BAB V RENCANAN ANGGARAN PENERIMAAN DAN BELANJA SEKOLAH (RAPBS)
Manajemen Keuangan. Dalam arti luas manajemen keuangan mencakup tiga kegiatan pokok yaitu: (1) merencanakan, (2) melaksanakan, dan (3) mengawasi/ mengendalikan keuangan. Setiap organisasi ynag modern, termasuk sekolah, dapat dipandang sistem
sebagai sebuah
pergerakan sumber daya keuangan yang saling
berhubungan yang diaktifkan oleh keputusan manajemen, baik keputusan besar maupun yang kecil (Helfert, 1993). Keuangan sekolah yang memadai dan sehat akan memperlancar pencapaian tujuan institusional sekolah itu. Oleh sebab itu semua keputusan keuangan haruslah didasarkan pertimbangan yang rasional dan bijaksana. Pengambilan keputusan di bidang keuangan pada hakekatnya melakukan serangkaian pilihan ekonomi. Sekali keputusan finansial diambil dan direalisasikan maka ia tidak dapat ditarik kembali tanpa resiko/ kerugian. Lain daripada itu, sebuah keputusan akan mengakibatkan konsekuensi finansial tidak hanya pada saat itu tetapi jugasampai beberapa waktu yang akan datang. Kalau diputuskan untuk mengangkat seorang guru tetap misalnya, maka hal ini akan mengakibatkan pembayaran di masa datang kurang lebih selama 30 tahun. Atau kalau diputuskan untuk membeli sebuah over head project or (OHP) maka konsumsi listrik akan meningkat dan pengeluaran bulanan akan meningkatkan pula. 41
Perencanaan keuangan menyangkut sisi penerimaan dan sisi pengeluaran, Dari sisi penerimaan, perencanaan penerimaan berkaitan dengan keputusan tentang (1) berapa jumlahnya; (2) darimana sumbernya; (3) berapa alokasiagihan tiap sumber; (4) kapan diperkirakandiharapkan masuk; dan (5) bagaimana pedoman pemungutannya. Sedangkan dari sisi pengeluaran,
perencanaan
pengeluaran
berkaitan
dengan
keputusan tentang (1) berapa jumlah dan alokasi/ agihan per pos pengeluaran; (2) kapan dicairkan; (3) bagaimana prosedur pencairannya serta siapa yang bertanggung jawab/ berwenang mencairkan; dan (4) pos mana yang tidak bisa dihindari dan harus didahulukan. Dari
segi
pelaksanaannya
pada
dasarnya
hanya
melakukan penarikan dan mengalokasikannya sesuai dengan mekanisme, prosedur, dan target waktu yang telah ditetapkan. Biasanya telah disediakan formulir-formulir yang sesuai
dengan
pengendalian
fungsinya. berkaitan
Sedangkan dengan
harus diisi
pengawasan pembukuan
dan dan
pengadministrasian, pengarsipan bukti pendukung, penyusunan laporan dan pertanggungjawaban baik secara periodik maupun insidental. Penyusunan Anggaran. Anggaran itu berfungsi sebagi alat perencanan dan alat pengawasan atau pengendalian. Agar anggaran itu fungsional maka penyusunannya harus rasional dan realistik. Dengan melihat anggaran seperti itu orang sudah bisa membayangkan seberapa luas dan berapa jauh kegiatan suatu organisasi selama periode anggaran.
42
Adapun penyusunan
anggaran
itu pada dasarnya
mengikuti prosedur yang mencakup tiga tahap (Djamaluddin, 1999), yaitu: (1) persiapan; (2) penentuan; dan (3) pelaksanaan. Pelaksanaan persiapan dapat dilakukan oleh tim khusus atau oleh penyelenggara (misalnya Yayasan) yang cakupan kegiatan meliputi: a.
Penilaian dari pembahasan ralisasi dan penggunaan
b.
anggaran tahun yang lalu; Penilaian dan pembahasan permintaan/ usul-usul anggaran yang baru;
c.
Penilaian dan kajian terhadap kebijakan dan strategi pimpinan
yang
menyangkut
rencana
kerja
yang
dipersiapkan pada tahun anggaran yang akan disusun; d.
Penilaian dan perkiraan yang realistik tentang kemampuan menarik penerimaan; dan
e.
