BAB IV PERANCANGAN SISTEM 4.1
PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem merupakan pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan
fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Perancangan sistem dibuat berdasarkan masukan dari hasil analisa untuk menyelesaikan permasalahan yang ada pada tahap analisa. Selain bertujuan untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakaian sistem, tahap perancangan sistem juga bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Untuk membuat suatu sistem informasi yang memiliki kemampuan handal, maka perlu sebuah perancangan sistem dengan tujuan untuk memperbaiki masalah yang terjadi. Perancangan sistem secara umum bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai sistem yang baru, dan juga merupakan persiapan dari rancangan terperinci dengan mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi. Rancangan ini meliputi Flowmap yang diusulkan, diagram konteks, data flow diagram, entity relationship diagram, struktur menu, rancangan input, dan rancangan output.
35
4.2
PROSEDUR PENYIMPANAN CV DAN PERHITUNGAN GAJI PEGAWAI Dibawah ini adalah usulan administrasi cv dan gaji pegawai pada CV.Ikhlas
Maju Sejahtera sebagai berikut : a.
Bagian administrasi akan memberikan form cv kepada pegawai dengan mencantumkan beberapa persyaratan yang dibutuhkan seperti fotocopy ktp, fotocopy ijazah dan fotocopy surat keahlian.
b.
Pegawai mengisi form cv dan menyiapkan persyaratan yang diminta kemudian memberikannya kepada bagian administrasi
c.
Bagian administrasi akan memeriksa kelengkapan data secara manual, jika data tidak lengkap maka data akan dibuang dan proses dihentikan, jika data lengkap maka prose dilanjutkan.
d.
Selanjutnya bagian administrasi akan menginputkan data pegawai tersebut ke dalam sistem.
e.
Setelah diinputkan ke dalam sistem maka berkas pegawai akan disimpan sebagai arsip kantor.
f.
Dari data yang telah ada didalam sistem tersebut maka kemudian administrasi akan mencetak laporan cv pegawai sebanayk dua rangkap , satunya akan diberika kepada direktur dan satunya lagi akan diarsipkan.
g.
Dari data-data yang ada di dalam sistem maka bagian keuangan akan menginputkan data gaji kedalam sistem dan menghitung gaji pegawai.
h.
Bagian keuangan akan mencetak slip gaji sebanyak dua rangkap yang akan
36
diberikan kepada pegawai dan satunya lagi sebagai arsip kantor. i.
Bagian keuangan juga akan mencetak laporan keuangan sebanyak dua rangkap yang akan diberikan kepada direktur dan satunya akan disimpan sebagai arsip kantor. Diagram usulan administrasi cv dan gaji pegawai dapat dilihat pada gambar
sebagai berikut: Administrasi
PEGAWAI
Form cv
Direktur
Form cv
Isi Form cv & menyiapkan persyaratan
Form cv Copy. Ijazah Copy. Surat Keahlian Copy. KTP
Form cv Copy. Ijazah
Periksa kelengkap an data
Copy. Surat keahlian Copy. KTP
lengkap
Tidak
Ya Data dibuang
Form cv Copy. Ijazah Copy. Surat Keahlian Copy. KTP
Input Data
DB. Ikhlas
Cetak Lap. Cv Pegawai
Laporan cv Pegawai Laporan cv Pegawai
Gambar 4.1 Flowmap usulan administrasi cv pegawai
37
Laporan cv Pegawai
Keuangan
Pegawai
Direktur
DB. Ikhlas
Input Data Gaji Data Gaji
Data Gaji
Hitung dan Cetak Slip gaji
Slip gaji
Slip gaji Slip gaji
Cetak Lap. Data Gaji
Slip gaji
Lap. Data Gaji Laporan Data gaji Tanda Tangan Slip gaji Slip gaji
Lap. Data Gaji
Slip gaji Slip gaji
Slip gaji sudah dicap
Cap Perusahaan
Slip gaji sudah di cap Slip gaji sudah di cap
Gambar 4.2 Flowmap usulan gaji pegawai
4.3
Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara
entitas eksternal dengan sistem.dimana data yang diinputkan oleh bagian entitas eksternal akan diproses di dalam sistem dan akan menghasilkan laporan yang diinginkan oleh eksternal tersebut.
