BAB IV PEMBAHASAN IV.1 Evaluasi Struktur Organisasi Perusahaan Berdasarkan bagan struktur organisasi yang dimiliki oleh perusahaan PT.Petra Energy International, terdapat beberapa evaluasi yang dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Berdasarkan struktur organisasi dan uraian tugas PT. Petra Energy International, dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Petra Energy International merupakan struktur organisasi garis (line organization), dimana seorang atasan membawahi sejumlah bawahan dan seorang bawahan bertanggung jawab langsung terhadap atasan saja. Keuntungan menggunakan struktur organisasi garis adalah tanggung jawab dan wewenang dari setiap karyawan perusahaan menjadi lebih jelas. Dengan adanya struktur organisasi garis lurus pengambilan keputusan juga lebih baik dan jelas. Namun kelemahannya adalah tidak adanya staf ahli yang berfungsi memberi rekomendasi terhadap para manager dalam melakukan tugasnya. 2. Dalam struktur organisasi PT. Petra Energy International tidak terdapat bagian khusus dalam menangani persetujuan kredit (terkait penyediaan jasa dan alat) bagi pelanggan baru maupun pelanggan lama. Penjualan kredit langsung diotorisasikan oleh manager pemasaran yang berkegiatan mencari pelanggan. Hal ini menyebabkan terkadang bagian keuangan sulit untuk melakukan penagihan terhadap pelanggan atas pekerjaan yang telah selesai. Penagihan merupakan salah satu tugas dan tanggung jawab yang harus 47
dijalankan oleh bagian keuangan, dengan adanya hal seperti ini maka bagian keuangan kesulitan melakukan tugasnya dan pendapatan perusahaan menjadi terhambat. 3. Dalam perusahaan PT. Petra Energy International siklus pendapatan perusahaan berasal dari penyediaan tenaga kerja dan alat-alat yang disewa oleh pelanggan, kegiatan penagihan, dan kegiatan penerimaan kas. Kegiatan tersebut merupakan sumber pendapatan perusahaan yang akan digunakan untuk perluasan dan pengembangan perusahaan. Oleh karena itu perusahaan harus memiliki pengendalian internal yang baik agar mencegah timbulnya penyimpangan dan penyalahgunaan terhadap pendapatan perusahaan. Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap struktur organisasasi PT. Petra Energy International, terdapat beberapa usulan yang dapat memberikan dampak positif terhadap perusahaan PT. Petra Energy International, antara lain : 1. Manager keuangan memiliki minimal dua orang bawahan yang dapat saling memeriksa pekerjaan terkait dengan penagihan dan pencatatan pendapatan kredit dari pelanggan, sehingga tidak terjadinya kecurangan di dalam bagian keuangan. 2. Manager keuangan menangani tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : •
Bertanggung jawab untuk merencanakan penggunaan sumber daya keuangan perusahan.
•
Melakukan pengawasan pada arus keuangan perushaan.
•
Melakukan pengawasan dan pengecekan ulang terhadap bank receipt/cash receipt. 48
•
Melakukan review dan menyetujui permohonan penjualan kredit kepada pelanggan lama dan baru.
3. Pengadaan bagian persetujuan kredit di bagian keuangan yang memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : •
Berkomunikasi dengan bagian pemasaran atas persetujuan pekerjaan (pemberian kredit)
kepada pelanggan serta memberikan advice
setelah melakukan review terlebih dahulu. •
Melakukan review permohonan kredit pelanggan lama dan baru.
•
Melakukan update terhadap catatan kredit pelanggan.
•
Mengarsipkan berkas permohonan kredit terhadap pelanggan lama dan baru.
•
Melakukan analisis umur piutang terhadap para pelanggan.
4. Menerapkan pengendalian Internal COSO secara akurat di dalam perusahaan.
IV.2 Kebijakan Sistem Informasi Penjualan PT. Petra Energy International Perusahaan memiliki berbagai macam kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Manajemen harus mengikuti prosedur-prosedur yang telah dibuat agar tidak terjadinya penyalahgunaan wewenang dan kecurangankecurangan dari pihak dalam perusahaan. Kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh PT. Petra Energy International terkait kegiatan penjualan, antara lain : 1. Penjualan yang berupa pengiriman tenaga kerja & rental alat dibayarkan secara tunai & kredit setelah pekerjaan selesai.
