52
BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Proses SIA Berbasis Komputer Dalam Penyajian Siklus Pembelian Pada PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia Berdasarkan hasil perubahan yang didapat maka penulis yang melakukan riset dan penelitian langsung serta wawancara secara lisan memperoleh bukti dan data yang akurat, maka dapat disimpulkan penyajian siklus pembelian PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia yang juga nantinya dapat dilihat dalam bagan arus flowchart. Adapun dalam penyajian siklus pembelian di PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia terdapat sembilan proses yang terkait meliputi : 1.
Requestor atau pembuat pesanan pembelian (Purchase Request) / PP
2.
Purchasing untuk proses kelengkapan dokumen (Approval PP)
3.
Accounting untuk rekonsiliasi dengan budget
4.
Internal Audit untuk melihat kewajaran dan kelengkapan PP
5.
Approve pesanan pembelian terdiri dari General Manager masingmasing atau penanggung jawab cost centre dan direktur keuangan
52
53
6.
Approve PP dokumen terdiri dari 1) Capex (untuk pembelian asset) 2) Surat tender 3) Surat penawaran harga (minimal 3 vendor)
7.
Pembuat Purchase Order (PO)
8.
Penerima barang atau jasa
9.
Finance untuk proses pembayaran
Dengan langkah pemrosesan data sebagai berikut : 1.
Bagian Requestor mulai tugas awalnya dengan mengajukan permintaan pembelian berdasarkan keperluan masing-masing, untuk inventory bersasarkan stock persediaan barang digudang, sendangkan untuk Capex dan pembelian lainnya sesuai dengan kepentingan atas pengajuan pembelian terkait.
2.
Bagian Purchasing bertugas untuk melakukan proses pembelian yang sebelumnya harus dilengkapi dokumennya, dokumen yang terkait pembelian tersebut yaitu : 1) Jika pembelian inventory : Harus melampirkan surat penawaran harga dari vendor 2) Jika pembelian asset (pembelian diatas 5 juta per item) :
54
a) Form capex (Capital Expenditure) yang disetujui oleh Direksi b) Surat tender yang dilengkapi dengan surat penawaran harga dari masing-masing vendor (yang terdiri dari minimal 3 vendor) c) Untuk kualifikasi asset proyek harus ada keterangan estimasi
biaya
yang akan
terjadi
dari
departemen
maintenance d) Untuk asset berupa mesin maka harus disertai dengan rincian untuk pembelian 1 (satu) lot, dikarenakan pengerjaan dari instalasi mesin tersebut bertahap dan memerlukan waktu yang tidak singkat e) Untuk asset berupa computer : 1) Harus ada approval dari departemen IT (information Technology) 2) Form keterangan Disspossal asset jika pengajuan pembelian merupakan pengganti dari yang lama dikarenakan rusak (yang dibuat oleh requestor) 3) Form keterangan perpindahan asset jika asset yang lama di alokasikan ke user yang lainnya (yang dibuat oleh requestor)
55
a) Untuk asset berupa furniture dan office equipment lainnya : 1) Harus ada approval dari divisi general affair 2) Form keterangan Disspossal asset jika pengajuan pembelian merupakan pengganti dari yang lama dikarenakan rusak (yang dibuat oleh requestor) 3) Form keterangan perpindahan asset jika asset yang lama di alokasikan ke user yang lainnya (yang dibuat oleh requestor) Proses yang terjadi disini adalah, PP yang diajukan oleh bagian Requestor yang yang telah dipenuhi kelengkapan dokumennya selanjutnya di masukan kedalam sistem SAP untuk memperoleh nomor urut PP, dalam sistem SAP ini data entry yg terjadi adalah : (a) Jika data permintaan tersebut berupa CAPEX maka account assignment yang harus di entry adalah account untuk fixed asset (b) Jika data permintaan adalah berupa inventory maka account assignment yang harus di entry adalah account untuk persediaan Proses yang terjadi dari data entry pembuata PP tersebut nantinya akan menghasilkan nomoe dokumen untuk penomeran PP dan selanjutnya PP akan diproses untuk tanda tangan (approval) dari manager yang
56
bersangkutan, manager purchasing, manager keuangan, bagian Accounting, bagian Internal Audit dan Direktur Keuangan. 4.
