BAKALÁŘSKÁ PRÁCE. Aplikace metody GTD v Unicorn Universe. Application of GTD method in Unicorn Universe Tomáš Heřtus

BAKALÁŘSKÁ PRÁCE Aplikace metody GTD v Unicorn Universe Application of GTD method in Unicorn Universe Tomáš Heřtus

U ni c or n C ol le ge © 20 11 U ni c or n C ol le ge , V Ka ps l ov n ě 27 67 /2 , Pr aha 3, 1 30 00 N áze v pr á c e v ČJ : N áze v pr á c e v AJ :

A pl ik a c e m eto d y G T D v U ni c or n U ni v er s e A pp l ic at i on of G T D m eth od i n U nic o r n U ni ve r s e

A ut or :

T om áš H eř t us

Ak adem ic k ý r ok :

2 011

K ont ak t:

E - m ai l: t om as .h er t us @c e nt r um .c z T e l.: ( +42 0) 72 3 6 62 45 4

Bakalářská práce Aplikace metody GTD v Unicorn Universe Application of GTD method in Unicorn Universe

1.

ZADÁNÍ

▪3▪


2.

ABSTRAKT

Styl dnešního pracovního procesu sebou nese mnohá úskalí, kterým pracující člověk musí neustále čelit. Stres, přepracovanost, velké množství pracovních úkolů, přesčasy a málo času jsou podle mnohých odborníků největšími problémy dnešního pracovního procesu. To vše vede ke snížení efektivity a výkonnosti práce. Z těchto podnětů vychází i stále se rozvíjející obory Time managementu a osobní realizace. Tyto obory analyzují postupy lidí a jejich pracovní návyky. Snaží se přinést do pracovního procesu nové postupy a zvýšit pracovní efektivitu lidí. Jedním z těchto přístupů je i metoda Getting Things Done. Cílem mé bakalářksé práce bylo zanalyzovat a popsat základní principy metody Getting Things Done. Zaměřit se na její základní postupy a doporučené praktitky v oblasti osobní organizace. Zanalyzovat některé dnes dostupné programy pro podporu GTD. Hlavním cílem bakalářské práce bylo navrhnout a vytvořit důvěryhodnou a použitelnou implementaci metody GTD v internetové službě Unicorn Universe. Bakalářská práce Aplikace metody GTD v prostředí Unicorn Universe se skládá ze tří částí. První část je teoretická a obsahuje analýzu a popis metody Getting Things Done. Jsou v ní popsány základní postupy, které metoda GTD zavádí do pracovního procesu a snaží se zvýšit jeho efektivitu. Druhá část bakalářské práce je zaměřena na popis základních částí internetové služby Unicorn Universe. V této části jsou popsány všechny důležité funkčnosti a prvky systému, které byly použity pro následnou aplikaci metody GTD v prostředí Unicorn Universe. Poslední část bakalářské práce je zaměřena na aplikaci metody Getting Things Done v prostředí Unicorn

Universe.

Obsahuje

veškerou

projektovou

dokumentaci,

včetně

popisu

všech

realizovaných meta artefaktů, popis jednotlivých meta artefaktů. Dále se v této části nachází popis skriptů realizovaných v rámci implementace. Třetí část je doplněna o obrázky z funkčního systému implementovaného v systému Unicorn Universe v rámci této bakalářské práce.

Klíčová slova: Getting Things Done(GTD), pracovní proces, UNICORN ES, Unicorn Universe, skripty, metodika Unicorn Universe, UNICORN ES Powered Company, meta artefakt, řízení úkolů, workflow, Time mamagement, Javascript

▪4▪


3.

ABSTRACT

Style of today working process implies many problems, which working man must constantly counter. Stress, overwork, many working tasks, overtime and little time are according to many specialists the biggest problem of today working process. It all leads to reduce effectivity and performance of work. From these impulses come still growing line of time management and personal realization. These subjects analyze procedures of people and their work habits. They are trying to bring new practice to working process and increase working efficiency of people. One of these approaches is also the method Geting Things Done. Aim of bachelor thesis was to analyze and to describe basic principles of the method Getting Things Done.To focus on its basic processes and recommended practices in area of personal organization. To create analysis of some today available programs for support GTD. The main objective of this bachelor thesis was design and implement reliable and usable implementation of GTD method on internet based service Unicorn Universe. The bachelor thesis Aplictaion of GTD method in Unicorn Universe contains 3 parts. First part is theoretical and it contains analysis and description of GTD method. Basic procedures which GTD method introduces into working process are described in it. Second part of this bachelor thesis is based on decribing the basics parts of Internet service Unicorn Universe. In this part there are desribed all important functions and elements of system which were used for following aplication of the method GTD in enviroment of Unicorn Universe. Last part of these bachelor thesis is focused on aplication of GTD method in Unicorn Universe. It contains complete project documentation , including description of all realized meta artifacts and meta arteficats content. In this part there is located description of all realized scripts. Third part is supplemented by pictures from functional system, which is implemented in system Unicorn Universe within this bachelor thesis.

Keywords: Getting Things Done(GTD), workflow, UNICORN ES, Unicorn Universe, scripts, methodology Unicorn Universe, UNICORN ES Powered Company, meta artifact, task managment, Time managment, Javascript

▪5▪


4.

PROHLÁŠENÍ

Prohlašuji, že svou bakalářskou práci na téma Aplikace metody GTD v Unicorn Universe jsem vypracoval samostatně pod vedením vedoucího bakalářské práce a s použitím odborné literatury a dalších informačních zdrojů, které jsou v práci citovány a jsou též uvedeny v seznamu literatury a použitých zdrojů. Jako autor uvedené bakalářské práce dále prohlašuji, že v souvislosti s vytvořením této bakalářské práce jsem neporušil autorská práva třetích osob, zejména jsem nezasáhl nedovoleným způsobem do cizích autorských práv osobnostních a jsem si plně vědom následků porušení ustanovení § 11 a následujících autorského zákona č. 121/2000 Sb.

V Praze dne

…….………………. Tomáš Heřtus

▪6▪


5.

PODĚKOVÁNÍ (DOBROVOLNÉ)

Děkuji vedoucímu bakalářské práce Mgr. Peteru Buchlákovi za účinnou metodickou, pedagogickou a odbornou pomoc a další cenné rady při zpracování mé bakalářské práce.

▪7▪


6.

OBSAH

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Zadání............................................................................................................................................3 Abstrakt..........................................................................................................................................4 Abstract..........................................................................................................................................5 Prohlášení.....................................................................................................................................6 Poděkování (dobrovolné)............................................................................................................7 Obsah.............................................................................................................................................8 Úvod.............................................................................................................................................10 Problémy dnešního pracovního procesu................................................................................11 Metoda Getting Things Done...................................................................................................12 9.1 Základní principy GTD......................................................................................................13 9.2 Pětistupňové řízení pracovního procesu.......................................................................14 9.2.1 Fáze první – Sběr záležitostí.......................................................................................15 9.2.2 Fáze druhá – Zpracování záležitostí..........................................................................16 9.2.3 Fáze třetí – Uspořádání................................................................................................19 9.2.4 Fáze čtvrtá – Zhodnocení.............................................................................................22 9.2.5 Fáze pátá - Provedení...................................................................................................23 9.3 Pět fází projektového plánování.....................................................................................25 9.3.1 Modely plánování...........................................................................................................25 9.3.2 Techniky přirozeného plánování..................................................................................26 9.4 Zavedení GTD do běžného života..................................................................................28 9.5 Současné podpůrné programy pro GTD........................................................................30 9.5.1 Nozbe...............................................................................................................................32 9.5.2 Doit.im..............................................................................................................................33 9.5.3 Další programy podporující GTD.................................................................................34 9.6 Motivace pro Unicorn Universe.......................................................................................36 10. Unicorn universe......................................................................................................................37 10.1 Struktura Unicorn Universe...........................................................................................37 10.2 Teritoria UU a přístup do teritorií ................................................................................38 10.3 Business Territory...........................................................................................................40 10.3.1 Struktura Business Territory......................................................................................40 10.4 Role a skupiny.................................................................................................................41 10.4.1 Pracovní role a její vlastnosti....................................................................................42 10.4.2 Skupina..........................................................................................................................42 10.4.3 Power Roles .................................................................................................................43 10.4.4 Úrověň obsazení..........................................................................................................43 10.5 Přístupová práva.............................................................................................................44 10.6 Artefakt..............................................................................................................................46 10.6.1 Popis artefaktu.............................................................................................................47 10.6.2 Vlastnosti a formuláře.................................................................................................49 10.7 Životní cyklus artefatku..................................................................................................49 10.7.1 Stavy..............................................................................................................................50 10.7.2 Aktivity...........................................................................................................................51 10.8 Požadavky........................................................................................................................52 10.9 Digital Workspace...........................................................................................................53 10.10 Způsoby modifikace Unicorn Universe......................................................................54 10.11 Vlastní pohled na Unicorn Universe..........................................................................56 11. Aplikace metody GTD v prostředí Unicorn Universe.........................................................59 11.1 Omezení při implementaci.............................................................................................60 11.2 Umístění GTD v Unicorn Universe...............................................................................60 11.3 Koncept systému.............................................................................................................60 11.4 Organizační struktura.....................................................................................................62

▪8▪


11.5 Meta model GTDMMD ...................................................................................................64 11.5.1 Meta model a rozhraní................................................................................................64 11.5.2 Meta artefakt GTD Portál............................................................................................64 11.5.3 Meta artefakt Kontakt..................................................................................................66 11.5.4 Meta artefakt Kontext..................................................................................................68 11.5.5 Meta artefakt Projekt...................................................................................................69 11.5.6 Meta artefakt Seznam.................................................................................................71 11.5.7 Meta artefakt Záležitost..............................................................................................72 11.5.8 Meta artefakt Založit GTD..........................................................................................74 11.6 Skripty...............................................................................................................................75 11.6.1 Skript – SCR Založení GTD.......................................................................................75 11.6.2 Skript – SCR Zařazení artefaktu po vytvoření........................................................76 11.6.3 Skript - SCR Zařadit záležtiost..................................................................................76 11.6.4 Skript – SCR Přesunout do uzavřených...................................................................77 11.6.5 Skript – SCR Přesunout do archivu..........................................................................77 11.6.6 Skript – SCR Přesunout do pozastavených............................................................77 11.6.7 Skript – Zapsat do seznamu Někdy/Možná.............................................................77 11.7 Důležité artefakty a tabulky...........................................................................................78 11.8 Dokumentace...................................................................................................................79 11.9 Nápověda..........................................................................................................................79 12. Závěr..........................................................................................................................................80 13. Conclusion................................................................................................................................82 14. Seznam použité literatury.......................................................................................................84 15. Seznam použitých symbolů a zkratek..................................................................................85 16. Seznam obrázků......................................................................................................................86 17. Seznam tabulek.......................................................................................................................87 18. Příloha 1 – CD..........................................................................................................................88

▪9▪


7.

ÚVOD

Pracovní proces je činnost, kterou vykonává každý pracující člověk. Tento proces v posledních desetiletích dostál zásadních změn. S rozvojem informačních technologií se pracovní proces stále více orientuje na práci se znalostmi. Výstupy pracovního procesu se stávají stále více abstraktní a nehmatatelné. S tímto faktem souvisí i způsob zadávání jednotlivcýh pracovních úkolů. Úkoly jsou stále méně přesně definovány s čímž souvisí i kvalita výsledků. Pro dosažení správného výsledku neexistuje pouze jedna správná cesta. Díky všude přítomným informacím, které do pracovního procesu vstupují, existuje celá řada postupů jak výsledku dosáhnout. Řešení pracovních úloh jsou mnohotvárná a ovlivněna velkým množstvím faktorů. S těmito vlastnostmi novodobého pracovního procesu souvisí i možnosti pracujících lidí. Stále více nás pracovní nasazení nutí trávit přesčasy v práci, řesit často frustrující a stresové situace. Člověku zbývá stále méně času na osobní život mimo zaměstnání. Tento problém je předmět řady knih a rozvoje nových odvětí jako time managment a metody organizace práce. Jednou z metod přinášející možné řešení do tohoto stavu je metoda Getting Things Done o které pojednává tato bakalářská práce. Bakalářská práce je rozdělena do tří hlavních kapitol. První kapitola pojednává o metodě Getting Things Done. Fakta, zde uvedená, vycházejí ze zkušeností autora Davida Allena, který celou metodu popsal v knize Getting Things Done: The art of stress-free productivity vydanou v roce 2001. Kapitola obsahuje popis základních způsobů, které metoda GTD definuje a využívá pro organizaci pracovního procesu a jeho zefektivnění. Dále kapitola pojednává o doporučených postupech, jak celou metodu GTD zavést do běžného života. Závěrem jsou zmíněny současné aplikace podporující metodu GTD doplněny o vlastní názor na dvě z nich. Druhá kapitola bakalářské práce je zaměřena na popis základních funkčností platformy UNICORN ES a systému Unicorn Universe. Kapitola dále obsahuje můj osobní názor na celý systém Unicorn Universe a popis základních způsobů, jak lze celý systém modifikovat. Poslední, třetí, kapitola pojednává o aplikaci metdoy v prostředí Unicorn Universe. Obsahuje detailní popis všech předpřipravených meta artefaků, návrh organizační struktury, návrh skriptů. Dále kapitola obsahuje ukázku celého systému a popis všech funkčností. V přílohách jsou obsaženy detailní popisy dvou meta artefaktů, kterých bylo v rámci aplikace implementováno celkem osm. V přílohách je odkázána nejdůležitější část nápovědy a pracovních postupů potřebných pro zavedení celé metody do prostředí Unicorn Universe.

▪ 10 ▪


8.

PROBLÉMY DNEŠNÍHO PRACOVNÍHO PROCESU

Podle definic můžeme říct, že práce je soustavná činnost, za kterou je osoba, která ji provedla, odměněna. Jinými slovy je pracovník subjekt, který dostává úkoly, které v rámci pracovního procesu zpracovává, tvoří hodnoty a tvoří výstupy své práce za které je následně ohodnocen. Pracovní proces však není jednoduchá posloupnost kroků. Pokud se zaměříme na dnešní fenomén, kterým je práce se znalostmi, zjistíme, že naše práce už nemá jasně definované hranice. S tímto fenoménem souvisí i množství informací, které je možné pro vykonání své práce použít. V podstatě žádný dnešní projekt nemá jedno 100% správné řešení. Vždy můžeme nalézt další a další řešení a to z důvodu, že na světe existuje nekonečné množství informací,které mohou vést k tomu, že vždy lze projekt zvládnout lépe. V dnešní době je Internet doslova nabitý informacemi o všem možném. Nástup informačních technologií a Internetu do pracovního procesu vytvořil nejasné hranice práce. Naše práce se mění stejně jako se mění společnost ve které žijeme. Mění se i organizace ve kterých pracujeme. V organizacích dochází k neustálému rozvoji. Dochází ke změnám cílů společnosti. Vytváří se stále nové produkty, které se snaží podchytit a uspokojit měnící se potřeby zákazníků. Mění se trhy, technologie i majitelé. To všechno sebou přináší i změny vrámci organizace. Dochází k přepracování organizačních struktur podniku, vznikají nové pracovní pozice s novou zodpovědností. Podobným způsobem jako organizace se mění i společnost. Lidé již nezústávají celý život na jendé pozici a stávají se stále více nezávislejšími. Velice často dochází ke změnám směrování své pracovní kariéry a lidé zpravidla nezůstávají u své současné práce dlouhou dobu. Ze všechn těchto důvodů zůstává v naší práci jen málo věcí dlouhodobých. Nejsou jasně definované vstupy práce a jejich množství, které je potřeba k vytvoření požadovaného výsledku práce. Člověk se v dnešním světe otevírá obrovskému množství informací a podnětů zvenčí, které si vnitřně zpracovává do úkolů a předsevzetí. Kk jejichž dodržení se zavazuje sobě i ostatním. Člověk však není dobře vybaven na zpracování takového množství úkolů. Z toho důvodu se v dnešním světe stále více dbá na osobní uspořádání pracovního procesu a vytvářejí se stále nové metody organizace práce. Mezi tyto metody lze řadit i metodu Getting Things Done.

▪ 11 ▪


9.

METODA GETTING THINGS DONE

V dnešním světe, kde se pracuje stále tvrději, s důrazem na rychlost a kvalitu práce je stále težší si vedle pracovního života vychutnávat i život osobní. Každý pracující člověk je vystaven velkému množství pracovních a osobních úkolů, které chce a musí zvládnout. Každý zná ten pocit, když se podívá do svého emailového účtu či pracovního systému, kde se neustále objevují nové úkoly, které je potřeba zpracovat pokuď možno co nejdříve. Práce je stále více a zadání jednotlivých úkolů jsou stále méně jednoznačná a přitom je v organizacích kladen velký důraz na důsledné plnění úkolů. Pracovní a osobní povinnosti nás obklopují všude, kde zrovna jsme. Díky Internetu, médiím, globalizaci a lidem okolo nás musí náš mozek každý den zpracovávat velké množství informací. Z toho důvodu se každý z nás snaží uspořádat si tyto všechy úkoly a informace do svého vlastního organizačního systému. Metoda Getting Things Done se nedá přirovnat ke klasickým time-managmentovým metodám, je spíše orientovaná na řízení pracovního procesu a osobní organizaci práce. Jejím vynálezcem a propagátorem je americký kouč a poradce David Allen, který tuto metodu popsal ve stejnojmené knize Getting Things Done, publikované v roce 2002. Do dnešního dne byla tato kniha přeložena do více než 30 jazyků a prodalo se jí více než 1 milion výtisků. Metoda Getting Things Done(často zkracováno na GTD) vychází z Allenových dlouholetých zkušeností v oblasti poradenství a koučování lidí. Allen při tvorbě této metody vychází z předpokladu, že mozek člověka není primárně uzpůsoben k tomu, aby si pamatoval a zejména připomínal úkoly, schůzky a všechny záležitosti, spojené s každodenním fungováním. Metoda vychází ze zásad, které jsou jednoduché a efektivní a snaží se povznést postup řízení práce a úkolů na další úroveň.[5] Hlavní vyhodou GTD je, že jí lze snadno uvést do života. Její zavedení nevyžaduje žádné nové dovednosti, jelikož využívá všeobecně dobře známé a zaběhnuté postupy. Každý pracující ví jak se soustředit, jak si zapisovat poznámky, jak definovat výsledky a kroky nutné k jejich dosažení, jak se rozhodovat a jak zhodnotit dostupné možnosti. Allen ve své metodě jasně popsal, jak tyto základní dovednosti, které instinktivně a intuitivně děláme, povznést na další úroveň efektivity.[5]

GTD Obrázek 1: Člověk a GTD Autor David Allen o metodě říká GTD: „Metoda GTD je očkování proti každodennímu hašení požárů – proti takzvaným operativním a krizovým požadavkům každého pracovního dne, je to lék proti nerovnováze, které jsme všichni vystaveni.“[2]

▪ 12 ▪


9.1

Základní principy GTD

Všechny metody a postupy ze kterých metoda Getting Things Done vychází mají dva základní cíle. Podle Allena je prvním cílem zaznamenat veškeré úkoly, které musíte zvládnout. Jedná se o úkoly, které je potřeba udělat teď, později, někdy a nebo jsou to úkoly pouze malého rozsahu. Stejně tak je potřeba zapisovat úkoly středního a velkého rozsahu. Všechny tyto úkoly musí být zaznemány do logického a důvěryhodného systému mimo hlavu a mysl člověka. Druhým cílem je naučit se sebekázni, aby se všechna rozhodnutí o povinnostech, prováděly tak, že vždy bude existovat plán dalších kroků, které se mohou kdykoliv provést nebo přehodnotit.[2] Z těchto dvou cílu vyplývá, že metoda GTD se snaží uchovávát úkoly, projekty, závazky nebo připomínky v logickém a důvěryhodném systému, který se musí neustále aktualizovat. Jsou do něj zaznamenávány i ty nejmenší detaily jednotlivých náležitostí a celý tento systém je pak v určitých cyklech revidován.[2] Hlavním důvodem zaznamenávání a revize všech záležitostí spojených s osobním a pracovním životem je podle Allena odprostění jedince od každodenního stresu.[2] Tento systém a celá metoda je navržena tak, aby pomohla uspořádat si veškeré pracovní a osobní závazky a pomohla jedinci dospět do stádia, kdy je plně soustředěn na věc kterou právě dělá. Důležitou vlastností celé metody je právě důvěryhodnost celého systému. Pokud si člověk dokáže vytvořit, neustále aktualizovat a revidovat systém, který metoda GTD přináší, dospěje do stavu kdy přesně ví, že nemusí myslet na nic jiného než na aktuálně řešenou záležitost, protože všechny ostatní má zapsané v systému.[2] Pro zvládání všech záležitostí je nutné osvojit si některé základní činnosti a návyky. Metoda GTD doporučuje zachytit všechno co jedinec pokládá za nedokončené v důvěryhodném systému mimo jeho hlavu.[2] Systémem je zde myšlena například schránka nebo sběrná přihrádka na pracovním stole, ke které se bude neustále vracet a bude třídit její obsah. Druhým doporučením je přesně si ujasnit obsah svého závazku a rozhodnout se, co je třeba udělat, abyste pokročili k jeho naplnění. Třetí a poslední doporučení je, pokud se jedinec rozhodne o všech nutných krocích, musí si jejich připúomenutí uspořádat do systému, ke kterému se pravidelně vrací. Allen definuje pojem záležitost jako cokoliv co je vpuštěno do psychického a fyzického světa jedince a co nepatří na místo, kde se to právě nachází, a není pro to ještě určen požadovaný výsledek a ani nejbližší konkrétní krok.[2] Důležitým krokem při práci s náležitostmi je zformulování a ujasnění významu každé záležitosti. Právě pojem záležitost označuje všechny úkoly, nedodělané projekty, ale i například poznámky k práci, zápisy ze schůzek, výpisky ze školení, seznam naplánovaných schůzek, atd.[2]

