Vergadering:
11 mei 2010
Agendanummer: 8 Status: Opiniërend Behandelend ambtenaar: J. van der Meer, 0595-447719 E-mail:
[email protected] (t.a.v. J. van der Meer)
Aan de gemeenteraad, Onderwerp: Evaluatie en besluitvorming betreffende de vergaderstructuur. Voorgestelde besluit: 1. Het experiment met de gewijzigde vergaderstructuur (maximaal) één jaar te verlengen; 2. De agendacommissie op te dragen de raadsavonden, afhankelijk van de aangedragen onderwerpen, in te vullen (waarbij de basisindeling flexibel kan worden gehanteerd) en overigens meer specifiek invulling te geven aan de aanbevelingen; 3. In het eerste kwartaal van 2011 de vergaderstructuur te evalueren. Inhoud: a. Aanleiding: De gemeenteraad van Winsum heeft op 30 juni 2009 besloten te experimenteren met de vergaderstructuur. Dit voor de periode tot de raadsverkiezingen van 2010. Daarbij is bepaald dat nog voor genoemde verkie-zingen evaluatie en aanvullende besluitvorming over de vergaderstructuur in de nieuwe raadsperiode zal plaatsvinden. De raad heeft op 23 februari 2010 de vergaderstructuur wel geëvalueerd, maar de besluitvorming daarover aan de nieuwe raad (na de verkiezingen van 3 maart 2010) gelaten. b. Wettelijk- of beleidskader: De vergaderstructuur van de raad en raadscommissies is vastgelegd in het Reglement van Orde voor de raad en de Verordening op de raadscommissies. c. Gedachtegang: Uitgangspunt is dat de raad vergadert op een wijze die recht doet aan de verschillende rollen die de raad vervult. Het betreft de kaderstellende rol, de volksvertegenwoordigende rol en de controlerende rol.
d. Evaluatie:
1
De raadsavonden zijn gedurende de periode waarin is geëxperimenteerd alsvolgt opgezet:
informerend deel; opiniërend deel; besluitvormend deel.
Wij zijn op basis van de eerste ervaringen van mening dat de agendacommissie de ruimte moet hebben om de “basisindeling” flexibel te kunnen hanteren. Het hoeft niet zondermeer zo te zijn dat een raadsavond ingevuld dient te worden met alle drie “delen” samen. Zo zijn er bijvoorbeeld niet altijd onderwerpen voor het informerende deel van de raadsavond. Maar ook kan er aanleiding zijn juist een hele avond te besteden aan informerende behandeling van een onderwerp. Kort gesteld geldt dat de raadsavonden kunnen bestaan uit de drie genoemde onderdelen. In het hierna volgende zal per (mogelijk) onderdeel van de raadsavond een toelichting worden gegeven. Daarbij worden als eerste de uitgangspunten vermeld, gevolgd door de evaluatie (essentie van opmerkingen/meningen zoals genoemd tijdens de informerende raadsbijeenkomst over dit onderwerp op 12 januari 2010) om tenslotte een conclusie (al dan niet met aanbevelingen en/of verbeterpunten) te formuleren. Informerend deel Uitgangspunten (zoals geformuleerd juni 2009):
tijdens het informerende deel vindt informatieoverdracht plaats over een onderwerp. Er kunnen presentaties worden gegeven, (interne of) externe deskundigen, maar ook burgers/bedrijven (“belanghebbenden”) kunnen hun visie op een onderwerp geven. Er is niet alleen spreekrecht voor burgers, maar er vindt interactie plaats. De huidige commissieleden en natuurlijk de raadsleden kunnen in dit deel een actieve rol vervullen. De raadsleden kunnen op basis van de verkregen informatie de portefeuillehouder en ambtenaren input geven voor het opstellen van start- en kaderstellende notities;
het informerende deel van de vergadering begint om 19.30 uur en eindigt om 20.30 uur;
het voorzitterschap van het informerende deel van de vergadering berust bij de huidige raadscommissievoorzitters.
