BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN A. Analisis Performance Appraisal 1. Pelaksanaan Performance Appraisal Performance Apparaisal adalah rangkaian sistem pengelolaan kinerja karyawan dalam kurun waktu 1 tahun atau dengan kata lain performance appraisal disebut juga sebagai evaluasi kerja karyawan atau penilaian prestasi kerja. Parameter yang digunakan adalah goal setting yang dibuat setiap awal tahun. Unsur-unsur yang digunakan dalam mengukur pencapaian sasaran kerja karywan atau goal setting adalah; 1. Realisasi business plan, baik aspek kuantitatif maupun kualitatif dalam break down divisional sampai dengan tingkat individu. 2. Pencapaian sasaran mutu divisi dan sasaran fungsi individu dalam job desc. 3. Spesial assignment diluar main job yang bersangkutan. Berikut adalah aplikasi performance appraisal yang dilaksanakan di PT. Gema Graha Sarana, Tbk Factory Tangerang yaitu: 1. Secara umum digunakan sebagai salah satu dasar untuk menentukan prosentasi kenaikan gai dan menentukan besarnya prosentase TAT (Tunjangan Akhir Tahun) yang diberikan dan kenaikan grade. 2. Selain itu performance appraisal dapat digunakan sebagai sarana promosi setelah sebelumnya dilakukan assessment oleh Divisi HRD.
43
3. Performance appraisal dilakukan kepada karyawan tetap dan minimal per 31 Des sudah bekerja 1 tahun. 4. Karyawan yang per 31 Des tidak sedang dalam status SP 3 atau sedang menjalani skorsing. 5. Perfomance appraisal dilakukan oleh atasan masing-masing dengan melalui form yang ada dan ditandatangani oleh penilai (atasan), atasan penilai dan yang dinilai (karyawan). 6. Proses PCTP / komite untuk menentukan hasil penilaian dari masingmasing atasan / divisi, melalui komite PCTP inilah hasil-hasil penilaian di diskusikan dna memungkinkan terjadi perubahan atas hasil penilaian oleh atasan masing-masing. 7. Hasil komite PCTP menentukan terhadap perubahan kenaikan grade karyawan termasuk gaji dan TAT ( BS, B, C dan K ), c Contoh : Hasil PA BS maka untuk perolehan gradenya menjadi naik 2 sub grade. 8. Bagi karyawan yang 3 tahun berturut-turut mendapat nilai C, maka karyawan tersebut tidak perform atau tidak lagi cocok berada dalam organisai. Maka kepada yang bersangkutan akan dikenakan BHK, demikian juta dengan karyawan yang 2 tahun berturut-turut mendapat nilai K. Oleh karena itu hal-hal yang harus dipersiapkan sebelum melaksanakan penilaian kinerja karyawan adalah :
44
a. Pendistribusian Form Penilaian Pada PT. Gema Graha Sarana, Tbk Factory Tangerang form penilaian didapat dari divisi sumber daya manusia ( HRD ) yang berada dikantor pusat. Biasanya form-form tersebut didistribusikan dua atau tiga bulan sebelum pelaksanaan penilaian. Hal ini dimaksudkan agar orang yang melakukan penilaian tidak merasa terburu-buru untuk memberikan penilaian pada orang yang akan dinilainya sehingga penilaian yang akan diberikan menjadi tidak akurat. b. Menentukan kriteria karyawan yang akan dinilai Adapun karyawan yang berhak untuk dinilai pada tahun berjalan adalah sebagai berikut : 1. Karyawan yang pada tanggal 31 Desember tahun berjalan telah memiliki masa kerja 12 bulan secara berturut-turut. 2. Karyawan yang pada tanggal 31 Desember tahun berjalan telah berstatus sebagai karyawan Tetap. 3. Karyawan yang pada tanggal 31 Desember tahun berjalan tidak sedang dalam status SP 3 dan atau sedang menjalani masa skorsing. 4. Bagi karyawan yang pada saat dilakukan proses penilaian tahun berjalan memiliki masa kerja dilebih dari satu divisi karena mutasi atau rotasi, maka pemimpin terakhir yang berhak untuk
45
melakukan penilaian, sedangkan pemimpin sebelumnya wajib menyampaikan
past
performance
data
pada
saat
yang
bersangkutan menjadi sub ordinatenya. c. Menentukan siapa orang yang akan ditunjuk untuk melakukan penilaian. Pada penilaian yang dilaksanakan di PT. Gema Graha Sarana, Tbk Factory Tangerang penunjukkan seseorang untuk melakukan penilaian, yang terpenting adalah ia merupakan orang yang langsung berinteraksi dengan karyawan yang akan dinilai dan mempunyai pengaruh yang kuat dalam aktivitas karyawan yang dibawahinya sehari-hari. Dalam hal ini orang yang dimaksud adalah atasan langsung dari karyawan yang dinilai.. Hal ini dilakukan karena penentuan penilaian ini erat hubungannya dengan persoalan hasil penilaian obyektif atau tidak. Syarat-syarat yang harus dimiliki oleh seorang penilai menurut Dr. T. Hani Handoko, M. BA dalam bukunya Manajemen Personalia (1997:101), adalah sebagai berikut: 1.