▪ 13 ▪


Důležitou součástí celé metody je proces řízení činností. Tento proces slouží pro uspořádání jednotlivých konkrétních činností a skládá se ze tří základních částí. První částí celého procesu je utřídění aktivit. V této části procesu je důležité rozhodnout se jak jedinec naloží se svým časem, co udělá s dostupnými informacemi, jaké fyzické kroky podnike a na co se vzhledem k jeho prioritám zaměří.[2] Druhou částí tohoto procesu je přístup „zdola nahoru“. Tato část procesu přispívá ke zlepšení osobní produktivity. Přístup zdola nahoru začíná od nejpřízemnějších, nejmenších aktuálních činností a závazků. Cílem této části procesu je mít v každém okamžiku kontrolu nad záležitostmi, které jsou aktuální. Poslední část celého procesu je horizontální a verikální řízení činností. Tato část procesu vychází z předpokladu že je nutné projekty, závazky a činnosti kontrolovat v rovině vertikální a také v rovině horizontální. Horizontální kontrola udržuje soudržnost všech aktivit do kterých je jedinec zapojen. Cílem horizontální kontroly je vytvořit systém, ve kterém jsou zaznamenány všechny záležitosti spojené s čímkoliv co si vyžaduje lidskou pozornost. Následně v tomto systému všechny tyto záležitosti kontrolovat a kdykoliv si do něj doplnit potřebné informace. Naopak vertikální kontrola představuje přemýšlení v linii jednotlivých témat a projektů. Vertikální kontrola se zaměřuje na jediný problém, úkol, osobu či situaci a zastupuje všechny nápady, detaily a priority nutné k jejich zpracování. Cíl vertikální a horizontální organizece je však stejný, doslova dostat všechny úkoly z hlavy a splnit je.[2]

9.2

Pětistupňové řízení pracovního procesu

Pětistupňové řízení pracovního procesu je základním procesem celé metody Getting Things Done, který podle Allena vede k zvládnutí ználostní práce s pocitem uvolnění a kontroly.[2] Tento proces se skládá z pěti ustálených oddělených fází. První fází je sběr věcí, které si žádají naší pozornost. V druhé fázi zpracováváme jejich význam a další kroky, které je nutné v souvistlosti s nimi podniknout. Ve třetí fázi nazvané uspořádání jsou seřazeny a vytříděny výsledky, které jsou následně ve čtvrté fázi hodnoceny jako možné alternativy, co můžeme v danném okamžiku provést. Přičemž samotné provádění je poslední, pátá fáze celého procesu. Těmito kroky řídíme tzv. horizontální aspekty svého života, které zahrnují vše, čemu v danné době věnujeme pozornost. [2] Princip metody pětistupňového řízení je vcelku přímočarý a celý tento proces odpovídá běžnému pracovnímu postupu. Při zavádění tohoto procesu do osobního života je nutné soustředit se na všechny úrovně pětistupňového řízení stejně. Další důležitou vlastností celého procesu je vzájemné propojení jednotlivých kroků, přičemž celý proces se musí podepřít důsledně

▪ 14 ▪


uplatňovanými zásadami. Metoda GTD doporučuje, při začlenění této praktiky do běžného pracovního procesu, jasně od sebe oddělit jednotlivé fáze během pracovního dne. Hlavním důvodem tohoto rozdělení je soustředění se pouze na jednu fázi v určitý čas. Díky tomu člověk v určitý čas pouze sbírá věci, které potřebuje udělat a nerozptyluje se již řešením, či vyhodnocováním dalších kroků. Stejným způsobem jedinec postupuje ve fázi zpracování, kdy se soustředí pouze na definici významu jednotlivých sesbíraných položek a již se nevrací k předešlé fázi.[2]

Pětistupňové řízení pracovního procesu

1. Sběr záležitostí

2. Zpracování záležitostí

3. Uspořádání

4. Zhodnocení alternativ

5. Provedení

Obrázek 2: Pětistupňové řízení pracovního procesu

9.2.1

Fáze první – Sběr záležitostí

Důležitou částí této fáze je vědět co vlastně máme sbírat a jak to udělat co nejefektivněji, abychom mohli sebrané záležitosti snadno zpracovat. Musíme vedět, že jsme sesbírali opravdu všechno, co by mohlo představovat nějaký úkol, který bude v budoucnu potřeba nějakým způsobem realizovat a vyhodnocovat. Allenem vytvořená metoda Getting Things Done doporučuje pro fázi sběru vytvořit místa nebo shromáždit zástupné symboly pro všechny věci, které ve svém světe považujeme za nehotové.[2] Může se jednat o cokoliv z práce i soukromého života, záležitosti drobné i zásadní, nalehávé i méně důležité. Důležitou vlastností těchto věcí je jejich stav. Snažíme se shromažďovat věci, u kterých chceme změnit jejich stav a u kterých jsme ohledně této změny přijali určitý vnitřní závazek. Do kategorie věcí, které by měly být sezbírány patří nehotové položky. Položkou může být napříkald email, pošta, různé papírové poznámky, záznamy ze schůzek a nebo zajímavé články ze starých časopisů. Všechny tyto položky spadají do kategorie „záležitostí“.[2] Všechny položky ke kterým si člověk přiřadí nálepku „měl bych“, „potřebuji“ nebo „musím“ se podle Allena stávají nehotové. Mezi nehotové položky můžeme řadit například i důležitá rozhodnutí, naplánované činnosti, nevyřízené nebo rozpracované položky. Tyto nevyřízené položky se sbírají do tzv. „kontejnerů“. V těchto kontejnerech se jednotlivé položky uskladní, dokud nebude dost času na to projít je a zformulovat jejich význam a rozhodnout se co s nimi podniknout dále. Kontejnery je zapotřebí neustále vyprazdňovat a udžovat tímto způsobem celý systém životaschopný.[2]

▪ 15 ▪


Autor metody popisuje, že na sběrné místo se můžeme dívat jako na schránku, která zachycuje vstupy od nás samotných i informace přicházející zvenčí.[2] Pro vytvoření schránky můžeme využívat několik typů nástrojů, od jednoduchých poznámkových bloků až po zařízení z kategorie hitech, jako je například e-mailový klient Microsoft Outlook, nebo digitální záznamník hlasu. Jako schránka může sloužit například schránka na fyzické záležitosti(třeba zásuvka v pracovním stole), papírové nástroje na poznámky a myšlenky, elektronické nástroje na poznámky, zařízení pro hlasové záznamy a e-mailový klient. Všechny tyto nástroje mají podobný účel, slouží jako sběrné koše, zachycují potenciálně užitečné informace a závazky k akci.[2] Podle Allena však pouhá existence sběrného místa však mnohdy nezaručí jeho funkčnost. Pro zlepšení funkčnosti definuje metoda GTD tři základní požadavky nutné k tomu aby fáze sběru fungovala.[2] 1. Každá záležitost musí být zachycena ve sběrném systému – mimo vaší hlavu 2. Sběrných míst je třeba mít co nejméně 3. Tato místa je třeba pravidelně vyprazdňovat První pravidlo jasně definuje, že sběrný systém musí zachytit všechny vaše akce, úkoly, myšlenky, podněty. Důvodem toho shromažďování je ucelenost a důveryhodnost celého systému. GTD zakládá na myšlence, že v hlavě má zůstat pouze minimum věcí a zbytek je poznamenaný v některé z vašich schránek, které by se měly stát součástí vašeho životního stylu. Druhé pravidlo minimalizuje počet schránek které využíváte. Důvodem této minimalizace je potřeba mít k dispozici tyto schránky vždy když jsou potřeba. Omezení počtu schránek vede k lepší organizaci práce. V případě velkého množství schránek nebude zpracování jednotlivých položek již tak důsledné a snadné. Poslední třetí pravidlo určuje, že schránky je zapotřebí neustále vyprazdňovat, aby se nestaly pouze uložištěm amorfního materiálu. Vyprazdňování schránky nespočívá v tom, že v době kdy přijde čas vyprázdnit schránku, se rozhodnete dokončit vše co se v ní nachází. Vyprázdnění schránky je, jak Allen popisuje, proces, kdy postupně vybíráte položky schránky a rozhodujete se co pro vás danná položka znamená a co je třeba s ní udělat. Nehotové položky poté zařadíte do vlastního systému. Zásadní krok ve vyprazdňování schránky je fakt, že nic nevracíte zpátky. Po dokončení procesu vyprázdnění by schránka měla zůstat prázdná.[2]

9.2.2

Fáze druhá – Zpracování záležitostí

Druhá fáze pětistupňového řízení pracovního procesu se zaměřuje na vyprázdnění schránky. Cílem tohoto kroku v celém pětistupňovém procesu je pojmenovat a uložit v důvěryhodném systému všechny záležitosti naplněné schránky. K tomuto zpracování si metoda GTD pokládá dvě základní otázky. [2]

▪ 16 ▪


1. Co je to? 2. Je to realizovatelné? Jak Allen definuje, ve chvíli,kdy nastane čas vyprázdnění schránky, vybíráme postupně položky schránky. První otázkou na záležitost ze schránky definujeme, co vlastně daná položka je. Zjistíme co danná položka znamená. Druhou otázkou, se sami sebe zeptáme, zda-li je položka schránky realizovatelná. Na tuto otázku je možné odpovědět si dvěma způsoby. Pokud shledáme dannou položku nerealizovatelnou, odpovídáme si na otázku slovem ne. V tomto případě máme tři možnosti, co s položkou dále udělat.[2] 1. Vyhodit 2. Odložit jí mezi materiály, které odkládáme na později 3. Archivovat V případě, že si na otázku o realizovatelnosti položky odpovíme kladně, jedná se o položku s kterou musíme něco provést. U každé realizovatelné položky vstupní schránky si musíme položit následující dvě otázky.[2] 1. K jakému „projektu“ jsme se zavázali? 2. Jaký je další nutný krok? V případě, že se jedná o projekt, je nutné tento závěr zaznamenat do seznamu projektů. Tato poznámka nám poté slouží jako značka, která připomíná, že máme nevyřešený problém. Připomenutí tohoto problému probíhá v procesu týdeního hodnocení.[2] Druhá otázka je klíčovou otázkou celého pětistupňového procesu. „Další krok“ je následující fyzická, viditelná činnost, kterou je třeba udělat, aby se stávající stav položky posunul blíž k dokončení. Příkladem takového dalšího kroku může být například poznámka - „Udělat na webu rešerši softwaru pro správnou databázi“. V případě že se naučíme správně si na tuto otázku odpovědět, nabízí nám metoda GTD další tři možnosti co s položkou schránky dále udělat. V době, kdy již víme, co položka je, definovali jsme ji, víme, že je realizovatelná a známe další krok, můžeme vybírat z následujícíh třech kroků.[2] 1. Udělat V případě, že danný krok zabere méně než dvě minuty, měli bychom jej provést v okamžiku, kdy jsme jej zformulovali. 2. Delegovat V případě, že akce bude trvat déle než dvě minuty, položíme si otázku: Jsem ten pravý

▪ 17 ▪


člověk, který to má udělat? Pokud si odpovíme záporně, akci delegujeme na příslušnou osobu. 3. Odložit Pokud bude akce trvat více jak dvě minuty a nemůže jí zrealizovat nikdo jiný než my, odložíme položku na později a zapíšeme si tuto skutečnost do seznamu dalších kroků. Následující obrázek popisuje celý proces postupného zpracování schránky. Úplně první položkou jsou zde „Záležitosti“, které vkládáme do schránky. Tyto záležitosti jsou poté jednotlivě vybírány ze schránky a jsou na ně aplikovány základní otázky. Položka schránky projde postupně každým krokem rozhodovacího stromu a na jeho konci je buď vyhozena, dokončena, a nebo zaznamenána v jednom z funkčních seznamů. Tyto seznamy jsou revidovány jednou týdně v rámci procesu týdenního hodnocení.

„Záležitosti“ Schránka

Co je to? Je to realizovatelné?

NE

Projekty Zahodit

(Plánování )

Projekty o několika krocích

ANO

Někdy/ Možná (termínovaný pořadač : pro pozdější zhodnocení )

Informace Projektové plánování (zhodnotit další krok )

(k vyhledání kdykoli bude potřeba )

Jaký bude další krok?

Zabere to méně než 2 minuty?

Ano Udělejte to

Ne Delegujte to

Odložte na později

Čekám

Kalendář

Další kroky

(...na práci někoho dalšího )

(udělat v určitý čas )

(udělat v nejbližší možné době)

Obrázek 3: Rozhodovací strom[2]

▪ 18 ▪


9.2.3

Fáze třetí – Uspořádání

Allenem vytvořený a definovaný rozhodvací strom obsahuje celkem osm oddělených kategorií připomenutí a materiálů, které vzejdou ze zpracování záležitostí při vyprazdňování schránky. Tyto kategorie dohromady tvoří úplný organizační systém, který by měl zahrnovat v podstatě vše, co máte v horizontu dní a týdnů na starost.[2] Položky nevyžadující žádnou další akci spadají do kategorií Zahodit, Někdy/Možná a v případě, že se jendá o materiál určený k archivaci, spadají do kategorie Informace(archív). Materiály u nichž není potřeba žádná další akce, buď jednoduše vyhodíme, odložíme k dalšímu přehodnocení a nebo založíme tak, abychom je v případě potřeby snadno našli. Pro správu akčních položek slouží seznam projektů, uložiště pro projektové plány a materiály. Dále je důležitou součástí správy akčních položek diář, seznam připomenutí dalších kroků a seznam připomenutí věcí na které čekáme.[2] Všechny tyto organizační kategorie je, jak Allen tvdí, třeba uchovávat ve fyzické podobě, ne v hlavě.[2] Seznamy mohou být například v elektronické podobě, kdy ve složce pojmenované například GTD budeme mít soubory programu Microsoft Excel a v nich si jednotlivé seznamy budeme vytvářet. Další možností je mít seznamy uchovány například v mobilních zařízeních nebo přesunout včechny seznamy na web a využít pro ně nějakou internetovou aplikaci, například Google Docs, Office Live od společnosti Microsoft nebo prostředí Unicorn Universe. Metoda Getting Things Done definuje projekt jako každý očekávaný výsledek, který vyžaduje více než jeden konkrétní krok.[2] Z tohoto důvodu se na seznamu projektů mohou vyskytovat i některé poměrně drobné záležitosti, které bychom běžně za projekt neoznačovali. Mezi projekty můžeme řadit například tyto položky – dovolená v září, napsat novou směrnici o používání kuchyňky, dokončit upgrade počítače, atd. Jak Allen popisuje ve své knize, projekty uvedené v seznamu projektů není nutné zapisovat v určitém pořadí podle velikosti nebo priority. Důležité je, že projekty jsou evidovány a my můžeme neustále revidovat jejich seznam a definovat tak další kroky, potřebné k jejich dokončení. Sezam projektů shrnuje konečné výsledky a motivuje nás tak, abychom na všech frontách měli v pohybu příslušné další kroky.[2] V případech, kdy se jedná o rozsáhlý projekt, ke kterému je potřeba shromáždit nějaké množství informací, je vhodné uložit je do složky, souboru a nebo šanonu pojmenovaného stejně jako projekt. Seznam projektů slouží pouze jako rejstřík. Toto uspořádání slouží pro lepší orientaci, kdy máte oddělené seznamy projektů a poté pro jednotlivé projekty evidujeme informace v „externím“ systému. Z Allenem definovaného rozhodovacího stromu je zřejmé, že rozhodnutí o dalším kroku je jeho ústředním bodem. GTD nám říká, že tento krok, musí být - bez vyjímky – další fyzickou, viditelnou

▪ 19 ▪


činností u všech otevřených úkolů. Musíme hlídat všechny kroky které se musí provést v určitém čase nebo dni(diář), dále ty, které je zkrátka třeba udělat co nejdříve(seznam dalších kroků), a také akce u nichž čekáme až je provedou jiní( seznam Čekám na).[2]

Obrázek 4: Základní seznamy fáze uspořádání Diář je v dnes jednou z nejpoužívanějších pomůcek pro zlepšení organizace pracovních a osobních záležitostí.[2] Metoda GTD využívá diář jako jednu z hlavních součástí celého osobního řízení a pro záležitosti zapsané do diáře definuje pojem připomínky. Přípomínky potřebných kroků se rozdělují na dvě kategorie. V první z nich jsou věci vázané na konktrétní den nebo čas. Ve druhé kategorie jsou věci, které je potřeba zvládnout co nejdříve. Podle Allena patří do diáře připomínky první kategorie, tedy kroky vázané na určitý čas, kroky pro konkrétní den a informace pro konkrétní den.[2] Kroky vázané na určitý čas můžeme chápat jako schůzky. Kroky pro konkrétní den jsou věci, které musíme splnit v určitý den, ale neváží se na ždáný konkrétní čas. Například poznámka, že v úterý musíte zavolat lékaři a objednat se. Tato poznámka se váže pouze ke dni, né už však na konkrétní čas. Informace pro konkrétní den je dobré poznamenávat si také do diáře. Jedná se spíše o informace, které musíme v konkrétní den vedět, jedná se spíše o užitečné poznámky. Do diáře však již nepatří seznam úkolů na určitý den, v čemž se použití diáře v metodě GTD liší od ostatních time managmentových metod, které seznam úkolů na určitý den hojně využívají.[2] Seznam dalších kroků je dalším ze základních stavebních kamenů celé metody GTD. Jak Allen píše, do těchto seznamů patří všechna připomenutí. Každou činnost, kterou nelze udělat za méně než dvěminuty a nelze jí dále delegovat je potřeba si zapsat a následně sledovat. Takto zapsané připomínky jsou v seznamu dalších kroků rozděleny do kategorií. Důvodem toho rozdělení je velké množství těchto kroků a jejich rozdělení do kategorií zvyšuje efektivitu celého procesu organizování činností. Kategorie nejsou předem definovány a každý si je může zvolit podle svého uvážení.[2]

▪ 20 ▪


Například jednou z nejdůležitějších bude kategorie „Telefonáty“, kam si můžete zapsat všechny připomínky vztahující se k faktu, že potřebujete někomu zatelefonovat. Nerealizovatelné položky jsou věci, které nevyžadují žádnou konkrétní činnost. I pro tyto položky je dobré vytvořit si vlastní seznam. Položky bez další akce Allen dělí na tři kategorie. Položky určené k zahození jsou ty, ke kterým se již nebudeme vracet a ani je necheme žádným způsobem skladovat. Položky určené k dozrání sice nevyžadují žádnou další akci, ale i přes to si je chceme ponechat poznamenané a případně se k nim někdy v budoucnu vrátit. Pro tyto položky je vhodný seznam „Někdy/Možná“. Tento seznam slouží pro uložení projektů, kterým se v současnosti nemůžeme věnovat, ale nechceme na ně zapomenout. Položky určené k archivaci, jsou ty, které obsahují užitečné informace a mají tak informační hodnotu. Archivační položky můžeme rozdělit na dva druhy podle způsobu jejich archivace. V případě, že chceme archivovat papírové materiály, je vhodné zřídit si pro tento účel osobní kartotéku. Druhým typem je elektronické uložiště, to může být například databáze, složka s podsložkami, nebo online služba. Volba dlouhodobého uložiště je však na každém z nás, jelikož někomu může vyhovovat něco jiného něž ostatním. Nejdůležitějším požadavkem na archivační systém je rychlost vyhledávání. Žádný archivační systém nebude efektivní v případě, že se v něm informace budou hledat dlouho.[2] Pro správné zařazení dalších kroků využívá Allen kontextů. Ty sdružují další kroky vztahující se k jednomu tématu, místu nebo osobě. Například všechny další kroky, které je nutné vykonat v práci spadají do kontextu Práce. Allen definuje nejčastěji používané kontexty, které pravděpodobně využije každý. Jedná se o následující.[2] 1. Telefonáty 2. Na počítači 3. Pochůzky 4. V kanceláři 5. Doma 6. Agenda 7. Číst/zhodnotit Zařazení jednotlivých dalších kroků do kontextů je individuální, platí však že další krok by se měl vztahovat k přiřazenému kontextu. Například další krok pojmenovaný Zavolat Karlovi ohledně koupě nového auta spadá do kontextu Telefonáty, ale může spadat i do kontextu Agenda.

