Beheermodel NatLab 2.0

Beheermodel NatLab 2.0 24 augustus 2011, eindrapportage 14 oktober 2011

Aan

Gemeente Eindhoven Sector Grond en Vastgoed De heer B. Bankers Postbus 90150 5600 RB

EINDHOVEN

Van

Hospitality Consultants Smallepad 13 - 15 Postbus 2186 3800 CD AMERSFOORT

Auteurs

Marco Verhoef Margot Icking

Project

Beheermodel NatLab 2.0

Betreft

Eindrapportage

Ons kenmerk

114.019/RA110623.d01/MV/MA

Datum

Amersfoort, 14 oktober 2011

© 2011 Hospitality Consultants Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld mag, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de rechthebbenden c.q. door de rechthebbenden gemachtigden, niets uit deze uitgave worden vermenigvuldigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking.

02 | 37

INHOUDSOPGAVE 1

INLEIDING

4

2

RANDVOORWAARDEN GEMEENTE

6

3 3.1 3.2 3.3 3.4

THEORETISCH KADER Inleiding Elementen van beheer Eigenarenbeheer gemeente Eindhoven Afbakening beheermodel

7 7 7 8 9

4 4.1 4.2 4.3 4.4

NATLAB Inleiding Ambitie Ruimtelijke kenmerken Participanten

10 10 10 10 12

5 5.1 5.2 5.3 5.4

VARIANTEN DAGELIJKS BEHEER Inleiding De varianten Variantenanalyse Conclusie variantenanalyse

21 21 21 22 28

6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

CONTRACTUELE EN FINANCIELE RELATIES Inleiding Contractuele relaties Financiële relaties Functionele relaties Risicoanalyse en beheersingsinstrumenten

29 29 29 31 32 33

7

AANBEVELINGEN EN OVERWEGINGEN VERVOLG

37

03 | 37

1

INLEIDING

Herontwikkeling NatLab tot cultureel centrum De gemeente Eindhoven is bezig met de herontwikkeling van het gebied Strijp S. De culturele ontwikkeling op strijp S omvat twee hoofdlijnen: media en urban sports & culture. Eén van de speerpunten in de ontwikkeling van het 'media-cluster' op strijp S is het NatLab 2.0 concept. Het NatLab wordt ontwikkeld in twee of drie fasen. Fase 1 is nu aan de orde en omvat de realisatie van een kunst en cultuur cluster in de bestaande locatie het NatLab. Concreet wil de gemeente het NatLab op Strijp S een culturele invulling geven door hier functies als film, nieuwe media, theater, horeca en events te huisvesten. Het gaat om een bundeling van culturele functies, teneinde de kracht van de functies en de uitstraling en aantrekkingskracht van Strijp S te versterken. NatLab 2.0 moet zich de komende jaren ontwikkelen als een nieuwe cultuur hotspot binnen de gemeente Eindhoven. Het gebouw is eigendom van de gemeente. Het ruimtelijk ontwerp bevindt zich in de afrondende fase; inmiddels is de DO fase afgerond. Het uitgangspunt is dat het gebouw ‘gebruikeronafhankelijk’ wordt en relatief eenvoudig voor andere functies kan worden ingezet. Daarnaast wordt gestreefd naar optimalisatie van de fiscale structuur en moet een en ander passen binnen de financiële kaders (huidige subsidies). Samenwerking tussen culturele partijen De beoogde partijen (participanten) binnen het NatLab zijn in ieder geval Plaza Futura, Broet, Baltan Laboratories, Avec Brabant en een horecavoorziening (grand-café). Plaza Futura is de grootste gebruiker en wordt in gesprekken tussen de gemeente en Plaza Futura gezien als ‘trekker ten aanzien van de inhoudelijke samenwerking’. Op initiatief van Plaza Futura en in samenspraak met de gemeente hebben gesprekken plaatsgevonden tussen (enkele) partijen over de samenwerking binnen het NatLab. Over de wijze waarop het NatLab beheerd gaat worden, zijn nog geen finale afspraken gemaakt. Verschillende scenario’s zijn denkbaar (bijvoorbeeld beheer door een van de participanten, door een onafhankelijke partij of door een gebruikersraad); op voorhand lijkt ook hierin voor Plaza Futura een belangrijke rol te zijn weggelegd. Onderzoek moet uitwijzen wat de meeste passende beheervorm is voor het NatLab, hoe een en ander fiscaal en juridisch geregeld kan worden en welke rol en zeggenschap betrokken partijen krijgen. De gemeente wil kunnen sturen en ingrijpen indien nodig. Passende beheervorm De gemeente Eindhoven heeft Hospitality Consultants (HC) gevraagd hen te adviseren over de meest passende beheervorm voor het NatLab. Op korte termijn wil de gemeente de volgende vragen beantwoord hebben: • Wat zijn visies, ambities en mogelijkheden van betrokken partijen? (uitgangspunten) • Waarover moeten afspraken worden gemaakt binnen het NatLab? (beheeropdracht) • Welke mogelijkheden zijn er en wat heeft de voorkeur? De verdere uitwerking en concretisering hiervan zal in een later stadium plaatsvinden.

04 | 37

Leeswijzer In hoofdstuk 2 geven we een kort overzicht van randvoorwaarden die door de gemeente worden gesteld aan de uitwerking van de plannen voor het NatLab en die bepalend zijn voor de uiteindelijke beheervorm. Hoofdstuk 3 is een theoretische kader over de verschillende elementen van beheer, bedoeld om scherp te krijgen waar we het over hebben als we spreken over (dagelijks) beheer. In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op kenmerken van het NatLab; ruimtelijk en functioneel, de participanten en wensen en ideeën van de participanten bij het NatLab. Hoofdstuk 5 bevat een variantenanalyse voor mogelijke beheervormen. Daarbij is een variant benoemd die op basis van de beschikbare informatie het meest logisch en haalbaar lijkt. Deze variant wordt in hoofdstuk 6 verder uitgewerkt. Tot slot bevat hoofdstuk 7 aanbevelingen voor het vervolgtraject.

05 | 37

2

RANDVOORWAARDEN GEMEENTE

Door de gemeente Eindhoven worden een aantal randvoorwaarden op functioneel, financieel, juridisch en fiscaal vlak gesteld. Deze randvoorwaarden hebben invloed op de uiteindelijke beheervorm. In dit hoofdstuk is een opsomming opgenomen van de belangrijkste randvoorwaarden. Deze randvoorwaarden zijn ontleend aan het raadsvoorstel ‘Het realiseren van NatLab 2.0 op Strijp S met de functies theater, film en nieuwe media’ d.d. 24 mei 2011 (raadsnummer 11R4378) en een gesprek met een vertegenwoordiging van de sector Grond en Vastgoed en Economie en Cultuur van de gemeente Eindhoven. Randvoorwaarden: •

Samenwerking tussen partijen in het NatLab 2.0 concept moet tot inhoudelijke (culturele) synergievoordelen leiden.

•

In het gebouw moet multifunctioneel gebruik en medegebruik worden gestimuleerd. Dit moet leiden tot meer efficiënt ruimtegebruik.

•

Het NatLab moet een ‘gebruikersonafhankelijke’ locatie worden; de gemeente moet de vrijheid hebben om relatief eenvoudig voor een andere partij te kunnen kiezen, zowel culturele participanten als de (horeca-)exploitant.

•

Het gebouw moet reversibel zijn; de gemeente moet het gebouw relatief eenvoudig kunnen inzetten voor andere doelen/functies.

•

Mogelijkheden tot het optimaliseren van de fiscale structuur moeten benut worden. Dit betekent niet dat volledige BTW teruggaaf een uitgangspunt is. De gemeente brengt op voorhand de BTW op de bouwkosten (begroot op € 14 miljoen excl. BTW) in vooraftrek. Indien partners in het NatLab geen of ten dele belaste activiteiten verrichten, moeten de mogelijkheden verkend en benut worden om het BTW voordeel te behouden dan wel de (kans op een) naheffing te beperken.

•

Het beheervoorstel voor het gebouw moet passen binnen de huidige financiële subsidiekaders.

•

De exploitatie van het concept NatLab 2.0 moet op termijn sluitend zijn bij een gelijkblijvend subsidiebudget. Er wordt rekening gehouden met aanloopverliezen in de eerste 4 jaar.

•

De winst uit de horeca-activiteiten moet aangewend worden ter dekking van de kosten die gemaakt worden binnen het NatLab, zowel kosten voor de culturele programmering als het dagelijks beheer.

•

In het gebouw moet het beheer en de regie zo geregeld zijn dat alle gebruikers optimaal kunnen functioneren en de verhuur van beschikbare ruimten goed gebeurt.

06 | 37

3

THEORETISCH KADER

3.1 Inleiding Voor het uitwerken van een beheermodel is het essentieel vooraf vast te stellen wat verstaan wordt onder het beheer van een accommodatie; welke beheertaken kunnen onderscheiden worden en hoe liggen verantwoordelijkheden. Hiervoor hanteren we de organisatiepiramide beheer (figuur 1). Dit model geeft de verschillende elementen organisatieniveaus van beheer weer. Figuur 1 – Organisatiepiramide beheer

3.2

Elementen van beheer

Dagelijks beheer Programmabeheer – inhoudelijke programmering Het fundament van een maatschappelijke voorziening is het inhoudelijke concept. Dit inhoudelijke concept heeft betrekking op de doelstellingen die beoogd worden met een voorziening, de visie die daarvoor opgesteld is en de activiteiten die ontplooid worden. Maar nog meer gaat het over de mogelijkheden voor samenwerking en het creëren van een passend aanbod. Het programmabeheer is, binnen kaders, bij voorkeur leidend voor de overige vormen van beheer. Werkzaamheden die binnen dit element van beheer moeten worden uitgevoerd zijn het ontwikkelen van een gezamenlijke visie op het concept, het maken van keuzes ten aanzien van het inhoudelijke aanbod, het invullen van de ‘kwartiermakersrol’ voor het inhoudelijke concept, het coördineren van gezamenlijke marketing- en PR-activiteiten en het organiseren van de samenwerking tussen participanten en het opstellen van het jaarplan en concrete activiteitenplanning.

07 | 37

Exploitatiebeheer Exploitatiebeheer heeft betrekking op het genereren van inkomsten door het incidenteel verhuren van ruimten en het invullen van horeca. Daarnaast heeft exploitatiebeheer betrekking op het maken van afspraken rondom risicoverdeling; wie loopt het risico als enerzijds bezetting en opbrengsten lager uitvallen dan begroot en anderzijds de kosten hoger uitvallen dan verwacht. Concrete taken die tot het exploitatiebeheer gerekend kunnen worden, zijn: • verhuurbeleid (bv. voorrangsregeling en afspraken rondom verhuur van uren en dagdelen) • ruimteplanning • financiële afhandeling • invulling horecafunctie • et cetera Facilitair beheer Facilitair beheer gaat over de taken die uitgevoerd moeten worden om een gebouw ‘schoon, heel en veilig’ te houden en waar huurders/exploitant van een accommodatie voor verantwoordelijk zijn. Voorbeelden daarvan zijn: • klein onderhoud • toezicht • schoonmaak • beveiliging • vuilafvoer • groenvoorziening • inventaris • verzekeringen (inboedel, WA-verzekering en indien nodig aanvullende verzekeringen) Eigenarenbeheer Het eigenarenbeheer heeft betrekking op het eigendom van een gebouw en draagt de verantwoordelijkheid voor het in stand houden van het vastgoed. De eigenaarlasten bestaan onder meer uit de kapitaallasten, verzekeringen, OZB betalingsverplichting, rioolrecht en de kosten voor het technisch en bouwkundig onderhoud dat conform het Burgerlijk Wetboek door de eigenaar uitgevoerd moet worden. De eigenaar maakt keuzes ten aanzien van het gewenste onderhoudsniveau, stelt een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) op conform het vastgestelde kwaliteitsniveau, draagt zorg voor de uitvoering van de onderhoudstaken, sluit de opstalverzekering af en voldoet overige gebouwgebonden betalingsverplichtingen. Als er sprake is van een kostendekkende huursom, worden alle eigenaarlasten doorbelast aan huurders/gebruikers. Onder eigenarenbeheer valt eveneens het risico voor structurele leegstand (ruimte die tijdelijk niet verhuurd wordt). 3.3 Eigenarenbeheer gemeente Eindhoven In het beleid van de gemeente Eindhoven voor cultuurvastgoed staat het gebruik van het vastgoed centraal; de gemeente faciliteert functies. Gebouwen worden gerealiseerd voor het uitvoeren van meerdere functies. Uitwerkingen van het beleid voor het cultuurvastgoed zijn onder meer de toepassing van ‘fiscale huur’ voor gesubsidieerde partijen – een huur waarbij de kapitaallasten niet zijn doorberekend – en de rol die de gemeente vervult in het onderhoud van accommodaties; de gemeente verzorgt ook het klein onderhoud en gaat daarmee in het eigenarenbeheer verder dan het ROZ-model voor onderhoud.

