BAB IV PEMBAHASAN Pembahasan audit operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Bumi Maestroayu dijelaskan pada bab keempat ini. Berdasarkan ruang lingkup yang telah penulis uraikan pada Bab I, dalam Bab IV ini dibahas mengenai pelaksanaan audit operasional pada PT. Bumi Maestroayu yang dimulai dari survey pendahuluan, evaluasi pengendalian intern, audit program atas fungsi penjualan dan penerimaan kas, kemudian menguraikan hasil temuan audit dan rekomendasi. Penulis membahas kegiatan audit operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Bumi Maestroayu. Penulis membahas penjualan secara kredit pada perusahaan ini, dikarenakan kegiatan penjualan secara kredit lebih banyak dilakukan dan dalam jumlah yang besar. Kegiatan penjualan kredit pada perusahaan ini dilakukan oleh distributor daging lainnya. Kegiatan penjualan kredit biasanya dilakukan oleh konsumen yang besar dan dalam jumlah permintaan yang cukup besar. Dalam kegiatan penerimaan kas yang dilakukan dalam penjualan kredit dapat dilakukan sesuai dengan syarat penjualan yang sudah dalam perjanjian yang telah disepakati. Tujuan audit operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan kas yang dilakukan pada PT. Bumi Maestroayu adalah : 1. Melakukan penilaian atas kegiatan penjualan serta penerimaan kas perusahaan, apakah telah dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. 2. Untuk menilai apakah fungsi penjualan dan fungsi penerimaan kas perusahaan telah dilakukan secara efektif dan efisien.
39
3. Mengidentifikasi dan mengevaluasi kekurangan atau kelemahan-kelemahan di dalam kegiatan operasional penjualan dan penerimaan kas yang sedang berjalan. 4. Memberikan rekomendasi dan saran-saran perbaikan untuk memperbaiki kekurangan atau kelemahan yang ditemukan untuk mengingkatkan kinerja pada kegiatan operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan kas. IV.1
Rencana Kerja Audit Sebelum dilakukannya kegiatan pemeriksaan, penulis menyusun suatu rencana
kerja audit. Berikut ini rencana kerja audit atas fungsi penjualan dan penerimaan kas PT. Bumi Maestroayu yaitu: 1. Audit Pendahuluan/Survei Pendahuluan Kegiatan audit pendahulan ini dilakukan untuk mendapatkan informasi mengenai latar belakang terhadap objek penelitian yaitu PT. Bumi Maestroayu. Tahap kegiatan audit ini dilakukan dengan menelaah peraturan, ketentuan dan kebijakan atas fungsi penjualan dan penerimaan kas serta menganalisis berbagai informasi yang telah diperoleh untuk mengidentifikasi hal-hal potensial mengandung kelemahan pada perusahaan yang diaudit. 2. Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen Tahap ini digunakan untuk mengidentifikasi kelemahan SPM, dengan tujuan untuk menilai efektivitas pengendalian manajemen dalam menjalankan tugasnya yang berguna untuk pencapaian tujuan perusahaan. 3. Audit Rinci / Lanjutan Tahap ini digunakan untuk mengumpulkan bukti yang cukup dan kompeten dalam melakukan penilaian tingkat efektifitas dan efisiensi atas fungsi penjualan dan penerimaan kas pada perusahaan. Kemudian mengolah bukti dan dokumen yang 40
dikumpulkan untuk mendapatkan temuan
yang kemudian akan dianalisa serta
menetapkan unsur-unsur temuan, seperti kondisi, kriteria, sebab, akibat dan rekomendasi. IV.2
Pelaksanaan Audit Operasional Pada PT. Bumi Maestroayu
IV.2.1 Audit Pendahuluan / Survei Pendahuluan Audit pendahuluan / survey pendahuluan merupakan tahap awal dalam pelaksanaan audit operasional. Tahap ini bertujuan untuk mengumpulkan datadata dan informasi mengenai latar belakang perusahaan, gambaran perusahaan, kegiatan operasional perusahaan, dan prosedur serta sistem penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan dalam perusahaan. Kegiatan prosedur pemeriksaan yang telah dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Mengumpulkan data dan informasi mengenai latar belakang berdirinya perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas dan tanggung jawab setiap bagian dalam penjualan dan penerimaan kas. 2. Mengumpulkan data dan mendengarkan penjelasan mengenai prosedur penjualan dan penerimaan kas perusahaan. 3. Melakukan wawancara terhadap bagian yang terkait serta memberikan pertanyaan seputar kegiatan penjualan dan penerimaan kas. 4. Memberikan
kuesioner
pertanyaan
seputar
kegiatan
penjualan
dan
penerimaan kas pada perusahaan. 5. Melakukan pengamatan atas pelaksanaan fungsi penjualan dan penerimaan kas yang ada di perusahaan.
41
6. Mengumpulkan fotocopy dari dokumen yang terkait atas fungsi penjualan dan penerimaan kas serta menganalisis kelengkapan dari dokumen yang digunakan. Setelah melakukan prosedur pemeriksaan maka hasil pemeriksaan tahap ini yaitu: 1. Tahap pertama yang dilakukan yaitu mengumpulkan data dan informasi mengenai latar belakang perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas dan tanggung jawab setiap bagian dalam penjualan dan penerimaan kas. Dari data yang didapatkan, perusahaan memiliki surat yang lengkap mengenai akte pendirian Perseroan Terbatas (PT). 2. Dokumen yang menjelaskan struktur organisasi perusahaan, tidak sesuai dengan bagian yang ada di dalam perusahaan. Perusahaan tidak memiliki bagian khusus personalia untuk merekrut karyawan. Perekrutan karyawan langsung dilakukan oleh direktur. 3. Perusahaan menyewa jasa konsultasi untuk menempati bagian akuntansi, konsultan datang ke kantor setiap sebulan sekali untuk membuat laporan keuangan. 4. Perusahaan memiliki kegiatan penjualan tunai dan kredit, tetapi penjualan kredit lebih banyak dilakukan. 5. Perusahaan
memiliki
konsumen
mulai
dari
konsumen
perorangan,
perusahaan, supermarket, dan juga restoran-restoran. 6. Perusahaan menjual produk di dalam kota dan di luar kota. 7. Perusahaan tidak membolehkan pelanggan baru melakukan pembayaran secara kredit. 42
8. Perusahaan memiliki batas waktu pelunasan piutang yaitu maksimal 1 bulan. 9. Pelanggan dapat melakukan pembayaran secara cek, giro, transfer, dan juga tunai. 10. Dokumen-dokumen yang digunakan PT. Bumi Maestroayu dalam melakukan kegiatan penjualannya adalah: a. Pesanan Pelanggan Pesanan pelanggan merupakan permintaan barang yang berasal dari pelanggan. Pesanan ini dapat diterima perusahaan melalui fax, email, maupun diserahkan secara langsung kepada staf penjualan di PT. Bumi Maestroayu. Dokumen pesanan pelanggan berisikan penjelasan mengenai nama barang yang diinginkan, jumlah barang, tanggal permintaan barang serta daftar harga yang telah disepakati kedua belah pihak saat melakukan perjanjian penjualan. b. Order Penjualan Order penjualan merupakan catatan secara manual yang dilakukan bagian administrasi untuk mencatat pesanan pelanggan yaitu jenis barang, jumlah barang, harga, nama pelanggan serta tanggal pengiriman barang. c. Tally Sheat Tally sheat merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian gudang. Bagian gudang membuat tally sheat berdasarkan fotocopy dari order penjualan yang diberikan oleh bagian administrasi. Tally sheat berisikan Tanggal, No. Po, Nama Pelanggan, No, Nama Barang, Kuantitas dan Total.