Perkiraan kecenderungan yang aras makro seperti inflasi, kebijakanpemerintah, situasi ekonomi pada umumnya, dan sebagainya. Pada tahap penentuan anggaran dilakukanlah analisis dan
evaluasi atas berbagai macam permintaan/ usul-usul anggaran dengan mempertimbangkan faktor penunjang. Kekuatan, faktor penghambat serta peluang yang bisa dimanfaatkan. Termasuk pula dalam penentuan anggaran ini adalah target, baik target secara total maupun target per mata anggaran. Apabila tim itu bukan pihak yang akan mengesahkan rencana anggaran maka perlu pula disiapkan rasional dari rencana anggaran yang diajukan. Sedangkan pada tahap pelaksanaan anggaran tugas pokoknya adalah menyiapkan pengadministrasiannya.
mekanisme
realisasi
serta
43
Dalam sejarah penyusunan anggaran, dapat dibedakan empat macam sistem penganggaran: Pertama, sistem tradisional (traditional budget). Dalam sistem ini yang ditentukan terlebih dahulu adalah ”kemana sumber-sumber yang tersedia akan dibelanjakan”. Disini
tidak dipersoalkan
hubungan antara kegiatan dan tujuan yang ingin dicapai. Yang dipentingkan
adalah
pertanggung
jawaban
pelaksanaan
anggaran. Oleh sebab itu pusat perhatian adalah pada pengawasan dan pelaksanaan anggaran sesuai dengan tertib pembukuan. Sistem penganggaran ini sering pula disebut ”line item budgeting” (penganggaran butir-per butir). Kedua, anggaran program (program budget). Pada sistem ini tekanan bukan lagi pada butir anggaran atau apa yang akan dibeli melainkan pada program yang akan dibeayai. Butir anggaran masih diperlukan tetapi tekanannya pada untuk apa. Dengan begitu butir-butir pengeluaran menampak menjadi suatu rencana yang logis dan konkret. Ketiga,
Sistem
Penganggaran
berdasarkan
hasil
(performance budget). Tekanan pada sistem ini bukan pada rincian program dan alokasi anggaran melainkan pada hasil yang diharapkan .Pekerjaan akhir dalam penampilan (performance unit) yang dapat diukur. Hasil pengukuran ini dipergunakan untuk menghitung masukan dana (dan tenaga) ynag diperlukan untuk mencapai tujuan program. Kelemahan dari sistem ini ialah diperlukannnya sistem akuntansi yang njlimet sehingga tidak cocok dan terlalu mahal bagi suatu organisasi yang kecil. Ke empat, Sistem Perencanaan, Penyusunan Program, dan Penganggaran (SP4) atau Planning, Programming, and Budgeting System (PPBS). Sistem ini diperkenalkan di Amerika Serikat pada tahun 1960-an. Dengan sistem ini rencana, program dan 44
anggarannya dilihat dan diperlakukan sebagai satu sistem. Tiaptiap program dinilai berdasarkan sumbangannya terhadap tujuan yang lebih besar. Tekanan pada sistem ini adalah sumbangan terhadap pencapaian tujuan. Oleh sebab itu prosesnya dimulai dari penetapan tujuan mulai dari yang umum dan filosofis sampai kepada yang khusus dan operasional. Menyusun Rencana Anggaran, Penerimaan dan Belanja Sekolah (RAPBS) Dalam akreditasi sekolah terdapat satu butir tentang RAPBS. Oleh sebab itu yayasan penyelenggara atau Kepala Sekolah “dipaksa” untuk membuat RAPBS itu. Karena ”terpaksa” maka pembuatannya hanya asal ada saja dan tidak memenuhi persyaratan anggaran sebagaimana mestinya.
