Memfasilitasi Kelompok Masyarakat sebagai Mitra KPH dan Memfasilitasi Kesepakatan Para Pihak dalam Penyusunan dan Penerapan Mekanisme Standar untuk Pemetaan Partisipatif dan Resolusi Konflik.
Daftar Isi Bagian A – Deskripsi Program dan Tujuan Hibah
4
Bagian B – Petunjuk Proposal Hibah
5
a.Penyelesaian dan penyerahan proposal hibah
5
b. Petunjuk Persiapan – Teknis
6
c. Petunjuk Persiapan – Finansial dan Dokumentasi Administratif
7
d. Kapabilitas dan Kinerja Pemohon Hibah di Masa Lampau
8
Bagian C – Persyaratan Khusus untuk Hibah
9
Bagian D – Proses Seleksi
9
Lampiran 1: Formulir Proposal Hibah
11
Lampiran 2: Rencana Kerja
13
Lampiran 3: Anggaran Biaya
14
Lampiran 4: Formulir CV
15
3
Bagian A – Deskripsi Program dan Tujuan Hibah 1). Deskripsi umum Kejelasan tenurial atas kawasan hutan menjadi salah satu syarat penting bagi berbagai pihak untuk bisa mengelola hutan secara adil dan lestari. Kejelasan tersebut diiperlukan masyarakat hukum adat dan masyarakat lokal untuk kepastian penguasaan yang pada akhirnya mempengaruhi persepsi dan perilaku mereka dalam mengelola hutan. Kejelasan tersebut juga diperlukan oleh para pengelola Kesatuan Pengelolaan Hutan (KPH) agar dapat mengelola hutan di wilayah kerjanya secara produktif. Keberhasilan masyarakat mengelola hutan tidak semata-mata tergantung pada kejelasan tenurial dan akses. Kelembagaan masyarakat dalam pengelolaan hutan menjadi faktor kunci agar tenure dan akses tersebut mendatangkan keadilan dan kelestarian. Pengukuhan kawasan hutan yang legitim memerlukan keterlibatan masyarakat dalam prosesnya. Pemetaan kawasan hutan secara partisipatif merupakan sebuah proses yang menjamin hasil yang legitima. Bagian integral dari pemetaan partisipatif tersebut adalah penyelesaian konflik tenurial kehutanan. Ada dua kegiatan utama yang ditujukan untuk memperjelas tenurial dan akses masyarakat atas hutan, yaitu: 1. Memfasilitasi Kelompok Masyarakat sebagai Mitra KPH, yang meliputi kegiatan berikut: a. Identifikasi dan penentuan kelompok masyarakat mitra KPH; dan b. Dukungan untuk komunitas dalam melakukan pemetaan partisipatif dan resolusi konflik 2. Penerapan Mekanisme Standar untuk Pemetaan Partisipatif dan Resolusi Konflik, yang meliputi kegiatan berikut: a. Penyusunan modul panduan pemetaan partisipatif dan resolusi konflik tenurial kehutanan; b. Peningkatan kapasitas para pihak terkait pemetaan partisipatif dan resolusi konflik tenurial kehutanan; dan c. Pengembangan strategi komunikasi untuk mengarusutamakan penggunaan mekanisme penyelesaian konflik dalam penataan batas area CBFM 2). Tujuan Tujuan pemberian hibah untuk kegitan ini adalah: 1. Menyiapkan kelompok masyarakat sebagai calon pemegang izin CBFM atau mitra KPH yang memiliki pengetahuan memadai dan kelembagaan yang kuat. 2. Mendukung kelompok masyarakat untuk memetakan wilayahnya serta areal yang akan diusulkan untuk mendapatkan izin atau kemitraan CBFM. 3. Meningkatkan kesadaran para pihak mengenai signifikansi pemetaan partisipatif dan kapasitas untuk melakukan pemataan partisipatif dan resoulsi konflik tersebut
4
Bagian B – Petunjuk Proposal Hibah
a.
Petunjuk dan penyerahan proposal hibah a.1.
