Beheer en exploitatie van Amsterdamse brede scholen in multifunctionele accommodaties

Beheer en exploitatie van Amsterdamse brede scholen in multifunctionele accommodaties

Scholen, kinderopvang en welzijnsinstellingen samen in één gebouw

2

Inhoud Voorwoord

5

Toelichting Opdracht Uitwerking en aanbevelingen

7 7 7

Inleiding Opdracht Beoogd resultaat Aanpak analyse Leeswijzer

11 11 11 12 12

De drie onderzochte brede scholen Beknopte situatiebeschrijvingen Vergelijking uitgangssituaties / context Aandachtspunten / aanbevelingen werkgroep

14 14 14 16

Het gebouw Beknopte situatiebeschrijvingen Aandachtspunten / aanbevelingen werkgroep

18 18 18

Eigendom Eigendomsconstructies multifunctionele accommodaties Eigendomssituatie in de drie multifunctionele accommodaties Aandachtspunten / aanbevelingen werkgroep

21 21 21 22

Beheer Beheerconstructies Beheerconstructies in de drie multifunctionele accommodaties Aandachtspunten / aanbevelingen werkgroep

24 24 24 24

Exploitatie Exploitatie in de drie multifunctionele accommodaties Aandachtspunten / aanbevelingen werkgroep

28 28 28

Samenvatting, conclusies en vervolg

31

Bijlage 1 - Checklist

33

Bijlage 2 - Opzet exploitatiebegroting

41

Bijlage 3- Begripsomschrijvingen

45

Bijlage 4 - Literatuurverwijzing

49

4

Voorwoord De brede school staat in Amsterdam volop in de belangstelling en het aantal groeit nog steeds. Partners als lokale overheid, schoolbesturen, kinderopvang en welzijn werken met elkaar aan een toekomst waarbij men er zich van bewust is dat er nauwer samengewerkt dient te worden om te komen tot een samenhangend aanbod. Voor het beter kunnen realiseren van de gezamenlijke doelstellingen heeft het de voorkeur om brede scholen te huisvesten in multifunctionele gebouwen, waarin kinderen zich thuis voelen en zich op velerlei terrein kunnen ontwikkelen. Eén dak waaronder allerlei voorzieningen bij elkaar komen, vaak ook met een functie voor de buurt. Deze ontwikkeling is nog betrekkelijk nieuw en wij zien dat op dit punt nog veel van elkaar kan worden geleerd. Helaas kunnen knelpunten in het beheer en de exploitatie van bestaande brede scholen in multifunctionele accommodaties afbreuk doen aan het bereiken van de gezamenlijke inhoudelijke doelstellingen en bovendien leiden tot hoge structurele financiële tekorten. Ook in Amsterdam zijn beheer en exploitatie heel divers georganiseerd, zonder een eenduidig beleidskader, en zijn verschillende knelpunten zichtbaar. Deze handreiking wil een bijdrage leveren aan een verbetering van het beheer en exploitatie van de Amsterdamse brede scholen in multifunctionele accommodaties. Hiertoe hebben wij drie brede scholen in de kijker gezet en onze blik gericht op de wijze waarop beheer en exploitatie zijn georganiseerd. Dit omdat wij veel kunnen leren van de dagelijkse praktijk. De handreiking levert geen pasklare oplossingen voor elk probleem maar kan worden gezien als een start van een proces waarin de verschillende partijen hun eigen rol en verantwoordelijkheid nemen om samen een optimale ruimte voor kinderen te creëren.

Martien Kuitenbrouwer, Voorzitter Stuurgroep Brede Talentontwikkeling Ronald Bloem, Voorzitter Themagroep Huisvesting en beheer brede scholen Dagarrangementen en Combinatiefuncties Amsterdam

6

Toelichting Opdracht In de gemeente Amsterdam is op dit moment een aantal brede scholen in multifunctionele accommodaties operationeel. Er is hierbij geen sprake van een eenduidig beleidskader voor het beheer en de exploitatie. In de praktijk doet zich op dit punt een aantal knelpunten voor. Mede gelet op de verdere groei van het aantal brede scholen in Amsterdam bestaat er bij de stadsdelen en de schoolbesturen behoefte te komen tot een inventarisatie van knelpunten en mogelijke oplossingsrichtingen. In deze notitie wordt uitwerking gegeven aan een opdracht van de stuurgroep Brede Talentontwikkeling aan de Themagroep Huisvesting en beheer brede scholen om een analyse te maken van de situatie van drie geselecteerde Amsterdamse brede scholen in multifunctionele accommodaties. Het gaat om Jan van der Heijdenhuis in Oud-Zuid (voorheen De Community School), ’t Koggeschip in Geuzenveld en het multifunctioneel centrum Binnenhof in ZuiderAmstel. De analyse is uitgevoerd door een tijdelijke werkgroep, onder de verantwoordelijkheid van de Themagroep. Uitwerking en aanbevelingen In de notitie worden, aan de hand van de deelaspecten gebouw, eigendom, beheer en exploitatie, de drie multifunctionele accommodaties met elkaar vergeleken. De notitie resulteert in een handreiking / checklist met daarin een aantal relevante aandachtspunten bij de realisering van een nieuwe brede school in een multifunctionele accommodatie. Deze checklist is onderverdeeld naar de verschillende fasen die moeten worden doorlopen, te weten de initiatieffase, de definitiefase, de ontwerpfase, de bouwvoorbereidingsfase, de realisatiefase en de exploitatiefase. Naast de handleiding (bijlage 1 van de notitie) worden, aan de hand van de gesignaleerde knelpunten, de volgende aanbevelingen gedaan: 1.

Maak in de initiatieffase een expliciete keuze tussen een brede school in een multifunctionele accommodatie of een multifunctionele accommodatie als ‘bedrijfsverzamelgebouw’.

2.

Leg als opdrachtgever, in samenspraak met de hoofdgebruikers, in de definitiefase de huidige en toekomstige functies binnen de multifunctionele accommodatie vast alsmede de voorwaarden waaronder deze moeten worden ingevuld (ruimtegebruik).

3.

Ga niet over tot de ontwerpfase voordat er een garantie vanuit de opdrachtgever(s) is afgegeven voor de toekomstige financiële dekking van de exploitatie van de multifunctionele accommodatie.

4.

Betrek bij het programma van eisen en het ontwerp van het gebouw de gevolgen voor de

hieruit voortvloeiende exploitatie. Denk hierbij aan de te realiseren oppervlakte (maximale benutting mogelijkheden van gezamenlijk gebruik), de bruto – netto verhouding, het architectonische ontwerp, de materiaalkeuzen en een goede compartimentering. 5.

Betrek de toekomstige (hoofd)gebruikers vanaf het begin bij de invulling van het inhoudelijk, functioneel, ruimtelijk en technisch programma van eisen voor de multifunctionele accommodatie. Betrek hierbij ook de partij die verantwoordelijk wordt voor het beheer, waarbij alle beheeraspecten (inclusief de vereiste personele bezetting) reeds in de definitiefase tot op het uitvoerende niveau zijn uitgewerkt. Indien de toekomstige beheerorganisatie al bekend is, betrek ook deze partij vanaf het begin bij het proces.

6.

Betrek bij de keuze voor de eigendomsconstructie ook de relatie met de onderwijsregelgeving (Wet op het primair onderwijs en de verordening voorzieningen huisvesting onderwijs van de stadsdelen). Schep hierbij vooraf duidelijkheid over de mate waarin elke deelnemer bereid en in staat is financiële verantwoordelijkheid te nemen.

7.

Maak één partij verantwoordelijk voor de regie op het beheer.

8.

Onderzoek de mogelijkheden om het beheer van de Amsterdamse brede scholen in multifunctionele accommodaties grootschaliger, op stadsdeel- of stedelijk niveau, te organiseren, met inachtneming van de eigenheid van de diverse accommodaties.

9.

Treed stedelijk in overleg met een vertegenwoordiging / koepelorganisatie van de in Amsterdam actieve woningcorporaties over hun mogelijke rol bij de realisering, onderhoud, beheer en exploitatie van multifunctionele accommodaties.

10. Maak vooraf duidelijke keuzen ten aanzien van de invulling van het gebouwgebruik (functies, openingstijden) en maak op basis daarvan een goed onderbouwde exploitatiebegroting (inclusief onderbouwing van de verwachte inkomsten en het opstellen van een risico inventarisatie). Breng, op basis van de redelijkerwijs te verwachten inkomsten, het eventuele structurele exploitatietekort in beeld en accepteer als stadsdeel het structurele exploitatietekort, stel de plannen bij of zie af van het project. 11. Betrek bij de totstandkoming van een brede school in een multifunctionele accommodatie alle elementen zoals genoemd in de checklist (bijlage 1). Ga pas naar de volgende fase van het ontwikkelingsproces wanneer over alle elementen goed onderbouwde besluitvorming heeft plaatsgevonden. 12. Betrek de uitkomsten van deze analyse, bij wijze van pilot, als handleiding bij een nog te realiseren Amsterdamse brede school in een multifunctionele accommodatie, uitgaande van een situatie waarin een stadsdeel of schoolbestuur opdrachtgever is.

8

13. Zoom nader in op één of twee bestaande brede scholen in een multifunctionele accommodatie in Amsterdam waar zich knelpunten voordoen op het gebied van beheer en exploitatie. Kom op basis hiervan tot uitgewerkte vervolghandleidingen en in tweede instantie tot het, op basis van die uitkomsten, realiseren van een pilot op diezelfde brede school.

Bij de handleidingen kan worden gedacht aan: •

Handreiking beheer (beheerplan, inclusief beheerorganisatie en beheerovereenkomst);

•

Handreiking opzet exploitatiebegroting;

•

Handreiking doorbelasting beheerkosten, huurprijsdifferentiatie;

•

Handreiking procesbegeleiding;

•

Handreiking multifunctionele accommodatie in de knel. Hoe komen we eruit?

