BAB IV PEMBAHASAN
Pembahasan audit operasional atas fungsi pengelolaan persediaan barang jadi pada PT Indo Semar Sakti dibatasi pada hal-hal berikut ini: a) Mengidentifikasi kelemahan sistem pengendalian manajemen dalam menjamin bahwa persediaan barang jadi dapat dikelola dengan efisien, ekonomis, dan efektif. b) Menyusun prosedur audit untuk tahap pengembangan temuan pada audit terinci (detailed examination). c) Merumuskan rekomendasi atas fungsi pengelolaan persediaan barang jadi.
IV.1. Survei Pendahuluan Survei pendahuluan yang dilakukan bertujuan untuk memperoleh pemahaman atas latar belakang perusahaan dan mengumpulkan berbagai informasi yang diperlukan dalam kegiatan audit operasional. Selain itu juga untuk mengetahui secara jelas mengenai gambaran aktivitas pengelolaan persediaan barang jadi. Proses survei pendahuluan dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Melakukan wawancara dengan manajer pemasaran dan manajer teknik dan produksi untuk memperoleh informasi umum perusahaan yang meliputi: a. Sejarah perusahaan. b. Struktur organisasi
55
c. Visi dan misi, peraturan dan kebijakan perusahaan. d. Produk yang dihasilkan, proses produksi, dan jumlah karyawan. e. Kebijakan dan prosedur terkait fungsi pengelolaan persediaan barang jadi. 2. Wawancara dengan kepala gudang dan staf gudang untuk mengetahui kebijakan dan prosedur yang diterapkan. 3. Melakukan pengamatan terhadap gudang persediaan barang jadi dan mengamati kegiatan pengelolaan persediaan barang jadi. 4. Mempelajari
prosedur
penerimaan,
penyimpanan,
dan
pengeluaran
persediaan barang jadi. 5. Memberikan kuesioner yang berkaitan dengan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, dan pemeriksaan fisik persediaan barang jadi kepada kepala gudang. 6. Mengevaluasi hasil wawancara, pengamatan, dan kuesioner yang dilakukan. 7. Membuat ikhtisar dan indikator temuan yang ditemui.
IV.2. Evaluasi Atas Pengendalian Intern Fungsi Pengelolaan Persediaan Barang Jadi Pengendalian intern yang kuat dalam fungsi pengelolaan persediaan barang jadi akan mendukung kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan baik, dimana semua kegiatan operasional dapat terlaksana dengan lancar dan terkendali dengan baik. Dalam melakukan evaluasi atas pengendalian intern fungsi pengelolaan persediaan barang jadi pada PT Indo Semar Sakti, penulis telah mengajukan kuesioner pengendalian intern atas kegiatan pengelolaan persediaan barang jadi 56
perusahaan serta melakukan pengujian pengendalian dengan attribute sampling atas pengeluaran barang jadi. Kuesioner pengendalian intern berisi pertanyaanpertanyaan mengenai dua hal pokok, yaitu: 1. Kebijakan pengelolaan persediaan barang jadi perusahaan. 2. Pengelolaan persediaan barang jadi perusahaan, dimulai dari penerimaan, penyimpanan dan pengawasan, dan pengeluaran barang jadi. Berdasarkan jawaban-jawaban yang diperoleh dari kuesioner yang telah diberikan sebelumnya, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut: 1. Setiap penerimaan barang jadi oleh bagian gudang disertai dengan dokumen penerimaan barang jadi yang pre-numbered dan selalu diotorisasi oleh kepala gudang. 2. Bagian gudang membuat Surat Penerimaan Barang pada waktu barang jadi diterima. Dokumen ini digunakan untuk menunjukkan bahwa barang jadi yang diterima dari bagian produksi telah sesuai kuantitas dan kualitasnya. 