BAB IV PERANCANGAN SISTEM
4.1. Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah suatu gambaran sketsa sistem atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam kesatuan yang utuh dan berfungsi. Perancangan ini dibuat untuk ditujukan kepada pemakai, perancang sistem atau ahli analisa atau ahli yang berhubungan dengan perancangan ini, perancangan sistem dibuat berdasarkan masukan dari hasil analisa untuk menyelesaikan permasalahan yang ada pada tahap analisa. Fase ini adalah inti teknis dari proses rekayasa perangkat lunak. Pada fase ini elemen-elemen dari model analisa dikonversikan. Dengan menggunakan satu dari sejumlah metode perancangan, fase perancangan akan menghasilkan perancangan data, perancangan antarmuka, perancangan arsitektur dan perancangan prosedur. Rancangan ini meliputi FlowMap yang diusulkan, Diagram Konteks, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, Struktur Program, Rancangan Input, Rancangan Proses dan Rancangan Output.
54
55
4.2. Tujuan Perancangan Sistem
Sistem pengolahan data pada PT. Inja Wiratama Langgeng adalah suatu sistem informasi berbasis komputer yang dirancang dengan tujuan untuk memberikan pelayanan dan memudahkan pihak karyawan, Pimpinan dalam rangka pengelolahan data sehingga dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Sedangkan tujuan dari perancangan sistem informasi diharapkan dapat meningkatkan kinerja khususnya informasi dan bagian pelayanan yang akan membantu kepuasan bagi konsumen dan karyawan.
4.3. Flowmap Usulan Penentuan Nilai Persediaan Air Mineral Sanford di PT. Inja Wiratama Langgeng
Dibawah ini adalah prosedur penentuan Penghitungan Nilai Persediaan Air Mineral Sanford di PT. Inja Wiratama Langgeng sebagai berikut : 1. Bagian Administrasi Keuangan melakukan penginputan kedalam database berdasarkan daftar barang yang kemudian di proses menjadi surat permintaan. Dan Penghitungan Nilai Persediaan Air tersebut dengan menggunakan metode ratarata. 2. Surat permintaan tersebut, diserahkan kepada pimpinan untuk di tanda tangani, yang kemudian diserahkan kepada produsen 3. Produsen mengecek apakah stok pesanan tersebut ada atau tidak. Jika tidak maka surat pesanan tersebut akan di kembalikan kepada pimpinan, jika ada maka 55
56
produsen akan membuatkan surat jalan yang akan diserahkan kepada bagian administrasi keuangan. 4. Bagian administrasi keuangan dilakukan pengecekan kesuaian barang dengan surat jalan, jika sesuai akan dibuatkan kwitansi yang akan di serahkan kepada pimpinan. Kemudian bagian administrasi keuangan akan membuat laporan permintaan yang akan di serahkan kepada pimpinan. Untuk lebih jelasnya, lihat flowmap usulan penentuan nilai persediaan air mineral berikut :
56
57
PROSEDUR PERMINTAAN BAGIAN ADM. KEUANGAN
PIMPINAN
PRODUSEN
DATA BARANG
BUAT SURAT PESANAN
SURAT PERMINTAAN
SURAT PERMINTAAN
TANDA TANGAN
SURAT PESANAN
SURAT PESANAN
SURAT PESANAN
TIDAK
CEK STOK
SURAT JALAN YA
CEK SURAT JALAN
BUAT SURAT JALAN
Tidak
Ya
SURAT JALAN
DB_inja
INPUT DATA PERMINTAAN
CETAK KWITANSI KWITANSI
KWITANSI
TANDA TANGAN KWITANSI
CETAK LAPORAN PERMINTAAN
LAPORAN PERMINTAAN
KWITANSI
KWITANSI
LAPORAN PERMINTAAN
Gambar 4.1 Flowmap Usulan Permintaan
57
58
4.4. Flowmap Usulan Prosedur Pendistribusian Air Mineral Sanford di PT. Inja Wiratama Langgeng