14. Onderzoek op welke wijze de ontwikkelde kennis, ervaring en doorontwikkeling van die kennis kan worden geborgd in de overleg- en besluitvormingsstructuur binnen Amsterdam.

10

Inleiding Opdracht In de gemeente Amsterdam is op dit moment een aantal brede scholen in multifunctionele accommodaties operationeel. De inrichting van het beheer en de exploitatie is hierbij op verschillende wijzen ingevuld. Er is geen sprake van een eenduidig beleidskader. Signalen en ervaringen leiden tot de conclusie dat het beheer en de exploitatie op dit moment niet bij alle brede scholen in multifunctionele accommodaties adequaat zijn geregeld. Gelet op de verdere groei van het aantal brede scholen in Amsterdam en het stedelijk programma voor de dagarrangementen in Amsterdam bestaat er bij de stadsdelen en de schoolbesturen behoefte te komen tot een inventarisatie van knelpunten en mogelijke oplossingsrichtingen. In dit kader heeft de Themagroep huisvesting en beheer brede scholen de opdracht gekregen om te komen met een aanpak voor het beheer en exploitatie van de brede school in een multifunctionele accommodatie. Deze aanpak bevat adviezen voor mogelijkheden om tot een gezamenlijke en stedelijke aanpak te komen. Op 12 september 2007 is hiertoe door de Stichting Brede School Nederland het rapport ‘Beheer en exploitatie van brede scholen in multifunctionele accommodaties, eerste probleeminventarisatie’ uitgebracht. Het beeld van de Amsterdamse situatie dat hieruit naar voren komt, komt overeen met ervaringen elders in het land. Gelet op de beperkte opzet en het vrij algemene karakter van de uitgevoerde probleem-inventarisatie geeft het uitgebrachte rapport onvoldoende inzicht in de onderliggende oorzaken van een aantal knelpunten in de Amsterdamse situatie. Om deze reden heeft de Stuurgroep Brede Talentontwikkeling op 5 december 2007 besloten een nadere analyse te laten plaatsvinden. Hiertoe zijn drie brede scholen in multifunctionele accommodaties geselecteerd die aan een nadere analyse zijn onderworpen. Het gaat om Jan van der Heijdenhuis in Oud-Zuid (voorheen De Community School), ’t Koggeschip in Geuzenveld en het multifunctioneel centrum Binnenhof in ZuiderAmstel. Beoogd resultaat Met deze analyse wordt beoogd, aan de hand van de drie gekozen praktijksituaties, tot een beter inzicht te komen in de knelpunten die zich in een multifunctionele accommodatie kunnen voordoen en de onderliggende oorzaken. Het uiteindelijke doel is te komen tot aanbevelingen zowel voor de totstandkoming van nieuwe brede scholen als voor het vinden van oplossingen voor bestaande brede scholen waar zich knelpunten voordoen op het gebied van beheer en exploitatie.

De werkgroep constateert dat de knelpunten binnen de bestaande multifunctionele accommodaties zeer divers van karakter zijn. Hiervoor kunnen dan ook niet altijd algemeen geldende aanbevelingen worden gedaan. Er is dan ook voor gekozen om, vanuit de diversiteit van knelpunten die zich rond dit onderwerp kunnen voordoen, in deze fase primair een handreiking te doen voor stadsdelen en schoolbesturen bij de totstandkoming van nieuwe brede scholen in multifunctionele accommodaties. De werkgroep vindt het wenselijk dat op een aantal deelaspecten rond beheer en exploitatie nog een verdiepingsslag wordt gemaakt, gerelateerd aan concrete knelpunten in de praktijk. Per deelgebied kan dit leiden tot aanvullende handreikingen, zoals: •

Handreiking beheer (beheerplan, inclusief beheerorganisatie en beheerovereenkomst);

•

Handreiking opzet exploitatiebegroting;

•

Handreiking doorbelasting beheerkosten, huurprijsdifferentiatie;

•

Handreiking multifunctionele accommodatie in de knel. Hoe komen we eruit?

Aanpak analyse De analyse is uitgevoerd door een tijdelijke werkgroep bestaande uit sleutelfiguren binnen de drie te onderzoeken accommodaties, die ook een verantwoordelijkheid hebben in besluitvorming en aanwijzingen kunnen geven. De werkgroep koppelt terug naar de Themagroep Huisvesting en Beheer brede scholen. De werkgroep wordt ondersteund door het ondersteuningsteam OSA / OOG van het project D&C. Om de analyse uit te voeren zijn door de werkgroep de volgende activiteiten verricht: •

Bestudering heeft plaatsgevonden van bestaande literatuur over dit onderwerp en een aantal documenten per accommodatie, zoals samenwerkingsovereenkomsten, beheerplannen, exploitatiebegrotingen en -rekeningen en reeds eerder uitgevoerde evaluaties.

•

Omdat bij twee van de drie voorbeelden al zeer recentelijk evaluaties hebben plaatsgevonden, te weten bij ’t Koggeschip (april 2007) en MFC Binnenhof (oktober 2007), waarbij alle betrokkenen uitvoerig zijn bevraagd, heeft de werkgroep ervan afgezien dit nogmaals te doen. Wel heeft, aan de hand van de opgestelde checklist, een groepsgesprek plaatsgevonden met de hoofdgebruikers van het Jan van der Heijdenhuis.

•

Ook heeft de werkgroep een werkbezoek gebracht aan de drie multifunctionele accommodaties waarbij een aantal onderwerpen uit de gespreksleidraad is besproken.

12

Leeswijzer Na een beknopte beschrijving van de situatie van de drie onderzochte multifunctionele accommodaties (hoofdstuk 2), wordt in de volgende hoofdstukken nader op de drie situaties ingegaan vanuit de invalshoeken:

•

gebouw (hoofdstuk 3);

•

eigendom (hoofdstuk 4);

•

beheer (hoofdstuk 5);

•

exploitatie (hoofdstuk 6);

•

samenvatting en conclusies (hoofdstuk 7).

De werkgroep heeft ervoor gekozen niet alle geconstateerde knelpunten per brede school in deze rapportage breed uit te meten, maar deze in meer algemene termen te beschrijven, waar nodig met een verwijzing naar de desbetreffende accommodatie. Per hoofdstuk worden enkele aanbevelingen gedaan. Daarnaast is op bijlage 1 een checklist weergegeven met diverse relevante aandachtspunten voor de totstandkoming van een multifunctionele accommodatie. Deze bijlage wordt in hoofdstuk 7 nader toegelicht.

De drie onderzochte brede scholen Beknopte situatiebeschrijvingen In het Jan van der Heijdenhuis, voorheen De Community School, is een van de acht openbare basisscholen in stadsdeel Amsterdam Oud-Zuid gehuisvest. De school is in het najaar van 1999 gestart en in 2000 naar het pand aan de Tweede Jan van der Heijdenstraat verhuisd. In het gebouw is een integraal aanbod van onderwijs- en welzijnsvoorzieningen. Naast een openbare basisschool (thans: De Springstok) van 136 leerlingen (beschikbare capaciteit 250 leerlingen) is er sprake van twee peuterspeelzalen, naschoolse opvang (3 groepsruimten) en worden er diverse welzijnsactiviteiten georganiseerd. Deze worden aangeboden door Combiwel. Tevens vindt verhuur van ruimten aan derden plaats. Brede School 't Koggeschip is een Katholieke basisschool met ca. 700 leerlingen. De school is vanaf 1 maart 2006 gehuisvest in een nieuw gebouw aan het Abraham Kuyperplein in Geuzenveld. Naast de school zijn er een peuterspeelzaal, naschoolse opvang en twee voorschoolgroepen gehuisvest. Tevens vinden er activiteiten plaats door de organisaties Welzijnsstichting Impuls, het Wijkweb, Spark (sport-, spel- en cultuuractiviteiten), Steunpunt leefbaarheid en veiligheid en de Muziekschool Amsterdam. Sinds medio 2005 beschikt stadsdeel ZuiderAmstel aan het Gelderlandplein over het MFC Binnenhof. Dit centrum biedt onderdak aan twee openbare basisscholen (Merkelbachschool, 153 leerlingen, en 12e Montessorischool, 133 leerlingen), een peuterspeelzaal, kinderopvang en naschoolse opvang en diverse creatieve en sportieve welzijnsactiviteiten (Stichting Welzijn ZuiderAmstel). Daarnaast biedt het gebouw onderdak aan een Wijkpost voor ouderen, het Huurteam, een Loket Zorg en Samenleven, Sociaal Raadsman, Stichting Wijkopbouw Centrum Buitenveldert, Stichting Algemene Hulpdienst en het Algemeen Maatschappelijk werk. Tevens vindt verhuur van ruimten aan derden plaats. Vergelijking uitgangssituaties / context De drie onderzochte brede scholen verschillen op een aantal punten van elkaar. Hieronder volgt een korte vergelijking: Historische context De brede scholen hebben alle een andere ontstaansgeschiedenis. Geconcludeerd kan worden dat het Jan van der Heijdenhuis het sterkst is ontstaan vanuit een behoefte tot inhoudelijke samenwerking, geïnspireerd op het Amerikaanse concept van de community school. Als enige van

