Evaluatierapport
Nota Harmonisatie Multifunctionele Accommodaties Datum: juli 2009 Steller: Sandra Duprée
1. Inleiding In december 2005 heeft de gemeenteraad de Nota Harmonisatie Multifunctionele Accommodaties vastgesteld. Doel van de harmonisatie is te komen tot uniformiteit in beheer, subsidiering en verhuur van de dorpshuizen: Podarwic in Poederoijen; Den Ham in Zuilichem; Gambora in Gameren; ’t Gement in Aalst; De Gaarde in Nederhemert; Dorpshuis Kerkwijk in Kerkwijk. De nota waarborgt de maatschappelijke functie van voorzieningen voor verenigingsleven en nietcommerciële instellingen en de toegankelijkheid voor sociaal-culturele doeleinden. Een uniform huurtarief vermindert onderlinge concurrentie. In de huidige situatie is de gemeente eigenaar (m.u.v. Kerkwijk) van de dorpshuizen. Het beheer en de exploitatie ligt in handen van het dorpshuisbestuur. Het bestuur kan zelf bepalen of zij de exploitatie uitbesteden aan een pachter. De gemeente verstrekt jaarlijks een vaste subsidie, waarbij voor de jaren 2006 en 2007 een overgangsregeling van kracht was. In 2008 heeft de afrekening plaatsgevonden, waardoor nu de eindsituatie van het harmonisatietraject is bereikt. Om de mogelijkheid te creëren het huidige beleid samen met de dorpshuisbesturen te evalueren en nieuw beleid te maken is in 2009 aan de dorpshuizen een subsidie verstrekt die gelijk is aan 2008. Dit bedrag is geïndexeerd.
2. Evaluatie In de nota Harmonisatie Multifunctionele Accommodaties is vastgelegd dat in 2009 de evaluatie van het harmonisatietraject plaatsvindt. Wij zijn daar in september 2008 mee begonnen. Wij zijn in gesprek gegaan met elk dorpshuisbestuur. Wij hebben onder andere het huidige beheer, verhuur en de subsidiering geëvalueerd. Ook vanuit onze eigen organisatie hebben wij teruggekeken op de afgelopen twee jaar. Beheer / Eigendom Dorpshuisbesturen: De besturen zijn tevreden over de huidige situatie waarbij de gemeente eigenaar van het gebouw is en het bestuur verantwoordelijk is voor het beheer en de exploitatie. Een verandering vinden zij niet wenselijk. Gemeente: Wij zijn tevreden over het handelen van de dorpshuisbesturen, waarbij zij zorgdragen voor het beheer en de exploitatie. Wij zijn echter van mening dat het in eigendom hebben van de dorpshuizen en het daarmee verantwoordelijk zijn voor groot onderhoud, veel investering vergt in tijd en financiële middelen. Wij zouden hier graag een efficiëntere en effectievere oplossing voor vinden.
Verhuur Dorpshuisbesturen: Met uitzondering van Podarwic in Poederoijen is de verhuur van ruimten voor zowel sociaal-culturele als commerciële activiteiten in alle dorpshuizen goed. Door de komst van een nieuwe sporthal in Aalst, heeft een aantal verenigingen de sporthal in Aalst verkozen boven Podarwic. De besturen geven aan tevreden te zijn met het hanteren van uniforme huurtarieven voor verhuur aan sociaal-culturele activiteiten. Gemeente: Wij zijn tevreden over het hanteren van uniforme huurtarieven voor verhuur aan sociaalculturele activiteiten. Het doel om als dorpshuizen onderling niet concurrerend te zijn ten opzichte van elkaar is hiermee bereikt. Wij zijn echter ook van mening dat de dorpshuizen hun inkomsten zouden moeten vergroten door alternatieve inkomstenbronnen aan te boren. Subsidiering Dorpshuisbesturen: Niet alle besturen zijn tevreden met het bedrag wat zij aan subsidie ontvangen. Dit heeft met name te maken met het feit dat het bedrag tot op heden niet werd geïndexeerd. Dit stelt de besturen voor een probleem, aangezien gas-, elektriciteitsprijzen, schoonmaakkosten e.d. jaarlijks stijgen. Daarnaast geven enkele besturen aan dat de berekening van het subsidiebedrag niet op de juiste wijze gebeurt. De genomen uitgangspunten zijn niet correct. Dit heeft te maken met het feit dat elk dorpshuis de financiële administratie op een zelf gekozen manier voert. Elk dorpshuis gaat uit van een andere nul-meting. Hierdoor ontstaat een onevenredigheid in bijvoorbeeld afschrijvingen. Gemeente: Wij hebben het voornemen ons subsidiebeleid te wijzigen. Wij willen verenigingen en instellingen niet meer uitsluitend subsidiëren, omdat zij bestaan. Wij willen gaan subsidiëren op wat zij doen, de activiteiten die zij ontplooien. Op dit moment ontvangen de dorpshuizen subsidie op basis van een berekening. Het is een optelsom van energiekosten, algemene kosten, verzekeringen/ belastingen en afschrijving/reservering. Dit bedrag wordt