BAB IV PERANCANGAN SISTEM
4.1
Perancangan Sistem Perancangan merupakan bagian dari metodologi
pengembangan suatu
perangkat lunak yang dilakukan setelah melalui tahap analisis. Perancangan dapat didenifisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Dalam perancangan suatu sistem tidak lepas dari hasil analisis sistem karena dari hasil analisis baru dapat dibuat suatu rancangan sistem. Pada tahapan perancangan sistem dilakukan antara lain perancangan untuk format masukan layer program, rancangan hasil atau keluaran dari program yang biasa disebut dengan program keluran. Perancangan basisi data yang sesuai dengan file dan atribut yang ada pada analisis penyimpanan data, perancangan menu program yang menjelaskan menu yang akan kita gambarkan untuk membangun perangkat lunak dan perancangan struktur program yang berisi mengenai alur proses yang dimulai dari masukan sampai keluaran. Pada tahapan perancangan sistem ini juga akan dibuat sebuah diagram konteks dan data flow diagram, tahapan ini akan memberi gambaran mengenai aliran informasi dan proses yang berjalan dalam sistem.
39
40
4.2
Perancangan Prosedur Yang Di Usulkan Berikut akan di usulkan prosedur yang dirancang dalam proses pengolahan
data alat tulis kantor masuk dan keluar gudang pada CV. Bentan Utama Mandiri yang diusulkan, antara lain : 1.
Prosedur pengolahan data alat tulis kantor (ATK) masuk gudang yang diusulkan a. Bagian logistik CV. Bentan Utama Mandiri membuat surat pemesanan pembelian alat tulis kantor dari data daftar alat tulis kantor yang dibutuhkan pada CV. Bentan Utama Mandiri untuk diberikan ke supplier. b. Manager menerima surat pemesanan alat tulis kantor untuk di ACC, jika manager tidak mengACC surat tersebut makan surat pemesanan alat tulis kantor tersebut di kembalikan ke bagian logistik, jika di ACC maka selanjutnya bagian logistik memberikan surat pemesanan alat tulis kantor yang ter ACC oleh manager ke supplier dan peggawai gudang ATK. c. Supplier ATK (Alat Tulis Kantor) menerima surat pemesanan alat tulis kantor kemudian menyiapkan barang yang dipesan kemudian membuat surat jalan dan nota kemudian menghantarkannya ke pegawai gudang ATK CV. Bentan Utama Mandiri. d. Pegawai gudang ATK menerima barang dan melakukan pengecekan barang apakah sesuai dengan surat pemesanan alat tulis kantor yang sebelumnya diberikan oleh bagian logistik, jika tidak sesuai maka pegawai gudang ATK menginformasikan kepada supplier bahwa barang tidak sesuai, jika sesuai pegawai gudang ATK kemudian menginput semua data
41
alat tulis kantor yang masuk ke aplikasi yang sudah berbasis komputerisasi. e. Pegawai gudang ATK membuat laporan alat tulis kantor masuk dan laporan stok alat tulis kantor menggunakan aplikasi yang sudah berbasis komputerisasi untuk diberikan kepada manager.
Gambar 4.1 Flowmap usulan proses pengolahan data ATK masuk gudang
42
2.
Prosedur pengolahan data alat tulis kantor keluar gudang yang diusulkan a. Pegawai gudang ATK memberikan form pengeluaran alat tulis kantor kepada pegawai yang ingin mengambil atau menggunakan alat tulis kantor b. Pegawai
mengisi
form
pengeluaran
alat tulis
kantor
kemudian
menyerahkan kembali kepada pegawai gudang ATK. c. Pegwai gudang ATK mengecek stok, jika ada yang tidak ada maka pegwai gudang ATK menginformasikan kepada pegawai bahwa barang tidak ada, jika ada maka pegawai gudang ATK menginput data alat tulis kantor yang telah keluar ke aplikasi berbasis komputerisasi kemudian menyerahkan barangnya ke pegawai. d. Pegawai gudang ATK membuat laporan alat tulis kantor keluar dan laporan stok alat tulis kantor menggunakan aplikasi berbasis komputerisasi kemudian memberikannya kepada manager.