Penilai harus jujur, adil, obyektif dan mempunyai pengetahuan mendalam
tentang
unsur-unsur
yang
akan
dinilai
supaya
penilaiannya sesuai dengan realita atau fakta yang ada. 2.
Penilai hendaknya mendasarkan penilaiannya atas benar atau salah ( right or wrong), baik atau buruk terhadap unsur-unsur yang dinilai sehingga hasil penilaiannya jujur, adil, dan obyektif.
46
3.
Penilai harus mengetahui secara jelas uraian pekerjaan dari setiap karyawan yang akan dinilainya supaya hasil penilaiannya dapat dipertanggung jawabkan dengan baik.
4.
Penilai harus mempunyai wewenang penuh, supaya mereka dapat melakukan tugasnya dengan baik.
5.
Penilai harus beragama, beriman supaya penilaian jujur dan adil. Dari keterangan di atas, dapat disimpulkan bahwa sebaiknya
penentuan seorang penilai tidak hanya didasarkan pada posisi orang tersebut dalam hubungan dengan karyawan, namum perlu diperhatikan juga hal-hal yang terdapat dalam kutipan di atas mengenai syarat-syarat yang harus dimiliki oleh seorang penilai, sehingga dengan demikian perusahaan diharapkan akan menemukan seorang penilai yang handal dan juga dapat dipertanggungjawabkan. d. Waktu Pelaksanaan Penilaian Kinerja Karyawan Adapun pelaksanaan penilaian kinerja karyawan pada PT. Gema Graha Sarana, Tbk Factory Tangerang dilaksanakan satu tahun sekali yaitu pada bulan Desember. Jangka waktu penilaian mulai dari bulan Januari sampai dengan bulan Desember. Penetapan waktu ini sudah dikatakan cukup baku dan dilaksanakan secara rutin setiap tahunnya dengan periode yang sama.
47
e. Tingkat Efektivitas Penilaian Untuk menjaga tingkat efektivitas dalam pelaksanaan penilaian PT. Gema Graha Sarana, Tbk Factory Tangerang menugaskan departemen Industrial Relation untuk melakukan
pengawasan, agar penilaian
berlangsung secara sistematis penilai dituntut harus lebih teliti dan konsisten serta adil dan terpercaya. f. Tempat Diolahnya Hasil Penilaian Adapun tempat diolahnya hasil dari pada penilaian ini adalah pada divisi IR & GA yang ditugaskan untuk mengumpulkan form penilaian serta membuat rekap atas nilai-nilai yang sudah diberikan atasan pada saat melalukan penilaian, yang nantinya akan ditampilkan pada saat proses selanjutnya. g. Sifat Penilaian Pada pelaksanaan penilaian kinerja karyawan PT. Gema Graha Sarana, Tbk Factory Tangerang menggunakan dua sifat penilaian yang memang sudah seharusnya. Dua sifat penilaian tersebut antara lain adalah: 1. Penilaian yang bersifat terbuka Yaitu suatu bentuk penilaian yang dalam hal ini baik antara penilai maupun karyawan yang dinilai sama-sama boleh mengetahui tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan pelaksanaan program penilaian kinerja karyawan. Oleh karena itu, disini tidak ada hal-hal yang sifatnya rahasia karena semua menyangkut kinerja karyawan.