3. Barang jadi diterima dan disimpan oleh bagian gudang, apabila telah dilakukan pemeriksaan terhadap kuantitas dan kualitas barang jadi. 4. Adanya pemisahan antara gudang persediaan bahan baku dengan gudang persediaan barang jadi. 5. Adanya bagian khusus yang terpisah di dalam gudang untuk menyimpan barang yang spesifikasinya berbeda. 6. Penempatan barang jadi diatur dengan rapi sehingga memudahkan pengambilan dan perhitungan fisik. 7. Terdapat pemisahan yang baik dan jelas terhadap barang yang rusak. 8. Adanya fasilitas penerangan, dan ventilasi udara di dalam gudang. 57
9. Pemeriksaan fisik dilakukan setiap akhir bulan dan petugas yang melakukan pengawasan saat stock opname bukan karyawan yang ditugaskan untuk mengurus dan menerima barang jadi, sehingga independensi terjaga. Stock opname dilakukan oleh bagian akuntansi, dimana bagian akuntansi bertugas mengawasi dan melaporkan hasil stock opname. 10. Setiap pengeluaran barang jadi didasarkan atas dokumen yang telah diotorisasi oleh kepala gudang. Pengujian pengendalian dengan attribute sampling terhadap pengeluaran barang jadi dilakukan melalui pemeriksaan atas adanya otorisasi Kepala Gudang dalam arsip tembusan invoice yang berisi copy invoice yang dilampiri dengan purchase order dan bukti penerimaan barang dari pelanggan. Berdasarkan pengujian pengendalian yang dilakukan dengan model stop or go sampling terhadap 60 anggota sampel dari arsip tembusan invoice, tidak ditemukan adanya kesalahan (semua dokumen lengkap dan diotorisasi oleh kepala gudang). Sesuai dengan Lampiran 2, nilai confidence level factor pada number of occurrences sama dengan nol adalah 3. Dengan jumlah kesalahan (number of occurrences) dari 60 anggota sampel sama dengan nol maka achieved upper precision limit (AUPL) adalah sama dengan desired upper precision limit (DUPL) yang ditetapkan yakni sebesar 5% (confidence level factor dibagi dengan jumlah sampel). Sehingga dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern terkait dengan pengeluaran barang jadi adalah efektif, dimana pengeluaran barang jadi didukung oleh otorisasi pejabat yang berwenang serta dokumen pendukung yang lengkap.
58
Beberapa temuan dari hasil evaluasi atas fungsi pengelolaan persediaan barang jadi adalah sebagai berikut: 1. Tidak adanya kebijakan dan prosedur pengelolaan persediaan barang jadi yang tertulis dan jelas sehingga dapat mengakibatkan terjadinya kesalahan prosedur dalam kegiatan pengelolaan persediaan barang jadi. 2. Tidak adanya pemisahan tugas antara bagian penerimaan dengan bagian penyimpanan yang dapat mengakibatkan terjadinya kecurangan. 3. Tidak adanya pemisahan terhadap barang slow moving yang akan berakibat pada menumpuknya barang di gudang serta menambah biaya pemeliharaan dan perawatan. 4. Perusahaan tidak mempunyai perlindungan yang memadai atas persediaan barang jadi dari kebakaran dan resiko bencana alam lainnya sehingga dapat mengakibatkan kerugian terhadap perusahaan. 5. Akses keluar masuk gudang tidak dilengkapi dengan pos penjagaan yang efektif yang akan mengakibatkan keamanan menjadi kurang terjamin terhadap kemungkinan kecurangan. 6. Dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk menelusuri selisih hasil stock opname karena penggunaan sistem manual sehingga keputusan yang diambil menjadi lambat.