43
Gambar 4.2 Flowmap usulan proses pengolahan data alat tulis kantor keluar gudang
44
4.3
Diagram Konteks Diagram konteks merupakan alat bantu perancangan secara global yang
memperlihatkan sistem secara umum dan bagian-bagian dari subsistem-subsistem yang terlibat dalam sistem secara keseluruhan, keterkaitan dan interaksi antara subsistem- subsistem. Diagram konteks juga merupakan alat-alat untuk struktur analisis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau keseluruhan. Dalam penggambaran ini, sistem dianggap sebagai sebuah objek yang tidak dijelaskan secara rinci, karena yang ditekankan adalah interaksi sistem dengan lingkungan yang mengaksesnya. Hubungan entitas yang mempengaruhi langsung sistem pengolahan data alat tulis kantor masuk dan keluar gudang untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Data Supplier
Supplier
Data ATK Masuk
Aplikasi Pengolahan Data Alat Tulis Kantor Masuk Dan Keluar Gudang Pada CV. Bentan Utama Mandiri
Laporan ATK Masuk Laporan ATK Keluar Laporan Stok ATK
Manager Data ATK Keluar Form Pengeluaran (Pemakaian ATK)
Pegawai
Gambar 4.3 Diagram Konteks Pada diagram konteks diatas terdiri dari 3 entitas luar adalah entitas supplier, pegawai dan manager sedangkan entitas dalam yatu pegawai gudang ATK sebagai pengguna sistem. Input dari aplikasi pengolahan data alat tulis kantor masuk dan keluar gudang pada CV. Bentan Utama Mandiri adalah :
45
1.
Entitas supplier dimana data yang didapat dari entitas supplier adalah data supplier dan data ATK yang akan masuk.
2.
Entitas bagian pegawai dimana data yang didapat dari entitas pegawai adalah data ATK yang akan keluar dan form pengeluaran ATK. Output dari aplikasi pengolahan data alat tulis kantor masuk dan keluar
gudang pada CV. Bentan Utama Mandiri adalah : 1.
Laporan stok ATK, laporan ATK masuk dan laporan ATK keluar yang diberikan kepada entitas manager.
4.4
Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk
menggambarkan suatu aplikasi yang sudah jadi atau aplikasi yang baru dirancang yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik kemana data tersebut disimpan. Disamping itu Data Flow Diagram (DFD) juga dapat menggambarkan arus data yang terstruktur dan jelas dari mulai pengisian data sampai dengan keluarannya. Arus data pada Data Flow Diagram (DFD) ini dapat berupa masukan untuk aplikasi atau keluaran dari aplikasi, sehingga akan menghasilkan sebuah keluaran yang akan disampingkan pada pengguna atau penerima aplikasi. 1.
Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Diagram arus data mempunyai level atau tingkatan, level 0 merupakan diagram arus data yang mendasar dari sebuah proses, sedangkan level 1 dan seterusnya adalah merupakan pengambangan dari proses-proses yang ada
46
pada level 0 yang bertujuan untuk lebih dimengerti dan dipahami. Untuk lebih jelas dapat dlihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 4.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Pada gambar diatas terdiri dari 3 proses, antara lain : 1.
Proses 1.0 pengolahan data master supplier, pada proses ini terdiri dari 1 entitas yang terlibat yaitu supplier, 1 tabel yaitu tabel supplier, dimana input pada proses ini adalah data supplier kemudian outputnya menyimpan data supplier pada tabel supplier.
2.
Proses 2.0 pengolahan data ATK, pada proses ini terdiri dari 2 entitas yang terlibat yaitu supplier dan pegawai, 3 tabel yaitu tabel ATK, tabel ATK Masuk, tabel ATK Keluar, dimana input pada proses ini adalah data ATK Masuk yang didapat dari entitas supplier dan data ATK Keluar yang didapat dari entitas pegawai.
3.