43
Tally sheat dibuat untuk mencatat barang dan kuantintas yang sesuai permintaan. Jumlah barang yang dikirimkan kepada pelanggan biasanya tidak selalu sama dengan angka yang diminta di purchase order, hal ini dikarenakan barang yang dijual yaitu daging yang sudah dipotong dan dibungkus di gudang. Oleh karena itu bagian gudang akan mencari jenis barang yang diminta serta berat daging yang mendekati kuantitas yang diminta dari purchase order. d. Sales Contract Sales contract dibuat berdasarkan kesepakatan penjualan yang telah disepakati oleh pelanggan dan perusahaan. Di dalam sales contract dijelaskan mengenai harga yang telah disepakati serta jangka waktu pelunasan piutang yang harus dilunasi oleh pelanggan. e. Surat Jalan (Delivery Order) Surat jalan dibuat oleh bagian administrasi penjualan. Surat jalan digunakan untuk mengirimkan barang kepada pelanggan. Surat jalan berisikan mengenai No.Penjualan, Tanggal Pemesanan, Nama Pelanggan, Alamat, Tanggal Kirim, Kuantitas, Jenis Barang. f. Invoice Invoice dibuat oleh bagian penjualan berdasarkan dari keterangan tally sheat. Invoice diberikan pada saat pelanggan akan melunasi piutangnya, invoice diberikan oleh bagian penagihan kepada pelanggan. Invoice berisikan mengenai Tanggal, No. Faktur, Nama Pelanggan, Kuantitas, Nama Barang, Harga Satuan dan Total Harga (RP).
44
IV.2.2
Evaluasi Sistem Pengendalian Intern atas Fungsi Penjualan dan
Penerimaan Kas pada PT. Bumi Maestroayu Setelah pelaksanaan survey pendahuluan dan mendapatkaan gambaran serta informasi mengenai kondisi dan kegiatan perusahaan, maka tahap selanjutnya yaitu melakukan evaluasi sistem pengendalian internal atas fungsi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Bumi Maestroayu. Evaluasi ini juga dilakukan untuk menjadi dasar bagi penulis dalam menentukan luasnya pemeriksaan yang akan dilakukan. Cara yang dilakukan untuk melakukan evaluasi ini yaitu dengan menyusun kuesioner yang diberikan kepada pihak-pihak terkait. Kuesioner berisi beberapa pertanyaan untuk memastikan mengenai keberadaan pengendalian intern yang ada pada perusahaan. Kuesioner yang berisikan daftar pertanyaan seputar kegiatan operasional dari penjualan dan penerimaan kas disebarkan ke 4 fungsi yang terkait dengan aktivitas penjualan di PT. Bumi Maestroayu, yaitu bagian penjualan, gudang, keuangan, dan penagihan. Pertanyaan dalam kuesioner dapat dijawab dengan : 1. “Ya”, yang berarti sistem dan prosedur telah diterapkan serta dilaksanakan dengan baik sebagaimana mestinya dan menunjukkan adanya kekuatan dari pengendalian intern. 2. “Tidak”, yang berarti sistem dan prosedur belum diterapkan serta dilaksanakan dengan baik sebagaimana mestinya dan menunjukkan adanya kelemahan.
45
Internal Control Questionnaire (ICQ) PT. BUMI MAESTROAYU
No
Pertanyaan (Hal-Hal Umum)
Ya
1.
Apakah struktur organisasi telah dijalankan sesuai dengan pembagian tugas yang ada?
Tidak
Keterangan Struktur
√
organisasi
ada, namun belum diupdate bagian
dengan yang
ada
sekarang. 2.
Apakah ada kebijakan dan prosedur secara tertulis dalam menjalankan tugas dari √ masing-masing fungsi?
3.
Apakah manajemen membuat target jangka √
panjang? 4.
Apakah di setiap akhir periode dilakukan evaluasi
terhadap
target
yang
telah
√
ditetapkan? 5.
6
Apakah terdapat rotasi pekerjaan yang telah ditetapkan?
√
Apakah sering terjadi pergantian karyawan?
√
46
1.
Apakah
perusahaan
menetapkan
target
penjualan setiap tahun? √
Jika “Ya”, apakah target penjualan disajikan secara tertulis?
2.
Apakah perusahaan mempunyai prosedur √
penjualan secara tertulis?
Prosedur
penjualan
Jika “Ya” apakah kegiatan penjualan sudah
secara tertulis belum
dijalankan sesuai dengan pedoman prosedur
diupdate.
penjualan? 3.
Apakah
perusahaan
mempunyai
Daftar
daftar
harga jual?
√
harga
jual
berbeda-beda antara pelanggan.
4.
Apakah penyimpanan dari daftar harga jual harus disetujui oleh pejabat perusahaan √ yang berwenang?
5.
Apakah untuk setiap pesanan pelanggan dibuatkan sales order?
Sales order masih √
dicatat
secara
manual 6.
Apakah formulir sales order mempunyai nomor urut? a. Tally sheat?
√
b. Delivery order?
√
47
√
c. Invoice?
7.
Apakah setiap penjualan diminta surat
Dikirimkan √
pesanan dari pelanggan?
secara
langsung, email atau fax.
8.
Apakah terdapat pemisahan tugas antara :
Fungsi gudang dan
a. fungsi penjualan terpisah dari fungsi √
pengiriman menjadi
pengiriman?
satu.
b. Fungsi penjualan dan gudang?
√
c. Fungsi penjualan dan akuntansi?
√
penerimaan √
d. Fungsi akuntansi dan kas (cashier)?
√
e. Fungsi gudang dan pengiriman? f. Fungsi
penagihan
piutang
dan √
penerimaan kas (cashier)? 9.
Apakah
tembusan
dokumen
penjualan
sudah diberikan sesuai dengan prosedur √ yang
ada
pada
bagian
yang
telah
ditetapkan?
48
10.
Apakah faktur penjualan telah diperiksa kecermatannya mengenai kuantitas yang √ tercantum dengan kuantitas pada surat order pengiriman, perhitungan matematikanya, sarat penjualan serta total harga?
11.
Apakah sebelum menyetujui pesanan pada
Setiap
purchase order dilakukan pengecekan pada √
memiliki
database
kredit.
credit
limit
pelanggan
dan
pelanggan batas
database persediaan barang? 12.
