BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA. Informasi Publik

BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

Kode Modul Judul Modul Kode Kompetensi Unit Kompetensi

Tingkat

: KIP.UMU.04.00 : Prosedur Pengelolaan Informasi Publik : KIP.UMU.04.00 : Melakukan Kegiatan Pengelolaan Informasi Publik sesuai Prosedur : Dasar

 Modul Pelatihan Budaya Dokumentasi 2012

PERENCANAAN PELATIHAN 1. Latar Belakang Pada tahun 2008, Indonesia telah tercatat sebagai negara kelima di Asia, dan ke-76 di dunia yang secara resmi mengadopsi prinsip-prinsip keterbukaan informasi. Disahkannya Undang-Undang No 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) telah menempatkan

Indonesia sejajar dengan India, Jepang, Thailand dan Nepal dalam hal

pelembagaan kerangka hukum bagi pemenuhan hak-hak publik untuk mengakses prosesproses penyelenggaraan pemerintahan. UU KIP secara jelas mengatur kewajiban badan atau pejabat publik untuk memberikan akses informasi yang terbuka kepada masyarakat. Kewajiban untuk memberikan informasi, dokumen dan data diintegrasikan sebagai bagian dari fungsi birokrasi pemerintahan, diperkuat dengan sanksi-sanksi yang tegas untuk pelanggarannya. UU KIP juga mengatur klasifikasi informasi sedemikian rupa sebagai upaya untuk memberikan kepastian hukum tentang informasi-informasi yang wajib dibuka kepada publik, dan yang bisa dikecualikan dengan alasan tertentu. Penerapan UU KIP tentunya memberikan dampak terhadap sistem manajemen dan tata kelola lembaga-lembaga publik khususnya mengenai pola kerja dan aliran data serta informasi antar unit kerja di lembaga publik masing-masing. Tanpa adanya koordinasi dan komunikasi dalam kerangka kerja mengelola data, informasi dan dokumentasi mustahil kinerja lembaga dalam memberikan pelayanan informasi publik dapat dijalankan dengan baik. Untuk dapat menjalankan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan sederhana setiap Badan Publik perlu menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). PPID adalah pejabat yang bertanggungjawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan/atau pelayanan informasi di Badan Publik. Selanjutnya Tugas dan Tanggung Jawab PPID dijabarkan dalam PP No 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Untuk menjalankan tugasnya, baik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi PPID (PPID) maupun Pejabat Fungsional Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PFPID), memerlukan kompetensi di bidang pengelolaan data, informasi dan dokumentasi lembaga publik. Penyusunan modul ini bertujuan agar setiap personil yang memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi pada suatu Badan Publik Negara memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Pada modul ini akan dibahas pemahaman Undang-undang nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik beserta peraturan turunannya. i

2. Unit Kompetensi Kode Kompetensi

:

KIP.UMU.04.00

Unit Kompetensi

:

Melakukan Kegiatan Pengelolaan Informasi Publik sesuai Prosedur.

Uraian

Unit

:

Kompetensi

Unit kompetensi ini berkaitan dengan kemampuan untuk melakukan kegiatan pengelolaan informasi publik sesuai prosedur.

3. Elemen Kompetensi Elemen Kompetensi

Kriteria untuk Kerja

1. Memahami kegiatan penyimpanan

1.1 Konsep dasar data dan informasi dapat

dan pendokumentasian informasi.

dijelaskan. 1.2 Konsep arsip dan dokumentasi data dan informasi dapat dijelaskan. 1.3 Pengumpulan dilakukan

data

sesuai

dan

informasi

dengan

prosedur

dapat dan

ketentuan. 1.4 Pendokumentasian data dan informasi dapat dilakukan

sesuai

dengan

prosedur

dan

ketentuan. 2. Memahami

kegiatan penyediaan

dan pelayanan informasi publik.

2.1 Data dan informasi dapat disajikan sesuai dengan konsep dan metode yang berlaku. 2.2 Informasi

diklasifikasikan

dan

disajikan

sesuai dengan format yang berlaku. 2.3 Konsep pelayanan Informasi Publik dapat dijelaskan. 2.4 Pelayanan informasi publik dilakukan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku. 3. Memahami kegiatan pengamanan informasi publik.

3.1 Konsep

keamanan

informasi

dapat

dijelaskan. 3.2 Prosedur

pengamanan

informasi

diimplementasikan sesuai ketentuan. ii

dapat

4. Batasan Variabel 1.

Unit ini berlaku pada bidang Pengelolaan Data, Informasi dan Dokumentasi untuk pegawai fungsional dengan jabatan pranata komputer, pranata humas, arsiparis dan pustakawan.

2.

Bahasan pada materi yang disampaikan terbatas pada: 2.1 Kegiatan pengelolaan informasi publik sesuai prosedur. 2.2 Ketentuan pengumpulan data dan informasi yang terdapat pada UU no 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

5. Panduan Penilaian 1.

Pengetahuan dan Keterampilan Penunjang: Untuk

mendemonstrasikan

kompetensi,

diperlukan

bukti

pengetahuan

dan

pemahaman mengenai: 1.1 Pengertian Badan publik, tugas pokok dan fungsinya. 1.2 UU no 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik. 2.

Konteks Penilaian: Dalam penilaian unit ini harus mencakup uji pemahaman baik secara langsung atau pun melalui latihan. Unit ini harus didukung oleh serangkaian metode untuk menilai pengetahuan penunjang dalam menjalankan kegiatan pengelolaan informasi publik sesuai dengan undang-undang.

3.

Aspek Penting Penilaian: 3.1 Kemampuan

memahami

kegiatan

penyimpanan

dan

pendokumentasian

informasi. 3.2 Kemampuan memahami kegiatan penyediaan dan pelayanan informasi publik. 3.3 Kemampuan memahami kegiatan pengamanan informasi publik. 4.

Kaitan dengan Unit-Unit Lain: 4.1 Prasyarat untuk menguasai kompetensi ini

iii

o

Memahami

Peraturan

Perundang-Undangan

tentang

Keterbukaan

Informasi Publik (KIP) o

Memahami Peraturan Perundang-Undangan tentang Kearsipan

o

Memahami

Peraturan

Perundang-Undangan

tentang

Informasi

dan

transaksi elektronik o

Memahami Peraturan Perundang-Undangan tentang Pelayanan Publik

4.2 Unit Kompetensi ini akan mendukung penguasaan unit tingkat umum.

6. Kompetensi Kunci NO 1

KOMPETENSI KUNCI DALAM UNIT INI Mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisis informasi

TINGKAT 2

2

Mengkomunikasikan ide-ide dan informasi

1

3

Merencanakan dan mengorganisir aktivitas-aktivitas

1

4

Bekerja dengan orang lain dan kelompok

1

5

Menggunakan ide-ide dan teknik matematik

1

6

Memecahkan masalah

2

7

Menggunakan teknologi

2

7. Jumlah Jam Pelajaran Untuk jam pelajaran, dipergunakan standar Jam Pelajaran dengan aturan setiap satu jam pelajaran (1 JP) sama artinya dengan 45 menit. Jumlah jam belajar untuk Unit Kompetensi ini memerlukan waktu belajar selama 2 JP.