08 | 37

3.4 Afbakening beheermodel De wijze waarop de gemeente Eindhoven invulling geeft aan het eigendom en eigenarenbeheer wordt in de uitwerking van het beheermodel voor het NatLab als gegeven beschouwd. De gemeente is eigenaar en draagt daarmee zorg voor taken die daaruit voortvloeien (eigenarenbeheer). In deze rapportage wordt de organisatorische structuur voor de beheeropzet (dagelijks beheer) op hoofdlijnen beschreven in een aantal varianten en komen alle onderwerpen aan bod die voor het dagelijks beheer van toepassing zijn. Op basis van de eerste gesprekken met de participanten en de vooraf door de gemeente geformuleerde doelstellingen benoemen we de voor- en nadelen per variant. Na politieke besluitvorming wordt de gekozen variant verder uitgewerkt. Het is essentieel dat dit in nauwe samenspraak met de participanten gedaan wordt.

09 | 37

4

NATLAB

4.1 Inleiding Dit hoofdstuk bevat een toelichting op de ambitie van het concept NatLab 2.0, ruimtelijke kenmerken en de beoogde gebruikers voor zover (in deze fase) bekend. 4.2 Ambitie Het NatLab op Strijp S is het voormalig natuurkundig laboratorium van Philips. De Nederlandse researchafdeling van het elektronicaconcern is vanaf de oprichting in 1914 tot begin jaren ’60 gehuisvest geweest in het NatLab op Strijp-S. Feitelijk is de nieuwe functie van Natlab 2.0 ontstaan vanwege de ambitie een passende herbestemming te vinden voor het Natlab en vanuit de ruimtebehoefte van enkele culturele partners. De gemeente Eindhoven wil de cultuurhistorische waarde van het gebouw herstellen door culturele functies onder te brengen in het concept NatLab 2.0. Het concept krijgt vorm door een programma dat bestaat uit film, theater, nieuwe media en horeca. NatLab 2.0 moet een nieuwe culturele ‘hotspot’ worden in Eindhoven, aangevuld met onderscheidende horeca die de signatuur van NatLab 2.0 als innovatief cultuurcentrum weerspiegeld. Het gebouw is flexibel en kan door medegebruik diverse functies herbergen die het concept ondersteunen. Daarbij geldt dat het concept gebruikersonafhankelijk is; de invulling is niet toegeschreven naar instellingen/partijen. NatLab 2.0 sluit aan bij de uitgangspunten van het cultuurbeleid CultuurTotaal, hierin wordt beoogd dat kunst en cultuur in de breedte verbindingen aan gaan met de stad en een bijdrage leveren aan de leefbaarheid van de stad in het algemeen en in dit geval Strijp S in het bijzonder. Daarnaast sluit het concept aan bij de wens om culturele talenten te stimuleren. De komende maanden zal de ambitie en het inhoudelijk beleid van NatLab 2.0 door de gemeente Eindhoven samen met de participanten aangescherpt worden. Eind 2011 begin 2012 moet er een meer uitgewerkt plan liggen. Daarbij wordt ook de relatie gelegd met andere mediaontwikkelingen op strijp S, zoals de mogelijke komst van volt/beeld&geluid, Poeme Electronique en het STRP festival. 4.3 Ruimtelijke kenmerken Het bestaande NatLab heeft een oppervlak van circa 11.000m2 bvo. Het complex bestaat uit een hoofd(entree) aan de Kastanjelaan (rood gearceerd in afbeelding 2) en twee zijvleugels (blauw gearceerd in afbeelding 2). Wanneer we spreken over cultuurcentrum NatLab 2.0, dan hebben we het over het hoofd(entree)gebouw. Voor de twee zijvleugels van het gebouw (blauw gearceerd in afbeelding 2) is de Stichting SintLucas – de Eindhovense school de beoogde gebruiker. De school wordt fysiek verbonden met het cultureel centrum, maar uitgangspunt is dat zij in beheer en organisatie los van elkaar functioneren. Wel zal inhoudelijke samenwerking gezocht worden tussen de school en de participanten van het cultureel centrum NatLab 2.0. De publieksfuncties komen vooral op de begane grond en de eerste verdieping. Op deze verdiepingen bevinden zich de foyer, het grand café, de filmzalen (7) en de theaterzaal (flexibele ‘black box’). Ook zijn er op deze verdiepingen enkele kantoor- en vergaderruimten.

10 | 37

Het souterrain zal voor een groot deel gebruikt worden voor de basisactiviteiten van de participanten Broet en Baltan. Het zijn ruimten die exclusief gebruikt worden door deze partijen en geen mogelijkheid bieden voor multifunctioneel gebruik of medegebruik. Wel worden in deze ruimten bezoekers en deelnemers voor eigen activiteiten ontvangen. De tweede verdieping bestaat uit kantoor- en vergaderruimten. Ook bevinden zich op deze verdieping – naar met een eigen ontsluiting – ruimten gelieerd aan de theaterzaal, zoals kleedruimten, een make-up ruimte en een ontspanningsruimte. Tot slot bevindt zich op bovenop de tweede verdieping een dakopbouw, welke dienst kan doen als opslagruimte. Figuur 2: Bovenaanzicht NatLab

11 | 37

Multifunctioneel gebruik en mede gebruik Randvoorwaarde van de gemeente is dat multifunctioneel gebruik en medegebruik in het NatLab worden gestimuleerd. Dit moet leiden tot meer efficiënt ruimtegebruik. Met de beoogde participanten is al gesproken over de toedeling van ruimten voor exclusief, monofunctioneel gebruik en ruimten die ingezet worden voor multifunctioneel en medegebruik. Omdat het definitief ontwerp nog niet gereed (en vastgesteld) was, kon nog niet bepaald worden hoe de verdeling tussen monofunctionele, multifunctionele en medegebruikruimten gaat worden. Omdat de programmering van de beoogde participanten nog niet bekend is en daarmee nog beeld van de ‘claim’ die zij leggen op ruimten voor multifunctioneel en medegebruik, bestaat er nog geen uitgekristalliseerd beeld rondom de bezettingsgraad van deze ruimten en de mate waarin deze multifunctioneel gebruikt worden. 4.4 Participanten De beoogde participanten in het NatLab zijn vooralsnog: • Plaza Futura • Broet • Baltan Laboratories • Avec Brabant Voor de uitwerking van dit rapport zijn gesprekken gevoerd met Plaza Futura, Broet en Baltan Laboratories. Volgens de beschikbare informatie zal Avec Brabant in het NatLab slechts gebruik maken van een kantoorwerkplek en is de verwachting dat Avec Brabant op termijn zal verhuizen naar het gebouwdeel van Stichting SintLucas – de Eindhovense school. In de toekomst moet het NatLab ruimte bieden aan meerdere participanten die aansluiten op het inhoudelijk concept NatLab 2.0. In de onderstaande paragrafen is op basis van schriftelijke documentatie en de interviews met participanten een beschrijving gegeven van kenmerken van de huidige situatie en ambities voor de toekomst. 4.4.1

Plaza Futura

Huidige situatie Programma De stichting Film- en Theatercentrum Plaza Futura (kortweg: Plaza Futura) beheert en exploiteert het huidige filmhuis aan de Leenderweg in Eindhoven. In het huidige Filmhuis ontplooien zij een film-, theater en commercieel horeca-aanbod. De afgelopen jaren heeft Plaza Futura aanzienlijke inspanningen verricht om haar verdienmodel te optimaliseren. Zo is het theateraanbod beperkt omdat deze (sterk) verliesgevend was en de horeca is anders ingestoken om te zorgen voor winstoptimalisatie. Het filmhuis verhuist naar het NatLab. Huisvesting De stichting huurt het huidige filmhuis van de gemeente Eindhoven. De huidige accommodatie bestaat uit twee filmzalen met respectievelijk 42 en 84 stoelen en een theater-/filmzaal met 120 stoelen. Daarnaast beschikt het filmhuis over een bar/eetcafé met buitenterras. Plaza Futura huurt aan de Leenderweg twee gebouwen van de gemeente; het filmhuis en aanpalende kantoorruimte. Deze kantoorruimte is door de gemeente aangehuurd op het ruimtetekort van het filmhuis op te vangen dat is ontstaan na de verbouwing.

12 | 37

Plaza Futura betaald voor de huur van het filmhuis een fiscale huur van € 28.622,- excl. BTW (€ 34.060 incl. BTW) en voor de kantoorruimte een commerciële huur van € 38.646,excl. BTW (€ 45.989,- incl. BTW). Plaza Futura wordt door de gemeente tijdelijk gecompenseerd in de huurkosten voor de kantoorruimte. Met haar intrek in Natlab 2.0 beschikt het filmhuis over meer filmzalen. Deze ruimte wordt weliswaar multifunctioneel ingezet maar dit vraagt een aanzienlijke uitbereiding van de programmering. Personeel De stichting heeft circa 24 FTE in dienst volgens de CAO Nederlandse Podia. Plaza Futura geeft aan dat ongeveer de helft van het personeel werkzaam is in de horeca. Met de invulling van de horeca wordt een efficiëntieslag behaald in het beheer, immers personeel in de horeca houdt ook toezicht en is aanspreekpunt voor bezoekers. Behalve betaalde krachten zijn bij het filmhuis ook vrijwilligers actief, onder meer voor toezicht in de filmzalen. Openingstijden Het huidige filmhuis is in principe het hele jaar open (enkele feestdagen uitgezonderd). De openingstijden zijn van 16.00u tot 0.00u (op donderdag, vrijdag en zaterdag 1.00u). De keuken is geopend van 17.00u tot 21.00. Tijdens schoolvakanties (m.u.v. de zomervakantie) zijn er gewijzigde openingstijden van het filmhuis. De filmzalen worden het grootste deel van de dag niet gebruikt door Plaza Futura. Zijn er participanten te vinden die in daltijden gebruik van de ruimten willen gebruiken, bijvoorbeeld gericht op jeugd, cultuur en educatie? Financiën De jaaromzet van Plaza Futura bedroeg in 2010 ruim € 2,3 miljoen. Bijna de helft van deze omzet werd behaald uit de film-, theater en horeca-activiteiten. De andere helft bestond uit subsidies, waaronder een budgetsubsidie € 688.377,- van de afdeling Kunst en Cultuur van de gemeente Eindhoven. De verdeling van de omzet uit de activiteiten is als volgt: Tabel 1: opbouw omzet uit activiteiten Plaza Futura (2010) Activiteit Omzet (in €) Film en theater 395.711 Overige omzet (o.a. zaalverhuur) 45.640 Horeca 793.879

De horeca in het filmhuis is – als we rekening alleen houden met de kostprijs van de omzet en directe personeelskosten (ca. 12 FTE)- winstgevend. In 2010 bedroeg de winst uit de horeca € 148.578,- bij een omzet van € 793.879,-. Hierin zijn overige kosten (huisvesting, administratie, etc.) niet meegerekend. Dit geeft het belang van de horecaexploitatie voor de bedrijfsvoering van Plaza Futura in de huidige situatie weer. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de verdeling van kosten zoals boekhoudkundig verwoord vaak geen waarheidsgetrouw beeld geeft. Uit de begroting kan bijvoorbeeld niet gehaald worden of horecapersoneel ook wordt ingezet voor andere beheertaken binnen het gebouw of vice versa. De film- en theateractiviteiten van Plaza Futura zijn verliesgevend. Voor theaterproducties is dit overigens gebruikelijk.