49
2. Pemesanan penjualan dapat dilakukan menggunakan media komunikasi langsung terhadap salesman/marketing perusahaan. 3. Negosiasi harga terkait dengan pekerjaan dilakukan melalui salesman yang berkomunikasi langsung dengan pelanggan. 4. Pemabagian bonus kepada salesman/marketing berdasarkan hasil pekerjaan yang diterima oleh perusahaan.
IV.3 Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang pada PT. Petra Energy International. Dalam sebuah perusahaan yang bekerja dalam bidang penyediaan tenaga kerja dan penyewaan alat, penjualan merupakan kegiatan yang paling utama yang dilakukan perusahaan. Sistem informasi akuntansi yang baik sangat diperlukan oleh perusahaan agar terciptanya peningkatan efektifitas penjualan sehingga perusahaan dapat meningkatkan laba. Bagian-bagian yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penjualan PT. Petra Energy International terbagi atas bagian marketing, bagian logistik/ gudang, bagian operasional, dan bagian keuangan. Berdasakan evaluasi yang dilakukan atas sistem informasi penjualan pada PT. Petra Energy International terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan yang terdapat di dalam perusahaan, antara lain : Kelebihan 1) Perusahaan melibatkan berbagai departemen dalam menunjang proses transaksi penjualan yang ada diperusahaan, hal ini menunjukan bahwa siklus pendapatan perusahaan berasal dari kerja sama tim setiap departemen perusahaan yang bersifat professional. 50
2) Perusahaan menerapkan pengendalian internal atas siklus pendapatan di perusahaan. Dengan penerapan pengendalian internal maka perusahaan dapat
mengetahui
bagaimana
faktor
lingkungan
pengendalian
berpengaruh dalam siklus pendapatan, dapat diketahuinya aktifitasaktifitas pengendalian yang dilakukan perusahaan terkait siklus pendapatan, perusahaaan dapat melakukan pengurangan atau pencegahan terhadap risiko perusahaan, perusahaan memiliki informasi dan komunikasi yang baik di dalam perusahaan, perusahaan dapat mengetahui bagaimana pentingnya pengawasan yang harus dilakukan mengenai komponen-komponen yang mempengaruhi siklus pendapatan perusahaan. 3) Terdapat bukti dokumen seperti sales order, time sheet, dan faktur penjualan sehingga terdapat bukti atas hasil kerja teknisi lapangan dan barang-barang yang keluar masuk dari gudang dapat dipertanggung jawabkan. 4) Dilakukannya pengarsipan dokumen-dokumen seperti surat jalan dan faktur agar dapat diketahui dengan jelas kegiatan-kegiatan yang terjadi dalam siklus pendapatan untuk dilakukan pengecekan ulang oleh pihak manajemen. 5) Perusahaan memiliki rekening bank atas nama perusahaan PT. Petra Energy International. Dengan memiliki rekening bank atas nama perusahaan maka penggabungan harta milik perusahaan dan milik pribadi akan terpisah, sehingga tidak timbulnya tindakan kecurangan dan ancaman atas harta milik perusahaan.
51
Kekurangan 1) Perusahaan tidak memiliki prosedur penjualan secara piutang dengan baik. Dalam perusahaan PT. Petra Energy International tidak terdapat bagian persetujuan kredit di departemen keuangan, seharusnya dalam memberikan persetujuan kredit tidak boleh di otorisasikan oleh bagian penjualan, selain itu harus adanya kredibilitas pelanggan serta penilaian pelanggan dalam melakukan pembayaran. Hal ini tentu saja dapat menyebabkan masalah kredit macet dan piutang tak tertagih. Berdasarkan permasalahan ini harus dibentuknya bagian persetujuan kredit di departemen keuangan yang dapat melakukan review terlebih dahulu terhadap pelanggan atas status kreditnya dan kemampuan dalam melakukan kredit atas pekerjaan pada PT. Petra Energy International kemudian dikoordinasikan ke bagian penjualan untuk melakukan siklus pendapatan perusahaan.
IV.4 Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada PT. Petra Energy International. Penerimaan kas berasal dari hasil penerimaan tunai dan pelunasan piutang atas hasil pekerjaan oleh pelanggan. Fungsi penerimaan kas merupakan fungsi yang penting karena kas merupakan harta perusahaan yang paling rentan terhadap penyalahgunaan yang mungkin dilakukan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Oleh karena itu sistem penerimaan kan harus didasarkan oleh pengendalian internal yang baik.