48
2. Penilaian yang bersifat tertutup (rahasia) Dalam hal ini hanya pihak yang berhak untuk mengetahui tentang halhal yang berkaitan dengan penilaian kinerja karyawan. Penilaian disini dilakukan secara diam-diam, biasanya dilakukan setiap hari, dan pada akhir periode akan dilakukan suatu evaluasi terhadap penilaian ini. Dan hanya karyawan yang bersangkutan yang diperbolehkan untuk mengetahuinya. Oleh karena itu dalam menghadapi sifat penilaian yang demikian, penilai dituntut untuk lebih jeli dan berhati-hati dalam melaksanakannya. Oleh karena hal ini menyangkut kepribadian dan tingkah laku karyawan sehari-hari dalam menjalankan rutinitasnya. Hal pokok lainnya yang juga mendapat perhatian besar dari perusahaan adalah : a. Unsur-unsur penilaian Pada PT. Gema Graha Sarana, Tbk Factory Tangerang telah ditetapkan faktor yang akan dinilai dalam proses pelaksanaan penilaian kinerja karyawan. Unsur-unsur tersebut adalah: 1.
Kejujuran Penilai menilai tindakan dari karyawan yang dinilainya apakah selalu menjunjung tinggi nilai-nilai moral dan terutama jujur terhadap dirinya sendiri. Selalu adil dalam mengimplementasikan hak-hak dan kewajibannya sebagai karyawan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
49
2.
Ketrampilan interpersonal Penilai menilai kemampuan membangun dan mengembangkan hubungan antar manusia secara baik, khususnya dengan sesama karyawan dan lingkungan organisasi agar tercipta nuansa yang konstruktif, dinamis serta terbangunya team work yang baik. Mampu beradaptasi dengan baik dengan seluruh lapisan karyawan di dalam perusahaan (vertical atau pun horizontal). Mampu berpikir dan menerima secara positif untuk setiap kebijakkan yang ditentukan
untuk
kemudian
menanggapinya
/mengkomunikasikannya secara konstruktif. 3.
Komunikasi Penilai menilai penggunaan komunikasi sebagai sarana pencapain produktifitas kerja dengan pengarahan, saran-saran dan konseling yang baik dan sebagai juga sebagai sarana dalam pencapaian sasaran kerja yang optimal.
4.
Kematangan emosional Penilai menilai pengendalian diri dalam situasi dan persoalan apapun dengan cara yang matang/dewasa, rasional, logis dan adil. Mampu menilai diri secara objektif dan menerima kekurangan dan kelebihan diri sendiri serta berperilaku dan berpenampilan sesuai..
50
5.
Keuletan Penilai menilai kemampuan menyelesaikan pekerjaan hingga tuntas, pantang menyerah dengan kesulitan dan tantangan serta memiliki keyakinan yang sangat tinggi untuk sebuah keberhasilan.
6.
Motif berprestasi Penilai menilai keinginan untuk berprestasi dan mengerjakan suatu pekerjaan dengan sebaik mungkin, sangat energic untuk memiliki dorongan yang kuat untuk mencapai tujuan dan sasarannya, selalu mengimplementasikan
tindakan-tindakan
nyata
yang
sangat
berpengaruh pada perubahan kearah yang lebih baik. 7.
Tanggung jawab Penilai menilai dari penyelesaian tugas baik yang tertera pada job description maupun tugas-tugas khusus secara cepat, tepat dan tuntas.
8.
Inovasi Penilai menilai kemampuan berpikir dan mendesain serta mengimplementasikan cara kerja yang baru untuk mencapai hasil kerja yang produktif, efektif dan efisien. Selalu memperbaiki sistematika kerja agar jalur komunikasi suatu pekerjaan, dokumen serta laporan kerja lebih termonitor dan terukur. Selalu berpikir tentanh kebutuhan dan kehidupan organisasi perusahaan secara utuh.
51
9.
