Bedrijfsplan Via de Slinger hét centrum van cultuur, een cultuurconcentratie in het Houtense stadshart met nadruk op inspiratie, innovatie, presentatie, educatie en productie.
2013-2016
oktober 2012 Opdrachtgever: Besturen van stichting Aan de Slinger, stichting HoutenXL, stichting KunstAanbod Door: Arjen Berendse
Inhoud Inhoud....................................................................................................................................................2 1. Inleiding..............................................................................................................................................3 1.1 Algemene inleiding...........................................................................................................................4 1.2 Aanleiding & voortraject....................................................................................................................4 1.3 Opdrachtkader..................................................................................................................................4 1.4 Inhoud en doel van het bedrijfsplan..................................................................................................5 2. Strategische keuzes...........................................................................................................................6 2.1 Maatschappelijke onderneming........................................................................................................6 2.2 Omgevingsfactoren..........................................................................................................................6 2.2.1 Gemeente Houten ........................................................................................................................7 2.3 Missie...............................................................................................................................................7 2.3.1 Missie ...........................................................................................................................................7 2.3.2 Visie 2013-2016............................................................................................................................7 2.3.3 Doelstellingen..............................................................................................................................15 Evaluatie Jaarlijks een evaluatie van het handelen van Via de Slinger. De resultaten worden besproken met alle betrokkenen, waarbij het zinvol is vast te stellen of een activiteit zinvol en/of gewenst was, dan wel heeft beantwoord aan de inhoudelijke en/of economische doelstelling c.q. maatschappelijk rendement heeft opgebracht..................................................................................................................................17 3. Huidig organisatorisch kader............................................................................................................17 3.1 Stichting- en verenigingsstructuur..................................................................................................17 3.2 Organisatiestructuur.......................................................................................................................18 DEEL 2 Organisatie en financiën.........................................................................................................19 1. Inleiding............................................................................................................................................19 2. Organisatie ......................................................................................................................................20 2.1 Nieuw organogram.........................................................................................................................20 2.2 Toelichting......................................................................................................................................20 2.2.1 Bestuursstructuur........................................................................................................................20 2.2.2 Organisatie..................................................................................................................................21 2.2.3 Personeelsbeleid.........................................................................................................................21 2.2.4 Gebouw en facilitaire zaken........................................................................................................22 3. Toelichting op de meerjarenbegroting .............................................................................................23 BIJLAGE..............................................................................................................................................27 1 Directie .............................................................................................................................................28 2 Hoofd techniek/gebouwenbeheer......................................................................................................29 2
3 Hoofd bespreekbureau/office manager.............................................................................................30 4 Coördinator vrijwilligers ....................................................................................................................31 5 Hoofd publiciteit en marketing ..........................................................................................................32 6 Hoofd educatie en ontwikkeling.........................................................................................................34 7 Hoofd evenementen..........................................................................................................................35 8 Programmeur theatervoorstellingen..................................................................................................36 9 Medewerker techniek........................................................................................................................37 10 Medewerker productie en educatie.................................................................................................37 11 Receptionisten.................................................................................................................................38 12 Stafmedewerkers............................................................................................................................38 13 Vrijwilligers .....................................................................................................................................39 14 Freelancers techniek ......................................................................................................................39 15 Hoofd horeca ..................................................................................................................................40 16 Horeca medewerker .......................................................................................................................40
3
1. Inleiding
1.1 Algemene inleiding Voor u ligt het eerste bedrijfsplan 2013-2016 van Via de Slinger, hét centrum van cultuur, in de stad Houten, regio Kromme Rijnstreek. Het plan is in opdracht geschreven van de stichting Aan de Slinger, stichting KunstAanbod en stichting HoutenXL. Het Houtens Muziekcollectief participeert als beoogd afnemer van diensten van de nieuwe organisatie. 1.2 Aanleiding & voortraject De in de inleiding genoemde organisaties en een vertegenwoordiging van de bibliotheek Lek & IJssel hebben op basis van een steeds zichtbaarder samenwerking op de werkvloer en op basis van een gezamenlijke visie op de culturele sector (verwoord naar aanleiding van het cultureel dinerdebat 2009), zitting genomen in de projectgroep 'Centrum voor de de Kunsten' (werktitel). De ontwikkelingen in de culturele sector en de gevolgen van de economisch crisis, onder andere zichtbaar in een herbezinning van middelen door de gemeente Houten, werkten als extra stimulans om te komen tot de notitie 'Contouren van een Centrum voor de Kunsten voor Houten' (A. Roorda, april 2011). In de notitie wordt gesproken over vijf bewegingen. In beweging 1 (Portal Cultuur) gaat het om toegankelijkheid van de cultuursector, herkenbaarheid van het aanbod en dienstverlening aan het publiek. In beweging 2 (Back Office) gaat het om het verlichten van lasten en het bevorderen verdere professionalisering van aangesloten partijen. In beweging 3 (Kleine Fusie) gaat het om het oplossen van organisatorische versnippering: enkele kleinere gesubsidieerde organisaties met personeel worden gefuseerd. In beweging 4 (Grote Fusie) gaat het om het tot stand brengen van een grotere, krachtige culturele organisatie met een aantal verwante kerntaken. In beweging 5 (Centrum) gaat het om brede samenwerking in het culturele veld onder de vlag van een centrum voor cultuur, gericht op het creëren van inhoudelijke meerwaarde met mogelijk een breed scala aan partijen. Beweging 5 hangt samen met het Cultuurplatform (dat de cultuursector organiseert en vertegenwoordigt), de Cultuurmakelaar (die makelt tussen vraag en aanbod) en het Cultuurplein (waar de Houtense cultuur zichtbaar samenkomt) en brengt nieuwe helderheid en effectiviteit. Naar aanleiding van de notitie groeide binnen de projectgroep het idee dat een grotere culturele organisatie noodzakelijk is om massa te creëren en voldoende organisatorische stevigheid biedt om de gezamenlijke ambities te realiseren. De bibliotheek Lek & IJssel is reeds een verzameling van vijf bibliotheken en daarom niet beschikbaar om deel te nemen aan een fusie-organisatie. De algemene ledenvergadering van het HMC (Houtens Muziekcollectief) heeft gesteld wel te willen participeren in een groter geheel maar de eigen vereniging te willen laten blijven bestaan. Via de Slinger is een beoogde fusie-organisatie ingaande 1 januari 2013, van de stichtingen Aan de Slinger, HoutenXL en KunstAanbod. Het bedrijfsplan 2013-2016 is een afgeleide van het door de besturen van de organisaties onderschreven 'Visiedocument Via de Slinger'. Hierin is de volgende visie opgeschreven: Via de Slinger is in 2020 gegroeid naar dé culturele netwerkorganisatie in Houten die zich tussen alle sectoren van de samenleving manifesteert. Een organisatie die initieert en innoveert op plaatselijk, regionaal en landelijk niveau. Het is een vraaggerichte en ondernemende organisatie op gebied van vrijetijdsbesteding, waaronder podiumkunsten en cultuureducatie. 4
1.3 Opdrachtkader
De vertegenwoordigers van de besturen hebben de overtuiging dat de huidige samenwerkingsverbanden tussen de stichtingen verder geïntensiveerd kunnen worden middels een gemeenschappelijke aansturing. Meer directere samenwerking zal leiden tot meer inspiratie en kwaliteitsverbetering van de activiteiten. Naast de genoemde inhoudelijke ambities van de organisatie spelen ook economische redenen een rol om te komen tot een grotere organisatie. De gemeente Houten heeft voor het jaar 2013 een taakstellende bezuiniging aan de vier organisaties (theater, HoutenXL KunstAanbod en HMC) van € 90.000 opgelegd en voor 2014 ligt er nog nader te bepalen bezuiniging in de wacht. Via de Slinger zal niet middels efficiëntiemaatregelen deze bezuinigingen op kunnen vangen. Sterker nog, de prille en jonge verschillende organisaties hebben nooit kans gezien in het korte bestaan vlees op de botten te laten groeien. In het licht hiervan hebben de drie besturen de directeur van Theater Aan de Slinger opdracht gegeven tot het schrijven en vervolgens uitvoeren van een bedrijfsplan voor de periode 20132016 met een daaraan gekoppelde meerjarenbegroting. Het bedrijfsplan dient een herijking te zijn op basis van reële uitgangspunten, die ambitieus en haalbaar dienen te zijn en zorgen voor het behoud en voortbestaan van essentiële, later in dit bedrijfsplan beschreven activiteiten.
1.4 Inhoud en doel van het bedrijfsplan
In de periode 2013-2016 gaat Via de Slinger en start maken met de realisatie van de lange termijn visie 'De derde groeitaak' (zie 'Visie document Via de Slinger') . Eind 2016 willen we het volgende bereikt hebben: 1. een flexibele gefuseerde zelfstandige opererende organisatie met een directeur/bestuurder en een raad van toezicht 2. backoffice, pr marketing en programmering (professionele voorstellingen) vinden gezamenlijk plaats met de samenwerkende theaterinstellingen regio Utrecht 3. nieuwbouw aan het Cultuurplein staat in de startblokken, oplevering in 2019 4. digitale producten en diensten (virtualisering) zijn net zo wezenlijk voor de organisatie als de 'fysieke' 5. optimale winstmaximalisatie uit verhuur en horeca vindt plaats binnen de beperkte mogelijkheden (culturele taak, een theaterzaal geen nevenruimten) 6. ontwikkelde nieuwe producten en diensten zijn na een eventueel verliesgevende aanloopperiode kostendekkend en/of winstgevend, of er is sprake van strategisch verantwoord of door andere activiteiten gecompenseerd verlies 7. een gemeenschappelijke enthousiaste en betrokken groep vrijwilligers steunt de activiteiten en maakt ze mogelijk 8. er bestaat een virtueel en wellicht 'Houtens Uitburo en/of VVV. 5
Dit bedrijfsplan geeft inzicht in: ! de strategische keuzen in het licht van het geschreven visiedocument ! het huidige organisatorisch kader en de nieuwe organisatorische en personele situatie ! meerjarenbegroting en risicobeheersing. Het bedrijfsplan legt de contouren en eisen vast. Daarmee is het ook een toetsingsinstrument voor het verdere proces van ontwikkeling.