14

de drie onderzochte accommodaties is deze brede school gehuisvest in een bestaand gebouw, dat voor dit doel is aangepast. De nieuwbouw van de accommodatie 't Koggeschip is primair ingegeven door de noodzaak de

school in een nieuw gebouw te huisvesten. Bij de planvorming is in een later stadium de welzijnscomponent in beeld gekomen om het gebouw op die wijze een bredere functie voor de hele wijk te geven. In het begin was er nog geen sprake van een duidelijke visie. Later is deze wel gekomen. Ook aan de totstandkoming van MFC Binnenhof lagen geen uitgewerkte inhoudelijke doelstellingen ten grondslag. Belangrijke doelen waren: kwalitatief betere / hoogwaardiger huisvesting bieden aan onderwijs en welzijnsinstellingen (met behoud van eigen identiteit), verlevendiging van het Gelderlandplein en versterking van de sociale structuur in Buitenveldert en een aantal overwegingen rond effectiviteit en efficiency. Op inhoudelijk gebied werd beoogd de mogelijkheid te bieden om het voorzieningenniveau te versterken door uitwisseling / samenwerking tussen onderwijs en welzijn en het creëren van meerwaarde van een gezamenlijk aanbod in het MFC ten opzichte van zelfstandig functioneren. Dit is echter niet nader uitgewerkt. Deelnemende partners De wijze waarop de keuze voor de deelnemende partners tot stand is gekomen verschilt per multifunctionele accommodatie. Bij het Jan van der Heijdenhuis was vooraf duidelijk dat het een samenwerkingsverband betrof tussen de school en Combiwel. Bij ’t Koggeschip is tijdens het proces gekozen voor een andere dan de oorspronkelijke welzijnsinstelling, en bij MFC Binnenhof ontstond de duidelijkheid over welke partijen zouden aanhaken (voor een deel) tijdens het bouwproces. Eén van de beoogde partners, te weten de welzijnsstichting Alcides, is tijdens het ontwikkelingsproces failliet gegaan. Draagvlak voor brede school Daarnaast wordt geconstateerd dat een aantal (de meeste) partijen op vrijwillige basis zijn gehuisvest in de multifunctionele accommodatie, terwijl het voor andere partijen om een meer ‘gedwongen’ verhuizing ging. Dit laatste deed zich voor enkele partijen voor bij MFC Binnenhof. Aandeel school - welzijn Relatief grote verschillen zijn geconstateerd in de kwantitatieve verhoudingen tussen de school en de welzijnsactiviteiten. Zo is er bij 't Koggeschip sprake van een grote school met daarnaast een beperkt aandeel welzijnsactiviteiten. Bij het Jan van der Heijdenhuis is de verhouding eerder andersom: veel gebruik door welzijn en een kleiner ruimtebeslag door de school. Oorzaak hiervan is dat de leerlingengroei achterblijft bij de verwachtingen. In MFC Binnenhof is het aandeel onderwijs iets groter, omdat hierin twee (kleinere) basisscholen zijn gehuisvest. Dit heeft gevolgen voor het ruimtebeslag en de indeling van het gebouw, maar is ook relevant voor de wijze van invulling van (de regie op) het beheer en exploitatie.

Eén of twee scholen Een ander verschil is de keuze voor één of voor meer scholen in de multifunctionele accommodatie. Dit laatste (MFC Binnenhof) kan complicerend zijn voor de samenwerking, omdat de afzonderlijke scholen verantwoordelijk zijn voor een goede eigen positionering. De situatie zou zich op enig moment kunnen voordoen dat de ene school groeit ten koste van de andere school. Mate van samenwerking Zowel in de oorspronkelijke opzet als in de uitwerking van de drie onderzochte voorbeelden zijn er grote verschillen in de mate waarin partners onderling samenwerken. In het Jan van der Heijdenhuis werken partners vanuit een gezamenlijk perspectief. De programmatische afstemming tussen onderwijs en welzijn, tot voor kort gebaseerd op een samenwerkingsovereenkomst, wordt verder versterkt door een recente organisatiewijziging waarbij sprake is van een algemeen directeur voor het totale Jan van der Heijdenhuis met een MT-lid onderwijs en een MTlid welzijn. Bij 't Koggeschip verloopt de samenwerking vaak moeilijker, mede door het nog ontbreken van een goede overlegstructuur en een duidelijke regie op de samenwerking. Op dit moment wordt er hard aan gewerkt om dit te verbeteren. Bij MFC Binnenhof is van samenwerking nauwelijks sprake en zoeken partners elkaar niet vanzelfsprekend op. De accommodatie heeft hier meer het karakter van een 'bedrijfsverzamelgebouw' met weinig gemeenschappelijk gebruik van ruimten. In het algemeen kan gesteld worden dat naarmate er op inhoudelijk vlak meer samenwerking is, partijen op het punt van beheer en exploitatie ook gemakkelijker tot goede afspraken kunnen komen. Andersom geldt dat, wanneer het beheer en de exploitatie niet goed zijn georganiseerd, dit negatieve gevolgen heeft voor de samenwerking. Ter illustratie: Basisschool De Springstok (Jan van der Heijdenhuis) besloot over te gaan tot een nieuw onderwijskundig concept (natuurlijk leren). Op grond van dit concept ontstond een behoefte aan vier extra lokalen. Omdat daardoor de huurinkomsten voor deze lokalen zouden wegvallen en de school dit niet financieel kan compenseren is in goed overleg met Combiwel (de risicodragend beheerder) afgesproken dat drie lokalen extra in gebruik zouden worden genomen. De school betaalt voor één lokaal een medegebruikvergoeding, één lokaal wordt gezamenlijk ge-

16

bruikt en één lokaal wordt om niet in gebruik genomen. Aandachtpunten / aanbevelingen werkgroep Geconstateerd kan worden dat de totstandbrenging van een multifunctionele accommodatie

niet zal leiden tot spontane samenwerking of onderlinge afstemming tussen de betrokken partijen. Er zal vooraf een duidelijke keuze moeten worden gemaakt voor een echte brede school in een multifunctionele accommodatie of een multifunctionele accommodatie als ‘bedrijfsverzamelgebouw’ (zie verder onder Hoofdstuk 3 Gebouw).

Aanbeveling 1 Maak in de initiatieffase (bijlage 1) een expliciete keuze tussen een brede school in een multifunctionele accommodatie of een multifunctionele accommodatie als ‘bedrijfsverzamelgebouw’.

Daarnaast is het van belang dat reeds aan het begin van het traject duidelijk is welke functies in de multifunctionele accommodatie zullen worden ondergebracht. Scholen zullen alleen aan een multifunctionele accommodatie willen deelnemen als deze functies ook voor de toekomst zijn gegarandeerd en niet het risico aanwezig is dat deze na enkele jaren door geheel andere functies worden ingewisseld. Het is dan ook van belang dat de opdrachtgever (meestal stadsdeel) de functies ook voor toekomst garandeert en hierbij de voorwaarden bepaalt waaronder deze moeten worden ingevuld (bijvoorbeeld ruimtegebruik).

Aanbeveling 2 Leg als opdrachtgever, in samenspraak met de hoofdgebruikers, in de definitiefase (bijlage 1) de huidige en toekomstige functies binnen de multifunctionele accommodatie vast alsmede de voorwaarden waaronder deze moeten worden ingevuld (ruimtegebruik).

Daarnaast is het gewenst dat de functies reeds vanaf het begin zoveel mogelijk door concrete partners zijn ingevuld, om het risico te voorkomen dat er m2 in het gebouw worden gerealiseerd waarbij het maar de vraag is of er een partij kan worden gevonden die deze m2 (volledig) zal invullen resp. het hiervoor benodigde ‘geld meebrengt’. Aan de andere kant is op dat punt nooit een garantie te geven; partijen kunnen failliet gaan (zie Alcides) of na een aantal jaren alsnog afhaken. De werkgroep komt op dit punt met de volgende aanbeveling:

Aanbeveling 3 Ga niet over tot de ontwerpfase (bijlage 1) voordat er een garantie vanuit de opdrachtgever is afgegeven voor de toekomstige financiële dekking van de exploitatie vangebouw de multifunctionele accommodatie. 3 Het

Het gebouw Beknopte situatiebeschrijvingen De drie onderzochte gebouwen verschillen sterk qua omvang, ontwerp en indeling. Hieronder wordt een beknopte vergelijking gemaakt op een aantal gebouwkenmerken.

J.v.d. Heijdenhuis totale vloeroppervlakte ca. 3.000 m2 soorten ruimtes lokalen school, peuterspeelzaal, BSO, welzijn, sport- en theaterzaal, keuken, handenarbeidruimte, computerlokaal, gemeenschapsruimte (met horecavoorziening) nevenruimten maximale 10 lokalen onderwijscapaciteit onderwijsgebruik (norm) 6 lokalen

‘t Koggeschip 5.468 m2 lokalen school, peuterspeelzaal, BSO, voorscholen, div. gebruikers, sportzaal, speellokalen, keuken, gemeenschapsruimte, nevenruimten

gezamenlijk gebruik

veel gezamenlijk gebruik van ruimtes

er wordt maximaal ingezet op multifunctioneel en gezamenlijk gebruik

entree / balie

deze wordt, in combinatie met bar / ontmoetingsruimte door bezoekers als zeer uitnodigend ervaren bestaand, sfeervol gebouw met behoud van veel oorspronkelijke kenmerken

32 lokalen 28 lokalen

er is een ruime entree; vanuit de balie is een goed overzicht op de centrale hal uitstraling, sfeer aantrekkelijk gebouw; sober opgezet en ondanks zijn grootte een kleinschalige uitstraling bruto-netto verhouding compact gebouw, gunstige compact gebouw, bruto-netto verhouding gunstige bruto-netto verhouding materiaalgebruik

traditionele 30-er jaren bouw

sober materiaalgebruik met oog op gevolgen voor de exploitatie

compartimentering

gebouwdelen zijn niet af te sluiten, de afzonderlijke ruimtes wel; gebouwdelen zijn afzonderlijk te verwarmen

gebouwdelen zijn af te sluiten; gebouwdelen zijn afzonderlijk te verwarmen

MFC Binnenhof ca. 7.400 m2 lokalen scholen, peuterspeelzaal, BSO, KDV, welzijn, div. gebruikers, gymzaal, theater, atelier, vergader- en activiteiten ruimtes, leskeuken, café, nevenruimten Merkelbach 8 lokalen 12e Montess. 8 lokalen Merkelbach 8 lokalen 12e Montess. 6 lokalen met uitzondering van het gymlokaal worden weinig ruimtes gezamenlijk gebruikt ruime entree; ligt enigs zins verscholen aan de rechterzijde van het ge bouw architectonisch bijzonder vormgegeven gebouw (Van Egeraat) ongunstige bruto-netto verhouding: brede gan gen, veel niet-effectieve oppervlakte bijzonder materiaal-ge bruik (gebogen vormen, veel glas) passend bij de architectuur gebouwdelen zijn af te sluiten; geen compartimentering t.a.v. verwar ming en verlichting

Aandachtpunten / aanbevelingen werkgroep

18

In de gesprekken met de beheerders en andere betrokkenen van deze gebouwen, alsmede uit de eigen waarneming tijdens de werkbezoeken, zijn enkele aandachtspunten naar voren gekomen, die in de bijgaande checklist bijlage 1) zijn uitgewerkt en bij de bouw van multifunctionele gebouwen zouden moeten worden betrokken.