Apakah terdapat surat jaminan kredit bagi pelanggan terutama bagi pelanggan baru?
13.
Apakah
faktur
penjualan
yang
dibuat
√ Faktur
penjualan
berdasarkan dokumen sumber (purchase √
dibuat
berdasarkan
order)?
dokumen
Tally
Sheat yang dibuat oleh bagian gudang.
49
14.
Apakah bagian penjualan melakukan rekap terhadap sebuah transaksi penjualan yang √ terjadi?
15.
Apakah bagian gudang selalu melakukan pengecekan persediaan barang di gudang?
16.
√
Apakah bagian pengiriman melakukan pengecekan sebelum barang dikirim ke √ pelanggan (Quality Control)?
17.
Apakah pada saat pengiriman barang disertai surat jalan yang telah diotorisasi?
18.
√
Apakah pesanan pelanggan telah dikirim sesuai dengan waktu dan barang yang telah √ diinginkan oleh pelanggan? Pertanyaan (Piutang)
1.
Apakah pada saat melakukan penagihan pada pelanggan disertai surat penagihan?
2.
Apakah pelanggan memiliki bukti bahwa dia telah melunasi piutangnya?
3.
√
Apakah selalu membuat laporan penjualan setiap bulan?
4.
√
√
Apakah ada pejabat yang berwenang yang selalu mengevaluasi laporan penjualan itu √ secara seksama?
50
5.
Apakah perusahaan memiliki kebijakan √
retur penjualan? 6.
Jika ada faktur penjualan yang batal, apakah faktur tersebut diarsipkan untuk √ pemeriksaan?
7.
Apakah
bagian
piutang
secara
rutin
mengirimkan tagihan kepada pelanggan? 8.
Apakah perusahaan memiliki kebijakan √
syarat pembayaran tertentu? 9.
√
Sistem informasi penjualan menggunakan √
komputerisasi atau manual?
Komputerisasi
Jika komputerisasi apakah akses terhadap √ file penjualan dibatasi? Apakah
terdapat
otorisasi
untuk √
penghapusan atau perubahan data dalam sistem penjualan? 10.
Apakah perusahaan mempunyai control untuk mencegah penerimaan kontrak dari √ pelanggan yang mempunyai kredit macet?
11.
Apakah penagihan piutang telah dilakukan secara benar sesuai dengan tanggal jatoh √ tempo?
51
12.
Saat penagihan piutang dilakukan , cara
Melalui telepon.
apa yang dipakai? pengiriman surat atau √ telepon? 13.
Menahan
Apakah dilakukan penghapusan piutang √
dagang apabila pelanggan sudah tidak
14.
atau
menyita asset milik
mampu untuk membayar?
pelanggan.
Apakah secara periodik dibuat analisis
Jika pelanggan sudah
umur piutang dan yang sudah jatuh tempo √
melampaui
batas
di follow up?
piutang
telah
yang
ditetapkan maka tidak boleh
mengambil
barang Pertanyaan (Penerimaan Kas) 1.
Apakah kuitansi atau bukti pembayaran bernomer urut? (prenumbered)
2.
√
Apakah saat penerimaan giro, cek, dan kas secara tunai, langsung disetorkan ke bank √ pada hari itu juga atau paling lambat keesokan harinya?
3.
Apakah ada bagian khusus keuangan yang bertugas menyetorkan uang penerimaan √ kas ke bank?
52
Apakah pencatatan atas penerimaan kas √
4.
dilakukan
secara
rutin
oleh
bagian
akuntansi?
5.
Apakah seluruh transaksi penerimaan kas sudah dilaporkan dan dicatat seluruhnya?
6.
Apakah
perusahaan
menyimpan
atau √
mengarsip bukti setoran dari bank? 7.
√
Apakah pernah dilakukan perhitungan fisik √
atas saldo kas secara mendadak? 8.
Apakah tempat menyimpan uang di kasir √
sudah diberikan kunci pengaman? 9.
Apakah setiap karyawan selain bagian √
kasir bisa mengakses laci penyimpanan uang di kasir? 10.
Apakah untuk mengeluarkan uang kas bank harus melalui otorisasi dari pejabat √ yang berwenang?
11.
Apakah
tugas
kasir
pembukuan piutang?
tepisah
dari √
Tabel IV.1. Kuesioner atas hal-hal umum, penjualan, piutang dan penerimaan kas PT. Bumi Maestroayu
53
Berdasarkan hasil kuesioner atas sistem pengendalian internal pada PT. Bumi Maestroayu yang terkait atas fungsi penjualan dan penerimaan kas, maka diperoleh kondisi mengenai keberadaan sistem pengendalian internal atas fungsi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Bumi Maestroayu, yaitu : 1.
Perusahaan memiliki job desk secara tertulis untuk setiap bagian yang ada.
2.
Perusahaan memiliki daftar harga jual yang telah disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang. Daftar harga untuk setiap pelanggan berbeda-beda sesuai dengan negosiasi yang dilakukan sebelum menyetujui sales contract diantara kedua belah pihak.
3.
Terdapat pemisahan tugas diantara fungsi penjualan, penagihan piutang, penerimaan kas serta akuntansi.
4.
Perusahaan selalu melakukan pengecekan pada database credit limit pelanggan, sebelum menyetujui pesanan pelanggan. Pengecekan database credit limit dilakukan untuk memeriksa status piutang pelanggan, apabila sudah melewati batas maka perusahaan tidak memperbolehkan pelanggan melakukan permintaan barang sebelum piutangnya dilunasi terlebih dahulu.
5.
Perusahaan selalu melakukan pengecekan pada database persediaan barang, sebelum menyetujui pesanan pelanggan. Pengecekan database persediaan barang sebelum melakukan transaksi penjualan dilakukan agar tidak menghambat transaksi penjualan, sehingga perusahaan selalu dapat menyelesaikan pesanan pelanggan dengan tepat waktu.
6.
Dokumen yang dimiliki perusahaan sudah bernomor urut secara komputerisasi. Dokumen tersebut antara lain: faktur penjualan, surat jalan, dan tally sheat.
7.
Rangkap dari setiap dokumen sudah diberikan pada bagian yang sesuai. 54
8.
Perusahaan selalu memeriksa kecermatan mengenai kuantintas barang yang akan diberikan oleh pelanggan yang disesuaikan dengan permintaan barang dan memeriksa perhitungan matematika dari total penjualan.
9.
Pengiriman barang selalu disertai surat jalan yang diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
10. Saat dilakukan penagihan piutang kepada pelanggan selalu disertai dengan surat penagihan. 11. Pada saat penerimaan kas dalam bentuk giro, cek dan kas secara tunai langsung disetorkan ke bank. Berdasarkan hasil kuesioner di atas ternyata masih terdapat beberapa kelemahan atas sistem pengendalian manajemen diantaranya : 1.