Dibawah ini adalah prosedur pendistribusian air mineral Sanford di PT. Inja Wiratama Langgeng sebagai berikut : 1. Pelanggan Menyampaikan surat
permintaan air
mineral kepada bagian
administrasi keuangan. 2. Bagian administrasi keuangan melakukan pengecekan terhadap stock permintaan dari pelanggan, jika ada tidak ada, surat permintaan akan dikembalikan kepada pelanggan, jika ya ada, maka bagian administrasi keuangan akan melakukan penginputan data yang akan memproses nota penjualan yang akan diserahkan kepada pelanggan dan laporan penjualan yang akan diserahan kepada pimpinan. Untuk lebih jelasnya, lihat flowmap permintaan air mineral yang sedang berjalan berikut :
58
59
PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN PELANGGAN
BAGIAN ADM. KEUANGAN
SURAT PERMINTAAN
SURAT PERMINTAAN
SURAT PERMINTAAN
PIMPINAN
TIDAK
CEK STOCK YA
DB_inja
INPUT DATA PERMINTAAN
CETAK NOTA PENJUALAN
NOTA PENJUALAN
CETAK LAPORAN PENJUALAN
NOTA PENJUALAN
LAPORAN PENJUALAN
Gambar 4.2 Flowmap Usulan Pendistribusian
59
LAPORAN PENJUALAN
60
4.5. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas eksternal dengan sistem. Dimana data yang diinputkan oleh bagian entitas eksternal akan diproses didalam sistem dan akan menghasilkan laporan yang diinginkan oleh entitas eksternal tersebut. Dibawah ini menggambarkan diagram konteks aliran pengolahan data yang akan dibangun pada perangkat lunak sistem informasi pada PT. Inja Wiratama Langgeng serta aliran paket data yang akan keluar dari sistem.
DATA DISTRIBUSI PELANGGAN
Sistem Informasi Penghitungan Nilai Persediaan Air Meneral SANFORD
NOTA PENDISTRIBUSIAN
DATA PERMINTAAN DATA BARANG KWITANSI
LAPORAN PERSEDIAAN LAPORAN DATA BARANG LAPORAN PENDISTRIBUSIAN LAPORAN PERMINTAAN
PIMPINAN
Gambar 4.3 Rancangan Diagram Konteks
60
PRODUSEN
61
4.6.
Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sudah jadi atau sistem yang baru dirancang yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik kemana data itu disimpan. Data Permintaan
Proses 2.0 Pengolahan Data Barang Masuk
Data Permintaan Produsen
Tb_permintaan Data Permintaan Tb_detailpermintaan Data Permintaan
Data Permintaan
Data Barang
Data Barang
Data Barang
Data Persediaan Tb_persediaan
Data Persediaan
Data Permintaan
Proses 1.0 Data Barang Pengolahan Nama Barang
Data Barang
Data Barang
Data Distribusi Pelanggan
Proses 4.0 Cetak
Tb_barang
Data Barang
Data Distribusi
Proses 3.0 Pendistribusian Barang
Lap. Data Barang Data Persediaan
Lap. Permintaan Lap. Pendistribusian
Data Distribusi
Data Distribusi
Lap. Persediaan Data Distribusi Tb_distribusi Data Distribusi
Tb_detaildistribusi Nota Pendistribusian Pimpinan
Kwitansi
Gambar 4.4 Data Flow Diagram Level 0
61
62
Dari DFD Level 0 terdiri dari beberapa proses diantaranya sebagai berikut : 1. Proses 1.0 adalah proses pengolahan nama barang yang dihubungkan dari entitas Produsen ke tabel Barang 2. Proses 2.0 adalah proses pengolahan data barang masuk yang berhubungan dengan table barang, table permintaan, table detailpermintaan, dan table persediaan. 3. Proses 3.0 adalah proses penginputan dari data pendsitribusian dari pelanggan untuk transaksi pendsitribusian yang akan di hubungkan ke table barang, table distribusi, table detaildistribusi, dan table persediaan 4. Proses 4.0 adalah proses cetak nota pendistribusian untuk pelanggan, kwitansi untuk produsen dan laporan-laporan yang akan diberikan ke pimpinan.