Pengetahuan & ketrampilan kerja Penilai menilai kemampuan selalu meningkatkan kemampuan dan kedewasaan dengan cara menambah pengetahuan, wawasan dan keterampilan demi pencapaian hasil kerja yang optimal serta selalu mengimplementasikan
pengetahuan
dan
keterampilan
yang
dimiliki sebesar-besarnya demi kemajuan perusahaan. 10.
Sistematika kerja Penilai menilai usaha untuk bekerja secara sistematis, terukur, efektif dan efisien dengan selalu menjalankan proses kerja sesuai dengan pola atau system yang telah disepakati.
11.
Ketelitian Penilai menilai hasil kerja yang dilakukan apakah pernah dilakukan koreksi yang berarti atas hasil kerja dan selalu berusaha bekerja secara tepat waktu namun tetap memperhatikan akurasi dan selalu bekerja berdasarkan rasa tanggung jawab dan rasa memiliki yang tinggi.
12.
Kerjasama Penilai menilai kemampuannya untuk bekerja sama dalam bekerja dengan seluruh anggota tim.
Sedangkan untuk level Dept Head sampai dengan General Manager ditambahkan beberapa kriteria penilaian yaitu:
52
1. leadership Penilai menilai penerapan cara-cara kerja yang sistematis terukur, terkontrol bagi seluruh bawahan yang ada dibawah tanggung jawabnya. Selalu melakukan pembinaan dan pengembangan bawahan agar menjadi kompetan dan siap menerima delegasi secara
berjenjang.
Mampu
melakukan
pengukuran
atas
produktifitas tim yang dipimpinnya. 2. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan Penilai menilai kemampuan untuk selalu memberikan jalan keluar dan keputusan yang obyektif dan tepat guna bagi semua persoalan dan pekerjaan yang dihapai oleh bawahan. Selalu mendorong dan memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengambil keputusan sesuai dengan kapasitas dan wewenang yang dimiliki. Selalu mengambil keputusan yang mampu mengakomodir semua pihak dengan berlandaskan pada efektivitas dan efisiensi. 3. Memotivasi dan mengembangkan bawahan Penilai menilai pemikiran untuk selalu tampil dan satu langkah di depan agar dapat menjadi insiparator dan motivator bagi bawahan. Selalu menciptakan pengembangan dan variasi pekerjaan bagi bawahan agar selalu
menentang dna memotivasi. Selalu
mentransformasikan pengetahuan dan keterampilan bagi bawahan agar mencapai tingkat kematangan yang diharapkan.
53
b. Menentukan Standar Penilaian Standar penilaian disini berarti sebagai tolak ukur yang akan dipergunakan untuk mengukur kinerja karyawan. Dalam penilain ini penulis mencatat bahwa standar penilaian yang telah ditetapkan oleh perusahaan dibedakan atas dua hal yaitu: 1)
Standar penilaian yang dapat ditetapkan alat ukurnya atau standarnya. Misalnya standar kuantitas, standar kualitas, standar biaya, standar waktu dan lain-lain. Hal ini akan terlihat jelas pada form penilaian karyawan yang berada pada divisi produksi, sepeti yang tercantum dalam pencapaian sasaran kerja yang telah ditetapkan pada awal tahun.
2)
Standar penilaian yang tidak dapat ditetapkan alat ukurnya. Misalnya standar perilaku, kesetiaan, partisipasi karyawan terhadap perusahaan.
c. Sistem Penilaian Kinerja Karyawan Adapun sistem penilaian kinerja karyawan yang telah ditetapkan diperusahaan adalah dengan menggunakan metode langsung. Dimana pejabat penilai melakukan evaluasi terhadap hasil kerja karyawan penilaian dinyatakan dengan sebutan dan
54
2. Prosedur Pelaksanaan Penilaian Kinerja Karyawan Dalam melaksanakan program penilaian kinerja karyawan di PT. Gema Graha Sarana Tbk Factory Tangerang memiliki tahapantahapan atau prosedur didalam pelaksanaannya. Prosedur pelaksanaannya itu adalah sebagai berikut: a.