▪ 21 ▪


9.2.4

Fáze čtvrtá – Zhodnocení

Čtvrtou fází celého pětistupňového procesu je fáze hodnocení. Pokud již máme vytvořený systém do kterého si poznamenáváme všechy úkoly a záležitosti, je neméně důležité celý systém neustále hodnotit a spravovat. Nejčastěji využívanou pomůckou v celém systému bude diář, ke kterému se budeme neustále vracet. Diář shromažďuje akce a činnosti, které pokud nesplníme, tak je již nebudeme moci dodělat „někdy příště“, musí se tedy udělat.[2] Dobrým postupem pro práci s diářem je podle Allena zkontrolovat jej pokaždé po dokončení jedné z jeho konkrétních akcí.[2] Dalším nesutále revidovaným systémem bude seznam dalších kroků. Ten obsahuje soupis předem definovaných akcí, do nichž se můžeme pustit, když máme během dne volnou chvíli. Seznam Projektů, seznam Čekám na a inspirační seznamy typu „Někdy/ Možná“ postačí revidovat jen tak často, jak potřebujeme a aby nás povědomě nezatěžovali.[2] Nedílnou součásti fáze hodnocení je i týdenní hodnocení. Týdenní hodnocení je proces, ve kterém si jednou týdně projdeme všechny své otevřené problémy(např. Projekty), plány aktivních projektů a seznamy dalších kroků., rozvrhy, seznamy čekajících položek, seznam „Někdy/Možná“. Týdenní hodnocení je ideální pro to, udělat si pořádek ve věcech a získat jistotu. Zjistit zda-li jsme vše sesbírali, zpracovali a uspořádali za uplynulé období.[2] Týdenní hodnocení by mělo poskytnou čas na následující aktivity. Podprocesy

Týdenní hodnocení Zpracovat poznámky

Zkontrolovat seznam projektů

Zkontrolovat kalendář

Archivovat minulá data z diáře

Zkontrolovat Zkontrolovat složku seznamy odložených projektů

Obrázek 5: Proces a aktivity týdenního hodnocení Allen ve své knize píše, že týdenní hodnocení je klíčem k funkčnímu a důvěryhodnému systému osobní organizace, který pomáhá ujasnit si co jsme za týden udělali, co nás čeká ten další.[2]

▪ 22 ▪


9.2.5

Fáze pátá - Provedení

Poslední patá fáze celého procesu pětistupňového procesu řízení práce se zaměřuje na způsoby rozhodování o tom, čemu se v určitý časový okamžik věnovat. Volba toho, co budete dělat by neměla být pouze intuitivní, ale měla by se opírát o předběžné plánování, což vede k zvýšení efektivity a rychlosti práce.[2] Metoda GTD definuje tři modely rozhodování o tom co budeme dělat. Všechny tři modely vychází z předpokladu, že jsme sebrali, zpracovali, uspořádali a zhodnotili všechny své aktuální závazk. Tyto metody nám pomohou naše možnosti inteligentně uvést do souvislostí. Celý pracovní proces by se díky nim měl stát intuitivnější a měly by nám pomoct při rozhodování o tom, do čeho se pustit.[2] První metodou je Model čtyř kritérií pro okamžité rozhodování o dalších krocích. Tento model definuje čtyři základní kritéria: 1. Kontext 2. Dostupný čas 3. Dostupná energie 4. Priorita Kontext omezuje možnosti podle toho, co v danném okamžiku můžeme dělat. Některé činnosti vyžadují například přítomnost počítače, určité místo(doma, v kanceláři), nebo je potřeba pro jejich vykonnání používat určitý nástroj. To jsou vše možnosti, které omezují naše možnosti. Dostupný čas je druhým kritériem. V případě, kdy víme, že za pět minut máme naplánovanou schůzku, nebudeme začínat práci trvající déle než těchto pět minut. Dostupná energie nás omezuje zejména v činnostech kdy je potřeba tvůrčí energie. Proto je dobré volit takovou činnost na kterou se cítíme. Posledním kritériem je priorita. Důležitou otázkou v tomto bodě je, zda-li je činnost kterou chceme provádět opravdu tak důležitá. Určení priority společně s dalšími kriterii je otázkou intuice.[2] Druhou metodou je Trojitý model pro hodnocení každodenní práce. Tato metoda vychází z předpokladu, že když pracujeme věnujeme se třem typům aktivit: 1. Děláme předem určenou práci 2. Děláme práci, která se objevila 3. Definujeme svou práci Když pracujeme s předem určenou prací, pracujeme v podstatě se svým seznamem dalších kroků. Plníme úkoly, u kterých jsme se dříve rozhodli, že je třeba je zvládnout a řídíme svůj pracovní postup. Pokud děláme práci, která se objevila, jedná se zejmáma o nepředvídanou práci. V případě, kdy definujeme svou práci, zjišťujeme vlastně co všechno jsme udělali. Čistíme seznamy

▪ 23 ▪


došlé pošty, rozčleňujeme projekty do zvládnutelných krokoů. Zpracováváme položky, které zaberou méně než dvě minuty a některé věci vyhodíme nebo archivujeme. V tomto posledním kroku si připravujeme jednotlivé seznamy úkolů a dalších kroků a díky tomu můžeme mít důvěru v námi vytvářený systém a jeho seznamy.[2] Poslední třetí metodou je Šestiúrovňový model pro hodnocení naší vlastní práce. Tento, Allen vytvořený model definuje 6 perspektiv na to, jak správně definovat a pohlížet na své priority. Metoda GTD porovnává těchto 6 perspektiv s nadmořskou letovou výškou v analogii s letectvím.[2]

1: Nad 50 000 stop: Život 2: 40 000 stop: Vize na 3-5 let 3: 30 000 stop: Cíle na příští rok 4: 20 000 stop: Oblasti zodpovědnosti 5: 10 000 stop: Aktuální projekty 6: Vzletová dráha : Aktuální aktivity Obrázek 6: 6 perspektiv priorit Začneme zdola, Vzletová dráha: Aktuální aktitivity je prespektiva, ve které se podla Allena pohybuje nahromaděný seznam všech věcí, které musíme zvládnout. Do této prespektivy patří například aktuální e-maily k vyřízení, všechny důležité telefonáty atd.[2] Druhou hladinou, které Allen definuje, je 10 000 stop: Aktuální projekty - obsahuje všechny projekty, na kterých v současné chvíli pracujeme. Jsou to relativně krátkodobé výsledky, které chceme dosáhnout. Třetí perspektiva, 20 000 stop: Oblasti zodpovědnosti, obsahuje závazky ve kterých cheme dosáhnout určitých výsledků a udržet u nich jistý standart. Projekty spadající do tého perspektivy přijímáme vzhledem ke svým zodpovědnostnem. Prespektiva 30 000 stop: Cíle na příští rok až dva obsahuje pohled na to, co vše chceme v různých oblastech svého života a práce dosáhnout za rok až dva. Předposlední prespektiva, 40 000 stop: Vize na 3-5 let, obsahuje pohled, ve kterém je potřeba přemýšlet v širších kategoriích, například fíremní strategie, okolnosti kariéry a životní události. Rozhodnutí na této úrovni mohou snadno změnit podobu naší práce v mnoha rovinách. Poslední prespektivou je 50 000 stop: Život, která obsahuje tzv. „absolutní nadhled“.[2] Jedná se o konečný popis pracovní náplně a existence vůbec. Vycházejí z něho všechny cíle, vize, projekty, akce a zase se k němu vracejí.

▪ 24 ▪


9.3 9.3.1

Pět fází projektového plánování Modely plánování

David Allen ve své knize pojednávající o GTD definuje jako nejinteligentnější a nejtvořivější plánovač na světě lidský mozek a člověka definuje jako plánovací stroj.[2] Podle Allena prochází lidská mysl při plánování následujícími pěti stavy.[2]

Proces plánování

Definice cíle a zásad

Představa o výsledcích

Brainstorming

Uspořádání

Určení dalších kroků

Obrázek 7: Proces přirozeného plánování Těchto pět na sebe navazujících fází projektového plánování probíhá v podstatě u všeho, co během dne děláme. Tento proces probíhá přirozeně a můžeme jej pojmenovat jako model přirozeného plánování. Podle Allena však tento proces není zcela běžný v tom jak řídíme naše projekty. Většina lidí tento proces sice vnitřeně využívá, ale již jej nepraktikuje v osobním a pracovním životě. Obvyklejším modelem, který se využívá ve většině prostředí je podle Allena tzv. model nepřirozeného plánování.[2] Model nepřirozeného plánování se podle Allena v dnešní době ve společnosti vyskytuje nejvíce. Tento model přeskakuje v plánování stavy 1 až 4 a zaobírá se pouze určením dalších kroků. V tomto modelu nedochází k definici cílů a zásad, brainstorming a uspořádání jsou taktéž vynechána. Podle Allena tato snaha, která není v soudalu s přirozeným způsobem fungování mysli, vždy selhvává.[2] Tento postup má za následek omezení tvůrčí schopnosti jedince. Posledním typem plánování je model reaktivního plánování. Podle Allena tento model nastává v poslední chvíli, když na člověka dopadne tlak poslední minuty. Tento reaktivní model je opakem přirozeného modelu. Nakonec se však opět vrací zpět k postupu shora dolu. Skládá se ze tří na sebe navazujících aktivit. 1. Zorganizovat 2. Brainstorming 3. Definice vize a cíle

▪ 25 ▪


Celý proces reaktivního plánování je nastaven tak, aby vyřešil problém co nejrychleji, s co možná největším úsilím. Allen ve své knize uvádí, že model reaktivního plánování je sice učinný, ale že nakonec stejně dojde na nasazení přirozeného plánování. Otázkou zůstává, kdy a za jakou cenu. [2]

9.3.2

Techniky přirozeného plánování

Pět fází přirozeného plánování popisuje obrázek 6. Jedná se o následující, na sebe navazující, kroky. Definice cíle a zásad je první aktivitou kterou člověk musí v rámci procesu přirozeného plánování provést. Jedná se o aktivitu, u které je nejzásadnější otázka „Proč?“. Tato otázka nám pomáhá prozkoumat záležitosti, kterým se v současnosti věnujeme z té nejvyšší roviny. Podle Allena je znalost cíle každé činnosti, které se věnujeme, základním předpokladem tvůrčího rozvíjení, srozumitelnosti a spolupráce.[2] Položení otázky „Proč?“ má několik výhod. Například definuje úspěch, vytváří kriteria pro rozhodování, uspořádává zdroje, motivuje, vyjasňuje zaměření a rozšiřuje možnosti.[2] Definice cíle by měla vést ke konkrétizaci cíle a jeho upřesnění. Druhou důležitou součástí v první fázi přirozeného plánování je definice zásad, které my a nebo náš tým dodržujeme a řídíme se jimi. Definicí zásad dochází k odstranění stresu, který vzniká právě v době, kdy je činěno proti některým zasadám, které my a nebo náš tým vyznáváme. Podle Allena je dobrým důvodem, proč se vyplatí soustředit se na zásady, srozumitelnost

a jasný

záchytný bod, podle nějž jde posuzovat pozitivní postup.[2] Představa o výsledcích je druhou fází přirozeného plánování. Jeho cílem je mít jasnou představu o úspěchu. Tato fáze nám jasně říká, jak bude úspěch vypadat a znít. Jedná se o vytvoření jakési vize, která představuje opravdový náčrt konečného výsledku. Důležitou může být otázka „Co?“. Výsledek můžeme definovat například jako tvrzení: „Náš podíl na tuzemském trhu vzroste o dvě procenta.“ Další neméně důležitou součástí druhé fáze je ujasnění výsledků. Tento princip spočívá ve sběru co možná nejvíce informací o výsledku. Podle popisu v knize Mít vše hotovo[2] je potřeba při této fázi zachytit co možná nejvíce poznatků, informací a bodů ohledně výsledku. Jedinec musí neustále definovat to, čeho chce dosáhnout a provádět to na mnoha různých úrovních. Důsledně přesouvat zdroje tak, aby své úkoly splnil co nejefektivněji. Allen ve své knize definuje tři kroky, které nám mohou pomoci při rozvíjení vize.[2] 1. Představit si projekt od data dokončení 2. Představovat si fenomenální úspěch 3. Představovat si detaily – konkrétní vlastnosti a prvky

▪ 26 ▪


Brainstorming je třetí fází přirozeného plánování. Vychází z předpokladu, že již známe čeho chceme dosáhnout a proč toho chceme dosáhnout. Po definici cílů a vize přichází na řadu právě třetí fáze, která odpovídá na otázku - „Jak?“. Ve chvíli, kdy se stotožníme s určitým obrazem odlišným od reality, naše mysl automaticky začne přemýšlet, spojovat, brainstormovat. Napadají nás stále nové a nové myšlenky. Podle Allena tento proces většina lidí prožívá pouze v hlavě. Právě skutečnost, že si celý tento proces brainstormingu zapíšeme do nějakého externího systému, dává naší produktivitě a přemýšlení obrovskou injekci.[2] Pro zachycení nápadu existuje v dnešní době velké množství různých nástrojů, jako mentální mapy, technika řízení asociací, hledání vzorců, tvoření pavučin informací, Fishbone diagramy. Tyto nástroje povolují zachytit a vyjádřit jakýkoli nápad a až později přemýšlet, jak zapadá do celkové kontextu. Allen ve své knize doporučuje pro proces brainstormingu využívat techniku mentálních map, které si můžeme vytvářet například na nástěnky, nebo lepíci lístečky.[2] Mentální mapy se tvoří způsobem od středu, kde se nachází základní představa, okolo níž se v poměrně volné formě nacházejí nápady vzešlé z asociací. Celý brainstorming se drží jednoduchých pravidel. Základem je nesoudit, nezpochybňovat, nehodnotit a nekritizovat jenodtlivé vzniklé nápady. Dále je zde důležitá snaha o kvantitu, ne kvalitu. A podle Allena by během brainstormingu nemělo docházet k žádným analýzám a uspořádávání, které bychom měli odsunout do pozadí.[2] Celý proces brainstormingu by nám měl pomoci vytvořit si jasný obraz všech důležitých a méně důležitých součástí(úkolů, nápadů, vlastností, informací) vedoucích k námi předem definovanému cíli. Uspořádání je čtvrtou a předposlední fází celého procesu přirozeného plánování. Navazuje na předchozí fázi, při které jsme si vyprázdnili hlavu od všech nápadů a zaznamenali je do externího důvěryhodného systému. V tomto kroku začneme automaticky uspořádávat jednotlivé nápady. Nápady na sebe navzájem odkazují a tvoří přirozené vztahy a struktury, které tvoří projektové plány. Nejprve rozpoznáme jednotlivé dílčí součásti a dílčí komponenty, posloupnosti údálostí a jejich priority a poté začneme organizovat. Nejprve vytváříme tzv. Základní strukturu celého projektu. Pro základní uspořádání kniha GTD definuje následující postupy.[2] 1. Rozpoznat důležité nápady 2. Roztřídit je(podle jednoho nebo více kritérií) 1. Komponenty 2. Posloupnosti 3. Priority 3. Rozpracovat je do požadované úrovně podrobností

▪ 27 ▪


Jelikož neexistují dva shodné projekty, v případě že se neopakuje stále jeden a ten samý, mají všechny projekty odlišnou základní kostru a míru podrobností. Určení dalších kroků je finální fází celého procesu přirozeného plánování. Tato fáze se vrací k rozhodnutí o rozdělení fyzických zdrojů tak, aby se projekt skutečně dal do pohybu.[2] Nejdůležitější otázkou tohoto procesu je otázka „Jaký je další krok?“ Podle Allena tento typ přemýšlení zakotveného v realitě ve spojení s jasnou formulací požadovaného výsledku představuje klíčovou součást znalostní práce. Podle jeho zkušeností tvoří sepsání seznamu přesně definovaných projektů a důsledné řízení dalších kroků, v každém z nich, 90% toho, čemu se obecně říká projektové plánování.[2] Každý takto řízený projekt se dostane do stavu, ve kterém je potřeba rozhodnout se o dalším kroku. V tomto kroku je nezbytné rozhodnout o následujícíh dvou základních skutečnostech[2]: 1. Rozhodnout se o dalším kroku u každé z částí projektu, které jsou aktuálně v běhu 2. Rohodnout se o dalším kroku v procesu plánování, je li to nutné Další krok(akce) představuje v metodě GTD nějakou činnost, kterou je potřeba udělat pro to, aby se projekt přiblížil svému předem definovanému výsledku. Tyto další kroky nemusí nutně vyžadovat naše zpracování. Tyto kroky je možné také delegovat jiným lidem. V praxi se setkáváme s pracovními týmy, které si rozdělují práci a jedna část týmu může čekat na výsledek práce druhé části. I na tento případ projektového plánování metoda GTD myslí. Pro tento případ používá seznam pojmenovaný „Čekám na“. Do tohoto seznamu bychom si podle GTD měli zapisovat všechny další kroky, za které nesou zodpovědnost jiní lidé.[2] Celý tento plánovací model se zdá na první pohled velice rozsáhlý. Podle Davida Allena je rozumné implementovat jej pouze do takové míry, kolik je potřeba k tomu, abychom dostali celý projekt z hlavy.[2] Cílem používání takto navrženého procesu je poznamenat si všechny projekty(podle GTD je projekt vše co vyžaduje k jeho dokončení více než jeden krok) a jeho dílčí kroky. Proces přirozeného plánování je podle Allena v celém svém rozsahu použit pouze v 5% všech námi řešených projektů, 15% ze všech projektůů vyžaduje hlubší brainstorming a celých 80% projketů je velice jednoduchých a postačí poznamenání pouze dílčích kroků a definice výsledku.[2]

9.4

Zavedení GTD do běžného života

Metoda Getting Things Done definuje a zavádí do lidského života metody, které se na první pohled zdát mohou banální a zcela běžné. Pravdou je, že mnoho lidí tyto jednoduché metody nevyužívá. Metoda GTD není přesným seznamem praktik, které musí člověk využívat aby zvýšil efektivitu

▪ 28 ▪


svých pracovních postupů. Popisuje nám pouze praktiky doporučené jejíím tvůrcem. Je pouze na každém z nás, jaký postup(praktika) nás osloví a které se rozhodneme začlenit do svého osobního života. [2] Fáze zavedení metody GTD do běžného života vychází z předpokladu, že jedinec opravdu má zájem věnovat čas přípravě a vymezení prostor pro její realizaci. Důležitým krokem je právě vymezení času. Podle Allena je potřeba zhruba dvou dnů pro shromáždění všech záležitostí, vytvoření archivačního systému a vyprázdnění schránky.[2] Další důležitou aktivitou před zahájením fáze zavedení GTD je připrava pracovních prostor a potřebných pomůcek a nástrojů. Allen uvádí, že každý efektivně pracující člověk by měl mít i patřičné prostory. V knize doporučuje zřídit pracovní stůl, který by měl sloužit jako fyzické kontrolní stanoviště. Funkční pracovní místo je podle Allena naprosto zásadní. S funkčním pracovním prostorem souvisí i pravidlo GTD, které říká, že bychom se neměli o pracovní prostor dělit s nikým jiným. Poslední aktivitou před zahájením zavádění GTD je příprava pomůcek. Allen ve své knize opět doporučuje základní pomůcky jako – přihrádka na papíry, dostatečné množství papírů o velikosti A4, lepící štítky post-it, kancelářské sponky, automatický štítkovač, diář a koš na odpadky.

Příprava před zavedením GTD

1. Vyhrazení času

2. Příprava místa

3. Příprava pomůcek

Obrázek 8: Proces přípravy před zavedením GTD Další důležetou součástí celé metody GTD je msíto pro archivaci dokumentů. Při zpracování schránky ve fázi sběru, zjistíme že velikost tohoto prostoru musí být dostatečná. Allen doporučuje zřídit archív hned vedle pracovního prostoru, aby člověka proces archivace nenutil přebíhat mezi místnostmi.Alle definuje následujících sedm základních pravidel pro správnou archivaci dokumenů. [2] 1. Mějte obecnou kartotéku opravdu při ruce 2. Jeden abecední systém 3. Mějte dostatek volných složek 4. Plňte zásuvky v pracovním stole jen do tří čtvrtin 5. Označujte složky pomocí štítkovače

▪ 29 ▪


6. Pořiďte si kvalitní nábytek 7. Můžete-li, zbavte se závěsných složek Celý proces zavedení metody Getting Things Done úzce souvisí s procesem pětistupňového řízení pracovního procesu. Při zavedení GTD postupně procházíme všemi stupni tohoto procesu a jednotlivé fáze zavedení jsou na sebe navazují stejným způsobem jako v pětistupňovém rízení pracovního procesu.

Zavedení GTD

1. Sbírání

2. Zpracování

3. Organizace

4. Hodnocení

5. Rozhodování o tom co dělat

Obrázek 9: Proces přípravy před zavedením GTD

9.5

Současné podpůrné programy pro GTD

Po vydání knihy Getting Things Done: The art of stress-free productivity v roce 2001 se metoda GTD začínala rozšiřovat především v okruhu počítačových nadšenců. Začali vznikat první programy podporující osobní řízení prostřednictvím této metody. Pro podporu GTD byly využívány zejména desktopové aplikace. Metoda se začala používat prostřednictvím textových editorů jako Microsoft Office Word a e-mailových klientů. Autor knihy v kapitolách o zavádění metody GTD do běžného života neuvádí přesně žádný software, který by měli zájemci o GTD využívat, ale uvádí pouze doporučení jak celou metodu GTD zavést a dále používat. Z tohoto vyplývá, že existuje celá řada programů, které se orientují na řízení osobního pracovního procesu pomocí GTD, ale jejich implementace se značně liší. Všechny programy vychází vždy ze stejného podnětu a můžeme u nich nalézt velké množství podobných rysů a použitých pracovních postupů pro práci s GTD. V dalších kapitolách se budu věnovat dvěma současným programům vytvořených pro podporu osobní metody GTD a ke každé doplním osobní názor na jejich využití. Jedná se o programy které jsem osobně vyzkoušel a pokusil se jejich prostřednictvím řídit vlastní GTD. Americká společnost Priacta, zabývající se tvorbou výkonných, jednoduchých a praktických nástrojů pro správu osobního a pracovního života, registruje seznam všech programů, které podporují GTD. Seznam obsahuje 165 programů podporujících metodu GTD registrovaných na

▪ 30 ▪


stránkách společnosti Priacta, které se řadí do následujícíh kategorií(stav seznamu platný k 29. Dubnu 2011). 1. Webové aplikace – celkem 65 aplikací podporujících GTD. Například: 1. Nozbe – http://www.nozbe.com/ 2. Get It Done - http://getitdoneapp.com/ 3. Tracks - http://getontracks.org/ 2. Desktopové aplikace pro Windows – celkem 77 aplikací 1. Chaos Intelect - http://www.chaossoftware.com/ 2. LeaderTasks - http://www.leadertask.com/ 3. ToDoList - http://www.abstractspoon.com/tdl_resources.html 3. Aplikace pro MAC – 43 aplikací 1. TaskPaper - http://www.hogbaysoftware.com/products/taskpaper 2. OmniFocus - http://www.omnigroup.com/products/omnifocus/ 3. Midnight Inbox - http://www.midnightbeep.com/ 4. Aplikace pro mobilní telefony – 44 aplikací 1. Nozbe – http://www.nozbe.com/ 2. TaskJot - http://www.taskjot.com/ 3. Doit.im – http://www.doit.im/ 5. Linuxové aplikace – celkem 23 programů 1. Org-Mode - http://orgmode.org/ 6. Aplikace napsané v Pythnu – 5 aplikací 1. yeahGTD! - http://www.duke.edu/~dgraham/yeaGTD/ Některé aplikace jsou dostupné pro více platform, například program Nozbe je dostupný jako desktopová aplikace pro Windows, Mac a Linux, dále jako webová aplikace a mobilní aplikace. Celkem 30 aplikací je dostupných jako open-source, 18 jako freeware, 107 aplikací obsahuje možnost zadarmo si jí vyzkoušet, tzv. trial a 117 aplikací je komerčních(placených).

