36
BAB IV ANALISIS HASIL dan PEMBAHASAN
A. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi 1. Dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi a. Kartu jam hadir Catatan jam hadir karyawan yang diisi oleh petugas pencatat waktu. Penggajian dihitung berdasarkan informasi akumulasi kehadiran pada komponen waktu dan berdasarkan jumlah jam kerja per periode pembayaran. Kartu jam hadir diperiksa dan ditandatangani oleh supervisor setiap bulannya. Gambar 4.1 Kartu Hadir Karyawan
Sumber: PT. Gemilang Sukses Garmindo
37
b. Rekap gaji Berisi nama, tanggal masuk, gaji pokok, jumlah hari kerja, total hari masuk, jumlah hari lembur, sakit/ijin, total gaji, dan lain-lain. Rekap gaji karyawan diproses di bagian HRD. 2. Catatan akuntansi yang digunakan a. Kartu penghasilan karyawan Berisi penghasilan karyawan dan berbagai potongan yang diterima oleh karyawan dalam periode tertentu.
Gambar 4.2 Slip Gaji Karyawan
Sumber: PT. Gemilang Sukses Garmindo
38
b. Jurnal umum Untuk mencatat biaya tenaga kerja dalam suatu perusahaan. 3. Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian a. Pencatat waktu Bertugas mencatat waktu hadir dan waktu pulang karyawan. b. HRD Bertugas memproses gaji karyawan setiap bulan, menghitung jumlah hari kerja karyawan dan potongan yang diterima oleh karyawan. c. Finance dan Accounting Bertugas melakukan pengecekan dan mentransfer gaji karyawan.
39
Gambar 4.3 Bagan Alir Prosedur Gaji
Pencatat Waktu Kartu absensi
Finance & Accounting
HRD Kartu absensi
Daftar gaji dan upah
T
Menghitung kehadiran dan gaji
Data HRD
Membuat bukti kas keluar
Bukti kas keluar
Menyiapkan cek, meminta otorisasi
Daftar gaji dan upah Jurnal gaji dan upah
Cek
T
Jurnal pengeluaran kas Slip gaji
Mengupdate buku besar umum Diserahkan ke karyawan bersama uang gaji Buku besar umum
Flowchart Sistem Penggajian Sumber: HRD PT. Gemilang Sukses Garmindo
40
4. Prosedur Penggajian Manual PT Gemilang Sukses Garmindo a. Bagian pencatat waktu: 1) Membuat daftar absen karyawan. 2) Mengirimkan daftar absen ke HRD. b. HRD 1) Menerima daftar absen dari pencatat waktu. 2) Berdasarkan data HRD, menghitung jumlah kehadiran dan gaji karyawan. 3) Membuat daftar gaji karyawan. 4) Mengirimkan daftar gaji karyawan ke bagian finance dan accounting. 5) Mengarsipkan daftar gaji. c. Finance dan Accounting 1) Menerima daftar gaji karyawan dari HRD dan memeriksanya. 2) Membuat bukti kas keluar (cek). 3) Menyiapkan cek dan meminta otorisasi 4) Membuat slip gaji 5) Slip gaji diserahkan ke karyawan bersama uang gaji 6) Membuat jurnal gaji
41
7) Membuat jurnal pengeluaran kas 8) Melakukan update buku besar umum 9) Mentransfer gaji ke rekening karyawan. 10) Menerima bukti setor dari bank. 5. Sistem pengendalian internal a. Organisasi 1) Fungsi pembuat daftar gaji Dilakukan oleh HRD sedangkan fungsi pengecekan dan pembayaran gaji dilakukan oleh finance dan accounting. 2) Fungsi pencatat waktu Adanya supervisor yang memeriksa dan menandatangani kartu hadir karyawan. b. Sistem otorisasi 1) Adanya surat keputusan pengangkatan karyawan oleh direktur. 2) Bila terjadi perubahan gaji maka keputusan tersebut ditandatangani oleh finance manager dan diketahui oleh HRD.
42
B. Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penulis akan memberikan evaluasi mengenai Sistem Informasi Akuntansi penggajian pada PT. Gemilang Sukses Garmindo di tinjau dari aspek fungsi yang terkait dalam penggajian sebagai berikut: 1. HRD Penerimaan karyawan berdasarkan peraturan ketenagakerjaan dan peraturan perusahaan yaitu: a. Sesuai dengan kebutuhan perusahaan. b. Memenuhi persyaratan dan tidak menyimpang dari undang-undang yang berlaku. c. Lulus tes dan wawancara. d. Bersedia menjalani masa percobaan 3 bulan. e. Setiap
karyawan
diangkat/diberhentikan
memiliki
surat
pengangkatan/pemberhentian karyawan dan ditandatangani oleh Direktur. 2. Pencatat Waktu a. Pencatat
waktu
mengawasi
presensi
yang
dilakukan
karyawan
menggunakan mesin o’clock b. Kartu hadir diperiksa dan ditandatangani oleh supervisor setiap bulannya.
