnemer van de relatie, aandeelhouder van de relatie; – Ingangsdatum en Vervaldatum bij persoonsrelatiegegevens.


5

Adresseringsgegevens – Samengestelde naam t.b.v. adressering; – Het woonadres, voor zover het gaat om het woon- of briefadres volgens de Gemeente en het eventueel feitelijk waargenomen of opgegeven woonadres; – Het postadres, voor zover het gaat om het postadres van de persoon zelf of het postadres met de naam van de (wettelijk) gemachtigde of vertegenwoordiger; – Postcode en Huisnummer; – Woon- of vestigingsplaats; – Land, indien niet Nederland; – E-mailadres; – Ingangsdatum en Vervaldatum bij adresgegevens; – De migratiegegevens, voor zover het gaat om de immigratie- en/of emigratiedatum en –adres; – Gegevens contactpersoon betrokkene. Overige gegevens – Bankrekeningnummer(s); – Creditcardnummer(s); – Telefoon- en/of GSM-nummer(s) betrokkene of zijn/haar contactpersoon of -personen; – Kenteken(s) auto(‘s); – Reizigersgedrag; – Het trefwoord (dit is een significant gedeelte van de naam); – IP-adres; – Elektronische (of handgeschreven en ingescande) handtekening. Fiscale heffingsgegevens – Doelgroep (elementen doelgroep en beroep), codering, die aangeeft of de persoon voor de Belastingdienst tot een bepaalde doelgroep behoort; – Rechtsvormcode, codering/code, die aangeeft of wel of niet sprake is van een natuurlijk persoon en/of de persoon eigenaar is van een eenmanszaak; – Dossiernummer; – De status van Authorized Economic Operator (AEO) in het kader van douanecontroles; – Het organisatieonderdeel van de Belastingdienst, waartoe de betrokkene zich dient te richten inzake de heffing en de inning van belastingen en/of andere heffingen en toeslagen, zoals hiervoor genoemd; – Team/afdeling/unit of andere aanduiding van een werkverband in de organisatie van de Belastingdienst; – De fiscale activiteitsgegevens, voor zover het gaat om indicaties, die aangeven of de persoon als belastingplichtige wordt beschouwd voor de inkomstenbelasting / premie volksverzekeringen / premie werknemersverzekeringen; – Eerstedagsmelding (in het kader van de loonheffingen, is alleen nog verplicht onder speciale voorwaarden, zoals bij een naheffingsaanslag en een boete); – Ingangsdatum en vervaldatum bij fiscale activiteitsgegevens; – Fiscale activiteitsgegevens loon- en omzetbelasting; – Belastingconsulentgegevens; – Datum navorderings- en/of naheffingsaanslag; – Datum uitnodiging tot betaling, de zgn. UTB; – Gegevens werkgever(s) betrokkene, waaronder diens LB-nummer; – Aanslagnummer(s) belastingheffing (inclusief die van de navorderings- en/of naheffingsaanslagen en van de UTB); – Aanduiding ‘fiscaal vertegenwoordiger’ of ‘douane-expediteur’; – Nummer verzoek om teruggave door buitenlandse dividendgenieter en zijn gemachtigde; – Een aantekening omtrent het vrijgesteld zijn van het doen van een elektronische aangifte voor de inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, loonbelasting en/of omzetbelasting / BTW;


6

– Gegevens chauffeurspassen; – Rittenregistraties; – Al dan niet anoniem spontaan verkregen informatie van derden omtrent inkomensgegevens of andere fiscaal relevante gegevens van een (potentiële) belastingplichtige; – De producten procesresultaten van de behandeling over de voorafgaande vijf jaren; – De fiscale gegevens zoals door de geregistreerde zijn aangegeven door middel van het aangiftebiljet; – Het soort aangiftebiljet; – De aantekening of een voorlopige, dan wel een definitieve aanslag inkomstenbelasting, premieheffing volksverzekeringen of inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) is opgelegd; – Het stadium van behandeling van de aangifte; – Gegevens ten behoeve van de bewaking van wettelijke termijnen t.b.v. de aanslag, navorderings- of naheffingsaanslag of –termijnen; – Gegevens ten behoeve van de bewaking van de termijnen t.b.v. de UTB t.b.v. de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) en in voorkomend geval de Verordening (EEG) nr. 2913/92 van de Raad van de Europese Gemeenschappen van 12 oktober 1992 het communautair douanewetboek (CdW); – Aanslaggegevens; – Verminderingsgegevens; – Teruggaafgegevens; – Controlegegevens; – Verzoekgegevens; – Bezwaren; – Indicatiecriteria, die betrekking hebben op mogelijke geschiktheid voor mediation. Fiscale inningsgegevens, voor zover deze niet te rangschikken zijn onder de fiscale heffingsgegevens – (Openstaand) bedrag aan belasting (belastingschuld of douaneschuld); – Plaats van betaling en/of beslag; – Dwangbevel; – Proces-verbaal van beslag; – Verkoopdatum; – Waarde van de zaken; – Lijst van zaken in beslag; – Openstaande rente; – Openstaande kosten; – Datum van betaling en aanduiding soort belasting; – Motivering verzoeken; – Persoonlijke omstandigheden, waaronder schuldensituatie. Gegevens in- en uitvoer en/of accijns – Een indicatie, die aangeeft de omstandigheden, die van invloed kunnen zijn op de afhandeling van douaneaangiften, aangiften accijns en/of op de invordering van verschuldigde bedragen; – De gegevens van de douaneaangifte en de aangifte accijns; – De wettelijk voorgeschreven vermeldingen ten aanzien van binnengebrachte goederen of uitgaande goederen; – Opgelegde antidumpingheffingen; – Gegevens over de herkomst en de oorsprong van de goederen; – Gegevens over eventuele douaneregelingen, douanebestemmingen en vereenvoudigde regelingen; – Gegevens t.b.v. regelingen van andere ministeries in het kader van wetgeving op economische, gezondheids-, milieu- en veiligheidsterrein, economische ordening en financiële integriteit, voor zover dit toezicht op de Belastingdienst en de Douane rust; – Gegevens over de opbouw van de waarde en de eventuele verkoopprijs van de goederen.