38
Slip Gaji
Pegawai
SI Administrasi CV & Gaji Pegawai
Data gaji
Direktur
Lap. Data Gaji Data Pegawai
Lap. Data CV Pegawai
Gambar 4.3 Rancangan Diagram Konteks
4.4
Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk
menggambarkan suatu sistem yang sudah jadi atau sistem yang baru dirancang yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik kemana data tersebut disimpan. Disamping itu ada Data flow Diagram ( DFD ) juga dapat menggambarkan arus data yang terstruktur dan jelas dari mulai pengisian data sampai dengan keluarannya. Arus data pada Data Flow Diagram (DFD) ini dapat berupa masukan untuk sistem atau keluaran dari sistem, sehingga akan menghasilkan sebuah keluaran yang akan disampaikan pada pengguna atau penerima sistem.
39
Slip Gaji
Proses 2.0 * Pengolahan Data Gaji
Data Pegawai Data Gaji
Data Pegawai
Data Pegawai
Data P;egawai
Proses 3.0 Cetak lap
Data Gaji Pegawai
Data Pegawai
DataGaji
Proses 1.0 * Pengolahan Data Pegawai
Data Pegawai Pegawai
T. Gaji
Data Gaji Pegawai
Lap. Data CV Pegawai
Direktur
Lap. Data Gaji
Gambar 4.4 Rancangan Data Flow Diagram Level 0 Dari DFD Level 0 diatas terdapat dua proses yang dapat dijabarkan sebagai berikut : 1.
Proses 1.0 adalah proses pengolahan data cv pegawai oleh sistem
yang
langsung di hubungkan ke Tabel Data. 2.
Proses 2.0 adalah proses pengolahan data gaji oleh sistem yang langsung di hubungkan ke Tabel Gaji dan tabel data.
3.
Prose 3.0 adalah proses cetak laporan data cv pegawai, dan laporan data gaji.
40
Proses 1.1 Input data peagawai
Data Pgawai Pegawai Data Pegawai Data Pegawai
Proses 1.2 Hapus data
Data Pegawai
Data Pegawai
Data Pegawai Data Pegawai Proses 1.4 edit
Proses 1.3 Proses update
Data Pegawai
Data Pegawai Proses 1.5 Cari data
Data Pegawai
Gambar 4.5 Rancangan Data Flow Diagram Level 1 proses 1.0 Dari DFD Level 1 proses 1.0 diatas
terdapat lima proses yang dapat
dijabarkan sebagai berikut : 1.
proses 1.1 adalah proses penginputan data cv pegawai oleh sistem yang langsung di hubungkan ke Tabel Data.
2.
Proses 1.2 adalah proses hapus data yang terhubung dengan proses update dan tabel data
3.
Proses 1.3 adalah proses update data yaitu pembaharuan tabel data.
4.
Proses 1.4 adalah proses edit data yang terhubung dengan proses update data dan tabel data.
41
5.
Proses 1.5 adalah proses cari data yang langsung terhubung dengan tabel data.
Proses 1.1 Input dan hitung data gaji
Pegawai
Data pegawai DATA PEGAWAI
Data Gaji,Data Pegawai Proses 1.2 Hapus data
Data gaji pegawai Data gaji
Data gaji pegawai
Data Gaji
Slip Data Gaji Pegawai
Data Gaji Pegawai
Data gaji pegawai
Proses 1.4 edit Data gaji Pegawai
Proses 1.3 Proses update
Data Gaji Pegawai
Proses 1.5 Cetak slip gaji
Data Gaji Pegawai Direktur
Gambar 4.6 Rancangan Data Flow Diagram Level 1 proses 2.0 Dari DFD Level 1 proses 2.0 diatas
terdapat lima proses yang dapat
dijabarkan sebagai berikut : 1.