Produsen
Data Permintaan
Proses 1.1 Input Nama Barang
Data Permintaan Data Permintaan
Tb_permintaan
Tb_detailpermintaan
Data Barang Tb_barang
Jumlah Permintaan
Proses 1.2 Edit Nama Barang
Jumlah Permintaan
Gambar 4.5 Data Flow Diagram Level 1 Proses 1
62
63
Dari DFD Level 1 proses 1 terdiri dari beberapa proses diantaranya sebagai berikut : 1. Proses 1.1 adalah proses penginputan nama barang masuk yaitu proses entitas produsen menginputkan data pendistribusian dan data diambil dari table barang. Selanjutnya akan terinput kedalam table permintaan dan table detail permintaan. 2. Proses 1.2 adalah proses edit nama barang yang akan terhubung dengan table barang sesuai dengan jumlah permintaan barang.
Produsen
Data Permintaan
Proses 2.1 Input Barang Masuk
Data Permintaan Data Permintaan
Tb_permintaan
Tb_detailpermintaan
Data Barang Tb_barang Data Permintaan Jumlah Permintaan
Proses 2.2 Ubah Stok Barang
Jumlah Permintaan
Data Persediaan
Proses 2.3 Ubah Nilai Persediaan
Tb_persediaan Data Permintaan
Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 1 Proses 2
63
64
Dari DFD Level 1 proses 2 terdiri dari beberapa proses diantaranya sebagai berikut : 3. Proses 2.1 adalah proses penginputan data barang masuk yaitu proses entitas produsen menginputkan data pendistribusian dan data diambil dari table barang. Selanjutnya akan terinput kedalam table permintaan dan table detail permintaan. 4. Proses 2.2 adalah proses update stock yang akan terhubung dengan table barang sesuai dengan jumlah permintaan barang. 5. Proses 2.3 adalah proses ubah nilai persediaan yang akan terhubung dengan table persediaan sesuai dengan data permintaan.
Data Nilai Persediaan
Pelanggan
Data Distribusi
Proses 3.1 Input Data Distribusi
Data Distribusi Data Distribusi
Data Barang
Tb_permintaan
Tb_detailpermintaan Data Distribusi
Tb_barang
Tb_persediaan Jumlah Distribusi
Proses 3.2 Ubah Stok Barang
Jumlah Distribusi
Proses 3.3 Ubah Nilai Persediaan
Data Distribusi
Gambar 4.7 Data Flow Diagram Level 1 Proses 3
64
65
Dari DFD Level 1 proses 3 terdiri dari beberapa proses diantaranya sebagai berikut : 1. Proses 3.1 adalah proses penginputan data distribusi yang datanya diambil dari entitas pelangan, table barang dan nilai terakhir persediaan dari table persediaan. Selanjutnya akan terinput kedalam table distribusi dan table detail distribusi. 2. Proses 3.2 adalah proses update stock yang akan terhubung dengan table barang sesuai dengan jumlah distribusi barang. 3. Proses 3.3 adalah proses ubah nilai persediaan dari table persediaan sesuai dengan data distribusi.
Tb_barang
Tb_permintaan Data Barang
Data Permintaan
Tb_detailpermintaan Data Permintaan
Data Distribusi
Proses 4.2 Cetak Laporan Permintaan
Proses 4.1 Cetak Laporan Data Barang
Tb_distribusi
Data Distribusi
Proses 4.4 Cetak Laporan Distribusi
Proses 4.3 Cetak Kwitansi
Lap Data Barang
Data Distribusi
Proses 4.5 Cetak Nota DIstribusi Nota Distribusi
Kwitansi Lap Permintaan
Data Distribusi
Tb_detaildistribusi
Produsen
Pelanggan
Pimpinan Lap Distribusi
Lap Persediaan
Proses 5.6 Cetak Laporan Persediaan
Data Persediaan Tb_persediaan
Gambar 4.8 Data Flow Diagram Level 1 Proses 4
65
66
Dari DFD Level 1 proses 4 terdiri dari beberapa proses diantaranya sebagai berikut : 1. Proses 4.1 adalah proses cetak laporan data barang yang diambil dari data barang yang akan diserahkan kepada pimpinan. 2. Proses 4.2 adalah adalah proses cetak laporan permintaan yang diambil dari data permintaan yang akan di serahkan kepada pimpinan. 3. Proses 4.3 adalah adalah proses cetak kwitansi yang diambil dari data distribusi dan data permintaan yang akan diserahkan kepada produsen. 4. Proses 4.4 adalah adalah proses cetak laporan distribusi yang diambil dari data distribusi yang akan diserahkan kepada pimpinan. 5. Proses 4.5 adalah adalah proses cetak nota pendistribusian yang diambil dari data distribusi yang akan diserahkan kepada pelanggan. 6. Proses 4.6 adalah adalah proses cetak laporan persediaan yang diambil dari dari data persediaan yang akan diserahkan ke pimpinan.
