BAHAN DIKLAT PRAJABATAN GOLONGAN III MANAJEMEN PERKANTORAN MODEREN

BAHAN DIKLAT PRAJABATAN GOLONGAN III

MANAJEMEN PERKANTORAN MODEREN

OLEH: SUBARTINI

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI JAKARTA 2008

DAFTAR ISI

Kata Pengantar Kepala Pusdiklat Pegawai...................................................................

i

Daftar Isi ........................................................................................................................

ii

1. PENDAHULUAN ................................................................................................... A. Deskripsi Singkat............................................................................................. B. Tujuan Pembelajaran.......................................................................................

1 1 1

2. Kegiatan Belajar 1 ADMINISTRASI, MANAJEMEN, DAN ORGANISASI........................................

3

2.1. Uraian dan Contoh .......................................................................................... A. Pengertian-pengertian ........................................................................... B. Lingkup Pekerjaan dalam Suatu Organisasi/Instansi .......................... C. Pengorganisasian Pekerjaan Kantor.................................................... D. Manajemen Perkantoran Modern ......................................................... 2.2. Rangkuman ...................................................................................................... 2.3. Latihan 1 ..........................................................................................................

3 3 6 7 9 11 12

3. Kegiatan Belajar 2 PENANGANAN SURAT .......................................................................................

13

3.1. Uraian ............................................................................................................ A. Pengolahan Surat Masuk ...................................................................... B. Pengolahan Surat Keluar ...................................................................... C. Beberapa Hal yang Perlu Diketahui Mengenai Surat .......................... D. Wewenang Penandatanganan Surat.................................................... E. Penunjukan Pejabat Pengganti ............................................................. F. Cap Dinas .............................................................................................. 3.2. Rangkuman.................................................................................................... 3.3. Latihan 2 ........................................................................................................

13 14 19 23 32 34 35 42 43

4. Kegiatan Belajar 3 PELAYANAN TELEPON ......................................................................................

44

4.1. Uraian ............................................................................................................ A. Telepon dari Luar................................................................................... B. Menelepon Keluar .................................................................................. 4.2. Rangkuman ................................................................................................. 4.3. Latihan 3 ......................................................................................................

44 45 47 49 49

5. Kegiatan Belajar 4 PENERIMAAN TAMU KANTOR..........................................................................

50

5.1. Uraian ............................................................................................................ A. Ruang Penerimaan Tamu ..................................................................... B. Cara Penerimaan Tamu Kantor............................................................ 5.2. Rangkuman.................................................................................................... 5.3. Latihan 4 .......................................................................................................

50 50 51 56 56

i

6. Kegiatan Belajar 5 TATA CARA MENGARSIP ..................................................................................

57

6.1.Uraian............................................................................................................... A. Pengertian Arsip .................................................................................... B. Pengertian Filing .................................................................................... C. Sistem Filing ........................................................................................... D. Asas-asas Filing .................................................................................... E. Syarat-syarat Seorang Juru Arsip ........................................................ 6.2.Rangkuman ...................................................................................................... 6.3.Latihan 5 ..........................................................................................................

57 57 58 59 61 66 67 67

7. Kegiatan Belajar 6 PENULISAN LAPORAN .......................................................................................

68

7.1. Uraian ............................................................................................................ A. Pengertian, Fungsi, dan Macam Laporan ............................................ B. Syarat-syarat Laporan yang Baik ......................................................... C. Langkah-langkah dalam Penulisan Laporan ........................................ D. Sistematika Laporan.............................................................................. E. Aturan Pengetikan Laporan .................................................................. 7.2. Rangkuman ................................................................................................... 7.3. Latihan 6 .......................................................................................................

68 68 71 71 75 77 78 78

8. Kegiatan Belajar 7 TATA CARA MENYELENGGARAKAN RAPAT ...............................................

79

8.1. Uraian ............................................................................................................ A. Pengertian Rapat................................................................................... B. Macam-macam Rapat........................................................................... 8.2. Rangkuman.................................................................................................... 8.3. Latihan 7 .......................................................................................................

79 79 79 82 82

9. Kegiatan Belajar 8 PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI BAGI PEKERJAAN KANTOR.................................................................................................................

83

9.1. Uraian ............................................................................................................ A. Pengertian Teknologi Informasi ............................................................ B. Peranan Teknologi Informasi ................................................................ C. Aplikasi dalam Pekerjaan Kantor .......................................................... D. Manfaat Teknologi Informasi Berbasis Internet................................... E. Pengaruh Teknologi terhadap Perkantoran ......................................... 9.2. Rangkuman.................................................................................................... 9.3. Latihan 8 ........................................................................................................

83 83 83 88 88 88 89 90

10. TES FORMATIF......................................................................................................

91

11. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT ................................................................

94

12. KUNCI JAWABAN ..................................................................................................

95

13. DAFTAR PUSTAKA ...............................................................................................

96

14. DAFTAR LAMPIRAN ii

MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

1. PENDAHULUAN A. DESKRIPSI SINGKAT Dalam sebagian hidup Anda, Anda menjadi anggota satu atau beberapa organisasi. Salah satunya adalah organisasi di mana Anda bekerja saat ini. Elemen yang sangat mendasar dalam organisasi adalah sasaran yang merupakan tujuan yang diusahakan untuk dicapai oleh suatu organisasi. Kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan dalam organisasi ada dua jenis yakni kegiatan pokok (yang secara langsung berhubungan dengan tujuan) dan kegiatan penunjang (yang bersifat membantu, melayani, memudahkan, dan memperlancar tugas pokok). Kegiatan penunjang disebut dengan pekerjaan perkantoran, dalam bahasa Inggris sering disebut office work atau paperwork. Saat ini Anda sudah diangkat menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil, dan telah melaksanakan pekerjaan kantor. Tetapi apakah Anda menyadari bahwa pekerjaan yang Anda lakukan di kantor sangat penting karena berkaitan dengan data/informasi sehingga perlu dikelola dengan baik agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif, dan bagaimana dampaknya apabila suatu organisasi pengolahan data/informasi tidak dikelola dengan baik. Seiring dengan berkembangnya kemajuan jaman dan teknologi terutama teknologi informasi, maka pekerjaan kantor perlu dikelola secara modern, oleh karena itu dalam diklat ini Anda diberikan mata pelajaran pengetahuan manajemen perkantoran modern. Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan organisasi. Lingkup pekerjaan kantor terdapat dua jenis pekerjaan, yakni pekerjaan tulis-menulis dan bukan tulis-menulis. Dalam modul ini Anda akan mempelajari bagaimana merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan pekerjaan tulis-menulis yang berkaitan dengan penanganan surat dan pekerjaan bukan tulis-menulis antara lain pelayanan telepon dan penerimaan tamu dan tata cara pengarsipan surat. B. TUJUAN PEMBELAJARAN 1. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU) Setelah mempelajari modul mata diklat Manajemen Perkantoran Modern, para peserta Diklat Prajabatan Golongan III diharapkan mampu mengaplikasikan dan menerapkan manajemen perkantoran modern di unit kerjanya.

1

2. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK) Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta prajabatan Golongan III diharapkan mampu: a. Menjelaskan pengertian Administrasi, manajemen, dan organisasi kantor, pekerjaan kantor, pengorganisasian pekerjaan kantor, manajemen perkantoran, dan manajemen perkantoran modern; b. Menerapkan cara penanganan surat; c. Menerapkan cara pelayanan telepon; d. Menerapkan cara penerimaan tamu; e. Menerapkan tatacara mengarsip; f. Menerapkan tata cara menyelenggarakan rapat; g. Menyusun pelaporan; h. Menjelaskan peranan teknologi informasi perkantoran. 3. Pokok Bahasan a. Administrasi, manajemen , organisasi, manajemen perkantoran modern; b. Penanganan Surat; c. Pelayanan Telepon; d. Penerimaan Tamu Kantor; e. Tata Cara Mengarsip; f. Tata cara menyelenggarakan rapat; g. Menyusun pelaporan; h. Peranan Teknologi Informasi bagi Pekerjaan Kantor.

2

2. Kegiatan Belajar 1

ADMINISTRASI, MANAJEMEN, ORGANISASI DAN MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN 2.1 URAIAN A. PENGERTIAN-PENGERTIAN 1. ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN Dalam pemakaian sehari-hari, kata administrasi sering diartikan dalam dua macam pengertian yaitu dalam arti luas dan dalam arti sempit. Menurut The Liang Gie, administrasi dalam arti luas diterjemahkan sebagai keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan dalam suatu kerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati bersama. Perumusan demikian didasarkan kepada kenyataan bahwa pada setiap instansi/kantor selalu ada dua jenis pekerjaan yaitu pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. Dalam arti sempit, administrasi dirumuskan sebagai pencatatan keteranganketerangan secara tertulis. Keterangan-keterangan tersebut selain dapat digunakan untuk keperluan sehari-hari, tapi dapat juga digunakan untuk keterangan di masa yang akan datang. Administrasi dalam arti sempit sering disebut tata usaha. Menurut The Liang Gie, Manajemen adalah rangkaian kegiatan menggerakkan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Namun terkadang istilah administrasi dengan manajemen sering tidak dibedakan, karena merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan. 2. ORGANISASI Secara umum administrasi memusatkan perhatian kepada organisasi baik organisasi pemerintah, personil, keuangan, dan lain-lain. Dalam kehidupan sehari-hari Anda tidak lepas dari organisasi. Mengapa organisasi diperlukan? Organisasi diperlukan karena kita tidak dapat mengerjakan gagasan, ide tanpa bantuan orang lain. Organisasi dirasakan mutlak karena merupakan wadah atau kerangka kerja sama antarmanusia untuk mencapai tujuan. Secara sederhana organisasi dapat diartikan sebagai sekelompok orang yang bersatu-padu, bekerja secara formal berdasarkan tata tertib tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah disetujui bersama. Dengan rumusan tersebut dapat dilihat unsur-unsur organisasi adalah: kelompok orang, kerja sama, tujuan, keterikatan formal, dan susunan hierarkhi. 3. KANTOR Dalam pergaulan sehari-hari apabila kita mendengar percakapan seseorang yang menggunakan kata kantor, seakan-akan kita sudah memahami benar arti kantor yang diucapkannya, dan seakan-akan hanya ada

3

satu pengertian mengenai kata kantor. Akan tetapi bila kita perhatikan dengan cermat, kata kantor mempunyai beberapa arti, tergantung kepada kalimat yang diucapkan oleh si pembicara. Untuk lebih jelasnya kita perhatikan kalimat-kalimat berikut yang semuanya menggunakan kata kantor. Pemuda A mengatakan : “Kantor itu tidak baik, masa lamaran sudah disampaikan sebulan yang lalu sampai saat ini belum dijawab”. Bapak B mengatakan : “Memang tidak mudah untuk bertemu dengan dia, kita harus minta waktu terlebih dahulu beberapa hari sebelumnya, ia orang kantor”. Bapak C berkata kepada anaknya : “Kantormu bagus, berdinding kaca, tingkat 20 dan memakai tangga berjalan“. Seorang sekretaris D berkata kepada tamu : “Sebaiknya Bapak datang lagi sekitar pukul 3 siang, Sekarang Bapak Kepala PUSDIKLAT sedang tidak ada di kantor“. Seorang pegawai E dari suatu perusahaan swasta berkata kepada temannya : “Agar kamu dapat mengetahui apakah usulan cuti kamu disetujui atau tidak, tanyakan saja kepada temanmu atau langsung ke kantor Sekretariat“. Seorang pegawai F setelah ditanya oleh teman sekerjanya menjawab: “Saya tugas ke New York bersama Bapak Dawam selama dua minggu, dibiayai kantor“. Bila kita renungkan, kata kantor seperti tersebut pada kalimat-kalimat di atas mempunyai arti yang tidak sama. Yang dimaksudkan kantor oleh pembicara A adalah kegiatan atau pelayanan yaitu pelayanannya tidak baik karena surat sudah disampaikan sebulan yang lalu tapi tidak dijawab sampai saat ini. Kantor yang dimaksud pembicara B adalah jabatan, jadi yang dimaksud orang kantor adalah seorang pejabat. Lain halnya yang dimaksudkan oleh pembicara C, kantor yang dimaksudkannya adalah gedung tempat anaknya bekerja. Yang dimaksudkan oleh sekretaris D, kantor adalah ruangan kerja Kepala PUSDIKLAT, karena itu ia menyarankan kepada tamu agar datang lagi sekitar pukul 3 siang yang mungkin menurut jadwal acara yang ia ketahui pada sekitar pukul 3 tersebut Kepala PUSDIKLAT akan ada di ruangan kerjanya. Berbeda dengan yang dimaksudkan sekretaris D, kantor yang dimaksudkan pegawai E adalah salah satu unit kerja di perusahaan di mana ia bekerja; jadi yang dimaksudkannya adalah bagian Sekretariat. Kantor yang dimaksudkan pegawai F, bukan bagian Sekretariat, tapi instansi atau perusahaan di mana ia dan Pak Dawam bekerja. Dari contoh-contoh di atas, kita sudah dapat mengetahui enam macam pengertian kantor yaitu jasa/pelayanan, jabatan, gedung tempat bekerja, ruang kerja, unit kerja/bagian/biro, dan instansi atau badan usaha. Oleh karena itu agar kita dapat mengerti benar apa yang dimaksudkan kantor oleh seorang pembicara, kita harus memahaminya dalam kaitan apa kata kantor itu digunakan oleh pembicara dalam kalimatnya. Perbedaan-perbedaan seperti di atas, bukanlah hal yang baru, karena para ahli di bidang administrasi perkantoran pun dalam perumusan yang dibuatnya mempunyai pendapat yang tidak selalu sama mengenai pengertian kantor. Seorang ahli perkantoran, Paul Mahieu, mengemukakan bahwa kantor adalah tempat dalam suatu badan usaha dimana dilaksanakan pekerjaan administratif yang dapat dilakukan dengan tangan atau mesin. Pekerjaan

4

administratif senantiasa terdiri dari pencatatan pelbagai keterangan yang penting bagi badan usaha yang bersangkutan. Ahli yang lain, Glenn W. Howard & Edward Masonbrink mengemukakan: Kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi dan proses menangani informasi tersebut, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan. Pengertian kantor yang dimaksudkan dalam modul ini adalah pengertian yang lebih mirip dengan yang dikemukan Glenn W. Howard dan Edward Masonbrink yaitu tempat penyelengaraan kegiatan menangani informasi dan proses penanganan informasi tersebut. 4. PEKERJAAN KANTOR Setelah mengetahui pengertian kantor, untuk lebih memperluas wawasan kita perlu mengetahui pengertian pekerjaan kantor. Seperti halnya pengertian kantor, perumusan pengertian pekerjaan kantor dapat merujuk kepada rumusan yang dikemukakan oleh para ahli. William H. Leffingwell dan Edwin M. Robinson, mengemukakan pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha yang bersangkutan, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat itu mungkin merupakan sejarah daripada pelaksanaan urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, daftar-daftar harta benda, rencana-rencana dan jadwal-jadwal, laporan-laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak. George R. Terry mengemukakan, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan. Walaupun kedua pendapat di atas tidak memberikan pengertian yang persis sama, tetapi ada unsur kesamaannya yaitu bahwa pekerjaan kantor adalah segala kegiatan yang ada kaitannya dengan penanganan informasi/keterangan-keterangan baik informasi itu berupa lisan atau sudah berbentuk warkat-warkat. Secara definitif yang dimaksud dengan keterangan adalah pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh melalui pembacaan atau pengamatan, dan yang dimaksud warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk keperluan membantu ingatan. Yang dimaksud dengan keterangan dan warkat dalam rumusan di atas, adalah semua keterangan dan informasi dari instansi yang bersangkutan, demikian juga warkat yang dimaksud adalah catatan tertulis atau bergambar atau rekaman yang bertalian dengan kegiatan instansi tersebut. Pekerjaan kantor atau pekerjaan ketatausahaan, dilihat dari kegiatannya dapat dibedakan dua macam, yakni pekerjaan yang tulis-menulis 5

misalnya penanganan surat masuk, penanganan surat keluar (korespondensi), penghitungan dan pembuatan laporan, sedangkan pekerjaan yang bukan tulis-menulis terdiri dari pengiriman surat, penggandaan surat dinas, penyimpanan surat, pelayanan telepon, penerimaan tamu, penataan ruang kantor, penataan lingkungan kantor. 5. MANAJEMEN PERKANTORAN Dari pengertian di atas maka kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan, digerakkan oleh semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan dengan sebaikbaiknya agar organisasi dapat mencapai tujuannya. Menurut George Terry, Manajemen Perkantoran adalah ”Controlling and organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective. It deals with the life cycle of business information and retention if of permanent value, of destruction if obsolete” (Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang). Menurut The Liang Gie ”Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal”. Dengan demikian maka pengertian manajemen perkantoran, yakni penyelenggaraan semua kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor. Namun demikian cakupan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkatoran, tetapi juga segala sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan kantor yakni pegawai, prosedur dan metode, biaya perkantoran dan lain-lain. B. LINGKUP PEKERJAAN DALAM SUATU ORGANISASI/INSTANSI Secara garis besar, pekerjaan di suatu instansi ada dua jenis pekerjaan/tugas yakni: 1. Tugas Pokok disebut juga kegiatan substantif/operatif, yakni kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Oleh karena berhubungan langsung dengan tujuan organisasi, maka tugas pokok masing-masing instansi berbeda satu dengan lainnya. Misalnya pekerjaan pokok Direktorat Jenderal Bea dan Cukai adalah melakukan sebagian tugas Departemen Keuangan di bidang pemungutan pajak negara dalam bentuk bea dan cukai serta pungutan lainnya, berdasarkan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan, akan berbeda dengan pekerjaan pokok unit lain di lingkungan Departemen Keuangan. Dengan demikian maka tugas pokok tidak lain adalah pekerjaan

6

yang menurut surat keputusan mengenai tugas pokok, fungsi harus dilaksanakan. 2. Tugas Penunjang adalah kegiatan-kegiatan yang bersifat membantu, melayani, memudahkan dan memperlancar tugas pokok. Biasanya pekerjaan administratif, misalnya penanganan pegawai, keuangan, perlengkapan. Tugas Penunjang disebut juga pekerjaan perkantoran. Pekerjaan Penunjang atau perkantoran di setiap unit sama. C. PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR Pekerjaan kantor dapat diorganisir dengan menggunakan salah satu asas dari tiga asas yang biasa digunakan, baik oleh instansi-instansi Pemerintah maupun instansi swasta. Ketiga asas tersebut yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas campuran. 1. Asas Sentralisasi Bila digunakan asas ini, maka semua pekerjaan kantor ditangani oleh unit tersendiri dalam instansi yang bersangkutan. Unit-unit lainnya hanya difokuskan kepada pelaksanaan tugas-tugas pokok instansi. Asas sentralisasi mempunyai beberapa kebaikan bagi pelaksanaan pekerjaan kantor, diantaranya adalah : a. Cara kerja dengan mudah dapat diseragamkan; b. Pengawasan mudah dilakukan; c. Penggunaan peralatan dan perabotan kantor dapat dihemat; d. Beban kerja pekerjaan kantor dapat diadakan pembagian secara lebih merata; e. Penggunaan tenaga kerja dapat diadakan pengaturan yang lebih luwes. Walaupun asas ini mempunyai beberapa kebaikan, tetapi di sisi lain mengandung beberapa kelemahan yang mendasar. Oleh karena itu dalam hal pemilihan asas yang akan digunakan, kelemahan-kelemahan tersebut perlu mendapat pertimbangan yang seksama agar tidak menimbulkan kesulitankesulitan dalam pelaksanaan pekerjaan. Kelemahan-kelemahan dimaksud antara lain adalah : a. Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada waktu yang bersamaan, misalnya pada akhir tahun anggaran di mana diperlukan penyelesaian laporan kegiatan dari berbagai unit. Akibat dari keadaan ini maka penyelesaian pekerjaan akan mengalami kelambatan. b. Unit pengelola pekerjaan kantor sering tidak memahami kebutuhan khusus unit lainnya yang justru merupakan kebutuhan yang memperlancar pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan. Bila hal ini terjadi, maka pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan akan mengalami hambatan. c. Karena unit pengelola pekerjaan kantor mempunyai kewenangan yang secara langsung atau tidak dapat menentukan kelancaran pekerjaan unit lain, kadang-kadang terjadi hal yang sebaliknya yaitu yang seharusnya unit ini melayani unit lain, berubah menjadi unit yang minta dilayani.

7

Kegiatan perkantoran di lingkungan Departemen Keuangan yang disentralisasikan misalnya kegiatan penerimaan surat masuk, penerimaan tamu, penataan lingkungan kantor, walaupun ada pula unit yang menggunakan asas desentralisasi untuk kegiatan tersebut. 2. Asas Desentralisasi Pengelolaan pekerjaan kantor yang menggunakan asas ini yaitu setiap unit organisasi dalam instansi diberikan kewenangan untuk mengelola pekerjaan kantornya masing-masing. Misalnya setiap Direktorat mempunyai Subbag Tata Usaha sendiri-sendiri yang mempunyai tugas mengurus kebutuhan peralatan kantor, alat tulis-menulis, pengetikan, penggandaan, dan sebagainya. Penggunaan asas ini mempunyai beberapa kebaikan yaitu : a. Dapat memperlancar pelaksanaan pekerjaan pokok bagi instansi yang mempunyai unit-unit yang tersebar di beberapa tempat. b. Dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit-unit yang bersangkutan. c. Menumpuknya pekerjaan pada saat-saat tertentu seperti biasa terjadi pada asas sentralisasi, dapat dihindarkan. Seperti halnya asas sentralisasi, asas desentralisasipun mempunyai beberapa kelemahan, antara lain adalah : a. Memerlukan biaya yang cukup besar, karena diperlukan peralatan kantor yang sejenis yang jumlahnya lebih dari satu. Misalnya instansi yang bersangkutan mempunyai lima unit, maka harus disediakan mesin fotokopi lima buah, padahal mungkin dalam pelaksanaannya kapasitas mesin fotokopi tersebut tidak digunakan secara penuh; b. Memerlukan tenaga yang banyak untuk mengoperasikan peralatan kantor; c. Memerlukan tenaga yang banyak dan biaya yang besar untuk keperluan pengawasan pelaksanaan pekerjaan kantor. Banyaknya jenjang birokrasi juga akan menambah sulitnya pengawasan. Kegiatan perkantoran yang didesentralisasikan misalnya penanganan surat keluar mulai dari mengonsep surat sampai surat tersebut siap dikirimkan dan penyusunan laporan, namun ada pula di unit organisasi yang pekerjaan tersebut disentralisasikan karena organisasi tersebut masih belum luas. 3. Asas Campuran Karena adanya kelemahan-kelemahan seperti disebutkan di atas, maka dalam beberapa instansi dilaksanakan asas campuran yang merupakan perpaduan kedua asas di atas. Untuk pekerjaan-pekerjaan kantor yang sifatnya memerlukan pengawasan secara kontinyu dan mengandung banyak kerawanan, dilakukan dengan menggunakan asas sentralisasi, sedangkan pekerjaan kantor yang sifatnya umum dilakukan dengan menggunakan asas desentralisasi, hal ini biasanya dilakukan oleh organisasi yang belum luas.

