1 BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN 4.1. Implementasi Aplikasi Manajemen Arsip Berbasis Web Pembuatan program aplikasi Manajemen arsip ini ditujukan u...
4.1. Implementasi Aplikasi Manajemen Arsip Berbasis Web Pembuatan program aplikasi Manajemen arsip ini ditujukan untuk user perusahaan PT. XYZ untuk pengefesiensi pemakaian kertas dan penggunaan gudang serta untuk mempermudah pencarian dokumen disaat dibutuhkan. Sistem kelola arsip yang sebelumnya masih manual sehingga kurang efesien baik dari segi waktu maupun tenaga. Aplikasi ini dapat diakses oleh user dimeja kerjanya masing-masing karena sistem ini berbasis web dan dalam lingkungan intranet. Melalui aplikasi ini karyawan dapat melihat arsip yang dibutuhkan dan mencetaknya apabila membutuhannya. Setelah melakukan analisa dan perancangan terhadap aplikasi Manajemen arsip berbasis web, tahapan selanjutnya adalah implementasi dan pengujian. Pada tahapan pengujian terdapat dua cakupan spesifikasi kebutuhan sistem yang meliputi perangkat keras dan perangkat lunak, implementasi aplikasi ini meliputi proses pengkodeaan basis data dan tampilan antar muka.
4.1.1. Spesifikasi Kebutuhan Sistem Dalam aplikasi ini spesifikasi sistem menggunakan dua buah perangkat yaitu perangkat keras dan perangkat lunak. Berikut adalah kebutuhan sistem ini dibuat dan diuji. 1. Perangkat Keras (Hardware) a. Processor Intel Core 2 Duo b. RAM Memory 2GB. c. Hardisk 320 GB . 2. Perangkat Lunak (Software) a. Operating System windows 7 Professional
66
b. Php MyAdmin 3.2.4 c. XAMPP 1.7.3 d. MySQL client version: 5.1.41
4.2. Tampilan Aplikasi Manajemen Arsip Berbasis Web Untuk menjalankan aplikasi ini, yang dilakukan adalah membuka web browser, kemudian ketikkan nama host yang menjadi server pada bagian address (http://10.30.0.52/arsip/index.php). Bila host yang digunakan sama dengan host yang dipakai saat ini, nama host dapat diisi dengan localhost.
4.2.1. Halaman Tambah Dokumen Pada halaman ini user memasukkan data dokumen yang akandisimpan pada database. Langkah awal adalah menentukan lokasi simpan dengan memilih Gudang, Baris, rak dan tingkat. Setiap field harus diisi semua kecuali file File boleh ditiadakan, karena tidak semua dokumen yang simpan mempunyai data softcopy. Setelah itu baru tekan tombol simpan untuk memasukan ke tabel database dokumen. Pada halaman ini juga terdapat record yang sudah dimasukkan oleh Admin, yaitu Data Gudang, Data Kategori dan Data Media yang dibutuhkan untuk penyimpanan arsip, user dapat memilih record tersebut dengan select menu.