13 | 37

Fiscaal Plaza Futura is een ondernemer voor de omzetbelasting. De activiteiten van de stichting (film, theater en horeca) zijn voor 100% belaste activiteiten. Hierdoor kan de haar in rekening gebrachte BTW volledig terug worden gevorderd. Facilitair beheer De stichting is verantwoordelijk voor het facilitair beheer van Plaza Futura, waaronder de inkoop van gas/water/elektra, schoonmaakdiensten, afvalverwerking en bewaking. Klein onderhoud wordt in eigen beheer uitgevoerd. De jaarlijkse kosten van het facilitair beheer (beheerkosten) exclusief de huursom bedragen € 112.169,- (prijspeil 2010). Hierin zijn kosten voor schoonmaak, bewaking, gas/water/elektra, belastingen en zakelijke lasten, afvalverwerking en klein onderhoud meegenomen. De personele component is hier niet in meegenomen. Visie op NatLab Visie programmabeheer De inhoudelijke samenwerking tussen partijen in het concept NatLab 2.0 moet leiden tot een sterke ‘branding’ van het NatLab. De samenwerkingsmogelijkheden met Baltan moeten nog verkend worden. De inhoudelijke samenwerking houdt in dat er geen onderscheid gemaakt moet worden tussen partijen en functies in het gebouw. Verwachting is dat de capaciteit van de filmzalen toereikend is voor medegebruik door andere participanten in het NatLab. Hierbij wordt Broet genoemd als één van de partijen die kan zorgen voor een betere bezetting van de filmzalen. Visie exploitatiebeheer Plaza Futura ziet zichzelf als exploitant van de horeca en filmzalen in het NatLab. Reden daarvoor is dat zij op dit moment eveneens sterk afhankelijk is van deze inkomsten in haar bedrijfsvoering. Voor de exploitatie van de horeca wil de stichting een aparte horeca BV oprichten. Dit biedt mogelijkheden voor het verkrijgen van een volledige vergunning, waarmee Plaza Futura een verdere professionalisering van en een aantrekkelijker aanbod binnen de horeca wil realiseren. Daarnaast levert de horeca CAO voordelen op, waaronder een gunstigere regeling voor overuren en meer flexibiliteit in arbeidsovereenkomsten. Plaza Futura wenst in het NatLab de openingstijden van de horeca te verruimen. Vanaf lunchtijd zou de horeca open moeten zijn voor bezoekers. De ruimere openingstijden moeten leiden tot extra inkomsten uit de horeca. De winsten uit de horeca worden wat Plaza Futura betreft overgeheveld naar de stichting ter dekking van de film- en theateractiviteiten. Een winstverdeling met andere participanten in het NatLab ofwel inbreng in de totale exploitatie van het NatLab heeft geen voorkeur van Plaza Futura. Bij de andere participanten maakt horeca geen (substantieel) onderdeel uit van de bedrijfsvoering en de omzet. Uit de visie op de horeca-exploitatie van Plaza Futura blijkt dat nog sterk wordt nagedacht vanuit de eigen bedrijfsvoering. Dit is een risico voor de integrale conceptgedachte. Facilitair beheer Plaza Futura is van mening dat de grootste partij binnen het gebouw (in termen van ruimtegebruik en expertise) de kartrekker moet zijn voor het facilitair beheer. Dit betekent concreet dat Plaza Futura het facilitair beheer binnen NatLab moet organiseren. De kosten van het facilitair beheer moeten naar rato verdeeld worden over de participanten/gebruikers van het gebouw. Hier moet een verdeelsleutel voor komen.

14 | 37

Plaza Futura is geen voorstander van het creëren van een eventuele organisatorische (juridische) tussenlaag voor het integrale beheer van het gebouw. 4.4.2

Broet

Huidige situatie Programma De stichting Broet is een filmplatform, gericht op het stimuleren, adviseren en ondersteunen van ambitieuze en getalenteerde (semiprofessionele) filmmakers. Broet doet dit onder meer door filmmakers te begeleiden van ideefase tot en met de vertoning van de film in een eigen filmzaal. Behalve advies en een netwerk beschikt Broet over set- en montageruimte en benodigde apparatuur zoals camera’s, geluidapparatuur en belichting. Daarnaast geeft Broet workshops aan scholen (middelbaar, hoger en universitair onderwijs) en verzorgt ze aan de Stichting SintLucas – de Eindhovense school de opleiding ‘Fictie’. De workshop worden deels bij Broet zelf verzorgd; deels op locatie. Filmliefhebbers kunnen bij Broet terecht voor een aanbod aan onafhankelijke films; films met een artistieke waarde en zonder commerciële doelstelling. De stichting Broet is in 2010 opgericht door de vennootschap onder firma (VOF) 78, een bedrijf dat zich op commerciële basis onder meer bezig houdt met het produceren van speelfilms, videoclips, bedrijfsfilms en promotiefilms. De niet-commerciële activiteiten zijn door 78 ondergebracht in Broet. De horeca-activiteiten zijn om juridische redenen ondergebracht bij 78. Deze horeca-activiteiten zijn ondersteunend en niet gericht op winstgevendheid. Broet heeft geen ambitie om de horeca te professionaliseren. Huisvesting VOF 78 heeft met woningbouwcorporatie Trudo een gebruiksovereenkomst gesloten voor het gebruik van een deel van een (bedrijfs)pand aan Glaslaan 2 op Strijp S. VOF 78 betaalt maandelijks een gebruiksvergoeding van € 600,- inclusief BTW en inclusief gas/water/elektra. Broet maakt om niet gebruik van de ruimten van VOF 78 en heeft daarmee geen huurlasten. Personeel De stichting heeft drie parttime medewerkers die deels betaalde werkzaamheden uitvoeren, waaronder één van de oprichters. De andere oprichter is als adviseur aan Broet verbonden en ontvangt hiervoor geen vergoeding. Verder werkt Broet met vrijwilligers. Openingstijden De activiteiten van Broet vragen niet om een voltijd inzet van medewerkers en vrijwilligers en worden gecombineerd met de werkzaamheden van VOF 78. De activiteiten van Broet vinden, met uitzondering van het filmvertoning en premières, hoofdzakelijk plaats tijdens kantooruren. De filmvertoning en premières vinden ’s avonds plaats, bij voorkeur op de donderdag, vrijdag en/of zaterdag. Vanwege de huidige ongunstige, solitaire ligging, zijn het aantal filmvertoningen beperkt tot gemiddeld 1 keer per maand. In de nieuwe situatie verwacht Broet meer aanloop te krijgen, waardoor de frequentie mogelijk toeneemt tot wekelijkse filmvertoning. Daarnaast zijn er jaarlijks naar verwachting 4 à 5 premières. Financiën De jaaromzet van Broet bedroeg in 2010 € 89.140,- . Uit eigen activiteiten - educatieve activiteiten (workshop/opleiding voor onderwijsinstellingen) en verkoop van filmkaartjes heeft Broet in 2010 een omzet behaald van € 14.140,-. Hierbij moet opgemerkt worden

15 | 37

dat 2010 het eerste operationeel jaar van de Broet was. De stichting verwacht in de toekomst meer omzet te genereren uit haar activiteiten. De stichting is sterk afhankelijk van subsidiegelden; ze vormen 84% van de inkomsten. De exploitatiesubsidie van de gemeente Eindhoven betreft een incidentele subsidie. Daar komt bij dat veel kosten, waaronder gebruik van apparatuur1 en huisvestingskosten, buiten de boeken blijven, omdat deze om niet ter beschikking worden gesteld door VOF 78. Fiscaal Broet is (nog) geen ondernemer voor de omzetbelasting. Inmiddels is een verzoek ingediend bij de Belastingdienst om Broet met terugwerkende kracht per 1 januari 2010 aan te merken als ondernemer voor de omzetbelasting. Het is nog niet bekend of Broet voldoet aan de 90% norm ten aanzien van BTW-belaste activiteiten. De workshops aan onderwijsinstellingen (personen jonger dan 21 jaar) zijn in ieder geval vrijgestelde activiteiten2. Facilitair beheer VOF 78 huurt het gebouw inclusief gas/water/elektra. Het facilitair beheer (schoonmaak, glasbewassing et cetera) wordt in eigen beheer uitgevoerd door medewerkers van VOF 78 respectievelijk Broet. VOF 78 heeft alleen geïnvesteerd in pandbeveiliging. Hiervoor is een eenmalige investering gedaan en wordt jaarlijks abonnementsgeld betaald. Ook hiervoor worden geen kosten doorbelast aan Broet. De jaarlijkse kosten van het facilitair beheer (beheerkosten) zijn zodoende te verwaarlozen. Wel is met het facilitair beheer van het gebouw veel tijd gemoeid. De inschatting is dat 50% van de beschikbare tijd voor activiteiten van Broet wordt besteed aan facilitaire zaken. Visie op NatLab Programmabeheer Het concept NatLab 2.0 moet centraal staan in de uitwerking van het beheermodel en het gebouwontwerp. In het NatLab moeten participanten gehuisvest worden die het concept ondersteunen en door samenwerking (crossover) moeten partijen elkaar versterken en nieuwe (innovatieve) projecten ontstaan. Dit uitgangspunt betekent dat het beheermodel gericht moet zijn op het faciliteren van functies, niet van instellingen. Het gekozen beheermodel moet multifunctioneel ruimtegebruik stimuleren en ruimte bieden voor nieuwe partijen zich te vestigen in het NatLab. Broet wijst erop dat dit vraagt om een zekere flexibiliteit in het gebruik van multifunctionele ruimten, waaronder de filmzalen en het auditorium. Deze ruimten spelen een belangrijke rol in het inhoudelijk concept NatLab 2.0. Het heeft daarom geen voorkeur de multifunctionele ruimten aan Plaza Futura te verhuren en deze partij alleen verantwoordelijk te maken voor de programmering/roostering, aangezien Plaza Futura een belanghebbende is. Het risico bestaat hierdoor dat films van Plaza Futura voorrang krijgen bij de programmering en de kleinere partijen in het NatLab ‘ondergesneeuwd’ raken. Dit maakt het concept enerzijds kwetsbaar door de afhankelijkheid van één partij en kan er toe leiden dat afbreuk wordt gedaan aan de beoogde synergie tussen participanten.

1

In 2010 is een deel van de kosten voor gebruik van apparatuur door VOF 78 doorbelast aan stichting Broet, maar om financiële redenen is het gebruik van apparatuur in 2011 om niet. 2 De workshop aan scholen vallen onder de vrijstelling van artikel 11, lid 1, sub o, onderdeel 2 van de Wet op de omzetbelasting 1968.