Perusahaan sudah memiliki struktur organisasi secara tertulis dan job desk untuk semua bagian, namun struktur organisasi yang tertulis tidak sesuai dengan bagian yang ada. Contohnya yaitu : perusahaan tidak memiliki bagian umum (bagian personalia).
2.
Manajemen tidak membuat target penjualan tahunan.
3.
Perusahaan tidak pernah melakukan evaluasi rutin atas penjualan yang telah dilakukan.
4.
Perusahaan memiliki prosedur penjualan dan penerimaan kas secara tertulis, namun prosedur tersebut tidak sesuai dengan kegiatan penjualan yang dilaksanakan. Di samping hal di atas prosedur yang ada juga belum dilakukan perbaikan sesuai kegiatan perusahaan yang semakin berkembang.
5.
Tidak terdapat kebijakan manajemen atas penyisihan piutang tak tertagih.
55
6.
Perusahaan tidak melakukan syarat pembayaran jaminan penjualan, apabila pelanggan tidak sanggup melunasi kewajibannya.
7.
Fungsi gudang merangkap bagian pengiriman.
8.
Tidak pernah dilakukan perhitungan fisik atas saldo kas secara mendadak.
9.
Sales order dicatat secara manual dan tidak disimpan di dalam database. Perusahaan memiliki kelebihan dan kelemahan sistem pengendalian intern atas
fungsi penjualan dan penerimaan kas. Setiap kelemahan yang ada di dalam fungsi penjualan dan penerimaan kas pada perusahaan harus diperbaiki. Hal ini dikarenakan pengendalian internal merupakan hal yang penting untuk menjaga keamaan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.
IV.3 Audit Program atas Fungsi Penjualan dan Penerimaan Kas PT. Bumi Maestroayu Tahap selanjutnya yaitu audit program. Audit program digunakan untuk mengatur secara sistematis prosedur audit yang akan dilaksankan selama audit berlangsung. Audit program dibuat oleh penulis secara tertulis yang dijalankan dan bertujuan membantu penulis dalam pelaksanaan audit operasional dalam menilai prosedur dan kebijakan pada fungsi penjualan dan penerimaan kas perusahaan. Dalam menyusun audit program diperlukan kriteria awal dalam audit. Peranan kriteria dalam audit operasional merupakan hal yang penting, maka kriteria yang digunakan harus dapat mewakilkan penilaian ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas berbagai aktivitas di dalam perusahaan.
56
IV.3.1 Prosedur Audit atas Penerimaan Pesanan Pelanggan 1. Tujuan Audit a. Untuk mengetahui pelaksanaan atas pesanan pelanggan telah dijalankan sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang ditetapkan perusahaan. b. Untuk mengetahui apakah pesanan pelanggan sudah diberikan dan diproses oleh bagian yang sesuai dengan prosedur penjualan. c. Untuk mengetahui pencatatan atas pesanan pelanggan serta pendokumenan pesanan pelanggan 2. Prosedur Audit Prosedur audit atas penerimaan pesanan pelanggan yang dilakukan oleh penulis yaitu: a. Memeriksa apakah prosedur dan kebijakan atas proses pesanan pelanggan dibuat secara tertulis atau tidak. b. Memeriksa kelengkapan isi dari purchase order apakah isi telah tertera dengan jelas dan lengkap seperti harga barang, tanggal, jenis barang, dan kuantitas. c. Memeriksa apakah sudah dilakukan pengecekan barang terlebih dahulu ke bagian gudang sebelum dilakukan penjualan. d. Memeriksa apakah harga yang tertera di pesanan pelanggan merupakan harga yang sudah disepakati oleh pejabat yang berwenang. 3. Hasil Audit Hasil audit yang didapat yaitu perusahaan sudah memiliki prosedur dan kebijakan penjualan secara tertulis, tetapi tidak sesuai dengan kegiatan penjualan yang dilakukan. Pesanan pelanggan dapat diterima perusahaan melalui fax, 57
email, telepon maupun datang langsung. Jika pesanan pelanggan melalui telepon, pelanggan tetap harus mengirimkan dokumen purchase order. Kelengkapan dari dokumen purchase order sudah lengkap dan jelas, mulai dari nama pelanggan, tanggal, harga barang, jenis barang, dan kuantintas. Pemrosesan dari pesanan pelanggan sudah dilakukan oleh bagian yang sesuai serta selalu dilakukan pengecekan barang terlebih dahulu ke bagian gudang sebelum melakukan penjualan. IV.3.2 Prosedur Audit atas Persetujuan Kredit 1. Tujuan Audit a. Untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki prosedur dan kebijakan tertulis mengenai pengelolaan piutang dan penagihannya. b. Untuk mengetahui apakah setiap penjualan secara kredit telah mendapat persetujuan dari pejabat berwenang. c. Untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai jangka waktu pelunasan piutang. 2. Prosedur Audit a. Mempelajari prosedur persetujuan kredit yang ditetapkan oleh perusahaan. b. Memeriksa apakah penanganan atas persetujuan kredit telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. c. Memeriksa apakah perusahaan mengecek credit limit pelanggan sebelum dilakukan transaksi penjualan. d. Memeriksa apakah sebelum dilakukan transaksi penjualan, bagian piutang telah memeriksa status piutang pelanggan.
58
e. Memeriksa apakah kebijakan persetujuan kredit dan syarat pembayran pelanggan dibuat secara tertulis. 3. Hasil Audit Proses persetujuan kredit untuk pelanggan lama langsung dilakukan ke tahap pengecekan credit limit dan jumlah piutang pelanggan. Setelah jumlah credit limit pelanggan cukup untuk melakukan transaksi dan pelanggan sudah melunasi piutang sebelumnya, maka tahap selanjutnya dilakukan pengecekan persediaan barang. Harga atas persetujuan kredit telah ada saat dilakukannya kontrak penjualan. Untuk pelanggan baru, perusahaan memiliki kebijakan atas persetujuan kredit yaitu pembayaran kredit harus dilunasi paling lambat selama dua minggu setelah dilakukannya transaksi penjualan. IV.3.3 Prosedur Audit atas Pembuatan Tally Sheat, Surat Jalan dan Faktur Penjualan 1. Tujuan Audit a. Untuk mengetahui apakah tally sheat, surat jalan, dan faktur penjualan telah dibuat secara tepat sesuai dengan permintaan pelanggan. b. Untuk memastikan jangka waktu antara pembuatan faktur dan pengiriman barang tidak terlalu jauh. c. Untuk mengetahui apakah tally sheat, surat jalan, dan faktur penjualan telah dibuat secara lengkap dan jelas sesuai dengan pesanan pelanggan. 2. Prosedur Audit a. Memeriksa apakah pembuatan tally sheat, surat jalan, dan faktur penjualan telah sesuai dengan prosedur dan kebijakan perusahaan.