De werkgroep gaat in het kader van dit onderzoek nader in op de volgende aspecten: •

gebouwontwerp in relatie tot de exploitatie;

•

betrokkenheid toekomstige gebruikers / beheerder bij ontwerp;

Gebouwontwerp in relatie tot de exploitatie Wat in zijn algemeenheid sterk naar voren komt, en ook in deze inventarisatie weer wordt bevestigd, is dat bij het ontwerpen van een multifunctionele accommodatie de aandacht vooral is gericht op de stichtingskosten, en niet of onvoldoende op de gevolgen voor de latere exploitatie. Vaak worden, als gevolg van de totstandkoming van de multifunctionele accommodatie, enkele andere gebouwen afgestoten van waaruit de grondopbrengsten worden ingezet voor de nieuwbouw. In dat geval vormen de stichtingskosten geen probleem waardoor de verleiding aanwezig is niet al te strikt te kijken naar het aantal te realiseren m2, het ontwerp, brutonetto verhouding en de materiaalkeuzes. Dit kan grote gevolgen hebben voor de beheersbaarheid van de exploitatie. Dit heeft zich met name voorgedaan bij MFC Binnenhof, blijkend uit een onderzoek van de Rekenkamer Stadsdelen Amsterdam in oktober 2007. Uitgangspunt voor de bouw van de nieuwe accommodatie was het aantal bestaande m2 per gebruiker zonder na te gaan of deze ruimtes effectief worden gebruikt. Eventuele mogelijkheden van gezamenlijk gebruik zijn onvoldoende tegen het licht gehouden. Daarnaast heeft ook het architectonische ontwerp, qua materiaalkeuze, vormgeving en de zeer ruime opzet (bruto-netto verhouding), grote gevolgen voor de exploitatie. Hierbij komt dat in het kader van de verhuur van losse zalen rekening is gehouden met commerciële verhuur van deze ruimten als dekking voor de totale kosten. Hierdoor zouden meer inkomsten worden gegeneerd. Dit besluit is niet vooraf gegaan door een marktverkenning van de mogelijkheden tot deze vorm van exploitatie met als gevolg dat zich ook hier financiële tegenvallers voordoen. Een specifiek aandachtspunt betreft de compartimentering van de multifunctionele accommodatie. Hierbij moet worden gedacht aan de installaties en bemetering binnen het gebouw, de afsluitbaarheid van de afzonderlijke gebouwdelen (met name relevant voor het avondgebruik), brandscheidingen en vluchtroutes. Daarnaast ligt er een duidelijke relatie tussen het gebouwontwerp en de beheerfunctie. Zo zal een slechte fysieke compartimentering in de gebruiksfase meer menskracht voor toezicht noodzakelijk maken.

Aanbeveling 4 Betrek bij het programma van eisen en het ontwerp van het gebouw de gevolgen voor de hieruit voortvloeiende exploitatie. Denk hierbij aan de te realiseren oppervlakte (maximale benutting mogelijkheden van gezamenlijk gebruik), de bruto – netto verhouding, het architectonische ontwerp, de materiaalkeuzen en een goede compartimentering. Betrokkenheid toekomstige gebruikers / beheerder bij ontwerp

Niet altijd worden de toekomstige (hoofd)gebruikers vanaf het begin voldoende bij de invulling van het programma van eisen betrokken. Dit is wel van belang om met elkaar een resultaat te bereiken waar draagvlak voor bestaat. Belangrijk hierbij is het vertrekpunt: Is dit een gezamenlijk inhoudelijk concept? Of willen partijen zoveel mogelijk eigen gebruik van ruimtes waarbij wel enige schaalvoordelen worden behaald? In het eerste geval is waarschijnlijk één voordeur het meest aangewezen, in het tweede geval niet. Van belang is dat de partij die verantwoordelijk wordt voor het beheer, en zo mogelijk ook de toekomstige uitvoerende beheerder, vanaf het begin bij dit proces worden betrokken om te voorkomen dat er keuzen worden gemaakt die vanuit beheeroogpunt onhandig of onwenselijk zijn. Het kan hier gaan om heel praktische zaken die echter wel, als deze niet goed worden geregeld, tot ergernissen kunnen leiden. Duidelijk moet zijn wie de regie voert over het bouwproces. Veelal treedt het stadsdeel op als bouwheer (zie de begripsomschrijvingen op bijlage 2). Opgemerkt wordt dat op grond van de Wet op het primair onderwijs het schoolbestuur gerechtigd is als bouwheer op te treden, tenzij het schoolbestuur besluit dit door het stadsdeel te laten doen. Hieraan kan het schoolbestuur voorwaarden stellen, waaronder ten aanzien van zeggenschap over de invulling van het gebouw.

20

Aanbeveling 5 Betrek de toekomstige (hoofd)gebruikers vanaf het begin bij de invulling van het inhoudelijk, functioneel, ruimtelijk en technisch programma van eisen voor de multifunctionele accommodatie. Betrek hierbij ook de partij die verantwoordelijk wordt voor het beheer, waarbij alle beheeraspecten (inclusief de vereiste personele bezetting) reeds in de definitiefase tot op het uitvoerende niveau zijn uitgewerkt. Indien de toekomstige beheerorganisatie al bekend is, betrek ook deze partij vanaf het begin bij het proces.

Eigendom Eigendomsconstructies multifunctionele accommodaties Er kan sprake zijn van meerdere eigendomsconstructies. De meest voorkomende worden in onderstaand schema toegelicht:

Eigendom Stadsdeel

woningcorporatie

schoolbestuur

vereniging van eigenaren

Beschrijving Overwegingen Na realisering van het gebouw Stadsdeel heeft zeggenschap verhuurt het stadsdeel dit aan de over gebouw en terrein. betrokken partijen. Ook met de school Stadsdeel bepaalt welke organisaties wordt een huurovereenkomst afgeslo- van de accommodaties gebruik mogen ten, waarin wel specifieke zaken nader maken. geregeld kunnen worden vanwege de Stadsdeel bepaalt het huurprijsbeleid. specifieke onderwijswetgeving. Met de andere gebruikers worden reguliere huurovereenkomsten afgesloten. Woningcorporatie verhuurt het Woningcorporaties hebben veel kennis van gebouw aan de gebruikers of de ge- en ervaring met bouwen en onderhouden. meente treedt op als hoofdhuurder Woningcorporaties kunnen risico’s van leegvoor het totale pand en sluit een huur- stand van het stadsdeel overnemen. overeenkomst met de school en met Stadsdeel en instellingen dragen zeggende overige gebruikers. schap over gebruik en beheer gedeeltelijk Woningcorporaties spelen ook een rol over aan woningcorporatie. in het beheer en brengen daarvoor huur en servicekosten in rekening. Het schoolbestuur is juridisch Het primaat ligt bij de school. De zekerheeigenaar en het stadsdeel economisch den voor de andere instellingen zijn beperkt. eigenaar (op grond van de WPO). Het Het stadsdeel kan bij leegstand ruimten voreconomisch claimrecht vormt een deren, maar heeft verder beperkt zeggenbeperking op het jur. eigendom, o.a. schap over het gebruik van ruimten. het recht om bij leegstand ruimten te Het exploitatierisico bij leegstand van het vorderen voor onderwijs / maatschapp. gebouw ligt bij het schoolbestuur. doeleinden. Na buitengebruikstelling van het gebouw vervalt het eigendom aan het stadsdeel. Gebouw is gesplitst in 'appartements- Complexer dan één eigenaar. rechten'. Elke eigenaar heeft exclusief Op VVE is dwingend recht van toepassing, gebruik eigen bouwdeel. Daarnaast waardoor veel uitgangspunten vastliggen. wordt het mede-eigendom geregeld Instellingen kunnen hun appartementsvoor de gemeenschappelijke delen rechten aan een andere instelling verkopen, van het gebouw. In de praktijk vaak waardoor deze lid wordt van VVE. schoolbestuur eigenaar van school en stadsdeel van de overige bouwdelen.

Eigendomssituatie in de drie onderzochte multifunctionele accommodaties Jan van der Heijdenhuis Het stadsdeel Amsterdam OudZuid is zowel juridisch als economisch eigenaar en geeft dit in bruikleen aan Combiwel, onder de afspraak dat Combiwel hiervoor een huurvergoeding betaalt.

't Koggeschip Het stadsdeel Geuzenveld-Slotermeer is economisch eigenaar van de ruimtes waarvan basisschool ’t Koggeschip gebruik maakt. Het schoolbestuur (Stichting KBA Nw west) is juridisch eigenaar van die ruimtes. De overige ruimtes in de brede school ’t Koggeschip zijn zowel economisch als juridisch eigendom van het stadsdeel.

MFC Binnenhof Het stadsdeel ZuiderAmstel is zowel juridisch als economisch eigenaar van het gebouw en verhuurt dit aan de verschillende gebruikers.

Aandachtspunten / aanbevelingen werkgroep De keuze voor één van de bovengenoemde eigendomsconstructies zal sterk afhankelijk zijn van de concrete situatie. Zo zal een school die een relatief klein onderdeel is van een zeer brede multifunctionele accommodatie minder geneigd zijn het gehele gebouw in juridisch eigendom te nemen dan een school die de grootste gebruiker is.

