Bedrijfswagenbeleid
Bedrijfswagenbeleid Internationaal (EMEA – APAC)
ScanSoft International – Bedrijfswagenbeleid – 2004
INHOUDSOPGAVE
Doel .............................................................................................................................. 3 Reikwijdte .................................................................................................................... 3 Uitvoering .................................................................................................................... 3 Werknemers die in aanmerking komen.................................................................... 3 Bedrijfswagen versus vergoeding/belastingplicht ................................................. 4 Toewijzing van een bedrijfswagen ........................................................................... 4 Bestelling van een nieuwe bedrijfswagen ............................................................... 4 Persoonlijke toeslag................................................................................................... 5 Levering van een nieuwe bedrijfswagen.................................................................. 5 Gebruik van een bedrijfswagen ................................................................................ 5 Leaseovereenkomst met het leasebedrijf ................................................................ 6 Onderhoud en reparatie............................................................................................. 7 Verzekering, ongevallen en diefstal ......................................................................... 8 Ruiten ................................................................................................................................... 9 Schade.................................................................................................................................. 9 Eigen risico (franchise) .................................................................................................... 9 Diefstal ................................................................................................................................. 9 Tankkaart ................................................................................................................... 10 Inlevering van een bedrijfswagen ........................................................................... 10 Slotbepalingen .......................................................................................................... 11 Verklaring .................................................................................................................. 12
ScanSoft International
Bedrijfswagenbeleid
Doel ScanSoft streeft ernaar om lokale marktconforme secundaire arbeidsvoorwaarden te bieden. Dit geldt ook voor de toewijzing van bedrijfswagens. Met dit beleidsdocument wil ScanSoft een beschrijving geven van de voorwaarden waaronder bedrijfswagen's worden toegekend en de manier waarop de wagens worden beheerd. Geen enkel beleid dekt alle mogelijke problemen, maar de achterliggende filosofie van dit beleid is het bereiken van de bedrijfsdoelstellingen van het bedrijf op een efficiënte en rendabele manier. Reikwijdte Het Bedrijfswagenbeleid geldt voor alle werknemers van ScanSoft EMEA en APAC die in aanmerking komen voor een bedrijfswagen. Dit document bevat ook alle algemene regels, opmerkingen, advies, implicaties en praktische tips die betrekking hebben op het gebruik van een bedrijfswagen. Uitvoering Wat budget betreft dragen Human Resources en Finance de eindverantwoordelijkheid voor de ontwikkeling en toepassing van het Bedrijfswagenbeleid. Wat leaseovereenkomst en wagenparkbeheer betreft, zijn dit Human Resources en Operations. ScanSoft behoudt zich het recht om dit beleid op elk moment aan te passen of te herzien op basis van bedrijfsvereisten of toepasselijke wet- en regelgeving. Dit beleid is slechts een weergave van de huidige praktijk. Dit beleid vormt geen arbeidscontract noch enig aspect van een arbeidscontract en kan niet als zodanig worden opgevat. Werknemers die in aanmerking komen Of een werknemer in aanmerking komt voor een bedrijfswagen, is afhankelijk van de voorwaarden van zijn of haar arbeidsovereenkomst met het bedrijf en van de functie van de werknemer gelet op de lokale markt. Een bedrijfswagen wordt pas