BAB IV PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem adalah suatu gambaran sketsa sistem atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam kesatuan yang utuh dan berfungsi. Perancangan ini dibuat untuk ditujukan kepada user, programmer atau ahli analisis yang berhubungan dengan perancangan ini. Perancangan sistem di buat berdasarkan hasil analisa untuk menyelesaikan permasalahan yang ada pada tahap analisa. Perancangan sistem secara umum bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai sistem yang baru, dan juga merupakan persiapan dari rancangan terperinci dengan mengindentifikasi komponen–komponen sistem informasi. Pada tahap perancangan Sistem Pendukung Keputusan Peningkatan Jabatan Karyawan pada PT. Sumber Sari Sekawan menggunakan Metode Profile Matching yang akan dikembangkan ini terdiri dari Flowmap yang diusulkan, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur File, Perancangan Data (Data Design).
53
54
4.1
Prosedur Flowmap Usulan Kenaikan Jabatan Dibawah ini adalah Prosedur flowmap usulan prosedur kenaikan jabatan
sebagai berikut : 1.
Bagian HRD mengambil berkas data karyawan untuk memeriksa kriteria karyawan yang akan diusulkan kenaikan jabatan.
2.
Dari berkas karyawan tersebut, bagian HRD menginput data karyawan kedalam komputer yang kemudian akan masuk ke dalam proses perhitungan menggunakan metode Profile Matching.
3.
Dari proses perhitungan Profile Matching kemudian akan dilakukan proses penyeleksian dan menghasilkan laporan hasil seleksi yang akan diserahkan kepada manager.
4.
Kemudian manager akan mempertimbangkan, apabila manager setuju maka memberitahukan kepada bagian HRD untuk menerbitkan SK (surat keterangan) kenaikan jabatan.
5.
Bagian HRD menerbitkan SK dan diberikan kepada manager untuk mendatangani SK tersebut, setelah mendatangani SK tersebut, maka SK tersebut diarsip oleh bagian HRD dan bagian HRD akan mengumumkan keputusan kenaikan jabatan tersebut.
6.
Dan memberikan SK kenaikan jabatan tersebut kepada karyawan yang bersangkutan.
55
Untuk lebih jelasnya prosedur kenaikan jabatan dapat dilihat pada gambar flowmap berikut ini :
Usulan Flowmap Kenaikan Jabatan pada PT. Sumber Sari Sekawan Karyawan yang diusulkan Data Karyawan
HRD
Manager Hasil Laporan Data Penyeleksian
Data Karyawan
Pengecekan Kriteria Karyawan
Setuju
T
Hasil Laporan Data Penyeleksian
Y
T
Sesuai Data Karyawan
Y
Hasil Laporan Data Penyeleksian yang disetujui
Data Karyawan
DBPM
Input Data Karyawan dan Penyeleksian
Cetak
Hasil Laporan Data Penyeleksian
Pembuatan Surat SK
Surat SK
Surat SK
Tanda tangan
Surat SK yang sah
Surat SK yang sah
Surat SK yang sah
Gambar 4.1 Usulan Flowmap Kenaikan Jabatan
56
4.2
Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan Sistem Pendukung
Keputusan Peningkatan Jabatan Karyawan pada PT.Sumber Sari Sekawan Menggunakan Metode Profil Matching secara keseluruhan dengan entitas-entitas yang terlibat didalamnya. Berikut ini adalah diagram konteks yang dapat dilihat pada gambar 4.2 dibawan ini :
Karyawan
Data karyawan
Laporan Data Karyawan Sistem Pendukung Keputusan Peningkatan Jabatan Karyawan pada PT.Sumber Sari Sekawan Laporan Hasil Seleksi
Manager
SK Peningkatan Jabatan
Gambar 4.2 Rancangan Diagram Konteks
4.3
Data Flow Diagram Diagram DFD level 0 di bawah ini adalah diagram sistem usulan yang
menceritakan aliran data dalam Sistem Pendukung Keputusan Peningkatan Jabatan Karyawan Menggunakan Metode Profil Matching secara terkomputerisasi.