2. Strategische keuzes
2.1 Maatschappelijke onderneming
Via de Slinger behoort tot de nieuwe, bijzondere categorie ondernemingen binnen de nonprofitsector, te weten de maatschappelijke onderneming1. Het gaat bij een maatschappelijke onderneming om een hybride organisatie die inkomsten zowel uit subsidies als uit marktactiviteiten verkrijgt. Deze organisaties richten zich met de marktactiviteiten op effectiviteit, efficiency, winst, innovatie en (nationale) netwerken. Culturele activiteiten worden ondersteund middels subsidie, ze zijn vraaggericht en bevinden zich binnen het gebied van vrijetijdsbesteding met meerwaarde, waaronder podiumkunsten, cultuureducatie en evenementen. Via de Slinger heeft een spilfunctie in de cultuur en tussen andere sectoren van de samenleving. De commerciële exploitatie van het theatergebouw richt zich op het verwerven van inkomsten uit de markt. Winst uit de commerciële exploitatie vloeit terug naar de culturele activiteiten. De organisatie richt zich vooral op maatschappelijk rendement en streeft daarbij naar een zakelijke, op effectiviteit en efficiency gerichte bedrijfsvoering. Via de Slinger functioneert in een meervoudige en complexe omgeving (externe hybriditeit) met vele actoren, beïnvloeders en stakeholders. Ten gevolge van deze externe hybriditeit functioneren binnen de organisatie diverse sturingsmechanismen, lopen er verschillende geldstromen en is ook de organisatiecultuur zeer gevarieerd, hetgeen benoemd kan worden als interne hybriditeit. De karakteristieken van een maatschappelijke onderneming, de interne en externe hybriditeit, maken dat er hoge eisen gesteld worden aan transparantie en accountability. Accountability vraagt om een effectief systeem van verantwoording, dat afgestemd is op de aard van het bedrijf. Via de Slinger kan zich met een culturele taak naast een focus op de commerciële verhuur, richten op de ‘Code of Cultural Governance’2.
2.2 Omgevingsfactoren Mouwen, C.A.M, Strategie-implementatie, sturing en governance in de moderne non-profit organisatie (Van Gorcum, Assen, 2006) 1
2
www.culturalgovernance.nl
6
Er is nu in Nederland geen sprake van economisch herstel. De gemeente wordt geconfronteerd met financiële tegenvallers die deels door middel van bezuinigingen op cultuursubsidies moeten worden opgevangen. Via de Slinger merkt de gevolgen direct in 2013 en is voor de komende jaren dus wat subsidies betreft afhankelijk van herstel van de economie. Niet alleen wordt Via de Slinger indirect geconfronteerd met bezuinigingen van de overheid maar direct met de gevolgen van minder bestedingen door de afnemers van culturele diensten. Dit raakt rechtstreeks de vraag naar commerciële verhuur van het bedrijfsleven. 2.2.1 Gemeente Houten De Kadernota Cultuurbeleid 2005-2010 was feitelijk in 2009 reeds uitgevoerd. De gemeente Houten beschikt momenteel niet over een vigerend cultuurbeleid en daarmee niet over een vaststaand toetsingskader voor beleid of maatregelen, of voor het aansturen van ontwikkelingen. Via de Slinger ziet voor zichzelf een belangrijke rol binnen het Cultuurplatform om samen met de gemeente zo spoedig mogelijk te komen tot een nieuwe Kadernota Cultuurbeleid.
2.3 Missie
2.3.1 Missie Via de Slinger is hét centrum van cultuur, een cultuurconcentratie in het Houtense stadshart met nadruk op inspiratie, innovatie presentatie, educatie en productie.
2.3.2 Visie 2013-2016
De missie vertaalt zich in een visie met zes pijlers: 1. podiumkunsten 2. cultuureducatie 3. portal en verbindingen 4. back office 5. gebouwenbeheer 6. (zakelijke) verhuur.
7
1. Podiumkunsten a) professionele programmering Vanaf 2008 beschikt Houten over een, hoewel klein in verhouding tot het aantal inwoners, beeldschoon theater. Artiesten komen met veel plezier naar Houten. In de eerste plaats om de geboden 'Vlaamse' gastvrijheid en in de tweede plaats om de mooie theaterzaal. Een breed toneel en het publiek, door de steile oploop van de stoelen, heerlijk dichtbij. Nederlandse podiumkunstenaars en impresariaten kennen Theater Aan de Slinger. Relatief dure producties weet het theater binnen te halen al dan niet als try-out. Het publiek weet het theater te vinden. Dit uit zich in een hoge zaalbezetting van gemiddeld rond de 70%. De programmering van het theater is breed, echter niet onder het gemakkelijke motto 'voor elk wat wils': dit is te simpel en sluit niet aan bij de behoefte in Houten. De relatief hoog opgeleide bevolking laat zich best verrassen door nieuw aanbod. Nieuwe genres binnen de programmering zijn de afgelopen jaren ontwikkeld op basis van plaatselijke en regionale analyse zodat een vruchtbare publieksontwikkeling (kwantitatief en participerend) gegarandeerd is. Programmering, uiteraard binnen de gestelde randvoorwaarden van de grootste subsidieverlener de gemeente Houten, kan alleen succesvol zijn en blijven wanneer deze is ingebed in het maatschappelijk leven van de stad en de regio. Dit vereist een uitstekende kennis van de bestaande klanten en van de potentiële klanten. Hiervoor is onderzoek nodig en samenwerking met ieder die zich bezighoudt met actieve kunstbeoefening. De professionele programmering bepaalt een belangrijk deel van de identiteit van het theatergebouw maar kan niet los worden gezien van het geheel.
b) amateurvoorstellingen De culturele sector in Houten kenmerkt zich door een rijk verenigingsleven en een enorm particulier aanbod op het gebied van muziek en dans. Het aantal geprogrammeerde amateurvoorstellingen in het theater is bijzonder hoog ten opzichte van het landelijke gemiddelde en gelijksoortige theaters (cijfers 2010 TAS: aantal amateurvoorstellingen t.o.v. andere genres uitgedrukt in %, TheaterAan de Slinger 53%, gemiddelde van 155 theaters 11%, gelijksoortige theaters 17%), De organisatie (lees: Via de Slinger) stimuleert de amateurgezelschappen en (dans- en muziek-)scholen op vele wijzen om gebruik te maken van de professionele theaterzaal. Dit krijgt vorm in de lage huurprijs (alleen de directe kosten worden doorberekend), ondersteuning op het gebied van publiciteit, productie en theatertechniek en gebruik van het kassasysteem. Het streven is dat de gasten niet merken aan alles rondom de voorstelling of zij een professionele of een amateurvoorstelling bezoeken. De kansen die geboden worden uiten zich in een groei van de artistieke kwaliteit van de door de amateurgezelschappen geproduceerde voorstellingen en cultureel ondernemerschap: een volle zaal genereert opbrengst. Een positief indirect effect is de toename van het aantal leerlingen cq leden, gestimuleerd door het gevoel 'erbij te willen horen'.
c) filmprogrammering Film Aan de Slinger, het filmhuis van Houten, heeft een bijzondere ontstaansgeschiedenis. In het ondernemingsplan van stichting Aan de Slinger (2006) is 'uitdagende filmprogrammering' als doel benoemd. Eind 2006 is hiertoe een groep vrijwilligers geworven die enthousiast van start is gegaan. Na een vertraging, opgelopen tijdens de bouw van het theater, wordt Film Aan de Slinger met minimale ondersteuning van de organisatie door vrijwilligers georganiseerd. De vrijwilligers zijn in drie commissies verdeeld: programmering, publiciteit en filmtechniek (operateurs). Film Aan de Slinger stelt zich ten doel een volwaardige, eigentijdse filmtheatervoorziening te realiseren in Houten als verbreding van het culturele aanbod. Film Aan 8
de Slinger wil niet alleen fungeren als een 'tempel van de andere film'. Het wil meer zijn dan dat. Niet alleen maar films vertonen, maar de filmvoorstellingen aankleden en voorzien van andere elementen die raakvlakken hebben met film: een lezing vooraf, een talkshow achteraf, een etentje van tevoren of een borrel nadien. Vanaf mei 2012 stapt het, evenals alle andere Nederlandse filmhuizen en bioscopen, over op digitale vertoning. Dit biedt de komende jaren vele kansen, zoals: ! grotere diversiteit in het filmaanbod, met bijvoorbeeld meer vertoningsmogelijkheden voor Europese en historische films ! verbreding van de (culturele en maatschappelijke) functie van filmtheaters; er kan ook alternatieve content worden bekeken zoals opera's, ballet en sportwedstrijden ! grotere flexibiliteit in de programmering voor specifieke doelgroepen en bedrijfsvoering van filmtheaters ! verbetering van de kwaliteit van vertoningen en archivering ! beschikbaarheid van grote catalogi online en on demand ! op termijn: snellere en efficiëntere distributie van content. Film Aan de Slinger vertoont films vast op dinsdag en regelmatig op maandag. Bovenstaande voordelen bieden kansen om flexibeler en on demand te kunnen programmeren. Film Aan de Slinger streeft naar een gemiddelde zaalbezetting van 50 – 60 bezoekers. d) beeldende kunst. De beide foyers van het theater zijn naast de ontvangst van de gasten tevens expositieruimten voor beeldende kunst. Het theater heeft tijdens de bouw geïnvesteerd in professionele belichting en vitrinekasten. De exposities worden georganiseerd door de stichting Kunst Om de Hoek onder eindverantwoordelijkheid van Via de Slinger. De leerlingen van het naastgelegen College de Heemlanden exposeren eens per jaar in de foyers.
2. Kunst- cultuureducatie Kunst- en cultuureducatie manifesteert zich binnen alle pijlers van de gehele organisatie. Het omvat de breedte van het zelf actief bezig zijn met één van de kunstdisciplines, tot het presenteren op een podium. Van het informeren en het stimuleren van jeugd en jongeren, tot het initiëren van educatieve projecten in samenwerking met lokale partners en het onderwijs. Kunst- en cultuureducatie draagt bij aan de zelfontplooiing van de inwoners van Houten en uit zich binnen de organisatie in twee hoofdstromen, namelijk:
1) ontwikkeling en kennisoverdracht (tweede lijn) 2) initiëren en produceren (eerste lijn). 9
Ad 1) ontwikkeling en kennisoverdracht (tweede lijn): a) eigen expertise onderhouden en ontwikkelen op het gebied van kunst- en cultuureducatie, met bijzondere aandacht voor digitale producten en diensten b) continu ontwikkelen van nieuwe methodieken en diensten op het gebied van muziekonderwijs, kwaliteitsontwikkeling en kwaliteitswaarborging c) aanbod van kunst actief ontsluiten en vraag en aanbod bij elkaar brengen d) aanspreekpunt zijn voor en samenwerken met het onderwijs (waaronder brede scholen) en de culturele en maatschappelijke instellingen, gevestigde professionele docenten en organisaties en lokale amateurkunst/vrijwilligersorganisaties. Ad2) initiëren en produceren (eerste lijn): a) jaarlijks terugkerende projecten of projecten die twee- of driejaarlijks zullen worden georganiseerd voor het onderwijs (musicus/zingen/literatuur in de klas); uitzetten van digitale producten en diensten b) initiëren van professionele producties door docenten van het HMC, mogelijk in combinatie met andere kunstdisciplines c) initiëren en stimuleren van projecten ten behoeve van kennisuitwisseling en talentontwikkeling per kunstdiscipline: Korenfestival, Muziekfestival, Houten Danst etc. d) initiëren en stimuleren van multidisciplinaire projecten (voorbeelden: Danser in beeld, programma tijdens de Cultuurnacht) e) opzetten en laten uitvoeren van cursussen waar vraag naar is maar nog geen aanbod in Houten f) begeleiding van de Jeugdtheaterschool Aan de Slinger g) uitvoeren van workshops en projecten rondom professional aanbod van Theater en Film Aan de Slinger (Lente Uitjes, Herfststukjes, Kamermuziek in actie etc.) h) uitvoering van het Open Podium. Door de uitvoering van bovenstaande taken draagt de organisatie rechtstreeks bij aan de vergroting en verbreding van de cultuurparticipatie: een belangrijke gemeentelijke beleidsdoelstelling.