sehingga
tidak
dapat
berfungsi
Ada pula sekolah yang sudah menyadari pentingnya RAPBS itu sehingga penyusunan RAPBS sudah merupakan kegiatan rutin Yayasan atau Kepala Sekolah atau Yayasan dan Kepala Sekolah.Akan tetapi sistemnya masih menganut sistem tradisional, atau paling banter dengan sistem anggaran program. Hal ini dapat dipahami karena cakupan operasi sekolah sangat terbatas dan kemampuan menyusun anggaran belum memadai. Berikut ini disajikan contoh Rencana dan Realisasi Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah yang disusun dengan sistem tradisonal atau line item budgeting. Sekalipun sistem penganggaran dalam contoh tersebut menganut sistem tradisional tetapi kalau dikaji secara seksama akan ada menfaatnya sebagai alat perencanaan, dan alat pengawasan. Untuk itu penyelenggara jangan hanya terpancang pada jumlah akhir apakah surplus atau defisit atau berimbang. Yang penting pula diperhatikan adalah jumlah satuan dan tarip 45
tiap satuan, komposisi, dam sebab-sebab perubahan serta antisipasi ke depan dan konsekuensinya. Marilah kita kaji rencana dan realisasi anggaran tahun “Y” sebagai dasar penyusunan anggaran tahun “Y + 1”. 1. Penerimaan Secara keseluruhan terlihat bahwa antara rencana dan realisasi terdapat perbedaan lebih sebesar Rp. 2.105.000,- . Tetapi bagaimana dan dari mana sumber surplus itu perlu diwaspadai oleh perencana : a.
Saldo Awal. Saldo awal ini memang tidak dicantumkan pada rencana karena pada waktu anggaran tahun `Y` disusun, tahun anggaran “Y – 1 “ masih berjalan.
b.
Bantuan Yayasan dianggarkan Rp. 2.000.000,- tetapi tidak direalisasi.
c.
Dana dari orang tua muris terdapat peningkatan. Akan tetapi
sebetulnya
peningkatan
itu
disebabkan
oleh
peningkatan tarip. Pada pendaftaran (1.3.a) dianggarkan 160 x Rp. 3.000,- = Rp. 480.000,-. Tetapi pendaftar berkurang
menjadi
150
orang
saja
dengan
uang
pendaftaran dinaikkan menjadi Rp. 3.500,-/ murid baru. Begitu pula uang pangkal (1.3.a) dinaikkan dari Rp. 20.000,menjadi Rp. 25.000,- sehingga realisasinya naik. Uang sumbangan naik dari Rp. 16.000,- menjadi Rp. 18.750,karena ada orang tua yang bersedia menyumbang lebih. Penurunan terjadi poada uang sekolah dan uang OSIS. Sebabnya adalah karena berkurangnya jumlah siswa dari d.
perkiraan 480 orang menjadi 460 orang. Subsidi gaji PNS naik karena adanya kenaikan pangakt/ golongan PNS yang bersangkutan. Sedangkan bantuan
46
beaya operasional dari Pemerintah sifatnya insidental dan kebetulan pada tahun “Y” SMA ”X” menerima Rp. 2.000.000,-. Dari gambaran penerimaan di atas terdapat tiga hal yang perlu diwaspadai. Pertama, menurunnya jumlah siswa. Hal ini harus dikaji secara seksama apa penyebabnya dan bagaimana prospeknya. Kedua, sumber penerimaan datang dari siswa yang menurut realisasinya adalah sebesar Rp. 109.045.000,- atau ± 83 % dari seluruh realisasi penerimaan. Itu berarti pengurangan jumlah siswa sedikit saja sudah terasa pengaruhnya terhadap penerimaan. Ketiga, subsidi gaji PNS. Pos ini hanya transfer saja. Tetapi masalahnya apakah ada jaminan bahwa PNS yang dipekerjakan tetap atau bertambah atau berkurang pada waktu yang akan datang. Kalau berkurang maka tidak hanya penerimaan dari luar yang berkurang tetapi pengeluaran yang berasal dari dana sendiri akan bertambah untuk membiayai guru pengganti. Pengeluaran Seperti halnya penerimaan, realisasi pengeluaran lebih besar Rp. 2.105.000,- dibandingkan dengan rencana. Tetapi yang perlu kita perhatikan disini adalah pos cadangan/ pengembangan yang dalam hal ini berfungsi pula untuk menampung selisih antara penerimaan dan pengeluaran. Pada pos ini terlihat bahwa realisasi lebih kecil Rp. 4.715.000,- dibandingkan dengan rencana. Dalam hubungan ini ada beberapa hal yang perlu diwaspadai: a. Adanya pos-pos yang berada di luar kemampuan kita untuk mengendalikan taripnya, seperti pengobatan, pajak, dan sebagainya. 47
b.