Proses 3.0 cetak laporan, pada proses ini terdiri dari 1 entitas yang terlibat yaitu manager, 3 tabel yaitu tabel supplier, tabel ATK masuk, tabel ATK
47
keluar dimana input pada proses ini adalah data ATK masuk, data ATK keluar, data ATK
kemudian outputnya adalah laporan data stok ATK,
laporan ATK masuk, laporan ATK keluar yang diberikan kepada entitas manager.
2.
DFD Level 1 Proses 1.0 (Pengolahan Data Master Supplier) Merupakan pengembangan proses 1 dari DFD level 0. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 4.5 DFD Level 1 Proses 1.0 (pengolahan data master supplier)
3.
DFD Level 1 Proses 2.0 (Pengolahan Data ATK) Merupakan pengembangan proses 2 dari DFD level 0. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
48
Gambar 4.6 DFD Level 1 Proses 2.0 (pengolahan data ATK)
4.
DFD Level 2 Proses 2.1 (Pengolahan Data ATK Masuk) Merupakan pengembangan proses 2.0 dari DFD level 1. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 4.8 DFD Level 2 Proses 2.1 (Pengolahan data ATK masuk)
49
5.
DFD Level 2 Proses 2.2 (Pengolahan Data ATK Keluar) Merupakan pengembangan proses 5 dari DFD level 0. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 4.9 DFD Level 2 Proses 2.0 (pengolahan data ATK keluar)
4.5 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) atau diagram antar entitas adalah suatu diagram yang menggambarkan hubungan objek data yang disimpan yang ada dalam suatu aplikasi secara konseptual. Objek data adalah objek yang dapat dicatat atau direkam atau segala sesuatu yang ada dan dapat dibedakan entitas dapat berupa orang, benda, tempat, peristiwa, atau konsep yang bisa diolah untuk menghasilkan informasi, rancangan diagram entitas ini dibuat menurut data yang ada sehingga dapat menjelaskan hubungan data-data.
50
Gambar 4.10 Entity Relationship Diagram (ERD)
4.6
Struktur Tabel
Aplikasi pengolahan data ini membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan kegiatan pemrograman, yang dapat dilihat dari tabel-tabel berikut ini : 1.
Tabel ATK Tabel ATK merupakan data-data untuk menyimpan data alat tulis kantor. Nama tabel
: TB_ATK
Primary Key
: KODE ATK
Tabel 4.1 Tabel ATK No
2.
Nama Field
Type
Ukuran
Key Primary
1
KODE ATK
Text
7
2
NAMA ATK
Text
50
3
SATUAN
Text
20
4
STOK ATK
Tabel Supplier
Number
51
Tabel Supplier merupakan data-data untuk menyimpan data supplier. Nama tabel
: TB_SUPPLIER
Primary Key
: KODE SUPPLIER
Tabel 4.2 Tabel Supplier No
3.
Nama Field
Type
Ukuran
Key
1
KODE SUPPLIER
Text
7
Primary
2
NAMA SUPPLIER
Text
35
Primary
3
ALAMAT
Text
50
4
NO TELEPON
Text
13
Tabel Pegawai Tabel Pegawai merupakan data-data untuk menyimpan data pegawai yang akan menggunakan ATK. Nama tabel
: TB_PEGAWAI
Primary Key
: KODE PEGAWAI
Tabel 4.3 Tabel Pegawai No
4.
Nama Field
Type
Ukuran
Key
1
KODE PEGAWAI
Text
7
Primary
2
NAMA PEGAWAI
Text
35
Primary
3
ALAMAT
Text
50
4
NO TELEPON
Text
13
Tabel ATK Masuk Tabel ATK masuk merupakan data-data untuk menyimpan data transaksi ATK yang telah masuk ke gudang dari supplier. Dimana dalam ERD digambarkan dengan relasi menyuplai.