Eén van de specifieke aandachtspunten die in de werkgroep naar voren is gekomen is de juridische eigendomsconstructie in relatie tot de onderwijsregelgeving (Wet op het primair onderwijs en de verordening voorzieningen huisvesting van de stadsdelen). Geconstateerd wordt dat vaak creatieve oplossingen worden gevonden die echter wel op gespannen voet kunnen staan met de regelgeving rond de onderwijshuisvesting. In twee van de drie onderzochte multifunctionele accommodaties (Jan van der Heijdenhuis en MFC Binnenhof) is het juridisch eigendom van het schooldeel niet overgegaan naar het schoolbestuur. Schoolbesturen dragen slechts de ontvangen rijksbijdrage voor gebouw-afhankelijke materiële instandhouding over aan de beheerder / eigenaar van het gebouw, en zijn hiermee niet zelf financieel verantwoordelijk voor overschrijdingen op de rijksbijdrage gebouwafhankelijke materiële instandhouding. Dit heeft tot gevolg dat alle exploitatietekorten volledig ten laste komen van de partij waar het exploitatierisico is neergelegd (direct of indirect meestal het stadsdeel). Bijkomend effect is dat van deze bekostigingssystematiek geen prikkel uitgaat naar de scholen tot kostenbeheersing, zoals energiezuinig gedrag.

22

Scholen die deel uitmaken van een multifunctionele accommodatie bevinden zich hierdoor in een gunstiger positie dan scholen in reguliere schoolgebouwen. Dit staat op gespannen voet met de materiële financiële gelijkstelling.

Reeds in de definitiefase van het proces moet duidelijk zijn hoe de verantwoordelijkheid van de school / scholen voor de eigen ruimtes zich verhoudt tot de verantwoordelijkheid voor de multifunctionele accommodatie als geheel en hoe dat financieel moet worden vertaald. Hierbij moet in aanmerking worden genomen dat de vergoeding voor materiële instandhouding ontoereikend is voor een zware beheerfunctie (zoals baliefunctie en toezicht). Vooraf moet duidelijk zijn of de school bereid en in staat is voor gezamenlijke functies met een duidelijke meerwaarde voor de school structureel een deel van haar financiële middelen in te zetten. Is dit niet het geval, dan ligt een zodanige compartimentering voor de hand dat de school beschikt over een eigen ingang, zodat geen beroep hoeft te worden gedaan op bepaalde beheerfuncties. Een andere benadering kan zijn dat een gezamenlijke entree vooral van belang wordt geacht voor de ontmoetingsfunctie van het gebouw en dus primair wordt bezien vanuit het welzijnsbeleid (inhoudelijk en financieel). Hierin zullen expliciete keuzes moeten worden gemaakt.

Aanbeveling 6 Betrek bij de keuze voor de eigendomsconstructie ook de relatie met de onderwijsregelgeving (Wet op het primair onderwijs en de verordening voorzieningen huisvesting onderwijs van de stadsdelen). Schep hierbij vooraf duidelijkheid over de mate waarin elke deelnemer bereid en in staat is financiële verantwoordelijkheid te nemen.

Beheer Beheerconstructies Onder beheer wordt verstaan: de organisatie van (en het toezicht op) het gebruik en het gebruiksgeschikt houden van de accommodatie voor de gebruikers. Beheer omvat werkzaamheden op de gebieden: huisvesting, diensten en middelen. Het beheer van brede scholen kan op drie wijzen worden opgezet: Beheer gesplitst beheer

Beschrijving Elke instelling zorgt voor het beheer van de eigen ruimtes en heeft rechtstreeks contact met de eigenaar van het gebouw. De eigenaar houdt zich niet bezig met beheersaspecten, soms wel t.a.v. de gemeenschappelijke delen van het gebouw. gebundeld beheer 1) Eén hoofdgebruiker of een groep hoofdgebruikers is verantwoordelijk voor het beheer. Dit laatste kan wettelijk geregeld worden via een Vereniging van eigenaren of in de vorm van een stichting, die bestaat uit de hoofdgebruikers. 2) De gebruikers of de eigenaren hebben het totale beheer uitbesteed aan een derde partij, bijv. het stadsdeel, een woningcorporatie of een aanbieder van total facility management.

Overwegingen Iedere instelling kan eigen keuzes maken rond beheer. Niet kostenefficiënt, geen schaalvoordelen. Onduidelijkheid over verantwoordelijkheid beheer gezamenlijke ruimtes.

Efficiënt vanuit kosten en inzet instellingen. Eén aanspreekpunt. Duidelijkheid over beheer gezamenlijke ruimtes. Inleveren van deel autonomie. De beheerorganisatie vraagt om periodiek overleg. Minder werk voor de instellingen. Meestal iets duurder dan zelf regelen. Inleveren van deel autonomie / aansturing.

Beheerconstructies in de drie multifunctionele accommodaties Feitelijke situatie Jan van der Heijdenhuis Op grond van een bestuursovereenkomst is een bestuurlijk samenwerkingsverband ingesteld, bestaande uit Combiwel en het schoolbestuur. Dit samenwerkingsverband is verantwoordelijk voor het meerjarenbeleidplan, begroting, rekening e.d. Alle andere beheertaken vallen onder de verantwoordelijkheid van Combiwel, die tevens het exploitatierisico draagt. De concrete taakverdeling is uitgewerkt via een kruisjeslijst. De brede school is qua beheer aangehaakt bij de bestaande beheerorganisatie van Combiwel, die wordt aangestuurd door de zakelijk leider van deze organisatie.

Feitelijke situatie’t Koggeschip Het beheer, waaronder de eventuele verhuur van het gebouw, is opgedragen aan de Stichting tot Beheer

24

van Brede school ’t Koggeschip. Deze stichting bestaat uit een vertegenwoordiger van het stadsdeel, een vertegenwoordiger namens het schoolbestuur (KBA) en een onafhankelijk voorzitter. De stichting stuurt beheerders en conciërges aan, die zijn gedetacheerd vanuit stadsdeel en KBA. Voor de totstandkoming van de brede school beschikte de school nog niet over een beheerorganisatie.

Feitelijke situatie MFC Binnenhof Het stadsdeel ZuiderAmstel stelt op strategisch niveau het beleid op, terwijl een externe beheerorganisatie op tactisch niveau de plannen samenstelt om zo het beleid ten uitvoer te brengen. Medewerkers van deze beheerorganisatie voeren op operationeel niveau de plannen uit. Dit beheer wordt uitgevoerd door Actys. Actys beheert ook de contracten van de backoffice. Voor het technisch beheer is een medewerker van Actys vier dagen van de week een dagdeel aanwezig. Voor het verhuur van de mid-office en voor het facilitair beheer is een medewerker aangesteld door het stadsdeel. Deze is ca. twee dagen per week in het gebouw aanwezig.

Overwegingen rond gemaakte keuzen De drie onderzochte multifunctionele accommodaties hebben het beheer op een verschillende wijze ingevuld. Aan de keuze voor één van deze modellen liggen diverse overwegingen ten grondslag waarover moeilijk algemene uitspraken zijn te doen.

In het Jan van der Heijdenhuis is gekozen voor gebundeld beheer, dat is neergelegd bij één van de beide hoofdgebruikers van het gebouw te weten Combiwel. De ervaringen hiermee zijn overwegend goed te noemen. De ruimtetoewijzing gebeurt in onderlinge samenspraak en waar zich eventuele ruimtelijke knelpunten voordoen worden deze in goed overleg opgelost. Ook ’t Koggeschip heeft gekozen voor gebundeld beheer, en wel in de vorm van een beheerstichting. In zijn algemeenheid wordt dit ervaren als een effectieve beheersvorm. In de praktijk doen zich wel enkele knelpunten voor, die voor een groot deel zijn terug te voeren op het gegeven dat het gaat om een vrijwillig bestuur dat verantwoordelijk is voor de aansturing van de (gedetacheerde) beheerders. Bij MFC Binnenhof is het strategisch beheer in handen van het stadsdeel. Het tactische en operationele beheer (waaronder de schoonmaak, receptie en beveiliging) is uitbesteed aan een marktpartij. De exploitatie van de mid-office is in handen van een facilitiair medewerker, die aanwezig is in het gebouw en aangesteld is door het stadsdeel.

Aandachtspunten / aanbevelingen werkgroep De gemaakte keuzen hierin hangen duidelijk samen met de specifieke situatie van de verschillen-de accommodaties. Bij de meeste brede scholen kiezen de partners voor een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het beheer en exploitatie van de multifunctionele accommodatie. Veelal gebeurt dit via een stichting, zoals bij ’t Koggeschip het geval is. Bij omvangrijke en ruimtelijk complexe multifunctionele accommodaties, zoals bij MFC Binnenhof, ligt het meer voor de hand het beheer neer te leggen bij het stadsdeel daar zich problemen kunnen voordoen die partners zonder het stadsdeel niet kunnen oplossen.

Onderscheid moet worden gemaakt tussen de verantwoordelijkheid voor het beheer en de feitelijke uitvoering van het beheer. Zeer wel denkbaar is dat een stichting in het leven wordt geroepen die niet zelf

is belast met de uitvoering van het beheer (via beheermedewerkers in eigen dienst resp. door aansturing van gedetacheerd personeel, zoals bij ’t Koggeschip), maar vanuit haar verantwoordelijkheid een contract afsluit met een derde partij die het beheer uitvoert.

Voor welke beheervorm ook wordt gekozen, het is essentieel dat volstrekte duidelijkheid moet bestaan over de vraag waar de regie op het beheer ligt. Eén partij moet verantwoordelijk worden gemaakt om erop toe te zien dat alle gemaakte afspraken ook daadwerkelijk worden nagekomen, dat er bij knelpunten of onduidelijkheden knopen worden doorgehakt etc.

Aanbeveling 7 Maak één partij verantwoordelijk voor de regie op het beheer.

De werkgroep constateert dat een multifunctionele accommodatie een professionele inzet van het beheer vergt. In een reguliere basisschool maakt de coördinatie van het beheer doorgaans onderdeel uit van het takenpakket van de directeur. In het geval van een brede school is dit, zeker naarmate de omvang en complexiteit van de multifunctionele accommodatie toeneemt, niet meer mogelijk en vergt het beheer een professionele en gestructureerde aanpak.