▪ 31 ▪


9.5.1

Nozbe

Nozbe je webová aplikace vytvořená v roce 2007 na základě GTD jak jej popisuje David Allen ve své knize(1).Autorem této aplikace je Michael Sliwinski. Aplikace je dostupná na internetové adrese www.nozbe.com. Poslední verze tohoto programu byla vydána 14.4.2011. Aplikace je dostupná zadarmo v omezené verzi. Její placená část rozšiřuje funkčnosti celé aplikace a cena za toto rozšíření se pohybuje od 42$ do 408$. Nozbe je dostupné v podobě internetové aplikace, desktopové aplikace pro Windows, Mac a Linux, dále je dostupná pro mobilní telefony a zařízení s operačním systémem iOS od společnosti Apple. Nozbe umožňuje uživatelům organizovat projekty, pracovat s kontexty, vytvářet a spravovat nové akce, sdílet a delegovat jednotlivé úkoly a projekty s ostatními uživateli. Posílat zprávy, kontrolovat práci v týmu, práci s kalendářem, ukládat soubory a mnoho dalšího. V podobě free verze jsou funkce Nozbe velice omezené a v podstatě nejsou použitelné pro správné fungování celé GTD. Free verze slouží pouze pro prozkoumání co vše Nozbe umí a uživatel je nucen si za další funkčnosti připlatit. Nozbe ve verzi free umožňuje mít pouze jeden účet a dovoluje spravovat pouze 6 projektů a kontextů. Prostor pro nahrávání souborů je pouze 1 MB. Free verze nepodporuje funkci Message board( podpora komunikace v rámci teamu) a zabezpečenou komunikaci(SSL).Nobe je dostupné celkem v pěti verzích, viz. následující tabulka. Počet účtů

Projekty/Kont SSL exty Zabezpečené účty

Prostor pro soubory

Message board

Cena za měsíc v USD.

Free

1

6

Ne

1 MB

Ne

Zadarmo

Personal

1

Neomezen

Ano

1 GB

Ne

$9.95

Family

5

Neomezen

Ano

3 GB

Ano

$19.95

Team

20

Neomezen

Ano

10 GB

Ano

$49.95

Neomezen

Ano

30 GB

Ano

$99.95

Business 100

Tabulka 1. - Přehled typů účtů v Nozbe Práce s Nozbe v omezené verzi(free) je v podstatě nemožná, neobsahuje skoro žádné možnosti a počet projektů a kontextů je opravdu omezující. Pro osobní využití je určena verze Personal, která oproti verzi zadarmo, obsahuje již neomezený počet kontextů a projektů. Cena za tuto verzi je velice přijatelná. Při tvorbě této bakalářské práce jsem vyzkoušel právě tuto verzi.

▪ 32 ▪


Úvodní stránka účtu v Nozbe .com Akce

Kalendář Seznam projektů

„Nástěnka“ Nozbe, na které se odkazují všechny položky Inboxu . Obsahuje: 1) Akce(Actions) 2) Poznámky(Notes) 3) Soubory(Files) 4) Další obsah (More content)

Seznam kontextů

Obrázek 10: Úvodní stránka Nozbe.com Grafické zpracování Nozbe je velice vkusné a přehledné. Na levé straně stránky se nachází seznam projektů a možnost založení nové akce. Uprostřed obrazovky se nachází hlavní obsahová část GTD a zobrazují se zde jednotlivé dílčí projekty, obsahy kontextů, zadání akcí a probíhá zde kompletní správa všech funkčností, které Nozbe nabízí. V právé části se nachází uživatelský panel, kalendář a seznam kontextů. Mezi hlavní výhody této služby lze zařadit funkci drag and drop, pomocí které lze přesouvat projekty ke kontextům atd. Práce s Nozbe celkově působí velice efektivně a založení nových projektů či kontextů je velice jednoduché a zbytečně člověka neobtěžuje zdlouhavým vyplňováním formulářů. Z osobní zkušenosti mohu říct, že mi práce s Nozbe vyhovovala zřejmě nejvíce. V případě Nozbe nejsme omezeni zvolenou platformou, služba je dostupná i přes mobilní telefony s iOS, což je její velké plus. Jednou z nevýhod Nozbe může být cena, za kterou je poskytováno. Jelikož free verze je podle mého názoru zcela nepoužitelná pro řízení pracovních a osobních záležitostí za podpory GTD, je uživatel nucen zaplatit si minimálně verzi Personal za cenu okolo 10 USD. Hlavní výhody Nozbe vidím v možnosti synchronizovat službu s mobilními verzemi(které pracují offline) a také možnost synchronizace s Google kalendářem, Twitterem a se službou Evernote(internetová služba pro správu poznámek). Další výhodou je grafické zpracování a snadné ovládání celého GTD.

9.5.2

Doit.im

Aplikace Doit.im je další multiplatformní aplikací postavenou na základech GTD. Aplikace je dostupná přes internetový prohlížeč na adrese http://www.doit.im. Dále je aplikaci možné stáhnout

▪ 33 ▪


do zařízení s operačním systémem iOS(iPhone a iPAD), dále pro mobilní telefony s operačním systémem Android. Aplikace je taktéž dostupná pro platformu Linux. Jednou z největších výhod Doit.im je ukládání dat v cloudu. To umožňuje mít data neustále k dispozici pokud jste připojeni k internetu. Data se z mobilních zařízení a desktopových aplikací automaticky synchronizují se serverem a jsou tak vždy aktuální na jakékoliv platformě. Zpracování Doit.im je velice vkusné. Po přihlášení se zobrazí hlavní stránka GTD. Která je rozdělena na tři části. V hlavičce stránky jsou záložky Time, Context, Project, Contact, Calendar, Archiver a tlačítko na přidávání nových záležitostí(úkolů). V pravé části stránky se nachází menu jehož obsah se mění podle záložky na které se uživatel momentálně nachází. Práce s jednotlivými součástmi metody GTD je velice jednoduchá. Vytváření nových záležitostí, kontextů a kontaktů je řešeno pomocí kontextových oken, které neobsahují zbytečné množství informací a uživatel vyplní pouze to, co opravdu potřebuje. Správa projektů a kontextů je velice přehledná a jednoduchá. Projektům je možné přiřazovat čtyři stupně priorit. Celá aplikace dále obsahuje velký a přehledný kalendář, archivaci a správu kontaktů. Celkový dojem z Doit.im je velice dobrý. Jedná se o plnohodnotnou aplikaci pro podporu GTD. Uživatelské rozhraní je příjemné a stránky se zobrazují v plné velikosti prohlížeče, což má za následek přehlednost celého systému. Další výhodou Doit.im je jeho multiplatfomnost a dostupnost. Díky spojení mobilních aplikací a dnes stále více populárního ukládání dat do cloudu, jsou data neustále k dispozici a zabezpečena, uživatel se nemusí bát ztráty dat. Z vlastního pohledu se mi moc nezamlouvalo celkové zpracování, přístupy k jednotlivým záložkám, v některých případech trvaly vcelku dlouhou dobu, což mělo za následek pomalou práci s Doit.im v internetovém prohlížeči. Další a asi největší výhodou Doit.im je jeho cena. Aplikace je v kompletním rozsahu dostupná zcela zdarma a je určitou alternativou pro uživatele, kteří nechtějí platit za verzi Personal v Nozbe. Pro řízení osobních a pracovních záležitostí mě osobně nevyhovovala tolik, jako právě zmíněné Nozbe.

9.5.3

Další programy podporující GTD

Progamů podporujících metodu Getting Things Done existuje celá řada. Jedním z nejzajímavějších je aplikace Tracks, napsaná ve frameworku Ruby on Rails a šířená jako open-source[4]. Hlavní vlastností celé aplikace je její jednoduchost, centralizovanost a mobilita. Celá aplikace obsahuje velké množství funkčností. Aplikace obsahuje takřka kompletní ovládání celé metody GTD. Obsahuje kontexty, úlohy, správu projektů a poznámek, přehledný diář a exporty do CSV, YAML a XML[5]. Progam také umožňuje generování statistik, plnění a zobrazování grafů. Jelikož je aplikace šířena jako open source je jeho instalace obtížná a uživatel potřebuje určitou zručnost aby celou

▪ 34 ▪


aplikaci nainstaloval. Pro instalaci Tracks uživatel potřebuje mít nainstalovaný na počítači webserver a Ruby on Rails.[5] Dalším komerčně úspěšným softwarem pro podporu metody GTD je program OmniFocus. Podle portálu MítVšeHotovo.cz je program OmniFocus jedním z nejlepších současných nástrojů pro práci s metodou GTD na zařízeních od společnosti Apple[5]. Software je vyvíjen společností OmniGrop. Je dostupný ve verzích pro operační systém Mac OS X. Jeho cena se pohybuje od $20 do $80.[4] OmniFocus je často považován za tzv. Náklaďák mezi dodávkami. Jedná se o velice flexibilní systém, ve kterém se práce točí okolo perspektiv, které znázorňují jakési úhly pohledu, kontextů a „focusu“, což je možnost zúžit pozornost na nějakou podoblast nebo kontext[5]. Mobilní verze OmniFocusu přináší takové funkčnosti jako vložení hlasového záznamu nebo fotky do schránky. Naproti konkurenci však nepodporuje práci v teamu a spolupráci[4]. Jak uvádí server MítVšeHotovo.cz[5] mezi nejzásadnější nedostatky OmniFocusu se řadí jeho cena, vzhled, složitost a práce s kontexty. Mezi výhody oproti ostatním programům lze řadit možnosti zobrazení a třídění jednotlivých projektů. OmniFocus umožňuje nadefinovat vlastní klávesové zkratky a práce s ním je velice rychlá. OmniFocus také funguje jako správce poznámek, které si uživatel na počítači prohlíží. Pomocí klávesové zkratky a označeného textu kdekoliv v internetovém prohlížeči nebo textovém dokumentu si uživatel vytvoří do OmniFocusu novou poznámku s označeným textem. Jednou z nevýhod tohoto velice kvalitního programu může být jeho orientace na uživatele z řad majitelů výrobků od společnosti Apple[4]. Jednou z nejlépe graficky zpracovaných a také nejjednodušších aplikací[5] pro podporu GTD je aplikace Things. Aplikace je opět úzce specializovaná na uživatele zařízení společnosti Apple a jedná se o placenou službu, jejíž cena se pohybuje okolo $50. Podle serveru MítVšeHotovo.cz jsou Things jednou z nejlepších iPhone aplikací[5]. Things je aplikace orientovaná na jednoduchost. Veškeré postupy GTD jsou zde velice jednoduše implementovány. Things podporuje práci s kontexty, oblasti zodpovědnosti, jednoduché delegování a práci se štítky. Jednou z nevýhod Things je nemožnost vkládat projekty do hiearchické struktury[5]. Podle hodnocení publikovaného na serveru iPhoneTips patří mezi největší nevýhody Things jeho cena a omezení synchronizace pouze na uživatele operačního systému Mac OS X[6]. Jak bylo uvedeno v předchozích kapitolách, pro podporu metody GTD existuje velké množství programů a je jen na uživateli,

jaký si zvolí. Existuje celá řada plug-inů a návodů jak řídit metodu

GTD v programu Microsoft Outlook. Existuje takřka nepřeberné množství desktopových aplikací pro platformu Windows. Podle společnosti Priacta jsou důležitými faktory při vybírání správného software pro podporu GTD jeho následující vlastnosti[4]:

▪ 35 ▪


Kvalitní správa úkolů Platforma

Výběr správného GTD sotfware

Synchronizace s mobilními zařízeními

Možnost dělit projekty podle časové nářočnosti Vzhled a ovládání

Obrázek 11: Důležité vlastnosti pro výběr správného GTD software

9.6

Motivace pro Unicorn Universe

Ze statistik společnosti Priacta lze pozorovat, že v dnešní době se stále více GTD nástrojů objevuje jako internetová aplikace. Jelikož je Unicorn Universe internetová služba poskytujicí dostupnost odkudkoliv a kdykoliv. Orientuje se na organizaci podniků, firemních procesů a lidí v nich pracujících. Je také poměrně dobře parametrizovatelná a modifikovatelná. A nástroj popisující GTD zde chybí. Popisuje následující kapitola základní části sytému Unicorn Universe. Třetí kapitola poté obě tyto kapitoly spojuje a popisuje aplikaci metody GTD v prostředí Unicorn Universe.

▪ 36 ▪


10.

UNICORN UNIVERSE

Unicorn Universe(zkráceně UU) je internetová služba provozující informační systémy založené na platformě UNICORN ES. Uživatelé služby Unicorn Universe mají přístup ke svým informacím odkudkoliv a kdykoliv pouze pomocí webového prohlížeče. Služba UU je převážně určena pro řízení podniku, zaznamenávání, sdílení a uchovávání informací, řízení podnikových procesů, vytváření úkolů a sledování jejich plnění. Službu Unicorn Universe provozuje firma VIG Net a.s.

10.1

Struktura Unicorn Universe

Internetová služba Unicorn Universe je provozovaná na pokročilé platformě UNICORN ES, která zabezpečuje sadu důležitých obecných vlastností pro všechny systémy, které jsou na této platformě postaveny. [3] Informační systém Business Territory a My Territory je možné provozovat mimo Unicorn Universe. Podnik může mít svůj vlastní Universe a vněm vlastní systém. Toto řešení je však složitější a nákladnější pro uživatele. Naproti tomu hlavní výhodou Unicorn Universe je, že zaručuje dostupnost kdykoliv a kdekoliv s vysokou úrovní zabezpečení informací za minimální náklady na hardware a správu. Jednotlivé vztahy blíže vysvětluje obrázek:

Obrázek 12: Struktura Unicorn Universe[3] Základními entitami Unicorn Universe jsou následující: 1. UNICORN ES Powered Company je metodika určená k řízení všech podnikových procesů na platformě UNICORN ES. V této metodice jsou uplatňovány myšlenky, které společnost Unicorn v řízení podniků aplikuje a předává je dále jako unikátní know-how, které je ověřeno dlouholetou praxí.[3]

▪ 37 ▪


2. UNICORN ES je platforma učená k vývoji komplexních informačních systémů. Umožňuje řízení všech podnikových procesů, usnadňuje komunikaci a podporuje správu a sdílení podnikových informací.[3] 3. Unicorn Universe je internetová služba poskytující zakazníkům informační systémy pro řízení podniku a správu veškerých korporátních informací. Software je poskytován jako služba, což zajišťuje dostupnost 24 hodin 7 dní v týdnu, vyšší úroveň zabezpečení informací a snížení nákladů na hardware a správu.[3] 4. Business Territory je komplexní informační systé pro řízení a správu podniku poskytovaný v rámci služby Unicorn Universe. Obsahuje velké množství funkčností, mezi nimiž nechybí správa firemního obsahu, řízení organizační struktury, projektové řízení, vlastní editor pro tvorbu obsahu, správu majetku a lidských zdrojů a mnoho dalšího.[3] 5. My Territory je osobní informační systém poskytovaný zdarma pro všechny uživatele Unicorn Universe. Je vytvořen za účelem komunikace mezi přáteli a správu osobních záležitostí uživatele, jako jsou finance, osobní dokumenty, různé smlouvy a tak dále. [3]

10.2

Teritoria UU a přístup do teritorií

Unicorn Universe má unikátní způsob uspořádání jednotlivých teritorií. Každý uživatel Unicorn Universe má své vlastní My Territory, které slouží jako osobní informační systém. Do tohoto teritoria má přístup pouze on a jeho přátelé, se kterými se prostřednictvím této internetové služby spojil. Vedle těchto privátních teritorií jsou v rámci Unicorn Universe realizovány i již zmiňovaná Business Territory. Za každé Business Territory je kompetentní osoba, která povoluje přístup ostatním uživatelům do této podnikové oblasti.[3] Uživatelé, kteří chtějí využívat službu Unicorn Universe se registrují prostřednictvím webových stránek provozovatele služby, které jsou dostupné na adrese www.unicornuniverse.eu. Po dokončení registračního procesu je uživateli automaticky zřízen přístup do privátního My Territory a je mu zřízen přístup do společného Business Territory VIG Plus, které poskytuje služby internetového obchodu Mamut, Helpdesk, nápovědu a podporu systému. [3]

▪ 38 ▪


Obrázek 13: Struktura teritorií v Unicorn Universe Přístup uživatelů do jednotlivých teritorií je tvořen pomocí tzv. Přístupových rolí(Access Roles). Tyto přístupové role představují smlouvy(dohody) o tom, za jakých podmínek bude uživatel danné teritorium využívat. Přístupové role jsou speciálními druhy rolí a platí pro ně odlišná pravidla než pro role pracovní. V systému Unicorn Universe v současné době existují tři druhy přístupových rolí. [3]

Obrázek 14: Rozdělení rolí v Unicorn Universe ▪ 39 ▪


První typ přístupové role je Personální role, které zprostředkovává přístup k využívání služeb Unicorn Universe. Tato role je obrazem člověka(uživatele) v prostředí Unicorn Universe. Je umístěna v osobním teritoriu a je označena jedinečným identifikátorem, tzv. Universe ID. Tento identifikátor je jedinečný v rámci celého UU a jeho znalost je nutná pro přístup do dalších teritorií. [3] Druhým typem přístupové role je Personální přístupová role. Tato role vzniká v případě, že je uživateli umožněn přístup do některého Businees Territory. Je odrazem personální role a je umístěna v daném Business Territory. Tato role je poté v jednotlivých teritoriích obsazována do pracovních rolí, které jsou poté konkrétní za jednotlivé úkoly a aktivity.[3] Posledním, třetím typem role je Pracovní přístupová role, neboli Business Access role. Tato role se používá ve chvíli, kdy uživatel jednoho territoria potřebuje v rámci své práce přístup do jiného territoria, než ve kterém působí v pracovní roli.[3]

10.3

Business Territory

Business Territory je samostatná a nezávislá logická oblast, která je využívána pro oddělení a zabezpečení dat. Toto rozdělení zprostředkovává každému podniku vlastní informační systém, do kterého žádný jiný podnik nebo uživatel nemá povolený přístup, pokud mu není zprostředkován kompententní osobou. Každý uživatel Businees Territoria musí mít pro přístup zřízenou tzv. Personální přístupovou roli. Na této přístupové roli je nastven vstupní artefakt, který se zobrazí při každém vstupu do territoria. Tímto vstupním artefaktem je nejčastěji stránka s novinkami teritoria nebo informační artefakt o teritoriu.[3]

10.3.1

Struktura Business Territory

V Business Territory jsou uložena všechna podniková data. Struktura BT je tvořena podle organizační struktury reálného podniku a k vytvoření takovéto struktury slouží tzv. organizační artefakty. Tyto artefakty slouží pouze pro organizaci informacív rámci teritoria, jedná se o: 1. Organizační jednotky 2. Složky 3. Role Organizační jednotka vzniká v rámci Unicorn Universe jako obraz skutečné organizační jednotky v prostředí podniku, například marketingové oddělení, produkční divize a podobně. K řízení slouží

▪ 40 ▪


organizační jednotka jako tzv. Kontejener informací, ve kterém jsou uložena a zorganizována všechna důležitá data a informace. Organizační jednotky je možné dále členit pomocí složek. Hlavním rozdílem mezi složkou a organizační jednotkou je v používání přístupových práv. Za vytvoření a uspořádání celé struktury organizační jednotky je zodpovědná kompetentní role. Nejčastěji se může jednat o vedoucího danného oddělení, ředitele divize nebo vedoucího projektu. [3]

10.4

Role a skupiny

Třetím základním organizačním artefaktem je Role. V prostředí systému Unicorn Universe je role chápána jako souhrn souvisejících schopností, znalostí a odpovědností. Pomocí rolí je virtualizována personální struktura podniku. Důležitou vlastností role je, že za každou roli v systému je kompetentní jiná konkrétní role. Touto vlastností je v systému simulován vztah podřízenosti a nadřízenosti v organizační struktuře podniku.[3] V systému je rozdíl mezi rolí a zaměstnancem. Zaměstnanec může v rámci firmy zastávat řadu rolí a z titulů různých rolí může mít i různé nadřízené. Zatímco role má pouze jednoho přímého nadřízeného, zaměstnanec může mít nadřízených více. Díky tomu, že jsou zaměstnanci obsazováni do pracovních rolí a naopak, je oddělena kompetence a přístupová práva od skutečných zaměstnanců. Role jsou vytvářeny do organizační jednotky. Toto umístění určuje její přístupová práva k informacím obsažených v jednotce. Role má přístup pouze k takovým informacím, které jsou v její organizační jednotce. Práva na přístup k informacím uložených v rámci jiných organizačních jednotek mohou být nastavena explicitně.[3] V rámci Business Territory jsou rozlišovány tři typy pracovních rolí. 1. Pracovní role(Business role) – role reprezentující pozici zaměstnance v teritoriu 2. Skupina(Group) – Skupinová role sloužící zejména ke zjednodušení hromadných operací s rolemi 3. Power Roles – Speciální skupinová role zajišťující specifická práva v rámci organizační jednotky

▪ 41 ▪


10.4.1

Pracovní role a její vlastnosti

Pracovní role reprezentuje v prostředí systému Unicorn Universe pozici zaměstnance. Po vytvoření role do organizační jednotky je automaticky vytvořena její složka, tzv. Workspace a v této složce artefakt role. Za oba objekty je pracovní role kompetentní. Složka role slouží pro ukládání artefaktů, které souvisejí s činností role. Artefakt role slouží pro zaznamenávání pracovních poznámek a pro plánování úkolů a schůzek spojené s pracovní rolí a není vhodné používat pro toto plánování jiné artefakty. Stejně jako pro všechny artefakty lze i pro role definovat tzv. Vzory rolí. Tyto vzory určují jaké procesy jsou oprávněny provádět. Jinými slovy omezují co může role, vytvořená podle určitého vzoru, zakládat za artefakty. Pro tento účel se v systému UNICORN ES využívají tzv Rozhraní, která obsahují určité předdefinované sady vzorových artefaktů, podle kterých následně role může vytvářet nové artefakty.[3] Rozhraní role určuje co role může v systému vytvářet. Rozhraní se připojují k jednotlivým rolím. Role má po vytvoření připojena ta rozhraní, která byla připojena k její meta roli. Role, která nemá připojeno žádné rozhraní nemůže v systému nic vytvářet. Základním nastavením pro každou roli je, že může vytvářet artefakt, složku, schůzku a poslat požadavek. V případě že role potřebuje vytvářet další(například speciální artefakty) musí být roli připojeno rozhraní obsahující tyto speciální artefakty.[3] Role a rozhraní jsou použity i v aplikaci metody GTD v prostředí Unicorn Universe, o které pojednává 11 kapitola této bakalářské práce.