Formulir yang telah didistribusikan oleh divisi HRD kemudian didistribusikan kembali kepada masing-masing pimpinan divisi oleh divisi Industrial Relation (sebagai perwakilan dari divisi HRD untuk setiap pabrik masing-masing unit bisnis).
b.
Atasan langsung sebagai penilai mulai mengisi form penilaian tersebut sesuai dengan petunjuk pengisian.
c.
Pemeriksaan form PA olah atasan penilai. Setelah atasan dan bawahan setuju terhadap penilaian yang dilakukan, form PA tersebut kemudian diperiksa kembali oleh atasan dari penilai. Pada proses ini atasan penilai juga dapat memberikan masukan terhadap nilai-nilai yang diberikan penilai kepada bawahannya. Selain itu setelah tadi penilai menyusun program pengembangan karyawan, penilai menyerahkan program tersebut kepada atasannya selaku pemeriksa untuk mendapatkan persetujuan atas rekomendasi program pengembangan karyawan yang direncanakan.
b. Pelaksanaan PCTP (Personnel Committee Tingkat Pertama). Setelah seluruh pimpinan Divisi / departemen menyelesaikan pengisian form Performance Appraisal dan telah ditandatangani oleh
55
kedua belah pihak baik atasan maupun bawahan. Maka form tersebut kemudian dikumpulkan kepada Divisi Industrial Relation (IR) sebagai perwakilan HRD di setiap pabrik. Oleh Divisi IR form-form tersebut di rekap yang nantinya rekap dari seluruh hasil penilaian tersebut akan dibahas kembali dalam suatu pertemuan. Pertemuan ini disebut dengan PCTP (Personnel Committee Tingkat Pertama) dan dihadiri oleh seluruh pimpinan divisi. Keputusan personnel committee tingkat pertama adalah keputusan yang diambil untuk karyawan sampai dengan level Kasie. Sedangkan untuk level Kadep keatas tidak lagi melalui PCTP tapi langsung dibawa pada personnel committee pusat. Proses ini merupakan pembahasan mengenai penilaian atau lebih merupakan pengujian terhadap penilaian yang sudah diberikan atasan kepada bawahannya oleh pimpinan divisi lain yang saling memiliki hubungan keterkaitan dalam pekerjaan.. Personnel committee tingkat pertama merupakan lembaga personnel committee di tingkat bisnis unit yang beranggotakan sebagai berikut:
Ketua, adalah pimpinan tertinggi bisnis unit. Biasanya dipegang oleh GM Factory.
Sekretaris, adalah HRD / IR
Anggota sponsor, adalah penilai dan atasan penilai.
Anggota independent, adalah pimpinan divisi / departemen lain yang tidak terkait langsung dengan karyawan yang dinilai. Pada PCTP ini, seluruh anggota komite berhak untuk
56
mempertanyakan mengenai penilaian yang diberikan atasan kepada bawahannya. Bisa saja nilai yang sudah diberikan oleh atasan berubah karena menurut suara terbanyak dalam komite nilai tersebut tidak layak diberikan kepada bawahannya. Perubahannya bisa meningkat jadi lebih baik atau bahkan malah turun. Sekretaris committee membubuhkan tanda “X” atas pilihan yang tersedia berdasarkan keputusan rapat personnel committee tingkat pertama dan menuliskan catatan dari hasil rapat tersebut pada kolom yang tersedia. Setelah diperoleh keputusan, ketua dan sekretaris committee membubuhkan tanda tangan sebagai pengukuhan atas keputusan yang dibuat. c. Distribusi SK PA Setelah hasil keputusan telah ditandatangani, kemudian dikirim ke sekretaris committee tingkat pusat (HRD) untuk ditindaklanjuti. Tindak lanjut yang dilakukan adalah pembuatan surat keputusan atas hasil penilaian masing-masing karyawan. Kemudian surat-surat keputusan tersebut didistribusikan kembali ke pabrik untuk selanjutnya diserahkan kepada karyawan.
57
B.