toegewezen zodra de werknemer die in aanmerking komt, toezegt zich te zullen houden aan het Bedrijfswagenbeleid door middel van ondertekening van de Akkoordverklaring. Behalve waar contractuele beperkingen gelden, kan een bedrijfswagen onder bepaalde omstandigheden worden teruggevorderd of vervangen door een ander type wagen. Voorbeelden van dergelijke omstandigheden: De arbeidsovereenkomst van de bestuurder wordt beëindigd. In geval van ernstige of herhaaldelijke problemen behoudt Human Resources in samenwerking met de Line Manager zich het recht voor de aanspraak op een bedrijfswagen op te schorten of in te trekken. In dat geval dient de werknemer zich nauwgezet te houden aan de specifieke instructies die worden verstrekt. Bij een lange periode van afwezigheid (over het algemeen langer dan drie maanden) behoudt ScanSoft zich het recht voor de tankkaart van de werknemer in te trekken. Dit geldt voor de periode vanaf het einde van de derde maand tot het einde van de afwezigheid. Een bedrijfswagen wordt alleen toegekend aan werknemers met een geldig rijbewijs. Een werknemer die een bedrijfswagen bestuurt zonder geldig rijbewijs, is aansprakelijk voor alle mogelijke gevolgen van een ongeval of schade aan de wagen die niet wordt gedekt door de verzekering van het bedrijf,
3
ScanSoft International
Bedrijfswagenbeleid
noch door de verzekering van de werknemer. Als de werknemer zijn of haar rijbewijs verliest tijdens de tewerkstelling, is de werknemer verplicht het management hiervan op de hoogte te stellen en het voertuig onmiddellijk terug te geven aan het bedrijf. Het bedrijf behoudt zich het recht voor het rijbewijs van de werknemer of enige andere bestuurder van de wagen te controleren. Bedrijfswagen versus vergoeding/belastingplicht De werknemers die in aanmerking komen voor een bedrijfswagen, hebben de mogelijkheid een maandelijkse vergoeding te ontvangen, afhankelijk van het land waarin ze werkzaam zijn en zoals beschreven in de landspecifieke bepalingen. Waar mogelijk kan de werknemer kiezen voor een bedrijfswagen in plaats van een vergoeding. Dit kan alleen na goedkeuring van Human Resources in samenspraak met de Line Manager. De belastingplicht en/of eigen bijdrage voor persoonlijk gebruik van een bedrijfswagen is afhankelijk van het land waarin de werknemer werkzaam is en wordt beschreven in de landspecifieke bepalingen.
Toewijzing van een bedrijfswagen De Fleet Manager behoudt zich het recht voor de niet-toegewezen wagens in het wagenpark opnieuw toe te wijzen alvorens nieuwe wagens te bestellen. Als er geen geschikte wagen beschikbaar is, wordt een nieuwe wagen besteld van de toegewezen categorie. Werknemers kunnen het type wagen in hun categorie kiezen binnen de grenzen die worden gesteld in het document met landspecifieke bepalingen. Het beleid voorziet niet in sportwagens en cabrio’s. Als de werknemer een wagen van een andere categorie krijgt toegewezen, worden de voorwaarden en bepalingen vastgelegd in een bijkomende akkoordverklaring. De werknemer ontvangt een tijdelijke wagen (ook wel voorlopige wagen genoemd) tot de definitieve wagen wordt geleverd. Deze tijdelijke wagen kan van een lagere categorie zijn als er geen tijdelijke wagen van de toegewezen categorie beschikbaar is. De Werknemer behoudt de toegewezen wagen tot het einde van de leaseperiode, ook in geval van functiewisseling, bijvoorbeeld promotie. Uitzonderingen op deze regel moeten worden goedgekeurd door zowel Line Management als Human Resources.
Bestelling van een nieuwe bedrijfswagen De bestelprocedure voor nieuwe wagen's is als volgt: De HR Manager informeert de Fleet Manager dat een werknemer in aanmerking komt voor een bedrijfswagen en geeft aan voor welke categorie.
De Fleet Manager geeft de werknemer een voorlopige wagen ingaande op de datum waarop aanspraak kan worden gemaakt op een bedrijfswagen. Deze tijdelijke wagen kan van een lagere categorie zijn als er geen tijdelijke wagen van de toegewezen categorie beschikbaar is. De werknemer heeft geen zeggenschap over de keuze van deze voorlopige wagen.
De werknemer maakt zijn of haar keuze per e-mail bekend aan de Fleet Manager. De werknemer kan op kosten van het bedrijf kiezen voor een aantal opties en/of accessoires, op voorwaarde dat het totaalbedrag van de genormeerde leasebudget niet wordt overschreden. De Fleet Manager heeft het recht bepaalde opties te weigeren.