7

Gegevens liquide middelen ter uitvoering van de Verordening (EG) nr. 1889/2005, betreffende de controle van liquide middelen, die de Gemeenschap binnenkomen of verlaten, voor zover hiervoor nog niet vermeld – De aangever van de liquide middelen; – De eigenaar van de liquide middelen (natuurlijk persoon of rechtspersoon, als het tenminste te relateren is aan een natuurlijk persoon); – Reizigersgedrag van de aangever van de liquide middelen (komt of verlaat de EU); – De beoogde ontvanger van de liquide middelen; – Het bedrag en de aard van de liquide middelen; – De herkomst en het beoogde gebruik van de liquide middelen; – De transportroute; – Het vervoermiddel; – Het vervoerbedrijf en referentienummer; – Land van vertrek en de vertrekdatum; – Land van bestemming en aankomstdatum; – Eventueel via (land van doorreis) en datum van doorreis; – De aangifte of het gebrek aan aangifte; – Datum aangifte en getekende verklaring omtrent de juistheid en de volledigheid van de aangifte; – Bevindingen van de Douane in een geldrapport (dit rapport gaat van de Douane naar de FIOD in Haarlem, gezien de loketfunctie van de FIOD voor de Financial Intelligence Unit (FIU); – In beslag of in bewaring genomen liquide middelen; – Geconstateerde onregelmatigheden met de liquide middelen; – Eventueel de opgelegde boete en het boetebedrag. Economische gegevens – Economische activiteitsgegevens c.q. bedrijfsgegevens; – Het inschrijvingsnummer KvK met vestigingsnummer (voorheen subnummer); – Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden (RSIN), als een bedrijf voorheen een FI-nummer had, dan wordt dit automatisch omgezet naar het nieuwe RSIN; – UWV-inschrijvingsnummer; – Gegevens omtrent de vestigingsplaats; – Gegevens omtrent de AO/IC; – Gegevens omtrent de Balans en Verlies- en Winstrekening; – Taxivergunning, Douane-vergunningen en andere vergunningen; – Certificaten van diverse organisaties in het kader van de AO/IC en veiligheid. Boete en sanctiegegevens – Gegevens en omstandigheden omtrent een bestuurlijke boete of eventuele strafrechtelijke overtreding; – Gegevens en omstandigheden omtrent een aangeboden strafbeschikking; – Gegevens en omstandigheden omtrent een vermoeden van een strafbaar feit; – Gegevens omtrent een veroordeling; – Gegevens omtrent een AAFD-melding; – Gegevens omtrent Awb-termijnen; – Gegevens omtrent verzuimgegevens; – Gegevens omtrent verzwarende en verzachtende omstandigheden; – Gegevens omtrent opzet en grove schuld. Gegevens onroerende zaken – Kadastergegevens van koper en verkoper, en eventuele erfgenamen; – Objectgegevens onroerende zaak; – Gegevens omtrent hypothecaire leningen, pandrecht en dergelijke gegevens omtrent leningen, inclusief inschrijvingen hiervan in openbare registers; – Transactiegegevens onroerende zaak.


8

Gegevens transacties inzake de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), voor zover hiervoor nog niet vermeld – Transactienummer, -plaats, -locatie, -datum, -tijd en –stadium (uitgevoerd of voorgenomen); – Indicator van de melding; – Situatiebeschrijving; – Soort financiële (schijn)handeling; – Valutasoort, bedrag en (eventuele) coupureverdeling; – Gedebiteerd en gecrediteerd rekeningnummer, naam en land van de betrokken banken; – Money transfer control number (MTCN); – Acceptantnummer creditcardtransactie; – Soort object: voertuig, vaartuig, kunst en antiek, juwelen, edele metalen, edelstenen, sieraden en overige; – Materiaal, merk, type en maker, kenmerken en omschrijving; – Identificatienummer en bouwjaar. Controlegegevens die verband houden met motorrijtuigen voor zover niet eerder genoemd – Kenteken waarneming; – Datum en tijdstip waarneming in de gewenste opmaak; – Verplaatsingsgedrag; – Referentie van de foto van de kentekenplaat (vooraanzicht); – Referentie van de foto van het voertuig (zijaanzicht); – Foto van het bewuste voertuig met kenteken en landcode; – Waargenomen gewicht voertuig; – Waargenomen lengte totale combinatie; – Landcode van het voertuig (in het bestand met de Nederlandse Kentekenpassages is deze altijd aangevuld met de waarde NL); – Codering voertuigsubcategorie; – Toegestaan totaal gewicht; – Relaties met andere natuurlijke personen; – Aantal asgroepen; – Codering locatie van waarneming.

De ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de gegevens kunnen worden verstrekt De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan: – Degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de onder het kopje ‘Het doel of doeleinden’ bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken; – Anderen, in de gevallen als bedoeld in artikel 8, onder a, c en d, of in artikel 9, derde lid, Wbp; – Bestuursorganen, die voor hun wettelijke taak inkomensgegevens moeten gebruiken, die worden verstrekt door de Belastingdienst op grond van de Basisregistratie Inkomen (Hoofdstuk IVA AWR); – Overige bestuursorganen, die zijn opgenomen in artikel 43c Uitvoeringsregeling Algemene Wet Rijksbelastingen (hierna: Urg. Awr.); – Degenen, die zijn opgenomen in artikel 15 van de Verordening (EEG) nr. 2913/92 van de Raad van de Europese Gemeenschappen van 12 oktober 1992 (het communautair douanewetboek (hierna: Cdw)) en artikel 1:33 Algemene douanewet (hierna: Adw); – Ministerie van Financiën / Directoraat-generaal Belastingdienst (hierna: DGBel). In incidentele gevallen kunnen op verzoek gegevens worden verstrekt aan (andere) overheidsinstellingen, conform een afgegeven ontheffing van de geheimhoudingsplicht door de daartoe bevoegde instantie, geregeld in artikel 67, derde lid Algemene Wet Rijksbelastingen (hierna: Awr).