52
Berdasarkan evaluasi yang dilakukan terhadap sistem informasi penerimaan kas pada PT. Petra Energy International dapat ditemukan beberapak kelebihan dan kekurangan, antara lain : Kelebihan 1) Dokumen yang digunakan dalam pencatatan penerimaan kas memiliki nomor urut. Dalam dokumen pencatatan penerimaan kas diperlukan nomor urut yang dapat memudahkan dalam meninjau kembali pembayaran
yang
telah
dilakukan
oleh
pelanggan
sehingga
memudahkan manajer keuangan dalam memeriksa hasil penerimaan kas di perusahaan. 2) Pembayaran menggunakan cek dan giro serta pembayaran melalui transfer sudah ditunjukan atas nama perusahaan. Dengan adanya pembayaran atas nama perusahaan maka dapat mengurangi tindakan kecurangan yang dilakukan oleh bagian penerimaan kas. Kekurangan 1) Perusahaan memiliki jumlah kredit macet yang besar. Kredit macet terjadi karena diakibatkan adanya beberapa pelanggan yang kesulitan dalam melakukan pembayaran setelah pekerjaan selesai. Hal ini terkait karena tidak adanya bagian persetujuan kredit yang memeriksa terlebih dahulu kemampuan pelanggan dalam melakukan transaksi. Dalam mengatasi permasalahan ini baiknya dibentuk bagian persetujuan kredit dalam departemen keuangan sehingga perusahaan mampu menilai kemampuan pelanggan dalam melakukan transaksi kredit dan mengurangi adanya kredit macet yang terjadi. 53
IV.5 Evaluasi Pengendalian Internal pada Siklus Pendapatan pada PT. Petra Energy International Siklus pendapatan meruapakan siklus yang terdiri dari aktivitas-aktivitas terkait dengan penjualan barang dan jasa antara perusahaan dan pelanggan. Pada kegiatan utama perusahaan yaitu pengiriman tenaga kerja dan penyewaan alat; pembayaran kredit dilakukan ketika pekerjaan telah selesai. Dalam
evaluasi pengendalian internal pada siklus pendapatan, penulis akan
berusaha mengevaluasi pengendalian internal dengan pendekatan COSO dan mengevaluasi penerapan 4 komponen dari pengendalian COSO pada PT. Petra Energy International, yaitu lingkungan pengendalian, aktivitas pegendalian, penilaian resiko, informasi & kominikasi, dan pengawasan.
IV.5.1 Evaluasi Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian yang baik berisi tindakan, kebijakan dan prosedur yang menunjukan prilaku manajemen serta pemimpin perusahaan dari entitas tentang pengendalian internal dan kepentingannya terhadap perusahaan. Esensi dari pengendalian internal akan efektif atas tindakan manajemen. Jika manajemen puncak menyadari bahwa pengendalian itu penting, maka bagian lain dari organisasi akan mengikuti dan merespon dengan cara menjaga dan memelihara pengendalian internal di perusahaan.
54
Lingkungan pengendalian memiliki 4 komponen : a) Integritas dan nilai-nilai etika Setelah dilakukannya observasi dan wawancara pada PT. Petra Energy International hal yang pertama dapat dilihat dari interitas dan nilai etika adalah sikap karyawan dalam melakukan tanggung jawabnya terhadap pekerjaan yang dibebankan kepada karyawan dan dilihat apakah sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan. Integritas dan nilai etika juga berhubungan dengan bagaimana tingkat kejujuran seseorang terhadap pekerjaan dan kualitas kinerjanya. Dari hasil observasi dan wawancara terhadap PT. Petra Energy International, dapat ditemukan beberapa hal yang sudah dilaksanakan dengan baik oleh perusahaan berhubungan dengan integritas dan nilai etika, yaitu bagaimana sikap staff perusahaan dalam menanggapi beberapa pertanyaan mengenai aturan-aturan yang berlaku di perusahaan, perusahaan juga sudah menerapkan kebijakan yang sesuai dengan praktek bisnis dalam perusahaan. Dengan dipantaunya bagaimana kegiatan sehari-hari karyawan dalam hal-hal yang menyangkut integritas dan nilai etika. Ditemukan beberapa kelemahan terkait dengan kegiatan sehari-hari karyawan dalam menerapkan integritas dan nilai etika perusahaan yaitu banyaknya karyawan yang sering datang tidak tepat waktu dan sesuai aturan, diberikannya izin atas karyawan yang tidak masuk kerja karena alasan yang belum tentu kebenarannya. 55
Hal ini terjadi karena kurangnya kesadaran akan pengendalian internal pada karyawan perusahaan. Hal ini tentu saja akan menggangu kinerja perusahaan dan efektifitas karyawan dalam melakukan pekerjaannya. Dalam menangani hal tersebut harus diterapkannya disiplin tinggi atas jam masuk karyawan agar karyawan dapat datang tepat waktu dan bekerja dengan maksimal, perusahaan juga harus meninjau bagaimana baiknya memberikan izin kepada karyawan yang tidak masuk apakah baiknya dipotong dengan hari cuti atau tidak dan mensurvei karyawan-karyawan yang sering izin di dalam perusahaan. b) Filosofi dan gaya operasi manajemen PT. Petra Energy International memiliki filosofi yang menggambarkan manajemen perusahaan yaitu : •
Perusahaan menciptakan kesatuan manajemen yang baik dan bersifat kekeluargaan.
