BAB XI PENYIAPAN PROPOSAL SISTEM Proposal sistem adalah suatu penyulingan dari apa yang telah penganalisis sistem pelajari dari perusahaan serta mengenai apa yang diperlukan untuk meningkatkan kinerjanya. Untuk mengarah syarat-syarat informasi secara memadai penganalisis sistem harus menggunakan metode-metode yang sistematis untuk mendapatkan
perangkat
keras
dan
perangkat
lunak,
mengidentifikasi
dan
memproyeksikan biaya dan keuntungan dimasa mendatang serta menampilkan analisis biaya dan keuntungan. Semua metode ini digunakan dalam menyiapkan bahan-bahan proposal sistem.
11.1. Identifikasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Langkah-langkah penganalisis sistem untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak dapat dilihat pada Gamar 11.1. Mengivestarisasikan perangkat keras komputer
Mengestimasi beban kerja
Mengevaluasi perangkat keras
Mengevaluasi perangkat lunak
Memilih vendor
Mendapatkan peralatan komputer
Gambar 11.1. Langkah-langkah dalam mendapatkan PK dan PL Komputer
XI_Proposal Sistem
1
Semua perangkat keras komputer yang ada diinventaris untuk menentukan mana yang sedang tersedia, mana yang perlu daur ulang dan mana yang sudah tidak berfungsi. Jika perangkat keras yang sudah diperbaharui tidak tersedia, penganalisis sistem perlu menyusun satu perangkat keras dengan cepat dan hal-hal yang perlu diketahui, yaitu : 1. Jenis peralatan tersebut : nomor model, pembuat. 2. Status operasi peralatan tersebut : baru dipesan, sedang beroperasi, disimpan, perlu diperbaiki. 3. Perkiraan usia peralatan tersebut. 4. Proyeksi masa hidup peralatan tersebut. 5. Lokasi fisik peralatan tersebut. 6. Bagian atau orang-orang yang dianggap bertanggung-jawab atas peralatan tersebut. 7. Persiapan biaya untuk peralatan tersebut: dimiliki, disewa kontrak, atau disewa. Penganalisis sistem bekerja sama dengan pengguna untuk menentukan perangkat keras yang akan dibutuhkan. Penetapan ini berhubungan dengan penetapan syarat-syarat informasi.
11.2. Estimasi Beban Kerja Langkah selanjutnya penganalisis sistem merumuskan beban kerja saat ini dan beban kerja hasil perkiraan untuk sistem tersebut sehingga apapun perangkat keras yang diperoleh akan memiliki kemampuan menangani beban kerja saat ini dan beban kerja di masa mendatang.
11.3. Evaluasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Mengevaluasi perangkat keras adalah tanggung jawab bersama antara pihak manajemen, pengguna dan penganalisis sistem. Berdasarkan inventaris terbaru peralatan komputer dan estimasi yang tepat beban kerja saat ini dan beban kerja dimasa datang, langkah berikutnya dalam proses tersebut mengamati jenis-jenis peralatan yang tersedia untuk memenuhi kebutuhankebutuhan yang diperkirakan. Informasi vendor mengenai sistem-sistem yang memungkinkan dan konfigurasi sistem menjadi lebih berkaitan pada tahap ini dan bisa direvisi oleh pihak manajemen dan pengguna.
XI_Proposal Sistem
2
Kriteria untuk mengevaluasi kinerja atas perangkat keras sistem yang berbeda mencakup hal-hal sebagai berikut : 1. Waktu yang diperlukan untuk rata-rata transaksi. 2. Kapasitas sistem keseluruhan. 3. Waktu nganggur CPU. 4. Ukuran memori yang disediakan. Mengevaluasi perangkat lunak dilakukan bersama-sama dengan pengguna dan tidak terlalu dipengaruhi oleh kemajuan penjualan vendor. Ada enam kategori utama untuk melakukan upgrade terhadap perangkat lunak dapat dilihat pada tabel 11.1. Parameter Keefektifan kinerja
Efisiensi kinerja
Kemudahan penggunaan
Fleksibilitas Kualitas dokumentasi Dukungan manufaktur
Fitur-fitur khusus Perangkat Lunak Mampu menampilkan semua tugas-tugas yang diperlukan Mampu menampilkan semua tugas-tugas yang diharapkan Layar tampilan yang dirancang dengan baik Kapasitas yang memadai Waktu respon yang cepat Masukan yang efisien Keluaran yang efisien Penyimpanan data yang efisien Backup yang efisien Antarmuka pengguna yang memuaskan Menu-menu bantuan tersedia File-file ReadMe untuk menit-menit terakhir perubahan Antarmuka yang fleksibel Umpan balik yang memadai Perbaikan kesalahan yang baik Pilihan-pilihan untuk masukan Pilihan-pilihan untuk keluaran Bisa digunakan dengan perangkat lunak lainnya Pengaturannya yang baik Tutoriial online yang memadai Web site dengan FAQ Teknologi yang mendukung hot line Newsletter/email Web site dengan produk-produk terkini yang bisa di download
11.4. Identifikasi dan Proyeksi Biaya dan Keuntungan Penganalisis sistem perlu memprediksikan variabel-variabel utama tertentu sebelum mengajukan proposal ke klien. Penganalisis sistem memiliki sejumlah model peramalan. Syarat utama untuk memilih suatu model adalah ketersediaan data-data historis. Jika data-data historis tersebut tidak ada, penganalisis harus beralih pada salah satu metode pertimbangan, diferensiasi berikutnya antara kelompok-kelompok teknik yang melibatkan apakah ramalan bersifat bersyarat atau tanpa syarat.