52
Nama tabel
: TB_ATK_MASUK
Primary Key
: KODE ATK MASUK
Tabel 4.4 Tabel ATK Masuk No
Nama Field
Type
Ukuran
Key Primary
1
KODE ATK MASUK
Text
7
2
TANGGAL MASUK
Date
7
3
KODE ATK
Text
7
4
NAMA ATK
Text
50
5
JUMLAH
Number
-
6
KODE SUPPLIER
Text
7
7
NAMA SUPPLIER
Text
35
5.
Tabel ATK Keluar Tabel ATK Keluar merupakan data-data untuk menyimpan data transaksi ATK yang telah keluar. Dimana dalam ERD digambarkan dengan relasi dikeluarkan. Nama tabel
: TB_ATK_KELUAR
Primary Key
: KODE ATK KELUAR
Tabel 4.5 Tabel ATK Keluar No
Nama Field
Type
Ukuran
Key Primary
1
KODE ATK KELUAR
Text
7
2
TANGGAL KELUAR
Date
-
3
KODE ATK
Text
7
4
NAMA ATK
Text
50
5
JUMLAH
Number
-
6
KODE PEGAWAI
Text
7
7
NAMA PEGAWAI
Text
35
6
KETERANGAN
Text
50
53
4.7
Struktur Program Desain struktur program merupakan suatu disain yang gambaran hubungan
antara suatu modul program dengan modul program yang lain. Adapun untuk aplikasi yang penulis rancang untuk memenuhi kebutuhan dari pemecahan masalah yang dihadapi pada CV. Bentan Utama Mandiri yaitu meliputi input, proses dan output. Desain struktur program yang diusulkan dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 4.11 Struktur Program 4.8
Struktur Menu
Struktur menu merupakan gambaran umum dari sistem yang akan dirancang, dimana struktur sistem ini menggambarkan aliran-aliran dari bagianbagian yang akan diterapkan pada Aplikasi Pengolahan Data Alat Tulis Kantor Masuk Dan Keluar Gudang pada CV. Bentan Utama Mandiri. Struktur menu yang dibuatkan dalam sistem terdiri dari menu-menu dan sub menunya. Dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
54
Gambar 4.12 Struktur Menu 4.9
Perancangan Antar Muka
Salah satu kriteria penting dari sebuah antarmuka adalah tampilan yang menarik user friendly. Seorang pengguna, apalagi pengguna baru, biasanya tertarik untuk mencoba sebuah program dengan terlebih dahulu tertarik pada sebuah tampilan yang ada di hadapan matanya. Suatu program yang baik adalah program yang mudah dipahami dan di gunakan (user friendly). Adapun desain antarmuka yang terdiri dari input dan output dapat dilihat pada gambar berikut :
4.9.1 Perancangan Input
Perancangan input berfungsi untuk memasukan data-data ke sistem, Perancangan input berupa form-form yang ditampilkan di layar monitor, rancangan input aplikasi pengolahan data alat tulis kantor masuk dan keluar gudang pada CV. Bentan Utama Mandiri, antara lain :
55
Gambar 4.13 Form Login User
Gambar 4.14 Form Menu Utama
56
Gambar 4.15 Form Data Master Alat Tulis Kantor Gudang
Gambar 4.16 Form Data Master Supplier
57
Gambar 4.17 Form Data Master Pegawai
Gambar 4.18 Form Pengolahan ATK Masuk
58
Gambar 4.19 Form View ATK Masuk
Gambar 4.20 Form Pengolahan ATK Keluar
59
Gambar 4.21 Form View ATK Keluar
Gambar 4.22 Form Cetak Laporan ATK Masuk
60
Gambar 4.23 Form Cetak Laporan ATK Keluar
4.9.2 Perancangan Output Perancangan output berupa tampilan yang berisi tentang berbagai informasi yang diperlukan. Format ini dicetak kedalam printer dan dapat ditampilkan ke layar monitor. Rancangan output aplikasi pengolahan data alat tulis kantor masuk dan keluar gudang pada CV. Bentan Utama Mandiri seperti gambar di bawah ini :
Gambar 4.24 Laporan Stok Alat Tulis Kantor
61
Gambar 4.25 Laporan ATK Masuk
Gambar 4.26 Laporan ATK Keluar
