kantooradres : Sportlaan 56 postadres : Postbus 3 1870 AA Schoorl telefoon : (072) 509 15 42 telefax : (072) 509 40 04 e-mail :
[email protected] website : www.schokkeraccountants.nl
BEHANDELING AUTO VAN DE ZAAK IN DE LOONSFEER Informatie voor werkgevers
van eerste ingebruikname) van de betreffende auto. Een eventuele eigen bijdrage die uw werknemer aan u voor privé-gebruik betaalt komt hierop in mindering. De bijtelling geldt voor zowel een ter beschikking gestelde personenauto als voor een ter
Vanaf 1 januari 2006 wordt het privé-gebruik van een
beschikking gestelde bestelauto.
auto van de zaak door middel van een bijtelling in de loonheffing betrokken.
Tegenbewijs inzake verondersteld privé-gebruik
Hierbij informeren wij u over de gevolgen die dat
Uw werknemer kan, zoals gezegd, alleen aan de
voor u als werkgever met zich mee zal brengen.
bijtelling ontkomen, indien hij overtuigend aantoont
Tevens wordt aandacht besteed aan mogelijkheden
dat zijn privé-gebruik maximaal 500 kilometer op
om uw administratieve lasten en risico’s te beperken.
jaarbasis bedraagt. Hiertoe kan hij in beginsel elk
Puntsgewijs gaan wij in op het volgende:
bewijsmiddel kiezen. Dit wordt de vrije bewijsleer genoemd. In de praktijk blijkt echter dat alleen een
1. De huidige regeling (auto van de zaak in 2005)
sluitende rittenadministratie als overtuigend bewijs
2. Wat verandert er met ingang van 2006?
wordt geaccepteerd. Deze bewijslast wordt in het
3. Welke risico’s van naheffingen en boetes zijn er
algemeen als zwaar ervaren.
voor u als werkgever? 4. Hoe kunt u de administratieve lasten/risico’s beperken? 5. Conclusie/aanbeveling
2) Wat verandert er met ingang van 2006? Met ingang van 1 januari 2006 gaat het privé-gebruik van de auto van de zaak tot het loonbegrip behoren. Hiertoe wordt artikel 13bis in de loonbelasting geïntroduceerd. De tekst van dit nieuwe artikel treft
1) De huidige regeling (auto van de zaak in 2005)
u verderop in deze informatie aan.
Momenteel wordt het privé-gebruik van een auto van de zaak expliciet uitgesloten van het loonbegrip
Werkgever is vanaf 2006 verantwoordelijk voor de bijtelling
voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen
Dit betekent dus dat vanaf 2006 u als werkgever
(loonheffing) en premies werknemersverzekeringen.
verantwoordelijk wordt voor de bijtelling van het
U als werkgever heeft geen bemoeienis met de
privé-gebruik van de auto van de zaak. Wanneer uw
belastingheffing over het privé-gebruik. Uw werk-
werknemer meer dan 500 kilometers per jaar privé
nemer telt in zijn aangifte inkomstenbelasting een
rijdt, zult u 22% van de cataloguswaarde van de
forfaitair bedrag wegens privé-gebruik bij, tenzij hij
auto bij het loon van uw werknemer moeten tellen
kan bewijzen dat zijn privé-gebruik op jaarbasis
en daarover de loonheffing moeten inhouden en
maximaal 500 kilometers bedraagt. De bijtelling
afdragen. Dit heeft tot direct gevolg dat het netto
bedraagt 22% van de cataloguswaarde (in het jaar
loon van uw werknemer wordt verlaagd.
S c h o k k e r a c c o u n t a n t s & a d v i s e u r s B . V. I n g e s c h re v e n i n h e t H a n d e l s re g i s t e r v a n d e K a m e r v a n K o o p h a n d e l e n F a b r i e k e n t e A l k m a a r o n d e r n u m m e r 3 7 0 5 3 4 0 2 . O p a l o n z e d i e n s t e n z i j n d e A l g e m e n e Vo o r w a a rd e n v a n d e N O v A A v a n t o e p a s s i n g , z o a l s g e d e p o n e e rd o n d e r n u m m e r 1 9 3 9 b i j d e K v K t e D e n H a a g .