XI_Proposal Sistem
3
Peramalan bersyarat berarti bahwa terdapat suatu hubungan kausal semacam itu, metode-metode yang umum dalam kelompok ini meliputi korelasi, regresi, indikator-indikator utama, ekonometrik, serta model masukan/keluaran. Peramalan tanpa syarat artinya penganalisis tidak perlu menemukan atau mengidentifikasi hubungan-hubungan kausal. Sebagai akibatnya, penganalisis sistem akan menemukan bahwa metode-metode ini sangat rendah biayanya dan mudah menerapkan alternatif-alternatifnya. Yang termasuk kelompok ini adalah pertimbangan grafis, perpindahan rata-rata, serta analisis data time series. Keuntungan dan biaya bisa dianggap nyata dan tidak nyata dan harus dipertimbangkan saat sistem diamati. Keuntungan nyata adalah keuntungankeuntungan yang diukur dalam dolar yang bertambah untuk organisasi melalui penggunaan sistem informasi. Contoh-contoh keuntungan nyata ialah meningkatnya kecepatan pemrosesan, akses ke informasi-informasi yang tidak bisa diakses, akses ke informasi-informasi pada basis yang lebih tepat waktu dibandingkan kemungkinan sebelumnya. Kelebihan daya perhitungan komputer yang lebih baik serta menurunnya jumlah waktu pegawai yang dibutuhkan untuk melengkapi tugastugas tertentu. Keuntungan nyata bisa benar-benar diukur dalam hal dolar, sumber daya dan penghematan waktu. Keuntungan tidak nyata, adalah keuntungan yang bertambah untuk organisasi dari penggunaan sistem informasi sulit diukur tetapi sangat penting. Keuntungan tidak nyata
mencakup meningkatnya proses pembuatan keputusan,
meningkatnya keakuratan, lebih kompetitif dalam hal pelayanan, memelihara citra bisnis yang baik, serta meningkatnya kepuasan kerja pegawai dengan mengeliminasi tugas-tugas yang membosankan. Konsep mengenai biaya nyata dan biaya tidak nyata menampilkan suatu konsep yang paralel dengan keuntungan nyata dan keuntungan tidak nyata. Biaya nyata adalah biaya-biaya yang secara akurat bisa diproyeksikan oleh penganalisis sistem dan oleh orang-orang di bagian akunting. Yang termasuk biaya nyata adalah biaya peralatan (komputer), biaya sumber daya, biaya waktu penganalisis sistem, biaya waktu pemrograman dan gaji parapegawai lainnya. Biaya-biaya ini biasanya sudah
XI_Proposal Sistem
4
ditetapkan dengan baikatau bisa ditentukan dengan mudah, serta merupakan biaya yang mengeluarkan uang cash perusahaan tersebut. Biaya tidak nyata adalah biaya yang sangat sulit diukur dan tidak bisa diketahui dengan pasti, mencakup biaya sudut kompetitif, hilangnya reputasi menjadi yang pertama dalam hal inovasi atau pemimpin suatu bidang tertentu, menurunnya citra perusahaan berkaitan dengan meningkatnya ketidakpuasan pelanggan, serta ketidakefektifan pembuatan keputusan berkaitan dengan informasi yang tidak tepat waktu dan akurat. Mempertimbangkan keuntungan nyata dan keuntungan tidak nyata serta memasukkan biaya nyata dan biaya tidak nyata didalam proposal sangat perlu karena dengan menampilkannya akan memungkinkan pembuat keputusan didalam perusahaan membuat keputusan yang tepat mengenai sistem yang diajukan. Teknik-teknik membandingkan biaya dan keuntungan sistem yang diajukan, yaitu : analisis titik-impas (break-even), pengembalian (payback), analisa arus uang (cashflow) dan analisis nilai sekarang (present value).
11.5. Menentukan Alternatif Sistem Melalui analisis titik-impas, pengembalian, analisa arus uang dan analisis nilai sekarang sangat mungkin membandingkan alternatif-alternatif untuk sistem informasi. Meskipun anda mempertimbangkan beberapa alternatif tersebut, proposal hanya akan menyarankan satu alternatif saja. Jadi perlu melakukan analisa komparatif sistem yang mana memiliki nilai ekonomis lebih baik sebelum proposal tersebut ditulis. Analisisanalisis tersebut bisa dimasukkan untuk menyediakan dukungan bagi sistem yang disarankan.
XI_Proposal Sistem
5