iv

8. Garis Besar Pokok Pengajaran No

1

Elemen Kompetensi Memahami kegiatan penyimpanan dan pendokumentasian informasi

Materi Penyimpan an dan Pendokume ntasian Informasi

Sub Materi

Tujuan Instruksional Khusus

o Data dan informasi o Arsip dokumentasi o Prosedur pengumpulan dan informasi

Metode Penyampaian

dan

o Konsep dasar data dan informasi dapat dijelaskan.

o Penjelasan instruktur o Diskusi dan tanya jawab

data

o Konsep arsip dan dokumentasi data dan informasi dapat dijelaskan.

o Prosedur pendokumentasian data dan informasi

Durasi 1 JP

Media/ Alat Bantu o Ruang Kelas

Sumber Belajar 1

o Notebook instruktur o LCD proyektor o Whiteboard

o Pengumpulan data dan informasi dapat dilakukan sesuai dengan prosedur dan ketentuan.

o Pendokumentasian

data dan informasi dapat dilakukan sesuai dengan prosedur dan ketentuan.

2

Memahami kegiatan penyediaan dan pelayanan informasi publik

Penyediana n dan Pelayanan Informasi Publik

o Konsep dan metode penyajian data dan informasi o Penyajian informasi o Konsep pelayanan informasi publik o Prosedur pelayanan informsi publik

o Data dan informasi dapat disajikan sesuai dengan konsep dan metode yang berlaku. o Informasi diklasifikasikan dan disajikan sesuai dengan format yang berlaku. o Konsep pelayanan Informasi Publik dapat dijelaskan. o Pelayanan informasi publik dilakukan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.

v

o Penjelasan instruktur o Diskusi dan tanya jawab

0.5 JP

o Ruang Kelas o Notebook instruktur o LCD proyektor o Whiteboard

1

No

3

Elemen Kompetensi

Materi

Memahami kegiatan pengamanan informasi publik

Pengamana n Informasi Publik

Sub Materi o Konsep informasi

keamanan

o Prosedur pengamanan informasi

Tujuan Instruksional Khusus o Konsep keamanan dapat dijelaskan.

o Prosedur

informasi

pengamanan informasi dapat dimmplementasikan sesuai ketentuan.

vi

Metode Penyampaian o Penjelasan instruktur o Diskusi dan tanya jawab

Durasi 0.5 JP

Media/ Alat Bantu o Ruang Kelas o Notebook instruktur o LCD proyektor o Whiteboard

Sumber Belajar 1

9. Peta Jejaring Tingkat Kompetensi Jenis

TINGKAT

Kompetensi

Dasar

Menengah

Lanjutan

Mahir

U1









U2









U3









U4

 







T.1







T.2







T.3



















M.2





M.3





M.4





T.4



M.1

S.1



S.2



S.3



S.4



S.5



10.Sumber Belajar 1.

Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

2.

Peraturan menteri Kominfo No. 10/PER/M.KOMINFO/07/2010 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika.

3.

Modul 3 – Pengelolaan Informasi Publik (Prosedur Pengelolaan Informasi Publik).

vii

DAFTAR ISI PERENCANAAN PELATIHAN ...................................................................................... i DAFTAR ISI ........................................................................................................ viii

BAB I PENYIMPANAN DAN PENDOKUMENTASIAN INFORMASI...................................... 1 1.1

Data dan Informasi.................................................................................... 1

1.2

Arsip dan Dokumentasi .............................................................................. 3

1.3

Prosedur Pengumpulan Data dan Informasi .................................................. 3

1.4

Prosedur Pendokumentasian Data dan Informasi ........................................... 6

BAB II PENYEDIAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK.......................................... 8 2.1

Konsep dan Metode Penyajian Data dan Informasi Publik ............................... 8

2.2

Penyajian Informasi Publik ......................................................................... 9

2.3

Konsep Pelayanan Informasi Publik............................................................ 14

2.4

Prosedur Pelayanan Informsi Publik ........................................................... 17

BAB III PENGAMANAN INFORMASI PUBLIK ............................................................. 26 3.1

Konsep Keamanan Informasi .................................................................... 26

3.2

Prosedur Pengamanan Informasi ............................................................... 28

viii

MODUL 3 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI

BAB

PENYIMPANAN DAN PENDOKUMENTASIAN INFORMASI Elemen Kompetensi yang akan dicapai Memahami kegiatan penyimpanan dan pendokumentasian informasi. Tujuan Instruksional Khusus Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta: 1. Dapat menjelaskan konsep dasar data dan informasi. 2. Dapat menjelaskan konsep arsip dan dokumentasi data dan informasi. 3. Dapat melakukan pengumpulan data dan informasi sesuai prosedur dan ketentuan. 4. Dapat melakukan pendokumentasian data dan informasi sesuai prosedur dan ketentuan.

1.1 Data dan Informasi DATA adalah kumpulan kejadian yang diangkat INFORMASI

dari suatu kenyataan.

Sedangkan

adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang

lebih berarti dari suatu kejadian. Ada perbedaan mendasar antara data dan informasi yaitu: 

Data adalah bahan baku yang diolah untuk dijadikan informasi;



Informasi pada umumnya dihubungkan dengan pengambilan keputusan.

Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data. Seperti tergambar pada bagan di bawah ini.

1


Data dan Informasi

Informasi memiliki karakteristik yang berbeda dengan data, diantaranya: 



Kualitas Informasi (content) o

Akurat, konsistensi, mudah dicerna;

o

Hasil pengolahan sistem informasi.

Kualitas Pengolah Informasi (computing); o

Mencakup perangkat keras dan perangkat lunak, serta orang-orang yang mengembangkan, mengoperasikan, dan menggunakan sistem, termasuk juga fasilitas yang menyimpan sumberdaya tersebut.



Kualitas Desiminasi Informasi (communication). o

Media mencakup dari tatap muka, telepon, media penyiaran, sampai media Internet.

Dari kumpulan data akan menghasilkan informasi berupa data yang terorganisasi atau data yang telah mengalami proses. Informasi dapat dijadikan sebagai bahan pembelajaran berupa pengetahuan yang dapat digunakan untuk mengambil kebijakan dalam pengambilan keputusan. Ada beberapa hal yang dapat mempengaruhi dalam proses pengambilan keputusan, yaitu : 

Cara menghimpun informasi;



Cara mencatat dan mengklasifikasikan informasi;



Cara mengolah informasi;



Cara menyimpan dan mengambil informasi;

2




Menginterpretasikan informasi;



Cara mendistribusikan informasi;



Ketepatan penggunaan informasi.

1.2 Arsip dan Dokumentasi Menurut pasal 1 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, Arsip adalah: Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan

dalam bentuk corak apapun baik dalam

keadaan tunggal

maupun

berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan /atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Penataan arsip adalah suatu sistem yang mempunyai kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang

sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip

untuk dapat digunakan secara aman dan ekonomis. Tujuan dari penataan arsip adalah: 

Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat;



Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.