59
b. Memeriksa apakah tally sheat, surat jalan, dan faktur penjualan yang dibuat telah sesuai dengan purchase order dari pelanggan. Hal-hal yang perlu diperhatikan yaitu: 1. Identitas pelanggan seperti nama, alamat, dan nomor telepon. 2. Jenis dan nama barang. 3. Jumlah permintaan barang. 4. Harga yang tercantum dalam faktur. 5. Tanggal pembuatan tally sheat, surat jalan, dan faktur penjualan. 6. Nomor dari tally sheat, surat jalan, dan faktur penjualan. c. Memeriksa apakah tally sheat yang dibuat oleh bagian gudang telah sesuai dengan jenis dan kuantintas barang di purchase order. d. Memeriksa apakah tally sheat, surat jalan, dan faktur penjualan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang sebelum dikirimkan kepada pelanggan. e. Memeriksa penomoran dokumen apakah sudah bernomor urut. f. Memeriksa apakah terdapat kesalahan dalam pembuatan tally sheat, surat jalan, dan faktur penjualan. 3. Hasil Audit Pembuatan tally sheat telah disesuaikan dengan jenis dan kuantitas dari purchase order pelanggan. Namun tidak semua jumlah barang yang diminta oleh pelanggan sama dengan tally sheat. Hal ini terjadi karena barang yang dijual oleh perusahaan adalah daging. Daging yang akan didistribusikan kepada pelanggan sudah dipotong-potong dan dibungkus di gudang. Oleh karena itu jumlah berat
60
dari barang dapat lebih besar atau lebih kecil beberapa ons atau kilo dari purchase order. Pembuatan surat jalan dan faktur penjualan telah sesuai dengan prosedur perusahaan. Keterangan dari surat jalan dan faktur penjualan sudah lengkap yang menjelaskan identitas pelanggan, tanggal pesan, tanggal kirim, jenis barang, dab kuantitas barang. Surat jalan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang sebelum pengiriman dilakukan serta surat jalan yang telah dibawa kembali telah diotorisasi oleh pelanggan. IV.3.4 Prosedur Audit atas Pengiriman Pesanan 1. Tujuan Audit a. Untuk mengetahui apakah barang yang dikirmkan sesuai dengan tally sheat, surat jalan, dan faktur penjualan yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. b. Untuk mengetahui apakah pengiriman barang telah dilakukan sesuai dengan bagian yang telah ditetapkan perusahaan. c. Untuk mengetahui apakah barang dikirimkan dengan tepat waktu dan diterima pelanggan dalam keadaan yang baik. 2. Prosedur Audit a. Mempelajari prosedur pengiriman barang yang telah ditetapkan oleh perusahaan. b. Memeriksa apakah sebelum pengiriman barang dilakukan, telah dilakukan pengecekan antara dokumen dan barang yang akan dikirim. c. Memeriksa
apakah
kepala
gudang
mengetahui
dan
mengotorisasi
pengeluaran barang dari gudang. 61
d. Memeriksa apakah surat jalan ditandatangani oleh pelanggan sebagai tanda bahwa pesanan telah diterima. e. Memeriksa apakah terdapat kesalahan dalam pengiriman barang misalnya jenis dan kuantitas barang tidak sesuai dengan pesanaan serta dokumen pengiriman yang tidak lengkap. 3. Hasil Audit Bagian pengiriman digabung dengan bagian gudang. Perusahaan juga tidak memiliki prosedur tertulis mengenai proses pengiriman barang. Barang yang akan dikirimkan, sebelumnya dilakukan pengecekan antara dokumen pengiriman dengan barang yang akan dikirim untuk mencegah kesalahan pengiriman. Petugas juga memeriksa kualitas barang yang akan dikirimkan, hal ini dilakukan untuk mencegah retur barang. Dokumen pengiriman barang juga sudah ditandatangani oleh pelanggan saat barang diterima, hal ini digunakan untuk bukti bahwa barang sudah diterima. IV.3.5 Prosedur Audit atas Pencatatan Penjualan dan Penagihan Piutang 1. Tujuan Audit a. Untuk mengetahui apakah pencatatan atas penjualan telah dilakukan secara efektif dan efisien. b. Untuk mengetahui apakah pencatatan atas penjualan dilakukan sesuai dengan prosedur perusahaan dan juga ketentuan akuntansi yang berlaku. c. Untuk mengetahui apakah penagihan piutang telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur perusahaan dan memastikan piutang dapat dibayarkan dengan tepat waktu.
62
d. Untuk mengetahui apakah saat penagihan piutang telah ditagih kepada pelanggan dan invoice yang sesuai. 2. Prosedur Audit a. Mempelajari kebijakan dan prosedur pencatatan penjualan dan penagihan piutang. b. Memeriksa mengenai pencatatan transaksi penjualan telah dicatat ke dalam jurnal yang tepat. c. Memeriksa apakah perusahaan mempunyai bagian khusus yang mencatat tentang penjualan dan bagian khusus yang melakukan penagihan piutang. d. Memeriksa apakah bagian piutang setiap hari menyetorkan seluruh pembayaran pelanggan dengan jumlah yang sesuai dengan catatan penagihan dan diberikan kepada bagian keuangan. e. Memeriksa apakah terdapat pembagian tugas antara penagih piutang dan yang menerima kas dari hasil penagihan. f. Memeriksa apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai piutang tak tertagih. g. Memeriksa apakah bagian piutang membuat daftar piutang serta secara berkala mengirimkan statement of account kepada pelanggan. 3. Hasil Audit Perusahaan belum memiliki kebijakan dan prosedur tertulis mengenai pencatatan dan penagihan piutang. Pencatatan atas penjualan dilakukan dengan menyewa jasa konsultan akuntansi, tetapi jasa konsultan akuntansi jarang datang ke kantor, sehingga dapat menyebabkan ketidaklengkapan pencatatan jurnal penjualan. Perusahaan membedakan pembagian tugas antara orang yang menagih piutang 63
dengan yang menerima hasil penagihan. Perusahaan belum memiliki kebijakan tentang penghapusan piutang dan tidak pernah mengirimkan statement of account kepada pelanggan. IV.3.6 Prosedur Audit Atas Pencatatan Penerimaan Kas 1. Tujuan Pemeriksaan a. Untuk mengetahui apakah prosedur dan kebijakan atas penerimaan kas telah dilakukan dengan benar. b. Untuk mengetahui apakah proses penerimaan kas dari hasil penagihan telah dilakukan dengan benar, sesuai dengan nominal yang ditagih dan oleh pihak yang tepat. c. Untuk mengetahui apakah pencatatan penerimaan kas telah sesuai dengan ketentuan akuntansi yang berlaku. 2. Prosedur Audit a. Memeriksa apakah penerimaan kas telah dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditentukan oleh perusahaan. b. Memeriksa apakah penerimaan kas telah diberikan kepada pejabat yang berwenang. c. Memeriksa apakah jumlah penagihan piutang dengan penerimaan kas yang diterima sudah sesuai. d. Memeriksa apakah penerimaan kas dari hasil penjualan telah dicatat dengan benar. e. Memeriksa apakah pencatatan tersebut selalu diberikan kepada pejabat yang berwenang untuk diperiksa.