Evaluatie:
setting kan beter;
2
tijdstip aanvang (19.00 uur) erg vroeg;
veel tijd voor informatieoverdracht, weinig tijd voor discussie;
onderwerpen die in het opiniërende deel van de raadsvergadering aan de orde komen zijn vaak niet eerst in het informerende deel behandeld;
raadsleden stellen zich terughoudend op, waardoor burgers eerst aan het woord kunnen komen;
inleiders kunnen ook eigen medewerkers zijn (nu is veelal gekozen voor externen);
kaderstelling blijft lastig;
burger moet meer “opgezocht” worden (de raad op bezoek in dorpen/ wijken). De voorzitter van onze commissie heeft vervolgens de vraag voorgelegd of de verschillende opmerkingen/meningen zoals bovenvermeld, aanleiding zijn om het experiment te beëindigen. Deze vraag is ontkennend beantwoord. Conclusie: Wij concluderen dat het informerende deel van de raadsavond ook na de raadsverkiezingen zal kunnen worden voortgezet. Als suggesties voor verbetering van de invulling hiervan geven wij de agendacommissie – welke is belast met de uitvoering – het volgende mee:
gemeentelijke medewerkers uitnodigen presentaties te verzorgen (i.p.v. externe deskundigen); variaties in setting en locatie onderzoeken en daarmee experimenteren; tijdstip aanvang raadsbijeenkomsten standaard 19.30 uur; onderwerpen zo nodig twee keer informerend agenderen (1e keer informatieoverdracht sec; 2e keer gesprek/discussie); eventueel externe voorzitter (de agendacommissie bepaalt per keer wie de voorzitter is).
Opiniërend deel Uitgangspunten (zoals geformuleerd juni 2009):
3
tijdens het opiniërende deel vindt het politieke debat plaats over een onderwerp. Deelnemers aan het debat zijn de raadsleden. Er is spreekrecht voor de burgers, zonder verdere interactie;
het opiniërende deel van de vergadering begint om 20.30 uur en eindigt uiterlijk 22.30 uur;
het voorzitterschap van het opiniërende deel van de vergadering berust bij de raadsvoorzitter (burgemeester). Evaluatie:
ten opzichte van de raads-/commissiestructuur geen meerwaarde waar het betreft de discussies;
levendigheid debat niet vergroot;
bij gewijzigde vergaderstructuur horen ook andersoortige vergaderstukken;
bibliotheekbeleid, de juiste lijn namelijk informerend, opiniërend en besluitvormend (de gehele trits doorlopen);
burgers komen minder aan bod dan in de raads-/commissiestructuur;
tijd is beperkt in vergelijking met de raads-/commissiestructuur (kwaliteit besluitvorming);
wanneer de raad een stuk onvoldoende bediscussieerd heeft moet hij besluiten het onderwerp niet direct door te leiden naar de besluitvormende raad, maar nogmaals opiniërend laten agenderen;
mogelijkheden opiniërend deel van de raadsvergadering moeten door de raadsleden beter benut worden;
weinig ruimte voor inbreng door burgers;
creëer een extra inspraakmogelijkheid voor burgers (voorafgaand aan en aansluitend op behandeling van een onderwerp);
burger kan ook door fracties/partijen worden opgezocht, de vergaderstructuur is slechts een “instrument” naast andere instrumenten. De aanwezigen hebben ten aanzien van het opiniërende deel niet aangegeven dat tot een andere structuur dan gehanteerd tijdens het experiment zou moeten worden besloten. Conclusie: Wij concluderen dat het opiniërende deel van de raadsavond ook na de raadsverkiezingen zal kunnen worden voortgezet. Als suggestie voor
4
verbetering van de invulling hiervan geven wij de agendacommissie – welke is belast met de uitvoering – het volgende mee:
spreekrecht direct voorafgaand aan het (inhoudelijke) agendapunt, waarop betrokkene inspreekt laten plaatsvinden (directe koppeling per agendapunt).