Dit aspect is bij de ontwikkeling van multifunctionele accommodaties veelal niet of onvoldoende in beeld. In dit kader is door de werkgroep gesproken over de wenselijkheid en mogelijkheid om het beheer grootschaliger te organiseren. Wil je het geheel professioneel laten beheren door ervaren beheerders dan heb je daar ook een goede aansturing bij nodig. Omdat dit voor de afzonderlijke gebouwen veelal niet goed is te organiseren, verdient het naar de mening van de werkgroep aanbeveling te onderzoeken of het beheer voor een groep openbare gebouwen in een stadsdeel kan worden georganiseerd of zelfs geclusterd vanuit meerdere stadsdelen. Dit vereist wel een zodanige organisatie dat voldoende recht wordt gedaan aan het specifieke karakter en de eigenheid van de afzonderlijke accommodaties. In dit kader kan worden verwezen naar de ontwikkeling in de stad rond het onderwerp shared service centre. Een dergelijke ontwikkeling zou ook kunnen worden onderzocht voor het beheer van multifunctionele accommodaties.

Aanbeveling 8 Onderzoek de mogelijkheden om het beheer van de Amsterdamse multifunctionele accommodaties grootschaliger, op stadsdeel- of stedelijk niveau, te organiseren, met inachtneming van de eigenheid van de diverse accommodaties.

26

In toenemende mate worden woningcorporaties betrokken bij het beheer vanuit hun rol in het maatschappelijk vastgoed. Op diverse plaatsen in het land zijn brede scholen gerealiseerd of in voorbereiding

onder verantwoordelijkheid van woningcorporaties. In de eerste probleeminventarisatie van de Stichting Brede School Nederland is opgemerkt dat corporaties vrijwel altijd als voorwaarde stellen dat zij eigenaar worden van het vastgoed. Ook is hun rol volgens het rapport meestal beperkt tot de realisatie, de verhuur en het onderhoud van brede scholen. Het beheer en de exploitatie van de accommodatie wordt meestal aan de gebruikers overgelaten. Niettemin lijkt ook dit een interessante optie die nadere uitwerking verdient.

Op dit moment zijn al meerdere stadsdelen en schoolbesturen overleg gestart met woningcorporaties. De werkgroep acht het wenselijk dat op stedelijk niveau een goed beeld wordt verkregen van de eventuele rol die woningcorporaties in het beheer kunnen spelen en doet de volgende aanbeveling:

Aanbeveling 9 Treed stedelijk in overleg met een vertegenwoordiging / koepelorganisatie van de in Amsterdam actieve woningcorporaties over hun mogelijke rol bij de realisering, onderhoud, beheer en exploitatie van multifunctionele accommodaties.

Exploitatie Bij exploitatie gaat het om het vinden van een manier om het gebouw kostenefficiënt te laten draaien. Wat wordt er over de huurprijzen afgesproken, en hoe worden de kosten van de gemeenschappelijke ruimtes doorberekend naar de instellingen? Wat kost het gebouw en de instandhouding ervan?

Exploitatie in de drie multifunctionele accommodaties Jan van der Heijdenhuis Combiwel betaalt aan het stadsdeel, de eigenaar, de huur van het gebouw, bestaande uit rente en aflossingen van de investeringen die het stadsdeel heeft gedaan voor de totstandkoming van het gebouw (= kapitaallasten). De medegebruikers van het gebouw betalen huur / servicekosten aan Combiwel. De school draagt de rijksvergoeding voor de groepsafhankelijke materiële instandhouding over aan Combiwel. Combiwel neemt voor wat betreft de voorzieningen in de huisvesting dezelfde positie in als een bijzonder schoolbestuur: voor de bekostiging van het “onderhoud buitenzijde” kan Combiwel aanvragen indienen bij het stadsdeel. Het schoolbestuur heeft de onderhoudsplicht overgedragen aan Combiwel, waarmee het volledige beheer van het gebouw in handen ligt van één gebruiker. Combiwel zorgt voor een sluitende exploitatie; het risico van een sluitende exploitatie van het gebouw ligt dus bij Combiwel. Opgemerkt wordt dat het grootste deel van het beheer wordt uitgevoerd door ID-medewerkers. Wanneer de ID-regeling zou wegvallen ontstaat er een (financieel) probleem.

't Koggeschip Partijen betalen een vergoeding aan de beheerstichting voor het onderhoud, het beheer en de exploitatie. De school draagt de rijksvergoeding voor de groepsafhankelijke materiële instandhouding, alsmede een vergoeding voor kosten van inkoop van diverse goederen (toiletpapier, handdoeken etc.) over aan de gezamenlijke rekening. De klokuurvergoeding gym van het stadsdeel wordt ook overgemaakt op deze rekening (i.p.v. aan het schoolbestuur). Alle exploitatiekosten worden betaald van de gemeenschappelijke rekening, die wordt beheerd door de Stichting KBA Nw West. De Stichting is verantwoordelijk voor de aanvragen inzake de voorzieningen in de huisvesting bij het stadsdeel als bedoeld in de Wet op het primair onderwijs.

MFC Binnenhof De jaarlijkse bijdrage van het schoolbestuur is gemaximeerd tot de rijksbijdrage voor de gebouwafhankelijke materiële instandhouding.

28

Een marktpartij huurde de mid-office van het stadsdeel tegen een, gefaseerd te verhogen, huurprijs aan het stadsdeel. Het beheer is overgedragen aan Actys en is de exploitatie van de midoffice formeel in handen van het stadsdeel.

Aandachtpunten / aanbevelingen werkgroep De belangrijkste conclusie die de werkgroep trekt is dat een kostendekkende exploitatie bij geen van de drie multifunctionele accommodaties mogelijk is zonder een aanzienlijke structurele financiële bijdrage van het desbetreffende stadsdeel, rechtstreeks of via subsidie aan de welzijnsinstelling. De werkgroep constateert dat aan de totstandkoming van multifunctionele accommodaties niet altijd goed onderbouwde aannames ten grondslag liggen. De aanname dat gezamenlijke huisvesting van instellingen per definitie tot efficiencyvoordelen in de exploitatie leidt, lijkt in zijn algemeenheid onjuist, zeker daar waar wordt gekozen voor een ruime openstelling van het gebouw. Met name gebruik buiten de reguliere (school)tijden, na 17.00 uur en in de weekenden, leidt ertoe dat inkomsten en uitgaven sterk uit balans kunnen raken. Dit wordt veroorzaakt door het benodigde toezicht, de extra schoonmaak e.d. die voor dit, vaak beperkte, gebruik moeten worden uitgevoerd. Zeker in situaties waarbij de compartimentering van de accommodatie niet goed is geregeld, bijvoorbeeld omdat het volledige gebouw moet worden verwarmd voor het gebruik van één gymlokaal of er intensief toezicht nodig is omdat afzonderlijke gebouwdelen niet kunnen worden afgesloten.

Hierbij wordt wel aangetekend dat welzijnsinstellingen, ook los van brede scholen, in hun exploitatie een beheercomponent hebben die in het totale subsidiebedrag van de lokale overheid zit verdisconteerd. Nader onderzocht zou moeten worden of en zo ja, welke daadwerkelijke meerkosten verbonden zijn aan het gebruik van een multifunctionele accommodatie ten opzichte van de situatie dat welzijnsinstellingen afzonderlijk zijn gehuisvest. Wellicht biedt het uitgevoerde Verbeterprogramma Welzijn hiervoor handreikingen.

Het doen van te optimistische (of in het geheel geen) aannames leidt ertoe dat de niet voorziene (maar mogelijk wel voorzienbare) overschrijdingen in de gebruiksfase permanent onderwerp van discussie blijven.

Ten eerste zal een heldere keuze moeten worden gemaakt over de invulling van het gebouw-gebruik (doelgroepen, openingstijden) en de gevolgen hiervan voor de exploitatie. Naarmate er meer gebruik plaatsvindt in de maatschappelijke sfeer (scholen, peuterspeelzalen, welzijn) zal er minder sprake zijn van een kostendekkende exploitatie. Tekorten kunnen niet ongelimiteerd worden gecompenseerd door commerciële verhuur omdat daarmee (los van de verhuurbaarheid) ook de maatschappelijke functie van het gebouw onder druk kan komen te staan.

Ten tweede zal aan de multifunctionele accommodatie een goed onderbouwde exploitatiebegroting ten grondslag moeten liggen, inclusief de (vaak onderschatte) kosten van beheer. Het is hierbij van belang dat ook de verwachte inkomsten goed zijn onderbouwd, en dat de eventuele risico’s middels een risicoinventarisatie goed in beeld zijn. In dit kader wordt tevens verwezen naar de overwegingen onder hoofdstuk 3 (Gebouw).

Door alle factoren vooraf bij de exploitatiebegroting te betrekken, bestaat er ook vooraf zicht op de te verwachten gevolgen voor de exploitatie(tekorten) en kunnen vooraf afspraken worden gemaakt met alle betrokken partijen over de mate waarin deze door de partijen kunnen worden gedragen. Het betrokken stadsdeel kan op basis daarvan een weloverwogen keuze maken of het bereid is het daaruit voortvloeiende structurele exploitatietekort te accepteren. Zo niet, dan zullen voorafgaand aan de ontwerpfase de plannen moeten worden bijgesteld. Als dit geen uitkomst biedt zal van het project moeten worden afgezien. Op bijlage 2 is een opzet van een exploitatiebegroting weergegeven.

Het bovenstaande leidt tot de volgende algemene aanbeveling:

Aanbeveling 10 Maak vooraf duidelijke keuzen ten aanzien van de invulling van het gebouwgebruik (functies, openingstijden) en maak op basis daarvan een goed onderbouwde exploitatiebegroting (inclusief onderbouwing van de verwachte inkomsten en het opstellen van een risicoinventarisatie). Breng, op basis van de redelijkerwijs te verwachten inkomsten, het eventuele structurele exploitatietekort in beeld en accepteer als stadsdeel het structurele exploitatietekort, stel de plannen bij of zie af van het project.