8

Kegiatan perkantoran yang menggunakan asas campuran, misalnya: a. Pelayanan telepon, untuk pelayanan telepon keluar instansi (ekstern) dipusatkan, sedangkan untuk pelayanan telepon di dalam unit organisasi menggunakan pesawat intern. b. Pengarsipan, untuk pengelolaan arsip yang in-aktif dipusatkan di unit pengelolaan arsip, sedangkan untuk pengelolaan arsip yang aktif dikelola oleh masing-masing unit di dalam organisasi tersebut. Seperti disebutkan di atas, dalam menerapkan asas pengorganisasian pekerjaan kantor setiap instansi harus mempertimbangkannya sebaik-baiknya dengan memperhatikan semua kebaikan-kebaikan dan kelemahan-kelemahan yang ada pada ketiga asas. Seberapa jauh salah satu asas akan dijadikan pedoman dengan tanpa mengabaikan kebaikan-kebaikan asas yang lain, hal ini tergantung kepada tujuan, luas pekerjaan, taraf perkembangan, dan tingkat kebutuhan suatu instansi. Pada instansi yang sudah berkembang biasanya lebih tepat digunakan asas campuran. Walapun demikian akhirnya penentuan asas yang akan dipakai secara logis harus berpedoman kepada prinsip bahwa asas itu secara teknis dapat dilaksanakan dan secara ekonomis dapat dipertanggungjawabkan. D. MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN Sebagaimana Anda telah ketahui, bahwa manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Sesuatu hal ini adalah pekerjaan perkantoran. Agar pekerjaan kantor sesuai dengan tuntutan zaman dan sesuai dengan teknologi yang berkembang, maka harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi tersebut. Istilah modern dalam kamus besar bahasa Indonesia adalah ”terbaru”, ”mutakhir”, ”terkini”, ”sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman”. Dengan demikian maka pengertian manajemen perkantoran modern yakni penyelenggaraan semua kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang modern. Sebagaimana diuraikan bahwa kantor merupakan tempat penyelengaraan kegiatan menangani informasi dan proses penanganan informasi tersebut. Istilah modern yang berkenaan dengan tempat dan proses penanganan data/informasi yang modern, antara lainnya dicirikan dengan : 1. Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi adalah pegawai yang mempunyai profesional, jujur, adil dan tidak diskriminatif serta memiliki cara berpikir sesuai dengan tuntutan zaman. 2. Sistem, prosedur dan tata kerja perkantoran yang jelas, sehingga setiap pegawai mempunyai uraian tugas (job description), tugas apakah yang harus dilakukan oleh pegawai tersebut, kepada siapa ia harus bertanggung jawab, bagaimana alur pekerjaannya, apakah yang harus dihasilkan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya. Untuk lingkungan Departemen

9

Keuangan pekerjaan dilakukan sesuai dengan uraian jabatan dan sistem operasi prosedur yang telah ditetapkan. 3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat. Alat perkantoran dalam pengolahan data/informasi serba dikomputerkan (computerized). 4. Mendayagunakan biaya yang akuntabel dan transparan. 5. Menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan manusiawi. Dalam hal biaya, biaya yang dipergunakan untuk kegiatan perkantoran harus menghasilkan keluaran (output) yang jelas, dan output tersebut harus mempunyai fungsi (outcome). Dalam kantor modern yang kegiatan perkantorannya menggunakan sistem komputer, akan mendapat keuntungan dalam memproses data/informasi dalam hal kecepatan, kecermatan, keterhandalan, dan kemutakhiran. Dengan demikian dengan semakin modernnya suatu kantor maka semakin banyak informasi yang dapat diakses, sehingga semakin dapat dimanfaatkan untuk organisasi lain, namun pekerjaan kantor yang menggunakan teknologi modern perlu mewaspadai adanya informasi yang masuk yang dapat mengacaukan kegiatan pengelolaan informasi. Misalnya pada saat pemilu tanggal 5 April 2004, adanya virus yang mengacaukan sistem informasi pemilu, sehingga lambang-lambang partai berubah. Oleh karena itu perlu diperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan. Kerusakan atau kesalahan salah satu alat dapat mengganggu keseluruhan sistem, dan akan mengganggu seluruh pekerjaan kantor. E. PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN Ada sembilan prinsip menurut Komarudin dalam manajemen Kantor modern: 1. Manajer yang membuat rencana, menyusun organisasi, melakukan pengawasan terhadap segaian besar pekerjaan kantor serta memimpin bawahan. Top manajer bukan semata-mata penyelia. 2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan baik, menghindari dari gerakan yang tidak perlu, keterlambatan dan kesukaran dalam melaksanakan pekerjaan. 3. Mesin dan perlengkapan kator yang otomatis, digunakan apabila hasilnya ekonomis. 4. Menerapkan kajian gerak dan waktu kerja, penyederhanaan kerja dan pengukuran beban kerja. 5. Sistem dan prosedur pekerjaan kantor senantiasa disempurnakan. 6. Sistem kearsipan/warkat selalu disempurnakan termasuk sistem pemeliharaan dan penghapusan arsip.

10

7. Hubungan kepegawaian dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat, nasihat kepegawaian dan petunjuk pelaksanaan. 8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor selalu dikembangkan. 9. Kesadaran kerja, kebersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor selalu dikembangkan. 2.2 RANGKUMAN Administrasi mempunyai beberapa arti, dalam arti luas administrasi diartikan sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih, menurut caracara tertentu untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya. Dalam arti sempit, administrasi diartikan sebagai ata usaha yakni rangkaian kegiatan mengirim dan menyampaikan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama. Dengan demikian maka Tata Usaha merupakan unsur administrasi, oleh karena itu pekerjaan kantor merupakan bagian dari administrasi. Administrasi selalu ada dalam organisasi. Organisasi adalah sekelompok orang-orang yang bersatu-padu bekerja secara formal berdasarkan tata tertib tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah disetujui bersama. Pengertian kantor berbeda-beda tergantung dalam ucapan pembicaraan antara lain dapat berarti jasa/pelayanan, jabatan, gedung, tempat bekerja, ruangan kerja, unit kerja/bagian atau instansi. Pengertian kantor dalam modul ini adalah tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi dan proses penanganan informasi. Pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang ada kaitannya dengan penanganan informasi/keterangan yang bertalian dengan tugas-tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor terdiri dari pekerjaan tulis-menulis dan bukan tulismenulis. Untuk mengorganisasikan pekerjaan kantor ada 3 asas, yakni sentralisasi, desentralisasi, dan campuran. Kantor merupakan tempat penyelengaraan kegiatan menangani informasi dan proses penanganan informasi tersebut. Istilah modern yang berkenaan dengan tempat dan proses penanganan data /informasi yang modern, yang antara lainnya dicirikan dengan adanya : 1. Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi adalah pegawai yang mempunyai sikap disiplin, profesional memiliki sikap dan cara berpikir sesuai dengan tuntutan zaman; 2. Sistem, prosedur, dan tata kerja perkantoran yang jelas, sehingga setiap pegawai mempunyai uraian tugas (job description), tugas apakah yang harus dilakukan oleh pegawai tersebut, kepada siapa ia harus bertanggung jawab, bagaimana alur pekerjaannya, dan apakah yang harus dihasilkan oleh pegawai. 3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat. Alat perkantoran dalam pengolahan data/informasi serba dikomputerkan (computerized). 4. Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan manusiawi

11

2.3

LATIHAN 1 Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini! 1. Sebutkan perbedaan pengertian administrasi secara luas dan sempit? Jelaskan! 2. Apakah yang dimaksud organisasi? Jelaskan! 3. Sebutkan macam-macam arti kantor? 4. Apakah yang dimaksud pekerjaan kantor? 5. Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?

12

3. Kegiatan Belajar 2

PENANGANAN SURAT 3.1. URAIAN Dalam hal penanganan surat, sering timbul pertanyaan yang sangat mendasar, mengapa penanganan surat perlu mendapat perhatian dalam arti caracara penanganan surat harus dipelajari, padahal pekerjaan itu hanya merupakan pekerjaan mudah, yaitu menerima surat, membuka sampul surat, dan mengeluarkan surat dari sampulnya. Pertanyaan demikian biasanya timbul karena yang bersangkutan belum mengalami, memahami, dan menghayati pekerjaan kantor dari suatu instansi misalnya instansi Pemerintah. Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Sepintas lalu memang pekerjaan penanganan surat sepertinya mudah dan sederhana. Akan tetapi bila direnungkan lebih mendalam, persoalannya tidak semudah itu, karena yang perlu diperhatikan bukan saja pengurusan surat-surat dalam arti fisik yang wujudnya hanya berupa lembaran-lembaran kertas saja, tetapi yang perlu diperhatikan juga adalah masalah-masalah yang terkandung di dalam surat. Suatu surat yang ditujukan kepada suatu instansi Pemerintah misalnya, tentu berisi masalah-masalah yang bertalian dengan tugas instansi tersebut. Tugas instansi yang bersangkutan tidak lain merupakan sebagian dari tugas-tugas Pemerintah. Oleh karena itu mengurus sepucuk surat yang ditujukan kepada suatu instansi bukan hanya mengurus secarik kertas, tetapi sebenarnya mengurus sebagian tugas-tugas Pemerintahan. Dalam kaitan ini pengurusan surat yang baik, selain akan membawa nama baik instansi dimaksud, tetapi juga akan menyangkut nama baik Pemerintah. Sebaliknya bila pengurusan surat itu tidak baik, bukan saja mengakibatkan penilaian tidak baik terhadap instansi itu, tapi lebih jauh dapat mengakibatkan penilaian tidak baik terhadap Pemerintah. Penilaian tidak baik terhadap suatu instansi akan mengakibatkan pihak lain enggan berurusan dengan instansi itu. Oleh karenanya tidak berlebihan bila ada yang mengatakan, penanganan surat-surat yang tidak baik akan menghambat tercapainya tugas-tugas instansi. Mengingat bahwa surat merupakan alat komunikasi, maka bila diteliti lebih mendalam, bagi suatu instansi surat mempunyai fungsi: 1. Sebagai wakil dari pengirim surat (wakil instansi); 2. Sebagai bahan pembukti; 3. Sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah; 4. Sebagai alat pengukur kegiatan instansi; 5. Sebagai sarana memperpendek jarak.

13

Seperti telah disebutkan di atas, yang termasuk ke dalam penanganan surat adalah serangkaian kegiatan atau usaha pengamanan surat/dokumen berdasarkan tata cara tertentu. Kegiatan dimaksud dimulai dari pencatatan surat masuk, kegiatan surat-menyurat, pencatatan surat keluar, pengiriman surat sampai penyimpanan surat. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa awal proses penanganan informasi dalam suatu unit organisasi adalah penanganan surat. Dalam suatu instansi yang kecil penanganan surat dapat dilakukan dengan proses yang lebih sederhana, dan dapat dilakukan dengan jumlah tenaga pelaksana yang lebih sedikit. Akan tetapi bagi suatu instansi yang besar, seperti instansiinstansi Pemerintah, cara demikian tidak dapat dilakukan karena akan mengakibatkan terlantarnya pekerjaan yang ada, dan akibat lebih jauh akan mengakibatkan terhambatnya pelaksanaan tugas instansi. Karena itu pada instansi yang besar penanganan surat-surat masuk ditangani oleh unit tersendiri yang dipimpin oleh seorang kepala yang didukung oleh sejumlah tenaga yang ditugaskan untuk itu dan dilengkapi dengan sarana yang memadai. Mengenai pembuatan surat, yaitu kegiatan-kegiatan untuk menyiapkan surat jawaban atas surat-surat masuk, ditangani oleh masing-masing unit yang menangani masalah-masalah yang tertera dalam masing-masing surat masuk. Untuk mempermudah pemahaman atas penanganan surat, dalam uraian ini akan dijelaskan tentang penanganan surat dalam suatu instansi, mulai surat itu diterima oleh unit penerima surat (dalam hal ini kita sebut Bagian Penerimaan Surat), sampai surat itu dijawab oleh instansi yang bersangkutan. Arus lalu lintas surat pada dasarnya ada dua macam yaitu surat-surat masuk ialah surat-surat (termasuk dokumen-dokumen lainnya) yang dikirim oleh instansi lain kepada suatu instansi, dan surat-surat keluar yaitu surat-surat yang dikirim oleh suatu instansi kepada instansi lain. A. PENGOLAHAN SURAT MASUK Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk sebaiknya dipusatkan di unit tata usaha, atau langsung dikirim kepada sekretariat pimpinan atau diambil sendiri dari kotak pos. Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut : 1. Penyortiran surat Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milah surat. Surat dapat dipilah berdasarkan : a. Unit Organisasi Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan. b. Macamnya Surat-surat dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya. c. Klasifikasinya

14

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kilat, surat segera, sangat segera, dan biasa. d. Kualifikasinya Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat biasa, surat rahasia, surat sangat rahasia. e. Urgensinya Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat. Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan. 2. Pembukaan sampul Setelah surat-surat itu dipilah-pilah seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi. Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut : a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong. b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting. Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat. 3. Mengeluarkan surat dari sampul Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masingmasing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut ke sampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut: a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkan bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari

15

dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan. b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal. 4. Pembacaan surat Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut. Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya. 5. Pencatatan surat Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda KOLOM-KOLOM BUKU AGENDA Tgl. Penerima an Surat Masuk

Nomor Urut Agenda

Tgl. & nomor Kode surat masuk

Lampiran

Alamat Pengirim

Hal

Isi Disposisi

Ket.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

16

Instansi yang telah menerapkan Sistem Kearsipan Pola Baru, seperti Sekretariat Jenderal Dep. Keuangan sarana pencatatan untuk surat penting berupa Kartu Kendali (KK); untuk surat biasa pada Lembar Pengantar (LP); surat rahasia juga dicatat pada LP. Dalam kartu kendali akan tercatat kapan suatu surat diproses, berapa lama, siapa yang memproses. Contoh Kartu Kendali seperti terlihat di bawah ini : Masalah : Kode No. Urut

M K

Perihal : Isi ringkasan : Lampiran : Dari : Tanggal

Kepada : No. Urut Hubungan --------------------------------Arsip di

Paraf : Tanggal : 6. Pembagian surat Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi. Di lingkungan Departemen Keuangan surat masuk ada yang melalui Bagian Penerimaan Surat misalnya Biro Umum, Bagian Umum, Subbagian Tata Usaha dan ada yang langsung ditujukan ke tempat Pimpinan misalnya langsung kepada Kepala Kantor, misalnya pejabat eselon I atau eselon II Departemen tidak melalui Bagian Penerimaan Surat. Berikut ini tata cara penanganan surat yang dilakukan oleh Sekretaris pimpinan atau petugas/sekretaris pejabat, maka langkahlangkah yang perlu dilakukan oleh sekretaris pimpinan atau petugas di unitunit terkait, terutama mengenai pembukaan surat rahasia, pembacaan, pencatatan, dan penyampaian, mengingat pemilahan, pembukaan suratsurat biasa dan pengeluaran surat telah dilakukan oleh Bagian Penerimaan surat. Namun apabila surat langsung disampaikan kepada Pimpinan/Pejabat dalam kantor tersebut harus mengadakan pemilahan dan pembukaan dan pengeluaran surat dari sampulnya dilakukan oleh Sekretaris Pimpinan/Pejabat dengan cara-cara seperti tersebut di atas.

17

Ø Pembukaan sampul Surat Rahasia Sesuai dengan kualifikasinya, surat-surat rahasia tidak dibuka oleh petugas penerimaan surat, tetapi langsung diteruskan kepada pimpinan atau unit yang dituju. Pimpinan atau pejabat di unit-unit organisasi harus menunjuk orang yang diberi tugas untuk membuka surat rahasia, dan penunjukannya itu harus dikaitkan dengan rahasia jabatan. Maksudnya tidak lain agar kerahasiaan surat-surat itu tetap terjamin. Yang ditunjuk misalnya sekretaris pimpinan atau petugas lain. Sampul-sampul surat rahasia untuk pimpinan dibuka oleh sekretaris pimpinan, kemudian dikelompokkan tersendiri dan dijaga agar tidak tercampur dengan surat-surat lainnya dan tidak terbaca oleh yang tidak berhak. Demikian juga surat rahasia yang disampaikan langsung kepada pejabat unit organisasi, oleh petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan dibuka dengan memperhatikan kerahasiaan surat tersebut. Cara pembukaan sampul surat rahasia pada prinsipnya sama dengan cara-cara pembukaan sampul-sampul surat lainnya. Ø Pembacaan surat Setelah surat-surat diterima dari petugas Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diadakan pembacaan (termasuk surat-surat rahasia yang baru dibuka), Pembacaan surat oleh sekretaris pimpinan, terutama untuk mengecek sekali lagi apakah lampiran surat-surat yang telah disebutkan dalam surat asli tidak terlepas. Di samping itu untuk mengecek apakah tidak ada lembar surat yang terlepas. Perlu diketahui juga oleh sekretaris pimpinan, apakah surat tersebut bersifat segera atau tidak. Apabila surat itu bersifat segera, maka ia harus menempelkan/membubuhkan tanda “Segera”. Selanjutnya ia harus menempelkan lembar disposisi yaitu lembar yang dibuat secara khusus di mana pimpinan dapat menuliskan petunjuk-petunjuk atau pengarahan-pengarahan mengenai penyelesaian masalah yang tercantum dalam surat.

18

Contoh lembar disposisi adalah seperti di bawah ini : ____________ P B R LEMBAR DISPOSISI. ____________ Kode : Tanggal Penyelesaian : Masalah : Perihal : Tgl./No. Asal : INSTRUKSI/INFORMASI Diteruskan kepada : 1. 2. 3. P = Penting B = Biasa R = Rahasia Ø Pencatatan surat Setelah diadakan pembacaan seperti tersebut di atas, selanjutnya surat-surat tersebut harus dicatat dalam buku agenda intern. Seperti halnya pada Bagian Penerimaan Surat, surat-surat rahasia harus dicatat dalam agenda tersendiri. Apabila telah digunakan Sistem Kearsipan Pola Baru, surat-surat yang bersifat penting dicatat dalam Kartu Kendali (KK) dan surat-surat biasa serta surat-surat rahasia dicatat dalam Lembar Pengantar (LP). Ø Penyampaian surat Setelah surat-surat itu diolah seperti di atas, selanjutnya disampaikan kepada pimpinan untuk memperoleh disposisi, Setelah pimpinan memberikan disposisi maka Petugas/Sekretaris Pimpinan menyampaikan kepada pejabat yang terkait dengan menggunakan buku ekspedisi untuk diproses lebih lanjut. Apabila ada surat-surat yang langsung ditujukan secara pribadi, surat itu langsung disampaikan kepada yang bersangkutan. Penyampaian surat pribadi semacam ini harus memakai buku ekspedisi atau lembar pengantar. B. PENGOLAHAN SURAT KELUAR Pengolahan surat-surat keluar dilakukan dengan prosedur seperti berikut: 1.

Pengolahan Surat oleh Pejabat Teknis Pada dasarnya surat keluar berasal dari dua sumber yaitu disposisi pimpinan misalnya karena ada kebijakan pimpinan, sebagai reaksi atas suatu aksi atau adanya konsep baru atas inisiatif dari pejabat yang menangani dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok.

19

Surat-surat yang telah didisposisi oleh pimpinan, dikembalikan kepada sekretaris pimpinan untuk selanjutnya diteruskan kepada pejabat teknis yang menangani permasalahan yang tersebut dalam surat. Penyampaian surat-surat kepada pejabat teknis oleh sekretaris pimpinan, harus menggunakan Buku Pengiriman Surat/Buku Ekspedisi atau lembar pengantar. Apabila menggunakan lembar pengantar, satu lembar disposisi (tembusannya) harus disimpan oleh sekretaris pimpinan sebagai sichler file. Petugas di unit pejabat teknis harus memberikan tanda tangan (paraf) pada Lembar Pengantar yang menunjukkan bahwa surat dan disposisi dari sekretaris pimpinan telah diterima. Berdasarkan disposisi dari pimpinan, pejabat teknis mengambil langkah-langkah mengumpulkan bahan-bahan untuk menyusun konsep surat jawaban. Langkah pertama yaitu menginventarisir masalah yang ada kaitannya dengan hal yang tersebut dalam surat. Setelah semua bahan/data terkumpul, kemudian diadakan pembahasan dalam kaitannya dengan maksud surat. Setelah itu baru disusun konsep surat jawaban. Apabila pejabat teknis tidak ingin menulis sendiri konsep surat, karena ia ingin berkonsentrasi pada masalah yang akan dituangkan dalam surat, maka hal ini dapat ditempuh melalui proses pendiktean yaitu ia mendiktekan dan stafnya diminta untuk menulis pada kertas konsep. Namun saat ini kegiatan pendiktean sangat jarang dilakukan, dengan meningkatnya kemampuan SDM di lingkungan Departemen Keuangan. Setelah konsep itu selesai, kemudian diserahkan kepada juru tik untuk diadakan pengetikan. Oleh juru tik, konsep surat itu ditik pada lembar konsep verbal, yaitu lembar yang dibuat khusus untuk membuat konsep surat. Contoh konsep verbal, seperti tertera di bawah ini : (Nama Instansi) DITERIMA OLEH REDAKTUR : DISELESAIKAN OLEH : DIPERIKSA OLEH : DITERIMA OLEH BAG. ARSIP : TGL. : JAM :

DITERIMA OLEH JURU TIK : TANGGAL : JAM : DIKETIK OLEH : DIBACA OLEH : DIPERIKSA OLEH : DIKIRIM PADA TGL : KEMUKAKAN LAGI PADA TGL :

PERIHAL :

NO. : NOTA : TERLEBIH DAHULU : DITETAPKAN :

NO. AGENDA PRB : KODE UNIT ORG : KONSEPTOR : JAKARTA, ......... 19..... KEPADA YTH. ................................ ................................ DI ......................

JUMLAH LAMPIRAN : PENJELASAN : KODE PENUNJUK :

20

Kertas konsep verbal terdiri dari kertas halaman ganda (double folio) yang dilipat dua, yang bagian depannya tertulis seperti contoh di atas dan bagian belakangnya kosong. Konsep surat harus ditik (memakai mesin tik biasa atau memakai komputer) di bagian belakang lembar konsep verbal. Setelah konsep surat itu selesai ditik, selanjutnya disampaikan kepada pejabat teknis yang menjadi konseptor untuk memperoleh koreksi. Bila semua ketikan sudah dinyatakan benar dan ia sudah setuju, maka pejabat teknis membubuhkan parafnya pada konsep surat. Selanjutnya konsep surat yang telah diperiksa itu diserahkan lagi kepada juru tik (melalui sekretaris) untuk ditik pada lembar surat asli. Konsep ini merupakan konsep resmi dari surat dan dapat dijadikan bukti otentik bila diperlukan. Karena beberapa alasan teknis, dalam praktek biasanya konsep pembuatan surat tidak dibuat pada lembar konsep verbalnya, akan tetapi dibuat di lembar kertas lain, yang merupakan konsep yang hampir jadi dan dilekatkan kepada konsep verbal (direkatkan atau memakai stapler). Surat yang telah ditik net, selanjutnya dimasukkan ke dalam konsep verbal, dan setelah pada bagian Nota diisi dan ditandatangani oleh pejabat teknis, kemudian surat itu disampaikan kepada pimpinan untuk ditetapkan dan ditandatangani. Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan surat harus membubuhkan paraf pada verbal sebagai bukti surat dinas telah diteliti dan dikoordinasikan. Paraf dibubuhkan di verbal konsep surat dengan urutan mulai dari pengetik, pembaca surat (konseptor), pemeriksa (atasan konseptor). Net surat perlu diparaf oleh pejabat satu tingkat di bawah pimpinan/pejabat yang akan menandatangani surat (atasan konseptor) dan apabila pimpinan setuju net surat tersebut ditandatangani oleh pimpinan. Selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diserahkan kepada unit/petugas yang diberi tugas untuk memberikan nomor surat dan cap instansi (stempel). Setelah surat itu diberi nomor dan cap, maka selesailah proses pembuatan surat oleh pejabat teknis dan sekarang surat siap untuk diteruskan kepada bagian pengiriman untuk dikirim kepada alamat yang dituju. 2.

Pengiriman Surat Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu dilakukan oleh unit tersendiri. Nama unit ini berbeda-beda di Instansi yang satu dibanding dengan instansi lainnya; ada yang menamakannya Bagian Pengiriman Surat, Bagian Ekspedisi, Bagian Umum, Subbagian Tata Usaha atau nama lain. Dalam uraian ini Bagian tersebut kita namakan Bagian Ekspedisi. Unit itu dipimpin oleh seorang pejabat dan dilengkapi dengan sejumlah tenaga termasuk juru kirim surat (caraka) dan dilengkapi dengan sarana yang memadai. Sebelum surat itu dikirim, oleh petugas di Bagian Ekspedisi, suratsurat diadakan pengecekan kembali dan diadakan langkah-langkah sebagai berikut :

21

a. b. c.

d.

e.

3.

Surat-surat itu dicek apakah sudah ditandatangani, diberi nomor, tanggal, cap instansi, dan dicek juga apakah lampirannya sudah lengkap. Surat-surat yang sudah lengkap, dimasukkan ke dalam sampul surat. Pada sampul surat dicantumkan alamat kepada siapa surat itu ditujukan, nomor surat, cap instansi, dan klasifikasi surat. Bila dianggap perlu, pada sampul surat dibubuhi tanda-tanda lain misalnya segera, sangat segera, surat dinas, bebas bea, dan sebagainya. Untuk sampul surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas, cap dinas, cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian, dan cap keamanan. Selanjutnya sampul dimasukkan ke dalam sampul ke dua dengan tanda-tanda yang sama kecuali cap tingkat keamanan. Dalam surat yang tingkat keamanannya SR atau R, di lingkungan Departemen Keuangan umumnya untuk menjaga kerahasiaan disampaikan langsung kepada pejabat yang dituju oleh pejabat yang bersangkutan tanpa menggunakan kurir. Perlu diperhatikan bahwa di lingkungan Departemen Keuangan semua arsip surat keluar harus disimpan sesuai dengan ketentuan mengenai kearsipan. Setelah surat itu lengkap, maka sekarang siap untuk dilakukan pengiriman ke alamat yang dituju. Pengiriman surat dapat dilakukan melalui pengantar surat (caraka) atau melalui pos. Dengan kemajuan teknologi di bidang komunikasi, surat juga dapat dikirim melalui faksimile, teleks, radiogram, surat kawat, dan sejenisnya. Surat-surat yang dikirim dengan cara demikian, tidak memerlukan sampul surat. Surat-surat yang bersifat rahasia, sebaiknya tidak dikirim melalui cara ini. Walaupun sudah difaksimile, surat yang bertandatangan asli tetap harus dikirimkan.