Stijging van de premies werknemersverzekeringen
ven te stellen of u al dan niet moet bijtellen. Het
Voor de premies werknemersverzekeringen geldt
aantal momenten waarop u over het privé-gebruik
hetzelfde loonbegrip als voor de loonheffing.
oordeelt, wordt hierdoor beperkt. Uw risico blijft
Dit betekent dus dat u over de bijtelling ook pre-
echter hetzelfde, zoals hieronder wordt beschreven.
mies werknemersverzekeringen moet inhouden en betreffende werknemer een loon (inclusief de bijtel-
3) Welke risico’s van naheffingen en boetes zijn er voor u als werkgever?
ling van de auto) ontvangt dat lager is dan het
Indien tijdens een boekenonderzoek blijkt dat u het
maximale premieloon voor de werknemersverzekerin-
privé-gebruik van de auto van de zaak niet in de
gen (in 2005 is dit een jaarloon van € 43.420). In
loonaangifte heeft betrokken, terwijl u geen (goede)
dat geval stijgen uw werkgeverslasten en daalt het
rittenadministratie of andere afdoende bewijsmidde-
netto loon van de werknemer met dit bedrag.
len kunt overleggen, zult u worden geconfronteerd
afdragen. Dit heeft overigens alleen gevolg als de
met naheffingsaanslagen en boetes. De naheffing-
Wanneer kunt u afzien van bijtelling in de loonsfeer?
saanslag bestaat uit loonbelasting/premie volksver-
Een sluitende kilometeradministratie, opgesteld door
werknemer) premies werknemersverzekeringen.
uw werknemer en die door u wordt gecontroleerd,
U moet rekening houden met een vergrijpboete van
kan hierin voorzien. Een voorbeeld van een rittenad-
25%. Tevens zal heffingsrente in rekening worden
ministratieformulier treft u achteraan bij deze infor-
gebracht.
zekeringen en (afhankelijk van het jaarloon van uw
matie. Als dit schema volledig is ingevuld, voldoet deze aan de wettelijke vereisten voor een kilometer-
Voor u als werkgever leidt een naheffing tot hoge
administratie.
kosten: de Belastingdienst heeft immers de mogelijkheid over een periode van vijf jaar na te heffen.
Maandelijkse inhoudingen in 2006 De bijtelling bedraagt 22% indien uw werknemer op
Loonheffing verhalen?
jaarbasis de auto van de zaak meer dan 500 kilome-
In beginsel kunt u de nageheven loonheffing ver-
ters voor privé-doeleinden gebruikt. De loonheffing
halen op uw werknemer, maar in de praktijk blijkt
dient per loontijdvak te worden ingehouden en
dat dit lastig te realiseren is. Als u besluit de na-
afgedragen.
geheven loonheffingen niet te verhalen, zal er ook nog een brutering van het netto genoten voordeel
Loontijdvak naar één jaar?
moeten plaatsvinden. Een boete kunt u overigens
Artikel 13 bis Wet op de Loonbelasting biedt de
niet op uw werknemer verhalen.
mogelijkheid om een afwijkend loontijdvak voor het privé-gebruik in aanmerking te nemen. Er gaan stem-
Let op: Het is niet uitgesloten dat, als geen rittenad-
men op om voor het privé-gebruik van de auto het
ministratie of andere bewijsmiddelen kunnen worden
loontijdvak te stellen op één kalenderjaar. Als dat de
overgelegd, de Belastingdienst het standpunt inne-
situatie wordt, zou u als werkgever tijdens het in-
mt, dat u op voorhand van verhaal heeft afgezien.
dienen van de loonaangifte over december, dus in
Daardoor wordt het privé-gebruik als een nettoloon-
januari van het daarop volgende jaar, pas vast hoe-
bestanddeel behandeld. Dit voordeel wordt dan
zoge-noemd direct gebruteerd, met als gevolg dat de
Als uw werknemer met behulp van een ritten-
kosten voor u nog sterker stijgen.
administratie kan bewijzen, dat zijn privé-gebruik maximaal 500 kilometers bedraagt, kan hij door
Eerst geen privé-gebruik, maar later wel?
middel van een bezwaarschrift tegen de loon-
Als het voor u duidelijk wordt, dat de begrenzing
heffing of inkomstenbelasting restitutie van de
van het privé-gebruik door de werknemer wordt
loonheffing verkrijgen. Let op: er is geen regeling
overschreden, dan bent u verplicht door middel van
getroffen om restituties van de premies werknemers-
een zogenoemd correctiebericht uw eerdere loon-
verzekeringen buiten de loonsfeer te verkrijgen.
aangiften te corrigeren. Als u uw eerdere aangiften boete van € 1.134 opleggen. Deze verplichting wordt
Uitzondering bijtelling voor personenauto door werkgever
ook in 2006 geïntroduceerd.