} b. Penomoran Kode Dokumen Otomatis (FormTambahDataArsipProc.php) $qryLogin = mysql_query("SELECT KodeDokumen FROM tbldokumen order By NoUrut DESC LIMIT 1"); $a=1; while ($data=mysql_fetch_array($qryLogin)){ $b=$a-1; $KodeDokumenData[$b]=substr($data['KodeDokumen'],0,5); } $NomorUrut=$KodeDokumenData[$b]+1; if($NomorUrut<10){$NomorUrut="0000".$NomorUrut;} else if($NomorUrut<100){$NomorUrut="000".$NomorUrut;} else if($NomorUrut<1000){$NomorUrut="00".$NomorUrut;} else if($NomorUrut<10000){$NomorUrut="0".$NomorUrut;} else $NomorUrut; $KodeDokumen=$NomorUrut."/".$KodeKategori."/".date("m")."/".date(" Y"); c. Merubah Nomor File menjadi nama file if ($File!=""){ //proses ganti nama file $TipeFile=$_FILES["File"]["type"]; $NamaFile=$_FILES["File"]["name"]; $UkuranFile=$_FILES["File"]["size"]; $tmpfile=$_FILES["File"]["tmp_name"]; $err=$_FILES["File"]["error"]; $BaseName=basename($NamaFile); $arr_NamaFile=explode(".",$NamaFile); $NamaDok = str_replace("/","_",$KodeDokumen); //merubah tanda / ke _ $NamaFile = $NamaDok.".".$arr_NamaFile[1]; move_uploaded_file($tmpfile,"C:\\xampp\\htdocs\\arsip\\dokumen\\".$NamaF ile); $addsql = "NamaFile = '".$NamaFile."',"; } 4.2.2. Halaman Persetujuan Simpan Gambar 4.2 merupakan gambar halaman proses persetujuan simpan dokumen yang telah dimasukkan oleh User. Halaman ini hanya menampilkan dokumen yang berstatus “0”, yang selanjutnya apabila supervisor melakukan menekan tombol dengan status “1”
69
Gambar 4.2. Halaman Persetujuan Simpan Penggalan skrip Persetujuan Simpan; if($stat == "proses_approve"){ $Counter=trim($_POST['Counter']); for($a=1;$a<=$Counter;$a++){ if($_POST['KodeDokumen_'.$a] != "" ){ $KodeDokumen = $_POST['KodeDokumen_'.$a]; $qryLogin = mysql_query("UPDATE tbldokumen SET Status = 1 WHERE KodeDokumen = '".$KodeDokumen."'"); } } javascript_page_redirect("Data Sudah Di Setujui...",$thispageback2,$stat_close); }
4.2.3. Halaman Lihat Arsip. Halaman ini digunakan oleh user untuk melihat dokomen yang telah disetuji oleh supervisor. Status arsip yang ditampilkan adalah masih valid dan belum dipinjam.
Gambar 4.3. Layar Halaman lihat arsip
Penggalan skrip ( FormTambahArsipView.php ) : a. Lihat asrip $qryLoginDokumen = mysql_query("SELECT * FROM tbldokumen where Status = 1 $addsql LIMIT $offset, $dataPerPage"); $a=1; while ($datadokumen=mysql_fetch_array($qryLoginDokumen)){ $b=$a-1; $KodeDokumen[$b]= $datadokumen['KodeDokumen'];
70
$NomorDokumen[$b] = $datadokumen['NomorDokumen']; $NamaDokumen[$b] = $datadokumen['NamaDokumen']; $File[$b] = $datadokumen['File']; $Status[$b] = $datadokumen['Status']; $Uraian[$b] = $datadokumen['Uraian']; $PIC[$b] = $datadokumen['PIC']; $TanggalSimpan[$b] = $datadokumen['TanggalSimpan']; $LamaSimpan[$b] = $datadokumen['LamaSimpan']; $TanggalLamaSimpan[$b] = $datadokumen['TanggalLamaSimpan']; $KodeMedia[$b] = $datadokumen['KodeMedia']; $qryLoginMedia = mysql_query("SELECT * FROM tblmedia where KodeMedia = '".$KodeMedia[$b]."' LIMIT 0, 1"); $c=1; while ($datamedia=mysql_fetch_array($qryLoginMedia)){ $d=$c-1; $NamaMedia[$d] = $datamedia['NamaMedia']; } $NamaMedia[$b] = $NamaMedia[$d]; $KodeKategori[$b] = $datadokumen['KodeKategori']; $qryLoginKetegori = mysql_query("SELECT * FROM tblkategori where KodeKategori = '".