3. Portal en verbindingen Via de Slinger vervult als hét centrum van cultuur een aantal taken waar de hele cultuursector in Houten van profiteert en gebruik van maakt. Via de Slinger doet dat deels als eigen organisatorische doelstelling en deels in opdracht (tegen een kostendekkende vergoeding): 10
a) portal b) netwerken c) bundeling en vertegenwoordiging d) evenementen e) cultuurfonds
ad a) portal Hier gaat het om het aandeel van Via de Slinger, nog zonder Cultuurplein, in de portal zoals die bedoeld is in de rapportage inzake het Centrum voor de Kunsten van 15 maart 2011. Volgens die rapportage gaat het om toegankelijkheid van de cultuursector, herkenbaarheid van het aanbod en dienstverlening aan het publiek. In de portal vindt het publiek, voorlopig nog alleen virtueel, het gehele culturele aanbod: actieve en receptieve cultuurbeoefening, zowel professioneel als amateuraanbod, inclusief het aanbod aan cultuureducatie in Houten. Dit leidt tot meer lijn in het aanbod en onderlinge versterking van het aanbod, meer zichtbaarheid, herkenbaarheid en toegankelijkheid van het aanbod en een betere profilering en een positief imago van de culturele sector in zijn geheel. De portal wordt ontwikkeld tot een soort Uitburo. Te zijner tijd komt aan het Cultuurplein mogelijk een reeks van voorzieningen bij elkaar. Het Portal Cultuur is daarmee aantrekkelijk aan de vraagzijde voor het publiek en aan de aanbodzijde voor kleinere en voor grotere organisaties. ad b) netwerken Via de Slinger onderhoudt structurele contacten binnen en buiten Houten, in de cultuursector en in alle relevante andere sectoren, zoals welzijn, onderwijs, bedrijfsleven en sport. Dat leidt tot kennisdelen, initiatieven, samenwerkingsvormen, cross-overs en allerhande inspiratie, voor Via de Slinger en voor anderen, bijvoorbeeld via het cultuurplatform. Het participeren in netwerken bevordert zelfreflectie en vernieuwing in de sector. Waar dat nuttig is om ingangen en aansluiting te vinden treedt Via de Slinger naar buiten onder de benaming Cultuurmakelaar. ad c) bundeling en vertegenwoordiging Via de Slinger participeert actief in het verder tot bloei te brengen cultuurplatform waarin alle culturele partijen in Houten direct of indirect vertegenwoordigd zijn. Het cultuurplatform organiseert en vertegenwoordigt de cultuursector en draagt het culturele profiel van Houten krachtig uit. Het cultuurplatform bevordert samenwerking, neemt initiatieven, bundelt krachten, organiseert informatie-uitwisseling, introduceert jaarthema’s en fungeert als adviseur en overlegpartner van de gemeente voor de cultuursector. Prachtige initiatieven krijgen meer kans om daadwerkelijk vorm te krijgen door onderlinge samenwerking van betrokken culturele organisaties omdat van te voren een lijn is uitgezet en focus is aangebracht. Op deze wijze worden de aanwezige culturele kwaliteiten in Houten optimaal ingezet en benut. 11
ad d) evenementen Via de Slinger ontwikkelt evenementen en projecten in de actieve en receptieve cultuurbeoefening en in cultuureducatie. Initiatieven, bijvoorbeeld in het kader van communityart, kunnen voortkomen uit het netwerk en besproken worden (en naderhand geëvalueerd) in het cultuurplatform. Initiatieven worden, bij terugkerende projecten eventueel na de pioniersfase, overgedragen aan partijen in het culturele veld. ad e) cultuurfonds Op verzoek van de gemeente ondersteunt Via de Slinger de onafhankelijke commissie die aanvragen voor toekenning uit het voorziene cultuurfonds beoordeelt.
4. Back office 1) samenwerking met gelijksoortige theaters De culturele sector in Nederland heeft te maken met ingrijpende ontwikkelingen, die ertoe leiden dat culturele instellingen nieuwe manieren zoeken om hun continuïteit en bestaansrecht te borgen. Bezuinigingen in het publieke domein leiden ertoe dat overheidsfinanciering van theaters wordt beperkt. Nederland telt ten minste 400 theaters, wat het voor bezoekers mogelijk maakt in hun eigen regio voorstellingen te bezoeken. Dit drukt de bezoekersaantallen voor het individuele theater. Bovendien zijn de kosten voor het exploiteren van een theater relatief hoog: er is veelal sprake van een relatief lage return on investment (rendement). De ontwikkelingen waar de kunstsector in het algemeen, en theaters in het bijzonder, mee te maken hebben, leiden tot dalende inkomsten (minder overheidsfinanciering, lagere verkopen), terwijl de exploitatiekosten onveranderd hoog blijven. De directies van de volgende zes theaters (podia) in de regio Midden Nederland hebben de ambitie om met elkaar een intensieve samenwerking vorm te geven: Het Klooster, Woerden; Theater Aan De Slinger, Houten; Theater De Speeldoos, Baarn; Theater Fransche School, Culemborg; Idea, Soest; De Poorterij, Zaltbommel. Deze podia zijn met elkaar vergelijkbaar wat betreft bereik, type publiek, programmering en sociale/culturele verbindende functie in de regio. De partijen zijn gedreven om te komen tot onderlinge samenwerking, waarmee producties en/of de interne bedrijfsvoering meer efficiënt en goedkoper kunnen worden uitgevoerd. Een samenwerkingsverband biedt mogelijkheden om bijvoorbeeld expertise en competenties onderling uit te wisselen, schaalvoordelen te realiseren en (financiële, technische) middelen te delen. Het is gericht op enerzijds een meer efficiënte, gezamenlijke bedrijfsvoering, en anderzijds een betere afstemming van het aanbod op de klantbehoefte, waardoor het publieksbereik (en daarmee) de continuïteit van de podia kan worden vergroot. 2) diensten aan plaatselijke culturele organisaties
Via de Slinger ontwikkelt zich tot de krachtigste culturele organisatie van Houten met een breed kennispalet niet alleen op inhoudelijk gebied maar ook op het gebied van bedrijfsvoering. Een voorbeeld zijn de uitvoerende taken ten behoeve van het HMC: planning, urenregistratie, organisatie leerlingen en docentenconcerten, begeleiding van muziekdocenten. De organisatie kan straks leunen op een kennis die verder gaat dan alleen die in Houten aanwezig is. 12
Houtense culturele (amateur)organisaties kunnen tegen kostprijs diensten afnemen op het gebied van back office (gezamenlijke boekhouding, financiële leerlingenadministratie middels kassasysteem etc.). Via de Slinger zal behoeften inventariseren en pakketten aanbieden.
5. Gebouw(beheer) Via de Slinger is beheerder van het theatergebouw in het centrum van Houten. Het gebouw heeft evenveel functies als gebruikers, ieder met eigen specifieke eisen en wensen. Het beheer bestaat uit dagelijks beheer en klein onderhoud. Met name veertig weken per jaar, buiten de schoolvakanties, wordt het gebouwd intensief gebruikt voor onderwijs, om te werken en om voorstellingen te presenteren. De vertegenwoordigers van de huurders hebben korte lijnen met de beheersorganisatie om problemen die direct het werk(plezier) belemmeren op te lossen. Het schoonhouden van het gebouw is een essentieel onderdeel van het dagelijks beheer. De uiteenlopende huurders hebben uiteenlopende verwachtingen ten aanzien van de mate van schoonmaak. Een betrouwbaar schoonmaakbedrijf is hierin van groot belang. Via de Slinger bemant de receptie dagelijks vanaf 16.30 uur en in de weekenden. Overdag wordt de receptie bemand door College de Heemlanden. De receptiediensten worden zoveel mogelijk ingevuld door het vaste personeel, om kosten te besparen en tijdens de avonden bereikbaar te zijn, ook voor afspraken. Technische faciliteiten worden geïnventariseerd, eventueel aangevuld ten dienste van plaatselijke culturele organisaties. Deze faciliteiten kunnen minimaal kostendekkend worden verhuurd. Het hoofd beheer coördineert het dagelijkse beheer en wordt ondersteund door een groep vrijwilligers. Het klein onderhoud waar de organisatie verantwoordelijk voor is, staat nauwkeurig omschreven in een uitgebreid onderhoudsplan dat is vastgesteld bij de oplevering van het gebouw. Hierin staat tevens beschreven waar de eigenaar, de gemeente Houten, verantwoordelijk voor is (het zogenaamde groot onderhoud). Het hoofd beheer onderhoudt de contacten met de gemeente en met de bedrijven waarmee onderhoudscontracten zijn afgesloten. De theatertechnische installaties vragen om een bijzondere technische kennis. Het onderhoud wordt door deskundige bedrijven en door een groep vrijwilligers uitgevoerd onder leiding van het hoofd beheer. Het gebouwbeheer is een van de grootste kostenposten van het theatergebouw. Het is de kunst om kosten te besparen door optimale efficiëntie, zonder in te leveren op het hoge kwaliteitsniveau.
Ad 6. (zakelijke) verhuur Zoals in § 2.1 aangegeven is Via de Slinger een maatschappelijke onderneming, die inkomsten voor een gedeelte uit marktactiviteiten verkrijgt. De professionele organisatie van het theater is in het leven geroepen om (zakelijke) verhuur te organiseren en zo inkomsten te verwerven uit de markt. Het gebouw heeft een moderne culturele uitstraling en is gelegen midden in het land naast een treinstation en op een minuut lopen van een ruime parkeergarage. Met de exploitant van de garage heeft de organisatie een uitstekende deal. De bereikbaarheid per auto is op zich uitstekend. De bewegwijzering is echter slecht en navigatie-apparaten (tomtom) leiden de gasten naar de verkeerde kant van het spoor, waar zij de weg kwijtraken. Huurders wordt dringend geadviseerd de juiste routebeschrijving zeer nadrukkelijk in uitnodigingen op te nemen.