Bagian Accounting betugas untuk mengontrol Permohonan pembelian yang ada dengan budget yang ada
5.
Internal Audit bertugas untuk menguji kelayakan dari PP tersebut terkait dengan kuantitas dan harga
6.
Direktur Keuangan bertugas untuk approval dari PP tersebut
7.
Bagian Procurement menerbitkan PO dari PP yang sudah di approve
8.
Bagian Penerimaan Barang : 1) Untuk Inventory diterima oleh bagian PPIC, dokumen yang terbit adalah Laporan Penerimaan Barang (LPB) berdasrkan surat jalan dari vendor 2) Untuk Mesin diterima oleh masing-masing requestor yang terkait, dokumen yang terbit adalah Laporan Penerimaan Barang (LPB) berdasarkan surat jalan dari vendor 3) Untuk Komputer diterima oleh IT untuk pengecekan kelayakan barang yang kemudian didistribusikan ke masing-masing requestor, dokumen yang terbit adalah Laporan Penerimaan Barang (LPB)
57
4) Untuk Furniture dan Office Equipment lainnya diterima oleh departemen General Affair (GA) yang kemudian didistribusikan ke masing-masing requestor, dokumen yang terbit adalah Laporan Penerimaan Barang (LPB) Pada tahapan ini bagian setelah terbitnya dokumen Laporan Penerimaan Barang, maka procurement akan membuat jurnal untuk Good Received sesuai dengan entry data awal pada PP yang disebut juga dengan MIGO dan nantinya akan menghasilkan nomor PO atau nomor pesanan, yaitu : (1) Untuk pembelian CAPEX (Dr)
Fixed Asset XXXXX (Cr)
RP XXXXXXXX
Good Receive/Invoice Receive (GRIR)
RP XXXXXXXX
(2) Untuk pembelian inventory (Dr)
Inventory (Cr)
RP XXXXXXXX
Good Receive/Invoice Receive (GRIR)
RP XXXXXXXX
(3) Untuk pembelian lainnya diluar CAPEX dan Inventory (Supplies) (Dr)
Office / Factory Supplies (Cr)
RP XXXXXXXX
Good Receive/Invoice Receive (GRIR)
RP XXXXXXXX
58
9.
Bagian Finance terbitnya Invoice
melakukan proses pembayaran berdasarkan dari vendor
Disini bagian finance akan melakukan penjurnalan untuk memunculkan hutang sesuai dengan data entry awal dari PO yang menyertai Invoice yang sebelumnya sudah dilengkapi oleh bagian Purchasing, proses penjurnalan ini disebut juga dengan MIRO, jurnal yang terjadi untuk semua pembelian adalah sama, yaitu : (Dr)
Good Receive/Invoice Receive (GRIR) (Cr)
Pengadaan anggaran/beban yang
Vendor/Supplier (Hutang)
Barang
dan
Jasa
RP XXXXXX RP XXXXXX
merupakan
realisasi
harus mengacu pada masing-masing pos
anggaran yang telah dialokasikan dalam Budget tahun berjalan. Anggaran Investasi (CAPEX) a.
Pengadaan dibebankan pada pos anggaran investasi/ Capex untuk semua barang dan jasa, yang memenuhi klasifikasi barang investasi dengan mengacu pada kriteria sebagai berikut: 1) Tidak habis dipakai dalam waktu 1 tahun dan tidak mudah rusak/ hilang, dan 2) Apabila rusak pada umumnya dapat diperbaiki, dan 3) Satuannya mudah diawasi, dihitung dan dapat diberi
59
nomor kode, dan 4) Nilai perolehannya Rp. 5 Juta ke atas per satuan/set 5) Semua permintaan Anggaran Investasi (Capex) harus dilampirkan Budget. b.