Asas-asas Tata Persuratan Surat dinas harus disiapkan dengan memperhatikan beberapa asas, agar surat itu memenuhi syarat, yaitu: a. Asas Dayaguna dan Hasilguna Penyelenggaraan tata persuratan perlu dilakukan secara berdayaguna dan berhasilguna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. b. Asas Pembakuan Di atas sudah dijelaskan bahwa surat dinas harus memenuhi persyaratan, baik bentuknya, penandatanganannya, penomorannya, dan sebagainya. Dalam kaitan ini, ketentuan mengenai tata cara dan bentuk persuratan harus digariskan secara jelas oleh instansi yang bersangkutan, agar tercapai keseragaman dalam pelaksanaan pembuatan surat. Penggarisan akan dapat dicapai, demikian juga akan membawa manfaat yaitu efisiensi dan efektivitas kerja. c. Asas Pertanggungjawaban

22

d.

e.

f.

Asas ini didasarkan kepada pemikiran bahwa surat dinas merupakan wakil organisasi/instansi pembuatan surat yang memberikan informasi kepada pihak lain tentang pendapat atau peraturan atau keputusan yang bertalian dengan materi yang tertera di dalam surat. Oleh karena itu surat harus dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi isinya, formatnya maupun prosedur pembuatannya, kearsipan, kewenangan, dan keabsahannya. Isi surat harus dapat dipertanggungjawabkan, artinya isinya harus sesuai dengan materi yang sebenarnya dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Demikian juga format dan prosedur pembuatannya, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan harus sesuai dengan tata cara yang berlaku dalam instansi yang bersangkutan. Asas Keterkaitan Tata persuratan dalam suatu instansi berkaitan dengan administrasi perkantoran pada umumnya. Dengan demikian semua kegiatan tata persuratan harus merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tatalaksana perkantoran lainnya, misalnya tatalaksana kearsipan. Dalam kaitan ini setiap kali dibuat surat harus diperhatikan bahwa surat itu harus ada arsipnya. Asas Kecepatan dan Ketepatan Pembuatan surat tidak lain merupakan salah satu pelaksanaan tugas dan fungsi dari suatu organisasi atau suatu instansi. Oleh karena itu untuk menunjang kelancaran tugas tersebut pembuatan surat harus dilaksanakan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian, dan distribusi. Asas Keamanan Isi surat dinas harus aman, artinya isi surat tersebut tidak boleh dibaca oleh orang lain yang tidak berhak. Dalam kaitan ini, para petugas yang menangani surat dinas tidak diperkenankan memberitahukan isi surat tersebut kepada siapapun yang tidak berhak. Dalam peraturan kedinasan hal ini biasa disebut rahasia jabatan.

C. BEBERAPA HAL YANG PERLU DIKETAHUI MENGENAI SURAT Di atas telah diuraikan tentang penanganan surat, yaitu mulai penanganan surat masuk, pengolahan surat oleh pejabat teknis sampai surat jawaban itu siap dikirim. Oleh karena surat merupakan salah satu sarana berkomunikasi, baik komunikasi intern maupun komunikasi ekstern, maka beberapa hal yang bertalian dengan surat perlu diketahui dengan baik, karena dengan dimilikinya pengetahuan demikian akan menambah kemahiran kita dalam membuat surat. Surat yang dimaksudkan di sini adalah surat-surat dinas. Beberapa hal yang perlu diketahui adalah: langkah-langkah yang diperlukan dalam menyusun surat, macam-macam surat, bahasa surat, bentuk-bentuk surat, bagian-bagian surat, dan syarat-syarat isi surat yang baik.

23

1. Langkah-langkah dalam Menyusun Surat Sebagai sarana komunikasi, dengan sendirinya surat harus disusun dengan baik. Untuk tujuan itu, maka dalam hal membuat surat perlu ditempuh langkah-langkah penting yaitu : a. Tentukan tujuan pembuatan surat; b. Inventarisir semua masalah yang akan dikemukakan dalam surat; c. Susunlah masalah-masalah itu secara sistematis. Setelah langkah-langkah di atas dilakukan, selanjutnya dimulai menguraikan masalah-masalah tersebut di atas dalam bentuk surat atau konsep surat. Dalam penyusunan naskah/konsep surat dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, meyakinkan, dan disusun secara sistematis. 2. Macam-macam Surat Untuk menambah wawasan tentang persuratan, perlu juga diketahui jenis-jenis surat yang biasa ditemukan dalam praktek surat-menyurat. Jenisjenis surat dapat dibedakan : a. Menurut Jangkauannya Menurut jangkauannya, surat dapat dibedakan : 1) Surat intern, yaitu surat yang dikirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan instansi, atau surat yang dikirim oleh unit/pejabat yang satu kepada unit/pejabat lainnya dalam instansi yang sama. 2) Surat ekstern, yaitu surat yang dikirim oleh suatu instansi kepada instansi lain (baik surat dari pimpinan instansi, maupun surat dari pejabat lainnya). b. Menurut Prosedur Pengurusannya Menurut prosedur pengurusannya, surat terdiri dari : 1) Surat Masuk, yaitu surat yang diterima dari instansi lain. 2) Surat Keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain. c. Menurut Urgensi Pengirimannya Dilihat dari urgensi pengirimannya, surat terdiri dari : 1) Surat Sangat Segera/Kilat, yaitu surat yang harus diselesaikan/ dikirim/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam. 2) Surat Segera, yaitu surat dinas harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam. 3) Surat Biasa, yaitu surat dinas harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai jadwal perjalanan caraka/kurir dengan batas waktu 5 hari, atau disebut pula asas FIFO yaitu menurut urutan-urutan diterimanya surat itu di bagian pengiriman surat (Bagian Ekspedisi).

24

d.

Menurut Keamanan Isinya Menurut keamanan isinya, surat terdiri dari : 1) Surat sangat rahasia (biasa diberi kode SR), yaitu surat yang tingkat keamanan isinya tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara, misalnya pemprosesan surat kenaikan harga BBM. 2) Surat rahasia (biasa diberi kode R), yaitu surat yang isinya harus dirahasiakan oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Apabila isi surat itu dibocorkan secara tidak sah, maka akan dapat menurunkan martabat dan kewibawaan negara, dapat mengakibatkan kerugian besar bagi negara, misalnya surat mutasi pegawai/pejabat. 3) Surat terbatas/konfidensial (biasa diberi kode K), yaitu surat yang isinya hanya dapat diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya. Bilamana disiarkan secara tidak sah, dapat merugikan martabat dan kewibawaan pemerintah atau dapat menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan. 4) Surat biasa, (biasa diberi kode B), yaitu surat yang isinya tidak termasuk dalam butir a, b, c, namun tidak berarti surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

e. Menurut Jumlah Penerimanya Dilihat dari segi jumlah penerimanya, surat dapat dibedakan: 1) Surat biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya satu (seorang pejabat atau suatu organisasi). 2) Surat edaran, yaitu surat yang ditujukan kepada beberapa orang/pejabat/instansi. 3) Surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada sekelompok masyarakat. f. Menurut Tujuannya Menurut tujuannya, surat terdiri dari : 1) Surat pemberitahuan, yaitu surat yang berisi sesuatu informasi yang perlu diketahui oleh orang banyak. 2) Surat perintah, yaitu surat yang berisi pernyataan kehendak seorang (misalnya seorang atasan) kepada pihak lain (misalnya seorang bawahannya) untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan/tugas tertentu. 3) Surat peringatan, yaitu surat yang berisi teguran dari seseorang (misalnya dari seorang atasan) kepada orang lain (misalnya seorang bawahannya), karena yang bersangkutan melakukan sesuatu yang seharusnya tidak boleh dilakukan. 4) Surat permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki orang lain untuk melakukan sesuatu langkah atau perbuatan untuk keperluan si pembuat surat.

25

5) Surat panggilan, yaitu surat dari seseorang (misalnya seorang atasan) kepada orang lain (misalnya seorang bawahannya), agar yang bersangkutan segera menghadap atau menemui si pengirim surat. 6) Surat susulan, yaitu surat yang merujuk kepada surat yang telah dikirim terdahulu. 7) Surat keputusan, yaitu surat yang memuat sesuatu kebijaksanaan. Surat semacam ini bisanya dikeluarkan oleh pimpinan. 8) Surat perjanjian, yaitu surat yang bersisi kesepakatan antara pihak yang satu dengan pihak lainnya untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan. 9) Surat izin, yaitu surat keterangan yang diberikan kepada seseorang untuk memperoleh suatu hak atau fasilitas atau dispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya untuk suatu periode tertentu. 10) Surat laporan, yaitu surat yang berisi informasi yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan. g. Menurut Wujudnya Menurut wujudnya, surat antara lain terdiri dari kartu pos, warkat pos, surat bersampul, nota, telegram, memorandum. Teleks, surat pengantar. 3. Bentuk Surat Ada tujuh bentuk surat yang kita kenal yaitu : a. Bentuk resmi b. Bentuk Full Block, c. Bentuk Indent, d. Bentuk Modified Block, e. Bentuk Semi Block, f. Bentuk Simplified, dan g. Bentuk Hanging Paragraph. Dari sekian macam bentuk surat, yang sering kita temukan dalam praktek surat- menyurat di Indonesia ada lima macam yaitu Bentuk Resmi sampai dengan Bentuk Semi Block, sedangkan dua bentuk terakhir yaitu Bentuk Simplified dan Bentuk Hanging Paragraph jarang kita temukan. Dengan memperhatikan prinsip-prinsip efektivitas yang didasarkan atas keterpaduan faktor-faktor kemudahan, kehematan, dan keserasian, maka dengan Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 72/KEP/M.PAN/07/2003 tanggal 24 Juli 2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, telah ditetapkan bahwa bentuk setengah lurus (bentuk semi block) merupakan bentuk resmi semua surat-surat keluar bagi instansi-instansi Pemerintah. Bentuk Semi Block secara teknis mempunyai beberapa kebaikan dibanding dengan bentuk resmi yang masih digunakan selama ini. Mengingat bentuknya lurus, maka akan lebih memudahkan bagi juru tik dalam pembuatan surat tersebut, terlebih-lebih bila ditik dengan komputer.

26

BENTUK SURAT RESMI __________ _________ ________ _____ _____ _____

______ ______ ______ ______ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _________

_____ _____

BENTUK FULL BLOCK __________ _________ ________ ______ ______ ______ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _______ _______

BENTUK INDENT _________ ________

27

_______ ______

______

______ ______ ______ ______ _______________________ ________________________ ________________________ _______________________ ________________________ ________________________ ________ _______ BENTUK MODIFIED BLOCK __________ _________ ________ _____ _____ _____

_____

_________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _______

28

BENTUK SEMI BLOCK _________ ________ _______ ____ ____ ____ ____

_____

______________________ _________________________ _________________________ ______________________ _________________________ _________________________ _______ _______

4. Bagian-bagian Surat Setelah kita lihat bentuk-bentuk surat, apabila kita amati lebih seksama mulai dari bagian paling atas sampai bagian paling bawah, maka akan tampak bagian-bagian yang ada pada surat. Bagian yang dimaksud adalah : a. Kop Surat Bagian ini biasa disebut juga Heading atau Letterhead atau Cope surat, dan mempunyai fungsi : 1) Sebagai alat pengenal atau identitas instansi; 2) Sebagai alat pemberian informasi. 3) Untuk kantor tertentu kop surat dapat digunakan sebagai iklan. b. Tanggal Surat Bagian ini menunjukkan kapan surat itu dibuat/ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, dan mempunyai fungsi : 1) Sebagai referensi; 2) Sebagai alat pemberi informasi. c. Nomor Surat. Nomor surat menunjukkan urutan dari surat, dan mempunyai fungsi : 1) Sebagai alat petunjuk bagi petugas filing; 2) Sebagai pengukur kegiatan suatu instansi yang bertalian dengan kegiatan surat-menyurat pada suatu periode tertentu; 3) Menunjukkan unit asal surat; 4) Sebagai referensi.

29

d. Lampiran Surat Lampiran surat menunjukkan tentang surat lain atau dokumen lain yang harus disertakan kepada surat asli. e. Hal Hal surat menunjukkan mengenai intisari surat secara keseluruhan, dan di samping itu mempunyai fungsi lain ialah : 1) Sebagai referensi; 2) Sebagai petunjuk bagi petugas filing. f. Alamat Dalam Yang dimaksud alamat dalam yaitu bagian surat yang menunjukkan kepada siapa surat itu ditujukan. Bagian ini juga mempunyai fungsi : 1) Sebagai petunjuk bagi petugas filing; 2) Sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela. g. Salam Pembuka Bagian ini menunjukkan bahwa pembicaraan akan dimulai. Bagian ini tidak digunakan dalam surat dinas. h. Isi Surat Pada bagian ini diuraikan hal-hal yang ingin disampaikan penulis surat kepada pihak yang dituju. i. Salam Penutup Bagian ini menunjukan bahwa pembicaraan telah selesai. Seperti halnya salam pembukaan, salam penutup tidak digunakan dalam surat dinas. j. Penutup Surat Pada bagian ini dicantumkan nama jabatan, nama pejabat, nomor induk pejabat, dan sesuai dengan kebiasaan di Indonesia pada bagian ini diterakan juga cap jabatan. Bagian ini juga mempunyai fungsi : 1) Sebagai identitas penanggung jawab; 2) Sebagai petunjuk bagi petugas filing. k. Tembusan Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui permasalahan yang dikemukakan dalam surat, dan dalam beberapa hal diharapkan pihak lain itu memberikan tanggapan seperlunya. l. I n i s i a l Yang dimaksud initial yaitu kode nama (singkatan nama) pembuat konsep dan pengetikan, dan digunakan untuk mempermudah pemeriksaan kembali apabila diperlukan. Inisial biasanya ditempatkan di kelompok bagian bawah surat yaitu di sebelah kiri atau sebelah kanan setelah surat selesai. Uraian bagian-bagian surat seperti di atas adalah uraian dengan cara yang lebih rinci, karena ada juga yang menggunakan uraian yang lebih singkat (cara personifikasi) yaitu bagian-bagian surat hanya dikelompokkan ke dalam tiga macam antara lain: Kepala Surat (terdiri dari kop surat, tanggal surat, nomor, sifat, lampiran, hal, dan alamat yang dituju), Tubuh Surat (terdiri dari paragraf pembuka, paragraf isi dan paragraf penutup), dan Kaki Surat (terdiri dari nama pejabat, tanda

30

tangan, nama lengkap, NIP, cap dinas, tembusan). Apabila kita membuat surat, kop surat hanya pada halaman pertama. Ø

Bahasa Surat Agar yang terkandung dalam pikiran pembuat surat dapat dimengerti oleh penerima surat (lebih-lebih untuk surat dinas), maka bahasa surat harus mendapat perhatian penulis surat. Untuk tujuan itu pembuat surat harus menggunakan bahasa praktis yaitu : a. Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri mengetahui artinya dan ia mampu menggunakan kata-kata itu; b. Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, sopan, umum, dan bukan katakata daerah/asing. Ejaan yang digunakan dalam surat dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD) yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0196/U/1975 tanggal 27 Agustus 1975. Dalam penulisan surat perlu juga diperhatikan bahwa tidak perlu menggunakan gaya bahasa yang berlebihan. Penggunaan gaya bahasa dalam penulisan suatu surat dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu : a. Faktor kedudukan penulis surat terhadap yang dikirimi surat; b. Faktor persoalan yang akan dikemukakan dalam surat, misalnya surat instruksi, surat pemberitahuan, surat permohonan, dan lain-lain.

Ø

Syarat-syarat Isi Surat yang Baik Surat dinas adalah segala tulisan yang memenuhi persyaratan tertentu dan dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang pada suatu instansi Pemerintah dalam rangka melaksanakan tugas dan/atau kegiatan dalam bidang masingmasing. Surat dinas yang ditulis oleh seorang pejabat tidak dapat dilepaskan kaitannya dengan nama baik instansi yang diwakilinya, oleh karena itu dalam tata penulisannya harus memenuhi beberapa persyaratan, antara lain: Ø Jelas Yang dimaksud di sini yaitu bahwa dalam surat tidak ada kata-kata terselubung atau kata-kata kiasan mengenai apa yang hendak dikatakan; Ø Tepat Artinya setiap yang dikemukakan adalah fakta-fakta yang benar dan dilukiskan dengan kata-kata yang jelas, tidak berbelit-belit; Ø Tuntas Yang dimaksud tuntas yaitu penyampaian permasalahan harus lengkap dan selesai seluruhnya; Ø Sopan Karena surat adalah penyampaian informasi kepada pihak lain, maka isi surat harus sopan, artinya penyajian kata-kata, bentuk, dan bahasa surat dipilih sehingga menimbulkan kesan bahwa penulis adalah orang yang beradab dan menghormati penerima surat; Ø Singkat dan sederhana

31

Artinya tidak berliku-liku dengan menggunakan ungkapan-ungkapan yang tidak perlu sehingga mengaburkan permasalahannya dan tidak boleh menggunakan peribahasa; Ø Lancar Yang dimaksud di sini yaitu cara mengemukakan persoalan secara wajar dan dihayati seolah-olah sedang berbicara langsung dengan penerima surat dalam semangat persahabatan dan saling menghormati; Ø Baku Dalam surat dinas harus mengikuti aturan baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan dilihat dari sudut formal maupun segi penggunaan bahasanya. Ø Penuh pertimbangan Dalam menulis surat, pengutaraan jalan pikiran harus dipertimbangkan sematang-matangnya sehingga dapat menimbulkan kepercayaan dan kebaikan. D. WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT Pada dasarnya semua wewenang dan tanggung jawab dari suatu organisasi/instansi ada di tangan pimpinan tertinggi dari instansi tersebut. Pimpinan tidak boleh mengalihkan tanggung jawab umum organisasi kepada orang lain. Yang mungkin dilakukannya adalah hanya memindahkan sebagian beban tugasnya kepada orang lain (bawahannya). Di lingkungan Departemen Keuangan wewenang dan tanggung jawab tertinggi sesuai yang digariskan dalam UUD 1945 pasal 17 ayat 3, ada di tangan Menteri Keuangan. Wewenang itu secara fungsional selanjutnya dilimpahkan kepada para pembantunya sampai paling rendah eselon II. Berdasarkan kepada prinsip umum di atas, maka pada hakekatnya setiap surat keluar menjadi tanggung jawab dan harus ditandatangani oleh pimpinan tertinggi instansi dimaksud (di lingkungan Departemen Keuangan harus ditandatangani oleh Menteri Keuangan). Akan tetapi dalam prakteknya perlaksanaan tugas, terutama bagi organisasi/instansi besar (seperti halnya Departemen Keuangan), hal ini tidak mungkin dilakukan karena jumlah pekerjaan yang begitu besar. Untuk menjamin kelancaran tugas instansi, maka dimungkinkan adanya pelimpahan wewenang penandatanganan surat, yaitu penyerahan sebagian dari kekuasaan pimpinan kepada bawahannya, agar bawahan tersebut dapat membantu dalam penandatanganan surat. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas di lingkungan Departemen Keuangan sebagai berikut : 1. Sekretaris Jenderal, Inspektur Jenderal, Diretur Jenderal, Kepala/Ketua Badan dapat memperoleh pelimpahan wewenang penandatanganan suratmenyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai bidang masingmasing ; 2. Pimpinan unit eselon II yaitu Kepala Biro, Sekretaris Direktorat Jenderal/ Inspektorat Jenderal/Badan, Direktur, Kepala Pusat, Kepala Kanwil dapat

32

3.

memperoleh kewenangan penandatangan surat-menyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidangnya masing-masing. Pimpinan unit eselon III dan IV yaitu para Kepala Kantor yang karena tugasnya otonom dapat memperoleh pelimpahan kewenangan penandatanganan surat-menyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing.

Tindakan bawahan dengan menggunakan kekuasaan atas dasar pelimpahan wewenang biasa dinamakan bertindak atas kuasa. Pelimpahan dalam hal penandatanganan surat ada dua macam yaitu atas nama (a.n.), dan untuk beliau (u.b.). 1. Atas nama (a.n.) Penggunaan sebutan atas nama, dipakai apabila pimpinan melimpahkan wewenangnya kepada bawahannya untuk menandatangani surat. Pelimpahan wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan : • Pelimpahan wewenang harus dalam bentuk tertulis; • Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan; • Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat tetap ada di tangan pimpinan yang melimpahkan wewenang; • Rentang jangkauan pelimpahan paling banyak hanya dua tahap dihitung dari pelimpahan jenjang pertama; Penggunaan atas nama (a.n) dapat dilihat pada contoh di bawah ini : a.n Menteri Keuangan Sekretaris Jenderal

Nama pejabat NIP ……….

a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro........

Nama Pejabat NIP………….

2. Untuk beliau (u.b.) Sebutan untuk beliau digunakan jika pejabat yang diberi wewenang itu melimpahkan kembali wewenang tersebut kepada pejabat di bawahnya. Pelimpahan wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan: • Pelimpahan wewenang harus mengikuti urutan sampai dua tingkat struktur di bawah pejabat pemberi wewenang yang pertama; • Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya; • Dapat pula dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pemangku jabatan sementara (Pjs.) atau yang mewakili; • Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.

33

Penggunaan untuk beliau (u.b.), dapat dilihat seperti contoh berikut ini: a.n. Menteri Keuangan Direktur Jenderal Pajak u.b Direktur ......………

Nama pejabat NIP ……….. E. PENUNJUKAN PEJABAT PENGGANTI Untuk menjaga kelancaran tugas dan kelangsungan tanggung jawab dalam menyelenggarakan pemerintahan di lingkungan Departemen Keuangan, apabila terjadi kekosongan jabatan dalam hal pejabat yang bersangkutan karena sesuatu hal berhalangan dan tidak dapat melaksanakan tugasnya, dilakukan penunjukan pejabat pengganti dengan memperhatikan kedekatan dan kesesuaian tugas/fungsi antara jabatan pejabat pengganti dengan jabatan kosong yang akan dirangkapnya. 1. Keadaan berhalangan dibedakan sebagai berikut : a. Berhalangan Sementara, artinya jabatan masih terisi akan tetapi karena sesuatu hal tidak dapat melaksanakan tugas jabatannya, misalnya berhalangan karena cuti tahunan, tugas keluar negeri, dan sebagainya. b. Berhalangan Tetap, artinya jabatannya tidak terisi dan menimbulkan lowongan jabatan, misalnya karena pejabat pensiun, meinggal dunia, tugas ke luar negeri lebih dari 6 bulan, dan sebagainya. 2. Penggantian pejabat dapat dilakukan sebagai berikut: a. Dirangkap oleh pejabat atasannya; b. Ditunjuk pengganti dari pejabat yang setingkat; c. Ditunjuk pengganti dari pejabat bawahannya. 3. Penggunaan sebutan penggantian pejabat sebagai berikut : a. Pejabat Sementara (Pjs.) Penggunaan Pjs. ini hanya berlaku untuk pejabat eselon II ke bawah. Dalam hal seorang pejabat ditunjuk menggantikan pejabat yang berhalangan sementara, maka pejabat tersebut menggunakan sebutan “Pejabat Sementara” (disingkat Pjs.) untuk jabatan yang digantikan itu. Penunjukan Pjs. dimaksud dilaksanakan dengan menerbitkan surat kuasa, surat pemberitahuan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berhalangan. Pjs. mempunyai hak dan kewajiban untuk melaksanakan tugas rutin dalam batas-batas yang ditentukan dalam surat tersebut. b. Penunjukan Pemangku Jabatan (Pj.) Penggunaan Pj. berlaku untuk pejabat eselon II ke bawah. Dalam hal seorang pejabat disamping jabatannya ditunjuk menggantikan pejabat yang berhalangan tetap, maka pejabat dimaksud disebut “Pemangku Jabatan” (disingkat Pj.) untuk jabatan yang digantikannya tersebut. Penunjukan/pengangkatan Pemangku Jabatan dimaksud dilaksanakan dengan cara menerbitkan surat tugas, surat keputusan dari pejabat

34

atasanya atau pejabat atasannya yang berwenang mengangkat dalam jabatan. Kecuali ditentukan lain Pemangku Jabatan mempunyai hak dan kewajiban penuh yang sama seperti pejabat yang digantikannya. Penggunaan istilah Pj. disini tidak terkait dengan sebutan Pj yang digunakan dalam bidang kepegawaian. c. Penunjukan Pejabat Pengganti Sementara (Pgs.) Khusus untuk pejabat eselon I di lingkungan Departemen Keuangan yang berhalangan sementara ditunjuk pejabat pengganti sementara dari pejabat eselon I lainnya dengan menggunakan sebutan “Pengganti Sementara” disingkat Pgs. Penunjukan Pgs dimaksud dilaksanakan dengan menerbitkan surat kuasa, surat pemberitahuan dari Menteri Keuangan. Berikut ini contoh penulisan Pjs, Pj, Pgs. Pjs. Kepala Biro ...