$KodeKategori[$b]."' LIMIT 0, 1"); $c=1; while ($datakategori=mysql_fetch_array($qryLoginKetegori)){ $d=$c-1; $NamaKategori[$d] = $datakategori['Kategori']; } $NamaKategori[$b] = $NamaKategori[$d]; $KodeGudang[$b] = $datadokumen['KodeGudang']; $qryLoginGudang = mysql_query("SELECT * FROM tblgudang where KodeGudang = '".$KodeGudang[$b]."' LIMIT 0, 1"); $c=1; while ($dataGudang=mysql_fetch_array($qryLoginGudang)){ $d=$c-1; $NamaGudang[$d] = $dataGudang['NamaGudang']; } $KodeGudangBaris[$b] = $datadokumen['KodeGudangBaris']; $qryLoginGudangBaris = mysql_query("SELECT * FROM tblgudangbaris where KodeGudangBaris = '".$KodeGudangBaris[$b]."' LIMIT 0, 1"); $c=1; while ($dataGudangBaris=mysql_fetch_array($qryLoginGudangBaris)){ $d=$c-1; $NamaGudangBaris[$d] = $dataGudangBaris['Keterangan']; } $KodeGudangRak[$b] = $datadokumen['KodeGudangRak']; $qryLoginGudangRak = mysql_query("SELECT * FROM tblgudangrak where KodeGudangRak = '".$KodeGudangRak[$b]."' LIMIT 0, 1"); $c=1; while ($dataGudangRak=mysql_fetch_array($qryLoginGudangRak)){
71
$d=$c-1; $NamaGudangRak[$d] = $dataGudangRak['Keterangan']; } $KodeGudangTingkat[$b] = $datadokumen['KodeGudangTingkat']; $qryLoginGudangTingkat = mysql_query("SELECT * FROM tblgudangtingkat where KodeGudangTingkat = '".$KodeGudangTingkat[$b]."' LIMIT 0, 1"); $c=1; while ($dataGudangTingkat=mysql_fetch_array($qryLoginGudangTingkat)){ $d=$c-1; $NamaGudangTingkat[$d] = $dataGudangTingkat['Keterangan']; } $LokasiFisik[$b] = $NamaGudang[$d]."".$NamaGudangBaris[$d]."".$NamaGudangR ak[$d]."".$NamaGudangTingkat[$d]; $StatusPinjam[$b] = $datadokumen['StatusPinjam']; switch($StatusPinjam[$b]){ case 0 : $StatusPinjam[$b] = "Dokumen Ada Di Gudang"; break; case 1 : $StatusPinjam[$b] = "Menunggu Proses Approval Pinjaman"; break; case 2 : $StatusPinjam[$b] = "Dokumen Sedand Dipinjam"; break; } ?>
b. Script Searching ; $KodeKategoriCari = $_GET['KodeKategoriCari']; $StatusPinjamDokumen = $_GET['StatusPinjamDokumen']; $Keyword = $_GET['Keyword']; if ($KodeKategoriCari != "" and $StatusPinjamDokumen != "" and $Keyword != "") {$addsql = " and StatusPinjam = '".$StatusPinjamDokumen."' and KodeKategori = '".$KodeKategoriCari."' and NamaDokumen LIKE '%".$Keyword."%' ";} else if ($KodeKategoriCari != "" and $StatusPinjamDokumen != "" and $Keyword == "" ){$addsql = " and StatusPinjam = '".$StatusPinjamDokumen."' and KodeKategori = '".$KodeKategoriCari."' ";} else if ($KodeKategoriCari != "" and $StatusPinjamDokumen == "" and $Keyword != "" ){$addsql = " and KodeKategori = '".$KodeKategoriCari."' and NamaDokumen LIKE '%".$Keyword."%' ";} else if ($KodeKategoriCari == "" and $StatusPinjamDokumen != "" and $Keyword != "" ){$addsql = " and StatusPinjam = '".$StatusPinjamDokumen."' and NamaDokumen LIKE '%".$Keyword."%' ";} else if ($KodeKategoriCari != "" and $StatusPinjamDokumen == "" and $Keyword == "" ){$addsql = " and KodeKategori = '".$KodeKategoriCari."' ";} else if ($KodeKategoriCari == "" and $StatusPinjamDokumen != "" and $Keyword == "" ){$addsql = " and StatusPinjam = '".$StatusPinjamDokumen."' ";}
72
else if ($KodeKategoriCari == "" and $StatusPinjamDokumen == "" and $Keyword != "" ){$addsql = " and NamaDokumen LIKE '%".$Keyword."%' ";}
4.2.4. Halaman Pinjam Arsip. Halaman ini digunakan oleh user untuk meminjam dokumen untuk keperluan tertentu. User dapat meminjam dokumen maksimal 1 (satu) bulan dan dokumen dapat dipinjamkan setelah mengisi form pinjam dokumen, seperti : tanggal pinjam, tanggal kembali serta keperluannya buat apa.