16 | 37

Een programmaoverleg waaraan alle participanten deelnemen, wordt gezien als mogelijkheid om de samenwerking en multifunctioneel ruimtegebruik te realiseren, zolang er een goede stemverhouding c.q. democratische besluitvorming is. Het inhoudelijk concept NatLab 2.0 moet verder ook tot uiting komen in het gebouw. Voorkomen moet worden dat het NatLab een verzamelgebouw wordt. Dit vraagt het nodige van de entree/foyer van het gebouw. Deze ruimte moet het concept weten te verbeelden; de verschillende functies in het gebouw moeten hier zichtbaar zijn. Dit is iets anders dan een bewegwijzering richting de ruimten van de participanten. Exploitatiebeheer Broet krijgt in het NatLab de beschikking over een setruimte (350m2 bvo in de souterrain) en een kantoorruimte (op de begane grond) voor eigen gebruik willen. Voor deelnemers aan activiteiten wil Broet de mogelijkheid hebben om zelfvoorzienend te zijn in het bieden van consumpties. Bezoekers aan filmvoorstellingen en premières kunnen gebruik maken van het grand café. Broet wil gebruik maken van filmzalen in het NatLab. Hierbij is sprake van multifunctioneel gebruik. Voor workshop heeft ze een filmzaal nodig van circa 50 stoelen, voor activiteiten als audities, screenings en proefdraaien heeft Broet voldoende aan één van de kleine filmzalen. De filmzalen worden tijdens reguliere kantooruren gebruikt. Vanwege het ad hoc karakter van de activiteiten van Broet beoogt ze flexibiliteit in het gebruik van de filmzalen. Ook wil Broet voor filmvoorstellingen en premières gebruik kunnen maken van de grotere filmzalen en het auditorium. Deze activiteiten kunnen beter vooraf geprogrammeerd worden. In de dagelijks beheer van het NatLab ziet Broet een beperkte rol voor zichzelf weggelegd, namelijk een bijdrage in het programmatisch beheer. Ze heeft geen ambities en expertise om facilitair beheer of exploitatiebeheer (waaronder horeca) op zich te nemen. Wel is Broet van mening dat haar premières goede publiekstrekkers zijn en daarmee bijdragen aan de horeca-omzet van het NatLab. Broet zou daarom idealiter mee willen delen in de winst van de horeca. Op welke wijze dit moet plaatsvinden, dient nader ingevuld te worden. De kaartverkoop en reservering voor filmvoorstellingen en premières besteedt Broet bij voorkeur uit aan Plaza Futura, aangezien die de kennis, capaciteit en de (ICT-) infrastructuur hiervoor hebben. Hiervoor zal een percentage van de opbrengsten uit de kaartverkoop afvloeien naar de beheerorganisatie. Facilitair beheer Broet heeft geen ervaring met facilitair en ziet hierin geen rol voor zichzelf weggelegd binnen het NatLab. Door het in eigen beheer uitvoeren van het facilitair is de stichting nu veel tijd kwijt. Als het facilitair beheer in het NatLab collectief wordt georganiseerd, hoopt Broet meer tijd te kunnen besteden aan haar kernactiviteiten. Een zorgpunt van Broet is het totale kostenplaatje van huisvesting in het NatLab. De stichting betaalt momenteel alleen een gebruiksvergoeding voor de huisvesting en heeft nagenoeg geen kosten voor facilitair beheer. De stichting heeft hier op dit moment ook geen financiële middelen voor.

17 | 37

4.4.3

Baltan Laboratories

Huidige situatie Programma De stichting Baltan Laboratories initieert, ondersteunt en verspreidt innovatief onderzoek en vernieuwende activiteiten op het snijvlak van kunst en technologie. De stichting zoekt naar samenwerkingsverbanden tussen disciplines en fungeert als ontmoetingspunt voor kunstenaars die werken met technologie. De stichting doet dit onder meer door het organiseren van workshop (voor kunstenaars, studenten en overige geïnteresseerden), het houden van lezingen, het verzorgen van een vak voor de opleiding ICT en Media aan de Fontys Hogeschool, het organiseren van publieksevenementen en het schrijven en verkopen van boeken. Baltan heeft geen horeca-activiteiten. De stichting Baltan Laboratories (kortweg: Baltan) bestaat sinds 2008. Huisvesting Baltan is gehuisvest in een kantoorruimte in het Van Abbe Museum in het centrum van Eindhoven. Baltan heeft ook een inhoudelijke samenwerking met het museum. Voor het gebruik van een kantoorwerkplek in het museum betaalt Baltan geen huurkosten, maar een marginale maandelijkse vergoeding voor het gebruik van voorzieningen. Voor de activiteiten maakt Baltan gebruik van verschillende ruimten in de stad. De huidige situatie is uit nood ontstaan. Tot maart 2011 huurde Baltan een ruimte in het ‘Glasgebouw’ op Strijp S van Park Beheer Strijp S B.V.. De ruimte – in eerste instantie 900m2 bvo, later gereduceerd tot 405m2 bvo – was ongunstig gesitueerd op Strijp S en de huurkosten3 waren aanleiding voor Baltan om de huur te beëindigen. Personeel Baltan heeft twee betaalde medewerkers; één voltijd en één deeltijd (0,6 FTE). Baltan heeft geen vrijwilligers. Openingstijden De activiteiten van Baltan vinden op wisselende tijdstippen plaats, zowel overdag als in de avonduren. De stichting organiseert lezingen, welke bij voorkeur op een woensdagavond of anders de maandag- of dinsdagavond plaatsvinden. Financiën De jaaromzet van Baltan bedroeg in 2010 € 401.565,-. De omzet wordt vrijwel volledig behaald uit subsidiegelden. Behalve een exploitatiesubsidie van de gemeente Eindhoven uit CultuurTotaal ontvangt Baltan verschillende (project- op activiteitgebonden) subsidies. De inkomsten uit activiteiten (workshops, boekenverkoop et cetera) is (nog) beperkt. In 2010 heeft Baltan kosten gemaakt voor huur en facilitair beheer, waaronder schoonmaak. Sinds maart 2011 zijn de huur en facilitair beheerkosten weggevallen door het opzeggen van de huur in het Glasgebouw. Fiscaal Baltan is een ondernemer voor de omzetbelasting. Niet bekend is in hoeverre de afzonderlijke activiteiten van de stichting BTW-belaste activiteiten zijn en of daarmee wordt voldaan aan de 90%-norm. 3

€ 90,- per m2 bvo per jaar inclusief servicekosten. De servicekosten bedroegen € 602,- per maand (voorschot). De ruimte is onbelast met BTW verhuurd, waardoor het BTW-verlies voor de verhuurder aanvullend aan de huurder in rekening is gebracht. De BTW-component is in genoemde bedragen opgenomen.

18 | 37

Facilitair beheer Baltan maakt gebruik van een werkplek in het Van Abbe Museum en mag gebruik maken van aanwezige voorzieningen. Ze heeft geen verantwoordelijkheden in facilitair beheer; noch voert ze facilitaire beheertaken uit of maakt ze kosten voor facilitair beheer. Visie op NatLab Programmabeheer Baltan is van mening dat de participanten in het NatLab gezamenlijk een visie op het concept NatLab 2.0 moeten ontwikkelen; een ‘mission statement’. Dit moet het vertrekpunt zijn voor de onderlinge samenwerking. Het NatLab moet vooral geen bedrijfsverzamelgebouw worden met autonoom functionerende gebruikers. Wel moeten participanten in het NatLab hun eigen identiteit kunnen behouden binnen het gebouw en binnen het concept. Om tot een goede samenwerking tussen participanten te komen, gaat de voorkeur van Baltan uit naar een programmaoverleg waar alle participanten in het NatLab aan deelnemen. In het programmaoverleg worden afspraken gemaakt over de inhoudelijke programmering (bijvoorbeeld organiseren gezamenlijke/thematische activiteiten), maar ook over de roostering van multifunctionele ruimten en de filmzalen. Er moeten duidelijke afspraken gemaakt worden (bijvoorbeeld in de huurovereenkomsten) over de beschikbaarheid van multifunctionele ruimten en filmzalen voor alle participanten. Op deze manier moet voorkomen worden dat de activiteiten van Plaza Futura voorrang krijgen en dat de kleine partijen in het concept uitsluitend gebruik mogen maken van deze ruimten op de zogenoemde ‘daluren’. Als er vooraf in overeenkomsten goede afspraken worden gemaakt over de beschikbaarheid van multifunctionele ruimten en ruimten voor medegebruik, hoeft het niet uit te maken of Plaza Futura verantwoordelijk is voor de programmering en roostering of een derde partij (gemeente, (on)afhankelijke beheerorganisatie). Exploitatiebeheer Baltan heeft in het NatLab behoefte aan een aantal ruimten waar ze het exclusief gebruiksrecht over heeft. Het betreft een (laboratorium)ruimte van circa 100m2 bvo in de souterrain, een opslagruimte en een kantoorruimte met vier werkplekken. Verder wil Baltan naar verwachting twee keer per maand gebruik maken van filmzaal met een capaciteit van 40 stoelen voor het geven van lezingen en incidenteel van het auditorium. Baltan vindt een autonome exploitatiestichting die verantwoordelijk wordt voor de programmering/roostering niet noodzakelijk. Participanten moeten dit onderling oppakken. Baltan heeft geen visie op de exploitatie van de horeca. Facilitair beheer Baltan ziet voor zichzelf geen rol weggelegd in het organiseren van het facilitair beheer. Voor het facilitair beheer zal zodoende wel een beheerder/beheerorganisatie aangesteld worden. Deze beheerorganisatie is verantwoordelijk voor het facilitair beheer van de gemeenschappelijke ruimten in het gebouw. De kosten hiervan worden verrekend via de beheerkosten.

19 | 37

De beheerkosten van multifunctionele ruimten moeten gekoppeld zijn aan het gebruik. Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor het (organiseren van het) facilitair beheer in de eigen (monofunctionele) ruimten. Het beheer kan ondergebracht worden in een collectief contract voor het gehele gebouw, maar gebruikers moeten bij voorkeur ook de mogelijkheid hebben voor hun eigen ruimten facilitair beheer in te kopen. Dan kan op basis van prijs/kwaliteit een keuze gemaakt worden.

20 | 37

5

VARIANTEN DAGELIJKS BEHEER

5.1 Inleiding De beheeropdracht voor het NatLab bestaat uit de coördinatie en uitvoering van het dagelijks beheer op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Participanten blijven zelf verantwoordelijk voor de activiteiten die zij nu ook al ontplooien, de huisvesting brengt – zo is de ambitie – echter ook gezamenlijke programmering met zich mee. In de uitwerking van de varianten is er vanuit gegaan dat er een partij komt die verantwoordelijk is voor facilitair beheer, het exploitatiebeheer (verhuur en horeca) en taken die voortvloeien uit de gezamenlijke programmering (communicatie, PR, coördinatie samenwerking, bouwen van een cultureel netwerk rondom het Natlab et cetera). De gemeente is ‘opdrachtgever’ voor deze partij en stelt kaders. Bij het stellen van deze kaders is het van belang dat de gemeente deze alleen stelt rondom het resultaat dat verwacht wordt, alleen dan kan immers de ondernemerschap bereikt worden die nodig is om het Natlab te laten floreren. 5.2 De varianten Voor het dagelijks beheer van het NatLab zijn verschillende varianten denkbaar. Welk beheermodel het meest geschikt is voor het NatLab, wordt mede bepaald door de ambities van het NatLab 2.0 concept, de randvoorwaarden van de gemeente Eindhoven en de kenmerken en wensen en ideeën van de beoogde participanten. Een eerste afweging van mogelijkheden voor het beheermodel van het NatLab heeft drie varianten opgeleverd, waarbij de beheeropdracht bij verschillende organisaties belegd wordt. We zetten de verschillende varianten kort uiteen. Variant 1 - Plaza Futura als beheerorganisatie In deze variant wordt Plaza Futura verantwoordelijk voor het dagelijks beheer. Argumenten daarvoor kunnen zijn dat Plaza Futura ervaring heeft met het beheren van gebouwen, sterk afhankelijk is van de inkomsten uit horeca en op dit moment een efficiëntieslag maakt door de inzet van medewerkers binnen beheertaken. Variant 2 - Maatschappelijk Beheerbedrijf als beheerorganisatie De gemeente Eindhoven heeft plannen om een Maatschappelijk Beheerbedrijf op te richten. In deze variant wordt deze nieuwe afdeling verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van onder andere het NatLab. Argumenten hiervoor kunnen zijn dat participanten zich primair kunnen richten op hun kernactiviteit (aanbieden van een cultureel programma), dat er een ‘onafhankelijke’ partij de regie heeft rondom beheer en dat continuïteit geborgd is vanwege de bredere beheeropdracht van deze partij. Variant 3 - Dagelijks beheer door een derde partij In deze variant neemt een derde partij het dagelijks beheer van NatLab op zich te nemen. Deze derde partij kan een onafhankelijke (markt)partij zijn (zonder enige verbondenheid met de participanten) of juist een door de participanten gezamenlijk opgerichte en bestuurde beheerorganisatie.