IV.3. Prosedur Audit untuk Tahap Audit Terinci Prosedur audit merupakan rincian langkah-langkah proses audit pada tahap audit terinci. Prosedur audit ini biasanya tertulis dalam bentuk perintah yang dijabarkan secara jelas. 59
Berikut ini adalah prosedur audit atas fungsi pengelolaan persediaan barang jadi yang disusun untuk diterapkan dalam tahap audit terinci, yaitu: IV.3.1. Pemeriksaan Atas Kebijakan Pengelolaan Persediaan Barang Jadi Tujuan Pemeriksaan: Untuk menilai apakah kebijakan pengelolaan persediaan barang jadi yang telah digariskan oleh pihak manajemen telah cukup memadai, sehingga memungkinkan pelaksanaan pengelolaan persediaan barang jadi yang efisien, ekonomis, dan efektif. Prosedur Audit: 1. Periksa apakah perusahaan memiliki kebijakan pengelolaan persediaan barang jadi yang dituangkan secara tertulis. 2. Lakukan wawancara dengan pihak manajemen untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki kebijakan pengelolaan persediaan barang jadi yang dituangkan secara tidak tertulis. 3. Pelajari dan evaluasi kebijakan pengelolaan persediaan barang jadi, baik yang tertulis maupun yang tidak tertulis, serta deteksi kemungkinan adanya kelemahan dalam kebijakan tersebut yang dapat menyebabkan pelaksaaan pengelolaan persediaan barang jadi menjadi tidak efisien, ekonomis, dan efektif. 4. Buat simpulan audit.
60
IV.3.2. Pemeriksaan Atas Penerimaan Persediaan Barang Jadi Tujuan Pemeriksaan: Untuk menilai keefektifan prosedur penerimaan persediaan barang jadi yang dilakukan bagian gudang. Prosedur Audit: 1. Lakukan wawancara dengan bagian gudang untuk mengetahui prosedur penerimaan persediaan barang jadi. 2. Pelajari dan evaluasi prosedur penerimaan persediaan barang jadi, serta deteksi kemungkinan kelemahan di dalamnya. 3. Lakukan observasi atas pelaksanaan penerimaan persediaan barang jadi oleh bagian gudang untuk memastikan telah dipatuhinya kebijakan dan prosedur yang berlaku. 4. Pilih secara sampel Laporan Produk Selesai dan cocokkan dengan Bukti Penerimaan Barang untuk memastikan apakah bagian gudang telah melakukan pencatatan yang sesuai atas barang jadi yang diterima dari bagian produksi. 5. Periksa apakah Bukti Penerimaan Barang telah diotorisasi oleh kepala gudang dan telah didistribusikan ke bagian akuntansi. 6. Evaluasi metode pemeriksaan kualitas barang jadi. 7. Buat simpulan audit.
61
IV.3.3. Pemeriksaan Atas Penyimpanan Persediaan Barang Jadi Tujuan Pemeriksaan: Untuk menilai apakah persediaan barang jadi yang disimpan diatur letaknya dengan baik dan apakah gudang memiliki fasilitas yang memadai. Prosedur Audit: 1. Lakukan wawancara dengan bagian gudang untuk mengetahui prosedur penyimpanan persediaan barang jadi. 2. Pelajari dan evaluasi prosedur penyimpanan persediaan barang jadi, serta deteksi kemungkinan kelemahan di dalamnya. 3. Lakukan observasi atas pelaksanaan penyimpanan persediaan barang jadi oleh bagian gudang untuk memastikan telah dipatuhinya prosedur yang berlaku. 4. Pilih secara sampel persediaan barang jadi dan periksa apakah persediaan barang jadi tersebut tetap terjaga kualitasnya. 5. Periksa secara sampel apakah setiap section diberi nomor seri atau kode untuk memudahkan mengidentifikasi persediaan barang jadi.. 6. Periksa secara sampel apakah ada administrasi mengenai persediaan yang disimpan setiap section untuk memudahkan pencarian persediaan barang jadi . 7. Buat simpulan audit.