57
Data Jabatan dan Kriteria
Data Jabatan dan Kriteria
1.0 Pengolahan Data Jabatan dan Kriteria
Manager Laporan Hasil Seleksi
Kriteria Data Jabatan dan Kriteria
Laporan Karyawan
Data Jabatan dan Kriteria
Data Kegiatan
Data Karyawan 2.0 Pengolahan Data Karyawan
Karyawan
3.0 Pengolahan Data Kegiatan
Data Karyawan Karyawan
Kegiatan
Data Karyawan
Data Kegiatan 4.0 Pengolahan Data Nilai Karyawan
Data Nilai Karyawan Nilai Karyawan
Data Karyawan
Data Nilai Karyawan
SK Peningkatan Jabatan
Data Karyawan
Data Nilai Karyawan
Data Kegiatan 5.0 Seleksi
6.0 Cetak
Data Kegiatan
Data Jabatan dan Kriteria
Gambar 4.3 Data Flow Diagram Level 0 Dari DFD Level 0 terdiri dari beberapa proses diantaranya adalah sebagai berikut : 1.
Proses 1.0 adalah proses pengolahan data jabatan dan kriteria, yang digunakan untuk menentukan kriteria jabatan.
2.
Proses 2.0 adalah proses pengolahan data karyawan, yang digunakan untuk penginputan data karyawan.
3.
Proses 3.0 adalah proses pengolahan data kegiatan, yang digunakan untuk kegiatan peningkatan jabatan karyawan.
58
4.
Proses 4.0 adalah proses pengolahan data nilai karyawan, yang digunakan untuk melakukan
penilaian
terhadap
kandidat-kandidat
yang
akan
dilakukan
penyeleksian kenaikan karyawan. 5.
Proses 5.0 adalah proses seleksi, yaitu digunakan untuk menyeleksi kandidatkandidat yang akan menduduki jabatan tersebut.
6.
Proses 6.0 adalah cetak, yaitu digunakan untuk mencetak hasil seleksi dengan menggunakan metode profil matching.
Data Jabatan Dan Kriteria Manager
1.1 Data Jabatan dan Kriteria
Data Jabatan Dan Kriteria Kriteria Data Jabatan Dan Kriteria
Data Niai Profil 1.2 Data Nilai Profil
Data Jabatan Dan Kriteria
Data Niai Profil
Persentasi PF & SF 1.3 Menentukan Persentasi PF & SF
Data Jabatan dan Kriteria
Persentasi PF & SF
Gambar 4.4 Data Flow Diagram Level 1 Proses 1.0 Pengolahan Data Jabatan dan Kriteria
59
Dari DFD Level 1 proses 1.0 Pengolahan Data Jabatan dan Kriteria terdiri dari beberapa proses diantaranya adalah sebagai berikut : 1.
Proses 1.1 adalah proses pengolahan data jabatan dan kriteria, yang digunakan penginputan data jabatan dan kriteria suatu jabatan.
2.
Proses 1.2 adalah proses data nilai profil, yang digunakan untuk penginputan nilai profil suatu jabatan. Proses 1.3 adalah proses Primary Factor (PF) dan Secondary Factor (SF), yang digunakan untuk penentuan persentasi PF & SF.
Manager
Tanggal Kegiatan
3.1 Penginputan Tanggal Kegiatan
Tanggal Kegiatan
3.
Data Jabatan dan Kriteria
Data Jabatan dan Kriteria 3.2 Data Jabatan dan Kriteria
Kriteria
Bobot Persentasi 3.3 Pengiputan Bobot Persentasi
Kegiatan
Bobot Persentasi
Gambar 4.5 Data Flow Diagram Level 1 Proses 3.0 Pengolahan Data Kegiatan
60
Dari DFD Level 1 proses 3 pengolahan data kegiatan terdiri dari beberapa proses diantaranya adalah sebagai berikut : 1.
Proses 3.1 adalah proses penginputan tanggal kegiatan yang digunakan mengetahui kapan dilakukan kegiatan kenaikan suatu jabatan.
2.
Proses 3.2 adalah proses data jabatan, yang digunakan untuk promosi dari suatu jabatan ke jabatan yang lain.
3.
Proses 3.3 adalah proses penginputan bobot persentasi kriteria, yang digunakan untuk menentukan persentasi kriteria suatu jabatan.