Gambar 4.4. Layar Halaman data Dokumen yang Valid untuk dipinjam
Halaman ini dugunakan oleh supervisor untuk menyetujui dokumen yang telah retensi, dokumen tersebut mau dihapus atau mau disimpan ulang. Kalau mau disimpan ulang Supervisor dapat menekan tombol simpan ulang lalu merubah tanggal retensi dengan yang diinginkan. Dan apabila sudah tidak disimpan lagi maka dapat langsung menekan tombol hapus. Sistem akan mengkonfirmasi apakah dokumen mau dihapus? Kalau YA sistem akan menghapusnya dari database dan tidak untuk membatalkannya.
Gambar 4.6. Layar Halaman Dokumen Retensi
75
Gambar 4.7. Layar Halaman Proses ubah masa Retensi
Penggalan skrip ( DataApprovalRetensiArsip.php ) a. Script Proses terjadi Retensi; $qryLoginDokumen = mysql_query("SELECT * FROM tbldokumen WHERE Status = 1 and TanggalLamaSimpan <= '".$TanggalAkhir."' "); $a=1; while ($datadokumen=mysql_fetch_array($qryLoginDokumen)){ $b=$a-1; $KodeDokumen[$b]= $datadokumen['KodeDokumen']; $NomorDokumen[$b] = $datadokumen['NomorDokumen']; $NamaDokumen[$b] = $datadokumen['NamaDokumen']; $File[$b] = $datadokumen['File']; $Status[$b] = $datadokumen['Status']; $Uraian[$b] = $datadokumen['Uraian']; $PIC[$b] = $datadokumen['PIC']; $TanggalSimpan[$b] = $datadokumen['TanggalSimpan']; $LamaSimpan[$b] = $datadokumen['LamaSimpan']; $TanggalLamaSimpan[$b] = $datadokumen['TanggalLamaSimpan']; $TanggalLamaSimpan_arr = explode("-",$TanggalLamaSimpan[$b]); $TanggalLamaSimpan[$b] = $TanggalLamaSimpan_arr[2]."".$TanggalLamaSimpan_arr[1]."-".$TanggalLamaSimpan_arr[0]; $NamaMedia[$b] = $datadokumen['NamaMedia']; $KodeGudang[$b] = $datadokumen['KodeGudang']; $qryLoginGudang = mysql_query("SELECT * FROM tblgudang where KodeGudang = '".$KodeGudang[$b]."' LIMIT 0, 1"); $c=1; while ($dataGudang=mysql_fetch_array($qryLoginGudang)){ $d=$c-1; $NamaGudang[$d] = $dataGudang['NamaGudang']; } $KodeGudangBaris[$b] = $datadokumen['KodeGudangBaris'];
76
$qryLoginGudangBaris = mysql_query("SELECT * FROM tblgudangbaris where KodeGudangBaris = '".$KodeGudangBaris[$b]."' LIMIT 0, 1"); $c=1; while ($dataGudangBaris=mysql_fetch_array($qryLoginGudangBaris)){ $d=$c-1; $NamaGudangBaris[$d] = $dataGudangBaris['Keterangan']; } $KodeGudangRak[$b] = $datadokumen['KodeGudangRak']; $qryLoginGudangRak = mysql_query("SELECT * FROM tblgudangrak where KodeGudangRak = '".$KodeGudangRak[$b]."' LIMIT 0, 1"); $c=1; while ($dataGudangRak=mysql_fetch_array($qryLoginGudangRak)){ $d=$c-1; $NamaGudangRak[$d] = $dataGudangRak['Keterangan']; } $KodeGudangTingkat[$b] = $datadokumen['KodeGudangTingkat']; $qryLoginGudangTingkat = mysql_query("SELECT * FROM tblgudangtingkat where KodeGudangTingkat = '".