62
IV.3.4. Pemeriksaan Atas Pengeluaran Persediaan Barang Jadi Tujuan Pemeriksaan: Untuk memastikan bahwa prosedur pengeluaran persediaan barang jadi dilaksanakan dengan efisien dan efektif (digunakan untuk kepetingan perusahaan). Prosedur Audit: 1. Lakukan wawancara dengan bagian gudang untuk mengetahui prosedur pengeluaran persediaan barang jadi. 2. Pelajari dan evaluasi prosedur pengeluaran persediaan barang jadi, serta deteksi kemungkinan kelemahan di dalamnya. 3. Lakukan observasi atas pelaksanaan pengeluaran persediaan barang jadi oleh bagian gudang untuk memastikan telah dipatuhinya prosedur yang berlaku. 4. Periksa secara sampel apakah setiap pengeluaran persediaan barang jadi selalu didasarkan Purchase Order dari pelanggan. 5. Bandingkan jumlah persediaan barang jadi yang tercantum dalam Invoice dengan jumlah persediaan barang jadi dalam Purchase Order dari pelanggan. 6. Periksa apakah Invoice telah diotorisasi oleh kepala gudang dan telah didistribusikan ke bagian akuntansi. 7. Buat simpulan audit.
IV.3.5. Pemeriksaan Atas Pencatatan Persediaan Barang Jadi Tujuan Pemeriksaan: Untuk menilai apakah metode pencatatan dan penilaian persediaan yang diterapkan perusahaan mendukung terciptanya pengelolaan persediaan barang 63
jadi yang efisien, ekonomis, dan efektif serta untuk mengidentifikasi apakah bagian pencatatan telah mencatat sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku umum. Prosedur Audit: 1. Lakukan wawancara dengan bagian akuntansi untuk mengetahui metode pencatatan dan penilaian persediaan barang jadi. 2. Evaluasi metode pencatatan dan penilaian persediaan barang jadi tersebut dan deteksi kemungkinan adanya kelemahan di dalamnya. 3. Lakukan pengujian secara sampling atas pelaksanaan pencatatan persediaan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur telah dipatuhi. 4. Lakukan pemeriksaan fisik untuk memastikan jumlah fisik persediaan barang jadi sama dengan jumlah di kartu persediaan. 5. Buat simpulan audit.
IV.3.6. Pemeriksaan Atas Pemeriksaan Fisik Persediaan Barang Jadi Tujuan Pemeriksaan: Untuk menilai apakah prosedur pemeriksaan fisik persediaan barang jadi telah dilaksanakan dengan efisien dan efektif. Prosedur Audit: 1. Lakukan wawancara dengan pihak yang melakukan pemeriksaan fisik untuk mengetahui prosedur yang diterapkan perusahaan dalam melakukan pemeriksaan fisik persediaan barang jadi.
64
2. Evaluasi prosedur pemeriksaan fisik persediaan barang jadi tersebut dan deteksi kemungkinan adanya kelemahan di dalamnya. 3. Observasi atas pelaksanaan pemeriksaan fisik oleh pihak-pihak yang terkait untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang berlaku dipatuhi. 4. Evaluasi apakah telah dilakukan rekonsiliasi antara hasil pemeriksaan fisik dengan jumlah yang tertera pada kartu gudang. 5. Analisa terhadap selisih persediaan barang jadi yang signifikan. 6. Buat simpulan audit.
IV. 4. Laporan Atas Temuan Permasalahan dan Rekomendasi Perbaikan Sebagai tidak lanjut dilakukannya evaluasi dan analisa terhadap wawancara, pengamatan, dan kuesioner di PT Indo Semar Sakti yang telah disajikan sebelumnya, penulis menemukan adanya beberapa permasalahan dalam proses pengelolaan persediaan barang jadi, yaitu: 1. Tidak adanya kebijakan dan prosedur pengelolaan persediaan barang jadi yang tertulis dan jelas. Kebijakan dan prosedur mengenai pengelolaan persediaan barang jadi secara tertulis tidak tersedia. Kebijakan dan prosedur pengelolaan persediaan barang jadi disampaikan secara lisan kepada bagian yang terkait. Untuk kebijakan mengenai barang rusak, dan slow moving diputuskan dalam rapat dewan direksi. Kebijakan dan prosedur pengelolaan persediaan barang jadi yang tertulis dan jelas dibutuhkan agar kebijakan dan prosedur yang ada dapat diterapkan dengan sebagaimana mestinya. 65
