BAB V PELAKSANAAN IMPLEMENTASI DAN POTENSI PENGEMBANGAN ALLEGRO
1.1. Pelaksanaan Implementasi Allegro
5.1.1. Master Data Master data diduplikasikan dari master data pada OTTO International, khususnya pada sebagian besar data customer maupun Supplier (karena memiliki kesamaan dengan data yang telah berada di Allegro). Mijo hanya melakukan data entry ulang untuk data-data transaksi yang tidak ada.
5.1.2. Pengisian Data PO, Quality Inspection dan Shipping Agar hasil implementasi dapat memberikan gambaran menyeluruh akan dampak dari Allego, maka Mijo akan mengupload data yang dimulai dari bulan Januari 2009. Seluruh isian data lengkap pada pertengahan Oktober 2009, sehingga tahapan implementasi Allegro berjalan sesuai jadwal yang sudah dibuat.
103
104
Keputusan
ini
dibuat
agar
dapat
Allegro
dapat
menghasilkan laporan-laporan yang bersifat summary, production statistics, delivery punctuality, Claim rate, Rejection Rate dan management report lainnya. Khusus untuk data-data yang tidak ada dalam B2B, Mijo melakukan data entry ulang, karena tidak ada fasilitas konversi dari Tradelook. Seluruh laporan-laporan yang dibutuhkan untuk analisa hasil GFP, dicetak di bulan Desember, pada pelaksanaan tahap evaluasi. Untuk pencatatan pesanan, sebagian besar data PO diupload melalui data B2B. Dari data B2B tersebut, pihak Mijo harus menentukan PO tersebut ditangani oleh Merchandising group yang mana. Data inspection diisi berdasarkan Inspection Form yang diisi oleh para Quality Inspector saat melakukan proses pemeriksaan barang. Begitu pula dengan data shipping, diisi berdasarkan data-data yang didapat dari Shipping Advice.
5.1.3. Project Milestones Kegiatan GFP yang berupa Instalasi Allegro, Konversi data dan Allegro Live, berjalan sesuai jadwal. Tahap Evaluasi dan Analysis dipercepat agar pada awal Januari sudah dapat memberikan hasil dan usulan strategic untuk Mijo Ltd dan dibawakan sebagai bahan Sidang Pendadaran Thesis.
105
Tabel 5.1. Time Frime GFP – Planned &Actual. Sumber: Part of Resesarch. Planned Time Frame
Actual Time
5.1.4. Penyesuaian atau Mengakomodasi Allegro
Perubahan
untuk
Dengan menggunakan Allegro, karyawan Mijo harus mengisi data dengan secara lengkap agar laporan-laporan dapat dicetak sesuai kebutuhan. Karena Allegro memiliki validasi yang tinggi agar data isian menjadi lengkap, maka karyawan yang melakukan data entry harus melakukan pembiasaan untuk mengisi data dengan lengkap dan sinkron. Hal ini tidak terdapat pada sebelumnya. Dari segi penggunaan formulir dan dokumentasi sebelum masukan data, tidak ada perubahan yang dilakukan, karena formulir yang digunakan Mijo telah sesuai untuk kebutuhan
106
masukan data Allegro sebagai dokumen sumber. Hal ini dapat terjadi karena format sebagian besar laporan, masih mengacu pada system yang ada Otto.
5.1.5. Kendala yang Dihadapi pada Saat Penerapan Pada
saat
penerapan
Allegro
sebagai
solusi
dari
permasalahan yang ada, terdapat beberapa kendala yang menjadi catatan penting pelaksanaan GFP ini, yaitu: 1. Ketidaksiapan karyawan melakukan data entry. Beberapa karyawan merasa bahwa proses pengisian data agak sulit, disebabkan oleh validasi yang ada pada Allegro. Untuk itu dirasakan perlu dilakukan pelatihan-pelatihan lebih lanjut untuk pengisian data maupun
pencetakan
laporan,
khususnya
bagi
karyawan baru ataupun yang sebelumnya bukan berasal dari Otto Group. 2. Kecepatan dari aplikasi Allegro pada saat pengisian ataupun pencarian informasi berjalan lambat. Hal in terjadi karena data dan aplikasi berada di server Mijo Hongkong dan diakses melalui web. Koneksi internet yang lambat berakibat pada lamanya proses data entry. Hal ini kemudian disiasati dengan melakukan pengaturan pengiriman data secara batch (replikasi) per 30 menit dari yang sebelumnya dilakukan secara real time.