1.3 Prosedur

Pengumpulan

Data

dan

Informasi Dalam rangka pelayanan informasi yang akurat, lengkap dan tidak menyesatkan, maka seluruh satuan kerja perlu melakukan pengelolaan informasi secara baik, konsisten dan bertanggungjawab. Kegiatan pengumpulan informasi merupakan tahap yang sangat penting dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh setiap satuan kerja, adalah : 

Pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan yang telah, sedang dan yang akan dilaksanakan oleh setiap satuan kerja. 3




Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing satuan kerja;



Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik arsip statis maupun dinamis;



Pejabat sebagaimana dimaksud dalam butir 3 merupakan pejabat yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di satuan kerjanya; sedangkan arsip statis dan dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi satuan kerja bersangkutan.





Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagai berikut: o

Mengenali tugas pokok dan fungsi satuan kerjanya;

o

Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh satuan kerja;

o

Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan;

o

Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen.

Alur dan Mekanisme Pengumpulan Informasi Alur informasi dalam rangka proses pengumpulan informasi yang berada disetiap satuan kerja adalah: o

Setiap informasi di unit kerja eselon satu merupakan tanggung jawab pimpinan unit.

o

Setiap informasi yang dikelola oleh eselon satu merupakan satu kesatuan informasi dari masing-masing satuan kerja dibawahnya

o

Setiap informasi publik di unit eselon satu di sampaikan ke PPID melalui Pusat Data.

o

Setiap informasi yang diterima oleh Pusat Data diolah dan disediakan untuk kepentingan pelayan informasi yang dilakukan oleh PPID.

Contoh mekanisme pengumpulan informasi di masing-masing satuan kerja eselon 2 (dua) dapat dilihat dalam bagan sebagai berikut: Mekanisme pengumpulan informasi yang dapat dilakukan di setiap satuan kerja adalah: o

Setiap pimpinan unit eselon satu menugaskan para sekretarisnya atau pejabat yang ditunjuk, untuk melaksanakan pengumpulan informasi di setiap satuan kerja eselon 2 ( Direktorat atau Pusat ), dilingkungan kerja unit seleon 1 ( satunya );

4


o

Setiap

pimpinan

satuan

kerja

eselon

2

(

dua

)

wajib

melaksanakan

pengumpulan, pendokumentasian dan pengklasifikasian informasi pelaksanaan kegiatan tupoksinya baik yang sudah, sedang maupun yang akan dilaksanakan; o

Setiap

pejabat

harus

membuat

catatan

pelaksanaan

kegiatan

dan

mendokumentasikannya secara baik (secara elektronik maupun non elektronik ) dan selanjutnya disampaikan kepada sekretaris Ditjen/Badan; o

Dalam

rangka

memperlancar

pelaksanaan

tugas

pengumpulan,

pendokumentasian dan pengklasifikasian informasi, setiap satuan kerja dapat menunjuk pejabat fungsional pengelola informasi dan dokumentasi (pranata humas, pranata computer, arsiparis, pustakawan, dsb) sesuai dengan kebutuan satuan kerjanya; o

Mekanisme pengumpulan informasi jalur merah ( 1 ) merupakan jalur koordinasi proses pengumpulan informasi dari Sekretaris Ditjen/Badan kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi melalui Pusat Data;

o

Mekanisme pengumpulan informasi jalur merah ( 2 ) merupakan jalur koordinasi proses

pengumpulan

informasi

dari

direktorat/pusat/biro

ke

sekretaris

Ditjen/Badan; o

Informasi yang dikumpulkan melalui jalur merah adalah informasi terkait dengan :

o

-

Informasi yang tersedia setiap saat;

-

Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;

-

Informasi lain yang dikuasainya;

-

Informasi yang masuk kategori dikecualikan.

Mekanisme pengumpulan informasi jalur kuning merupakan jalur koordinasi proses

pengumpulan

informasi

dari

direktorat/pusat/biro

ke

Biro

Perencanaan/Biro Keuangan/Biro Kepegawaian dan Organisasi/Biro Hukum dan KLN, terhadap informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala.

5


Satuan kerja yang memiliki struktur yang berbeda dapat mengadopsi contoh di atas dalam pelaksanaan mekanisme pengumpulan informasi dalam rangka pelayanan informasi publik.

1.4 Prosedur Pendokumentasian Data dan Informasi Pendokumentasian informasi adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh satuan kerja guna membantu PPID dalam melayani permintaan informasi. Tahapan dalam pendokumentasian informasi meliputi : 

Deskripsi informasi. Setiap satuan kerja membuat ringkasan untuk masing-masing jenis informasi.



Memverifikasi

Informasi.

Setiap

informasi

diverifikasi

sesuai

dengan

jenis

kegiatannya. 

Otentikasi informasi. Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap satuan kerja.



Pemberian kode informasi. Dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan melalui metode pengkodean yang ditentukan oleh masing-masing satuan kerja. Pengkodean informasi meliputi:

6


o

Kode klasifikasi disusun dan ditentukan dengan menggunakan kombinasi huruf dan angka;

o

Kode huruf digunakan untuk memberi tanda pengenal kelompok primer atau fungsi;

o

Kode angka dua digit untuk memberi tanda pengenal kelompok tersier atau kegiatan.



Penataan dan penyimpanan informasi dilakukan agar dokumentasi dan informasi lebih sistematis.

7


BAB

PENYEDIAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK Elemen Kompetensi yang akan dicapai Memahami kegiatan penyediaan dan pelayanan informasi publik. Tujuan Instruksional Khusus Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta: 1. Dapat menyajikan data dan informasi seusai dengan konsep dan metode yang berlaku. 2. Dapat menyajikan informasi sesuai ketentuan klasifikasi dan format yang ada. 3. Dapat menjelaskan konsep pelayanan Informasi Publik. 4. Dapat melakukan pelayanan informasi sesuai prosedur.

2.1 Konsep dan Metode Penyajian Data dan Informasi Publik Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik. Keterbukaan informasi publik

merupakan

sarana

dalam

mengoptimalkan

pengawasan

publik

terhadap

penyelenggaraan negara dan Badan Publik lainnya dan segala sesuatu yang berakibat pada kepentingan publik sebagaimana yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008. Setiap orang berhak memperoleh Informasi Publik dengan cara melihat dan mengetahui informasi serta mendapatkan salinan Informasi Publik. Badan Publik wajib memenuhi hak

8


tersebut

melalui

pengumuman

Informasi

Publik

dan

penyediaan

Informasi

Publik

berdasarkan permohonan. Dalam menyajikan data dan informasi harus memperhatikan hal-hal berikut ini: 

Kualitas informasi Informasi yang disajikan harus akurat, konsisten dan relevan serta mudah dicerna oleh masyarakat luas. Informasi yang disajikan merupakan hasil pengolahan informasi.



Kualitas Pengolahan Informasi Selain berkonsentrasi pada masukan (data) dan keluaran (informasi) juga perlu memperhatikan pengolahan informasi (Information Processor) yang mengubah masukan menjadi keluaran.