•
Perusahaan memberikan tenaga kerja dan alat-alat terbaik kepada pelanggan untuk hasil pekerjaan maksimal.
•
Perusahaan memberikan service terbaik dari penerimaan pekerjaan sampai pekerjaan selesai.
Berdasarkan
filosofi
perusahaan
PT.
Petra
Energy
International dapat disimpulkan bahwa pihak manajemen perusahaan berusaha untuk menciptakan suasana yang baik di dalam perusahaan sehingga karyawan dapat bekerja dengan nyaman dan maksimal.
56
Perusahaan
juga
menginginkan
agar
pelanggan
tetap
menggunakan layanan jasa dan barang dari perusahaan dengan memberikan pelayanan terbaik bagi setiap pelanggan. Dapat dikatakan perusahaan memiliki filosofi yang baik dengan memberikan kenyamanan bekerja bagi karyawan dan kualitas yang baik bagi pelanggan. Hal ini harus terus dilakukan dan ditingkatkan sehingga perusahaan dapat mencapai target perusahaan dan karyawan dapat bekerja dengan maksimal untuk mencapai target tersebut. c) Struktur Organisasional Struktur organisasi yang baik adalah struktur organisasi yang mampu membantu perusahaan untuk memenuhi tujuannya dan membantu melaksanakan aktivitas-aktivitasnya. PT. Petra Energy International memiliki struktur organisasi garis. Dimana seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan dan hanya menerima perintah dari atasan tersebut. Setelah dilakukan penelitian atas struktur organisasi di dalam perusahaan dimana ditemukan masih adanya beberapa kelemahan terkait dengan masalah pemerian persetujuan kredit bagi pelanggan karena tidak adanya bagian pemberian persetujuan kredit pada departemen keuangan di PT. Petra Energy International. Dengan tidak adanya bagian pemberian persetujuan kredit maka seringkali perusahaan tidak memantau kapasitas pelanggan
57
dalam melakukan pembayaran sehingga kerap kali terjadi kesulitan dalam penagihan pembayaran atas pekerjaan yang telah dilakukan. Terlepas dari kurangnya bagian pemberian persetujuan kredit struktur organisasi perusahaan sudah tertata cukup baik dan pekerjaan yang dilakukan dapat diterima dan dikerjakan dengan maksimal. Berdasarkan keadaan struktur organisasi pada PT. Petra Energy International maka dapat disarankan agar di dalam departemen keuangan terdapat bagian persetujuan kredit yang dapat mencari tahu dan memantau langsung kapasitas pelanggan dalam melakukan pembayaran di akhir pekerjaan. Hasil penelitian dan pengawasan terhadap pelanggan dapat disampaikan kepada bagian marketing agar dapat ditinjau kembali atas penerimaan pekerjaan oleh perusahaan. Pada bagian depertemen lainnya yang menunjang proses siklus pendapatan harus dapat mempertahankan kompeten pekerjaan yang dilakukan sehingga pekerjaan akan berjalan dengan baik dan tidak mengecewakan pelanggan. d) Komite Audit Dewan Komisaris Dalam PT. Petra Energy International terdapat komite audit yang bertanggung jawab dalam mengawasi strukur pengendalian internal perusahaan serta bekerja sama dengan bagian keuangan agar pelaporan keuangan perusahaan dapat diselesaikan tepat waktu dan diberikan kepada pemegang saham, serta memberikan hasil peninjauan terhadap manajemen perusahaan kepada pemegang saham perusahaan. 58