Data Jabatan dan Kriteria Laporan Karyawan
Kriteria 6.1 Cetak Laporan Data Karyawan Data Karyawan Karyawan Data Karyawan
Data Kegiatan Kegiatan
Manager
6.2 Cetak Laporan Hasil Seleksi Laporan Hasil Seleksi
Nilai Karyawan Data Nilai Karyawan
Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 1 Proses 6.0 Pengolahan Cetak Laporan
61
Dari DFD Level 1 proses 6 Pengolahan Cetak Laporan, terdiri dari beberapa proses diantaranya adalah sebagai berikut : 1.
Proses 6.1 adalah proses cetak laporan data karyawan, yang digunakan untuk rekapan data karyawan apabila diperlukan.
2.
Proses 6.2 adalah proses cetak laporan hasil seleksi, yang digunakan untuk sistem pendukung keputusan dalam memilih kandidat yang sesuai dengan jabatan yang dipromosikan.
4.4
Entity Relationship Diagram (ERD) Entity relationship diagram (ERD) atau Diagram antar entitas adalah suatu
diagram yang menggambarkan hubungan objek data yang disimpan yang ada dalam suatu sistem secara konseptual. Objek data adalah objek yang dapat dicatat atau direkam dan dapat dibedakan entitas dapat berupa orang, benda, tempat, peristiwa atau konsep yang bisa diolah untuk menghasilkan informasi, rancangan, diagram entitas ini dibuat menurut data yang ada sehingga dapat menjelaskan hubungan-hubungan data.
62
Karyawan
1
M Memiliki
Nilai
N
Mengikuti
1
Kegiatan Kenaikan Jabatan
Gambar 4.7 Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram juga dapat didefinisikan sebagai suatu skema yang merupakan metode yang dipakai untuk penjabaran suatu sistematika database dari suatu sistem tertentu sehingga hubungan atau relasi antar tabel yang ada didalamnya dapat diketahui secara jelas. Untuk melakukan penyimpanan data digunakan beberapa tabel, dibawah ini merupakan relasi atau hubungan yang terjadi antar tabel yang ada.
63
Kamus Data Tabel 4.1 Tabel Karyawan Tabel Karyawan id_karyawan nama_karyawan Jabatan Alamat no_ktp no_hp Kota tempat_lahir tanggal_lahir tanggal_masuk Agama jenjang_pendidikan Jurusan
ID_Karyawan Nama_Karyawan Jabatan Alamat No.KTP No. HP Kota Tempat Lahir Tanggal Lahir Tanggal Masuk Agama Jenjang Pendidikan Jurusan
Tabel 4.2 Tabel Nilai Tabel Nilai id_karyawan nama_karyawan jabatan kode_kegiatan CS VI SB PSR KN LP FB IK
ID_Karyawan Nama_Karyawan Jabatan Kode Kegiatan Common Sense Verbalisasi Berfikir Sistematika Berfikir Penalaran dan Solusi Real Konsentrasi Logika Praktis Fleksibilitas Berfikir Imajinasi Kreatif
64
ANT IQ EP KTJ KH PP DB VP D I S C nilai_PFKI nilai_PFSK nilai_PFAP nilai_SFKI nilai_SFSK nilai_SFAP Total_KI Total_SK Total_AP Total_Nilai
4.5
Antisipasi Potensi Kecerdasan Energi Psikis Ketelitian dan Tanggung Jawab Kehati-hatian Pengendalian Perasaan Dorongan Berprestasi Vitalitas dan Perencana Dominace (Kekuasaan) Influences (Pengaruh) Steadiness (Keteguhan Hati) Compliance (Pemenuhan) Nilai Primary Faktor Kapasitas Intelektual Nilai Primary Faktor Sikap Kerja Nilai Primary Faktor Aspek Prilaku Nilai Secondary Faktor Kapasitas Intelektual Nilai Secondary Faktor Sikap Kerja Nilai Secondary Faktor Aspek Prilaku Total Kapasitas Intelektual Total Sikap Kerja Total Aspek Prilaku Total Nilai
Perancangan Struktur File Didalam pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang
dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan-kegiatan dalam pengaturan dan pencarian data dan pembuatan laporan yang dapat mempermudah kerja sistem komputer. Untuk itu sistem pengolahan data ini membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan pemrograman, yang dapat dilihat dari tabel-tabel berikut ini :
65
Nama Tabel
: login
Primary Key
: user_name
Tabel 4.3 Struktur file Login No Nama Field 1 user_name 2 Password
Type Text Text
Size Keterangan 8 Nama User 6 Password
Nama Tabel
: Nilai Karyawan
Primary Key
: ID_Karyawan
Tabel 4.4 Struktur file Nilai Karyawan No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Nama Field ID_Karyawan Nama_Karyawan Jabatan Kode_Kegiatan CS VI SB PSR KN LP FB IK ANT IQ EP KTJ