21 | 37

5.3 Variantenanalyse In een variantenanalyse worden de verschillende varianten getoetst op de gevolgen op de volgende criteria: • expertise beheertaken • financieel • fiscaal • flexibiliteit • ervaring met multifunctionaliteit • zeggenschap en betrokkenheid • draagvlak • conceptgedachte Variant 1 – Dagelijks beheer door Plaza Futura In deze variant krijgt Plaza Futura meerdere rollen binnen Natlab 2.0, namelijk die van inhoudelijke partner (aanbieder van film- en theateractiviteiten) en dienstverlener (beheerorganisatie). Plaza Futura heeft aangegeven – in geval zij de beheerorganisatie wordt - de horecaactiviteiten van het filmhuis onder te willen brengen in een aparte juridische entiteit; een horeca BV. De uitwerking van deze variant is gebaseerd op deze scheiding van maatschappelijke en commerciële activiteiten. Expertise Een belangrijk pluspunt van deze variant is dat gebruik gemaakt gebruik wordt gemaakt van de kennis en ervaring van Plaza Futura met dagelijks beheer, waaronder de exploitatie van een horecavoorziening. Hierbij moet wel opgemerkt worden geplaatst dat het beheer van het NatLab een aanvullende opdracht met zich meebrengt, namelijk het over eigen organisatiegrenzen heen kunnen kijken, het stimuleren van samenwerking, organisatiesensitiviteit richting (mogelijke) andere partners en het bouwen van een cultureel netwerk. Dit vraagt aanvullende competenties die Plaza Futura tot nu toe minder nodig had. Vraag: Beschikt Plaza Futura (directie, organisatie) over de juiste kennis en competenties om de samenwerking te stimuleren, te bouwen aan een cultureel netwerk op een organisatiesensitieve wijze en bij invulling van de beheertaken te redeneren vanuit de conceptgedachte?? Financieel Financieel gezien is er geen verschil tussen de varianten, er vanuit gaande dat in alle scenario’s sprake is van ondernemerschap en eenzelfde opdracht. Voordeel van het onderbrengen van de beheeropdracht bij Plaza Futura is dat er geen sociaal plan – wat kosten met zich meebrengt - voor huidige medewerkers gemaakt hoeft te worden. Mogelijk is dit in geen enkele variant nodig wanneer blijkt dat medewerkers over de juiste competenties beschikken voor de nieuwe beheeropdracht. In dat geval kan een overname overwogen worden. Ook de efficiëntieslag die Plaza Futura op dit moment maakt door multidisciplinaire inzet van medewerkers kan in alle varianten geborgd worden. Er mag wel verwacht worden dat Plaza Futura vanuit haar filmhuisactiviteiten eenvoudiger vrijwilligers kan werven voor beheertaken dan een partij die geen inhoudelijke verbintenis heeft. Dit kan echter ook bereikt worden door een gedeelte zelfredzaamheid in beheer van participanten te verwachten, hiermee kunnen vrijwilligers dan toch aangetrokken worden door cultuuraanbieders.

22 | 37

In deze variant blijft een belangrijk deel van de inkomsten (horeca/verhuur) bij Plaza Futura, dit betekent dat kosten voor facilitair beheer op een andere wijze gedekt moeten worden en dat dagelijks beheerinkomsten naar de culturele activiteiten van een van de partners vloeien. Fiscaal4 De gemeente opteert voor BTW belaste verhuur in het NatLab. Dit betekent dat het gebouw voor tenminste 90% gebruik wordt voor BTW belaste activiteiten. De gemeente wil als eigenaar van het gebouw sturen op deze 90% norm in het aangaan van huurovereenkomsten met vaste gebruikers. Door de incidentele verhuur van ruimten op afstand te zetten, heeft de gemeente minder grip op het gebruik van de ruimten. Opmerking: de regels over het 90% criterium worden door fiscalisten verschillend geïnterpreteerd en door belastinginspecteurs verschillend beoordeeld. De uitwerking van de fiscale constructie voor het NatLab moet daarom in overleg met de inspecteur gebeuren. In de uitwerking van het beheermodel moeten dan ook goede afspraken gemaakt worden tussen gemeente en Plaza Futura over de voorwaarden voor verhuur van de verhuurbare ruimten en de wijze van monitoren. Dit geldt voor alle beheervormen waarbij het exploitatiebeheer door de gemeente op afstand gezet wordt. Flexibiliteit Het NatLab moet een ‘gebruikersonafhankelijke’ locatie worden; de gemeente wil de vrijheid hebben om relatief eenvoudig voor een andere participant/ exploitant te kunnen kiezen. Om in deze variant de ‘gebruikersonafhankelijkheid’ te bevorderen, moet er een knip worden gemaakt tussen de culturele activiteiten van Plaza Futura (film en theater) enerzijds en de horeca en het dagelijks beheer van het NatLab anderzijds. Dit betekent bij voorkeur niet alleen een functionele en juridische knip, maar ook een financiële knip; er zouden idealiter geen geldstromen moeten blijven bestaat tussen activiteiten. Anders blijft er een gevaar bestaat voor de flexibiliteit (en continuïteit) binnen het totale concept. Multifunctionaliteit Een randvoorwaarde van de gemeente Eindhoven is dat multifunctioneel en medegebruik gestimuleerd worden. Daarom moet het beheer en de regie zo geregeld moeten zijn dat alle gebruikers optimaal kunnen functioneren en de verhuur van beschikbare ruimten goed gebeurt. Plaza Futura heeft ervaring met programmering, planning, promotie en beschikt over een reserveringssysteem. Hiermee beschikt ze over de kennis en middelen om de verhuur van beschikbare ruimten op een goede manier te organiseren. Een aandachtspunt in de uitwerking van het beheermodel is dat de positie van de andere participanten in de programmering in planning van onder meer de filmzalen en de multifunctionele (theater)zaal goed geborgd wordt. Tijdens gesprekken met participanten is het risico benoemd dat Plaza Futura bij de programmering en planning voorrang geeft aan haar eigen culturele activiteiten vanwege de dubbelrol.

4

Voor de fiscale afweging in iedere variant is gebruik gemaakt van de fiscale expertise zoals aanwezig binnen de gemeente Eindhoven.

23 | 37

Zeggenschap en betrokkenheid Het is belangrijk dat in deze variant de zeggenschap van participanten goed wordt uitgewerkt. De coördinatie en uitvoering van het dagelijks beheer ligt volledig bij Plaza Futura; de gemeente geeft opdracht. Omdat het dagelijks beheer van groot belang is voor het functioneren van alle gebruikers en daarmee bepalend is voor het concept NatLab 2.0 moeten alle participanten – direct of indirect via de gemeente – invloed kunnen uitoefenen op het dagelijks beheer. De gemeente kan de zeggenschap van participanten op verschillende manieren regelen, bijvoorbeeld via de exploitatieovereenkomst die zij sluit met Plaza Futura, gezamenlijk opdrachtgeverschap richting de beheerorganisatie of door het instellen van een klankbordgroep voorafgaand aan de jaarlijkse subsidiegesprekken. Voorkomen moet worden dat participanten op lange termijn het idee hebben dat ze wonen in het huis van Plaza Futura. Zeggenschap heeft nog iets in zich, namelijk de verantwoordelijkheid aan de andere kant. Met zeggenschap en verantwoordelijkheid wordt de betrokkenheid van participanten vergroot. In de structuur met Plaza Futura is dit niet eenvoudig te bewerkstelligen omdat de invloed van anderen participanten een risico kan vormen voor de bedrijfsvoering en managementvisie van Plaza Futura. Als de zeggenschap goed is geregeld, zijn de participanten ook betrokken. De uitvoering van het dagelijks beheer ligt volledig bij Plaza Futura liggen. Op strategisch en tactisch niveau moet alle participanten invloed kunnen uitoefenen en kaders kunnen stellen. Vanuit het gezamenlijke belang bij een goede uitvoering van het dagelijks beheer is betrokkenheid een vanzelfsprekendheid, maar moeten de voorwaarden daarvoor gecreëerd worden. Is dit niet goed geregeld, bestaat de kans dat dit (op termijn) de samenwerking tussen participanten ondermijnt en daarmee het NatLab 2.0 concept. Draagvlak Deze variant kan in principe rekenen op draagvlak van de beoogde participanten, zolang de zeggenschap voor alle participanten goed geregeld is. Plaza Futura wordt, vanuit de eerdere gesprekken, gezien als de ‘kartrekker’ in de coördinatie en uitvoering van het dagelijks beheer (met een focus op het facilitaire beheer). De andere participanten hebben geen kennis en ervaring op dit vlak en hebben te kennen gegeven zich te willen richten op hun kernactiviteiten. Voorwaarde is wel dat de zeggenschap contractueel gewaarborgd is. Alleen waar het gaat om het beheer van de eigen ruimten (monofunctioneel gebruik) willen participanten de vrijheid hebben het beheer naar eigen inzicht te organiseren. Voor Plaza Futura zelf betekent de dubbelrol een risico voor de samenwerking die conceptueel beoogd wordt. Wanneer er ontevredenheid bestaat over de rol van Plaza Futura als dienstverlener dan straalt dit hoe dan ook af op haar activiteiten als cultuuraanbieder. Dit kan het draagvlak voor samenwerking bemoeilijken. Inhoudelijk concept Met Plaza Futura als beheerorganisatie wordt een partner aangetrokken met een cultureel hart. Dit is een belangrijke randvoorwaarde voor inhoudelijk succes. De beheerorganisatie heeft een inhoudelijk – en in de huidige structuur financieel - belang bij goed beheer van de accommodatie. Dit is tegelijkertijd een kans en een valkuil. Een randvoorwaarde van de gemeente Eindhoven is dat samenwerking tussen participanten in het NatLab 2.0 concept tot inhoudelijke (culturele) synergievoordelen leidt. Belangrijk voor het succes van het NatLab 2.0 concept is dat de voorwaarden voor samenwerking zijn geformaliseerd. Dit voorkomt onduidelijkheid in de rol, positie en verantwoordelijkheden van participanten. Daarnaast moet multifunctioneel en medegebruik gefaciliteerd worden . Als deze (basis)voorwaarden zijn gecreëerd, hoeft het geen probleem op te leveren voor het inhoudelijk concept om Plaza Futura verantwoordelijk te maken voor het dagelijks beheer.

24 | 37

Variant 2 – Dagelijks beheer door afdeling Maatschappelijk Beheerbedrijf (MBB) In deze variant krijgt de afdeling Maatschappelijk Beheerbedrijf van de gemeente Eindhoven verantwoordelijk voor het dagelijks beheer in het NatLab. Expertise Het Maatschappelijk Beheerbedrijf moet nog opgericht worden. Vanwege de complexiteit van het NatLab, waarbij verschillende participanten vanuit een solistische situatie worden gehuisvest in een multifunctionele accommodatie, is de aanwezigheid van voldoende expertise met dagelijks beheer vanaf de start noodzakelijk. De gemeente heeft ervaring met het beheren Sportbedrijf de Karpen en PopEi maar zal expertise moeten ontwikkelen ronden het beheren van een integraal concept waarbinnen maatschappelijke partners eigen huisvesting hebben en waar diverse partijen af en toe culturele activiteiten ontplooien. Financieel Financieel gezien hoeft er geen verschil te zijn tussen de varianten, er vanuit gaande dat in alle scenario’s sprake is van ondernemerschap en eenzelfde opdracht. Indien de gemeentelijke afdeling naast het NatLab ook andere maatschappelijke accommodaties gaat beheren, bestaat de mogelijkheid om efficiencywinst te behalen. Ook de efficiëntieslag die Plaza Futura op dit moment maakt door multidisciplinaire inzet van medewerkers kan in deze variant geborgd worden. Er mag wel verwacht worden dat Plaza Futura vanuit haar filmhuisactiviteiten eenvoudiger vrijwilligers kan werven voor beheertaken dan het Maatschappelijk Beheerbedrijf. Dit kan echter ook bereikt worden door een zekere mate van zelfredzaamheid in beheer van participanten te verwachten. Hiermee kunnen vrijwilligers dan toch aangetrokken worden door cultuuraanbieders. Aandachtspunt is de horeca-exploitatie en de daarvoor te verkrijgen vergunning. Wanneer de horeca-exploitatie wordt verpacht aan een culturele partner binnen het NatLab (of gelieerde onderneming), dan blijft de mogelijkheid bestaan om revenuen uit de horeca aan te wenden voor culturele activiteiten. Wordt de horeca verpacht aan een commerciële uitbater, dan vervallen de winsten aan deze exploitant. Hierbij moet ook opgemerkt worden dat de commerciële belangen van de horecaexploitant en de maatschappelijke belangen van de participanten in het NatLab 2.0 concept op gespannen voet kunnen komen te staan. Fiscaal Om het gebouw BTW belast te kunnen verhuren, is het gebruik van het gebouw bepalend, niet welke organisatie het dagelijks beheer verzorgt. In dat opzicht maakt het geen verschil waar de beheeropdracht wordt belegd. Wel heeft de gemeente als verantwoordelijke voor het exploitatiebeheer – en daarmee de incidentele verhuur van het NatLab – meer grip op het gebruik van ruimten en dus het behalen van het 90% criterium. Flexibiliteit Het NatLab moet een ‘gebruikersonafhankelijke’ locatie worden; de gemeente wil de vrijheid hebben om voor andere participanten/ exploitant te kunnen kiezen. In alle varianten wordt uitgegaan van een knip tussen culturele activiteiten, horeca en het dagelijks beheer. Dit bevorderd de ‘gebruikersonafhankelijkheid’. Het zou dan in feite geen verschillen hoeven maken welke partij verantwoordelijk wordt voor het dagelijks beheer. Multifunctionaliteit Om multifunctionaliteit te waarborgen moeten goede afspraken gemaakt worden over de beschikbaarheid van multifunctionele ruimten en ruimten voor medegebruik tussen de participanten in het NatLab en de beschikbaarheid van deze ruimten voor incidentele verhuur. De kaders hiervoor kunnen in overeenkomsten vastgelegd worden, waarbij de participanten zelf tot een uitwerking (programmering en planning) komen.