4
ScanSoft International
Bedrijfswagenbeleid
De Fleet Manager vraagt een offerte aan bij een leasebedrijf op basis van de voorkeur van de werknemer en deze wagen wordt besteld na bevestiging en handtekening van de werknemer.
De Fleet Manager bestelt de definitieve lease-wagen via het leasebedrijf. Het is de werknemer niet toegestaan direct contact op te nemen met het leasebedrijf. Het leasebedrijf accepteert alleen bestelformulieren van de Fleet Manager, die het recht heeft wagens van bepaalde merken te bestellen bij erkende dealers met goedkeuring van het leasebedrijf met wie prijsafspraken zijn gemaakt. De werknemer wordt op de hoogte gehouden van de leveringsdatum van de definitieve wagen.
Persoonlijke toeslag Op basis van de keuze van de werknemer en het niveau dat aan de werknemer is toegewezen, heeft de werknemer de optie om het toegewezen leasebudget te overschrijden. Meer informatie hierover vindt u in het document met landspecifieke bepalingen.
Levering van een nieuwe bedrijfswagen De leveringsprocedure is als volgt: De Fleet Manager bericht de werknemer over de leveringsdatum en bepaalt een tijd en plaats, meestal het kantoor, waar de werknemer de definitieve wagen in ontvangst neemt. De oude wagen (vorige lease-wagen of voorlopige wagen) wordt ingeleverd inclusief alle bijbehorende documentatie, sleutels, tankkaart en codes. (Zie het hoofdstuk “Inlevering van een bedrijfswagen” voor meer informatie.) Het is de verantwoordelijkheid van de werknemer om te controleren of alle benodigde documenten, sleutels en codes aanwezig zijn in de nieuwe wagen. - De volgende documenten moeten altijd aanwezig zijn: o
Verzekeringsbewijs
o
Kentekenbewijs
o
Gelijkvormigheidsattest
- Daarnaast moeten de volgende items altijd worden bewaard in de wagen: o
Europees aanrijdingsformulier
o
Gebruikshandleiding
o
Servicehandleiding
o
Servicehandleiding van het leasebedrijf
Waarschuwing: het is uw verantwoordelijkheid te controleren of alle opties zijn geïnstalleerd en dat het model, de kleur en het interieur overeenkomen met het bestelde. Als er iets ontbreekt of niet in orde is, meldt u dit zo snel mogelijk aan de Fleet Manager en accepteert u de levering van de wagen niet. Gebruik van een bedrijfswagen De werknemer is verplicht de wagen te gebruiken voor bedrijfsdoeleinden.
5
ScanSoft International
Bedrijfswagenbeleid
Daarnaast heeft de werknemer toestemming het voertuig voor persoonlijke doeleinden te gebruiken, met inachtneming van de richtlijnen in het Bedrijfswagenbeleid. De werkgever heeft het recht te controleren of de werknemer zich houdt aan de beperkingen en voorwaarden van het Bedrijfswagenbeleid en desgewenst om bewijs te vragen. De werknemer gaat uitdrukkelijk akkoord met voornoemde. Het bedrijf vereist van de werknemer de bedrijfswagen als een goede huisvader te gebruiken, behandelen en onderhouden. De verantwoordelijkheden van de werknemer worden, niet uitsluitend, gedefinieerd door middel van het volgende. De werknemer: treft de nodige maatregelen om de wagen te laten repareren in geval van schade (zie het hoofdstuk "Verzekering, ongevallen en diefstal"). zorgt ervoor dat de wagen niet wordt blootgesteld aan situaties waarin schade kan ontstaan die kan worden voorkomen (zie het hoofdstuk "Verzekering, ongevallen en diefstal"). meldt onregelmatigheden onmiddellijk en laat deze indien nodig zo snel mogelijk repareren in overleg met de Fleet Manager. houdt de wagen te allen tijde in perfecte staat. controleert olie, water en bandenspanning regelmatig.
houdt de wagen zowel binnen als buiten schoon. Kosten met betrekking tot het schoonmaken van de wagen (bijvoorbeeld car wash) zijn voor rekening van de werknemer. controleert alle onderhoudsaspecten en volgt de servicehandleiding die bij de wagen wordt geleverd zorgvuldig (zie het hoofdstuk "Onderhoud en reparatie").