Komite audit perusahaan PT. Petra Energy International melakukan peninjauan yang berfungsi untuk memeriksa integritas manajemen dan meningkatkan kepercayaan para pemegang saham. Hal ini sangat baik dan harus dipertahankan, karena meningkatkan kualitas perusahaan. e) Metode Pemberian Otoritas dan Tanggung Jawab Berdasarkan hasil penelitian observasi dan wawancara langsung terhadap karyawan dan manajemen PT. Petra Energy International, setiap karyawan dan manajemen memiliki tugas yang telah di tetapkan oleh perusahaan melalui deksripsi pekerjaan. Hal ini bertujuan agar para karyawan memiliki tanggung jawab masingmasing sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya. Perusahaan juga memberikan otorisasi serta tanggung jawab kepada karyawan dengan melakukan pelatihan pegawai dan rencana operasional serta penetapan jadwal dan anggaran. Dapat dikatakan bahwa perusahaan telah memiliki metode pemberian otorisasi dan tanggung jawab yang sangat baik sehingga kedepannya perusahaan dapat semakin berkembang dan para karyawan dan pihak perusahaan dapat memiliki tanggung jawab penuh bagi kesejahteraan perusahaan. f) Kebijakan dan praktik dalam Sumber Daya Manusia Perusahaan telah memiliki kebijakandan praktik sumber daya manusia untuk merekrut karyawan sampai pembayaran gaji karyawan. Dari hasil observasi dan wawancara terhadap karyawan 59
penulis ingin memaparkan beberapa pelaksanaan kebijakan dan praktik sumber daya manusia pada PT. Petra Energy International : •
Kebijakan dalam perekrutan pegawai yang kompeten dan dapat dipercaya sehingga dapat mendukung struktur pengendalian internal yang efektif. Hal ini dapat dilihat dengan adanya prosedur, sistem dan standar yang ditetapkan
perusahaan
dan
serikat
pekerja
dalam
melakukan perekrutan karyawan yang kompeten. Hal ini dapat dilihat dari hasil pekerjaan yang telah dilakukan, terutama bagian-bagian teknisi yang bekerja di lapangan. Tidak adanya komplain dari pelanggan merupakan suatu hal yang sangat baik bagi perusahaan. Hal ini dikarenakan para karyawan telah bekerja dengan baik dan maksimal. •
Berdasarkan hasil wawancara terhadap karyawan, dapat diketahui bahwa para karyawan PT. Petra Energy International telah memahami dengan benar mengenai tugas dan prosedur dalam pekerjaan mereka.
•
Terdapatnya tindakan pendisiplinan terhadap prilaku karyawan yang berlaku tidak baik dengan pemberian surat peringatan.
•
Perusahaan PT. Petra Energy International memberikan perhatian kepada karyawan dengan pemberian gaji yang tepat waktu, adanya tunjangan-tunjangan bagi karyawan,
60
pengadaan liburan bersama perusahaan dengan perjalanan travel ke luar negri dan dalam negri. IV.5.2 Evaluasi Aktivitas-aktivitas Pengendalian Aktifitas
pengendalian
merupakan
kegiatan
pengendalian
yang
merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen dicapai. IV.5.2.1 Evaluasi pemisahan tugas yang memadai Dalam evaluasi pemisahan tugas yang memadai terkait dengan siklus pendapatan PT. Petra Energy International terdapat beberapa fungsi pemisahan tugas yang sudah cukup baik, antara lain : 1. Fungsi penerimaan kas terpisah dengan fungsi pencatatan Pada sisem penjualan dan penerimaan kas perusahaan PT. Petra Energy International, fungsi penerimaan kas dan fungsi pencatatan telah dipisah. Fungsi penerimaan kas dilakukan oleh bagian finance staff sedangkan bagian pencatatan dilakukan oleh bagian accounting staff. 2. Fungsi penerimaan kas terpisah dengan fungsi otorisasi Fungsi penerimaan kas dilakukan oleh finance staff dan kemudian di periksa dan diotorisasikan oleh manajer keuangan. Perusahaan telah memiliki fungsi pemisahan tugas yang baik, namun masih memiliki kelemahan yang terdapat pemisahan tugas terkait dengan siklus pendapatan perusahaan, antara lain :
61