Kualitas diseminasi informasi Diseminasi informasi dapat diselenggarakan melalui berbagai bentuk media, mulai dari tatap muka, telepon, media penyiaran (radio dan televisi) sampai media internet.

2.2 Penyajian Informasi Publik Menyajikan Informasi Publik melalui Pengumuman Badan Publik wajib mengumumkan informasi melalui pengumuman. Badan Publik negara wajib mengumumkan informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala sekurang-kurangnya melalui situs resmi dan papan pengumuman dengan cara yang mudah diakses oleh masyarakat. Pengumuman melalui situs resmi diwajibkan bagi Badan Publik Negara yang sudah memiliki situs resmi. Contoh

situs

resmi

Badan

Publik

adalah

http://kominfo.go.id/

milik

Kementerian

Komunikasi dan Informatika RI. Situs resmi tidak hanya sekadar papan pengumuman untuk diseminasi informasi publik yang pengelolaannya bisa seenaknya. Banyak dari badan publik sadar atau tidak sadar tidak memanfaatkan dengan benar situs resminya sebagai media informasi. Kekurangan umum kebanyakan situs resmi pemerintah diantaranya data tidak diupdate, halaman belum selesai, minim data kontak dan tidak interaktif, belum memahami kebutuhan pembaca, “belum” menjadi portal resmi, tidak nyaman dibaca dan masih terdapat fitur-fitur yang tidak berfungsi dengan baik.

9


Agar situs dibaca dan dapat dimanfaatkan secara maksimal, sebaiknya terapkan strategi yang

mampu

mengatasi

kekurangan-kekurangan umum yang biasa terjadi pada

situs

pemerintahan,

dengan melakukan hal-hal berikut: 

Pahami pembaca;



Komunikasi interaktif;



Isi bermanfaat;



Kelayakan situs;



Terus berinovasi.

Dengan demikian, fungsi situs resmi bagi badan publik Negara mampu dimaksimalkan sebagai salah satu bentuk penyajian informasi melalui pengumuman. Badan Publik non negara wajib mengumumkan informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala sekurang-kurangnya melalui papan pengumuman dengan cara yang mudah diakses oleh masyarakat. Format pengumuman dibuat dengan ringkas dengan mencantumkan nama PPID dan/atau petugas informasi serta alamat/nomor telepon yang dapat dihubungi apabila pemohon/pengguna informasi membutuhkan informasi rinci dari pengumuman yang ada. Pengumuman informasi disampaikan dengan mempergunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, mudah dipahami serta dapat mempertimbangkan penggunaan bahasa yang digunakan penduduk setempat. Pengumuman informasi disampaikan dalam bentuk yang memudahkan bagi masyarakat dengan kemampuan berbeda untuk memperoleh informasi. Yang dimaksud dengan kemampuan yang berbeda adalah mereka yang dapat melakukan hal yang tidak dapat dilakukan oleh orang pada umumnya. Misalnya membaca huruf braille, menggunakan bahasa isyarat dengan tangan untuk berkomunikasi, dan lain lain. Ketika terjadi bencana, kegiatan atau keadaan darurat yang berpotensi menimbulkan ancaman terhadap hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum, Badan Publik wajib mengumumkan informasi tersebut dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami, media yang tepat, dan disampaikan tanpa adanya penundaan. 10


Badan Publik wajib mengumumkan secara berkala informasi tentang prosedur evakuasi keadaaan darurat kepada pihak-pihak yang berpotensi terkena dampak dan menyediakan sarana prasarana bagi penyebarluasan informasi keadaan darurat. Sarana dan prasarana yang dimaksud harus diarahkan agar masyarakat yang berpotensi terkena dampak mengetahui secara jelas informasi yang dibutuhkan untuk menghadapi keadaan darurat, misal informasi tentang prosedur evakuasi disampaikan melalui leaflet, baliho dan berbagai media luar ruang lainnya. Badan Publik yang berwenang memberikan izin dan/atau membuat perjanjian dengan pihak ketiga terhadap suatu kegiatan yang berpotensi mengancam hajat hidup orang banyak serta ketertiban umum wajib mengumumkan prosedur evakuasi keadaaan darurat kepada pihak-pihak yang berpotensi terkena dampak dan menyediakan sarana dan prasarana yang menjadi bagian dari penyebarluasan informasi keadaan darurat. Menyajikan Informasi Publik melalui Permohonan Seluruh Informasi Publik yang berada pada Badan Publik selain informasi yang dikecualikan dapat diakses oleh Publik melalui prosedur permohonan Informasi Publik. Permohonan Informasi Publik dapat dilakukan secara tertulis atau tidak tertulis. Bagi pemohon yang mengajukan permohonan secara tertulis wajib mengisi formulir permohonan dan

membayar

biaya

salinan

dan/atau

pengiriman

informasi

apabila

dibutuhkan.

Permohonan diajukan secara tidak tertulis, PPID memastikan permohonan Informasi Publik tercatat dalam formulir permohonan. Formulir permohonan tersebut sekurang-kurangnya memuat: 

nomor pendaftaran yang diisi berdasarkan nomor setelah permohonan Informasi Publik di registrasi;



data pribadi yang terdiri dari nama, alamat, pekerjaan, nomor telepon/e-mail;



rincian informasi yang dibutuhkan;



tujuan penggunaan informasi;



cara memperoleh informasi; dan



cara mendapatkan salinan informasi.

PPID wajib mengkoordinasikan pencatatan permohonan Informasi Publik dalam register. Permohonan

dan

memastikan

formulir

permohonan

yang

telah

diberikan

nomor

pendaftaran sebagai tanda bukti permohonan Informasi Publik diserahkan kepada Pemohon Informasi Publik.

11


Permohonan Informasi Publik yang dilakukan melalui surat elektronik atau pemohon datang langsung, PPID wajib memastikan diberikannya nomor pendaftaran pada saat permohonan diterima. Permohonan Informasi Publik yang dilakukan melalui surat atau faksimili atau cara lain yang tidak memungkinkan bagi Badan Publik untuk memberikan nomor pendaftaran secara langsung, PPID wajib memastikan nomor pendaftaran dikirimkan kepada Pemohon Informasi Publik. Nomor pendaftaran dapat diberikan bersamaan dengan pengiriman Informasi Publik. PPID wajib menyimpan salinan formulir permohonan yang telah diberikan nomor pendaftaran sebagai tanda bukti permohonan Informasi Publik. Register permohonan tersebut minimal memuat: 1) nomor pendaftaran permohonan; 2) tanggal permohonan; 3) nama Pemohon Informasi Publik; 4) alamat; 5)pekerjaan; 6) nomor kontak; 7) Informasi Publik yang diminta; 8) tujuan penggunaan informasi; 9) status informasi untuk mencatat apakah

informasi

sudah

berada

di

bawah

penguasaan

Badan

Publik

atau

telah

didokumentasikan; 10) format informasi yang dikuasai; 10) jenis permohonan untuk mencatat apakah Pemohon Informasi ingin melihat atau mendapatkan salinan informasi; 11) keputusan untuk menerima, menolak, atau menyarankan ke Badan Publik lain bila informasi yang diminta berada di bawah kewenangan Badan Publik lain; 12) alasan penolakan bila permohonan Informasi Publik ditolak; 13) hari dan tanggal Pemberitahuan Tertulis serta pemberian informasi; dan 14) biaya serta cara pembayaran untuk mendapatkan Informasi Publik yang diminta. Jika Pemohon Informasi Publik bermaksud untuk melihat dan mengetahui Informasi Publik, PPID wajib: 

Memberikan akses bagi Pemohon untuk melihat Informasi Publik yang dibutuhkan di tempat yang memadai untuk membaca dan/atau memeriksa Informasi Publik yang dimohon;



Memberikan alasan tertulis apabila permohonan Informasi Publik ditolak; dan



Memberikan informasi tentang tata cara mengajukan keberatan beserta formulirnya bila dikehendaki.