gebruikt nooit alcohol of drugs als hij of zij moet rijden. Alle kosten die betrekking hebben op deze overtreding zijn voor rekening van de werknemer. Geen enkele verzekering komt tussenbeide als de werknemer betrokken is bij een ongeval als hij of zij onder invloed rijdt! In dat geval zijn de kosten en aansprakelijkheid voor schade aan de wagen of persoonlijk letsel van de betrokkenen voor rekening van de werknemer. Daarnaast wordt opnieuw beoordeeld of de werknemer in aanmerking komt voor een bedrijfswagen als het rijbewijs van de bestuurder wordt ingetrokken. voegt geen extra accessoires toe of verwijdert geen oorspronkelijke merkspecifieke kenmerken zonder goedkeuring van de Fleet Manager en het leasebedrijf. gebruikt het voertuig niet voor vervoer van passagiers en/of goederen tegen betaling of voor derden. gebruikt het voertuig niet voor wegraces of rijlessen.
Leaseovereenkomst met het leasebedrijf ScanSoft stelt een maandelijks budget vast voor elke wagen categorie. Voor het maandelijks budget geldt het volgende: Het wordt berekend op basis van een vast aantal kilometers en een vaste duur. Het omvat geen brandstofkosten en BTW. Verplichte opties zijn inbegrepen.
6
ScanSoft International
Bedrijfswagenbeleid
De leaseovereenkomst omvat een compleet servicepakket (reparatie, onderhoud, banden, verzekering, belasting, afschrijving en dergelijke). Het bedrijf betaalt de maandelijkse leaseprijs waarin al deze kosten zijn opgenomen. Het volgende is inbegrepen in het maandelijkse huurtarief voor het leasebedrijf: Onderhoud Antivriesvloeistof voor de motor in de winter Motorolie tussen twee onderhoudsbeurten Banden, binnen de grenzen van normaal gebruik Reparatie van mechanische onderdelen en carrosserie bij normaal gebruik van de wagen en met wederzijdse goedkeuring van het leasebedrijf De volgende kosten worden niet betaald door het bedrijf:
Alle verkeersovertredingen (bekeuringen, parkeerbonnen, schade aan publieke eigendommen en dergelijke). De werknemer is verantwoordelijk voor invulling en inlevering van bijbehorende formulieren bij de betreffende instantie en voor betaling van de overtreding. Alle kosten ten gevolge van het intrekken van het rijbewijs vanwege een verkeersovertreding of enige andere reden De kosten voor het wassen/reinigen van de wagen
Extra kosten die worden veroorzaakt door onbehoorlijk gebruik van de wagen door de werknemer (reparatie, extra onderhoud, en dergelijke) Brandstofkosten en tolheffingen tijdens privé verplaatsingen in het buitenland Herstelkosten aan het einde van het contract als de wagen niet in goede staat verkeert Reparatiekosten die ontstaan doordat de werknemer een mechanisch probleem niet tijdig laat verhelpen en de wagen blijft gebruiken Kosten voor eventuele vervanging van originele documenten en sleutels die bij de wagen zijn geleverd Eigen risico (franchise) als gevolg van een ongeval waaraan de werknemer schuld heeft (zie het hoofdstuk "Verzekering, ongevallen en diefstal") Onderhoud en reparatie De werknemer is verantwoordelijk voor alle onderhoudsaspecten van de bedrijfswagen en moet de bepalingen in acht nemen die worden vermeld in de servicehandleiding van de fabrikant die wordt meegeleverd bij de wagen. Extra onderhoud, bijvoorbeeld voor een vakantie, is niet nodig en is voor eigen rekening. Neem in geval van twijfel contact op met de bestuurders-helpdesk van het leasebedrijf. Alle vragen met betrekking tot onderhoud moeten worden gericht aan de bestuurders-helpdesk van het leasebedrijf. De werknemer kan het onderhoud aan de lease-wagen laten uitvoeren door een garagebedrijf van eigen keuze, mits het een erkende dealer betreft die is goedgekeurd door het leasebedrijf. Het leasebedrijf betaalt alle kosten van normaal onderhoud, reparaties en vervangingen die samenhangen met normaal gebruik van de wagen. De dealer brengt het normale onderhoud van de wagen, zoals beschreven door de fabrikant, in rekening bij het leasebedrijf. De werknemer hoeft deze kosten niet voor te schieten, maar hij of zij laat de servicekaart van het leasebedrijf zien of vult het onderhoudsaanvraagformulier van het leasebedrijf in om de dealer opdracht te geven het onderhoud uit te voeren.