4.7. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) atau Diagram antar entitas adalah suatu diagram yang menggambarkan hubungan objek data yang disimpan yang ada dalam suatu sistem secara konseptual.
66
67
Objek Data adalah objek yang dapat dicatat atau direkam atau segala sesuatu yang ada dan dapat dibedakan entitas dapat berupa orang, benda, tempat, peristiwa atau konsep yang bisa diolah untuk menghasilkan informasi, rancangan, diagram entitas ini dibuat menurut data yang ada sehingga dapat menjelaskan hubungan datadata. Atribut yang berhubungan dengan perangkat lunak Sistem Informasi Pengitungan Nilai Persediaan Air Mineral Sanford dengan Menggunakan pada PT. Inja Wiratama Langgeng dapat digambarkan sebagai berikut :
Kode Barang
DISTRIBUTOR
DISTRIBUSI
1
n
BARANG
Nama Barang Jumlah Barang
No Nota
n
Kode Barang
Nama Barang
DIBELI
Jumlah Barang
m
Harga Barang No Kwitansi Total Tanggal
PELANGGAN
Total Permintaan
Gambar 4.9 Entity Relationship Diagram (ERD)
4.8. Perancangan Struktur File
Didalam pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan-kegiatan dalam pengaturan dan 67
68
pencarian data dan pembuatan laporan yang dapat mempermudah kerja sistem komputer. Untuk itu sistem pengolahan data ini membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan pemrorgaman, yang dapat dilihat dari tabel-tabel berikut ini : Nama Tabel
: tb_barang
Primary Key : kode_barang Tabel 4.1 Tabel Barang No.
Field Name
Type Data
Size
1.
Kode_barang
Text
5
2.
Nama_barang
Text
50
3.
Jumlah
Number
Nama Tabel
: tb_permintaan
Primary Key : no_kwitansi Tabel 4.2 Tabel Permintaan No.
Field Name
Type Data
Size
1.
No_kwitansi
Text
5
2.
Tanggal
Date/Time
3.
Total_Permintaan
Number
68
69
Nama Tabel
: tb_detailpermintaan
Primary Key : Tabel 4.3 Tabel Detail Permintaan No.
Field Name
Type Data
Size
1.
No_kwitansi
Text
5
2.
Kode_Barang
Text
5
4.
Nama_barang
Text
50
5
Harga
Number
6
Jumlah
Number
7
Total
Number
Nama Tabel
: tb_distribusi
Primary Key : no_nota Tabel 4.4 Tabel Distribusi No.
Field Name
Type Data
Size
1.
No_nota
Text
5
2.
Tanggal
Date/Time
3.
Total_distribusi
Number
69
70
Nama Tabel
: tb_detaildistribusi
Primary Key : Tabel 4.5 Tabel Detail Distribusi No.
Field Name
Type Data
Size
1.
No_nota
Text
5
2.
Kode_Barang
Text
5
4.
Nama_barang
Text
50
5
Harga
Number
6
Jumlah
Number
7
Total
Number
Nama Tabel
: tb_persediaan
Primary Key : Tabel 4.6 Tabel Persediaan No.
Field Name
Type Data
Size
1.
Kode_Barang
Text
5
2.
Nama_Barang
Text
50
3.
