PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 1 – PENGENALAN DAN SENARAI TAKRIFAN ISTILAH
BAHAGIAN 1A 1.
:
PENGENALAN
TUJUAN Tujuan peraturan ini dikeluarkan adalah untuk mengatur dan mengawal pengurusan kewangan Universiti Teknologi MARA serta menjelaskan tatacara kewangan dan dasar perakaunan yang berkaitan dengannya. Perkara yang terkandung di dalam peraturan ini merupakan kompilasi dasar dan peraturan yang telah diluluskan oleh pihak berkuasa Universiti.
2.
HAD PEMAKAIAN Peraturan dan tatacara yang dijelaskan dalam peraturan ini hendaklah dibaca bersekali dengan peruntukan di dalam Akta Badan Berkanun (Akaun Dan Laporan Tahunan) 1980 [Akta 240] dan Akta Universiti Teknologi MARA 1976 [Akta 173]. Jika sekiranya terdapat perkara yang perlu diubah atau dipinda, sama ada berdasarakan usul yang dibuat oleh pihak pentadbiran Universiti atau berdasarkan arahan/peraturan Kerajaan/Kementerian, perubahan atau pindaan tersebut akan dibawa ke mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan untuk kelulusan. Peraturan Kewangan Dan Perakaunan UiTM, kemudiannya akan dikemaskini selaras dengan keputusan yang dibuat oleh Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan.
Kemas kini : Januari 2014
1
PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 1 – PENGENALAN DAN SENARAI TAKRIFAN ISTILAH
BAHAGIAN 1B - SENARAI TAKRIFAN ISTILAH 1.
ANGGARAN HASIL Anggaran Hasil Universiti adalah semua jenis pendapatan yang dijangkakan akan diterima bagi pihak atau atas akaun Universiti. Hasil Universiti terdiri daripada pemberian kerajaan, yuran pelajar, faedah dan perolehan pelaburan, sumbangan/hadiah, hasil jualan, sewaan ruang/kemudahan/ peralatan, royalti harta intelek dan terimaan-terimaan lain yang diluluskan oleh Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan dan Lembaga Pengarah Universiti.
2.
ARAHAN PERUBAHAN KERJA Arahan Perubahan Kerja ialah sesuatu perubahan daripada kontrak kerja iaitu sebarang perubahan/penyimpangan daripada perjanjian kontrak yang berkaitan dengan pelan, spesifikasi dan/atau senarai kuantiti, sama ada dipinda, ditambah atau dikurangkan.
3.
ASET Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milik atau di bawah kawalan UiTM yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan atau daripada sumber Kumpulan-kumpulan Wang Universiti yang lain atau yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.
4.
ASET ALIH Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.
5.
ASET HADIAH Aset yang diterima sebagai hadiah daripada organisasi luar atau orang awam bagi tujuan pameran, latihan atau pembelajaran.
6.
BARANG/BAHAN TEMPATAN Barang/bahan Tempatan adalah bahan/barangan yang dibuat dan/atau yang dikeluarkan oleh pengilang
Kemas kini : Januari 2014
2
PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 1 – PENGENALAN DAN SENARAI TAKRIFAN ISTILAH
tempatan. 7.
BELANJAWAN UNIVERSITI Belanjawan Universiti adalah satu perancangan kewangan yang merangkumi anggaran hasil dan perbelanjaan bagi sesuatu tempoh tertentu.
8.
BON PELAKSANAAN Bon Pelaksanaan merupakan suatu sandaran yang dipegang oleh Universiti sebagai jaminan bagi memastikan kontraktor mematuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah kontrak yang ditandatanganinya.
9.
HAPUS KIRA Hapus Kira ialah satu proses untuk membatalkan rekod perakaunan.
10.
KAJIAN PASARAN DALAM PEROLEHAN Kajian Pasaran ialah proses untuk mendapatkan harga pasaran bagi sesuatu perolehan bekalan/ perkhidmatan /kerja yang hendak diperolehi. Harga pasaran berkenaan akan dijadikan asas untuk menetapkan anggaran harga yang berpatutan, paling sesuai dan menguntungkan Universiti dengan mengambil kira kualiti, harga, kegunaan, kos penyelenggaraan, tempoh penggunaan dan aspek lain yang berkaitan.
11.
KEHILANGAN Kehilangan termasuk kehilangan wang awam, setem, barang-barang awam dan harta lain yang berharga, disebabkan oleh kecurian, penipuan, kemalangan, kesusutan, bencana alam atau kecuaian pegawai, kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang sia-sia.
12.
KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB Ketua Pusat Tanggungjawab bermaksud ketua yang telah diberi kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat Tanggungjawab di bawah kawalannya.
Kemas kini : Januari 2014
3
PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 1 – PENGENALAN DAN SENARAI TAKRIFAN ISTILAH
13.
PEGAWAI ASET Pegawai Aset ialah pegawai yang bertanggungjawab terhadap pengurusan rekod, pengagihan, penempatan, pemindahan/pertukaran pemilik, penggunaan, penyelenggaraan, pelupusan dan kehilangan Aset Alih Pusat Tanggungjawab yang di bawah seliaannya.
14.
PEGAWAI PEMBAYAR Pegawai Pembayar adalah pegawai atau sekumpulan pegawai yang diberi kuasa menjalankan proses bayaran berdasarkan peraturan yang sah.
15.
PEGAWAI PEMUNGUT Pegawai Pemungut ialah seorang pegawai yang oleh kerana jawatannya atau di bawah mana-mana undangundang bertulis adalah bertanggungjawab bagi memungut wang dari orang awam.
16.