$KodeGudangTingkat[$b]."' LIMIT 0, 1"); $c=1; while ($dataGudangTingkat=mysql_fetch_array($qryLoginGudangTingkat)){ $d=$c-1; $NamaGudangTingkat[$d] = $dataGudangTingkat['Keterangan']; } $LokasiFisik[$b] = $NamaGudang[$d]."".$NamaGudangBaris[$d]."".$NamaGudangR ak[$d]."".$NamaGudangTingkat[$d]; $StatusPinjam[$b] = $datadokumen['StatusPinjam']; switch($StatusPinjam[$b]){ case 0 : $StatusPinjam[$b] = "Dokumen Ada Di Gudang"; break; case 1 : $StatusPinjam[$b] = "Menunggu Proses Approval Pinjaman"; break;case 2 : $StatusPinjam[$b] = "Dokumen Sedand Dipinjam"; break; } ?>
b. Script Proses Simpan Ulang; if($stat == "simpanulang"){ $KodeDokumen=trim($_POST['KodeDokumen']); $LamaSimpan=trim($_POST['LamaSimpan']); $TanggalLamaSimpan=trim($_POST['TanggalLamaSimpan']); $TanggalLamaSimpan_arr=explode("-",$TanggalLamaSimpan); $Tahun=$TanggalLamaSimpan_arr[2]+$LamaSimpan; $TglLamaSimpan=$Tahun."-".$TanggalLamaSimpan_arr[1]."".$TanggalLamaSimpan_arr[0]; $qryLogin = mysql_query("UPDATE tbldokumen SET TanggalLamaSimpan = '".$TglLamaSimpan."' WHERE KodeDokumen = '".$KodeDokumen."'");
c. Script proses hapus; if ($proses == "deletedata"){ $qryLogin = mysql_query("DELETE FROM tbldokumen WHERE KodeDokumen='$KodeDokumen'"); javascript_page_redirect("Data Berhasil dihapus...","$thispage",$stat_close); }
4.3.Pengujian
Pengujian program aplikasi ini dilakukan dengan metode Black box testing. Metode black box ini merupakan pengujian program berdasarkan fungsi dari program. Tujuan dari metode black box testing ini adalah untuk menemukan kesalahan fungsi pada program. Pengujian dengan metode black box testing dilakukan dengan cara memberikan sejumlah masukkan ( input ) pada program aplikasi yang kemudian diproses sesuai dengan kebutuhan fungsiaonalnya untuk melihat apakah program aplikasi menghasilkan keluaran ( output ) yang diinginkan dan sesuai dengan fungsi dari program aplikasi tersebut.
Bila dari input yang diberikan proses menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka program aplikasi yang bersangkutan telah benar, tetapi bila output yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka masih terdapat kesalahan pada program aplikasi tersebut. Pengujian dilakukan dengan mencoba semua kemungkinan yang terjadi dan dilakukan secara berulang-ulang. Jika dalam pengujian ditemukan kesalahan, maka akan dilakukan penelusuran dan perbaikan ( debugging ) untuk memperbaiki 84 kesalahan yang terjadi. Jika telah selesai melakukan perbaikan maka akan dilakukan pengujian kembali. Pengujian dan perbaikan dilakukan secara terus menerus hingga diperoleh hasil yang terbaik.
