beëindigen van een vacature

Handleiding vacaturebank “Het plaatsen van een vacature” “Het wijzigen/beëindigen van een vacature” November 2014

Handleiding: Stap 1: Ga naar de website ................................................................................................. 1 Stap 2: Ik ben een vrijwilligersorganisatie ............................................................................ 2 Stap 3: Vacaturebank .......................................................................................................... 2 Stap 4: Vacature plaatsen ................................................................................................... 2 Stap 5: Inloggen / AANMELDEN ORGANISATIE ................................................................ 3 Stap 6: Vraag ...................................................................................................................... 3 Stap 7: Werksoort en organisatie kiezen ............................................................................. 3 Stap 8: Vacature toevoegen ................................................................................................ 4 Stap 9: Het formulier ........................................................................................................... 4 Stap 10: Je komt daarna weer terug in het overzicht met alle geplaatste vacatures ............ 7 Stap 11: Vacature WIJZIGEN/BEËINDIGEN ....................................................................... 8 Stap 12: Vragen .................................................................................................................. 8

Stap 1: Ga naar de website: www.vrijwilligerspunteindhoven.nl

Stap 2: Klik op ‘Ik ben een vrijwilligersorganisatie‘

Stap 3: Klik op Vacaturebank

< klik op Vacaturebank

Stap 4: klik op Vacature plaatsen >

Stap 5: Inloggen Vul je gebruikersnaam en wachtwoord. Gebruikersnaam: door u opgegeven e-mailadres Wachtwoord: is wat er tussen @ en voor de ‘.’ staat. Bijvoorbeeld: [email protected], dan is het wachtwoord: nederland

Belangrijk! Ben je nog niet aangemeld als organisatie, meld je dan eerst aan. Dit doe je zoals bij Stap 4, en klik op Organisatie aanmelden i.p.v. vacature aanmelden. Vul de gevraagde gegevens in. Dan ontvang je binnen enkele dagen een inlogcode en wachtwoord. Daarmee kun je dan inloggen, registreren, vacatures plaatsen en wijzigen op onze site.

Stap 6: klik op vraag (beheren van uw vacatures)

Stap 7: Werksoort en organisatie kiezen

1. Werksoort Bij werksoort klik je op het pijltje om de keuze mogelijkheden weer te geven. De volgende opties kunnen mogelijk enkel of allebei verschijnen, dit aan de hand van jouw rechten. ‘Vrijwilligerspunt’: je kiest voor deze optie wanneer je een vacature wilt plaatsen/wijzigen in onze reguliere vacaturebank. ‘Maatschappelijke stage’: Deze optie kies je voor het plaatsen van een maatschappelijke stage in de Maatschappelijke stagebank. 2. Gegevens Niets invullen 3. Organisatie Bij organisatie klik je op het pijltje om de keuze mogelijkheden weer te geven. Hierbij kunnen 1 of meerdere organisaties verschijnen, dit aan de hand van het aantal organisaties waarvoor je vacatures kunt plaatsen. Kies de organisatie waarvoor de bewuste vacature geplaatst moet worden. Na het aanvinken van de organisatie zullen eronder de al eerder geplaatste vacatures verschijnen.

De actieve vacatures worden aangegeven met een voor de vacature Vacatures die niet meer actief zijn of nog gecontroleerd moeten worden staan aangegeven met . Indien je deze vacatures opnieuw wilt openen zie stap 12, verderop in deze handleiding.

Stap 8: Klik op ‘vacature toevoegen’

Voordat je begint met invullen van de vacature willen wij je de volgende tips meegeven: Tip 1: Schrijf eerst de vacature in Word en sla hem op. De tekst kun je dan kopiëren en plakken in het tekstvak. Begin daarna met het invullen van het formulier. Tip 2: Bedenk een aansprekende titel voor jouw vacature Tip 3: Samenvatting en tekst staan onder elkaar in de vacature op de website, dus zorg ervoor dat er niet hetzelfde in staat. Bij ‘Samenvatting’ moet je ervoor zorgen dat de vrijwilligers geïnteresseerd raken om de rest van de vacature te willen lezen (zorg dat dit kort maar krachtig is). Bij ‘Tekst’ kun je meer informatie kwijt over de vacature, zoals werktijden, taken, uren en verantwoordelijkheden. Vul ook alle eigenschappen in en/of ervaring die gewenst zijn enzovoort.