Type Text Text Text Number Number Number Number Number Number Number Number Number Number Number Number Number
Size 5 50 30 -
Keterangan ID Karyawan Nama Karyawan Jabatan Kode Kegiatan Common_sense Verbalisasi_ide Sistematika_berpikir Penalaran Konsentrasi Logika_praktis Fleksibilitas_berpikir Imajinasi_kreatif Antisipasi IQ Energi_psikis Ketelitian
66
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34
KH PP DB VP D I S C Nilai_PFKI Nilai_PFSK Nilai_PFAP Nilai_SFKI Nilai_SFSK Nilai_SFAP Total_KI Total_SK Total_AP Total_Nilai
Number Number Number Number Number Number Number Number Number Number Number Number Number Number Number Number Number Number
-
Nama Tabel
: Kegiatan
Primary Key
: Kode_Kegiatan
Kehati-hatian Pengendalian_Perasaan Dorongan_berprestasi Vitalitas dan Perencanaan Dominace (Kekuasaan) Influences (Pengaruh) Steadines (Keteguhan Hati) Compliance (Pemenuhan) Nilai Primary Faktor Kapasitas Intelektual Nilai Primary Faktor Sikap Kerja Nilai Primary Faktor Aspek Prilaku Nilai Secondary Faktor Kapasitas Intelektual Nilai Secondary Faktor Sikap Kerja Nilai Secondary Faktor Aspek Prilaku Total Kapasitas Intelektual Total Sikap Kerja Total Aspek Prilaku Total Nilai
Tabel 4.5 Struktur file Kegiatan No 1 2 3 4 5 6 7 8
Nama Field Kode_Kegiatan Jabatan_Asal Jabatan_Baru Tgl_Kegiatan Persen_KI Persen_SK Persen_AP Status
Type Number Text Text Date/Time Number Number Number Text
Size 30 30 5
Keterangan Kode Kegiatan Jabatan Asal Jabatan Baru Tanggal Kegiatan Persentasi Kapasitas Intelektual Persentasi Sikap Kerja Persentasi Aspek Prilaku Status
67
Nama Tabel
: Kriteria
Primary Key
: Jabatan
Tabel 4.6 Struktur file Kriteria No 1 2 3 4 5
Nama Field Jabatan Kriteria Sub_Kriteria Nilai Profile Keterangan
Type Text Text Text Number Text
Nama Tabel
: Karyawan
Primary Key
: ID_Karyawan
Size 25 25 25 50
Keterangan Jabtan Kriteria Sub Kriteria Nilai Profile Keterangan
Tabel 4.7 Struktur file Karyawan No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Nama Field Id_Karyawan Nama_Karyawan Jabatan Alamat No_KTP No_HP Kota Tempat_Lahir Tanggal_Lahir Tanggal_Masuk Agama Jenjang_Pendidikan Jurusan
Type Text Text Text Text Text Text Text Text Date/Time Date/Time Text Text Text
Size 5 50 30 30 25 15 30 30 20 5 30
Keterangan ID Karyawan Nama Karyawan Jabatan Alamat No KTP No Handphone Kota Tempat Lahir Tanggal Lahir Tanggal Masuk Kerja Agama Jenjang Pendidikan Jurusan
68
4.6
Perancangan Struktur Program Struktur program adalah suatu konsep pembuatan yang mempunyai fungsi
untuk mengelompokkan instruksi ke dalam sub program fungsional dimana setiap sub program tersebut memiliki tugas dan fungsi tertentu yang digunakan untuk mendukung dari keseluruhan program yang dibuat. Struktur program yang dibuat adalah sebagai berikut :
Struktur Program
Input
Proses
Output
Jabatan dan Kriteria
Input Nilai
Data Karyawan
Karyawan
Seleksi
Data Hasil Seleksi
Kegiatan
Gambar 4.8 Struktur Program Sistem Pendukung Keputusan Peningkatan Jabatan Pada PT. Sumber Sari Sekawan
69
4.7
Perancangan Struktur Menu Struktur menu merupakan bentuk umum dalam suatu perancangan sistem
yang dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan sistem yang dibangun. Dengan adanya struktur menu ini, maka proses pengolahan data diharapkan lebih cepat dilakukan, sehingga keterlambatan dalam penyajian data dapat ditekan seminimal mungkin. Struktur menu yang dibuatkan dalam sistem ini terdiri dari menu-menu dan sub-menunya. Dapat dilihat dari gambar berikut:
Menu Utama
File
Data
Laporan
Proses
Logout
Jabatan dan Kriteria
Input Nilai
Data Karyawan
Ubah Password
Karyawan
Seleksi
Data Hasil Seleksi
Exit
Kegiatan
Data Nilai Jabatan
Gambar 4.9 Struktur Menu Sistem Pendukung Keputusan Peningkatan Jabatan Pada PT. Sumber Sari Sekawan
70
4.8
Rancangan Input Rancangan input adalah rancangan dari dokumen yang digunakan untuk
merekap data yang digunakan. Perancangan input meliputi bentuk dokumen-dokumen input yang akan digunakan untuk menangkap data input.