De zakelijke verhuur is een winstgevend onderdeel van de exploitatie en kan nog verder geoptimaliseerd worden. Meer bekendheid van het theatergebouw en het bedenken van creatieve oplossingen voor niet direct te beantwoorde vragen, bieden mogelijkheden. Door de 13
week beschikt het gebouw echter slechts over de theaterzaal. Toch is het aantal culturele verhuringen reeds groot. Het is voor het draagvlak in de samenleving en de verlevendiging van het theatergebouw van groot belang dat Houtense amateurgezelschappen in de gelegenheid zijn om de theaterzaal te kunnen huren. De huurprijs is minimaal de kostprijs. Daarnaast is er sprake van twee soorten zakelijke verhuur: 1) verhuur aan theatergezelschappen ten behoeve van montage met aansluitend eventueel één of meer try-outs c.q. de première. Houten ligt vlakbij de stad Utrecht waar veel gezelschappen zijn gehuisvest. Er bestaat een grote behoefte aan theaterzalen waar afgemonteerd kan worden. De theaterzaal is vanwege zijn afmetingen en technische faciliteiten geschikt voor deze vorm van verhuur, ook voor grotere gezelschappen. Een combinatie van verhuur en een try-out out maakt te dure voorstellingen ten opzichte van het aantal stoelen betaalbaar. Daarmee wordt het programmeringsprofiel versterkt. 2) verhuur aan particulieren, bedrijven en instellingen voor congressen bedrijfsuitjes en etc. De markt voor commerciële verhuur is grillig en gevoelig voor de economische omstandigheden. De wensen van potentiële klanten zijn trendgevoelig, maar zaken als fysieke ligging, parkeermogelijkheden en OV-voorzieningen spelen een grote rol in de keuze van de locatie voor een zakelijk bijeenkomst. Het huidige theatergebouw is vanuit een cultureel/onderwijs perspectief ontworpen en mist daardoor de zogenaamde nevenruimten, waar veel vraag naar is. Hieronder een SWOT-analyse om inzicht te geven in onze positie in de zakelijke verhuur. Afbeelding – SWOT (zakelijke verhuur) Sterkten – moderne culturele uitstraling – midden in het land – goede openbaarvervoer verbinding – parkeergarage om de hoek – volledig technisch geoutilleerd
Zwakten – geen nevenruimten – doordeweeks maar een zaal beschikbaar – theaterzaal is te klein – niet te vinden voor een automobilist -te weinig beschikbaarheid
Kansen Bedreigingen – theaterzaal en foyers apart verhuren – economische ontwikkeling – nieuwe digitale vertoningsmogelijkheden – bezuinigingen op theatergezelschappen en – nabijheid openbaar vervoer wordt steeds belangrijker Kunstcentraal zelfs verplicht bij aantal branches – kaal lelijk plein voor het theater
In de confrontatiemix (SWOTI) werden belangrijkste sterkten en zwakten afgezet tegen de kansen en bedreigingen en dat leverde de volgende strategische keuzes op: ! kansen/sterkten - positionering / goede technische faciliteiten 14
! kansen/zwakten - beleving creëren / ontbreken van actieve sales ! bedreigingen/sterkten - omgeving / geografisch ligging
! bedreigingen/zwakten - kredietcrisis / fysieke beperkingen.
2.3.3 Doelstellingen De strategische keuzes en de missie vertaald in de zes visie pijlers resulteert in de volgende doelstellingen.
!
Podiumkunsten
De pijler podiumkunsten is verdeeld in: a. De professionele programmering trekt een breed publiek. Er bestaat bijzondere aandacht voor jeugd- en jongerenprogrammering en geeft jong talent een kans. Continue onderzoek naar de wensen van de klanten en prikkelt de belangstelling voor de niet alledaagse en bijzondere voorstellingen. Presenteert minimaal 60 voorstellingen, streeft naar ongeveer 75-80 voorstellingen per seizoen met een gemiddelde zaalbezetting van 70 %. Speelt break-even in de kosten voor de artiesten versus inkomsten uit de kaartverkoop al dan niet gesteund door specifieke programmeringssubsidie van landelijke fondsen. b. De amateurvoorstellingen zijn een belangrijk onderdeel van het bestaansrecht van het theater. Er wordt door het verenigingsleven en (muziek en dans) scholen bovengemiddeld gebruik gemaakt van het theater. Zij worden ondersteund op het gebied van publiciteit, productie en theatertechniek. De huur is bedraagt niet meer dan de directe dagkosten. Faciliteert minimaal 10 amateur-voorstellingen per jaar. c. De filmprogrammering door Film Aan de Slinger biedt een fraai alternatief voor de bioscoop Cinelounge voor de Houtenaar die op zoek is naar de 'betere' kwaliteitsfilm. Naast de rijkdom van de filmvertoning ervaart de steeds groeiende groep vaste bezoekers het filmbezoek als een avondje uit. Om elkaar even te zien. De digitale filmvertoning biedt de komende jaren een schat nieuwe ideeën. d. Beeldende kunst. In samenwerking met Kunst Om de Hoek zijn worden de beide foyers professioneel als zijnde galeries ingericht !
Kunst en cultuureducatie
1) ontwikkeling en kennisoverdracht (tweede lijn) Een groter en breder (digitaal) aanbod van kunst- cultuureducatie en een grotere deelname aan dit aanbod. In de bedrijfsplanperiode wordt het volgende bereikt: – inzicht in de vraag (onderzoek middels bijvoorbeeld het burgerpanel) – ontwikkelen van nieuw aanbod of aanpassen van reeds bestaand bekend aanbod op basis van de vraag – uitzetten van de nieuw ontwikkelde diensten bij bestaande organisaties of anders integraal kostendekkende diensten binnen de organisatie zelf organiseren en aanbieden waarbij nieuw aanbod ook voor de vraag uit kan lopen c.q. vraag kan creëren. 15
2) initiëren en produceren (eerste lijn) Maximale deelname en draagvlak vanuit bestaande organisatie en bewoners aan jaarlijks terugkerende projecten of projecten die twee- of driejaarlijks plaatsvinden. Optimaal georganiseerd en vooruitstrevend muziek en theateronderwijs. In de bedrijfsplanperiode wordt het volgende bereikt: – jaarlijks festival, discipline breed, voor en gedragen door amateurs, bijvoorbeeld de Week van de Amateurkunsten, (WAK) met jaarlijks specifieke aandacht voor een van de disciplines – afgewisseld of jaarlijks het Korenfestival en/of Houtens Danst Festival – up to date muziekonderwijs, individueel (digitaal) muziekonderwijs, korte cursussen (in vakanties) voor specifieke doelgroepen (jeugd, volwassenen, mensen met een beperking) popmuziekonderwijs etc. !
Portal en verbindingen
Culturele vraag en aanbod (actieve en receptieve cultuurbeoefening, professioneel en van amateurs, inclusief het aanbod aan cultuureducatie) in een portal, in afwachting van het Cultuurplein alleen nog virtueel, zijn met elkaar verbonden. In de bedrijfsplanperiode wordt het volgende bereikt: - ontwikkeling van een soort Uitburo - structurele contacten binnen en buiten Houten, in de cultuursector en in relevante andere sectoren - participatie in netwerken, stimulerend tot kennisdelen, initiatieven, samenwerkingsvormen, cross-overs en allerhande inspiratie, voor Via de Slinger en voor anderen - actieve ondersteuning van een bloeiend cultuurplatform - ontwikkeling van evenementen en projecten in de actieve en receptieve cultuurbeoefening en in cultuureducatie - ondersteuning van de onafhankelijke commissie voor het cultuurfonds.
!
Back office
Zes theaters (al dan niet gecombineerd met een centrum voor de kunsten) in de regio Utrecht gaan samenwerken op het gebied van de bedrijfsvoering om enerzijds een meer efficiënte, gezamenlijke bedrijfsvoering te realiseren, en anderzijds een betere afstemming van het aanbod op de klantbehoefte en om kosten te besparen. In 2012 wordt onderzoek gedaan naar de mate van samenwerking en de letterlijke besparingen die het voor de toekomst zal opleveren. Efficiëntievoordelen gaan bereikt worden op het gebied van: automatisering (o.a. kassasystemen CRM, planningssoftware) boekhouding/accountant, programmering, PR en marketing). Via de Slinger biedt kostendekkende diensten aan culturele organisaties om deze te helpen de bedrijfsvoering te professionaliseren en kosten te besparen. !
Gebouwenbeheer
Het realiseren van een optimaal werkklimaat voor huurders en schoon en gastvrij verblijf voor de gasten tegen zo laag mogelijk kosten: dat is het doel van het gebouwbeheer. Dit wordt gerealiseerd door uitstekende communicatie met alle gebruikers en leveranciers van diensten op het gebied van schoonmaak en onderhoud. Van maandag t/m vrijdag is de vaste beheerder overdag aanwezig. In de komende bedrijfsplanperiode gaan we alle ruimten opnieuw onder de loep nemen, mede in overleg met College de Heemlanden: zijn de ruimten flexibel toegerust op de vraag van potentiële huurders op het gebied van automatisering, akoestische kwaliteit en verlichting? 16
!
(zakelijke) verhuur
Om eigen inkomsten te generen biedt met name zakelijke verhuur de meeste mogelijkheden. Binnen de beperkte beschikbaarheid wordt gezocht naar creatieve oplossingen. De culturele taak van de organisatie is leidend, maar het belang van eigen inkomsten neemt toe. Momenteel bedraagt de opbrengst van de gehele verhuur 25% van de totale omzet. We willen de komende jaren doorgroeien naar 30% van de omzet. Via de Slinger zal zich de komende jaren actief en intensief bezig houden met de verwezenlijking van uitbreiding op het Cultuurplein omdat dit de meeste mogelijkheden biedt om meer eigen inkomsten te genereren.
Afbeelding – SWOT (Via de Slinger) Sterkten – flexibele organisatie – 'groot' in Houten, meer massa dus minder kwetsbaar – breed maatschappelijk draagvlak – korte lijnen naar andere sectoren zoals bedrijfsleven, onderwijs, welzijn etc. – creatief en ondernemend – vrijwilligers
Zwakten – – door de week maar een zaal beschikbaar – theaterzaal is te klein – niet te vinden voor een automobilist -te weinig beschikbaarheid
Evaluatie Jaarlijks een evaluatie van het handelen van Via de Slinger. De resultaten worden besproken met alle betrokkenen, waarbij het zinvol is vast te stellen of een activiteit zinvol en/of gewenst was, dan wel heeft beantwoord aan de inhoudelijke en/of economische doelstelling c.q. maatschappelijk rendement heeft opgebracht.
3. Huidig organisatorisch kader
3.1 Stichting- en verenigingsstructuur
Theater Aan de Slinger, KunstAanbod en HoutenXL zijn stichtingen; het Houtens Muziekcollectief is een vereniging. Het bestuur van het theater is sinds de opening van het theatergebouw deels gewijzigd in bemensing en is, mede door de komst van een directeur, meer op afstand gaan staan. Het heeft een vergaderfrequentie van 4 tot 6 maal per jaar. Het stelt begrotingen en jaarrekeningen vast, bespreekt het beleid voor de langere termijn en delegeert de uitvoering aan de directeur. 17
De besturen van KunstAanbod en Houten XL houden zich ook bezig met de dagelijkse praktijk van de uitvoering: er is geen directie. Het verenigingsbestuur van het HMC bestaat uit onafhankelijke personen en leden van de vereniging. Dit bestuur levert ook hand- en spandiensten aan de dagelijkse uitvoering van de activiteiten. 3.2 Organisatiestructuur
De structuur van de huidige theaterorganisatie is weergegeven in onderstaand organogram (afb. 4).