7
ScanSoft International
Bedrijfswagenbeleid
In het uitzonderlijke geval dat de werknemer extra kosten moet maken (olie, antivriesvloeistof en dergelijke), dient de werknemer rechtstreeks bij het leasebedrijf een declaratie in. Goedkeuring van de technische afdeling van het leasebedrijf is nodig voor het vervangen van banden door een erkend bandenservice- of garagebedrijf. Als het profiel van de banden de wettelijke minimumdiepte heeft bereikt, neemt u contact op met de bestuurders helpdes van het leasebedrijf. Het is de verantwoordelijkheid van de werknemer om ervoor te zorgen dat servicebeurten tijdig worden uitgevoerd en dat het serviceboekje wordt bijgewerkt. Kosten ten gevolge van onachtzaamheid zijn voor rekening van de werknemer. In geval van pech kan de werknemer het servicenummer van het leasebedrijf bellen. Hulp is 24 uur per dag beschikbaar. Een monteur probeert de wagen ter plaatse te repareren. Als dat niet mogelijk is, krijgt de werknemer een vervangende wagen tot zijn of haar beschikking. Waarschuwing: laat de wagen niet op eigen initiatief repareren. Kosten die voortkomen uit het niet volgen van de juiste procedure, komen voor rekening van de werknemer.
Verzekering, ongevallen en diefstal De volgende personen, mits in bezit van een geldig rijbewijs, mogen de bedrijfswagen besturen. De werknemer van ScanSoft die hiervoor in aanmerking komt Echtgenoot of echtgenote, kinderen, partner van de in aanmerking komende werknemer of verwante familieleden die op hetzelfde adres wonen, mits dit incidenteel is Andere bestuurders moeten eerst worden goedgekeurd door Human Resources en de Fleet Manager, tenzij de werknemer zelf aanwezig is in de wagen. Alle hierboven genoemde personen zijn verzekerd als zij de bedrijfswagen besturen. Het bedrijf biedt een volledige, uitgebreide verzekering voor elke bedrijfswagen. Onder deze verzekering valt het volgende: Uitgebreide aansprakelijkheid voor derden Volledige schadedekking Dekking van de bestuurder onder alle omstandigheden, behalve in geval van rijden onder invloed Dekking van familie Diefstal Brand- en waterschade Juridische bijstand Op het verzekeringsbewijs staan alle landen vermeld die vallen onder deze volledige verzekering. Dekking voor andere landen moet worden besproken met het leasebedrijf. Het is de verantwoordelijkheid van de werknemer ervoor te zorgen dat de wagen veilig wordt geparkeerd, zowel ‘s nachts als overdag. De werknemer dient ervoor te zorgen dat de wagen niet wordt blootgesteld aan risico op schade die kan worden voorkomen. Waarschuwing: de werknemer mag geen waardevolle voorwerpen onbeheerd achterlaten in de wagen. Tijdens korte stops moeten voorwerpen, zoals draagbare pc’s, mobiele telefoons en radio’s, maar ook jassen en dergelijke onzichtbaar zijn weggeborgen in de kofferruimte van de wagen.