10.4.2

Skupina

Druhým typem role je skupina. Skupina je zavedena pro zjednodušení práce s více rolemi najednou. Toto zjednodušení nám usnadňuje práci při provádění hromadných operací jako je delegování úkolů, hromadné přidělování práv, odeslání hromadné zprávy atd. Důležitým pravidlem v systému UNICORN ES je, že skupina nemůže být kompetentní za žádné objekty.[3] Do skupiny jsou uživatelé obsazováni zpravidla prostřednictvím své pracovní role. Skupina se ve své podstatě chová stejně, jako standartní role, má ale oproti ní několik rozdílů: 1. Do skupiny je obvykle obsazeno více rolí 2. Skupina smí být obsazena pouze do jiné skupiny 3. Skupina nesmí být v systému kompetentní za artefakt

▪ 42 ▪


4. V případě, že je vytvořena aktivita pro skupinu, vytváří systém pro každou roli ve skupině zvláštní aktivitu

10.4.3

Power Roles

Power role je specíální typ skupiny, která se používá k zajištění přístupových práv do organizační jednotky a všech podřízených z důvodu kontroly a spoluúčasti na řízení. Jinými slovy zajišťuje přístup pro role, které se nenacházejí v přímé hiearchii kompetenece. Tato skupina je zakládána automaticky po vytvoření každé organizační jednotky. Automaticky se také obsazují směrem dolů po organizační struktuře do Power Roles přímo podřízených jednotek.[3]

10.4.4

Úrověň obsazení

V případě, kdy provádíme obsazení role nabízí systém UNICORN ES možnost vybrat ze tří úrovní obsazení. Tyto tři typy určují úroveň oprávnění, které obsazená role získá. Jedná se o následující tři úrovně obsazení: 1. Výkonné obsazení(Executive) 2. Asistence(Assistant) 3. Host(Guest) Podniková metodika UNICORN ES Powered Company definuje určitá doporučení pro práci s těmito úrovněmi obsazení. Následující tabulka je převzatá přímo z officiálních dokumentů UNICORN ES Powered Company a popisuje vztahy mezi úrovní obsazení role a typem role do které se obsazuje.[3] Vykonné obsazení

Asistence

Role

Do této úrovně by měla být obsazena pouze jedna role. Z důvodu určení kompetence.

Úroveň obsazení Nedoporučuje se Asistence je určena používat pouze pro asistentky. Toto obsazení definuje skoro stejná práva jako výkonné obsazení a její zneužívání pro jiné účely je nepřístupné.

Skupina(Group)

Používá se pro účely hromadných operací s rolemi z jedné organizační jednotky.

Nedoporučuje se používat.

▪ 43 ▪

Host

Používá se v případě, kdy skupinová role sdružuje i role z jiných org. jednotek, než z té kde je vytvořena. Používá se zjeména k hromadnému udělení práv pro čtení


informací. Power Roles

Na této úrovni jsou Nedoporučuje se obsazeny Power Roles používat. nadřízené organizační jednotky a všechny role, které mají přístup z titulu spoluúčasti na řízení.

Její využití je shodné jako v případě použítí skupinové role. Navíc umožňuje zpřístupnit obsah podřízených org. jednotek.

Pracovní přístupová role

Používá se pro Nepoužívá se. obsazení role z jiného teritoria. Tabulka 2. - Přehled rolí a obsazení[3]

Nepoužívá se.

10.5

Přístupová práva

V systému UNICORN ES existují tři druhy přístupových práv. 1. Implicitní přístupová práva 2. Explicitní přístupová práva 3. Stupeň utajení Přístupová práva určují, na které artefakty uživatel práva má a na které ne. Určují, co uživatelé s artefakty mohou dělat. Přístupová práva jsou vlastností, která zabezpečuje data proti zneužití jinou osobou využívající systém. Chrání citlivá data před neautorizovanými přístupy. Práva jsou vázána na skupiny a role vyskytující se v systému. Impicitní přístupová práva jsou založená na principu, že nastavují oprávnění na spouštění funkčností nad artefaktem(objektem) pro role nebo skupiny rolí. Při spuštění funkčnosti systém UNICORN ES uživatele prověřuje, ve kterých rolích má uživatel právo spustit dannou funkčnost nad objektem. V případě, že je uživatel obsazen do více rolí, které mají právo spustit dannou funkčnost, snaží se systém vybrat tu roli, ve které ji uživatel chce nejpravděpodobněji spustit. Ve chvíli, kdy se snaží uživatel přistoupit k objektu nebo spustit funkčnost a nemá roli, která by splňovala nastavení přístupových práv. Je uživateli zobrazeno systémové hlášení o chybějícíh přístupových právech.

▪ 44 ▪


Obrázek 15: Přístupová práva v systému UNICORN ES[3] Implicitní práva vycházejí z organizační struktury. Definují oprávnění pro implicitní role a skupiny rolí. Definice implicitních rolí a skupin je odvozena ze souvislosti jejich umístění v organizační struktuře nebo ze vztahu role(skupiny) k artefaktu. Velkou výhodou implicitních práv je, že jsou uložena rovnou na meta artefaktu. Tato vlastnost zaručuje stejná přístupová práva pro všechny artefakty, vytvořené podle jednoho meta artefaktu, nezávisle na jejich umístění. Druhou výhodou je, že v případě změny implicitních přístupových práv na meta artefaktu, je tato změna aplikována na všechny artefakty podle něj vytvořené.[3] Druhou skupinou přístupových práv jsou Explicitní přístupová práva. Tato práva nejsou ovlivněna postavením role v organizační struktuře a lze je definovat přímo na konkrétním artefaktu. Pro nastavení explicitních práv je v systému UNICORN ES na každém artefaktu funkčnost nazvaná Nastav přístupová práva. Tato funkčnost vypisuje seznam všech explicitních práv rozdělených do dvou skupin. První jsou práva modifikační(Modify). Druhou skupinou jsou práva prohlížecí(Read), která zahrnují funkčnosti umožňující zobrazení artefaktu a jeho jednotlivých částí. [3] Třetí skupinou práv je Stupeň utajení. Tento mechanismus slouží pro plošné ovlivňování přístupu na artefakty pro konkrétní uživatele a to bez ohledu na jejich obsazení do rolí v organizační struktuře. Stupeň utajení je vlastnost každého artefaktu, která definuje jeho úroveň utajení. Nastavuje se na meta artefaktu. Hodnotu této vlastnosti je možné změnit na každém artefaktu zvlášť. Vždy platí, že uživatel má přístup pouze na artefakty, jejichž stupěň utajení je stejný a nebo nižší než úroveň prověření uživatele, která se nastavuje na jeho přístupové roli.[3]

▪ 45 ▪


10.6

Artefakt

Jak uvádí oficiální materiály přemětu Platofrma UNICORN ES je Artefakt základním nostitelem informace v Unicorn Universe. Jedná se o laicky řečeno „chytrý dokument“, který bychom mohli přirovnat k listu známého z prostředí progamu Microsoft Office Word.[3] Oproti běžným dokumentům má však klíčovou vlastnost a to, že nejneže informace v sobě uchovává, ale současně je i řídí. Artefakt tedy slouží pro následující aktivity: 1. Ukládání informací 2. Řízení informací Pro řízení informací v artefaktu se používá vlastnost nazvaná Životní cyklus. Ten je nedílnou součástí každého artefaktu a zároveň jedním z nejdůležitějších nástrojů systému Unicorn Universe. V životním cyklu artefaktu probíhá veškerá komunikace nad artefaktem. Dalšími vlastnostmi artefaktu jsou: 1. Meta artefakt – Tzv. „šablona“ artefaktu. Každý artefakt v systému Unicorn Universe je vytvořen podle meta artefaktu, který definuje jeho strukturu obsahu a životního cyklu. Definuje typ informace který artefakt obsahuje a zajišťuje, že artefakty vytvořené podle stejného meta artefaktu budou mít v systému výstupy stejného typu a obsahu. 2. Kompetence – Za každý artefakt v systému Unicorn Universe je kompetentní právě jedna role. Tato role je zodpovědná za správu artefaktu, jeho životní cyklus a nastavení přístupových práv. 3. Umístění artefaktu – Každý artefakt je umístěn v organizační jednotce, v rámci organizační struktury. V organizačních jednotkách jsou artefakty umisťovány do složek. 4. Přístupová práva – K artefaktu mají přístup pouze ty role, které na něj mají právo ze své pozice nebo jim byla přidělena explicitní práva.

▪ 46 ▪


Obrázek 16: Vlastnosti artefaktu[3]

10.6.1

Popis artefaktu

Artefakt je hlavním nositelem informace v prostředí Unicorn Universe. Pro úpravu obsahu artefaktu obsahuje systém Unicorn Universe speciální nástroj – Editor Unicorn ES. Kromě modifikovatelného obsahu artefakt obsahuje další uložiště informací, které mu pomáhají korektně nést informaci. Mezi tyto uložiště patří možnost nahrát k artefaktu přílohu. Přílohy je možné nahrávat, mazat a upravovat. U každé přílohy je uchována informace o tom, kdo přílohu nahrál, její formát, velikost přílohy a čas kdy byla naposledy modifikována. Další vlastností jsou listy. Stejně jako například v systému Microsoft Office Excel může artefakt obsahovat několik listů, přičemž každý list může obsahovat odlišné informace.

Obrázek 17: Artefakt a druhy uložiště informací Další vlastností jsou komentáře. Ty pomocí tzv. komentačních bodů vytvářejí místa, kde uživatelé mohou komentovat obsah artefaktu a vytvářet tak diskuzi. Posledním uložištěm jsou Vlastnosti, které slouží pro vytváření formulářových artefaktů a o jejich využití pojednává samostatná kapitola. Všechny uložiště informací na artefaktu jsou znázorněny na následujícím obrázku.[3]

▪ 47 ▪


Editor obsahuje celou řadu funkčností pomocí kterých lze artefakt modifikovat. Mezi základní funkčnosti, které jsou dostupné přes ikonové menu editoru, lze řadit následující. 1. Rozvrhnutí stránek – stránku dokumentu(artsefaktu) lze rozdělit pomocí funkčnosti Rozvrhnout stránku. V současné době je možné rozdělit stránku do celkem 10 poměrů. 2. Vkládání komponent – editor obsahuje předpřipravené komponenty. Jedná se o barevné portály, které obsahují zvýrazněnou barevnou hlavičku(celkem je možné vybrat z 16 barev) a tvoří ucelenou část dokumentu. Obsahem těchto portálů může být například výpis novinek nebo seznam milníků. Do komponent lze vkládat tabulky, obrázky, text a odrážkový seznam, stejně jako v běžném textu. 3. Vkládání a editace obrázků - do artefaktu je možné vkládat obrázky. Pro tento účel obsahuje editor dialogové okno, ve kterém je možné obrázek dále upravit. V tomto okně lze upravit vlastnosti obrázku(název, kód, náhled). Pro další úpravy obrázků slouží transformační dialog. 4. Klikací mapy – z obrázků vložených na artefakt umožňuje editor vytvářet tzv. Klikací mapy. Tyto mapy obsahují odkazy na jiné artefakty nebo na html stránky. Odkazy mohou být tvořeny buď na celý obrázek nebo pouze na jeho část. Tímto způsobem je možné vytvářet obrázková menu.[3] 5. Logické bloky – slouží pro snadnější sdílení informací. Logický blok je označená a pojmenovaná část dokumentu, kterou je možno odcitovat do jiných artefaktů.[3] Logickým blokem může být jakákoliv část popisu artefaktu. U každého popisu jsou automaticky za logické bloky označeny kapitoly, tabulky, seznamy a obrázky. Manuálně označit logický blok lze pomocí označení obsahu a použití příslušné ikony z menu editoru. 6. Citace – slouží pro zobrazení části obsahu(logického bloku) artefaktu na jiném artefaktu. Pomocí této funkčnosti lze navzájem jednotlivé artefakty provázat a zobrazovat na jednom artefaktu například informace z 10 jiných artefaktů. 7. Tabulky – do popisu artefaktu lze vložit tabulky. Tabulky vkládané do artefaktů jsou omezené maximálně 100 řádky. Pro práci s tabulkami obsahuje editor kontextové menu, ve kterém je možné do tabulky přidávat nové řádky a sloupce, editovat šířku a výšku sloupců a řádků, vytvářet hlavičkové řádky, slučovat a rozdělovat buňky a zarovnávat text. Pomocí těchto modifikací obsahu artefaktu je tvořena podstatná část aplikace metody GTD v prostředí Unicorn Universe o které pojednává 11 kapitola.

▪ 48 ▪


10.6.2

Vlastnosti a formuláře

V prostředí Unicorn Universe je možné na artefakt vytvářet formuláře. Pro vytváření formulářů slouží tzv. vlastnosti artefaktu. Ty lze podle potřeby přidávat a mazat. Vlastností může být libovolný údaj, který slouží jako vstupní pole formuláře. Dalším využití vlastností artefaktu je v automatických skriptech, které mohou tímto způsobem zpracovávat hodnoty uložené ve vlastnostech artefaktu. Pro správu vlastností je v UU funkčnost Vlastnosti(dostupná přes Menu → Artefakt → Vlastnosti). Tato funkčnost dovoluje přidávat vlastnosti typu: 1. Číslo 2. Datum 3. Krátký text 4. Obrázek 5. Reference(odkaz na jiný artefakt) 6. Reference do jiného teritoria 7. Text 8. URL Těchto osm vlastností lze vkládat do tzv. Skupin vlastností, které mohou sloužit například pro lepší orientaci v artefaktech. Ty obsahují velké množství vlastností, nebo tato skupina může obsahovat pouze vlastnosti vztahující se k jednomu tématu, se kterými

poté hromadně pracuje skript.

Vlastnosti vytvořené nad artefaktem lze odkazovat do obsahu artefaktu pomocí funkčnosti editoru Odkaz na vlastnost. Artefakt je poté možno zobrazit jako formulář a vyplnit jej. Nejčastější využití vlastností je u požadavků, které pomocí vlastností mají jasně definovaný obsah a data, která má uživatel vložit.[3] O využití vlastností v nasazeném prostředí bude pojednávat 11 kapitola, kde se využijí pro aplikaci metody GTD v prostředí Unicorn Universe.

10.7

Životní cyklus artefatku

Životní cyklus artefaktu slouží pro řízení informací na artefaktu včetně ukládání elementárních řídícíchh informací. Pro řízení definuje systém Unicorn Universe základní objekt, aktivitu. Pomocí aktivit je řízena konkrétní činnost, kterou lze dokončit v řádu hodin až dnů a činnosti související přímo s jednotlivými informacemi. Tímto je zajištěno, že artefakt informaci nejen nese(v popise), ale je na stejném místě i řízena(v životním cyklu).[3]

▪ 49 ▪


Nastavení životního cyklu artefaktů v reálné aplikaci bude pojednávat 11 kapitola, která popisuje aplikaci metody GTD v prostředí Unicorn Universe.

10.7.1

Stavy

Každá informace, v případě UU informace uložená v popisu artefaktu, postupem času mění svůj stav, vyvíjí se a prochází různými stavy. To samé platí i pro artefakt vytvořený v systému Unicorn Universe. Každý artefakt má svůj životní cyklus, který prochází různými stavy. Tyto stavy mají určitý informativní charakter, jelikož stav vždy ukazuje, v jaké fázi svého životního cyklu se artefakt a informace v něm obsažené právě nachází.[3] V systému Unicorn Universe jsou stavy reprezentovány pomocí barvy vázající se ke skupině generických stavů a ze specifického symbolu uvnitř pole. Artefakty mohou mít různě specifické stavy. Základní typy stavů zůstávají jednotné. Systém Unicorn Universe definuje celkem 9 generických stavů. [3] 1. Počáteční stavy(azurová barva) – značí stav, ve kterém je artefakt vytvořen a připraven k dalšímu použití. 2. Aktivní stavy – označují stav, kdy je s artefaktem aktivně pracováno 1. Standartní stavy(zelená) 2. Alternativní stavy(žlutá a červená) 3. Pasivní stavy(fialová) – zastupují stav, kdy je práce s artefaktem pozastavena, informace uvedené na artefaktu nemusí být aktuální 4. Finální stavy – reprezentují stav, kdy práce s artefaktem je ukončena a informace na něm uložené jsou určeny k archivaci 1. Standartní stavy(modrá) 2. Alternativní stavy(růžová) 3. Stav zrušeno(černý kříž na bílem poli) 5. Systémové stavy(šedá) – zastupují stav, kdy s artefaktem pracuje systém. Stavy, které na jednotlivých artefaktech lze nastavit, jsou definovány na jeho meta artefaktu pomocí tzv. vzorů stavů. Nastavení artefaktu do určitého stavu probíhá pomocí nastavení stavu na aktivitě.[3]

▪ 50 ▪


10.7.2

Aktivity

V prostředí Unicorn Universe nalezneme dva druhy aktivit. Nadřízené aktiviy jsou aktivity zastřešující aktivitu pro příslušné elementární aktivivy. Slouží pro rozdělení komplexnějších aktivit na větší množství vnořených aktivit, které mohou být řešeny odděleně a mít různé řešitele. Mezi elementární aktivity patří ty, které jsou jednoduché a nepředpokládá se jejich dekompozice na další aktivity. Doba jejich splnění je v řádů hodin a zpravidla jsou přiděleny k řešení jednomu řešiteli. Jendá se o následující aktivity.[3] 1. Udělej(Do It) – používá se pro řízení jednoduchého úkolu, který má jednoho řešitele a jeho splnění netrvá déle než hodiny.(Důlelžitá aktivita pro aplikaci GTD v UU) 2. Zpráva(Message) – její využití je pouze informačního charakteru a má řešitele informovat o skutečnosti, která je spojena s konkrétní informací a nevyžaduje reakci řešitele. 3. Odpověz(Reply) – používá se pro oslovení řešitele. Vytváří se nad artefaktem, ve kterém řešitel nalezne všechny potřebné informace související s dotazem. 4. Rozhodnutí(Decide) – používá se v případě, kdy je po řešiteli vyžadováno rozhodnutí z předem známých variant. (Důlelžitá aktivita pro aplikaci GTD v UU) 5. Rezervuj čas(Reserve Time) – slouží pro rezervaci určitého času v diáři řešitele.(Důlelžitá aktivita pro aplikaci GTD v UU) Nadřízené aktivity jsou určeny pro řízení složitějších činností. Zpravidla jsou dekomponovány na jednodušší aktivity, na aktivity elementární. Mezi nadřízené aktivity se řadí následujíc.[3] 1. Úkol(Tasks) se používá pro řízení složitějších úkolů, u nichž se předpovídá další dekompozice na jednodušší aktivity a podíl spolupráce více osob. Za řízení aktivity je zodpovědný jeden zadavatel. 2. Milník(Milestone) používá se pro zvýraznění určitých významných bodů v životním cyklu artefaktu. Milník označuje důležité datum splnění činnosti. Splnění této činností je dekomponováno na činnosti, které jsou řízeny samostatně. 3. Schůzka(Meeting) se používá pro organizaci schůzky. Řešitel této aktivity je zodpovědný za organizaci schůzky. Podřízené aktivity jsou typu Rezervuj čas, pomocí kterých se řídí účast jednotlivých účastníků schůzky. 4. Nadřízena aktivita(Parent Activity) slouží jako obecné zastoupení nadřízené aktivity. Aktivity lze zakládat pomocí případu užití z životního cyklu každého artefaktu. Aktivity by měly vždy odpovídat informacím, které jsou na artefaktu, nad kterým aktivitu vytváříme, uloženy. Obsah sdělení samotné aktivity by měl odpovídat typu aktivity.

▪ 51 ▪

Aktivitu definuje její název, anotace,


související artefakt, datum splnění a datum avizování. Dále odkaz na roli odesílatele a odkaz na roli příjemce aktivity.[3] Průběh činností na aktivitě se řídí pomocí jejich stavů. Uživatel vždy nastavuje takový stav, který koresponduje se skutečným stavem činnosti. Proces nastavení stavu na aktivitě je v Unicorn Universe považován za nejmenší element řízení. Stejně jako v běžných činnostech se mohou vyskytnou určité problémy s jejich plnění, obsahuje Unicorn Universe stavy označující určité problémy v procesu dokončení aktivity. Tyto stavy jsou tzv. Stavy alternativního scénáře. Mezi alternativní stavy jsou řazeny stavy jako Odmítnuto, kdy příjemnce odmítne zadanou aktivitu. Alternativní stav Pozor, může znamenat určitý problém v plnění úkolu, stejně tak stav Problém. Stav Zrušeno reprezentuje situaci, kdy v plnění úkolu již nemá cenu pokračovat. Rozlišení stavů aktivit probíhá stejným způsobem jako u artefaktů, tedy pomocí barevného semaforu, který definuje barvy pro různé scénáře aktivit.[3]

Obrázek 18: Barevný semafor stavu artefaktů a aktivit[3]

10.8

Požadavky

Podle definice je požadavek artefakt, který reprezentuje objednávku na splnění danné úlohy. Požadavek samotný se skládá ze zadání od zadavatele. Následně v něm řešitel může zaznamenávat informace spojené s jeho řešením. Životní cyklus požadavků je odlišný od běžných artefaktů a integruje aktivity, které řídí standardizovaný proces řešení požadavku.[3] Charakteristickými vlastnostmi požadavku je změna kompetence, kdy po odeslání požadavku přechází kompetence za požadavek ze zadavatele na řešitele. Druhou charakteristickou vlastností

▪ 52 ▪


požadavku je změna umístění. Po odeslání požadavku dochází k jeho přemístění v organizační struktuře do příslušné složky v jednotce řešitele. Zdavateli zůstává uložen pouze zástupce na požadavek. Třetí vlastností je, že zadavatel čeká na výsledek. Toznamená, že zadavatel se nestará o průběh řešení požadavku, ale čeká pouze na výsledek.[3] Požadavek je možné odeslat různými způsoby. Konkrétní požadavky jsou zasílány z portálu jednotky, která poté požadavek řeší. Například požadavek na objednání zasedací místnosti je dostupný z portálu společnosti pronajímající zasedací místnosti. Druhým způsobem jak mohou být požadavky odeslány je přímo nad artefaktem k němuž se požadavek vztahuje. V tom případě se artefakt, ze kterého byl požadavek odeslán, stává předmětem požadavku.[3] Klient chce požádat o konkrétní službu.