De bijtelling voor privé-gebruik van een personen-
Het bovenstaande betekent ook dat bij indienst-
auto kunt u achterwege laten, indien het een werk-
treding van een werknemer zijn eerder privé-gebruik
nemer betreft die sinds jaar en dag de bijtelling in
door u moet worden vastgelegd om een juiste
de inkomstenbelasting uitsluit door een sluitende
beoordeling in het kader van de correctieverplich-
riddenadministratie bij te houden. Ons advies is
ting te maken.
dat u dan schriftelijk vastlegt dat een eventuele
niet (tijdig) corrigeert, kan de Belastingdienst een
naheffing, inclusief boete, voor rekening van deze werknemer komt. Hierin dient u ook een bepaling
4) Hoe kunt u de administratieve lasten/risico’s beperken?
omtrent een spoedige betaling op te nemen.
De administratieve last en risico kunt u uitsluiten
B) Bestelauto’s
door bij iedere werknemer met een auto van de
Indien aan uw werknemer een bestelauto ter be-
zaak het privé-voordeel in de loonaangifte te betrek-
schikking is gesteld, zal het vaak niet wenselijk zijn
ken. Dit zal echter niet altijd wenselijk zijn. U kunt
om de bijtelling in de loonheffing te betrekken.
een onderscheid maken tussen de ter beschikking-
Voor bestelauto’s geldt echter eveneens dat u
stelling van een personen- of bestelauto. De ter
overtuigend moet aantonen dat het privé-gebruik
beschikkingstelling van een personenauto heeft
maximaal 500 kilometers op jaarbasis bedraagt.
immers in het algemeen een overwegend arbeidsvoorwaardelijk karakter en een bestelauto heeft in het algemeen een overheersend zakelijk karakter.
Uitzondering bijtelling voor bestelauto door werkgever Als een bestelauto naar aard en inrichting (nage-
A) Personenauto
noeg) uitsluitend geschikt is om goederen te ver-
Ons advies is om bij de ter beschikkingstelling
voeren, wordt het daadwerkelijk privé-gebruik in de
van een personenauto “altijd” uit te gaan van privé-
loonheffing betrokken. Dit is de daadwerkelijke kilo-
gebruik en dit dus in de loonaangifte te betrekken.
meterprijs vermenigvuldigd met het aantal daadwer-
Dit leidt enerzijds tot een lager nettoloon voor de
kelijk afgelegde privé-kilometers. De Staatssecretaris
betrokken werknemer. Anderzijds hoeft hij echter niet
neemt het standpunt in dat uitsluitend een bestel-
op zijn aanslag inkomstenbelasting bij te betalen.
auto met één stoel voor de bestuurder voor deze
uitzondering kwalificeert. In de praktijk wordt deze uitzondering daardoor nauwelijks toegepast. Met
Toezegging “werkbare rittenadministratiemethode”
als gevolg dat als u werknemers heeft die in een
Er is toegezegd dat de Belastingdienst, in samen-
dergelijke auto rijden u altijd een regeling moet
werking met het bedrijfsleven, een methode zal
treffen om de bijtelling achter-wege te kunnen laten.
ontwikkelen waarmee een werkgever op een effectieve en efficiënte manier de rittenadministratie van
Bewijsmiddelen inzake het ontbreken van privé-gebruik
de werknemer kan controleren. Hierbij wordt veelal
De bewijslast omtrent het ontbreken van privé-
met gebruik van zogenoemde “Blackbox”.
gedacht aan een “gecertificeerde controlemethodiek”
gebruik ligt zoals gezegd met ingang van 2006 bij u als werkgever.
5) Conclusie/aanbeveling U heeft twee mogelijkheden:
• Ons advies luidt om de nieuwe regeling nog in 2005 met alle betrokken werknemers te bespreken;
1. U verplicht uw werknemer om een sluitende
• Indien een personenauto ter beschikking is
rittenadministratie bij te houden. Dit zult u ook
gesteld, is ons advies dat u de bijtelling in uw
arbeidsrechtelijk moeten vastleggen, aangezien
loonaangiften betrekt. Over het privé-voordeel
deze verplichting zonder sanctie en verhaals-
wordt derhalve ingehouden en afgedragen. Deze
recht, geen daadwerkelijke beperking van het
werknemer kan door het indienen van bezwaar-
risico u als werkgever biedt.