Ada pos yang tidak dapat dikendalikan taripnya tetapi dapat dikendalikan pemakainya, seperti air/ listrik/ telepon, alat tulis, porto, dan sebagainya. Oleh sebab itu kalau pengeluarannya membengkak perlu dilacak apa penyebabnya.
c.
Ada pos yang dapat dikendalikan tetapi seharusnya tidak boleh dikurangi, bahkan kalau perlu harus ditingkatkan, seperti pengeluaran untuk alat pendidikan (II.2.2). Hanya saja masih perlu dicarikan alternatif lain tanpa mengorbankan tujuan. Dari semua mata anggaran pengeluaran tersebut di atas,
porsi terbesar ada pada belanja pegawai (II.2.1). Sementara itu, setiap pengangkatan pegawai tetap berarti sekolah akan terbebani terus sampai yang bersangkutan pensiun. Bagi sekolah swasta maka kemampuan pembeayaan hanya adri orang tua siswa sementara proyeksi siswa baru cenderung menurun. Kalau terjadi yang demikian maka barangkali pengeluaran untuk alat pendidikan dan pemeliharaan gedung harus mendapat perhatian serius karena adan efeknya terhadap upaya menarik minat calon siswa baru. Banyak hal yang biasa ditarik dari rencana dan realisasi anggaran sekalipun sistem penganggarannya masih tradisonal. Yang penting data dan informasi tersebut dikaji secara sungguhsungguh untuk dijadikan masukan perencanaan pada tahun yang akan datang. Sistem Penganggaran Berdasarkan SP4. Sistem penganggaran dengan SP4 atau PPBS pada dasarnya adalah penganggaran yang berorientasi pada tujuan. Tujuan itu dijabarkan sampai pada tujuan operasional, konkret, 48
dan terukur sehingga mudah menetapkan anggarannya. Semua alternatif unsur mencapai tujuan itu harus dikaji secara seksama untung-ruginya. Begitu pula mengenai masukan (termasuk dana) serta masa dapan sekolah yang diinginkan. Adapun langkah-langkah penyusunan anggaran dengan SP4 dapat disederhanakan sebagai berikut: Langkah 1: Kaji kembali tujuan institusional serta wahana yang ada untuk mencapai tujuan itu. Langkah 2: Lakukan kajian diagnosis dan evaluatif mengenai mengenai kebijakan dan alat yang dipakai selama ini apakah efektif dan efisien untuk mencapai tujuan institusional. Langkah3 : Mengadakan spesifikasi keluaran (out put) yang koheran dengan tujuan institusional. Langkah 4 : Mengadakan kategorisasi dan hierarki program mulai dari kategori program yang lebih umum sampai kepada rincian menurut program – sub program-elemen sub program (kegiatan konkret) atau proyek. Langkah 5: Mengidentifikasi
dan
mengalokasikan
berupa
personlia, material, dan dana untuk menunjang ketercapaian tujuan dari setiap satuan program . Langkah 6 : Menyusun jadwal/ skedul pengalokasian masukan berdasarkan jadwal pelaksanaan setiap proyek/ sub proyek. Langkah 7: Menyusun
anggaran
dalam
bentuk
Rencana
Anggaran dan jumlah yang sudah ditetapkan. Untuk memahami langkah-langkah tersebut berikut ini disajikan sebuah contoh fiktif dari sebuah SMA “A”.
49
Langkah 1 : SMA “A” mempunyai tujuan mempersiapkan dan menghasilkan
lulusan yang bisa melanjutkan ke
Perguruan Tinggi. Untuk mencapai tujuan tersebut SMA “A” ini meliputi: 1.
Kampus seluas 3 Ha;
2.
Ruang kelas yang bisa menampung 3 x 5 x 40 murid = 600 murid.
3.
Guru tetap sebanyak 15 orang dengan rata-rata masa kerja 15 tahun;
4.
Laboratorium
Fisika,
Kimia,
Biologi
yang
masing-masing bisa menampung 20 orang praktikum; 5.
Perpustakaan yang bisa menampung 20 orang siswa dengan jumlah koleksi 100 judul yang terdiri atas 500 eksemplar.
6.
Lapangan Olah Raga dan parkir seluas 1 Ha.