Afbeelding – huidig organogram van de theaterorganisatie Stichting Aan de Slinger (theaterorganisatie) kon als gesubsidieerde instelling van de gemeente Houten niet in het bezit komen van een, voor de zakelijke verhuur, noodzakelijke commerciële horecavergunning. Om deze reden en om te komen tot een transparante horeca-organisatie heeft de stichting een BV opgericht, genaamd Houtens Melkmeisje BV. Deze BV verzorgt alle horecaactiviteiten binnen het theatergebouw en huurt de foyer. De andere organisaties hebben de volgende structuur: KunstAanbod: bestuur, twee medewerkers, waaronder een coördinator. Freelance ingehuurd personeel voor specifieke taken, stagiaires en vrijwilligers. HoutenXL: bestuur, twee medewerkers waaronder één gedetacheerde cultuurmakelaar. Freelance ingehuurd personeel voor specifieke taken, stagiaires en vrijwilligers. HMC: bestuur en twee freelance medewerkers.
18
DEEL 2 Organisatie en financiën
1. Inleiding
Deel 1 van het bedrijfsplan geeft een ambitieus beeld van waar de nieuwe organisatie de komende jaren op wil inzetten. De nieuwe organisatie zal met een uiterst efficiënte bedrijfsvoering en de huidige beschikbare middelen en mogelijkheden een basisorganisatie bouwen, waarmee de komende magere jaren flexibel kunnen worden doorstaan. De basisorganisatie beschikt over de volgende baten: 1) 2) 3) 3) 4)
(commerciële) huurinkomsten gemeentelijk subsidie (vanaf 2013 € 90.000 minder dan de huidige totale subsidie) kaartverkoop en cursusgelden sponsorinkomsten, advertentieverkoop, vrienden overige subsidies en fondsen
Op basis van de bovenstaande baten zal de meerjarenbegroting worden opgebouwd. Structurele extra mogelijkheden om meer baten te genereren liggen in de sfeer van de zogenaamde combinatiefunctionarissen en meerjarige subsidie op het gebied van kunsteducatie vanuit het Rijk en provincie Utrecht. Gezien het feit dat beschikbaarheid van deze middelen onzeker is neemt de nieuwe organisatie deze niet mee in de meerjarenbegroting. Ook incidentele inkomsten als fondswerving, specifieke sponsoring en etc. ,vrijwel altijd gekoppeld aan een specifieke activiteit, worden niet begroot. Deel 2 van het bedrijfsplan start met het nieuwe organogram van de organisatie gevolgd door een motivatie en toelichting. Vervolgens worden de verkorte taakfunctie omschrijvingen gepresenteerd. Het plan eindigt met de toelichting op de begroting. In een aparte bijlage wordt de begroting gepresenteerd.
19
2. Organisatie
2.1 Nieuw organogram
2.2 Toelichting
2.2.1 Bestuursstructuur
Het huidige bestuur van stichting Aan de Slinger had zich al enkele jaren geleden voorgenomen het gehanteerde 'klassieke bestuursmodel' om te zetten naar het 'raad van toezicht model' . De vorming van de nieuwe organisatie is het uitgelezen moment om dit te realiseren. Het 'raad van toezicht model' sluit beter aan de werkelijk situatie en bovendien krijgt de directeur meer bewegingsvrijheid en verantwoordelijkheid dat aansluit bij deze tijd van cultureel ondernemerschap. De belangrijkste juridische fundamenten zijn: Statuten, directiestatuut, samenstelling en profielen van Raad van Toezicht en een nader te ontwerpen model van verantwoording en transparantie. De principes en best practice-bepalingen uit de Code Cultural 20
Governance worden op de voet gevolgd (zie: www.cultuur-ondernemen.nl/cultureleorganisaties/cultural-governance).
2.2.2 Organisatie
De organisatie wordt gevormd door een eenhoofdige directie, een klein aantal vaste professionals en freelance medewerkers die direct gekoppeld zijn aan specifieke activiteiten en niet te vergeten een grote groep van ruim zestig vrijwilligers. Van een vrijwilligersorganisatie kun je in directe zin niet spreken, echter zonder de enthousiaste vrijwilligers kan de organisatie zijn basisactiviteiten niet uitvoeren. Professionals bezetten de posities gekoppeld aan de pijlers van de organisatie. Vanaf de start in het nieuwe theatergebouw heeft de stichting Aan de Slinger een BV opgericht specifiek ten behoeve van de horeca activiteiten. Redenen die de doorslag gaven voor deze keuze waren het kunnen verkrijgen van een noodzakelijke commerciële horecavergunning en het kunnen tonen van een transparante bedrijfsvoering. Het samengaan van de drie stichtingen geeft de mogelijkheid om op het personele vlak taken te bundelen, om de organisatie in totaal te versterken en te komen tot meer efficiëntie. Op de gebieden, PR en marketing, de begeleiding van vrijwilligers en financiën worden taken samengevoegd. De promotie van alle activiteiten wordt gebundeld. Alle vrijwilligers worden begeleid door een dezelfde vrijwilligerscoördinator. De financiële administratie wordt in zijn geheel bij een boekhoudkantoor ondergebracht. Het personeelsbeleid wordt uitgevoerd door de directeur-bestuurder.
2.2.3 Personeelsbeleid
Het huidige personeelsbeleid van stichting Aan de Slinger zal worden voortgezet in de nieuwe organisatie. Het is en blijft een platte organisatie waar lage drempels zijn voor formeel en informeel contact. Figuurlijk gezegd, de deuren staan naar elkaar open, ook naar de directie. Gezien de beperkte middelen zijn de taken van de professionals strak op het volume van het dienstverband aangepast. Elke professional heeft een afgebakend geheel van taken waar hij of zij zelf verantwoordelijk voor is. Voor de eigen planning en eigen budgetten. De budgetten worden in samenspraak binnen de begroting vastgesteld. Voor grote projecten (>€500) worden door de professional deelbegrotingen gemaakt en integraal verwerkt als kostenplaats in de boekhouding. De werkelijke uitgaven kunnen middels de kostenplaatsen elk moment bij de financiële administratie worden opgevraagd en worden vergeleken met de deelbegroting. De professional is zelf verantwoordelijk voor de controle en kan tot bedragen van <€ 500 zelf binnen de begroting schuiven. Ondanks de heldere taakafbakening worden zaken zo nodig en met plezier voor elkaar opgevangen. Het zorg dragen voor 'je eigen winkel' vereist van de professionals een grote mate van zelfstandig kunnen werken. Het inzicht in je eigen beperkingen en dus deze te durven 21
communiceren en gezamenlijk zoeken naar oplossingen. Het systeembeheer is zodanig ingericht dat iedereen kan werken waar hij of zij zich ook bevindt. In de keuze waar de professional zijn taken uitvoert bestaat dan ook flexibiliteit zolang dit kan binnen bijvoorbeeld de bereikbaarheid van de organisatie. De organisatie heeft kennisvergroting middels opleiding en cursussen altijd sterk gestimuleerd en dus ook binnen de organisatie middelen voor vrijgemaakt. Dit vergroot de slagvaardigheid van het individu en komt ten goede van de gehele organisatie. Binnen de organisatie zijn weinig of geen doorgroei mogelijkheden naar andere functies. Wel mogelijkheden tot uitbreiding van de bestaande functie. De CAO Nederlandse Podia zal worden toegepast. De stichting is lid van de werkgeversvereniging en is daarmee ook aangesloten aan het pensioenfonds Kunst & Cultuur. Jaarlijks zullen er in het voorjaar functioneringsgesprekken worden gevoerd en aan het einde van het jaar beoordelingsgesprekken. De ARBO wetgeving zal gehandhaafd worden, daarbij staan de werk- en rusttijden beleid en de bedrijfshulpverlening (BHV)- organisatie centraal. Ook een groot deel van de vrijwilligers zullen BHV getraind moeten zijn. Reeds vijf jaar is het ziekteverzuim nog geen 2 % (landelijk 4 %). Professionals zijn eerder zo enthousiast en nemen zoveel verantwoordelijkheid dat hierin risico's voor ziekteverzuim gelegen liggen. Leidinggevende heeft hierin een signalerende rol maar van de professional wordt ook verwacht ' op tijd aan de bel te trekken'. Voelt de professional zich onzeker, de druk te hoog is, dan volgt er een cyclus van regelmatige gesprekken met de leidinggevende waar de situatie wordt geanalyseerd en vanuit de gezamenlijk gedragen analyse naar oplossingen gezocht. Zonodig wordt er hulp van derden ingeschakeld. De ruim zestig vrijwilligers zijn voor de organisatie absoluut onmisbaar. Bijvoorbeeld per (film) voorstelling, professionele of amateur, werken er vier vrijwilligers maal 240 per jaar. Daarnaast hebben we vrijwilligers voor klussen in huis, telefonisten, programmering en PR voor de film etc.
2.2.4 Gebouw en facilitaire zaken a) Gebouw en inventaris In de deel een is het beheer van het gebouw beschreven en de daaruit volgende taken zijn terug te vinden in de functie-omschrijvingen. Tijdens de ingebruikname van het gebouw is de inventaris aangeschaft door stichting Aan de Slinger echter betaald door de Gemeente Houten. De gemeente is eigenaar van het gebouw. Ten aanzien van de vervanging van de (theatertechnische) inventaris was in het exploitatieplan van de gemeente helaas niets geregeld. Dit probleem werd erkend maar een oplossing bleek niet snel voor handen. De stichting heeft samen met de gemeente constructief naar een oplossing gezocht en gevonden. Vanaf 2013 is de vervanging structureel geregeld. Het theater ontvangt € 40.000 per jaar en een oplopend jaarlijks bedrag vanuit de kapitaallasten om de inventaris te kunnen vervangen. De ARBO wetgeving verplicht tot het op tijd vervangen van de theatertechnische installaties. Er bestaat een vervangingsschema voor de komende 30 jaar. Jaarlijks dient de organisatie een deel vervangingsplan in bij de gemeente ter goedkeuring. De controle op de uitgaven vormt een onderdeel van de gehele accountantscontrole. De gemeente blijft juridisch eigenaar van de gehele inventaris. b) facilitaire zaken 22
– automatisering De twee stichtingen KAB en Houten XL en het HMC zijn al jaren huurder bij stichting Aan de Slinger en maken gebruik van de faciliteiten op het gebied van automatisering en telefonie. Het afgelopen jaar, gestimuleerd door de noodzaak van vervanging van de servers, zijn alle organisatie overstapt op 'in the cloud' Er wordt gewerkt met Google Apps. Alleen het kassasysteem en de planningssoftware draait op een kleinere nieuwe server. Deze overgang heeft een enorme kostenbesparing opgeleverd van € 6000 per jaar. – openingstijden, receptie en telefonie Het gebouw is doordeweeks van 7.30 uur-23.00 uur geopend. Op zaterdag een groot deel van het jaar van 9.00-24.00 uur en op zondag overdag. Het gebruik door uiteenlopende huurders met verschillende verwachtingen naar de uitstraling heeft de nodige hoofdbrekens opgeleverd bij de ingebruikname. Toch hebben we een goede mate van tevredenheid van alle gebruikers kunnen realiseren. Dit vergt een goede planning, coördinatie en goede aansturing van het schoonmaakbedrijf. De receptie wordt doordeweeks bemand door personeel van het College de Heemlanden en vanaf 16.15 uur en in het weekend door receptionisten van de theaterorganisatie. Voorheen werden studenten ingehuurd voor het receptiewerk. Nu maken we gebruik van personeel dat niet alleen receptiewerk verricht maar ook andere werkzaamheden. Maandag- roostermaker vrijwilligers Dinsdag- hoofd horeca Woensdag- medewerker HMC Donderdag- assistent PR Vrijdag- assistent PR In het gebouw wordt gebruik gemaakt van een telefooncentrale. Ieder heeft zijn buitenlijnen hierop lopen. De nieuwe organisatie een contract aangaan met een provider en gebruik gaan maken van een centraal nummer. Momenteel nemen de hoofden bespreekbureau en hoofd publiciteit en marketing de binnenkomende lijnen op. Doordeweeks worden zij ondersteund door twee vrijwilligers. We zoeken uitbreiden en zullen keuzes gaan maken over wel of geen directe doorschakeling etc.