Analisis implementasi Performance Appraisal. 1. Pengimplementasian performance appraisal sebagai salah satu parameter dalam pengembangan dan perencanaan sumber daya manusia pada PT. Gema Graha Sarana Tbk Factory Tangerang. Sarana yang digunakan oleh perusahaan dalam memberikan penilaian karyawannya adalah dengan menggunakan form yang disebut sebagai form PA, dimana form tersebut terdiri dari kolom-kolom yang harus diisi oleh atasan sebagai penilai. Adapun isi form tersebut adalah sebagai berikut ini: 1) Kolom sasaran kerja (bagian A) Atasan menuliskan poin-poin commitment target goal setting yang telah dituliskan pada form commitment target goal setting diawal tahun di halaman. 2) Kolom pencapaian sasaran kerja (bagian B) kemudian mengisi pencapaian sasaran kerja yang terealisasi. untuk nilai yang diberikan pada kolom bagian B harus diisi dengan ketentuan sebagai berikut: Apabila pencapaian sasaran kerja (goal setting) dapat dicapai/terealisir 100 % atau lebih, maka nilai yang diberikan adalah: 10 (sepuluh). Apabila pencapaian sasaran kerja (goal setting) dapat dicapai/terealisir 80 % s/d 99 % , maka nilai yang diberikan adalah: 8 (delapan).
58
Apabila pencapaian sasaran kerja (goal setting) dapat dicapai/terealisir 65 % s/d 79 %, maka nilai yang diberikan adalah: 6 (enam). Apabila pencapaian sasaran kerja (goal setting) dapat dicapai/terealisir kurang dari 65 %, maka nilai yang diberikan adalah: 4 (empat). 3)
Kolom pencapaian kualitas kerja (bagian C) Berisi presentasi pencapaian dan penjelasan atas pencapaian kualitas kerja pada commitment target goal setting.
4)
Kolom pencapaian kuantitas kerja (bagian D) Berisi presentase pencapaian dan penjelasan atas pencapaian kuantitas kerja pada commitment target goal setting.
5)
Setelah atasan menuliskan hal-hal tersebut diatas, kemudian atasan mengisi lembar berikutnya yang berisi 4 aspek penilaian dengan ketentuan penilaian sebagai berikut : Goal Setting Penilai memindahkan nilai yang telah diberikan pada halaman sebelumnya meliputi pencapaian sasaran kerja, kualitas kerja, dan kuantitas kerja. Kepribadian Pada aspek ini atasan memberikan penilaian mengenai kejujuran,
ketrampilan
59
interpersonal,
komunikasi,
kematangan emosional, keuletan, dan motif berprestasi dari karyawan yang dinilainya. Sikap dan Cara Kerja Untuk aspek berikut ini atasan memberikan penilaian mengenai tanggung jawab, inovasi, pengetahuan dan ketrampilan kerja, sistematika kerja, ketelitian, dan kerjasama atas diri karyawan. Implementasi Kepemimpinan Untuk aspek ini hanya diberlakukan bagi level kadep keatas.
Sedangkan
untuk
level
dibawahnya
hanya
diberlakukan tiga aspek sebelumnya saja. Catatan Kondite Biasanya catatan kondite dapat memberikan tambahan atau pengurangan nilai total penilaian dari karyawan. Yang dimaksud dengan tambahan disini bukan menambah jumlah total nilai yang didapat karyawan tetapi lebih merupakan nilai plus karyawan pada saat proses PCTP. Sedangkan pengurangan justru akan berdampak langsung terhadap total nilai khususnya bagi karyawan yang pernah alpa atau bahkan pernah mendapatkan surat teguran dan surat peringatan. 6)
Setelah semua nilai dimasukkan atasan juga memberikan total nilai dan bobot dari penilaian tersebut.
60
7)
Kemudian yang selanjutnya juga diisi oleh atasan adalah ranking penilaian umum. Ranking penilaian umum diberikan setelah mengurangkan total nilai dengan catatan kondite yang mengacu pada parameter yang ada. Dan dalam hal ini penilai membubuhkan pilihan dengan memberikan tanda “X” pada kotak yang telah tersedia.
8)
Setelah itu penilai memindahkan pilihan atas ranking penilaian umum ke kolom hasil penilaian umum dengan memberikan tanda “X” pada kotak yang telah tersedia.