Kebijakan dan prosedur telah diterapkan selama bertahun-tahun dan tidak ada masalah serius yang terjadi selama ini. Sebelum mulai bekerja, karyawan telah diberitahu sebelumnya mengenai kebijakan dan prosedur yang berlaku di dalam perusahaan terkait dengan pengelolaan persediaan barang jadi. Kemungkinan terjadinya kesalahan prosedur dan pelaksanaan kebijakan menjadi semakin besar dikarenakan tidak adanya kebijakan dan prosedur tertulis yang bisa digunakan sebagai pedoman oleh karyawan dalam pelaksanaan pengelolaan persediaan barang jadi. Agar dapat terciptanya pelaksanaan kegiatan yang sesuai dan sejalan dengan tujuan perusahaan, maka dibutuhkan kebijakan dan prosedur mengenai pengelolaan barang jadi yang tertulis. Kebijakan dan prosedur terkait dengan pengelolaan persediaan barang jadi harus secara jelas dinyatakan dalam bentuk tertulis sehingga dapat menjadi pedoman bagi karyawan di dalam melaksanakan kegiatannya. Prosedur pengelolaan persediaan barang jadi harus merinci setiap tahapan yang ada dimulai dari proses penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pencatatan, dan pemeriksaan persediaan barang jadi. Hal ini dapat memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan prosedur dan juga sebagai kriteria dalam melakukan evaluasi sehingga dapat membantu perusahaan dalam pengelolaan barang jadi yang efisien, ekonomis, dan efektif.
66
Peningkatan Manfaat Rekomendasi 1. Menjadi
pedoman
kegiatan
sehingga
dalam mencegah
Efisiensi
Ekonomis
Efektifitas
pelaksanaan terjadinya
kesalahan prosedur. 2. Sebagai kriteria dalam pelaksanaan evaluasi atas aktivitas.
Tabel 4.1. Tabel Manfaat Rekomendasi Atas Temuan I
2. Tidak adanya pemisahan tugas antara bagian penerimaan dengan bagian penyimpanan. Bagian penerimaan menerima barang jadi dari bagian produksi kemudian mencocokkan dengan laporan produk selesai dari bagian produksi. Apabila barang telah sesuai maka barang jadi akan langsung dimasukkan ke dalam gudang. Bagian penerimaan merangkap sebagai bagian penyimpanan. Bagian penyimpanan barang tidak dirangkap oleh bagian penerimaan barang. Pemisahan tugas diperlukan untuk meningkatkan aktivitas pengendalian serta meningkatkan efisiensi kerja. Keterbatasan sumber daya yang dimiliki perusahaan menyebabakan adanya kebijakan untuk penggabungan tugas bagian penyimpanan dengan bagian penerimaan. Kinerja bagian penerimaan dan penyimpanan akan menjadi tidak efisien dikarenakan terjadinya rangkap tugas. Rangkap tugas di bagian ini juga
67
menyebabkan aktivitas pengendalian menjadi lemah terhadap kemungkinan kecurangan. Perusahaan sebaiknya membuat kebijakan untuk melakukan pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan penyimpanan barang sehingga aktivitas pengendalian menjadi lebih baik dan pengelolaan yang efektif dan efisien terhadap persediaan barang jadi dapat terlaksana. Petugas bagian penerimaan tidak merangkap tugas sebagai bagian tata kelola gudang, untuk itu perusahaan dapat memaksimalkan karyawan yang ada lewat pembagian tugas yang jelas dan tidak rangkap.
Peningkatan Manfaat Rekomendasi 1. Meningkatkan
aktivitas
Efisiensi
Ekonomis
Efektifitas
pengendalian
sehingga mencegah terjadinya kecurangan. 2. Mencegah terjadinya rangkap tugas sehingga tidak terjadi inefisiensi kerja.
Tabel 4.2. Tabel Manfaat Rekomendasi Atas Temuan II
3. Tidak adanya pemisahan terhadap barang slow moving. Berdasarkan hasil pengamatan dan kuesioner tidak terdapat pemisahan atas barang yang slow moving. Barang tersebut disimpan di gudang bersama dengan persediaan barang jadi lainnya.