Biaya-biaya yang dianggap sebagai pengeluaran investasi dengan tetap mengacu pada ke-4 butir tersebut di atas, antara lain : 1. Kendaraan Semua
pengeluaran/biaya
untuk
membeli/memperoleh
kendaraan, termasuk biaya ijin/pajak, biaya penambahan perlengkapan standar yang diperlukan hingga layak pakai dan biaya-biaya lain yang diperlukan pada saat pembelian. 2. Inventaris Kantor Semua
pengeluaran/biaya
untuk
membeli/memperoleh
peralatan/inventaris hingga barang tersebut layak pakai dan biaya-biaya lain yang diperlukan pada saat pembelian. 3.
Mesin Teknologi Informasi dan peralatan Non Teknologi Infomasi berikut sarana pendukung
Semua pengeluaran / biaya dalam rangka perolehan perangkat
sistem teknologi informasi dan peralatan non
teknologi informasi yang memenuhi semua kriteria butir a
60
diatas, termasuk biaya instalasi dan seluruh biaya yang dikeluarkan hingga barang itu layak pakai pada saat pembelian serta biaya up-grade (menambah/mengubah kapasitas/konfigurasi semula). c.
Barang
tetap
bergerak
maupun
Barang
tetap
tak
bergerak, yang dikategorikan
sebagai
jenis
barang
investasi
tersebut
dibebankan kepada anggaran biaya investasi/belanja modal. Apabila kewajiban atas tagihan Penyedia Barang dan Jasa melewati tahun anggaran ( misalnya akibat adanya termin pembayaran atau
retensi), maka beban investasi tersebut
harus dicadangkan/ dianggarkan kembali sesuai yang
berlaku
pada
periode
tahun
ketentuan
anggaran berikutnya
sebesar kewajiban yang belum dibayar untuk pengadaan yang bersangkutan. Pengadaan Barang dan Jasa dapat dilakukan melalui metode Pelelangan Umum/Terbatas, Pemilihan Langsung atau Penunjukan Langsung, dengan ketentuan : 1) Nilai pengadaan Barang dan Jasa berdasarkan rencana anggaran biaya
sampai dengan
Rp. 100 Juta dilakukan dengan
metode Pemilihan Langsung. Pemilihan Langsung dapat terlaksana apabila sekurang-kurangnya terdapat 3 penawaran
61
harga yang telah memenuhi persyaratan teknis sebagaimana telah diatur dalam Dokumen Pengadaan. 2) Nilai pengadaan Barang dan Jasa berdasarkan rencana anggaran biaya di atas Rp. 100 Juta harus dilakukan dengan metode Tender/ Pelelangan. 3) Ketentuan Perubahan Metode Pengadaan Barang dan Jasa Lainnya: a).
Perubahan Metode Pelelangan menjadi Pemilihan Langsung atau Penunjukan Langsung Metode Pelelangan untuk pengadaan yang nilainya berdasarkan rencana anggaran biaya diatas Rp.100 Juta dapat
dirubah
menjadi
Pemilihan
Langsung
atau
Penunjukan Langsung berdasarkan keputusan Dirut dan Dirkeu secara kasus per kasus apabila terjadi suatu keadaan sebagai berikut: (1).
Metode Pelelangan sulit dilaksanakan atau tidak menjamin pencapaian sasaran, dan atau
(2).
Pengadaan yang sifatnya khusus (spesifik), yaitu hanya ada satu Penyedia Barang dan Jasa yang dapat menyediakan / mengerjakannya, dan atau
(3).
Pelelangan dinyatakan gagal karena jumlah yang lulus
prakualifikasi
atau
yang
memasukkan
62
penawaran harga kurang dari 2 (dua) Penyedia Barang dan Jasa, dan atau (4).
Jumlah Penyedia Barang dan Jasa yang mampu melaksanakan pengadaan terbatas,
b).