25 | 37

Een voordeel in deze variant zou kunnen zijn dat de gemeente zich als ‘onafhankelijke derde’ kan opstellen bij de toewijzing van ruimten aan participanten. Maar om deze rol op zich te kunnen nemen, hoeft de gemeente niet verantwoordelijk te zijn voor het dagelijks beheer (zie ook zeggenschap en draagvlak variant 1). Opmerking: Om multifunctionaliteit te stimuleren en nieuwe gebruikers te verbinden aan het gebouw, is het belangrijk dat de beheerorganisatie het gezicht van het NatLab wordt binnen het netwerk en actief nieuwe gebruikers werft. Dit zorgt voor de gemeente voor een dubbelrol, namelijk die van opdrachtgever en opdrachtnemer.

Zeggenschap en betrokkenheid Om de zeggenschap te waarborgen is het niet nodig dat de gemeente het dagelijks beheer zelf ter hand neemt. Als de gemeente de zeggenschap goed verankert en heldere strategische kaders meegeeft, moeten participanten en een beheerorganisatie zelf invulling kunnen geven aan de uitwerking van het dagelijks beheer. Een mogelijk risico door het beleggen van het dagelijks beheer bij het MBB, is dat de politiek rechtstreeks invloed kan uitoefenen op het beheer. Dit beïnvloedt de zeggenschap van participanten nadelig. De betrokkenheid zal bij deze variant lager zijn, zowel de betrokkenheid van de beheerorganisatie bij de activiteiten van de culturele participanten als de betrokkenheid van deze participanten bij het dagelijks beheer. Het dagelijks beheer vindt niet op locatieniveau plaats en de communicatielijnen zijn minder kort. Dit leidt ertoe dat participanten zich afhankelijk opstellen ten opzichte van de gemeente (“laat de gemeente dat maar regelen”). Draagvlak Het is niet bekend of deze variant op draagvlak van de beoogde participanten kan rekenen, aangezien deze nog niet als mogelijkheid voorgelegd is. De variant sluit in ieder geval aan bij de wens van Broet en Baltan om niet betrokken te zijn met het dagelijks beheer en exploitatiebeheer op operationeel niveau. De zeggenschap van participanten en de rol bij het programmabeheer moet dan wel goed worden geregeld. Of deze variant kan rekenen op draagvlak bij Plaza Futura is afhankelijk van de gevolgen ervan voor haar bedrijfsvoering en organisatie. Inhoudelijk concept Het programmabeheer komt in deze variant bij het MBB te liggen en niet bij de inhoudelijke participanten. De gemeente heeft de ambitie voor het NatLab 2.0 concept geformaliseerd, maar de uitwerking van dit concept is een opdracht voor de culturele participanten. Het is dan ook essentieel dat de participanten samenwerken om invulling te geven aan het programmabeheer, onder meer door het opstellen van een gezamenlijke visie en missie, het opstellen van een jaarplan en een activiteitenplanning en het organiseren van gezamenlijke PR en communicatie. Als het programmabeheer bij de gemeente ligt, bestaat de kans dat de betrokkenheid van participanten bij het concept beperkt zijn en bestaat de kans dat NatLab een bedrijfsverzamelgebouw voor culturele instellingen wordt en niet de beoogde culturele ‘hotspot’. Deze variant vraagt een kritische houding en forse inzet van de gemeente om de betrokkenheid van partners te behouden. Variant 3 – Dagelijks beheer door een derde partij In deze variant is een derde partij verantwoordelijk voor het dagelijks beheer in het NatLab. Deze derde partij kan een (commerciële) partij zijn zonder juridische en/of inhoudelijke betrokkenheid bij de culturele participanten of juist een door de participanten op te richten beheerorganisatie.

26 | 37

Expertise De expertise van een derde (commerciële) partij is afhankelijk van de te selecteren partij en de kennis en ervaring van deze partij met het beheer van multifunctionele accommodaties in het algemeen en culturele accommodaties in het bijzonder. Het facilitair beheer en exploitatiebeheer – meer het ‘zakelijke’ beheer – en het programmabeheer zijn verschillende disciplines. Het is belangrijk dat een derde partij in staat is om de verbinding te maken tussen deze verschillende disciplines. Beschikt de beheerder niet over de expertise om het programmabeheer goed vorm te geven en krijgen participanten geen zeggenschap, dan bestaat het risico dat de gewenste profilering en positionering van het NatLab niet of onvoldoende uit de verf komt. Dit kan de beoogde synergetische samenwerking tussen participanten ondermijnen en ook een weerslag hebben op de aantrekkelijkheid van het NatLab als culturele ‘hotspot’ en daarmee het verdienmodel en de continuïteit. Wanneer het dagelijks beheer wordt ondergebracht bij een door participanten op te richten beheerbedrijf, ligt het voor de hand dat de expertise door Plaza Futura als partner in de beheerorganisatie wordt ingebracht, vergelijkbaar met variant 1. Financieel Financieel gezien hoeft er geen verschil te zijn tussen de varianten als we uitgaan van ondernemerschap en eenzelfde opdracht in alle varianten. Ook de efficiëntieslag die Plaza Futura op dit moment maakt door multidisciplinaire inzet van medewerkers kan in deze variant geborgd worden. De financiële gevolgen van het uitbesteden van de beheeropdracht bij een commerciële partij kan verschillende financiële effecten met zich meebrengen. Enerzijds kan de beheerorganisatie door professionalisering, schaalgrootte en ondernemerschap het dagelijks beheer efficiënt uitvoeren, bijvoorbeeld door de bezetting te optimaliseren (incidentele verhuur). Anderzijds heeft deze partij een winstoogmerk, wat weer kostenverhogend werkt. Op voorhand kan niet gezegd worden wat de gevolgen zijn. Aandachtpunt is de uitwerking van een bonus-malusregeling; de opbrengstverdeling uit incidentele verhuur is hier onderdeel van. Fiscaal Om het gebouw BTW belast te kunnen verhuren, is het gebruik van het gebouw bepalend, niet welke organisatie het dagelijks beheer verzorgt. Deze variant is gelijk aan variant 1. Flexibiliteit Het NatLab moet een ‘gebruikersonafhankelijke’ locatie worden; de gemeente wil de vrijheid hebben om voor andere participanten/ exploitant te kunnen kiezen. In alle varianten wordt uitgegaan van een knip tussen culturele activiteiten, horeca en het dagelijks beheer. Dit bevorderd de ‘gebruikersonafhankelijkheid’. Het zou dan in feite geen verschillen hoeven maken welke partij verantwoordelijk wordt voor het dagelijks beheer. Multifunctionaliteit Om multifunctionaliteit te waarborgen moeten goede afspraken gemaakt worden over de beschikbaarheid van multifunctionele ruimten en ruimten voor medegebruik tussen de participanten in het NatLab en de beschikbaarheid van deze ruimten voor incidentele verhuur door de beheerorganisatie. Dit geldt voor alle varianten. Wanneer een commerciële beheerorganisatie verantwoordelijk is voor de incidentele verhuur, kan het commerciële belang conflicteren met de culturele belangen van de participanten in het NatLab 2.0 concept. Het ondernemerschap van een commerciële beheerorganisatie kan wellicht wel leiden tot een betere bezetting en daarmee gebruik van multifunctionele ruimten.

27 | 37

Zeggenschap en betrokkenheid In geval van een commerciële beheerorganisatie, komt de zeggenschap en betrokkenheid van participanten het meest in het geding. De beheerorganisatie zal er naar streven de zeggenschap van participanten (binnen contractueel vastgelegde kaders) te beperken. Dit is vanuit de bedrijfsvoering van de beheerorganisatie logisch, want zeggenschap van participanten heeft direct invloed op de bedrijfsvoering van de beheerorganisatie en is daarmee een risico. In hoeverre een commerciële beheerorganisatie in staat is het programmabeheer samen met de participanten vorm te geven wordt mede bepaald door ‘het culturele hart’ van de beheerorganisatie. De betrokkenheid van participanten zal naar verwachting vergelijkbaar of nog lager zijn dan bij variant 2. Als een door de participanten zelf opgerichte beheerorganisatie - of een onafhankelijke juridische entiteit met een maatschappelijke doelstelling - verantwoordelijk wordt voor het dagelijks beheer, zijn zeggenschap en betrokkenheid wel gewaarborgd. Draagvlak Het draagvlak voor deze variant (beide subvarianten) onder participanten is nog niet bekend; de variant is nog niet aan ze voorgelegd. Wel mag verwacht worden dat het draagvlak voor deze variant lager zal zijn dan bij variant 1 en 2. Inhoudelijk concept Wanneer de verantwoordelijkheid voor het programmabeheer bij een commerciële partij komt te liggen, is er de grootste onzekerheid over de mate waarin de beheerorganisatie samen met de participanten invulling weet te geven aan het inhoudelijk concept. Doorslaggevend zal zijn of de beheerorganisatie voldoende maatschappelijk betrokken is; een ‘cultureel hart’ heeft. Toch zal er een spanning blijven bestaan tussen de verschillende belangen. Een beheerorganisatie waar alle participanten in vertegenwoordigd zijn, biedt goede mogelijkheden om de samenwerking tussen participanten te bevorderen en vanuit een gezamenlijk belang invulling te geven aan het NatLab 2.0 concept. De zeggenschap en betrokkenheid van participanten is dan ook groot. Deze variant lijkt de beste papieren te hebben om van het NatLab de beoogde culturele ‘hotspot’ te maken; het vraagt echter veel van partners en daarmee kan de inhoudelijke programmering onder druk komen te staan. Wij kennen daarom ook varianten waarin gekozen is voor een onafhankelijk bestuur, al dan niet geworven door de participanten zelf (betrokkenheid). 5.4 Conclusie variantenanalyse De variantenanalyse is een eerste analyse op hoofdlijnen, gebaseerd op één gespreksronde met de beoogde participanten in het NatLab. In alle gevallen is een knip tussen verschillende functies (culturele activiteiten, horeca en beheer) uitgangspunt. Dit is van belang om de flexibiliteit en continuïteit te waarborgen. Het bepalen van de meest wenselijke en haalbare variant voor het dagelijks beheer, hangt mede af van de rol die de gemeente voor zichzelf ziet weggelegd in het beheer, de financiële kaders en de (inhoudelijke) wensen en ideeën van zowel de gemeente als de participanten.