1. Fungsi penerimaan kas tergabung dengan fungsi penyetoran kas ke bank. Pada perusahaan PT. Petra Energy International fungsi penerimaan kas dan fungsi penyetoran dilakukan oleh orang yang sama yaitu bagian finance staff. Hal ini menyebabkan sangat rentannya kecurangan yang mungkin terjadi oleh bagian finance staff. Sebaiknya fungsi penyetoran kas dilakukan otorisasi terlebih dahulu oleh manajer keuangan kemudian dicatatan oleh accounting staff baru dilakukan penyetoran ke bank. Hasil setoran ke bank kemudian disimpan untuk menjadi arsip departemen keuangan. IV.5.2.2 Evaluasi terhadap otorisasi yang sesuai dari transaksi dan aktivitas Otorisasi wajib dilakukan terhadap setiap transaksi, karena setiap transaksi yang terkait dengan siklus pendapatan perusahaan harus memiliki keabsahan dengan baik untuk mewujudkan pengendalian internal yang memadai. Setiap otorisasi dilakukan oleh manajer yang berkepentingan terhadap hasil otorisasi. Di dalam perusahaan sudah terdapat otorisasi yang sesuai dari transaksi dan aktivitas Pembayaran
dari
pelanggan
diotorisasikan
oleh
manager
keuangan sehingga dapat dilakukan penyetoran ke bank. Dokumen yang berisi pembayaran dari pelanggan yang telah diotorisasi oleh manager keuangan disimpan dan menjadi bukti untuk laporan pada meeting antar manajemen. 62
IV.5.2.3 Evaluasi terhadap dokumen dan catatan yang memadai Penggunaan dokumen dan catatan yang memadai membantu untuk memastikan pencatatan yang akurat dan lengkap atas seluruh ata transaksi yang berkaitan. Ketika dokumen di otorisasikan dengan tanda tangan dan stampel perusahaan, maka dokumen menyediakan dasar penetapan tanggung jawab dalam mengotorisasi dan mencatat transaksi. Berdasarkan hasil observasi pada perusahaan PT. Petra Energy International dapat ditemukan beberapa penggunaan dokumen dan catatan yang memadai, antara lain : 1. Dokumen yang digunakan dalam pencatatan penerimaan kas memiliki nomor urut. Dalam dokumen pencatatan penerimaan kas diperlukan nomor urut yang dapat memudahkan dalam meninjau kembali pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan sehingga memudahkan manajer keuangan dalam memeriksa hasil penerimaan kas di perusahaan. 2. Dokumen yang digunakan dalam pencatatan penerimaan kas dibuat
dengan
informasi
yang
lengkap
dan
dapat
dipertanggung jawabkan. Dokumen yang berisi informasi yang baik akan membantu manajemen dalam melakukan peninjauan dan pengambilan keputusan IV.5.2.4 Evaluasi terhadap pengendalian fisik atas asset dan catatan Salah satu asset terpenting perusahaan adalah infromasi. Oleh sebab itu, harus diambil langkah-langkah untuk menjaga baik asset
63
berupa informasi maupun fisik. PT. Petra Energy International telah melakukan pengendalian fisik atas asset dan catatan, antara lain : 1. Akses terhadap dokumen penting setiap departemen masingmasing hanya dapat diakses oleh manajer-manajer keuangan setiap departemen saja. Hal ini membuat tidak semua pihak dapat mengetahui informasi yang penting bagi setiap departemen masing- masing, sehingga setiap departemen memiliki tanggung jawab masing-masing dalam menjaga informasi yang terkait dengan departemennya. 2. Bagian IT melakukan penjagaan terhadap dokumen-dokumen yang disimpan oleh setiap departemen dengan melakukan backup data dan menerapkan password pada setiap komputer yang dapat diakses oleh orang yang berkepentingan terhadap dokumen dan informasi yang disimpan.
IV.5.3 Evaluasi Penilaian Risiko Risiko yang mungkin timbul di dalam perusahaan PT. Petra Energy International belum pernah diperkirakan oleh perusahaan. Sejalan dengan peningkatan kompleksitas sistem dan ketergantungan pada sistem tersebut, perusahaan menghadapi peningkatan risiko atas sistem yang sedang mereka jalankan tersebut. Risiko tersebut merupakan ancaman yang berkaitan dengan siklus pendapatan perusahaan.