68
Barang slow moving perlu dipisahkan dengan persediaan barang jadi lainnya. Pemisahan diperlukan agar gudang dapat dimanfaatkan dengan efektif dan efisien. Barang slow moving membutuhkan penanganan khusus sehingga tidak terjadi penumpukan barang di dalam gudang. Perusahaan beranggapan bahwa penjualan untuk barang slow moving bisa muncul sewaktu-waktu jadi tidak diperlukan pemisahan dari barang jadi lainnya. Apabila tidak dipisahkan barang di gudang akan menumpuk sehingga penyimpanan di gudang menjadi tidak efektif dan efisien. Biaya pemeliharaan dan perawatan akan meningkat sehingga dapat menambah biaya operasional perusahaan. Diperlukan pemisahan antara barang slow moving dengan barang jadi lainnya sehingga perusahaan dapat menggunakan gudang dengan lebih efektif dan efisien, tidak terjadinya penumpukan persediaan, serta memudahkan dalam kegiatan stock opname. Perusahaan juga perlu mengevaluasi jenis dari barang jadi yang slow moving tersebut sehingga dapat dijadikan pertimbangan dalam kebijakan untuk memproduksi barang jadi yang sejenis. Diperlukan kebijakan pemotongan harga untuk barang slow moving agar barang tersebut dapat segera dijual dan tidak menumpuk di dalam gudang.
Peningkatan Manfaat Rekomendasi 1. Mengurangi menumpuknya
biaya
pemeliharaan
persediaan
barang
Efisiensi
Ekonomis
Efektifitas
akibat slow
69
moving di gudang. 2. Tidak terjadi penumpukan persediaan di gudang
sehingga
pemanfaatan
gudang
menjadi lebih efektif dan efisien. 3. Memudahkan kegiatan stock opname.
Tabel 4.3. Tabel Manfaat Rekomendasi Atas Temuan III
4. Perusahaan tidak mempunyai perlindungan yang memadai atas persediaan barang jadi dari kebakaran dan resiko bencana alam lainnya. Gudang tidak dilengkapi dengan sarana keamanan dan perlindungan yang memadai terhadap kemungkinan terjadinya keadaan yang tidak diinginkan seperti kebakaran dan banjir. Diperlukan sarana keamanan dan perlindungan yang memadai dan disaster and recovery plan terhadap resiko yang tidak diinginkan sehingga dapat mencegah kerugian yang tak terduga. Perusahaan beranggapan bahwa resiko terjadinya hal tersebut sangat kecil dan dari pengalaman sebelumnya tidak pernah terjadi resiko yang tidak diinginkan tersebut. Apabila terjadi kebakaran ataupun resiko lainnya maka petugas gudang menjadi tidak siap untuk menangani hal tersebut sehingga perusahaan akan mengalami kerugian yang sangat besar mengingat semua persediaan barang jadi perusahaan berada di dalam gudang.
70
Perusahaan perlu menyiapkan sarana keamanan dan perlindungan yang memadai terhadap kemungkinan terjadinya kebakaran dan resiko lainnya sehingga kemungkinan terjadi kerugian yang lebih besar dapat dihindari, seperti pengadaan alat pemadam kebakaran serta disaster and recovery plan yang terus dievaluasi secara berkala. Perusahaan perlu membuat peraturan yang tegas serta menciptakan budaya sadar resiko agar para karyawan dapat menjaga lingkungannya dari kemungkinan resiko-resiko tersebut.
Peningkatan Manfaat Rekomendasi
Efisiensi
Ekonomis
Efektifitas
1. Menghindari kerusakan maupun kerugian yang besar akibat terjadinya kebakaran dan resiko lainnya. 2. Dengan adanya disaster dan recovery plan perusahaan menjadi siap apabila terjadi kebakaran dan bencana alam.