Jika Pemohon Informasi Publik meminta salinan informasi, PPID wajib mengkoordinasikan dan memastikan bahwa Pemohon Informasi Publik memiliki akses untuk melihat Informasi Publik yang dibutuhkan di tempat yang memadai untuk membaca dan/atau memeriksa Informasi Publik yang dimohon, mendapatkan salinan informasi yang dibutuhkan, pemberian alasan tertulis apabila permohonan informasi ditolak dan pemberian informasi tentang tata cara mengajukan keberatan beserta formulirnya bila dikehendaki.

12


PPID wajib memastikan Pemohon Informasi Publik dibantu dalam melengkapi persyaratan paling lambat 3 (tiga) hari kerja sejak permohonan Informasi Publik diajukan dan memastikan permohonan Pemohon Informasi Publik tercatat dalam register permohonan. PPID wajib memberikan pemberitahuan tertulis yang merupakan jawaban Badan Publik atas setiap permohonan Informasi Publik yang berisikan: 

Apakah Informasi Publik yang diminta berada di bawah penguasaannya atau tidak;



Memberitahukan Badan Publik mana yang menguasai informasi yang diminta dalam hal informasi tersebut tidak berada di bawah penguasaannya;



Menerima atau menolak permohonan Informasi Publik berikut alasannya;



Bentuk Informasi Publik yang tersedia;



Biaya dan cara pembayaran untuk mendapatkan Informasi Publik yang dimohon;



Waktu yang dibutuhkan untuk menyediakan Informasi Publik yang dimohon;



Penjelasan atas penghitaman/pengaburan informasi yang dimohon bila ada; dan



Penjelasan apabila informasi tidak dapat diberikan karena belum dikuasai atau belum didokumentasikan.

Jika Informasi Publik yang dimohon diberikan baik sebagian atau seluruhnya pada saat permohonan dilakukan, PPID wajib menyampaikan pemberitahuan tertulis sebagaimana bersamaan dengan Informasi Publik yang dimohon. Jika informasi publik tidak diberikan ketika permohonan dilakukan, maka PPID menyampaikan pemberitahuan tertulis dan Informasi Publik yang dimohon kepada Pemohon Informasi. Dan apabila permohonan Informasi Publik ditolak, PPID wajib menyampaikan pemberitahuan tertulis bersamaaan dengan Surat Keputusan PPID tentang Penolakan Permohonan Informasi. Badan publik mengenakan biaya untuk mendapatkan salinan Informasi Publik seringan mungkin. Artinya Badan Publik memberikan informasi dalam bentuk sedemikian rupa yang dapat meminimalisir biaya perolehan informasi. Misalnya apabila memungkinkan informasi dapat diberikan secara cuma-cuma dengan cara memberikannya dalam bentuk softcopy melalui media yang sesuai dengan teknologi informasi yang dimiliki dan disepakati oleh Pemohon Informasi Publik. Badan Publik menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik yang terdiri atas: 

Biaya penyalinan Informasi Publik;



Biaya pengiriman Informasi Publik (biaya aktual yang dikeluarkan oleh Badan Publik); dan 13




Biaya pengurusan izin pemberian Informasi Publik yang di dalamnya terdapat informasi pihak ketiga. Dalam hal informasi yang diminta memuat informasi yang membutuhkan izin dari pihak ketiga untuk membukanya, maka Badan Publik dapat meminta biaya seperti biaya meminta izin, komunikasi, dan/atau pemanggilan untuk mendapatkan informasi tersebut.

Standar biaya ditetapkan berdasarkan pertimbangan standar biaya yang berlaku umum di wilayah setempat. Untuk penggandaan, apabila yang dibutuhkan adalah fotokopi, maka standar yang berlaku umum adalah harga fotokopi perlembar yang biasanya berlaku di daerah tersebut. Demikian juga dengan penggandaan dalam bentuk rekaman ke disket, maka harga disket ditetapkan sesuai dengan harga disket yang berlaku umum di daerah tersebut. Standar biaya perolehan salinan Informasi Publik ditetapkan dalam surat keputusan Pimpinan Badan Publik setelah mendapatkan masukan dari masyarakat dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Badan Publik menetapkan tata cara pembayaran biaya perolehan salinan Informasi Publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tata cara pembayaran biaya perolehan Informasi Publik yaitu dibayarkan secara langsung kepada badan publik di mana permohonan dilakukan atau dibayarkan melalui rekening resmi Badan Publik yaitu rekening Badan Publik apabila Badan Publik merupakan Badan Layanan Umum (BLU) atau memiliki Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (PPK-BLU), atau apabila telah ada Peraturan Pemerintah yang mengatur mengenai tarif layanan informasi melalui mekanisme Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP). Apabila pembayaran dilakukan secara langsung, Badan Publik wajib memberikan tanda bukti penerimaan pembayaran biaya perolehan salinan informasi secara terinci kepada Pemohon Informasi Publik. Badan Publik juga wajib mengumumkan biaya dan tata cara pembayaran perolehan salinan Informasi Publik sesuai dengan tata cara pengumuman Informasi Publik secara berkala.