Besluitvormend deel Uitgangspunten (zoals geformuleerd juni 2009):
tijdens het besluitvormende deel zullen alleen besluiten worden genomen. De beraadslagingen hebben in het opiniërende deel plaatsgevonden. Stemverklaringen,amendementen en moties kunnen uiteraard worden ingediend/afgelegd;
het besluitvormende deel van de vergadering volgt op het opiniërende deel van de vergadering en begint uiterlijk om 22.30 uur; het voorzitterschap van het besluitvormend deel berust bij de raadsvoorzitter (burgemeester).
Evaluatie:
de besluitvorming verloopt zeer vlot;
er is beperkt ruimte om de definitieve standpuntinname toe te lichten;
dit gaat prima, toelichting op definitieve standpunten kan ook buiten de raadsvergadering om worden gedaan. De aanwezigen hebben ten aanzien van het besluitvormende deel niet aangegeven dat tot een andere structuur dan gehanteerd tijdens het experiment zou moeten worden besloten. Conclusie Wij concluderen dat het besluitvormende deel van de raadsavond na de raadsverkiezingen ongewijzigd zal kunnen worden voortgezet. Ter verbetering wijzen wij de raadsleden op:
de mogelijkheid van het indienen van een stemverklaring als korte toelichting op de definitieve standpuntinname.
e. Tenslotte: In dit voorstel zijn ten aanzien van verschillende opmerkingen (=aandachts-punten) zoals deze naar voren zijn gebracht bij de evaluatie en hiervoor ook als zodanig genoemd, geen aanbevelingen geformuleerd c.q. verbetersuggesties gedaan. De redenen hiervan zijn tweeërlei. Als eerste geldt dat bepaalde opmerkingen ingegeven zijn door één specifieke situatie en daarmee niet algemeen geldend zijn. Vanuit die gedachte bestaat er op
5
die punten geen aanleiding tot het formuleren van aanbevelingen c.q. het doen van verbetersuggesties. In de tweede plaats geldt dat een deel van die opmerkingen niet zozeer betrekking heeft op de structuur van de vergaderingen, maar veel meer de wijze waarop binnen de vergaderstructuur wordt gewerkt. Ten aanzien van de laatstbedoelde categorie opmerkingen geven wij de raadsleden de volgende suggesties mee: 1. probeer eventuele vragen over een onderwerp – anders dan in het informerend deel van de raadsavond – buiten de vergadering beantwoord te krijgen; 2. maak burgers expliciet duidelijk dat u open staat voor gesprek/discussie buiten de raadsbijeenkomst/raadsvergaderingen (het formele spreekrecht is bedoeld als eenrichtingsverkeer. Interactie in de raadsvergadering is niet gewenst omdat hier het debat tussen raadsleden moet plaatsvinden); 3. gebruik het opiniërende deel van de vergadering (zie ook hierboven onder sub 1) voor meningsvorming, het uitwisselen van argumenten en politiek debat; 4. meldt het wanneer een voorstel naar uw oordeel onvoldoende is bediscussieerd en vraag nogmaals agendering voor een opiniërende vergadering;
De commissie bestuurlijke vernieuwing, H. Blok, voorzitter J. van der Meer, griffier
6
Agendanummer: 8 Vergadering: 11 mei 2010; De raad van de gemeente Winsum; gezien het voorstel van de commissie bestuurlijke vernieuwing;
besluit: 1. Het experiment met de gewijzigde vergaderstructuur (maximaal) één jaar te verlengen; 2. De agendacommissie op te dragen de raadsavonden, afhankelijk van de aangedragen onderwerpen, in te vullen (waarbij de basisindeling flexibel kan worden gehanteerd) en overigens meer specifiek invulling te geven aan de aanbevelingen; 3. In het eerste kwartaal van 2011 de vergaderstructuur te evalueren.
Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Winsum in zijn openbare vergadering van ………………………
De raad voornoemd,
voorzitter,
griffier,
7