3. Toelichting op de meerjarenbegroting
De begroting is opgesteld op basis van de vier beschikbare begrotingen 2013 die reeds gemaakt waren ten behoeve van de subsidie aanvraag bij de Gemeente Houten en sluit aan op het bedrijfsplan 2013-2016. 2013 De subsidie van de gemeente Houten is in verband met de eerste tranche bezuinigingen in totaal voor de drie stichtingen en het HMC € 90.000 lager dan in 2012. KunstAanbod en Houten XL hebben in 2013 respectievelijk € 17.356 en € 20.010 minder subsidie. KunstAanbod vangt dit in 2013 op door een vrijval van € 7.954 uit de reserve, efficiëntie maatregelen en subsidie door particuliere fondsenwerving. Houten XL vangt de bezuiniging op door een vrijval uit de reserve van € 29.500 en efficiëntie maatregelen. Houten XlL heeft in 2013 feitelijk meer te besteden aan activiteiten dan in 2012. Stichting Aan de Slinger vangt de bezuiniging van € 40.000 op door het kunnen en doen herzien 23
van onderhoudscontracten (garantietermijnen zijn verlopen eind 2012) € 20.000, minder bijzondere activiteiten zoals bijvoorbeeld Cultuurnacht of Houten Danst of WiekentHouten € 5.000, meer inkomsten uit verhuur en horeca € 10.000 en efficiëntie maatregelen € 5.000. In verband met de theaterprogrammering gaat de stichting elke jaar vanaf september verplichtingen aan die betrekking hebben op het op een volgende jaar (bijvoorbeeld in september 2013 worden verplichtingen aangegaan voor jaar 2015). Deze werkwijze sluit niet aan op de begroting en vaststellingscyclus van de Gemeente Houten.
Onderstaande tabel geeft weer welke maatregelen en acties er zijn genomen om tot een sluitende begroting te komen: Organisatie Subsidie Subsidie Verschil 2012 2013 + 1,5 % index st. Aan de Slinger
273791
Maatre- Gebouw- Efficiëntie gelen: beheer
20.000
Activiteiten Vrijval bestemmingsreserve
Meer inkomsten
5.000
5.000
10.000
7.056
237.898
40.000
st. 88.515 KunstAanbod
70.581
20.010
5.000
st. Houten XL
90.380
72.068
17.356
5.000
HMC
54.320
43.314
12.634
9.634
Totalen
507006
90.000
463861
7.954
29.500
3.000
Toelichting op tabel: st. Aan de Slinger – bezuiniging van € 20.000: op onderhoudscontracten ofwel zo veel mogelijk zelf uitvoeren – efficiëntie € 5.000: op financiële administratie, accountant, inkoop kantoorinventaris, automatisering – activiteiten € 5.000: deelname of ondersteuning van bijzondere activiteiten – meer inkomsten € 10.000: commerciële verhuur en horeca st. KunstAanbod – efficiëntie € 5.000: op financiële administratie, accountant, inkoop kantoorinventaris, automatisering – vrijval uit bestemmingsreserve € 7.954 – activiteiten € 7.056: minder Zingen in de klas, Musicus in de klas + st. Houten XL – efficiëntie € 5.000: op financiële administratie, accountant, inkoop kantoorinventaris, automatisering – vrijval uit bestemmingsreserve € 29.500 – meer activiteiten € 17.144: Community Arts project, cultuurmoment dans HMC – efficiëntie € 5.000: op financiële administratie, accountant, inkoop kantoorinventaris, automatisering – samenvoeging van functies – coördinatie en receptie € 4.634 – activiteiten- € 3.000 Vanaf 2013 ontvangt stichting Aan de Slinger € 40.000 t.b.v. De vervanging van (theatertechnische) inventaris.
24
2014 en verder Het theater zal in de toekomst alles op alles moeten zetten om meer inkomsten te genereren met name uit de commerciële verhuur om de al maar stijgende kosten te kunnen financieren. Het gebouw wordt ouder dus meer kosten klein onderhoud, stijgende pensioenpremie. Tot op heden heeft het theater niet te maken met dalende inkomsten uit kaartverkoop en horeca-activiteiten. Wanneer de crisis zal aanhouden zal het publiek zeker ook gaan bezuinigen op een avondje uit. Dalende inkomsten uit culturele verhuur zal te verwachten zijn. Minder leerlingen HMC. Blijft bovenstaande in balans dan zal het theater haar activiteiten, behoudens de eerder wegbezuinigde activiteiten kunnen behouden. In 2014 en verder zal het aantal activiteiten van KunstAanbod en Houten XL sterk verminderen. In 2013 compenseerde de organisaties de bezuinigingen uit de eerste tranche nog met een vrijval uit de reserves, dit is in 2014 niet meer mogelijk, een verschil van € 37.454. Ook zal het steeds moeilijker worden om subsidies van andere overheden en fondsen te verwerven. De provincie Utrecht is vrijwel gestopt met het ondersteunen van educatieve activiteiten. Door de bezuinigingen van de overheden is de druk op de particuliere fondsen sterk verhoogd. Activiteiten die mogelijk zullen moeten vervallen zijn: – Uitagenda – Community arts projecten/Gluren bij de buren – Danser in beeld – Musicus in de klas of Zingen in de klas
Minder activiteiten betekent ook minder personeelslasten. De verhouding vaste lasten (personeel/kantoorkosten etc) en activiteitenlasten gaat naar de verhouding 75/25. Wanneer projecten gerealiseerd kunnen worden met bijdrage van derden zal op projectbasis personeel worden ingezet.
Personeel In de oorspronkelijke eigen begrotingen van KunstAanbod en Houten XL wordt er respectievelijk € 7.941 en € 29.500 vanuit de bestemmingsreserve gedoneerd aan de exploitatie 2013. De vrijval is in deze begroting meegenomen maar geeft hiermee geen helder beeld voor de toekomst De verhouding personeelskosten versus activiteitenkosten wordt vanaf 2014 buiten proportioneel en zet daarmee de organisatie op slot en is niet in lijn met de manier van opbouw van stichting Aan de Slinger. Een zo klein mogelijke basisorganisatie aangevuld met freelancers en vrijwilligers. Wijzigingen in de personele kosten is daarom reeds vanaf 2013 al noodzakelijk. Dit betekent ten aanzien van de KunstAanbod organisatie een vast hoofd educatie aangevuld met een vaste medewerker productie en educatie met een klein dienstverband en aangevuld met freelance ondersteuning. Voor de Houten XL organisatie betekent dit een hoofd evenementen en een medewerker publiciteit aangevuld met freelancers op het gebied van productionele ondersteuning. 25
Horeca De horeca is uitbesteed aan Het Houtens Melkmeisje BV. waar de stichting Aan de Slinger enig aandeelhouder van is. De BV betaalt € 7.220 huur voor het gebruik van de foyer en de netto winst bedraagt na aftrek van vennootschapsbelasting ongeveer € 12.000. Kosten gebouw Vanaf 2013 heeft de organisatie enorme kostenbesparende maatregelen genomen. Onderhoudscontracten zijn herzien en opnieuw aanbesteed doordat (bouw)garanties zijn verlopen (ruim € 20.000 besparing) Verhuur Het gebouw wordt zeer intensief gebruikt. Dagelijks wordt gezocht naar nieuwe doelgroepen en potentiële huurders om echt alles uit het gebouw te halen wat er in zit. HMC De begroting vormt de basis van de contractbesprekingen met het HMC inzake de dienstverlening van de stichting aan het HMC.
26
BIJLAGE
In de onderstaande korte omschrijvingen wordt per functie aangegeven: de streefformatie, de reguliere taken en resultaten, de speerpunten, de overlegstructuren, (hulp) middelen en opleiding/scholingsbehoefte. De volgorde van de omschrijvingen is: directie, zes hoofden verantwoordelijk voor de verschillende pijlers, stafmedewerker programmeur, vaste medewerkers, receptionisten, stafmedewerkers, vrijwilligers, freelancers techniek en (hoofd) horeca. Zie ook organogram. CAO Nederlands Podia hanteert een 36 urige werkweek
Functie
Omvang
Schaal
Brutojaarloon
Directeur bestuurder
0,85
Richtlijn VSCD schaal 9a
54.966
Hoofd techniek/ gebouwbeheer
1
8
38.400
Hoofd bespreekbureau
1
6
31.000
Coördinator vrijwilligers
0,4
6
14.500
Hoofd publiciteit
1
7
32.400
Hoofd educatie
0,67
6 oplopend naar 7
22.110
Hoofd evenementen
0,6
7
21.450
Medewerker publiciteit
0,6
4
16.320
Medewerker techniek
1
4
25.200
Stafmedewerkers
8.500
Vergoedingen stagiaires
5.000
Totale kosten
Stafmedewerkers werken volgens een oproepcontract en ontvangen € 75 bruto per dienst. Programmeur freelance ontvangt € 9.500 per jaar. Freelance technici ontvangen € 225 per dienst (niet langer dan 12 uur). Receptie medewerkers hebbben een 0-uren contract (ingehuurd bij Kolobrie detachering) en ontvangen iets boven het minimum (jeugd)loon. Directeur/bestuurder is voor 1,8 uur per week doorberekend aan KunstAanbod en aan Houten XL. Alle werkzaamheden rondom publiciteit en marketing wordt centraal georganiseerd. Bij elkaar 1,6 fte. Medewerker publiciteit wordt voor het grootste deel doorberekend aan budget HoutenXL. Algehele publiciteit t.a.v cultuur (maandagenda, bijhouden sites), publiciteit van kunsteducatie projecten etc valt geheel onder de verantwoordelijkheid van hoofd publiciteit en marketing. Alle 27
vrijwilligers worden begeleid door de vrijwilligerscoördinator. Financiële administratie wordt uitbesteed aan het BISC (kosten 1,75 % van de gehele omzet). Het centraliseren van taken geeft de hoofden educatie en evenementen/cultuurmakelaar en de medewerker educatie/productie ruimte in tijdsbesteding. Taken die vervallen; uitvoerende publiciteitstaken, financiële administratie en begeleiding van vrijwilligers.