Stap 9: Het formulier Hieronder stapsgewijs een korte uitleg bij de verschillende invulvelden.

Vul hier de vacature titel in.

Geef een korte samenvatting van de vacature, zodat de interesse van de vrijwilliger gewekt wordt en hij/zij meer wil lezen over de vacature.

Vul hier meer informatie over de vacature in, zoals:

Werkzaamheden, taken, verantwoordelijkheden, werktijden, aantal dagdelen en wanneer, wat jullie bieden als organisatie aan de vrijwilliger en waarom het leuk is om specifiek bij jullie vrijwilligerswerk te doen. Moet de vrijwilliger beschikken over een eigen vervoersmiddel en ontvangt hij daarvoor een vergoeding?

- Korte klus: heeft u iemand nodig voor een korte periode?

- Groep: wordt er met meerdere mensen tegelijk samen gewerkt?

- Onkostenvergoeding: krijgt de vrijwilliger wel of geen onkosten vergoeding?

- Verzekering: is de vrijwilliger wel of niet verzekerd?

- Scholing: bieden jullie opleidingen aan?

- Proeftijd: zit er een proeftijd aan de functie?

- Contract: krijgt de vrijwilliger een contract aangeboden?

Flexibel werk: hanteren jullie flexibele werktijden?

- T/m 25 jaar welkom: zijn vrijwilligers onder de 25 jaar OOK welkom om te solliciteren op deze vacature?

- Werksoort: dit is al ingevuld aan de hand van wat u in het begin hebt ingegeven.

- Organisatie: Kies de organisatie waarvoor de bewuste vacature geplaatst moet worden.

- Contactpersoon: selecteer de contactpersoon waarmee onze Bemiddelaars contact kunnen opnemen voor meer informatie.

- Activiteit: selecteer de categorie waarbinnen de vacature zou kunnen vallen.

- Werken in de sector: selecteer de juiste sector voor de vacature

- Doelgroep: hier kunt u aangeven met welke doelgroep de vrijwilliger gaat werken.

- Publiceren: Dit kunt u zelf NIET, dit staat standaard op nee. Dit wordt z.s.m. na aanmelding van de vacature door een medewerker van Vrijwilligerspunt Eindhoven aangevinkt. - Publicatie startdatum: hier geeft u de startdatum van publicatie aan. Indien u later pas een vrijwilliger nodig heeft kunt u er dus ook voor kiezen om de datum van de vacature bijvoorbeeld pas twee weken later te noteren. Anders geeft u gewoon de dag van vandaag in. - Publicatie einddatum: Hier kunt een datum invullen indien u al weet wanneer de vacature niet meer zichtbaar hoeft te zijn, u kunt het veld ook leeg laten.

- Periode startdatum: Hier kunt u ingeven per wanneer u de vrijwilliger nodig heeft. Als de vrijwilliger pas later nodig is kan hier ook een latere datum ingegeven worden, bijvoorbeeld bij evenementen of projecten. Anders vult u de datum van vandaag in. - Periode einddatum: Hier kunt u in geven tot wanneer u vrijwilligers nodig heeft. Dit kan handig zijn bijvoorbeeld bij evenementen of projecten. U kunt het veld ook leeg laten. - Frequentie: Hier kunt u het aantal keren per periode aangeven dat u de vrijwilliger nodig heeft, bijvoorbeeld in overleg, (2) wekelijks, maandelijks, op afroep

- Uitvoerders: Hoeveel vrijwilligers heeft u nodig?

- Ervaring: Is werkervaring gewenst voor deze vacature?

- Transport: Moet de vrijwilliger beschikken over een eigen vervoersmiddel? Dit zou u kunnen specificeren in het ‘tekst’ item of er bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding tegenover staat.