Např. chce klient zarezervovat učebnu.

Organizační jednotka

Portál Klient

Požadavek odešle přímo z portálu jednotky organizující učebny .

Nebo požadavek odešle prímo nad konkrétní učebnou.

Požadavky Konkrétní předměty požadavku

Učebna 1

Učebna 2

Obrázek 19: Příklad odeslání požadavku

10.9

Digital Workspace

Systém Unicorn Universe obsahuje pro každého uživatele samostatný digitální prostor(Digital workspace). Ten centralizuje všechny důležité informace na jednom místě. Nejdůležitější součásti digitálního pracovního prostoru jsou úkolovník(Tasks list) a diář(Diary). V úkolovníku má každý uživatel uložený přehledný seznam všech aktivit. V diáři se nachází přehledné zobrazení aktivit typu schůzka nebo rezervace času. Úkolovník slouží pro jednoduchý přehled o všech aktivitách, na kterých se nějakým způsobem podílí. Prostřednictvím aktivit probíhá všechna komunikace v rámci systému a úkolovník je místem který tuto komunikaci shromažďuje. V úkolovníku jsou uživateli zobrazeny i soukromé aktivity. Aktivity v úkolovníku je možné filtrovat podle datumu, artefaktu, role a názvu. Dále lze aktivity filtrovat za určité období, na konkrétní roli a teritorium a v úkolovníku lze skrýt aktivity, které nejsou ve finálním stavu a mají nastaveno, že se nezobrazují v úkolovnících. V prostředí Unicorn universe lze pro lepší přizpůsobení práce vytvářet i vlastní filtry.[3] Diář slouží pro přehledné zobrazení aktivit typu schůzka a rezervace času. Uživateli je umožněno zobrazit si diář v různých formátech. Je možné zobrazit si denní, týdenní nebo měsíční diář. Na

▪ 53 ▪


diář lze také vytvářet filtry. Filtr na období, který umožňuje zobrazit aktivity typu rezervace času, které měly datum splnění ve stejném měsíci, týdnu nebo dnu. Druhou možností filtrace je Filtr na role a teritora. V tomto případě se jedná o negativní filtr, u kterého je možnost nastavit konkrétní datum a teritorium, které se uživateli v diáři nezobrazuje.[3] Na práci s diářem navazuje 11 kapitola. Mnou implementovaná metoda GTD využívá diář pro zaznamenávání schůzek a důležitých termínů.

10.10

Způsoby modifikace Unicorn Universe

Internetová služba Unicorn Universe je služba orientovaná na pokrytí podnikových procesů. Vývoj systému je realizován ve dvou úrovních. První úroveň je relizována procesem Metodika. Ta zahrnuje nastavení(parametrizaci) systému prostřednictvím metodických artefaktů a skriptů pro určitý typ procesu.[8] Parametrizace a skirptování vyžaduje minimální znalost programování(při tvorbě skriptů) a má největší přidanou hodnotu v ceně a rychlosti zavedení. Druhou úrovní je vývoj aplikací nad platformou Unicorn ES. Pro tento druh vývoje je potřebná dobrá znalost programování a architektury Unicorn ES. Tato úroveň vývoje zahrnuje použití rozsáhlých skriptů, visuálních usecasů a subsystémů.[8]

Obrázek 20: Implementace Unicorn ES[3] Cílem procesu Metodika je provést v rámci možností systému taková nastavení, která efektivně podpoří řízení procesů dle potřeb podniku. Samotné nastavení systému znamená zejména specifikaci typových informací, které v systému potřebujeme ukládat a spravovat.[8]

▪ 54 ▪


Klíčovým elementem metodiky je meta artefakt, který je šablonou pro typovou informaci uloženou v systému. Pomocí meta artefaktů se v systému Unicorn Universe definuje vzor obsahu, vzor životního cyklu a vzor přístupových práv. Dále je meta artefakt provázán se skripty a příkazy.

Obrázek 21: Meta artefakt a jeho součásti[8] Skripty slouží pro rychlé skládání funkčností systému dostupných přes UES-API do nových funkčních celků. Prvním, relativně novým způsobem jak skriptovat v prostředí Unicorn Universe je využítí dynamického jazyka Ruby(resp. jeho implementace pro Javu – JRuby). Druhým, starším způsobem jak vytvářet skripty přes Unicorn je využití jazyka Javascript a funkčností poskytující UES-API. Mimo použitých technologií je v obou způsobech největší rozdíl v bezpečnosti. Skripty založené na starším API a Javascriptu nepodléhají přistupovým právům v systému. Nové skripty již tento nedostatek odstranily a při realizaci automatizací jsou kontrolovány práva uživatele, který skript spouští.[11] Skriptování v Jruby je relativně novou funkčností systému a v každé nové aktualizaci UU jsou přidávány nové funkčnosti, které API poskytuje. Pro realiaci této bakalářské práce byla použita starší skriptovací technika v Javascriptu. Meta artefakt je základním způsobem, jak upravovat systém k potřebě uživatele/podniku. Pomocí skriptů je možné vytvářet nad systémem Unicorn ES rozsáhlé informační systémy pokrývající složité procesy podniku. Jednou z největších výhod tohoto způsobu vývoje je jeho rychlost. Upravit či modifikovat i důležitou část celého procesu zvládne jeden člověk v řádu hodin, maximálně dnů. Pro realizaci této bakalářské práce jsem se orientoval pouze na úrovni parametrizace. Využíval jsem jednoduché Javascripty a nastavení metodických artefaktů.

▪ 55 ▪


10.11

Vlastní pohled na Unicorn Universe

V následující kapitole shrnu vlastní názor na celý systém Unicorn Universe. Názor, který jsem si budoval během tří let, kdy jsem systém aktivně využíval pro potřeby organizace školní docházky a záležitostí týkajících se mého studia na Unicorn College. Další zkušenosti se systémem jsem získal při své práci ve firmě VigNet a.s, ve které jsem zastával pozici Junior konzultanta Unicorn Universe a podílel jsem se na implementaci Unicorn Universe pro Český rybářský svaz, Západočeský rybářský svaz a pro firmu Škotab. V předešlých kapitolách jsem se věnoval základním vlastnostem celého systému, které obsahují j pouze zlomek vlastností celého Unicorn Universe. Při prvních krocích na mě systém působil nepřehledným dojmem. V prvních chvílích jsem se v systému často ztrácel, nevěděl jsem co jak funguje. Nápověda byla šikovně uschována a práce se systémem mi připadala, velice zdlouhavá a nepřehledná. Ze svých zkušeností mohu říci, že nejsem jediný uživatel systému, který se ze začátku ztrácel. Například pro zákazníky firmy VigNet existují pravidelná školení, týkající se práce v systému. Z vlastních zkušeností odhaduji, že průměrnému člověku může trvat i dva měsíce, než si osvojí všechny způsoby řízení aktivit, životních cyklů a úkolů, jejich zadávání, vytváření nových artefaků, komunikaci s ostatními uživateli systému atd. V této skutečnosti vídím jednu z největších slabin celého systému a to je uživatelská přívětivost. Z mého pohledu není systém Unicorn Universe takříkajíc User-friendly. V druhém ročníku na vysoké škole Unicorn College, jsem se zúčastnil volitelného předmětu Platforma UNICORN ES, který se zaměřoval právě na práci s Unicorn Universe, vystvětloval podrobně základní pojmy v systému, jeho funkce a celkovou koncepci. Je důležité poznamenat, že systém Unicorn Universe, není určen pro širokou veřejnost. Systém byl a je vytvářen tak aby sloužil zejména pro správu podnikových procesů, všeho co se v podnikovém prostředí nachází a i podniku samotného. Celý holding Unicorn je prostřednictvím jej řízen a spravován. Majitel Unicornu Vladimír Kovář sám o službě Unicorn Universe říká, že je postavena na několika klíčových myšlenkách: (1) každá důležitá informace je v systému, (2) každý uživatel ze systému získá takovou informaci, kterou má získat a nezíská tu, kterou získat nemá a (3) všechno se vším může souviset.[7] Všechny tyto myšlenky

jsou v systému implementovány a systém působí

transparentním dojmem. Systém kontroluje vše co uživatel v systému dělá. Všechny kroky uživatelů jsou zaznamenávány a jsou zpětně dohledatelné, což je podle mého názoru velkou devízou Unicorn Universe a nezbytností v dnešních pracovních podmínkách. Systém Unicorn Universe v dnešní době používá ke každodenní práci celá řada podniků. Na druhou stranu je systém neustále vyvíjen a aktualizován v pravidelných intervalech. Postupem času systém získává stále nové funkčnosti, které celý systém posunují dále a vylepšují jeho

▪ 56 ▪


funkčnosti a vzhled. Podle mého názoru však tento proces podléhá velké kontrole ze strany Unicornu(což je samozřejmé). S ohledem na skutečnost, že systém využívají i externí zákazníci a firma Unicorn je na něm závislá. Není možné systém vypnout na dostatečně dlouhou dobu a provést radikální změny vzhledu a funkčností, které by systém jistě posunuli dále v jeho procesu vývoje. Celková myšlenka, že v systému je vše artefakt je bezesporu originální. Správa jednotlivých organizačních struktur podniků je přehledná a poměrně rychlá. Správce metodiky je schopný během několika málo hodin(nebo dnů) vytvořit kompletní organizační strukturu organizace. Unicorn Universe lze rychle aplikovat pro různé podniky a zavádění nových business teritorií je opravdu rychlé. Nevýhodou v tomto procesu bych viděl ve znovupoužitelnosti. Nasazení již vytvořených meta artefaktů a skriptů bylo na celém procesu zavedení business teritoria ten nejzdlouhavější krok. Správa

informací je asi jednou z největších předností

tohoto informačního

systému.

Prostřednictvím metodiky jsou přednastaveny šablony vzhledu a obsahu jednotlivých artefaktů. Artefakty mohou obsahovat libovolné informace. Jejich obsah není v podstatě žádným způsobem limitován a lze v nich vytvářet dokumenty pokrývající všechny důležité informace, které v podniku vznikají. Systém je velice modifikovatelný. I s malou znalostí Javascriptu nebo Jruby je člověk schopný vytvořit velice komplexní systém, který pokrývá i rozsáhlé procesy a to vše v poměrně krátké době a díky tomu i v malých finančních nákladech. Funkčnosti jako citace části artefaktu, odkazy na artefakty v obsahu, vlastnosti artefaktu a tvorba vlastních formulářů jsou jedinečnými funkcemi, se kterými se člověk v dnes běžných systémech často nepotkává. V prostředí Unicorn Universe jsou velice jednoduše použitelné. Jedním z prvků který značně znepříjemňuje práci s Unicorn Universe je počet kliků, které uživatel musí vykonat, aby se dostal k funkčnosti, kterou potřebuje. Ještě nedávno(do verze UES 6.06) znamenala editace artefaktu dlouhé čekání na otevření editoru pro editaci popisu artefaktu. Tento problém vyřešili tvůrci přidáním funkčnosti Mikroeditace. Tato funkčnost zrychlila práci s obsahem artefaktů a jedná se podle mého názoru o jednu z nejlepších funkcí celého systému. Co by si jistě, podle mého názoru, zasloužilo větší pozornost je práce se složkami, která je velice zdlouhavá. Výpis složky je omezen 15 položkami na jeden list a systém zobrazí maximálně 25 listů. Tento problém značně znepříjemňuje práci s velkým množstvím artefaktů. Celkově mám k systému Unicorn Universe pozitivní vztah. Jedná se o velice sofistikovanou a rozsáhlou aplikaci, jejíchž funkčnosti jsou ojedinělé. Systém se neustále vyvíjí a je doplňován o podstatné funkčnosti v pravidelných časových intervalech. Služba je dostupná odpravdu odkudkoliv a výpadky v podstatě neexistují(nepočítám-li čas, kdy dochází k nasazení nových verzí). Díky skriptům je UU velice modifikovatelné, ale přístup k této funkčnosti je omezen a není zatím pro

▪ 57 ▪


každého. Myslím si, že Unicorn Universe má budoucnost v podnikové sféře, pokud se vývojářům podaří zefektivnit řízení životních cyklů artefaktů, vylepšit grafické rozhraní, zjednodušit práci se systémem a zapracovat technologii AJAX do funkčností systému.

▪ 58 ▪


11. APLIKACE METODY GTD V PROSTŘEDÍ UNICORN UNIVERSE Metoda Getting Things Done definuje postupy a praktiky pro zefektivnění organizace práce a dává této organizaci jasný řád. GTD popisuje pouze doporučené postupy a neříká jejím uživatelům, jak musí co dělat. Je na každém člověku, co si z této metody převezme a jak jí modifikuje na svoji osobní organizaci. Z těchto důvodů je vytvoření systému, který by přesně odpovídal nejlepšímu způsobu, jak spravovat vlastní GTD takřka nemožné. Každý člověk praktikuje své pracovní postupy jiným způsobem. Software by měl pouze podporovat metodu GTD, kterou si člověk sám vytvoří a praktikuje ji. Měl by být modifikovatelný a zejména důvěryhodný. Při implementaci metody GTD v prostředí Unicorn Universe jsem se snažil dodržet následující kroky: 1. Vytvořit jedno místo, ze kterého by bylo možné celou metodu GTD řídit 2. Nabídnout uživateli možnost vytvářet nejdůležitější části metody GTD jako jsou záležitosti, projekty, kontexty, seznamy a kontakty 3. Zbytečně uživatele nezatěžovat složkováním jednotlivých projektů a záležitostí 4. Pokusit se zjednodušit celý proces správy projektů a záležitostí 5. Soustředit se na rychlou práci s kontexty 6. Viditelně a přehledně provázat jednotlivé dílčí součásti GTD mezi sebou 7. Vytvořit smysluplný systém vycházející z pravidel GTD 8. Začlenit metodu GTD do postupů a praktik tím způsobem, aby co nejméně odporovaly základním pravidlům organizace a správy dokumentů v Unicorn Universe Fázi implementace předcházelo detailní prozkoumání současných softwarových produktů na poli organizace práce za podpory metody GTD. Jedná se zejména o již zmiňované Nozbe, Doit.im, Tracks a několik desktopových aplikací. Tyto aplikace jsou od svého začátku vyvíjeny za účelem poskytnout uživatelům plnohodnotný systém pro organizaci práce založenou na GTD. V případě Unicorn Universe se jedná o informační systém vyvíjený pro podnikovou sféru a řízení podnikových procesů. Pomocí metodiky a skriptů bylo nutné vytvořit nový meta model, který by uživatelům poskytoval základní artefakty a funkčnosti pro práci s GTD.

▪ 59 ▪


11.1

Omezení při implementaci

Pro potřeby správného fungování metod GTD v systému Unicorn Universe, bylo třeba vytvořit několik skriptů. Ty slouží pro autmatizaci celého procesu správy záležitostí, projektů, seznamů a kontaktů. Z důvodu bezpečnosti nebylo možné skripty nasadit na produkční teritorium Unicorn Universe Presentation Centre. Pro správné nasazení metody je tedy nutné dodatečně nahrát skripty a odkázat je do předpřipravených aktivit v životních cyklech jednotlivých meta artefaků. Skripty jsou přiloženy v příloze 1 – CD. S ohledem na tuto skutečnost nebylo možné v rámci implementace metody GTD v prostředí Unicorn Universe skripty nasadit a otestovat jejich správný chod.

11.2

Umístění GTD v Unicorn Universe

V rámci bakalářské práce byla metoda GTD, kterou jsem pojmenoval MyGTD implementována v rámci teritoria Unicorn Universe Presentation Centre(UUPC), které slouží jako výukové a testovací prostředí. Do tohoto teritoria jsou implementovány pokusné a výukové projekty. Implementace projektu MyGTD byla prováděna v osobní organizační jednotce. Pro vytvoření základních meta artefaktů jsem vytvořil nový meta model pojmenovaný GTD Meta model. Rozhraní pro role je pojmenováno GTD Management interface a nachází se ve složce meta modelu. V rámci aplikace bakalářské práce vznikala první implementace MyGTD taktéž ve studentské organizační jednotce v teritoriu UUPC.

11.3

Koncept systému

Celý systém MyGTD byl od začátku navrhován tím způsobem, aby pokryl všechny základní myšlenky metody GTD. David Allen ve své knize[2] definuje postupy pro práci se záležitostmi, projekty, seznamy a informacemi ve velice jednoduché formě. Cílem Allenem definovaných postupů je rozmělnit jakýkoli problém co možná na nejmenší části a ty si následně poznamenat do důvěryhodného a přehledného systému. Celá aplikace metody GTD v prostředí Unicorn Universe(dále jen MyGTD) je navrhnuta tím způsobem, aby uživatele co možná nejméně nutila používat složky a práci s nimi. Pomocí Javascriptu jsou nově vytvořené artefakty odkazovány do popisu a uživatel o nich má rychlý přehled. Menu celého MyGTD obsahuje odkazy na všechny důležité součásti a nápovědu.

▪ 60 ▪


Hlavním částí celé MyGTD je artefakt GTD Portál ze kterého se jednotlivé záležitosti vytvářejí. Měl by pro uživatele sloužit jako stěžejní místo celé GTD. Při návrhu portálu jsem bral ohled na skutečnost, že by měl mít pouze informativní charakter. Při návrhu MyGTD jsem se snažil pokrýt všechny záležitosti vstupující do pracovního procesu a mají pro uživatele určitý informační potenciál. Artefakty typu Záležitost slouží jako nositel informace všeho co se v okolí nás děje. Vytvářejí se z artefaktu portál nebo projekt. Záležitosti je možné propojit s jednotlivými projekty, kontexty, kontakty a artefakty, uloženými v systému Unicorn Universe. Základními vlastnostmi záležitostí jsou název, popis, časová náročnost a reference na související artefakty. Záležitosti je možné vytvářet i pomocí e-mailu do systému Unicorn Universe. Jedná se o nejrychlejší způsob jak založit novou záležtiost. Život

Systém – MyGTD v UU

Kontakty Projekty Seznamy

Záležitosti

Ukládány Ve formě artefaků, emailů, poznámek a příloh

GTD Portál

Kontexty

Nápady

Kontakty Záležitosti Projekty Procesy

Informace Uspořádání pracovního Správa informací procesu

Rozhodnutí

Správa projektů

Správa záležitostí

Obrázek 22:Koncept systému MyGTD Metoda GTD často využívá různé seznamy. Pro pokrytí této potřeby je navrhnut meta artefakt Seznam. Ten slouží pro vytváření různých seznamů jako například Čekám na nebo seznam Někdy/Možná. Obsah seznamů je možné libovolně upravovat dle vlastní potřeby. Do MyGTD je možné vkládat i kontakty související s jednotlivými záležitostmi. Pro tyto potřeby je v systému obsažen meta artefakt Kontakt, který standartizuje obsah jednotlivých artefaktů. Základními vlastnostmi je jméno, příjmení a e-mail kontaktu. Ten je možné dále provázat pomocí referencí s projekty a kontexty.

▪ 61 ▪


Kontext je jeden ze základních principů celé metody GTD. V MyGTD jsou jednotlivé kontexty tvořeny podle meta artefaktu Kontext. Jednotlivé kontexty jsou odkázány na hlavním portále. Kontexty obsahují funkčnost Vypiš reference, která zobrazí seznam všech artefaktů, které na danný kontext odkazují.

11.4

Organizační struktura

Organizační struktura je základem celé metody GTD v prostředí Unicorn Universe. Jak lze vidět z následujícího obrázku, je celá organizační struktura obsažena v organizační jednotce MyGTD, za kterou je kompetentní role GTD Manager. Role je společně se skupinovou rolí Power Roles a složkou Workspace uložena ve složce 90 Management. V první úrovni organizační struktury je celkem 8 složek a artefakt vytvořený podle meta artefaktu GTD Portál. Tento artefakt slouží jako rozcestník celé metody GTD a je nejdůležitějším artefaktem, který tato implementace GTD obsahuje. Složky ve stejné úrovni obsahují základní artefakty pro práci s GTD. Organizační struktura je automaticky vytvořena skriptem – SCR Založení GTD, který je spuštěn z artefaktu Založit GTD(viz kapitola Meta artefakt Založit GTD). Komp.

MyGTD

GTD Manager

10 Schránka

15 Zařazené položky

20 Projekty

30 Kontexty

40 Seznamy

50 Kontaky

60 Neaktivní položky

90 Management

E-mailová záležitost

E-mailová záležitost

Projekt

Kontext

Důležité položky

Kontakt

10 Pozastavené

Workspace

Záležitost

Záležitost

20 Archív

GTD Manager

30 Dokončené

Power Roles

Čekám na

Seznam

40 Koš

Obrázek 23: Organizační struktura MyGTD

▪ 62 ▪

GTD Portál


Následující tabulka popisuje jednotlivé složky a jejich význam ve struktuře MyGTD. Název artefaktu Typ artefaktu (kód meta artefaktu)

Kód artefaktu

Popis artefaktu

MyGTD

Organizační jednotka (UUPC Organizational Unit)

XXX/MYGTD

Organizační jednotka ve které je MyGTD nasazeno.

10 Schránka

Složka(UUPC Folder)

XXXGTD/SCHRANKA

Slouží pro uchovávání emailových záležitostí a záležitostí které nemají přiřazený kontext a projekt.

15 Zařazené položky


XXXGTD/ZARAZENE

Složka slouží pro uchovávání záležitostí které jsou přiřazené k projektu a kontextu.

20 Projekty


XXXGTD/PROJEKTY

Sloužka do které se ukládají nově vytvořené artefakty podle meta artefakt Projekt.

30 Kontexty


XXXGTD/KONTEXTY

Sloužka do které se ukládají nově vytvořené artefakty podle meta artefakt Kontext.

40 Seznamy


XXXGTD/SEZNAMY

Sloužka do které se ukládají nově vytvořené artefakty podle meta artefakt Seznam.

50 Kontakty


XXXGTD/KONTAKTY

Sloužka do které se ukládají nově vytvořené artefakty podle meta artefakt Kontakt.