1 Directie De algehele, zakelijke en artistieke leiding van en eindverantwoordelijkheid van de stichting. Het 'boegbeeld' van de stichting te zijn; de vertegenwoordiging van de stichting richting alle stakeholders en dient de verbindende kracht te zijn. Reguliere taken * geeft dagelijkse leiding aan de organisatie * fondsenwerving, sponsor beleid * ontwikkelt, binnen de vastgestelde kaders, het algemene strategische en marketing beleid en bewaakt dit * ontwikkelt, onderhoudt en evalueert, in samenwerking met de medewerkers en bestuur, de zes pijlers (zie 2.3.2) * voert werkoverleg Resultaten: * cultureel ondernemer * een organisatie waar met plezier enthousiasme en betrokkenheid wordt gewerkt * een organisatie die de komende jaren ondanks de moeilijke tijden, consequent vasthoudt aan de in het bedrijfsplan geformuleerde ambities, doelstellingen en te behalen resultaten * een organisatie die kwaliteit, spraakmakend, en innovatie implementeert en voortzet Overlegstructuren:
overleg
deelnemers
frequentie
Raad van toezicht Teamoverleg Financieel overleg PR marketing
RvT medewerkers (hoofden) BICS en/of accountant programmeur, hoofden PR, evenementen en kunsteducatie theaterdirectie zes podia hoofd huurders, hoofd techniek/beheer ambtenaar cultuur en/of wethouder platform maatschappelijk ondernemen sponsors hoofd techniek/beheer alle stafmedewerkers
4 x per jaar driewekelijks 6 x per jaar maandelijks
Theaterdirectie overleg Huurdersoverleg Gemeentelijk overleg Maatschappelijk ondernemen Sponsoroverleg Gebouwenbeheer Stafmedewerkersoverleg
28
4 2 4 4 1 4 5
x per jaar x per jaar x per jaar x per jaar a 2 x per jaar x per jaar x per jaar
Hulpmiddelen: * Administratief systeem * Reguliere kantoor automatisering * Planningssoftware, kassasysteem, verslagensite * Adressenbestand Opleidingen: * Actuele vakkennis * Sociale hygiëne * BHV training * Ontruimingstraining Functiegebouw CAO Directie is niet opgenomen in de CAO. Wel bestaat er vanuit de VSCD (Vereniging Schouwburgen Congresdirecties) een richtlijn bezoldiging. Voor de organisatie zou dit uitkomen op schaal 9a met opslag voor bijzondere omstandigheden namelijk nieuwbouw. € 3500- € 5000 bruto per maand bij fulltime dienstverband.
2 Hoofd techniek/gebouwenbeheer Is eindverantwoordelijke voor de technische dienstverlening en gebouwenbeheer. Regulier taken * Verantwoordelijke voor de technische dienstverlening op en rond het podia van Theater De Slinger. Geeft leiding aan de collega (oproep) theatertechnici en vrijwilligers. * Verantwoordelijk voor de contacten met gezelschappen m.b.t. de technische voorbereiding van voorstellingen en evenementen. Verantwoordelijk voor roostering, planning en organisatie van materiaal en personeel, met inachtneming van ATW. * Verantwoordelijk voor het onderhoud aan theatertechnische installaties en technische installaties van het gebouw, schoonmaak en inventaris. * Verantwoordelijk voor de BHV organisatie en voor de veiligheid van bezoekers, bespelers en medewerkers in het gebouw. Functionaris is preventiemedewerker. BHV’er Resultaten: * optimale technische omstandigheden voor de bezoekende gezelschappen * een veilig en goed functionerend gebouw * medewerkers en bezoekers begeven zich in een veilige omgeving Overlegstructuren:
29
overleg
deelnemers
frequentie
Teamoverleg Medewerkersoverleg
medewerkers (hoofden) vaste medewerker, freelancers en vrijwilligers hoofd huurders, directie directie leveranciers
driewekelijks wekelijks maandelijks 2 x per jaar 4 x per jaar 2 x per jaar
Huurdersoverleg Gebouwenbeheer Onderhoud
Hulpmiddelen: * Technische installaties * Reguliere kantoor automatisering * Planningssoftware, kassasysteem, verslagensite, tekenprogramma's * Adressenbestand Opleidingen: * Actuele vakkennis, ARBO wetgeving * BHV training * Ontruimingstraining Functiegebouw CAO Hoofd techniek. Schaal 8 € 2.700-€ 3.900 per maand fulltime
3 Hoofd bespreekbureau/office manager
Verantwoordelijk voor een goede gang van zaken op het kantoor, receptie, bespreekbureau en de verhuur van de schoollokalen. Regulier taken * Coördineren van de verhuur van de lokalen in Aan de Slinger * Zorgen voor een permanent goed werkend reserveringssysteem (Active tickets) en planningssysteem (Event) * Telefonische en mondelinge informatieverstrekking over de voorstellingen * Verkoop van abonnementen, plaatsbewijzen en aanverwante artikelen * Begeleiden van de kassavrijwilligers in samenspraak met de vrijwilligerscoördinator * Zorgen voor een optimale dienstverlening aan klanten en alle overige betrokkenen en signaleren van verbetermogelijkheden Resultaten: * maximale verhuur * tevreden klanten en huurders * goed werkende systemen 30
Overlegstructuren:
overleg
deelnemers
frequentie
Teamoverleg Kassamedewerkersoverleg Huurdersoverleg Verkooppunten Automatisering Stafmedewerkersoverleg
medewerkers (hoofden) kassavrijwilligers directie Boekhandel Wijs Bibliotheek directie, hoofd techniek alle stafmedewerkers
Driewekelijks 3 x per jaar 2 x per jaar 2 x per jaar 4 x per jaar 5 maal per jaar
Hulpmiddelen: * Administratief systeem * Reguliere kantoor automatisering * Planningssoftware, kassasysteem, verslagensite, tekenprogramma's * Adressenbestand Opleidingen: * Actuele vakkennis * BHV training * Ontruimingstraining Functiegebouw CAO Bespreekbureau. Schaal 6 € 2.400-€ 2.890 per maand fulltime
4 Coördinator vrijwilligers
Verantwoordelijk voor het ontwikkelen van visie op vrijwilligerswerk,ontwikkelen van vrijwilligersbeleid en de uitvoering hiervan. Reguliere taken: * Uitvoeren, evalueren en bijstellen vrijwilligersbeleid * Ontwikkelen en bewaken taakafbakening tussen betaalde krachten en vrijwilligers * werven, selecteren en introduceren van vrijwilligers en verantwoordelijke voor de planning * Afstemmen van wensen van vrijwilligers en belangen van de organisatie * Communicatie met de vrijwilligers * Het bijhouden van ontwikkelingen in vrijwilligerswerk en samenleving die van belang zijn voor het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie Resultaten: * gemotiveerde goed functionerende vrijwilligers 31
* goed overlegsysteem * eenheid tussen betaalde krachten en vrijwilligers Overlegstructuren:
overleg
deelnemers
frequentie
Teamoverleg Vrijwilligersoverleg/roosteren Medewerkersoverleg Stafmedewerkersoverleg
medewerkers (hoofden) alle vrijwilligers vrijwilligers planner alle stafmedewerkers
Driewekelijks 5 x per jaar wekelijks 5x per jaar
Hulpmiddelen: * Administratief systeem * Reguliere kantoor automatisering * Planningssoftware, kassasysteem, verslagensite, tekenprogramma's * Adressenbestand Opleidingen: * Actuele vakkennis * BHV training * Ontruimingstraining Functiegebouw CAO Niet omschreven in functiegebouw. Schaal 6 € 2.400-€ 2.890 per maand fulltime
5 Hoofd publiciteit en marketing
Verantwoordelijke voor het ontwikkelen en uitvoeren van het communicatie- en marketingbeleid van de gehele organisatie. Reguliere taken * Is verantwoordelijk voor een optimale publiekswerving voor de organisatie door middel van publiciteit en voorlichting. * Stelt per seizoen een publiciteitsplan en draagt zorg voor de uitvoering ervan. * Is verantwoordelijk voor het schrijven, redigeren, plannen, vormgeving, produceren en verspreiden van alle publiciteitsuiting zoals seizoensbrochure, website, social media en etc. * Legt en onderhoudt contacten met lokale, regionale en landelijke media, verzorgt persberichten en initieert en coördineert interviews * Is verantwoordelijk voor het opzetten, systematiseren en onderhouden van het publiciteitsarchief. Draagt verantwoordelijkheid voor databestanden van klanten via het 32
kassasysteem Active Tickets en houdt deze bij * Heeft in samenspraak met de directeur een actieve rol in het promoten van het theatervoorstellingen, cursussen en evenementen inzake verhuringen aan amateurgezelschappen, professionele theatergroepen * Geeft functioneel leiding aan een medewerker, vrijwillige medewerker(s) en stagiaires.
Resultaten: * maximale bekendheid van alle producten bij de verschillende doelgroepen * positieve positionering van de organisatie * maximale bezoekersaantallen Overlegstructuren:
overleg
deelnemers
frequentie
Teamoverleg PR overleg Algemeen PR overleg
medewerkers (hoofden) medewerker en stagiair directie, hoofd evenementen, hoofd educatie en programmeur alle stafmedewerkers overleg met PR medewerkers van vijf andere theater vrijwilligers PR Film Aan de Slinger
Driewekelijks wekelijks maandelijks
Stafmedewerkersoverleg Regio overleg Filmoverleg
5 x per jaar 4 x per jaar 4 x per jaar
Hulpmiddelen: * Administratief systeem * Reguliere kantoor automatisering * Planningssoftware, kassasysteem, verslagensite, tekenprogramma's * Adressenbestand Opleidingen: * Actuele vakkennis * BHV training * Ontruimingstraining Functiegebouw CAO Senior medewerker publiciteit en marketing. Schaal 7 € 2.450-€ 3.450 per maand fulltime
33
6 Hoofd educatie en ontwikkeling
Verantwoordelijke voor het ontwikkelen en uitvoeren van het educatiebeleid van de gehele organisatie. Reguliere taken *Volgt, signaleert en analyseert relevante ontwikkelingen in de maatschappij en kunstzinnige vorming in het bijzonder op het gebied van de digitalisering * Is verantwoordelijk voor het ontwikkeling van nieuwe vormen (digitaal) van kunsteducatie op het gebied alle kunstdisciplines in het bijzonder muziek, theater en muziektheater * het leiden van projecten * Stelt marktontwikkelingsplannen op en bouwt relatienetwerken op. Voert overleg met opdrachtgevers en andere instellingen. Draagt zorg voor publiciteit en promotie * Stelt projectplannen op, stelt teams samen. Bewaakt de voortgang, de kwaliteit, het budget en de resultaten. * Geeft functioneel leiding aan een productiemedewerker, vrijwillige medewerker(s) en stagiaires.