PELARASAN STOK Pelarasan Stok adalah proses untuk menyelaraskan stok apabila terdapat stok berlebihan atau berkurangan disebabkan silap perkiraan sama ada semasa pengiraan, pemeriksaan atau verifikasi stor dijalankan.
17.
PELUPUSAN Pelupusan adalah satu proses untuk mengeluarkan harta benda dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.
18.
KERJA-KERJA DALAM PELAKSANAAN Kerja-kerja Dalam Pelaksanaan (Work In Progress – WIP) adalah kerja-kerja pembinaan bangunan yang masih belum disempurnakan pada akhir tahun kewangan. Jumlah yang diambil kira adalah kos yang terlibat berdasarkan kepada Perakuan Bayaran Interim. Nilai kerja-kerja dalam pelaksanaan akan dipindahkan ke kod belanja berkaitan apabila Sijil Perakuan Siap Kerja dikeluarkan.
19.
PEMIUTANG Pemiutang ialah orang atau pihak yang memberikan pinjaman/piutang.
Kemas kini : Januari 2014
4
PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 1 – PENGENALAN DAN SENARAI TAKRIFAN ISTILAH
20.
PENGHUTANG Penghutang ialah orang atau pihak yang berhutang.
21.
PENGIRAAN STOK Pengiraan Stok adalah proses membuat pengiraan ke atas stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran stok bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa bertepatan dengan rekod.
22.
PENGURUSAN KEWANGAN Pengurusan Kewangan adalah satu proses yang melibatkan jentera pentadbiran sesebuah organisasi dan kaedah-kaedah tertentu di mana dana untuk membiayai perbelanjaan diperolehi, dibelanja dan diperakaunkan dengan teratur. Kaedah yang digunakan hendaklah mematuhi prosedur dan kawalan yang ditetapkan. Bidang-bidang utama dalam pengurusan kewangan adalah: (a) Pengurusan Belanjawan (b) Pengurusan Hasil (c) Pengurusan Perolehan (d) Pengurusan Aset (e) Pengurusan Perbelanjaan (f) Pengurusan Perakaunan
23.
PERKHIDMATAN TEMPATAN Perkhidmatan Tempatan ialah diberikan oleh vendor Malaysia.
24.
perkhidmatan
yang
PEROLEHAN Perolehan ialah proses untuk memperolehi bekalan/ perkhidmatan/ kerja yang diperlukan oleh Universiti, dengan cekap, pada kos yang paling menguntungkan, untuk menghasilkan output yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan.
25.
PESANAN TEMPATAN Pesanan Tempatan ialah dokumen rasmi pesanan bekalan/perkhidmatan/kerja kepada vendor.
26.
PUSAT TANGGUNGJAWAB Pusat Tanggungjawab meliputi semua Fakulti, Bahagian, Jabatan, Pusat, Akademi, Institut, Kampus
Kemas kini : Januari 2014
5
PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 1 – PENGENALAN DAN SENARAI TAKRIFAN ISTILAH
Negeri / Cawangan Universiti Teknologi MARA yang menerima agihan peruntukan. 27.
RESIT Resit adalah sebarang akuan terima wang dari orang awam termasuk dalam bentuk lesen, tiket atau borang yang mana amaun bayaran tetap ditulis atau dicetak padanya.
28.
RUNDINGAN HARGA Rundingan Harga adalah satu proses rundingan bersama vendor untuk mendapatkan harga yang terendah dan menguntungkan Universiti.
29.
STOK Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat-alat ganti peralatan keselamatan/ makmal/ bengkel /dapur /sukan/ pertanian /latihan /penyiaran /domestik, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya.
30.
STOR Stor ialah tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.
31.
STOR PUSAT Stor Pusat ialah stor yang menyedia, mengurus, dan membekal barang kepada pelanggan melalui rangkaian stor peringkat Negeri/Daerah/Bahagian/Cawangan. Contohnya, Depot Bekalan Pusat Kementerian Pertahanan (tidak digunapakai oleh UiTM).
32.
STOR UNIT Stor Unit ialah stor untuk menyimpan dan membekal barang bagi keperluan jangka pendek atau guna terus untuk tujuan operasi kepada pelanggan akhir. Contohnya, Stor Alatulis Pusat Tanggungjawab, stor bengkel/makmal/dapur.
Kemas kini : Januari 2014
6
PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN 1 – PENGENALAN DAN SENARAI TAKRIFAN ISTILAH
33.
STOR UTAMA Stor Utama ialah stor yang menyedia, mengurus, dan membekal barang kepada pelanggan peringkat UiTM Negeri/Cawangan/Kampus. Contohnya, Stor Utama Bekalan Pejabat UiTM Negeri Perlis, Kedah dan seumpamanya.
34.
SUBBAUCAR Subbaucar ialah dokumen untuk merekodkan bayaran bagi perbelanjaan yang menggunakan Panjar Wang Runcit dan diberikan nombor mengikut turutan. Nombor subbaucar berkenaan dicatatkan dalam Buku Panjar Wang Runcit setiap kali urusniaga dibuat.
35.
SURAT NIAT Surat Niat (Letter of Intent) ialah surat yang diberikan kepada petender, yang meliputi kenyataan hasrat/niat untuk menerima sesuatu tawaran petender. Surat Niat tidak mengikat kedua-dua pihak kepada sesuatu kontrak.
36.
SURAT SETUJU TERIMA Surat Setuju Terima ialah surat persetujuan yang ditandatangani oleh petender dan dikembalikan kepada Universiti sebagai mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran, berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen tender/sebut harga atau syarat yang dipersetujui dalam Surat Niat atau syaratsyarat lain yang dipersetujui. Surat Setuju Terima ialah dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada dokumen kontrak.
Kemas kini : Januari 2014
7