Tabel 4.4. Tabel Manfaat Rekomendasi Atas Temuan IV
5. Akses keluar masuk gudang tidak dilengkapi dengan pos penjagaan yang efektif. Terdapat satu pos penjagaan di dalam gudang yang pada waktu senggang sering menjadi tempat berkumpulnya karyawan bagian gudang sehingga kinerja
71
pos penjagaan menjadi kurang efektif. Karyawan dapat keluar masuk gudang tanpa menggunakan surat izin resmi. Pos penjagaan berfungsi untuk menjaga dan mengawasi akses keluar masuk gudang secara efektif, sehingga keamanan dari gudang dapat terjaga dengan baik. Akses keluar masuk gudang perlu dibatasi terhadap orang yang memiliki izin resmi dari pejabat yang berwenang. Tidak adanya peraturan tertulis yang mengatur mengenai hal ini sehingga pekerja bagian gudang menggunakan pos penjagaan sebagai tempat berkumpul di saat senggang serta karyawan bebas keluar masuk tanpa surat izin resmi. Penjagaan dan pengawasan terhadap akses keluar masuk gudang menjadi kurang efektif sehingga keamanan gudang menjadi kurang terjamin. Resiko terjadinya kecurangan yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan menjadi semakin besar. Sebaiknya dibuat peraturan tertulis sehingga pos penjagaan tidak dijadikan sebagai tempat berkumpul karyawan. Perusahaan perlu mengeluarkan kebijakan mengenai pembatasan akses keluar masuk gudang, hanya petugas gudang dan yang memiliki surat izin resmi dari pejabat yang berwenang yang bisa masuk ke gudang. Setiap orang yang masuk ke dalam gudang harus diperiksa kelengkapan izinya terlebih dahulu oleh petugas pos penjagaan. Petugas perlu diberitahu mengenai tugas dan tanggung jawabnya serta mengenai fungsi utama pos penjagaan sebagai pengawas akses keluar masuknya barang jadi dan sekaligus mengawasi keamanan gudang.
72
Peningkatan Manfaat Rekomendasi
Efisiensi
Ekonomis
Efektifitas
1. Pos penjagaan menjadi lebih efektif dalam rangka menjaga akses keluar masuk barang jadi serta keamanan dari kemungkinan kecurangan.
Tabel 4.5. Tabel Manfaat Rekomendasi Atas Temuan V
6. Dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk menelusuri selisih hasil stock opname. Penulusuran terhadap selisih hasil stock opname dengan kartu persediaan memakan waktu sampai dengan satu minggu. Selisih hasil stock opname sebaiknya dapat ditelusuri dalam waktu beberapa hari sehingga dapat diambil keputusan yang cepat dan tepat serta adanya efisiensi dalam hal waktu. Perusahaan masih menggunakan sistem manual sehingga proses penulusuran selisih menjadi lambat. Perusahaan mengalami kesulitan dalam mencari penyebab terjadinya selisih karena masih menggunakan sistem manual. Keputusan yang diambil pun menjadi lebih lambat. Aktivitas pekerjaan baik di bagian gudang maupun akuntansi akan menjadi terganggu akibat masih harus dilakukannya penelusuran selisih hasil stock opname.
73
Diperlukan sistem pencatatan persediaan secara terkomputerisasi dan terintegrasi baik di bagian gudang maupun akuntansi sehingga proses penelusuran selisih menjadi lebih cepat dan tepat serta tidak mengganggu aktivitas pekerjaan di bagian gudang dan bagian akuntansi. Dokumen dibuat secara elektronik sehingga mempercepat pendistribusian dokumen serta meningkatkan keamanan. Selain itu dengan adanya sistem terkomputerisasi pengawasan terhadap persediaan dapat dijalankan secara lebih optimal dan efektif.
Peningkatan Manfaat Rekomendasi 1. Proses
penelusuran
selisih
hasil
Efisiensi
Ekonomis
Efektifitas
stock
opname bisa lebih cepat dan tepat serta tidak mempengaruhi aktivitas di bagian gudang dan akuntansi. 2. Pengambilan keputusan terkait hasil selisih stock opname menjadi lebih cepat dan tepat.
Tabel 4.6. Tabel Manfaat Rekomendasi Atas Temuan VI
74