30

Samenvatting, conclusies en vervolg Samenvatting en conclusies De werkgroep concludeert dat de bestaande problemen in de het beheer en de exploitatie in belangrijke mate voortkomen uit het feit dat veel relevante aspecten niet tijdig, dat wil zeggen voorafgaand aan de voorlopige ontwerpfase, in beeld zijn gebracht. Veel problemen kunnen worden voorkomen door in een zo vroegtijdig mogelijk stadium, in ieder geval in de definitiefase (via een inhoudelijk, ruimtelijk, functioneel en technisch programma van eisen), alle relevante aspecten in beeld te hebben en hierover onderbouwde beslissingen te nemen. Op basis daarvan kunnen partijen tot een afgewogen go / no go besluit komen.

Met deze notitie heeft de werkgroep, vanuit de bestudeerde documenten, de gevoerde gesprekken en de eigen waarneming, een aantal relevante aspecten op een rij gezet. Dit heeft geresulteerd in een checklist, die is opgebouwd naar de verschillende fasen die bij de ontwikkeling van een multifunctionele accommodatie moeten worden doorlopen, te weten de initiatieffase, de definitiefase, de ontwerpfase, de bouwvoorbereidingsfase, de realisatiefase en de exploitatiefase. De in de voorgaande hoofdstukken gehanteerde onderverdeling naar Eigendom, Gebouw, Beheer en Exploitatie is in deze fasering terug te vinden.

De werkgroep hoopt met dit overzicht een handreiking te hebben gedaan voor de totstandkoming van nieuwe brede scholen in multifunctionele accommodaties en doet in dit kader de volgende aanbeveling:

Aanbeveling 11 Betrek bij de totstandkoming van een brede school in een multifunctionele accommodatie alle elementen zoals genoemd in de checklist (bijlage 1). Ga pas naar de volgende fase van het ontwikkelingsproces wanneer over alle elementen goed onderbouwde besluitvorming heeft plaatsgevonden.

Vervolg Zoals al in de inleiding aangegeven vindt de werkgroep het wenselijk dat op een aantal deelaspecten rond beheer en exploitatie nog een verdiepingsslag wordt gemaakt, gerelateerd aan concrete knelpunten in de praktijk.

De werkgroep stelt voor om de uitkomsten van deze analyse, bij wijze van pilot, als handleiding te betrekken bij een Amsterdamse praktijksituatie waarin een brede school in een multifunctionele accommodatie tot stand wordt gebracht. Daarnaast stelt de werkgroep voor nader in te zoomen op een bestaande brede school in Amsterdam waar zich knelpunten op het gebied van beheer en exploitatie voordoen, met het doel om te komen tot meer uitgewerkte deelhandleidingen. In tweede instantie kan ervoor worden gekozen om de uit dit nadere onderzoek voortkomende aanbevelingen als pilot op de onderzochte brede school toe te passen.

Aanbeveling 12 Betrek de uitkomsten van deze analyse, bij wijze van pilot, als handleiding bij een nog te realiseren Amsterdamse brede school in een multifunctionele accommodatie, uitgaande van een situatie waarin een stadsdeel of schoolbestuur opdrachtgever is.

Aanbeveling 13 Zoom nader in op één of twee bestaande brede scholen in een multifunctionele accommodatie in Amsterdam waar zich knelpunten voordoen op het gebied van beheer en exploitatie. Kom op basis hiervan tot meer uitgewerkte vervolghandleidingen en in tweede instantie tot het, op basis van die uitkomsten, realiseren van een pilot op diezelfde brede school. Bij de handleidingen kan worden gedacht aan: • Handreiking beheer (beheerplan, inclusief beheerorganisatie en beheerovereenkomst); • Handreiking opzet exploitatiebegroting; • Handreiking doorbelasting beheerkosten, huurprijsdifferentiatie; • Handreiking procesbegeleiding; • Handreiking multifunctionele accommodatie in de knel. Hoe komen we eruit?

Aanbeveling 14 Onderzoek op welke wijze de ontwikkelde kennis, ervaring en doorontwikkeling van die kennis kan worden geborgd in de overleg- en besluitvormingsstructuur binnen Amsterdam.

32

Bijlage 1 Checklist

Initiatieffase Inhoud

vastlegging uitgangspunten en doelstellingen, haalbaarheidsstudie

Fase document

• Notitie over inhoudelijk concept. • Haalbaarheidsstudie. • Voorlopige samenwerkingsovereenkomst / intentieverklaring.

aandachtspunten / checklist

Inhoudelijk concept  Bepaal welke partners deelnemen aan de brede school.  Werk een visie op samenwerking uit.

 Ontwerp een inhoudelijk concept (visie op leren en ontwikkeling van kinderen).  Onderzoek de solvabiliteit en liquiditeitspositie van de deelnemende partners.  Leg in de samenwerkingsovereenkomst de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen vast.

 Neem een beslissing over de regie op de inhoudelijke samenwerking.  Go / no go

34

Definitiefase Inhoud

Opstellen programma’s van eisen, selectie architect

Fase document

• Definitieve samenwerkingsovereenkomst. • Inhoudelijk programma van eisen. • Ruimtelijk programma van eisen. • Functioneel programma van eisen. • Technisch programma van eisen. • Beheerplan (inclusief beheerorganisatie en beheerovereenkomst). • Indicatieve exploitatiebegroting voor vier jaar (op basis van kerngegevens en kengetallen).

aandachtspunten / checklist Gebouw

 Regel het bouwheerschap (uitgangspunt is schoolbestuur).

 Stel vast op welke wijze gebruikers met elkaar willen samenwerken en

vertaal dit naar de huisvesting.

 Laat het gebouw goed aansluiten bij de onderliggende doelstellingen:

• vanuit inhoudelijk concept (echte brede school): één voordeur en veel gezamenlijk gebruik; • minder vanuit inhoudelijk concept, meer vanuit gedachte ‘bedrijfsverzamelgebouw’: meer voordeuren en minder gezamenlijk gebruik.

 Beperk, met het oog op de komende exploitatie, de oppervlakte tot het

werkelijk noodzakelijk geachte ruimtegebruik. Betrek hierbij het mogelijk gezamenlijke gebruik van ruimtes.

 Maak, ten aanzien van de invulling van het gebouw, een expliciete

keuze in de verhouding maatschappelijke functies (met een geaccepteerd exploitatietekort) en commerciële exploitatie.

 Realiseer niet meer m2 dan financieel gedekt kan worden vanuit de deel-

nemende partners.

 Besteed binnen het programma van eisen aandacht aan een goede

compartimentering: installaties en bemetering - alarm- en sleutelplan / vluchtroutes - brandscheidingen afsluitbaarheid afzonderlijke gebouwdelen (met name bij avondgebruik).

 Stel, op basis van het beoogde gebruik, de openingstijden vast

(deze hebben belangrijke gevolgen voor het beheer en de exploitatie).

Eigendom

 Regel de eigendomsverhoudingen (stadsdeel, schoolbestuur, woning-

corporatie, vereniging van eigenaren).

 Betrek bij deze overwegingen ook de regelgeving rond de onderwijs-

huisvesting (Wet op het primair onderwijs en de verordening onderhuisvesting).

 Leg afspraken vast over de verantwoordelijkheidsverdeling onderhoud

eigenaardeel resp. huurders- / gebruikersdeel.

Beheer

 Stel een beheerplan vast, inclusief een uitwerking van de beheerorga-

nisatie en een beheerovereenkomst.

 Wijs één instelling aan die verantwoordelijk is voor de regie op het

beheer van de (multifunctionele ruimtes binnen de) multifunctionele accommodatie.

 Beschrijf de beheertaken, onderverdeeld naar strategisch, tactisch en

operationeel niveau.

 Leg de verantwoordelijkheidsverdeling tussen eigenaar en beheerder vast.  Leg de verantwoordelijkheidsverdeling tussen beheerder en hoofd-

gebruikers vast.

 Bereken hoeveel formatie benodigd is voor het beheer op tactisch

niveau (coördinatie / regie) en operationeel niveau (beheermedewerkers).

 Maak functiebeschrijvingen voor het beheer op tactisch niveau (coör-

dinatie / regie) en operationeel niveau (beheermedewerkers).

Exploitatie

 Breng de verschillende geldstromen van de multifunctionele accom-

modatie in kaart.

 Maak afspraken over de doorbelastingssystematiek van de beheer-

kosten over de gebruikers (op basis van m2, ruimten, aantal gebruikers e.d.).

 Stel gebruiksovereenkomsten / huurcontracten op.

 Breng de reële mogelijkheden voor (commerciële) verhuur vooraf door

een marktverkenning in kaart.

 Maak afspraken over het huurprijsbeleid (al dan niet gedifferentieerd naar

sociaal, kostendekkend en marktconform tarief).

 Begroot ook fondsvorming voor onderhoud en inventaris.

 Breng de fiscale aspecten goed in beeld (omzet- en overdrachts-

belasting).

 Stel vast welke partij het exploitatierisico draagt.

 Maak, op basis van de voorgaande punten, een voorlopige exploitatie-

begroting voor de multifunctionele accommodatie.

 Zet de financiële gevolgen hiervan af tegen de bereidheid van het stads-

deel om de niet gedekte tekorten structureel voor zijn rekening te nemen.

 Bepaal de financiële haalbaarheid: ga door naar de ontwerpfase of zie

36

af van het project.  Go / no go

Ontwerpfase Inhoud

Vertaling programma’s van eisen in een ontwerp, architectkeuze

Fase document

• Voorlopig ontwerp • Definitief ontwerp • Bouwkostenbegroting

aandachtspunten / checklist Gebouw

 Kies een architect met kennis van en ervaring met de bouw van brede

scholen in multifunctionele accommodaties. Onderzoek referentieprojecten.