Persyaratan Kelayakan
Kriteria Kelayakan Minimum 1. Memenuhi setidaknya salah satu tujuan dan prinsip MFP3 sebagaimana disebutkan di atas pada Bagian I dan IIA; 2. Berisikan hasil dan pencapaian yang diharapkan, sejalan dan terhubung dengan tujuan MFP3; 3. Pada umumnya adanya cost sharing dari sisi pemohon hibah; dan 4. Diserahkan oleh organisasi yang layak/memenuhi syarat. 5. Rekening bank khusus untuk kegiatan hibah Berikut ini adalah organisasi-organisasi yang layak/memenuhi syarat untuk menerima hibah: 1. Lembaga atau organisasi yang memiliki Status Hukum Indonesia, antara lain: Organisasi Masyarakat Sipil atau Ormas Lembaga Riset atau Kebijakan Universitas, akademi, lembaga pelatihan Organisasi pemuda, pelajar dan wanita Organisasi kebudayaan Asosiasi Profesional Lembaga Pemerintah Serikat Pekerja di dalam sektor kehutanan Bina Usaha Hutan Berbasis Masyarakat (CBFE) 2. Individu: Peneliti Pakar/Tenaga Ahli
a.2.
Persyaratan Penyerahan Proposal Hibah
1.
Proposal hibah (hard copy) dikirimkan kepada: Nurhayati; Grants Manager, Multi-stakeholder Forestry Programme Dipo Business Center, Lantai 9 Unit B Jl. Jend. Gatot Subroto Kav 50-52 Jakarta 10260, INDONESIA
2.
Proposal hibah yang dikirim dalam bentuk salinan cetak (hard copy) sebanyak dua (2) buah atau melalui email dalam format pdf. Proposal hibah maksimal 5 halaman (tidak termasuk tabel, grafik, anggaran/narasi anggaran dan lampiran. Menggunakan huruf Cambria, ukuran 11; margin 1 inci di bagian atas/bawah dan samping halaman. Proposal hibah harus sudah termasuk Ringkasan Eksekutif (maksimal 3 halaman).
3.
5
4. 5.
6.
Jangka waktu hibah adalah 3 sampai dengan 24 bulan dalam rentang waktu antara October 2014 sampai dengan September 2016. Proposal hibah harus menyertakan (disesuaikan seperlunya): Formulir Proposal Hibah yang sudah lengkap; Rencana Kerja Proyek yang sudah lengkap; Proyeksi Anggaran Hibah dan Catatan Anggaran; Formulir CV dan BioData dari seluruh anggota tim proyek; Kuesioner Kapabilitas Finansial dan lampiran yang sudah lengkap; Pernyataan kewajiban (bagian dari formulir Proposal hibah). Materi lain: Pemohon hibah dapat juga menyerahkan materi lain sebagai lampiran dari proposal hibah, antara lain surat referensi, laporan kegiatan organisasi dalam bentuk kliping Koran, brosur atau materi promosi lainnya. Surat dukungan yang menunjukkan kemitraan dan kerjasama dengan pemerintah lokal juga menjadi poin penilaian. a.3.
Tenggat Waktu
Proposal hibah harus diterima oleh kantor MFP3 di Jakarta paling lambat hari Jumat, 26 September 2014, jam 17.00 WIB sebagaimana disebutkan pada bagian atas surat pengantar ini di tempat penerimaan proposal hibah yang ditetapkan pada poin a.2.
b.
Petunjuk Persiapan – Teknis
Proposal hibah yang diserahkan sebagai tanggapan atas RFA ini harus mencantumkan informasi berikut ini: b.1.
Deskripsi proyek:
1. Ringkasan proyek (Mohon cantumkan ringkasan singkat mengenai proyek Anda dan informasi latar belakang yang diperlukan; ringkasan maksimal 2 halaman dan harus menyebutkan secara jelas hal apa yang akan dicapai oleh proyek Anda, serta mengapa dan bagaimana proyek tersebut akan diimplementasikan.) 2. Tujuan, kegiatan dan hasil proyek (Mohon cantumkan informasi secara akurat dan terperinci, maksimal 5 halaman) a) Bagaimana pemohon hibah akan memenuhi tujuan RFA? b) Apa kegiatan spesifik yang akan Anda laksanakan? c) Apa hasil spesifik yang diharapkan dari proyek Anda? 3.