9

De voorgenomen doorgiften van gegevens naar landen buiten de Europese Unie Er zijn verdragen gesloten met betrekking tot de administratieve uitwisseling van inlichtingen, wederzijdse bijstand in douanezaken en bijstand bij de invordering met landen.

Beveiliging van persoonsgegevens Artikel 28, lid 1, letter f Wbp bepaalt, dat de melding van verwerkingen van persoonsgegevens een algemene beschrijving moet bevatten om een voorlopig oordeel te kunnen geven over de gepastheid van de voor genomen maatregelen om, ter toepassing van de artikelen 13 en 14 Wbp, de beveiliging van de verwerking te waarborgen. Voor zover de Belastingdienst gebruik maakt van bewerkers, is artikel 14 Wbp van toepassing. Artikel 13 bepaalt, dat de verantwoordelijke, passende, technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer legt om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau, gelet op de risico’s, die de verwerking en de aard van te beschermen persoonsgegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht om onnodige verzamelingen van persoonsgegevens en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. In het hierna volgende wordt aan die algemene beschrijving uitvoering gegeven. Daarbij moet worden aangetekend, dat die beschrijving geldt voor alle persoonsgegevens en verwerkingen daarvan, binnen de Belastingdienst, zowel met betrekking tot natuurlijke personen als met betrekking tot rechtspersonen. Naast de beveiligingshandboeken dient hier vermeld te worden, dat een belangrijk element in de borging van de beveiliging van persoonsgegevens binnen de Belastingdienst is, de voor alle medewerkers van de Belastingdienst geldende geheimhoudingsplicht van artikel 67, lid 1, Algemene wet rijksbelastingen (hierna: Awr), artikel 67 Invorderingswet 1990 (hierna: IW 1990) en artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Daarnaast moet in dit verband gewezen worden op de personeelsvoorschriften van de Belastingdienst, waarin regelingen zijn opgenomen inzake zorgvuldig gebruik personeelsmiddelen, gedragsregels en het Voorschrift buitengewone voorvallen, waarin sancties zijn opgenomen. Omtrent de beveiliging en de integriteit binnen de Belastingdienst geldt een samenstel van (uitvoerings) voorschriften, die hun belangrijkste basis vinden in het interdepartementale voorschrift en Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst (hierna: VIR). Het VIR bepaalt, dat een departement of dienst een beleidsdocument voor informatiebeveiliging moet hebben vastgesteld. De Belastingdienst geeft hieraan invulling door het opstellen en het beleggen in de organisatie in het Handboek Beveiliging Belastingdienst (HBB). Ten behoeve van de sturing op het gebied van Informatiebeveiliging en Integriteit is een centraal overlegorgaan ingesteld met managementvertegenwoordiging uit de belangrijkste geledingen van de Belastingdienst en de Douane. Voorts bestaan er diverse coördinatie- en overlegorganen op deelgebieden van de beveiliging. De algemene ondersteuning en coördinatie van Beveiliging en Integriteit binnen de hele dienst wordt uitgevoerd door medewerkers van de IV keten binnen de diverse landelijke kantoren. Binnen alle bedrijfsonderdelen zijn beveiligingscoördinatoren aangewezen. Deze coördinatoren voeren regelmatig onderling overleg over bijstelling, implementatie en toetsing van de beveiligingsnormering en de uitvoeringsrichtlijnen daarbij. De beveiligingsvoorschriften van algemene aard, die gelden voor alle organisatieonderdelen ongeacht de aard van hun proces, vormen het uitgangspunt voor de vijfjaarlijkse certificering door de Auditdienst Rijk. Deze handboeken zijn mede samengesteld op basis van maatschappelijk aanvaarde normenkaders voor informatiebeveiliging, zoals (NEN-)ISO/IEC 27002:2007.


10

Voor de facilitaire bedrijven, die processen ontwikkelen, automatiseren, beheren en exploiteren gelden specifieke beveiligingsnormenkaders en uitvoeringsvoorschriften, gericht op de technische infrastructuur, applicaties en procesinrichting. Voor de implementatie, de advisering en de toetsing daarvan worden op verschillende niveaus en geledingen van deze facilitaire organisaties beveiligingsspecialisten ingezet. Daarbij is het uitgangspunt, dat informatiebeveiliging vanaf de eerste fase van ontwikkeling wordt geadresseerd en dat de baselines voor beveiliging worden aangevuld met de uitkomsten van risicoanalyses. Op het operationele niveau van technisch beheer en exploitatie worden de facilitaire beveiligingsnormen op de uitvoering getoetst door de Auditdienst Rijk.


11

A.2 Melding van verwerkingen van persoonsgegevens ten behoeve van:

de processen van de FIOD, voor zover ze vallen onder het regime van de Wbp en niet onder die van de Wpg