Perubahan
Metode
Pemilihan
Langsung
Menjadi
Penunjukan Langsung Metode Pemilihan Langsung untuk pengadaan yang nilainya berdasarkan rencana anggaran biaya Rp 50 juta sampai dengan Rp.100 Juta dapat dirubah menjadi Penunjukan Langsung berdasarkan keputusan Wakil Direktur
dan
untuk
pengadaan
yang
nilainya
berdasarkan rencana anggaran biaya sampai dengan Rp 50 juta dapat dirubah menjadi Penunjukan Langsung berdasarkan keputusan bersama GM User dan GM PPL secara kasus per kasus apabila terjadi suatu keadaan sebagai berikut : (1) Metode Pemilihan Langsung sulit dilaksanakan atau tidak menjamin pencapaian sasaran, dan atau (2) Pengadaan yang sifatnya khusus (spesifik), yaitu hanya ada satu Penyedia Barang dan Jasa yang dapat menye-diakan/mengerjakannya, dan atau
63
(3) Proses
pengadaan
dengan
metode
Pemilihan
Langsung dinyatakan gagal dan atau (4) Jumlah Penyedia Barang dan Jasa yang mampu melaksanakan pengadaan terbatas.
B. Evaluasi Kontrol Sistem Yang Berbasis Komputerisasi PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia menggunakan sistem SAP sesuai dengan a. Sistem
kondisi yang dirancang dan terjadi kendala : SAP
membutuhkan
waktu
untuk
mendisainnya
dibandingkan dengan sistem lainnya yang lebih sederhana b. Kompleksitas yang lebih besar kombinasinya dari sistem operasi lainnya c. Konsentrasi dari bagian utama sistem dalam departemen pengolahan data SAP d. Seringnya terjadi kesalahan pada awal pemasukan data ke SAP dikarenakan human error atau SDM yang kurang kompeten dalan hal administrasi Sistem pengendalian akuntansi pada PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia dibagi menjadi dua bagian : 1. Pengendalian Umum (General Controls)
64
Pengendalian umum berkaitan dengan seluruh sistem dari bagian pengolahan data elektronik dan harus dievaluasi dibagian awal dari audit. Elemen pengendalian PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia meliputi : a.
Pengendalian Organisasi Sifatnya terpusat pada pemrosesan berdasarkan komputer, kemandirian organisasi sangat penting bagi kerangka kerja pengendalian.
b.
Pengendalian dokumen dan akuntabilitas harta Pengendalian dokumentasi dan akuntabilitas harta saling terkait
karena
adanya
hal
yang
menyangkut
bukti
penggunaan dan pengawasan sumberdaya Pengendalian Dokumentasi Dokumentasi terdiri dari dekripsi naratif, bagian arus, daftar, hasil cetakan, dokumen contoh dan saranasarana eplisit lain untuk medefinisikan sasaran dan ciriciri suatu sistem informasi selain juga cara-cara melakukannya.
Dan
terdiri
dari
berdasarkan komputer dan sistem manual. Pengendalian Akuntabilitas Harta
dokumentasi
65
Pengendalian yang menyangkut akuntabilitas harta meliputi buku besar pembantu akunting, prosedur pengakuan, rekonsiliasi harta fisik dengan catatan akuntabilitas dan penilaian harta. c.
Pengendalian perangkat keras dan perangkat lunak Perangkat keras dan perangkat lunak sistem komputer modern dilengkapi dengan alat pengendalian terlekat. Perangkat keras dan lunak ini mengendalikan dan mendeteksi fungsi peralatan. Karena mereka menjamin keandalan dan transfer data dalam suatu sistem informasi berdasarkan komputer. Pengecekan perangkat keras seperti Wireles Router dan Server Pengecekan perangkat lunak seperti sistem ABAB pada SAP dan Internet Network
d.