Penerima manfaat hibah a) Berapa banyak orang yang akan langsung merasakan manfaat dari proyek Anda? Mohon jelaskan yang akan menjadi penerima manfaat hibah tersebut (misalnya umur, gender, dan kesamaan lain). b) Jika sesuai, mohon jelaskan bagaimana Anda akan memenuhi kebutuhan pemuda, wanita, atau kelompok lain yang rentan.
4. Anggaran Biaya Ringkasan anggaran biaya adalah sebagai berikut: 6
Masukan ringkasan biaya disini.(contoh) Ringkasan Anggaran Biaya Total anggaran
(mata uang lokal)
(100%)
Jumlah yang diminta
(mata uang lokal)
(%)
Kontribusi pemohon hibah
(mata uang lokal)
(%)
Detail rencana anggaran biaya ada pada lampiran 3.
5. Cost sharing (Jelaskan cost sharing proyek terkait jenis dan nilai kontribusi.) Kontribusi Cost Sharing:
6. Monitoring dan evaluasi a) Bagaimana Anda mengukur keberhasilan proyek yang diimplementasikan? Apa kriteria yang akan Anda gunakan untuk mengukur pencapaian proyek Anda? (Mohon cantumkan rencana Monitoring dan Evaluasi serta perangkat yang akan Anda gunakan untuk memonitor kegiatan proyek dan mengevaluasi hasil proyek) 7. Keberlanjutan a) Jelaskan bagaimana keberlanjutan dari kegiatan proyek Anda setelah pendanaan selesai? 8. Jadwal kegiatan dan tata waktu proyek (rencana kerja) (Mohon lengkapi rencana kerja menggunakan template yang disediakan dalam Lampiran 2) b.2.
Tim Proyek:
Staf ilustratif: i). Koordinator ii). Spesialis iii). Tenaga staff lapangan iv). Tenaga Administrasi dan keuangan Seluruh staf yang diusulkan harus fasih berbahasa Indonesia Mohon cantumkan seluruh anggota tim proyek, termasuk posisi, peran dan deskripsi singkat mengenai tanggung jawab yang ditugaskan. (Melampirkan CV untuk beberapa personel utama yang terlibat di proyek, menggunakan template dalam Lampiran 4; dan lampirkan formulir riwayat gaji yang harus dilengkapi oleh seluruh personel utama)
c.
Petunjuk Persiapan – Finansial dan Dokumentasi Administratif
1. Anggaran yang sudah lengkap. Semua item anggaran harus terhubung jelas dengan kegiatan proyek secara spesifik. Meskipun MFP3 akan membantu biaya staf organisasi dan biaya 7
operasional yang dibutuhkan guna mencapai tujuan proyek, pemohon hibah harus mengarahkan sumber daya khususnya bagi implementasi proyek, dibandingkan dengan biaya operasional organisasi. Contoh anggaran dilampirkan dalam paket ini. Lihat formulir anggaran dalam Lampiran 3. Informasi pendukung harus disediakan, sesuai kebutuhan, dengan rincian yang memadai untuk memampukan analisis menyeluruh terhadap masingmasing item biaya. 2. Dokumentasi mengenai pemohon hibah yang memperlihatkan kemampuan untuk memenuhi syarat pemberian hibah dengan memperhitungkan seluruh komitmen yang ada saat ini dan komitmen di masa mendatang dari pemohon hibah. Pemohon hibah harus menunjukkan kemampuan untuk memisahkan dana yang diperoleh melalui pemberian hibah dari kegiatan lainnya di organisasi tersebut. Rekening bank yang terpisah/khusus diperlukan ketika pemberian hibah terlaksana. (Dokumentasi dapat menyertakan sertifikasi dari bank pemohon hibah atau pemberian hibah sebelumnya, termasuk jenis pendanaan, nilai, klien, dsb.) d.