Proses 2.1 adalah proses penginputan data cv pegawai oleh sistem yang langsung di hubungkan ke Tabel Data dan tabel gaji.
2.
Proses 2.2 adalah proses hapus data yang terhubung dengan proses update dan tabel gaji
3.
Proses 2.3 adalah proses update data yaitu pembaharuan tabel data.
42
4.
Proses 2.4 adalah proses edit data yang terhubung dengan proses update data dan tabel gaji.
5.
Proses 2.5 adalah proses setak slip gaji yang langsung terhubung dengan tabel gaji.
4.5
Entity Relationship Diagram ( ERD ) Entity Relationship Diagram ( ERD ) atau diagram antar Entitas adalah suatu
diagram yang menggambarkan hubungan objek data yang disimpan yang ada dalam sistem secara konseptual. Objek Data adalah objek yang dapat dicatat atau direkam atau segala sesuatu yang ada dan dapat dibedakan. Entitas dapat berupa orang, benda, tempat, peristiwa atau konsep yang bisa diolah untuk menghasilkan informasi, rancangan, diagram entitas ini dibuat menurut data yang ada sehingga dapat menjelaskan hubungan datadata. Atribut yang berhubungan dengan Sistem Informasi Administrasi cv dan gaji Pegawai pada CV ikhlas Maju Sejahtera adalah sebagai berikut :
Gaji 1
Mendapat
1
Pegawai
1
Memiliki
1
Data Pefawai
Gambar 4.7 Entity Relationship Diagram (ERD)
43
4.6
Perancangan Struktur File Didalam pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang
dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan-kegiatan dalam pengaturan dan pencarian data dan pembuatan laporan yang dapat mempermudah kerja dengan komputer. Untuk itu sistem pengolahan data ini membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan pemrograman, yang dapat dilihat dari tabel-tabel berikut ini : Nama Tabel :
Tabel_Data
Primary Key :
Nomor induk karyawan ( Nik) Tabel 4.1 Struktur File Tabel_Data
No
Nama Field
tipe
Ukuran
Keterangan
1
NIK
text
13
Nik
2
No. KTP
text
16
No.KTP
3
Nama
text
50
Nama
4
Alamat
text
60
Alamat
5
Jenis kelamin
text
10
Jenis kelamin
6
Tampat tanggal lahir
text
50
Tempat tanggal lahir
7
Jabatan
text
20
jabatan
8
status
text
20
status
9
Pendidikan
text
10
pendidikan
10
Jurusan
text
50
jurusan
11
Tahun
text
5
tahun
12
Keahlian
text
200
keahlian
13
Tanggal
Date/time
Long date
tanggal
44
Nama Tabel : Tabel_Gaji Primary Key : Nomor induk karyawan (Nik) Tabel 4.2 Struktur File Tabel Gaji
No
Nama Field
tipe
Ukuran
1
NIK
text
2
Nama
text
3
Jabatan
text
20
jabatan
4
status
text
20
status
5
Gaji pokok
currency
Gaji pokok
6
Tunjangan Jabatan
currency
Tunjangan jabatan
7
Tunjangan keluarga
currency
Tunjangan keluarga
8
Uang makann
currency
Uang makan
9
Lembur
currency
Lembur
10
Bonus
currency
bonus
11
Gaji lapangan
currency
Gaji lapangan
12
Kasbon
currency
kasbon
13
Kehadiran
currency
Kehadiran
14
Total terima
currency
Total terima
15
Total potongan
currency
Total potongan
16
Total bayar
currency
17
Tanggal pembayaran
Date/time
4.7
13
Keterangan
50
Nik Nama
Total bayar Long date
Tanggal pembayaran
Rancangan Struktur Menu Struktur menu merupakan bentuk umum dalam suatu perancangan sistem
yang dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan sistem yang dibangun. Dengan adanya struktur menu ini, maka proses pengolahan data diharapkan lebih
45
cepat dilakukan, sehingga keterlambatan dalam penyajian data dapat ditekan seminimal mungkin. Struktur menu yang dibuatkan dalam sistem ini terdiri dari menu-menu dan sub menunya. Dapat dilihat gambar berikut :
LOGIN
ADMINISTRASI
KEUANGAN
MENU UTAMA
ADMINISTRASI
MENU
Exit
INPUT DATA
CARI DATA
LAPORAN
KEUANGAN
HITUNG GAJI
LAPORAN
Gambar 4.8 Rancangan Struktur menu
4.8
Rancangan Input Rancangan input adalah rancangan dari dokumen dasar yang digunakan untuk
merekap data yang digunakan. Perancangan input meliputi bentuk dokumen-dokumen input yang akan digunakan untuk menangkap data input.