60 Neaktivní položky


XXXGTD/NEAKTIVNI

Složka obsahující 4 podsložky, které obsahují neaktivní položky.

90 Managment


XXXGTD/MANAGEMENT

Složka obsahující managment metody GTD.

GTD Portál

GTD Portál (GTD/MAR_PORTAL)

XXXGTD/PORTAL

Hlavní portál celé metody MyGTD.

10 Pozastavené


XXXGTD/POZASTAVENE

Složka obsahující všechny artefakty ve stavu Pozastaveno.

20 Archív


XXXGTD/ARCHIV

Složka obsahující všechny artefakty ve stavu Archivováno.

30 Dokončené


XXXGTD/DOKONCENE

Složka obsahující všechny artefakty ve stavu Dokončeno.

40 Koš


XXXGTD/KOS

Složka obsahující všechny artefakty určené k vymazání.

Workspace


XXX~GTD/MGR/WRK

Automaticky vytvořená složka pro roli GTD Manager.

Tabulka 3. - Přehled složek v organizační struktuře MyGTD

▪ 63 ▪


11.5 11.5.1

Meta model GTDMMD Meta model a rozhraní

Pro správné zavedení metodiky obsahující všechny meta artefakty pro práci s metodou GTD byl zaveden Meta model – GTD Meta model. V této složce jsou uloženy následující meta artefakty. Meta artefakty

GTD Portál

Kontext

Kontakt

Projekt

Seznam

Záležitost

Založit GTD

Obrázek 24: Meta artefakty Za celý GTD Meta model je kompetentní role GTD Methodology Authority. Všechny meta artefakty jsou připojeny do rozhraní GTD Management Interface. Toto rozhraní je nunté mít připojené k roli GTD Managera pro vytváření artefaktů souvisejících s GTD.

11.5.2

Meta artefakt GTD Portál

Meta artefakt GTD Portál a artefakty podle něj vytvořené slouží jako rozcestník celé metody GTD. Artefakty vytvořené podle tohoto meta artefaktu jsou určeny k řízení metody GTD v prostředí Unicorn Universe. Artefakt je automaticky vytvořen skriptem při zakládání organizační struktury a v celé struktuře by se měl nacházet pouze jednou. Artefakt je tvořen hlavičkou, která slouží jako hlavní menu celého MyGTD. Pro vytvoření tohoto menu je využita funkčnost editoru Klikací mapa. Ta umožňuje označit určité části obrázku a na tyto části vložit odkaz na jiný artefakt. Klikací mapa menu odkazuje na následující artefakty: 1. artefakt Portál GTD 2. složka Schránka 3. složka Projekty 4. složka Zařazené 5. složka Seznamy 6. složka Kontakty 7. složka Neaktivní položky(Neaktivní) Pod hlavičkou artefaktu se nacházi tabulka, do které se odkazuje naposledy vytvořené aktivita. Tato tabulka je omezena 10 posledními záznamy. Pod touto tabulkou se nachází tabulka, do které

▪ 64 ▪


se odkazují jednotlivé projekty(výpis je omezen opět deseti posledními založenými projekty). Do poslední tabulky jsou zapisovány nově vytvořené seznamy(opět výpis omezen 10 záznamy). Základní menu pro práci s GTD

Odkazy na vytvoření základních artefaktů pro práci s GTD.

Odkazy na posledně vytvořené záležitosti .

Funkčnosti vyhledávající podle meta artefaktu Záležitost a Projekt.

Odkazy na posledně vytvořené projekty.

Odkazy na jednotlivé kontexy. Odkazy na posledně vytvořené seznamy. Seznam kontextů které uživatel vytvořil . Tato tabulka slouží pro práci s kontexty Prostor pro obecné poznámky.

Patička portálu

Obrázek 25: Vzhled artefaktu vytvořeného podle meta artefaktu GTD Portál V levé části artefaktu GTD portál se nacházi menu obsahující základní funkčnosti pro práci s metodou v prostředí Unicorn Universe. Menu obsahuje následující odkazy: 1. Vytvořit záležitost – vytvoření nového artefaktu záležitost pro zaznamenání nové připomínky(skutečnosti) do metody GTD 2. Vytvořit projekt – vytvoření nového artefaktu typu projektu 3. Vytvořit seznam – vytvoření nového artefaktu typu seznam 4. Vytvořit kontakt - vytvoření nového artefaktu typu kontakt. Pod těmito tlačítky se nachází vyhledávající funkčnosti, které jsou omezeny typem meta artefaktu. V prvním případě se jedná o vyhledávání záležitosti a v druhém o vyhledání projektu.

Pro

vyhledávání ostatních artefaktů je dostupná základní funkčnost systému Unicorn Universe – Rozšířené hledání. Pro práci s kontexty slouží dolní portlet. Obsahuje odkaz na funkčnost Vytvořit kontext, pomocí které vytvoříte nový artefakt typu Kontext. Kontexty jsou odkazovány do tabulky.Celý artefakt GTD portál uzavířá patička v dolní části artefaktu. V patičce je umístěn odkaz na nápovědu, složku s kontexty a GTD portál.

▪ 65 ▪


Obrázek 26: Životní cyklus artefaktu GTD Portál Nad Portálem je jednou za týden automaticky vytvářena aktivita sloužící jako připomenutí procesu týdenního hodnocení. V případě, že uživatel odmítne provést týdenní hodnocení, přechází artefakt do stavu Neaktuální. Kompletní popis meta artefaktu obsahující nastavení životního cyklu, vzorových práv a popisu je uložen v příloze 1 – CD.

11.5.3

Meta artefakt Kontakt

Artefakty vytvořené podle meta artefaktu Kontakt slouží pro uchování informace o konkrétních osobách. Pro každou osobu je možné uchovávat v systému jeho jméno a příjmení. Dále popis osoby, telefonní spojení, e-mail. Kontakt je pomocí vlastnosti Projekt možné spojit s určitým projektem a pomocí vlastnosti Kontext zařadit artefakt do určitého kontextu. Artefakt obsahuje také vlastnost pro propojení kontaktu s rolí v systému Unicorn Universe. Na počáteční stav artefaktu - Vytvořeno je navázána aktivita Zařadit do složky. Na tuto aktivitu je navázán skript SCR Zažazení artefaktu, který artefakt přenese do správné složky. Skript automaticky ukončí aktivitu a ta nastavuje artefakt do stavu Připraveno.

▪ 66 ▪


Hlavička je odcitována z artefaktu GTD Portál , slouží jako hlavní menu celého GTD .

Fotka osoby

Propojení kontaku s projektem, kontextem a rolí v UU.

Menu obsahujcí funkčnosti které lze nad artefaktem spouštět

Prostor pro vkládání rychlých poznámek ke kontaktu pomocí komentačního bodu .

Patička je odcitována z artefaktu GTD Portál

Obrázek 27: Obsah artefaktu založeného podle meta artefaktu Kontakt Pomocí levého menu je možné k artefaktu připojit přílohu, zobrazit jej jako formulář a vyplnit potřebné údaje. Dále nastavit stav artefaktku do stavu Archivováno(artefaktem je přenesen do složky Archív), pozastavit(artefakt je označen stavem Pozastaveno a přenesen do složky Pozastavené) a uzavřít(artefak je nastaven do stavu Uzavřeno a přenesen do složky Dokončené). Sekce poznámky slouží pro vkládání poznámek pomocí komentačního bodu. Jedná se o nejrychlejší způsob jak si poznamenat připomínku či záležitost k tomuto artefaktu. Artefakty vytvořené podle meta artefaktu Kontakt jsou ukládány do složky 50 Kontakty. Je možné je vytvářet z artefaktu Projekt a GTD Portál. Po vytvoření je na artefakt navázán skript SCR Přesunutí vytvořeného artefaktu, který artefakt přenese do správné složky a vyplní jeho vlastnost ID. Kompletní popis meta artefaktu obsahující nastavení životního cyklu, vzorových práv a popisu je uložen v příloze 1 – CD.

▪ 67 ▪


11.5.4

Meta artefakt Kontext

Meta artefakt kontext je šablonou pro artefakty, které zastřešují všechny záležitosti spojené s metodou GTD. Kontext slouží jako místo, na které se uživatel odkazuje pokud chce vypsat všechny náležitosti s ním spojené. Kontexty jsou uloženy ve složce 30 Kontexty. Do této složky je přenáší skript SCR Zažazení artefaktu, který artefakt přenese do správné složky, vyplní hodnotu vlastnosti název a idetifikátor a odkáže artefakt do popisu portálu. Skript automaticky ukončí aktivitu a ta nastavuje artefakt do stavu Připraveno. Vytvářet artefakty typu kontext je možné z hlavního portálu metody GTD. Hlavička odcitovaná z artefaktu GTD Portál

Základní funkčnosti pro práci s kontextem

Patička odcitovaná z artefaktu GTD Portál

Obrázek 28: Vzhled artefaktu Kontext Artefakty typu kontext obsahují základní vlastnosti – Název, popis a datum vytvoření. Základními funkčnostmi na artefaktu jsou Vypsat reference(tato funkčnost vypíše seznam všech artefaktů, které mají ve vlastnosti vyplněný danný kontext). Zobrazit formulář je funkčnost zobrazující artefakt jako formulář a slouží pro vyplnění vlastností artefaktu. Poslední funkčnost Uzavřít, nastavuje stav artefaktu do stavu Dokončeno. Pokud se kontext nachází ve stavu Aktivní, je uživateli jednou za 60 dní automaticky delegována aktivita, zda-li chce danný kontext ponechat aktvitní. Tato aktivita slouží pro zlepšení práce s kontexty. V určitých situacích může dojít ke stavu, kdy již není s některým kontextem potřeba pracovat a uživatel jej zanechal ve stavu Aktivní. Kompletní popis meta artefaktu obsahující nastavení životního cyklu, vzorových práv a popisu je uložen v příloze 1 – CD.

▪ 68 ▪


11.5.5

Meta artefakt Projekt

Meta artefakt Projekt slouží pro vytváření artefaktů typu Projekt. Tyto artefakty jsou jedním z nejdůležitějších nositelů informace v metodě GTD. S projekty souvisejí jednotlivé záležitosti, seznamy a kontakty. Projekty lze zařazovat do jednotlivých kontextů. Pro tuto funkčnost obsahuje artefakt Projekt vlastnost typu reference, do kterého se vkládá odkaz na kontext. Dalšími důležitými vlastnostmi je název projektu, popis projektu, jeho priorita a datum založení. Menu obsahující hlavní funkčnosti pro práci s projekty Základní vlastnosti projektu

Menu obsahující odkazy na funkčnosti které nad artefaktem vytvářejí aktivity související s životním cyklem artefaktu Místo pro seznam cílů projektu a další poznámky Do této tabulky budou odkazovány související záležitosti

Místo pro poznámky související s projektem

Obrázek 29: Vzhled artefaktu Projekt Pro práci s artefaktem slouží dvě menu. První se nachází v pravé části artefaktu a obsahuje odkazy na funkčnosti spojené přímo s artefaktem. Pomocí těchto funkcí je možné vytvářet nové záležitosti a kontakty. Přiložit k projektu přílohu. Vypsat všechny související artefakty pomocí referencí a zobrazit si artefakt jako formulář pro vyplnění potřebných vlastností. Následují tři funkčnosti pracující se stavem artefaktu projekt. Artefakt je možné nastavit do stavu Archivováno pomocí funkčnosti Archivovat(artefakt je přenesen do složky Archivované), nastavit stav

▪ 69 ▪


Pozastavit(artefakt je přenesen do složky Pozastavené a po 30 dnech je uživateli vytvořena aktivita, zda-li chce artefakt aktivovat či ne). Posledním stavem přenášející artefakt do jiné složky je Uzavřeno. Tento stav je nastvován pomocí funkčnosti Uzavřít(poté je artefakt přenesen do složky Dokončené). Druhé menu umístěné pod vlastnostmi artefaktu obsahuje následující funkčnosti: 1. Odkázat artefakt do seznamu Někdy/Možná – artefakt se odkáže do popisu artefaktu Někdy/Možná 2. Odkázat artefakt do seznamu Čekám na – artefakt se odkáže do popisu seznamu Čekám na. 3. Nastavit artefakt do stavu Nevyjasněno – projekt je nastaven do stavu Nevyjasněno 4. Nastavit artefakt do stavu Delegováno – projekt je nastaven do stavu Delegováno 5. Vytvořit zprávu nad artefaktem 6. Vytvořit úkol 7. Vytvořit časovou událost nad artefakt Metoda GTD popisuje, že člověk by měl diář využívat nejen k zapisování časů schůzek, ale i k poznamenávání připomínek, které se nevztahují k určitému času. Pro vytváření připomínek je doporučeno nezaškrtávat při vytváření aktivity typu schůzka hodnotu Blokovat čas v diáři. V obsahu artefaktu je prostor pro definici cílů projektu a tabulka, do které se automaticky odkazují jednotlivé záležitosti spojené s projektem. Není doporučené v rámci zachování funkčnosti tuto tabulku smazat. Pod tabulkou se nachází prostor pro vkládání komentářů. Celý obsah je možné upravovat v souvislosti s jednotlivými projekty zcela libovolně. Pro toto upravení by mělo sloužit místo pod tabulkou s komentáři. Obsah artefaktu je opět uzavřen hlavičkou a patičkou citovanou z artefaktu GTD Portál. Tyto citace slouží pro lepší orientaci uživatele v celém systému MyGTD. Artefakty typu Projekt je možné vytvářet z hlavního GTD Portálu. Po vytvoření je skript SCR Zažazení artefaktu přenese do složky 20 Projekty. V případě že jsou artefakty nastaveny pomocí funkčnosti do jednoho z pasivních stavů jsou přeneseny do odpovídající složky ve složce 60 Neaktivní položky. Funkčnosti zajišťující odkázání artefaktu do jednoho ze seznamů řeší skripty SCR Zapsat do seznamu Někdy/Možná a SCR Zapsat do seznamu Čekám na. Skripty jsou součástí přílohy 1 – CD. Kompletní popis artefaktu včetně nastavení životního cyklu a popisu je uložen v příloze 1 – CD.

▪ 70 ▪


11.5.6

Meta artefakt Seznam

Artefakty typu Seznam slouží pro zaznamenávání položek, které spolu souvisejí. Metoda GTD využívá celou řadu seznamů, nejdůležitějšími jsou seznam Čekám na a Někdy/Možná. Tyto dva základní seznamy jsou vytvořeny pomocí skriptu při vytváření organizační struktury MyGTD.

Základní vlastnosti seznamu.

Základní funkčnosti pro práci se seznamem . Tabulka určená k dokazování artefaktů pro seznamy Čekám na a Někdy/Možná

Část pro vkládání poznámek k seznamu

Obrázek 30: Artefakt typu seznam Základní seznamy(Čekám na, Někdy/Možná) slouží pro odkazování záležitostí a projektů, které budou zpracovány někdy v budoucnu, nebo je k jejich dokončení zapotřebí výstup třetí osoby. Odkazování zajištuje v metodě MyGTD skript SCR - Seznamy. Tyto dva seznamy jsou velice důležité a jejich smazání nebo překódování není doporučeno. Seznamy mohou obsahovat libovolný soupis činností, které spolu více či méně souvisí. Jedním z nejčastějších seznamů může být například soupis věcí, které si sebou bereme na dovolenou. Pro zapisování těchto seznamů je samozřejmě možné obsah artefaktu libovolně upravovat. Artefakt seznam je tvořen opět hlavičkou a patičkou citovanou z artefaktu GTD Portál. Dále artefakt obsahuje tabulu se základními vlastnostmi. V pravé části artefaktu se nachází menu odkazující na základní funkčnosti pro práci. Artefakty typu seznam se i v případě pasivních a alternativních stavů nepřesouvají do složky Neaktivní položky ale vždy zůstávají ve složce 40 Seznamy.

▪ 71 ▪


Počet seznamů není omezen a je možné je vytvářet z artefaktu GTD Portál. Na počáteční stav(Vytvořeno) je navázána aktivita, která spouští skript SCR Zařazení artefaktu, který artefakt přesune do správné složky, vyplní vlastnosti Identifikátor a Název a odkáže je do popisu Portálu. Artefakt je poté ve stavu Připraveno a aktivita Vyplnit seznam uživatele informuje o potřebě vyplnit artefakt. Kompletní popis meta artefaktu obsahující nastavení životního cyklu, vzorových práv a popisu je uložen v příloze 1 – CD.

11.5.7

Meta artefakt Záležitost

Meta artefakt záležitost slouží pro zaznamenávání všech úkolů a nápadů, které uživatel chce do systému GTD vložit a následně je řídit. Artefakty vytvořené podle tohoto meta artefaktu je možné provázat s dvěma kontexty, s projektem ke kterému se záležtitost vztahuje, s osobou(kontaktem) a s artefaktem v Unicorn Universe. Artefakty jsou vytvářeny do složky 10 Schránka. V této schránce se uživateli hromadí jednotlivé záležtiosti a poté co dojde k jejich vyplnění a nastavení stavu do stavu Aktivní, je artefakt přenesen do složky 15 Zařazené. Toto rozdělení má jednoduchý účel. Ve složce 15 Zařazené jsou vždy aktuální vyplněné záležtitosti a složka 10 Schránka se neustále vyprazdňuje. Pro rychlou práci se záležitostmi je možné využít funkčnosti systému Unicorn Universe, která umožňuje poslat e-mail roli v systému a tento e-mail bude vytvořen podle určitého meta artefaktu. Pro správné zasílání je zapotřebí dodžet následující vlastnosti: 1. E-mailová adresa adresáta musí obsahovat kód role i s kódem teritoria( v mém případě byly e-maily odesílány na adresu UUPC-BT:ucla229~GTD/[email protected]) 2. Předmět e-mailu musí obsahovat kód meta artefaktu podle kterého se e-mail do systému vytvoří(pro vytvoření záležitosti vyplnit předmět e-mailu následujícím způsobem: Předmět zprávy [GTD/MAR_ZALEZITOS]). Po odeslání z e-mailového klienta je nová záležitost automaticky přesunuta ze složky Workspace do složky 10 Schránka a je nastavena do stavu Připraveno(uživatel je o této skutečnosti informován aktivitou Vyplnit záležtiost). Artefakty vytvořené podle meta artefaktu Záležitost obsahují funkčnosti, rozdělené do dvou oddělených menu. Hlavní menu pro práci s artefaktem se nachází vedle tabulky s vlastnostmi záležitostí. Tyto funkčnosti pracují zejména s obsahem a stavem artefaktu. Záležitost je možné přenést do Archivu. Dále se zde nachází odkazy na funkčnosti pro ukončení práce s artefaktem a jeho přenesení mezi pozastavené.

▪ 72 ▪


Druhé menu obsahuje odkazy na funkčnosti pracující s aktivitami(v levé straně menu pod tabulkou s vlastnostmi artefaktu). Pomocí těchto ikon je možné vytvořit aktivitu typu Úkol, Zpráva a Schůzka pro zaznamenávání skutečností do diáře uživatele. Funkčnosti umístěné na levé straně odkazují záležitost do seznamu Čekám na nebo Někdy/Možná. Poslední dvě ikony slouží pro nastavení artefaktu do stavu Nevyjasněno(stav reprezentující určitý problém se záležitostí) a do stavu Delegováno(tento stav reprezentuje skutečně, kdy došlo k přenesení kompetence za danou záležitost jiné osobě).

Vlastnosti artefaktu

Základní funkčnosti s artefaktem typu Záležitost . Rychlé menu obsahující odkazy na funkčnosti jako : Odkázat do seznamu Někdy/Možná Odkázat do seznamu Někdy/Možná Ikony na funkčnosti vytvářející aktivity nad artefaktem Detailní popis záležitosti editovatelný pomocí editoru Prostor pro vkládání poznámek

Obrázek 31: Vzhled artefaktu vytvořeného podle meta artefaktu Záležitost V případě, že je artefakt ve stavu Pozastaveno je uživateli automaticky delegována aktivita Aktivovat záležitost 28 dní po přechodu artefaktu do stavu Pozastaveno. Záležitosti, které jsou nastaveny do pasivního stavu(Archivováno, Uzavřeno a Pozastaveno) jsou ve organizační struktuře MyGTD přenášeny do odpovídající složky ve složce 60 Neaktivní položky.

Tato

funkčnost systému zajišťuje přehlednost složky 15 Zařazené. V případě, že uživatel nemůže najít požadovanou záležitost, obsahuje artefakt GTD Portál funkčnost pro vyhledávání artefaktů podle meta artefaktu Záležitost. Artefakty typu Záležitost je možné vytvářet ze třech míst: 1. Pomocí e-mailu do Unicorn Universe

▪ 73 ▪


2. Z artefaktu GTD Portál 3. Z artefaktů vytvořených podle meta artefaktu Projekt Nově vytvořené záležtiosti jsou odkázány do hlavního portálu celé MyGTD. Kompletní popis meta artefaktu obsahující nastavení životního cyklu, vzorových práv a popisu je uložen v příloze 1 – CD.

11.5.8

Meta artefakt Založit GTD

Artefakty vytvářené podle meta artefaktu Založit GTD slouží pro založení organizační struktury celé metody GTD. Artefakt obsahuje tři hlavní vlastnosti, které jsou nezbytné pro vytvoření organizační struktury a parametrizují skript, který následně celou strukturu vytvoří. 1. Identifikátor – osobní identifikátor přidělený v rámci Unicorn Universe, například ucla229(studentský kód) 2. Role GTD Managera – reference na roli která bude za celou metodu GTD kompetentní 3. Odkaz na umístění – reference na organizační jednotku, ve které bude organizační struktura vytvořena

Vlastnosti , které je potřeba před vytvořením vyplnit .