2.3 Konsep Pelayanan Informasi Publik Pelayanan publik dapat diartikan sebagai pemberian layanan (melayani) keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan. Sebagaimana telah dikemukakan terdahulu bahwa pemerintahan pada hakekatnya adalah pelayanan kepada masyarakat. Ia tidaklah diadakan untuk melayani dirinya sendiri, tetapi 14


untuk melayani masyarakat serta menciptakan kondisi yang memungkinkan setiap anggota masyarakat mengembangkan kemampuan dan kreativitasnya demi mencapai tujuan bersama (Rasyid, 1998). Karenanya birokrasi publik berkewajiban dan bertanggung jawab untuk memberikan layanan baik dan profesional. Pelayanan publik (public services) oleh birokrasi publik tadi adalah merupakan salah satu perwujudan dari fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat di samping sebagai abdi negara. Pelayanan publik (public services) oleh birokrasi publik dimaksudkan untuk mensejahterakan masyarakat (warga negara) dari suatu negara kesejahteraan (welfare state). Pelayanan publik dengan demikian dapat diartikan sebagai pemberian layanan (melayani) keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan. Sementara itu, kondisi masyarakat saat ini telah terjadi suatu perkembangan yang sangat dinamis, tingkat kehidupan masyarakat yang semakin baik, merupakan indikasi dari empowering yang dialami oleh masyarakat (Thoha dalam Widodo, 2001). Hal ini berarti masyarakat semakin sadar akan apa yang menjadi hak dan kewajibannya sebagai warga negara dalam hidup bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Masyarakat semakin berani untuk mengajukan tuntutan, keinginan dan aspirasinya kepada pemerintah. Masyarakat semakin kritis dan semakin berani untuk melakukan kontrol terhadap apa yang dilakukan oleh pemerintahnya. Dalam kondisi masyarakat seperti digambarkan di atas, birokrasi publik harus dapat memberikan layanan publik yang lebih profesional, efektif, sederhana, transparan, terbuka, tepat waktu, responsif dan adaptif serta sekaligus dapat membangun kualitas manusia dalam arti meningkatkan kapasitas individu dan masyarakat untuk secara aktif menentukan masa depannya sendiri (Effendi dalam Widodo, 2001). Arah pembangunan kualitas manusia tadi adalah memberdayakan kapasitas manusia dalam arti menciptakan kondisi yang memungkinkan

setiap

anggota

masyarakat

mengembangkan

kemampuan

dan

kreativitasnya untuk mengatur dan menentukan masa depannya sendiri. Pelayanan publik yang profesional, artinya pelayanan publik yang dicirikan oleh adanya akuntabilitas dan responsibilitas dari pemberi layanan (aparatur pemerintah). Dengan ciri sebagai berikut : 

Efektif, lebih mengutamakan pada pencapaian apa yang menjadi tujuan dan sasaran;



Sederhana, mengandung arti prosedur/tata cara pelayanan diselenggarakan secara mudah, cepat, tepat, tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan oleh masyarakat yang meminta pelayanan; 15




Kejelasan dan kepastian (transparan), mengandung akan arti adanya kejelasan dan kepastian mengenai : o

Prosedur/tata cara pelayanan;

o

Persyaratan

pelayanan,

baik

persyaratan

teknis

maupun

persyaratan

administratif; o

Unit kerja dan atau pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam memberikan pelayanan;



o

Rincian biaya/tarif pelayanan dan tata cara pembayarannya;

o

Jadwal waktu penyelesaian pelayanan.

Keterbukaan, mengandung arti prosedur/tata cara persyaratan, satuan kerja/pejabat penanggungjawab pemberi pelayanan, waktu penyelesaian, rincian waktu/tarif serta hal-hal lain yang berkaitan dengan proses pelayanan wajib diinformasikan secara terbuka agar mudah diketahui dan dipahami oleh masyarakat, baik diminta maupun tidak diminta;



Efisiensi, mengandung arti: o

Persyaratan pelayanan hanya dibatasi pada hal-hal berkaitan langsung dengan pencapaian sasaran pelayanan dengan tetap memperhatikan keterpaduan antara persyaratan dengan produk pelayanan yang berkaitan;

o

Dicegah adanya pengulangan pemenuhan persyaratan, dalam hal proses pelayanan

masyarakat

yang

bersangkutan

mempersyaratkan

adanya

kelengkapan persyaratan dari satuan kerja/instansi pemerintah lain yang terkait. 

Ketepatan waktu, kriteria ini mengandung arti pelaksanaan pelayanan masyarakat dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan;



Responsif, lebih mengarah pada daya tanggap dan cepat menanggapi apa yang menjadi masalah, kebutuhan dan aspirasi masyarakat yang dilayani;



Adaptif, cepat menyesuaikan terhadap apa yang menjadi tuntutan, keinginan dan aspirasi masyarakat yang dilayani yang senantiasa mengalami tumbuh kembang.

Selain itu, dalam kondisi masyarakat yang semakin kritis di atas , birokrasi publik dituntut harus dapat mengubah posisi dan peran (revitalisasi) dalam memberikan pelayanan publik. Dari yang suka mengatur dan memerintah berubah menjadi suka melayani, dari yang suka menggunakan pendekatan kekuasaan, berubah menjadi suka menolong menuju ke arah yang fleksibel kolaboratis dan dialogis dan dari cara-cara yang sloganis menuju cara-cara kerja yang realistik pragmatis (Thoha dalam Widodo, 2001). Dengan revitalitas birokrasi publik (terutama aparatur pemerintah daerah) ini, pelayanan publik yang lebih baik dan 16


profesional dalam menjalankan apa yang menjadi tugas dan kewenagan yang diberikan kepadanya dapat terwujud.

2.4 Prosedur Pelayanan Informasi Publik PEMOHON INFO

1

TERTULIS ATAU TDK TERTULIS

PENCATATAN INFO :

2PPID

NOMOR FORMULIR-NAMA PEMOHON-ALAMAT & NO. TELP- SUBYEK & KETERANGAN INFO YG DIMINTA FORMAT PENGIRIMAN- NAMA DAN TD TANGAN PPIDTANGGAL DITERIMANYA PENGAJUAN PERMINTAAN - CAP BP

3

DOK & KLASIFIKASI INFO.

PEMBERIAN TD BUKTI

IP. YG DIUMUMKAN BERKALA IP.YG DIUMUMKAN SERTA MERTA

4

IP. YG WAJIB TERSEDIA SETIAP SAAT IP. YG DIKECUALIKAN

PEMBERITAHUAN TERTULIS PERMINTAAN INFORMASI

5 PENOLAKAN DISERTAI ALASAN

6

8 7

DPT MENGAJUKAN KEBERATAN MELALUI ATASAN PPID, KI,PN, MA

PERPANJANGAN WAKTU PERPANJANGAN WAKTU DISERTAI ALASAN, MAKS 7 HARI

PEMBERIAN INFO YG DIMINTA PEMBERIAN INFO YG DIMINTA SESUAI DGN FORMAT YG DISEPAKATI

Prosedur pelayanan informasi publik

Pelayanan informasi terbagi menjadi dua kegiatan berdasarkan pengelompokan informasi yang bersifat publik (disediakan dan diumumkan secara berkala, serta merta, dan tersedia setiap saat) dan yang dikecualikan. Untuk pelayanan informasi yang bersifat publik diumumkan melalui berbagai bentuk dan media (media online dan media cetak) : 

Mengumumkan melalui website untuk informasi yang berkala Informasi yang terbuka untuk publik dan berkala untuk pendistribusiannya maka akan di publikasikan melalui website (jika memiliki).