78
4.3.1. Skenario Pengujian
Skenario pengujian diperlukan untuk mengetahui apakah menu-menu yang ada dapat berfungsi dengan baik atau tidak. Skenario pengujian dilakukan dengan memilih dari setiap pilihan yang ada pada tampilan aplikasi Manajemen Arsip. Skenario dilakukan satu persatu dalam kondisi yang mungkin terjadi. Skenario tersebut dirangkum dalam Tabel 4.1 skenario pengujian.
Tabel 4.1 skenario pengujian. No
1
Deskripsi
Kelompok
Fungsional
Uji
Input Dokumen
Normal
Kasus Uji
Hasil Yang diharapkan
Mengelola yang
dokumen Diklarifikasi bahwa
akan
diinput, data tersebut telah
seperti
menentukan dikelola
dan
lokasi
penyimpanan, disimpan
pada
kategori
dokumen, database.
menentukan
Media,
memasukkan
data
dokumen
serta
menentukan berapa lama dokumen
tersebut
disimpan. Data Salah Mengelola
data
dokumen,
input Sistem tidak akan seperti memproses
dan
menambah data, jika data mengeluarkan salah dan tidak jadi tekan pesan
“Mohon
tombol hapus. Apabila masukkan ada salah satu data yang data ..... !!!” tidak dimasukkan kecuali untuk data file (lampiran file)
sistem
mengeluarkan
akan pesan
79
bahwa
harus
memasukkan datanya. 2
Persetujuan Normal
Mengelola
dokumen Diklarifikasi bahwa
Simpan
yang diinput oleh user data tersebut telah untuk disimpan. kalau disetujui data
dokumen
dimasukkan
yang disimpan. salah,
makan
melakukan
perubahan
lalu
menyimpannya.
Dan
kalau
yang
data
dimasukkan
sudah
sesuai,
tekan
tekan
untuk
makan tombol
untuk
simpan
persetujuan
penyimpanan. 3
Lihat
Normal
Dokumen
Melihat data dokumen Muncul
list
yang tersimpan didata dokumen base.
yang
tersimpan status
data
dan dokumen
tersebut sednag
apakah dipinjam
atau akan dipinjam serta sudah retensi. 4
Tambah Pinjam
Normal
Menampilkan dokumen
yang
dipinjam
dan
data Diklarifikasi bahwa belum proses pinjam akan user disetujui
memilih dokumen untuk dahulu
terlebih oleh
dipinjam lalu menekan supervisor. tombol pinjam. Data Salah Tidak
memasukkan Sistem
akan
tanggal pinjam, alasan menginformasikan
80
pinjam
sistem
akan bahwa data harus
menolak. 5
dimasukkan.
Persetujuan Normal
Mengelola
Pinjam
yang akan dipinjam oleh menginformasikan user
dokumen Sistem
untuk
keperluan bahwa
akan
pinjaman
tertentu.Supervisor dapat telah disetujui. menekan tombol setuju atau
menekan
tombol
setuju
untuk
tidak
membatalkannya. 6
Persetujuan Normal
Mengelola
Retensi
yang
dokumen Diklarifikasi bahwa
tersimpan
pada data tersebut telah
database dalam jangka dikelola
dan
waktu tertentu. Dokumen disimpan
pada
yang telah habis masa database. dan jika simpannya akan muncul dilakukan didalam
data
retensi penghapusan
untuk dilakukan eksekusi makan
data
oleh Supervisor. Kalau dokumen
akan
dokumen
yang
sudah berkurang.
tidak disimpan lagi, bisa langsung dihapus dengan menekan tombol hapus. Dan
untuk
dokumen
yang mau diperpanjang masa
penyimpanannya,
dapat menekan tombol simpan perbaharui
ulang,
lalu tanggal
simpannya kembali.