64
Oleh karena itu penulis melakukan beberapa penelitian atas risiko yang mungkin dapat terjadi di perusahaan di masa yang akan datang sehingga perusahaan dapat melakukan pencegahan dan penanggulangan atas risiko yang terjadi. Beberapa risiko yang mungkin akan terjadi di dalam perusahaan antara lain : 1. Adanya kerentanan terhadap pencurian/ kesalahan perhitungan oleh bagian keuangan. Pada tahun 2008 telah terjadi pencurian sejumlah uang yang dilakukan oleh bagian staff keuangan perusahaan, hal ini dapat terjadi karena tidak adanya perputaran pegawai serta minimnya pengawasan yang cukup di bagian keuangan. Kesalahan perhitungan juga kerap kali terjadi dikarenakan kurangnya bagian staff keuangan yang khusus untuk menangani pembayaran uang makan & perjalanan bagi para karwayan (teknisi) yang bekerja di lapangan. Evaluasi yang dapat di berikan terhadap masalah ini adalah harus dilakukannya perputaran pekerjaan pada bagian keuangan sehingga tidak hanya satu staff karyawan saja yang mengurus bagian keuangan di suatu titik tertentu. Manajer keuangan juga harus mampu memantau kinerja bawahannya dalam hal mengawasi dan memberikan petunjuk yang baik agar bawahannya mampu bekerja dengan baik dan tidak terjadinya kecurangan yang terjadi di departemen keuangan. Dalam bagian keuangan ada baiknya dilakukan penambahan staff dalam melakukan pembayaran atas uang makan & uang perjalanan bagi karyawan yang bekerja di luar lapangan.
65
2. Perekrutan karyawan baru. Berdasarkan
wawancara dengan
manajer bagian
HRD (Human
Resourches Departmen), dapat diketahui bahwa dengan perekrutan tenaga kerja baru, maka akan memberikan dampak positif bagi perusahaan, makin adanya persaingan yang sehat serta semangat yang baru dari karyawan baru. Namun masih adanya karyawan baru bagian teknisi yang bekerja di lapangan kurang memahami cara kerja alat-alat dan pengoprasiannya. Oleh karena itu penulis memberikan saran ada baiknya karyawan baru diberikan training yang baik serta dalam pekerjaan dilakukan oleh pengawasan staff ahli agar karyawan baru dapat beradaptasi dan pekerjaanya menjadi optimal dan memuaskan pelanggan. 3. Adanya musibah atau kecelakaan kerja yang tidak diprediksi Kecelakaan dapat terjadi kapan saja dan menimpa karyawan serta perusahaan. Kecelakaan kerja yang terjadi dapat berupa kecelakaan pekerjaan terhadap karyawan yang bekerja di lapangan karena risiko kerja lapangan sangat tinggi. Musibah yang terjadi terhadap perusahaan juga dapat berupa kebakaran maupun kerusuhan. Oleh karena itu baiknya perusahaan memberikan
asuransi
kepada
karyawan-karyawan
yang
bekerja
di
perusahaan, khususnya karyawan yang bekerja di lapangan. Serta mengasuransikan gedung serta alat-alat agar terhindar dari kerugian yang sangat besar.
66
IV.5.4 Evaluasi Informasi dan Komunikasi Dari hasil penelitian atas dokumen dan sistem yang berjalan di perusahaan PT. Petra Energy International terdapat beberapa hal yang berhubungan dengan penerapan sistem informasi dan komunikasi di dalam perusahaan, antara lain : 1. Perusahaan menerapkan sistem akuntansi penjualan dengan adanya penjualan secara tunai dan kredit. Dengan adanya penerapan sistem akuntansi pada bagian penjualan maka akan membuat pelanggan semakin mudah dalam melakukan transaksi dengan perusahaan. Sistem akuntansi penjualan membuat adanya prosedur penjualan yang berlaku di perusahaan sehingga arus informasi dan aktivitas yang dilakukan dalam siklus penjualan semakin jelas dan mengurangi adanya resiko kecurangan atau kesalahan perhitungan oleh bagian keuangan. 2. Setiap karyawan wajib menyampaikan hasil laporannya pekerjaannya terhadap manajer departemennya masing-masing. Dengan adanya komunikasi dari karyawan kepada manager maka dapat dilihat kinerja masing-masing karyawan. Hal ini tentu saja sangat efektif di dalam sebuah perusahaan, karena manager dapat memberikan informasi dan bantuan kepada karyawan yang dikiranya mengalami kesulitan dalam menghadapi pekerjaannya. Karyawan yang dibimbing dapat memberikan hasil kinerja yang lebih baik di di kedepannya hal ini karena adanya informasi dan komunikasi yang berjalan dengan baik di perusahaan. 3. Perusahaan melakuakan aktifitas informasi dan komunikasi yang baik kepada seluruh manajemen dan karyawan. Dalam perusahaan setiap dua 67
minggu dilakuakan meeting antara pihak manajemen dan seluruh karyawan dari semua departemen di perusahaan untuk melakukan penilaian atas kinerja masing-masing departemen. Informasi yang diberikan harus seakurat mungkin sehingga manajer-manajer dapat menerima informasi yang tepat untuk dilakukannya perbaikan dan pengambilan keputusan terkait dengan proses transaksi penjualan yang berjalan di perusahaan.