Langkah 2: Selama SMA “A” ini terdiri rata- rata tiap tahun bisa menerima murid baru antara 160-180 orang dan jumlah murid keseluruhan rata-rata 500 orang. Jumlah lulusan tiap tahun antara 90% - 100 % dari jumlah murid kelas Iii. Guru tetap yang ada hanya 12 orang yang berijazah S1 IPS. Akibatnya laboratorium Fisika, Kimia, dan Biologi jarang dimanfaatkan. Koleksi buku sebagian besar terdiri atas buku paket dan umumnya terbitan sekitar sepuluh tahun lalu. Langkah 3: Dari semua lulusan itu hanya 20 % yang melanjutkan ke Perguruan Tinggi. Sebagian yang tidak melanjutkan disebabkan oleh alasan ekonomi tetapi sebagian lainnya karena gagal dalam ujian saringan. 50
Mereka yang lolos ujian saringan hanya 1 % - 2 % yang diterima di Perguruan Tinggi favorit dan sekitar separuh yang diterima tidak pada fakultas yang diminatinya. Langkah 4: Berdasarkan data/ informasi tersebut disusunlah program sebagai berikut: 1.
Program
Utama:
Kegiatan
rutin
dengan
program
2.
melanjutkan program lama. Program Utama: Peningkatan mutu pengajaran dengan program: a. Penambahan Guru IPA dan Matematika b. Penataran Proses Belajar – Mengajar c. Pengajaran remedial
3.
Program Utama: Pengadaan dan perbaikan mutu sarana pendidikan dengan program: a. Penambahan jumlah koleksi perpustakaan dengan buku-buku mutakhir. b. Penambahan alat-alat laboratorium dengan bahanbahan praktikum yang memadai. c. Penambahan dan pengadaan media pengajaran berupa
4.
OHP, peta, gambar dan sebagainya. Program Utama: Peningkatan kualitas murid sebagai masukan utama dengan program: a. Memperluas
jaringan
dan
jangkauan
untuk
mendapatkan calon murid berpotensi dengan jumlah yang makin meningkat. b. Memperketat syarat penerimaan murid baru. Langkah 5, 6, dan 7 diserahkan pada Tim khusus untuk merancang dan menyusunnya.
51
Untuk membeayai kegiatan–kegiatan yang dijabarkan dari program tersebut di atas diperoleh gambaran sebagai berikut: 1.
Sumber penerimaan terdiri atas : orangtua murid (80%), Pemerintah (15%), Yayasan (3%), dan lain-lain (2%).
2.
Rata-rata tiap tahun pemasukan naik 15 % tetapi inflasi per tahun rata-rata 10 %.
3.
Pendapatan perkapita masyarakat naik rata-rata 5 % per tahun.
4.
Suku bunga pinjaman rata-rata 15 % - 20 % per tahun.
5.
Dalam tiga tahun terakhir jumlah penerimaan berturutturut sebesar Rp. 120.000.000,-
Rp. 138.000.000,-
Rp.
155.000.000,-. Berdasarkan gambaran tersebut maka diharapkan jumlah siswa baru pada tahun yang akan datang naik menjadi 200 orang sehingga dalam tiga tahun yang akan datang jumlah siswa bisa mencapai 600 orang. Karena itu sekolah berani membeayai programnya yang sebagian ditutup dengan pinjaman untuk jangka waktu tiga tahun. Diharapkan jumlah penerimaan tahun yang akan datang Rp. 210.000.000,- yang terdiri atas Rp. 190.000.000,- dari sumber konvensional dan Rp. 20.000.000,pinjaman. Tetapai karena diperkirakan inflasi tahun anggaran yang akan datang ± 10 % sementara gaji tidak naik maka untuk pos tertentu pengeluarannya harus memperhitungkan inflasi itu. Secara
sederhana
Rencana
Anggaran
Pengeluaran dapat disusun sebagai berikut:
52
Penerimaan
dan
I . Anggaran Penerimaan No. Rubrik