Het Ministerie van Financiën beschikt over een bijzondere opsporingsdienst, de Belastingdienst/FIOD (hierna: FIOD). Bij deze dienst worden persoonsgegevens verwerkt, die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de aan de Belastingdienst opgedragen fiscale opsporingstaken en de aan de FIOD specifiek opgedragen opsporingstaken in het kader van wetten, waarvan de handhaving onder de verantwoordelijkheid valt van de volgende ministeries: − Financiën; − Economische Zaken (EZ), inclusief Landbouw; − Veiligheid en Justitie (VenJ); − Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW); − Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS); − Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), in het kader van volkshuisvesting; − Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW); − Infrastructuur en Milieu (IenM); − Defensie, in het kader van de kustwacht; − Buitenlandse Zaken (BuZa). De FIOD werkt aan rechtshandhaving en daarmee aan de verbetering van de kwaliteit van de samenleving door bijdragen te leveren aan: − Het strafrechtelijk tegengaan van fiscale, financiële en economische fraude; − Het waarborgen van een integer beroeps- en bedrijfsleven; − De bescherming van de consument; − De bestrijding van de georganiseerde criminaliteit. De specifieke taak van de FIOD is beschreven in artikel 3 van de Wet op de bijzondere opsporingsdiensten (hierna: Wet BOD). Verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze taakstelling geschiedt sinds 1 januari 2008 onder het regime van de Wet politiegegevens (hierna: Wpg). De wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van de opsporingstaak van de FIOD is uitvoerig beschreven in de Wet politiegegevens, het Besluit politiegegevens en het Besluit politiegegevens bijzondere opsporingsdiensten. De rechten van betrokkenen zijn ook omschreven in de Wet politiegegevens. Daarnaast kent de FIOD ook andere werkzaamheden die niet te rangschikken zijn onder de taken, zoals bedoeld in artikel 3 Wet BOD. Deze werkzaamheden zijn te beschouwen als een onderdeel van de nationale fiscale toezichtswerkzaamheden, het proces heffing, zoals dat in onderdeel A1. van deze melding van de Belastingdienst is weergegeven. De persoonsgegevens die in verband met die werkzaamheden worden verwerkt,zijn in deze melding vermeld bij A1. en A3, daar deze gegevens ook door de Belastingdienst, de Douane en Toeslagen worden verwerkt.


12

A.3 Melding van verwerkingen van persoonsgegevens ten behoeve van:

Toeslagen, in de processen: Toezicht, Dienstverlening en Massale processen in het kader van het toekennen, het uitbetalen en het terugvorderen van tegemoetkomingen (huurtoeslag, zorgtoeslag, kinderopvangtoeslag en kindgebonden budget) Het doel of de doeleinden van de verwerking

– Het doel van de verwerking van persoonsgegevens door de Belastingdienst is te kunnen beschikken over gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de aan de Belastingdienst opgedragen taken dan wel noodzakelijk voor de vervulling van een publiekrechtelijke taak door een ander bestuursorgaan. Meer in het bijzonder het toekennen, het uitbetalen en het terugvorderen van tegemoetkomingen op grond van de Algemene wet inkomensafhankelijke regelingen (hierna: Awir). Waaronder begrepen: – Het verwerken van controlegegevens ten behoeve van de bestuurlijke procesgang van het toekennen, het uitbetalen en het terugvorderen, alsmede ten behoeve van de bestuurlijke procesgang van de heffing van de rijksbelastingen, premieheffing volksverzekeringen en verschuldigde belastingen; – Het verwerken van persoonsgegevens in het kader van een bepaald thema ten behoeve van het genereren van controlestrategieën ten aanzien van het toekennen, het uitbetalen en het terugvorderen van tegemoetkomingen; – Het verzenden van informatie aan betrokkenen (de adressering van bescheiden); – Het intern beheer; – Het verwerken van gegevens ten behoeve van informatie-uitwisseling met de EU-lidstaten en met de landen, waarmee Belastingverdragen zijn afgesloten elk conform de daarin overeengekomen voorwaarden. – Het genereren van statistische informatie.

Een beschrijving van de categorieën van betrokkenen De verwerking van persoonsgegevens bevat gegevens over de volgende categorieën van natuurlijke personen: – Personen, die een aanvraag hebben ingediend voor een tegemoetkoming, alsmede – indien van toepassing  – zijn partner en medebewoner en eventuele kind(eren); – Personen, die in Nederland woonachtig zijn, die al dan niet in de heffing of inning van belastingen en/ of andere heffingen door de Belastingdienst zijn betrokken en die mogelijk in aanmerking (kunnen) komen voor een tegemoetkoming; – Personen, die buiten Nederland woonachtig zijn en die al dan niet in de heffing en/of inning van belastingen en/of andere heffingen door de Nederlandse Belastingdienst zijn betrokken en die mogelijk in aanmerking (kunnen) komen voor een tegemoetkoming.

Een beschrijving van gegevens over bovengenoemde betrokkenen Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan: – Aanvraag op datum; – Wijzigingen van de aanvraag op datum en tegemoetkomingsjaar; – Bezwaarschriften op datum; – Beroepschriften op datum; – Telefoonnummer; – Naam aanvrager; – Adres aanvrager; – Woonland aanvrager; – Burgerservicenummer (hierna: BSN) aanvrager of Fiscaal-nummer / sofinummer; – Geboortedatum aanvrager; – Gemachtigde; – Rekeningnummer; – Naam rekeninghouder; – Inkomen aanvrager; – Naam toeslagpartner; – Adres toeslagpartner; – Woonland toeslagpartner;