Resultaten: * de organisatie toont zich koploper op het gebied van kunsteducatie gericht op digitale producten * in het oog springende projecten * maximale bezoekersaantallen voor de cursussen en projecten Overlegstructuren:
overleg
deelnemers
frequentie
Teamoverleg Educatieoverleg Algemeen PR overleg
medewerkers (hoofden) medewerker en stagiair directie, hoofd evenementen, hoofd educatie en programmeur, hoofd PR en marketing scholen BO en VO medewerkers en of docenten HMC
Driewekelijks wekelijks maandelijks 5 x per jaar
Onderwijs HMC overleg
Hulpmiddelen: * Administratief systeem * Reguliere kantoor automatisering * Planningssoftware * Adressenbestand Opleidingen: 34
maandelijks
* Actuele vakkennis
Functiegebouw CAO Educator. Schaal 6 uitloop naar 7 € 2.450-€ 3.450 per maand fulltime
7 Hoofd evenementen
Verantwoordelijke voor het ontwikkelen en uitvoeren van evenementen en draagt zorg voor verbindingen tussen actieve kunst- en cultuur beoefenaars onder de benaming 'Cultuurmakelaar'. Reguliere taken *Volgt, signaleert en analyseert relevante ontwikkelingen in de maatschappij met betrekking op cultuur, binnen het palet van vrije tijdsbesteding * Onderhoudt structurele contacten binnen en buiten Houten, in de cultuursector (discipline breed) en in alle relevante sectoren, onder de benaming 'Cultuurmakelaar' * Ontwikkelt samen met relevante andere organisaties een portal op het gebied van vrije tijdsbesteding in eerste instantie digitaal, later fysiek * Is verantwoordelijk voor het ontwikkeling van nieuwe culturele uitingsvormen op het gebied alle kunstdisciplines in het bijzonder muziek, theater en muziektheater * Het leiden van projecten * Stelt marktontwikkelingsplannen op en bouwt relatienetwerken op. Voert overleg met opdrachtgevers en andere instellingen. * Stelt projectplannen op, stelt teams samen. Bewaakt de voortgang, de kwaliteit, het budget en de resultaten * Geeft functioneel leiding aan een (freelance) productiemedewerker, vrijwillige medewerker(s) en stagiaires
Resultaten: * optimale verhoudingen tussen actieve kunst- en cultuurbeoefenaars en/of organisaties * de organisatie is het spin in het web in de culturele sector in Houten en regio * tot de verbeelding sprekende evenementen voor Houten * maximale bezoekersaantallen voor de evenementen en projecten Overlegstructuren:
overleg
deelnemers
frequentie
Teamoverleg Evenementenoverleg Algemeen PR overleg
medewerkers (hoofden) medewerker en stagiair directie, hoofd PR en marketing, hoofd
Driewekelijks wekelijks maandelijks
35
Cultuurcafés
educatie en programmeur vertegenwoordigers van culturele organisaties
maandelijks
Hulpmiddelen: * Administratief systeem * Reguliere kantoor automatisering * Planningssoftware * Adressenbestand Opleidingen: * Actuele vakkennis
Functiegebouw CAO Hoofd productie. Schaal 7 € 2450-€ 3450 per maand fulltime
8 Programmeur theatervoorstellingen
Verantwoordelijke voor het samenstellen van het professionele theateraanbod. Reguliere taken * Programmering van minimaal 60 professionele voorstellingen voor een breed publiek *Volgt, signaleert en analyseert relevante ontwikkelingen in de culturele sector in het bijzonder de podiumkunsten * Samenstellen van programma's voor speciale evenementen als de vriendenavond, seizoensopening * Bewaakt de voortgang, de kwaliteit, het budget en de resultaten Resultaten: * breed maar toch voor Houten specifieke programmering * maximale bezoekersaantallen voor de voorstellingen, minimaal 65 % zaalbezetting Overlegstructuren:
overleg
deelnemers
frequentie
Teamoverleg Algemeen PR overleg
medewerkers (hoofden) directie, hoofd evenementen, hoofd
Driewekelijks maandelijks
36
educatie en hoofd PR en marketing
Hulpmiddelen: * Administratief systeem * Reguliere kantoor automatisering * Planningssoftware * Adressenbestand Opleidingen: * Actuele vakkennis Op freelance contractbasis
9 Medewerker techniek
Verantwoordelijk voor de feitelijke realisatie van voorstellingen, concerten en andere evenementen die door één of twee technici kunnen worden uitgevoerd en is mede verantwoordelijk voor voorstellingen, concerten en andere evenementen die door meer dan twee technici worden uitgevoerd. Werkt zelfstandig. Is verantwoordelijk voor de juiste op- en afbouw en voor de begeleiding van een correcte inhanging van de trekkenwand en de decorstukken. Is verantwoordelijk voor het onderhoud, opstellen en bedienen van licht en geluidsinstallaties. Heeft een opleiding computergestuurde trekkenwand. Is mede verantwoordelijk voor het juiste gebruik en onderhoud van podiumtechnische installaties en adviseert over de aanschaf en vervanging daarvan. Is verantwoordelijk voor de nakoming van Arbo-voorschriften. Overlegstructuur: werkoverleg met direct leidinggevende hoofd techniek/beheer Functiegebouw CAO Alle round technicus. Schaal 4 € 1.700-€ 2.400 per maand fulltime
10 Medewerker productie en educatie Werkt mee aan de voorbereiding, planning en begeleiding van educatieve activiteiten onder andere voor scholen. Onderhoudt contacten met het onderwijs en assisteert bij de publiekswerving en publiciteit voor deze activiteiten. Verspreiding van educatief begeleidingsmateriaal bij de aangeboden producten. Verantwoordelijk voor organisatie, uitvoering en coördinatie productiewerkzaamheden van door 37
de organisatie zelf geïnitieerde en evenementen, budgetbeheer, actief betrokken bij opstellen en naleving Productie Risico Inventarisatie en Evaluatie. Overlegstructuur: werkoverleg met direct leidinggevende hoofden educatie en hoofd evenementen Op freelance basis gebaseerd op de projecten of Functiegebouw CAO Educatie/productie medewerker. Schaal 6 € 2.400-€ 2.860 per maand fulltime
11 Receptionisten
Toelichting: de receptie van het theatergebouw (centrale hal) wordt overdag bemand door medewerkers van College de Heemlanden. Vanaf 16.15 uur t/m 23.00 uur en op zaterdag is de organisatie verantwoordelijkheid voor het invullen van receptiediensten, 40 weken per jaar. De receptionisten worden ingehuurd bij het detacheringsbureau Kolibrie. De receptiewerkzaamheden worden gecombineerd met ondersteunende taken voor de verschillende hoofden zoals: 1) roostermaker vrijwilligers 2) ondersteuning promotie voorstellingen en activiteiten 3) educatie/productie t.b.v. HMC Hoofd horeca draait ook een receptiedienst. Maakt roosters, inkoop en administratie.
12 Stafmedewerkers
Verantwoordelijk voor de ontvangst, begeleiding en bediening van het publiek voorafgaand, tijdens pauzes en na afloop van de voorstelling/activiteit. Toezicht op representatieve uiterlijke verzorging en kleding, een vlotte en correcte bediening en het representabel houden van de publieksruimten. Uitvoering van regiediensten tijdens voorstellingen/evenementen. Hoofd BHV'er en leidt een eventuele ontruiming van het gebouw. Functie valt onder verantwoordelijkheid van de directie en de vrijwilligerscoördinator. Stafmedewerker heeft een nuluren oproepcontract, betaling per regiedienst.
38
13 Vrijwilligers
Toelichting: de ruim 60 vrijwilligers zijn onmisbaar voor de organisatie. Zij zijn in eerste plaats ambassadeurs en ondersteunen de organisatie in de uitvoering van de verschillende activiteiten. Vrijwilligers hebben een contract met de organisatie. De beschikbaarheid is minimaal drie diensten per maand. Meeste vrijwilligers beschikken over een BHV diploma. Ontruimingsoefeningen zijn verplicht om bij te wonen. Tegenprestaties zijn: het bijwonen van de voorstelling, vrijwilligersuitje en Nieuwjaarsborrel. Groepen vrijwilligers: – kassamedewerkers – gastvrouwen/heren – administratieve ondersteuning tijdens kantoortijden – onderhoud en klussen in het gebouw Specifiek voor Film Aan de Slinger: – programmering – promotie – operateurs
14 Freelancers techniek
Toelichting: in het theater vinden jaarlijks ongeveer 280 activiteiten plaats. Elk activiteit/voorstelling wordt begeleid door minimaal twee theatertechnici. Op afroep werkt de organisatie met ongeveer 8 freelance medewerkers. Taken: Mede verantwoordelijk voor de feitelijke realisatie van voorstellingen, concerten en andere evenementen. Verricht alle podiumtechnische werkzaamheden op gebied van op- en afbouw van decors, licht en geluid. Bedient de licht- en geluidsapparatuur. Bedient de trekkenwand onder begeleiding. Is mede verantwoordelijk voor het onderhoud van (podiumtechnische) inventaris en het gebouw. Is verantwoordelijk voor de nakoming van Arbo-voorschriften. Honorering per activiteit/voorstelling
39
15 Hoofd horeca
Toelichting: horeca medewerkers worden ingehuurd bij detacheringsbureau Kolibrie door het Houtens Melkmeisje BV. De stichting is enig aandeelhouder van de BV Taken: Binnen gestelde kaders en budgetten verantwoordelijk voor: organisatie en uitvoering van een optimale bedrijfseconomische en -organisatorische exploitatie van de horeca-activiteiten mbt voorstellingen, evenementen en andere bijeenkomsten. Activiteiten- en personeelsplanning, inkoop van food en beverage, banqueteringmaterialen, invoering en handhaving van normen en voorschriften, onderhoud bedrijfsmiddelen/apparatuur en ruimten. Maakt nacalculaties en doet tariefvoorstellen, initieert verbeteringen in organisatie, promotie en acquisitie. Uitvoering van regiediensten tijdens voorstellingen/evenementen is een onderdeel van de functie. Rapporteert aan directeur. Hoofd horeca heeft een heeft een nuluren oproepcontract.
16 Horeca medewerker
Taken: Mede verantwoordelijk voor het functioneren van de horeca- afdeling en het verlenen van een optimale dienstverlening aan de gasten. Voert voorbereidende werkzaamheden uit, zoals het klaarzetten van middelen, aannemen van bestellingen, het bereiden en serveren van dranken, versnaperingen en spijzen tijdens pauzes van voorstellingen en overige activiteiten. Verricht opruim- en schoonmaakwerkzaamheden van de ruimtes, bar, meubilair, keuken. Het afrekenen met gasten, opmaak en de afdracht van geld. Horeca medewerker heeft een heeft een nuluren oproepcontract.
40