Nama Pejabat NIP......... Pj. Kepala Biro...

Nama Pejabat NIP......... Pgs. Sekretaris Jenderal

Nama Pejabat NIP............... Hal-hal yang perlu diperhatikan : a. Ketentuan mengenai penggantian pejabat dengan bentuk Plh, Plt tidak digunakan di Departemen Keuangan b. Pelimpahan wewenang kepada koordinator pelaksana sebagai pejabat pengganti sementara untuk penandatanganan surat dapat dilaksanakan pada tipe kantor operasional eselon IV. c. Pelaksana tidak dapat diserahi pelimpahan wewenang. F. CAP DINAS Di dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/2005 tanggal 6 September 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Departemen Keuangan dirumuskan bahwa yang dimaksud dengan Cap Dinas adalah tanda pengenal yang sah yang berlaku di lingkungan Departemen Keuangan. Cap baik berupa cap instansi maupun cap jabatan yang digunakan sebagai lambang

35

jabatan, dibubuhkan menyertai dan untuk menambah pengukuhan keresmian tanda tangan pejabat yang secara formil mengeluarkan atau mengesahkan/menandatangani surat/dokumen atau untuk mengukuhkan keresmian kertas berharga. Cap Dinas biasa juga disebut stempel. Cap Dinas ada dua macam yaitu Cap Jabatan dan Cap Instansi. Di lingkungan Departemen Keuangan ditetapkan pejabat-pejabat yang boleh menggunakan cap dinas yaitu Menteri Keuangan, para pejabat eselon I, para pejabat eselon II, dan para pejabat di bawah eselon II yang karena sifat, tugas, dan jabatannya melaksanakan tugas teknis yang otonom serta diberi hak dan wewenang untuk mengadakan hubungan surat-menyurat keluar. Para pejabat tersebut mempunyai cap jabatan dan cap instansi. Setiap pimpinan unit organisasi bertanggung jawab atas penggunaan cap dinas di lingkungan unit kerjanya masing-masing. Cap jabatan yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebutkan nama jabatan dari pejabat yang bersangkutan. Cap ini digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat yang bersangkutan atau yang bertindak sebagai Pemangku Jabatan (Pj). Cap Instansi yaitu cap yang bunyi tulisannya menyebut nama instansi atau unit organisasi yang bersangkutan. Cap instansi digunakan untuk menyertai tanda tangan : 1. Pejabat eselon I yang bertindak sebagai Pengganti Sementara (Pgs.) 2. Pejabat yang bertindak sebagai Pejabat Sementara (Pjs.) 3. Pejabat yang diberi pelimpahan wewenang untuk menandatangani naskah dinas atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.) sesuai ketentuan yang berlaku ; 4. Pejabat struktural di bawahnya yang tidak memiliki cap dinas dalam rangka pelaksanaan tugas intern unit organisasinya. 5. Pejabat atau unit organisasi yang tidak memiliki cap dinas, karena sifat tugasnya otonom dan harus mengadakan hubungan surat-menyurat keluar, dapat menggunakan cap instansi atasannya sesuai dengan ketentuan tentang pelimpahan wewenang pada unit organisasinya masing-masing.

36

Contoh Bentuk dan Tulisan surat dinas di lingkungan Departemen Keuangan:

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN SEKRETARIAT BADAN Jalan Purnawarman Nomor 99 Kebayoran Baru Jakarta 12110

Telepon Faksimile

Nomor Sifat Lampiran Hal

: 021-7394666 021- 7204131 : 021-7261775

: Und-567/BP.1/2008 : Biasa : Satu bendel : Undangan Rapat

10 Juli 2008

Yth. Kepala Biro Organisasi Ketatalaksanaan Jalan Lapangan Banteng Timur 2-4 Jakarta Sehubungan dengan diadakannya pembahasan konsep Tata Persuratan Dinas BPPK (TPD BPPK), dengan ini kami mengharapkan kehadiran Saudara untuk hadir pada pertemuan yang diselenggarakan : hari/tanggal : Rabu, 16 Juli 2008 pukul : Pukul 09.00 WIB tempat : Ruang Rapat E-206 Sekretariat BPPK Jl. Purnawarman No. 99 Jakarta – Selatan. Untuk kelancaran pembahasan konsep TPD BPPK dimaksud, bersama ini kami sampaikan konsep TPD BPPK untuk kiranya dapat Saudara pelajari terlebih dahulu. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Sekretaris Badan Cap Jabatan

Dodi Iskandar NIP 060063156 Tembusan : 1. Sekretaris Jenderal Dep. Keuangan 2. Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan 3. Kabag. Organisasi.

37

Keterangan : 1. Bentuk surat setengah lurus (semi block). 2. Kop surat, berisi logo Departemen Keuangan, nama, kedudukan, dan alamat instansi yang diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/2005 tanggal 6 September 2005. Tulisan Departemen Keuangan Republik Indonesia menggunakan huruf arial 13, nama eselon I dan II menggunakan huruf arial 11, alamat instansi menggunakan huruf arial 7. 3. Penulisan tanggal surat dinas tidak perlu didahului oleh kota, karena sudah tercantum dalam alamat instansi pada kop surat. Nama bulan tidak boleh menggunakan angka. Tahun harus ditulis lengkap. 4. Nomor ditulis lengkap dan diikuti titik dua. Garis miring dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Naskah surat dinas di lingkungan Departemen Keuangan menggunakan kode S dalam penomorannya. Contoh penomoran surat : S- …./SJ.2/ ….. Kode Jenis Naskah Dinas (S) Nomor Urut Agenda Kode Unit Konseptor (Biro Kepegawaian) Tahun berjalan 5. Sifat surat, diisi dengan kualifikasi surat misalnya Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas atau Biasa, dapat pula diisi sesuai dengan klasifikasi surat menurut pengirimannya misalnya Sangat Segera, Segera atau Biasa. 6. Lampiran, ditulis lengkap dan diikuti titik dua, kemudian cantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan, serta tidak diikuti tanda baca apapun. Penulisan jumlah dengan huruf kecuali jumlah kata bilangan lebih dari dua kata. Contoh : Lampiran : 27 berkas 7. Hal surat bukan perihal, berisi inti dari surat, ditulis sesingkat mungkin , menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tidak diakhiri dengan tanda baca titik serta tidak perlu garis bawah. Untuk nomor, sifat dan hal surat harus ditulis dalam surat dinas, kecuali lampiran. Lampiran hanya ditulis apabila perlu, kalau tidak ada lampiran tidak perlu ditulis. 8. Alamat Surat a. Alamat yang dituju dituliskan di sebelah kiri surat, di bawah hal. b. Alamat yang dituju cukup dengan kata “Yth” diikuti nama jabatan yang dituju. Sebutan Bapak, Ibu, Sdr hanya digunakan apabila diikuti nama orang. Apabila akan menggunakan sebutan gelar langsung nama yang dituju. Contoh : Yth. Menteri Keuangan Yth. Ibu Ani Ratnawati Yth. Drs. Tony Rooswiyanto, M.Sc.

38

Penulisan kata jalan pada alamat tidak disingkat, nama jalan, kota ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata. Sebelum nama kota tidak diikuti kata depan di, dan tidak perlu garis bawahan tanpa tanda baca apapun. Contoh : Yth. Direktur Jenderal Perbendaharaan Jalan Lapangan Banteng Timur 2 – 4 Jakarta 9. Batang tubuh surat sekurang-kurangnya berisi tiga alinea, yakni alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup. a. Alinea pembuka, berisi latar belakang, maksud, dan tujuan surat; b. Alinea isi, berisi isi pokok/uraian inti permasalahan surat; c. Alinea penutup, berisi uraian penutup surat. 10. Kaki Surat a. Nama Jabatan Nama jabatan penanda tangan surat ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diberi tanda baca apapun. Nama jabatan ini tidak perlu ditulis lengkap karena unit organisasi sudah dicantumkan lengkap pada kop surat; b. Tanda tangan pejabat; c. Nama lengkap penandatanganan surat tanpa gelar, ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap kata tanpa diberi tanda baca apapun, serta tidak perlu digarisbawahi, di bawahnya Nomor Induk Pegawai disingkat NIP tanpa tanda titik. Contoh : Kepala Badan

I Gede Erata NIP 13669947 11. Tembusan Kata tembusan diikuti tanda baca titik dua tanpa digarisbawahi dan tidak perlu menggunakan kata kepada Yth, Disampaikan kepada Yth, dan tidak perlu menambah kata sebagai laporan atau arsip. Sebutan Ibu, Bapak, dan Sdr hanya digunakan apabila diikuti nama orang. Apabila menggunakan gelar langsung diikuti nama orang. Contoh : Tembusan : 1. Menteri Keuangan; 2. Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan. atau

39

Tembusan : Bapak Tony Rooswiyanto atau Tembusan : Dra. Puji Handayani, M.M. Contoh Bentuk Nota Dinas di lingkungan Departemen Keuangan: DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI Jalan Purnawarman Nomor 99 Kebayoran Baru Jakarta 12110

Telepon : 021-7244846 Faksimile : 021-7244846

NOTA DINAS Nomor : ND- 10/PP.1/2008 Kepada

: Yth. 1. Para Kepala Bidang 2. Para Widyaiswara 3. Para Kepala Subbidang 4. Para Pelaksana

Dari Hal

: Kepala Pusdiklat Pegawai : Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil Departemen Keuangan

2 Januari 2008

Sehubungan dengan Surat Edaran Menteri Keuangan nomor SE108/MK.1/2008 tanggal 1 Desember 2008 dan Surat Sekretaris BPPK nomor S492/PP.1/2004 tanggal 5 Desember 2008 hal sebagaimana tersebut di atas, bersama ini kami sampaikan Formulir Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS) Tahun 2004 beserta petunjuk pengisiannya. Untuk mendukung kelancaran proses ini kami harapkan formulir PUPNS yang telah diisi dapat disampaikan kembali kepada kami paling lambat tanggal 31 Januari 2008. Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Kepala Pusat

Tony Rooswiyanto NIP 060064640 Tembusan: Sekretaris Badan Diklat Keuangan.

40

Nota Dinas adalah bentuk surat dinas intern di lingkungan unit kerjanya yang dibuat oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan petunjuk, pemberitahuan, dan pernyataan atau permintaan. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Nota Dinas tidak boleh digunakan untuk membuat keputusan mutasi pegawai. Contoh : Ø nota dinas antarpejabat eselon I di lingkungan Unit Eselon I; Ø nota dinas antarpejabat di lingkungan Kantor Wilayah; Ø nota dinas di lingkungan Kantor Pelayanan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Tata Naskah di lingkungan Departemen Keuangan berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/ 2005 Tanggal 6 September 2005, sebagai berikut :

Media/Sarana Surat-Menyurat Kertas yang digunakan dalam surat dinas di lingkungan Departemen Keuangan adalah : a. Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS maksimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan, dan dokumen pelaporan. b. Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern berupa surat dinas, pengumuman, pemberitahuan, surat perintah, surat tugas, dan lain-lainnya menggunakan kertas dengan ukuran kertas kuarto atau A4 (210 X 297 mm) atau 8,27 x 11,69 inci., namun untuk kepentingan tertentu dapat menggunakan kertas ukuran A3 (297 x 420 mm), A5 (210 x 148 mm), folio ( 210x330 mm), Folio Ganda (420 x 330 mm). c. Surat yang memiliki ruang lingkup intern : • Nota Dinas Ukuran kertas kuarto atau A4 (210 X 297 mm) atau 8,27 x 11,69 inci. • Memo Ukuran kertas setengah folio atau C5 (162 x 229 mm) atau 6,38 x 9,02 inci. d. Surat yang memiliki ruang lingkup intern : • Laporan, baik dalam bentuk buku atau surat, ukuran kertas kuarto atau A4 (210 x 297 mm) atau 8,27 x 11,69 inci. • Produk Hukum, misalnya Surat Keputusan, Instruksi, Surat Edaran, Surat Perjanjian dengan menggunakan kertas ukuran folio. • Warna kertas putih dengan kualitas terbaik (white bond) digunakan untuk surat dinas asli, sedangkan yang berkualitas biasa digunakan untuk kopi surat dinas, apabila dengan mesin ketik biasa, tembusan diketik dengan kertas karbon pada kertas doorslag, apabila dengan mesin komputer tembusan dibuat dengan kertas biasa menggunakan mesin fotokopi.

41

Tipe Huruf Tipe huruf yang digunakan adalah: a. Untuk yang menggunakan mesin ketik manual atau elektrik adalah menggunakan huruf pica; b. Untuk komputer menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 8, 9, 11, 12, dan 13 sesuai dengan ketentuan Tata Persuratan Unit Instansi Anda. Penggandaan a. Penggandaan surat dinas dilakukan dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dan jumlah yang digandakan sesuai dengan banyak alamat yang dituju dan untuk arsip. b. Penggandaan surat hanya dilakukan setelah surat keluar dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. c. Cap dinas dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan kopi). d. Penggandaan surat keluar dengan tingkat kecepatan penyampaian kilat dan sangat segera harus didahulukan. e. Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya konfidensial ke atas harus diawasi dengan ketat. f. Pejabat unit tata usaha berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan menurut ketentuan yang berlaku. 3.2 RANGKUMAN Penanganan surat merupakan awal dari proses penanganan informasi yang berupa kegiatan mulai dari penerimaan surat masuk, pengolahan surat keluar sampai dengan penyimpanan warkat-warkat. Pengolahan surat masuk dalam suatu organisasi tergantung dari besarkecilnya atau tahap perkembangan organisasi itu. Dalam modul ini yang diuraikan adalah pengolahan surat masuk pada organisasi besar. Langkah pertama pengolahan surat masuk adalah penyortiran atau pemilahan surat-surat dapat dilakukan berdasarkan organisasi atau bagian-bagian dari unit itu, macamnya, klasifikasinya atau kualifikasinya. Setelah surat tersebut disortir kemudian dibuka sampulnya, dibaca dan diteliti apakah ada alamat dalamnya, lampirannya dan lain-lain yang berkaitan dengan surat tersebut. Setelah dibaca dicatat dalam buku pencatat surat misalnya buku agenda, kartu kendali, setelah dicatat surat tersebut dibagikan kepada pihak yang dituju. Dalam pengolahan surat-surat keluar dapat berasal dari dua sumber yakni disposisi pimpinan dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok. Dalam penyusunan surat keluar terdapat 5 asas dalam pembuatan surat yakni asas keamanan, asas kecepatan, asas pertanggungjawaban, asas keterkaitan, dan asas pembakuan. Dalam penyusunan surat dinas perlu diperhatikan syarat-syarat penyusunan surat yang baik dari segi bentuk, isi surat, wewenang penandatanganan surat, dan cap surat dinas.

42

3.3 LATIHAN 2 Jawablah pertanyaan–pertanyaan di bawah ini! 1. Apakah yang dimaksud dengan surat dan apakah fungsinya? 2. Bagaimana cara mengolah surat masuk dalam lingkungan Anda bekerja ? 3. Sebutkanlah asa-asa tata persuratan? 4. Sebutkanlah bagian-bagian surat dan jelaskan fungsinya? 5. Bagaimana pendelegasian wewenang penandatangan surat di lingkungan Departemen Keuangan?

43

4. Kegiatan Belajar 3

PELAYANAN TELEPON 4.1. URAIAN Salah satu pekerjaan kantor yang perlu mendapat perhatian yang semestinya dari semua pihak, terutama dari pimpinan adalah pelayanan telepon. Hubungan telepon merupakan salah satu sarana komunikasi yang efektif dalam menyelesaikan tugas-tugas kantor. Melalui telepon semua permasalahan dapat dibicarakan dengan pihak-pihak yang bersangkutan dan biasanya beberapa masalah dapat diselesaikan melalui hubungan telepon tanpa masing-masing yang bersangkutan harus bertemu terlebih dahulu. Agar penyelesaian masalah melalui telepon dapat berhasil, tentu harus didukung oleh cara-cara menelepon yang baik, sehingga pihak yang diajak bicara bersedia untuk menyelesaikan masalah tersebut melalui telepon. Mengapa kita perlu menggunakan pesawat telepon : a. Kecepatan, pesan yang akan disampaikan dapat diterima dalam waktu sangat cepat. b. Biaya, biaya yang dikeluarkan akan lebih efisien dibandingkan dengan menyampaikan pesan melalui pengirim surat. c. Tanggapan, tidak seperti komunikasi tertulis, tanggapan melalui telepon dapat segera diperoleh. Ada beberapa hal di mana kita lebih baik menggunakan telepon misalnya : a. Apabila membicarakan hal-hal yang benar-benar sulit, maka perlu dengan bertatap muka karena kita akan dapat menilai reaksi-reaksi dan perasaan bicara dengan lebih baik. b. Apabila informasi yang akan disampaikan merupakan hal yang sangat rahasia. c. Apabila diperlukan arsip atau tanda bukti. Pengetahuan pelayanan telepon diperlukan juga bagi seorang pimpinan agar ia dapat memberitahukan kepada bawahannya tentang tata cara menelepon yang baik, sehingga pihak luar yang dilayani merasa dihargai. Bagi para pegawai pengetahuan tersebut sangat diperlukan agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas pelayanan telepon sebagaimana mestinya dan untuk memelihara citra instansi yang baik. Pelayanan telepon menyangkut dua hal yaitu menjawab telepon dari luar dan menelpon keluar. Untuk mendapat gambaran yang lebih jelas, akan kita bicarakan bagaimana seharusnya seorang petugas/seorang sekretaris pimpinan melayani telepon yang ditujukan kepada pimpinan.

44

A. TELEPON DARI LUAR Bagi seorang pimpinan, waktu adalah sangat berharga, oleh karena itu hubungan dengan pejabat lain baik dalam instansi sendiri, maupun dengan pejabat-pejabat di luar instansi, biasanya dilakukan melalui telepon. Oleh karena seorang sekretaris pimpinan belum mengetahui apakah orang yang menelepon itu orang penting atau orang biasa, maka harus dipegang prinsip bahwa yang menelepon itu adalah orang penting, karena itu perlu digunakan cara-cara dan kalimat yang sopan. 1.

Cara menerima telepon Apabila telepon berbunyi, telepon itu harus segera dijawab. Cara menjawab yang paling baik yaitu angkatlah gagang telepon dengan hati-hati, kemudian sebutkan nama instansi atau nama unit organisasi, selanjutnya sebutkan nama sendiri dan disusul dengan ucapan selamat (selamat pagi, atau selamat siang, atau selamat sore), misalnya: Sekretaris pimpinan : Biro HKLN, di sini Kiki, selamat pagi! Yang menelpon : Di sini Sarwono dari Departemen Luar Negeri, saya minta bicara dengan Pak Darsono. Sekretaris pimpinan : Baik Pak Sarwono, dapatkah Bapak menunggu sebentar? (pesawat telepon dihubungkan kepada pesawat telepon pimpinan dan dijelaskan kepadanya bahwa Bapak Sarwono dari Departemen Luar Negeri ingin berbicara). Pimpinan (Darsono) : Selamat pagi Pak Sarwono (diteruskan dengan pembicaraan). Dengan demikian di dalam kantor kita tidak lagi mengucapkan kata ”Halo” ketika menerima namun diganti dengan ”Biro SDMn, Niken disini, Selamat pagi”, demikian pula ketika kita memanggil kata ”Halo” diganti dengan ”Selamat pagi/siang, Biro Keuangan disini. Boleh saya bicara dengan Bapak Taufik?”

2.

Telepon yang tidak dapat diterima Pimpinan Adakalanya telepon dari luar tidak dapat diterima oleh pimpinan karena sesuatu hal, misalnya pimpinan sedang dipanggil oleh atasannya atau sedang tidak ada di kantor karena sedang mengadakan dinas keluar kantor/keluar kota. Apabila pimpinan tidak dapat menerima telepon, sekretaris harus bisa menjelaskan kepada penelepon secara sopan, misalnya : Sekretaris pimpinan : Maaf Pak, Bapak Tony sedang dipanggil Kepala Badan, apakah ada pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau?

45

Perlu diperhatikan apabila pimpinan tidak ada di tempat, kepada penelepon perlu kita beri tahukan sebenarnya, tetapi sejauh tidak melanggar ketentuan-ketentuan rahasia jabatan, atau yang menyangkut masalah-masalah pribadi. 3.

Cara untuk memperoleh keterangan dari Penelepon Seperti disebutkan di atas, sebelum menjawab telepon, pimpinan ingin mengetahui nama, jabatan, dan instansi dari penelepon. Oleh karena itu sekretaris pimpinan harus terampil untuk mendapatkan keteranganketerangan mengenai penelepon. Untuk memudahkan cara mendapatkan keterangan dengan teliti, hendaknya selalu tersedia buku catatan dan ballpoint dekat dengan pesawat telepon. Menyediakan formulir seperti contoh di bawah ini adalah sangat dianjurkan, karena akan sangat membantu dalam memperoleh keterangan. CATATAN PENERIMA TELEPON Untuk .......................................................................... D a r i .......................................................................... Kantor ........................................Jabatan ................... Telepon No. ...................... _____ minta waktu ____ menjawab ingin bertemu telepon _____ akan datang

____ mohon ditelpon kembali

_____ ingin bertemu

____ akan menelpon kembali ____________________________________________

Diterima oleh :

Tanggal :

Jam :

Dalam beberapa hal, kadang-kadang penelepon enggan untuk memberikan keterangan yang diperlukan. Menghadapi keadaan demikian, sekretaris pimpinan harus mempunyai cara/taktik agar keterangan itu bisa diperoleh, misalnya dicoba dengan menggunakan cara tidak langsung. 4.

Cara mengakhiri pembicaraan telepon dari luar Setelah pembicaraan selesai, cara yang paling sopan untuk mengakhiri pembicaraan yaitu setelah yang bersangkutan mengucapkan “terima kasih” dan kita jawab juga “terima kasih”, kita jangan meletakkan gagang telepon lebih dahulu sebelum kita mendengar bahwa penelepon telah meletakkan gagang teleponnya. 46

B. MENELEPON KELUAR Penilaian baik terhadap instansi kita, bukan saja dapat dipengaruhi oleh cara kita menerima telepon, tapi dapat juga dipengaruhi oleh caranya kita menelepon keluar. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris pimpinan agar berhasil dengan baik dalam melaksanakan tugas menghubungi pimpinan di instansi lain, adalah : 1. Teliti sekali lagi nomor telepon yang akan dihubungi. Langkah ini dimaksudkan untuk meyakinkan bahwa nomor telepon itu benar dan tidak ada perubahan. 2. Buku petunjuk telepon hendaknya selalu tersedia, maksudnya untuk memudahkan mencari nomor telepon yang setiap saat diperlukan. 3. Nomor telepon yang sering digunakan harus dicatat dalam catatan tersendiri dan disusun menurut nomor yang menunjukkan kode wilayah telkom. Cara demikian akan membantu apabila ada perubahan nomor telepon. Apabila dikehendaki dapat juga dibuat catatan nama instansi atau nama pejabat yang sering dihubungi dan disusun menurut abjad. 1.

Cara menelepon keluar Apabila sekretaris pimpinan melakukan suatu sambungan telepon keluar untuk menghubungi pimpinan di instansi/unit lain, pertama-tama harus dicek sekali lagi apakah pimpinan yang memerintahkan menelepon benar-benar sudah siap untuk menelepon. Hal ini dimaksudkan agar penerima telepon tidak menunggu terlalu lama. Menunggu terlalu lama akan menimbulkan rasa tidak senang bagi pihak lain dan hal ini dikhawatirkan akan mengganggu jalannya pembicaraan dan lebih jauh dikhawatirkan akan menimbulkan penilaian kurang baik terhadap instansi. Apabila telepon sudah menyambung, dan pimpinan di pihak yang ditelepon sudah siap untuk menerima, maka beritahukanlah kepadanya bahwa pimpinan akan berbicara, misalnya : Sekretaris pimpinan : Selamat pagi Pak Dawam, Kepala Biro Hubungan Kerjasama Luar Negeri, Departemen Keuangan ingin bicara dengan Bapak.

2.