46
1.
Form login LOGIN USER
: Administrasi Keuangan
PASSWORD
:
Masuk
BATAL TUTUP
Gambar 4.9 Form login
2.
Form menu utama bagian administrasi MENU
ADMINISTRASI
KEUANGAN
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI CV DAN GAJI PEGAWAI CV. IKHLAS MAJU SEJAHTERA
Gambar 4.10 Form Utama bagian Administrasi
47
3.
Form menu utama bagian keuangan MENU
ADMINISTRASI
KEUANGAN
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI CV DAN GAJI PEGAWAI CV. IKHLAS MAJU SEJAHTERA
Gambar 4.11 Form utama bagian keuangan 4.
Form administrasi input data pegawai
INPUT DATA NIK NO_KTP NAMA ALAMAT JENIS KELAMIN TEMPAT TANGGAL LAHIR JABATAN STATUS PENDIDIKAN
TAHUN
JURUSAN
BIDANG KEAHLIAN SAVE
EDIT
DELETE
Gambar 4.12 Form input data
48
5.
Form hitung gaji INPUT DATA GAJI NIK NAMA JABATAN STATUS GAJI POKOK TUNJANGAN JABATAN TUNJANGAN KELUARGA UANG MAKAN LEMBUR BONUS/THR GAJI LAPANGAN IURAN ASURANSI KAS BON KEHADIRAN TOTAL TERIMA TOTAL POTONGAN TOTAL BAYAR SAVE
EDIT
DELETE
PRINT
Gambar 4.13 Form hitung gaji 4.9
Rancangan Output Rancangan output adalah rancangan dalam bentuk laporan dari hasil
pemrosesan input yang diterima dari sistem pengolahan data tersebut. Untuk menentukan rancangan keluaran diperlukan kecermatan, ketelitian dan kesabaran denga harapan keluaran yang dihasilkan merupakan laporan-laporan yang akurat dan relevan serta dapat dimengerti oleh pemakainya.
49
1.
Laporan Data Pegawai
NIK NO KTP NAMA ALAMAT XX XXXX XXX XXX XX XXXX XXX XXX XX XXXX XXX XXX
TTTL XXX XXX XXX
JABATAN PENDIDIKAN XXXX XXXX XXXX XXXX
XXXX XXXX
JUR THN XX XX XX XX XX XX
KEAHLIAN XXXXX XXXX XXXX
Tabel 4. 3 Output laporan Data cv Pegawai 2.
Laporan Penggajian
TOTAL TOTAL GAJI TUNJ TUNJ UANG NAMA JABATAN LEMBUR KASBON TERIMA POTONG POKOK JABATAN KELUMAKAN
xxxx xxxx
xxxx xxxx
xxx xxx
xxx xxx
xxxx xxxxx xxxx xxxx xxx xxxxx xxxx xxxx
xx xxx xx xxx
Tabel 4.4 Rancangan output Laporan data gaji pegawai
50
TOTAL BAYAR
xxxx xxxx
3.
Slip gaji
SLIP GAJI NIK NAMA
GAJI POKOK
JABATAN
Tunj jab Tunj Kelu
STATUS
UANG MAKAN
asuransi
LEMBUR
KAS BON
BONUS/THR
KEHADIRAN
GAJI LAPANGAN
TOTAL TERIMA TOTAL POTONGAN TOTAL BAYAR
Gambar 4.14 Rancangan output slip gaji
51
52