Jabatan Baru
Ubah Kriteria Jabatan
Keluar
xxx
Jabatan
Kapasitas Intelektual
Sikap Kerja
Sub Kriteria
Aspek Prilaku Nilai Profil
Common Sense Verbalisasi Ide Sistematika Berfikir Penalaran dan Solusi Real Konsentrasi Logika Praktis Fleksibilitas Berfikir Imajinasi Kreatif Antisipasi Potensi Kecerdasan
% Primary Factor % Secondary Factor
Simpan
Gambar 4.10 Design Input Data Jabatan dan Kriteria
71
Biodata karyawan ID Karyawan
Tempat Lahir
Nama Karyawan
Tanggal Lahir
xxx
Jabatan
Tanggal Masuk
xxx
Alamat
Agama
xxx
No KTP
Jenjang Pendidikan
xxx
Jurusan
No HP Kota
Clear
*
Simpan
Ubah
Keluar
ID Karyawan
Nama
Jabatan
Alamat
No KTP
Np HP
Kota
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
Gambar 4.11 Design Input Data Karyawan
72
No Kegiatan Tgl Kegiatan
xxx
Dari
xxx
ke
xxx
Bobot % Kualitas Intelektual Bobot % Sikap Kerja Bobot % Aspek Perilaku
Clear
Simpan
Ubah
Keluar
No Kegiatan
Tgl Kegiatan
Dari
Bobot % KI
Bobot %SK
Bobot % AP
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
*
Gambar 4.12 Design Input Data Kegiatan
Kode Kegiatan
Bobot Persen Kapasitas Intelektual
xxx
Dari
Bobot Persen Sikap Kerja
ke
Bobot Persen Aspek Perilaku Status Kegiatan Clear ID Karyawan
Nilai Akhir Kapasitas Intelektual
xxx
Nilai Akhir Sikap Kerja
Simpan
Nama
Nilai Akhir Aspek Perilaku Jabatan
Total Nilai
Keluar
Kapasitas Intelektual CS
Sikap Kerja VI
SB
Aspek Prilaku PSR
KN
LP
FB
IK
ANT
IQ
Nilai Nilai Profile Gap Bobot Nilai
Gambar 4.13 Design Input Data Nilai Karyawan
73
Pt. sumber sari sekawan
Laporan Data karyawan ID Karyawan *
xxx
Nama
Jabatan
xxx
Alamat
xxx
No HP
xxx
xxx
Tanggal Masuk
Jenjang Pendidikan
Jurusan
xxx
xxx
xxx
Gambar 4.14 Design Laporan Data Karyawan
Pt. sumber sari sekawan
LapoRAN HASIL SELEKSI No
Detail ID Karyawan Nama Karyawan
Kapasitas Intelektual
CS
VI
SB
PSR
KN
LP
EP
KTJ
KH
PP
DB
VP
D
I
S
S
FB
IK
ANT
Nilai
Sikap Kerja 1
Nilai
Aspek Prilaku Nilai
Total Nilai Akhir Kapasitas Intelektual
Nilai Akhir
Total Nilai Akhir Sikap Kerja Total Nilai Akhir Aspek Perilaku
Gambar 4.15 Design Laporan Hasil Seleksi
IQ