8
ScanSoft International
Bedrijfswagenbeleid
De inhoud van een bedrijfswagen wordt niet gedekt door de verzekering. Hierbij is inbegrepen schade of diefstal van persoonlijke eigendommen of bedrijfseigendommen als computers, handtassen, mobiele telefoons en dergelijke. Ruiten In geval van een beschadigde voor-, zij- of achterruit neemt de werknemer onmiddellijk contact op met de door het bedrijf geselecteerde hersteller, bijvoorbeeld Carglass. Schade In geval van schade waarbij de bedrijfswagen betrokken is, is de werknemer verplicht het dubbelzijdige schadeformulier in te vullen en binnen 48 uur op te sturen naar het leasebedrijf met een kopie voor de Fleet Manager, zelfs als de bedrijfswagen geen schade lijkt te hebben. Als een van de partijen het niet eens is over de situatie en/of verantwoordelijkheid voor het ongeval, of als er gewonden betrokken zijn bij het ongeval, moet de politie worden gewaarschuwd om ter plekke een procesverbaal op te maken. Het schadeformulier moet altijd onmiddellijk ter plaatse worden ingevuld, ook als: er geen andere partij aanwezig is er een officieel rapport is gemaakt door de politie of gendarmerie. Als er een andere partij is betrokken bij het ongeval, vult u slechts één document in dat door beide partijen wordt ondertekend. Een kopie van dit correct en volledig ingevulde schadeformulier moet worden ingeleverd bij de Fleet Manager. Eigen risico (franchise) Vanaf het eerste ongeval waarvoor de werknemer verantwoordelijk is, komt het eigen risico 100% voor rekening van de werknemer. Als het ongeval en/of de schade niet wordt opgegeven op het moment waarop deze zich voordoet, worden de kosten doorgeschoven naar het einde van de leaseperiode en worden deze kosten volledig in rekening gebracht bij de werknemer. Het bedrijf wil correct en verantwoordelijk rijgedrag stimuleren en accepteert geen gevaarlijk rijgedrag. Als de verzekeringspremie gedurende een aaneengesloten periode van vier jaar niet wordt verhoogd vanwege door de werknemer veroorzaakte ongevallen (te beginnen op de dag dat de werknemer de wagen in ontvangst neemt) en er geen ernstige schade bestaat aan het einde van de leasetermijn, stelt de Fleet Manager de HR Manager hiervan op de hoogte en ontvangt de werknemer een beloning voor verantwoordelijk rijgedrag ter waarde van 500 €(of het equivalent in lokale valuta) bruto die wordt uitbetaald via de payroll. Voor ongevallen geldt een periode van vier jaar. Aan het einde van elke periode van vier jaar, begint een nieuwe periode en worden alle tellers teruggezet op nul. Diefstal Van alle gevallen van diefstal en vandalisme moet aangifte worden gedaan bij de politie. Het procesverbaal, samen met een korte verklaring van de feiten, moet binnen de 48 uur worden verzonden naar het leasebedrijf en/of de Fleet Manager. In geval van verlies of diefstal van wagensleutels moet de werknemer de Fleet Manager hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen. Ook hiervoor is een verklaring van de lokale politie nodig. De Fleet
9
ScanSoft International
Bedrijfswagenbeleid
Manager neemt de nodigde maatregelen om extra sleutels te verkrijgen. In geval van verlies of diefstal van de hoofdsleutel moeten alle sloten van de wagen worden vervangen. De Fleet Manager zorgt voor een vervangwagen in geval van diefstal van de bedrijfswagen. Tankkaart Bij de bedrijfswagen hoort een tankkaart die alleen mag worden gebruikt voor aankoop van brandstof voor de toegewezen wagen. Via de tankkaart worden de brandstofkosten van de wagen gecontroleerd. Als de werknemer een andere wagen krijgt toegewezen, levert de werknemer de oude tankkaart in en ontvangt in ruil daarvoor een nieuwe. Tankkaarten kunnen alleen worden gebruikt om brandstof te kopen voor de toegewezen bedrijfswagen. Alleen in uitzonderlijke gevallen worden brandstofkosten terugbetaald of kunnen