17


AKTIVITAS

NO



Pusat Data

1

Kabid Data dan Informasi Memverifikasi Informasi yang telah diterima dari Sekretaris Itjen /Ditjen /Badan

2

Ka Pusat Data Menginformasikan ke PPID Daftar Informasi Publik yang Siap di Publikasikan ke PPID

3

PPID Menerima Daftar Informasi Publik yang Siap Di publikasikan dan Memverifikasi final

4

PPID Memerintahkan PIH untuk Mempublikasikan Informasi yang siap di publikasikan

5

PIH Mengupload publikasikan

Informasi

yang

diperintahkan

untuk

PPID

PIH

di

Permintaan informasi yang disediakan setiap saat. Semua informasi yang terbuka untuk publik akan tetapi tidak bisa dipublikasikan secara terbuka maka harus tetap di sediakan untuk permintaan secara khusus ke PPID. Langkah-langkah dalam mekanisme pelayanan informasi yang tersedia setiap saat meliputi: o

Pemohon informasi publik mengajukan permintaan informasi kepada PPID, baik secara tertulis maupun tidak tertulis;

o

Pejabat PPID menerima permohonan informasi;

o

PPID kemudian melakukan pencatatan permintaan informasi dari publik untuk kepentingan tertib administrasi. Untuk mempermudah masyarakat dalam meminta informasi publik, sebaiknya setiap Badan Publik menyiapkan Formulir Permintaan Informasi, yang terdiri dari: -

No. Formulir (No. Pendaftaran);

-

Nama Pemohon Informasi;

-

Alamat dan No. Telp Pemohon Informasi;

-

Subjek dan keterangan informasi yang diminta;

-

Format

pengiriman

informasi

yang

diinginkan

(jika

mempunyai infrastruktur pendukung dan legal); -

Nama dan Tanda Tangan PPID;

-

Tanggal Diterimanya Pengajuan Permintaan Informasi;

-

Cap Badan Publik tersebut.

18

badan

publik


o

Pemberian tanda bukti permohonan informasi (nomor pendaftaran) kepada pemohon informasi;

o

Selambat-lambatnya dalam waktu 10 hari kerja sejak permohonan diterima oleh kantor PPID, maka PPID wajib menanggapi permintaan informasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan itu meliputi permintaan informasi diterima, permintaan informasi ditolak, dan perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan diterima atau ditolak;

o

Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat-lambatnya 7 (tujuh)

hari

kerja

sejak

tanggapan

memberitahukan secara tertulis

pertama

diberikan,

PPID

harus

apakah permintaan informasi dapat dipenuhi

atau tidak; o

Jika permintaan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah soft copy atau data tertulis, biaya yang dibutuhkan serta cara pembayarannya. Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan UU KIP;

o

Jika permintaan informasi ditolak, pemohon dapat mengajukan keberatan kepada atasan PPID, Komisi Informasi pusat dan daerah, dan/atau pengadilan sebagai upaya terakhir.



Pendokumentasian

permintaan

informasi

dan

pelaporan

pelayanan.

Semua

permintaan informasi baik yang melalui media elektronik, tidak tertulis maupun yang tertulis harus bisa di dokumentasikan.

19


F1

F2

F3

F4

F5

Mekanisme pelayanan informasi

20




F1 - Formulir Permohonan Informasi Publik

21




F2 - Formulir Register Permohonan Informasi Publik

22




F3 - Formulir Pemberitahuan Tertulis

23




F4 - Formulir Penolakan Permohonan Informasi

24




F5 - Formulir Pengajuan Keberatan

25


BAB

PENGAMANAN INFORMASI PUBLIK Elemen Kompetensi yang akan dicapai Memahami kegiatan pengamanan informasi publik Tujuan Instruksional Khusus Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta: 1. Dapat menjelaskan konsep keamanan informasi 2. Dapat menjelaskan prosedur pengamanan informasi

3.1 Konsep Keamanan Informasi Dari perspektf keamanan informasi, informasi diartikan sebagai sebuah ‘aset’; merupakan seuatu yang memiliki nilai yang karenanya harus dilindungi. Nilai secara intrinsic melibatkan subyektivitas yang membutuhkan penilaian dan pengambilan keputusan. Informasi dapat terdiri dari berbagai macam bentuk, seperti: 

Pikiran/buah karya dan perkataan;



Hardcopy (asli, salinan, fax dll);



Softcopy (disimpan dalam removable atau nonremovable media);



Personal knowledge;



Corpoorate knowledge;



Formal dan informal meeting;



Pembicaraan dalam telepon;



Video teleconference.

26


Keamanan informasi terdiri dari perlindungan terhadap aspek-aspek berikut: 

Confidentiality

(kerahasiaan)

aspek

yang

menjamin

kerahasiaan

data

atau

informasi, memastikan bahwa informasi hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang dan menjamin kerahasiaan data yang dikirim, diterima dan disimpan. 

Integrity (integritas) aspek yang menjamin bahwa data tidak dirubah tanpa ada ijin pihak yang berwenang (authorized), menjaga keakuratan dan keutuhan informasi serta metode prosesnya untuk menjamin aspek integrity ini.



Availability (ketersediaan) aspek yang menjamin bahwa data akan tersedia saat dibutuhkan, memastikan user yang berhak dapat menggunakan informasi dan perangkat terkait (aset yang berhubungan bilamana diperlukan).

Keamanan informasi diperoleh dengan mengimplementasi seperangkat alat kontrol yang layak, yang dapat berupa kebijakan-kebijakan, praktek-praktek, prosedur-prosedur, struktur-struktur organisasi dan piranti lunak.

Konsep keamanan informasi

Keamanan informasi memproteksi informasi dari ancaman yang luas untuk memastikan kelanjutan organisasi, memperkecil rugi organisasi dan memaksimalkan laba atas investasi dan kesempatan organisasi. Manajemen sistem informasi memungkinkan data untuk terdistribusi secara elektronis, sehingga diperlukan sistem untuk memastikan data telah terkirim dan diterima oleh user yang benar. Hasil survey ISBS (Information Security Breaches Survey) pada tahun 2000 menunjukkan bahwa sebagian besar data atau informasi tidak cukup terpelihara/terlindungi sehingga beralasan kerawanan. Hasil survey yang terkait dengan hal ini dapat dilihat dalam gambar berikut:

27


Hasil survey ISBS (Information Security Breaches Survey) pada tahun 2000 (1)

Hasil survey ISBS (Information Security Breaches Survey) pada tahun 2000 (1)

Survey tersebut juga menunjukkan bahwa 60% organisasi mengalami serangan atau kerusakan data karena kelemahan dalam sistem keamanan. Kegagalan sistem keamanan lebih banyak disebabkan oleh faktor internal dibandingkan dengan faktor eksternal. Faktor internal ini diantaranya kesalahan dalam pengoperasian sistem (40%) dan diskontinuitas power supply (32%).

3.2 Prosedur Pengamanan Informasi Langkah-langkah untuk memastikan bahwa sistem benar-benar mampu keamanan

data

dan

informasi

dapat

dilakukan

dengan

menerapkan

pengendalian yang teridentifikasi seperti yang diuraikan berikut ini:

28

menjamin kunci-kunci




Security Policy (kebijakan keamanan), mengarahkan visi dan misi manajemen agar kontinuitas organisasi dapat dipertahankan dengan mengamankan dan menjaga integritas/keutuhan informasi-informasi krusial yang dimiliki oleh organisasi. Security Policy sangat diperlukan mengingat banyak ditemuinya masalah-masalah non teknis salah

satunya

penggunaan

password

oleh lebih dari satu orang. Hal ini menunjukan tidak adanya kepatuhan dalam menerapkan

sistem

keamanan

informasi.