Setelah dari pihak penerima telepon menyatakan siap, segera beri tahukan kepada pimpinan bahwa pihak yang dituju telah siap untuk menerima pembicaraan. Dalam hal seorang pimpinan melakukan pembicaraan dengan pihak luar, adalah bijaksana apabila pimpinan mencatat lebih dahulu hal-hal yang akan dibicarakan dalam secarik kertas. Hal ini dianggap perlu untuk menghindarkan jangan sampai hal-hal yang penting terlewat atau lupa dibicarakan. Sikap pada waktu menelepon

47

Pada waktu menelepon keluar, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar pembicaraan melalui telepon berjalan lancar dan tidak menyinggung perasaan pihak yang diajak bicara. Hal-hal dimaksud ialah: a. Pusatkan perhatian kepada orang yang sedang diajak bicara dalam telepon (seakan-akan berhadapan langsung dengan pihak yang diajak bicara). Janganlah berbicara dengan orang lain yang ada di sekitar kita. Tindakan demikian akan menyinggung perasaan orang yang diajak bicara dalam telepon. b. Gunakanlah bahasa yang sopan dan nada suara yang baik, karena nada suara yang baik ditimbulkan oleh sikap dan hati yang baik pula. c. Pembicaraan melalui telepon adalah pembicaraan jarak jauh melalui udara, karena itu penjelasan melalui mimik, melalui bahasa isyarat badan dan gambar tidak dapat digunakan. Karena itu gunakan bahasa yang baik dan kata-kata yang jelas yang dapat dipahami oleh pihak yang diajak bicara. 3.

Cara mengakhiri telepon keluar Seperti halnya mengakhiri telepon dari luar, mengakhiri telepon keluarpun harus dilakukan secara sopan. Apabila pembicaraan sudah selesai, jangan lupa kita mengucapkan terima kasih, misalnya “Terima kasih Pak Kosim, selamat pagi”. Setelah mengucapkan terima kasih dan telah mendengar ucapan balasan terima kasih dari pihak lawan bicara, segera gagang telepon diletakkan dengan baik.

4.

Beberapa hal yang perlu dilaksanakan dan perlu dihindarkan Setelah diuraikan secara singkat mengenai pelayanan telepon, masih ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian pada waktu menelepon yaitu: a. Pada waktu menelepon keluar, gunakanlah jari telunjuk untuk menyambungkan kepada nomor yang dituju (baik menggunakan pesawat telepon dengan sistem putar, atau menggunakan pesawat telepon dengan sistem digital), dan jangan menggunakan pensil atau benda lainnya, karena hal itu akan merusak pesawat telepon dan kemungkinan salah pilih nomor lebih besar. b. Buanglah kebiasaan mengangkat gagang telepon dahulu baru mencari nomor telepon, karena begitu gagang telepon diangkat akan menganggu telepon yang akan masuk ke kantor kita. c. Buanglah kebiasaan menyimpan gagang telepon secara kasar sesudah menerima telepon, karena bila orang yang telah mengadakan hubungan telepon belum menyimpan gagang teleponnya, hal ini akan mengganggu perasaan yang bersangkutan. d. Hindarkanlah kebiasaan menggunakan telepon kantor untuk keperluan pribadi. Apabila karena sesuatu hal yang sangat mendesak, Anda

48

terpaksa harus menggunakan telepon kantor untuk keperluan pribadi, bicaralah seperlunya. Perlu diingat bahwa telepon kantor adalah untuk keperluan dinas bukan untuk kepentingan pribadi atau untuk kepentingan pergaulan santai. 4.2. RANGKUMAN Telepon adalah alat komunikasi yang cepat untuk menerima dan menyampaikan informasi. Pelayanan telepon di kantor dapat dikatakan berhasil apabila pegawai kantor mengetahui cara-cara bertelepon yang tepat. Pelayanan telepon mencakup menerima telepon dan menelepon keluar. Hal yang perlu diperhatikan dalam menelepon adalah sikap pada waktu menelepon. 4.3.LATIHAN 3 Jawablah pertanyaan di bawah ini! 1. Mengapa kita perlu menggunakan pesawat telepon? 2. Bagaimana cara Anda menerima telepon dari luar kantor? 3. Bagaimana cara Anda menelpon ke luar? 4. Bagaimana sikap Anda pada waktu menelpon keluar? 5 Sebutkan hal-hal yang perlu dihindarkan pada waktu menelpon?

49

5. Kegiatan Belajar 4

PENERIMAAN TAMU KANTOR 5.1. URAIAN Dalam pelayanan tamu kantor diperlukan peraturan protokoler dan cara-cara yang perlu diperhatikan oleh para pegawai, oleh karena itu perlu mendapat perhatian sewajarnya adalah penerimaan tamu. Seperti halnya pelayanan telepon, penerimaan tamu harus dilaksanakan sebaik-baiknya karena hal ini akan menyebabkan penilaian baik atau penilaian tidak baik terhadap instansi kita. Dengan penerimaan tamu yang baik, pihak luar akan menilai bahwa kantor kita sudah maju di dalam pergaulan perkantoran, sebaliknya bila penerimaan tamu kurang baik, maka pihak luar akan memberikan penilaian bahwa kantor kita masih terbelakang. Tamu yang datang ke kantor umumnya mengharapkan pelayanan yang baik dari pegawai atau Sekretaris di kantor tersebut. sehingga tamu tidak merasa dipersulit untuk menemui salah seorang pejabat. Hal-hal penting yang perlu mendapat perhatian dalam hal penerimaan tamu yaitu lokasi dan penataan ruang tamu, cara penerimaan tamu, perlakuan terhadap tamu yang datang tetapi belum mengadakan perjanjian, perlakuan terhadap tamu yang harus menunggu, merencanakan perjanjian dengan tamu, syarat-syarat seorang penerima tamu, dan catatan tamu A. RUANG PENERIMAAN TAMU Hal lain yang dapat menimbulkan penilaian baik terhadap suatu instansi tidak saja ditentukan oleh cara penerimaan tamu, tetapi juga oleh tempat penerimaan tamu. Oleh karena itu letak dan penataan ruang penerimaan tamu harus mendapat perhatian yang layak dari pimpinan instansi. Bagi instansi yang frekuensi penerimaan tamunya cukup tinggi dan tamunya banyak, seyogyanya disediakan ruangan penerimaan tamu atau ruang tunggu tamu tersendiri. Ruangan penerimaan tamu harus berada di tempat yang tenang, tidak terganggu oleh hiruk-pikuknya pegawai/kegiatan kerja yang ada. Hal ini untuk menjaga agar tamu yang sedang menunggu tidak merasa terganggu. Ruangan tamu harus ditata sebaik-baiknya, kursi tamu diatur sedemikian rupa hingga tamu mudah untuk duduk, meja tamu selalu bersih dan di atasnya ditempatkan hiasan bunga yang cukup indah, walaupun tidak berarti harus bunga yang mahal. Menyediakan brosur-brosur yang diterbitkan oleh instansi di meja tamu (bila ada), dan koran atau majalah, juga merupakan langkah yang tepat. Rak-rak buku di ruang tamu (bila ada) harus ditata menurut pengaturan interior yang sudah maju. Tanda-tanda penghargaan dan piala-piala yang pernah didapat oleh instansi dapat juga disimpan di ruang tamu. Hiasan-hiasan dinding yang dipasang di ruang tamu harus yang ada kaitannya dengan tugas instansi, bila gambar demikian tidak ada, sebaiknya dipasang gambar-gambar

50

yang bersifat netral tapi menimbulkan kesan asri, misalnya gambar pemandangan alam. Untuk menimbulkan rasa nyaman bagi para tamu, sebaiknya di sudutsudut ruangan ditempatkan tanaman hias. Di meja tamu ditempatkan bunga hiasan (baik bunga asli atau bunga buatan) dengan penataan yang indah, baik dalam vas bunga atau tempat bunga lainnya. B. CARA PENERIMAAN TAMU KANTOR Kegiatan penerimaan tamu disebut reception. Orang yang diberi tugas menerima tamu disebut penerima tamu atau receptionist. Untuk mendapat gambaran yang lebih nyata, pembicaraan kita dalam uraian ini kita fokuskan kepada tugas-tugas seorang penerima tamu yang melayani seorang pimpinan/pejabat (misalnya seorang sekretaris pimpinan). Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melayani tamu : 1. Menghormati dan menyapa tamu Pegawai/Sekretaris harus menyapa dengan memberi hormat kepada tamu yang datang dengan ucapan : “Selamat pagi atau selamat siang”. Apabila tamu tidak segera memberitahukan dengan siapa ia akan bertemu dan keperluannya apa, maka Pegawai/Sekretaris dapat menyapa dengan : “Dapatkah saya membantu Bapak?” 2. Mengetahui maksud kunjungan tamu. Biasanya tamu yang bermaksud baik tentu memberitahukan maksud kedatangannya. Namun Sekretaris dapat pula meminta tamu untuk mengisi buku tamu. 3. Menyenangkan tamu Apabila tamu harus menunggu, persilahkan tamu duduk di kursi tamu, dan bila waktu menunggu agak lama, tawarkan bacaan-bacaan misalnya surat kabar, buletin kantor agar tamu tidak bosan menunggu. 4. Memperkenalkan dan menghadapkan tamu Pegawai/sekretaris hendaknya menyebutkan nama tamu apabila mengantar ke ruang pimpinan, misalnya : “Pak Sarwadi ingin bertemu dengan Pak Tony”. atau “ Pak Tony, Pak Sarwadi ingin bertemu dengan Bapak”. Seperti halnya dalam pelayanan telepon, karena kita belum mengetahui apakah tamu yang datang itu tamu penting atau tamu tidak penting, maka kita harus menggunakan prinsip bahwa semua tamu yang datang itu adalah tamu penting. Bila tamu datang, pekerjaan apapun yang sedang dilakukan oleh penerima tamu harus ditunda dahulu, dan layanilah tamu dengan muka yang cerah dan bahasa yang sopan serta ramah. Untuk menunjang kelancaran tugas, seorang penerima tamu harus banyak bekerja sama dengan para sekretaris pejabat lain, terutama untuk memperoleh informasi jadwal acara penerimaan tamu pejabat yang bersangkutan. Dengan mengetahuinya jadwal acara tersebut, ia akan bisa

51

membantu pimpinan dan tamu apabila diperlukan. Misalnya datang seorang tamu untuk menghadap pimpinan, tapi pimpinan tidak dapat menerimanya karena permasalahan yang akan dibicarakan oleh tamu bukan lingkup tugasnya, dan ia menyarankan untuk menghadap pejabat lain yang membidangi masalah yang mau dibicarakan oleh tamu. Dalam hal semacam ini, penerima tamu dapat memberikan penjelasan kepada tamu kiranya ia akan dapat diterima oleh pejabat yang ditunjuk, karena jadwal acara pejabat tersebut memungkinkan. Kasus lain yang mungkin terjadi yaitu tamu harus menunggu. Kasus semacam ini dapat saja sering terjadi yaitu sekalipun tamu yang sudah mengadakan perjanjian, tapi terpaksa harus menunggu karena sesuatu hal, misalnya karena pejabat yang bersangkutan dipanggil oleh pimpinan yang lebih tinggi, atau ia sedang menyelesaikan masalah yang sangat penting dan mendadak dan harus segera selesai. Dalam keadaan demikian, penerima tamu harus dapat menjelaskan secara jujur dan bijaksana kepada para tamu mengapa pejabat tidak dapat menerima mereka padahal sudah ada perjanjian. Penerima tamu dapat juga menawarkan kepada para tamu apakah mereka bersedia menunggu sampai pejabat dapat menerima mereka atau datang lagi pada kesempatan lain. Selama tamu menunggu, penerima tamu harus dapat bertindak bijaksana hingga tamu merasa senang, misalnya bila keadaan memungkinkan penerima tamu mengadakan pembicaraan tidak formal dengan tamu, tetapi harus diingat bahwa yang dibicarakan bukan masalah kedinasan, dan penerima tamu jangan memulai pembicaraan tetapi harus bersifat melayani/menanggapi percakapan tamu. 1.

Jenis-jenis Tamu Kantor a.

Tamu yang sudah mengadakan perjanjian Bagi tamu yang sudah mengadakan perjanjian, harus memperoleh prioritas untuk dapat menemui pimpinan. Untuk keperluan tersebut penerima tamu harus mengetahu benar jam berapa tamu itu bisa diterima. Bila tamu yang sudah mengadakan perjanjian itu datang, tugas utama penerima yaitu segera memberitahukan kepada pimpinan yang bersangkutan bahwa tamunya sudah datang, serta menanyakan kepadanya apakah ia sudah dapat menerimanya, misalnya “ Bapak Tony telah datang untuk menemui Bapak sekarang. Bolehkah saya mengantarkannya untuk menghadap Bapak”. Bila terdapat beberapa tamu yang sudah mengadakan perjanjian, urutan waktu menghadap pimpinan harus jadi perhatian penerima tamu. Dengan mengetahui urutan waktu tersebut, penerima tamu dapat memberitahukan pejabat bila giliran tamu berikutnya telah tiba.

52

b.

Tamu yang tidak ada perjanjian Adakalanya tamu yang datang itu tanpa mempunyai perjanjian dengan pejabat yang dituju. Dalam keadaan demikian, penerima tamu harus lincah dan segera menanyakan dengan sopan data tamu dimaksud, misalnya namanya, dari instansi mana, tujuan kedatangannya, mau bertemu dengan siapa. Berdasarkan data-data itu, penerima tamu segera memberitahukan kepada pimpinan yang bersangkutan, dan sekaligus menanyakan kepadanya apakah ia dapat menerima tamu tersebut dan kapan dapat menerimanya. Apabila pejabat yang dimaksud dapat menerimanya, walaupun tidak pada waktu itu, bagi penerima tamu tidak banyak permasalahan. Tetapi bila pimpinan itu tidak dapat menerimanya, karena misalnya tujuan kedatangan tamu itu tidak ada hubungan dengan bidang tugas pimpinan, maka dalam keadaan demikian penerima tamu harus mempunyai kemampuan untuk menjelaskan kepada tamu, agar di satu pihak tamu itu dapat memaklumi mengapa ia tidak dapat diterima dan di pihak lain agar tidak ada penilaian negatif kepada pimpinan yang tidak bisa menerima tamu itu. Salah satu cara untuk tidak mengecewakan tamu karena ia tidak dapat diterima oleh seorang pimpinan karena alasan seperti tersebut di atas, misalnya dengan menawarkan kepada tamu untuk menghadap pejabat lain yang kiranya lebih tepat untuk menerimanya karena bidang tugas yang ditanganinya sesuai dengan bidang tugas yang ingin dibicarakan oleh tamu. Untuk dapat berbuat seperti itu penerima tamu selain harus mempunyai pengetahuan tentang struktur organisasi instansi tetapi juga harus mengetahui bidang tugas yang ditangani oleh masing-masing unit organisasi dari instansi, walaupun hanya secara garis besarnya saja. Jenis tamu yang lain yang datang tanpa perjanjian, misalnya keluarga atau istri pimpinan, atau kawan karib pimpinan. Menghadapi tamu semacam ini penerima tamu harus bersifat luwes, artinya dapat mempersilahkan tamu itu masuk ke ruangan pejabat tanpa melalui prosedur yang ada. Bila keadaan memungkinkan dapat saja kepada tamu semacam itu diberitahukan, dengan cara yang tidak formal dan penuh kearifan, mengenai jadwal acara penerimaan tamu berikutnya (bila ada) oleh pimpinan. Maksudnya agar mereka memaklumi bahwa pimpinan (suaminya, atau bapaknya, atau temannya) itu masih harus menerima tamu yang lainnya yang mungkin sekarang sudah menunggu, sehingga pertemuan mereka tidak mengganggu jadwal pertemuan dengan yang lain yang sudah disepakati.

c.

Tamu teman Pimpinan Apabila tamu teman pimpinan, maka harus segera diberitahukan kepada pimpinan. Bila pimpinan siap menerimanya, sekretaris mempersilahkan dan mengantarkan tamu tersebut menemui pimpinan.

53

d.

2.

Tamu Rutin Tamu Rutin adalah tamu yang sudah biasa menemui pimpinan. Apabila yang datang adalah pegawai/pejabat kantor itu sendiri, maka tidak perlu ditanyakan keperluannya. Sekretaris dapat langsung mempersilahkan tamu apabila tidak ada tamu lainnya.

Catatan Tamu Catatan tamu adalah sangat penting, baik untuk instansi besar maupun instansi yang kecil, karena selain berguna pada waktu tamu itu menghadap pimpinan, tetapi mungkin catatan semacam itu diperlukan di kemudian hari. Bentuk dan model catatan tamu berbeda-beda, tergantung kepada kebijaksanaan instansi yang bersangkutan. Akan tetapi hal-hal yang ada dalam catatan tamu itu pada prinsipnya sama yaitu mencatat mengenai tanggal, waktu, nama, jabatan, nama instansi tamu, ingin bertemu dengan siapa, jabatan pejabat yang akan ditemui, tujuan kedatangan, sudah ada perjanjian atau belum. Berdasarkan kepada kebutuhan data di atas, suatu formulir khusus mengenai catatan tamu dapat disiapkan/dicetak dan minta diisi oleh tamu pada waktu yang bersangkutan ingin menghadap pimpinan. Catatan tamu misalnya dapat dibuat sebagai berikut : Hari/Tanggal Waktu Nama Tamu Jabatan Nama Instansi Ingin bertemu dengan Jabatan Dari Unit/Instansi Tujuan Kedatangan Sudah ada perjanjian atau belum

: ....................................... : ....................................... : ....................................... : ....................................... : ....................................... : ....................................... : ....................................... : ....................................... : ....................................... : ....................................... ............................... 2008 Tanda Tangan Tamu ..........................

3.

Merencanakan Perjanjian Sesuai dengan tugas dan jabatannya, seorang pejabat/pimpinan senantiasa harus menerima tamu yang akan menyelesaikan segala

54

urusannya. Karena itu pejabat yang bersangkutan selalu mempunyai buku catatan tentang rencana penerimaan tamu. Rencana ini dijadikan bahan informasi apabila ada tamu yang lain yang mau bertemu dengan pimpinan. Untuk keperluan pembuatan perjanjian, penerima tamu harus membuat catatan atau agenda di mana dicantumkan tanggal, nama dan jabatan tamu, pejabat yang ingin ditemui, waktu, tempat, perihal yang mau dibicarakan. Bentuk buku agenda perjanjian tamu misalnya seperti contoh berikut :

Tgl.

Bertemu dengan siapa

Jabatan

Kantor

Waktu

Tempat

Tentang

Penerima tamu atau sekretaris setiap pagi harus membicarakan agenda perjanjian dengan pejabat yang bersangkutan untuk mengecek apakah perjanjian itu ada perubahan atau tidak. Bila ada perubahan harus ditentukan tanggal dan waktu yang baru di mana pejabat dapat menerima tamu. Perubahan semacam ini harus diberitahukan kepada tamu dengan segera, agar tamu dapat menyesuaikan dengan tanggal dan waktu yang baru. 4.

Persyaratan Penerima Tamu Seperti disebutkan terdahulu bahwa salah satu tugas penerima tamu adalah untuk memberikan pelayanan kepada tamu sebaik-baiknya hingga dapat menimbulkan penilaian yang baik oleh pihak luar terhadap instansi. Ini berarti bahwa penerima tamu harus ditunjuk orang-orang yang memenuhi syarat untuk tugas tersebut. Pada umumnya seorang penerima tamu harus mempunyai pendidikan yang memadai, penampilan yang baik, cepat tanggap, dan mempunyai pengetahuan struktur organisasi, tugas dan fungsi masing-masing organisasi, nama-nama pejabat di setiap unit, dan hal-hal lain yang ada kaitan dengan tugasnya. Karena cara penerimaan tamu dapat menentukan kesan baik atau kesan tidak baik dari pihak luar kepada instansi kita, maka untuk dapat menciptakan kesan baik, penerima tamu haruslah orang yang sabar, sopan, ramah, bijaksana, mempunyai minat melayani, dan mempunyai penampilan yang memadai. Pengetahuan mengenai struktur organisasi, nama pejabat penting, nomor-nomor telepon penting, lokasi ruangan pejabat penting, dan hal-hal penting yang lain yang bertalian dengan instansi, perlu dimiliki oleh seorang penerima tamu. Dalam era globalisasi seperti sekarang ini, terutama untuk instansiinstansi Pemerintah, selain pengetahuan seperti disebutkan di atas, adalah

55

suatu keharusan bagi seorang penerima tamu dapat berbicara bahasa asing, terutama bahasa Inggris. Hal ini sangat diperlukan karena selain tamu yang datang itu berasal dari instansi-instansi dalam negeri, tetapi juga tamu-tamu asing untuk membicarakan masalah-masalah kedinasan yang ada kaitannya dengan tugas instansi yang bersangkutan. 5.2. RANGKUMAN Penerimaan tamu kantor harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya karena dapat menyebabkan penilaian baik atau tidak baik terhadap instansi kita. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan tamu adalah lokasi, penataan ruang penerimaan tamu, cara penerimaan tamu, jenis-jenis tamu kantor, merencanakan perjanjian, syarat- syarat penerima tamu. 5.3. LATIHAN 4 Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini 1. Bagaimana penataan ruang tamu yang baik menurut Anda? 2. Bagaimana cara penerimaan tamu kantor? 3. Sebutkan jenis-jenis tamu kantor! 4. Bagaimana cara membuat perencanaan perjanjain dengan tamu kantor di instansi Anda? 5. Sebutklan persyaratan sebagai pwenerima tamu kantor!

56

6. Kegiatan Belajar 5

TATA CARA MENGARSIP 6.1

URAIAN A. PENGERTIAN ARSIP Dalam rangka melaksanakan tugasnya, suatu instansi banyak sekali menerima surat dari luar, di samping itu banyak sekali menggunakan kertaskertas dan peralatan tulis lainnya untuk keperluan membuat surat. Oleh karena itu sebagian para ahli ada yang mengatakan bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan tulis-menulis, walaupun dalam kenyataannya pekerjaan kantor tidak hanya tulis-menulis tetapi termasuk pekerjaan lainnya misalnya pekerjaan menerima tamu, pelayanan telepon, mengatur ruangan kantor, dan lain-lain. Dengan dilakukannya pekerjaan tulis-menulis, maka terciptalah suratsurat atau catatan-catatan tertulis atau catatan lainnya. Catatan tersebut biasa dinamakan warkat yang dalam bahasa Inggris biasa dinamakan record. Secara definitif, yang dimaksud warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan yang ada kaitannya dengan kegiatan instansi yang dibuat untuk membantu ingatan. Atas dasar tersebut, maka yang termasuk arsip (record) misalnya surat-surat, kuitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, bagan organisasi, foto-foto, dan lain sebagainya. Kegiatan penyimpanan informasi dalam bentuk arsip (filing) sering kurang diperhatikan, padahal sangat penting dalam melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dalam organisasi. Dapat dibayangkan bagaimana apabila surat penting tidak diketemukan. Pengertian arsip di Indonesia mempunyai tiga arti, yaitu arsip sebagai wadah, arsip sebagai kegiatan, dan arsip sebagai kumpulan warkat. Yang dimaksudkan arsip sebagai wadah, yaitu gedung Pemerintah atau tempat untuk menyimpan warkat-warkat, peraturan perundang-undangan, dokumen-dokumen negara, dan naskah-naskah lainnya yang mengandung informasi atau nilai sejarah sebagai akibat adanya penyelenggaraan administrasi pemerintahan atau kehidupan kebangsaan dan dikelola berdasarkan suatu sistem tertentu. Arsip sebagai kegiatan, adalah langkah-langkah atau usaha-usaha untuk mengelola kumpulan warkat, peraturan perundang-undangan, dokumendokumen negara, dan naskah-naskah lainnya yang mengandung informasi atau nilai sejarah sebagai akibat adanya penyelenggaraan administrasi pemerintahan atau kehidupan kebangsaan berdasarkan suatu sistem tertentu. Pengertian arsip sebagai kumpulan warkat/naskah, dapat dipahami dari Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dalam pasal 1 ayat (a) dan ayat (b), disebutkan bahwa arsip adalah : 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam

57

2.

keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

B. PENGERTIAN FILING Di atas sudah disebutkan bahwa arsip sebagai kegiatan, adalah langkahlangkah atau usaha-usaha untuk mengelola kumpulan warkat, peraturan perundang-undangan, dokumen-dokumen negara, dan naskah-naskah lainnya yang mengandung informasi atau nilai sejarah sebagai akibat adanya penyelenggaraan administrasi pemerintahan atau kehidupan kebangsaan berdasarkan suatu sistem tertentu. Arsip sebagai kegiatan, biasa juga dinamakan filing. Dengan dilaksanakan penyimpanan warkat, maka akan terdapat suatu pusat ingatan dan sumber informasi bagi instansi yang akan dapat membantu melancarkan tugas-tugas dan perkembangan instansi tersebut. Mengingat pentingnya warkat sebagai alat pengingat bagi suatu instansi, maka dalam pengetahuan perkantoran telah dikenal suatu motto yang mengatakan bahwa: ”Orang bisa lupa, tetapi warkat selalu ingat”. Motto ini memberikan indikasi bahwa betapa pentingnya peranan warkat. Sejalan dengan itu menunjukkan juga betapa pentingnya filing bagi suatu instansi. Kegiatan filing merupakan “Pusat Ingatan Organisasi”. Selain peranannya seperti disebutkan di atas, warkat itu juga perlu dipelihara dengan baik karena mempunyai beberapa kegunaan bagi suatu instansi. Dalam pengetahuan perkantoran kegunaan tersebut biasa dinamakan nilai. Warkat perlu dipelihara sebaik-baiknya karena mempunyai banyak kegunaan. Di Amerika Serikat, kegunaan itu biasa disebut dalam singkatan ALFRED yaitu administrative value (kegunaan administrasi), legal value (kegunaan hukum), fiscal value (kegunaan di bidang keuangan), research value (kegunaan penelitian), educational value (kegunaan pendidikan) dan documentary value (kegunaan dokumentasi). Dalam pasal 3 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 antara lain dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Dari tujuan tersebut arsip mempunyai jangkauan yang amat luas baik sebagai alat untuk membantu daya ingat maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemeritahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Untuk dapat menyajikan informasi, membuat keputusan, dan merumuskan kebijakan haruslah ada sistem prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Jaringan informasi dalam Manajemen Informasi Sistem dalam bidang kearsipan perlu dikembangkan, baik dari peralatan, sistem, dan prosedur kerja yang modern di bidang kearsipan dan 58

pegawai yang handal di bidang kearsipan perlu disiapkan. Dalam praktek sehari-hari kadang dalam instansi pemerintah maupun swasta kurang memperhatikan kemampuan pegawai yang mengelola arsip, masih dianggap bahwa pegawai yang cukup dengan pendidikan minimum sudah dapat membenahi bidang kearsipan, akibatnya bidang kearsipan tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Dalam era reformasi ini sudah saatnya disadari bahwa suatu instansi akan maju dan berkembang, kalau sistem filing/kearsipan juga mantap dan dapat diandalkan sebagai sumber informasi, sumber ingatan, dan kemudian nanti akan menjadi sumber sejarah. C.