13

– Woonplaatsverklaring, indien één van beide toeslagpartners in het buitenland woont, maar zelf of de andere partner wel inkomen heeft uit Nederland. Onder voorwaarden kan recht bestaan op zorgtoeslag, kinderopvangtoeslag of kindgebonden budget (hierna: Kgb). Er is geen recht op huurtoeslag bij wonen in het buitenland; – Geboortedatum toeslagpartner; – BSN toeslagpartner of fiscaalnummer / sofinummer; – Inkomen toeslagpartner; – Huurprijs woning met specificatie; – Huurprijs woning met specificatie, volgens verhuurder; – Redelijke huur volgens huurcommissie (maximale huurgrens); – Oordeel passendheid huurobject door gemeenten (tot tegemoetkomingsjaar 2008); – Soort woning; – Adres woning; – Naam verhuurder; – Adres verhuurder; – Nummer KvK verhuurder met vestigingsnummer; – Indicatie verhuurder als al dan niet toegelaten instelling; – Indicatie geclusterd betalen; – Rekening verhuurder; – Naam medebewoner; – Geboortedatum medebewoner; – BSN medebewoner; – Persoonsrelatie medebewoner; – Toeslag aanvrager / partner / medebewoner heeft vermogen volgens Wet IH (i.v.m. vermogenstoets huur, zorg en kgb); – Status zorgverzekering en woonlandfactor van toeslagaanvrager / toeslagpartner (Zorgtoeslag en Kgb); – Aanvrager volgt een (re)integratietraject bij WW of WIA/WAO; – Aanvrager heeft een bijstandsuitkering (hierna: Abw-uitkering) en werkt; – Aanvrager heeft een uitkering voor (oudere) werklozen of (gedeeltelijk) arbeidsongeschikten (op basis van de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (hierna: Ioaw), de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (hierna: Ioaz), Werkloosheidswet (hierna: WW), Wet Inkomen Kunstenaars (hierna: WWIK t/m. 2012), Wet op de Arbeidsongeschiktheids-verzekering (hierna: WAO) of Wet arbeidsongeschiktheidsvoorziening jonggehandicapten (hierna: Wajong) en een re-integratietraject; – Aanvrager heeft een uitkering in het kader van de Algemene Nabestaandenwet (hierna: Anw) en volgt een re-integratietraject; – Aanvrager is niet-uitkeringsgerechtigd werkzoekende met een re-integratietraject; – Aanvrager is student; – Aanvrager volgt inburgeringscursus (volgens Dienst Uitvoering Onderwijs (hierna: DUO)); – Toeslagpartner volgt (re)integratietraject bij WW of WIA/WAO; – Toeslagpartner heeft Abw-uitkering en werkt; – Toeslagpartner heeft een uitkering op basis van de Ioaw, Ioaz, WW, WWIK, WAO, Wajong of Anw en een re-integratietraject; – Toeslagpartner is niet-uitkeringsgerechtigd werkzoekende met een re-integratietraject; – Toeslagpartner is student; – Toeslagpartner volgt inburgeringscursus volgens DUO; – Indicaties hardheidsclausule; – Gemoedsbezwaarde op grond van de sociale verzekeringswetgeving; – Niet-verplicht verzekerde militair; – Aantal kinderen, leeftijd kinderen en woonplaats en/of woonland kinderen; – Naam kind; – Geboortedatum kind;


14

– BSN kind of Fiscaal-nummer of sofinummer; – Wettelijk vertegenwoordiger; – Nummer Landelijk Register Kinderopvanginstellingen en Peuterspeelzalen en registratieperiode (vanaf 2010); (NB: Peuterspeelzalen die voldoen aan de voorwaarden van de Wet Kinderopvang kunnen ook een registratienummer krijgen. Vanaf december 2012 kan in zo’n geval kinderopvangtoeslag worden toegekend); – Naam opvanglocatie; – Adres opvanglocatie; – Naam gastouderbureau; – Adres gastouderbureau; – Uurtarief opvang; – Aantal uren opvang; – Aantal gewerkte uren per loontijdvak volgens Polis administratie UWV in het kader van bepaling recht op kinderopvangtoeslag (met ingang van tegemoetkomingsjaar 2012); – Ingangsdatum kinderopvangtoeslag; – Bijdrage werkgever kinderopvang aan kinderopvangtoeslagpartner of kinderopvangtoeslagaanvrager (t/m. tegemoetkomingsjaar 2006); – Bijdrage gemeente of UWV kinderopvang aan kinderopvangtoeslagpartner of kinderopvangtoeslagaanvrager (t/m. tegemoetkomingsjaar 2012); – Toeslagpartner of toeslagaanvrager heeft recht op kinderbijslag op basis van de Algemene Kinderbijslagwet (hierna: AKW) voor een kind; – Naam intermediair; – Adres intermediair; – Telefoonnummer intermediair; – Rekeningnummer intermediair; – Product- en procesresultaten van de behandeling van de aanvraag, zoals de hoogte van de toeslag (beschikking). Naast de bovengenoemde gegevens kunnen op grond van de Awir ook alle onder A1 genoemde gegevens worden verwerkt. Bij behandeling wordt in het kader van toezicht en handhaving gebruikt gemaakt van profiling met het doel van risicoselectie.

De ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de gegevens kunnen worden verstrekt Op grond van de gevallen genoemd in de artikelen 8, c t/m f en art. 9, derde lid Wbp kunnen persoonsgegevens worden verwerkt. Deze persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan: – Degenen, in de gevallen, bedoeld in artikel 8, onder a, c en d, of in artikel 9, derde lid, Wbp; – Degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met, of leiding geven aan de onder het kopje ‘Het doel of doeleinden’ bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken; – Hulp- en Informatiepunten (hierna: HIP’s)op grond van artikel 38 Awir en art. 8, letter a Wbp. HIP’s worden door Toeslagen thans genoemd/onderscheiden in: – Toeslagenverleners die in het algemeen een dienst ten behoeve van één soort toeslag verlenen (bijvoorbeeld ten behoeve van een woningbouwvereniging); – Toeslagenservicepunten die diensten ten behoeve van een samenstel van toeslagen verlenen in het kader van een brede belangenbehartiging(bijvoorbeeld Sociale Raadslieden)). – Overige bestuursorganen, voor zover er een wettelijk voorschrift is, dat tot de verstrekking van gegevens verplicht; – Het ministerie van Financiën / Directoraat-generaal Belastingdienst (hierna: DGBel).


15

De voorgenomen doorgiften van gegevens naar landen buiten de Europese Unie Er zijn momenteel nog geen verdragen gesloten met betrekking tot administratieve uitwisseling van inlichtingen en invorderingsbijstand met landen buiten de EU, met betrekking tot de in dit onderdeel genoemde tegemoetkomingen.

Beveiliging van persoonsgegevens Voor de beveiligingsaspecten geldt datgene wat in onderdeel A.1 van deze melding is gesteld.