81
4.3.2. Hasil Pengujian.
Dari skenario pengujian terkahir yang dilakukan dapat diperoleh hasil pengujian. Dari hasil pengujian pada menu setiap pilihan yang ada pada aplikasi ini terangkum dalam tabel hasil pengujian. Berikut tabel hasil pengujian dirangkum dalam tabel 4.2. hasil pengujian :
Tabel 4.2. hasil pengujian No
1
Deskripsi
Kelomp
Fungsional
ok Uji
Input
Normal
Dokumen
Kasus Uji
Hasil Yang
Hasil
diharapkan Mengelola
Diklarifikasi
dokumen akan
Sukses
yang bahwa
data
diinput, tersebut
telah
dikelola
dan
seperti
menentukan lokasi disimpan penyimpanan,
pada
database.
kategori dokumen serta menentukan berapa
lama
dokumen tersebut disimpan. Data
Mengelola
Salah
input
data Sistem
tidak Sukses
dokumen, akan memproses
seperti menambah dan data,
jika
salah
dan
data mengeluarkan tidak pesan
“Mohon
jadi tekan tombol masukkan hapus. Apabila ada data ..... !!!” salah
satu
yang
data tidak
dimasukkan kecuali untuk data
82
file (lampiran file) sistem
akan
mengeluarkan pesan bahwa harus memasukkan datanya. 2
Persetujuan
Normal
Simpan
Mengelola
Diklarifikasi
dokumen
yang bahwa
diinput oleh user tersebut untuk
disimpan. disetujui
kalau
data disimpan.
dokumen
yang
Sukses data
telah untuk
dimasukkan salah, makan melakukan perubahan
lalu
menyimpannya. Dan
kalau
data
yang dimasukkan sudah
sesuai,
makan tekan tekan tombol
simpan
untuk persetujuan penyimpanan. 3
Lihat Dokumen
Normal
Melihat
data Muncul list data Sukses
dokumen
yang dokumen
yang
tersimpan
didata tersimpan
dan
base.
status dokumen tersebut apakah sednag dipinjam atau
akan
dipinjam
serta
sudah retensi.
83
4
Tambah
Normal
Pinjam
Menampilkan data Diklarifikasi yang bahwa
proses
dipinjam pinjam
akan
dokumen belum
Sukses
dan user memilih disetujui terlebih dokumen
untuk dahulu
dipinjam
oleh
lalu supervisor.
menekan
tombol
pinjam. Data
Tidak
Sistem
akan Sukses
Salah
memasukkan
menginformasik
tanggal
pinjam, an bahwa data
alasan
pinjam harus
sistem
akan dimasukkan.
menolak. 5
Persetujuan
Normal
Pinjam
Mengelola dokumen
Sistem
akan Sukses
yang menginformasik
akan dipinjam oleh an user
bahwa
untuk pinjaman
keperluan
telah
disetujui.
tertentu.Supervisor dapat
menekan
tombol setuju atau menekan
tombol
tidak setuju untuk membatalkannya. 6
Persetujuan Retensi
Normal
Mengelola
Diklarifikasi
Sukses
dokumen
yang bahwa
data
tersimpan
pada tersebut
telah
database
dalam dikelola
dan
jangka
waktu disimpan
pada
tertentu. Dokumen database.
dan
yang telah habis jika
dilakukan
84
masa
simpannya penghapusan
akan
muncul makan
didalam
data dokumen
retensi
untuk berkurang.
data akan
dilakukan eksekusi oleh
Supervisor.
Kalau
dokumen
yang sudah tidak disimpan lagi, bisa langsung dihapus dengan
menekan
tombol hapus. Dan untuk
dokumen
yang
mau
diperpanjang masa penyimpanannya, dapat
menekan
tombol ulang,
simpan lalu
perbaharui tanggal simpannya kembali.