Keterangan
Jumlah
1 – 00 – 00
Penerimaan
1 – 01 – 00
Subsidi Yayasan
1 – 02 – 00
Orang tua murid
1 – 02 – 01
Pendaftaran
1 – 02 – 02 1 – 02 – 03
Uang Pangkal Uang Sumbangan
1 – 02 – 04
Uang Sekolah
1 – 02 – 05
Uang Ujian
4.000.000,-
1 – 02 – 06
Lain-lain
--------------
1 – 03 – 00
Subsidi Pemerintah
1 – 03 – 01 1 – 03 – 02
Gaji PNS Bantuan Operasional
1 – 03 – 03
Lain-lain
1 – 04 – 00
Sumber lain
1 – 04 – 01
Sewa Lapangan
1 – 04 – 02 1 – 04 – 03
Donatur Tetap Lain – lain
1 – 05 – 00
Kredit
20.000.000,-
Total Penerimaan
210.000.000,-
1.000.000,-
1.000.000,4.000.000,30.000.000,127.000.000,-
18.000.000,2.000.000,1.000.000,-
500.000,1.000.000,500.000,-
53
II. Anggaran Pengeluaran No. Rubrik
54
Keterangan
Jumlah
2 – 00 – 00
Pengeluaran
2 – 01 – 00
Program Utama: Rutin (Melanjutkan program lama)
2 – 01 – 01
Gaji guru
80.000.000,-
2 – 01 – 02
Gaji pegawai
11.000.000,-
2 – 01 – 03 2 – 01 – 04
Honorarium/ lemur Pengobatan
8.000.000,3.500.000,-
2 – 01 – 05 2 – 01 – 06
Premi pensiun Administrasi Akademik
4.000.000,1.000.000,-
2 – 01 – 07 2 – 01 – 08
Administrasi Umum Alat Pendidikan
2.000.000,2.000.000,-
2 – 01 – 09 2 – 01 – 10
Rapat Transport
2 – 01 – 11
Air, listrik, telepon
2 – 01 – 12
Pemeliharaan Inventaris
2 – 02 – 00
Program Utama: Peningkatan
2 – 02 – 01
Mutu Proses Belajar Mengajar Penambahan dua guru baru
7.200.000,5.000.000,-
2 – 02 – 02 2 – 02 – 03
Penlok PBM Modul Peng.
5.000.000,-
2 – 02 – 04
Pengayaan Studi Banding guru-guru
2 – 03 – 00
Program Utama: Pengadaan
2 – 03 – 01
Sarana Pendidikan Pembelian OHP dan koputer
2 – 03 – 02 2 – 03 – 03
PC Penambahan alat praktikum
2 – 03 – 04
Pet/ gambar/ white board,dll
800.000,500.000,1.000.000,Gedung/
Remedial/
3.000.000,-
2.000.000,-
45.000.000,3.000.000,2.000.000,6.000.000,-
Buku/ majalah/ jurnal/ koran 2 – 04 – 00 2 – 04 – 01
Program Utama: Peningkatan kualitas masukan murid).
3.000.000,-
2 – 04 – 02 2 – 04 – 03
Adpertensi/ selebaran Tes
4.000.000,3.000.000,-
2 – 04 – 04 2 – 04 – 05
kemampuan/bakat/minat Lomba karya ilmiah siswa
2.000.000,4.000.000,-
2 – 04 – 06
Pameran Karya siswa Buletin sekolah
2.000.000,-
Pentas seni
Total Pengeluaran
210.000.000,-
Anggaran tersebut, terutama anggaran pengeluarannya masih terlalu kasar. Dalam hubungan ini kita bisa merinci secara detail lagi atau menampungnya dalam penjelasan. Yang perlu diperhatikan ialah adanya keterkaitan antara tujuan dan program untuk mencapai tujuan itu. Harga satuan didasarkan atas harga pasar yang berlaku ditambah dengan perkiraan inflasi. Hasil yang dicapai pada tahun pertama mungkin masih jauh dari harapan karena kualitas masukan murid yang diluluskan dari hasil seleksi baru nampak pada akhir tahun ke-3. Apabila pada tahun berikutnya disusun lagi anggaran serupa maka biaya rutin tentu sudah jauh meningkat sebagai akibat pertambahan guru baru serta pemeliharaan alat yang dibeli tahun sebelumnya. Sementara itu kredit sudah mulai diangsur. Di sebelah lain, anggaran penerimaan mungkin belum bisa dipacu terlalu tinggi karena masyarakat belum tentu yakin akan mutu sekolah itu. Oleh sebab itu kredit baru masih diperlukan sampai dua atau tiga tahun berikutnya.
55