Tindakan pengamanan Merupakan bidang ang luas sangat luas dan kompleks bila dierapkan. Pengamanan dalam hal ini merupakan tidak saja meliputi perlindungan sehari-hari atas perangkat keras dan lunak komputer, melainkan juga integrasi data, kerahasiaan data, perlindungan atas fasilitas fisik dan pencegahan
66
kemungkinan kehilangan yang sangat merugikan. Tindakan pengamanan dibagi menjadi tiga kategori, yaitu : Pengamanan atas kekayaan fisik Pengamanan atas perangkat keras komputer Pengamanan data 2. Pengendalian aplikasi (Application Controls) Pengendalian aplikasi berhubungan dengan tugas-tugas khusus yang dilakukan oleh EDP. Fungsi dari pengendalian aplikasi ini adalah untuk memberi jaminan yang ukup bahwa pencatatan, pemrosesan, dan pelaporan data sudah dilakukan dengan benar. Pengendalian aplikasi dapat diterapkan dengan berbagai macam cara dalam prosedur dan catatan-catatan pengendalian aplikasi sering dikelompokan menjadi tiga bagian, yaitu : a.
Pengendalian Masukan Pengendalian masukan direncanakan untuk memberikan jaminan yang cukup bahwa data yang diterima untuk diproses oleh EDP sudah dipisahkan, diubah kebentuk yang sesuai dan diidentifiasikan, dan bahwa data (termasuk data yang dipindahkan melalui jalur komunikasi) tidak ada yang hilang, ditambah, diduplikasikan, atau diubah secara tidak benar. Pengendalian ini termasuk pengendalian yanag berhubungan dengan penolakan data, pembetulan data dan
67
memesukan kembali data yang sebelumnya sudah dimasukan secara salah. Pengendalian masukan terdiri dari : Pencatatan data (data capture) Perubahan data kedalam bentuk yang dapat dibaca (data preparation) Pengendalian Input (Input Validation) b.
Pengendalian Proses Pengendalian proses direncakan untuk memberikan jaminan yang cukup bahwa EDP sudah dilaksanakan sesuai dengan aplikasi tertentu. Pengendalian proses dilakukan dalam setiap kegiatan berikut : Penyusunan,
yaitu
pensortiran
atau
penggabungan
sebelum proses atau sesudah proses Pemrosesan transaksi Perubahan file c.
Pengendalian Keluaran Penjaminan keluaran direncanakan untuk menjamin ketelitian hasil data yang diproses (seperti data penerimaan barang, dan
68
pemesanan barang) dan untuk menjamin bahwa keluaran ini hanya diterima oleh orang yang berhak START
4.1 SOP PEMBELIAN PT. WIRASWASTA GEMILANG INDONESA
Departemen Pemohon membuat PP
Purchasing melakukan proses pembelian
B
Pembelian Inventory
Surat Ket. Stock Gudang
Pembelian Asset
Asset Project
Asset Komp.
Frniture & Office Equip.
Form Capex
Form Capex
Form Capex
Approved IT
Approved GA
Surat Ket. Tender 3 Vendor
Estimasi Biaya
Approved
Approved Direksi
Posting
Nomor Dokumen PP
Form PP Cetak PP
A
.
69
B
A
Delivery ke Requestor
Tandatangan Seksi Terkait
Accounting cek Control Budget
NO OK?