Kapabilitas dan Kinerja Pemohon Hibah di Masa Lampau
1. Kapabilitas dan sumber daya organisasi Pendapatan tahunan selama 3 tahun terakhir, sebutkan nama dari kontributor finansial utama Anda (jika memungkinkan)
TAHUN
TOTAL PENDAPATAN TAHUNAN (dalam Rupiah)
KONTRIBUTOR FINANSIAL UTAMA
a) Mohon jelaskan berbagai sumber yang digunakan organisasi Anda, misalnya peralatan, kantor, dsb. 2. Kinerja di Masa Lampau Mohon jelaskan maksimal tiga proyek besar dimana organisasi Anda terlibat selama tiga tahun terakhir dengan menggunakan tabel di bawah ini. a) Nama Proyek b) c) d) e)
Durasi (bulan) Tahun Lokasi Peran organisasi Anda (pimpinan, mitra) f) Tujuan proyek g) Hasil proyek h) Total anggaran (Rp) i) Sumber dan jenis pendanaan (hibah, kontrak, atau lainnya) Mohon cantumkan informasi kontak untuk sumber pendanaan.
8
Bagian C – Persyaratan Khusus untuk Hibah Pemohon hibah harus mempertimbangkan persyaratan khusus berikut ini untuk pemberian hibah berkenaan dengan RFA ini: Prosedur Pelaporan: Deskripsi persyaratan pelaporan akan disertakan di dalam Kesepakatan Hibah. Jenis pelaporan yang dibutuhkan dan jadwal pelaporan akan brgantung pada jenis hibah dan durasi proyek. Formulir pelaporan akan disediakan bagi penerima hibah. Jenis pelaporan akan menyertakan hal-hal berikut: 1.
Laporan proyek harus diserahkan selama implementasi proyek sesuai dengan jadwal yang ditentukan MFP3. Laporan ini akan mencantumkan deskripsi kegiatan dan kemajuan proyek dalam mencapai tujuan proyek; permasalahan dalam implementasi proyek; tindakan yang diambil untuk mengatasi permasalahan; dan rencana mengenai tahap selanjutnya dari proyek yang akan diimplementasikan.
2.
Laporan akhir proyek akan menjelaskan bagaimana tujuan dan sasaran proyek tercapai, hasil proyek, dan permasalahan serta solusi selama implementasi proyek. Informasi ini harus dipresentasikan dengan cara yang sesuai bagi konsumsi publik.
3.
Laporan keuangan akan diserahkan ke MFP3 sesuai jadwal yang ditentukan di dalam Kesepakatan Hibah. Jenis laporan keuangan dan jadwal pelaporan akan bergantung pada jenis hibah, lama proyek, dan jumlah dana hibah. Laporan keuangan akan dibutuhkan untuk menerima dana hibah per termin. Laporan ini akan menjelaskan jumlah dana hibah yang digunakan selama periode sebelumnya, total pengeluaran sejauh ini, dan jumlah yang masih tersisa untuk masing-masing item anggaran. Selain itu, seluruh penerima hibah diharuskan menyerahkan Laporan Akhir Keuangan secara terperinci. Pembayaran dana hibah terakhir (sebesar 20% dari total dana hibah) akan dibayrkan apabila syarat-syarat yang telah disetujui dalam kontrak hibah telah dinyatakan disetujui oleh MFP3 baik Laporan Akhir Keuangan dan Laporan Akhir Proyek.
4.
Pengawasan proyek: Staf MFP3 akan memonitor proyek terkait dengan masing-masing output dan aspek finansial. Penerima hibah diharapkan untuk memfasilitasi pengawasan dengan menyediakan informasi relevan kepada staf MFP3 dan terlibat di dalam koordinasi teknis dan administratif dengan MFP3.
5.
Lain-lain: Sebagaimana telah disebutkan, hibah akan diberikan kepada organisasiorganisasi yang memenuhi syarat maksimal dan diberikan dalam mata uang lokal.