16

A.4.1 De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van:

de Belastingdienst in het proces internationale bijstandsverlening bij de heffing van belastingen (WIB)

Het doel of de doeleinden van de verwerking Het uitvoeren van de Wet op de internationale bijstandsverlening bij de heffing van belastingen (hierna: WIB): Het verlenen van bijstand bij de heffing van belastingen naar het inkomen, de winst en het vermogen, de heffing van belastingen van nalatenschappen en verkrijgingen, krachtens erfrecht en schenkingen, en de heffing van omzetbelasting en accijns. Dit betreft tevens het uitvoeren van diverse richtlijnen, zoals de Richtlijn 2003/48/EG (Spaarrichtlijn), zoals geïmplementeerd in de artikelen 4a t/m. 4p en artikel 6a van de WIB.

Een beschrijving van de categorie van betrokkenen De verwerkingen bevatten gegevens over natuurlijke personen, – waarover inlichtingen worden verstrekt of verzocht in het kader van de WIB, of; – die wonen in één van de lidstaten van de Europese Unie (EU), niet zijnde Nederland en uiteindelijk gerechtigd zijn tot rentebetalingen door één in Nederland gevestigde marktdeelnemer en/of uitbetalende instantie11.

Een beschrijving van gegevens over bovengenoemde betrokkenen Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan: − Burgerservicenummer (hierna: BSN); − Sociaal-Fiscaalnummer / FI-nummer; − Naam, met voorletters (voornaam of –namen), en bijbehorende voor- en tussenvoegsels; − Geboortedatum; − Geboorteplaats; − Particulier of Ondernemer; − Rechtsvorm; − KvK-nummer met vestigingsnummer (voorheen subnummer); − Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden (RSIN), als een bedrijf voorheen een FI-nummer had, dan wordt dit automatisch omgezet naar het nieuwe RSIN; − Bedrijfsbranche; − Adres; − Woonplaats; − Woonland; − De naam en het adres van de uitbetalende instantie; − Belastingmiddel; − Verzoek uit het buitenland; − Aanvraag aan het buitenland; − Datum ontvangst; − Datum reactie; − De bevoegde autoriteit (‘partij’); − Beslissing; − Beslissingsdatum;

1

Onder marktdeelnemer wordt verstaan: Ieder lichaam als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel b, van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (Awr.), dat rentebetalingen verricht of iedere natuurlijke persoon, die in het kader van de uitoefening van zijn onderneming of beroep rentebetalingen verricht.

Onder uitbetalende instantie wordt verstaan: De marktdeelnemer, die rente uitbetaalt of een rentebetaling bewerkstelligt ten onmiddellijke begunstiging van de uiteindelijk gerechtigde, ongeacht of deze marktdeelnemer de debiteur is van de rentedragende schuldvordering, dan wel de marktdeelnemer, die door de debiteur of de uiteindelijk gerechtigde is belast met het uitbetalen van de rente of het bewerkstelligen van de rentebetaling.


17

− Het rekeningnummer van de uiteindelijke gerechtigde of, bij het ontbreken daarvan, een eenduidige omschrijving van de rentedragende schuldvordering; − De rente, die is aangegroeid of gekapitaliseerd op het moment van de verkoop, de terugbetaling of de aflossing van de schuldvordering; − De inkomsten, die zijn gerealiseerd bij verkoop, terugbetaling of aflossing van aandelen of bewijzen van deelneming in een collectieve beleggingsinstelling; − De rente, uitbetaald of bijgeschreven op een rekening, die is terug te voeren op enigerlei schuldvordering, al dan niet gedekt door een hypotheek of voorzien van een winstdelingsclausule, en met name de opbrengsten van overheidspapier en obligatieleningen, inclusief daaraan gehechte premies en prijzen; boete voor te late betaling wordt niet als rentebetaling aangemerkt; − Het totale bedrag van de rente, dat aan de uitbetalende instantie is uitbetaald of ten gunste van haar is bewerkstelligd.

De ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie gegevens kunnen worden verstrekt De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan: – De bevoegde autoriteiten van de lidstaten van de Europese Unie (EU); – De in de WIB bij de heffing van belastingen genoemde bevoegde autoriteiten; – De bevoegde autoriteiten van mogendheden, waarmee Nederland een verdrag heeft gesloten, dat voorziet in de wederzijdse bijstand bij de heffing van belastingen; – De Belastingdienst, via de Nederlandse bevoegde autoriteit of via de Nederlandse bevoegde functionaris op basis van een wettelijke verplichting; – Degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de onder het kopje ‘Het doel of doeleinden’ bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken; – Anderen, in de gevallen bedoeld in artikel 8, onder a, c en d, of in artikel 9, derde lid, van de Wbp.

De voorgenomen doorgiften van gegevens naar landen buiten de Europese Unie Er zijn momenteel nog geen verdragen gesloten met betrekking tot administratieve uitwisseling van inlichtingen en invorderingsbijstand met landen buiten de EU met betrekking tot de in dit onderdeel genoemde tegemoetkomingen.

Beveiliging van persoonsgegevens Voor de beveiligingsaspecten geldt datgene, wat in onderdeel A.1. van deze melding omtrent de beveiliging is gesteld.


18

A.4.2 De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van:

de Douane in het proces Wederzijdse bijstand (WZB)

Het doel of de doeleinden van de verwerking Het detecteren van (mogelijke) inbreuken op wet- en regelgeving op douanegebied, zoals omschreven in de overeenkomsten c.q. verdragen.

Een beschrijving van de categorie van betrokkenen De verwerkingen van persoonsgegevens bevatten gegevens over natuurlijke personen, waarover inlichtingen worden verstrekt of verzocht in het kader van internationale wet- en regelgeving.

Een beschrijving van gegevens over bovengenoemde betrokkenen Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan: − Burgerservicenummer (hierna: BSN); − Sociaal-Fiscaalnummer / FI-nummer; − Naam, met voorletters (voornaam of –namen), en bijbehorende voor- en tussenvoegsels; − Geboortedatum; − Geboorteplaats; − Particulier of Ondernemer; − Rechtsvorm; − KvK-nummer met vestigingsnummer (voorheen subnummer); − Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden (RSIN), als een bedrijf voorheen een FI-nummer had, dan wordt dit automatisch omgezet naar het nieuwe RSIN; − Bedrijfsbranche; − Adres; − Woonplaats; − Woonland; − Belastingmiddel; − Verzoek uit het buitenland; − Aanvraag aan het buitenland; − Datum ontvangst; − Datum reactie; − De bevoegde autoriteit (‘partij’); − Beslissing; − Beslissingsdatum.

De ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie gegevens kunnen worden verstrekt De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan: – De bevoegde autoriteiten van de lidstaten van de Europese Unie (EU); – De bevoegde autoriteiten van mogendheden, waarmee Nederland een verdrag heeft gesloten in het kader van Wederzijdse Bijstand; – De Belastingdienst, via de Nederlandse bevoegde autoriteit of via de Nederlandse bevoegde functionaris op basis van een wettelijke verplichting; – Degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de onder het kopje ‘Het doel of doeleinden’ bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken; – Anderen, in de gevallen bedoeld in artikel 8, onder a, c en d, of in artikel 9, derde lid, van de Wbp. De gegevens mogen alleen voor het doel worden gebruikt, waarvoor ze verstrekt zijn, in beginsel voor douanedoeleinden. Ander gebruik mag slechts na toestemming van de verstrekkende partij.


19

De voorgenomen doorgiften van gegevens naar landen buiten de Europese Unie Aan alle buitenlandse autoriteiten, waarmee een juridisch dekkende overeenkomst c.q. verdrag is gesloten, worden in overeenstemming hiermede gegevens geleverd. Dit is afhankelijk van de tekst van het betreffende verdrag of overeenkomst. Als dit op basis hiervan niet mogelijk is, wordt deze informatie niet doorgegeven. De informatie-uitwisseling door de Douane vindt plaats via het Douane Informatiecentrum, het zgn. DIC/front-Office. Het DIC/front-Office toetst of de overeenkomst c.q. het verdrag kan dienen voor de desbetreffende vraag van de buitenlandse autoriteit dan wel de beantwoording aan de buitenlandse autoriteit. Het DIC/front-Office beschikt hiervoor over een actueel overzicht van landen, waarmee verdragen of overeenkomsten zijn afgesloten.

Beveiliging van persoonsgegevens Voor de beveiligingsaspecten geldt datgene, wat in onderdeel A.1. van deze melding omtrent de beveiliging is gesteld.


20

B.1 Melding van verwerkingen van persoonsgegevens ten behoeve van:

– de Insidersregeling Financiën 2006 – de Insidersregeling Belastingdienst 2008

Het doel of de doeleinden van de verwerking Het doel van de verwerking is het voldoen aan: – Insiderregeling Financiën 2006, het besluit van 11 september 2006, nummer ICO 2006/1045; – Insiderregeling Belastingdienst 2008, Reglement Personeelsvoorschriften Belastingdienst (RPVB), Hoofdstuk 14, onderdeel 1.3.2.4. lid 2 en de uitwerking van artikel 61a Algemeen Rijksambtenaren reglement (ARAR) met de Toelichting Insiderregeling Belastingdienst 16 september 2008; – De jaarlijkse (geanonimiseerde) verslaglegging door de compliance-officer aan de secretaris-generaal en het management van de Belastingdienst;

Categorieën van betrokkenen Dit zijn medewerkers, die zijn aangemerkt als ‘insiders’. Hieronder kan worden verstaan een medewerker, die uit hoofde van zijn functie of positie over koersgevoelige informatie beschikt of kan beschikken en als zodanig wordt aangewezen.

Een beschrijving van gegevens over bovengenoemde betrokkenen Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan: – De namen van insiders; – De opgelegde restricties; – Maatwerkafspraken met het management van de Belastingdiensteenheid over de afbouw van het effectenbezit; – De door de insiders afgelegde schriftelijke verklaringen. Uit deze verklaringen zijn de volgende gegevens af te leiden: – Naam (inclusief voorletters), Adres, Postcode, Woonplaats en Dienstonderdeel van de insiders dan wel dat hij/zij werkzaam is op het ministerie van Financiën; – Gegevens m.b.t. de vraag of de insider effecten bezit; – De verklaring van de insider, dat hij/zij wel of niet effectentransacties heeft verricht; – De verklaring van de insider, dat hij/zij een vrije handbeheersovereenkomst heeft gesloten; – De verklaring, dat de insider niet gehandeld heeft in strijd met een opgelegde restrictie; – De verklaring, dat de insider weet dat de regeling op hem/haar van toepassing is, dat hij/zij met de regeling instemt en de verplichtingen uit hoofde van de regeling na zal komen; – De verklaring, dat de insider geen effecten bezit en geen financiële belangen heeft die de belangen van de dienst voor zover deze i.v.m. zijn/haar functievervulling zou kunnen raken en op het moment dat hier wel sprake van is zal hij/zij dit onmiddellijk melden aan de compliance-officer; – Gegevens omtrent de ondertekening (plaats, datum en handtekening). – Kopieën van de beheersovereenkomsten; – Correspondentie en de met de insiders gemaakte individuele schriftelijke afspraken tussen het management en/of de compliance-officer en de insider, en eventuele gegevens omtrent onderzoeken, die hebben plaatsgevonden; – Afschriften van verstuurde herinneringen aan de insiders van wie nog geen verklaring werd ontvangen; – Aantekeningen t.a.v. niet ontvangen verklaringen; – Gegevens m.b.t. voordrachten voor aanwijzing tot insiders en tot intrekking van een aanwijzing; – Gegevens m.b.t. aanwezigheid van koersgevoelige informatie.

De ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de gegevens kunnen worden verstrekt – De aangewezen compliance-officer voor beide regelingen en degenen, die in de insidersregelingen uitdrukkelijk zijn aangewezen om administratieve bijstand te verlenen; – De directeur-generaal Belastingdienst, indien dit noodzakelijk is voor de uitoefening van diens taak, en aan derden, voor zover daar een wettelijke plicht toe bestaat.