Yes
Internal Audit Cek Quantity & Harga
Approval Direktur Keuangan
Purchasing membuat PO
Create PO
Nomor PO & Form PO
Purchasing melakukan Pembelian
C
Form PP
70
C
Penerimaan Barang
Inventory diterima PPIC
Komputer diterima IT
Furn. & Office Equip. diterima GA
Asset Project diterima bagian Project
Form LPB
Form LPB
Form LPB
Form LPB
Purchasing proses MIGO
Purchasing Menerima surat Jalan Dari Supplier
Supplier mengirimakan invoice
Invoice
Faktur Pajak
Surat Jalan
Proses MIRO / Invoicing
Finance melakukan proses pembayaran
Sumber : General Ledger PT. WIRASWASTA GEMILANG INDONESIA End
71
4.2 Flowchart Pembelian Berdasarkan Pemisahan Tugas 4.2.1 Flowchart Pembelian Inventory
PROCUREMENT
WAREHOUSE Mulai
1
Cek Fisik Persediaan
PP
Membuat Permintaan Pembelian
Membuat PO
SUPPLIER
PO 2
PP 1 SJ 2 Invoice
Approve GM
Entry ke GL (No. PP)
Entry ke GL (No. PO)
A
PP 3
PP
B
PO PO 1
Approve GM Procurement
Purchasing Melakakan Pembelian
Accounting LPB
LPB 3
No Ok? Yes
Entry ke GL (MIGO)
Int. Audit
No Ok? Yes
Menerima Surat Jalan
Dir. Keuangan 2 1
C
Faktur Pajak
SJ 1
72
PENERIMAAN BARANG
SISTEM PEMROSESAN DATA PEMBELIAN
FINANCE
A PP 3
SJ
PP
PO
SJ
LPB
Invoice
B
C
D
FP
Program Pemasukan Data
Memperba harui/ menambah
Bandingkan PP, PO, LPB, SJ & Invoice Cek Fisik Barang
Menjalankan program Update
Buka / Tutup GL
LPB
D
Manajemen Report
Jurnal Utang Dagang
Entry GL (MIRO)
Membuat LPB
Buka / Tutup GL
PP VS SJ
LPB 2 Proses Pembayaran
Manajemen
73
4.2.2 Flowcart Pembelian Mesin PROJECT
SUPPLIER
PROCUREMENT
Mulai
1 PO 2
Membuat Permintaan Pembelian
PP
CAPEK
PP
CAPEK
Estimasi Biaya
Estimasi Biaya
PP 1
Membuat PO
SJ 2 Invoice
Approve GM
Entry ke GL (No. PP)
Entry ke GL (No. PO)
A
B
Tender 3 Vendor
PO
PO 1
PP 3
PP
Approve GM Procurement Purchasing Melakakan Pembelian Accounting LPB
LPB 3
No Ok? Yes Int. Audit
Entry ke GL (MIGO)
No Ok? Yes
Menerima Surat Jalan
Dir. Keuangan
1
2
C
Faktur Pajak
SJ 1
74
PENERIMAAN BARANG
SISTEM PEMROSESAN DATA PEMBELIAN
FINANCE
PP
LPB
Invoice
Tender
CAPEX SJ
PP 3
PO
A SJ
B
C
D
Estimasi
FP
Program Pemasukan Data
Memperba harui/ menambah
Bandingkan Semua Dokumen Cek Fisik Barang
Menjalankan program Update
Buka / Tutup GL
LPB
D
Manajemen Report
Jurnal Utang Dagang
Entry GL (MIRO)
Membuat LPB
Buka / Tutup GL
PP VS SJ
LPB 2 Proses Pembayaran
Manajemen
75
PENERIMAAN BARANG
SISTEM PEMROSESAN DATA PEMBELIAN
FINANCE
PP
LPB
Invoice
Tender
CAPEX SJ
PP 3
PO
A SJ
B
C
D
Estimasi
FP
Program Pemasukan Data
Memperba harui/ menambah
Bandingkan Semua Dokumen Cek Fisik Barang
Menjalankan program Update
Buka / Tutup GL
LPB
D
Manajemen Report
Jurnal Utang Dagang
Entry GL (MIRO)
Membuat LPB
Buka / Tutup GL
PP VS SJ
LPB 2 Proses Pembayaran
Manajemen
76
C. Evaluasi SIA Berbasis Komputer Terhadap Penyajian Siklus Pembelian Pemahaman atas pengendalian aplikasi merpakan keharusan yang timbul dari adanya pembagian pengendalian pada SIA dalam siklus pembelian terkomputerisasi pada PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia. Sistem aplikasi yang akan dibahas adalah sistem aplikasi akuntansi yang merupakan sarana bagi PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia untuk pengolahan pesanan pembelian barang dan jasa. Pada setiap program aplikasi PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia semuanya diawali dengan pemasukan dokumen masingmasing aplikasi melalui pengolahan data yang masuk dan diteruskan ke program SAP untuk entry pesanan pembelian dan menghasilkan nomor PP, yang kemudian akan diproses kembali setelah PP tersebut di approve atau mendapatkan persetujuan dari tiap-tiap pihak yang terkait makan akan dilakukan entry pesanan atau Purchase Order (PO) yang nantinya akan menghasilkan nomor PO dan data tersebut masuk ke GL yang
nantinya
akan
digunakan
untuk
menghasilkan
laporan
peneriamaan barang dan jasa dengan terperinci. Pengaruh komputerisasi sistem PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia akan terjadi pada seluruh pengendalian aplikasi, yaitu pengendalian masukan, pengolahan dan pengeluaran.