64
3. Hasil Audit Perusahaan telah memiliki prosedur penerimaan kas secara tertulis. Perusahaan juga sudah memiliki bagian khusus untuk penerimaan kas dan sudah ada pemisahan tugas antara penagihan piutang dengan penerimaan kas. Kas yang diterima akan langsung disetorkan ke Bank atau paling lambat satu hari setelah pembayaran diterima. Perusahaan juga memiliki brankas khusus untuk menyimpan uang kas yang belum sempat disetorkan ke Bank dan hanya direktur yang mengetahui kode dari brankas tersebut. Pencatatan penerimaan kas dilakukan oleh jasa konsultan akuntansi berdasarkan dokumen pendukung, surat tagihan maupun rekening koran yang telah diterima. IV .3.7
Prosedur Audit atas Retur Barang
1. Tujuan Audit a. Untuk mengetahui apakah perusahaan telah memiliki prosedur dan kebijakan yang jelas mengenai retur barang. b. Untuk mengetahui syarat-syarat yang diperlukan untuk melakukan retur barang. c. Untuk mengetahui pencatatan atas retur barang sudah dilakukan sesuai dengan standard yang berlaku. 2. Prosedur Audit a. Memeriksa apakah perusahaan telah menetapkan kebijakan dan prosedur mengenai retur barang. b. Memeriksa apakah setiap barang yang diretur sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 65
c. Memeriksa apakah terdapat dokumen yang lengkap terkait retur penjualan. d. Memeriksa apakah pencatatan atas retur telah dilakukan sesuai dengan standard yang berlaku. 3. Hasil Audit Perusahaan memiliki ketentuan atas barang yang akan diretur. Maksimal waktu yang diperlukan untuk meretur barang yaitu satu minggu setelah tanggal pembelian. Saat retur barang, perusahaan tidak membuat dokumen baru seperti Memo Kredit, namun membuat surat jalan baru atas transaksi retur yang dilakukan oleh pelanggan. IV.4
Temuan Audit Operasional atas Fungsi Penjualan dan Penerimaan Kas PT. Bumi Maestroayu Berdasarkan hasil penelitian audit operasional yang dilakukan terhadap fungsi penjualan dan penerimaan kas PT. Bumi Maestroayu, terdapat kelemahan dalam pelaksaan kegiatan atas fungsi penjualan dan penerimaan. Temuan-temuan yang ada yaitu:
1. Perusahaan memiliki prosedur penjualan dan penerimaan kas secara tertulis, namun tidak sesuai dengan kegiatan penjualan yang dilaksanakan. Kondisi : Perusahaan memang sudah memiliki prosedur penjualan dan penerimaan kas secara tertulis. Namun prosedur secara tertulis tidak sesuai dengan yang dijalankan serta prosedurnya tidak sesuai dengan standar kegiatan penjualan. Perusahaan juga tidak pernah meng-update prosedur yang baru ketika perusahaan mengalami perubahan.
66
Kriteria : Prosedur penjualan dan penerimaan kas seharusnya diperbaharui sesuai dengan kegiatan yang sebenarnya dilakukan. Prosedur yang sudah diperbaharui dapat memudahkan perusahaan menjalankan kegiatannnya serta direktur dapat melihat kontrol dari setiap prosedur yang telah dibuat. Sebab : Perusahaan merasa tidak perlu membuat prosedur secara tertulis karena kegiatan operasional yang selama ini berjalan sudah baik. Prosedur atas penjualan dan penerimaan kas langsung disampaikan kepada pihak yang berkepentingan dan karyawan lebih mudah mengerti melalui praktek langsung. Akibat : Kegiatan operasional dan pengendalian internal perusahaan dapat berjalan kurang efektif, karena prosedur dan kebijakan yang ada kurang jelas. Hal ini dapat memungkinkan terjadinya kesalahan atau ketidaksesuaian antara prosedur yang ditetapkan dengan prosedur yang berjalan. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya memiliki prosedur dan kebijakan penjualan dan penerimaan kas secara tertulis supaya setiap karyawan dapat mengerti setiap tanggung jawab yang harus dijalankan serta pendistribusian dokumen bisa dijalankan dengan benar. Pedoman prosedur secara tertulis juga bermanfaat bagi karyawan baru yang digunakan sebagai panduan untuk memahami alur dari kegiatan operasional perusahaan. Pedoman tertulis atas prosedur operasional
67
perusahaan sebaiknya diperbaharui jika terjadi perubahan dan sekiranya memperbaiki prosedur yang kurang efektif dan efisien. 2. Perusahaan tidak memiliki bagian HRD (Human Resources Development) Kondisi : Perusahaan memang memiliki struktur organisasi dengan memiliki bagian umum yaitu bagian personalia. Namun dalam kegiatan perusahaan yang dilakukan, perusahaan tidak memiliki bagian personalia untuk merekrut karyawan. Perekrutan karyawan langsung dilakukan oleh direktur perusahaan. Kriteria : Seharusnya perusahaan memiliki bagian personalia untuk melakukan pemilihan karyawan yang berkualitas dan memiliki etika yang baik. Bagian personalia lebih mengerti mengenai karakter dan kualitas seseorang. Untuk melakukan perekrutan dan penerimaan karyawan diperlukan test khusus seperti test psikotest. Sebab : Perusahaan merasa perekrutan karyawan dengan langsung dilakukan oleh direktur sudah cukup baik dan tepat. Akibat : Akibat yang bisa timbul yaitu kemungkian kegiatan operasional penjualan dan penerimaan kas tidak dilakukan oleh orang yang berkompeten di bidangnya. Kegiatan operasional penjualan bisa menjadi tidak efektif dan efisien. Kegiatan operasional penerimaan kas juga bisa retan terjadi kecurangan, karena proses perekrutan karyawan tidak melalui proses perekrutan dan tidak dilakukan oleh pihak yang berpengalaman dibidangnya.