21

Beveiliging van persoonsgegevens De persoonsgegevens zijn uitsluitend raadpleegbaar voor de bij ‘categorieën van ontvangers’ vermelde personen. Voorts zal de gebruiker van het geautomatiseerde bestand worden gewezen op het gegeven, dat ieder ander gebruik dan raadplegen nadrukkelijk verboden is en op de mogelijke sancties bij onrechtmatig gebruik van desbetreffende gegevens. Eén en ander wordt gewaarborgd door technische en organisatorische maatregelen.


22

B.2 Melding van verwerkingen van persoonsgegevens ten behoeve van:

de monitoring van de samenstelling van het personeelbestand

Het doel of de doeleinden van de verwerking De Belastingdienst streeft naar een diverse samenstelling van personeel op alle niveaus. De Belastingdienst wil sturen op het hebben en het houden van personeel, dat onder andere van elkaar verschilt in leeftijd, geslacht en afkomst. Verwerking van persoonsgegevens op dit punt draagt bij aan het vaststellen van het aantal mensen met een ‘niet-westerse’ achtergrond (definitie CBS) werkzaam binnen de Belastingdienst.

Categorieën van betrokkenen Van medewerkers die vallen onder de hieronder genoemde categorieën wordt het geboorteland of het geboorteland van hun ouders vastgelegd, indien zij daarvoor toestemming hebben verleend. Het gaat om de volgende medewerkers: b Medewerkers waarvan het geboorteland als ‘niet-westers’ is benoemd, volgens de definitie van het CBS; c Medewerkers, waarvan het geboorteland van de vader of de moeder als ‘niet-westers’ is benoemd, volgens de definitie van het CBS.

Een beschrijving van gegevens over bovengenoemde betrokkenen Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan: – Het geboorteland; – Het geboorteland ouders; – Een schriftelijke verklaring, waarin de betrokkene ondubbelzinnig toestemming heeft verleend voor de verwerking van deze gegevens. Deze schriftelijke verklaring wordt bewaard in zijn personeelsdossier.

De ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de gegevens kunnen worden verstrekt De persoonsgegevens zijn slechts toegankelijk voor specifiek daartoe door het managementteam aangewezen personen in dienst van het desbetreffende onderdeel van de Belastingdienst.

Beveiliging van persoonsgegevens De persoonsgegevens zijn uitsluitend raadpleegbaar voor de bij ‘categorieën van ontvangers’ vermelde personen. Voorts zal de gebruiker van het geautomatiseerde bestand worden gewezen op het gegeven, dat ieder ander gebruik dan raadplegen nadrukkelijk verboden is en op de mogelijke sancties bij onrechtmatig gebruik. Eén en ander wordt gewaarborgd door technische en organisatorische maatregelen.


23

B.3 Melding van verwerkingen van persoonsgegevens ten behoeve van:

de monitoring van de bereikbaarheid, de facilitering en de competenties van medewerkers van de Belastingdienst

Het doel of de doeleinden van de verwerking De verwerking in het geautomatiseerde systeem geschiedt voor personen in dienst van of werkzaam voor de voorzitter van het managementteam van, ter bevordering van de interne bereikbaarheid, binnen het Belastingdienstonderdeel, door: a het kunnen bereiken van andere medewerkers; b het bereikbaar zijn voor andere medewerkers; c het faciliteren van de communicatie tussen medewerkers; d het kunnen betreden van rijksgebouwen en het kunnen benutten van bepaalde faciliteiten; e het optimaal, in de processen inzetten van medewerkers op de competenties, die deze bezitten en deze gegevens toegankelijk laten zijn voor alle medewerkers.

Categorieën van betrokkenen Alle medewerkers van het desbetreffende Belastingdienstonderdeel.

Een beschrijving van gegevens over bovengenoemde betrokkenen Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan: – Titulatuur, naam, voornaam (eerste voornaam voluit), voorletters en voor- en tussenvoegsels en achternaam; – Geboortedatum; – SAP-nummer; – Afbeelding van betrokkene2; – Intern en extern e-mailadres; – Kantoor en Kamernummer; – Nationaliteit; – Zakelijke telefoon- en/of GSM-nummer betrokkene; – Team/afdeling/unit of andere aanduiding van een werkverband, waarvan de medewerker deel uitmaakt; – Functie; – Gegevens m.b.t. welk(e) proces(sen), middel(en) en specialisme(n) de medewerker competent is en procentueel wordt of kan worden ingezet; – Gegevens omtrent deelname aan een kennis- en/ondersteuningsgroep.

De ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de gegevens kunnen worden verstrekt De persoonsgegevens zijn slechts toegankelijk voor personen in dienst van of werkzaam voor de voorzitter van het managementteam van het desbetreffende Belastingdienstonderdeel. Indien daarvoor redenen aanwezig zijn, kunnen andere medewerkers van de Belastingdienst worden geautoriseerd tot (uitsluitend) raadpleging van deze persoonsgegevens.

Beveiliging van persoonsgegevens De persoonsgegevens zijn uitsluitend raadpleegbaar voor de bij ‘categorieën van ontvangers’ vermelde personen en de gegevens worden slechts door een beperkt aantal medewerkers van het bureau Communicatie en/of het HRM-team bewerkt. Voorts zal de gebruiker van het geautomatiseerde bestand worden gewezen op het gegeven dat ieder ander gebruik dan raadplegen nadrukkelijk verboden is en op de mogelijke sancties bij onrechtmatig gebruik. Eén en ander wordt gewaarborgd door technische en organisatorische maatregelen.

2 De afbeelding van betrokkene wordt alleen gebruikt, wanneer betrokkene daarvoor in een schriftelijke verklaring ondubbelzinnige toestemming heeft verleend. Deze schriftelijke verklaring wordt bewaard in zijn personeelsdossier.


24

AL 530 - 3Z*4FD

Belastingdienst. Verwerkingen van persoons gegevens door de Belastingdienst en de FIOD

Recommend Documents