9)
Setelah semua kolom terisi, penilai menandatangani form tersebut sebelum dilakukan prosedur selanjutnya.
10) Mengacu pada ranking penilaian umum yang telah dihasilan pada halaman sebelumnya. Maka penilai memberikan rekomendasi dengan memberikan tanda “X” pada kotak didepan
pernyataan
rekomendasi,
untuk
selanjutnya
membubuhkan identitas dan tanda tangan pada kolom yang tersedia. Hasil rekomendasi ini dibawa oleh penilai kepada pemeriksa
yang
wajib
memberikan
penjelasan
dan
membubuhkan tanda tangan apabila tidak setuju atas penilaian yang diberikan oleh penilai beserta rekomendasi yang diberikan.
61
11) Untuk form program pengembangan karyawan, terdapat beberapa kolom yang perlu diisi oleh penilai dengan ketentuan sebagai berikut: Pada kolom kekuatan, penilai menuliskan point-point tentang kepribadian dan sikap kerja yang mendukung karyawan tersebut untuk mencapai prestasi kerja. Pada kolom kelemahan, penilai menuliskan point-point tentang
kepribadian
dan
sikap
kerja
yang
dapat
menghambat karyawan tersebut untuk berprestasi. Langkah
perbaikan
saran/rekomendasi
dan untuk
peningkatan, perbaikan
merupakan
dalam
upaya
meminimalisasi kelemahan dan memaksimalisasi kelebihan yang dimiliki. Rencana pengembangan karier pada Divisi/Dept dalam bisnis unit yang sama. Penilai merencanakan peningkatan jabata, divisi/dept dimana karyawan akan ditempatkan, dan tahun rencana tersebut akan direalisasikan ( jika dianggap perlu). Rencana mutasi jabatan. Penilai membubuhkan tanda “X” pada kolom pilihan ada atau tidak ada. Jika penilai memilih jawaban “ada”, maka perlu dituliskan divisi/dept tempat karyawan tersebut akan dimutasikan, tanggal efektif pelaksanaan mutasi beserta alas an mutasi tersebut.
62
Prestasi khusus yang dicapai selama tahun penilaian. Penilai membubuhkan tanda “X” pada pilihan yang sesuai dan memberikan penjelasan / deskripsi atas pilihan tersebut. Program pengembangan karyawan satu tahun mendatang (pendidikan dan latihan). Berdasarkan penilaian atas ranking penilaian umum, dan setelah mempertimbangkan kekuatan dan kelemahan serta rencana pengembangan karyawan, maka penilai perlu memberikan rekomendasi jenis pelatihan atau pendidikan yang perlu ditempuh oleh karyawan yang dinilai untuk merealisasikan career path planningnya. Pada akhir form terdapat kolom persetujuan personnel committee tingkat pertama ( PCTP ) sehubungan dengan rekomendasi pada point sebelumnya. c. Pembahasan penilaian secara tatap muka antara atasan sebagai penilai dengan yang dinilai. Setelah atasan mengisi form, atasan memanggil bawahannya untuk dilakukan pembahasan mengenai penilaian yang telah diberikan untuk bawahannya. Pada tahapan ini, apabila bawahan merasa tidak setuju dengan nilai yang diberikan, yang bersangkutan dapat memberikan pembelaan terhadap dirinya dan kemudian hal tersebut dituliskan pada kolom yang telah disediakan.Manajemen sumber daya manusia merupakan bagian dari manajemen umum yang memfokuskan
63
diri pada manusia sebagai pengelola organisasi atau perusahaan. Sumber daya
manusia
merupakan
unsur
yang
teramat
penting
bagi
perkembangan perusahaan, keberadaannya bukan hanya sebagai asset utama, namum sebagai mitra perusahaan yang ikut menentukan arah, misi dan tujuan perusahaan dengan karyanya, bakatnya, kreatifitasnya serta semangat kerja yang dimilikinya. Dari definisi diatas dijelaskan bahwa mengelola sumber daya manusia merupakan pokok dalam mengelola organisasi bukan sumber daya yang lain. Hal ini berhubungan dengan usahanya memberikan tujuan kerja yang efektif bagi perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut manajemen