43
c. Jam kerja dan jam istirahat bagi karyawan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam peraturan perundang-undangan yaitu 8 jam sehari. 3. Finance dan Accounting a. Perhitungan mengenai gaji karyawan ditetapkan sesuai dengan undangundang yang berlaku. b. Tunjangan yang diberikan berupa uang makan, dan transport sesuai dengan undang-undang dan peraturan perusahaan yang berlaku. Dari sistem dan prosedur Sistem Informasi Akuntansi pada PT Gemilang Sukses Garmindo dapat dilakukan evaluasi ditinjau dari aspek kontrol fisik sebagai berikut: 1. Otorisasi Transaksi a. Perhitungan gaji sudah diotorisasi oleh HRD melalui daftar gaji. b. Semua pengeluaran kas yang terjadi harus melalui otorisasi dari direktur. 2. Pemisahan Tugas a. Fungsi finance sudah terpisah dari fungsi operasional. b. Fungsi operasional terpisah dari fungsi pencatatan. 3. Pengawasan a. Semua pengeluaran kas diawasi oleh direktur melalui otorisasi semua pengeluaran kas.
44
b. Waktu kehadiran karyawan dicatat dan oleh fungsi pencatat waktu. 4. Catatan Akuntansi a. Dokumen dan catatan akuntansi yang memadai sudah diterapkan oleh semua fungsi sebagai alat dan bukti pertanggungjawaban setiap pengeluaran kas yang terjadi. b. Adanya arsip untuk data yang diolah secara manual dan back up sistem untuk data gaji yang dibuat secara komputerisasi. 5. Pengendalian Akses a. Pengeluaran kas dilakukan melalui cek yang diotorisasi oleh direktur. b. Adanya rekening bank sebagai tempat penyimpanan dan pengeluaran kas untuk melindungi kas dari pencurian. c. Adanya pembatasan akses data bagi pihak yang tidak berkepentingan untuk melindungi dokumen atau data penting dalam penggajian dengan cara memback up sistem untuk data gaji yang dibuat secara komputerisasi dan membuat arsip untuk data yang diolah secara manual. Hal ini untuk menghindari kehilangan data, dokumen dan catatan penting. Berdasarkan evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Gemilang Sukses Garmindo dan membandingkannya dengan teori maka secara
45
keseluruhan penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian sudah cukup memadai, dengan catatan kekurangan sebagai berikut: 1. Fungsi finance merangkap fungsi accounting dan fungsi kasir. 2. Presensi waktu kehadiran dan kepulangan menggunakan mesin o’clock sehingga memungkinkan dilakukan oleh karyawan lain. Dengan demikian Sistem Penggajian pada PT. Gemilang Sukses Garmindo dapat dikatakan lemah karena: 1. Memungkinkan terjadi manipulasi data oleh finance karena merangkap fungsi kasir, dan accounting. 2. Memungkinkan manipulasi data waktu hadir karyawan.
46
Bagan Alir Usulan Sistem Akuntansi Penggajian PT. Gemilang Sukses Garmindo
Melakukan presensi
Proses persetujuan
Rekap gaji disetujui
Proses penghitungan presensi dan gaji
Rekap gaji disetujui
Rekap Rekap data data gaji gaji karyawan karyawan
47
6. Prosedur Usulan Penggajian Manual PT Gemilang Sukses Garmindo a. Karyawan Melakukan presensi kedatangan dan kepulangan menggunakan mesin o’clock. b. HRD Mengecek dan mengelola kartu presensi karyawan setiap akhir bulan untuk diinput menggunakan Microsoft Excel. c. Bagian Keuangan Berdasarkan
data
HRD,
melakukan
penghitungan
lembur,
denda
keterlambatan, ketidakhadiran. Sistem penggajian tersebut disesuaikan dengan jabatan dan status karyawan untuk menghasilkan laporan rekap gaji dan slip gaji. d. Direksi Melakukan proses validasi rekap gaji dan slip gaji. Setelah mendapat persetujuan, Bagian Keuangan mentransfer gaji ke rekening karyawan. Bagian Keuangan memberikan rekap slip gaji karyawan ke HRD untuk diserahkan ke setiap karyawan.