107
1.2. Potensi Pengembangan Allegro Sebagai “Future SCM” Sesuai dengan teori-teori SCM yang disajikan pada Bab 2, maka Allegro dalam implementasinya bagi Mijo, mampu untuk menjawab berbagai tantangan secara strategis di masa yang akan datang. Order Forecasting / Management (lihat poin 6 Tabel 5.2.) sebagai salah satu sub-sistem yang menurut Lambert dkk (1998) dan Van Der Vorst dkk (1998), merupakan bagian penting dalam SCM modern, telah dapat terpantau melalui laporan yang dihasilkan Allegro. Informasi yang diperlukan ini, telah terdapat pada laporan Turnover Analysis Report dan Top Selling Item. Sehingga memiliki potensi untuk dikembangkan fungsinya menjadi Demand Forecasting. Pengembangan ini akan membantu Mijo dalam mengelola order, tidak hanya berdasarkan order yang masuk tapi juga kemungkinan permintaan barang. Sehingga Mijo bisa menerapkan strategi yang menekankan pada inovasi sesuai inisiatif, bukan hanya bersifat adaptif. Hal yang sama berlaku juga dengan Supplier Relationship Management (poin 4 tabel 5.2.). Dimana informasi yang memantau kinerja produksi oleh Supplier telah terdapat pada laporan Production Status Report, Delivery Performance Report dan Order Status Report. Pengembangan sebagai Decision Support System untuk pemilihan Supplier dimungkinkan dengan ketersediaan informasi yang telah ada di Allegro. Kinerja delivery yang baik, diharapkan mampu untuk menjaga relasi dengan buyer dan meningkatkan kepuasan pelanggan (dilihat melalui Repeat Order).
108
Potensi pengembangan yang masih harus dikembangkan pada Allegro berdasarkan informasi yang telah tersedia, namun saat ini belum digunakan, yaitu Time Action Calendar (TAC). Penggunaan TAC akan memampukan Mijo untuk meningkatkan kordinasi dengan Supplier, terutama proses untuk kordinasi pemilihan sample. Sehingga proses pemilihan saat penerimaan new order yang biasanya memakan waktu lama dapat dipersingkat dan dikerjakan dengan lebih akurat. Dengan semakin singkatnya proses ini, maka jeda waktu (lead time) antara penerimaan order hingga produk siap kirim ke buyer dapat semakin dipercepat. Selain dari segi waktu, penggunaan TAC dapat meminimalisir pengerjaan ulang (re-work) akibat proses sampling yang tidak tepat.
TAC juga dapat
diperbantukan untuk memantau progress produksi yang ada. Sehingga cakupannya bisa membantu produksi berjalan sesuai dengan jadwal dan tepat waktu untuk pengirimannya. Identifikasi manfaat dan kinerja dapat menggunakan informasi yang terdapat pada productivity statistic, delivery performance report, claim rate, rejection rate dan turnover. Dimana informasi ini bisa membantu untuk pemilihan supplier dengan lebih akurat berdasarkan kinerjanya. Rangkuman potensi pengembangan lebih lanjut berdasarkan tantangan SCM di masa datang, manfaat yang dirasakan dengan penggunaan
Allegro,
maupun
potensi pengembangan berdasarkan
informasi yang telah tersedia pada Allegro, dapat dilihat pada tabel 5.2.