 Betrek bij het ontwerp de uitstraling van het gebouw, passend bij de

(buurt)functie (uitnodigend).

 Kijk goed naar de gevolgen van architectonisch ontwerp en

materiaalgebruik voor de stichtingskosten maar evenzo voor de komende exploitatiekosten (bijv. afwijkende afmetingen, bijzondere vormen). Denk hierbij aan kostenbesparende maatregelen (hoeveelheid glas, duurzaam bouwen e.d.).

 Kijk goed naar bruto – netto verhouding vloeroppervlak.

Beheer

 Deel het gebouw vanuit beheeroogpunt praktisch in (een onoverzich-

telijk en fysiek niet gecompartimenteerd gebouw vergt meer menskracht voor toezicht).

Bouwvoorbereidingsfase Inhoud

Verder uitwerken definitief ontwerp en maken bestek.

Fase document

• Bestek • Bestektekeningen • Investeringskostenbegroting / directiebegroting

aandachtspunten / checklist

 Bepaal als schoolbestuur de voorwaarden waaronder wordt afgezien van

het bouwheerschap (door gemeente of derde partij, zoals woningcorporatie).

Realisatiefase In deze fase vinden de aannemersselectie, de aanbesteding, de gunning en de daadwerkelijke bouw plaats. Inhoud

• Procesverbaal van aanbesteding • Procesverbaal van oplevering

38

Exploitatiefase Inhoud

Aanvang beheer en exploitatie van de multifunctionele accommodatie.

Fase document

• Vastgesteld beheerplan • Vastgestelde exploitatiebegroting • Meerjarenonderhoudsplan • Periodieke evaluaties

aandachtspunten / checklist Beheer

 Maak een gedetailleerde beschrijving van de taken en verantwoorde-

lijkheden die onder het beheer vallen vastgesteld.

 Neem afspraken over beheer op in huurcontracten, beheercontracten

of gebruiksovereenkomsten.

 Stel een veiligheidsbeleid vast:

• toezicht aan de deur (zeker bij gebouwen die altijd openstaan) • intern telefoonsysteem • ontruimingsplan • bedrijfshulpverlening

 Regel een goede aansturing van de beheermedewerkers.  Zorg voor een professioneel ondersteuningsapparaat.

 Zorg voor een eenduidig aanspreekpunt voor gebruikers / huurders

rond beheerzaken.

 Sluit contracten af met leveranciers en dienstverleners (bijv. schoon-

makers).

 Stel een overleg- en communicatiestructuur vast, zoals regelmatig

gebruikersoverleg met de (hoofd)gebruikers.

 Regel voldoende inspraak voor de (hoofd)gebruikers.

 Leg praktische afspraken over beheer vast in een handboek (bijv. over

sluiten ramen en deuren, verwarming e.d.).

 Evalueer elke twee jaar het beleid / de uitvoering rond beheer.

Exploitatie

 Stel voor de multifunctionele accommodatie begrotingen, jaarreke-

ningen en maand- / kwartaalrapportages op.

 Leg afspraken vast over de verantwoordelijkheden rond vervanging

inventaris.

 Stel een inventarisbeleid en meerjarenplan vast voor vervanging

meubilair.

 Maak één organisatie verantwoordelijk voor de (verhuur) administratie.

 Maak afspraken over het beleid rond ruimtetoewijzing (bijv. primaat

bij hoofdgebruikers voor bepaalde ruimtes).

 Stel een energiebeleid vast en bepaal hoe dat wordt bekostigd.

Overig

 Stel een communicatie / PR-beleid vast.

 Maak een website voor de multifunctionele accommodatie.  Neem verhuurinformatie op op de website.

 Maak een goede bewegwijzering in en buiten het gebouw.

40

Bijlage 2 Opzet exploitatiebegroting

42

Opzet Exploitatiebegroting

INKOMSTEN

Bijdragen gebruikers: 1. school 1 2. school 2 3. peuterspeelzalen 4. buitenschoolse opvang 5. kinderdagopvang 6. welzijnsactiviteiten 7. overige activiteiten

Bijdragen stadsdeel: • gebruik gymlokalen • overige bijdragen / subsidies voor de exploitatie van de MFA

Bijdragen participanten voor gemeenschappelijke inventaris

Totale opbrengsten uit verhuur derden

TOTALE INKOMSTEN

UITGAVEN

• …… fte beheer: coördinatie • ….... fte beheer: uitvoering: toezicht, onderhoud, schoonmaak e.d. • (voorziening) onderhoud gebouw en terrein • materiële instandhouding gebouw en terrein (tuinonderhoud, schoonmaak-onderhoud, GEW, publiekrechtelijke heffingen excl. OZB) • verzekeringen (inboedel, opstal, brand, vandalisme) • onderhoud en afschrijving inventaris • diverse uitgaven (kantoor, pers.) • overhead

TOTALE UITGAVEN

44

Bijlage 3 Begripsomschrijvingen

46

In het kader van het onderwerp beheer en exploitatie komt een aantal begrippen veelvuldig terug. Om te voorkomen dat er begripsverwarring ontstaat is het van belang van een eenduidige begripsdefiniëring uit te gaan. De belangrijkste worden hieronder toegelicht.

Juridisch en economisch eigendom Het onderscheid juridisch en economisch eigendom komt voort uit de onderwijswetgeving, waarbij uitgangspunt is dat een schoolbestuur eigenaar is van het schoolgebouw en terrein en de gemeente het economisch claimrecht heeft. Dit economisch claimrecht is te beschouwen als een beperking op het juridisch eigendom. Zo geldt een verbod tot vervreemding en bezwaring van het gebouw. Daarnaast kan de gemeente (delen van) het gebouw vorderen voor gebruik door andere scholen dan wel voor activiteiten met maatschappelijke, recreatieve of culturele doeleinden. Het schoolbestuur moet toestemming vragen aan de gemeente om het gebouw / terrein te verhuren of in medegebruik te geven en na buitengebruikstelling van het gebouw / terrein vervalt het eigendom aan de gemeente.

Bouwheerschap De bouwheer is de opdrachtgever van het bouwproces. De bouwheer verstrekt opdrachten aan ontwerpende en uitvoerende partijen. Bij multifunctionele accommodaties dient één partij aangewezen te worden die fungeert als opdrachtgevende partij. De bouwheer dient er voor te zorgen dat er een gebouw gerealiseerd wordt dat tegemoet komt aan de eisen en wensen van alle eigenaren en/of gebruikers. Bouwheerschap en eigendom liggen meestal in één lijn met elkaar. De toekomstig eigenaar vervult meestal de rol van bouwheer. De onderwetgeving stelt dat het schoolbestuur bouwheer is van een schoolgebouw tenzij gemeente en schoolbestuur overeen komen dat de gemeente bouwheer is. Voor een multifunctionele accommodatie kiest de gemeente er meestal voor zelf het bouwheerschap in te vullen, zeker wanneer er sprake is van meerdere scholen in één accommodatie.

Beheer Onder beheer wordt verstaan: de organisatie van (en het toezicht op) het gebruik en het gebruiksgeschikt houden van de accommodatie voor de gebruikers. Beheer omvat werkzaamheden op de gebieden: huisvesting, diensten en middelen.

Exploitatie Bij exploitatie gaat het om alle kosten en opbrengsten die voortkomen uit gebruik van de accommodatie. Het begrip exploitatie van een accommodatie valt, in de context van multifunctionele accommodaties, veelal uiteen in drie componenten:

Kale huur De kale huur wordt door de eigenaar in rekening gebracht bij de huurders. De kale huur omvat een kos-

tencomponent voor de kapitaallasten van de accommodatie. Daarnaast worden reserveringen of vergoedingen voor onderhoud buitenzijde, verzekering (opstal), eigenaarlasten, leegstand en administratie verrekend in de kale huurprijs.

Servicekosten Aanvullende dienstverlening door de eigenaar wordt middels servicekosten in rekening gebracht bij de huurders. Hierbij is sprake van een situatie waarin de eigenaar werkzaamheden uitvoert die eigenlijk onder de beheersverantwoordelijkheid van de gebruikers vallen, zoals schoonmaak of onderhoud van de binnenzijde van het gebouw.

Exploitatiekosten De exploitatiekosten omvatten de kosten die gemaakt moeten worden om het gebouw te kunnen gebruiken en gebruiksgeschikt te houden, zoals kosten gas, water en elektra.

48

Bijlage 4 Literatuurverwijzingen

50

Geraadpleegde literatuur

• Beheer & Exploitatie van brede scholen, Oberon / Stichting Brede School Nederland 2006

• Dagarrangementen & combinatiefuncties Amsterdam, Beheer en exploitatie van brede scholen in multifunctionele accommodaties, eerste probleeminventarisatie, Stichting Brede School Nederland 2007

• Kwaliteitscriteria brede school, Oberon / OOG onderwijs en jeugd 2004

Jong

Dagarrangementen en Combinatiefuncties Amsterdam

Colofon Dagarrangementen en Combinatiefuncties Amsterdam Postbus 9917, 1006 AP Amsterdam [email protected] www.dencamsterdam.nl Deze notitie is samengesteld door OOG onderwijs en Jeugd, OSA (Ondernemerskring Sociale sector Amsterdam) in opdracht van Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (DMO) van de gemeente Amsterdam. Analyse en tekst:

Ronald Bloem Kees Grifhorst Ted Neervoort Jaap Willem Kuit Hennie Groot Haar

Marco Stoute, OOG onderwijs en Jeugd onder verantwoordelijkheid van de tijdelijke werkgroep beheer en exploitatie: (voorzitter) (‘t Koggeschip) (MFA Binnenhof) (Jan van der Heijdenhuis) (Consultant D&C project)

Voor informatie kunt u zich wenden tot Hennie Groot Haar, telefoon 020-6400982, e-mail [email protected]. DMO: www.onderwijs.amsterdam.nl (dan klikken op ‘beleid’ en daarna ‘Brede School’)