SISTEM FILING Sistem filing yang biasa digunakan ada lima macam yaitu : • Sistem Abjad; • Sistem Geografis; • Sistem Kronologis; • Sistem Nomor; • Sistem Subjek. 1.

Sistem Abjad Yang dimaksud dengan sistem abjad yaitu sistem filing di mana warkat-warkat disusun menurut abjad yaitu huruf A sampai dengan huruf Z. Untuk dapat menyusun secara abjad, maka warkat-warkat perlu digolong-golongkan lebih dahulu menurut nama orang atau nama instansi atau nama organisasi lainnya. Agar sistem ini dapat dilaksanakan dengan baik perlu adanya peraturan yang jelas yang dibuat/ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan. Misalnya dalam sistem abjad arsip perlu ada aturan mengindeks. Istilah indeks merupakan sarana penemuan surat dengan cara identifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang membedakan dari yang lain. Dalam sistem abjad dengan cara memilih kata tangkap (caption) di mana arsip harus di-file dan menentukan urutan yang sesuai dengan kata-kata dalam kata tangkap tersebut. Misalnya dalam nama orang: a. Apabila satu suku kata, maka mengindeksnya sebagai contoh berikut: Achmad Ahmad Bahrum, dst. b. Apabila dua atau tiga suku kata, maka disusun sebagai berikut : Yang digunakan untuk indeks dapat menggunakan nama kedua, nama marga, contoh : Taufik Hidayat, S.E., dalam aturan mengindeks dibuat Hidayat, Taufik S.E. Febta Rina Siregar, dalam aturan mengindeks dapat digunakan Siregar, Febta Rina. PT Percetakan Negara Jakarta dalam aturan indeks dapat digunakan Percetakan Negara, Jakarta, PT.

59

2.

Sistem Geografis Yang dimaksud sistem geografis yaitu sistem filing di mana warkatwarkat disusun menurut wilayah (daerah). Sistem ini biasa digunakan oleh instansi yang mempunyai unit-unit organisasi di beberapa wilayah. Dalam melaksanakan sistem ini seorang juru arsip pertama-tama dapat memilahmilahkan menurut daerah, setelah itu lalu diadakan sub-sub kelompok menurut nama unit organisasi. Misalnya suatu instansi mempunyai beberapa kantor wilayah di beberapa provinsi di Pulau Jawa dan kegiatannya sampai ke Kabupatenkabupaten. Filing yang dibuat oleh instansi tersebut adalah sebagai berikut JAWA BARAT JAWA TENGAH JAWA TIMUR 1. Bandung 1. Semarang 1. Surabaya 2. Bogor 2. Magelang 2. Malang 3. Sumedang 3. Purworejo 3. Kediri Dalam pelaksanaan sistem geografis dapat digunakan wilayah sebagai kata tangkap.

3. Sistem Kronologis Filing menurut sistem kronologis yaitu apabila warkat disusun menurut urutan tanggal yang tertera dalam setiap warkat tanpa melihat permasalahan yang disebutkan dalam warkat. Oleh karena tanggal menunjukkan periode tertentu, dengan sendirinya juru arsip harus juga mengelompokkan warkatwarkat itu menurut urutan bulan dan tahun dan sebagainya. Sistem kronologis biasanya digunakan bagi warkat-warkat yang penyelesaian masalahnya perlu memperhatikan jangka waktu tertentu, misalnya untuk masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya telah ditetapkan. Sistem kronologis digunakan untuk menyelenggarakan filing apabila kegiatan surat- menyurat dalam organisasi masih belum banyak, sehingga segala persoalan masih dapat disatukan dalam suatu file untuk setiap periode tertentu. Apabila kegiatan suatu instansi sudah berkembang demikian rupa, dan menyangkut banyak masalah, maka sistem kronologis kurang efektif untuk digunakan. Oleh karena itu perlu dipilih sistem lain yang sesuai dengan jumlah permasalahan yang ada. 4. Sistem Nomor Bila digunakan sistem nomor, maka masing-masing warkat diberi nomor urut mulai nomor 1 dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut sistem filing yang tidak langsung, karena sebelum pemberian nomor, juru arsip harus mengadakan pengelompokan warkat-warkat yang ada menurut permasalahannya, nama orang, nama instansi. Baru kemudian diberikan nomor di belakangnya. Misalnya juru arsip akan mengadakan filing dibidang kesekretariatan. Pertama-tama ia mengadakan pengelompokan: bidang keuangan, bidang

60

perlengkapan, dan bidang kepegawaian. Selanjutnya juru arsip memberikan penomoran bidang keuangan diberi kode nomor 1, bidang perlengkapan diberi kode nomor 2, dan bidang kepegawaian diberi kode nomor 3. Masingmasing subkelompok diberi nomor juga secara berurutan. Sekarang sistem filing akan nampak sebagai berikut : 1. Keuangan 1.1 Pembayaran gaji 1.2 Tunjangan Khusus 1.3 Uang lembur Demikian seterusnya juru arsip dapat mengadakan penomoran yang lebih rinci lagi menurut kelompok yang lebih mendetail disesuaikan dengan kebutuhan instansi. 5. Sistem Subyek Apabila suatu instansi memutuskan untuk menggunakan sistem subyek dalam sistem filingnya, maka juru arsip harus memisah-misahkan warkatwarkat yang ada sesuai dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, hanya bedanya bahwa penekanan kegiatannya kepada pengelompokan masalah, bukan kepada penomorannya. D.

ASAS-ASAS FILING Dalam pelaksanaan filing, perlu berdasarkan asas dan melalui prosedur tertentu agar hasilnya sesuai dengan yang diharapkan. Filing dapat dilaksanakan dengan menggunakan asas sentralisasi atau asas desentralisasi. 1.

Asas Sentralisasi Pada asas sentralisasi filing dilaksanakan secara terpusat dan dilaksanakan oleh suatu unit tertentu yang diberi tugas untuk melaksanakan filing bagi semua warkat yang diperlukan dari suatu instansi. Filing yang disentralisir umumnya adalah untuk arsip pasif (biasa disebut juga arsip statis), yaitu arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dalam kegiatan seharihari, artinya permasalahannya sudah selesai ditangani.Unit yang menangani filing pada asas ini biasanya dipimpin oleh seorang kepala yang didukung oleh sejumlah tenaga yang diperlukan dan dilengkapi oleh sejumlah sarana dan peralatan yang memadai.

61

2.

Asas Desentralisasi Pada asas desentralisasi, filing dilaksanakan oleh masing-masing unit organisasi. Filing yang didesentralisir umumnya adalah untuk arsip dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dapat dibedakan : a. Arsip Dinamis aktif Adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari, serta masih dikelola oleh Unit Pengolah. b. Arsip Dinamis inaktif Adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaran administrasi seharihari serta dikelola oleh Pusat Arsip masing-masing unit. Pelaksanaan filing di masing-masing unit organisasi dilakukan oleh unit-unit teknis yang menangani permasalahannya. Apakah filing dilaksanakan dengan asas sentralisasi atau asas desentralisasi, hal ini tergantung dari pertimbangan kantor yang bersangkutan, karena pelaksanaan pekerjaan filing sebenarnya tidak ada perbedaan, misalnya di dalam hal penyimpanan, pengeluaran, pengamanan, dan memisahkan warkat yang tidak penting secara berkala dilaksanakan dengan cara-cara yang sama.

3.

Prosedur Filing Prosedur Filing pada garis besarnya terdiri dari langkah-langkah mulai dari penetapan arsip statis dan kegiatan filing, penemuan, penyusutan, dan pemusnahan arsip. a.

Penetapan Arsip Statis Penentuan warkat menjadi arsip statis harus ditetapkan oleh pejabat tertentu yang mempunyai wewenang untuk itu. Di lingkungan Departemen Keuangan, pejabat yang menetapkan berapa jangka waktu penyimpanan suatu arsip adalah Menteri Keuangan yang dalam pelaksanaanya dilakukan oleh Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan atas nama Menteri. Setiap Unit Eselon I di lingkungan Departemen Keuangan wajib menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA), yakni daftar yang berisi jenis-jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaanya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip (contoh JRA terlampir). Dalam hal penetapan suatu arsip menjadi arsip statis, pejabat yang bersangkutan memberikan disposisi “file atau simpan” pada warkat yang bersangkutan.

62

b. Kegiatan Filing Warkat yang akan disimpan (diarsip), dipersiapkan lebih dahulu melalui kegiatan sebagai berikut : 1) Pemeriksaan Arsip Pada tahap ini dimaksudkan untuk memastikan apakah arsip siap untuk disimpan. Perhatikan apakah sudah ada instruksi untuk disimpan (file, simpan) atau perintah-perintah lain yang berlaku di kantor untuk menyimpan. Hal ini dimaksudkan untuk memeriksa apakah surat-surat tersebut masih akan diproses atau tidak. Penelitian lain yang perlu dilakukan yaitu apakah warkatwarkat itu ada lampirannya atau tidak, dan sekaligus apakah lampiran-lampiran itu akan disimpan tersendiri atau digabungkan dengan warkat lainnya misalnya tidak digabungkan dalam satu masalah pokok dan disusun menurut kronologi. 2) Mengindeks Mengindeks adalah sarana penemuan surat dengan cara identifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang membedakan dari yang lain. Dengan cara memilih kata tangkap (caption) di mana arsip harus di-file dan menentukan urutan yang sesuai dengan kata-kata dalam kata tangkap tersebut. Contoh pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim, badan-badan, lembaga-lembaga negara, dan seterusnya. Pada sistem numerik adalah angka, pada sistem geografi adalah nama tempat asal surat, nama tempat yang dituju. Sedangkan kata tangkap lainnya, jika perlu digunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah kartu yang dibuat untuk mencari arsip dengan cara membuat minimal 3 buah kartu yang isi dalam setiap kartu merupakan tanda di mana arsip disimpan, sehingga kartu tunjuk silang akan menambah pekerjaan. 3) Memberi Tanda/Pengkodean Pengkodean dimaksudkan memberikan tanda. Tanda diberikan pada kata tangkap dapat berupa garis atau lingkaran dengan warna mencolok atau apa saja yang memudahkan menyortir dan menyimpan surat, dan apabila surat tersebut akan dipinjam, kita akan mudah menyimpannya kembali. 4) Menyortir Arsip yang Sudah Diindeks Menyortir arsip yang sudah diindeks adalah mengelompokkan surat-surat untuk disiapkan ke langkah terakhir yakni penyimpanan. 5) Menyimpan Arsip Arsip/warkat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya disimpan sesuai dengan sistem filing yang dipilih dan di tempatkan pada tempat yang telah ditentukan (gedung arsip) dan diatur secara rapih. Peralatan penyimpanan arsip antara lain: a. Filing cabinet, yakni tempat menyimpan arsip terdiri dari atas laci-laci yang tersusun, setiap laci mempunyai daya tampung 5.000 lembar kertas yang disusun vertikal ke belakang.

63

b. Guide yang merupakan petunjuk sekaligus pemisah/batas arsip biasanya terbuat dari karton/plastik yang tipis dan kuat c. Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip, umumnya terbuat dari karton tebal. c.

Penemuan Arsip Setelah disimpan, pada suatu saat arsip diperlukan kembali untuk tujuan tertentu. Oleh karena itu arsip harus dapat ditemukan kembali oleh juru arsip dengan cepat, tepat, dan lengkap. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah : 1) Dalam prosedur peminjaman arsip, para peminjam diharuskan mengisi daftar peminjaman dan berapa lama akan dipinjam; 2) Menaruh kartu subsitusi di tempat arsip tersebut tersimpan 3) Hanya pegawai yang diserahi arsip yang berwenang dalam penyimpanan dan pengembalian arsip; 4) Ada tindak lanjut terhadap arsip yang dipinjam, dengan menagih atau mengingatkan.

d.

Penyusutan Arsip Penyusutan arsip adalah upaya mengurangi jumlah dan volume arsip dengan cara pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan arsip yang sudah melampaui jadwal retensi arsip. Dalam suatu kegiatan pekerjaan kantor, arsip semakin lama semakin menumpuk di tempat penyimpanan. Oleh karena itu perlu proses pemindahan, misalnya arsip absensi peserta Diklat Prajabatan gol. III aktifnya 1 tahun di lingkungan Pusdiklat Pegawai BPPK, maka setelah 1 tahun berarti sudah in aktif dan harus dipindahkan ke tempat arsip in aktif (Unit Kearsipan), pemindahan ini harus menggunakan berita acara. Dalam lingkungan Departemen Keuangan, setiap unit organisasi memiliki Jadwal Retensi Arsip. Dalam penyusutan arsip harus memenuhi ketentuan Peraturan Pemerintah 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip dan keputusan Menteri Keuangan Nomor 796/KM.1/1995 tanggal 10 Agustus 1995 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di lingkungan Departemen Keuangan. Untuk arsip yang sudah tidak diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi Departemen Keuangan tetapi mempunyai nilai tinggi (misalnya bernilai sejarah) bagi kehidupan kebangsaan atau mempunyai nilai tetap (permanen) wajib diserahkan kepada Arsip Nasional.

e.

Pemusnahan Arsip Arsip yang telah dipindahkan tidak semua disimpan selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan dalam jangka waktu tertentu. Arsip yang dapat diusulkan untuk dimusnahkan adalah arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dan telah melampaui jangka waktu simpan inaktif menurut Jadwal Retensi Arsip. Usulan untuk pemusnahan arsip dilakukan oleh masing-masing Pimpinan Unit Eselon

64

I yang bersangkutan, ditujukan kepada Menteri Keuangan u.p. Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan. Misalnya arsip absensi peserta Diklat Prajabatan gol. II yang sudah 2 tahun in aktif, maka sesuai jadwal retensi arsip dapat dimusnahkan. Arsip tersebut setelah diusulkan dan mendapatkan Surat Keputusan Menteri Keuangan yang ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal Departemen Keuangan tentang pemusnahan arsip, maka Unit Pengelola Arsip BPPK dapat memusnahkan dokumen tersebut dengan menggunakan berita acara pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara membakar, mencacah dokumen menjadi bagian kecil sehingga tidak dapat dikenali lagi, ataupun dijual kepada pihak ketiga dalam keadaan tercacah. Berita acara pemusnahan arsip dilampiri dengan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan dan bukti penyetoran uang hasil penjualan ke Rekening Kas Negara apabila dijual kepada pihak ketiga. Dalam pemusnahan arsip perlu diperhatikan usia setiap dokumen. Karakteristik arsip sebagai berikut : 1) Arsip yang tidak penting, arsip tersebut tidak mempunyai nilai guna di masa yang akan datang. 2) Arsip-arsip yang membantu, yakni arsip yang digunakan untuk memperlancar tugas pokok sehari-hari. 3) Arsip-arsip penting, yakni arsip yang berguna bagi kelangsungan organisasi atau menggambarkan prestasi pada masa lampau, misalnya data laporan keuangan, laporan tahunan, data pegawai. 4) Arsip vital yakni arsip yang menentukan eksistensi suatu organisasi, tidak dapat dimusnahkan karena tidak dapat diganti arsip ini misalnya arsip data laporan keuangan, surat keputusan struktur organisasi, surat keputusan mengenai peraturanperaturan. Berdasarkan klasifikasi di atas dapat diputuskan berapa lama suatu arsip harus disimpan. Di lingkungan Departemen Keuangan berapa lama suatu arsip harus disimpan tergantung Jadwal Retensi Arsip masing-masing unit yang ditetapkan oleh Keputusan Menteri Keuangan. Prosedur filing mulai dari penetapan arsip statis, kegiatan filing, penemuan arsip, penyusutan arsip, pemusnahan arsip, seyogyanya dilakukan terhadap setiap jenis arsip. Apabila tidak ditangani dengan baik, maka gejala dalam timbul pada organisasi yang sistem kearsipannya kurang/tidak efektifnya antara lain : a. b. c. d. E.

Sulit mencari arsip pada saat diperlukan; Hilangnya arsip yang penting atau vital; Banjir arsip, arsip yang sudah tidak berguna masih disimpan; Ruangan kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip.

SYARAT-SYARAT SEORANG JURU ARSIP 65

Di lingkungan Departemen Keuangan, setiap unit perlu menyajikan data/informasi untuk membuat keputusan, merumuskan kebijakan dalam tugas dan fungsinya, oleh karena itu perlu didukung oleh sistem prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan yang didukung oleh pegawai yang menangani arsip. Oleh karena tugas-tugas pengarsipan banyak sekali ragamnya dan jumlah serta volume pekerjaan yang sifatnya berkesinambungan, dan yang lebih penting lagi bahwa ada diantaranya arsip itu yang berisi masalah yang menyangkut hal sangat penting (malah mungkin masih bersifat rahasia), maka seseorang yang diberi tugas untuk menangani masalah kearsipan harus memenuhi syaratsyarat yang diperlukan. Dengan demikian syarat-syarat yang paling utama bagi seorang juru arsip adalah : 1. Mempunyai minat kerja di bidang kearsipan; 2. Mempunyai pengetahuan dasar tentang kearsipan misalnya telah mengikuti Diklat Teknis Kearsipan atau pegawai tersebut lulusan dari Program Diploma Kearsipan; 3. Mempunyai ketelitian, kerapihan, ketekunan, mengetahui arti rahasia jabatan, berdisiplin, dan berdedikasi yang tinggi.

Contoh JADWAL RETENSI ARSIP BPPK

66

6.2

RANGKUMAN Pengertian arsip di Indonesia mempunyai tiga arti, yaitu arsip sebagai wadah, arsip sebagai kegiatan, dan arsip sebagai kumpulan warkat. Pengertian arsip sebagai kumpulan warkat/naskah dapat dipahami dari Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dalam pasal 1 ayat (a) dan ayat (b), disebutkan bahwa arsip adalah : a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Arsip bagi suatu instansi merupakan pusat ingatan dan mempunyai beberapa nilai guna, di Amerika kita kenal dengan istilah ALFRED. Pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan cara menerapkan salah satu sistem atau menggabungkan sistem-sistem yang ada, yaitu sistem abjad, sistem geografis, sistem kronologis, sistem nomor, dan sistem subyek. Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan warkat secara sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah dapat ditemukan setiap diperlukan. Adapun langkah filing dimulai dengan pemeriksaan arsip, mengindeks, memberi tanda/pengkodean, menyortir arsip yang sudah diindeks, dan menyimpan arsip. Dalam praktek sehari-hari kadang dalam instansi pemerintah maupun swasta kurang memperhatikan kemampuan pegawai yang mengelola arsip, masih dianggap bahwa pegawai yang cukup dengan pendidikan minimum sudah dapat membenahi bidang kearsipan, akibatnya bidang kearsipan tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Dalam era reformasi ini sudah saatnya disadari bahwa suatu instansi akan maju dan berkembang, kalau sistem filing/kearsipan juga mantap dan dapat diandalkan sebagai sumber informasi, sumber ingatan, dan kemudian nanti akan menjadi sumber sejarah, untuk itu perlu dikembangkan jabatan fungsional arsiparis pada setiap unit organisasi.

6.3

LATIHAN 5 Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini! 1. Sebutkan tiga arti arsip di Indonesia? 2. Sebutkan nilai kegunaan arsip? 3. Sebutkan sistem filing? 4. Sebukan asas-asas filing? 5. Apakah dampak bagi organisasi apabila arsip tidak dikelola dengan baik?

67

7. Kegiatan Belajar 6

PENULISAN LAPORAN 7.1. Uraian dan contoh A. Pengertian, Fungsi dan Macam Laporan Organisasi adalah merupakan sekelompok manusia yang dipersatukan dalam suatu kerjasama yang efisien untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan sebelumnya. Dapat pula dinyatakan bahwa organisasi adalah merupakan system dan bentuk hubungan antara wewenang dan tanggung jawab antara atasan dan bawahan demi tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan dengan cara yang paling efisien. Hubungan antara atasan dengan bawahan, antara unit kerja yang satu dengan unit kerja lainnya dalam organisasi dapat terlaksana dengan efisien apabila antara atasan dengan bawahan, antara unit kerja dalam organisasi tersebut terdapat kerjasama dan saling pengertian yang sebaik-baiknya. Untuk adanya kerjasama dan saling pengertian dimaksud, antara mereka harus ada hubungan komunikasi. Karena pentingnya kerjasama dan saling pengertian dalam rangka pencapaian tujuan organisasi, maka hubungan atau komunikasi perlu diatur atau ditetapkan secara melembaga, sehingga mewujudkan suatu jaringan hubungan yang tepat dalam organisasi. Dengan demikian dapat pula dilaksanakan sistem aturan informasi yang teratur dalam organisasi yang bersangkutan, dapat menggunakan jaringan hubungan yang bersangkutan. Alat untuk menyampaikan informasi itu bermacam-macam bentuknya, misalnya: Surat Keputusan, Surat Perintah, Surat Edaran, Pengumuman, Memorandum, Laporan dan sebagainya. 1.

Pengertian Sebagai salah satu alat untuk menyampaikan informasi, laporan merupakan salah satu alat yang resmi dalam sistem administrasi yang bersangkutan. Laporan dalam bahasa Inggris disebut ”report” yang berasal dari bahasa Latin yang disebut ”portare” yang berarti membawa atau mengangkut. Imbuhan prefix ”re” berarti kembali. Maknanya bahwa seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian, dan setelah itu harus membawa hasil fakta-fakta penelitian tersebut berupa informasi. Dalam bahasa Inggris dewasa ini, perkataan laporan telah mengandung pengertian bahwa apa yang dibawa atau diangkut kembali adalah informasi faktawi. (A.E. Dorbyshere, 1971) Menurut Charles E. Redfield, laporan adalah segenap hubungan dalam oraganisasi yang berwujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke

68

pihak lain disebut sebagai komunikasi administrasi. Laporan merupakan salah satu unsur penting dari komunikasi administrasi. Menggunakan rumus 4 W dan 1 H, laporan adalah penyampaian informasi dengan maksud memberikan gambaran tentang apa (what) yang telah terjadi dalam suatu unit, dimana (where), kapan (when) dan mengapa (why) hal itu terjadi, siapa (who) yang bertanggung jawab serta bagaimana (how) mengatasi akibat kejadian yang ditimbulkan. Dari uraian-uraian ini, kita dapat menyimpulkan laporan sebagai alat komunikasi, dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab diantara mereka, yang berisikan keterangan, informasi, ide-ide yang dikumpulkan, diolah, dan disajikan secara tertulis sebagai tahap akhir dari serangkaian kegiatan pengamatan, penelitian, dan studi tentang suatu perihal atau masalah tertentu. 2.

Fungsi Laporan Apakah fungsi laporan dalam suatu instansi atau kantor? Apabila dirinci, maka fungsi laporan antara lain adalah: a. sebagai salah satu alat pertanggung jawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya. b. sebagai salah satu alat untuk menyampaikan informasi. Bagi pejabat yang menerima, laporan itu merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan fungsi dan tugas-tugasnya. c. sebagai salah satu alat untuk membina kerjasama, saling pengertian, komuniksasi dan koordinasi yang setepat-tepatnya. d. sebagai salah satu alat untuk mengadakan perencanaan, pengendalian, penilaian, pengambilan keputusan. e. sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukar menukar pengamalan.