Funkčnosti artefaktu

Obrázek 32: Vzhled artefaktu založeného podle meta artefaktu Založit GTD Před zahájením procesu vytvoření organizační struktury je nezbytné dodržet následující kroky: 1. Vytvořit organizační jednotku(s kódem například: ucla229/MyGTD) 2. Vytvořit roli kompetentní za celou organizační jednotku a následně za celou metodu GTD(s kódem role například ucla229~GTD/MGR) Při vytváření organizační jednotky a role je doporučeno dodržet základní jmenou konvceni v podobě, ve které ji definuje UNICOR ES Powered Company. Jinými slovy, pro správné fungování celé metody GTD v prostředí Unicorn Universe je nezbytné aby identifikátor zvolený uživatelem byl

▪ 74 ▪


vyplněn do formulářového pole Identifikátor a shodoval se s použitým identifikátory v kódu organizační jednotky a role. Po dodržení všech těchto pravidel je možné pomocí funkčního tlačítka Vytvořit MYGTD spustit skript SCR ZaloženíGTD, který založí celou organizační strukturu a nastaví stav artefaktu do stavu Dokočeno. Je doporučeno artefakt po této operaci smazat. Kompletní popis meta artefaktu obsahující nastavení životního cyklu, vzorových práv a popisu je uložen v příloze 1 – CD.

11.6

Skripty

Jedním z cílů implementace bylo nezatěžovat uživatele zdlouhavým přesouváním artefaktu mezi složkami a nenutit jej otevírat editor a odkazovat jednotlivé vzniklé artefakty do popisu artefaktů. Pro tento účel byly vytvořeny skripty, které měly tyto činnosti dělat za uživatele. Vzhledem ke skutečnosti, že nebylo možné skripty otestovat a případně optimalizovat pro správný chod na produkčním serveru(viz. kapitola Omezení při implementaci), nejsou nasazeny. Všechny skripty jsou uloženy v příloze 1 – CD. V příloze č. 2 – Skript SCR Založení GTD se nachází ukázkový skript.

11.6.1

Skript – SCR Založení GTD

Skript slouží pro založení organizační struktury MyGTD v uživatelem vytvořené organizační jednotce. Skript je možné spustit pouze aktivitou nad artefaktem vytvořeným podle meta artefaktu GTD Portál. Skript pracuje s vlastnostmi Identifikátor(např. ucla229), Umístění(reference na organizační jednotku MyGTD) a Role GTD Managera(odkaz na roli GTD Manager).

Připraveno

Vytvořit strukturu GTD

Script založí kompletní org. Strukturu určené GTD organizační jednotky a předá kompetenci za všechny artefakty roli GTD Manager

Před spuštěním tohoto skriptu musí existovat : 1. Org jednotka pro GTD 2. Role GTD Managera 3. Artefakt podle meta artefaktu Založit GTD

Obrázek 33: Vzhled artefaktu založeného podle meta artefaktu Založit GTD Skript vytvoří celou oprganizační strukturu a základní artefakty. Těmito artefakty je GTD Portál, seznamy Někdy/Možná a Čekám na. Těmto artefaktům vyplní hodnotu vlastnosti Identifikátor. Skript končí nastavením stavu aktitivy na Dokončeno.

▪ 75 ▪


11.6.2

Skript – SCR Zařazení artefaktu po vytvoření

Skript je spouštěn aktivitou navázánou na počáteční stav artefaktu. Slouží pro zařazení artefaktu do správné složky v organizační struktuře. Například záležitosti přenáší do složky Schránka(i nově příchozí záležitosti z e-mailu). Skript nastavuje hodnotu další vlastnosti ID a v některých případech i vlastnost Název. To slouží zejména pro přehlednost jendotlivých artefaktů, jelikož jsou všechny vlastnosti Název odkázány v popisu do nadpisu. Skript také odkazuje artefakty typu Záležtiost, Projekt, Seznam a Kontext do popisu GTD Portál.

Obrázek 34: Princip skriptu SCR zařazení artefaktu V případě chyby se aktivita spouštějící skript nastavuje do stavu problém, který popisuje vzniklou chybu.

11.6.3

Skript - SCR Zařadit záležtiost

Skript je navázán na aktivitu spouštěnou pouze z artefaktu vytvořeného podle meta artfaktu Záležitost. Tato aktivita se spouští automaticky, přechází-li záležtiost do stavu Aktivní. Hlavní funkčností skriptu je přenést artefakt do složky Zařezené a odkázat artefakt do popisu projektu se kterým je záležitost spojena pomocí reference ve vlastnosti Projekt. Záležitosti se postupně odkazují do tabulky ZALEZITOSTI(přesný název tabulky v XML artefaktu). Nově vytvořená záležitost je dosazena vždy na začátek tabulky. Tento skript je spouštěn i ve chvíli, kdy je artefakt nastaven pomocí aktivity ze stavu Pozastaveno do stavu Aktivní.

▪ 76 ▪


11.6.4

Skript – SCR Přesunout do uzavřených

Skript je navázán na aktivitu Nastavit stav Uzavřeno. Cílem této aktivity je přenést artefakt do složky Dokončené. Skript pracuje s vlastností artefaktu ID. Pomocí této hodnoty nalezne správnou složku a přenese artefakt. Celý proces končí nastavením stavu artefaktu do stavu Uzavřeno.

Obrázek 35: Princip skriptu Přesunout do uzavřených

11.6.5

Skript – SCR Přesunout do archivu

Skript SCR Přesunout do archivu přenáší artefakt, na kterém došlo ke spuštění aktivity Nastavit stav Archivováno, do složky Archivované. Skript pracuje s vlastností artefaktu Identifikátor. Ta slouží pro nalezení správné složky. V případě chyby je uživatel informován prostřednictvím stavu aktivity spouštějící skript.

Obrázek 36: Princip skriptu Přesunout do archiu

11.6.6

Skript – SCR Přesunout do pozastavených

Tento jednoduchý skript přenáší artefakty ve struktuře MyGTD. Je navázán na aktivitu jejímž výstupem je nastavení stavu artefaktu do stavu Pozastaveno. Artefakt je přenesen do složky Pozastavené.

Obrázek 37: Princip skriptu Přesunout do pozastavených

11.6.7

Skript – Zapsat do seznamu Někdy/Možná

Skript slouží pro odkázání artefaktu do tabulky v seznamu Někdy/Možná. Funkčnost je dostupná z artefaktů vytvořených podle meta artefaktu Záležitost a Projekt. Skript pracuje pouze s artefaktem Někdy/Možná a s jménem tabulky, do které se záležitosti(projekt) odkazují. Tabulka do které skript odkazuje se musí nacházet na seznamu Někdy/Možná a musí být pojmenována SEZNAM. Tento

▪ 77 ▪


požadavek zajišťuje skript Založit GTD, který seznam automaticky vytvoří podle meta artefaktu Seznam, na kterém je nastaveno jméno tabulky. V případě, že skript požadovanou tabulku nebo artefakt nenajde, skončí aktivita chybou a uživatel je o ní informován ve svém úkolovníku. Skript vytvoří další řádek v tabulce SEZNAMY v artefaktu Někdy/Možná . Na stejném pricipu pracuje i skript navázaný na aktivitu Zapsat do Čekám na. Tento skript zapisuje projekt nebo záležitost do seznamu Čekám na. Tento seznam se vytváří automaticky při založení struktury GTD.

Obrázek 38: Princip skriptu Zapsat do seznamu Někdy/Možná

11.7

Důležité artefakty a tabulky

Pro správný chod celého MyGTD je nezbytné dodržovat následující pravidla: 1. Neměnit kódy jednotlivých složek vytvořených skriptem Založení GTD 2. Nemodifikovat základní vlastnosti a obsah artefaktu GTD Portál 3. Nemazat artefakt Někdy/Možná 4. Nemazat artefakt Čekám na 5. Nemazat tabulku Související záležtiosti z projektových artefaktů 6. Nemazat hodnotu vlastnosti ID(nebo vlastnost samotnou) z jakéhokoliv artefaktu V případě, že dojde k porušení jednoho z těchto pravidel, nebudou některé základní funkčnosti MyGTD fungovat korektně. Celý systém je navržen tím způsobem, aby uživateli posktyl určitou volnost pro upravení MyGTD podle vlastního vkusu a potřeb.

▪ 78 ▪


11.8

Dokumentace

Všechny vytvořené meta artefakty jsou popsány pomocí artefaktu Definice meta artefaktu. Tyto artefakty slouží jako dokumentace meta artefaktu v systému. Popisují všechny objekty konkrétního meta artefaktu a slouží jako podklad pro ruční založení popsaného meta artefaktu.[9] Definice meta artefaktů jsou součástí přílohy 1 – CD. Životní cykly jednotlivých artefaktů obsahují i aktivity na které by měl být navázan skript.

11.9

Nápověda

V rámci implementace metody GTD v prostředí Unicorn Universe vznikla nápověda určená pro uživatele a pro lepší práci s jednotlivými artefakty. Tato nápověda obsahuje popis procesu vytvoření jednotlivých artefaktů. Popis osnovy jednotlivých artefaktů a základní funkčnosti, které obsahují. Dále nápověda popisuje způsob zavedení celého MyGTD do prostředí Unicorn Universe(v případě, že je uživateli poskytnuto rozhraní pro vytváření artefaktů do MyGTD) a základní pravidla, které by uživatel při práci měl dodržovat. Napověda je součástí přílohy 1 – CD. Je k dispozici ve formátu PDF a pro zavedení do Unicorn Universe jsou přiloženy UUArchivy jednotlivých listů nápovědy.

Obrázek 39: Ukázka z nápovědy

▪ 79 ▪


12.

ZÁVĚR

Hlavním cílem této bakalářské práce bylo vytvořit důvěryhodný a použitelný systém pro podporu metody Getting Things Done v prostředí Unicorn Universe. K realizaci toho cíle byla celá metoda GTD zanalyzována a byly popsány její základní postupy. Dále byly popsány základní funkčnosti internetové služby Unicorn Universe, ve které byl celý systém realizován. Před zahájením implementace metody GTD jsem detailně popsal a definoval základní součásti, které metoda GTD využívá pro organizaci práce. Z tohoto kroku mi vyplynuly základní artefakty a postupy, které bylo třeba vytvořit za pomoci metodiky v systému Unicorn Universe. Z této části vyplnula potřeba relizovat celkem sedm základních meta artefaktů, které by pokryly všechny záležitosti, se kterými metoda GTD pracuje. Jedná se o meta artefakty nazvané GTD Portál, Kontext, Kontakt, Projekt, Seznam, Záležitost a Založit GTD. Všechny tyto meta artefakty byly popsány pomocí Definice meta artefaktu. Tyto definice obsahují návod, jak jednotlivé meta artefakty vytvořit v systému Unicorn Universe. Pro každý meta artefakt definují jeho životní cyklus, základní nastavení, vzory přístupových práv, vzor osnovy a obsah meta artefaktu. Dále byly vytvořeny skripty, které měly celý proces správy metody GTD v prostředí Unicorn Universe automatizovat. Z bezpečnostních důvodů nebylo možné tyto skripty nasadit v prostředí, ve kterém byla metoda GTD v rámci systému Unicorn Universe implementována. Scripty byly pouze otestovány na správnost Javascriptové syntaxe a jsou součástí přílohy této bakalářské práce. Další částí, kterou implementace obsahuje je nápověda pro jednotlivé funkčnosti systému. Při implementaci systému jsem se snažil vytvořit přehledný systém, který by mohl pro uživatele Unicorn Universe znamenat přínos. Snažil jsem se implementovat metodu GTD s co možná největším důrazem na její přehlednost a jednoduchost. Myslím si, že i přes určité omezení, kterými služba Unicorn Universe disponuje, jsem tento cíl splnil. Bohužel, nebylo možné implementovat mnou navrhnutý systém v celkovém rozsahu, jelikož nebylo umožněno zavedení skriptů do produkčního teritoria. Mnou navrhnutý systém obsahuje základní funkčnosti pro organizaci záležitostí, projektů, seznamů, kontaktů a kontextů. Jednotlivé části systému jsou spolu provázány pomocí referencí a odkazů. Hlavní GTD Portál obsahuje přehled všech aktuálních záležitostí, projektů a seznamů. Využitím funkčnosti E-mail do Unicorn Universe jsem dosáhl rychlého vytváření nových záležitostí do systému GTD. Metoda GTD vychází z předpokladu, že jí může každý člověk aplikovat v takové míře, že je mu přínosem. Tuto skutečnost jsem se snažil aplikovat do svého systému v nastavení přístupových práv nad jednotlivými artefakty. Ponechal jsem v podstatě celý systém otevřený, ale definoval jsem

▪ 80 ▪


šest základních pravidel, kterými se uživatel musí při práci s GTD v Unicorn Universe řídit. Myslím si, že tímto způsobem jsem docílil určité otevřenosti celého systému a dávám jeho uživatelům možnost modifikovat jej podle svého uvážení.

▪ 81 ▪


13.

CONCLUSION

The main objective of this bachelor thesis was to create reliable and useable system for supporting the Getting Things Done method in the Unicorn Universe environment. To realize this objective the whole GTD method was analyzed and it basic procedures was described. Basic procedures of the internet service Unicorn Universe were described and in this system was whole GTD realized. Before begin of implementation the GTD method I described and defined the basic procedures, which the method GTD use for work organization. From this step I found out basic artifacts and processes, which were needed to create throught Unicorn Universe methodology. From this part results the requirement to realize seven basic meta artifacts, which could cover all matters in GTD method. These are meta artifacts called GTD Portal, Context, Contact, Project, List, Matter and Create GTD. All the meta artifacts were described by the Meta artifact definition. These definitions contain instructions how to create all these meta artifact in system Unicorn Universe. For each meta artifact they define its life cycle, basic properties, model of access rights, model of scheme and meta artifact's content. There were created scripts, which should automatizate whole process of administration GTD method in the Unicorn Universe. Because of security reasons it was impossible to use these scripts in environment, where the GTD method has been implemented. The scripts were only tested on correct Javascript syntax and they are part of attachment of this bachelor thesis. The implementation also includes help for individual system functionalities. During implementation of aplication, I tried to create simple system, which could be effective for users of the Unicorn Universe system. I sought to implement the GTD method with accent on clarity and simplicity. I think that even throught some limitations of Unicorn Universe, I achieved this objective. Unfortunately, I was able to implemented my proposal of system in whole range, because it was unable to use these scripts into production territory. My proposal of system contain the basically functioning for organization of matters, projects, lists, contacts and contexts. Each parts of system are coherent together by references and links. Main GTD Portal contains the overview of all actual matters, projects and lists. I reached the fast creating the new matters to the GTD system by using the function E-mail to the Unicorn Universe. The GTD method is from an assumption that each user can aply it in the such rate which is benefit. I tried to aply this fact to my system in the setting of approaches rights over individual artefacts. Basicaly I reserved open whole system, but I defined five basic rules, which the user have to manage during working with GTD in the Unicorm Universe. I think that I achieved certainly

▪ 82 ▪


openness of whole system by this way and I give to users the posibillity to modificate it by discretion of each user.

▪ 83 ▪


14.

SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY

1. David Allen (2001), Getting Things Done: The art of stress-free productivity. ISBN 978-014-200028-1 2. David Allen, Mít vše hotovo – Jak zvládnout práci i živat a cítít se při tom dobře, v roce 2008 vydalo nakladatelství Jan Melvil Publishing v českém překladu. ISBN 978-80-9039128-4 3. Materiály předmětu Unicorn ES platform(UEP) vyučovaného na Unicorn College, materiály dostupné v elektronické podobě na stránkách www.unicorncollege.cz 4. Practia – internetové stránky americké společnosti zabývající se osobním rozvojem a organizací pracovního procesu. Stránky dostupné na adrese http://www.priacta.com/ 5. Mít vše hotovo.cz – český portál zabývající se metodou GTD. Stránky jsou dostupné na adrese http://www.mitvsehotovo.cz 6. iPhoneTips – internetový portál zabývající se produkty společnosti Apple a aplikacemi vytvořenými pro iOS. Dostnpný na http://www.iphonetips.cz/ 7. Hospodářské noviny(24.

Září 2010), Víc než software(komerční příloha deníku

Hospodářské noviny) 8. Unicorn ES Methodology – Handbook, příručka popisující nastavení metodiky v Unicorn Universe, dostupná na http://www.unicornuniverse.eu/ 9. UNICORN ES Powered Comapy – metodika pro řízení všech podnikových procesů s podporou korporátního informačního systému vybudovaného nad platformou Unicorn ES. Dostupná na www.unicornuniverse.eu(kód artefaktu – UESPC/PORTAL) 10. Steve Suehring (2008), JavaScript – krok za krokem, v roce 2008 vydalo nakladatelství Cpress. ISBN 978-80-251-2241-9 11. Script V1 HOWTO Script in UES – oficiální dokumentace k procesu skriptování v Unicorn ES. Dostupná na www.unicornuniverse.eu 12. UES API Overview – oficiální referenční příručka skriptovacího API. Dostupná na www.unicornuniverse.eu 13. Oficiální nápověda systému Unicorn Universe. Dostupná na internetových stránkách www.unicornuniverse.eu

▪ 84 ▪


15.

SEZNAM POUŽITÝCH SYMBOLŮ A ZKRATEK

Zkratka

Popisek

GTD

Getting Things Done

UU

Unicorn Universe

UNICORN ES

UNICORN Enterprise System

MyGTD

Pojmenování mnou navrhnutý GTD systém v Unicorn Universe

AJAX

Asynchronous JavaScript and XML - technologie pro vývoj interaktivních webových aplikací

SCR

Zkratka označující skript v prostředí Unicorn Universe

iOS

Operační systém vyvinutý společností Apple

▪ 85 ▪


16.

SEZNAM OBRÁZKŮ

Seznam použitých obrázků Obrázek 1: Člověk a GTD....................................................................................................12 Obrázek 2: Pětistupňové řízení pracovního procesu............................................................15 Obrázek 3: Rozhodovací strom[2].......................................................................................18 Obrázek 4: Základní seznamy fáze uspořádání....................................................................20 Obrázek 5: Proces a aktivity týdenního hodnocení..............................................................22 Obrázek 6: 6 perspektiv priorit............................................................................................24 Obrázek 7: Proces přirozeného plánování............................................................................25 Obrázek 8: Proces přípravy před zavedením GTD..............................................................29 Obrázek 9: Proces přípravy před zavedením GTD..............................................................30 Obrázek 10: Úvodní stránka Nozbe.com.............................................................................33 Obrázek 11: Důležité vlastnosti pro výběr správného GTD software..................................36 Obrázek 12: Struktura Unicorn Universe[3]........................................................................37 Obrázek 13: Struktura teritorií v Unicorn Universe.............................................................39 Obrázek 14: Rozdělení rolí v Unicorn Universe..................................................................39 Obrázek 15: Přístupová práva v systému UNICORN ES[3]................................................45 Obrázek 16: Vlastnosti artefaktu[3].....................................................................................47 Obrázek 17: Artefakt a druhy uložiště informací.................................................................47 Obrázek 18: Barevný semafor stavu artefaktů a aktivit[3]...................................................52 Obrázek 19: Příklad odeslání požadavku.............................................................................53 Obrázek 20: Implementace Unicorn ES[3]..........................................................................54 Obrázek 21: Meta artefakt a jeho součásti[8].......................................................................55 Obrázek 22:Koncept systému MyGTD................................................................................61 Obrázek 23: Organizační struktura MyGTD........................................................................62 Obrázek 24: Meta artefakty..................................................................................................64 Obrázek 25: Vzhled artefaktu vytvořeného podle meta artefaktu GTD Portál....................65 Obrázek 26: Životní cyklus artefaktu GTD Portál...............................................................66 Obrázek 27: Obsah artefaktu založeného podle meta artefaktu Kontakt.............................67 Obrázek 28: Vzhled artefaktu Kontext.................................................................................68 Obrázek 29: Vzhled artefaktu Projekt..................................................................................69 Obrázek 30: Artefakt typu seznam.......................................................................................71 Obrázek 31: Vzhled artefaktu vytvořeného podle meta artefaktu Záležitost.......................73 Obrázek 32: Vzhled artefaktu založeného podle meta artefaktu Založit GTD....................74 Obrázek 33: Vzhled artefaktu založeného podle meta artefaktu Založit GTD....................75 Obrázek 34: Princip skriptu SCR zařazení artefaktu............................................................76 Obrázek 35: Princip skriptu Přesunout do uzavřených........................................................77 Obrázek 36: Princip skriptu Přesunout do archiu.................................................................77 Obrázek 37: Princip skriptu Přesunout do pozastavených...................................................77 Obrázek 38: Princip skriptu Zapsat do seznamu Někdy/Možná..........................................78 Obrázek 39: Ukázka z nápovědy..........................................................................................79

▪ 86 ▪


17.

SEZNAM TABULEK

Seznam tabulek Tabulka 1. - Přehled typů účtů v Nozbe...............................................................................32 Tabulka 2. - Přehled rolí a obsazení[3]................................................................................44 Tabulka 3. - Přehled složek v organizační struktuře MyGTD.............................................63

▪ 87 ▪


18.

PŘÍLOHA 1 – CD

Strukruta obsahu přiloženého CD je následující: 1. složka Meta artefakty 1. MD GTD Portál – složka obsahuje definici meta artefaktu ve formátu PDF, UU Archiv popisu meta artefaktu, UU Archiv obsahu meta artefaktu a soubor CSV s nastaveím přístupovách práv.Stejný obsah pro každý meta artefakt je ve všech následujícíh složkách MD. 2. MD Kontakt 3. MD Kontext 4. MD Projekt 5. MD Seznam 6. MD Záležitost 7. MD Založit GTD 2. složka Nápověda - složka obsahuje uživatelskou nápovědu pro systém MyGTD 1. Postup zavedení MyGTD 2. Popis jednotlivých artefaktů a práce s nimi 3. složka Použité ikony a obrázky – složka obsahuje všechny použíté obrázky ve formátu JPG 4. Skripty – složka obsahuje všechny realizované skripty 1. SCR_Přesunout_do_pozastavených.js 2. SCR_Přesunout_do_uzavřených.js 3. SCR_Přesunout_k_archivaci.js 4. SCR_ZaloženíGTD.js 5. SCR_Zapsat_do_seznamu_čekám_na.js 6. SCR_Zapsat_do_seznamu_Někdy_Možná.js 7. SCR_Zařazení_artefaktu.js 8. SCR_Zařadit_záležitost.js

▪ 88 ▪

BAKALÁŘSKÁ PRÁCE. Aplikace metody GTD v Unicorn Universe. Application of GTD method in Unicorn Universe Tomáš Heřtus

Recommend Documents