68
Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya memiliki bagian personalia untuk melakukan perekrutan karyawan, sehingga perusahaan dapat memiliki karyawan yang berkompeten sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. Dengan merekrut karyawan yang berkualitas, maka secara langsung akan mendukung kegiatan operasional perusahaan secara efektif dan efisien. 3. Struktur organisasi dan uraian tugas, wewenang, dan tanggung jawab sudah tidak sesuai dengan perubahan yang ada. Kondisi: Perusahaan memiliki struktur organisasi serta pembagian tugas yang tidak sama dengan bagian yang sebenarnya. Perusahaan tidak memiliki bagian umum (bagian personalia). Kriteria : Perusahaan seharusnya menyesuaikan struktur organisasi yang sesungguhnya ada di perusahaan serta dapat memperbaharui setiap perubahan dari uraian tugas karyawan. Sebab : Perusahaan merasa strukur organisasi secara tertulis tidak begitu berpengaruh terhadap kegiatan operasional perusahaan. Uraian tugas dari perusahaan juga dapat diberitahukan langsung kepada setiap bagian. Akibat : Kemungkinan dapat terjadi ketidakjelasan pembagian tugas serta ketidaktahuan tanggung jawab yang seharusnya dijalankan oleh setiap karyawan. Kegiatan
69
operasional juga bisa menjadi tidak efisien karena karyawan tidak memahami uraian tugas yang seharusnya dijalankan. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membuat struktur organisasi sesuai dengan bagian yang terdapat di dalam perusahaan. Uraian tugas untuk masing-masing bagian juga harus diperbaharui, agar setiap karyawan mengetahui dan memahami tanggung jawabnya. 4. Bagian gudang merangkap bagian pengiriman. Kondisi : Fungsi gudang dengan fungsi pengiriman barang pada perusahaan digabung, sehingga tidak ada pemisahan tugas yang jelas. Perusahaan memang memiliki bagian yang cukup banyak pada bagian gudang dan pengiriman barang, namun tidak ada pembagian tugas secara jelas mengenai karyawan yang menjadi staf gudang dengan staf pengiriman. Bagian gudang bertugas untuk membuat tally sheat serta menyiapakan barang yang akan dikirim, kemudian diberikan kepada bagian pengiriman. Perusahaan mengabungkan kedua fungsi ini, karena kedua fungsi ini saling terkait satu sama lain serta untuk melakukan penghematan biaya tenaga kerja. Kriteria : Seharusnya perusahaan membuat pemisahan tugas antara bagian gudang dan pengiriman, karena berdasarkan teori yang telah dibahas di BAB II setiap fungsi yang terkait dengan penjualan harus dipisah. Fungsi gudang dan pengiriman memiliki uraian tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Bagian gudang bertanggung jawab atas setiap barang yang ada di gudang. Bagian pengiriman 70
bertanggung jawab atas barang yang telah disiapkan oleh bagian gudang untuk dikirimkan kepada pelanggan. Sebab : Perusahaan tidak melakukan pemisahan tugas antara fungsi gudang dan pengiriman dikarenakan perusahaan merasa tugas bagian gudang tidak terlalu banyak. Bagian gudang juga bisa memegang peranan sebagai bagian gudang dan pengiriman. Perusahaan juga berpikiran untuk bisa lebih menghemat biaya tenaga kerja, sehingga tugas dari kedua fungsi ini dapat digabung. Akibat : Akibat yang dapat ditimbulkan mengenai keamanan barang, karena setiap karyawan dapat keluar masuk mengambil barang untuk dikirimkan. Jika terjadi kehilangan barang akan sulit diminta pertanggung jawabkan, karena perusahaan tidak dapat memastikan apakah terjadi kesalahan pada bagian persediaan atau bagian gudang yang merangkap pengiriman. Kegiatan operasional juga tidak efektif karena kurangnya kontrol terhadap persediaan barang. Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membuat pemisahan fungsi antara fungsi gudang dan pengiriman barang. Hal ini dilakukan supaya kegiatan operasional menjadi efektif. Adanya kejelasan pertanggung jawaban yang dimiliki oleh setiap bagian. Untuk menjaga keamanan persediaan barang, agar hanya bagian tetentu yang mempunyai otoritas untuk masuk ke dalam gudang.
71
5. Perusahaan menggunakan jasa konsultan akuntansi, namun pelaksaannya kurang efekif Kondisi : Perusahaan menyewa jasa konsultan akuntansi untuk membuat laporan keuangan. Jasa konsultan akuntansi yang disewa perusahaan bekerja kurang efektif. Hal ini ditunjukkan dari ditumpuknya dokumen transaksi yang ada di perusahaan. Jasa konsultasi yang digunakan perusahaan berada di Surabaya sedangkan kantor PT. Bumi Maestroayu berada di Jakarta. Jasa konsultasi juga memiliki kewajiban membuat jurnal transaksi hingga pelaporan keuangan. Pembuatan dan pelaporan laporan keuangan dilaporkan terlambat. Kriteria : Pencatatan atas transaksi penjualan dan penerimaan kas seharusnya dijurnal sesuai dengan tanggal di mana transaksi itu dijalankan. Pembuatan laporan keuangan perusahaan harus dibuat secara tepat waktu, yang berguna untuk kepentingan para pemakai laporan keuangan. Sebab : Perusahaan merasa dengan menyewa jasa konsultan akuntansi kegiatan pembuatan laporan keuangan dikerjakan secara tepat dan sesuai dengan standar yang berlaku. Pemakaian jasa konsultan akuntansi juga dapat membantu perusahaan untuk membuat laporan keuangan. Akibat : Kemungkinan ada transaksi yang terlewat untuk dijurnal. Laporan keuangan juga menjadi lambat untuk disajikan. Kesalahan jumlah angka dari transaksi penjualan dan penerimaan kas. Apabila perusahaan membutuhkan laporan 72
keuangan untuk melakukan pinjaman ke Bank dan pinjaman tersebut untuk menunjang kegiatan penjualan, maka dengan adanya pelaporan keuangan yang terlambat akan mempengaruhi kegiatan penjualan. Rekomendasi : Saat jasa konsultan akuntansi tidak dapat datang, maka perusahaan bisa mengirimkan dokumen transaksi secara online, sehingga kegiatan pembukuan akun-akun yang terkait dengan penjualan dan penerimaan kas dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Perusahaan juga harus memiliki staf akuntan untuk menjurnal kegiatan operasional perusahaan dan membuat laporan keuangan. Karena jumlah transaksi penjualan dan penerimaan kas yang ada di perusahaan cukup banyak setiap harinya. 6. Perusahaan tidak memiliki kebijakan manajemen atas penyisihan piutang. Kondisi : Perusahaan tidak memiliki kebijakan atas penyisihan piutang. Perusahaan akan terus mencatat piutang dari pelanggan hingga pelanggan membayar setiap piutangnya. Piutang yang akan dihapus jika pelanggan benar-benar dalam keadaan bangkrut dan tidak memungkinkan untuk ditagih. Perusahaan juga tidak memiliki jangka waktu umur piutang pelanggan. Pelanggan yang sudah memiliki piutang yang melewati batas credit limit dan jangka waktu piutang hanya diberi sangsi dengan tidak boleh mengambil barang hingga, piutang sudah dilunasi. Bagi pelanggan yang tidak mampu membayar lagi piutangnya, maka perusahaan akan melakukan penyitaan aset miliki pelanggan.