77
a.
Pengendalian Masukan Pemahaman
atas
pengendalian
masukan
adalah
untuk
meyakinkan bahwa data yang ada dapat tebaca dan terperinci sesuai dengan kelengkapan data yang ada, langkah-langkah pembuatannya : 1)
Semua data masukan PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia pada setiap program aplikasi merupakan dokumentasi transaksi seperti data pada sistem akuntansi manual.
2)
Prosedur akuntansi PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia menggambarkan bahwa semua semua dokumen yang merupakan sumber untuk memasukan data ke sistem merupakan dokumen yang telah memenuhi syarat seperti layaknya dokumen pada sistem manual.
3)
Dokumen
yang
akan
dimasukan
kedalam
program
merupakan dokumen yang berasal dari transaksi semua kegiatan ekonomi perusahaan. Seperti memasukan qty data pembelian yang berasal dari seberkas dokumen yang berisi PP dan PO yang masing-masing dokumen tersebut telah dilengkapi dengan pengesahan atau otorisasi setiap langkah dari pejabat yang berwenang. 4)
Kemudian pemasukan data untuk pembayaran tagihan dari supplier, dokumen dasarnya adalah PO, LPB dan Invoice dari Supplier. Semua dokumen sudah ada tandatangan dan
78
lengkap serta sudah diotorisasikan ke program aplikasi yang sesuai. Seperti halnya pada SIA berbasis komputer pada umumnya yang mempunyai pengaruh dalam pemahaman dan evaluasi siklus pembelian berdasarkan aplikasinya adalah berkaitan dengan pengolahan data. Secara teori ada 3 cara pemasukan data dalam komputerisasi suatu sistem, yaitu data back date, up date, dan online real time. Dengan pengolahan data yang langsung ini, unsusr-unsur kendali cenderung melekat pada perangkat komputer. Dalam hal ini auditor harus memahami dan menguji unsur kendali apa saja yang dimiliki sistem, sehingga hanya data valid saja yang dapat masuk ke dalam program yang dituju. Dari penjelasan sebelumnya diketahui bahwa terdapat 2 cara pemasukan data ke sistem PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia. Seluruh program aplikasi pada sistem PDE PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia pemasukan data dikendalikan dengan authorized
update
system
dan
backdate
data
entry.
Dengan
pengendalian-pengendalian yang dilakukan, auaditor harus menguji penerapan
funsi
pengendalian
yang
ada
dan
mengidentifikasi
kelemahan-kelemahan fungsi tersebut. Pengujian seperti ini tidak ada dalam pengujian dalam sistem akuntansi manual. Kemudian dalam memahami dan mengevaluasi setiap penolakan input yang tidak memenuhi pengendalian pengecekan pada validation data entry, auditor juga harus menguji prosedur perbaikan setiap
79
penolakan data entry tersebut. Auditor turut merancang langkah audit untuk semua teknik pengendalian yang diterapkan dalam menyeleksi masukan data, sehinnga kelemahan pengendalian masukan dapat diindetifikasi. b.