4.4.Analisa hasil pengujian.
1. Pengujian terhadap halamanTambah Dokumen, halaman ini bisa diakses dengan user level 1 dan 2, yaitu level satu adalah Supervisor dan level 2 adalah User biasa. Pada halaman ini terdapat pengolahan data dokumen yaitu memasukkan record baru dan sistem akan menyimpannya kedalam database. dan jika user ingin membatalkan data yang sudah diisi maka user memilih tombol “hapus” dan data tidak jadi tersimpan dalam database.
85
2. Pengujian terhadap halaman Persetujuan Simpan, halaman ini hanya bisa diakses oleh user dengan level 1, yaitu supervisor. Pada halaman ini terdapat pengolahan data penyimpanan dokumen yang telah di input oleh user. Apabila data yang masukkan sudah benar makan dapat langsung disimpan dengan cara menekan tombol simpan dan apabila data yang dimasukkan masih perlu dilakukan perubahan, maka dapat menakan tombol ubah lalu lakukan perubahan data dokumen yang sesuai. Selanjutnya tekan tombol simpan dan sistem akan merubah level dokumen yang semula tidak dapat dilihat oleh user akhirnya bisa dilihat. 3. Pengujian terhadap halaman Lihat Data Dokumen, halaman ini bisa diakses oleh user level 1 dan 2, yaitu 1 sebagai Supervisor dan 2 sebagai user biasa. Pada halaman ini terdapat data dokumen yang tersimpan secara detail, kalau dokumen tersebut sedang dipinjamkan makana akan muncul pesan pada kolom Status Fisik bahwa dokumen tersebut “sedang dipinjam” dan kalau dokumen tersebut sedang diajukan pinjam makan akan muncul pesan “akan dipinjam”. User juga dapat memfilter dokumennya berdasarkan kategori. Dan untuk mempercepat proses pencarian dokumen, pada halaman ini juga dilengkapi denga fitur searching, user dapat memasukkan keyword tertentu untuk pencarian dokumen. 4. Pengujian terhadap halaman Pinjam Dokumen, pada halaman ini hanya menampilkan data arsip yang valid untuk dipinjam. user dapat meminjamkan dokumen untuk keperluan tertentu dengan cara menekan tombol pinjam maka sistem akan mengkonfirmasi apakah “Apakah Ingin Meminjam Dokumen ?” dan kalau kita klik “OK” maka sistem akan menampilkan halaman Proses Pinjam. Lama pinjam maksimum adalah 30 hari, dan kalau user memasukkan tanggal kembali melebihi dari 30 hari, maka sistem akan mengeluarkan pesan “Lama Pinjam melebih dari satu bulan” dan sistem akan kembali ke halaman proses simpan. Setelah user mengisikan data pinjam dokumen tekan tombol simpan untuk disetujui oleh Supervisor. 5. Pengujian terhadap halaman Persetujuan Pinjam, halaman ini hanya dapat tampil untuk level user “1” yaitu sebagai Supervisor untuk melakukan persetujuan pinjam dokumen untuk user. Disini sistem merubah kode Status
86
Pinjam pada database dari “1” yaitu “Mau Dipinjam” menjadi “2” yaitu “Dipinjam”, dan sistem akan mengurangi tampilan record pada halaman Pinjam Arsip untuk tidak ditampilkan. 6. Pengujian terhadap halaman Persetujuan Retensi, halaman ini juga hanya dapat diakses oleh Supervisor dan hanya menampilkan record dokumen yang sudah retensi untuk dilakukan eksekusi oleh Supervisor. Disini ada dua pilihan proses, yaitu hapus dan simpan ulang. Kalau dokumen tersebut masih diperlukan makan dapat memperpanjang masa retensi dengan cara tekan tombol simpan ulang, lalu lakukan perubahan tanggal retensinya. Setelah selesai melakukan perubahan, makan tekan tombol simpan.