in mindering gebracht door de gemiddelde huuropbrengst en de werkelijke pacht. Onze wens is in de toekomst de dorpshuizen op basis van prestatie subsidiëren. Communicatie Dorpshuisbesturen: De meeste dorpshuisbesturen zijn ontevreden over de communicatie met de gemeente in de afgelopen 3 jaar. Zij ontvangen geen reactie op brieven die zij naar de gemeente sturen. Ook geven enkele dorpshuisbesturen aan dat afspraken niet altijd worden nagekomen. Gemeente: In het verleden zijn afspraken veelal mondeling gemaakt, zonder dat deze schriftelijk zijn vastgelegd. Wij kunnen nu niet altijd meer achterhalen welke afspraken in het verleden zijn gemaakt. Tevens hebben wij te maken met een beperkte capaciteit die wij kunnen inzetten voor de dorpshuizen. Onderhoud Dorpshuisbesturen: Besturen geven aan een duidelijk beeld te missen over de verdeling van taken met betrekking tot (gebouw)onderhoud. Het verschil tussen groot, klein en dagelijks onderhoud is niet zodanig uitgewerkt dat de besturen zicht hebben op wanneer welk onderhoud door wie wordt gedaan. Dat ervaren de besturen als vervelend. De besturen stellen niet op de hoogte te zijn van het bestaan van meerjarenonderhoudsplannen voor elk dorpshuis. Ook zijn volgens hen in het verleden gedane toezeggingen over onderhoudszaken niet nageleefd. Gemeente: Wij hebben altijd meerjarenonderhoudsplannen voor de dorpshuizen gehad. Groot onderhoud en onderhoud aan technische installaties komt toe aan de gemeente. Dagelijks en klein onderhoud is de verantwoordelijkheid van de dorpshuisbesturen. Wij hebben niet kunnen achterhalen wat de gedane toezeggingen in het verleden over onderhoudszaken precies omvatten.
Wij kampen met een gebrek aan financiën om onderhoud volledig te kunnen uitvoeren. Wij hebben ongeveer 50% van de financiën beschikbaar van wat we op basis van de onderhoudsplannen nodig hebben. Voor een schematisch overzicht van de evaluatie per dorpshuis, zie bijlage 1.
3. Jaarexploitaties Met behulp van deze evaluatie kunnen we beoordelen hoe het harmonisatietraject is verlopen en of het doel van de harmonisatie is bereikt. Tevens gebruiken we de evaluatie om vooruit te kijken. Waar staan we nu en waar willen we heen? Naast de hierboven beschreven evaluatie op het gebied van beheer, verhuur en de subsidiering, zetten we hier de jaarexploitatie van elke dorpshuis op een rijtje. Dit alles samen geeft ons een goed beeld van de huidige situatie van de dorpshuizen. Jaarexploitatie per dorpshuis 2006 Dorpshuis Podawic - Poederoijen ´t Gement - Aalst Gambora - Gameren Den Ham - Zuilichem Kerkwijk - Kerkwijk De Gaarde - Nederhemert
Resultaat - € 1.008 - € 276 € 3.012 € 411 €0 € 1.692
4. Conclusie We kunnen concluderen dat de dorpshuisbesturen zich inzetten voor het waarborgen van de functie als algemeen toegankelijke voorziening voor sociaal-maatschappelijk activiteiten. De dorpshuizen vervullen hiermee een belangrijke functie in de kernen. Commerciële activiteiten zijn nodig om de nodige inkomsten te genereren. Eigendom Wij willen als gemeente graag ons onroerend goed op afstand zetten. Een oplossing kan zijn het onroerend goed in handen te geven van een derde partij, bijvoorbeeld een woningbouwvereniging. De politieke invloeden (korten op onderhoud door raad) vallen dan weg. Andere optie kan zijn dat de dorpshuisbesturen het gebouw zelf in eigendom krijgen. Deze verandering in situatie houdt niet direct in dat de lasten voor dorpshuizen groter worden, of dat de gemeente minder subsidie gaat verlenen. Deze opties worden door de dorpshuisbesturen niet direct enthousiast ontvangen. Zij geven aan zelf ook vrijwilliger zijn en geen verstand te hebben van het in eigendom hebben van gebouwen. Tevens vrezen zij commerciële partijen als eigenaar van de gebouwen, omdat een commerciële partij geld wil verdienen. De besturen zijn van mening dat de dorpshuizen zich daar niet voor lenen. De dorpshuisbesturen zien liever niet dat de gemeente het eigendom van de gebouwen afstaat. Subsidie We concluderen dat de meerderheid van de dorpshuisbesturen ontevreden is over de subsidiering. Wij willen graag op een nieuwe manier de dorpshuizen subsidiëren, namelijk op prestatie. De dorpshuisbesturen zijn niet echt te spreken over de rol die zij dan zouden moeten vervullen in het vinden van nieuwe activiteiten. De besturen voelen zich niet geroepen zich actief in te zetten activiteiten te organiseren. De besturen zijn van mening dat zij alleen de ruimte beschikbaar moeten stellen en niet zelf activiteiten moeten gaan organiseren. Wij delen de mening dat besturen zelf geen activiteiten organiseren. Wij vinden echter wel dat besturen actiever mogen zijn in het binnenhalen van