sumber
daya
manusia
akan
menunjukkan
bagaimana seharusnya perusahaan mendapatkan, mengembangkan, menggunakan, mengevaluasikan dan memelihara karyawan dalam jumlah dan tipe yang tepat sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu di dalam form Performance Appraisal terdapat kolom rencana pengembangan karyawan yang akan diisi oleh atasan masing-masing
yang
menginginkan
bawahannya
untuk
dapat
mengembangkan potensi yang ada di dirinya. Sesuai dengan fungsi manajemen sumber daya manusia pada fungsi manajerial yaitu pada perencanaan. Maka, sebelum dilakukan proses promosi, mutasi atau rotasi para atasan harus terlebih dulu membuat rencana promosi, mutasi atau rotasi yang nantinya akan direalisasikan pada tahun mendatang. Misal atasan mempromosikan bawahannya. Untuk dapat dipromosikan,
64
ada 2 (dua) proses yang harus dilalui oleh karyawan tersebut yaitu proses pengaktingan dan debriefing. Sebelum dilakukan proses debriefing itu, karyawan yang akan dipromosikan diaktingkan selama beberapa waktu yang ditentukan biasanya 3 (tiga) atau 6 (enam) bulan. Setelah itu karyawan tersebut memasuki proses debriefing dan diharuskan menyiapkan materi yang akan dipresentasikan mengenai pekerjaannya dan langkah-langkah yang harus diambil untuk mengembangkan kariernya. Selain promosi, ada juga atasan yang ingin agar bawahannya lebih berkembang dengan memutasi atau merotasi karyawan tersebut. sama seperti proses promosi, karyawan yang akan dimutasi atau rotasi terlebih dulu dibuatkan surat kesepakatan mutasi atau rotasi yang ditanda tangani oleh atasan yang terdahulu dan atasan yang baru. Kemudian atas dasar surat kesepakatan tersebut oleh Divisi IR dibuatkan Surat Keputusan mutasi atau rotasi. Selain itu (development),
fungsi operasional pada
fase pengembangan
yang merupakan usaha peningkatan keterampilan
melalui pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk dapat menjalankan tugas dan baik. Memberikan dorongan pada jajaran pimpinan
untuk
dapat
mengembangkan
karyawannya
dengan
memberikan pelatihan-pelatihan yang dibutuhkan oleh karyawan. Hal ini dilakukan mengingat semakin berkembangnya teknologi dan makin kompleksnya tugas-tugas manajemen.
65
C.
Pelaksanaan Performance Appraisal Pelaksanaan performance appraisal di PT. Gema Graha Sarana,
Tbk Factory Tangerang dilaksanakan setiap akhir tahun dengan periode penilaian dari Januari tahun berjalan sampai dengan Desember tahun berjalan.
D.
Analisis umpan balik Umpan balik yang dapat diberikan setelah terjadi penilaian kinerja dan pelaksanaan pelatihan ini apabila dilihat dari : a. Sisi karyawan : 1. Karyawan lebih termotivasi untuk dapat terus berprestasi sehingga dapat memberikan suatu nilai tambah bagi perusahaan yang nantinya juga dapat memberikan
keuntungan bagi
perusahaan. 2. Karyawan mendapatkan tambahan pengetahuan dari pelatihan – pelatihan yang telah diberikan oleh perusahaan. Sehingga karyawan dapat meningkatkan kemampuan agar bekerja lebih baik lagi. 3. Karyawan dapat mengetahui apa saja kelebihan dan kekurangan yang ada pada dirinya, sehingga untuk kedepannya bisa di perbaiki. b. Sisi manajemen (perusahaan) 1. Manajemen
(perusahaan)
66
dapat
menempatkan
karyawan-
karyawannya pada posisi yang tepat sehingga dapat mengurangi turn over karyawan. 2. Manajemen (perusahaan) dapat mengetahui hal-hal apa saja yang diperlukan untuk mengembangkan karyawan, yang ada di dalam organisasinya. Karena dengan memiliki karyawan-karyawan yang berkompeten besar kemungkinan perusahaan akan semakin berkembang.
67