schrift met rittenadministratie, restitutie van de
2. U kunt onderzoeken of u met andere bewijsmiddelen dan een sluitende rittenadministratie
loonheffing verkrijgen; • Indien een bestelauto ter beschikking is gesteld,
het ontbreken van privé-gebruik overtuigend kan
is ons advies dat u eerst vastlegt dat de be-
aantonen.
treffende werknemer over een eigen auto beschikt;
Voor beide mogelijkheden geldt het advies dat u
- vervolgens kunt u onderzoeken of de betref-
eerst vastlegt dat de betreffende werknemer (indien
fende bestelauto naar aard of inrichting nage-
dit het geval is) over een eigen auto beschikt, die
noeg uitsluitend geschikt is voor het vervoer van
geschikter is voor privé-gebruik, dan de ter beschik-
goederen. Deze mogelijkheid moet u echter niet
king gestelde bestelauto.
overschatten. - als dat niet het geval is, zult u moeten onder-
De Staatssecretaris geeft een aantal voorbeelden van
zoeken of u met behulp van andere bewijsmid-
aanvaardbaar bewijs in zijn Besluit van 9 april 2004.
delen dan een rittenadministratie, overtuigend
Een selectie hiervan staat onderaan deze informatie
het ontbreken van privé-gebruik kunt aantonen.
apart vermeld. Uit de praktijk blijkt echter dat de
• Het advies is om met uw werknemers afspraken
opgesomde voorbeelden, zonder een afstemming
te maken voor de situatie waarin blijkt dat ten
van de controlemethodiek op het privé-gebruik, niet
onrechte geen bijtelling voor het privé-gebruik
veel zekerheid bieden. De specifieke feiten en
heeft plaats gevonden. Ons advies is om vooraf
omstandigheden blijven van doorslaggevend belang.
de mogelijkheid tot verhaal en verrekening
arbeidsrechtelijk vast te leggen. • Tot besluit: VNO-NCW heeft er bij de Tweede
privé-doeleinden wordt gebruikt. 5. Voor de toepassing van dit artikel wordt de
Kamer op aangedrongen de wetswijziging terug
waarde van de auto gesteld op de catalogusprijs
te draaien. Gelet op de recente beantwoording
met inbegrip van de omzetbelasting en de
van kamervragen, ziet het er niet naar uit dat dit
belasting van personenauto's en motorrijwielen.
gaat gebeuren.
In afwijking in zoverre van de eerste volzin wordt de waarde van een auto die meer dan
Mocht u naar aanleiding van het bovenstaande nog
vijftien jaar geleden voor het eerst in gebruik is
vragen hebben, dan kunt u uiteraard contact met
genomen, gesteld op de waarde in het econo-
ons opnemen. •
mische verkeer. 6. Het voordeel wordt in aanmerking genomen voorzover het uitgaat boven de vergoeding die
Tekst van artikel 13bis Wet op de loonbelasting 1964 1. Indien ook voor privé-doeleinden een auto ter
de werknemer voor het gebruik voor privédoeleinden is verschuldigd. 7. Voor de toepassing van dit artikel wordt woon-
beschikking is gesteld, wordt het voordeel op
werkverkeer geacht niet voor privé-doeleinden
jaarbasis gesteld op ten minste 22% van de
plaats te vinden.
waarde van de auto. De auto wordt in ieder
8. Bij ministeriële regeling kunnen regels worden
geval geacht ook voor privé-doeleinden ter
gesteld met betrekking tot de loontijdvakken
beschikking te zijn gesteld tenzij blijkt dat de
waarin het in het eerste lid bedoelde voordeel
auto op jaarbasis voor niet meer dan 500 kilo-
in aanmerking wordt genomen. •
meter voor privé-doeleinden wordt gebruikt. 2. Indien uit een rittenregistratie of anderszins dan 500 kilometer voor privé-doeleinden wordt
Selectie van voorbeelden van aanvaardbaar bewijs uit onderstaand besluit
gebruikt, wordt het voordeel gesteld op nihil.
Uit: besluit Staatssecretaris van Financiën
blijkt dat de auto op jaarbasis voor niet meer
3. Voor de toepassing van dit artikel en de daarop
van 9 april 2004, nr. CPP2004/19M
berustende bepalingen wordt onder auto ver staan een personenauto of bestelauto als bedoeld in artikel 3 van de Wet op de belasting
1. Een werknemer houdt een sluitende kilometer-
van personenauto's en motorrijwielen 1992, met
administratie bij doordat hij in aanvulling op zijn
uitzondering van de bestelauto die door aard of
agenda kopieën maakt van maandstaten die de
inrichting uitsluitend of nagenoeg uitsluitend
vereiste informatie bevatten; de maandstaten
geschikt blijkt te zijn voor vervoer van goederen.
levert hij normaliter bij zijn werkgever in.