Harus

dilakukan

inventarisasi

data-data

organisasi. dibuat

Selanjutnya

peraturan

yang

melibatkan semua departemen sehingga peraturan yang dibuat dapat diterima oleh semua pihak. Setelah itu rancangan peraturan tersebut diajukan ke pihak direksi. Setelah disetujui, peraturan tersebut dapat diterapkan. Security Policy meliputi berbagai aspek, yaitu :



o

Information security infrastructure.

o

Information security policy.

System Access Control (sistem kontrol akses), mengendalikan/membatasi akses user terhadap informasi-informasi yang telah diatur kewenangannya, termasuk pengendalian secara mobilecomputing ataupun tele-networking. Mengontrol tata cara akses terhadap informasi dan sumber daya yang ada meliputi berbagai aspek, yaitu :



o

Access control.

o

User Access Management.

o

User Responsibilities.

o

Network Access Control

o

Operation System access Control

o

Application Access Control.

o

Monitor system Access and use.

o

Mobile Computing and Telenetworking.

Communication and Operations Management (manajemen komunikasi dan operasi), menyediakan perlindungan terhadap infrastruktur sistem informasi melalui 29


perawatan dan pemeriksaan berkala, serta memastikan ketersediaan panduan sistem yang terdokumentasi dan dikomunikasikan guna menghindari kesalahan operasional. Pengaturan tentang alur komunikasi dan operasi yang terjadi meliputi berbagai aspek, yaitu :



o

Operational procedures and reponsibilities.

o

System Planning and acceptance.

o

Protection against malicious software.

o

Housekeeping

o

Network Management.

o

Media handling and security.

o

Exchange of Information and software.

System

Development

and

Maintenance

(pengembangan

sistem

dan

pemeliharaan), memastikan bahwa sistem operasi maupun aplikasi yang baru diimplementasikan mampu bersinergi melalui verifikasi/validasi terlebih dahulu sebelum diluncurkan ke live environment. Penelitian untuk pengembangan dan perawatan sistem yang ada meliputi berbagai aspek, yaitu :



o

Security requirements of system.

o

Security in application system.

o

Cryptographic control.

o

Security of system files.

o

Security in development and support process.

Physical

and

Environmental

Security

(keamanan

fisik

dan

lingkungan),

membahas keamanan dari segi fisik dan lingkungan jaringan, untuk mencegah kehilangan/ kerusakan data yang diakibatkan oleh lingkungan, termasuk bencana alam dan pencurian data dalam media penyimpanan atau fasilitas informasi yang lain. Aspek yang dibahas antara lain:



o

Secure Areas.

o

Equipment security.

o

General Control.

Compliance

(penyesuaian),

memastikan

implementasi

kebijakan-kebijakan

keamanan selaras dengan peraturan dan perundangan yang berlaku, termasuk persyaratan kontraktual melalui audit sistem secara berkala. Kepatuhan yang

30


mengarah kepada pembentukan prosedur dan aturan – aturan sesuai dengan hukum yang berlaku meliputi berbagai aspek, yaitu :



o

Compliance with legal requirements.

o

Reviews of security policy and technical comliance.

o

System audit and consideration.

Personnel Security (keamanan perorangan), mengatur tentang pengurangan resiko dari penyalahgunaan fungsi penggunaan atau wewenang akibat kesalahan manusia (human error), sehingga mampu mengurangi human error dan manipulasi data dalam pengoperasian sistem serta aplikasi oleh user, melalui pelatihan-pelatihan mengenai security awareness agar setiap user mampu menjaga keamanan informasi dan data dalam lingkup kerja masing-masing. Personnel Security meliputi berbagai aspek, yaitu:



o

Security in Job Definition and Resourcing.

o

User Training.

o

Responding to Security Incidens and Malfunction.

Security Organization (organisasi keamanan), mengatur tentang keamanan secara global pada suatu organisasi atau instansi, mengatur dan menjaga integritas sistem informasi internal terhadap keperluan pihak eksternal termasuk pengendalian terhadap pengolahan informasi yang dilakukan oleh pihak ketiga (outsourcing). Aspek yang terlingkupi, yaitu:



o

Security of third party access.

o

Outsourcing.

Asset Classification and Control (klasifikasi dan kontrol aset), memberikan perlindungan terhadap aset organisasi dan aset informasi berdasarkan level proteksi yang ditentukan. Membahas tentang penjagaan aset yang ada meliputi berbagai aspek,:



o

Accountability for Assets.

o

Information Classification.

Business

Continuity

Management

(manajemen

kelanjutan

usaha),

siap

menghadapi resiko yang akan ditemui didalam aktivitas lingkungan bisnis yang bisa mengakibatkan ”major failure” atau resiko kegagalan yang utama ataupun ”disaster” atau kejadian buruk yang tak terduga, sehingga diperlukan pengaturan dan manajemen untuk kelangsungan proses bisnis, dengan mempertimbangkan Aspects of business continuity management. Membangun dan menjaga keamanan sistem manajemen informasi akan terasa jauh lebih mudah dan sederhana dibandingkan 31


dengan memperbaiki sistem yang telah terdisintegrasi. Penerapan standar ISO 17799 akan memberikan benefit yang lebih nyata bagi organisasi bila didukung oleh kerangka kerja manajemen yang baik dan terstruktur serta pengukuran kinerja sistem keamanan informasi, sehingga sistem informasi akan bekerja lebih efektif dan efisien.

32

DAFTAR PUSTAKA Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Undang-undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Peraturan Pemerintah No. 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 35 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah daerah. Peraturan menteri Kominfo No. 10/PER/M.KOMINFO/07/2010 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika. Banyumurti, Indriyatno, 2011, Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Mendukung Implementasi UU KIP, Presentasi disajikan dalam Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011. Subiakto, Henry, 2011, Filosofi dan Pokok Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik, Presentasi disajikan dalam Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011. Subagyo, 2011, Ketentuan dalam Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik, Presentasi disajikan dalam Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011. Subagyo, 2011, Prosedur Pengelolaan Informasi Publik, Presentasi disajikan dalam Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011. Kemkominfo, (dkk), 2011, Modul 4 CIO (Keamanan Informasi dan Penjaminan Informasi), Kemkominfo, 2011. _______,

____,

Tanya

Jawab

Standar

Layanan

Informasi

Publik,

[pdf],

(http://tonz94.files.wordpress.com/2011/04/tanya-jawab-standar-layanan-informasipublik.pdf, diakses tanggal 7 Jauari 2011). _______,

____,

Standar

Layanan,

(http://ppidkemkominfo.wordpress.com/standar-layanan-ip/, Jauari 2011).

[online], diakses tanggal 12

BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA. Informasi Publik

Recommend Documents