Pengolahan Data Pemahaman data evaluasi atas pengendalian pengolahan adalah untuk memperoleh jaminan yang memadai bahwa hasil perhitungan di program, logika, record, file, label, standar operasi yang digunakan dengan semestinya, data yang tidak sah tidak diproses. Proses pengolahan dengan versi yang sesuai dengan kebijakan manajemen. Pengolahan data dalam SIA berbasis komputer merupakan suatu proses yang sistematis. Pengolahan yang sistematis ini menjadi perhatian khusus didalam memahami dan mengevaluasi pengendalian pengolahan data dalam sistem aplikasi. Perhatian yang lebih ini disebabkan oleh karena pelaksanaan audit dilakukan terhadap laporan pembelian barang dan jasa pada PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia disusun berdasarkan suatu proses sistem, dimana kali ini tidak dijumpai dalam audit atas laporan pembelian secara manual. Pemahaman terhadap pengendalian atas aspek pengolahan data ini meliputi pemahaman atas : 1.
Pendokumentasian yang memadai atas logika program data masukan dan transaksi yang berlangsung dilakukan komputer.
80
2.
Pengujian validasi untuk mendeteksi kekeliruan data, seperti pengujian label file, pengujian identifikasi, pencatatan dan pengujian kode transaksi.
3.
Pengujian validasi untuk mendeteksi kekeliruan pengolahan seperti pengujian akurasi aritmatika, pengujian pisah batas dan pengujian penjumlahan.
4.
Prosedur pengoreksian dan penyerahan kembali data yang keliru tersebut kedalam sistem pengolahan. Pada tahap ini perusahaan harus memahami cara kerja masing-
masing unsur kendali tersebut dan membuat suatu prosedur untuk menguji peneran dan mengidentifikasi kelemahan yang ada dalam pengendalian pengolahan tersebut. Hasil evaluasi atas unsur-unsur kendali ini sangat berpengaruh terhadap pengujian yan dilakukan dalam pengujian ketaaan dan pengujian subtantif.
c.
Pengendalian Keluaran Pemahaman dan evaluasi atas pengendalian keluaran ini untuk memberi keyakinan yang memadai bahwa data yang diproses atau didistribusikan hanya kepada karyawan yang mendapat otorisasi. Pengendalian
keluaran
pada
PT.
Wiraswasta
Gemilang
Indonesia dilakukan dengan melakukan rekonsiliasi keluaran dan masukan dan pengolahan yang berupa perbandingan keluaran dengan
81
kontrol total masukan dan run to run
control
total angka-angka
kontrol tersebut terlihat pada bagian halaman dalam keluaran yang dihasilkan setiap sistem aplikasi jika dilakukan karena seluruh aplikasi menyediakan fasilitas pncetakan setiap file kedalam sistem. Dalam pengendalian atas keluaran dilakukan dua kali yaitu keluaran setiap aplikasi fungsi dan aplikasi GL yang merupakan aplikasi terkahir yang menghasilkan laporan pembelian yang kemudian pengendalian atas distribusi keluaran didistribusikan sesuai dengan daftar distribusi yang dibuat dan disetujui pihak manajemen. Sistem komputer pada PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia sudah mampu dikelola dengan baik, disamping itu juga sistem informasi mempunyai kualitas informasi kontrol yang baik dan seluruh indikator perkembangan perusahaan sudah mampu dilihat dengan tepat dari bentuk penyajian laparan pembelian yang dibuat oleh PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia dan akhirnya proses sistem informasi itu dapat mempermudah dalam melihat sistem aliran data transaksi pembelian barang dan jasa karena sistem komputerisasi yang sudah baik tentu dapat meningkatkan kualitas internal kontrol serta proses sistem akuntansi secara keseluruhan terhadap penyajian laporan pembelian PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia dengan akurat.