verenigingen of evenementen, om zo het dorphuis optimaler in gebruik te laten zijn. De besturen kunnen zich hier niet in vinden. Een aantal besturen geeft aan dat we 4 jaar bezig zijn geweest om overeenstemming te krijgen over de manier van subsidieverlening. Toen is een modus gevonden waar iedereen zich in kon vinden. De besturen zitten niet te wachten op herhaling van die procedures. Tot slot concluderen we dat het niet indexeren van de subsidie niet reëel is. Financiële administratie Nog steeds doen de meeste dorpshuizen de financiële administratie op hun eigen manier. Geconstateerd wordt dat we daardoor nog steeds de financiële situatie van de dorpshuizen onderling niet met elkaar kunnen vergelijken. Wij blijven van mening dat alle dorpshuizen het Gelders model behoren te gebruiken voor de financiële administratie. Het op dezelfde wijze opstellen van de jaarrekening zou volgens de besturen niet de basis moeten vormen van de subsidieberekening. Het is alleen goed voor het onderling vergelijken van de financiële situatie van de verschillende dorpshuizen. Communicatie In het verleden is slechts beperkte communicatie geweest tussen gemeente en dorpshuisbesturen. Dit heeft geleid tot ontevredenheid. Om goed contact te onderhouden en het voorkomen van misstanden is een jaarlijks overleg tussen gemeente en het dorpshuis nodig. Dit gebeurt niet gezamenlijk, maar bij elke dorpshuis apart. In eerste instantie vindt dit ambtelijk plaats. De capaciteit daarvoor is aanwezig. Onderhoud Een meerjarenonderhoudsplan is voor elk dorpshuis opgesteld. De dorpshuisbesturen zijn inmiddels op de hoogte van de plannen. Enkele dorpshuizen hebben te kampen met achterstallig onderhoud (lekkages e.d.). Al enkele jaren hebben wij onvoldoende middelen om volledig in het onderhoud van de dorpshuizen te kunnen voorzien. Op dit moment wordt een onderzoek gedaan naar de kwaliteitsambitie. De uitkomsten van dit onderzoek vormen de basis aan de hand waarvan de raad een afweging moet maken tussen beschikbaar budget en de kwaliteitsambitie. Is het doel bereikt? Doel van de harmonisatie was te komen tot uniformiteit in beheer, subsidiering en verhuur van de dorpshuizen. Uit de evaluatie blijkt dat het doel in zoverre is bereikt dat uniformiteit in verhuur is ontstaan. Uniformiteit in beheer en subsidiering ontbreekt echter. Uniformiteit in beheer is niet mogelijk en wenselijk. In de Nota Harmonisatie is vastgelegd dat elk bestuur vrij is in de manier waarop zij het beheer van het dorpshuis regelen. Elk dorpshuis heeft dan ook een eigen methode ontwikkeld. Kerkwijk vormt in ieder geval een uitzondering, omdat de stichting ook eigenaar is van het gebouw. Gebrek aan uniformiteit in subsidiering is onder andere het gevolg van het ontbreken van een uniforme methode van financiële administratie en het feit dat enkele dorpshuizen kampen met onevenredig hoge energie- en elektriciteitskosten. Dit laatste geeft ook het essentiële punt weer waarom harmonisatie van multifunctionele accommodaties eigenlijk ondoenlijk is. De dorpshuizen verschillen onderling zeer van elkaar. De dorpshuizen verschillen sterk in mogelijkheden om commerciële activiteiten te ontplooien. De staat van de gebouwen is divers. Ook de omgeving waarin de dorpshuizen staan (de dorpen en hun inwoners) verschillen veel van elkaar. Tot slot vormen de besturen geen collectief.
5. Aanbevelingen Naar aanleiding van bovenstaande conclusie doen wij enkele aanbevelingen: Overleg te voeren met de dorpshuisbesturen over de diverse mogelijkheden van eigendom, voordat een definitief besluit over de eigendomssituatie wordt genomen. Dit gezien de grote verschillen in inzicht hierover tussen de besturen en gemeente. Nader overleg te voeren over hoe prestatiegerichte subsidieverlening, of een vergelijkbaar systeem van subsidiering, in te voeren. Vanaf 2009 de subsidie jaarlijks te indexeren. De dorpshuisbesturen te ondersteunen bij het opzetten van eenzelfde financiële administratie, volgens het Gelders model. Jaarlijks overleg te initiëren met elk dorpshuisbestuur. Voor het optimaal functioneren van de dorpshuizen is het absoluut noodzakelijk het onderhoud aan de gebouwen op een hoger niveau te krijgen.