deze worden betaald met een creditcard van de zaak, bijvoorbeeld voor een vervangwagen in geval van onderhoud of schade waarbij de tankkaart niet mag worden gebruikt. Andere professionele reiskosten, zoals tolheffingen, moeten worden gedeclareerd door middel van een onkostennota. Het is de verantwoordelijkheid van de werknemer om bij ieder gebruik van de tankkaart de juiste kilometerstand op te geven. Op die manier blijft ScanSoft op de hoogte van het brandstofverbruik van elke bedrijfswagen zodat fraude met de tankkaart kan worden voorkomen. Fraude met tankkaarten wordt beschouwd als een ernstige overtreding. Tankkaarten mogen niet worden uitgewisseld tussen werknemers. Als de tankkaart niet wordt geaccepteerd, bijvoorbeeld vanwege een technisch probleem, of de wagen voor professionele doeleinden in het buitenland wordt gebruikt, kan de werknemer de brandstofkosten terugvorderen bij het leasebedrijf. Het is de verantwoordelijkheid van de werknemer om bij verlies of diefstal van de tankkaart onmiddellijk de Fleet Manager te vewittigen. Zolang de kaart niet is vervangen, betaalt de werknemer zijn of haar brandstofkosten en worden deze teruggevorderd via een onkostennota (bewijsstukken bijvoegen). Inlevering van een bedrijfswagen Als de werknemer het bedrijf verlaat, moet de bedrijfswagen op de laatste dag van de arbeidsovereenkomst worden ingeleverd bij het bedrijf, tenzij anders overeengekomen in een speciale regeling. Deze wagen wordt door het bedrijf toegewezen aan een andere werknemer. Vóór het einde van de leaseperiode neemt de Fleet Manager contact op met de werknemer om de overeenkomst te vernieuwen. De inleveringsprocedure is als volgt: De werknemer levert de huidige bedrijfswagen in op kantoor.
De werknemer en de Fleet Manager stellen samen een beschrijving van de staat van de wagen op, waarbij alle schade aan de wagen moet worden vermeld. Het is van essentieel belang dat dit document wordt ondertekend door beide partijen om te voorkomen dat daarover later onenigheid ontstaat.
10
ScanSoft International
Bedrijfswagenbeleid
Als de herstelkosten aan het einde van het contract ten gevolge van abnormaal gebruik van de wagen hoger zijn dan het bedrag dat is berekend op basis van normale slijtage, komen deze kosten geheel of gedeeltelijk voor rekening van de werknemer. Het bedrag wordt als volgt berekend: Kosten <= 500 €(of het equivalent in lokale valuta) worden gedragen door ScanSoft. Het stuk boven 500 €(of het equivalent in lokale valuta) is ten laste van de werknemer. Slotbepalingen Alle werknemers aan wie een bedrijfswagen is toegewezen, behouden het recht op gebruik van die wagen tijdens normale afwezigheden. Als langdurige afwezigheid is toegekend, waaronder zwangerschapsverlof, mag de werknemer de bedrijfswagen blijven gebruiken, mits hij of zij in dienst blijft bij het bedrijf. Het recht op gebruik van de wagen gaat verloren als het arbeidsovereenkomst tussen de werknemer en het bedrijf wordt beëindigd. De werknemer krijgt geen eigendomsrecht op de bedrijfswagen. Als een bedrijfswagen ter beschikking is gesteld aan een werknemer, heeft de werknemer geen recht meer op enige wagenvergoeding.
11
ScanSoft International
Bedrijfswagenbeleid
Verklaring
Ik, ondergetekende, _______________________ (naam van de werknemer), verklaar hierbij het volgende: Ik heb het Bedrijfswagenbeleid ontvangen en gelezen. Als ik heb gekozen voor een persoonlijke toeslag, ga ik ermee akkoord dat mijn persoonlijke maandelijkse betaling wordt afgetrokken van mijn netto maandsalaris. De afstand (enkel) tussen mijn woonplaats en werkplaats bedraagt _______ km. Voordat een bedrijfswagen wordt toegewezen, moet de bestuurder een kopie van een geldig rijbewijs overleggen aan de Fleet Manager. Getekend te ___________________ op ______
Naam van de werknemer: ___________________
Handtekening:
12