Bagian D – Proses Seleksi Dalam waktu 30 hari sejak tenggat waktu penyerahan proposal hibah, Komite Penilaian Proyek (Project Appraisal Committee/PAC) akan berkumpul. Anggota panel tidak akan meminta atau menerima keuntungan/bonus, bantuan, atau apapun bernilai uang dari pihak yang mengajukan proposal hibah. Seluruh proposal hibah yang memenuhi persyaratan akan dievaluasi oleh PAC. Verifikasi persyaratan penyerahan proposal hibah akan dilaksanakan di kantor MFP3 oleh Grants Manager. Jika proposal hibah yang layak sudah diterima, satu atau lebih pemberian hibah akan dilakukan dalam waktu 14 hari kerja sejak rapat PAC dengan syarat penerima hibah menyerahkan seluruh dokumentasi yang diperlukan sebagaimana dirincikan pada Bagian A dalam RFA ini. Proposal hibah akan dievaluasi berdasarkan kriteria evaluasi yang akan ditetapkan oleh PAC. Jika diperlukan (apabila pemberian hibah tidak dilakukan berdasarkan proposal hibah awal), 9
negosiasi dapat dilakukan dengan setiap pemohon hibah, setelah diskusi dan negosiasi, dapat dimungkinkan adanya peluang bagus untuk mendapatkan hibah. Hibah akan diberikan kepada pemohon hibah yang proposal hibahnya menawarkan nilai terbaik. Pemberian hibah akan dilakukan berdasarkan peringkat dari proposal hibah setelah dinilai oleh PAC. Evaluasi mungkin memerlukan wawancara, kunjungan lokasi, riset latar belakang, dan/atau permintaan informasi tambahan. Grants Manager, atau orang yang ditunjuk, akan menyiapkan dokumen tertulis dari tiap evaluasi yang akan merekomendasikan, dengan justifikasi, untuk mendanai atau tidak, atau mengambil tindakan lain.
10
Lampiran 1: Formulir Proposal Hibah FORMULIR PROPOSAL HIBAH I. PEMOHON HIBAH 1. Nama pemohon hibah (mohon cantumkan singkatan, jika ada) 2. Alamat pemohon hibah (mohon cantumkan alamat resmi dan alamat surat-menyurat) Alamat resmi: Alamat surat-menyurat: 3. Nomor Registrasi/NPWP (jika ada) 4. Telepon 5. Faks 6. E-mail 7. Website 8. Penanggung jawab
II. INFORMASI PROYEK 1. Nama proyek yang diusulkan
2. Lokasi dan durasi proyek Lokasi:
[kota/kabupaten], [provinsi]
Durasi:
_______________________ bulan, dari [bulan] [tahun] hingga [bulan] [tahun]
3. Ringkasan Anggaran Biaya Total anggaran
(mata uang lokal)
(100%)
Jumlah yang diminta
(mata uang lokal)
(%)
Kontribusi pemohon hibah
(mata uang lokal)
(%)
4. OPSIONAL: Mitra yang terlibat di dalam proyek – Gunakan sesuai kebutuhan (Mohon cantumkan seluruh organisasi mitra yang terlibat di dalam proyek; tambahkan baris sesuai kebutuhan)
11
NAMA MITRA
PERAN DI DALAM PROYEK
DATA KONTAK Alamat resmi: Telepon dan faks: E-mail: Penanggung jawab: Alamat resmi: Telepon dan faks: E-mail: Penanggung jawab:
III. PERNYATAAN TANGGUNG JAWAB Saya, yang bertanda tangan di bawah ini, bertanggung jawab bagi organisasi pemohon hibah untuk proyek ini, menyatakan bahwa informasi yang dicantumkan dalam proposal hibah ini benar dan akurat.
Nama depan dan nama belakang: Posisi: Tanda tangan & cap: Tanggal dan waktu:
12
Lampiran 2: Rencana Kerja Nama pemohon hibah: Lampirkan format rencana kerja yang diusulkan
13
Lampiran 3: Anggaran Biaya Rencana Anggaran Biaya No. Proposal Hibah Nama Kegiatan Hibah Periode Hibah Lokasi
001 TBD TBD TBD
Rate/hari Posisi/Jabatan
Nama Rp.
Target Hari/ bulan
Dibiayai oleh
Total
% Anggaran
Ukuran Rp.