4. Bij ministeriële regeling kunnen regels worden
2. Een werkgever en een werknemer hebben een
gesteld waaraan een rittenregistratie moet vol-
schriftelijke overeenkomst getroffen (bijvoor-
doen. Tevens kunnen regels worden gesteld over
beeld vastgelegd in een aanvulling op de
het anderszins laten blijken dat de auto op jaar-
arbeidsovereenkomst) dat privé-gebruik niet is
basis voor niet meer dan 500 kilometer voor
toegestaan, terwijl de werkgever een betrouw-
bare controle uitoefent op het autogebruik.
werkadres) door de werkgever verdient hierbij
Tevens is de werknemer bij privé-gebruik niet
de voorkeur.
verzekerd. Voorts beschikt de werknemer in privé ook over een auto. 3. De combinatie van een eigen auto en gescheur-
6. Voor bestelauto's die door hun aard of inrichting uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt zijn voor het vervoer van goederen geldt het
de en met vet besmeurde bekleding van de
volgende. Hierbij wordt in ieder geval gedacht
stoelen in de auto van de zaak, en ook de com-
aan sommige service-auto's waarin naast de
binatie van een eigen auto en het niet verzekerd
bestuurder alleen plaats is voor gereedschappen
zijn van de auto van de zaak buiten de door de
en reserveonderdelen. Voor deze auto's blijft de
werkgever gecontroleerde dienstreizen.
bijtellingssystematiek gelden zoals die gold
4. Een werkgever heeft aan een werknemer in de
onder de Wet op de inkomstenbelasting 1964:
bouw een auto ter beschikking gesteld met de
werkelijk aantal kilometers maal werkelijke
afspraak dat de auto buiten werktijd wordt
kilometerprijs. Opgemerkt wordt nog dat
gestald op het bedrijfsterrein van de werkgever.
(overige) bestelauto's met twee voorstoelen of
Hierdoor is er in principe geen privé-gebruik
een voorbank in het algemeen niet voor toe-
buiten werktijd. Essentieel is dat de werkgever
passing van deze systematiek kwalificeren.
de hand er aan houdt dat de werknemers na
7. Het is mogelijk een afspraak te maken dat ritten
werktijd de auto stallen op het bedrijfsterrein,
gedurende bepaalde tijden worden geacht
bijvoorbeeld door controle op het achterlaten
zakelijk te zijn en de ritten buiten die tijden
van de autosleutels. De Belastingdienst kan het
privé. Het blijft daarbij voorbehouden aan de
toezicht door de werkgever steekproefsgewijs
inspecteur of zo'n afspraak past binnen de
toetsen aan de hand van de registratie door de
omstandigheden en de aard van het bedrijf.
werkgever en de daadwerkelijke aanwezigheid
Daarvoor zal tenminste sprake moeten zijn van
van de auto's op het bedrijfsterrein.
vaste werktijden en een rittenregistratie waarbij
5. Een werkgever heeft aan een werknemer een
de afgelegde afstanden en de tijden van de
auto ter beschikking gesteld met de afspraak
ritten op een onafhankelijke en controleerbare
dat privé-gebruik door de werknemer niet is
wijze volledig worden bijgehouden.
toegestaan. Een in de auto gemonteerde blackbox registreert het feitelijke gebruik. In deze
Rittenadministratieformulier
situatie ligt de nadruk op het feit dat de werk-
Naam: ..................................................................
gever aantoonbaar toezicht moet houden op het
Auto (merk/type): .................................................
overeengekomen autogebruik. Een enkel verbod
Kenteken: .............................................................
op privé-gebruik, al dan niet met een sanctie,
Periode van de ter beschikking stelling
volstaat niet. Ook een enkele vastlegging van
vanaf: (datum) ........... einde: (datum) ...........
kilometerstanden voorafgaand en na afloop van
Datum Beginstand
Eindstand
vakantieperiodes volstaat niet. Een in overleg
.................................
.................................
met de Belastingdienst vast te stellen periodieke
beginadres
controle op en vastlegging van de kilometer-
.................................
standen (laatste werkadres - woning eerste
Karakter van de rit zakelijk of privé
eindadres
Gereden route
................................. ...........