73
Kriteria : Menurut ketentuan yang berlaku, piutang yang jatuh temponya sudah melebihi satu tahun, seharusnya disisihkan sebagai piutang tak tertagih atau dihapuskan. Karena piutang menyangkut risiko yang mungkin timbul pada masa akan datang maka perusahaan dapat mengantisipasi kerugian dalam jumlah besar serta supaya diketahui jumlah piutang sebenarnya yang disajikan dalam laporan keuangan. Hal tersebut dapat digunakan untuk menjadi pembanding atas laporan keuangan tahun lalu, sehingga dapat melihat kenaikan atau penurunan penjualan. Sebab : Perusahaan merasa tidak perlu membuat penyisihan atas piutang tak tertagih karena pelanggan pasti akan melunasi piutangnya meskipun sudah lama lewat jatuh tempo. Perusahaan akan melakukan penyitaan terhadap aset milik pelanggan jika pelanggan tidak mampu untuk membayar. Perusahaan akan menghapus piutang jika pelanggan sudah bangkrut. Akibat : Perusahaan tidak mencatat pencadangan piutang akan membuat akun piutang dalam laporan keuangan menjadi tidak wajar, karena jumlah piutang tahun sebelumnya masih dicatat. Jika pelanggan bangkrut maka piutang pada periode sebelumnya langsung dihapus, maka akan membuat penurunan yang signifikan terhadap laporan keuangan. Rekomendasi : Perusahaan membuat kebijakan atas piutang tak tertagih supaya nilai dari piutang yang disajikan dalam laporan keuangan merupakan nilai yang wajar. Perusahaan juga harus membuat umur piutang dan melakukan penyisihan untuk umur 74
piutang yang sudah lama. Penyisihan piutang juga sebaiknya diotorisasi oleh pejabat yang berwenang untuk menghindari terjadinya penyimpangan pencatatan piutang. 7. Perusahaan tidak memiliki jaminan pelanggan, jika pelanggan tidak sanggup melakukan kewajibannya. Kondisi : Perusahaan memiliki kebijakan atas piutang yang tidak tertagih dengan tidak memberikan barang hingga piutang dilunasi. Bagi pelanggan yang tidak mampu untuk membayar piutangnya maka perusahaan akan melakukan penyitaan terhadap aset milik pelanggan. Namun perusahaan tidak memiliki dokumen perjanjian penyitaan aset miliki pelanggan. Kriteria : Perusahaan sebaiknya membuat syarat jaminan penjualan yang harus dilakukan oleh pelanggan. Jika perusahaan menetapkan untuk melakukan penyitaan aset apabila pelanggan tidak sanggup melakukan kewajibannya, hal ini sulit dilakukan karena penyitaan aset milik orang lain tidak mudah dilakukan karena berhubungan dengan hukum. Sebab : Perusahaan merasa pelanggan selalu membayar piutangnya sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan dan juga kejadian pelanggan yang bangkrut jarang terjadi dari awal berdirinya perusahaan hingga sekarang.
75
Akibat : Perusahaan akan mengalami kerugian atas piutang yang tidak dapat tertagih. Perusahaan juga tidak memiliki bukti yang kuat jika ingin melakukan penyitaan aset milik pelanggan. Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya membuat syarat jaminan penjualan. Jadi saat pelanggan akan melakukan penjualan secara kredit, maka pelanggan tersebut harus membayar jaminan sebesar kebijakan yang dibuat oleh perusahaan. Apabila pelanggan tidak sanggup untuk membayar kewajibannya, maka jaminan awal menjadi milik perusahaan. Jika pelanggan sanggup melaksanakan kewajibannya maka jaminan penjualan tersebut akan dikembalikan. Dengan adanya syarat pembayaran jaminan tersebut meminimalkan piutang yang tak tertagih sehingga kegiatan operasional penjualan dapat terus berjalan. IV. 5 Hasil Penelitian Terkait dengan Tujuan Penelitian Berdasakan penelitian yang telah dilakukan penulis terhadap PT. Bumi Maestroayu terkait dengan tujuan yang telah penulis jelaskan pada BAB I, berikut ini merupakan penjelasan terhadap masing-masing tujuan : 1.
Untuk mengevaluasi efisiensi dan efektivitas dari fungsi penjualan dan penerimaan kas PT. Bumi Maestroayu Penilaian efisiensi dan efektivitas atas fungsi penjualan dan penerimaan kas dilakukan dengan mengumpulkan informasi awal melalui wawancara, observasi dan pengumpulan dokumen. Setelah itu membandingkan hasil
76
wawancara, observasi dengan pengumpulan dokumen. Perusahaan sudah memiliki prosedur penjualan dan penerimaan kas secara tertulis namun prosedur secara tertulis berbeda dengan yang dijalankan. Dari hasil penelitian kegiatan dari fungsi penjualan sudah dilakukan dengan cukup baik, namun bagian gudang dan pengiriman masih digabung. Hal ini akan menyebabkan kegiatan menjadi tidak efektif dan efisien. Fungsi penerimaan kas sudah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Hal ini ditunjukkan dari pembagian tugas yang jelas antara fungsi penagihan, penerimaan kas serta pencatatan kas. Saat pembayaran secara kas, giro atau cek diberikan maka akan dicatat bukti penerimaan kas secara manual. Pencatatan tersebut berisi tanggal, nominal, no invoice, nama pelanggan dan tanda tangan dari staf penagihan dan penerima kas sebagai bukti bahwa kas sudah diterima. Penerimaan kas juga dihitung secara teliti dan dicocokkan sesuai dengan invoice yang telah ditagih. Penerimaan kas akan langsung disetorkan ke Bank atau paling lambat satu hari setelah kas diterima. Perusahaan juga memiliki brankas khusus untuk menyimpan uang yang belum disetorkan ke Bank dan hanya direktur yang mengetahui kode dari brankas tersebut. 2.
Menganalisis setiap kelemahan yang ada di dalam kegiatan operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan kas PT. Bumi Maestroayu. Pencatatan sales order masih dilakukan secara manual, kemudian sales order difotocopy dan diberikan kepada bagian gudang. Sales order yang ditulis secara manual dapat menyebakan kesalahan pengambilan barang, mungkin karena ketidakjelasan penulisan. Kegiatan penjualan saat pengambilan dan 77
pengiriman barang dilakukan oleh bagian yang sama yaitu bagian gudang. Hal ini dapat menyebabkan kegiatan menjadi tidak efektif dan efisien. Risiko terjadi kecurangan atas pengambilan barang juga sangat besar, karena bagian gudang membuat tally sheat, mengambil barang dan mengirimkan kepada pelanggan. Fungsi penerimaan kas sudah dilakukan dengan prosedur dan kebijakan yang sudah sesuai. 3. Mengetahui dan memberikan rekomendasi bagaimana cara perusahaan dalam mengatasi kelemahan yang ada pada kegiatan penjualan dan penerimaan kas. Direktur melakukan pengawasan langsung atas kegiatan operasional perusahaan, namun direktur tidak setiap hari memantau kegiatan operasional. Perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur atas otorisasi dokumen atas fungsi penjualan dan penerimaan kas. Rekomendasi yang diberikan untuk mengatasi kelemahan yaitu dengan cara perusahaan membuat prosedur, kebijakan dan struktur organisasi secara tertulis. Perlu dilakukan pemisahan tugas antara bagian gudang dan pengiriman, supaya kegiatan penjualan dapat dilakukan secara efektif dan efisien serta kesempatan untuk terjadinya kecurangan dapat dihindari.
78