Grantee
Lembaga Lain
MFP3
Grantee
Lembaga Lain
MFP3
1. Personalia/Tenaga Kerja 1. Direktur
TBD
750,000
132
Hari
99,000,000
19,800,000
29,700,000
49,500,000
20%
30%
2. Specialist 1
TBD
700,000
132
Hari
92,400,000
9,240,000
18,480,000
64,680,000
10%
20%
70%
3. Specialist 2
TBD
700,000
99
Hari
69,300,000
-
-
69,300,000
0%
0%
100%
4. Specialist 3
TBD
700,000
99
Hari
69,300,000
-
-
69,300,000
0%
0%
100%
5. Manajer Keuangan & Admin.
TBD
450,000
132
Hari
59,400,000
-
-
59,400,000
0%
0%
100%
6. Akuntan
TBD
400,000
132
Hari
52,800,000
10,560,000
15,840,000
26,400,000
20%
30%
50%
7. Dst
TBD
250,000
132
Hari
33,000,000
3,300,000
-
29,700,000
10%
0%
90%
475,200,000
42,900,000
64,020,000
9%
13%
78%
TOTAL PERSONALIA Description
Total
Target Hari/ bulan
Ukuran
3.
4.
5.
BIAYA OPERASIONAL 4.1. Komunikasi 4.2. Supplies 4.3. Sewa Kantor 4.4. dst 4.5. dst Sub-Total
Dibiayai oleh
Total
Grantee
Rp. 2.
Rp.
bulan bulan bulan bulan bulan
Grantee
Lembaga Lain
3,000,000 3,000,000 6,500,000 500,000 1,500,000
16 16 16 16 16
KEGIATAN 1 - PELATIHAN 3.1. Pelatihan A 3.2. Pelatihan B 3.3. Pelatihan C 3.4. Pelatihan D Sub-Total
10,000,000 10,000,000 10,000,000 10,000,000
1 1 3 2
10,000,000 10,000,000 30,000,000 20,000,000 70,000,000
0
KEGIATAN 2 4.1. Sebutkan detail pengeluran 4.2. Sebutkan detail pengeluran 4.3. Sebutkan detail pengeluran 4.4. Sebutkan detail pengeluran Sub-Total
6,000,000 5,000,000 10,000,000 15,000,000
5 3 3 2
30,000,000 15,000,000 30,000,000 30,000,000 105,000,000
KEGIATAN 3 4.1. Sebutkan detail pengeluran 4.2. Sebutkan detail pengeluran 4.3. Sebutkan detail pengeluran 4.4. Sebutkan detail pengeluran Sub-Total
6,000,000 5,000,000 5,000,000 5,000,000
7 5 3 2
42,000,000 25,000,000 15,000,000 10,000,000 92,000,000
TOTAL
368,280,000
48,000,000 48,000,000 104,000,000 8,000,000 24,000,000 232,000,000
974,200,000
50%
9,600,000 9,600,000 20,800,000 1,600,000 4,800,000 46,400,000
MFP3
14,400,000 14,400,000 31,200,000 2,400,000 7,200,000 69,600,000
Lembaga Lain
MFP3
24,000,000 24,000,000 52,000,000 4,000,000 12,000,000 116,000,000
20% 20% 20% 20% 20% 20%
30% 30% 30% 30% 30% 30%
50% 50% 50% 50% 50% 50%
0
10,000,000 10,000,000 30,000,000 20,000,000 70,000,000
0% 0% 0% 0%
0% 0% 0% 0%
100% 100% 100% 100%
0
0
30,000,000 15,000,000 30,000,000 30,000,000 105,000,000
0% 0% 0% 0%
0% 0% 0% 0%
100% 100% 100% 100%
0
0
42,000,000 25,000,000 15,000,000 10,000,000 92,000,000
0% 0% 0% 0%
0% 0% 0% 0%
100% 100% 100% 100%
9%
14%
77%
89,300,000
133,620,000
751,280,000
14
Lampiran 4: Formulir CV Curriculum Vitae
Posisi yang diusulkan dalam proyek: Nama (Depan, Tengah, Belakang): Kewarganegaraan: Pendidikan: Nama dan lokasi institusi pendidikan
Jurusan atau Gelar yang diperoleh:
Keanggotan dalam LSM atau lembaga profesional lain: Keahlian utama dan kualifikasi yang relevan dengan proyek (misalnya keahlian bidang komputer dsb): Riwayat pekerjaan: Nama posisi
Nama dan alamat pemberi kerja
Tanggal bekerja Dari Hingga (bulan, (bulan, tahun tahun)
Gaji
Deskripsi singkat mengenai pekerjaan yang dilakukan
Informasi lain yang relevan: (misalnya publikasi, seminar/kursus, dsb):
15