28 | 37

6

CONTRACTUELE EN FINANCIELE RELATIES

6.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden de contractuele, financiële en functionele relaties die gaan gelden binnen het NatLab op hoofdlijnen uitgewerkt op basis van een variant waarbij de verantwoordelijkheid voor het dagelijks beheer binnen het gebouw gescheiden wordt van de culturele activiteiten van individuele partners en het eigenarenbeheer. Daarbij kan de keuze gemaakt worden om de horeca elders onder te brengen. 6.2 Contractuele relaties Onderstaand figuur heeft de contractuele relaties in het NatLab weer. De activiteiten van Plaza Futura worden in dit model ondergebracht bij drie aparte juridische entiteiten, respectievelijk verantwoordelijk voor de culturele activiteiten, de horeca en het beheer. Figuur 9 : contractuele relaties Gemeente, afd. Cultuur

Baltan

Broet

Gemeente, afd. Vastgoed

Subsidieovereenkomsten Huurovereenkomsten Beheer- en exploitatieovereenkomst Dienstverleningsovereenkomsten

Plaza Futura film en theater

Beheerorganisatie

Horecaexploitant

Subsidieovereenkomsten De afdeling Cultuur van de gemeente Eindhoven sluit subsidieovereenkomsten met de culturele partners in het NatLab, voor zover deze hiervoor in aanmerking komen. De horeca-exploitatie wordt winstgevend verondersteld. Hier is geen subsidierelatie met de afdeling Cultuur. Aandachtpunt is wel de ‘fiscale’ huur; dit kan beschouwd worden als een gesubsidieerde huursom. In dat geval is sprake van paracommercie en heeft de horeca-exploitant geen recht op een volledige horecavergunning. Een ander aandachtspunt is de onzekerheid van de horeca-exploitatie in het NatLab, vooral in de opstartfase, wanneer de omgeving van het NatLab ook nog volop in ontwikkeling is. Omdat de horeca geen subsidie mag ontvangen (teneinde een volledige horecavergunning te kunnen krijgen), moet er een startkapitaal aanwezig zijn om aanloopverliezen te dekken en moet de horeca-exploitant reserves opbouwen om toekomstige tegenvallers op te kunnen vangen. Dit betekent dat niet alle winsten van de horeca naar de culturele programmering vloeien. In de exploitatiebegroting moet dit meegenomen worden. De gemeente Eindhoven stelt dat het beheermodel moet passen binnen de huidige subsidiekaders. Ook dit is een aandachtspunt. Twee van de drie beoogde participanten hebben in de huidige situatie geen of slechts zeer beperkte huisvestingskosten. In de nieuwe situatie moeten zij een ‘fiscale’ huur aan de gemeente betalen plus een

29 | 37

beheervergoeding aan de beheerorganisatie via de dienstverleningsovereenkomst. Er van uitgaande dat deze kosten binnen de lopende begrotingen niet opgevangen kunnen worden, hebben de participanten een extra subsidie nodig ter compensatie van de huisvestingslasten. Deze extra huur wordt deels gecompenseerd door de huuropbrengsten voor de gemeente. Huurovereenkomsten De sector GV van de gemeente Eindhoven sluit als eigenaar van het gebouw huurovereenkomsten af met de individuele participanten in het NatLab. Er zijn meerdere mogelijkheden om de ruimten in het NatLab te verhuren. Zo kan de gemeente alle ruimten in het gebouw verhuren aan de beoogde participanten, dus zowel de ruimten waar ze het exclusieve gebruik over hebben als de multifunctionele ruimten en ruimten voor medegebruik. De verkeersruimten in het gebouw worden naar rato verhuurd aan de participanten. Om de multifunctionaliteit en flexibiliteit te waarborgen moeten contractuele afspraken gemaakt worden over het gebruik van deze ruimten. Wanneer huurders geen gebruik maken van multifunctionele ruimten en ruimten voor medegebruik, moet de beheerorganisatie de beschikbaarheid erover krijgen voor incidentele verhuur. Aandachtspunt bij het uitwerken van de verhuuropdracht is het effect hiervan op de randvoorwaarde van de gemeente om het volledige gebouw BTW belast te verhuren. Beheer- en exploitatieovereenkomst Afspraken tussen de gemeente Eindhoven en de beheerorganisatie over het dagelijks beheer kunnen worden vastgelegd in een beheer- en exploitatieovereenkomst. In deze overeenkomst worden onder meer afspraken vastgelegd over het facilitair beheer en het exploitatiebeheer. Denk aan afspraken over het gewenste uitstralingsniveau en de besteksvorm (regie, frequentie, prestatie et cetera), het tarievenbeleid en de verhuurbeleid en de verantwoordelijkheid voor het leegstandrisico. Dienstverleningsovereenkomst De individuele huurders in het gebouw sluiten met de beheerorganisatie een dienstverleningsovereenkomst. In deze overeenkomst wordt vastgelegd welke beheertaken de beheerorganisatie voor de participant verzorgt binnen de ruimten die door de betreffende participant worden gehuurd. Voor multifunctionele ruimten en verkeersruimten zal het beheer (kwaliteitsniveau, frequentie) uniform zijn. Voor eigen (monofunctionele) ruimten kan maatwerk geleverd worden. Huurders moeten de vrijheid hebben om het beheer van deze ruimten onder te brengen bij de beheerorganisatie of het beheer ervan naar eigen inzicht te organiseren.

30 | 37

6.3 Financiële relaties Onderstaand model geeft de financiële relaties weer van variant 1. Figuur 10 : financiële relaties

Gemeente, afd. Cultuur

Baltan

Gemeente, afd. Vastgoed

Subsidie Huur Beheer- en exploitatiebijdrage Dienstverleningsvergoeding Overhevelen horecawinst

Plaza Futura film en theater

Broet

?

Beheerorganisatie

?

Horecaexploitant

Subsidies In dit model ontvangen de culturele participanten een subsidie van de sector EC. Deze wijze waarop de huisvestingskosten al dan niet via de subsidie verrekend worden, is een aandachtspunt voor de uitwerking. Huur De culturele partners in het NatLab betalen een ‘fiscale’ huur aan de gemeente. Om paracommercie te voorkomen moet voor de horecaruimten een marktconforme huur betaald worden indien de horeca-exploitant over een volledige horecavergunning wil beschikken. Beheer- en exploitatiebijdrage De beheerorganisatie ontvangt van de gemeente een vergoeding voor het coördineren en uitvoeren van het dagelijks beheer. De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van de afspraken die worden vastgelegd in de beheer- en exploitatieovereenkomst; krijgt de beheerorganisatie een taak en verantwoordelijkheid in het werven van vaste en incidentele gebruikers voor de multifunctionele ruimten en ruimten voor medegebruik en draagt ze daarin (deels) het leegstandrisico? Een andere vraag is welke aanvullende inkomsten de gemeente en de beheerorganisatie denken te behalen uit incidentele verhuur van multifunctionele ruimten en ruimten voor medegebruik in het NatLab en wie deze inkomsten toekomt. Dit is de vraagteken in figuur 10 in de financiële relatie tussen de gemeente en de beheerorganisatie; komen de inkomsten uit de incidentele verhuur toe aan de beheerorganisatie of moet ze (een deel) van deze inkomsten afdragen aan de gemeente als eigenaar van het gebouw? Zie voor eerste aanzet hiertoe onze rapportage met een eerste begroting, “Exploitatiebegroting Natlab 2.0, d.d. 14 oktober 2011.

31 | 37

Dienstverleningsvergoeding De participanten in het NatLab betalen een vergoeding aan de beheerorganisatie voor de beheertaken die ze uitvoert binnen de door de participant gehuurde ruimten. De beheerorganisatie heeft geen winstoogmerk en zal alleen de werkelijke kosten doorbelasten aan de huurders. Overhevelen horecawinsten Doordat de horeca is geknipt van de culturele activiteiten in het NatLab, kan de exploitatie ervan op verschillende manieren vormgegeven worden. Zo kan de horeca door de gemeente separaat aan een (commerciële) partij verpacht worden of ondergebracht worden in de beheeropdracht aan de beheerorganisatie. We zijn er in dit model van uit gegaan dat de horeca separaat wordt verpacht. De gemeente stelt als randvoorwaarden aan het NatLab 2.0 concept dat de winsten uit de horeca worden aangewend voor de bekostiging van culturele activiteiten. Dan ligt het niet voor de hand de horeca aan een commerciële exploitant te verpachten, maar aan bijvoorbeeld een horeca-exploitant gelieerd aan culturele partners in het NatLab. Een aandachtspunt voor de verdere uitwerking is de vraag of en zo ja, welke afspraken de gemeente met horeca-exploitant wil maken over het uitkeren van revenuen uit de horecaexploitatie ten behoeve van de culturele programmering; komen deze revenuen uitsluitend ten goede aan het film- en theatercentrum, moeten alle participanten via een (nog te bepalen) verdeelsleutel meeprofiteren of komen inkomsten ten goede aan het dagelijks beheer (uitgangspunt ‘Exploitatiebegroting d.d. 14 oktober 2011)? 6.4 Functionele relaties Om het beheer en de exploitatie van het NatLab goed vorm te kunnen geven (en daarmee de inhoudelijke doelstellingen te kunnen behalen) is regelmatig overleg tussen de betrokken partijen binnen het NatLab van belang. In het kader van beheer kunnen de volgende (periodieke) overlegvormen worden onderscheiden. We doen daarbij een voorstel door de deelnemers en de frequentie. Bestuurlijk overleg Het bestuurlijk overleg is tussen de gemeente en de beheerorganisatie Plaza Futura Beheer (bestuurlijk niveau). Doel:

Doel van overleg is het doornemen en vaststellen van de kaders en resultaten van het Natlab 2.0 concept (programmabeheer), het facilitair beheer en het exploitatiebeheer. Behalve het evalueren van de voortgang, worden afspraken gemaakt voor het komende jaar.

Deelnemers:

Namens de gemeente neemt de ambtelijk accountmanager deel, maar bij voorkeur ook de verantwoordelijk portefeuillehouder. Namens de beheerorganisatie is het bestuur vertegenwoordigd.

Frequentie:

Tweemaal per jaar.

Programmaoverleg Het programmaoverleg is tussen de beheerorganisatie en de participanten. Doel:

Doel van overleg is het bespreken van kaders en randvoorwaarden rondom programmabeheer; het activiteitenprogramma, PR-activiteiten et cetera en het evalueren van de voortgang.

Deelnemers:

De programmabeheerder van de beheerorganisatie en alle participanten (eventueel aangevuld met netwerkpartners).

Frequentie:

Eens per kwartaal.

32 | 37

Facilitair overleg Het facilitair overleg is tussen de beheerorganisatie en de participanten en eventueel ook de gemeente. Doel:

Doel van overleg is het bespreken van lopende zaken inzake het exploitatiebeheer en het dagelijks beheer, het informeren van partijen en het signaleren en monitoren van ontwikkelingen.

Deelnemers:

De programmamanager en de beheerder namens de beheerorganisatie en alle participanten en eventueel een vertegenwoordiging van de gemeente.

Frequentie:

Tweemaal per jaar.

Dienstverleningsoverleg Het dienstverleningsoverleg is tussen de beheerorganisatie Beheer en de participanten. Doel:

Doel van overleg is het vaststellen van kaders en randvoorwaarden van de dienstverleningsovereenkomst (op basis van afspraken in de exploitatieovereenkomst tussen de beheerorganisatie en de gemeente). Wensen en aandachtspunten worden in deze bespreking doorgenomen en waar dat wenselijk en mogelijk is worden aanpassingen doorgevoerd.

Deelnemers:

De programmamanager en de beheerder namens de beheerorganisatie en de betreffende participant (inclusief bestuurlijke vertegenwoordiging).

Frequentie:

Eens per jaar.