No_Transaksi
Text
5
4.
Didapat
Text
50
5.
Nilai_Didapat
Number
6.
Dipakai
Text
7.
Nilai_Dipakai
Number
8.
Sisa
Text
9.
Nilai_Sisa
Number
50
50
70
71
4.9. Perancangan Struktur Program
Struktur program adalah suatu konsep pembuatan yang mempunyai fungsi utuk mengelompokkan instruksi kedalam sub program fungsional dimana setiap sub program tersebut memiliki tugas dan fungsi tertentu yang digunakan untuk mendukung dari keseluruhan program yang dibuat. Struktur program yang dibuat adalah sebagai berikut :
STRUKTUR PROGRAM
INPUT
PROSES
OUTPUT
DATA BARANG
PENDISTRIBUSIAN BARANG
LAPORAN DATA BARANG
PERMINTAAN BARANG
LAPORAN PERMINTAAN
LAPORAN PENDISTRIBUSIAN
LAPORAN PERSEDIAAN
Gambar 4.10 Perancangan Struktur Program
71
72
4.10. Perancangan Struktur Menu
Struktur menu merupakan bentuk umum dalam suatu perancangan aplikasi yang dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan sistem yang dibangun. Dengan adanya struktur menu ini, maka proses pengolahan data diharapkan lebih cepat dilakukan, sehingga keterlambatan dalam penyajian data dapat ditekan seminimal mungkin. Struktur menu yang dibuatkan dalam sistem ini terdiri dari menu-menu dan sub menunya. Dapat dilihat dari gambar berikut :
MAIN MENU
TRANSAKSI
MASTER
LAPORAN
DATA BARANG DATA BARANG
BARANG MASUK
BARANG KELUAR
DATA PELANGGAN
PERMINTAAN DAN PENDISTRIBUSIAN
Gambar 4.11 Perancangan Struktur Menu
72
73
4.11. Rancangan Input
Rancangan input adalah rancangan dari dokumen dasar yang digunakan untuk dokumen input yang akan digunakan untuk menangkap data input. Data Barang
Kode Barang Nama barang Jumlah
Tambah
Simpan
Ubah
Pencarian
Keluar
Gambar 4.12 Design Input Form Utama Transaksi Permintaan
Batalkan Transaksi
Keluar
No Kwitansi
No
Tanggal
Kode Barang
Nama Barang
Harga
Jumlah
Total
`
Kode Barang
Nama Barang
Harga
Jumlah x
...
Total =
Proses
Jumlah Item Total Selesai
Gambar 4.13 Design Input Transaksi Permintaan
73
Hapus
74
Transaksi Pendistribusian
Batalkan Transaksi
Keluar
No Transaksi
Tanggal
No
Kode Barang
Nama Barang
Harga/Unit
Jumlah
Total
`
Kode Barang
Nama Barang
Harga
Jumlah x
...
Total =
Proses
Hapus
Jumlah Item Sub Total Total Bayar Bayar Kembalian Selesai
Gambar 4.14 Design Input Transaksi Pendistribusian
Laporan
Data
Barang
LAPORAN DATA BARANG Tanggal : xx/xx/xxxx
No
Kode Barang
Nama Barang
Gambar 4.15 Design Output Laporan Data Barang
74
Jumlah
75
Laporan Permintaan
LAPORAN PERMINTAAN Ket : xxxx Jumlah Permintaan : xxx No
No Kwitansi
Tanggal
Total Permintaan
Gambar 4.16 Design Output Laporan Permintaan Laporan Pendistribusian
LAPORAN PENDISTRIBUSIAN Ket : xxxx Jumlah Pendistribusian : xxx No
No Nota
Tanggal
Total Distribusi
Gambar 4.17 Design Output Laporan Pendistribusian
75
76
Laporan
Persediaan
LAPORAN SISA PERSEDIAAN Ket : xxxx
Kode Barang : xxx Nama Barang : xxx No
No Nota
Didapat
Nilai Didapat
Dipakai
Nilai Dipakai
Sisa
Nilai Sisa
Gambar 4.18 Design Output Laporan Persediaan
76