Berdasarkan hasil wawancara terhadap beberapa karyawan di PT. Petra Energy International masih terdapat beberapa kelemahan yang terkait atas proses informasi dan komunikasi perusahaan, antara lain : 1. Masih banyaknya karyawan yang kesulitan dalam memberitahukan informasi kepada pihak manajer. Kesulitan dalam memberikan informasi ini
dikarenakan
terkadang
masih
ada
karyawan
yang
sulit
menggungkapkan isi informasi yang dimaksud, kurangnya interaksi yang dilakukan karyawan kepada pihak manajer, menyebabkan adanya kesulitan pihak manajer menerima informasi yang tepat dari karyawan. 2. Terdapatnya perbedaan PO yang dibuat perusahaan dengan laporan dari pelanggan atas pekerjaan yang telah dilakukan. PO yang dibuat perusahaan digunakan untuk melakukan penagihan atas pekerjaan yang dilakukan dibuat berdasarkan hasil laporan kerja karyawan/ teknisi yang bekerja dilapangan. Laporan pekerjaan dari karyawan/ teknisi di lapangan terkadang berbeda dengan pencatatan yang dilakukan pelanggan atas jam kerja dari karyawan/ teknisi. Hal ini disebabkan adanya kesalahan/ 68
kecurangan yang dilakukan oleh karyawan/ teknisi dalam melakukan pencatatan laporan kerja maupun kesalahan pencatatan yang dilakukan oleh pelanggan. Atas hal yang terjadi ini menyebabkan terkadang pihak manajemen perusahaan kesulitan dalam melakukan penagihan kas hasil pekerjaan dan harus membuat revisi mengenai pencatatan yang terjadi. Dari beberapa kelemahan yang ada dapat diatasi dengan dilakukannya komunikasi yang baik antara manajer dan karyawan serta dilakukannya pelatihan mengenai penyampaian komunikasi atas informasi pekerjaan agar hasil informasi yang ada dapat dipergunakan dengan baik dan dijadikan untuk melakukan pengendalian yang baik di dalam perusahaan. Karyawan juga harus diinformasikan agar lebih hati-hati dan diberikan peringatan dalam melakukan pencatatan laporan kerja bagi karyawan/ teknisi lapangan sehingga hasil laporan kerja yang akan dibuatkan PO untuk melakukan penarikan pembayaran sama dengan pencatatan yang dilakukan oleh pelanggan, sehingga dapat mempercepat dilakukannya proses pembayaran atas hasil pekerjaan yang dilakukan.
IV.5.5 Pengawasan Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan terhadap perusahaan, terdapat beberapa tindakan pengawasan yang dilakukan oleh perusahaan terkait dengan siklus pendapatan perusahaan, antara lain : 1. Manajemen melakukan pengawasan terhadap kinerja karyawan di perusahaan terkait dengan siklus pendapatan. Pengawasan dilakukan terhadap semua bagian departemen yang melakukan aktifitas terkait siklus pendapatan. Hal 69
ini dilakukan oleh manajemen agar mengurangi adanya tindakan kesalahan dan kecurangan dari karyawan yang mempengaruhi kelancaran proses siklus pendapatan perusahaan. 2. Manajemen secara khusus melakukan evaluasi pada fungsi penerimaan kas pada perusahaan. Hal ini dilakukan agar tidak terjadinya kecurangan kembali yang dilakukan oleh karyawan di bagian keuangan yang telah terjadi pada priode tahun 2008. Pihak manajemen secara rutin melakukan pengecekan di bagian keuangan sehingga proses kinerja perusahaan di departemen lain dapat berjalan lancar dan baik. Pengawasan yang dilakukan juga merupakan pengecekan saldo di bank secara rutin dan sirkulasi uang yang keluar masuk di perusahaan. 3. Perusahaan melakukan kontrol dan pengawasan terhadap pelanggan yang masih memiliki kredit pada perusahaan. Hal ini dilakukan sesuai prosedur yang telah ditetapkan perusahaan atas pengawasan terhadap pelanggan yang terkait kredit. Bertujuan untuk meminimalkan kerugian yang diterima perusahaan terkait kredit yang belum selesai dibayar.
70