3.

Macam Laporan Terdapat berbagai macam laporan administrasi atau manajerial, terutama kalau ditinjau dari pokok persoalannya. Tetapi untuk menyederhanakan pembahasan dan memudahkan pemahaman dalam modul ini secara garis besar terdapat dua macam laporan, yaitu: a. yang dapat berbentuk tesis, artikel dan paper ilmiah yang ditujukan kepada sponsor, masyarakat akademik dan masyarakat luas. b. Laporan administrasi (tata laksana) atau laporan manajerial, yang akan dibicarakan dalam modul ini, merupakan hasil penelitian atau kajian penyelenggara administrasi dan manajemen dari suatu organisasi, ditujukan kepada administrastor/manajer.

69

Selanjutnya laporan administrasi atau laporan manajerial dapat digolongkan menurut tujuan penggunaan, waktu pembuatan, dan gaya penelitian sebagai berikut: a. Menurut Tujuan 1. Laporan perencanaan merupakan suatu dokumen yang mengikuti proses perencanaan tersebut dan menetapkan tujuan pokok atau hasil kerja suatu satuan organisasi. Contoh : laporan penyusunan anggaran keuangan, laporan target penjualan hasil produksi 2. Laporan pengendalian merupakan suatu dokumen yang melibatkan proses kontrol dan menggambarkan pelaksanaan kinerja yang telah berlangsung. Contoh : pelaksanaan kinerja kepegawaian, efisiensi tenaga kerja, mutu produksi dan pengeluaran biaya b. Menurut Waktu 1. Laporan Berkala merupakan suatu jenis laporan yang dibuat secara terus menerus sesuai dengan jangka waktu tertentu. Untuk menggambarkan perkembangan organisasi dalam hal-hal tertentu. Contoh : laporan bulanan, laporan triwulanan, laporan semesteran dan laporan tahunan 2. Laporan Khusus adalah suatu jenis laporan mengenai sesuatu hal yang tidak berulang atau tidak dapat diduga dan ditugaskan oleh pimpinan organisasi untuk melakukan suatu tindakan di waktu mendatang. Contoh : Laporan penelitian c. Menurut Gaya Penulisan 1. Laporan Formal adalah sebuah dokumen resmi yang secara tegas ditetapkan dalam prosedur organisasi pada berbagai jenjang untuk membereskan administrasi atau pertumbuhan sesuatu satuan organisasi. Contoh : Laporan penelitian lulusan Diklatpim Tk. IV Departemen Keuangan. 2. Laporan Informal adalah laporan yang tidak melibatkan dokumen resmi dalam organisasi dan biasanya terkandung suatu nota pribadi atau memo pejabat tanpa bentuk tertentu. Misalnya : nota pribadi atau memo Perlu Anda ketahui bahwa setiap laporan manajerial harus tertulis, dari bentuk yang sederhana sampai yang lengkap secara deskriptif ataupun secara statistik. Bentuk laporan tertulis, yaitu: a) Memo atau Nota Bentuk laporannya sangat pendek dan hanya memuat pokok masalah dan digunakan hanya untuk intern b) Surat, lebih panjang dari memo/nota, ditujukan kepada beberapa pejabat saja dan dapat merupakan laporan ekstern.

70

c) Memograf, lebih luas daripada surat, sistematik, dan dikirim dengan surat pengantar. d) Buku, berbetuk buku/makalah yang dicetak dan diberi cover, untuk pejabat-pejabat/pihak-pihak yang relevan, dan dikirim dengan surat pengantar. e) Matriks, laporan dengan mengisi matrik/format yang tersedia (distandarisasikan). f) Laporan, sesuai dengan format dan kaidah dalam pelaporan. B. Syarat-Syarat Laporan yang Baik Agar penggunaan laporan dapat bermanfaat, maka setiap laporan harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : 1. Laporan harus benar dan objektif 2. Laporan harus jelas dan cermat 3. Laporan harus langsung mengenai sasaran 4. Laporan harus lengkap Oleh karena itu laporan yang harus lengkap : a. Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan b. Uraian yang tidak memberikan kesempatan terhadap timbulnya masalah atau pertanyaan baru c. Disertai data penunjang, misalnya statistik, tabel, skema dan sebagainya. 5. Laporan harus tegas dan konsisten 6. Laporan harus tepat pada waktunya 7. Laporan harus tepat penerimanya Dengan melihat syarat-syarat laporan di atas maka penyusun laporan perlu memiliki persyaratan-persyaratan sebagai berikut ; 1. Harus menguasai masalah yang dilaporkan 2. Harus mempunyai minat/kesanggupan, objektif, teliti, disamping ia harus pula analistis, kooperatif dan ”open-minded” 3. Harus menggunakan bahasa tertulis yang baik 4. Dapat menggunakan kata dan istilah yang sederhana, jelas dan mudah dimengerti. C. Langkah-Langkah Dalam Penulisan Laporan Agar laporan yang disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya (fungsinya) maka laporan harus disusun secara tepat. Laporan dapat disusun secara tepat apabila prosedur dan langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusunannya adalah tepat pula. Langkah-langkah atau prosedur yang harus ditempuh dalam pembuatan laporan antara lain adalah sebagai berikut : 1. Menerima hal (subjek) Ini dilakukan dengan maksud agar :

71

a. hal yang akan dilaporkan terang dan jelas b. dapat membatasi diri (tidak melakukan penyimpangan) c. dapat memenuhi keinginan pihak yang akan menerima laporan d. mempermudah pengumpulan data 2. Mengumpulkan data Data yang diperlukan dalam penyusunan laporan dapat segera dikumpulkan, misalnya : a. Surat Keputusan dan landasan-landasan yuridis lainnya b. Skema atau struktur organisasi c. Data Kepegawaian, keuangan, materiil, peralatan, pemasaran dan sebagainya d. Rencana/program kerja e. Notulen rapat f. Grafik, tabel dan sebagainya g. Rumusan, tugas, job description dan sebagainya h. Buku-buku pedoman kerja (manual) Bahan-bahan di atas dapat diperoleh dari sumber-sumber sekunder (secondary resource). Sumber-sumber primer (primary resource), meliputi data dari : a. Hasil wawancara b. Hasil diskusi c. Hasil pengisian daftar pertanyaan (questionnaire) d. Hasil observasi langsung Sumber-sumber sekunder (secondary resource) meliputi data dari : a. Perpustakaan dan dokumentasi b. Statistik c. Almanak d. Buku Harian e. Laporan-laporan f. Hasil riset dari institut Pengumpulan data dapat dilakukan dengan menggunakan : a. Metode Observasi b. Metode Questionaire atau angket c. Metode Interview 3.

Mengklasifikasikan data Data yang telah dikumpulkan melalui cara pengumpulan seperti tersebut terdahulu, agar supaya dapat dipergunakan dengan baik, sistematis dan tepat harus diadakan pengklasifikasian dengan setepattepatnya.

72

a. b.

c.

Pengklasifikasian ini berguna dalam rangka : Menyusun sistematika laporan Menentukan data mana yang perlu dimasukkan untuk dianalisa dan data mana pula yang dapat ditingkatkan atau tidak perlu dimasukkan, serta data mana yang cukup disertakan sebagai lampiran saja. Mempermudah penentuan koreksi antara data yang satu dengan data lainnya, dan selanjutnya akan mempermudah dalam analisanya.

4. Evaluasi dan pengolahan data Setelah dibuat klasifikasi data sebagaimana telah diuraikan maka dapatlah diadakan evaluasi dan pengolahan (analisis) data. 5. Membuat kerangka laporan Seperti telah dijelaskan pada halaman terdahulu bahwa pada dasarnya laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa yang telah terjadi, dimana, bilamana, mengapa, dan bagaimana hal itu terjadi, serta siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian tersebut. Pada garis besarnya laporan mecakup : a. Deskripsi keadaan secara aktual, termasuk disini antara lain penyajian mengenai : 1) Tujuan laporan (pola pendahuluannya) 2) Latar belakang informasi yang menyangkut objek yang dilaporkan 3) Landasan-landasan yuridis yang bertalian dengan obyek tersebut 4) Data statistik b.

Analisa terhadap obyek yang dilaporkan, meliputi antara lain penyajian tentang : 1) Pendekatan yang diperlukan 2) Azas-azas yang diperlukan 3) Teknik-teknik dan model matematika yang dipergunakan 4) Inventarisasi, klasifikasi, tabulasi dan evaluasi data 5) Penemuan sebab-sebab 6) Pengarahan macam-macam jalan keluar

c.

Saran-saran mecakup : 1) Penentuan masalah 2) Pengarahan implemen 3) Kesimpulan 4) Penutup

d.

Ringkasan (summary) Untuk laporan-laporan penelitian, summary biasanya ditempatkan di depan, yaitu setelah pendahuluan.

73

e.

Cara ini dimaksudkan agar yang berkepentingan dengan cepat dapat memperoleh gambaran yang menyeluruh tentang hal-hal yang tercakup dalam laporan. Lampiran dan daftar kepustakaan Masalah-masalah yang dicakup dalam laporan tersebut dituangkan dalam kerangka laporan.

Gambaran umum tentang kerangka laporan antara lain adalah sebagai berikut: Bab I. Pendahuluan Pendahuluan bermaksud mengantarkan dan mengajak pembaca kepada isi laporan Jadi pendahuluan memuat antara lain: latar belakang persoalan, apa sebabnya laporan dibuat, apa maksud penulisan, apa sesungguhnya perihal yang akan dibahas, dan sebagainya. Pada umumnya, pendahuluan ini dibagi dalam sub-sub, antara lain: A. Maksud dan tujuan dari laporan B. Masalah pokok yang dilaporkan C. Pendekatan dan sistematika laporan Bab II. Batang Tubuh Laporan Bagian ini merupakan bagian yang terpenting dari laporan, karena dari bagian inilah terungkap segala data yang telah diolah. Batang tubuh laporan dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bab sesuai dengan keperluan. Untuk bab yang kurang dari 20 lembar, pemecahan batang tubuh laporan ke dalam bab-bab tidak diperlukan. Biasanya, judul sub-sub ditempatkan pada bagian sebelah kiri. Pada batang tubuh laporan dapat pula dilengkapi dengan chart, diagram, tabel, gambar dan sebagainya, sepanjang hal itu merupakan bagian dari pembahasan. Tetapi kalau chart dan yang lain-lain itu hanya sebagai pelengkap saja, cukup dimasukkan pada bagian lampiran. Batang tubuh laporan yang merupakan isi pokok dari laporan, pada umumnya berisi uraian tentang: A. Data pelaksanaan kegiatan B. Fakta tentang tujuan yang telah dicapai C. Masalah-masalah yang dihadapi D. Pembahasan atau analisa masalah Setelah diuraikan dan ditunjukkan faktanya, kemudian dianalisa, maksudnya, diuraikan sebab timbulnya masalah termaksud yang mengarah kepada pemecahan masalah (belum pemecahan masalah). Bab III. Kesimpulan Yang dimaksud dengan kesimpulan adalah hal-hal besar, butir-butir penting (garis-garis besar) dalam penyajian Bab sebelumnya. Perlu diingat bahwa, masalah tidak disimpulkan, yang disimpulkan adalah fakta, sedangkan masalah adalah untuk dipecahkan. Bab IV. Saran

74

Saran adalah semacam pengobatan atau langkah-langkah yang akan dijalankan untuk pemecahan masalah, baik dalam waktu dekat maupun untuk jangka panjang. Saran sifatnya harus dinamis dan dasarnya dari yang disajikan tetapi boleh juga dari yang di luar penyajian. Bab V. Lampiran, Sumber Bahan Suatu lampiran mempunyai dua tujuan : A. Bahan yang disajikan yang sebagian telah disinggung dalam batang tubuh laporan, yang dianggap perlu oleh pembuat laporan untuk dibaca seluruhnya oleh pihak yang berkepentingan. B. Bahan yang dijadikan laporan yang semula direncanakan ke dalam tubuh laporan, mengingat pentingnya lampiran itu dan juga dikhawatirkan dapat mengganggu kontinuitas pembaca, terpaksa dimasukkan sebagai lampiran. Dari batang tubuh laporan haruslah dibuat petunjuk (reference) kepada nomor lampiran yang bersangkutan, seperti lihat lampiran I, lihat lampiran II dan sebagainya. D. Sistematika Laporan Yang dimaksud dengan sistematika laporan yaitu pembidangan atau pengelompokan materi laporan. Dalam penulisan laporan, sistematika laporan harus mendapat perhatian dari pembuat laporan, karena hal inipun akan turut menentukan baik tidaknya suatu laporan. Sistematika laporan yang biasa digunakan dalam penulisan laporan di Indonesia ada dua macam yaitu sistim desimal (digit system) dan sistim gabungan angka dan huruf (mixed system). Pada sistem desimal, bab dan sub bab sampai kepada perincian selanjutnya, dinyatakan dengan angka latin. Perlu diperhatikan bahwa pada sistim ini pencantuman angka sub bab tidak boleh berdiri sendiri, tetapi angka bab harus diikut sertakan dan diantara keduanya dipisahkan dengan titik (ingat! Bukan dengan koma). Demikian juga apabila sub bab akan diadakan pembagian lebih lanjut angka bab dan sub bab harus diikut sertakan dan diantara ketiganya dipisahkan dengan titik. Dalam sistim gabungan antara angka dan huruf, bagian-bagian laporan diberi tanda dengan angka dan huruf. Untuk bab digunakan angka Romawi, Sub bab dengan haruf latin (huruf besar).

75

Contoh Sistem Desimal DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR TABEL (jika ada) DAFTAR LAMPIRAN (jika ada) 1. PENDAHULUAN 1.1. Maksud dan Tujuan Laporan ................................. 1.2. Masalah Pokok Laporan ........................................ 1.3. Sistematika Laporan .............................................. 2. KENYATAAN YANG ADA 2.1. Kedudukan ............................................................. 2.2. Tugas Pokok dan Fungsi ....................................... 2.2.1. ................................................................................ 2.2.2. ................................................................................ 3. MASALAH DAN USAHA PEMECAHANNYA 3.1. Masalah yang dihadapi .......................................... 3.2. Usaha Pemecahannya ............................................ 3.2.1. dan seterusnya...................................................... Contoh Sistem Gabungan Angka dan Huruf DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR TABEL (jika ada) DAFTAR LAMPIRAN (jika ada) 1. PENDAHULUAN A. Maksud dan Tujuan Laporan ............................................. B. Masalah Pokok Laporan .................................................... C. Sistematika Laporan ........................................................... 2. KENYATAAN YANG ADA A. Kedudukan ......................................................................... B. Tugas Pokok dan Fungsi .................................................... 1. ....................................................................................... 2. ....................................................................................... 3. MASALAH DAN USAHA PEMECAHANNYA A. Masalah yang dihadapi ........................................................ B. Usaha Pemecahannya .......................................................... 1. ......................................................................................... 2. ........................................................................................ a. ................................................................................... 1) ............................................................................. 2) .............................................................................. a) ....................................................................... b) ....................................................................... (1) ................................................................. (2) ................................................................. dst.

76

E. Aturan Pengetikan Laporan 1. Umum a. Laporan diketik 2 spasi pada kertas kuarto b. Batas pengetikan - Margin kiri 4 cm - Margin kanan 3 cm - Margin atas 2,5 cm - Margin bawah 3 cm - Untuk halaman pertama dari tiap-tiap bab (halaman yang memakai bab), batas pengetikan bagian atas (margin atas) 5 cm. 2. Bab, Sub bab dan Perinciannya a. Bab diketik dengan huruf besar, tanpa garis bawah. b. Sub bab diketik di pinggir (margin kiri) dengan huruf besar semua, juga tanpa garis bawah. c. Perincian sub bab dan seterusnya diketik sebaris dengan baris diatasnya. Dalam hal perincian tersebut huruf besar dan seterusnya huruf kecil dan judul tersebut digaris bawahnya. 3. Jarak pengetikan bab, sub bab, dan Perinciannya a. Bab dengan sub bab 4 spasi b. Sub bab dengan kalimat di bawahnya 2,5 spasi c. Kalimat dengan perincian sub bab dan seterusnya 2,5 spasi 4. Pengetikan kalimat a. Alinea baru diketik di pinggir (tidak menjorok) sebaris diatasnya dengan jarak 2,5 spasi dengan baris diatasnya. b. Petikan lebih dari 3 baris diketik 1 spasi dan diketik menjorok ke dalam 7 ketukan (untuk baris pertama) kemudian 4 ketukan untuk baris berikutnya dari baris di atasnya dan tanpa diberi petik. c. Semua petikan harus diberi nomor di belakangnya dan nomor tersebut harus diletakkan ½ (setengah) spasi di atas huruf. d. Catatan kaki diketik 1 (satu) spasi dan nomor catatan kaki harus sama dengan nomor ketikan di atasnya. e. Jarak margin bawah 3 cm, adalah diukur dari baris terakhir dari kata-kata dalam teks, atau kalau ada catatan kaki, baris terakhir dari catatan kaki. 5. Pemberian Nomor Halaman a. Bagian pendahuluan yang meliputi halaman judul, kata pengantar dan daftar isi, memakai angka romawi kecil dan diketik di bagian tengah bawah tepat pada margin bawah atau sedikit di bawahnya. b. Contoh huruf Romawi kecil : i, ii, iii, iv, v, dan seterusnya c. Bagian tubuh/pokok dan bagian penutup, dengan angka latin dan diketik pada pinggir margin kanan atas : 2, 3, 4, 5 dan sebagainya. d. Nomor halaman pada halaman pertama dari tiap bab ditulis dibagian tengah bawah, tepat pada margin bawah atau sedikit di bawahnya. 77

e. Nomor halaman lampiran, ditulis seperti pada butir 3) di atas. 7.2. Rangkuman Laporan adalah alat komunikasi, dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab di antara mereka, yang berisikan keterangan, informasi, ide-ide yang dikumpulkan, diolah, dan disajikan secara tertulis sebagai tahap akhir dari serangkaian kegiatan pengamatan, penelitian, dan studi tentang suatu perihal atau masalah tertentu. Fungsi laporan antara lain adalah sebagai alat : 1) pertanggungjawaban 2) penyampaian informasi 3) pembinaan kerjasama 4) perencanaan, pengendalian, penilaian, dan pengambilan keputusan 5) perluasan ide dan tukar menukar pengalaman Laporan terdiri dari 2 macam yaitu : 1) Laporan penelitian akademik 2) Laporan administrasi/laporan manajerial Selanjutnya laporan administrasi dikelompokkan menjadi tiga : a) Menurut Tujuan (laporan perencanaan dan laporan pengendalian) b) Menurut Waktu (laporan Berkala dan laporan Khusus) c) Menurut Gaya Penulisan (laporan Formal dan laporan Informal) Sistematika laporan yaitu pembidangan atau pengelompokan materi laporan. Sistematika laporan terdiri dari dua macam yaitu, sistem desimal (digit system) dan sistem gabungan angka dan huruf (mixed system). Aturan pengetikan laporan mencakup antara lain : a. aturan umum b. aturan pengetikan bab, sub bab, dan perinciannya c. jarak pengetikan bab, sub bab dan perinciannya d. pengetikan kalimat e. pemberian nomor halaman 7.3. Latihan Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1. Apa yang dimaksud dengan pengertian laporan berdasarkan rumus 4 W dan 1 H? 2. Jelaskan apa yang menjadi fungsi-fungsi laporan! 3. Sebutkan secara singkat langkah-langkah penulisan laporan! 4. Sebutkan kerangka dalam suatu laporan! 5. Sebutkan dua sistem dalam penulisan laporan!

78

8.

Kegiatan Belajar 7

TATA CARA MENYELENGGARAKAN RAPAT 8.1. Uraian Sebagai pegawai di lingkungan Departemen Keuangan, Anda terkadang diminta oleh pimpinan untuk mempersiapkan serta menyelenggarakan rapat-rapat, baik untuk kepentingan kantor maupun untuk kepentingan organisasi di mana pimpinan menjadi pimpinan rapat. Rapat-rapat yang sering diselenggarakan tentunya adalah rapat-rapat di dalam kantor itu sendiri, di mana pimpinan menjadi ketua dari rapat-rapat itu. Untuk itu, Anda mempersiapkannya mulai dari penyusunan acara rapat, membuat undangan, sampai pembuatan laporan dan akhirnya mengirimkan kepada para anggota. Demikian pula apabila pimpinan menjadi ketua dan sekretaris organisasi di luar kantor, apabila organisasi ini akan menyelenggarakan rapat, maka Anda ditugaskan untuk membantu pimpinan dalam menyiapkan serta menyelenggarakan rapat tersebut. A. PENGERTIAN RAPAT The Liang Gie merumuskan, rapat ialah pertemuan antara para anggota di lingkungan suatu organisasi untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. B. MACAM-MACAM RAPAT 1 RAPAT KECIL YANG BERSIFAT TIDAK RESMI Untuk rapat-rapat kecil di dalam atau antar kantor biasanya tidak memerlukan suatu persiapan dan pelaksanaan yang sulit. Meskipun demikian, untuk mempersiapkannya harus dilaksanakan dengan sebaikbaiknya. Pelaksanaan rapat-rapat kantor, prosedurnya biasanya tidak terlalu terkait oleh aturan seperti sidang-sidang yang resmi, biasanya hanyalah terjadi diskusi-diskusi di mana terjadinya saling tukar pendapat, keputusan dapat dicapai dengan baik kemudian saran-saran diberikan. Dalam hal ini, tetap perlu ada notulis yang mencatat hasil rapat ( notulen) dan nantinya dibagikan kepada peserta rapat. 2

RAPAT YANG BERSIFAT RESMI Untuk rapat yang resmi persiapan yang dilakukan adalah : a Mempersiapkan Ruangan Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam mempersiapkan ruangan tempat rapat akan diselenggarakan. Apabila tidak memiliki ruang rapat, Anda harus mencari atau membuat surat peminjaman dam perlu dipastikan ruangan tersebut dapat digunakan pada waktu diperlukan. 79

Hal ini harus dilakukan sebelum sebelum surat undangan dikirim keluar kepada peserta rapat. b Mempersiapkan rapat Tanggung jawab Anda dalam mempersiapkan penyelenggaraan rapat umumnya meliputi tujuh langkah sebagai berikut: 1) Membuat daftar acara 2) Membuat undangan 3) Mempersiapkan bahan rapat 4) Mempersiapkan peralatan rapat 5) Membuat catatan rapat 6) Mengirimkan catatan hasil rapat 7) Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut dari rapat c Membuat Daftar Acara Apabila hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akan diselenggarakan telah ada, maka acara di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan disusun secara sistematis, dengan cara membuat suatu pokok-pokok acara dalam garis besar. Acara rapat umumnya disebut sebagai ”agenda rapat”, di bawah ini contoh acara rapat. ACARA RAPAT Hari/Tanggal : .................................................................. Waktu:Pukul : ................ s.d. jam ................................... Tempat : N Jam Acara Pimpinan o Rapat 1. 09.00 – 09.10 Pembukaan Bapak Tony Pembahasan 2. 09.00 – 10.30 Program sda 3. 10.30 – 11.00 Istirahat Pembahasan 4. 11.00 – 13.00 Progam dan sda Kurikulum Makan siang & 5. 13.00 – 14.00 Sholat

d

6.

14.00 – 15.30

Pembahasan Evaluasi

7.