Klik daarna op Vacature toevoegen

Stap 10: Je komt daarna weer terug in het overzicht met alle geplaatste vacatures

Hieronder een korte uitleg over de zichtbare gegevens in de donkerblauwe balk: Aantal gevonden vacatures: Hier zie je al je vacatures zowel actief als niet actief. Je ziet mogelijk twee verschillende tekens: Dit betekent dat de vacature actief en vindbaar is in de vacaturebank. Dit betekent dat de vacature niet actief is, LET OP! dit kan twee redenen hebben: 1. Als een vacature net geplaatst is staat deze op , omdat deze nog niet nagekeken is door een medewerker van Vrijwilligerspunt. De vacature wordt zo spoedig mogelijk nagelopen en de vacature wordt daarna op gezet. verlopen. Wil je een vacature die op staat weer actief maken, 2. De publicatiedatum is dan vul je bij ‘Publicatie startdatum’ de datum van vandaag in. Indien nodig verwijder je de datum bij ‘Publicatie einddatum', dan komt het bericht bij VrijwilligersPunt binnen om deze vacature weer actief te maken. Organisatie: Hierbij staat de organisatie vermeld waaronder de vacature geplaatst is Titel & Samenvatting: Hier staan de vacaturetitels en de samenvatting vermeld Getoond: Dit is het aantal keren dat de vacature gevonden is bij een zoekactie Bekeken: Hiermee wordt het aantal keren weergegeven dat iemand de vacature geopend heeft en bekeken Inschrijvingen: Het aantal personen die zich hebben ingeschreven Door op onderstaande balk te klikken kun je alle gegevens weer aanpassen.

<< Hier de einddatum invullen indien de vacature stopt

Indien alle wijzigingen zijn doorgevoerd klik dan op: De vacature is daarna gewijzigd.

Stap 11: Vacature wijzigen of afsluiten U kunt in onze vacaturebank zelf uw vacatures beheren. Het geeft u de gelegenheid om de vacatures actueel te houden of af te sluiten. Hoe werkt het? U kunt wijzigingen aanbrengen met uw eigen inlogcode en wachtwoord. Uw inlognaam is het email adres dat bij ons is doorgegeven en het wachtwoord is het woord tussen @ en .nl Voorbeeld: Inlognaam = [email protected] Wachtwoord = vrijwilligerspunteindhoven Door op de beheerpagina in te loggen kunt u alle vacatures van uw organisatie zien. Doorloop dan de volgende stappen: - www.vrijwilligerspunteindhoven.nl (stap 1) - Ik ben een vrijwilligersorganisatie (stap 2) - Vacaturebank (stap 3) - Vacature plaatsen (hier ook klikken voor een wijziging) (stap 4) - Inloggen (stap 5) - Vraag (stap 6) - Werksoort en organsatie kiezen (stap 7) - Organisatie, u ziet dan alle vacatures die genoteerd staan - Klik op de vacature die u wilt wijzigen:

Dan zie je alle gegevens van de vacature, o.a.: Via de ‘Publicatie startdatum’ kunt u zien of en wanneer een vacature actief is (geworden). Is de vacature nog helemaal in orde (bij publiceren staat dan: ja). Wijzig dan wel de datum ‘Publicatie startdatum’ naar de datum van vandaag. Dan komt de vacature weer bovenaan in de zoeklijst en wordt eerder gezien indien men niet op specifieke items zoekt. Noteer de datum van afsluiting in het vakje ‘Publicatie einddatum’. Indien de vacature beëindigd/op non-actief moet worden gezet. Dan is hij niet (meer) zichtbaar op de vacaturebank, maar kan eventueel op een later tijdstip weer actief gemaakt worden.

Indien alle wijzigingen zijn doorgevoerd klik dan op: De vacature is dan gewijzigd.

Stap 12: Vragen/ Problemen Mocht u vragen of problemen hebben dan kunt u contact opnemen met: [email protected]. of Tel: 040 – 219 33 99 Graag het vacaturenummer (bv V1200) vermelden en wat er met de vacature moet gebeuren dan zorgen wij voor de verwerking ervan.