Noot De frequentie van de overleggen zoals voorgesteld zijn de frequenties na de implementatieperiode. Aan de start in naar verwachting meer afstemming nodig. 6.5 Risicoanalyse en beheersingsinstrumenten Het huisvesten van meerdere culturele instellingen in het NatLab brengt een zekere complexiteit - en daarmee nieuwe risico’s voor de gemeente Eindhoven - met zich mee. De sector EC loopt een inhoudelijk en financieel risico als beleidsafdeling en subsidievertrekker aan culturele instellingen; de sector Grond en Vastgoed loopt vooral een financieel risico als eigenaar van de accommodatie. Om deze risico’s te beheersen, heeft de gemeente beschikking over een aantal instrumenten. 6.5.1

Risico’s in de conceptuele uitwerking

De gemeente heeft een inhoudelijke ambitie. Deze ambitie is vastgelegd in het NatLab 2.0 concept. Om tot uitwerking en invulling van dit concept te komen, is de betrokkenheid van culturele participanten nodig. In een ideale situatie vormt het inhoudelijk concept het vertrekpunt in het proces en worden het inhoudelijk concept, het ruimtelijk concept en het beheer- en exploitatiemodel in samenhang ontwikkeld. Onderstaand sporenmodel geeft dit weer.

33 | 37

Figuur 11: sporenmodel

Inhoudelijk concept Functies Profilering Samenwerking

Ruimtelijk concept Capaciteit Kwaliteit Functionaliteit

Beheer en exploitatie Eigendom Beheer Financiën

Proces

Initiatief

Definitie

Voorbereiding

Visie op synergie en samenwerking

Dienstverleningsconcept

Activiteitenprogramma

Programma van essenties 1e raming

Functioneel PvE Stichtingskostenraming

Technisch PVE VO/DO Elementenbegroting

Visie op beheer en exploitatie

Beheeropzet Exploitatiekostenraming

Ondernemingsplan Aanbestedingsdocumenten

Realisatie

Gebruik

Doorlichting programma

Jaarplan

Doorlichting accommodatie en onderhoud

Bouwbegeleiding

Organisatie-ontwikkeling Aanbestedingen

Doorlichting beheeropzet en exploitatierekening

Communicatie en draagvlak

In het NatLab is het ruimtelijk concept het meest vergaand uitgewerkt tot nu toe. Dit is ingegeven door het feit dat het bestaande NatLab gebouw het vertrekpunt is geweest voor de ontwikkeling van een cultuurcentrum. De gemeente bevindt zich met de uitwerking van het ruimtelijk concept al in de voorbereidingsfase. De uitwerking van het inhoudelijk concept en het beheer en de exploitatie bevinden zich echter nog in de initiatief-/ definitiefase. Dit is een risico. Het is belangrijk dat de focus meer op de uitwerking van het inhoudelijk concept wordt gelegd. Betrokkenheid van de culturele participanten is hierbij essentieel. Zonder deze betrokkenheid worden de inhoudelijke ambities niet gerealiseerd. Partnership en vertrouwen zijn sleutelwoorden in het proces. De afdeling Kunst en Cultuur zal, als verantwoordelijke beleidsafdeling, hierin het voortouw moeten nemen. De uitwerking van het inhoudelijk en ruimtelijk concept zijn bepalen voor de beheeropdracht. De gemeente stelt zich op het standpunt dat het beheer en de exploitatie van het NatLab moet passen binnen de huidige subsidies. Met andere woorden; de extra kosten die gemaakt gaan worden, moeten gedekt worden uit hogere horecawinsten en inkomsten uit incidentele zaalverhuur. Een aantal factoren lijkt op voorhand te bemoeilijken, waaronder: •

•

•

•

De kosten voor het dagelijks beheer vallen in een multifunctionele accommodatie in de regel hoger uit, mede vanwege de organisatorische inbedding; Van de beoogde participanten in het NatLab maakt alleen Plaza Futura noemenswaardige kosten voor huisvesting (inclusief facilitair beheer). De andere participanten maken geen of nauwelijks huisvestingskosten. Voor alle participanten geldt dat ze (hogere) huisvestingskosten niet kunnen opvangen binnen de huidige begroting; De multifunctionele (film)zalen in het NatLab hebben specifieke kenmerken, waardoor maar een beperkt aantal activiteiten in deze ruimten geaccommodeerd kunnen worden. Dit beperkt de exploitatiemogelijkheden door incidentele verhuur; Op Strijp-S komt een ruim horeca-aanbod. Dit heeft een nadelig effect op de concurrentiepositie van de horecavoorziening in het NatLab. Het is dan ook onzeker of de beoogde ambities voor de horeca realistisch zijn.

34 | 37

Voor de politieke besluitvorming in oktober 2011 zal een separate exploitatiebegroting op hoofdlijnen opgesteld worden. Omdat de beheeropdracht nog niet is uitgeschreven, zal deze begroting de nodige onzekerheden bevatten. Uitgangspunt bij het opstellen van de begroting is dat gesubsidieerde instellingen (hogere) huisvestingskosten niet binnen het huidige subsidiebedrag hoeven op te vangen. Dit zou namelijk betekenen dat er minder geld beschikbaar komt voor culturele activiteiten. Dit past niet binnen de doelstelling. 6.5.2

Risico’s in de gebruiksfase

In de gebruiksfase van het NatLab loopt de sector Grond en Vastgoed van de gemeente Eidnhoven als eigenaar van het NatLab risico’s in het eigenarenbeheer. Denk aan het leegstandsrisico en het risico op onvoorziene uitgaven aan onderhoud. De sector EC loopt zowel een inhoudelijk als financieel risico. Een inhoudelijk risico is dat een gesubsidieerde instellingen gemaakte afspraken niet nakomt. Dit wordt ook een financieel risico als er geen sprake is van ‘gebruikersonafhankelijkheid’ en de gemeente zich genoodzaakt ziet een extra (incidentele) subsidie aan de instelling te verlenen. Daarnaast loopt de sector EC het risico over het dagelijks beheer. Dit risico kan zich op verschillende manieren manifesteren. De beheerorganisatie kan geconfronteerd worden met exploitatietekorten, bijvoorbeeld door onvoorziene uitgaven in het dagelijks beheer of door tegenvallende inkomsten uit de incidentele zalenverhuur. Om een faillissement van de beheerorganisatie te voorkomen, zal de gemeente financieel moeten bijspringen. Het heeft geen zin de gesubsidieerde instellingen in het NatLab om een hogere dienstverleningsvergoeding te vragen. Hierdoor komt de continuïteit van deze partijen onder druk te staan. Hoewel taken en verantwoordelijkheden extern belegd kunnen worden, blijven risico’s te allen tijde bij de gemeente liggen. Dit vraagt om risicobeheersing vanuit de gemeente. Hiervoor heeft ze een aantal mechanismen c.q. instrumenten tot haar beschikking. 6.5.3

Instrumenten voor risicobeheersing

Scheiden van functies Het ontvlechten van functies is een mechanisme om risico’s voor de gemeente Eindhoven te beheersen. Het scheiden van juridische en financiële afhankelijkheden biedt de mogelijkheid om per functie te sturen. Wanneer de horecawinst wordt gebruikt ter dekking van culturele activiteiten, ontstaat er alsnog een financiële verwevenheid. Dit beperkt de ‘gebruikersonafhankelijkheid’. Publiekrechtelijk: prestatieafspraken in subsidieovereenkomst De gemeente heeft verder een aantal instrumenten voor risicobeheersing. De subsidieovereenkomst is een publiekrechtelijk instrument dat de gemeente de mogelijkheid geeft om heldere prestatieafspraken te maken met gesubsidieerde instellingen. Denk aan afspraken over: aantal eigen activiteiten, aantal gezamenlijke activiteiten binnen NatLab 2.0 concept, aantal bezoekers, taken in het programmabeheer van het NatLab et cetera. Gesubsidieerde instellingen stellen vooraf een jaarplan op, waarin ze de prestatieafspraken SMART maken. De gesubsidieerde instellingen rapporteren vervolgens periodiek aan de gemeente over de (inhoudelijke) voortgang. Daarnaast geven de jaarverslagen en jaarrekeningen inzicht in de (financiële) performance van de instellingen.

35 | 37

De sector EC van de gemeente Eindhoven stuurt op basis van de beschikbare informatie. Indien een culturele instelling gemaakte afspraken niet nakomt, zal nagegaan moeten worden wat de achterliggende reden is; zijn gemaakte afspraken reëel en staan ze in verhouding tot het beschikbare budget? In het uiterste geval kan de gemeente besluiten de subsidie te beëindigen. Dit kan echter wel gevolgen hebben voor het inhoudelijk concept (wegvallen aanbieder culturele activiteiten) en/of de risico’s op het eigenarenbeheer (wegvallen huurder). Privaatrechtelijk: afspraken in beheer- en exploitatieovereenkomst Indien het dagelijks beheer wordt uitbesteedt aan een externe partij, legt de gemeente inhoudelijke en financiële kaders vast in de beheer- en exploitatieovereenkomst. Denk aan afspraken over de bezetting van multifunctionele ruimten, het exploitatiebeheer (incidentele verhuur), PR en communicatie en het activiteitenprogramma. Ook hierbij geldt dat de gemeente via periodieke managementrapportages, het jaarverslag en de jaarrekening op de hoogte gehouden wordt over de voortgang. Daarnaast kan de gemeente de tevredenheid van de participanten in het NatLab over de dienstverlening van de beheerorganisatie peilen. Het sluiten van een beheer- en exploitatieovereenkomst met de beheerorganisatie en het monitoren van de voortgang valt buiten het eigenarenbeheer en is in de regel een verantwoordelijkheid van de sector EC. Privaatrechtelijk: afspraken in de huurovereenkomsten Afspraken die de gemeente als eigenaar van het NatLab met huurders - zowel gesubsidieerde instellingen als commerciële partijen – wil maken, kunnen worden vastgelegd in de huurovereenkomsten. Dit zijn privaatrechtelijke afspraken.

36 | 37

7

AANBEVELINGEN EN OVERWEGINGEN VERVOLG

Uit landelijke evaluaties van samenwerkingsconcepten zoals binnen het Natlab beoogd, blijkt dat een zorgvuldige afweging van het beheermodel waar in de veranderende context binnen gewerkt wordt een cruciale succesfactor is. Hiervoor is een intensieve voorbereiding en een integraal ontwikkeltraject nodig. Een afweging op basis van slechts enkele inventariserende gesprekken doet geen recht aan de complexiteit van het voorliggende vraagstuk. Uit onze inventarisatie hebben wij opgemaakt dat sterk geredeneerd wordt vanuit de huidige praktijk bij het vinden van een oplossing voor beheer. De situatie die ontstaat binnen het NatLab wordt gezien als vergelijkbaar, met een element voor efficiënter ruimtegebruik en samenwerking. Juist deze beide elementen maken een wezenlijk verschil en vragen om een verdere uitwerking (wie gebruikt welke ruimte, welke gebruiksdynamiek ontstaat daarmee, welke partijen moeten er dan nog bij, of beter hoe completeren we ons culturele concept?). De vraag welke partij past bij het voorliggende vraagstuk (dagelijks beheer) is idealiter een sluitstuk voor het onderzoek. Consequenties van keuzes voor afzonderlijke partners worden vervolgens inzichtelijk gemaakt. Gezien de vraag die gesteld is, kunnen wij ons voorstellen dat de gemeente de Raad informeert over: • lange termijn visie cultureel concept (namelijk culturele hotspot van Eindhoven, wat uitbereiding van samenwerking vraagt en verdergaande uitwerking rondom aanbod en doelgroepen). • de voorliggende beheervraag en belangrijke overeenkomsten en verschillen ten opzichte van de huidige situatie. • de afweging die gemaakt is rondom mogelijke partijen waarmee het beheervraagstuk vormgegeven kan worden. Op basis van deze informatie kan de Raad gevraagd worden om een principe-uitspraak te doen rondom: • Organisatiemodel • Financiële kaders • Rol gemeente • Et cetera Medio 2012 kan dan een businessplan gepresenteerd worden die in samenwerking met participanten en de beoogde beheerorganisatie is uitgewerkt. Onderwerpen die in dit businessplan in onze ogen aandacht behoeven zijn: 1. 2. 3. 4. 5.

Culturele formule PVE beheer Financiële verwevenheid cultureel aanbod en dagelijks beheer Haalbaarheidsonderzoek horeca (en aansluiting organisatievorm) Exploitatiebegroting bij huidige ambitieniveau

37 | 37