15.30

Selesai

sda

Keterangan

Pembahas Ibu Tini Pembahas Ibu Azah, Bapak Ilhan

Pembahas Bapak Sarwadi

Membuat Undangan Dalam undangan rapat yang dikonsep dengan isinya antara lain menyebutkan hari, tanggal, waktu, dan acara rapat. Kode surat sesuai dengan tata persuratan dinas misalnya ”UND-10/PP/2008”. Daftar nama, instansi, alamat dan nomor telepon dari para anggota rapat

80

e

dimaksud perlu dicatat. Daftar tersebut berguna dalam membuat undangan dan mengirimkannya. Mempersiapkan Bahan Rapat Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada para peserta rapat, maka Anda harus juga mempersiapkan bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan dimaksud. Bahan-bahan itu dapat berupa acara atau agenda rapat pada waktu itu, hasil rapat yang lalu, bahan rapat dari para peserta rapat yang akan dibahas, dll

f

Mempersiapkan Peralatan Rapat Di dalam penyelenggaraan suatu rapat biasanya dibutuhkan alatalat yang diperlukan untuk tulis menulis. Anda harus membuat suatu daftar keperluan untuk memenuhi kebutuhan ini. Alat-alat yang biasanya diperlukan dalam hal ini adalah papan tulis, spidol, Flip-chart, Overhead projector atau slide projector, LCD,Tape Recorder untuk merekam jalannya rapat, jika perlu. alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya penjepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pensil, spidol, penghapus dan lain-lain. Segala sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah dipersiapkan oleh Anda dan telah tersedia pada waktu rapat dimulai. Selain hal tersebut perlu ada persiapan konsumsinya, perlu dipertimbangkan apakah peserta rapat dapat diberikan makanan kecil atau makanan besar. Umumnya apabila rapat dari pagi dan sampai melebihi waktu istirahat dapat diberikan makanan besar, namun demikian perlu dipertimbangkan dari sisi anggaran.

g

Membuat Notulen Selama rapat atau pertemuan berlangsung, maka apabila Anda diberi bertanggung jawab untuk membuat catatan, catatlah berjalannya rapat termasuk konsep hasil rapat umumnya catatan rapat disebut notulen. Notulis dapat terdiri dari beberapa orang. Dalam notulen antara lain berisi hari, tanggal, waktu, tempat rapat, topik/acara rapat, peserta yang hadir, jalannya rapat, dan hasil rapat dan ditandatangani oleh notulis dan diketahui oleh atasan/pejabat berwenang di lingkungan organisasi Anda.

h

Mengirimkan Hasil Rapat Setelah rapat selesai, maka Anda dapat mengirimkan hasil rapat berupa notulen yang telah diketik secara rapi dan ditandatangani oleh notulen dan diketahui pimpinan Anda, untuk hal tertentu hasil rapat dapat diberitahukan melalui pesawat telepon kepada anggota rapat.

i

Melakukan Pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut Untuk rapat yang bersifat periodik, maka Anda dapat mengikutsertakan lembaran isian atau slip yang meminta keterangan

81

dari para anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang. Dari jawaban slip ini, Anda harus telah membuat daftar dari para peserta yang akan menghadiri pertemuan yang akan datang atau dalam membuat undangan yang akan datang, dalam undangan terdapat kalimat yang mengingatkan bahwa rapat tersebut adalah rapat lanjutan mengenai masalah/topik tertentu. 8.2. RANGKUMAN Rapat adalah pertemuan orang-orang atau yakni kumpulan-kumpulan orangorang dalam suatu organisasi terutama untuk membahas, merundingkan atau memutuskan persoalan-persoalan atau masalah-masalah yang menyangkut kepentingan bersama. Rapat dapat dibedakan antara rapat kecil yang bersifat tidak resmi, dan rapat yang bersifat resmi. Dalam rapat yang bersifat resmi, hal-hal yang perlu dilakukan ialah mempersiapkan ruangan, mempersiapkan membuat daftar acara, membuat daftar undangan, mempersiapkan bahan rapat, mempersiapakan peralatan rapat, membuat catatan/notulen rapat, dan melakukan pekerjaanpekerjaan tindak lanjut. Tugas dalam rapat ialah memeriksa ruang rapat beserta dengan perlengkapannya, segala sesuatunya yang digunakan dalam rapat telah siap sedia dalam ruang rapat. Jika para peserta rapat sudah memenuhi quorum, maka dilaporkan kepada pimpinan. Selanjutnya membuat catatan/notulen jalannya rapat, melakukan tindak lanjut. 8.3

LATIHAN 7 Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini 1. Apakah yang dimaksud dengan rapat? Jelaskan! 2 Apa saja yang Anda lalukan apabila Anda ditunjuk untuk mengadakan rapat yang tidak resmioleh pimpinan Anda? 3 Apa saja yang Anda lalukan apabila Anda ditunjuk untuk mengadakan rapat yang resmi oleh pimpinan Anda? 4 Apakah dimaksud notulen dan hal apa saja yang dimuat dalam notulen ? 5. Mengapa notulen penting dalam suatu rapat ?

82

9. Kegiatan Belajar 8

PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI BAGI PEKERJAAN KANTOR 8.1. URAIAN A. PENGERTIAN TEKNOLOGI INFORMASI Sebagaimana telah dibahas pada kegiatan belajar 1 telah dijelaskan mengenai pengertian kantor yaitu tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam kaitan dengan proses penanganan informasi pada kantor yang modern umumnya sudah sedikit menggunakan kertas dengan adanya adanya kemajuan teknolologi, dalam bidang informasi kita kenal teknologi informasi. Peranan kertas masih tetap penting sebagai media tukar menukar informasi dalam organisasi, apalagi yang berkaitan dengan hukum yang mengharuskan perlu adanya hardcopy. Teknologi informasi dapat diartikan sebagai perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka huruf, gambar maupun suara dengan suatu alat electronics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications). Teknologi informasi saat ini berkembang sangat pesat, pertukaran informasi dalam berbagai bentuk akan banyak dilakukan melalui posel (pos elektrik) menggunakan internet sehingga makin cepat dan biaya yang semakin terjangkau. Internet semakin mendapat tempat di perkantoran dimana saat ini orang mulai menggunakan laptop yang semakin kecil. Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi. 1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat. 2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit,yang umumnya disebut circuit yang terintegrasi yang didesain untuk melakukan fungsi-fungsi koordinasi dan pengolahan data. 3. Telekomunikasi adalah alat untuk menyampaikan informasi melalui transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio. B. PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI Pekerjaan kantor dapat dibedakan menjadi pekerjaan tulis-menulis dan bukan tulis menulis. Pekerjaan yang tulis menulis adalah penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar, penghitungan, pembuatan laporan,

83

sedangkan yang bukan tulis-menulis adalah penggandaan, pelayanan telepon, penerimaan tamu, pengiriman surat. Dengan adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan dengan sistem kertas yang terutama mengandalkan sistem manual diganti dengan sistem elektronika mikro yang bergantung pada telekomunikasi. Bidang-bidang yang menerapkan elektronika mikro antara lain otomatisasi perkantoran, pengendalian proses industri, alat transfer uang, alat pengukur di bidang ilmu dan pengetahuan dan ain-lain. Penggunaan internet memungkinkan pertukaran informasi secara cepat melalui layanan posel (pos elektronik). Dengan memiliki website setiap organisasi dengan mudah berhubungan dengan organisasi lainnya. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor. 1.

Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat. Ada tiga jenis dasar word processor: a. Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard, processor, memory, layar, dan printer. b. Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan. c. Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program). Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor: a. Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya; b. Menambah kepuasan kerja; c. Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output);. d. Menghemat tenaga; e. Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat; f. Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan; g. Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer lainnya. Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor. a. Memerlukan pelatihan yang memadai;

84

b. Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar; c. Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan. 2.

Komunikasi Perkantoran Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Di dalam organisasi terdapat komunikasi horisontal/lateral, vertikal, dan diagonal. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-alat komukasi beraneka ragam. Sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua. Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya. Perbubahan yang cepat di bidang telekomunikasi dipengaruhi adanya berbagai penemuan antara lain: a. fiberglass, suatu kabel dari fibre glass ang mampu memindahkan pulas dalam bentuk binari dengan kecepatan tinggi. b. Transmisi microwave. Sistem ini digunakan untuk penanaman kabel di bawah tanah yang sekarang dikembangkan untuk pengantar komunikasi yang berasal dari satelit bumi c. Sistem infra merah, yang memungkinkan pengontrolan peralatan mis. TV tanpa kabel remote. d. Bluetooth, yang memungkinkan penyampaian data dan informasi secara nirkabel. Selain telepon dan telegram, yang dapat kita sebut disini yaitu teleprinter, teleks (teleprinter exchange), faksimile, telefoto, telecopier, telenote, teleteks, view data, atau data. Perkembangan paling mutakhir dari telekomunikasi yaitu konferensi tele yakni melaksanakan konferensi dengan sistem jarak jauh. a. Teleprinter, yaitu suatu alat atau pesawat dalam sistem telekomunikasi yang pelayanannya dengan cara mengetik informasi. Pesan dikirim melalui kabel telegraph atau gelombang radio. Pesan tersebut direproduksi oleh mesin yang sejenis yang ada di pihak penerima sehingga pesan itu dapat dibaca.

85

b.

c.

d. e.

f.

3.

Teleks (teleprinter exchange), yaitu pesawat teleprinter yang medianya dihubungkan melalui perusahaan komunikasi misalnya Telkom, baik saluran domestik maupun saluran internasional. Teleprinter yang digabungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan hidup tanpa ditunggui sepanjang siang dan malam. Pesan yang masuk akan dicetak secara otomatis. Pelayanan demikian sangat penting untuk komunikasi internasional di antara zone waktu yang berbeda. Faksimile, yaitu pesawat yang dapat digunakan untuk mengirim informasi tertulis maupun bergambar. Pesan dikirim melalui saluran telepon atau gelombang radio. Untuk keperluan penerimaan informasi, pesawat dilengkapi dengan kertas fotografis. Informasi yang akan dikirim (misalnya sepucuk surat) dimasukkan ke tempat surat dalam pesawat telepon, dan pada saat yang sama pengirim mengadakan kontak melalui telepon. Selanjutnya informasi oleh pesawat dikirim ke pesawat yang dituju. Sinyal-sinyal tersebut oleh pesawat penerima diubah menjadi cahaya-cahaya yang jatuh pada kertas fotografis, sehingga menghasilkan salinan faksimile. Telefoto, yaitu foto yang diambil melalui gelombang pemancar jarak jauh. Telecopier, yaitu alat untuk mengirimkan atau menerima rekaman kopi dalam jarak jauh baik melalui saluran telepon (suara), radio atau melalui sistem elektromagnetik lainnya. Konferensi Tele Kemajuan teknologi informasi juga telah memungkinkan konferensi jarak jauh, misalnya panelis di suatu negara dapat memberikan paparannya bagi peserta seminar di negara lain. Gambar panelis dipancarkan oleh pesawat pengirim melalui gelombang satelit bumi dan diterima di pesawat di mana para peserta seminar berada. Dengan demikian panelis dan peserta seminar seperti berada dalam satu ruangan yang sama.

Pengiriman Surat Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, videoteks, dan komunikasi antar komputer.

86

4.

Tata laksana Arsip/Filing Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas. Di kantor yang sudah maju, penyimpanan arsip telah dilaksanakan dengan menggunakan komputer tersendiri yang menggunakan “Jaringan Area Lokal” (Local Area Network-LAN). Komputer terdiri dari komputer pusat yang mempunyai harddisk dengan daya tampung yang sangat besar. Komputer ini dihubungkan dengan komputer-komputer lain di masingmasing unit organisasi. Cara kerjanya yaitu apabila unit organisasi memerlukan data/informasi, melalui komputer yang dimilikinya ia minta ke komputer pusat. Oleh komputer pusat data dikirim ke memory komputer unit, yang selanjutnya data tersebut digunakan oleh unit organisasi yang bersangkutan (di-print, diperbanyak atau hanya cukup dibaca saja). Jaringan komputer semacam ini biasa disebut jaringan bintang, karena mempunyai satu pusat dan mempunyai cabang yang menyebar di beberapa unit.

5.

Penggandaan Setelah diciptakannya mesin fotokopi, pekerjaan penggandaan surat dan dokumen lainnya lebih dipermudah dan dipercepat. Ada beberapa proses di mana dokumen asli dapat dengan cepat direproduksi secara fotografis. Salinannya atau kopinya dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus atau pada transparansi. Xerografi adalah proses fotografi listrik yang menggunakan kertas biasa dan yang tidak menggunakan pengolahan kimia. Dokumen asli ditempatkan di dalam mesin, dan disini tulisannya atau gambarnya diproyeksikan melalui suatu sistem lensa ke suatu drum selenium yang sebelumnya sudah diberi muatan listrik positif. Sifat selenium adalah pada bagian yang terkena sinar muatan listriknya hilang, sedangkan pada bagian teduh listriknya tetap. Dengan demikian tulisan/gambar asli dipindahkan ke permukaan drum. Toner yang bermuatan listrik negatif ditaburkan pada drum dan karena ada muatan listrik yang berlawanan, maka terjadi tarikmenarik. Bubuk tersebut secara otomatis dipindahkan ke permukaan lembaran kertas biasa dan diikat kuat oleh panas yang dikenakan padanya. Dengan demikian terjadilah reproduksi dokumen yang diinginkan.

6.

Peralatan Hitung Bila ditelusuri sejarahnya, komputer itu diciptakan sebagai alat bantu manusia dalam hal menghitung. Sekarang komputer mikro telah memberikan sumbangan yang tak ternilai dalam hal pengolahan data dan penghitungan.

87

7.

Referensi Teknologi informasi juga telah memberikan sumbangan yang besar dalam hal penyediaan referensi. Fasilitas demikian diperlukan terutama bila kita memerlukan data tertentu misalnya data perdagangan, data keuangan dan sebagainya. Dengan peralatan komputer yang mutakhir data semacam ini dapat disediakan dengan baik. Fasilitas referensi dapat diakses melalui Local Areal Netwotk (LAN) atau internet.

C. APLIKASI DALAM TEKNOLOGI PERKANTORAN Sofware aplikasi terdiri dari interaksi yang dapat dikenal dalam sistem komputer untuk melakukan pemrosesan informasi antara lain : 1. Spread Sheet, untuk ,mengerjakan pekerjaan kantor yang berkitan dengan penggunaan baris dan kolom misalnya digunakan sofware lotus, excel dll. 2. Word procesing 3. Untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan mengetik untuk membuat surat, laporan digunakan sofware word perfect, word for window dan dll. 4. Desktop Publishing 5. Digunakan untuk pekerjaan kantor yang berkaitan dengan desain dan grafik misalnya software power point, corel draw dll 6. Communication 7. Untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan komunikasi antar komputer tentunya komputer yang sudah saling berhubungan misalnya sofware winpop, email dan sebagainya. D. MANFAAT TEKNOLOGI INFORMASI BERBASIS INTERNET BAGI PEKERJAAN KANTOR Dalam pelaksaan pekerjaan kantor saat ini didukung dengan penggunaan internet. Manfaat menggukan internet adalah : a. Tukar menukar informasi dapat dilakukan dengan mudah. b. Perkembangan yang berkaitan dengan masalah-masalah substansi organisasi dapat diketahui dengan cepat. c. Informasi yang diperlukan dapat langsung cepat diambil (copy/download). d. Mengurangi penggunaan kertas. e. Dapat melakukan komunikasi jarang jauh antar sesama anggota. E. PENGARUH TEKNOLOGI TERHADAP PERKANTORAN Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas, dunia manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up-todate. Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:

88

1. Implikasi umum antara lain investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan misalnya adanya kebosanan, pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin., proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat., komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun. 2. Implikasi terhadap pegawai kantor Keuntungan: a. Dapat mendorong untuk pegawai untuk belajar keterampilan mengenai berbagai teknologi informasi. b. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesinmesin. c. Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi. d. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan. e. Adanya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software. f. Adanya kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu. g. Pekerjaan akan menjadi lebih sedikit. Kerugian: a. Ada kecenderungan pegawai akan menjadi “machine-minders”. b. Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin. c. Implikasi terhadap pemberi kerja. d. Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik. Keuntungan: a. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan. b. Harga teknologi baru ini saat ini dapat menjadi lebih murah. c. Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di- disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet. d. Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat. e. Produktivitas meningkat secara cepat. f. Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan. g. Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya. 9.2

RANGKUMAN Teknologi Informasi adalah perolehan, pemprosesan, penyimpanan, dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar maupun suara dengan suatu alat elektronik berdasarkan kombinasi antara perhitungan dan komunikasi jarak jauh. Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik dan telekomunikasi.

89

Kantor yang menggunakan peralatan elektronik, yaitu word processor, teleprinter, teleks, telefoto, telecopier, view data, electronic mail, konferensi tele, sistem kearsipan, fotokopi, dan lain sebagainya.Berbagai implikasi perlu diperhatikan dalam upaya pemberdayaan kegiatan perkantoran mengingat ada segi keuntungan dan kerugiannya. Penentuan strategi yang akan ditempuh beserta tahap-tahapnya perlu didukung penelitian yang matang dan dipertimbangkan dengan cermat. Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas, dunia manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up-todate. Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran, ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan implikasi yang timbul. 9.3. LATIHAN 8 Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini! 1. Apakah yang dimaksud dengan teknologi informasi? 2 Bagaimana peranan teknologi informasi dalam pekerjaan kantor? Sebutkan! 3 Sebutkan manfaat penggunaan internet! 4. Apakah dampak teknologi informasi bagi pegawai? 5 Apa kerugian yang timbul dalam penggunaan teknologi informasi bagi pegawai?

10.

TES FORMATIF

90

Untuk lebih memahami modul Manajemen Perkantoran Modern ini jawablah Tes Formatif di bawah ini : I. Pilihlah huruf B jika pernyataan di bawah ini Benar dan S apabila Salah. 1. B–S Administrasi dalam arti sempit disebut dengan tata usaha 2. B–S Surat yang disortir berdasarkan kualifikasinya, dikelompokan dalam surat kilat, segera,biasa 3. B–S Tempat diselenggarakannya kegiatan mengenai informasi dan proses penanganan informasi, biasa juga disebut kantor. 4. B–S Surat Sangat Rahasia adalah surat yang mempunyai tingkat keamanan tinggi dan boleh dibaca siapa saja 5. B–S Surat perintah adalah surat yang isinya menghendaki orang lain untuk melakukan suatu langkah atau perbuatan untuk keperluan si pembuat surat 6. B-S Kalimat pertama yang diucapkan ketika seorang pegawai mengangkat telepon adalah nama instansi, nama diri, ucapan selamat 7. B–S Tamu yang tidak ada perjanjian dapat segera diberitahukan kepada pimpinan setelah terlebih dahulu menyanyakan dengan sopan mengenai data tamu 8. B–S Arsip sebagai kegiatan sering disebut filing 9. B–S Alat untuk mengirimkan atau menerima rekapan copy dalam jarak jauh melalui saluran telepon, radio, atau sistem elektromaknektik lainnya disebut telecoppier 10. B–S Laporan bulanan, laporan triwulanan, tahunan termasuk contoh dari laporan khusus. II. Pilihlah Jawaban yang Paling Benar 1. Di bawah ini pekerjaan kantor yang bersifat tulis menulis a. Penerimaan kantor b. Pelayanan telepon c. Penggandaan d. penghitungan 2. Surat yang harus diselesaikan/dikirim/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam disebut …. a. surat konfidensial b. surat kilat/sangat segera c. surat segera d. surat biasa

91

3. Segala sesuatu yang ada kaitannya dengan penanganan informasi/ keterangan-keterangan baik informasi lisan atau sudah dalam bentuk warkatwarkat disebut: a. warkat b. kantor c. pekerjaan kantor d. manajemen kantor 4. Dalam unit organisasi yang sudah menggunakan Sistem Kearsipan Pola Baru, surat penting dicatat dalam …. a. Lembar Pengantar b. Kartu Agenda c. Kartu Kendali d. Buku Ekspedisi 5. Berikut ini kalimat yang diucapkan oleh seorang pegawai dalam menjawab telepon yang datang dari luar …. a. Taufik disini, selamat pagi! b. Selamat pagi, Taufik di sini, ada yang bisa saya bantu? c. Pusdiklat Pegawai, Taufik di sini, selamat pagi! d. Pusdiklat Pegawai, selamat pagi! 6. Penerima surat akan mengetahui intisari dari suatu surat dari …. a. kepala surat b. hal c. lampiran d. tembusan 7. Arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola pusat arsip masing-masing unit disebut arsip …. a. sentralisasi b. dinamis aktif c. dinamis pasip d. inaktif

8. Arsip yang disusun berdasarkan permasalahan surat, disebut sistem …. a. kronologis b. subyek c. obyek d. geografis

92

9. Catatan hasil rapat disebut …. a. notulen b. laporan c. berita acara d. surat 10. Di bawah ini bentuk laporan, kecuali a. memo b. surat c. matriks d. berita acara III. PILIHLAH : A B C D

jika jawaban 1, 2, dan 3 benar jika jawaban 1 dan 3 benar jika jawaban 2 dan 4 benar jika semua jawaban benar

1. Di bawah ini kelemahan asas sentralisasi dalam pengorganisasian pekerjaan kantor a. Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak b. Penggunaan tenaga kerja dapat diadakan pengaturan lebih luwes c. Unit pengelola tidak memahami kebutuhan khusus unit lainnya, kadang harus melayani malah sebaliknya d. Penggunaan peralatan dan perabot kantor dapat dihemat 2. Nomor surat berfungsi sebagai …. a. pengukur kegiatan suatu instansi b. petunjuk bagi petugas filling c. sebagai referensi d. menunjukkan unit asal 3. Di bawah ini merupakan bentuk-bentuk surat …. a. resmi b. full block c. semi block d. modified block 4. Di bawah ini asas-asas tata persuratan dinas …. a. Asas daya guna dan hasil guna b. Asas pembakuan c. Asas pertanggungjawaban d. Asas keterkaitan

93

5. Kegunaan arsip bagi suatu organisasi adalah …. a. administrative value b. fiskal value c. educational value d. research value 6. Syarat-syarat seorang Penerima Tamu antara lain …. a. sopan, ramah b. bijaksana dan cerdas dalam pengambilan keputusan dan bertindak c. berkepribadian menarik d. dapat berbahasa Inggris 7. Komponen dari teknologi informatika adalah .... a. komputer b. perangkat keras c. telekomunikasi d. media 8. Tata cara penulisan surat yang baik harus memenuhi syarat antara lain …. a. jelas b. tepat c. singkat dan sederhana d. penuh pertimbangan 9. Di bawah ini merupakan cara menerima tamu kantor …. a. menghormati dan menyapa tamu b. mengetahui maksud kedatangan tamu c. memperkenalkan dan menghadapkan tamu kepada pimpinan d. memperhatikan ruang tamu 10. Di bawah ini merupakan cara dalam mempersiapkan rapat a. Membuat daftar acara, undangan b. Mempersiapkan bahan dan peralatan rapat c. Membuat notulen, dan mengirimkan notulen d. Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut 11.

UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT Cocokkanlah jawaban Anda dengan kunci jawaban yang terdapat pada bagian akhir dari modul ini. Hitung jumlah jawaban yang benar, kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui sampai sejauhmana Tingkat Pemahaman (TP) Anda.

TP

=

Jumlah jawaban yang benar Jumlah keseluruhan soal

x 100%

94

Apabila Tingkat Pemahaman Anda dalam memamahami materi yang sudah dipelajari mencapai : 91 % s.d. 100% : Amat Baik 81 % s.d. 90,99 % : Baik 71 % s.d. 80,99 % : Cukup 61 % s.d. 70,99 % : Kurang Bila Tingkat Pemahaman belum mencapai 81 % ke atas (kategori Baik), maka disarankan mengulang materi. 12.

KUNCI JAWABAN I. 1. S 2. S 3. B 4. S 5. S 6. B 7. B 8. B 9. B 10. S

II 1. D 2. B 3. C 4. A 5. C 6. B 7. C 8. B 9. A 10. B

III 1. D 2. D 3. D 4. D 5. D 6. D 7. A 8. D 9. D 10. D

95

13. DAFTAR PUSTAKA A. BUKU-BUKU 1.

F. X. Budiyanto, Drs. (pengalih bahasa), Manajemen Perkantoran Modern, Binarupa Aksara, PO BOX. 69, Jakarta, 1991.

2.

Komarudin, Drs,. Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Sinar Baru, Bandung, 1981.

3.

Sondang P. Siagian, DR., MPA., Filsafat Administrasi, Gunung Agung, Jakarta, 1975.

4.

Stoner, James, A. F., Management, Prentice Hall, Inc. Englewood Cliffs, New Jersey, Second Edition, 1982.

5.

The Liang Gie, Ph.D.(1), Administrasi Perkantoran Modern, Cetakan ke13, Nur Cahaya Yogyakarta, 1982.

6.

Slamet Soesanto, S.E., Administrasi Kantor, Manajemen Jambatan, Jakarta, 1995.

dan Aplikasi,

7.

Winardi, Prof. DR., S.E., Manajemen Perkantoran Cetakan V, Mandar Maju, Bandung, 1990.

Pengawasan,

8.

Yager, Jan Ph.D., Making Your Office Work For You, Bantam Doubleday Dell Publishing Group, Inc. 666 Fifth Avenue, New York 10103.

9.

Drs. M.S. Dawam, M.M., M.B.A., Pengetahuan Perkantoran Prajabatan Gol. II, Pusdiklat Pegawai, 1998.

10.

Drs. Sutrisno, M.P.Si. dan Drs. Anwar Perkantoran Modern, LAN, 2001.

11.

Drs. Soetrisno, M.P.Si. dan Ir Brisma Renaldi , Manajemen Perkantoran Modern, LAN, 2006

Sanusi,

dan

M.P.A.,

Manajemen

96

B. DOKUMEN-DOKUMEN KHUSUS 1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.

2. Keputusan

Menteri Negara Pendayagunaan 72/KEP/M.PAN/ 07/ 2003 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.

Aparatur

Negara

No.

3. Peraturan Menteri Keuangan Nomor KEP-80/PMK.01/2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Departemen Keuangan.

97