109
Tabel 5.2. Identifikasi Potensi Kemampuan Allegro sebagai Strategic SCM Mijo. Sumber: Part of Research. NO
TANTANGAN SCM + MANFAAT
POTENSI PENGEMBANGAN
1
Identifikasi Manfaat : • Kontrol produksi dan kualitas lebih baik • Membantu mempersiapkan budget
• Informasi khusus management (Productivity Statistics) • Analisa turnover per season, per tahun, per-office
Supplier Selection
2
Identifikasi Kinerja: • Identifikasi Supplier berkinerja baik • Identifikasi kinerja proses internal
3
Peningkatan koordinasi (integrasi) dengan Supplier dan Buyer: • Pengurangan waktu dan biaya sampling • Monitoring produksi lebih baik Pemilihan Supplier / Sourcing: • Tanggapan konsumen lebih baik (rekomendasi Supplier terpilih) Minimalisasi Return / Re-Work: • Tanggapan lebih baik (Claim rendah) • Pengurangan biaya per order
• • • • •
Perhitungan delivery performance Lead Time Claim rate, rejection rate Turnover Proses Sampling dan Production Milestones Control pada Modul Time Action Callendar (*)
Supplier Selection Supplier Selection Supplier Selection Forecasting Time Action Callendar
• • • •
Delivery performance & Production Status Report Lead Time pada Delivery Performance Report Claim rate, rejection rate per Order Status Report Kontrol pemasukan sample pada Modul Time Action Callendar (*) • Kontrol produksi
Supplier Selection Supplier Selection Supplier Selection Time Action Callendar
• Quality Assurance pada Production status • Inspeksi barang / Inspection Report • Perbandingan turnover per season, per tahun pada Turnover Analysis Report • Item terbanyak mendapat order pada Top Selling Item
Time Action Callendar Time Action Callendar Demand Forecasting
4
5
6
Order Forecasting/management: • Melakukan penawaran produk yang tepat
Keterangan: (*) Belum digunakan oleh Mijo
DATA PADA LAPORAN / FUNGSI ALLEGRO
Demand Forecasting
REMARKS Menggunakan laporan-laporan pada Allegro yang dicetak. Saat ini pengambilan putusan masih perlu diolah secara manual
Modul TAC saat ini belum digunakan walaupun telah tersedia dan di-install pada Allegro yang digunakan Mijo
110
1.2.1. Sourcing: Mencari Supplier yang tepat Untuk pengembangan lebih lanjut, Delivery performance per Vendor dapat digunakan untuk memberikan penilai kepada Vendor. Dengan sistim penilaian Vendor, maka informasi ini dapat digunakan untuk Decision Making. Dimana perusahaan dapat menetapkan prioritas pesanan kepada Vendor-vendor yang berkinerja lebih baik, sehingga akan memperoleh order lebih banyak, karena telah terbukti kemampuannya. Selain Delivery Performance, data lain yang dapat digunakan sebagai variable untuk penentuan Vendor adalah: Claim rate, ketepatan waktu pada TAC dan Lead Time. Seluruh data yang diperlukan telah terdapat pada Allegro (lihat lampiran 18 dan lampiran 19). Laporan Vendor ranking (lihat lampiran 20) dapat digunakan sebagai salah satu kriteria penentuan Supplier. Peningkatan dapat dilakukan dengan adanya informasi pemilihan supplier secara real time (solusi decision making), sehingga jeda 1 minggu yang saat ini masih terdapat dengan penggunan Allegro dapat makin dipersingkat.
1.2.2. Menawarkan Produk yang Sesuai. Allegro menghitung dan merekap data-data barang yang terdapat dalam order melalui pengelompokan berdasarkan informasi pada laporan “Top Selling Item”. Top Selling Item ini dapat dicetak per season maupun per article. Sehingga untuk
111
kedepannya, Mijo dapat menawarkan produk yang sesuai dan paling dibutuhkan customer (lihat lampiran 21). Laporan ini juga dapat dikembangkan untuk penilaian kecenderungan preferensi buyer (trend).
Sehingga Mijo dapat memperoleh informasi
kecenderungan pesanan yang paling diminati dan dapat melakukan
inovasi
produk
yang
tepat
sesuai
dengan
kecenderungan tersebut. Hal ini akan menungkinkan Mijo mengambil strategi yang agresif karena mampu menawarkan produk yang sesuai, tidak hanya tanggap terhadap permintaan saja.
1.2.3. Forecasting Turnover)
(Berdasarkan
Produk
dan
Allegro sudah menyiapkan pada laporan Turnover Analysis. Dimana laporan tersebut membandingkan turnover dua (2) tahun terakhir ataupun dua (2) season terakhir. Dari laporan ini, merchandiser dapat memperoleh informasi produk apa saja yang menghasilkan pemasukan yang tinggi, sehingga bisa digunakan sebagai dasar perencanaannya. Pertimbangan ini bisa digabung
dengan
analisa
productivity
statistic
yang
menggambarkan dari segi kuantitas. Contoh laporan ini dapat dilihat pada lampiran 19. Hal ini perlu dilakukan karena jumlah penjualan tidak mencerminkan kuantitas permintaan. Sehingga analisa dari kedua
112
sisi akan dapat memberikan informasi yang lebih tepat bagi keperluan Forecasting. Forecasting juga memampukan Mijo untuk dapat menyusun budget yang lebih tepat, serta untuk mengelola komitmen dengan supplier maupun buyer (kontrak).
